Cours de Communication Professionnelle PDF [PDF]

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LA COMMUNICATION PROFESSIONNELLE (ORGANISATIONNELLE)

OBJECTIF GENERAL DU MODULE A l’issue de ce module, le stagiaire doit être capable d’appliquer les techniques de communication organisationnelle dans le milieu professionnel.

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INTRODUCTION : De nouvelles formes d’organisations sont nées dans notre société avec l’évolution de la technologie qui accompagne le développement de cette société dans divers domaines. Ces organisations viennent accompagner les activités de la société qui répondent aux attentes et désirs de ses individus dans le but de leur offrir une vie stable et pleine de tranquillité. Donc les organisations ne peuvent activer et entretenir des relations avec les groupes de personnes que par le moyen de communication qui vise plusieurs secteurs de l’environnement immédiat de la personne qui sont l’économie, l’enseignement, sociale, santé, sports et sciences. Elle a un caractère administratif et sociale qui motive l’individu à être positif et rentable dans la société, elle donne aux travailleurs une assurance totale et un réconfort morale qui leur permet d’atteinte leur objectif et celui de l’organisation en partant du principe «communication efficace = réussite » «communication inefficace = échec ». La communication se fait aussi à travers les réunions hebdomadaires ou mensuels ou quotidiennes présidées par le chef ou l’autorité à travers laquelle les invités échangent ou communiquent oralement les problèmes et solutions des points inscrits à l’ordre du jour. Les réunions, congrès, commissions, meeting sont des formes officielles de communication orale. Nous aborderons dans ce module de la Communication Professionnelle (Organisationnelle) deux (02) leçons : La première leçon (01) : Les notions principales de la communication organisationnelle. Le deuxième cours (02) : La conduite des réunions. TAG0720/ CYCLEI

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LA LEÇON N° 01 : LES NOTIONS PRINCIPALES DE LA COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE.

OBJECTIFS DE LA LEÇON N° 01 : A la fin du cours, le stagiaire doit être capable de : - Définir la communication et déterminer ses éléments. - Définir la communication organisationnelle, son but et ses types. - Enumérer les moyens de communication organisationnelle. - Cerner les obstacles de la communication organisationnelle. PLAN DE LEÇON N° 01 : INTRODUCTION I- DEFINITION DE LA COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE 1- Définition de la communication 2- Définition de la communication organisationnelle II- LES ELEMENTS DE L’ORGANISATION III- IMPORTANCE ET OBJECTIF DE LA COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE 1- L’importance de la communication organisationnelle. 2- L’objectif de la communication organisationnelle. IV- FONCTIONS DE LA COMMUNICATION DANS L’ADMINISTRATION V- LES TYPES DE COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE 1- La communication formelle 2- La communication informelle

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VI- LES MOYEN DE COMMUINCATION VII- LES RESEAUX DE COMMUNICATION 1- Réseau de communication centralisée. 2- Réseau de communication décentralisé. VIII- LES OBSTACLES DE LA COMMUNICATION IX- LES ATTRIBUTS DE LA COMMUNICATION EFFICACE DANS L’ORGANISATION

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INTRODUCTION : La communication organisationnelle fait partie intégrante de la gestion des administrations et un cœur battant dans la vie des sociétés. L’organisation ne peut pas atteindre ses objectifs sans avoir un réseau de communication administratif propre à elle à travers lequel les informations s’écoulent entre les employés qu’ils soient des responsables ou des subordonnés ou des clients au sein ou en dehors l’organisation . I- DEFINITION DE LA COMMUNICATION : 1- Définition de la communication : Le mot « communication » vient du mot latin «communis » qui signifie la chose commune et qui est dérivé du verbe «communiquer» qui signifie à son tour « mettre en commun » et « faire part de, partager… ». 1.1- Définition linguistique: la communication c’est mettre en commun deux choses ou deux personnes ou trouver une relation qui interconnecte entre deux parties d’une part, d’autre part la communication est l’action de communiquer, d’établir une relation avec autrui et de transmettre un message à quelqu'un. La communication est un ensemble de processus par lesquels s’effectuent des échanges d’information et de signification entre les personnes, ces significations constituent « les messages ». La communication est le passage obligé pour entrer en relation avec autrui. 1.2- La définition terminologique: En utilise souvent le mot « communication » comme un acte ou un concept qui est considéré aujourd’hui parmi les notions les plus simples et complexes en même temps, simple parce que c’est un acte ou un processus biologique et social volontaire ou spontané et TAG0720/ CYCLEI

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complexe parce que avec son utilisation et application il est devenu un grand domaine d’interventions entres les disciplines scientifiques. Les scientifiques et les chercheurs ont abordés la notion de communication sous plusieurs angles, chacun dans son domaine d’études. 1.3- Définition de la communication selon les psychologues et les administrateurs : La communication est un moyen d’influence sur le comportement et l’apprentissage. D’après eux la communication est le comportement verbal et écrit à travers lequel les parties affectent les autres. Pour d’autres chercheurs, la communication c’est l’utilisation des mots et des gestes et d’autres codes pour transmettre les informations 1.4- Définition de la communication selon les scientifiques de systèmes d’information: Pour eux, la chose concernées par la communication c’est bien les informations (du point de vue mathématique, statistique et géométrique) où elles sont transmises et reçues à travers des signaux électriques, et elles sont stockées selon un système spécifique pour la documentation. Donc la communication un processus de réception, d’encodage, de stockage, d’analyse, de récupération, d’exposition et d’envoie des informations. AlBERT HENRY » a considéré la communication comme transfert d’un sens d’une personne à une autre par le biais de codes, signes et de système linguistique implicite. La communication est l’échange d’informations et d’idées entre deux personnes ou plus. Les composants essentiels de cette définition est : un échange, entre deux personnes ou plus.

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Il est clair que la communication est un processus dynamique bidirectionnel : transmission et réception. Quand l’individu parle à lui-même ce n’est pas une communication car cette opération ne se réalise pas d’une seule direction mais elle est partagée entre deux personnes. 2- Définition de la communication organisationnelle: La 1ère Définition: La communication organisationnelle englobe toutes les activités et les actes qui mènent à établir une relation entre les individus et qui visent à réaliser un projet uni et des objectifs communs. La communication organisationnelle permet de connaître les individus et leurs missions au sein d’une organisation selon une structure organisationnelle déterminée par les pouvoirs et les responsabilités et de répartir le travail et les relations fonctionnelles. La 2ème Définition: La communication organisationnelle est un processus par lequel l’information s’écoule « passe » de toute nature et de tout membre de la structure organisationnelle (institutionentreprise) à un autre membre afin de stimuler le changement, c’est un outil principal pour influencer les acteurs et changer leurs comportements. La 3ème Définition: La communication organisationnelle est un processus de circulation des données et des informations sous forme de réalités entre les différentes unités de l’organisation dans toutes les directions (Communication descendante, ascendante et transversale).

