- .doc;filename - = UTF-8''مهام الامانة [PDF]

Zitiervorschau

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬ ‫وزارة التربية الوطنية‬ ‫المفتشية العامــة‬

‫مديرية التربية‬

‫ادارة المتوسطـات‬

‫لوالية قسنطينة‬

‫مهام موظفي‬ ‫األمانة‬ ‫ملتقى تكويني لفائدة موظفي‬ ‫االمانة‬ ‫من إعداد ‪:‬‬ ‫السيد ‪ /‬بالح بشير مدير متوسطة الطيب صحــراوي‬ ‫السيد ‪ /‬بن بية عبد الحكيم مدير متوسطة اريس الجدبدة‬ ‫تحت إشراف السيد ‪ :‬عبد اهلل بن عباس‬ ‫مفتش التربية الوطنية إلدارة المتوسطات‬

‫بسم هللا الرحمن‬ ‫الرحيم‬

‫الـمـقـدمـة‬ ‫ـ تـحتـل مكـانـة خـــاصـة فــي المـؤسسـة‬ ‫األمـانـة أو السكــرتاريـة‬ ‫باعتبارها المصلحـة التابــعـة مـبـاشرة للمدير وهـي تـقـوم بجملة من الوظائف و اإلعـمال‬ ‫ـ ‪ ،‬التـحريـــر‪،‬‬ ‫ـ و تصنـيفـه‬ ‫اإلدارية و التنظيميـة منها‪ :‬معالجة البريد الصادر والوارد و تـوزيعه‬ ‫الـرقـن ‪ ،‬مسك ملفـات الموظفين ‪ ،‬تنظيـم األرشيف توجيه االستقباالت الداخلـية و الخارجيـة و‬ ‫ـ مع مختلف المصالح ‪.‬و يعمل بهذه المصلحة أعوان الرقن و اإلدارة ‪.‬‬ ‫التنسيق‬ ‫ويسهر رئيس المؤسسة على تكوينهم وتحسين أدائهم و إكسابهـــم القيــم األخالقيــة‬ ‫و المهنـيـة العالية كاألمـانة ‪ ،‬الســـر المهنـي ‪ ،‬إتقان العمـل و إحــترام الــوقـــت‪ .‬و‬ ‫ـ أعمـــال‬ ‫المواظبـة و يتولـى المعاون اإلداري أو السكرتــير مهـــمـة تنسيــق و تنشيـط‬ ‫ـ‬ ‫المجموعـة فهنـاك من يقوم بإستقبال البــريـد مـن طرف المدير لتسجيله و تـوزيعه وتصنيفه‬ ‫حسـب تعليمــاته و توصـــياته و منهم من يقــوم بعمليـة الرقـن و منهم من يقـــوم بتنظيـم‬ ‫ـ بإعتباره جـــــزءا من األمــانــة ‪.‬‬ ‫األرشيـف‬ ‫و المعاون اإلداري باإلضافة إلى عملية التنسيـق بين أعضاء مجموعة األمانـة ‪ .‬يقوم كذلك‬ ‫ـ و يسهـر عـلى إعداد مخـتـلف المراسالت و‬ ‫بتجسيد أوامـر و تعلـيمات رئـيـس المـؤسسـة‬ ‫ـابع‬ ‫ـدرات عاليـة و يتـ‬ ‫ـاج إلــى قـ‬ ‫جداول اإلحصائيـات و الكشـوف و التـقاريـرالتي ال تحتــ‬ ‫باسـم المدير تنفيـذ الرزنامة اإلدارية‪.‬‬ ‫و األمــانـة المنظمـة هي التـي تعتمــد أســلوب التـوزيـع العقـالنـي في المهــــام‬ ‫فهـــي بـذلـك تخفف الكثيــرمـن األعمـــــال اإلداريـة للــمديــر لتمكيـــــنه من‬ ‫ـدا‬ ‫التــفــرغ للنشـاطـات البيـداغوجيـة و التــــربويـة التي تستــدعـــي جـهـــ‬ ‫و طـاقــة كبيرتيـن لتوفيـر الشروط التي يتم فيهـا الفـعـل التربـــوي و مـن ثــم رفــع‬ ‫ـ من إشعاع المـؤسســـة‪.‬‬ ‫المـردود المدرسي الـذي سيـــزيــد‬

