Contabilidad Financiera - Jose A. Brito [PDF]

Zitiervorschau

José A. Brito

CONTABILIDAD FINANCIERA Adaptado a la NIIF para las PYME (VEN-NIF PYME)

TOMO I

Ediciones

Centro de Contadores

PRÓLOGO Aunque no es el primer libro que escribo, con la publicación de éste se cumple una de mis más anheladas metas: escribir un libro de Contabilidad. Este deseo se vino a convertir en una necesidad imperiosa cuando, a través de la experiencia docente que he acumulado por más de 40 años enseñando contabilidad, he podido observar cómo, estudiantes universitarios de Administración Comercial y Contaduría, al llegar el momento de estudiar la Contabilidad Superior (Contabilidad IV), tienen grandes dificultades para asimilar esos conocimientos con normalidad, siendo el índice de aplazados tan elevado que los propios estudiantes, cuando ingresan al semestre en el que verán esta contabilidad, lo hacen convencidos, y aceptando de antemano, que la aprobarán sólo después de repetirla dos o tres veces. Como explicación de este hecho, no quise aceptar el razonamiento que afirma que, en términos generales, la contabilidad superior resulta una materia muy difícil para los alumnos, y que ésa era la causa de tantos aplazados en los exámenes. Para mí, la causa era mucho más profunda, pues comencé a observar que, el problema, no estaba en la Contabilidad Superior sino en la Contabilidad Básica e Intermedia. Para probarlo, al comenzar en uno de los semestres a dictar clases de Contabilidad Superior, decidí someter a los alumnos a una prueba elemental de Contabilidad Básica. Les proporcioné una relación de cuentas con sus saldos, les pedí que las clasificaran en deudoras y acreedoras y que elaboraran un Estado de Resultado y un Estado de Situación Financiera. Al revisar la prueba, observé que una gran cantidad de estudiantes tenía dudas consideradas como elementales, tales como no estar seguros de si el saldo de algunas cuentas era deudor o acreedor o en qué grupo clasificarlas, además de mostrar dificultades para elaborar los estados financieros solicitados. A la vista de estos resultados, la conclusión fue contundente: Así como es conocido que el ser humano se hace en los primeros diez años de su vida, el futuro contador se hace en la medida en que haya alcanzado sólidos conocimientos de Contabilidad Básica e Intermedia. Ése es el objetivo que me motivó a escribir este libro. Poner en las manos del alumno que inicia sus estudios de contabilidad, herramientas de aprendizaje que le permitan formarse con solidez. El contenido de este libro está adaptado al programa de estudio que se aplica a los estudiantes de contabilidad en el CENTRO DE CONTADORES, el cual, a la vez, es el mismo que ven los estudiantes de Contaduría en las diferentes universidades. Teniendo en cuenta que la inmensa mayoría de las empresas en Venezuela califican dentro del grupo de Medianas y Pequeñas Entidades, es por lo que decidí desarrollar las explicaciones, en los casos que proceda, sustentándome en las Normas Internacionales de Información Financiera para las Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYME) , las cuales, a través del BA VEN-NIF No. 8, fueron adoptadas por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados que deberán ser aplicados en Venezuela para las Pequeñas y Medianas Entidades (VEN-NIF PYME). Por cuanto por lo extenso del material a tratar resultaría un libro demasiado voluminoso que, físicamente, sería difícil de manejar, es la razón por la que se ha decidido presentarlo en dos tomos. Los dos primeros Capítulos de este Primer Tomo, han sido destinados al estudio de la Cuenta, donde es desarrollado un método práctico para realizar cargos y abonos y determinar el saldo, mientras que, en el tercero, es desarrollado lo relacionado con la Ecuación del Patrimonio, haciendo hincapié en que, el dominio de estos temas, son indispensables para lograr el adecuado manejo de los siguientes Capítulos.

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Es de todos conocido que, en la actualidad, prácticamente todas las empresas llevan su contabilidad por medio de computadoras. Sin embargo, es indispensable que todo contador sepa cómo llevarla en "libros". En primer lugar, porque nuestro Código de Comercio y la Ley de Impuesto Sobre la Renta obliga a utilizar los libros que allí se mencionan. En segundo lugar, porque para saber cómo llevar una contabilidad con un computador, se hace indispensable, antes, conocer cómo se lleva "a mano". Los Capítulos 4, 5 y 6 están destinados a ello. El Capítulo 7 ha sido destinado a que el estudiante se familiarice con los nombres de las cuentas más comunes que son utilizadas en cualquier contabilidad, así como a conocer su clasificación, dirigiéndonos a que, al final del camino, se llegue a dominar lo relacionado con la presentación de los Estados Financieros. A las Normas Internacionales de Información Financieras (NIIF) y Normas de Control Interno ha sido dedicado el Capítulo 8. En forma muy resumida, se hace allí un bosquejo de ellas. En los Capítulos 9 y 10 se estudia el Efectivo y Equivalentes al Efectivo, mientras que, los Capítulos 11, 12, 13 y 14, abordan lo relacionado con Cuentas y Efectos por Cobrar Comerciales, incluyendo lo que se refiere a la cobranza de estos últimos, a través de los bancos, bajo las dos modalidades más importantes: procuración de cobro y descuento. Dentro de este mismo bloque, en el capítulo 15, es desarrollado los aspectos de la valoración posterior de estos Instrumentos Financieros, manejando allí lo relacionado el adecuado tratamiento del Deterioro de Valor de los Activos Financieros antes mencionados. Dada la importancia que tiene el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en la actividad contable, es la razón por la que, el Capítulo 16, ha sido destinado a exponer unas nociones básicas sobre ese tema. El Capítulo 17 y 18, es tratado lo relacionado con el manejo de los Inventarios así como su valoración, tanto inicial como posterior. Y por último, en el Capítulo 19, es abordado lo relacionado con Importaciones, desarrollando allí tanto los aspectos procedimentales como contables, en los casos en que, las divisas para cancelar tales importaciones, hayan sido obtenidas a través de la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI). Al escribir este libro, traté de imaginarme que me encontraba dictando clases, explicando los temas con el mayor detalle posible y utilizando un léxico sencillo, al alcance de cualquier estudiante novel en esta materia, esperando así contribuir a que, cuando éstos lleguen al nivel de Contabilidad Superior, sus conocimientos de Contabilidad Básica e Intermedia sean tan sólidos que no tengan dificultad para culminar su carrera en forma satisfactoria y, posteriormente, ejercerla con seguridad. Todos los profesores que dictan clases de contabilidad en el CENTRO DE CONTADORES, contribuyeron de alguna manera en la creación de este libro. Sin embargo, debo hacer una muy especial mención del profesor Marlon Rojas, quien, prácticamente, se convirtió en mi asesor permanente en lo relacionado con la aplicación de las NIIF. De la misma forma, el apoyo recibido del profesor José Abrams fue sumamente valioso a través de su asesoría en materia de impuestos, así como el aporte y desarrollo de casos prácticos que han sido incorporados al texto del libro. El apoyo del profesor Luis López también fue muy especial, leyendo los borradores, detectando detalles tanto de fondo como de forma que, al corregirlos, contribuyó a mejorar el contenido del libro. El tipeo y composición realizado por Lixallis Osorio, fue esencial para la creación física del libro, por lo que le expreso mi profundo agradecimiento.

EL AUTOR. VI

Introducción a la Contabilidad

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¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD? Muchas han sido las opiniones emitidas en torno a qué es la contabilidad. Unos autores la consideran una ciencia, otros expresan que es un arte y otros afirman que es una técnica. No siendo el objetivo de este tratado el profundizar en este aspecto, nos limitaremos a transcribir algunas de las definiciones que han sido dadas en torno a qué es la contabilidad. El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define la contabilidad como sigue: “La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica”. El Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA), la define como sigue: “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, en parte al menos, de carácter financiero e interpretar los resultados obtenidos.” El APB Nº 4 de Accounting Principles Board comenta: “La contabilidad es una actividad de servicio. Su función es la de proporcionar información cuantitativa acerca de la entidad económica, siendo esta información primordialmente de naturaleza financiera y de utilidad para seleccionar la mejor alternativa y el mejor curso de acción al realizar la toma de decisiones.” El Lic. Enrique Luque en su Introducción al Estudio de la Contabilidad, expresa: “La contabilidad es la ciencia que tiene por objeto el estudio cuantitativo y cualitativo del patrimonio de la empresa, tanto en su aspecto estático como en el dinámico, con la finalidad de lograr la dirección apropiada de las riquezas que lo integran.” Por su parte, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, define la contabilidad como sigue:

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Contabilidad Financiera “La contabilidad debe ser considerada tanto una actividad de servicio como un sistema de información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de las acepciones o descripciones que se adopte de la contabilidad debe contener las cuatro bases que la definen: la naturaleza económica de la información, medida y comunicada referente a entidades económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a personas interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones sirviéndose de dicha información.” Si se hace un análisis de las definiciones que se terminan de mencionar, podría llegarse a la conclusión de que, en el fondo, todas ellas expresan la misma idea. Es decir: “La contabilidad es la actividad mediante la cual se registran, clasifican y resumen, en términos cuantitativos, las transacciones que realiza una entidad económica, permitiendo así a personas interesadas, el análisis e interpretación de los cambios y resultados obtenidos, con miras a la toma de decisiones.” Como se puede observar, en la definición que precede están contenidos todos los conceptos relevantes mencionados por los diferentes autores en torno a qué es la contabilidad. Tales conceptos aparecen expresados en el orden en que la actividad contable va siendo desarrollada: 1) REGISTRO. Es ésta la primera actividad que se lleva a cabo en la contabilidad de una empresa. Sin embargo, cuando ésta es constituida, antes de comenzar a registrar las transacciones, se requiere realizar el paso previo de planificar el sistema de contabilidad que se utilizará. Esta planificación consiste fundamentalmente en determinar la cantidad y tipo de información que se desea obtener, así como los tipos de herramientas que se utilizarán, tales como computadoras u otras máquinas electromecánicas. Una vez trazado el plan de acción, se inicia el proceso de registro cronológico y sistemático de las transacciones que la empresa vaya realizando, basándose en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) que regulan esta actividad. 2) CLASIFICACIÓN. Las transacciones van siendo registradas siguiendo el orden cronológico en que se van realizando. Sin embargo, ese registro, por sí solo, no va a proporcionar mucha información, por lo que, es necesario dar el siguiente paso que consiste en ir clasificando los hechos de acuerdo con su naturaleza. Se trata, simplemente, de ir acumulando tales hechos mediante la utilización de cuentas, de manera que, en cualquier momento, pueda obtenerse información tal como, por ejemplo, qué cantidad de efectivo existe en el banco, cuánto se ha vendido hasta esa fecha, a cuánto ascienden sus inversiones, cuánto se ha gastado, cuánto y a quién le debe la empresa, etc.

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Introducción a la Contabilidad 3) RESUMEN. Una vez clasificadas las transacciones en sus correspondientes cuentas, se da el siguiente paso que consiste en agrupar tales cuentas de acuerdo con su naturaleza, obteniendo así lo que se conoce por Estados Financieros Básicos, los cuales están conformados por: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultado Integral, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo, además de sus Notas Aclaratorias. 4) ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN. Hasta hace algunos años, la función de la contabilidad se limitaba a cumplir con los aspectos internos de registrar, clasificar y resumir. Es esto lo que se conoce como teneduría de libros. Sin embargo, actualmente, los objetivos de la contabilidad van mucho más allá del registro monótono y repetitivo de transacciones. Como lo menciona la Norma Internacional de Contabilidad, No. 1, en el Párrafo 7, “…el objetivo de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas…” La información así obtenida, es sometida posteriormente a un análisis, tanto desde el punto de vista estático como dinámico, después de lo cual, se procede a interpretar los hechos acaecidos en la empresa. 5) TOMA DE DECISIONES. La actividad de analizar e interpretar los estados financieros no sería de mucha utilidad si todo quedara allí. Sin embargo, para el empresario moderno, la información que obtiene de ese análisis e interpretación de los hechos que han afectado la empresa en el pasado, es vital para proyectarla al futuro a través de la toma de decisiones.

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIIF). Terminamos de comentar la importancia que tiene para un empresario o para cualquier otra persona que pueda estar interesada en ello, el análisis e interpretación de la información que la contabilidad proporciona a través de los resúmenes de los hechos acaecidos. Basándose en esa información, tomarán las decisiones en el futuro. Es vital que la información presentada en los estados financieros sea útil y confiable. Para ello se hace indispensable que, durante el proceso de registro, clasificación y resumen de los hechos ocurridos, sean aplicadas una serie de reglas conocidas como Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), normas éstas que fueron adoptadas por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de la República Bolivariana de Venezuela, como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, en el Boletín de Aplicación VEN-NIF N o .8 (BA VEN-NIF 8), cuya aplicación proporcionará esa razonable confiabilidad en la información que muestren los estados financieros.