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II- LES ELEMENTS DE LA COMMUNICATION: Toute communication repose sur un échange d’informations et de signaux entre un émetteur et un récepteur et, pour que ces informations puissent être véhiculées, il faut les transformer selon un mécanisme d’encodage et les décoder lors de leur réception. 1- Emetteur ou destinateur: L’émetteur est le sujet, il faut être un homme, un objet, une cellule, un groupe, une institution…. C’est de lui que part le message ou l’information. 2- Message : Le message représente l’information elle même, son contenu ce doit « aller » de l’émetteur au récepteur. Le message, c’est ce qui donne sens à la communication. 3- Récepteur ou destinataire: Le récepteur est le sujet qui reçoit le message ou l’information comme l’émetteur, il peut être représenté par n’importe quel sujet. 4- Canal : Le canal représente « la voie » le système physique par lequel le message ou l’information est transmise de l’émetteur au récepteur. - Le canal verbal: où on utilise le langage verbal, que ce soit oralement ou par écrit. - Le canal graphique: où on utilise des affiches sur le mur ou des panneaux publicitaires…etc. - Le canal écrit: on utilise une langue écrite pour transmettre des signes et des symboles « journaux, magazines, livres, publications… » - Le canal cinétique: où on utilise les "gestes, signes…" et la langue physiologique ainsi que le langage émotionnel comme «regards, sourire,… ». 5- Feed-back : Le feed-back représente l’information en retour il est le message qu’émet le récepteur à l’intention de l’émetteur en réponse au message de ce dernier.

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Le feed-back c’est l’écho que rend le récepteur à l’émetteur.

Emetteur

Message

Récepteur

Canal Utilisée Feed Back

Schéma de communication III- IMPORTANCE ET OBJECTIF DE LA COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE : 1- Importance de la communication organisationnelle : L’importance de la communication organisationnelle se résume comme suit : - Atteindre la cohésion entre les faits et les gestes car sans la communication entre les individus au sein du groupe, l’organisation n’atteint pas ses objectifs tracés au détriment des intérêts personnels. - Aide à échanger les informations pour atteindre les objectifs de l’organisation et à orienter les individus dans leurs missions et leur définit les obligations demandées et les résultats attendus. - Elle est d’une grande importance dans la prise de décision où les individus ont besoins des informations pour qu’ils puissent définir les problèmes rencontrés et les solutions envisagées. - Aide les individus à exprimer leurs émotions et sentir leurs proches. - Participe dans toutes les activités de l’organisation stages, évaluation de rendement etc.… TAG0720/ CYCLEI

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2- L’objectif de la communication organisationnelle : La communication est une opération dynamique très importante qui vise à atteindre et créer un mécanisme fonctionnel commun entre ses membres à travers : - Donner à chaque membre de l’organisation les informations nécessaires pour accomplir à bien ses tâches. - Satisfaire et absorber les attentes des travailleurs de l’organisation qui désirent connaître le but et l’objectif de leur travail à travers les informations reçues qui leur permettent d’exprimer leurs positions et soucis. - Mettre en place une coordination entre les différentes réclamations et opérations menées par l’organisation avec ses différentes divisions. Sans cette coordination l’organisation devient un groupe de travailleurs qui activent à leur compte. - Aide les responsables dans l’organisation à prendre en considération les difficultés rencontrées dans divers activités et opérations d’une part et les solutions et initiatives données par les travailleurs d’autre part. - Prendre une décision a un rôle important, car les travailleurs ont besoin d’informations pour cerner les problèmes et trouver des solutions et évaluer les résultats de la prise de décision. - Minimiser le rôle négatif joué par la rumeur au milieu publique; - Faire connaitre aux membres de l’organisation les domaines et les objectifs de l’organisation à atteindre. - Circulation des informations entre les responsables et subordonnés. - La cohésion entre les différents efforts consentis par les membres ou celles effectuées par les services administratifs. - Connaitre les problèmes du travail et faire de sorte à les confronter et les trouver des solutions.

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- Transmettre les avis des membres du groupe et les réactions vis-àvis des ordres établis par la hiérarchie. - Former une bonne image de l’activité de l’organisation. - Orienter les travailleur, les conseiller, les encourager. - Définir les paramètres et les indicateurs de la performance. - Prendre les décisions administratives efficaces. - Faire connaitre aux membres du groupe vu l’équipe de travail les activités de quelques membres pour être un exemple. - Transmettre les instructions de responsables aux subordonnés. - Coordonner entre les différentes activités dans l’organisation et surtout celles présentées par les travailleurs ou celles faites par les différents services administratifs. - Faire aboutir les informations aux responsables qui les aideront à prendre les décisions. IV- LES FONCTIONS DE LA COMMUNICATION DANS L’ADMINISTRATION : Les chercheurs « William Scott » et « thurnes Mitchell » on définit les fonctions principales de la communication au sein de l’organisation parmi ces fonctions il existe quatre qui sont : 1- L’aspect émotionnel : Les réseaux de communication sont constitués de groupes d’individus qui font transmettre parmi eux les besoins et les aspects émotionnels à travers la communication que soit formelle ou informelle. Ce contact crée une certaine confiance entre ces membres et les laissent partager une patient dans le travail ainsi qu’avec l’administration ce qui les aident à comprendre les problèmes rencontrées et les solutions à trouver. 2- La stimulation : La communication aide à motiver et évaluer le rendement des travailleurs dans l’organisation, le commandement par exemple est un moyen qui permet aux responsables d’encourager les travailleurs à fournir plus d’efforts par le canal des ordres, des récompenses, de TAG0720/ CYCLEI

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l’évaluation du rendement et la définition des fonctions et missions, le perfectionnement et stages dans les techniques de communication. 3- Les informations: La communication joue un rôle très important dans la transmission de l’information dans le cadre de la prise de décisions avec une orientation technique axée sur le traitement de l’information et les moyens d’améliorer les canaux de communication. 4- Le contrôle: Le canal de communication des différentes activités au sein de l’organisation et les prises de décisions et le rendement des travailleurs par le biais de la communication officielle et la transmission des résultats par le biais du canal de communication officiel qui est un moyen organisationnel important dans le contrôle au sein de l’organisation. V- LES TYPES DE COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE : La communication se fait suivant l’organigramme défini pour l’autorité selon le partage des responsabilités et les relations fonctionnelles au sein de l’organisation. Il existe deux (02) types de communication, formelle et informelle. 1- La communication formelle: C’est l’ensemble des communications officielles faites entre les responsables et les subordonnés à travers un canal tracé par l’autorité au sein de l’organisation suivant ses instructions et ses recommandations. Dans la communication formelle, les travailleurs soumettent leurs problèmes sous forme de rapport transmis à leur hiérarchie.

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La communication au sein de l’organisation se faite à travers les recommandations et décisions écrites et aussi avec d’autres organisations externes ou personnes. La communication formelle a trois (03) formes : La communication ascendante, descendante, horizontale 1.1- La communication descendante: Exemple: « Journal d’entreprise, réunions, notes de service, intranet,... » C’est le courant d’information allant du haut vers le bas de la hiérarchie qui accompagne le plus souvent les ordres, les directives.., ou des renseignements sur le marché de l’entreprise. La communication descendante est une communication explicative, qui instruit des règles telles que celles de la discipline, la sécurité et l’hygiène, annonce des événements tels que réunion et enregistre des faits professionnels. La communication descendante est normative, elle cherche à faire partager des valeurs et à diffuser l’esprit de l’entreprise. 1.2- La communication ascendante: Exemple : « Sondages ou enquête interne, boîte à idées… » : C’est le courant d’information allant de bas en haut de la hiérarchie et apportant aux responsables des indications sur le fonctionnement de l’organisation et sur les problèmes humains de leurs collaborateurs. L’information ascendante permet aux employés d’exprimer leurs attentes, leurs réactions et leurs besoins, et ceci pour une amélioration des conditions collectives de travail et de vie du personnel.

