QUẢN TRỊ MUA HÀNG [PDF]

Zitiervorschau

1

TÓM TẮT LUẬN VĂN Trước đây, hoạt động mua hàng chỉ được xem như là một dịch vụ hỗ trợ hoạt động sản xuất và lãnh đạo các doanh nghiệp đã không có sự quan tâm thích đáng đối với hoạt động này. Tuy nhiên, với sự bùng nổ cạnh tranh toàn cầu và các biến động quan trọng trong phạm vi toàn thế giới vào những năm 1980, sự quan tâm của các lãnh đạo doanh nghiệp đối với hoạt động mua hàng cũng được cải thiện đáng kể. Các lãnh đạo doanh nghiệp bấy giờ đã nhận thức được sự tác động to lớn của hoạt động thu mua đối với giá thành sản phẩm, chất lượng sản phẩm, khả năng phát triển sản phẩm mới, thời hạn giao hàng và trên hết là khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Theo báo cáo thường niên về hoạt động sản xuất do Uỷ ban thống kê dân số Mỹ công bố, từ năm 1977 đến năm 2000, chi phí nguyên vật liệu chiếm hơn 50% so với doanh số bán hàng của các nhà sản xuất. Đối với những doanh nghiệp thương mại, tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu còn cao hơn nữa. Điều này chỉ ra sự ảnh hưởng đáng kể của hoạt động mua hàng đối với lợi nhuận của doanh nghiệp. Với tất cả các tác động trên, hầu như tất cả các lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay đều xem hoạt động mua hàng như là một tiến trình kinh doanh chiến lược chứ không phải chỉ đơn thuần là những hoạt động hỗ trợ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu còn nhiều hạn chế như trong công tác hoạch định nguồn hàng và tổ chức thực hiện mua hàng.Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu rất cần có những giải pháp tăng cường quản trị mua hàng. Xuất phát từ những lý do trên tác giả đã chọn đề tài: “Quản trị mua hàng của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hóa Chất và Thiết Bị Kim Ngưu” làm đề tài cho luận văn cao học của mình. Với đề tài trên, Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được chia thành 3 chương:

2 Chương 1: Những vấn đề cơ bản về quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng quản trị mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu Chương 3 : Phương hướng và giải pháp tăng cường quản trị mua hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu. Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề cơ bản và phân tích thực trạng quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu, luận văn đề xuất các giải pháp tăng cường quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu đến năm 2020. Chương 1, Quản trị mua hàng là một quá trình từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động mua hàng của một doanh nghiệp, tổ chức nhằm mục tiêu tạo nguồn hàng, thực thi các nhiệm vụ mua hàng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Hiện nay, có hai phương diện tiếp cận Quản trị mua hàng đó là phương diện quản trị theo chức năng và phương diện quản trị tác nghiệp. Mục tiêu của quản trị mua hàng đối với các doanh nghiệp thương mại: Đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngành hóa chất có thể diễn ra trôi chảy; Đảm bảo có nguồn hàng ổn định, chất lượng đảm bảo; Quản trị chi phí mua hàng, quản trị mức độ hàng tồn kho; Phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp , hợp tác đôi bên cùng có lợi. Quản trị mua hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp ngành thương mại. Thứ nhất, Quản trị mua hàng giúp doanh nghiệp thương mại tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, giúp cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn, tạo điều kiện cho bán hàng được nhanh chóng. Qua đó, nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng. Thứ hai, quản trị mua hàng cũng giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp ngành hóa chất được thuận lợi. Thứ ba, quản trị mua hàng giúp cho các doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng hóa đầu vào ổn định giúp doanh nghiệp hóa chất tăng thêm khả năng cung ứng cho thị trường trong nước và xuất khẩu; tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp đối với

3 các doanh nghiệp khác cùng ngành. Nội dung quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại: Quản trị mua hàng theo cách tiếp cận quá trình là việc triển khai quy trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, xác nhận đặt hàng và đám phán các nội dung, theo dõi tiến độ mua hàng và đánh giá kết quả mua hàng. Đây thực chất là hoạt động nhằm triển khai một cách có hiệu quả quy trình mua hàng. Hoạt động này liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố như đánh gía môi trường hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường, cơ cấu thị trường sản phẩm, giá cả và dự báo, thời hạn giao hàng, khả năng tài chính, giao nhận hàng hoá, đánh giá hiệu quả mua hàng. Trong hoạt động quản trị mua hàng có rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng và tác động tích cực và tiêu cực đến hiệu quả quản trị. Việc xác định được các nhân tố ảnh hưởng này giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được với những thay đổi đồng thời cải thiện được chất lượng mua hàng. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng đó là: Nhóm những nhân tố khách quan và nhóm những nhân tố chủ quan. Thứ nhất, nhóm những nhân tố khách quan gồm: Năng lực của NCC; nhu cầu tiêu dùng của khách hàng về hàng hóa; Năng lực mua hàng và quản trị mua hàng của đối thủ cạnh tranh; Chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước; Hệ thống giao thông vận tải, liên lạc; các nhân tố về tình hình kinh tế chính trị, mức phát triển khoa học công nghệ…..). Thứ hai, nhóm những nhân tố chủ quan gồm: Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp; Năng lực tài chính của doanh nghiệp; Uy tín của doanh nghiệp; năng lực chuyên môn của lãnh đạo và đội ngũ nhân viên mua hàng của doanh nghiệp; Trên đây là một số các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp. Có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh được nhưng cũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh được. Đối với những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận nó. Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đường cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng. Bởi một chính sách mua hàng tốt sẽ cân nhắc đúng và chỉ rõ người cung ứng và nhân viên mua hàng, doanh