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Contabilidad Financiera DIVISIÓN DE LA CONTABILIDAD. Atendiendo a quienes va dirigida la información que proporcionan los estados financieros, la contabilidad puede ser clasificada en: Contabilidad Financiera y Contabilidad Administrativa o de Gestión. CONTABILIDAD FINANCIERA. Es aquella en la que los estados financieros están destinados a proporcionar información útil en la toma de decisiones de tipo económico por parte de usuarios externos tales como proveedores, bancos, gobierno, etc. Por esta razón, la Contabilidad Financiera, debe estar sometida a la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA O DE GESTIÓN. Este tipo de contabilidad proporciona información preparada para ser utilizada por usuarios internos tales como administradores, gerentes y otros funcionarios que deban tomar decisiones relacionadas con la entidad que dirigen. Por cuanto la información que proporciona la Contabilidad Administrativa sólo va a ser utilizada por funcionarios internos de la empresa, es la razón por la que, para este tipo de contabilidad, no es obligatorio aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera.

ÁREAS DE ACCIÓN DE UN CONTADOR. La gama de actividades en las que el contador puede ejercer la profesión es muy variada. Esto hace que sea una profesión muy atractiva. El solo hecho de que toda empresa, independientemente de que haya sido constituida como persona natural o jurídica, necesariamente deba mantener dentro del grupo de trabajadores a un contador, ya es una buena razón para optar por estudiar esta profesión. Es ésta una de las que mantiene el menor índice de desempleo. Además, como se dijo anteriormente, el contador puede desenvolverse en diferentes áreas especializadas, lo que hace que, con frecuencia, se encuentren varios contadores trabajando en una misma empresa. Esta característica hace que esta profesión sea aún más atractiva. Algunas de las áreas en las que el contador puede actuar, son comentadas a continuación: 1) CONTABILIDAD DE COSTOS. Es ésta una de las áreas en las que un contador puede ejercer. Son contratados especialmente en el sector industrial, donde la principal actividad siempre tiene que ver con el proceso de transformación de materia prima en un producto terminado. Como es de todos conocido, en Venezuela finalizó la época en la que, por la fortaleza de la moneda nacional, cualquier empresa que se constituyera, podría considerarse próspera. En lo adelante, sólo aquellas que logren condiciones de máxima productividad con el mínimo de costo, podrán sobrevivir. La competitividad ha de ser el norte hacia el que deberán moverse las empresas. Por otra parte, los empresarios apuntan a la contratación de buenos contadores especializados en costos, los cuales son un pilar fundamental en la planificación, coordinación y, especialmente, en el control de los costos de producción.

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Introducción a la Contabilidad 2) AUDITORÍA. El campo de la auditoría es también una importante área de acción que puede desarrollar un contador, pudiendo actuar tanto en auditoría externa como interna. a)

Auditoría externa. Es la actividad que lleva a cabo un contador en forma independiente, el cual, basándose en normas, técnicas y procedimientos establecidos, logra recabar evidencias que le permiten emitir una opinión imparcial en torno a la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros de una empresa. Como se dijo, el contador es contratado por la empresa para realizar ese trabajo, pero sin quedar supeditado a las órdenes de ésta.

b)

Auditoría interna. En este caso, el contador va a trabajar en forma dependiente de la empresa que lo contrató. Su labor es básicamente de control administrativo y financiero, midiendo y evaluando otros controles, tales como: 1) Hacer que se cumplan las políticas y procedimientos establecidos por la empresa. 2) Vigilar si tales políticas y procedimientos son lo suficientemente eficaces para salvaguardar los bienes de la empresa de pérdidas de cualquier tipo. 3) Revisar la autenticidad y exactitud de las operaciones realizadas. 4) Evaluar permanentemente el sistema de control interno establecido, haciendo recomendaciones para eliminar cualquier debilidad encontrada. 5) Información a la dirección de la empresa acerca del resultado de sus investigaciones.

3) SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. Esta área también es un excelente campo de acción para el contador. Las empresas que, por lo general, desean estar bien organizadas, requieren de un profesional que le establezca los sistemas a través de los cuales, van a ser controladas las operaciones que se realizarán, así como la obtención de los diferentes tipos de información que se requieran, tanto para uso interno como externo. 4) IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Es ésta otra especialidad por la cual puede optar un profesional de la contabilidad. Las empresas están permanentemente requiriendo de profesionales expertos en impuesto sobre la renta, pues reconocen que es un buen negocio pagar buenos honorarios a este tipo de profesionales, a sabiendas de que, dentro del marco legal establecido, logrará pagar la menor cantidad de impuesto posible. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera Por supuesto, el tener sólidos conocimientos de derecho tributario, se hace indispensable para ejercer en esta área. 5) ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS. Ya se mencionó que la etapa más importante de la contabilidad es el momento en que, una vez obtenidos los estados financieros y reexpresados a valores corrientes, se procede a analizar e interpretar esa información, cuyo resultado será utilizado para la toma de decisiones. Analizar la información y luego interpretar acertadamente su resultado es tan importante para una empresa, como podría serlo un examen de laboratorio para una persona. En este caso, el médico, a la luz del resultado que el laboratorio le presente del análisis hecho, tomará la decisión de aplicar una u otra medicina. Si en un momento dado, el laboratorio proporciona al médico una información errada, lo más probable será que la medicina aplicada no será la más indicada y el paciente, lejos de mejorar, empeorará. Lo mismo le sucedería a una empresa. La dirección de ésta, tomará decisiones basándose en la interpretación de los estados financieros que se le proporcionen. Por lo tanto, tal información debe ser certera para que las decisiones que se tomen, también lo sean. En esta área, también es el contador el profesional idóneo para ejercerla. Sus sólidos conocimientos de contabilidad y de las técnicas de análisis, hacen que así sea.

RELACIÓN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS CIENCIAS. La contabilidad y la información que de ella se obtiene se hace indispensable para el buen funcionamiento de otras áreas, tales como Estadística, Economía, Derecho, Ingeniería en sus diferentes especialidades: Financiera, Industrial, de Sistemas, Informática, etc. Todas ellas se nutren de los datos que proporciona la contabilidad para alcanzar sus objetivos. De ahí la importancia que tiene el lograr que, el contador, sea un profesional bien formado. Sólo así se alcanzará el objetivo de que la información que proporcione la contabilidad, sea oportuna y confiable.

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EJERCICIOS

EJERCICIO 1.1. 1. Defina qué es la Contabilidad. 2. Con frecuencia se oye decir que la contabilidad sirve para "registrar" los hechos que se van produciendo en un ente económico. Siendo esto una concepción errada de lo que es la contabilidad, comente acerca de los objetivos que se persiguen al llevar la contabilidad. 3. Mencione brevemente qué son las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). 4. Mencione seis áreas en las que un contador puede ejercer y explique en qué consiste cada una de ellas.

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La Cuenta LA CUENTA.

Es la unidad básica de la contabilidad. Podría definirse como el medio o instrumento contable a través del cual son registradas las operaciones de acuerdo con su naturaleza, donde se refleja el movimiento de todo lo que RECIBIÓ y todo lo que ENTREGÓ esa cuenta. Tales movimientos reflejarán los aumentos y disminuciones que va experimentando el elemento que controla cada cuenta. Seguramente, si es la primera vez que usted tiene contacto con esta disciplina, no habrá comprendido muy bien el contenido de la definición de la cuenta que terminamos de expresar. Si es así, no debe preocuparse mucho. Siga leyendo despacio. Las explicaciones que se le darán en las próximas páginas, serán suficientes para que capte con absoluta claridad lo relacionado con qué es una cuenta y cómo funciona en contabilidad.

FORMA Y CONTENIDO DE UNA CUENTA. Las formas en las que puede ser presentada una cuenta son muy variadas, dependiendo fundamentalmente del sistema de contabilidad que se haya implementado y de si, los registros, se vienen haciendo en forma manual o se están utilizando computadoras. En todo caso, y en términos generales, a continuación se muestra la expresión gráfica de una cuenta: Como se puede observar, en términos gráficos (Ilustración 2.1), una cuenta consiste en un rayado en forma de columnas, cada una de las cuales tiene un objetivo. Expliquemos a continuación la función que cumple cada sección de una cuenta. (1)

NOMBRE (2) FECHA

(3) DESCRIPCIÓN

(4) REF

(5) DEBE

(6) HABER

(7) SALDO

Ilustración 2.1 Forma de una cuenta

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Contabilidad Financiera 1. NOMBRE DE LA CUENTA. Es la identificación concreta que se le da a cada cuenta, de acuerdo a la naturaleza del elemento patrimonial que controla, con lo cual son alcanzados dos objetivos: a) Lograr diferenciar unas cuentas de otras. b) Indicar la naturaleza de los elementos que serán afectados por las operaciones que serán registradas en cada una de ellas. Es algo así como lo que ocurre con las profesiones. Cada una tiene su nombre propio que permite diferenciar unas profesiones de otras. Por ejemplo, cuando se habla de médicos, carpinteros, contadores, mecánicos, etc., estamos claros que todas estas actividades tienen el nombre genérico de "profesión". No obstante, cuando necesitamos los servicios de alguno de ellos en particular, no buscamos a un "profesional", sino que nos dirigimos al que concretamente trabaja en la actividad que estamos requiriendo, de tal modo que, si estamos "enfermos", solicitamos a un "médico"; si necesitamos un "mueble" contratamos a un "carpintero", etc. Pues bien, algo similar ocurre con las cuentas. Todas las cuentas tienen el nombre genérico de "cuentas". Sin embargo, vamos a hacer el registro de alguna transacción, no podemos hacerlo simplemente en "una cuenta". Es necesario registrarla en una de ellas en particular, de acuerdo con la naturaleza del elemento que interviene en la transacción que se desea registrar. En definitiva, cada cuenta tendrá un nombre que la va a diferenciar del resto. Así, a manera de ejemplo, existirán cuentas con el nombre de: BANCOS: En esta cuenta se registra el movimiento de dinero que se haga a través de los bancos. CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES: A través de la cual serán controladas las deudas que los clientes han adquirido con la empresa por las ventas a crédito que se les ha hecho. EQUIPOS DE TRANSPORTE: Se utiliza para registrar y controlar los elementos de transporte que la empresa compre. CUENTAS POR PAGAR: En ella se registrarán las deudas que la empresa contraiga con terceros. Y así sucesivamente. Cada cuenta va a tener un nombre propio que la va a diferenciar de las demás, lo cual nos permitirá, en cualquier momento, escoger aquélla idónea en la que se registrarán las transacciones que, por su naturaleza, deben ser procesadas en tal cuenta.

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La Cuenta 2. FECHA. En esta columna se anotará la fecha en la que se está registrando la transacción. 3. DESCRIPCIÓN. Más amplia que las demás, se describirán en esta columna algunos detalles de la transacción en forma muy breve. 4. REFERENCIA. Esta columna, generalmente la más estrecha, se utiliza para cruzar información con otros libros de contabilidad. Sobre ello profundizaremos en los próximos capítulos. 5. DEBE. Por ahora, sólo se dirá que el debe es la suma de todas las partidas que el contador ha registrado en la columna encabezada con ese concepto, de acuerdo con las reglas que se explicarán en las páginas siguientes de este mismo capítulo. De acuerdo con ello si, por ejemplo, el contador ha tenido que anotar en esa columna tres transacciones por Bs. 100,oo, Bs. 150,oo y Bs. 200,oo, el debe de esa cuenta será la suma de las tres; es decir Bs. 450,oo. Veamos cómo aparecería esta información en una determinada cuenta (Ilustración 2.2). NOMBRE FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

SALDO

100,oo 150,oo 200,oo 450,oo

Ilustración 2.2 El debe de una cuenta 6. HABER. De la misma forma, el haber es la suma de todas las partidas que el contador haya registrado en esa columna, también sujeto a las reglas que serán comentadas en las próximas páginas de este capítulo. Si en la cuenta que se muestra en la ilustración 2.2, el contador posteriormente hubiese tenido que registrar en el haber dos partidas: Bs. 80,oo y Bs. 120,oo, el haber quedaría conformado por la suma de tales partidas; es decir Bs. 200,oo. Después de ello, la cuenta en cuestión quedaría como se muestra en la ilustración 2.3.

