Đàm Phán KD Ngô T.như Qu NH [PDF]

Zitiervorschau

TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ

ĐÀM PHÁN XUẤT KHẨU CÀ PHÊ ARABICA CỦA CÔNG TY TNHH CÀ PHÊ TRIỀU NGUYÊN SANG CÔNG TY TCHIBO CỦA ĐỨC Bb Họ và tên:

NGÔ THỊ NHƢ QUỲNH

Mssv:

1723401010188

Môn:

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Giảng viên HD: Trần Thị Cẩm Vân

Bình Dƣơng, tháng 12 năm 2019

GIỚI THIỆU Trong tình huống xuất khẩu cà phê Arabica của công ty TNHH cà phê Triều Nguyên sang công ty Tchibo của Đức. Ngô Thị Nhƣ Quỳnh, lớp D17QT04 giữ vai trò là trƣởng đoàn bên công ty mua Tchibo của Đức trong cuộc đàm phán. Với vai trò là trƣởng đoàn của cuộc đàm phán, là ngƣời sẽ kiểm soát tất cả các hoạt động cũng nhƣ là nội dung cuộc đàm phán. Ngƣời trƣởng đoàn phải có khả năng hƣớng dẫn, bình tĩnh tự tin, hiểu biết đƣợc văn hóa, phong tục tập quán. Đồng thời, trƣởng đoàn phải có trình độ chuyên môn cao về lĩnh vực đàm phán và khả năng phát ngôn để mang lại hiệu quả cao trong đàm phán.

MỤC LỤC

MỤC LỤC ................................................................................................................... i DANH MỤC BẢNG ................................................................................................. iv DANH MỤC HÌNH ....................................................................................................v PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................................2 2.1 Mục tiêu tổng quan .........................................................................................2 2.2 Mục tiêu cụ thể ................................................................................................2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu......................................................................................2 5. Ý nghĩa đề tài .......................................................................................................2 6. Kết cấu của đề tài .................................................................................................3 PHẦN NỘI DUNG .....................................................................................................4 CHƢƠNG 1: CỞ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH .....4 1.1 Khái niệm về đàm phán .....................................................................................4 1.2 Đặc điểm đàm phán............................................................................................4 1.3 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán kinh doanh .....................................5 1.4 Các giai đoạn trong quá trình đàm phán ............................................................5 1.4.1 Giai đoạn 1- giai đoạn chuẩn bị ...................................................................5 1.4.2 Giai đoạn 2- Giai đoạn tiếp xúc ...................................................................6 1.4.3 Giai đoạn 3- Giai đoạn đàm phán ................................................................7 i

1.4.4 Giai đoạn 4- Giai đoạn kết thúc đàm phán- ký kết hợp đồng ......................7 1.4.5 Giai đoạn 5- Giai đoạn rút kinh nghiệm ......................................................8 1.5 Các yếu tố ảnh hƣởng đến đàm phán .................................................................8 1.6 Phƣơng pháp đàm phán ......................................................................................8 1.7 Các chiến lƣợc trong đàm phán .......................................................................10 CHƢƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN .............................................12 2.1 Thông tin tình huống ........................................................................................12 2.2. Giai đoạn cụ thể trong đàm phán giá ..............................................................12 2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị ....................................................................................12 2.2.1.1 Tìm hiểu về đối tác: .............................................................................12 2.2.1.2 Thông tin sản phẩm: ............................................................................13 2.2.1.3 Tìm hiểu về thị trƣờng: ........................................................................14 2.2.1.4 Đội ngũ đàm phán: ...............................................................................14 2.2.1.5 Chiến lƣợc, chiến thuật đàm phán .......................................................16 2.2.1.6 Phƣơng án đàm phán............................................................................16 2.2.3 Giai đoạn đàm phán ...................................................................................17 2.2.3.1 Kịch bản đàm phán ..............................................................................17 2.2.3.2 Biên bản hợp đồng ...............................................................................23 2.2.4 Giai đoạn kết thúc đàm phán .....................................................................28 2.2.5 Giai đoạn rút kinh nghiệm .........................................................................29 CHƢƠNG 3: ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP ......................................................................30 3.1 Xác định mục tiêu ............................................................................................30 3.2 Nhận diện các kiểu đàm phán ..........................................................................30 3.3 Lựa chọn chiến lƣợc .........................................................................................31 ii

KẾT LUẬN ...............................................................................................................32

iii

DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Bảng phân tích ma trận SWOT của hai công ty ..........................................13 Bảng 2:Đội ngũ đàm phán của hai công ty. ..............................................................15 Bảng 3:Bảng phân tích chiến lƣợc và chiến thuật của hai công ty. ..........................16

iv

DANH MỤC HÌNH Hình 1:Cafe arabica ...................................................................................................13