4 nghiệp chỉ có thể bán cái mà khách hàng cần chứ không thể bán cái mà doanh nghiệp có. Chương 2, qua phân tích kết quả mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu trong năm 2010 – 2014 cho kết quả: tỷ trọng nguồn hóa chất nhập khẩu từ nước ngoài tăng dần theo các năm tỷ lệ thuận với tỷ trọng lượng hàng mua trực tiếp. Đây là một tín hiệu khả quan cho công ty bởi khi mua được nguồn hàng tận gốc sẽ đảm bảo được chất lượng và giá thành thấp hơn khi mua trung gian. Phân tích Thực trạng quản trị mua hàng trong nước và nhập khẩu của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu. Phân tích quy trình mua hàng trong nước của công ty về cơ bản cũng giống như quy trình mua hàng cơ bản bao gồm 5 bước cơ bản gồm: Xác định nhu cầu mua hàng; Lựa chọn nhà cung cấp; Đàm phán các nội dung và đặt hàng; Theo dõi tiến độ mua hàng và bàn giao hàng hóa về kho công ty; Đánh giá kết quả mua hàng . Nói chung, Công ty đã xây dựng được các quy trình mua hàng trong nước và nhập khẩu rõ ràng và được cải tiến liên tục cho đến thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, do vẫn còn nhiều hạn chế trong công tác mua hàng, đòi hỏi cần có những biện pháp và phương hướng giải quyết kịp thời để công ty phát triển bền vững, đủ sức cạnh tranh trong quá trình hội nhập. Với những nội dung được trình bày ở phần trên có thể đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty được thực hiện một cách khá đầy đủ. Điều này góp phần tạo nên thành công của công ty trong hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây với những ưu điểm sau: Quy trình mua hàng có tính khoa học cao; xây dựng được một mạng lưới các NCC đảm bảo về chất lượng và ổn định; năng lực của nhân viên mua hàng ngày càng được nâng cao; Cơ cấu tổ chức của công ty cũng góp phần vào thành công của hoạt động mua hàng. Bên cạnh những kết quả trên đây thì công tác quản trị mua hàng còn có những hạn chế cần phải khắc phục như sau: Tính chủ động trong xác định nhu cầu mua hàng của các phòng ban chưa cao; Việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp vẫn chưa được khách quan và còn nhiều hạn chế; Hạn chế trong công tác theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng; Công tác đánh giá kết quả mua hàng vẫn chưa được thực hiện thường xuyên; Công tác phòng cháy chữa cháy chưa được quan tâm đúng mức; Chưa có phần mềm liên kết số liệu giữa các

5 phòng ban trong công ty. Việc thanh toán công nợ cho nhà cung cấp trong nước chưa thực hiện đúng thời hạn; Nhân sự bộ phận mua hàng của công ty chưa đáp ứng được việc mua hàng nhập khẩu. Công ty cũng chưa có kế hoạch phòng ngừa các rủi ro tỷ giá. Chương 3, với các mục tiêu chung như: phát huy truyền thống đoàn kết, chủ động sáng tạo, tập trung ý chí của toàn bộ cán bộ nhân viên công ty nhằm nâng cao hiệu quả cạnh tranh của công ty; Tạo động lực mạnh mẽ và cơ chế quản lý năng động; Sử dụng có hiệu quả nguồn vốn và sức lao động; Phát huy hiệu quả mọi nguồn lực để thực hiện sản xuất kinh doanh tăng trưởng ổn định và có lãi; Đảm bảo hài hòa lợi ích của Công ty, các cổ đông và người lao động; Nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động; Giữ vững kỷ cương, quyết tâm xây dựng công ty phát triển bền vững, đủ sức cạnh tranh trong quá trình hội nhập. Công ty đã đề ra những định hướng phát triển đến năm 2020: Trong kinh doanh thương mại, Về tài chính và vốn; Định hướng phát triển nguồn hàng; Về nguồn nhân lực; Đầu tư, quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị. Căn cứ vào những tồn tại, phân tích nguyên nhân trong công tác quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu và định hướng phát triển của Công ty đến năm 2020, có thể đưa ra một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng của Công ty CP XNK HC và TB Kim Ngưu trong giai đoạn tới như sau: Các giải pháp chung như: Nâng cao tính chủ động trong xác định nhu cầu của các phòng ban trong công ty; Củng cố và hoàn thiện quy trình tìm và lựa chọn nhà cung cấp; Hoàn thiện công tác theo dõi kiểm tra và giao nhận hàng; Thường xuyên thực hiện đánh giá kết quả mua hàng; Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu hộ;Nghiên cứu và đưa vào sử dụng phần mềm quản lý đa năng; Các giải pháp về tổ chức tiền lương, tạo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong công ty Giải pháp nhằm tăng cường quản trị mua hàng trong nước của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu: Công ty đã có những biện pháp thay đổi cách thức quản lý công nợ trong nước đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng và huy động vốn nhằm tạo nguồn để thanh toán cho nhà cung cấp trong nước đúng hạn, nâng cao uy tín của công ty, từ đó tăng thêm sức mạnh đàm phán của nhân viên mua hàng.

6 Giải pháp nhằm tăng cường quản trị mua hàng nhập khẩu của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu: Đề ra kế hoạch tổ chức đào tạo cho nhân viên bộ phận mua hàng, nâng cao khả năng chuyên môn và trình độ ngoại ngữ để chuyên đàm phán, mua hàng nhập khẩu. Công ty nên quyết định sử dụng giải pháp phòng ngừa tỷ giá bằng hợp đồng kỳ hạn.