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Pour cela, il est nécessaire d’entrainer et d’inciter tout le personnel et surtout les agents d’encadrement à accueillir l’information, la procurer, la comprendre et enfin la transmettre aux échelons supérieurs. Aux cours de la transmission ou de la réception du message de l’émetteur initial jusqu’au destinataire final, l’information ascendante est exposée à des déformations puisqu’elle passe par des filtres, ceux des cadres ou des agents de maîtrise. Donc plus le nombre d’intermédiaire est élevé plus ces risques sont grands. 1.3- La communication horizontale : C’est la transmission et réception d’informations entre les administrations, les départements et les individus se trouvant au sein de la même organisation. Ce moyen de communication aide à avoir l’information accaparée par l’autorité. Cette forme représente une communication inter- ou intradépartementale correspondant à un même palier hiérarchique. Elle est importante car elle permet de transmettre des informations visant à résoudre des problèmes communs. Pour illustrer, il serait possible de prendre l’exemple de deux (02) supérieurs communiquant ensemble sur les objectifs de vente à atteindre. La communication horizontale est plus présente auprès des non-gestionnaires. Par contre, cette communication est la moins utilisée au sein d'une organisation. 2- La communication informelle: Elle s’effectue avec des moyens non officiels non établit et reconnu par l’organisation, elle est née du résultat de relation personnelle et sociale, entre les travailleurs au sein de l’organisation.

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Elle peut être interne ou externe, comme elle est indépendante de l’autorité et de la fonction. Elle se caractérise par : - Circulation facile dans l’organisation. - Facilité et rapidité de circulation et transmission d’informations entre un nombre important de travailleurs. - Elle se base sur les moyens oraux dans la communication. IV- LES MOYENS DE COMMUNICATION : La vie de l’entreprise est marquée par les échanges quotidiens d’information mettant en présence des groupes de personnes et même des individus isolés. Les systèmes mis à la disposition sont d’apparition récente mais leur avenir est prometteur. Ces systèmes de communication sont en effet, sources pour que les entreprises fassent une utilisation à la fois large et rationnelle sans instruction, ni gaspillage des moyens ainsi mis à leur disposition. a- Le téléphone: C’est un moyen qui permet de transmettre des appels par l’intermédiaire de lignes téléphoniques et d’échanger des informations entre les personnes physiques distantes. b- Le télex: Permet aussi aux personnes qui sont abonnés aux services dactylographie de réduire par télégraphie des documents écrits. c- Le télétex: Service de l’administration des télécommunications permettant la transmission numérique des textes. d- Le fax: C’est un appareil qui assure la transmission immédiate d’un document à distance, cette transmission s’effectue par le réseau téléphonique. e- Les réunions: Sont un rassemblement de plusieurs personnes qui étudient, discutent et prennent des décisions par rapport à un ou des sujets spécifiques. Il faut qu’une réunion soit programmée à une heure dans un lieu précis. TAG0720/ CYCLEI

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La réunion a pour rôle de planifier, d’évaluer les activités d’une entreprise et d’analyser un problème ou une étude des informations ou les débats pour résoudre des problèmes.  Réunion de face à face : Ce genre de réunions est planifié de façon régulière ; c’est –à-dire une fois par semaine, une fois par mois ou selon les besoins. On y traite du sujet courant, il est possible d’y prendre des décisions qui sont liées au fonctionnement moral de l’entreprise. Un avis de convocation, un ordre du jour et un procès-verbal de la rencontre précédente sont remis aux personnes convoquées au début de la rencontre, l’ordre du jour doit être adopté par les membres. La rencontre ne peut avoir lieu sans la présence de la majorité des membres des participants.  Les réunions générales : Ces réunions se tiennent habituellement une fois par année ; un avis de convocation, un ordre du jour et le procès-verbal de la dernière rencontre générale sont présents pour l’étude.  es réunions d’un comité : Ces réunions sont prévues quand une question urgente exige une prise de décision importante, qui ne peut attendre la tenue d’une rencontre régulière. Un comité regroupe des personnes habituellement nommées par l’assemblé, il a pour rôle d’étudier des questions ou des projets précis, pour ensuite présenter des recommandations.  Les réunions à distance : Les réunions par téléphone : La réunion par téléphone est un service qui permet à des personnes géographiquement éloignées de se réunir à partir de leurs postes téléphoniques. TAG0720/ CYCLEI

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Les réunions par vision conférence : La Visio conférence permet à deux (02) groupes de six (06) personnes maximums, situées en des endroits différents de dialoguer dans des studios spécialement équipés de se voir, de monter des documents ou des objets, d’échanger des graphismes. Les participants à une Visio conférence dialoguent « en direct » par la parole et par l’image. Les réunions par l’audio conférence: L’audio conférence permet à plusieurs groupes de six (06) personnes maximums (2 à 4 groupes) situés en des endroits différents, dans des studios spécialement équipés, de tenir une réunion à distance (le dialogue est éventuellement un échange de parole, de schémas). Net meeting: Nous permet de communiquer avec d’autres utilisateurs sur Internet local ; avec Net meeting nous pouvons : Parler à d’autres utilisateurs ; Utiliser la vidéo pour voir et être vu ; Partager des programmes et des documents ; Autoriser le contrôle des programmes et les partager avec d’autres utilisateurs et leur envoyer des fichiers ; - Entrer des informations personnelles que Net meeting utilisera. -

Remarque : Nous devons indiquer notre nom et prénom et adresse de messagerie : -

Nom……………………………………………. Prénom…………………………………………. Adresse de messagerie…………………………... Emplacement……………………………………. Commentaires……………………………………..

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Les nouveaux moyens de la communication: a- Internet : C’est un outil de communication universelle ; c’est un gigantesque réseau informatique qui offre de nombreux services dans le monde entier d’activités qui peuvent être menées «en ligne » L’Internet est à la fois un canal d’information, un lieu d’échange et un circuit de distribution. Pour accéder au réseau Internet, l’utilisateur doit bien sûr posséder un micro-ordinateur et un modem. -

Envoyer un courrier électronique ; Discuter en ligne ; Participer à des forums de discussion ; Retrouver une information ou quelqu’un ; Télécharger des données.

Le réseau Internet contient une foule d’information en toute forme. Il est parfois difficile de dénicher celle que l’on recherche au moment opportun. C’est pourquoi certains sites possèdent un outil permettant de lancer une recherche par un mot ou une expression recensée par ce système et de retrouver ainsi l’information désirée par l’utilisateur. b- Intranet : C’est un réseau privé d’entreprise ; il permet le transfert et l’échange des notes de services et des bases de données documentaires, la diffusion de communiqué, des forums de discussion au sein de l’entreprise, sous forme de courrier qui sert à envoyer et recevoir toutes sortes de documents de la correspondance personnelle. Les messages peuvent être transmis d’un ordinateur à un autre au moyen de lignes téléphoniques.