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Contabilidad Financiera FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

SALDO

100,oo 150,oo 200,oo 80,oo 120,oo 450,oo

200,oo

Ilustración 2.3 El haber de una cuenta 7. SALDO. Viene dado por la diferencia que exista entre el debe y el haber, o entre el haber y el debe. Es decir, a la cifra mayor se le resta la menor y el resultado será el saldo. En la cuenta que venimos elaborando, el saldo será la diferencia entre Bs. 450,oo (debe) y Bs. 200,oo (haber); es decir, Bs. 250,oo. Después de ello, la cuenta en cuestión quedaría como sigue (ilustración 2.4). FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

SALDO

100,oo 150,oo 200,oo 80,oo 120,oo 450,oo

200,oo

250,oo

Ilustración 2.4 El saldo de la cuenta Como ha podido observar, el rayado mediante el cual se expresa gráficamente una cuenta, es sencillo y fácil de comprender. No obstante, con el fin de hacer más dinámicas las explicaciones, en lo adelante, cuando vayamos a explicar algo relacionado con la cuenta, sólo utilizaremos la parte de ese rayado en la que se registra el debe y el haber. Es decir, utilizaremos una cuenta en forma de " T ". Dicho esto, continuemos la explicación relacionada con el contenido de una cuenta.

CLASES DE SALDO. Ya conocemos qué es el saldo y cómo se determina. Complementemos estos conocimientos explicando que, las cuentas, pueden tener tres clases de saldo: Deudor, Acreedor y Cero. a) SALDO DEUDOR. Se dice que una cuenta tiene saldo deudor, cuando ocurra que el debe es mayor que el haber. Así, supongamos que en una determinada cuenta, el contador tuvo que anotar en el debe Bs.140,oo y Bs. 160,oo, mientras que, en el haber, registró Bs. 80,oo, y Bs. 20,oo.

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La Cuenta ¿Cómo determinaríamos el saldo y qué clase de saldo sería? Veámoslo en la cuenta que se muestra a continuación: NOMBRE

Debe

DEBE

HABER

140,oo 160,oo

80,oo 20,oo

300,oo

100,oo

Haber

Saldo: 200,oo (Deudor) Ilustración 2.5 Saldo deudor Como puede observar, el saldo ha sido calculado estableciendo la diferencia entre el debe y el haber: 300,oo - 100,oo = 200,oo. Luego, se determina qué clase de saldo es. Obviamente, este saldo resultó ser deudor, ya que el debe es mayor que el haber. b) SALDO ACREEDOR. El saldo de una cuenta se dice que es acreedor cuando ocurra que el haber es mayor que el debe. Expliquémoslo con un ejemplo: Suponga que el contador tuvo que registrar transacciones en el debe de una cuenta por Bs. 90,oo y Bs. 110,oo, mientras que en el haber, tuvo que registrar Bs. 45,oo y Bs. 255,oo. Siendo este el caso, la cuenta en cuestión quedaría como lo muestra en la ilustración 2.6.

NOMBRE

Debe

DEBE

HABER

90,oo 110,oo 200,oo

45,oo 255,oo 300,oo

Haber

Saldo: 100,oo (Acreedor) Ilustración 2.6 Saldo acreedor En este caso, el saldo ha sido calculado estableciendo la diferencia entre el haber y el debe: Bs. 300,oo menos Bs. 200,oo. Observe que, en este caso, el haber es mayor que el debe; por esta razón, el saldo de Bs. 100,oo es acreedor.

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Contabilidad Financiera c) SALDO CERO. El saldo de una cuenta se dice que es cero, o que no tiene saldo, cuando se dé el caso que, el debe, sea igual al haber. Supongamos que el contador registró las transacciones que se muestran en la siguiente cuenta (Ilustración 2.7). NOMBRE

Debe

DEBE

HABER

60,oo 40,oo

20,oo 80,oo

100,oo

100,oo

Haber

Saldo: Cero Ilustración 2.7 Saldo cero Como puede observar, la suma del debe es igual a la suma del haber. Por tal razón, la diferencia entre ambos totales es cero. Resumiendo: Si el DEBE Si el HABER Si el DEBE

es mayor que es mayor que es igual que

el HABER: el DEBE: el HABER:

el saldo es el saldo es el saldo es

DEUDOR ACREEDOR CERO

MÉTODO PRÁCTICO PARA CARGAR O ABONAR UNA CUENTA. Antes de iniciar el desarrollo de este importantísimo tema, es indispensable que hagamos una breve acotación: En el transcurso de varias décadas dedicados a formar profesionales de la contaduría, hemos visto llegar al Centro de Contadores infinidad de alumnos quienes, a pesar de que ya se encontraban cursando estudios de Contaduría Pública en diferentes Instituciones Universitarias, estaban interesados en iniciar nuevamente los estudios de la materia Contabilidad. Por supuesto, al conocer tal situación, se les preguntan las razones que les llevan a tomar tal decisión, y la respuesta, prácticamente, es una constante: “No he podido aprobar Contabilidad I, porque no he logrado entender el proceso de Cargos y Abonos”. Además, muchos de ellos afirmaban que han estado a punto de abandonar la idea de estudiar Contaduría, porque ese proceso les parece muy “enredado”. Así se expresaban. Después de estudiar los diferentes casos, llegamos a la conclusión de que el problema estaba en la utilización de una estrategia docente, no acorde con el nivel de formación que para ese momento tienen los estudiantes de contabilidad.

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La Cuenta A un estudiante que apenas ha oído la definición de qué es la contabilidad, no se le puede, de una vez, exponer la teoría del cargo y el abono, como usualmente se hace en muchas Instituciones de Educación Superior, donde se les presenta a los alumnos de esta manera: “Se carga si la cuenta es de Activo o de Egresos y aumenta el saldo. También se carga si la cuenta es de Pasivo, de Ingresos o de Patrimonio y disminuye el saldo. Se abona si la cuenta es de Activo o de Egresos y disminuye el saldo, o si es de Pasivo, de Ingresos o de Patrimonio y aumenta el saldo”. A esos estudiantes también les resulta complicado comprender la teoría del cargo y el abono, cuando es expuesta como sigue: “Las cuentas de Activo y de Egresos aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber. Las cuentas de Pasivo, de Patrimonio y de Ingresos, disminuyen por el Debe y aumentan por el Haber”. Estamos completamente de acuerdo en que, esta forma de presentar la teoría del cargo y el abono, resulta perfectamente clara para quien ya posea alguna información en el mundo de la contabilidad. Sin embargo, está comprobado que, para un alumno que está iniciando sus estudios de contabilidad, estos caminos les resultan confusos. En el Centro de Contadores aplicamos un procedimiento a través del cual, el estudiante, logra dominar rápidamente todo lo relacionado con Cargar o Abonar a una cuenta, independientemente de su contrapartida. Cuando este objetivo es alcanzado, tal estudiante no encuentra ninguna dificultad cuando, posteriormente, se aborde el tema de la “contabilidad por partida doble”. Por lo expuesto, nos apartaremos un poco de las formas ortodoxas generalmente utilizadas para explicar el "cargo" y el "abono". En cambio, utilizaremos una metodología sencilla que permitirá que el alumno quede convencido de que, este proceso, es algo muy simple. Sugerimos a los colegas profesores universitarios poner en práctica esta estrategia. De hacerlo así, comprobarán con satisfacción que, en muy pocas horas de clase, sus alumnos habrán comprendido con claridad este importantísimo proceso de aprendizaje del cargo y el abono. Observarán también que, cuando estudiemos con más profundidad el tema de la "partida doble", los alumnos lo captarán con suma facilidad. Entremos pues en la materia.

CUÁNDO CARGAR Y CUÁNDO ABONAR UNA CUENTA. Como se recordará, cuando en páginas anteriores fueron explicados los conceptos debe y haber de una cuenta, se dijo que "es la suma de todas las partidas que el contador anota en la columna encabezada por tales conceptos." Seguramente, los alumnos captaron esa definición como elemental y tienen razón. Pues decir que el "debe" es lo que se anota en el "debe" es redundante. Lo verdaderamente importante es determinar "cuándo" se anota la cifra en el debe y "cuándo" se anota en el haber. De Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera explicar eso nos ocuparemos en las próximas líneas. Para ello, nos basaremos permanentemente en el esquema presentado en la ilustración 2.8. Como puede observar en el esquema mostrado en la ilustración 2.8, ante la necesidad de registrar una transacción, deben darse los pasos siguientes: 1. SELECCIÓN DE LA CUENTA QUE CORRESPONDA. Cuando se va a registrar una transacción, lo primero que se debe hacer es determinar en qué cuenta se hará la anotación, lo cual dependerá de la naturaleza de la transacción que vaya a ser registrada. Para alcanzar el objetivo que perseguimos en esta sección del curso, iremos desarrollando un caso hipotético y, basándonos en él, explicaremos la teoría de cómo hacer los registros, con la aclaración para los que ya tienen conocimientos de contabilidad, de que no utilizaremos, por ahora, la teoría de la partida doble. Nos limitaremos a hacer el registro únicamente en una de las cuentas que intervengan en la transacción. Es decir, sólo vamos a determinar si cargamos o abonamos en la cuenta sobre la cual estemos dando la explicación. Para ello pensemos que, en un momento dado, tengamos que registrar una serie de transacciones en las que interviene la cuenta BANCOS. Como adelanto a los próximos temas, es necesario aquí saber que la cuenta Bancos se utiliza para controlar el dinero que depositamos o que extraemos de las cuentas que tenemos en esas instituciones financieras. Nuestra primera práctica de cargos y abonos la haremos, por lo tanto, utilizando la cuenta BANCOS. 2. DETERMINACIÓN DE SI LA TRANSACCIÓN SE REGISTRA EN EL DEBE O EN EL HABER. Después de elegir en qué cuenta se registrará la transacción, damos el siguiente paso que consiste en determinar si la registraremos en el debe o en el haber. Para ello, recomendamos utilizar el esquema que aparece en la ilustración 2.8. En primer lugar nos haremos la pregunta: La cuenta elegida ¿RECIBE ALGO? Si la respuesta es SÍ: La transacción se registra en el DEBE Si la respuesta es NO: Hágase la siguiente pregunta: La cuenta elegida ¿ENTREGA ALGO? Si la respuesta es SÍ: La transacción se registra en el HABER Si la respuesta es NO: La cuenta escogida no es la correcta.

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La Cuenta

SÍ

Se anota en el DEBE Se CARGA Se DEBITA

NO

Hágase la pregunta que sigue a continuación

SÍ

Se anota en el HABER Se ABONA Se ACREDITA

NO

La cuenta seleccionada no es la correcta

¿RECIBE ALGO?

LA CUENTA SELECCIONADA

¿ENTREGA ALGO?

Ilustración 2.8 Cuándo cargar o abonar una cuenta Con respecto a esto último, ello es así porque, si la cuenta elegida hubiese sido la adecuada, siempre se dará el caso en que, esa cuenta, o recibe o entrega algo. Pongamos en práctica esta teoría, desarrollando algunos casos. Transacción a) Supongamos que se efectuó un depósito de Bs. 500,oo en el Banco Venezuela. Cuando se recibe la copia de la planilla de depósito, el contador da una serie de pasos para proceder al registro de esa transacción: PASO 1: Determinar el "nombre de la cuenta" en la que se hará el registro. Al analizar la transacción, llegará a la conclusión de que, tratándose de dinero depositado en un banco, el nombre de la cuenta a utilizar sería: BANCOS (Ilustración 2.9). BANCOS DEBE

HABER

Ilustración 2.9 PASO 2: Determinar si la transacción será registrada en el debe o en el haber. Procedamos, utilizando para ello el esquema de la ilustración 2.8. Hagamos la primera pregunta:

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Contabilidad Financiera EL Banco ¿RECIBE ALGO? La respuesta, obviamente, es SÍ. El banco está recibiendo el dinero que estamos depositando. Por tal razón, el registro del depósito se hará en el DEBE. Es decir, cargaremos o debitaremos la cuenta BANCOS. (Ilustración 2.10).

BANCOS DEBE

HABER

500,oo

Ilustración 2.10 Transacción b) Se emitió un cheque contra el Banco Venezuela para cancelar el recibo del teléfono por Bs. 100,oo. Veamos cómo actúa el contador en este caso: PASO 1: Determinar la cuenta en la que será hecho el registro. Se trata de una transacción en la que se extrae dinero del banco. Por lo tanto, es obvio que la cuenta escogida será: BANCOS. PASO 2: Determinar si a la cuenta Bancos, se le carga o se le abona. Para ello, sigamos el esquema de la ilustración 2.8. El banco ¿RECIBE ALGO? La respuesta es NO; se trata de la emisión de un cheque, debido a lo cual nos extraerán parte del dinero que tenemos en el banco. Por lo tanto, hagamos la pregunta que sigue: El banco ¿ENTREGA ALGO? La respuesta es SÍ. Por tal razón, el registro se hará en el HABER. Es decir, se abona o acredita la cuenta Bancos. (Ilustración 2.11). BANCOS DEBE

HABER

500,oo 100,oo Ilustración 2.11

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La Cuenta Transacción c) Se hizo un nuevo depósito por Bs. 700,oo en el Banco Venezuela. PASO 1: ¿Qué cuenta utilizaremos? Obviamente la cuenta en la que haremos el registro será BANCOS. PASO 2: A la cuenta Bancos ¿le cargaremos o abonaremos? Hagamos las preguntas del esquema de la ilustración 2.8: El banco ¿RECIBE ALGO? Respuesta: SÍ. Es un depósito de dinero. Siendo ello así, lo anotaremos en el DEBE. (Ilustración 2.12). BANCOS DEBE

HABER

500,oo 100,oo 700,oo Ilustración 2.12 Transacción d) Emitimos un nuevo cheque por Bs. 200,oo contra el Banco Venezuela para cancelar una factura que debíamos. PASO 1: El nombre de la cuenta es BANCOS. PASO 2: El banco ¿RECIBIÓ ALGO? Respuesta: NO. El banco ¿ENTREGÓ ALGO? Respuesta: SÍ. Entregó dinero. Por ello, la transacción se anotará en el HABER (ilustración 2.13).

