Correspondence Excersize [PDF]

Zitiervorschau

CHAPTER 1: LETTER LAYOUT A. BÀI TẬP CÔ HƯƠNG A ANSWER 1. Chúng tôi hy vọng nhận được hồi âm của các ngài trong tương lai gần.  We look forward to receive your respond in the near future  We hope to hear from you in the near future.

2. Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu có câu trả lời sớm.  We would be grateful if having the early reply for an early reply.

3. Cuối cùng, chúng tôi muốn chỉ ra là điều quan trọng là phải giao hàng trước Giáng sinh và hy vọng rằng các ngài sẽ cho chúng tôi sự đảm bảo đó.  Finally, we want would like to point out that the important things is the requirement of delivery before Christmas is essential and hope that you can offer us that will garauntee guarantee for this.

4. Nếu các ngài đồng ý với sự nhượng bộ mà chúng tôi đã yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt 1 đơn hàng lớn.  If you can accept/agree to the concession as we requested/we have asked for, we will place a big/huge substantial order.

5. Cần phải giao hàng nhanh chóng vì chúng tôi có sự luân chuyển hàng nhanh do đó, chúng tôi cần các ngài đảm bảo rằng các ngài lúc nào cũng phải giao hàng đúng hạn.  Prompt delivery would be necessary as we have a rapid turnover. We would therefore need your assurance that you could meet all delivery date.

6. Nếu sản phẩm đó tốt, chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa với các ngài trong tương lai.  If the product is good satisfactory, we will place more and more futher orders with you in the future.

7. Nếu giá niêm yết cạnh tranh và chất lượng đạt tiêu chuẩn, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.  If the quoted price price quoted is competitive and the quality is on up to standard, we will order on a regulally regular basis.

8. Với điều kiện là các ngài đưa ra báo giá ưu đãi và đảm bảo giao hàng trong vòng 4 tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.  Provided you can offer favorable price quotations and guarantee delivery within 4 weeks since receiving the from receipt of orders, we will order on a regular basis/place regular orders with you.

SAMPLE 1. Chúng tôi hy vọng nhận được hồi âm của các ngài trong tương lai gần.  We look forward to receive your respond in the near future  We hope to hear from you in the near future.

2. Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu có câu trả lời sớm.  We would be grateful for an early reply.

3. Cuối cùng, chúng tôi muốn chỉ ra là điều quan trọng là phải giao hàng trước Giáng sinh và hy vọng rằng các ngài sẽ cho chúng tôi sự đảm bảo đó.  Finally, we would like to point out that delivery before Christmas is essential and hope you can offer us that guarantee.

4. Nếu các ngài đồng ý với sự nhượng bộ mà chúng tôi đã yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt 1 đơn hàng lớn.  If you can accept/agree to the concession as we requested/we have asked for, we will place a substantial order.

5. Cần phải giao hàng nhanh chóng vì chúng tôi có sự luân chuyển hàng nhanh do đó, chúng tôi cần các ngài đảm bảo rằng các ngài lúc nào cũng phải giao hàng đúng hạn.  Prompt delivery would be necessary as we have a rapid turnover. in.

6. Nếu sản phẩm đó tốt, chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa với các ngài trong tương lai.  If the product is satisfactory, we will place futher orders with you in the future.

7. Nếu giá niêm yết cạnh tranh và chất lượng đạt tiêu chuẩn, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.  If the price quoted is competitive and the quality is up to standard, we will order on a regular basis. 8. Với điều kiện là các ngài đưa ra báo giá ưu đãi và đảm bảo giao hàng trong vòng 4 tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.  Provided you can offer favorable quotations and guarantee delivery within 4 weeks from receipt of orders, we will order on a regular basis/place regular orders with you.

B. BÀI TẬP COMMERCIAL CORRESPONDENCE Write a letter in blocked letter style with the following details.  Ngày viết: ngày hôm nay  Người gửi: Thang Long Garment Export Co., 264 Minh Khai Street, Hai Ba Trung District, Ha Noi, Viet Nam  Người nhận: J.C. Gilbert Ltd, Columbia House, Aldwych, London WC2, UK  Ký thư là ông Nguyễn Nam, chức vụ Giám đốc Kinh doanh.  Nội dung thư: Được biết về J.C. Gilbert Ltd qua quảng cáo của họ trên tờ “Textile World”, và đề nghị họ gửi các mẫu thiết kế áo len nữ mới nhất.   Tham chiếu: NN/bn  Chủ đề: Mẫu thiết kế áo len nữ

ANSWER Thang Long Garment Export Co.

264 Minh Khai Street Hai Ba Trung District Ha Noi Viet Nam

Ref NN/bn

Date 31 May 2021

J.C. Gilbert Ltd Columbia House Aldwych London WC2 UK

Dear Sirs

Subject: PATTERNS OF LADIES’ WOOLEN SWEATER

We have seen your advertisement on Tixtile World Magazine and would like to see could you please send us your newest/latest patterns of ladies’ woolen sweater.

Yours faithfully (Signed) Nguyễn Nam Sales Manager

C. BÀI TẬP CÔ GIANG Anh/ chị hãy viết thư cho bà J. Hasting, phòng nhân sự, công ty International Computing Servises plc, City Road, London EC3 4HJ, UK với nội dung gợi ý sau: Xin công việc được quảng cáo trên tờ Guardian ngày 15 tháng 8 cho vị trí trợ lý giám đốc kinh doanh. 

Hiện nay anh/ chị là trợ lý của trưởng phòng kinh doanh ở một công ty nhỏ. Ngoài công việc hành chính, anh/ chị còn đại diện cho Giám đốc kinh doanh khi ông ta vắng mặt.



Anh chị nói tốt tiếng Anh và đặc biệt quan tâm đến vị trí này vì muốn gắn bó với một công ty về công nghệ thông tin.



Anh/ chị có thể cho biết thêm thông tin nếu bà ta cần.

Anh/ chị có thể thêm các thông tin khác nếu cần thiết. ANSWER Mrs Hasting Human Resource Department International Computing Services plc City Road London EC3 4HJ UK Dear Mrs Hasting Subject: APPLYING FOR SALES DIRECTOR ASSISTANCE I would like to apply for the position of Sale Manager Assistance which I have read your recruitment information in the Guardian on 15 August.

I am currently a Sales Manager Assistence in a small company and also the representative when he is absent.

I have a good English speaking ability and especially into this position due to I hope to work with a technology company.

Yours sincerely

SAMPLE 6 Alley 294/4/4 Kim ma Ba dinh Ha noi 16 August 20... Mrs J.Hasting Personnel Officer International Computing Services plc City Road London EC3 4HJ UK Dear Mrs Hasting I would like to apply for the vacancy advertised in the Guardian on 15 August for a Personal Assistant to the Sales Director. As you see from my CV, I am currently Personal Assistant for the Sales Manager of a small engineering company. In addition to day-to-day administration work, I represent the Sales Manager on some occasions in his absence.

I am influent in English and am particularly interested in this post as I would like to become more involved with an IT company. If there is any further information you require, please contact me. I look forward to hearing from you. Yours sincerely

VOCABULARY STT 1 2 3 4

English Concession On a regular basis The price quoted Up to standard

Vietnamese sư nhượng bộ thường xuyên giá niêm yết đạt tiêu chuẩn

CHAPTER 2: ENQUIRIES AND REPLIES A. BÀI TẬP CÔ HƯƠNG A I. Buổi 2 – Enquiry Assignment 1: Translate opening 1. Chúng tôi rất ấn tượng với bộ sưu tập áo len được bày ở quầy của các ngài tại triển lãm quần áo dành cho nam giới tổ chức ở Paris tháng trước 2. Cty của chúng tôi là 1 chi nhánh của IBM và chúng tôi chuyên về phần mềm. 3. Phòng thương mại giới thiệu tên của các ngài cho chúng tôi 4. Chúng tôi là 1 cửa hàng băng đĩa lớn ở trung tâm Paris và muốn biết nhiều hơn nữa về các loại băng cassettes các ngài quảng cáo trên tờ Hifi News số ra tháng này 5. Nhờ có Hiệp hội thương mại ở HN chúng tôi biết được các ngài. Assignment 2: Translate Ending 1. Đề nghị các ngài gửi cho tôi bảng giá cập nhật niêm yết cạnh tranh nhất các loại vật liệu xây dựng của các ngài. 2. Chúng tôi sẽ rất cảm kích có thêm chi tiết về phần mềm hệ thống mà các ngài hiện nay đang quảng cáo trên địa chỉ điện tử của mình. 3. Chúng tôi dự định đặt 1 đơn hàng lớn và do đó muốn biết mức chiết khấu mà các ngài cho phép. 4. Chúng tôi thường giao dịch trên cơ sở chiết khấu thương mại 30% đối với những đơn hàng trên 1000 chiếc. II. Buổi 3 - Replies 1. Chúng tôi có thể đảm bảo rằng máy gặt của chúng tôi loại XR20 là 1 trong những dòng máy nổi trội nhất trên thị trường và chúng tôi tin tưởng là loại máy này được bảo hành 5 năm. 2. Chúng tôi lấy làm tiếc thông báo với các ngài là hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài vì chúng tôi đã không sản xuất loại pin này từ lâu rồi vì nhu cầu của nó thấp. Tuy nhiên, nhà phân phối trước đây của chúng tôi có thể vẫn còn loại này trong kho và tôi đề nghị các ngài hãy liên lạc với họ. Cty đó là Kano Security ở Quảng trường Độc lập thành phố Kano. 3. Chúng tôi xin gửi kèm báo giá chi tiết có các loại giá chi tiết kĩ thuật và điều khoản giao hàng. Như các ngài sẽ thấy từ báo giá này, giá của chúng tôi rất cạnh tranh.

4. Hãy lại viết thư cho chúng tôi nếu các ngài có bất cứ câu hỏi nào hoặc gọi điện cho chúng tôi theo số điện thoại bên trên 5. Chúng tôi hy vọng nhận được hồi âm của các ngài và có thể đảm bảo rằng đơn hàng của các ngài sẽ được chúng tôi hết sức chú ý. quIII. Buổi 4 – Answer

B. COMMERCIAL CORRESPONDENCE I.

Enquiries

Assignment 1: Opening – Translate into English. 1.

Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông. 2. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói Auto của các ngài, và xin cho chúng tôi biết thêm thông tin về các sản phẩm đó. Assignment 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English. 1.

Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng với những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng. 2. Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến các máy sưởi điện mà các ngài quảng cáo trên tờ West Country Gazette. 3. Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài. Assignment 3: Asking for details – Translate into English. 1.

Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài đang quảng cáo trên trang web của mình. 2. Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình” được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè của các ngài. Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc. 1.

Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem xét chất liệu và chất lượng. 2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài có thể chào bán.

3.

Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay. Đề nghị các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán.

Practice 5: Write an enquiry on the following details. Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và áo gối vải bông polyester. Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này. Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các loại sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ, màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu được sử dụng. Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua với số lượng từ 500 sản phẩm trở lên. Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía trên. Mong sớm nhận được thư trả lời ANSWER Dear Sirs We are co – operative wholesale society based in Hanoi, Vietnam. Your commercial association in speaks highly of your sheets and polyester cotton pillow case. We are one of the main traders of the textiles and garments industry in Vietnam and believe that we have a potential market for this resonable - price goods. Please send us the information about your different products including sizes, colors, prices and qualities samples of used materials. Could you let us know your terms of payment and discount with a quantity for orders more than 500 products. The price above includes the transfer cost. We hope to hear from you in the near future. Yours faithfully

SAMPLE Dear Sirs Your trade association informed us that you are manufacturers of polyester cotton bed sheets and pillow cases. We are dealers in textiles and believe there is a promising market in our area for moderately priced goods of this kind. Please let me have details of your various ranges including sizes, colours and prices, together with samples of the different qualities of material used. Please state your terms of payment and discounts allowed on purchases of quantities of not less than 500 of specific items. Prices quoted should include delivery to our address shown above. Your prompt reply would be appreciated./We look forward to hearing from you soon. Yours faithfully ANSWER Assignment 1: 1. We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of International Merchant Bank. 2. Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing machines, and we would like to have more information about them.

Assignment 2: 1. Please send me a copy of your latest catalogue and current price list of fax machines, together with copies of any descriptive leaflets that I could pass to prospective / potential customers. 2. I have a large hardware store in Southampton and am interested in the electric heaters you are advertising in the West Country Gazette. Please send me your illustrated catalogue and price list. Assignment 3: 1. I would appreciate (I would like to have) more details about the new household electrical application facilities which you are currently advertising on your website.

2.

Could you please give me more information about the “4-day Hanoi – Quang Binh Tour”, which appears in the Vietnam Traveling section of your summer prospectus?

Assignment 4: 1.

We would appreciate it if you could send us some samples of the material so that we can examine the texture and quality. 2. We are regular buyers of this kind of products, and should be glad if you would send some of your latest samples and let us know your most competitive/ best prices. 3. We are interested in your men’s and ladies’ ready-made clothing for immediate shipment. Could you please send us samples of these items and let us know details of your prices and terms of payment.