‫‪-‬أ‪-‬‬

‫ينبغي ألمانة المدير أن تتصف بصفات عديدة‪,‬جسمية وأخالقية وفكرية يرقى بها الكاتب(ة) إلى تحسين‬ ‫أعماله(ها )ويفرض مكانته(ها) في حياة المؤسسة التعليمية‬

‫صفات الكاتب (ة)‬ ‫الجسمية‬

‫األخالقية‬

‫الفكرية‬

‫الضمير المهني‬

‫الهيئة‬

‫النزاهة‬

‫البصيرة‬

‫البشاشة‬

‫المواظبة‬

‫التمييز‬

‫اإلخالص‬

‫الذكاء‬

‫الوفاء‬

‫الذاكرة‬

‫األمانة‬

‫المبادرة‬

‫التهذيب‬

‫الحفظ‬

‫الصحة‬ ‫الفصاحة‬ ‫الصبر‬ ‫الحيوية‬

‫الصراحة‬ ‫حسن المعاملة‬

‫االنتباه‬

‫أعمال األمانة في تقنيات التسيير‬ ‫التصنيف‬

‫التوزيع‬

‫التنظيم‬

‫االطالع‬

‫التنسيق‬ ‫التنشيط‬

‫تطبيق القرار الوزاري‪1017‬الصادر في ‪1983 /15/09‬‬

‫التسجيل‬ ‫االستقبال‬

‫المتعلق بسير األمانة داخل مؤسسات التعليم‬ ‫المرسوم التنفيدي‪:‬رقم‪315-08:‬المؤرخ في ‪11‬أكتوبر ‪2008‬‬ ‫المتضمن القانون األساسي الخاص بالموظفين المنتمين لألسالك الخاصة بالتربية الوطنية‬

‫‪ -‬ب‪-‬‬

‫ـ‬ ‫‪ -1‬الصفـات الواجب تــوافرها فيمن يقوم بأعمـال األمـانة‪:‬‬ ‫‪ -1-1‬الصـــفــات الشخصيـــة‪.‬‬ ‫‪-1-2‬الصــفـــات العـلميــــة‪.‬‬ ‫ـ‬ ‫‪ -1-3‬الصــفــات المهنيـــــة‪.‬‬

‫ـ و تأثيرهـا في عـالقـات العمـل ‪:‬‬ ‫‪ - 1-1‬الصفـات الشخـصيــة‬ ‫ـ‬ ‫ أن يكــون صــادقـا أمينا يحـفـظ أسـرار المــؤسسـة‪.‬‬‫ـ باللبـاقــة و حســن التصــــرف‪.‬‬ ‫ أن يتمـيـز‬‫ أن يتصـــف بالـذكــاء و قــوة الــــذاكــرة‪.‬‬‫ أن يتصـف بالطـالقـة في التعبيـر و حسن االستماع‪.‬‬‫ أن يكـــون قـــوي الثقــة بالنفـــس‪.‬‬‫ أن يهتـم بالمظهر الحسن و االنتظام في العمل ألنـه هو الصورة التي تعكس سمعة المكتب‬‫أمام الزوار و المتـعامليــــن‬

‫‪ - 1-2‬الصفـات العـلميـــة ‪:‬‬ ‫ أن يكون حـاصـال على شهـادة تــؤهلـه ألعـمــال األمـــانـــة‪.‬‬‫ أن يكــون واسـع اإلطالع على ما يجد في مـجـال عملـــه‪.‬‬‫ـ و التنظيمية السارية المفعول‪.‬‬ ‫ أن يكـون ملمـا بالنصوص التشريعية‬‫ـ‬ ‫‪ -‬أن يكـون قـادرا على التعبير بلغة صحيحة سليمة باإلضافة إلى اللغة األجنبية‪.‬‬