v

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời đại hiện nay, nền kinh tế của Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ theo hƣớng công nghiệp hóa- hiện đại hóa nên việc trao đổi thƣơng mại giữa nhiều quốc gia khác nhau là vấn đề quan trọng. Việc các doanh nghiệp nƣớc ta hợp tác với các quốc gia nƣớc ngoài sẽ tăng sự gia nhập tổ chức thƣơng mại, cơ hội mở rộng hợp tác tạo nhiều mối quan hệ trong kinh doanh quốc tế. Để có những kết quả trên, thì các doanh nghiệp cần có sự nổi lực, nâng cao đƣợc nâng lực, đặc biệt là nâng cao đƣợc năng lực trong đàm phán đƣợc mang lại hiệu quả cao trong các cuộc đàm phán. Cuộc sống hằng ngày, ngƣời ta dùng đàm phán trong mọi việc hằng ngày dù đó là lớn hay nhỏ, kể cả những việc liên quan đến đại sự quốc gia, sự phát triển của nhân loại. Đàm phán càng trở thành vấn đề tất yếu, một hoạt động không thể thiếu, đàm phán chiếm một vị trí quan trọng đặc biệt và nó càng trở nên phổ biến hơn. Đối với doanh nghiệp, đàm phán kinh doanh, thƣơng lƣợng trở thành một việc không thể thiếu trong doanh nghiệp, đàm phán quyết định đến sự tồn tại, phát triển. Nó là một quá trình và hành vi, mà trong đó hai hay nhiều bên có thể trao đổi thỏa luận, thƣơng lƣợng với nhau về vấn đề mà hai bên đều quan tâm và kể cả các vấn đề bất đồng. Sau khi cả hai bên đều giải quyết vấn đề chung, để đi đến sự thống nhất cả hai bên tham gia đàm phán đều có lợi. Để hiểu rõ hơn các vấn đề trong các đàm phán kinh doanh quốc tế, nên tôi đã chọn đề tài “đàm phán xuất khẩu cà phê arabica của công ty tnhh cà phê triều nguyên sang đức”.

1

2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu tổng quan Đàm phán xuất khẩu cà phê arabica của công ty tnhh cà phê triều nguyên sang đức. 2.2 Mục tiêu cụ thể Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết trong đàm phán kinh doanh. Phân tích và tìm ra đƣợc các phƣơng pháp phù hợp trong đàm phán kinh doanh, rút ra đƣợc bài học kinh nghiệm. Tìm ra đƣợc các giải pháp, phƣơng án tối ƣu trong đàm phán kinh doanh. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng: Đàm phán về giá và phƣơng thức thanh toán trong kinh doanh Phạm vi nghiên cứu: Tập trung làm rõ cơ sở lý luận về đàm phán, quy trình thực hiện cho một cuộc đàm phán thành công và các kĩ năng cần thiết khi đàm phán. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Sử dụng nhiều phƣơng pháp nghiên cứu: Thu thập dữ liệu, so sánh và phân tích thông tin. Tổng hợp lại các thông tin liên quan đến đàm phán trong kinh doanh. 5. Ý nghĩa đề tài Trong quá trình đàm phán có thể giúp tìm ra những sai lầm hay mắc phải trong lúc đàm phán và cách tránh những lỗi đó, biết đƣợc cách tìm ra đƣợc các phƣơng pháp tối ƣu nhất trong đàm phán. Đồng thời, áp dụng đƣợc các lý thuyết học đƣợc vào đàm phán thực tế.

2

6. Kết cấu của đề tài A. Mở đầu B. Nội dung Chƣơng 1: Cở sở lý thuyết về đàm phán kinh doanh Chƣơng 2: Báo cáo quá trình đàm phán Chƣơng 3: Đề xuất giải pháp C. Kết luận

3

PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CỞ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 1.1 Khái niệm về đàm phán Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thƣơng thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là ngƣời mềm dẻo nhƣ ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn nhƣ một khối đá. Ngƣời đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là ngƣời biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đƣa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với ngƣời khác. [1] Theo Trƣơng Tƣờng( Trung Quốc), thì: “ Đàm phán là hành vi và quá trình mà ngƣời ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thƣơng mà đi đến ý kiến thống nhất.”[2] Theo Roger Fisher và William (Hoa Kì): “ Đàm phán là phƣơng tiện đề đạt đƣợc chúng ta mong muốn từ ngƣời khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt đƣợc thảo thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng.”[3] Theo Gerald I.Nierenberg (Hoa Kì): Đàm phán thông thƣờng tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thân mình, hoặc thay mặt cho đoàn thể có tổ chức,vì thế có thể coi đàm phán là bộ phận cấu thành của hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài nhƣ lịch sự văn minh nhân loại.”[4] 1.2 Đặc điểm đàm phán Đàm phán không phải là sự chọn lựa đơn giản giữa hai khái niệm “hợp tác” hay “xung đột” mà là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn đó. Đàm phán không phải là sự thỏa mãn lợi ích của một bên một cách hạn chế, mà sẽ có giới hạn lợi ích nhất định. 4

Đàm phán phải có thoả mãn, hay ít nhất là chấp nhận, và có giới hạn lợi ích của từng bên. 1.3 Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán kinh doanh Theo Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt (2006), thì đàm phán có các nguyên tắc sau:[5] Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong trƣờng hợp cụ thể. Phải kết hợp hài hòa giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác. Phải đảm bảo nguyên tắc “ đôi bên cùng có lợi”. Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật. 1.4 Các giai đoạn trong quá trình đàm phán 1.4.1 Giai đoạn 1- giai đoạn chuẩn bị Muốn cuộc đàm phán diễn ra thành công trƣớc tiên cần phải chuẩn bị thật tốt các nội dung sau: o Ngôn ngữ o Thông tin o Năng lực của ngƣời/đoàn đàm phán o Thời gian và địa điểm đàm phán  Ngôn ngữ: Trong các hợp đồng ngoại thƣơng thì ngoại ngữ rất quan trọng. Sự bất đồng về ngôn ngữ là một trở ngại rất lớn nên cần phải nắm vững và 5