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VI- LES RESEAUX DE COMMUNICATION : La communication au sein de l’organisation joue un rôle très important, elle permet aux membres d’établir une relation entre eux quel que soit leur appartenance culturelle ou religieuse, ce réseau est tissé dans plusieurs direction afin de créer une dynamique et cadence dans l’accomplissement de chaque membre de l’organisation. Il existe cinq (05) types de réseaux qui sont : réseau de communication centralisé, décentralisé, un réseau contient un intermédiaire adjoint au président, réseau complet croisé, cercle. Ces types de réseaux de communication sont définis dans la communication centralisée et décentralisée. 1- Les réseaux de communication centralisés : 1.1- Réseau de communication centralisé : Le responsable en haut de la hiérarchie de l’organisation communique directement avec ses subordonnés sans intermédiaire à travers les ordres et instructions. Les subordonnés peuvent aussi communiquer avec leurs chefs sans aucun problème ou obstacle. Ce type de communication est répandu dans les petites organisations ou unités au sein des grandes organisations elle prend la forme suivante :

A

B

C

D

‫و‬ RESEAU DE COMMUNICATION DIRECT ‫تو‬ ‫ج‬ ‫د‬ TAG0720/ CYCLEI COMMUNICATION PROFESSIONNELLE «PROPRIETE CNEPD» ‫خ‬

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1.2- Réseau de communication indirect : Le responsable en haut de la hiérarchie communique avec ses subordonnés par le biais d’intermédiaire, suivant le schéma suivant :

A B

C

D

E

RESEAU DE COMMUNICATION INDIRECTE 1.3- Un réseau de communication à un intermédiaire adjoint au président : Il comprend un intermédiaire adjoint au président ou son assistant sans qu’il joigne de pouvoir du président comme le secrétaire particulier. Le président (A) à un assistant ou adjoint qui communique directement avec (B) et les subordonnes (C, D, E) communiquent avec l’assistant du président, comme définit dans le schéma cidessous :

A

B C

E D

RESEAU DE COMMUNICATION COMPRENANT UN INTERMEDIAIRE ADJOINT AU PRESIDENT TAG0720/ CYCLEI

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2- Réseau de communication décentralisée : 2.1- Réseau de communication complet croisé (étoile) : Le responsable communique avec les autres responsables et subordonnés qui peuvent de leur côté communiquer avec le responsable et les autres responsables. Dans ce type de réseau, la communication se fait dans toutes les directions de façon directe entre les subordonnés (B, C, D, E) et le responsable (A) directement ou indirectement à travers les responsables directs (C, D) aux subordonnés (D, E) ou entre tous les membres du groupe quel que soit leur responsabilité.

A

B

C

E

D

RESEAU DE COMMUNICATION «ETOILE » 2.2- Réseau de communication cercle : Dans ce réseau, chaque membre du groupe peut communiquer avec deux (02) personnes sans passer par une troisième personne afin de transmettre son message, on appelle ce genre de réseau « le cercle » ou la lettre « O ».

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Si le groupe est composé de cinq (05) personnes, le membre (04) peut communiquer avec (5,3) et le membre (3) peut communiquer avec (1,2) comme définit dans le schéma suivant :

2

1

4 5

3 ‫د‬

RESEAU DE COMMUNICATION CERCLE

VII- LES OBSTACLES DE LA COMMUNICATION : Si nous supposons par principe qu’il y a un émetteur, un récepteur, un canal de communication et un message, il apparaît que ces quatre (04) facteurs de la communication doivent être d’abord analysés séparément si l’on veut ultérieurement situer : Où et comment se produisent les obstacles, échecs et distorsions ? 1- Variables en rapport avec l’émetteur : 1.1- Le cadre de référence de l’émetteur : Est le système des opinions, des idées, du savoir, et aussi celui des normes et des valeurs par rapport auquel s’organise et prend un sens ce qu’il a à dire. Ce cadre de référence est autre chose que la langue utilisée ; il est ce qui sert d’arrière-plan permanent à ce qui sera exprimé, l’ensemble de significations auquel renverra son message. 1.2- Les attitudes de l’émetteur envers le destinataire du message et à l’égard de la situation de communication avec lui : Nous distinguerons :

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a- Les attitudes envers autrui en général : Ce groupe d’attitudes tient au caractère, à l’expérience de la vie, au degré de socialisation et de normalité de la personnalité, à l’humeur. Le style général de l’émetteur dans ses communications, exprime ses attitudes, tel est avare de paroles, sibyllin, prophétique, et méprisant, tel autre est pointilleux, tel encore est prolixe, chaleureux mais s’en tient à des idées vagues, etc. c- Les attitudes envers le destinataire comme individu : La représentation d’autrui en général se différencie, se combine ou entre en conflit, avec l’image que l’émetteur se fait du destinataire. Ici, entrent en jeu les sentiments (sympathie-antipathie, par exemple) aussi bien déjà formés lorsqu’il s’agit d’un récepteur connu et familier, ou immédiats et intuitifs lorsqu’il s’agit d’un destinataire nouveau. L’idée que l’émetteur se fait de l’autre à d’autres sources que ces sentiments : les stéréo types, les préjugés, la connaissance des opinions de l’autre, l’idée que l’émetteur se fait de l’opinion de l’autre à son égard et l’idée qu’il se fait à l’avance de ce que le récepteur fera de son message …façonnent les attitudes actuelles dans l’instance de communication. c- Les rôles et rapports de rôle à rôle avec le récepteur : De nombreux déterminants sont à différencier : - L’influence des règles qui régissent les communications dans le milieu social, considère, ce qui se fait ou ne se fait pas, ce qui se dit ou non, ce qui est convenable ou mal vu, le « personnage social » influence ici la spontanéité ou l’emprisonne dans un corset d’obligations, déterminant largement la forme et le contenu du message. - L’influence du statut social de l’émetteur dans ses rapports avec le statut social du récepteur la « distance sociale » telle qu’elle est précisée par les normes explicites du groupe d’appartenance façonne les attitudes et la manière de tenir son rôle. L’exemple des formules de communication verbale ou écrite dans les rapports hiérarchiques entre individus illustre ce point.

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- La représentation de son propre rôle en tant qu’émetteur ou qu’initiateur de la communication. Rôle que l’on veut jouer et qui ne sera peut-être pas celui que l’on jouera effectivement. L’émetteur lui-même peut vouloir jouer un rôle particulier en se préparant à cette communication , de même d’ailleurs qu’il peut s’apercevoir ultérieurement, en communiquant, qu’autrui joue un rôle qu’il n’avait pas prévu, ce qui transformera des attitudes dans l’instant même. (La dynamique des rôles). - L’influence de la situation globale actuelle dans laquelle s’inscrit la communication. En dehors du milieu social ou groupal qui, apporte son lot de déterminants, il faut considérer le contexte historique éventuel. - La représentation du but de la communication. En relation étroite d’une part avec le rôle que l’on veut jouer et d’autre part avec les motivations plus ou moins conscientes et rationalisées mais toujours déterminantes, la représentation du but a une influence qui peut devenir prépondérante.  Image ou idée de l’effet à produire ou du résultat de la communication : ainsi la manière de communiquer et le contenu seront différents.  Détermination du langage à utiliser, ou du « code » du message.  Choix du canal, c’est-à-dire du moyen de communication, à quoi peuvent s’ajouter le choix du moment et du lieu. 2- Variables en rapport avec le récepteur : Le récepteur a lui aussi, un cadre a priori de référence et de valeurs, un système de connotations, un répertoire avec lesquels et par rapport auxquels il va « entendre » (ou ne pas entendre) ce qui lui est transmis, et en fonction desquels s’opèreront les distorsions à son niveau. Il en est de même des attitudes et de la dynamique des rôles, de l’influence de la situation et de la représentation du but de la communication reçue. TAG0720/ CYCLEI