‫‪ - 1-3‬الصفـات المهنيـة ‪:‬‬ ‫ ان يتقن الطـبــاعـــة‪.‬‬‫ ان يتقن اإلمــــــالء‪.‬‬‫ـ‬ ‫ ان يتقن النسخ و التـصويـر‪.‬‬‫ ان يتقن استعمال الهاتـــــف‪.‬‬‫ ان يتقن مـعالجــة المعلــــومات‪.‬‬‫‪ -‬ان يتقن مهــــارة االتصاالت و غيرهـا‪.‬‬

‫‪ -2‬وظيفــــة األمانـــــة ‪:‬‬ ‫عنـدمـا يتـوفـر في المـؤسسـة أكـثـر من منصـب أي كـاتب ينبغـي عـــلى المـــدير أن‬ ‫يـوزع المهـام علـى الجـميـع مـراعيـا الخبـرة و المـوهـــبــة و فــنيـــات العمـل‬ ‫ـ للقـضايا ألنهـا تمكــن من أداء المهـام‬ ‫ـ الجيـد و المتـابعــة اليـوميـة‬ ‫ـ للتسييـر‬ ‫المكتسبـة‬ ‫المطلوبـة بسرعـة و في اآلجـــــال الـمحـــددة خـاصــــة الرزنـامـة اإلداريــة و‬ ‫ـ و التنشيــط و التنفيــذ و التــوزيــــع‬ ‫االهتمام بـالتنـظيـم و التنسيــق‬ ‫و اإلطــالع و التسجيـــل و االستقبال و هـــذه كلهــا تتوقف علـى فعـاليــة و كفــاءة‬ ‫عضو األمانة و األدوات المختلفــة إلى حــد كبيــــر على دقــــة و سرعــة النظــام‬ ‫المتبــع ‪ .‬ومـن الوظـائـف المتعــددة نــذكـر مـا يلـــي ‪-:‬‬ ‫‪ -2-1‬تسجيل و تصنيف البريد الصادر و الوارد‪.‬‬ ‫‪ -2-2‬استعمال الهاتف وقواعد التعامل معه‬ ‫ـ ملفات الموظفين‬ ‫‪ -2-3‬أعمال الطباعة وتسيير‬ ‫‪ -2-4‬الحـفـظ و التصنيــف‪.‬‬

‫‪ - 2-5‬إدارة المكتب أثناء غياب المدير‬ ‫‪ – 2-6‬متابعة تنفيذ الرزنامة اإلدارية‬

‫‪ - 2-1‬خـــطــوات مـعـالجـــة البريــــد‪:‬‬ ‫ تسجـــيـــل البريـــد الصـــادر و الوارد‪.‬‬‫ قـــــراءتـــه و اتخاذ ما يلزم بشأنــه‪.‬‬‫ تـــوزيعــه عــلـى جهــات االختصاص‪.‬‬‫ االهتمام بالرســـائل الصادرة ألنهـا تعطي انطباعا للجهات الموجهة إليهــا بحيــث تـــكــون ذات‬‫مظهـر الئــق و منســجـم و خــاليـة من األخـــطاء اللغويـة و المطبعيـة عــلـــى اعتبار أنهــا‬ ‫تعكس الصورة الحقيقية للمؤسســـة‪.‬‬ ‫ جـــمـع المعلومـات المتعلقـة بموضوع الكتابـة و إمالئهـا و طباعـتهـا بالتنسيـق المالئـــم‪.‬‬‫ فهـرسـة الرسائـل و ذلـك بوضـع أرقام ملفات مـوضوعاتهـا على األصول و كل الصـور‪.‬‬‫ مـــراقبـة توقيـع الرسـائل و األختــام‪.‬‬‫ طـــي الرسـالـة ووضعـهـا في الغـالف المناسـب بعد مراقبتها من طرف المدير‬‫‪ -‬غلق الغـالف ووضع الطـــوابع عليـــه بعد التأكد من كتابة عنوان الجهة المرسل اليها‬