thành thạo ngoại ngữ. Nếu sử dụng phiên dịch viên, thì ngƣời phiên dịch viên phải nói chậm, đầy đủ, không nên dùng tiếng địa phƣơng,..  Nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin cần thết : công dụng, tính chất của hàng hóa, tình hình sản xuất, thời vụ, công nghệ chế biến, khả năng cung ứng của đối tác, giá thị trƣờng … Thu thập thông tin thông qua các báo địa phƣơng, tạp chí chuyên ngành kinh tế, các hiệp hội, các tổ chức xúc tiến thƣơng mại của chính phủ, các tổ chức quốc tế …  Tổ chức đoàn đàm phán: Là công việc đặc biệt quan trọng trong khâu chuẩn bị đàm phán, không thể xem nhẹ. Thành phần của một đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thƣơng phải có đầy đủ ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật và thƣơng mại. Trong đó, chuyên gia về thƣơng mại giữ vị trí quan trọng nên thƣờng đƣợc phân công là trƣởng đoàn. Nếu thiếu các chuyên gia này độ tin cậy, pháp lý cũng nhƣ hiệu quả mang lại không cao.  Chuẩn bị địa điểm đàm phán: cần phải chọn địa điểm thích hợp, thỏa mái thuận tiện cho cả hai bên đàm phán.  Chuẩn bị thời gian đàm phán: Do múi giờ trên thế giới khác nhau, nên việc lựa chọn thời gian là rất quan trọng, để tránh đƣợc sự mệt mỏi của hai bên. 1.4.2 Giai đoạn 2- Giai đoạn tiếp xúc Trong giai đoạn này, cần phải thực hiện các công việc:  Phải tạo đƣợc một bầu không khí thỏa mái  Phải làm cho đối tác tin cậy ở mình  Phải tìm mọi cách thể hiện thành ý của mình  Làm cho đối tác tin cậy bằng hành động không chỉ bằng lời nói 6

 Thăm dò đối tác  Sửa đổi lại kế hoạch(nếu cần):cần phải nhập đề tốt và khai thác các thông tin để hiểu biết lẫn nhau. 1.4.3 Giai đoạn 3- Giai đoạn đàm phán Lúc đàm phán cần phải tuân thủ: – Tôn trọng phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tƣ tƣởng của bên đối tác, cƣ xử lịch sự với các thành viên trong đoàn đàm phán, đặc biệt là thành viên nữ. – Không nên tranh cãi về những vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, đạo đức, chủng tộc của đối tác trong khi đàm phán. – Cử xử lịch thiệp với những sai trái của đối tác. –Ít trao đổi riêng trong nội bộ vì nhƣ vậy là tỏ ra sơ hở, thiếu chuẩn bị, thiếu tính nhất quán trong các thành viên của đoàn, vừa không đƣợc lịch sự trƣớc mặt đoàn đàm phán. – Đƣa ra những đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán cũng nhƣ có thể chấp nhận đƣợc đối với phía đối tác. – Luôn nhạy bén trong các tình huống bất ngờ để có đƣa ra các phƣơng án phù hợp. – Vận dụng những khả năng thƣơng lƣợng đàm phán, thuyết phục mà mình có đƣợc để đạt hiệu quả cao. –Phải biết nhƣợng bộ lúc nào – Chú ý khi quyết định chiến lƣợc kinh doanh ở nƣớc ngoài, đặc biệt ở những nƣớc mà kỷ cƣơng xã hội còn lõng lẻo, nhà kinh doanh nên làm theo những điều mình thấy tiện lợi hơn là những điều cảm thấy đúng hoặc sai. 1.4.4 Giai đoạn 4- Giai đoạn kết thúc đàm phán- ký kết hợp đồng Tránh qui định dùng tập quán thƣơng mại địa phƣơng để giải quyết các tranh chấp xảy ra sao này 7

Tránh đƣa vào hợp đồng những điều khoản trái với luật hiện hành của nƣớc ngƣời bán, của nƣớc ngƣời mua, và trái với thông lệ quốc tế… Tránh dùng từ ngữ mập mờ, tiếng địa phƣơng để nói nội hợp đồng. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ cả hai bên thông thạo. Cần phải kiểm tra kĩ hợp đồng trƣớc khi ký kết. Những ngƣời tham gia ký kết hợp đồng phải là những ngƣời đại diện hợp pháp cho mỗi bên, ngƣời khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ. 1.4.5 Giai đoạn 5- Giai đoạn rút kinh nghiệm Nên có một cuộc họp lại trong đoàn phía mình sau khi đàm phán để đánh giá việc thực hiện phƣơng án đàm phán đạt kết quả ra sao, đúc kết lại những gì đã đƣợc thỏa thuận với bên đối tác, rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. 1.5 Các yếu tố ảnh hƣởng đến đàm phán Các yếu tố cơ sở: Các mục tiêu, môi trƣờng, vị thế của các bên trên thị trƣờng, phe thứ ba, kỹ năng và kinh nghiệm của các bên. - Bầu không khí đàm phán: Xung đột và hợp tác giữa các bên, ƣu thế và sự lệ thuộc của bên này đối với bên kia, kỳ vọng của các bên tham gia. - Các yếu tố văn hóa - xã hội: Thời gian, ý thức của các bên tham gia, cách giao tiếp, ý nghĩa của các quan hệ cá nhân. - Các yếu tố chiến lƣợc: Cách trình bày chiến lƣợc, các chiến lƣợc sử dụng, cách ra quyết định, các tác nhân. - Các yếu tố khác: Bộ máy quan liêu, luật lệ và chính phủ, lạm phát,… 1.6 Phƣơng pháp đàm phán Theo Roger Fisher & Willian Ury (1991), thì có các phƣơng pháp trong đàm phán:[3]