II.

REPLIES TO ENQUIRIES

Assignment 1: Fill in each of the blanks with a suitable word. Dear Mrs King In reply (1) __________ your enquiry I am pleased to (2) _____________ a leaflet showing (3) __________ latest fax machines. All the models illustrated can be supplied (4) _______ stock at competitive (5) ________ as shown on the price (6) _________ inside the catalogue. May I suggest a visit (7) _________ our showrooms (8) ______________ you could see demonstrations of the (9) ____________ machines and at the same (10) _________ view our wide (11) ______________ of office equipment. Yours (12) _______________ Assignment 2: Translate into English. 1. Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng bưu kiện những mẫu sau.

2. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và bán chạy nhất của chúng tôi.

3. Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự.

4. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài. 5. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán chè giao hàng ngay. Assignment 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow cases in the previous Unit, Practice 5, with the following details. Thông báo  Đã nhận được thư yêu cầu ngày … và xin gửi kèm catalô có minh hoạ và bảng giá. Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng. Tin tưởng rằng khi xem mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng chiết khấu thương mại/bán sỉ là 33%. Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được hoá đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực. Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên hệ nếu cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó. Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư.

Assignment 4: Write a reply to an enquiry Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager). Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hàng đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị. Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại xi măng nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng hỏi mua. Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy. Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm. Assignment 5: Write an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The Jameson Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia. Hãy gửi thư cho công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street, Birmingham B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:    

Đã thấy quảng cáo của công ty trên tạp chí The Metal Work và mong được công ty vui long gửi cho thông tin về máy khoan. Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo đây. Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn hàng lớn và mua thường xuyên. Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn nếu giá cả cạnh tranh và giao hàng ngay.

C. BÀI TẬP CÔ GIANG Assignment 1: Anh/ chị hãy viết một bức thư theo gợi ý sau:  Anh/ chị ở công ty Golden Gate Engineering, Prince Square, Prince Street, Kowloon muốn hỏi xem công ty ProSkills Training Centre – địa chỉ: Jubilee Building, Silver Road, Wan Chai – có thể cung cấp cho các nhà lãnh đạo của công ty mình khóa học Quality Control không.  Anh chị đã xem quảng cáo về khóa học này trên tờ HK Daily, ngày 19/ 8/ 2011 (Ref: QC 101) và thấy rất phù hợp. Anh chị muốn có một khóa học 3 tháng bắt đầu vào ngày thứ tư, 28/8/2011 cho một nhóm 20 người. Anh chị muốn có thêm các thông tin về giáo viên và lịch học.  Ngày viết thư là ngày hôm nay.

ANSWER Golden Gate Engineering Prince Square Prince Street Kowloon

9 June 2021

ProSkills Training Centre Jubilee Building Silver Road Wan Chai

Dear Sirs

Enquiry to Quality Control Class.

I am writing to enquire whether  your company could offer a course on Quality Control for our managers.

We have seen an advertisement of this course on in HK Daily on 19 August 2011 and consider it suitable for our employees. We would like to register/have a 3 month course/class started on Wednesday, 28 August 2011 for a group of 20 people. I would be appreciate if you could send me more informatiion/details about lecturers and timetable.

We look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully

SAMPLE Golden Gate Engineering  Prince Square,  Prince Street,

 Kowloon                                                                                                                          21 August 2011 ProSkills Training Centre Jubilee Building Silver Road Wan Chai  Dear Sir or Madam,

Enquiry about Quality Control Course

I am writing to enquire whether  your company could offer a course on Quality Control for our managers.

I saw your advert in the HK Daily on Monday, 19 August 2011, and the Quality Control Training Course (Ref.: QC 101 ) mentioned in the advert might be suitable for us. I would like to know if it is possible for you to offer a 3-month training course starting before or, at the latest, on Wednesday, 28 August 2011, for a group of 20. Could you send us some information about the teaching staff and the possible schedule for this course? I am looking forward to receiving your reply. Yours faithfully, Chapmen Au Managing Director 

Assignment 2: Anh/chị hãy viết thư cho bà B.Kaasen, giám đốc bán hàng công ty Worldhouse, 231 Florence, Italy theo gợi ý sau:

 Qua phòng thương mại VCCI anh/chị biết họ là nhà xuất khuất khẩu máy móc và thiết bị xây dựng lớn ở Ý.  Cho họ biết rằng phía anh/chị là 1 công ty TNHH chuyên về xuất nhập khẩu máy móc và thiết bị xây dựng có trụ sở ở Hà Nội.  Hiện nay phía anh/chị đang có nhu cầu nhập một số gạch men cao cấp nên đề nghị họ gửi cho catalo và báo giá mới nhất về các loại gạch men mà họ có.  Đề nghị họ báo giá CIF Haiphong. Ta có thể mua nhều nếu giá cạnh tranh và chiết khấu thỏa đáng.   Anh/ chị có thể thêm các thông tin khác phù hợp với bức thư!

ANSWER Mrs B.Kaasen Sales Manager Worldhouse Company 231 Florence Italy Dear Mrs B.Kaasen

Your VCCI commercial department informed us that you are a large exporter of machines and builders equipment construction machinery and equipment in Italy. We are a Hanoi based limited liability company specialized specialising in exporting and importing construction machinery and equipment these products with the headquater based in Hanoi.

At present, we have a demand on for importing some types/a large quantity of high – class ceramic tiles. Please send us a copy of your latest cataloge and price lists for the current ceramic tiles for those you can promptly deliver you are now supplying/producing/manufacturing.

We would like to know more about CIF Haiphong costs Please quote us prices on basic of CIF Hai Phong Port. If the price is competitive and the discount is satisfied/resonable, we will place further orders of larger quantity with your company in the near future.

We would be greatful for an early reply.

Yours faithfully

SAMPLE Dear Mrs Kaasen, By the introduction of VCCI, we have known that you are a large exporter of construction machinery and equipment in Italy. We are a Hanoi based limited company speacialising in importing and exporting construction materials and equipment. At present, we have a demand for importing a large quantity of high grade ceramics. We, therefore, would like to ask you to send us the latest catalogue and price list for those you can promptly deliver. Please quote us prices on basic of CIF Hai Phong Port. We may place orders in large quantities if you offer competitive prices and favourable discount terms. We look forward to your soon reply.

Assignment 3: (ex1) Bạn làm việc cho 1 công ty xuất nhập khẩu máy. Địa chỉ: 8 Tràng Thi, Hà Nội, Việt Nam. Thảo 1 thư hỏi mua máy vi tính  của công ty Delta Com Ltd. Địa chỉ: Bradfield Éstate, Bradfield Road, Northamtownshire. Postcode: NN84HB +/ Giới thiệu công ty bạn là công ty kinh doanh máy móc hàng đầu Việt Nam có chi nhánh ở 1 số thành phố lớn khác. Công ty rất quan tâm đến máy móc của họ và yêu cầu họ gửi catalog và bảng giá của tất cả các loại máy móc. +/ Cho biết máy tính đang rất thông dụng ở Việt Nam, nhu cầu sử dụng ngày càng tăng . nếu chất lượng máy của họ được đảm bảo và giá cả phải chăng, công ty sẽ đặt mua thường xuyên với số lượng lớn. +/ Liệu họ có giành chiết khấu đặc biệt cho công ty.

+/ Mong những yêu cầu trên được lưu ý sớm.  Người ký thư: Nguyễn Quy, Tổng giám đốc. ANSWER Dear Sirs Enquiry to computers We are one of the main dealers of machines in Vietnam with and have many subsidiary subsidiaries in some big cities (throughout the country) and we are particularly insterested in your machinery. Please send us your catalogue and price list for all types of machine. You would be pleased to know that computers are now becoming very popular in Vietnam, and the demand will increasing in recent year. If your machine quality is up to standard/good/assurance and the price is competitive, my company will place further orders with large quantities on regular basis. We would like to know if you allow any special discount for my company. We would be greatful for an early reply/We look forward to your prompt attention to our requests and early reply. Yours faithfully Enclosed Please state: nêu (Ex: terms of payment,…) Quote the price on basis of CIF Haiphong port SAMPLE

Machinery Import and Export Company

8 Trang Thi Street, Hanoi, Vietnam Tel: 19th August, 20... Ref: NQ/tg Delta Company Ltd Bradfield Estate Bradfield Road Northamtownshire NN84HB Dear Sir/ Madam, We are the leading company dealing in machinery in Vietnam and have many branches in various cities throughout the country. We have seen your products and become very interested in them. Could you please send us your latest catalogue and current price list for all kinds of computers available from stock/ you have in stock? You would be pleased to hear that your computers are very popular in Vietnam these days and the demand for these types has been increasing /growing in recent years. If your products meet specification standards and are offered at reasonable prices, we will place a substantial order on a regular basis. Please let us know if you could allow/give us a special discount/any special discounts. We look forward to your prompt attention to our requests and early reply. Yours faithfully, (Signed) Nguyen Quy General Director Assignment 4:

- Giới thiệu công ty em là công ty buôn bán các loại vải và tin rằng thị trường Việt Nam là thị trường hứa hẹn về các mặt hàng về ga trải giường, vỏ gối với giá cả phải chăng trong khu vực. - Yêu cầu họ gửi thông tin chi tiết về các loại ga, vỏ gối khác nhau bao gồm kích cỡ, màu sắc, giá cả chất lượng vải cùng với các mẩu vải với chất liệu khác nhau đã được sử dụng để may ga và gối. - Đề nghị họ xác định điều kiện thanh tóan và chiết khấu cho phép khi mua với số lượng lớn không ít hơn 500 chiếc mỗi loại, giá chào bán sẽ bao gồm cả giao hàng đến địa chỉ nói trên.   Assignment 5: Translation 1. Cảm ơn thư các ngài gửi vào ngày 13 tháng 8. Chúng tôi đã cân nhắc kỹ lưỡng đề xuất của các ngài về việc nhận chuyến hàng giao thử mặt hàng bộ đồ ăn (cutlery) của chúng tôi theo hình thức ký gửi (on consignment) và sẽ gửi cho các ngài những dòng sản phẩm được ưa chuộng nhất của chúng tôi. Chúng tôi hi vọng các ngài sẽ bán được ngay những mặt hàng này. Đề xuất của các ngài về việc lập tài khoản và thanh toán định kỳ hàng tháng là khá khả thi. Chúng tôi rất sẵn lòng chấp nhận mức hoa hồng 10% tính trên khoản lãi của các ngài.  2. Chúng tôi không còn sản xuất áo sơ mi vải cô tông nguyên chất nữa vì giá nguyên liệu thô có xu hướng tăng. Tất cả các quần áo may sẵn của chúng tôi hiện nay đều là cô tông pha sợi hóa học bền hơn, không cần là ủi nhiều. Nhưng nếu các ông vẫn chỉ quan tâm đến quần áo cô tông nguyên chất, chúng tôi khuyên các ông nên liên hệ với công ty Louis Fashions 3. Chúng tôi xin gửi kèm một số báo cáo bán hàng để quý ngài thấy rằng sản phẩm của chúng tôi được đón nhận nồng nhiệt trên toàn thế giới. Tôi xin gửi kèm ca-ta-lô cung cấp các chi tiết về sản phẩm của chúng tôi. Các chi tiết này cũng có trên trang web của chúng tôi ở địa chỉ www.co.vk. 4. Chúng tôi rất tiếc báo cho các ngài biết rằng hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài vì lượng hàng trong kho của chúng tôi không đủ đơn đặt hàng lớn như vậy. Chúng tôi không thể đảm bảo giao hàng trước ngày 8/3...nếu không nhận được đơn đặt hàng của các ông trong vòng 7 ngày.

CHAPTER 3: OFFER A. BÀI TẬP CÔ HƯƠNG A

ANSWER Thang Long Garment Company 250 Minh Khai Street Hai Ba Trung HaNoi Vietnam Tel: 3863374

16 November 2009

Mrs Gillian Jones The Import Manager Gloucester Products Ltd. 112 Newell Street Birmingham B3 3EL United Kingdom

Dear Mrs Jones

Re: Enquiry to garment and sales conditions

We thank you for your enquiry No GP01 dated 15 November 2009 asking for our garment and terms of trade. We take great pleasure in offering firm until 30 November 2009 on the following terms and conditions: 1. Name of the goods: MS 124 male T – shirts Men’s shirts 2. Quality: as per enclosed samples

3. Quantity: 15.000 items pieces 4. Price: (Bang)20 per unit CIF London including packing GBP 20 per piece CIF London including packing 5. Packing: in export customary packing 6. Delivery: one shipment, December 2019 7. Terms of payment: to be made in pounds sterling by an irrevocable L/C opened at Northminister Bank, Birmingham 15 days prior to shipment, valid for 60 days, to the our account of Vietcombank the Bank for Foreign Trade of Vietnam, in our favour for the total value of the goods to be ship.

We look forward to opportunities of doing business with you.

Yours sincerly Signed Nguyen Quang Huy Production Manager Encl.