‫‪ - 2-2‬استعمال الهاتف و كيفية استغالله‪:‬‬ ‫ـ صوته‪.‬‬ ‫‪ -‬اختيار نوع الهاتف ‪ :‬اختيار الهاتف المريح في شكله و حمل سماعته ووضوح‬

‫‪ - 2-2-1‬االستعداد إلجـراء المكالمة‪:‬‬ ‫ـ فــي التعامل اليومي فضــع ورقـة و قـلما يمين الهاتـــف‬ ‫ إذا كنت تستخدم اليد اليمنى‬‫و عندما ترفع السماعة قم برفعها باليد الـيسرى ألن ذلـك يجعلك مستعدا لتسجيل أي مالحظـة‬ ‫ـ ‪ .‬وقبل أن تشرع في رفع سماعة‬ ‫خالل المكالمــة و كذلك تدوين أفكارك لطرحها على المستقبل‬

‫الهاتف لتجري اتصاال قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد أن تبلغها إلى الطرف اآلخر حتى‬ ‫ال تنفلت منك األمور أثناء الحديث‪.‬‬

‫ـ فكثير‬ ‫ عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فــورا و ال تــقل إنه يعرف صوتي‬‫من الناس متشابهون في أصواتهم و حتى ال يقع متلقي رسالتك في حرج‪.‬‬ ‫ـ أثناء التركيز في المكالمة ‪ .‬فإذا كانت هامة فركز فيها و إن كانت‬ ‫ ال تنشغل في أعمال جانبية‬‫ـ وقتك و انهيها بكل لباقة و لطف‪.‬‬ ‫غـير هامه فـال تضيع‬ ‫ـ لغة أخـرى إال إليضاح مفهوم أو كان المتحدث اآلخـر‬ ‫ استخـدم لغـتك األصلية و ال تستعـمل‬‫ال يجيد لغتـــك‪.‬‬ ‫ إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث و بين له سبب االنقطاع‪.‬‬‫‪ -‬تجنب الضحك أثناء المكالمة‪.‬‬

‫‪ -2-2-2‬االستعداد الستقبال المكــالمــــة‪:‬‬ ‫ ارفع سماعة الهاتف بعد الرنـة الثانية ألن الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر يوحي‬‫بعــدم الرد‪.‬‬ ‫ حي المتصل و قدم نفسك‪.‬‬‫ تعلـم فن االتصال ‪ .‬فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى االتصال بــك‪.‬‬‫ـ المكالمة قبل أن ينهيها المتصل ‪.‬‬ ‫‪ -‬ال تنـه‬

‫‪ -2-3‬الطباعة و الرقن وتسيير ملفات الموظفين ‪:‬‬ ‫زيادة على المهام المنوطة بموظف األمانة‬

‫‪ -2-3-1‬الطباعة والرقن ‪:‬‬ ‫ استخدام آلة النسخ ‪.‬‬‫ القيام بجميع أعمال الطباعة واالحتفاظ بأصول الوثائق ‪.‬‬‫‪ -‬الرد على المراسالت ‪ ،‬التظلمات الواردة من الموظفين و المؤسسات األخرى‪.‬‬

‫ متابعة الرسائل الصادرة والواردة ‪.‬‬‫ـ‪.‬‬ ‫ اإلشراف على تنظيم و إدارة غرفة األرشيف‬‫‪ -‬المنح المدرسية‪ (.‬المؤسسات ذات النظام الداخلي أو نصف داخلي)‬

‫‪ - 2-3-2‬تسيير ملفات الموظفين ‪:‬‬ ‫ مسك الملف المهني للموظف (إحضار الوثائق الالزمة لتكوين الملف)‪.‬‬‫‪ -‬تنظيم وترتيب ملفات الموظفين (تصنيف الوثائق في أقمصة خاصة )‪.‬‬