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2.1- L’état de préparation du récepteur : On entend par là l’ensemble des dispositions a priori du récepteur et les attitudes déterminées automatiquement en lui, par la perspective de recevoir une communication de telle personne. a- Influence des informations préalables, des consignes reçues, de l’expérience acquise dans ce genre de communication ou des idées que le récepteur s’en fait à l’avance. b- Influence de la personnalité de l’émetteur, des opinions que l’on sait être les siennes, du crédit que l’on peut accorder à ce qu’il va dire. C’est ainsi, par exemple, que la perspective de communiquer avec une personne d’opinion contraire produit automatiquement une attention plus vigilante, une fragmentation plus rigoureuse des éléments du message reçu, une tendance marquée chez le récepteur, à sélectionner ce qui correspond à ses propres opinions et ce qui est contraire, en « laissant tomber » l’entre-deux. c- Influence de ce que le récepteur compte faire de l’information reçue. - Le décodage du message c’est-à-dire la compréhension du contenu du message grâce à la « grille de déchiffrage », à la connaissance du code , mais aussi à l’effort d’intellection ou d’intelligence dans lequel interviennent d’ailleurs, les qualités intrinsèques de ce qui est transmis. - La réaction à l’émetteur et à l’émission dans la face à face, pour peu que l’émetteur soit vigilant et intelligent, les réactions observables du récepteur permettent l’ajustement de la communication. 3- Variables en rapport avec le message : Les qualités (et défauts) intrinsèques du message interviennent, de toute évidence, dans le « passage » ou le « blocage » de la communication. TAG0720/ CYCLEI

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3.1- Le code :Nous avons l’habitude de réserver le mot code pour la transmission secrète, ou, comme on dit « chiffrée » mais, en fait, toute langue constitue également un code aussi bien le langage parlé, le langage écrit, le langage fait de signaux transmis au moyen de pavillons ou de postures, le langage des sourds-muets, le télégraphe, le téléphone, la radiotélégraphie, la télévision, etc….le message codifié (qui à proprement parler ne constitue pas en lui-même le message mais son véhicule). 3.2- La forme: Si l’on considère d’abord le point de proprement formel, grammatical ou syntaxique, on constate qu’il y a des énoncés plus difficiles à comprendre que d’autres. La mémorisation du message, la transmission et la compréhension, sont très supérieures lorsque l’émetteur s’en tient à une phase de forme active positive. Exemple : Je ne vous dis pas que le prisonnier ne doit pas être relâché. Nécessite expérimentalement deux (02) fois plus de temps pour être comprise que la forme positive telle : je vous dis de relâcher le prisonnier. La conclusion pratique serait que la mémorisation du message, la transmission et la compréhension, sont très supérieures lorsque l’émetteur s’en tient à une phrase de forme active positive. Au-delà de ces considérations sur la forme dans ses rapports avec l’intelligibilité (ou facilité du décodage) il faut dire que la forme c’est aussi le style de l’émetteur, exprimant d’une certaine manière sa personnalité et ces objectifs. Traverse l’espace, minime dans le cas de deux (02) interlocuteurs qui se parlent face à face, immense dans celui d’une communication envoyée par les satellites jusqu’à ce qu’ils parviennent au récepteur qui dans tous les cas doit le déchiffrer. Quand il s’agit du langage parlé, cette opération est si spontanée qu’elle passe inaperçue ; mais nous n’avons qu’à penser au message oral qui nous serait transmis TAG0720/ CYCLEI

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avec un fort accent étranger ou qui est simplement prononcé d’une façon bizarre…, à l’utilisation de certains mots dans un sens que nous ne connaissons pas…, pour nous apercevoir de sa réalité. Pour que cette communication passe, il faut qu’émetteur et récepteur utilisent un code commun. Ce code, constitue leur langage. On peut étudier le code pour lui-même, dans ses caractéristiques, sa logique interne, sa syntaxe, son lexique. Un même individu peut disposer de codes multiples (langage technique, argot, langue commune, code chiffré ou convenu, etc…). 4- Variables en rapport avec le canal de transmission : Prenons ici un canal au sens strict, comme le moyen de transmission utilisé ; au sens large, en effet, le langage serait aussi canal…, de même le code. La voix et l’air dans le dialogue parlé, l’écriture et le matériau sur lequel le texte est écrit, la voix et le téléphone, la vue et la visibilité dans le cas des signaux optiques, etc…..sont autant de canaux, mais aussi les couleurs et la vision des couleurs dans les signaux optiques…etc. a- Les effets propres du canal utilisé « le style télégraphique » par exemple, représente un ensemble de contraintes qui vont peser sur le codage et le décodage du message. La lettre écrite sur un mauvais papier buvard et d’une écriture illisible a peu de chances de porter un sens pour le destinataire, le style parlé n’est pas le style écrit de même que l’affiche ou le tract ont leurs lois spécifiques, etc….. b- Les pertes d’éléments signifiants la fidélité du canal n’est pas garantie le brouillage, les interférences, les « blancs » les signes indéchiffrables (inaudibles, invisibles, indiscernables…), les délais et retards….sont autant d’autres exemples de difficultés propres au canal utilisé.

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VIII- LES ATTRIBUTS DE LA COMMUNICATION EFFICACE AU SEIN DE L’ORGANISATION : Les éléments les plus importants de la communication efficace sont les suivantes : - La ligne de communication formelle doit être déterminée et claire pour tous les membres de l’organisation. - La communication du leader doit passer par tous les centres de pouvoir. - Les personnes occupant les postes de responsabilité doivent être compétentes. - Le canal de la communication doit être direct et court. - Le leader doit être à l’écoute du subordonné. - Expliquer aux subordonnés les idées afin de les comprendre et discuter. - Le responsable doit définir le but avant de communiquer et voir la réaction du subordonné tout en utilisent les phrases et les mots convenables. - Evaluer les communications du responsable à travers les informations parvenues, ce qui aide le commandement à réviser les lettres ou changer les moyens de communication en choisissant le moyen convenable. Les responsable au sein des organisations établissent plusieurs formes de communication comme la communication avec les services extérieurs, parler au nom de l’organisation et régler les problèmes. La communication personnelle échangée est un moyen par lequel les responsables peuvent réaliser leurs travaux et régler les problèmes qu’ils rencontrent au sein de leur environnement.

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CONCLUSION : La communication est un comportement traduit verbalement ou par écrit à une autre personne dans le but de l’influer. Elle est définie aussi comme un code, stockage, analyse, récupération, exposé, transmission de messages. La communication organisationnelle est un processus de transmission d’informations quel que soit son type ou son membre dans la structure organisationnelle de l’organisation à un autre membre pour changer son comportement dans l’organisation. - Les éléments de la communication sont : -

L’émetteur ; Le récepteur ; Le message ; Le canal ; Le feed-back.