Assignment 2: 1. We regret to imform you that we are not able to supply bag at in position to offer handbags for immediate shipment. 2. We offer/allow a 5% quantity discount for order of up to 150000 unit or more (at once time.)

3. We (are glad/grateful to serve you) are happy to be of your service and look forward to your further orders.

B. BÀI TẬP COMMERCIAL CORRESPONDENCE Assignment 1 (Firm offer)

Công ty XNK Tạp phẩm (The National Sundries Import and Export Corporation), địa chỉ 36 Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại …, fax …, email … nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D. Edward & Co. Ltd. ở địa chỉ Finewell House, 8 Fínbury Square, London EC2, England, đề ngày 17 tháng 8 năm 20__ hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS 44TD (table tennis bat) và vợt cầu lông kiểu VB 50MT (badminton bat). Anh/chị hãy viết thư chào hàng cố định bán vợt cầu lông có giá trị đến ngày 3 tháng 9 theo các điều kiện thông thường, chú ý:      

Quy cách: giống như catalo đính kèm số 22/95 VS Số lượng: 500 đôi Giá vợt cầu lông: 2 đô la/chiếc FOB Hải Phòng, bao gồm cả đóng gói bao bì Đóng gói: theo tập quán xuất khẩu Ký mã hiệu: ghi theo chỉ dẫn của người mua Giao hàng: một chuyến vào tháng 10/ 2011



Thanh toán: bằng tín dụng thư không hủy ngang, bằng đô la Mỹ, mở qua ngân hàng ABC, Luân Đôn, 15 ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vòng 45 ngày, trả vào tài khoản của ngân hàng DEF cho chúng tôi hưởng lợi cho toàn bộ giá trị lô hàng.



Thông báo rằng hiện công ty ta đã hết vợt bóng bàn VS 44TD, tuy nhiên công ty xin chào bán vợt bóng bàn VS 45MH có cùng chất lượng và các điều kiện bán tương tự với vợt VS 44TD với giá là 8 đô la Mỹ/ chiếc.



Thư này đề ngày 24 tháng 8 năm 20__ và do ông Nguyễn Thanh, Trưởng phòng Xuất khẩu ký. ANSWER

The Vietnam National Sundries Import and Export Corporation 36 Ba Trieu Street Hanoi Vietnam Tel: Fax: Email: 24 August 20_ M.D. Edward & Co. Ltd Finewell House 8 Finbury Square

London EC2 England Dear Sirs We thank you for your enquiry dated 17 August 20_ asking for our VS 44TD table tennis bats and VB 50MT badminton bats. We take pleasure in offering firm until 3 September on following terms and conditions: 1. Specifications: As per enclosed catalogue No. 22/95 VS 2. Quantity: 500 couples of pieces pairs 3. Price: USD 2 per piece FOB Hai Phong port, including packing 4. Packing: in export customery packing 5. Marking: upon the buyer’s instructions 6. Delivery: in one lot in October 2011 7. Payment: in US dollars by an irrevocable letter of credit to be opened through ABC Bank, London, 15 days prior to shipment, valid 45 days to our account of DEF Bank, in our favour of for the total value of the goods to be shipped. We (would like to inform you that VS 44TD is currently not available on stock .) Regret that the VS 44TD table tennis bats are out of stock. However, we would offer you Model VS 45MH table tennis bat with of the same quality and on similar trade conditions to with Model VS 44TD ones, with at the price is of USD 8 each. We look forward to your early order and appreciate any opportunities to serve you in the future. Yours faithfully Signed Nguyen Thanh Export Manager Enc. Catalog No 22/95 VS SAMPLE

The Vietnam National Sundries Import and Export Corporation 36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam Tel:           Fax: Email:

Your ref: 17 August 20__ Our ref: NT/123 24 August 20__ Mr John Smith M.D. Edward and Co., Ltd. Finewell House 8 Finsbury Square London EC2  England Dear Mr Smith We thank you for your inquiry of 17 August 20__ (asking) for our table tennis bats, model VS 44TD, and badminton bats, model VB 50MT. We would like to offer firm until 3 September our badminton bats on the following terms and conditions: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

 Commodity: VB 50MT badminton bats  Specification: as per enclosed catalogue No. 22/95VS Quantity: 500 pairs Price: USD2.00 per piece FOB Haiphong port, including packing  Packing: in export customary packing Marking: upon buyer’s instructions Delivery: in one lot in October 20… Payment: in US dollars by an irrevocable letter of credit to be opened at ABC Bank, London, 15 days prior to the shipment, valid for 45 days, to the account of DEF Bank,  in our favour  for the total value of the goods to be shipped.

We regret that the VS 44TD table tennis bats are out of stock. However, we would offer you Model VS 45MH of the same quality on similar conditions with Model VS 44TD and at the price of USD8.00 each. We hope you will find our terms and conditions satisfactory .We are looking forward to your order soon.

Yours sincerely Nguyễn Thanh Export Manager Assignment 2 (Firm offer) Công ty của anh/chị nhận được thư đề ngày 20/9/20__hỏi mua áo len trẻ em, mã số 421/GL của một khách hàng Anh và áo khoác trẻ em mã số 876/NQ. Anh/chị hãy viết thư gửi kèm chào hàng cố định số OF09/09 chào hàng bán áo khoác trẻ em mã số 876/NQ theo catalogue mùa đông đã gửi cho khách hàng và nói rõ thêm những điểm sau: 

Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng không hủy ngang và mở qua Ngân Hàng Lloyd, Luân Đôn, 20 ngày trước ngày giao hàng vào tài khoản của ngân hàng Vietcom Bank, cho người bán hưởng 100% giá trị của lô hàng được giao.



Công ty anh/chị sẵn sàng dành chiết khấu 2,5 % nếu trị giá đơn hàng của khách lên tới 150.000 bảng Anh.



Hàng có thể giao ngay một chuyến vào trung tuần tháng 11 để kịp thời bán vào dịp Nôen. 



Riêng với áo len mã 421/GL, hiện nay công ty không sản xuất nữa, thay vào đó anh/chị chào bán loại áo len trẻ em 521/GL có nhiều màu đẹp hơn, nhiều kiểu hoa và giá lại rẻ hơn.



Chào hàng này chỉ có giá trị đến ngày 20/10/20__. Sau ngày đó giá chào bán và các điều khoản điều kiện đã nêu trong chào hàng có thể sẽ thay đổi. ANSWER SAMPLE

Dear Mr Smith We thank you for your enquiry of 20 September 20__, in which you asked for children’s woolen sweaters and children’s jackets. We are pleased to enclose our firm offer No. OF09/09 for children’s jackets, code 876/NQ, as illustrated in our winter catalogue already sent to you.  In addition, we would like to draw your attention to the following points:  Payment is to be made in pounds sterling, by an irrevocable letter of credit, to be opened through the Bank of Lloyd, London, 20 days before/ prior to the shipment, to the account

of Vietcombank, in the seller’s favour for the total value (100% of the value) of the goods to be shipped.  We are willing/ pleased to offer you a 2.5% quantity discount for orders of up to £150,000.00. The goods are to be delivered/ shall be delivered in one lot in mid November in time for Christmas rush / for sales at Christmas.  We regret to inform you that the woolen sweaters, code 421/GL, you asked for, are no longer in production. However, we can offer the substitutes, code 521/GL, which are in a wider and better range of colors and flowery patterns but cheaper than the 421/GL. This offer will only be valid /subject to acceptance until 20 October 20__. After this time, the price, terms and conditions stated in this offer may be subject to change.  Yours sincerely Nguyen Nam Sales Manager Enc. Firm Offer No. OF09/09

Assignment 3 (Cover letter of Offer) Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu của Công Ty May Thăng Long (Thang Long Garment Company), địa chỉ 245 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại: 38633745, Fax: 38652337, nhận được thư hỏi hàng đề ngày 18/11/20__ của Công Ty F.Lynch & Co.Ltd, địa chỉ Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3EL, Vương Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty.  Anh/chị hãy soạn thảo một thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng catalogue mùa hè  và bảng giá hiện hành để bà Thanh Hà ký với một số nội dung chính sau: 

Cám ơn công ty F.Lynch & Co.Ltd đã quan tâm đến các sản phẩm của Công ty và tin tưởng rằng chúng sẽ được khách hàng tại Anh Quốc ưa chuộng và hàng sẽ bán rất chạy tại thị trường của họ.



Quy cách phẩm chất và số đo cũng như màu sắc, kiểu dáng theo như hàng mẫu đã được gửi qua đường hàng không cho khách.





Giá chào bán là giá CIF London. Chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng mức giảm giá là 5% tính trên giá tịnh cho những đơn hàng trị giá trên 20 nghìn bảng Anh và 5% nếu họ thanh toán sớm. Hàng có thể giao theo yêu cầu của họ vì đã có sẵn trong kho. 



Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả tiền ngay. Tín dụng thư được mở tại ngân hàng Northminster, Birmingham, 15 ngày trước ngày giao hàng, vào tài khoản của công ty Thăng Long tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam cho tổng trị giá hàng hóa sẽ giao 



Ngoài các loại áo sơ mi họ hỏi mua, công ty của anh/chị còn may theo đơn đặt hàng với kiểu dáng, số đo và cả nguyên liệu riêng của họ và có thể giao hàng nhanh chóng theo yêu cầu 

Hy vọng sớm nhận được đơn đặt mua chính thức của họ  Ghi chú:  + Ngày viết thư: 23/11/2009 + Số tham chiếu của thư hỏi hàng: MJ/rm  + Số tham chiếu của thư này: TH/mh  SAMPLE Thang Long Garment Company 245 Minh Khai Street, Hai Ba Trung Distict, Hanoi Tel: 0438633745    Fax: 0438652337 Your ref: MJ/rm Our ref: TH/mh  23 November 20__ F. Lynch & Co. Ltd Nesson House  Newell Street Birmingham B3 3EL United Kingdom Dear Mr Smith 

We thank you for your inquiry of 18 November 20__  for men’s shirts and we are pleased to enclose our offer No. OS/05 together with our summer catalogue and current price list as you asked for. We are confident that our products will be popular with the UK customers and will all be selling well in your market. The specifications, sizes, colours as well as designs of the shirts are as per samples sent to you by air. The prices offered are quoted CIF London port including packing. We are willing to offer you a 5% quantity discount off net prices for orders over £20,000.00 and a 5% cash discount for prompt payment. As we have all the goods in stock, delivery can be made as requested.  Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit at sight to be opened at Northminster Bank, Birmingham, 15 days prior to the shipment, to the account of Thang Long Garment Co. Ltd with Vietcombank for the total value of the goods to be delivered. In addition to the products you asked for, we also make goods to customers’ orders with their own designs, sizes and materials, and delivery can be made as promptly as requested. We look forward to receiving your order soon. Yours sincerely, Signed Le Thi Thanh Ha (Mrs) Export Manager Enc. 1.Offer No. OS/05         2. Summer catalogue         3. Price list  Assignment 4 (Cover letter of Offer) Ông Đỗ Xuân Bắc, Giám đốc công ty TNHH Hải Nam, địa chỉ giao dịch 224 Đường Giải Phóng, Hà Nội, chào bán cho ông Jones Smith, Công ty Ceraco Ltd., địa chỉ 354 King Road, London SW2, bộ đồ uống trà. Anh/chị hãy thảo giúp ông Bắc một bức thư để gửi kèm theo đơn hàng số CH/09 với những nội dung chính sau:

Cám ơn công ty Ceraco đã hỏi hàng trong thư ngày 23 tháng 11 năm 20__ và xin gửi kèm thư này chào hàng và catalo mới nhất. Tuy nhiên ta cũng lưu ý khách hàng một số điểm sau: 

Giá chào bán là cố định 10 bảng Anh một bộ, CIF cảng Luân Đôn, bao gồm cả chi phí bao bì và đóng gói, có giá trị hiệu lực trong vòng 1 tháng. Ta cũng dành cho khách tỷ lệ giảm giá thương mại thông thường là 5%, và 10% cho những đơn hàng đặt mua trên 1.000 bộ một lần.



Ta có sẵn hàng nên có thể giao trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng chính thức của khách nếu số lượng mua là dưới 1500 bộ. Nếu số lượng lớn hơn thời hạn giao hàng có thể phải lâsu hơn.



Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả ngay, bằng Đồng Bảng Anh, mở tại một ngân hàng hạng nhất ở Anh Quốc, 15 ngày trước ngày giao hàng, trả tiền vào tài khoản của người bán tại chi nhánh Ngân Hàng Công Thương Thành Phố Hà Nội cho người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ được giao.



Lưu ý khách: hàng của ta có mẫu mã đẹp, giá cả phải chăng và tin tưởng hàng sẽ bán chạy và được khách hàng tại Anh ưa chuộng.