‫ـ‪:‬‬ ‫ـ المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية‬ ‫‪ -2-4‬التصنيف وحفظ الوثائق‬ ‫ـ‪:‬‬ ‫‪ - 2-4-1‬الحفــــظ‬ ‫ـ الوثائق و المستنــدات و السجــالت األصليـة أو صور منهــــا‬ ‫معــنـاه ترتيب‬ ‫و تخزينهـا بالطريقــة التي تكفل سـرعـة معرفة مكانها و استخراجها عند الحاجة للرجوع إليهــا‪.‬‬ ‫ـهل معرفة أماكـــن‬ ‫ـروف بحيث يسـ‬ ‫ـير في الظـ‬ ‫ـرن ليتناسب مع أي تغـ‬ ‫لذلك يجب وضع نظام حفظ مـ‬ ‫الملفـات و إعادتها إلى مكانها بعد اإلطالع عليها‪.‬‬

‫‪ - 2-4-2‬التصنيــف ‪:‬‬ ‫ـ تحفــظ‬ ‫هـو تقسيم األوراق و السجالت و المستندات إلى مجموعات ذات صفات مشتركــة‬ ‫ـتند و‬ ‫ـان المسـ‬ ‫ـهل معرفـة مكـ‬ ‫كــل مجـــموعة منها معا في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسـ‬ ‫ـ يعد‬ ‫السجل المطلوب أكثر استخراجـه من بين المستـنـدات أو السجـالت األخــرى‪ .‬وهذا التصنيف‬ ‫ـ األفضـل لوثائق‬ ‫ـ التي يقتضيهـا التسيير‬ ‫أكثر فعاليـة لتكوين و إدارة الملـفات اإلدارية و التربــويـة‬ ‫ـفاء المزيد من‬ ‫ـذا المخطط إلضـ‬ ‫ـييم لهـ‬ ‫المؤسسـات التعليميـة ‪ .‬و لن يتحقق ذلك إال بالمتابعـة و التقـ‬ ‫ـ و النشرة الرســمية‬ ‫ـ المؤسسة‪.‬‬ ‫التعديالت والتحسينات التي تجعل منه فعال أداة تساهم في تحسين تسيير‬ ‫ـ الوثائق المتداولة على‬ ‫ـ‪ 1999‬هي اإلطار الرسمي لتنظيــم و تسيير‬ ‫ـ الوطنية الصادرة في نوفمبر‬ ‫للتربية‬ ‫ـ‬ ‫مستوى المؤسسات التعليمية‪.‬‬

‫‪ -2-5‬إدارة المكتب أثناء غياب المدير ‪:‬‬ ‫عــلـى عضو األمــانـة أن يقـوم بما يلــي ‪-:‬‬ ‫ إنجاز األعمال التي كلف بإنجازها‪.‬‬‫ تحويل األعمال التي ال يستطيع حلها إلى الجهات المختصـة‪.‬‬‫ جمع و إعداد المعلومات و البيانات و األوراق و الوثائق الخاصة التي لم يتخذ قـرار‬‫بشأنهـــا في ملف خـاص للمتابعـة مـع المـديــــر‪.‬‬ ‫‪ -‬إعداد قائمـة بأسماء زوار مكتب المدير أو الذين اتصلوا به أثناء غيابه ‪ ( .‬لإلعالم )‬

‫‪ - 6- 2‬التــخــطيـــط ‪:‬‬ ‫ـ مسبق لحاجات األمانـة من الوسائل‬ ‫يعتبر التخطيط منهجا ضروريا لألمانة ألنه يعني إعداد تصور‬ ‫ـ كما أنه يجعل عضو األمانة قادرا على تحديد األهـداف ‪.‬‬ ‫و اللوازم المكتبية‬