BANCOS DEBE

HABER

500,oo 100,oo 700,oo 200,oo Ilustración 2.13 Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera ¿Ha observado qué sencillo es el manejo de una cuenta? Estamos seguros de que lo ha comprendido. No obstante, desarrollaremos un caso adicional utilizando otra cuenta. Vamos a registrar una serie de transacciones en las que intervendrá la cuenta CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES. Para ello, debemos adelantar que esta cuenta la utilizamos para controlar las deudas que la empresa haya contraído con sus proveedores de bienes y servicios, mediante la aceptación de "facturas". Desarrollemos un ejemplo: Transacción a) La empresa compró mercancías a crédito por Bs. 1.000,oo. Se aceptó la factura No. 2342 con vencimiento a 60 días. PASO 1: Determinar la cuenta en la que se hará el registro. Analicemos la transacción. Se trata de la compra de mercancía a crédito, lo cual quiere decir que hemos contraído una deuda. Debemos una cantidad de dinero a alguien. Tenemos una cuenta por pagar. La cuenta que utilizaremos para controlar esta deuda la denominaremos: CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES. (Ilustración 2.14). CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES DEBE

HABER

Ilustración 2.14 PASO 2: Determinar si la transacción la registraremos en el debe o en el haber. Hagámoslo conduciéndonos, igualmente, por lo indicado en el esquema de la ilustración 2.8. Cuentas por Pagar a Proveedores ¿RECIBE ALGO? Es decir, ¿la empresa está recibiendo, ya cancelada, alguna factura que tenía por pagar? La respuesta es obviamente NO, pues no se trata de que estamos pagando una deuda que teníamos, sino de que estamos contrayendo una nueva deuda. En vista de que la respuesta es NO, hagámonos la siguiente pregunta: Cuentas por Pagar a Proveedores ¿ENTREGA ALGO? La respuesta es: SÍ Es claro que, a cambio de haber recibido la mercancía comprada, hemos tenido que entregar al proveedor su factura firmada como evidencia de que aceptamos pagarle, dentro de 60 días, la cantidad allí estipulada. Por lo tanto, estamos entregando una CUENTA POR PAGAR A PROVEEDORES en manos del proveedor, quien nos la cobrará a su vencimiento. Por lo expuesto, la transacción la registraremos en el HABER. (Ilustración 2.15).

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La Cuenta CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES DEBE

HABER

1.000,oo Ilustración 2.15 Transacción b) Habiendo transcurrido los 60 días de plazo, el proveedor se presenta a cobrar la factura No.2342 por Bs. 1.000,oo, la cual fue cancelada con un cheque girado contra nuestra cuenta del Banco Venezuela. PASO 1: Se determina la cuenta en la que se registrará la transacción. Por tratarse de la cancelación de una factura que teníamos por pagar, la cuenta donde haremos el registro será: CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES. PASO 2: Determinación de si la registramos en el debe o en el haber. Para ello, hagamos la primera pregunta: Cuentas por Pagar a Proveedores ¿RECIBE ALGO? Es decir, ¿estamos recibiendo alguna factura que teníamos por pagar? La respuesta es SÍ. La factura No. 2342 que anteriormente habíamos entregado cuando aceptamos la deuda, ahora la estamos recibiendo con la firma de "Cancelada" estampada por el proveedor. Es decir, estamos recibiendo una cuenta por pagar ya cancelada. Por lo tanto, el registro se hará en el debe (Ilustración 2.16). CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES DEBE

HABER

1.000,oo 1.000,oo Ilustración 2.16 ¿Verdad que es muy fácil? Claro que sí. Sin embargo, su profesor en clase desarrollará más casos, basándose en transacciones en las que intervendrán otras cuentas, siempre apoyándonos en este postulado: La cuenta que RECIBE: Se le CARGA o DEBITA La cuenta que ENTREGA: Se le ABONA o ACREDITA. Por último. ¿Recuerda la definición de qué es una cuenta? Cualquiera que sea la respuesta,

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Contabilidad Financiera vaya al inicio de este tema y léalo detenidamente. Observará que allí definimos una CUENTA como "la unidad básica de la contabilidad", pues todas las transacciones se registrarán en "alguna cuenta". Además dijimos que en ellas se registra "todo lo que RECIBE y todo lo que ENTREGA esa cuenta". Eso es lo que hemos venido haciendo en las páginas anteriores. Veamos nuevamente cómo quedaron las cuentas que hemos utilizado (Ilustración 2.17).

CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES

BANCOS DEBE

HABER

DEBE

500,oo

1.000,oo 100,oo

Recibió

HABER

700,oo

Entregó Recibió

1.000,oo

Entregó

200,oo 1.200,oo

300,oo

1.000,oo

1.000,oo

Ilustración 2.17 Observe cómo siempre se cumple que, el DEBE, es la suma de todo lo que la cuenta RECIBE, mientras que, el HABER, es la suma de todo lo que ENTREGA.

EL SALDO: SU DETERMINACIÓN EN FORMA CONSTANTE. En las páginas anteriores hemos comentado en forma genérica, cómo determinar el saldo de una cuenta en un momento dado. No obstante, profundicemos un poco más y comentemos el procedimiento para determinar el saldo de una cuenta en forma constante. Al respecto, se pueden presentar los siguientes casos: PRIMER CASO: El saldo anterior es DEUDOR y la cuenta está recibiendo un DÉBITO o CARGO. En este caso, se suma el saldo deudor anterior con el nuevo débito y, el saldo que resulta, seguirá siendo de signo deudor. SEGUNDO CASO: El saldo anterior es DEUDOR y la cuenta está siendo ABONADA o ACREDITADA. Cuando se presente esta situación actuaremos así: Al saldo anterior se le resta la cifra abonada y, el nuevo saldo, quedará con el signo que tenga el mayor de los dos. TERCER CASO: El saldo anterior es ACREEDOR y la cuenta recibe un DÉBITO.

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La Cuenta Si éste fuese el caso, se establece la diferencia entre el saldo anterior y el nuevo débito y el signo del nuevo saldo, será el que tenía el mayor de los dos. CUARTO CASO: El saldo anterior es ACREEDOR y la cuenta tiene un ABONO. En este caso, se suma el saldo anterior con el nuevo abono, y el signo del saldo seguirá siendo acreedor. Resumiendo: Si el saldo anterior es:

Y a la cuenta se le hace un:

Operación aritmética:

El saldo resultante tendrá signo:

DEUDOR DEUDOR ACREEDOR ACREEDOR

DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO

Se SUMAN = Se RESTAN = Se RESTAN = Se SUMAN =

DEUDOR El que tenga el mayor de los dos El que tenga el mayor de los dos ACREEDOR

Ilustración 2.18 Como regla práctica, para recordar el procedimiento en la determinación del saldo constante, podríamos añadir que: a)

Partidas de "signos iguales" se suman y el signo del nuevo saldo sigue siendo el mismo.

b)

Partidas de "signos diferentes" se restan y el signo del nuevo saldo será el que tenga la partida mayor.

Profundicemos lo explicado anteriormente, mediante el desarrollo de un caso práctico. Ejemplo: Supongamos que en la cuenta XYZ se registraron las siguientes transacciones en el mismo orden que se indica: a) Un débito por: 200,oo d) Un crédito por: 700,oo g) Un débito por: 600,oo j) Un débito por: 630,oo

b) e) h) k)

Un débito por: 300,oo Un débito por: 160,oo Un crédito por: 400,oo Un crédito por: 280,oo

c) Un crédito por: 100,oo f) Un crédito por: 200,oo i) Un débito por : 110,oo l) Un débito por: 800,oo

Si éste fuese el caso, el saldo de la cuenta XYZ mostraría el comportamiento indica en la ilustración 2.19. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera CUENTA XYZ FECHA

DESCRIPCIÓN a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)

DEBE

HABER

200,oo 300,oo 100,oo 700,oo 160,oo 200,oo 600,oo 400,oo 110,oo 630,oo 280,oo 800,oo

SALDO

SIGNO

200,oo 500,oo 400,oo 300,oo 140,oo 340,oo 260,oo 140,oo 30,oo 600,oo 320,oo 1.120,oo

Dr Dr Dr Cr Cr Cr Dr Cr Cr Dr Dr Dr

Deudor Deudor Deudor Acreedor Acreedor Acreedor Deudor Acreedor Acreedor Deudor Deudor Deudor

Ilustración 2.19 Invitamos al alumno para que, apoyándose en el esquema de la ilustración 2.18, analice cómo ha sido determinado el saldo en cada operación registrada en la cuenta mostrada en la ilustración 2.19. No obstante, cualquier duda consúltela al llegar a clase.

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La Cuenta

EJERCICIOS EJERCICIO 2.1. 1. Defina qué es una cuenta. 2. La información que da una cuenta se refiere fundamentalmente a: a) Nombre de la cuenta. d) Referencia g) Saldo

b) Fecha e) Debe

c) Descripción f) Haber

Explique cada uno de los conceptos mencionados. 3. Defina: a) Saldo deudor

b) Saldo acreedor

c) Saldo cero

4. Explique cuándo cargar y cuándo abonar una cuenta. 5. En una cuenta en forma de T: a)

Haga los cargos o abonos que procedan para registrar el movimiento de efectivo en la cuenta CAJA.

b)

Determine el saldo de la cuenta y diga si es deudor o acreedor. Explique por qué. 1.

Se vendió mercancía de contado por Bs. 5.000,oo.

2.

Se pagó el recibo del teléfono por Bs. 1.200,oo.

3.

Se cobró una factura de Bs. 2.600,oo que debía un cliente.

4.

Se pagó Bs. 400,oo por reparación de una máquina de escribir.

5.

Se vendió mercancía de contado por Bs. 10.000,oo.

6.

Del efectivo que hay en caja se depositó en el banco Bs. 4.000,oo.

7.

Se pagó Bs. 2.000,oo por concepto de sueldos.

8.

Se pagó a un proveedor una factura por Bs. 1.000,oo.

9.

Se cobró una letra de cambio que debía un cliente por Bs. 8.000,oo.

10. Se depositó en el Banco Bs. 5.000,oo.

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Contabilidad Financiera EJERCICIO 2.2. En un rayado de una cuenta similar al que se muestra a continuación, registrar los cargos y abonos que se indican estableciendo el saldo constante e indicando su signo: FECHA

DESCRIPCIÓN

1) Cargo por Bs. 2.000,oo 4) Cargo por Bs. 3.000,oo 7) Abono por Bs. 500,oo 10) Cargo por Bs. 8.000,oo 13) Abono por Bs.10.000,oo

DEBE

2) Cargo por Bs. 1.000,oo 5) Abono por Bs. 1.600,oo 8) Cargo por Bs. 1.200,oo 11) Abono por Bs. 900,oo 14) Abono por Bs. 1.400,oo

HABER

SALDO

3) Abono por Bs. 1.500,oo 6) Abono por Bs. 6.000,oo 9) Abono por Bs. 700,oo 12) Cargo por Bs. 1.000,oo 15) Cargo por Bs. 8.000,oo

EJERCICIO 2.3. Las operaciones que se mencionan a continuación fueron realizadas por la empresa EL ARCO, C.A. En base a ello, registrar aquellas que afecten la cuenta BANCOS en un rayado similar al que se muestra a continuación: FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

SALDO

Enero 3.

Se depositó en el Banco Venezuela Bs. 12.000,oo según la planilla 1928.

Enero 5.

Se compró mercancía de contado por Bs. 3.000,oo pagada con cheque Nº 2142 del Banco Venezuela.

Enero 8.

Se depositó Bs. 10.000,oo. Planilla 1930.

Enero 8.

Se emitió el cheque Nº 2143 para cancelar el alquiler por Bs. 6.000,oo.

Enero 10. Se recibió del banco la nota de débito Nº 3240 por Bs. 400,oo por concepto de intereses cobrados sobre un préstamo. Enero 11. Se pagó la factura 4260 al proveedor Industrias El Águila C.A. por Bs. 5.600,oo. Cheque Nº 2144.

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La Cuenta Enero 15.

Se hizo el depósito Nº 1936 por Bs.15.620,oo.

Enero 20.