Bày tỏ hi vọng sớm nhận được đơn hàng của Công Ty Ceraco và đảm bảo với họ rằng đơn hàng sẽ được thực hiện làm họ hài lòng 



Anh/chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung và hình thức thích hợp. ANSWER

Hai Nam Ltd. 224 Giai Phong Street Hanoi Vietnam

Mr Jones Smith Ceraco Ltd. 354 King Road London SW2

United Kingdom

Dear Mr Smith

We thank you for your enquiry No CH/09 dated 23 November 20_ asking for tea sets . We take pleasure in offering firm for 1 month on the following terms and conditions: The price quoted is fixed (pounds) 10 per set CIF London port, including packing and valid for 1 month. We allow a trade discount of 5% and cash discount of 10% for ordering more than 1000 set once.

The goods you ordered are available on stock. We can delivery within 2 weeks since receiving your official order of under 1500 sets. You can be waited longer if the quantity is bigger. Payment is to be in pounds sterling by an irrevocable letter of credit to be opened through a high – class bank in England, 15 days prior to shipment, to our account of Hanoi Vietcombank, in our favour for the total value of the goods to be shipped.

Please be noted that our goods have exellent design and resonable price, so we believe that our goods will be popular in your country.

SAMPLE Dear Mr Smith Re: Enquiry for tea sets We thank you for your enquiry of 23 November 20__, in which you asked for tea sets. We are pleased to enclose our offer No. CH/09 and the latest catalogue. We would like to draw your attention to (to emphasize) the following points: The price offered (the quoted price) is fixed £10.00 per set, CIF London port, including packing charges, valid within one month.

We are willing to give (offer) you the usual trade discounts of 5%, and in addition 10% quantity discount for orders of over 1,000 sets at one time. The goods you ordered can be supplied from stock and we can deliver the goods within two weeks from receipt of your official order if the quantity ordered is less than (under) 1,500 sets. For larger quantities (orders), delivery time may be longer. Payment is to be made in pounds sterling by an irrevocable letter of credit at sight to be opened through a first-class bank in the UK 15 days prior to the shipment to the seller’s account with VietinBank, Hanoi Branch, in favour of the seller for 100% of the value (for the total value) of the goods to be shipped. We are confident that our products will be very popular in your market, thanks to their fine designs and reasonable prices. We look forward to your early order and can assure you that your order will be completed (processed/ executed) to your satisfaction. Yours sincerely,       (Signed) Do Xuan Bac General Manager Enc: 1.Offer form No. CH/09         2. Catalogue C. BÀI TẬP CÔ GIANG Translation Assignment 1:

1. Chúng tôi đã nhận được và xin rất cám ơn thư của các ngài đề ngày 1/12 hỏi mua apatit Lào Cai (xi măng Hoàng Thạch, dụng cụ nhà bếp, ghế mây, thảm len các loại). 1. Chúng tôi đã nhận được và xin rất cám ơn thư của các ngài đề ngày 1/12 hỏi mua apatit Lào Cai (xi măng Hoàng Thạch, dụng cụ nhà bếp, ghế mây, thảm len các loại).

=> We have received and thank you for your enquiry dated 1 December asking for Lao Cai apatit (Hoang Thach cement, kitchen utensils, ratten chairs and woolen carpets of various types) 2. Trả lời thư hỏi mua lạc hộp, dứa hộp và dưa chuột của các ngài đề ngày 20/10 chúng tôi rất vui mừng chào bán ba mặt hàng này với những điều kiện hết sức có lợi. => We thank you for your enquiry dated 20 October asking for peanut, pineaple and cucumber box and are happy to offer you these products on profitable conditions: In response/reply to your enquiry dated/ of 20 October asking for tinned/canned peanut, pineapple and cucumber, we are happy to offer these three items on favorable conditions 3. Chúng tôi rất vui mừng nhận được thư của các ngài đề ngày 14/11 hỏi mua dầu hồi (anise) và dầu tùng (pine oil), và theo yêu cầu chúng tôi đã gửi mẫu qua bưu điện. => We are happy/pleased for receipt of to receive your enquiry dated 14 November asking for anise and pine oil. We have sent you the samples at by (parcel) post as requested. 4. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 8/10 hỏi mua vaseline và rất vui mừng chào bán cố định cho các ngài 1000 tấn, giá mỗi tấn CIF tại Luân Đôn là 815 USD chấp nhận trong vòng mười ngày. => We thank you for your enquiry of 8 October asking for vaseline and take pleasure in offering firm/are happy to offer firm of for 1000 tons of vaseline at the price of USD 815 per ton, CIF London port. This offer remains open for acceptance within 10 days. We thank you for your enquiry dated 8 October for vaseline and are happy to offer firm, which is subject to acceptance within 10 days, for 1000 tons of vaseline at the price of USD 815 per ton, CIF London. 5. Chúng tôi muốn mua 10 máy bơm loại X30 và 10 máy bơm loại K25, và muốn biết với số lượng này các ngài có cho chúng tôi được hưởng chiết khấu 5% không? => We would like to order 10 pumps, style X30 and 10 pumps, style K25. We shall be oliged if you could offer us a 5% discount for this quantity/ a 5% quantity discount. We are interested in the purchase of 10 Model X30 pumps and 10 Model K25 pumps. We wonder if you could offer us a 5% discount/ discount of 5% on such a quantity.

6. Rất tiếc chúng tôi không thể chiết khấu cho những đơn hàng mà số lượng mua nhỏ như thế. Nếu ngài vui lòng mua tổng số là 30 máy, chúng tôi là sẽ sẵn sàng chiết khấu cho các ngài 2,5%. => We regret not to allow discount for order of that small quantity. We are pleased to offer you a 2,5% discount for order of 30 machines. We regret our inability/that we are unable to give you a discount on such small quantity. If you are willing to place an order for 30 pumps, we are pleased to give you a 2,5% quantity discount. 7. Chúng tôi muốn các ngài giao hàng cho chúng tôi càng sớm càng tốt và không được chậm quá 1/12. => We would appreciate if you could deliver the goods as soon as possible and no later than 1 December. The delivery is to be made as soon as possible and not later than 1 December. 8.  Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giao hàng cho các ngài vào trung tuần tháng 11 hoặc chậm nhất là vào cuối tháng ấy. => We will take all our ability try our best to deliver the goods in mid November or at by the end of November that month at the latest 9. Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang. => Due to (Regarding/ With regard to) terms of payments, we suggest that it should be made to process by an irrevocable letter of credit. 10. Thanh toán bằng thư tín dụng mở qua Ngân hàng Thương mại Tokyo chậm nhất là 15 ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vòng 30 ngày, vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng toàn bộ giá trị lô hàng được giao. => Payment is by an irrevocable letter of credit to be opened through Tokyo Commercial Bank 15 days before/prior to shipment at the latest, valid for 30 days to the account of Vietcombank, in our favour of the total value of the goods to be shipped. 11.Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu các ngài giao ngay ½ số lượng chúng tôi đặt mua và số còn lại sẽ giao tiếp sau đó hai tuần.

=> We would (highly) appreciate if you can promptly delivery 50% of (half of) the ordered commodities/goods ordered immediately, and the rest will be shipped (after 2 weeks later) in 2 weeks’ time.

SAMPLE 1. Thank you for your enquiry of 1 December for (asking for) Lao Cai apatite. (Hoang Thach cement, kitchen utensils, rattan chairs, and woolen carpets of various types/ designs) 2.

In reply (response) to your enquiry of October 20 asking for tinned/canned peanuts, pineapples, cucumbers, we are happy to offer you these three items on favorable conditions.

3.

We are pleased to receive your enquiry of 14 November for anise and pine oil. As requested, we have already sent you the samples by (parcel) post. 4. We thank you for your enquiry of 8 October for our vaseline and are pleased to make you a firm offer, (which is) subject to acceptance within 10 days, for 1,000 tons of vaseline at the price of USD815.00 per ton, CIF London. 4.

We are interested in the purchase of 10 Model X30 pumps, and 10 Model K25 pumps. We wonder if you could/ can offer us a 5 % discount (a discount of 5%) on such a quantity.

We regret our inability (that we are unable) to give you a discount on such a small quantity. If you are willing to place an order for 30 pumps, we will (are pleased to) give you a 2.5% quantity discount. 7. The delivery is to be made as soon as possible and not later than 1 December.  (We would like you to deliver the goods asap and not later than 1 December.) 8.

We will try our best to deliver the goods in mid November or by the end of that month at the latest. 

Regarding (With regard to) terms of payments, we suggest (stress) that it should be made by an irrevocable letter of credit. 10. Payment: by an irrevocable letter of credit  to be opened at (through/with)Tokyo Commercial Bank, 15 days before the shipment at the latest, valid for 30 days,  to the account of Vietcombank in our favor for the total value of the goods to be shipped. 11. We would highly appreciate it if you could deliver half of the ordered goods immediately, the rest will be shipped in two weeks’ time.

Letter writing Assignment 1: Anh/ chị hãy viết một bức thư theo gợi ý sau - Anh/ chị ở công ty Golden Gate Engineering, Prince Square, Prince Street, Kowloon, gửi thư chào hàng cho công ty ProSkills Training Centre – địa chỉ: Jubilee Building, Silver Road, Wan Chai với nội dung sau: -

Mặt hàng là áo len nữ, số lượng là 5000 chiếc, chất liệu và kiểu dáng theo catalo, giá 12 dola Mỹ/ 1 cái với giá FOB và thanh toán bằng thư tín dụng không thể hủy ngang tại Ngân hàng công thương Luân Đôn 15 ngày trước khi chuyển hàng, đóng gói 20 chiếc/ 1 hộp có đánh dấu mầu sắc và cỡ áo, chuyển hàng 1 lần bằng đường biển vào tháng 9/ 2011.

-

Ngày viết thư là ngày hôm nay. SAMPLE

Dear Mr./ Ms. ...., We thank you for your letter dated 10 August 2011. We are pleased to hear that you are interested in our women’s sweaters. We would like to make you an offer which is subject to our final acceptance upon receipt of your order on the following terms and conditions: 1. Name of commodities: Women’s Sweaters 2011 2. Quality and specifications: as per enclosed catalogues. 3. Quantity: 5000 units. 4. Price: $12 per unit on FOB prices, including packing. 5. Packing: 20 units are packed in one box marked color and size. 6. Delivery: in one shipment in September 2011. 7. Payment: is to be made by irrevocable L/C, to be opened through London Commercial Bank 15 days prior to shipment. I look forward to receiving your order soon and assure you that any of your order will be given our best attention. Yours sincerely,

Assignment 2:

Anh/chị viết thư cho ông John Smith, trưởng phòng mua hàng (purchasing manager) của công ty Home Designs Ltd,có địa chỉ tại 235 King Road, SW2 London, England, kèm với chào hàng số CH/08, catalo, bảng giá hiện hành bộ bàn ghế mây (rattan table set) theo nội dung gợi ý sau: - Cảm ơn đã nhận được thư hỏi hàng và hân hạnh gửi kèm chào hàng số CH/08, catalo, bảng giá hiện hành.  Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 được minh họa trong catalo: Mỗi bộ có 1 bàn và 4 ghế.  Giá chào là giá cố định: 120 pound/bộ, CIF Liverpool bao gồm cả phí đóng gói trong thùng phù hợp với tập quán xuất khẩu, chào hàng có giá trị trong vòng 3 tháng. Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với đơn hàng có số lượng 200 bộ hoặc hơn.  Giao hàng trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức với số lượng dưới 100 bộ; trên 100 bộ thời gian giao hàng sẽ dài hơn.  Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trên cơ sở hối phiếu trả tiền ngay, được mở tại một ngân hàng hàng đầu ở Anh 30 ngày trước khi giao hàng vào tài khoản của người bán tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, chi nhánh Hà Nội, để người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ giao.  Sản phẩm làm từ nguyên liệu được lựa chọn kỹ, chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, trình độ gia công tinh xảo cộng với giá cả hợp lý chắc chắn sẽ được ưa chuộng tại thị trường Anh. Anh/ chị có thể thêm các chi tiết phù hợp với thư chào hàng. SAMPLE Dear Mr. Smith,

We thank you for your enquiry concerning about our rattan table sets. We have pleasure to enclose the offer No. CH/08 for your enquiry. We are also enclosing our current catalogue and price list.

Although the catalogue and price list would give you the details you asked about, we would like to draw your attention to the following points:

The specifications of the above items are as per model CT /204 illustrated in the catalogue: Each set has one table and four chairs. The price quoted is firm/fixed 120 pound per set, CIF Liverpool including packing in customary export cases, valid for three months. We are willing to offer/ grant you a 5% discount for/on orders up to 200 sets. We can deliver within 2 months from receipt of your official order for quantities less than 100 sets, for larger quantities delivery time will be longer. Payment is to be made in pound by irrevocable L/C on sight draft basis, to be opened at first class bank in England 30 days prior to delivery/shipment to the seller’s account at Industrial and Commercial Bank of Vietnam, Hanoi branch in favour of the seller for the full value of goods to be delivered/ for 100% of value of the order. We are sure/ confident that our products will be popular in your markets thanks to their attractive designs, good workmanship and reasonable price in addition to well-selected and best quality material used in their production.

We look forward to receiving your order soon.