‫ـ التخطيـــط ‪:‬‬ ‫‪ -2-6-1‬أنـواع‬ ‫‪ /1‬تخطيــط سـنــوي ‪(:‬هو خطة طويلة األجل أي الرزنامة اإلدارية السنويـة)‪.‬‬ ‫ـ تصورا عاما خالل شهر معين )‪.‬‬ ‫‪ /2‬تخطيــط شهـــري‪ ( :‬تتضمن الخطة الشهريـة‬ ‫‪ /3‬تخطيـــط أسبوعـي ‪ ( :‬يعتبر متوسط األجل ألنه يجمع بين مزايا الرزنامة السنوية‬ ‫و الشهرية )‪.‬‬ ‫ـ ( يعتبر قصير األجل و مرن أكثر من الخطة السنوية و الشهرية‬ ‫‪ /4‬تخطيـــط يومــــي‬ ‫ـ فالخطة اليومية هي أفضل الخطط لمواجهة اإلحداث الطارئة‪.‬‬ ‫واألسبوعية)‪.‬‬

‫‪ - 3‬العـالقـات االجتماعية و اإلنسانيـة ‪:‬‬ ‫ـ تلعب دورا أساسيا في نجاح أي عمل سواء أكان هذا العمل تجـاريا أم‬ ‫ال جدال أن العالقات الطبيعية‬ ‫ـ من‬ ‫ـ تعــتمد اعتمادا كبيرا على عــدد مــا تكـســـبه‬ ‫إداريا ‪ .‬فنجاح أي مؤسسة تجارية أو إدارية‬ ‫أصدقاء وشركاء وتعتبر األمانة هي واجهة هذه العالقات العامة‪.‬‬

‫‪1_3‬‬

‫ـ عضو األمــانـة اإلنسانيـة‪.‬‬ ‫عـــالقـات‬

‫ـ‬ ‫* أن يكون متفهما لرئيسه‪.‬‬

‫ـ بها موظف األمانة‬ ‫* يتحـلى بروح المجاملـة ‪ ،‬المالحـظة ‪ ،‬الكياسة و الفطانة التي يتمتع‬ ‫تساعد على تدعيم العالقات اإلنسانية مع الرؤساء ‪.‬‬ ‫* قيام عضو األمانة بتأدية أعماله بسرعة و إتقان و تنفيذ تعليمات المدير‪.‬‬ ‫* التعـامل مع الموظفين و زمالء العمل بلياقة ‪.‬‬ ‫* الموظفون الجدد بحاجة إلى المساعــدة لذا يجـب على عضو األمانة مساعدتهم على التكيف‬ ‫مع جو العمل الجديد ‪.‬‬ ‫* التعامل مع األفراد من المؤسسات األخرى‪ :‬مثل‪ :‬المفتشون المديرون ‪ ،‬الممونون المتعاملــون‬ ‫من مختلف القطاعات‪...‬‬

‫يجب على موظف األمانة أن يوطد عالقاته اإلنسانية واالجتماعية‬ ‫مع كل الفئات وذلك بإتباع ما يلي‪:‬‬ ‫ االهتمام بقاعة االستقبال من حيث األثاث بإبراز المظاهر الجمالية ‪.‬‬‫ السهر على حسن معاملة الجمهور بالحرص على سرعة استقبالهم من طرف المدير‪.‬‬‫ تحقيق القيادة الجماعية للمؤسسة بما يحقق األهداف العليا التي يعملون من أجلها‪.‬‬‫ االستماع إلى وجهات النظر حول المشاكل المطروحة‪.‬‬‫‪ -‬طلب المساعدة لحل المشاكل ‪...‬‬

‫ملحق‬

‫القرار رقم ‪ 1017‬المتعلق بسـير األمانـة‬ ‫ـ الثانوي‬ ‫داخل مؤسسات التعليم‬ ‫المادة ‪:01‬‬

‫تقوم األمانة داخل مؤسسات التعليم الثانوي بتنفيذ األعمال المتعلقة بالنشاط‬

‫‪.‬اليومي للمؤسسة‪،‬والتسيير اإلداري للمصالح‪ ،‬وعلى نشر األخبار‬ ‫المادة ‪:02‬‬