8

Đàm phán kiểu mặc cả lập trƣờng Cứng

Nguyên tắc

Coi đối tác nhƣ địch thủ

Coi đối tác nhƣ những cộng

Mềm Coi đối tác nhƣ bè bạn

Đàm phán kiểu

sự cùng giải quyết vấn đề Mục tiêu: Đạt đƣợc thỏa

Mục tiêu: Giành đƣợc

Mục tiêu: Giải quyết vấn đề

thuận, giữ mối quan hệ

thắng lợi bằng mọi giá

hiệu quả và thân thiện

Chủ trƣơng: Nhƣợng bộ

Chủ trƣơng: Bắt ép đối

Chủ trƣơng: Tách con ngƣời

để giữ mối quan hệ

tác nhƣợng bộ

khỏi vấn đề

Với việc và ngƣời đều ôn

Với việc và ngƣời đều

Đối với ngƣời thì ôn hòa,

hòa

cứng rắn

với việc thì cứng rắn

Tin tƣởng đối tác

Không tin đối tác

Dễ thay đổi

Kiên trì giữ lập trƣờng

Đƣa ra đề nghị

Đe dọa

Tìm kiếm lợi ích chung

Không giấu giới hạn cuối

Đánh lạc hƣớng về giới

Không có giới hạn cuối

cùng

hạn cuối cùng

cùng

Đòi lợi ích đơn phƣơng

Tạo ra các phƣơng án để

làm giá cho thỏa thuận

cùng đạt mục đích

Khăng Khăng giữ lập

Kết quả phải dựa trên tiêu

trƣờng

chuẩn khách quan

Chấp nhận thiệt hại đơn phƣơng để đạt đƣợc thỏa thuận Cố gắng đạt thỏa thuận Cố tránh phải đấu trí

Cố thắng cuộc đấu trí

Giải quyết vấn đề độc lập với lòng tin Chú ý tới lợi ích chứ không phải lập trƣờng

Cố đạt các kết quả dựa trên tiêu chuần khách quan Lùi bƣớc trƣớc nguyên tắc,

Lùi bƣớc trƣớc áp lực

Gây áp lực

chứ không lùi bƣớc trƣớc áp lực

9

1.7 Các chiến lƣợc trong đàm phán  Chiến lƣợc cộng tác Đây là chiến lƣợc mà cả bên cùng giải quyết xung đột nhƣn vẫn giữ đƣợc mối quan hệ cá nhân và đều đạt đƣợc mục đích cuối cùng. Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả hai bên đều giữ đƣợc quan điểm “ thắngthắng”, tuy nhiên nó đòi hỏi các bên đàm phán phải có thời gian, nghị lực và sáng tạo. Chiến lƣợc này dùng tốt nhất trong trƣờng hợp các vấn đề cần đƣợc thỏa hiệp, muốn duy trì đƣợc mối quan hệ lâu dài.  Chiến lƣợc thỏa hiệp Đây là chiến lƣợc mà cả bên không thế đến “ thắng- thắng”, mà kết quả sẽ đƣợc chia thành nhỏ là một phần nhỏ thắng và một phần nhỏ thua. Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”. Chiến lƣợc thoả hiệp sử dụng tốt nhất khi các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt đƣợc những mục đích duy nhất,cần đạt đƣợc cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp,..  Chiến lƣợc hòa giải Tiếp cận khi đàm phán xảy ra xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua - thắng”, mà quan điểm của ngƣời đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng.  Chiến lƣợc kiểm soát Ngƣời đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm đƣợc những bƣớc cần thiết và đảm bảo thỏa mãn đƣợc mục đích cá nhân. Xung đột đƣợc xem nhƣ là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà ngƣời đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem nhƣ thích hợp để bảo vệ một

10

quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng. Sự dụng tốt nhất trong các trƣờng hợp nhƣ biết mình đúng, hành động dứt khoát,..  Chiến lƣợc tránh né Ngƣời đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hòan tòan cho các bên liên quan. Mục đích của cuộc đàm phán này không đạt đƣợc mục đích, cũng không duy trì đƣợc mối quan hệ hợp tác. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của ngƣời đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự. Sự dụng trong các trƣờng hợp nhƣ những vấn đề không quan trọng, không đạt đƣợc mục đích.

.

11

CHƢƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN 2.1 Thông tin tình huống Xuất khẩu cà phê Arabica sang Đức: Bên A(ngƣời mua): Công ty Tchibo đƣợc thành lập vào năm 1949, Hamburg tại Đức là một trong 4 nhà sản xuất cà phê lớn nhất thế giới và chuỗi bán lẻ cà phê và quán cà phê của Đức. Sản phẩm của Tchibo với mẫu mã trang nhã, tinh tế sử dụng hạt cà phê Arabica mang đến hƣơng vị tinh khiết và chất lƣợng. Bên B( ngƣời bán): Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên đƣợc thành lập vào 05/08/2016 tại Việt Nam chuyên cung cấp số lƣợng lớn cà phê nguyên liệu, hạt, bột Robusta, Arabica ,Culi,.. đƣợc đánh giá là “ cà phê nguyên chất 100%”. 2.2. Giai đoạn cụ thể trong đàm phán giá 2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị 2.2.1.1 Tìm hiểu về đối tác: Tên công ty

Bên bán: Công ty TNHH cà phê

Điểm mạnh

Điểm yếu Đang

Cơ hội

Nguy cơ

- Công ty lâu

-

năm trong lĩnh

khó khăn về đƣợc hợp tác các vấn đề nhƣ

vực cà phê.

tài chính.