Se recibió del banco la nota de crédito Nº 3290 por Bs. 9.400,oo por concepto de transferencia hecha por el cliente Antonio Armas en cancelación de la factura 2940.

Enero 25.

Se emitió el cheque Nº 2145 por Bs. 6.700,oo para cancelar la factura 162 de Mueblería El Roble en cancelación de un escritorio comprado.

Enero 30.

Se pagó el sueldo de los trabajadores por Bs. 12.360,oo, mediante la emisión del cheque Nº 2146.

EJERCICIO 2.4. En la cuenta por cobrar a Proveedora Mara C.A. registrar las operaciones que se indican utilizando el rayado de cuenta que se muestra a continuación:

FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

SALDO

Mayo 4.

Se vendió mercancía a crédito por Bs. 5.000,oo. Factura 2192 a 10 días.

Mayo 6.

Se vendió mercancía a crédito por Bs. 8.000,oo. Factura 2198. Condiciones: crédito a 20 días.

Mayo 8.

El cliente devolvió parte de la mercancía vendida el 6 de mayo por encontrarse defectuosa. Se emitió una nota de crédito Nº 16 por Bs. 1.200,oo.

Mayo 14.

Se cobró la factura 2192 emitiéndose el recibo Nº 204.

Mayo 15.

Se vendió mercancía por Bs. 12.400,oo según factura 2210 con crédito a 10 días.

Mayo 20.

El cliente propuso cancelar la factura 2198 no vencida aún, con la condición de concederle un descuento por pronto pago del 2%. La operación fue aceptada y se emitió el recibo Nº 220.

Mayo 22.

Se vendió a crédito mercancía por Bs. 9.000,oo según factura Nº 2231 a 30 días.

Mayo 26.

El cliente pidió una prórroga de 20 días para pagar la factura 2210 vencida el 25 de mayo. Tal prórroga le fue concedida pero condicionada a que pagaría intereses al 30% anual por el tiempo de la prórroga. Se registró en su cuenta la nota de débito Nº 84 por el monto de los intereses.

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La Ecuación Patrimonial

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LA ECUACIÓN PATRIMONIAL. Antes de iniciar el desarrollo de este importantísimo tema, consideramos necesario hacer referencia a la norma conocida como Dualidad Económica, la cual está íntimamente relacionada con la dinámica de la Ecuación Patrimonial. Esta norma se refiere, básicamente, a la diferencia que debe existir entre el Activo, representado por los recursos de que dispone la empresa para la realización de las actividades, y las fuentes de las cuales proceden tales recursos, representados por el Pasivo y Patrimonio. De esta norma se desprende que, toda entidad económica, debe ser concebida como un ente diferente al de las personas que le suministran los recursos económicos para que opere. Es decir que, la empresa, tiene una personalidad jurídica distinta a la que tienen sus acreedores y dueños. Además, así también lo establece el Código de Comercio cuando en el Ordinal 4° del Artículo 201, señala: "...Las compañías constituyen personas jurídicas diferentes de las de los socios..." Siendo esto así, debemos aceptar que una cosa es la empresa y otra son los socios y los acreedores. Por tanto, siempre ha de cumplirse que: Todos los recursos que una empresa tiene los ha recibido de alguien y, por lo tanto, se los debe a ese "alguien". Además recordemos que: ACTIVO: Es el conjunto de recursos controlados por una entidad como consecuencia de sucesos pasados, de los que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos. PASIVO: Es el conjunto de obligaciones presentes de una entidad, surgidas a raíz de sucesos pasados, a cuyo vencimiento, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que conllevan beneficios económicos. Tales obligaciones han sido contraídas con terceras personas, diferentes a los dueños de la entidad.

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Contabilidad Financiera PATRIMONIO: Es la participación residual en los activos de la entidad que les queda a los dueños, una vez deducidos todos sus pasivos. De los conceptos arriba señalados podemos entonces inferir que:

LO QUE LA EMPRESA TIENE

Siempre es igual a

ACTIVO

LO QUE LA EMPRESA DEBE

=

PASIVO + PATRIMONIO

Ilustración 3.1 Lo que se quiere expresar en la ilustración 3.1 es que, basándonos en la norma de "Dualidad Económica", es cierto que la empresa tiene una "personalidad jurídica" diferente a la de los dueños. No obstante, una empresa es algo inerte. Por sí sola, no es capaz de crear los recursos que requiere para operar. Necesita obtenerlos de otras personas, bien sean naturales o jurídicas. De allí que lleguemos a la conclusión siguiente: "Todos los recursos que la empresa obtenga, los cuales conforman su Activo, se los debe a alguien. La parte que le debe a personas que no son sus dueños, se le denomina Pasivo, mientras que, la parte que le debe a sus dueños, se le conoce como Patrimonio”. Por lo expuesto, siempre debe cumplirse que:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Es esto lo que se conoce como ecuación patrimonial, ecuación del patrimonio o ecuación básica de la contabilidad. Este concepto es de tal importancia, como que toda la dinámica de la contabilidad de cualquier empresa está sustentada en él. Por supuesto, tratándose de una ecuación, puede despejarse cualquiera de sus términos. Si suponemos que: Activo = A, Pasivo = P y Patrimonio = P', en la Ecuación Patrimonial debe cumplirse que:

A = P + P' 30

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La Ecuación Patrimonial Si deseamos conocer el pasivo, despejamos P y nos quedaría:

P = A - P' Si se desea conocer el patrimonio, despejaríamos P':

P' = A - P La ecuación patrimonial, como ecuación al fin y al cabo, se mantendrá siempre en equilibrio. Es decir que los valores que aparezcan en el primer miembro, siempre serán iguales a la suma de los que tenga el segundo, no importando ni la cantidad ni la naturaleza de las transacciones que haya realizado la empresa. Demostrémoslo con un caso práctico, para lo cual, antes, mencionaremos los nombres de algunas cuentas y su significado, en las que nos sustentaremos para desarrollarlo: CUENTAS DE ACTIVO: Representan recursos controlados por la empresa. Ejemplo de ellas podrían ser las siguientes:   

 

CAJA. Se utiliza para controlar el efectivo que, físicamente, se encuentra en la empresa. BANCOS. A través de esta cuenta se controla el efectivo que la empresa tiene depositado en los bancos. EFECTOS POR COBRAR Esta cuenta se utiliza para controlar las deudas que la empresa tiene por cobrar, respaldas por la aceptación de letras de cambio u otros documentos mercantiles garantizados. INVENTARIOS. Controla los recursos adquiridos o fabricados que la empresa tiene destinados para la venta o para ser utilizados en la fabricación de otros productos. MOBILIARIO. En esta cuenta se registran los muebles que serán utilizados en las operaciones ordinarias de la empresa.

CUENTAS DE PASIVO: Como ya lo hemos mencionado, representan obligaciones con personas, naturales o jurídicas, diferentes a los dueños. Como ejemplo, se pueden mencionar las que siguen:   

EFECTOS POR PAGAR. Controla las obligaciones o deudas contraídas por la empresa, respaldadas por la aceptación de letras de cambio u otros documentos mercantiles garantizados. CUENTAS POR PAGAR. Es utilizada para controlar las obligaciones que tenga la empresa, respaldadas por la aceptación de facturas. IMPUESTOS POR PAGAR. Se registrarán en esta cuenta, las obligaciones que la empresa tenga, originadas por impuestos.

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Contabilidad Financiera CUENTAS DE PATRIMONIO. Representan obligaciones que la empresa tiene con sus dueños. Dicho de otra manera, las cuentas de Patrimonio representan los derechos que los dueños de la empresa tienen sobre ésta. Mencionemos algunas de esas cuentas:  





 

CAPITAL. Se registra en esta cuenta, el aporte inicial que los dueños de la empresa hacen para que, con esos recursos, inicie las operaciones para las cuales fue constituida. INGRESOS. Los Ingresos están compuestos por un conjunto de cuentas que indican que la empresa realizó operaciones en las que, en principio, obtuvo ganancias, tales como: Ventas, Alquileres Ganados, Intereses Ganados, etc. EGRESOS. Por el contrario, los egresos están conformados por un grupo de cuentas que indican que la empresa realizó operaciones que representan gastos o pérdidas. Por ejemplo: Compras de Mercancía, Gastos de Sueldos, Gastos de Alquileres, etc. UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS. Se registra en esta cuenta la ganancia obtenida por las operaciones realizadas que aún no ha sido repartida entre los dueños de la empresa. Se determina por la diferencia de Ingresos menos Egresos. Si los Ingresos fueron mayores que los egresos, hubo una ganancia. PÉRDIDAS ACUMULADAS. En el caso en que los Egresos fueron mayores que los Ingresos, se dice que hubo una Pérdida, que será controlada a través de esta cuenta. RESERVAS. Representa la parte de las Utilidades que no pueden ser repartidas entre los dueños porque lo impide la Ley o por la propia decisión de aquéllos.

Dicho esto, desarrollemos un caso práctico: Los señores P. Pérez y J. Juárez deciden constituir una empresa que se dedicará a la compra-venta de artefactos eléctricos. Después de haber hecho todos los trámites legales, se realizaron las siguientes operaciones: Operación Nº 1 El 02-01-2012, para iniciar las operaciones y así constituir el capital, los señores Pérez y Juárez aportaron Bs. 50.000,oo cada uno en efectivo que depositaron en el Banco Venezuela a nombre de la empresa. Si analizamos la operación, observaremos que: a) La empresa recibió recursos iniciales por Bs. 100.000,oo en efectivo los cuales se encuentran depositados en el banco. Por lo tanto, la cuenta que controla ese bien será Bancos. Siendo ese monto propiedad de la empresa, la cuenta Bancos con su respectivo saldo aparecerá en el lado del Activo en la ecuación patrimonial que se muestra en la Ilustración 3.2. b) Por otra parte, esos Bs. 100.000,oo que la empresa "tiene" en el banco, los "debe" a sus

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Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial dueños ya que ellos fueron los que aportaron tal dinero para conformar el Capital inicial de la empresa. Por esa razón, la cuenta Capital también aparecerá en la ecuación patrimonial pero formando parte de la sección Patrimonio, por ser el capital una cuenta que indica que la empresa le "debe" a sus dueños. Ver Ilustración 3.2.

ACTIVO CUENTA Bancos

= Bs.

PASIVO CUENTA

+ Bs.

CUENTA

100.000,oo

ACTIVO

100.000,oo

PATRIMONIO Capital

=

PASIVO

-0-

+

PATRIMONIO

Bs. 100.000,oo 100.000,oo

Ilustración 3.2 Operación Nº 2 Compró muebles para ser utilizados en las oficinas por un monto de Bs. 10.000,oo, los cuales fueron cancelados con un cheque. Como puede observar, la empresa compró muebles de contado mediante la emisión de un cheque. En este caso, la ecuación del patrimonio también queda afectada debido a que: 1) La empresa compró muebles, por lo cual es dueña de ese bien que representa un Activo. La cuenta que controla los muebles que posee una empresa se denomina Mobiliario. Por lo tanto, observe en la ilustración 3.3 que esa cuenta aparece en el lado del activo y cómo ha quedado modificada la Ecuación Patrimonial. 2) Se emitió un cheque para cancelar los muebles comprados. Ello quiere decir que el dinero que la empresa tenía en el banco disminuyó en Bs. 10.000,oo. Efectivamente, observe la ilustración 4.3. El saldo que tenía el banco bajó de Bs. 100.000,oo a Bs. 90.000,oo y, en definitiva, se sigue cumpliendo que: Activo = Pasivo + Patrimonio.

ACTIVO CUENTA Bancos Mobiliario ACTIVO

= Bs.

PASIVO CUENTA

+ Bs.

CUENTA

90.000,oo 10.000,oo 100.000,oo

=

PASIVO

-0-

PATRIMONIO

+

Bs.

Capital

100.000,oo

PATRIMONIO

100.000,oo

Ilustración 3.3. Operación Nº 3 Se compró mercancía así: 10 Lavadoras a Bs. 3.000,oo c/u 20 Pulidoras a Bs. 1.000,oo c/u

30.000,oo 20.000,oo

Costo de la mercancía

50.000,oo

Centro de Contadores

33

Contabilidad Financiera Fueron aceptadas 5 letras de cambio de Bs. 10.000,oo cada una, para ser pagadas a diferentes vencimientos. Veamos cómo afecta esta transacción a la Ecuación Patrimonial: Observe que, en este caso, también hay dos situaciones: 1) La mercancía fue comprada y, por lo tanto, pasa a ser un bien propiedad de la empresa. Es decir que ésta tiene un nuevo activo en mercancías por Bs. 50.000,oo. Por ello, tal mercancía debe aparecer en la Ecuación Patrimonial en el lado del Activo. Ver ilustración 3.4. 2) A cambio de haber recibido mercancía, la empresa contrae una deuda por Bs. 50.000,oo al aceptar las letras de cambio. Es decir que aceptó unos efectos por pagar lo cual, como es obvio, representa un pasivo para la empresa. Analice la ilustración 3.4 y observe que, esta deuda, aparece en la sección de Pasivo, debido a que se lo debe a personas diferentes a sus dueños. El resto de las cuentas permanecen en el mismo estado.