‫ـ ودقـيق من أجل الحصول‬ ‫يجب أن يكون تنظيم األمـانة وظيـفي ومنسـق‬

‫‪.‬السريع على كل الوثائـق‬ ‫المادة ‪:03‬‬

‫تكلف األمـانة باالستقبال واإلنجـاز وإرسال البريد اإلداري‪،‬وكذا كل أعمال‬

‫ـ الوثائق والمراسـالت‬ ‫‪.‬الكتـابة و النسخ والسحب ‪،‬وترتيب‬ ‫ـ من طرف المدير‬ ‫‪.‬المادة ‪ :04‬تسجل األمانة البريد اإلداري الوارد بعد أن تم فتحـه وتوزيعه‬ ‫‪.‬المادة ‪:05‬‬

‫ـ بوضع ختم عليه يحدد تاريخ الوصول والرقم‬ ‫يسجل البريد الوارد إلى المؤسسة‬

‫تتم عملية التسجيل في سجل البريد الوارد المخصص لذلك‪،‬يحدد عليه رقم التسجيل‬ ‫‪.‬تاريخ التسليم‪،‬االسم أو النوع‪،‬عنوان المرسل والموضوع‬ ‫ـ على مستواه‪،‬ويمسك هو‬ ‫المادة ‪ :06‬يسجل ويرتب البريد السـري الموجه إلى مدير المؤسسة‬ ‫‪.‬نفسه كراس التسجيل السري‬ ‫ـ إلى مختلف‬ ‫المادة ‪ :07‬كل المناشير ذات الطابع البيداغوجي أو المالي تنسخ وترسل‬ ‫‪.‬المصالح لالطالع عليها‬ ‫المادة ‪:08‬‬

‫ـ لنشاط المصالح في‬ ‫ـ المناشير والوثائق والمراسالت اإلدارية الضرورية‬ ‫ترتيب‬

‫ـ‬ ‫ـ الوثائق المتداولة على مستوى‬ ‫علب أو حافظات‪،‬حسب مخطط إحصاء وتصنيف‬ ‫‪ .‬المؤسسات التعليمية‬ ‫ـ تم إخراجها وقتيا أو نهائيا من األمانة يوضع محلها بطاقة للداللة‪،‬يكتب‬ ‫المادة ‪ :09‬كل وثيقة‬ ‫‪.‬عليها مكان اإلرسال‪،‬نوع الوثيقة‪،‬المصلحة المرسلة إليها‪ ،‬وتاريخ خروجها‬ ‫ـ كل األعمال اإلدارية‬ ‫المادة ‪ :10‬يجب دراسة البريد الوارد بكل سرعة وفعالية‪،‬وتنفذ وترسل‬ ‫‪.‬الوقتـية خالل المدة المحددة في الرزنامة اإلدارية‬

‫المادة ‪ :11‬كتابة الوثائق بجهاز اإلعالم اآللي‪ ،‬والمراسالت تتم على عـدة من النسخ‪،‬تحفظ‬ ‫ـ‬ ‫‪.‬واحدة منها في أرشيف المؤسسة‬ ‫‪.‬المادة ‪:12‬‬