- Chất lƣợng

-

cà phê nguyên

đƣợc đối tác.

Chƣa

gặp - Có cơ hội - Đối mặt với với một công tồn kho, thiếu tìm

ty lớn trong và kinh phí duy ngoài nƣớc.

trì hoạt động kinh doanh.

chất 100%

Triều Nguyên - Có khả năng cung cấp lƣợng lớn cà phê cùng với công nghệ sản 12

xuất hiện đại, tiên tiến - Là công ty

-

Chƣa

tìm -

sản xuất cà

đƣợc đối tác.

Tìm

đƣợc - Chậm trễ tiến

nguồn nguyên độ cung cấp

phê lớn nhất

liệu tốt, chất hàng cho thị

lớn nhất

lƣợng cao.

- Chuyên cung

- Giúp công ty - Mất các đơn

Công ty

cấp sĩ, lẻ và

đẩy nhanh tiến đặt hàng quan

Tchibo

quán cà phê

độ

- Đảm bảo

sản phẩm.

Bên mua:

sản

trƣờng.

xuất trọng.

chất lƣợng

bảng 1: Bảng phân tích ma trận SWOT của hai công ty 2.2.1.2 Thông tin sản phẩm: Cafe arabica có tên khoa học là Coffea arabica hay còn gọi là cà phê chè, có hàm lƣợng caffeine từ 1 - 2 % thấp hơn phân nữa hàm lƣợng caphein của Robusta. Cà phê Arabica có 2 loại là cà phê moka và cà phê catimor, có mùi thơm hơn, hạt dài hơn và to hơn hạt cà phê Robusta. Cà phê này ngƣời nƣớc ngoài rất ƣa chuộng, đặc biệt là các nƣớc Phƣơng Tây.[6]

hình 1:Cafe arabica

13

2.2.1.3 Tìm hiểu về thị trƣờng: Thị trƣờng cà phê trên thế giới có nhiều biến động lúc tăng cao lúc giảm nhƣng thƣờng có hƣớng giảm vào đầu năm. Theo bài báo “Xuất khẩu cà phê Việt Nam năm 2018 đạt 1,88 triệu tấn” của Reuters thì: “Xuất khẩu cà phê của Việt Nam năm 2018 ƣớc tăng 20,1% so với năm 2017, trong khi xuất khẩu gạo ƣớc tăng 4,6% về lƣợng trong cùng kỳ so sánh, theo số liệu công bố chính thức cho thấy. Xuất khẩu cà phê của Việt Nam năm 2018 sẽ tăng mạnh 20,1% lên 1,88 triệu tấn, tƣơng đƣơng 31,37 triệu bao loại 60kg, theo Tổng cục Thống kê cho biết. Giá trị xuất khẩu cà phê, nƣớc sản xuất cà phê Robusta lớn nhất thế giới, sẽ tăng 1,2% lên 3,54 tỷ USD trong năm 2018. Xuất khẩu cà phê Việt Nam tháng 12/2018 ƣớc đạt 160.000 tấn, trị giá 287 triệu USD.” [7] 2.2.1.4 Đội ngũ đàm phán: Bên mua Chức vụ (Công ty Tchibo)

Trƣởng đoàn

Bên bán (Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên)

Ngô Thị Nhƣ Quỳnh

Phạm Thị Vân Trinh

+ Kinh nghiệm: 10 năm.

+ Kinh nghiệm: 8 năm.

+ Có kinh nghiệm, khả + Am hiểu sâu rộng, có năng phân tích, xử lý nhiều kinh nghiệm trong trong đàm phán.

14

đàm phán.

Ngô Gia Khánh

Nguyễn Hoàng Quốc

+ Kinh nghiệm: 9 năm

+ Kinh nghiệm: 9 năm.

+ Tham gia nhiều cuộc + Tham gia nhiều cuộc Giám đốc

đàm phán quan trọng của đàm phán quan trọng của công ty, am hiểu nhiều công ty, có khả năng phân mặt hàng cà phê

tích và xử lý, đƣa ra quyết định

Thƣ ký

Lê Thị Thúy Nhi

Bùi Thị Bảo Hiên

+ Kinh nghiệm: 6 năm

+ Kinh nghiệm: 6 năm

+ Tham gia nhiều cuộc + Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của đàm phán quan trọng của

Trƣởng phòng xuất

công ty.

công ty.

Ngô Thị Thu Sang

Nguyễn Thị Hồng Trúc

+ Kinh nghiệm: 6 năm

+ Kinh nghiệm: 6 năm

+ Tham gia nhiều cuộc + Tham gia nhiều cuộc

nhập khẩu

đàm phán quan trọng của đàm phán quan trọng của

Quản lí kiểm định chất lƣợng

công ty.

công ty.

Lê Đình Phƣớc

Nguyễn Thanh Phát

+ Kinh nghiệm: 6 năm

+ Kinh nghiệm: 6 năm

+ Tham gia nhiều cuộc + Tham gia nhiều cuộc đàm phán quan trọng của đàm phán quan trọng của công ty.

công ty.

bảng 2:Đội ngũ đàm phán của hai công ty.