ACTIVO CUENTA Bancos Mobiliario Mercancías ACTIVO

= Bs.

PASIVO

+

CUENTA

90.000,oo 10.000,oo

Efectos por pagar

Bs.

PATRIMONIO CUENTA

50.000,oo

Capital

Bs. 100.000,oo

50.000,oo 150.000,oo

=

PASIVO

50.000,oo

+

PATRIMONIO

100.000,oo

Ilustración 3.4 Operación Nº 4 Se canceló una letra de cambio por Bs. 10.000,oo de aquellas aceptadas en la operación Nº 3, mediante la emisión de un cheque. Aquí también nos encontramos con dos situaciones: a) Después de pagar la deuda, el acreedor nos devuelve, debidamente cancelada, una de las letras que debía la empresa por Bs.10.000,oo. Por lo tanto, ya no se deben efectos por Bs. 50.000,oo sino por Bs. 40.000,oo. b) El efecto por pagar mencionado fue cancelado con un cheque. Por ello, el saldo del banco baja de Bs. 90.000,oo a Bs. 80.000,oo. Observe en la ilustración 3.5 cómo quedó afectada la Ecuación Patrimonial.

34

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial ACTIVO

=

CUENTA

Bs.

Bancos Mobiliario

80.000,oo 10.000,oo

Mercancías

50.000,oo

ACTIVO

140.000,oo

PASIVO

+

CUENTA

Bs.

Efectos por pagar

=

CUENTA

40.000,oo

PASIVO

40.000,oo

PATRIMONIO Capital

+

PATRIMONIO

Bs. 100.000,oo

100.000,oo

Ilustración 3.5 Operación Nº 5 La empresa compró un vehículo por Bs. 80.000,oo el cual fue pagado así: a) Como cuota inicial se pagó Bs. 20.000,oo con un cheque. b) Por el resto, Bs. 60.000,oo, se aceptaron letras de cambio (giros) para ser pagadas en diferentes fechas. Si analiza la transacción, observará que se trata de la compra de un vehículo en la que: a) Recibió un vehículo con un costo de Bs. 80.000,oo. Por lo tanto, en el Activo aparecerá la cuenta Vehículos con ese saldo. b) A cambio de ello, la empresa entregó como cuota inicial Bs. 20.000,oo mediante la emisión de un cheque, lo cual quiere decir que el saldo de Bancos disminuyó de Bs. 80.000,oo a Bs. 60.000,oo. c) Fueron entregadas (aceptadas) letras de cambio para ser pagadas en diferentes fechas por Bs. 60.000,oo. Por ello, el saldo de Efectos por Pagar aumenta a Bs. 100.000,oo. El resultado de todo este movimiento puede verlo en la Ilustración 3.6.

ACTIVO

=

CUENTA

Bs.

Bancos Mobiliario

60.000,oo 10.000,oo

Mercancías

50.000,oo

Vehículos ACTIVO

PASIVO CUENTA Efectos por pagar

+ Bs.

PATRIMONIO CUENTA

100.000,oo

Capital

Bs. 100.000,oo

80.000,oo 200.000,oo

=

PASIVO

100.000,oo

+

PATRIMONIO

100.000,oo

Ilustración 3.6 Operación Nº 6 Se vendieron 10 lavadoras en Bs. 7.500,oo cada una, de contado. El producto de la venta fue depositado en el banco.

Centro de Contadores

35

Contabilidad Financiera Los cálculos relacionados con la transacción, serían como sigue: Valor de la venta: 10 lavadoras X Bs. 7.500,oo c/u = Costo de la venta: 10 lavadoras X Bs. 3.000,oo c/u =

Bs. 75.000,oo Bs. 30.000,oo

Utilidad en la venta:

Bs. 45.000,oo

En la ilustración 3.7 puede observarse cómo, también en este caso, quedó modificada la Ecuación Patrimonial: 1) El monto de la venta, Bs. 75.000,oo, fue depositado en el banco. Por lo tanto, el saldo de Bancos, aumentó a Bs. 135.000,oo. Es decir (60.000,oo + 75.000,oo). 2) Con respecto a la cuenta Mercancías, se vendieron 10 lavadoras que, cuando se compraron, costaron Bs. 30.000,oo. Por lo tanto, al saldo de esta cuenta que era de Bs. 50.000,oo, deberá restársele el costo de las lavadoras vendidas, Bs. 30.000,oo, con lo que el saldo de Mercancías quedará en Bs. 20.000,oo. 3) Y por último, como puede ver arriba, en esta transacción de venta se produjo una utilidad o INGRESO por Bs. 45.000,oo, debido a que una mercancía que se había comprado por Bs. 30.000,oo, ahora se vendió por Bs. 75.000,oo (75.000,oo - 30.000,oo = 45.000,oo). Las utilidades que obtiene la empresa como consecuencia de las transacciones que realiza, incrementan el Patrimonio y, como ya sabemos, son propiedad de sus dueños. Es decir que, la empresa, le debe a sus dueños esas utilidades. Por lo tanto, la cuenta de utilidades que, en este caso, y sólo para los efectos de explicación y presentación de la Ecuación Patrimonial, llamaremos Ingresos, debe aparecer formando parte del Patrimonio, con un saldo de Bs. 45.000,oo. Después de ello, como puede ser observado en la Ilustración 3.7, la ecuación patrimonial sigue en equilibrio.

ACTIVO CUENTA Bancos Mobiliario Mercancías Vehículos ACTIVO

= Bs.

PASIVO CUENTA

135.000,oo 10.000,oo

Efectos por pagar

+

PATRIMONIO

Bs.

CUENTA

Bs.

100.000,oo

Capital Ingresos (utilidad)

100.000,oo 45.000,oo

PATRIMONIO

145.000,oo

20.000,oo 80.000,oo 245.000,oo

=

PASIVO

100.000,oo

+

Ilustración 3.7 Operación Nº 7. Se pagó gastos de sueldos por Bs.15.000,oo, con cheque. En este caso, las cuentas se han movilizado como sigue: 1)

36

Por cuanto se pagó con un cheque Bs.15.000,oo, ello significa que el saldo del banco bajó de Bs. 135.000,oo a Bs. 120.000,oo. Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial 2)

El concepto del pago fue por gastos o Egresos, lo cual ocasiona una disminución de las utilidades. Por ello, los Egresos formarán parte del Patrimonio, pero restando.

Después de registrar esta transacción, la ecuación patrimonial quedará como se muestra en la

ACTIVO

=

CUENTA

Bs.

Bancos Mobiliario

CUENTA

120.000,oo 10.000,oo

Mercancías

20.000,oo

Vehículos

80.000,oo

ACTIVO

230.000,oo

PASIVO Efectos por pagar

=

PASIVO

+

PATRIMONIO

Bs.

CUENTA

100.000,oo

Capital Ingresos (utilidad)

100.000,oo 45.000,oo

Egresos (Pérdida)

(15.000,oo)

PATRIMONIO

130.000,oo

100.000,oo

+

Bs.

Ilustración 3.8 Operación Nº 8 Se creó la reserva legal equivalente al 5 % de la utilidad neta obtenida. Hagámoslo. 1) La utilidad obtenida fue Bs. 30.000,oo (Ingresos o ganancias por Bs. 45.000,oo menos Egresos o pérdidas por Bs. 15.000,oo). Por tanto, el 5 % de Bs. 30.000,oo es Bs. 1.500,oo. 2) La Reserva Legal, es una parte de las utilidades que los dueños de una empresa no pueden retirar o distribuirse entre ellos porque lo ordena la Ley. Sin embargo, aunque restringidas, las reservas son utilidades. Por lo tanto, tales Reservas son cuentas de Patrimonio. 3) Por lo expuesto, las utilidades, que sólo para efectos de facilitar la explicación de la ecuación del patrimonio hemos convenido en llamarlas ingresos, baja de Bs. 45.000,oo a Bs. 43.500,oo, mientras que será creada la cuenta Reservas que formará parte del grupo de Patrimonio con un saldo de Bs. 1.500,oo. La Ecuación Patrimonial quedaría como se muestra en la Ilustración 3.9.

ACTIVO

=

CUENTA Bancos Mobiliario

Bs.

PASIVO CUENTA

120.000,oo 10.000,oo

Efectos por pagar

+

PATRIMONIO

Bs.

CUENTA

100.000,oo

Capital Ingresos (utilidad)

100.000,oo 43.500,oo (15.000,oo)

Mercancías

20.000,oo

Egresos (Pérdida)

Vehículos

80.000,oo

Reservas

ACTIVO

230.000,oo

=

PASIVO

100.000,oo

+

PATRIMONIO

Bs.

1.500,oo 130.000,oo

Ilustración 3.9

Centro de Contadores

37

Contabilidad Financiera Es importante observar que, después de registrar cada transacción, los componentes de cada grupo y sus respectivos saldos habrán podido cambiar. Sin embargo, la Ecuación Patrimonial sigue en equilibrio. Es decir:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO TEORÍA DEL CARGO Y EL ABONO. Esta teoría se sustenta en el equilibrio que en todo momento debe existir en la Ecuación Patrimonial. Existe una serie de reglas que, al aplicarlas, permiten que la Ecuación Patrimonial permanezca en equilibrio después de registrar cada transacción. A este conjunto de reglas se le conoce como la "teoría del cargo y del abono", también identificada como el "principio de partida doble". Estas reglas fueron recogidas y divulgadas por Fray Luca Paccioli en su obra "Sunma de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita", publicada en Venecia en el año 1494. La Lcda. Mireya Villalobos de Nucete en su libro "Los Principios Contables y su Vigencia en Venezuela" (pág. 17), resume con mucha claridad cuál fue el aporte que Luca Paccioli dio a la divulgación de la contabilidad por partida doble, cuando dice: "...El profesor Emmett Taylor de la Universidad de Cincinnatti, Ohio, de su investigación realizada sobre Luca Paccioli nos dice que la "Sunma" no es un libro original, sino una recopilación de ideas y materiales de muchos autores. Paccioli inclusive menciona que la fuente primaria de su libro fueron los trabajos de Leonardo da Pisa quien en el año 1202 escribió un libro denominado Liber Abbaci. Este libro incluía contabilidad comercial, aspecto al cual le dedicó gran atención. Leonardo da Pisa ha sido reconocido como una de las principales figuras en la historia de la contabilidad. Paccioli en ningún momento reclamó originalidad con respecto al sistema de partida doble; él simplemente señala que describió en su libro el sistema usado en Venecia por cerca de doscientos años. El libro de Paccioli se extendió por toda Europa. En la mitad del siglo XVI había suficientes tratados de teneduría de libros por partida doble disponibles para cualquier comerciante que tuviese deseos de aprender tal materia..." En definitiva, la regla fundamental consiste en que "todo cargo que se haga en una o varias cuentas, debe tener como contrapartida un abono en otra u otras cuentas por la misma cantidad". Es decir, "no hay cargo sin abono". De otra manera, podríamos afirmar que: "En toda transacción hay una o varias cuentas que RECIBEN y una o varias cuentas que ENTREGAN la misma cantidad".

38

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial Por lo demás, el principio de partida doble es de uso obligatorio en Venezuela, ya que así está pautado en nuestras leyes. Al respecto, el Artículo 34 del Código de Comercio señala: "En el libro diario se asentarán, día a día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién es el deudor de la negociación..."