Les éléments de la communication organisationnelle sont : l’aspect émotionnel, la stimulation, les informations et le contrôle. La communication est connue sous deux (02) types : -

La communication formelle. La communication informelle.

La communication organisationnelle se divise en trois (03) genres : -

La communication ascendante ; La communication descendante ; La communication horizontale.

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La communication organisationnelle se divise en moyens directs et indirects : 1- Les moyens directs : -

Les réunions ; Rencontres personnelles ; Communication téléphoniques ; Visites sur le terrain.

2- Les moyens indirects : -

Ecriture ; Communication audio ; Communication visuelle ; Communication audio-visuelle ; Communication électronique.

Il existe deux (02) types de réseaux de communication :  Réseau de communication centralisée :   

Réseau de communication directe. Réseau de communication indirecte. Réseau de communication comprenant un intermédiaire.

 Réseau de communication décentralisée :  Réseau de communication complète (étoile)  Réseau de communication cercle.

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LA LEÇON N° 02: LA CONDUITE DE REUNION OBJECTIFS DE LA LEÇON N° 01 : A la fin du cours, le stagiaire doit être capable de : - Définir la réunion et ses parties ; - Expliquer les phases de la conduite de réunion

PLAN DE LEÇON N° 01 : INTRODUCTION I- DEFINITION DE LA REUNION, SON IMPORTANCE ET SON OBJECTIF 1- Définition 2- L’importance de réunion 3- L’objectif de réunion II- LES PARTIES (MEMBRES) DE REUNION III- LES TYPES DE REUNION IV- LES ETAPES ET LES REGLES DE PREPARATION DE REUNION V-LES REGLES DE LA CONDUITE EFFICACE D’UNE REUNION

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INTRODUCTION : La réunion est un mode de gestion instaurée au sein de l’administration au niveau des organisations qui permet au gestionnaire de regrouper ses assistants et travailleurs autour d’une table afin de débattre des points inscrits à l’ordre du jour qui concernent les problèmes et solutions à trouver pour bien accomplir leur travail et atteindre les objectifs de l’organisation. La réunion est définie comme un moyen de communication très important vu son rôle vital dans la vie de société soit au niveau des individus ou au niveau des organisations, il s’agit notamment de toutes les rencontres entre les individus afin de partager les idées, les avis et les informations. Les réunions de toutes formes et sortes sont considérées comme un moyen efficace à travers lequel les organisations règlent ses problèmes professionnels et obtiennent les informations pour prendre des décisions, projeter les plans et les stratégies et échanger les points de vue avec ses employés ou avec d’autres organismes. Nous allons aborder dans ce cours la conduite de réunion.

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I- DEFINITION DE LA REUNION, SON IMPORTANCE ET SON OBJECTIF : 1- Définition : La réunion a connue plusieurs définitions, nous citerons : La première définition : c’est associer un grand nombre de personnes dans une rencontre pour atteindre un objectif à travers la communication au cours de laquelle les membres discutent et échangent des avis. La deuxième définition: C’est la rencontre d’un groupe de personnes appartenant à une même organisation pour échanger les idées et les informations et débattre des problèmes et trouver des solutions. La troisième définition: C’est l’ensemble de rencontres entre les leaders et les employés au sein de l’organisation pour transmettre des idées, des avis et des informations et trouver des solutions aux problèmes …etc. La quatrième définition: C’est un groupe de personnes (composées de plus de deux (02) personnes et qui peut atteindre la centaine (100) sous la présidence d’un leader) ayant entre eux une relation commune et un but commun et qui abordent un sujet important afin d’obtenir des décisions et des propositions concernant le sujet débattu. La cinquième définition: C’est un moyen de communication orale et formel au cours duquel des personnes se rencontrent périodiquement afin d’échanger des idées, des avis et des informations. Ces réunions se tiennent soit entre les travailleurs de même niveau ou entre le président et ses subordonnés ou entre les représentants de l’organisation et d’autres parties d’extérieur. 2- L’importance de la réunion : Les réunions sont le moyen de communication le plus important au sein de l’organisation, à travers lesquelles on peut réaliser les points suivants : TAG0720/ CYCLEI

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- Elle permet une étude globale des décisions relatives aux sujets importants par la diversification des expériences et discussions et échange d’avis. - Elle donne aux administrateurs participants à la réunion, l’occasion de transmettre leurs avis et leurs orientations aux autres membres de la réunion. - Prise de décisions collectives logiques. - Permettre aux nouveaux fonctionnaires d’acquérir une expérience des anciens fonctionnaires. - Coordonner entre les différents points de vue et les efforts entre les administrations et divisions au sein de l’organisation ou avec d’autres organisations. - Remonter le moral des membres participants en leur permettant de donner leurs avis et idées et participer à la prise de décision. - Donner la chance à l’échange des idées entre les membres et son unité. - C’est un moyen démocratique et respect des autres membres et un grand bénéfice de l’expérience de la force du groupe et sa continuité pour réaliser ses objectifs - Imposer leurs idées personnelles et avis. - Créer des relations sociales nouvelles et fortes entre le groupe. 3- L’objectif de la réunion : Les réunions ont plusieurs objectifs à atteindre tels que : -

Transmettre des informations ; Partager les idées et les avis concernant des sujets précis ; Changer les méthodes de travail ; Discuter quelques politiques ; Préparer des rapports ; Clarifier certaines choses liées au travail ou aux travailleurs ; Soutenir certaines personnes pour leurs idées ou leurs propositions….etc.

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II- LES PARTIES (MEMBRES) DE LA REUNION : Dans une réunion de travail on peut designer trois (03) parties composées de : l’animateur ou le directeur de la réunion, le secrétaire de la réunion et les participants. Chacun de ses membres joue un rôle différent de l’autre et ce afin d’éviter de tomber dans un différend. Elle représente un modèle exemplaire triangulaire comme défini dans ce schéma : L’animateur

LA REUNION

Le secrétaire

Les participants

SCHEMA : LES PARTIES DE LA REUNION 1- L’animateur ou le directeur de la réunion : C’est le président de la réunion qui définit l’objectif de la réunion et la conduite des travaux de la séance. Il décide de la programmation, du règlement, et réaliser les missions. L’animateur de la réunion joue ou à la charge de trois (03) principales fonctions indépendantes et précises. - Fonction de production, - Fonction d’organisation, - Fonction de régulation. TAG0720/ CYCLEI

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1.1- La fonction de production : C’est la conduite de la réunion et la façon de trouver les solutions aux problèmes soulevés afin d’atteindre l’objectif voulu. Les missions de l’animateur est de : - Collecter, organiser et résumer les informations et les idées ; - Clarifier les idées et les informations et résumer les discussions ; - Répartir les missions et les obligations entre les participants en précisant les délais ; - Gérer la réunion de façon à atteindre les objectifs fixés tout en respectant le contenu et la durée de la réunion. 1.2- La fonction de l’organisation : C’est organiser les débats lors de la réunion, l’animateur doit : -

Exposer le sujet à débattre ; Proposer un plan de travail ; Guider le groupe dans la bonne voie ; Clarifier les phrases ambigües pour les participants ; Noter les points essentiels.