Yours sincerely, Signed Nguyen Nam Enc: Offer no CH/08 Catalogue Price list Assignment 3: (free offer) Kính thưa Ông X Về: Chiếu cói (rush mats)

Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 25 tháng 6 và rất vui mừng thấy các ngài muốn mua chiếu cói của chúng tôi. Chúng tôi xin chào bán với các điều kiện sau đây, tuỳ thuộc vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn đặt hàng của các ngài:  Tên hàng: chiếu hoa  Số lượng: 5000  Qui cách: theo qui cách kèm theo  Giá: 1 Bảng Anh/ 1 chiếc, CIF Luân Đôn, kể cả đóng gói bao bì  Bao bì: 20 chiếc đóng thành một kiện bọc trong chiếu cói loại cứng (strong rushmating) và được kẹp bằng nẹp sắt (steel hooped)  Giao hàng: một chuyến vào tháng 8 năm 20__  Thạnh toán: bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang, bằng đồng bảng Anh, được mở vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng qua Ngân hàng Thương mại Luân Đôn 15 ngày trước chuyến hàng. Chúng tôi mong nhận được đơn đặt hàng sớm của các ngài và đảm bảo với các ngài rằng bất kỳ đơn hàng nào của các ngài cũng được chúng tôi hết sức chú ý. Kính chào

SAMPLE Dear Mr X Dear Mr X Re: Rush Mats We thank you for your enquiry of 25 June 20__ and are happy (glad) to learn that you are particularly interested in (the purchase of) our rush mats. We are pleased to make you an offer, subject to our final confirmation (acceptance) upon receipt of your order, on the following terms and conditions: 1. Commodity: fancy rush mats (patterned rush mats) 2.

Quantity: 5,000 pieces

3.

Specification: as per enclosed specification

4.

Price: £1.00/piece, CIF London, including packing

5. Packing: 20 pieces to be packed in one bale, which is wrapped in strong rushmating and steel hooped. 6.

Delivery:  in one lot in August 20__

7.

Payment: in pounds sterling by an irrevocable letter of credit to be opened at (through/with) the Commercial Bank of London to the account of Vietcombank in our favour, 15 days before (prior to) the shipment.

We look forward to your prompt order and guarantee that (assure you that) any of your orders will be given our best attention.  Yours sincerely

Enc. Specification

Assignment 4: Chúng tôi xin chào bán mặt hàng com-lê Paris các cỡ mà quý công ty yêu cầu. Tất cả các mẫu mà quý công ty xem tại buổi trình diễn thời trang của chúng tôi đều có, trừ cỡ 16 đã bán hết. Cỡ này tháng sau sẽ có và có thể giao cho quý công ty vào tháng 11. Tất cả các cỡ khác đều có thể giao trước 30/10 với điều kiện chúng tôi nhận được đơn đặt hàng của quý công ty trước 10/10. Tất cả giá báo gửi kèm đã bao gồm phí vận chuyển đến Chicago. Hy vọng quý công ty thấy rằng với quần áo chất lượng cao này giá cả của chúng tôi rất cạnh tranh. Mong nhận được đơn đặt hàng đầu tiên của quý công ty. SAMPLE We are pleased to make you an offer regarding our Paris Suits in the sizes you required. All the models you saw at our fashion show are obtainable/ available, except size 16 which has been sold out. This size will be availabe next month and could be delivered to you in November. All the sizes can be supplied by 30 October subject to our receiving your firm order before 10 October. All the prices enclosed are C.I.F. Chicago.

We hope you agree that our prices are very competitive for these good quality clothes, and look forward to receiving your initial order.

CHAPTER 4: ORDER 1.

BÀI TẬP CÔ HƯƠNG A

ANSWER Assignment 1: Machino Import 26 Trang Thi Street

Hanoi Tel and Fax: 048-8269734

Our ref: GH/hn 560 Your ref: MG/tn 034

25 March 2010

Johnson Ltd. West House 12 Green Lane London VC 209 The United Kingdom

Dear Sirs

We thank you for your offer No. 357NQ dated 10 February 2010 asking for SINGER AL309 and BROTHER QN308 your industrial sewing machines and take pleasure in placing an order on the following terms and conditions:       

Commodities: SINGER AL309 sewing machine Quantity: 250 pieces/items units Quality and Specifications: as per catalog No. 342LG Price: USD150 per items unit CIF Haiphong Port, including packing Packing: as usually export customery packing Delivery: in one lot in mid June 2010 Payment: in US dollars by an irrevocable letter of credit at sight to be opened through Vietcombank, Vietnam, 15 days prior to the shipment, valid for 45 days to the account of NatWest Bank, London, in your favor for the total value of the goods to be shipped.

We regret not to place an order of BROTHER QN 308 sewing machine due to the high cost. We consider to order 50 machines if you can allow us a 5% discount. We regret to inform that we are now unable to order the sewing machine type BROTHER QN 308 because the offered price is too high. If you allow a 5% discount, we will place a trial order for 50 units.

We look forward to your early confirmation of our order. We hope that our handling of this order will lead to further bussiness between us.

Your faithfully Signed Trinh Gia Huy Import Manager 2.

BÀI TẬP COMMERCIAL CORRESPONDENCE

Practice 1: Translate into English.

1.

Đề nghị các ngài xác nhận chấp nhận đơn đặt hàng này. Sự chấp nhận này phải đến với chúng tôi không quá 14 ngày kể từ ngày ghi trên đơn đặt hàng.  Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.

2.

Đề nghị các ngài xác nhận đơn đặt hàng này và xác nhận rằng các ngài có thể giao hàng vào đầu tháng 10.  Please acknowledge your acceptance of this order and confirm that you can/will be able to deliver the goods in the beginning of by early October.

3.

Chúng tôi xin cám ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy có thể chấp nhận được những điều kiện đã nêu trong đó.  We thank you for your offer dated 1 December and we can are able to accept the terms and conditions mentioned in that offer you quoted/mentioned. (find that the terms and conditions can be acceptable to us)

4.

Chúng tôi xin cám ơn mẫu hàng mà các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng 12 và sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các loại thảm mà chúng tôi gửi kèm thư này.  We thank you for your samples which you have sent us on 25 December and are pleased if you would accept and deal with make up/execute/ processed promptly the order enclosed for of different types/kinds of carpets enclosed this letter.

5.

Chúng tôi xin cám ơn chào hàng của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng 5 chào bán các loại máy nông nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt hàng theo các điều kiện sau đây.  We thank you for your offer No. 234 dated 6 May for a number selection of small – sized agricultural machines and please to place an order on the following terms and conditions.

6.

Chúng tôi cám ơn ngài đã gửi catalô và bảng giá kèm chào hàng số 72 ngày 4 tháng 8 của các ngài, nhưng rất tiếc giá của các ngài có phần cao hơn giá của những nhà cạnh tranh khác. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng sẽ có dịp khác giao dịch làm ăn với các ngài trong tương lai.  We thank you for your/the catalogue and price list enclosed the/your offer No 72 of 4 August and regret to inform you that we can not place an order because your prices is are somewhat (rather) higher than those quoted by some other suppliers. However, we hope that there would be futher business with you to have another opportunities of doing business with you in the future..

7.

Đề nghị các ngài sắp xếp giao hàng ngay cho chúng tôi và tiện đây chúng tôi xin gửi các ngài chỉ dẫn chi tiết về bao bì và ký mã hiệu để các ngài chú ý.  Please arrange for an immediate shipment/We would appreciate prompt delivery of our order and (we would like to send you detail directions of packet and marking) we would like to draw your attention to the packing and marking of the goods, on which intructions are enclosed.

8.

Xin các ngài giao hàng theo đúng ngày đã ghi trong đơn đặt hàng của chúng tôi và chúng tôi sẽ không nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì lúc đó không còn thời vụ bán hàng trên thị trường của chúng tôi nữa.  Delivery before the date on our order is a firm condition and we deserve the right to refuse goods delivered after 31 December because the goods are out of sales season in our market.

 Delivery should be made by the date specified in our order, and we would refuse to take delivery after 31 December when the goods are out of sales season in our market. 9.

Chúng tôi cần ba bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng máy. Một trong ba bộ sẽ phải được gửi bằng máy bay cho chúng tôi trước để dịch sang Tiếng Việt cho những người tiêu dùng trong nước; hai bản còn lại sẽ được gửi theo hàng.  We would like to have 3 sets/ documents of assembly, operation and maintenance instructions. One of three sets need to sent by plane in advance in order to be translated in Vietnamese for home customers; two rest is sent with the consignment.  We need three sets of instruction for assembly, operation and maintenance of the machines. One of them should be airmailed to us in advance in order to be translated into Vietnamese for home customer, the other two sets are to be shipped with the goods.

10.

Chúng tôi thấy những máy móc này sẽ phải được bảo hành trong vòng 24 tháng kể từ ngày giao hàng và sáu tháng kể từ ngày sử dụng.  We consider/find that these machines must be ensured for 24 months since the delivery date and 6 months since using.  We suggest that these machines should be guaranteed within 24 months from despatch and 6 months from use.

11.

Chúng tôi muốn thanh toán bằng hối phiếu định kỳ 60 ngày và sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý.  We would be glad if you would agree that the payment is to be made by draft at 60 days sight.  We would like to pay by draft at 60 D/S and would be glad if you could agree to this.

12.

Cảm ơn thư của các ngài đề ngày … và chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý ký phát hối phiếu đình kỳ 30 ngày cho chúng tôi, theo phương thức chấp nhận đổi chứng từ.   Thank you for your letter of… and we would be glad if you agree to draw on us at 30 D/C, by documents against payment (D/P) acceptance (D/A) ANSWER

Practice 1

1.

Please confirm your acceptance of this order. Such acceptance should arrive not later than 14 days from the date of the order.

2.

Please acknowledge this order and confirm that you will be able to deliver the goods by early October.

3.

We thank you for your offer of 1 December and find that the terms and conditions mentioned (quoted) can be acceptable to us (and are able to accept the terms and conditions you quoted).

4.

We thank you for the samples you sent us on 25 December and should be glad if you would accept and make up (execute/processed) promptly the order enclosed for various (different) kinds of carpets. (and could you please accept and make up promptly the order …)

5.

We thank you very much for your offer No.234 of 6 May 20__  for a number (selection) of small-sized agricultural machines and are happy to place an order on the following terms and conditions.

6.

We thank you for the catalogue and price list enclosed with your offer No.72 of 4 August 20__  but regret to inform you that your prices are somewhat (rather) higher than those quoted by some other suppliers. We hope, however, to have another opportunity of doing business with you in the future.

7.

Please/ Could you please arrange for immediate shipment (We would appreciate prompt delivery) of our order and we would also like to draw your attention to the packing and marking of the goods, on which instructions are enclosed.     

8.

Delivery should be made by the date specified in our order, and we would refuse to take delivery after 31 December when the goods are out of sales season in our market.

9.

 We need three sets of instructions for assembly, operation and maintenance of the machines. One of them is to be (should be) airmailed to us in advance in order to be translated into Vietnamese for home consumers; the other two sets are to be shipped with the goods.

10.

We suggest that these machines (should) be guaranteed within 24 months from despatch and 6 months from use.

11.

We would like to pay by draft at 60 D/S and should be glad if you would agree to this.

12.

Thank you for your letter of … and we should be glad if you would agree to draw on us at 30 D/S document against acceptance.