‫يتم إرسال الوثائق ضمن جداول اإلرسال‪،‬ويكتب عليها عددا لوثائق المرسلة‬

‫المادة ‪:13‬‬

‫يضع رئيس المؤسسة إمضاء وختم المؤسسة على الوثيقة المرسلة من مؤسسته‬

‫‪.‬ويسبق اإلمضاء كتابة اسم المدير بكل وضوح‬ ‫المادة ‪:14‬‬

‫يتم إرسال كل المراسالت مراعاة للتسلسل اإلداري‪،‬ماعدا في الحاالت التي ينص‬

‫ـ‬ ‫‪.‬عليها في الرزنامة اإلدارية‪ ،‬أو في الظروف االستثنائية‬ ‫ـ‬ ‫المادة ‪ :15‬قبل اإلرسال يتم تسجيل البريد بالسجل المخصص للبريد الصادر‪،‬والمتضمن‬ ‫‪.‬تاريخ اإلرسال‪،‬رقم التسجيل‪،‬االسم أو حالة المرسل إليه‪،‬وموضوع الوثيقـة‬ ‫‪.‬المادة ‪ :16‬ترتب األمـانة يوميا الوثائق الخاصة بالموظفين العاملين بالمؤسسة‬ ‫المادة ‪ :17‬يمسك المدير شخصيا الملفات العائدة للموظفين‪،‬وترتب بمكتـبه‪،‬وتكون كل‬ ‫‪.‬المعلومات المدرجـة بها سريـة‬ ‫المادة ‪ :18‬يمسك المسير المالي الملفات الحسابية العائدة للموظفـين‪،‬ويحتفظ بها داخل‬ ‫‪.‬المؤسسة‪،‬حتى في حالة انتقال أحد الموظفـين‬ ‫ـ التي تستقبله‬ ‫المادة ‪ :19‬يرسل الملف الشخصي الخاص بالموظف الذي تم نقله إلى المؤسسة‬ ‫ـ المستقبلة‬ ‫‪.‬في غـالف سري مضمون‪،‬وهذا طلبا من مدير المؤسسة‬ ‫‪.‬المادة ‪ :20‬تـودع ملفات الموظفين المتوقفين نهائيا عن وظائفـهم باألرشـيف‬ ‫‪.‬المادة ‪ :21‬يجب أن تناسب طريقة ترتيب األرشيف بالطريقة المستعملة باألمـانة‬

‫المادة ‪ :22‬يمنع أي إتالف باألرشيف‪،‬وال تمزق الوثائق والمراسالت‪،‬وأوراق االختبارات‬ ‫‪.‬الفصلية‪،‬وأوراق الغيابات وكشوف النقاط إال بعد انقضاء المدة القانونية الستعمالها‬ ‫ـ التربية‪،‬الملف الشخصي للتلميذ‬ ‫‪.‬المادة ‪ :23‬يمسك نائب المدير للدراسات أوفي حالة التعذر مستشار‬ ‫المادة ‪ :24‬يرسل الملف الشخصي للتلميذ الذي تم نقـله إلى مؤسسة أخرى في غالف سري‬ ‫‪.‬مضمون ‪،‬وهذا طلبا من مدير المؤسسة المستقبلة‬ ‫ـ الملف الشخصي للتلميذ الذي أنهى دراسته بالمؤسسة‬ ‫‪.‬المادة ‪ :25‬يودع في األرشيف‬ ‫ـ العمليات المتعلقة بمنح التالميـذ‪،‬وتسهر على مسك والتحضير‬ ‫المادة ‪ :26‬تقوم األمـانة بتنفيذ‬ ‫‪.‬اليومي للبطاقات العائدة للتالميذ المتحصلين على المنحـة‬ ‫‪.‬المادة ‪ :27‬تتكلف األمـانة باالتصاالت مع الموظفين والتالميذ‪،‬وأوليائهم‪،‬ومع الجمهور‬ ‫ـ‬ ‫‪.‬عملية استقبال ودخول الزائرين تتم وفـقا لتعليمات وأوامر رئيس المؤسسة‬ ‫‪.‬المادة ‪ :28‬تلــتزم األمـانة بكتمـان السر المهـني‬ ‫المادة ‪ :29‬يجب أن تتسـم العالقة الموجودة بين موظـفي المؤسسة والتالميذ وأوليائهم‬ ‫‪.‬والزائرين باآلداب والليـاقـة‬ ‫ـ مناشير التطبيق عند الحاجة‪ ،‬أحكام هذا القرار الذي سيتم نشره بالنشرة‬ ‫المادة ‪ :30‬ستوضح‬ ‫ـ‬ ‫ـ للتربيـة‬ ‫‪.‬الرسمية‬

‫حرر بالجزائر في‪15/09/1983 :‬‬ ‫كاتب الدولة للتعليم الثانوي والتقني‬ ‫ـ محمد العربي ولد خليفة ـ‬