1.3- La fonction de régulation : C’est la dynamique de groupe qui elle vise à améliorer les relations entre les individus. Et le rôle de l’animateur consiste à : - Accueillir les participants à la réunion et les mettre à l’aise ; - Veiller à éviter les différends qui peuvent naître entre les participants ce qui influe sur le climat général de la réunion.

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2- Les participants : Ce sont les personnes invitées à assister à la réunion. Ils possèdent des qualités qui leur permettent de donner des idées, des propositions, des décisions et des suggestions aux problèmes soulevés lors de cette réunion. Pour que ces personnes soient invitées à la réunion, ils doivent obéir à des conditions qui sont : -

Faire partie de sujet abordé lors de la réunion ; Avoir une idée sur le sujet débattu ; Avoir le désir et l’intention à participer à la réunion ; Etre prêt à travailler en groupe ; Ne pas imposer leurs opinions sur les autres ; Ne pas être timide devant le groupe.

Et les participants effectuent trois (03) fonctions principales : la participation, l’écoute et l’engagement. 2.1- En fonction de participation : La participation se fait par l’échange d’avis, l’écriture du procèsverbal de réunions, les recommandations et les propositions de solutions aux problèmes. Elle se fait aussi par : - Donner leur avis sur les sujets de la réunion ; - Essayer de poser leurs idées et avis ; - Exclure leurs préoccupations personnelles. 2.2- La fonction d’écoute : Au cours de la réunion, les participants doivent : - Eviter de préparer la réponse et interrompre la parole d’un collègue ; - Eviter de personnaliser la discussion ; - Donner des preuves et des arguments et rapprocher l’idée aux autres. TAG0720/ CYCLEI

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2.3- La fonction d’engagement : Chaque participant à la réunion doit partager la responsabilité avec les autres, pour cela il doit : - Apprécier l’avis des autres participants afin de créer un climat de travail solidaire dans la prise de décisions. - Présenter des suggestions et participer dans toutes les missions à exécuter. - Prendre des positions dans le cas où il y a des divergences dans les idées. Les positions doivent avoir une direction participative et non compétitive. - Eviter les positions de neutralité (neutre). 3- Le secrétaire de réunion : Le secrétaire de réunion a pour missions : - Prépare l’ordre du jour en collaboration avec le président de réunion et envoyer les invitations aux participants ; - S’assurer du quorum atteint des membres invités à la réunion et ne pas perdre de temps à attendre les retardataires ; - Recevoir des excuses d’absences à la réunion et écrire et remettre des rapports sur ce sujet ; - S’assurer que les participants ont reçu la documentation de la réunion ; - Faire un tirage de documents et les remettent aux participants qui n’ont pas reçu des copies ; - S’assurer de la mise en place de la logistique (registre, stylos …etc.) ; - S’assurer que tous les participants ont compris l’ensemble des décisions prises dans la réunion ; - Classer le procès-verbal dans les archives afin de permettre à chaque participant d’avoir une copie ; - S’assurer de l’enchainement des séquences suivant la planification et préparer des rapports en temps opportun. TAG0720/ CYCLEI

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Le secrétaire effectue trois (03) fonctions principales : l’écoute, la synthèse et la rédaction d’un procès-verbal de réunion. 3.1- La fonction de l’écoute : L’écoute est la fonction la plus importante du secrétaire de réunion, où il doit être à l’écoute des interventions des participants et faire un effort mental pour se concentrer. Le secrétaire de réunion doit : - Enregistrer par écrit tous les avis et suggestions des participants ; - Etre attentif à l’écoute des interventions des participants ; - Eviter de jouer le rôle de l’animateur. 3.2- La fonction de synthèse : Le secrétaire doit synthétiser les suggestions et avis des intervenants. 3.3- La fonction de la rédaction d’un procès-verbal : Le secrétaire doit consulter le président ou l’animateur de la réunion avant de rédiger le procès-verbal, ils se mettent d’accord sur tous les points débattus, les propositions, les avis et les recommandations à enregistrer dans ce procès-verbal. Le procès-verbal est le résultat des travaux de la réunion où on enregistre aussi les noms des participants.

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III- LES TYPES DE REUNION : 1- Les principes de classification des réunions : Il existe plusieurs types de réunions selon son importance : 1.1- Selon la durée et le temps : a- Réunions régulière : C’est des réunions officielles qui se tiennent dans la semaine, mois ou année. (Commissions permanente, conseils). b- Réunion périodiques : Elles se tiennent à chaque fois que c’est nécessaire, pour discuter des problèmes ou des sujets urgents et trouver des solutions (les assemblées générales) au niveau des entreprises. 1.2- Selon la forme : a- Réunions officielles (formelles) : La conduite de ce genre de réunions est contrôlée par des lois et des règles spécifiques (la méthode de vote en cours de réunion, le droit de la majorité dans la prise de décision, le nombre de fois où le membre peut intervenir et la durée de chaque intervention). b- Réunions non officielles (informelles) : Elles ne sont pas soumises à des lois ou règlements, elles sont simples sans principes ni règles de discussion ou prise de décision. 1.3- Selon le niveau : a- Réunion à l’échelle mondiale ou internationale : telles que des réunions de la Ligue Arabe et l’Organisation des Nations Unies. b- Réunion à l’échelle d’Etat : telles que le conseil des ministres et d'autres conseils. c- Réunion à l’échelle des organisations : telles que les réunions des conseils d’administrations et les comités de participation.

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2- Classification des réunions au sein des organismes : Les réunions qui se déroulent au sein des organisations ou des administrations sont la plupart du temps des réunions pour transmettre des informations, convaincre (négocier), résoudre des problèmes et de prendre de décisions…. 2.1- Réunion d’information : Permettent aux participants de connaître les décisions et les procédures prises ou d’autres informations demandées par les autres invités pour expliquer les points de l’ordre du jour inscrits. 2.2- Réunion de demande d’information : C’est discuter, échanger les avis sur les points inscrits à l’ordre du jour avant de prendre la décision pour collecter plus d’informations afin de décider d’un projet, démarches, etc… 2.3- Réunion de négociation : Habituellement, l’un des membres pose un sujet pour convaincre les autres tel que : un nouveau plan, un nouveau projet et là la capacité et la compétence du président de la réunion apparaît pour faire réussir la réunion. Ce genre de réunion doit être préétabli. 2.4- Réunion de résolution de problèmes : Ce type de réunion vise à encourager les participants pour obtenir des solutions aux problèmes posés et à fournir plus d’efforts dans ce domaine, l’animateur ne doit pas prendre une solution à l’avance et l’appliquer sans le consentement des participants car la réunion devient une rencontre ou la forme voulu par les présidents de réunion qui a déjà tranché par la prise de décision à lui seul. 2.5- La réunion de décision : Elle se repose sur la recherche des informations utiles où chaque participants donne son avis afin d’établir une base de donnée sur laquelle ils se réfèrent pour décider, l’échange des avis et idées et TAG0720/ CYCLEI