Practice 2: Translate into English

Kính thưa Ông Crane Chuyến máy kéo vạn năng đầu tiên CT860 của các ngài đã bán rất chạy ngay tuần đầu khi hàng đến đây và bây giờ chúng tôi xin đặt hàng cố định theo các điều kiện như sau: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Tên hàng: Máy kéo vạn năng kiểu CT860 Số lượng: 30 chiếc Quy cách phẩm chất: Theo Catalô số 4/88 và bản thuyết minh kỹ thuật gửi kèm với chào hàng số 67 đề ngày 2 tháng 3 năm 20__ của các ngài Giá mỗi chiếc CIF cảng Sài Gòn Thành phố Hồ Chí Minh kể cả bao bì là 2.200 đô la Mỹ, tổng số là 66.000 đô la Mỹ Giao hàng: Hai chuyến; chuyến thứ nhất 10 chiếc giao trong tháng 8 năm 20__, và chuyến thư hai 20 chiếc giao trong tháng 12 năm 20__ Bao bì: Theo tập quán xuất khẩu thích hợp với việc vận chuyển xa bằng đường biển Ký mã hiệu: Mỗi kiện được ghi ở hai bên đối diện nhau, chữ không dưới 5cm chiều cao, bằng sơn không phai, như sau: Đơn hàng số TD44/50 Người gửi hàng: Export Tractor Co. Ltd. Người nhận hàng: Tổng Công ty Nhập Máy và Phụ tùng Hà Nội Kiện số: từ số 1 trở lên Trọng lượng tịnh: Trọng lượng cả bì: Kích thước: 8. Thanh toán: bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang được tính bằng đồng đô la Mỹ mở qua Ngân hàng Ngoại thương VN 15 ngày trước chuyến hàng thứ nhất vào tài khoản của Ngân hàng Thương mại Tokyo cho người bán được hưởng 100% giá trị của hàng sẽ giao.  Chứng từ cần cho việc thanh toán:  Hoá đơn thương mại (3 bản)  Vận đơn gốc (1 bản)  Phiếu đóng gói (3 bản)  Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản)  Đơn bảo hiểm (1 bản)

9. Tài liệu kỹ thuật: Hai bộ bản vẽ kỹ thuật, hai bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng bằng Tiếng Anh sẽ được gửi bằng đường biển cùng với hàng hoá. Một bộ khác sẽ được gửi bằng máy bay cho người mua không chậm quá ngày 30 tháng 8 năm 20__. 9. Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, 6 tháng kể từ ngày sử dụng. Điều khoản bảo hành này không áp dụng đối với những tổn thất do sự bất cẩn của người sử dụng gây ra. Chúng tôi mong nhận được xác nhận đơn đặt hàng này sớm. Kính chào ANSWER

Dear Mr Crane We are pleased to inform you that the first shipment of your CT860 multi-function tractors sold well in the very first week since it came here of its arrival here and take pleasure in placing a firm order on the following terms and conditions: 1. Commodity: CT860 multi-function tractors 2. Quantity: 30 units 3. Quality and Specifications: As per catalogue No. 4/48 and technical discription enclosed with your offer No. 67 dated 2 March 20_. 4. Price: USD 2.200 per unit CIF Saigon Port, Ho Chi Minh City, including packing. Total price is 66.000 USD. Total amount: USD66,000.00 (Sixty six thousand US dollars) 5. Delivery: in two lots. The 1st shipment/one of 10 units will be dated is to be shipped in August 20_ and the 2nd (shipment) of 20 units will be in December 20_ 6. Packing: in seaworthy wooden cases for long voyage In customary export packing for long sea voyage 7. Marking: Each consignment case is inscribed/marked on opposite sides, in letters not less than 5cm in height, in unfading/weather-proof paint, as follows: Order No. TD44/50 Exporter Shipper: Export Tractor Co. Ltd. Importer Consignee: Hanoi Import Machinery and accessories Co. Hanoi Machines and Components Import Co. Case Number: From 1 upward Net weight: Total gross weight including packing: Size:

8. Payment: in USD by an irrevocable letter of credit at sight to be opened through Vietcombank, Vietnam 15 days priors to the first shipment to the account of Commercial Tokyo Bank, in your favour for the total value of the goods to be shipped. The payment document enclosed Documents required for payment include:  Commercial Invoice (3 copies)  Original Bill of Landing (1 copy)  Packing list ( 3 copies)  Certificate of quality (1 copy)  Insurance Form Policy (1 copy) 9. Technical Documents: 2 copies sets of techical drawings; 2 copies and the instructions for assembly, operation and maintenance of the machines in English will/are to be shipped with the goods. Another set will/is to be airmailed/sent by air to the buyer not later than 30 August 20_. 10. Insurance/Guarantee: 12 months from despatch and 6 months from use. This provision of warranty does not apply for the damage caused by the user’s negligence We look forward to your early acknowledge of this order. Yours sincerly SAMPLE

Dear Mr Crane We are pleased to inform you that the first shipment of your CT860 multi-function (allpurpose) tractors sold very well in the first week of its arrival here. We now would like to place a firm order on the following terms and conditions. 1. 2. 3.

Commodity: multi-function tractors CT860 Quantity: 30 units Specification: as per catalogue No. 4/88 and technical instructions enclosed with (attached to) your offer No. 67 of 2 March 20__. 4. Price: USD2,200.00 per unit CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City, including packing. Total amount: USD66,000.00 (Sixty six thousand US dollars) 5. Delivery: in two lots. The first one of 10 units is to be shipped in August 20__ and the second of 20 units will be in December 20__. 5. Packing: in customary export packing for long sea voyage.

5. Marking: each case is marked on both opposite sides in letters not less than 5 cm high in weather-proof paint as follows: Order No. TD44/50 Shipper: Export Tractor Co. Ltd. Consignee: Hanoi Machines and Components Import Co. Case numbers : From 1 upward. Net weight: Gross weight: Measurements (dimensions/sizes): 8. Payment: is to be made (effected) in US dollars by an irrevocable letter of credit to be opened at (through/ with) Vietcombank 15 days prior to the first shipment, valid for 45 days, to the account of Tokyo Commercial Bank in favour of the seller for 100% of the (the total) value of the goods to be shipped. Documents required for payment include: Commercial Invoice: 3 copies (in triplicate) Original Bill of Lading: 1 copy Packing list: 3 copies Certificate of quality: 1 copy Insurance Policy: 1 copy 1.

Technical documents: Two sets of technical drawings and two sets of instructions for assembly, operation and maintenance in English are to be shipped with the goods.  Another set is to be sent by air (airmailed) to the buyer not later than 30 August 20__.

1.

Guarantee: 12 months from despatch, 6 months from use. This provision of warranty does not apply to the damage caused by the user’s negligence.

We look forward to receiving your confirmation of this order soon. Yours sincerely Or Dear Sirs, We would like to inform you that the first shipment of your multi-purpose tractors was sold out within a week of arrival and we now have decided to place a further firm order on the following terms and conditions: 1. Commodity: Multi-purpose tractor Model CT 860

2. Quantity: 30 units 3. Specifications: as per catalogue No 4/80 and your technical document and your offer No 4467 dated August 10, 20... 4. Price: Unit price 2,220 USD; total value 66,000 USD including packing, CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City 5. Delivery: in two shipments, 10 units in August 20..., 20 units in September 20... 6. Packing: in customary export packing for long voyage. 7. Marking: is made in both sides of each case in weather proof paint and with letters not shorter than 5cm. Order No TD 44/55 Consignor: Export tractor Co., Ltd Case No: 1 upward Net weight:

Gross weight:

8. Payment: in USD by irrevocable L/C to be opened with the Bank of Foreign Trade of Vietnam 15 days prior to the first shipment to the account of Tokyo Commercial Bank in favor of the seller for the total value of shipment. Partial shipment is allowed Payment is made against the following documents: -

Commercial invoice (03 copies)

-

Original Bill of Lading (01 copy)

-

Packing list (01 copy)

-

Certificate of Quality (01 copy)

-

Insurance Policy (01 copy)

9. Technical documents: two sets of technical drawing instruction for assembly, operation and maintenance in English are to be shipped with the goods. One set is to be airmailed the buyer not later than 30 August 20... 10. Guarantee: 12 months after dispatch, 6 months after operation, the guarantee does not apply to damage caused by the user. We look forward to your order acknowledgement/ confirmation.

Yours faithfully, Practice 3: Letter writing

Anh/chị đang làm việc cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Nam có địa chỉ ở 214 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội. Công ty anh/chị đã nhận được thư chào hàng đề ngày 3 tháng 9 của ông A. Suzuki, Trưởng phòng Mại vụ của Công ty TNHH Shonan Computers, 1-33 Kistashinjuku -7 Chome, Shinjuku-ku, Tokyo 160, Nhật Bản. Giám đốc của công ty anh/chị là bà Mai Hoa, có yêu cầu anh/chị viết một bức thư để gửi kèm với đơn hàng số BN07 với nội dung như sau: Cảm ơn chào hàng của họ. Bày tỏ hân hạnh được gửi kèm thư này Đơn hàng số BN07 đặt mua một số linh kiện điện tử theo danh mục đính kèm. Nói rõ cho họ biết nếu có bất kỳ mặt hàng nào mà họ không có sẵn để giao theo thời hạn đã nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế. Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 15% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ, nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 20% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi chứng từ. Đề nghị họ hãy quan tâm đặc biệt đến việc thực hiện đơn hàng này, nhất là thời hạn giao hàng và công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí và rủi ro họ chịu nếu giao hàng chậm. Tỏ ý mong muốn việc thực hiện đơn hàng đầu tiên này sẽ làm cho công ty anh/chị hoàn toàn hài lòng và sẽ dẫn tới quan hệ buôn bán tốt đẹp giữa hai bên. Kết thúc bức thư cho phù hợp. ANSWER

Bac Nam Cop. Ltd. 214 Ton Duc Thang Dong Da district Hanoi

Your ref: 3 September 20_

15 September 20_

Mr A. Suzuki The Sales Manager Shonan Computer Ltd. 1-33 Kistashinjuku – 7 Chome Shinjuku-ku Tokyo 160 Japan

Dear Mr. Suzuki

We thank you for your offer dated 3 September for some electronic components. We are pleased to send you this letter attached Order No. BN07 asking for some electronic components enclosed with the attached list. We would like to draw your attention to the following points: We thank you… and are pleased to enclose our order No. BN07 for a number of electronic components as per the attached list. Meanwhilek, we would like to draw your attention to the following points:

Please don’t supply the substitutes if there’re any items not available on stock for delivery at the time specified in the order. If any of the listed items are not availble on stock for delivery at the time specified in the order, please do not send the subsitutes for us.

For this first order, we temporarily accept a 15% discount and payment by an irrevocable letter of credit at sight, D/P. We, however, would like to be allowed a discount of 20% and pay by an irrevocable letter of credit at 60 days’ sight D/C.

For this first order, we decided to accept the 15% trade discount and pay by letter of credit at sight, documents against paymment. However, for the further orderrs, could you please give us a 20% trade discount and payment by letter of credit at 60 days, documents against acceptance.

Please having a supervisor on processing this order, especially the delivery time, we reserve the right to refuse the order or return the goods at your expense and risks in case of late shipment. We would highly appreciate your special attention to the execution of this order, the time of delivery in particular, and we reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your account if the delivery is not met.

We hope that this order will be one of many orders we place with you. We hope that the first order will be completed to our satisfaction which leads to good relationship between the two companies.

We look forward to having your confirmation soon

Yours sincerely Signed Mai Hoa (Mrs) SAMPLE

214 Ton Duc Thang Street Dong Da District Hanoi Vietnam Your Ref: 3 September 20__ Our Ref: MH/123

15 September 20__ Mr A. Suzuki, Sales Manager Shonan Computers Ltd 1-33 Kistashinjuku -7 Chome Shinjuku-ku Tokyo 160 Japan Dear Mr Suzuki We thank you for your offer of 3 September 20__ and are pleased to enclose our order No. BN07 for a number of electronic components (accessories) as per the attached list. Meanwhile, we would like to draw your attention to the following points: If any of the listed items are not available in stock for delivery at the time specified (stated/mentioned) in the order, please do not send substitutes for them (in their places).  For this first order, we decided to accept the 15% trade discount you offered and agree to pay by a letter of credit at sight, documents against payment. However, for further (the next) orders, could (would) you please give us a 20% trade discount and accept payment by a letter of credit at 60 days, documents against acceptance?  We would highly appreciate your special attention to the execution of this order, the time of delivery in particular, and we reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your account if the delivery date is not met. We hope that the first order will be completed (processed/executed) to our satisfaction which will lead to good relationship between the two companies. We look forward to having your confirmation soon. Yours sincerely        (Signed) Mai Hoa (Mrs) General Director Enc: Order No. BN07

Practice 4: Letter writing

Ngày 17/11/20__, bà Nguyễn Thị Lan Anh, Giám đốc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp 1 (Vietnam National General Export-Import Corporation No.1) có trụ sở đóng tại số 46 Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội nhận được thư chào hàng đề ngày 15/11/20__ của công ty F.Lynch & Co. Ltd có trụ sở ở Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL, Vương quốc Anh  chào bán các mặt  hàng sứ cao cấp. Sau khi nghiên cứu chào hàng, bà Lan Anh quyết định gửi một đơn hàng đặt mua một số mặt hàng chọn trong catalog mà họ gửi cùng thư chào hàng. Bà Lan Anh yêu cầu anh/chị viết một thư gửi kèm với đơn hàng số PO/024 để bà ký với những nội dung sau: 

Yêu cầu người bán dùng loại giấy dầy bọc riêng từng thứ một. Sau đó đóng gói trong 10 thùng gỗ thưa có chèn lót bằng rơm cẩn thận. Ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ: “ĐỒ SỨ”, “DỄ VỠ”, “ĐỀ NGHỊ XẾP CẨN THẬN” và đánh số thùng từ 1 đến 10.



Đề nghị người bán quan tâm đặc biệt đến thời hạn vì các đại lý của ta phải có hàng bán vào dịp Tết nguyên đán. Sau thời hạn 10/1/20__ mà hàng chưa về tới cảng Hải Phòng thì người mua sẽ từ chối nhận hàng.



Xác nhận lại điều khoản thanh toán: người bán sau khi giao hàng sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 30 ngày với người mua và gửi cùng với bộ chứng từ giao hàng đến đại lý ngân hàng giao dịch của người mua là Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, Anh quốc, để ngân hàng này chuyển cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Thanh toán theo phương thức D/A như 2 bên đã thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua.



Lưu ý người bán đây chỉ là đơn hàng đặt  mua thử, nếu việc thực hiện đơn hàng này làm người mua hài lòng và nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì người mua chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn.



Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm. Practice 4 46 Ngo Quyen Street Hoan Kiem District Hanoi Vietnam

Your Ref: 15 November 20__ Our Ref: LA/123 17 November 20__ F. Lynch & Co. Ltd Nesson House Newell Street Birmingham B3 3EL UK Dear Mr X We thank you for your offer of 15 November 20__ for high quality ceramics and are pleased to enclose our order No. PO/024 for a selection of items in your catalogue attached to (enclosed with) your offer.   We would like to emphasize the following points: Each piece (item) is to be individually wrapped in thick paper, carefully packed in straw, and shipped in 10 wooden crates, marked with the buyer’s address, order number, crate dimensions and the words: “CERAMICS”, “FRAGILE”, “HANDLE WITH CARE”, and numbered from 1 to 10. We would appreciate your special attention to the delivery date as we urgently need the goods for our traditional New Year selling period. We reserve the right to refuse taking delivery of the goods if they arrive at Haiphong Port after 10 January 20__. We would like to confirm that after shipment you will draw on us at 30 D/S and send the draft together with a full set of shipping documents to our correspondent bank, Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, UK, which will transfer them to Vietcombank. Payment is on a D/A basis as we agreed on (over) the telephone yesterday. This is a trial order, and if it is completed (processed) to our satisfaction (satisfactorily) and if we feel we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in the future. We look forward to your sales confirmation soon. Yours sincerely,         (Signed)

Nguyen Thi Lan Anh (Mrs) General Director Enc: Order No. PO/024

Practice 5

Ngày 1 tháng 11 năm 20__, công ty TNHH Hoa Mai (HOACO HANOI LTD) địa chỉ 37 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội, điện thoại và fax: 84-4-8715340, nhận được thư chào hàng của công ty TNHH Huynh đệ (Brothers Co., Ltd) số 18 đường Caranation, Singarore 2478, chào bán máy điều hòa (air conditioners) kiểu Freshman 2034 và 2035. Sau khi nghiên cứu kỹ chào hàng trên, HOACO đã quyết định đặt hàng số OR11/06. Hãy viết một bức thư để giám đốc HOACO là Ông Nguyễn Thành Trung ký gửi kèm với đơn đặt hàng nói trên với những nội dung chính sau đây: 

Đơn đặt hàng này mua thử 350 chiếc Freshman 2034 với giá CIF Hải Phòng là UD$750 một chiếc kể cả chi phí bao bì, giao hàng vào tháng 2/200...



HOACO yêu cầu giao hàng chậm nhất là trung tuần tháng 2 để kịp thời phân phối cho các đại lý trong toàn quốc để bán vào đầu mùa hè.



Yêu cầu người bán dùng giấy chống thấm để gói hàng và đóng vào các thùng cát tông, bên ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ “tránh ướt” và “đề nghị xếp nhẹ tay”.



Xác nhận lại điều khoản thanh toán: Như thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua thanh toán sẽ thực hiện theo phương thức Chấp nhận đổi chứng từ, người bán sau khi giao hàng sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 60 ngày cho người mua và gửi cùng bộ chứng từ đến ngân hàng giao dịch của người mua là ngân hàng thương mại Singapore để ngân hàng này chuyển cho ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.



HOACO đề nghị Brothers gửi trước 1 bộ tài liệu kỹ thuật bằng hai thứ tiếng, tiếng Anh và tiếng Việt.



Hiện tại HOACO chưa có khả năng đặt mua Freshman 2035 vì giá còn hơi cao và HOACO không chắc chắn mặt hàng này sẽ bán chạy ở Việt Nam. Tuy nhiên nếu việc thực hiện đơn hàng này hoàn toàn làm HOACO hài lòng và HOACO thấy hàng có thị trường ở Việt Nam thì HOACO chắc chắn sẽ đặt thêm những đơn hàng khác .

Anh/chị có thể thêm, bớt một số chi tiết để bức thư phù hợp về nội dung và đẹp về hình thức.

Practice 5 HOACO HANOI LTD 37 Nguyễn Văn Cừ Street, Gia Lâm District, Hà Nội Tel. and Fax: 84-4-8715340 – Mail: Your Ref: BL/1439 Our Ref: TT/123 25 November 20__ Brothers Co., Ltd 18 Caranation Road  Singarore 2478 Dear Mr Smith We thank you for your offer of 1 November 20__ for air conditioners, models Freshman 2034 and 2035. Please find enclosed our trial order No. OR11/06 for 350 units of Freshman 2034 at the price of US$750.00 per unit CIF Haiphong Port including packaging for delivery in February 20__. It is essential that the above items be delivered in mid-February in time for distribution to our agents across (throughout) the country for sale in early summer. The goods should be wrapped in water-proof paper and packed in cartons, marked with the buyer’s address, order number, dimensions (measurements) of the cartons, and the words: “KEEP DRY” and “HANDLE WITH CARE”.

As we agreed on (over) the telephone yesterday, we would like to confirm that payment is on a D/A basis, and that after shipment you will draw on us a 60-day draft and send it together with a full set of shipping documents to our correspondent bank, Singapore Commercial Bank, which will transfer them to Vietcombank.  Could you please send us in advance a set of technical documents in both English and Vietnamese? We regret that at present we are not in a position to place an order for the Freshman 2035 because its price is rather high and we are not quite sure that it will sell well in Vietnam. However, if this order is completed to our satisfaction and if we find that there is a ready market for this kind of goods in Vietnam, we shall probably place further orders. We look forward to your order confirmation soon. Yours sincerely         (Signed) Nguyen Thanh Trung General Director Enc: Order No.OR11/06

Assignment 6: Letter writing

Công ty TNHH Ánh Dương, địa chỉ 14 Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, điện thoại: 84 4 3920 9533, fax: 84 4 3920 9566, nhận được thư chào hàng số BJ/305 ngày 25/10/2011 của ông Robert Hughes, giám đốc bán hàng của Marco Toy Company, Inc., địa chỉ 223 Sunrise Highway, Glen Cove, New York 11566. Anh/Chị hãy viết một bức thư để Bà Lê Lan Anh, giám đốc Công ty TNHH Ánh Dương ký gửi kèm với đơn đặt hàng số DH/029 với những nội dung chính sau đây: 

Đơn đặt hàng này mua thử 36 búp bê Baby Jenny với giá CIF Hải Phòng là US$12 một chiếc, và 78 gấu teddy Tootsie-Wootsie loại 18 inches với giá US$9 một con, kể cả chi phí bao bì. 



Nói rõ cho họ biết nếu họ không có sẵn bất kỳ mặt hàng nào để giao theo thời hạn đã nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.



Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 10% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ, nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng

15% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi chứng từ. 

Yêu cầu họ gửi hàng bằng đường hàng không và giao hàng chậm nhất vào cuối tháng 11 để kịp thời phân phối cho các đại lý trong toàn quốc để bán vào trước dịp lễ Giáng sinh. Công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí và rủi ro do bên bán chịu nếu giao hàng chậm.



Bày tỏ hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng này sẽ làm công ty anh/chị hài lòng, và nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì công ty anh/chị chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn.



Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm.



Ngày viết thư là 2/11/2011; số tham chiếu của thư này là LA/th

Anh/Chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong và hình thức phù hợp.

14 Ly Thai To Street Hoan Kiem District Hanoi Vietnam Your Ref: BJ/305 Our Ref: LA/th 2 November 2011

Mr Robert Hughes, Sales Manager Marco Toy Company, Inc 223 Sunrise Highway Glen Cove New York 11566 Dear Mr Hughes We thank you for your offer No. BJ/305 of 25 October 2011 and are pleased to enclose our trial order No. DH/029 for 36 Baby Jenny dolls and 78 18-inch Tootsie-Wootsie teddy bears, at the price of US$12 and US$9 each respectively including packaging. 

In addition, we would like to draw your attention to the following points: If any of the above items are not available in stock for delivery at the time specified (stated/mentioned) in the order, please do not send substitutes for them (in their places).  For this first order, we have decided to accept the 10% trade discount you offered and agree to pay by a letter of credit at sight, documents against payment. However, for further (the next) orders, could (would) you please give us a 15% trade discount and accept payment by a letter of credit at 60 days, documents against acceptance?  The above items should be shipped (sent) by air and be delivered by the end of November in time for distribution to our agents across (throughout) the country for the pre-Christmas selling season. We reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your account if delivery is late. We hope that this order will be completed (processed/executed) to our satisfaction and if we feel we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in the future. We look forward to your sales confirmation soon. Yours sincerely         (Signed) Le Lan Anh (Mrs) Director Enc.: Order No. DH/029

Assignment 7: Translate into English 1.

Trả lời thư của các ngài đề ngày 25/11, chúng tôi vui mừng thông báo cho các ngài biết rằng tàu sẽ rời cảng Hải Phòng sớm nhất để đi London là tàu Eagle, hiện đang xếp hàng tại Bến tầu số 3, cảng Hải Phòng, và sẽ nhận hàng cho đến ngày 15/12 là ngày tàu sẽ khởi hành.

2.

Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 3/10 hỏi mua đường và rất vui mừng chào bán cố định cho các ngài 100 tấn, giá mỗi tấn CIF tại cảng Sài Gòn là 280 bảng Anh chấp nhận trong vòng mười lăm ngày.

3.

Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán được cho dù có giảm giá đi chăng nữa nên chúng tôi muốn hỏi các ngài liệu các ngài muốn chúng tôi gửi trả lại hàng hoặc giữ hàng lại để kiểm định.

1.

 In reply to your letter of 25 November, we are pleased to inform you that the earliest vessel due out of Haiphong Port for London is the MV Eagle, which is at

present loading at Dock No.3, Haiphong Port, and will accept cargo until 15 December when she sails. 2.

We thank you for your enquiry of 3 October for our sugar and are pleased to make you a firm offer, which is subject to acceptance within 15 days, for 100 tons of sugar at the price of £280.00 per ton, CIF Sai Gon Port. 

3.

Because the goods were seriously damaged and cannot be sold (retailed) even at a discount, we would like to know whether you want us to return them or hold them for inspection.

26 Ba Trieu Street Hanoi Vietnam Tel and fax: 048 38269743 Your Ref.: HL/th Our Ref.:  QM/mh 6 December 2011 Brexport West House 12 Greeb Lane London JC 29 UK

Dear Mr Smith We thank you for your offer No. 48/NQ of 28 November 20__ for washing machines and are pleased to enclose our order No. 68NA 300 items, model WL39 as per/in your catalogue No. 32/XH, at the price of US$610.00 per unit CIF Haiphong Port including customary export packaging. In addition, we would like to emphasize the following points: It is essential that the above items be delivered in one lot by the end of January in time for our traditional New Year selling season.  Payment is to be made (effected) in US dollars by an irrevocable letter of credit at sight to be opened at (through/ with) Vietcombank 15 days prior to the shipment, valid for 45

days, to the account of NatWest Bank, London, in favour of the seller for 100% of the (the total) value of the goods to be shipped. As this is a large order, we wonder if you would allow us a 5% discount? (could you please) Please also be noted that at present there is a heavy demand (a ready market) for washing mashines in Vietnam and this is only a trial order.  If your goods are of high quality goods, at reasonable prices and sell well in Vietnam, we will place larger orders with you on a regular basis. We look forward to your sales confirmation soon, and hope that the successful execution of this order will mark a good beginning of our business relationship. Yours sincerely Quang Minh Executive/Managing Director Enc. Order No. 68NA Translation 1.

In reply to your enquiry of 15 August, we are pleased to inform you that we have managed to secure (charter) the kind of ship you asked for and on the terms and conditions you required. She is the vessel X with grade A quality as per Lloyd’s Register of shipping.

2.

Out of 150 cases, 15 were broken open and look as if they were left in the rain during transportation. The inner wrapping paper was not suitable for sea voyage.

3.

We shall offer you firm with delivery in about mid-May, providing we receive your order within the next 15 days.

3.

