Définition de La Communication Écrite [PDF]

Zitiervorschau

Introduction : Une entreprise, pour être opérationnelle a besoin de communiquer avec ses partenaires internes ou externes pour diffuser ses informations. Pour ce faire on communique oralement ou par écrit. Cette dernière façon de communiquer est désignée communication écrite.

Définition de la communication écrite : La communication écrite : est la capacité pour une entreprise à formaliser, rédiger et transmettre des informations de natures variées, à l'aide d'un support écrit, de façon à atteindre son objectif d'information ou de communication vers des interlocuteurs concernés.

Les outils de la communication écrite au sein de l’entreprise  : La transmission de l’information écrite au sein d’une entreprise se fait par le biais :  

note d’information; Note de service ;

I. La note 1. Définition : La note est un moyen de communication écrite et interne a l’établissement .Elle permet de correspondre entre services ou entre différents niveaux hiérarchiques .C’est généralement un texte court qui concerne des personnes ou des faits qui permet à un supérieure hiérarchique ou à une personne de même niveau :  Donner un ordre ;  Rappeler des consignes ;  Exposer une idée ou un effet Elle est désignée à l’ensemble de personnelles ou à quelques personnes. Elle peut être affichée, distribuée, lue ou portée dans un service .En générale, vous serez amenée à dactylographier deux type de notes  La note de service ;  La note d’information ;

II. Types de note 2. 1. Note de service : 2 .1.1. Définition : Il s’agit d’un document interne à un service. Une administration ou une entreprise par lequel un supérieur adresse à ses subordonnes des instructions sur un problème particulier relavant des activités ou du fonctionnent du service. Elle peut être permanente ou temporaire, selon les indications données. Sa durée de validité et souvent limitée à la période qui la sépare de la suivante sur le même sujet. Elle fréquemment utilisée dont les relations hiérarchiques et suit la voie hiérarchique descendante. 2 .1.2.Caractéristique de fond : o o o o o o o o

Le message doit être claire (vocabulaire précis). La note doit être concise. Le ton est direct. Les style de la note doit être neutre est impersonnel. L’utilisation de la forme passive. L’absence et titre de civilité. Formule de politesse. La note de service est utilisée pour faire passer une information officielle auprès de ses destinataires qui sont souvent les membres d’un service (d’où son nom). Cet écrit sera nécessairement archivé. o Elle ne comporte pas de formule de politesse. 2 .1.3.Caractéristique de forme : o o o o o o o

La nature du document : Note de service Le numéro de référencement qui permettra son archivage, l’émetteur (qui l’envoie), la date de création le lieu de création, Le numéro de la note de service et obligatoire. L’objet : Précis et direct.

o Texte : corps de la note. o Signature : La fonction et le nom. 2 .1.4.Exemples :

2.2 .Note d’information : 3 .2.1. Définition : La note d’information vise à faire circuler une information à un ou plusieurs destinataires comme une datte de réunion, un vrai changement de réglementation, un évènement particulier, le recrutement d’un nouveau collaborateur.

3 .2.2.Caractéristique de fond : La rédaction d’une note d’information exige: o Un niveau soutenu et une sobriété dans l‘expression. o Un texte agréable à lire. o Il est recommandé d’utiliser des phrases courtes avec des paragraphes contenant une seule idée. o La note doit être concise. o L’absence et titre de civilité. o L’utilisation de la forme passive.

NB : Une note d’information ne doit comporter qu’une seule information. 3 .2.3.Caractéristique de forme : Comme son nom l’indique ,elle se borne à informer, c’est-à-dire qu’elle est un style de communication écrite qui fait circuler l’information entre un destinataire informer et un destinataire a qui manque l'information . La note d’information peut répondre à différente objectifs :  Il s’agit d’un document interne a un service, une administration ou une entreprise par laquelle un supérieure adresse à ses subordonnes des instructions sur un problème particulier relevant des activités ou des fondements du service.  Elle peut être permanente ou temporelle, selon les indicateurs donnés. Sa durées de limités est souvent limités à la période qui la sépare de la suivante sur le mêmes sujet.  Elle est fréquente utilisée dans les relations hiérarchiques est suit la voix hiérarchique descendante.

3 .2.4. Exemple :

2.3 Autre note : III. Le rapport : 2.3. Définition C’est le fruit d’une collecte d’information et d’une réflexion sur un thème donné. On distingue entre :   

Le rapport moral: concerne les règles de conduites en usage dans une entreprise. Le rapport financier: relatif à la gestion matérielle de l’entreprise . Le rapport d’activité: c’est le rapport de l’entreprise dans un domaine donné.

2.3.1. Caractéristique de fond

 Exposer le sujet  Analyse critique point par point  Proposer des solutions et des améliorations 4 .3.1.Caractéristique de forme     

L’entête Introduction et sommaire Présentation des faits Analyse de la situation Des solutions possibles

Conclusion : En définitive la rédaction de la note exige une grande attention si son auteur souhaite qu'elle soit lue, comprise et surtout appliquée ; de son succès ou de son échec dépendent non seulement la qualité du fonctionnement de l'entreprise et du travail réalisé, mais bien souvent aussi l'atmosphère relationnelle qui y règne.