NORMAS PRÁCTICAS PARA EL REGISTRO POR PARTIDA DOBLE. Expondremos a continuación algunos pasos a seguir para registrar cualquier transacción por partida doble. En términos generales podríamos decir que, llegado el momento de registrar una transacción, actuaríamos como sigue: Paso 1: a) Se determina qué está RECIBIENDO la empresa. b) Se busca el nombre de la cuenta que controla lo que la empresa está RECIBIENDO. c) A la cuenta que RECIBE, se le CARGA. Paso 2: a) Se determina qué está ENTREGANDO la empresa. b) Se busca el nombre de la cuenta que controla lo que la empresa está ENTREGANDO. c) A la cuenta que ENTREGA se le ABONA. Como en casos anteriores, sigamos explicando la teoría del cargo y el abono basándonos en el desarrollo de un ejemplo concreto. Para ello, comenzaremos registrando transacciones las cuales, en su mayoría, son las mismas que se utilizaron para explicar lo relacionado con la Ecuación Patrimonial. Es recomendable que, a medida que se vayan desarrollando los casos, el alumno compare, al mismo tiempo, el estado en que van quedando las cuentas, con el efecto que la misma transacción ocasionó en la Ecuación Patrimonial que se explicó en páginas anteriores. Ello contribuirá a reforzar más la razón del por qué, tal ecuación, permanece en equilibrio después de haber registrado cualquier transacción. Operación Nº 1: El 02-01-2012, para iniciar las operaciones y así constituir el capital, los señores Pérez y Juárez aportaron Bs. 50.000,oo cada uno en efectivo que depositaron en el Banco Venezuela a nombre de la empresa. Registremos esta primera transacción, basándonos en las normas relativas a la teoría del cargo y el abono. Primer Paso: a) ¿Qué recibió la empresa? La empresa recibió dinero que fue depositado en el banco. Centro de Contadores

39

Contabilidad Financiera b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? Por tratarse de dinero que fue depositado en el banco, la cuenta que lo controla será BANCOS. c) La cuenta BANCOS recibe; por lo tanto, a esta cuenta se le CARGA los Bs. 100.000,oo depositados. Segundo Paso: a) ¿Qué entregó la empresa? Cuando los señores Pérez y Juárez decidieron constituir la empresa y aportaron Bs. 100.000,oo, a ellos se les entregó un documento en el cual consta que la empresa les debe esos Bs. 100.000,oo. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? El dinero que la empresa recibió de sus dueños, representa el aporte inicial de recursos que toda empresa necesita para comenzar a realizar operaciones. A este aporte inicial que los dueños hacen, se le denomina CAPITAL. Por lo tanto, la cuenta que controla esta deuda que la empresa tiene con sus dueños será CAPITAL. c) La cuenta CAPITAL entrega; por lo tanto, se le ABONA. Resumiendo: Bancos recibe: se le CARGA. Capital entrega: se le ABONA. Observe en la Ilustración 3.10, cómo quedaron las cuentas involucradas. El número que aparece entre paréntesis al lado de las cifra, identifica qué cargo le corresponde a qué abono. BANCOS DEBE

CAPITAL

HABER

DEBE

(1) 100.000,oo

HABER 100.000,oo (1)

Ilustración 3.10 Operación Nº 2: Se compró muebles para ser utilizados en la oficina por un monto de Bs. 10.000,oo, los cuales fueron cancelados con un cheque. Registremos esta transacción siguiendo la misma lógica anterior: Primer Paso: a) ¿Qué recibió la empresa? Recibió muebles.

40

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? La cuenta que controla los muebles que la empresa posee se le denomina MOBILIARIO. c) La cuenta MOBILIARIO recibió; luego a esta cuenta se le CARGA Bs. 10.000,oo. Segundo Paso: a) ¿Qué entregó la empresa? La empresa entregó dinero por Bs. 10.000,oo del que tenía en el BANCO. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? El dinero que la empresa entregó fue extraído del BANCO. Por lo tanto, la cuenta que controla este movimiento es BANCOS. c) BANCOS entrega, por lo que a esta cuenta se le ABONA. Véase en la Ilustración 3.11 cómo quedaron las cuentas, después de registrada la transacción Nº 2: BANCOS DEBE (1)

MOBILIARIO

HABER

HABER

100.000,oo

DEBE

HABER 100.000,oo

10.000,oo (2)

Saldos

DEBE

CAPITAL

90.000,oo

(1)

(2) 10.000,oo 10.000,oo

100.000,oo

Ilustración 3.11 Se recomienda al alumno comparar el estado en que quedaron las cuentas, con la ecuación del patrimonio que aparece en la Ilustración 3.3. Observará que los saldos que arrojan las cuentas arriba indicadas, coinciden con los mostrados en la ecuación de patrimonio mencionada, permaneciendo los totales en equilibrio. Es decir:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO. Operación Nº 3: Compró mercancía así: 10 lavadoras a Bs. 3.000,oo c/u 20 pulidoras a Bs. 1.000,oo c/u Costo de la mercancía

Bs. 30.000,oo Bs. 20.000,oo Bs. 50.000,oo

Fueron aceptadas 5 letras de cambio de Bs. 10.000,oo cada una para ser pagadas a diferentes vencimientos. Registremos esta transacción: Primer Paso: a) ¿Qué recibió la empresa? Recibió mercancía. Centro de Contadores

41

Contabilidad Financiera b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? En capítulos posteriores veremos que lo más usual es utilizar la cuenta COMPRAS para registrar las adquisiciones de mercancías, mientras que, cuando ésta es vendida, se utiliza la cuenta VENTAS. No obstante, por ahora, para alcanzar el objetivo que perseguimos, utilizaremos la cuenta MERCANCÍAS para registrar cualquier compra de mercancía destinada para la venta. c) La cuenta que recibe se llama MERCANCÍAS; por lo tanto, se le CARGA. Segundo Paso: a) ¿Qué entregó la empresa? Cuando la empresa recibió la mercancía, tuvo que aceptar y entregar 5 letras de cambio, comprometiéndose a pagarlas en fechas futuras. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? Quiere esto decir que la empresa entregó en manos de terceras personas una deuda representada por un efecto (letra de cambio), que tendrá que pagar. La cuenta que controlará esta deuda se llama EFECTOS POR PAGAR. c) La cuenta que entrega es EFECTOS POR PAGAR. Por ello, a esta cuenta se le ABONA. Analice la Ilustración 3.12. Así quedarán las cuentas después de registrar la transacción: BANCOS DEBE (1)

HABER

DEBE

MERCANCÍAS

HABER

DEBE (3)

100.000,oo 10.000,oo (2)

Saldos

MOBILIARIO

(2) 10.000,oo

90.000,oo

10.000,oo

50.000,oo

EFECTOS POR PAGAR DEBE

CAPITAL

HABER 50.000,oo

Saldos

HABER

50.000,oo

50.000,oo

DEBE (3)

HABER 100.000,oo

(1)

100.000,oo

Ilustración 3.12 Operación Nº 4: Se canceló una letra de cambio por Bs. 10.000,oo de aquellas que fueron aceptadas en la operación Nº 3, mediante la emisión de un cheque. Registremos esta operación: Primer Paso: a) ¿Qué recibió la empresa? Cuando la empresa pagó la deuda, recibió la correspondiente letra de cambio debidamente cancelada por el acreedor.

42

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? La cuenta que controla las letras de cambio que la empresa debe se denomina EFECTOS POR PAGAR. c) EFECTOS POR PAGAR recibe, luego a esta cuenta se le CARGA. Segundo Paso: a) ¿Qué entregó la empresa? Entregó dinero del que tenía en el BANCO. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? El dinero que la empresa tiene en el banco se controla con la cuenta BANCOS. c) BANCOS es la cuenta que entrega. Por lo tanto se le ABONA. Observe en la Ilustración 3.13 cómo quedaron las cuentas después de esta transacción: BANCOS DEBE (1)

HABER

MOBILIARIO DEBE

MERCANCÍAS

HABER

DEBE (3)

100.000,oo 10.000,oo (2)

HABER

50.000,oo

(2) 10.000,oo

10.000,oo (4)

Saldos

80.000,oo

10.000,oo

50.000,oo

EFECTOS POR PAGAR DEBE

HABER 50.000,oo

(4)

CAPITAL DEBE (3)

HABER 100.000,oo

(1)

10.000,oo

Saldos

40.000,oo

100.000,oo

Ilustración 3.13 Operación Nº 5: La empresa compró un vehículo por Bs. 80.000,oo el cual fue pagado así: a) Como cuota inicial se pagó Bs. 20.000,oo con un cheque. b) Por el resto, Bs. 60.000,oo, se aceptaron letras de cambio (giros) para ser pagadas en diferentes fechas. Procedamos a registrar esta transacción dando los pasos ya conocidos: Primer Paso: a) ¿Qué recibió la empresa? Recibió un vehículo. Centro de Contadores

43

Contabilidad Financiera b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? La cuenta que controla los vehículos que la empresa posee se denomina VEHÍCULOS o EQUIPO DE TRANSPORTE. c) La cuenta VEHÍCULOS recibe, luego se le CARGA (Ver ilustración 3.14) Segundo Paso: a) ¿Qué entregó la empresa? En primer lugar, entregó Bs. 20.000,oo mediante la emisión de un cheque. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? BANCOS es la cuenta que controla el movimiento de dinero que se efectúa a través del banco. c) BANCOS entregó dinero, por lo tanto se le ABONA (Ver Ilustración 3.14) d) ¿Qué más entregó la empresa? Entregó letras de cambio aceptadas para ser pagadas a diferentes vencimientos por Bs. 60.000,oo. e) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? La cuenta que controla las deudas que la empresa adquiere mediante la aceptación de letras de cambio se llama EFECTOS POR PAGAR. f) EFECTOS POR PAGAR entrega, luego a esta cuenta se le ABONA (Ver Ilustración 3.14) BANCOS DEBE (1)

HABER

MOBILIARIO DEBE

MERCANCÍAS

HABER

DEBE (3)

100.000,oo 10.000,oo (2)

HABER

50.000,oo

(2) 10.000,oo

10.000,oo (4) 20.000,oo (5)

Saldos

60.000,oo

10.000,oo

VEHÍCULOS DEBE (5)

HABER

50.000,oo

EFECTOS POR PAGAR DEBE

80.000,oo

CAPITAL

HABER

DEBE

50.000,oo

(3)

60.000,oo

(5)

HABER 100.000,oo

(1)

(4) 10.000,oo

Saldos

80.000,oo

100.000,oo

100.000,oo

Ilustración 3.14 Operación Nº 6: Se vendieron diez lavadoras en Bs. 7.500,oo cada una, de contado. El producto de la venta fue depositado en el banco.

44

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial Recordemos que se trata de la venta de diez lavadoras que anteriormente habían sido compradas en Bs. 3.000,oo cada una. Siendo ello así, calculemos las cifras a registrar: Valor de la venta: 10 lavadoras X Bs. 7.500,oo c/u = Costo de la venta: 10 lavadoras X Bs. 3.000,oo c/u = Utilidad en la venta

Bs. 75.000,oo Bs. 30.000,oo Bs. 45.000,oo

Ahora, registremos la transacción: Primer Paso: a) ¿Qué recibió la empresa? Recibió efectivo por Bs. 75.000,oo que depositó en el banco. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? Como ya conocemos, BANCOS es la cuenta que controla el efectivo que se deposita en estas instituciones financieras. c) Si la cuenta BANCOS recibe, se le CARGA. (Ver Ilustración 3.15). Segundo Paso: a) ¿Qué entregó la empresa? Tratándose de la venta de contado por Bs. 75.000,oo, a cambio de haber recibido esa cantidad que fue depositada en el banco, la empresa entregó mercancía de la que tenía en su almacén que, cuando la compró, le había costado Bs. 30.000,oo. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? Los bienes comprados con la intención de volverlos a vender, son controlados a través de la cuenta MERCANCÍAS. c) MERCANCÍAS entregó. Por lo tanto, se le ABONA. (Ver Ilustración 3.15). d) ¿Qué más entregó la empresa? La diferencia entre lo que se recibió por la venta de la mercancía, Bs. 75.000,oo, y lo que le costó a la empresa comprar esa mercancía, Bs. 30.000,oo, representa la utilidad obtenida en esa transacción. Es decir que la utilidad fue Bs. 45.000,oo, cantidad ésta que la empresa le entregará a sus dueños, cuando éstos decidan retirarla. e) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? La cuenta que controla las ganancias que la empresa obtuvo en esa transacción, por ahora, la llamaremos INGRESOS. f) INGRESOS entregó, luego a esta cuenta se le ABONA. Una vez registrada la transacción, las cuentas quedarían como se muestra en la Ilustración 3.15

Centro de Contadores

45

Contabilidad Financiera BANCOS DEBE (1)

MOBILIARIO

HABER

DEBE

10.000,oo (2)

(2) 10.000,oo

MERCANCÍAS

HABER

DEBE (3)

100.000,oo

HABER

50.000,oo

10.000,oo (4) 20.000,oo (5) (6)

75.000,oo

Saldos

135.000,oo

30.000,oo 10.000,oo

VEHÍCULOS DEBE (5)

HABER

EFECTOS POR PAGAR DEBE

CAPITAL

HABER

80.000,oo

DEBE

50.000,oo

(3)

60.000,oo

(5)

HABER 100.000,oo

(4) 10.000,oo

Saldos

80.000,oo

100.000,oo

100.000,oo

INGRESOS (Utilidad) DEBE

HABER 45.000,oo

Saldos

(6)

45.000,oo

Ilustración 3.15 Operación Nº 7: Se pagó con cheque sueldos por Bs. 15.000,oo. Registremos esta transacción: Primer paso: a) ¿Qué recibió la empresa? Recibió un servicio de las personas que trabajaron. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? El servicio representa un gasto o egreso. c) Por ahora, estando conscientes que sólo perseguimos el objetivo de que los estudiantes manejen con claridad la conformación de la Ecuación Patrimonial, es la razón por la que utilizaremos la cuenta EGRESOS para registrar en ella cualquier gasto en el que la empresa haya incurrido. Por lo tanto, a la cuenta EGRESOS le cargaremos. (Ver ilustración 3.16)