BÀI TẬP CÔ GIANG

Assignment 1: Order translation 1. Chúng tôi đã nhận được thư quý công ty gửi ngày 25 tháng 8, và xin gửi kèm đơn đặt hàng số 187 của chúng tôi đặt mua mặt hàng máy chữ xách tay (type-writer) mẫu CO35 của quý công ty. 2. Nếu quý công ty có thể đảm bảo gửi hàng từ HongKong đến Keelung trước ngày 30/3 thì chúng tôi rất vui được đặt mua của quý công ty các mặt hàng sau đây: 1. Chúng tôi đã nhận được thư quý công ty gửi ngày 25 tháng 8, và xin gửi kèm đơn đặt hàng số 187 của chúng tôi đặt mua mặt hàng máy chữ xách tay (type-writer) mẫu CO35 của quý công ty. 2. Nếu quý công ty có thể đảm bảo gửi hàng từ HongKong đến Keelung trước ngày 30/3 thì chúng tôi rất vui được đặt mua của quý công ty các mặt hàng sau đây: Assignment 2: ORDER Anh/ chị viết thư gửi ông Mancini đặt mua 22 máy trộn đứng cá nhân (stand mixers) Model #43423, tất cả màu đỏ. Thanh toán bằng tài khoản kinh doanh đã có với họ từ trước, tài khoản # 543234. Hy vọng nhận được lô hàng trước thứ Sáu, ngày 11/11/2011. Gửi kèm theo thư phương thức chuyển hàng và địa chỉ nhận hàng. Đề nghị họ gọi điện xác nhận thư đặt hàng theo số 232-231-4563 trong giờ hành chính, từ thứ Hai đến thứ Sáu. SAMPLE Dear Mr. Mancini, We would like to purchase twenty two (22) individual stand mixers (Model #43423), all in the color red. We would like you to charge this purchase to the preexisting account that we have with you, business account #543234. We hope to receive this order no later than Friday, November 11th, 2011. Attached to this letter please find our preferred shipping method and receiving address. Please confirm that you received this order by calling us at 232-231-4563 anytime during business hours, Monday to Friday. Thank you for your cooperation Keller Kitchen Co. Assignment 3: OFFER

 Anh/ chị viết thư chào bán mặt hàng kim cương có chất lượng tốt nhất như chất lượng hàng đã cung cấp cho họ năm ngoái với mức giá thấp nhất.  Số lượng là 2000 cara gồm 100 viên. Ta bằng lòng cung cấp cho họ với giá 100 đô la Mỹ 1 cara.  Vì giá bán lẻ các mặt hàng nói chung đều tăng rõ rệt vào mùa thu năm nay nên các chuyến hàng tới sẽ đắt hơn nhiều. Vì vậy, đề nghị họ tận dụng ngay thư chào hàng này với giá không đổi chỉ trong vòng 2 tuần.  Anh/ chị có thể thêm các chi tiết khác cho phù hợp! ANSWER SAMPLE Dear Sirs, You will be interested to hear that we can offer a further supply of the best quality diamond of the same quality as that supplied to you last year at the lowest price.  The total amount is 2,000 carats and 100 pieces. We are pleased to supply it to you at $100 per carat. With the increase of the general retail costs which become conspicious this spring, the next consignment will be much dearer, so we recommend that you take prompt advantage of this offer which is firm for a week only. Assignment 4: ORDER  Anh/ chị viết thư cho ông Henry Yule cảm ơn thư chào hàng ngày 5/11 trả lời thư hỏi giá của ta về mặt hàng LA-115. Gửi kèm theo thư này là đơn đặt hàng chính thức 1000 bộ mà ta biết rằng họ sẽ cung cấp từ kho.  Như ta đã nêu rõ trong thư hỏi giá đầu tiên, chất lượng phải đúng như hàng mẫu mà công ty họ gửi cho ta, chất lượng và mầu sắc cũng phải giống như hàng mẫu. Đơn đặt hàng của ta được đặt mua theo điều kiên này.  Anh/ chị có thể thêm các chi tiết khác cho phù hợp! ANSWER SAMPLE Assignment 5: Acknowledge order Translation 1. Chúng tôi vui mừng xác nhận là số hàng theo đơn đặt hàng số 286 của quý công ty đã chuẩn bị được gửi đi. Xét vì quan hệ giao dịch lâu dài với quý công ty, chúng tôi chấp thuận những điều kiện quý công ty đặt ra cho đơn đặt hàng này. 

 We take pleasure in confirming that your order No. 286 is ready for dispatch. In view of the long business relationship with you, we accept the terms you specified for this order. 2. Chúng tôi vui mừng nhận được thư đặt hàng của quý công ty đặt mua 50 bộ đồ nội thất kiểu cổ điển cung cấp theo các chi tiết kỹ thuật riêng của quý công ty. Như chúng tôi đề cập trong thư trước, việc giao hàng cho đồ làm theo chi tiết kỹ thuật thường không thể thực hiện trong vòng 5 tháng nhưng chúng tôi sẽ ưu tiên đặc biệt cho đơn hàng này của quý công ty. Quý công ty có thể yên tâm là số nội thất này sẽ được gửi đi trước 30/9. Chúng tôi sẽ báo cho quý công ty biết khi hàng đặt của quý công ty chuẩn bị gửi đi và luôn hỗ trợ quý công ty tốt nhất vào mọi lúc.   Dear Sirs, We are very glad to receive your order for 50 units of classic furniture to be supplied to your own specifications. As we mentioned in our previous letter, shipment for the furniture made to the supplied specifications is not usually possible within five months, but we would like to give your order special priority. You may rest assured that your furniture will be shipped by September 30. We will inform you when your order is ready for dispatch and shall be pleased to assist you with the best of our ability at all times. 3. Lô hàng 20 bộ bàn ăn đã được chuyển đến các ông bằng đường sắt vào ngày hôm nay. Xin các ông vui lòng xác nhận việc nhận hàng và trích dẫn phiếu gửi hàng số 8573.   The consignment of 20 sets of dining table has been sent to you by rail today. Please confirm receipt and quote consignment note No.8573. 4. Cảm ơn ông về đơn đặt hàng quần yếm cho cho công nhân làm việc nặng (heavyduty industrial overalls). Đáng tiếc là chúng tôi đã hết kiểu vải bông (denim) ông yêu cầu. Vì ông nhất định muốn dùng loại vải bông này nên chúng tôi không đề nghị loại hàng thay thế, nhưng sẽ báo cho ông biết ngay khi nhận được đợt hàng mới. Chuyến hàng này sẽ có trong hai tháng nữa.   We thank you for your order for heavy-duty industrial overalls. Unfortunately, we have run out of the denim style you asked for. As you particularly specified this

material, we will not offer a substitute, but inform you as soon as we receive delivery of a new consignment. This will be within the next two months. Assignment 6: Acknowledge order Anh/chị viết thư trả lời thư đặt hàng 100 bộ ga trải giường đề ngày 18/11. Xác nhận sẽ bán giá như đã đề trong thư của họ, và sẽ tiến hành chuyển hàng bằng phương tiện riêng của mình vào đầu tuần tới. Tin tưởng họ sẽ hài lòng với số hàng này và gửi kèm catalogue các mặt hàng mình đang có. Hy vọng việc thực hiện đơn đặt hàng đầu tiên với phía họ sẽ dẫn đến quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên và đánh dấu một mối quan hệ khởi đầu tốt đẹp. ANSWER SAMPLE We were pleased to receive your order of 18 November for 100 cotton bedclothes, and welcome you as one of our customers. We comfirm supply of the bedclothes at the prices stated in your letter, and are arranging for despatch by our own delivery vehicles early next week. We feel confident that you will be completely satisfied with these goods. As you may not be aware of the wide range of goods we have available, we are enclosing a copy of our catalogue.  We hope that our handling of your first order with us will lead to further business between us and mark a beginning of a happy working relationship. Yours sincerely, Assignment 7: Order Acknowledge Anh/chị viết thư trả lời thư đặt hàng số 1077 đề  ngày 10/11/201..., đặt mua 500 bật lửa điện tử. Cho họ biết rằng tất cả số hàng này đã có sẵn, và chúng ta có thể gửi hàng đến San Francisco trước ngày 30/11. Ta sẽ báo cho họ biết ngày gửi hàng khi việc bốc hàng hoàn tất theo như yêu cầu của họ. ANSWER SAMPLE Dear sirs, We thank you very much for your order No.1077 of 10 November 201... for five hundred units of electronic lighters.

All these items are in stock, and we can guarantee shipment to San Francisco well before November 30. We will inform you of the date of dispatch immediately upon completing shipment as your requirements. Yours faithfully,

CHAPTER 5: COMPLAINTS AND ADJUSTMENT A. BÀI TẬP CÔ HƯƠNG A B. BÀI TẬP COMMERCIAL CORRESPONDENCE C. BÀI TẬP CÔ GIANG

B. BÀI TẬP CORRESPONDENCE Công ty TNHH Brothers and Sisters, địa chỉ 200, Đường Lockhart, Hồng Kong có nhận được thư khiếu nại từ Công ty May Mặc Hà Nội, địa chỉ 300, Phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam về lô hàng 200 chiếc cờ theo Hóa đơn số AC342 nhưng bị nhầm màu. Anh chị hãy viết thư trả lời thư khiếu nại trên với nội dung sau: Công ty anh chị đã cố gắng tìm nguyên nhân gây ra sự nhầm lẫn nhưng vẫn chưa có lý giải cho việc này. Lý do duy nhất mà công ty anh chị có thể đưa ra là tuần trước 02 nhân viên của phòng sản xuất bị ốm và công ty của anh chị phải nhờ sự trợ giúp của những người thiếu kinh nghiệm trong 2 đến 3 ngày. Công ty anh chị rất muốn xin lỗi về sự phiền toái này. Công ty anh chị đã triển khai một chương trình đào tạo mới dành cho những người có thể triệu tập làm việc trong trường hợp khẩn cấp trong khu vực sản xuất. Công ty anh chị hy vọng liệu pháp này sẽ giúp cung cấp được dịch vụ tốt hơn. Thông báo với Công ty TNHH Brothers and Sisters rằng thứ 6 này công ty anh chị sẽ gửi cho họ bằng đường bưu điện 200 chiếc cờ để thay cho những chiếc cờ được in bằng màu trắng chứ không phải màu vàng. Dĩ nhiên sẽ không tính phí thêm cho những chiếc cờ này. Công ty TNHH Brothers and Sisters có thể bỏ 200 chiếc cờ màu trắng đi. Không cần phải gửi trả lại cho công ty anh chị những chiếc cờ màu trắng. Công ty anh chị cảm ơn công ty TNHH Brothers and Sisters đã cho cơ hội để phục vụ họ. Người ký thư: Ông R. Smith, Trưởng phòng bán hàng Anh/chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo bức thư có nội dung và văn phong phù hợp.

Dear Sirs

Thank you for your letter informing us of the wrong delivery. I would like to apologize for the error made by our company in wrong color goods delivery under our contract No AC342

While we cannot give you the most suitable explanation at present, the only reason we could found is asking for the substitute inexperienced employees for 2 sick production staff from 2 to 3 days.

We sincerely apologize for the trouble caused to you. Our company organized a new training program for those who will be convened to work in the production department in case of emergency. We hope this could help us improve our service in the future and take all possible steps to ensure that such a mistake will not be made again.

We have dispatched 200 new white-print flags as substitutes for the yellow ones for no extra charge. These replacements will be sent by post this Friday. It will not be necessary for you to return the previous commodities.

We would like to thank you for the opportunity to serve our company.

Yours faithfully R. Smith Sales Manager

C.BÀI TẬP CÔ HƯƠNG GIANG PHẦN COMPLAINTS Exercises Sáng qua đại diện Hải Phòng báo cho anh/chị biết chuyến hàng đồ dùng bằng điện thuộc đơn hàng số 2072 gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ lớn kiểu 4488 và 500 chiếc tivi mầu 19 inch kiểu 5033; mua của một hãng Nhật Bản ngày 10/8 … theo điều kiện CIF cảng Hải Phòng, tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của cộng hòa Liên bang Đức đã cập cảng Hải Phòng ngày 19/11 … nhưng bị tổn thất. Anh/chị viết thư khiếu nại theo hướng dẫn sau: 

Khi phát hiện có tổn thất, đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của Vinacontrol Hải Phòng đến giám định lô hàng. Và biên bản giám định họ lập có những chi tiết sau:



Chuyến hàng thực chất có: 190 chiếc tủ lạnh, 440 chiếc ti vi mầu, 60 chiếc ti vi đen trắng, 100 chiếc máy giặt.



Tình trạng hàng hóa: tủ lạnh thiếu 10 chiếc, TV màu thiếu 60 chiếc, 60 chiếc TV đen trắng không nằm trong đơn đặt hàng, 2 máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.



Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, phía Nhật phải chịu mọi chi phí vì ta đang cần gấp.



Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV mầu và đề nghị Nhật cho hướng giải quyết 60 chiếc TV đen trắng theo cách: giảm giá 30%. Nếu không ta có thể bán hộ với giá cao nhất hoặc cho người đến mang đi. Suggested answer:

We were informed by our representative in HaiPhong yesterday that your consignment of home appliances under our order No. 2072 of 10 August … carried by MS Carl Maxstart, German, arriving at the port of HP on19 Nov … is in shortage and damaged condition. 

The order above contains 200 refrigerators model M2024, 100 big-size washing machines model 4488 and 500 color 19-inch TV sets model 5033.  Having discovered the losses and damage on the first account, we had invited Vinacontrol Haiphong to inspect/ examine the consignment and their inspection results include the following details:  Against 200 refrigerators ordered, the actual consignment contains only 190 refrigerators  Instead of 500 color TV sets, the consignment turns out to have 440 color TV sets, and 60 black white TV sets which are not placed in our order  Out of 100 washing machines, 2  have broken drums and are in unrepairable condition. We, therefore, would like to claim a compensation from you for the following:  As we are in urgent demand for refrigerators, for the undelivered units, we would have to buy from Thailand and the difference in prices as well as other costs involved would be covered by you. In the meantime, we would like you to send us the 60 missing color TV sets as soon as possible and propose a 30% discount for 60 black and white TV sets.  If this proposed discount is not acceptable to you, we could either sell these black and white TV sets for you on consignment basis at the highest price possible or you could have someone take the goods away.