15

2.2.1.5 Chiến lƣợc, chiến thuật đàm phán Bên mua (Công ty Tchibo)

Bên bán (Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên)

Kiểu đàm phán

nguyên tắc

Cứng và nguyên tắc

Lựa chọn chiến lƣợc

Thỏa hiệp

Cộng tác

Lựa chọn chiến thuật

+ Địa điểm : Tại phòng + Địa điểm : Tại phòng họp của Công ty TNHH cà họp của Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên

phê Triều Nguyên

+ Thời gian đàm phán: 8h + Thời gian đàm phán: 8h sáng ngày 03/02/2019.

sáng ngày 03/02/2019.

+ Thái độ đàm phán: đơn + Thái độ đàm phán Gây sức ép và cƣơng quyết.

giản

bảng 3:Bảng phân tích chiến lược và chiến thuật của hai công ty. 2.2.1.6 Phƣơng án đàm phán

Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên

Công ty Tchibo tại Đức

tại Việt Nam.

Phƣơng án 1: Chuyển trƣớc 30% giá trị Phƣơng án 1: Chuyển trƣớc 30% giá trị hợp đồng, CFR, giá 45.000 USD/10 tấn.

hợp đồng, CFR, giá 45.000 USD/10 tấn.

16

Phƣơng án 2: Chuyển trƣớc 30% giá trị hợp đồng, FOB, giá 42.000 USD/10 tấn. Phƣơng án 3: Chuyển trƣớc 50% giá trị hợp đồng, CFR, giá 42.000 USD/10 tấn.

2.2.2 Giai đoạn tiếp xúc Tại phòng họp của Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên vào lúc 8h sáng ngày 03/02/2019. Trƣởng đoàn Phạm Thị Vân Trinh cùng với giám đốc Nguyễn Hoàng Quốc và những thành viên trong đoàn đàm phán đợi đoàn đàm phán bên Đức qua để cùng nhau đàm phán về việc xuất khẩu cà phê Arabica sang Đức. Đây là một hợp đồng vô cùng quan trọng. Trƣớc khi tiến hành đàm phán, bên phía công ty TNHH cà phê Triều Nguyên đã tìm hiểu rõ các thông tin liên quan đến đoàn đàm phán bên Đức và có những hành động tiếp đón cũng nhƣ dẫn họ tham quan nhà máy sản xuất trƣớc, sắp xếp mọi thứ chỗ ở để tiếp đón Đúng giờ, trƣởng đoàn Ngô Thị Nhƣ Quỳnh cùng với giám đốc Ngô Gia Khánh và những thành viên trong ban đàm phán của công ty Tchibo. Họ mở cửa phòng họp bƣớc vào. Các thành viên bên phía Công ty TNHH cà phê Triều Nguyên sôi nổi đứng lên bắt tay chào hỏi, giới thiệu và trao danh thiếp cho nhau. Sau đó, họ tiến vào chỗ ngồi. Lúc này, giám đốc hai bên hỏi thăm nhau tạo bầu không khí thỏa mái trƣớc khi bƣớc vô cuộc đàm phán. 2.2.3 Giai đoạn đàm phán 2.2.3.1 Kịch bản đàm phán Nội dung:  Giao Lƣu

17

Quốc: Chào, bắt tay Hiên Thƣ Ký: Giới thiệu tổng Giám đốc và thành viên Nhi Thƣ ký: Giới thiệu Giám đốc và thành viên Hiên Thƣ ký: Mời dùng trà Quốc: Hỏi thăm sức khỏe của nhau, tình hình có đi đâu chơi chƣa? Quốc: Hỏi thăm chuyến tham quan nhà máy sản xuất ntn? Khánh: chuyến tham qua rất thú vị và đặc biệt chúng tôi rất bất ngờ về quy trình sản xuất bên công ty mình, hiện đại, tiên tiến và quy trình sản xuất khép kín. -

Cám ơn về công ty đã tạo kiện cho chúng tôi tham quan quy trình sản xuất này, tôi đánh giá rất cao quy trình này. Trinh: Bây giờ để không làm mất thời gian của anh chị, tôi xin đƣợc phép

vào vấn đề chính của buổi gặp mặt ngày hôm nay. - Trên bàn quý anh chị đây là mẫu dùng thử cà phê Arabica mới nhất bên công ty tôi, anh chị dùng thử và cho một vài nhận xét? - Tôi xin đƣợc nói thêm Loại cà phê này đƣợc đánh giá cao vì có hàm lƣợng caffeine thấp chỉ 1-2 %. Nó đƣợc ngƣời dân Châu Âu ƣa chuộng từ rất lâu. Arabica đã vƣợt qua những rào cản, định kiến trong nếp sống khắt khe của ngƣời phƣơng tây từ xa xƣa và ngày càng trở nên thông dụng phổ biến trong xã hội hiện đại. Đức: Gật đầu, “xì xào” Quỳnh: Cà phê có mùi thơm quyến rũ, ngào ngạt nhƣng vẫn mang lại cảm giác thanh nhẹ, đặc biệt có một vị chua nhẹ đọng lại trên đầu lƣỡi. Chúng tôi rất tích hƣơng vị này!! Trinh: Theo nhƣ bảng hợp đồng mà công ty tôi đã gửi cho quý công ty thì bên phía anh chị có đƣa ra yêu cầu gì không? Tôi xin đƣợc phép nhắc lại bảng hợp đồng nhƣ sau:

18

-

Vào ngày 1/11/2019, quý công ty đặt mua 10 tấn cà phê Arabica từ công ty chúng tôi. Một kí là 4,5 USD.