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propositions entre les participants malgré quelques divergences qui peuvent exister entre eux ; aide à prendre une décision collective juste qui les aident dans la réalisation de l’objectif tracé par cette réunion. Ces réunions sont parmi les réunions les plus complexes et généralement toutes les entreprises ou administrations se piègent de ce genre de réunion, car avant de tenir cette rencontre il est demandé de :  Préparation et planification juste ;  Une conduite stricte de la réunion par l’animateur.  La nécessité de comprendre toutes les démarches relatives aux solutions des problèmes et prises de décisions. IV- LES ETAPES ET LES REGLES DE PRÉPARATION DE LA RÉUNION : La préparation à la tenue d’une réunion se fait en trois (03) étapes : - La première étape : préparation de la réunion - La deuxième étape : la tenue de la réunion - La troisième étape : après la réunion 1- La première étape : Préparer la réunion Dans cette étape les invités à la réunion débattent les points inscrits à l’ordre du jour arrêté par le responsable de la réunion qui définit les sujets à débattre dans cette réunion et ne pas sortir du cadre de cette ordre du jour afin de trouver les solutions aux problèmes soulevés : -

Objet de la réunion ; Objectif déclaré et but à atteindre ; Le type de réunion (formelle ou informelle) ; L’heure de début et de fin de réunion ; Nombre de participants, leurs noms et fonctions ; Lieu de la réunion et moyen d’arriver au lieu ; Le nom du président de la réunion et sa fonction et l’autorité qui a ordonné ou tenu de la réunion ;

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Les instructions de la réunion ; Noms des intervenants et leurs fonctions et sujet de leurs intervention ; Le temps d’intervention de chaque intervenant ; Les interdictions et les tabous concernant les thèmes et les actions.

Dans cette étape et afin de la réussir il faut suivre les règles et orientations suivantes :  Respecter l’heure et la tenue de la réunion ;  L’invitation de la réunion doit définir avec précision le lieu et la date de la réunion ;  S’assure que la préparation du lieu de réunion est approprié;  Mettre un registre de signature des participants à la réunion et les invités pour pouvoir signaler les absents. 2- La deuxième étape : La tenue de la réunion C’est l’étape où les invités se réunissent pour discuter les thèmes inscrits à l’ordre du jour. Les invités à cette réunion doivent : • Comprendre l’objectif et leur rôle dans cette réunion ; • La lecture des points inscrits à l’ordre du jour pour le préparer ; • Se présenter au lieu de la réunion à l’heure précise ou s’excuser en désignant une personne imprégnée du sujet ; • Ne pas quitter la salle de réunion sauf pour motif après avoir demandé l’autorisation du président ; • Demander la parole pour donner votre avis d’une manière objective ; • Demander les explications sur des informations non comprises ; • Être à la hauteur de l’écoute et accepter les avis des autres ; • Éviter la position négative par rapport aux sujets de la réunion ou à la réunion.

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Il faut respecter dans cette étape les règles suivantes : Début de la réunion à l’heure fixée ;  Respecter les points inscrits à l’ordre du jour ;  Clôture de la réunion à l’heure fixée ;  Inscrire tout ce qui a été débattu dans la réunion (décision, proposition etc…..) et établir un procès-verbal des réunions. 

Le rapporteur est désigné par le président ou l’animateur de la réunion avant son ouverture où il est chargé de noter tous ce qui a été débattu lors de la réunion sans donner sans avis, il signe avec le président le procès-verbal et le soumet à la signature et accord des participants. Le procès comprend les points suivants : • • • • • • •

Objet, date et lieu de la réunion ; Liste des participants ; Les lettres d’excuses des non participants ; Le nom du président de la réunion ; Ordre du jour ; Résumé de ce qui a été décidé ; La répartition des responsabilités avec nom et procédures opérationnelles ; • Définir la clôture de la réunion et la date de la prochaine réunion. Après l’établissement du procès et la vérification par le président, il est soumis pour signature et diffusion aux participants. 3- La troisième étape : Après la réunion C’est l’étape qui vient après la réunion ou l’étape de suivi pour plusieurs démarches importantes sont effectuées : 3.1- Validation de la réunion : C’est la signature du PV par le président et les assistants et sa diffusion. TAG0720/ CYCLEI

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3.2- Evaluation de la réunion : C’est évaluer le déroulement de la réunion et les problèmes rencontrés au cours de cette rencontre par le président et les participants. Cette évaluation se fait sur une fiche après clôture de la réunion en une minute de temps, elle contient les questions suivantes : a- Est-ce que la réunion a été bénéfique ? oui/non b- Est-ce que vous avez dit tous ce que vous voulez ? oui/non c- Est-ce que vous êtes satisfait sur la manière de la conduite de la réunion ? oui/non d- Est-ce que vous savez ce que vous devez faire suite aux résultats de la réunion ? oui/non e- Est-ce que vous avez d’autres commentaires à faire ? oui/non 3.3- Le suivi de mise en œuvre et les décisions prises : La réussite des travaux de la réunion sont connus pour l’exécution des décisions prises lors de cette rencontre : • L’exécution des missions allouées à chaque participant ; • La transmission des décisions prises aux instances et personnes concernées par l’exécution de ces directives.

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V- LES REGLES DE LA CONDUITE EFFICACE D’UNE RÉUNION : Pour une gestion efficace d’une réunion, il faut que le président ou l’animateur de la réunion possède des qualités d’un bon administrateur et présente aux secrétaires d’administration un guide contenant les normes et orientations à remettre aux directeurs sous l’intitulé «comment tenir ou conduire une réunion efficace». 1- Se préparer à la réunion : 

Se Poser la question: Est ce que cette réunion est importante et nécessaire avant d’inviter les personnes à cette réunion  S’assurer que le lieu est bien préparé, et que la salle de réunion est spacieuse et confortable et la durée de réunion est appropriée et les outils nécessaires (papier, stylos…) sont disponibles.  Préparer les questions et les informations et comment elles doivent être acceptées par les participants. 2- Pendant la tenue de la réunion :      

Ouvrir la séance avec un large sourire et expliquer l’objet de la réunion ; Leur donner toutes les informations relatives à la prise de décisions ; Respecter les points inscrits à l’ordre du jour ; Ne pas dépasser le temps alloué à la réunion ; S’assurer que chaque participant a la possibilité de donner son avis ; Résumer tout ce qu’a été débattu lors de la réunion.

3- Après la réunion : Suivre et contrôler la mise en œuvre des décisions prise dans la réunion ;  Informer les participants des décisions à exécuter. 

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CONCLUSION : La réunion est une rencontre d’un groupe d’individus appartenant à une même organisation pour débattre des idées et des informations afin de prendre des décisions sur un problème rencontré. La réunion regrouper trois (03) parties : l’animateur, le secrétaire (la rapporteur) et les participants. L’animateur de la réunion effectue trois (03) tâches principales : la production, l’organisation et la régulation. Les participants ont trois (03) missions principales : la participation, l’écoute et la régulation. Le secrétaire de réunion a trois (03) missions : l’écoute, la synthèse et la rédaction de procès-verbal de réunion. Les réunions sont définies par types en plusieurs modèles : 

Par rapport à la durée et temps : réunion régulière et périodique.  Par rapport à la forme : réunion formelle et informelle.  Par rapport au niveau : réunion mondiale ou internationale, d’Etat, des organisations. Les réunions tenues au sein des organisations ou administrations sont définies comme :  Des  Des  Des  Des  Des

réunions d’informations à donner aux autres ; réunions de demande d’information ; réunions de négociation ; réunions de résolution de problèmes ; réunions de décisions.

La réunion passe par trois (03) étapes qui sont :  La présentation de la réunion  La tenue de la réunion ;  L’après réunion.

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