-

10 tấn: 45.000 USD Sau đây tôi xin mời trƣởng phòng quản lý chất lƣợng anh Nguyễn Thanh

Phát thông qua chất lƣợng cà phê . Phát: Mô tả cà phê chúng tôi nhƣ sau: cà phê nguyên chất Arabica sạch 100%, tên tiếng Anh là: Arabica Pure Coffe. -

Mùi vị: có vị ngọt chua thanh, ít đắng, caffein thấp.

-

Pha chế: pha truyền thống hoặc Espresso, trộn với cà phê khác đều đƣợc

-

Thành phần: cà phê nguyên chất 100%.

-

Kích thƣớc hạt: sàn 18, hạt nát dƣới 3%.

-

Hàm lƣợng caffein Đây là một số chứng nhận của công ty chúng tôi Quỳnh: Xin phép quý công ty cho công ty tôi xin ít phút xem xét một số giấy tờ. Mời trƣởng phòng chất lƣợng anh Lê Đình Phƣớc xem và xác nhận giấy tờ quý công ty đã cung cấp. Phƣớc: Tôi đã xem qua các giấy tờ trên, tôi nhận thấy rằng toàn bộ giấy tờ mà quý công ty cung cấp hoàn toàn có thực và còn thời hạn áp dụng. Trinh: Tiếp theo tôi xin mời trƣởng phòng xuất nhập khẩu chị Nguyễn Thị Hồng Trúc nói về điều kiện giao hàng và phƣơng thức thanh toán Trúc: Điều kiện giao hàng: -

Cảng đến Hamburg trên sông Elbe.

-

Cảng đi: Cát Lái tại HCMC

-

Phƣơng thức thanh toán: Nhờ thu kèm chứng từ.

-

Phƣơng thức vận chuyển: FOB (Ngƣời mua chịu mọi phí tốn và rủi ro ngay sau khi hàng đƣợc giao qua lan can tàu tại cảng xuất khẩu. Ngƣời mua đồng thời có nghĩa vụ làm thủ tục xuất khẩu). 19

-

Phƣơng thức thanh toán: Phƣơng thức nhờ thu kèm chứng từ

-

Ngày 31/12/2019 Công ty tôi sẽ giao trƣớc 50% số lƣợng đơn hàng đồng nghĩa sau khi hàng vừa cập bến cảng Hamburg bên tôi phải nhận đƣợc 50% giá trị hợp đồng

-

Vào ngày 23/1/2020 công ty tôi sẽ giao toàn bộ số lƣợng hàng còn lại, và quý công ty phải trả toàn bộ giá trị hợp đồng còn lại sau khi hàng cập bến cảng Hamburg Trinh: Với giá cả và hình thức vận chuyển nhƣ vậy thì anh chị thấy nhƣ thế

nào? Quỳnh: Cho công ty tôi xin một vài phút thảo luận với các điều khoản quý công ty đƣa ra. Tôi xin mời giám đốc Ngô Gia Khánh đƣa ra ý kiến Khánh: Cảm ơn quý công ty đã cho chúng tôi thời gian hội ý và chúng tôi xin đƣa ra ý kiến về mức giá sản phẩm và mức trƣớc giá trị hợp đồng nhƣ sau: - Thứ 1: Về mức giá cà phê, so với thị trƣờng chung ở Việt Nam, thì chúng tôi thấy rằng giá của bên quý công ty cao so với thị trƣờng, cho nên chúng tôi đề nghị với mức giá là 40.000 USD/10 tấn. - Thứ 2: Về mức thanh toán trƣớc giá trị hợp: Chúng tôi muốn giảm mức thanh toán trƣớc giá trị hợp đồng từ 50% xuống còn 30% giá trị hợp đồng. Vì đây là lần đầu tiên 2 công ty chúng ta hợp tác và bên phía công ty chúng tôi cũng cần phải xoay vòng vốn nên chúng tôi đề nghị nhƣ thế. ==> Quý công ty thấy nhƣ thế nào? Trinh: Anh chị cho phép chúng tôi đƣợc thƣơng lƣợng trong ít phút. Trƣớc khi hội ý. Chúng tôi muốn nói thêm một chút về quy trình chế biến ƣớt thƣờng đƣợc áp dụng cho Cà phê Arabica, với phƣơng pháp này phần thịt và vỏ sẽ đƣợc loại bỏ trƣớc khi làm khô hạt. Với phƣơng pháp này sẽ rất tốn kém đảm bảo máy móc chuyên dụng và lƣợng nƣớc lớn, cần quy trình khép kín đảm bảo vệ sinh môi

20

trƣờng. Với phƣơng pháp này giữ đƣợc sự phẩm chất nội tại của hạt cà phê cho ra sản phẩm có màu sắc và chất lƣợng đồng nhất. Phƣớc: Tôi xin phép đƣợc xem bảng mô tả chi tiết quy trình chế biến cà phê của quý công ty. Cảm ơn quý công ty tôi đã xem qua và xác nhận toàn bộ quy trình và chất lƣợng cà phê hoàn toàn chính xác với mô tả của quý công ty. Quốc: Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian cho chúng tôi hội ý. Vì hạt cà phê rất chất lƣợng và cả khâu quy trình chế biến nên giá thành cafe luôn cao hơn so với cách chế biến khác đặt biệt là ở hạt cà phê Arabica.Và cà phê Abrabica không phải lúc nào cũng có vụ mùa nên chúng tôi cần chịu rất nhiều chi phí cho dự trữ, tìm nguồn hàng và kho bãi. Vì vậy chúng tôi không chấp nhận đƣợc giá 40.000 USD/10 tấn. ==> Mong quý công ty xem xét lại. Quỳnh: Quý công ty cho chúng tôi thƣơng lƣợng vài phút. Quỳnh: Cảm ơn quý công ty đã chờ. Tôi xin mời chị Ngô Thị Thu Sang đại diện công ty đƣa ra ý kiến. Sang:Vì giá cao, nên chúng tôi yêu cầu phƣơng thức CFR (ngƣời bán chịu mọi tổn thất vận chuyển thời điểm chuyển giao rủi ro từ ngƣời bán sang ngƣời mua là ngay sau khi hàng đƣợc giao qua lan can tàu tại cảng xuất. Ngƣời bán có nghĩa vụ làm các thủ tục XK). ==> Bên quý công ty thấy nhƣ thế nào? Trinh: Xin quý công ty cho chúng tôi thƣơng lƣợng vài phút. Trinh: Cảm ơn quý công ty đã chờ. Xin mời ông Nguyễn Hoàng Quốc đƣa ra ý kiến. Quốc: Sau khi đã bàn bạc, bên phía công ty chúng tôi đƣa ra 3 phƣơng án nhƣ sau:

21

Phƣơng án 1

Phƣơng án 2

Phƣơng án 3

- Chuyển trƣớc 30% giá

- Chuyển trƣớc 30% giá

- Chuyển trƣớc 50% giá

trị hợp đồng.

trị hợp đồng.

trị hợp đồng.

- Phƣơng thức vận chuyển - Phƣơng thức vận chuyển

- Phƣơng thức vận chuyển

CFR.

FOB.

CFR.

- Giá: 45.000 USD/10 tấn

- Giá: 42.000 USD/10 tấn

- Giá: 42.000 USD/10 tấn

==> Quý công ty thấy nhƣ thế nào? Khánh: Cảm ơn quý công ty đƣa ra những phƣơng án. Quý công ty cho chúng tôi một chút thời gian để hội ý. Khánh: Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian cho chúng tôi hội ý. Xin mời bà Ngô Thị Nhƣ Quỳnh đại diện công ty đƣa ra ý kiến. Quỳnh: Cảm ơn quý công ty đã đƣa ra những phƣơng án. Công ty chúng tôi sau thời gian thảo luận thì chúng tôi quyết định chọn phƣơng án 1. Chúng tôi sẽ chấp nhận giá 45.000 USD và thanh toán 30% tổng giá trị hợp đồng, phƣơng thức vận chuyển là CFA. Nhƣng bên phía công ty phải đảm bảo cho công ty chúng tôi về chất lƣợng hạt cà phê và giá nhƣ đã cam kết trong họp đồng. Sau khi hàng cập bến Cảng Hamburg ở lần giao hàng thứ 1 ngày 31/12/2019, sau khi nhận hàng tại Cảng lần thứ 1 thì chúng tôi sẽ thanh toán toàn bộ số tiền còn lại ? Anh chị có đồng ý không? Quốc: Xin quý công ty cho chúng tôi thƣơng lƣợng vài phút. Quốc: Cảm ơn quý công ty đã chờ. Chúng tôi chấp nhận hợp đồng. Quốc: Cảm ơn quý công ty, xin phép quý công ty cho tôi ít phút để soạn thảo bản hợp đồng và tiến hành ký kết Hiên: Soạn thảo hợp đồng Soạn thảo hợp đồng và kí tên Quốc: Mời đi dùng bữa cơm trƣa 22

2.2.3.2 Biên bản hợp đồng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------o0o----------HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ Số 12052 /2019/HĐMB - Căn cứ Bộ Luật Dân sự được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005; - Căn cứ Luật thương mại 2005 - Căn cứ vào đơn đặt hàng, và sự thực thiện thỏa thuận của bên Hôm nay, ngày 3 tháng 12 năm 2019, tại Văn phòng công ty TNHH Cà phê Triều Nguyên Chúng tôi gồm có: BÊN MUA: CÔNG TY TCHIBO Địa chỉ: 351-12 Hamburg, Đức Điện thoại: +49(0)40-6387-0 Đại diện bởi: Ông Ngô Gia Khánh Chức vụ: Tổng Giám đốc Công ty Mã số thuế: 01001485128 Tài khoản số: 0232598217600 Ngân hàng: CommerxBank Sau đây gọi tắt là Bên A BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH CÀ PHÊ TRIỀU NGUYÊN

23

Địa chỉ: Số 527 đƣờng Lý Thái Tổ, Xã Đạm Bri, Thành phố Bảo Lộc, Lâm Đồng Điện thoại: 0633 600 600 Đại diện bởi: Ông Nguyễn Hoàng Quốc Chức vụ: Tổng Giám đốc Công ty. Mã số thuế: 5801317791 Tài khoản số: 0281000588916

Tại ngân hàng: VietcomBank chi nhánh Lâm

Đồng Sau đây gọi tắt là Bên B Hai bên A và B thống nhất thoả thuận nội dung Hợp đồng như sau: ĐIỀU 1: ĐỐI TƢỢNG VÀ GIÁ CẢ Đơn vị tính: 1 USD

ST T

Tên hàng hoá

Đơn

Đơn

Số

vị

lƣợng

giá/ký (USD)

1

Cà phê Arabica

2

Cộng tiền hàng

Tấn

10

4.2

Thành tiền (USD) 45000 Bằng chữ: Bốn mƣơi lăm nghìn đô

-Thành phần: cà phê nguyên chất 100%. -Kích thƣớc hạt: sàn 18, hạt nát dƣới 3%. -Hàm lƣợng caffein