46

(6)

20.000,oo

Centro de Contadores

(1)

La Ecuación Patrimonial Segundo Paso: a) ¿Qué entregó la empresa? A cambio de los servicios recibidos, la empresa entregó a los empleados Bs. 15.000,oo, de los que tenía en el banco. b) ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? La cuenta que controla el efectivo entregado es BANCOS. c) Por ello, a la cuenta BANCOS se le abona. (Ver Ilustración 3.16)

BANCOS DEBE (1)

MOBILIARIO

HABER

DEBE

MERCANCÍAS

HABER

DEBE (3)

100.000,oo 10.000,oo (2)

HABER

50.000,oo

(2) 10.000,oo

10.000,oo (4) 20.000,oo (5) (6)

75.000,oo

30.000,oo

(6)

15.000,oo (7)

Saldos

120.000,oo

10.000,oo

VEHÍCULOS DEBE (5)

20.000,oo

EFECTOS POR PAGAR

HABER

DEBE

CAPITAL

HABER

80.000,oo

DEBE

50.000,oo

(3)

60.000,oo

(5)

HABER 100.000,oo

(1)

(4) 10.000,oo

Saldos

80.000,oo

100.000,oo

INGRESOS DEBE

EGRESOS

HABER 45.000,oo

100.000,oo

DEBE (6)

(7)

45.000,oo

HABER

15.000,oo

15.000,oo

Saldos

Ilustración 3.16 Operación Nº 8: Se creó la reserva legal equivalente al 5 % de la utilidad neta obtenida. Antes que nada, realicemos los cálculos pertinentes para determinar la utilidad neta:

Centro de Contadores

47

Contabilidad Financiera Ingresos (utilidad) Egresos (pérdida) Utilidad neta

Bs. 45.000,oo Bs. 15.000,oo Bs. 30.000,oo

Reserva a crear: 5 % de Bs. 30.000,oo = 1.500,oo Registremos la transacción, siguiendo los pasos establecidos. Primer Paso: a) ¿A qué cuenta se le carga? Una parte de las utilidades obtenidas quedarán restringidas para su distribución entre los dueños de la empresa, porque lo ordena la Ley. Una empresa, como entidad o persona diferente a sus dueños, recibe el derecho de mantener en su poder una parte de las utilidades, para lo cual, en nuestro caso, cargaremos a la cuenta de INGRESOS por Bs. 1.500,oo, con lo que logramos disminuir la utilidad por distribuir, en esa misma cantidad. b)

¿A qué cuenta se le abona? La parte de de las utilidades que hemos extraído o cargado a la cuenta de INGRESOS, será acreditado a la cuenta RESERVAS que, como ya conocemos, representa utilidades que están restringidas para efectos de distribución entre los dueños.

Después de registrar la transacción, las cuentas quedarán como se muestra a continuación en la Ilustración 3.17. BANCOS DEBE (1)

MOBILIARIO

HABER

DEBE

MERCANCÍAS

HABER

100.000,oo

DEBE (3)

10.000,oo (2)

(2)

HABER

50.000,oo

10.000,oo

10.000,oo (4) 20.000,oo (5) (6)

75.000,oo

30.000,oo (6) 15.000,oo (7)

Saldos

120.000,oo

10.000,oo

VEHÍCULOS DEBE (5)

20.000,oo

EFECTOS POR PAGAR

HABER

DEBE

80.000,oo

HABER 50.000,oo (3)

(4)

CAPITAL DEBE

HABER 100.000,oo (1)

10.000,oo 60.000,oo (5)

Saldos

48

80.000,oo

100.000,oo

100.000,oo

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial INGRESOS DEBE

EGRESOS

HABER

DEBE

45.000,oo (4) (7) (8)

RESERVAS

HABER

DEBE

HABER

15.000,oo

1.500,oo

1.500,oo (8)

Saldos

43.500,oo

15.000,oo

1.500,oo

Ilustración 3.17

Por último, observe en la Ilustración 3.18 que, después de haber registrado las transacciones mencionadas se sigue manteniendo el equilibrio en la Ecuación Patrimonial. Es decir, el ACTIVO es igual al PASIVO más el PATRIMONIO.

ACTIVO CUENTA Bancos Mobiliario

= Bs.

PASIVO CUENTA

120.000,oo 10.000,oo

Efectos por pagar

+

PATRIMONIO

Bs.

CUENTA

100.000,oo

Capital Ingresos (utilidad)

100.000,oo 43.500,oo (15.000,oo)

Mercancías

20.000,oo

Egresos (Pérdida)

Vehículos

80.000,oo

Reservas

ACTIVO

230.000,oo

=

PASIVO

100.000,oo

+

PATRIMONIO

Bs.

1.500,oo 130.000,oo

Ilustración 3.18 Ecuación Patrimonial

Queremos recordar al alumno que, el ser humano, logra habilidad y destreza después de repetir muchas veces la actividad sobre la cual desea tener dominio. Por lo tanto se recomienda que, por su cuenta, practique la teoría del cargo y del abono, poniéndose usted mismo ejemplos de transacciones y, al registrarlas, observará que después de un corto tiempo, quedará asombrado del conocimiento que posee sobre este tema.

COMPOSICIÓN DEL PATRIMONIO. Forman parte de este grupo, las cuentas que representan derechos que los propietarios de la empresa tienen sobre el Activo de la misma. De entre ellas, fueron mencionadas las cuentas: Capital, Utilidades, Pérdidas (es decir, Ingresos, Egresos) y las Reservas. De acuerdo con esto, recordemos que la Ecuación Patrimonial es:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Centro de Contadores

49

Contabilidad Financiera Pero, de acuerdo con lo antes expresado el Patrimonio está compuesto así:

PATRIMONIO = CAPITAL + (INGRESOS – EGRESOS) + RESERVAS Si en la Ecuación Patrimonial sustituimos el Patrimonio por las cuentas que lo componen, la ecuación quedaría como sigue:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + (INGRESOS – EGRESOS) + RESERVAS Es decir:

A = P + C + (I – E) + R En clase serán resueltos ejercicios en los que se practicará con la Ecuación Patrimonial en todas sus formas.

50

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial

EJERCICIOS EJERCICIO 3.1. La empresa del Sr. A. Rodríguez presenta la siguiente información: Bancos Efectos por Pagar Mercancías Equipo de Transporte Cuentas por Pagar Efectos por Cobrar Caja

2.000,oo 5.000,oo 3.000,oo 1.000,oo 1.500,oo 8.000,oo 500,oo

Se pide: Determinar el Capital.

EJERCICIO 3.2 El Sr. Juan García tiene un negocio que, hasta ahora, ha sido administrado sin llevar contabilidad. Habiendo decidido comenzar a llevarla, el Sr. García le contrata a usted como contador para dar los pasos necesarios dirigidos a ello, para lo cual comenzó a investigar con el objetivo de determinar el monto y la composición del activo, pasivo y patrimonio de la empresa para el 31-12-2012. De tal investigación se obtuvo la siguiente información: 1)

Se hizo un inventario de la mercancía que se encontraba en el almacén y, después de valorarla, alcanzó a Bs. 40.000,oo.

2)

Después de comunicarse con los proveedores se determinó que se deben facturas por Bs. 20.000,oo y letras de cambio por Bs. 15.000,oo.

3)

La confirmación de las cuentas corrientes en los bancos indican que hay una disponibilidad de Bs. 90.000,oo.

4)

Tiene muebles que fueron valorados en Bs 10.000,oo.

5)

Se hizo arqueo de caja y se determinó una existencia de Bs. 4.000,oo.

6)

La investigación hecha sobre las deudas por cobrar indicó que existen facturas por cobrar por Bs. 25.000,oo y letras de cambio por Bs. 30.000,oo.

Centro de Contadores

51

Contabilidad Financiera 7)

Posee un inmueble que fue valorado en Bs. 170.000,oo pero, después de analizar el correspondiente documento de compra, se determinó que tal inmueble se encuentra hipotecado y que, para el 31-12-2012, el saldo de tal hipoteca es de Bs. 100.000,oo.

8)

Tiene pólizas de seguro contra diferentes riesgos que cubren todo el año 2013 por lo cual canceló una prima de Bs. 2.000,oo.

9)

Para el 31-12-2012, las prestaciones sociales acumuladas por los trabajadores alcanzan Bs. 40.000,oo.

10) Posee equipos de oficina que fueron valorados en Bs. 23.000,oo. 11) Debe sueldos a sus trabajadores por Bs. 12.000,oo. Se pide: En un rayado similar al que se muestra a continuación, relacionar las cuentas con sus respectivos saldos, que componen el Activo y Pasivo de la empresa al 31-12-2012, y determine el Patrimonio.

ACTIVO CUENTA

ACTIVO

= Bs.

PASIVO CUENTA

=

PASIVO

+ Bs.

PATRIMONIO CUENTA

+

Bs.

PATRIMONIO

EJERCICIO 3.3. El comerciante Juan González constituyó un negocio de compra-venta de artefactos eléctricos, realizando las operaciones que se indican: 1)

Depositó en el Banco Regional Bs. 200.000,oo lo cual constituiría su capital.

2)

Compró muebles por Bs. 15.000,oo que pagó con un cheque del Banco Regional.

3)

Compró una computadora por Bs. 4.000,oo pagando una cuota inicial de Bs. 1.000,oo con cheque del Banco Regional y aceptó letras de cambio para ser canceladas en diferentes fechas por Bs. 3.000,oo.

4)

Compró mercancía por Bs. 50.000,oo así:

52

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial a) Bs. 20.000,oo de contado pagado con un cheque. b) Bs. 30.000,oo a crédito. Aceptó facturas. 5)

Vendió a crédito a diferentes clientes la mitad de la mercancía comprada en el punto 4 por Bs. 45.000,oo. Los clientes aceptaron facturas para ser pagadas en diferentes fechas.

6)

Pagó una letra con cheque del Banco Regional por Bs. 1.000,oo.

7)

Cobró facturas a los clientes por Bs. 20.000,oo.

8)

Pagó facturas a los proveedores por Bs. 10.000,oo con cheques del Banco Regional.

9)

Del efectivo que hay en caja, fue depositado en el Banco Regional Bs. 18.000,oo.

10) Se pagó sueldos por Bs. 5.000,oo con cheques del Banco Regional. Se pide: En un rayado similar al que sigue:

ACTIVO CUENTA

= Bs.

ACTIVO

PASIVO CUENTA

=

PASIVO

+ Bs.

PATRIMONIO CUENTA

+

Bs.

PATRIMONIO

a) Exprese las modificaciones sufridas por la ecuación del patrimonio después de cada operación. b) Comprobar, después de cada operación, que la ecuación del patrimonio permanece en equilibrio.

EJERCICIO 3.4. Utilizando el principio de partida doble y basándose en la misma información del ejercicio 3.3: 1) Registre en cuentas en forma de "T" y por partida doble, las operaciones realizadas por el Sr. Juan González.

Centro de Contadores

53

Contabilidad Financiera 2) Saque el saldo de cada cuenta y clasifíquelas de acuerdo a su naturaleza: Activo, Pasivo o Patrimonio. 3) Después de ello, sume los grupos y compruebe que la Ecuación Patrimonial: A = P + C permanece en equilibrio.

EJERCICIO 3.5. El Sr. Nepomuceno Guacarán constituyó un negocio realizando las siguientes operaciones: 1) Como capital inicial, hizo las siguientes aportaciones: a)

Depositó en el banco Bs. 40.000,oo.

b)

Entregó mercancía por Bs. 60.000,oo de lo cual se debe una factura de Bs. 10.000,oo que será pagada por el negocio.

c)

Aportó un vehículo valorado en Bs. 80.000,oo.

2) Compró mercancía por Bs. 70.000,oo así: a) De contado: Bs. 12.000,oo. Se pagó con un cheque. b) A crédito : Bs. 30.000,oo. Se aceptaron facturas. c) A crédito : Bs. 28.000,oo. Se aceptaron letras. 3) Se vendió el 40% de la mercancía existente en Bs. 95.000,oo así: a) De contado: Bs. 50.000,oo. b) A crédito : Bs. 32.000,oo. Los clientes aceptaron facturas. c) A crédito : Bs. 13.000,oo. Los clientes aceptaron letras de cambio. 4) Se hizo un depósito en el banco por Bs. 35.000,oo de la existencia en caja. 5) Se pagaron letras de cambio por Bs. 15.000,oo con cheques. 6) Se pagó el alquiler por Bs. 5.000,oo con un cheque. 7) Se cobraron facturas por Bs. 12.000,oo y letras de cambio por Bs. 7.000,oo. 8) Se compró una computadora por Bs. 3.000,oo pagada así:

54

Centro de Contadores

La Ecuación Patrimonial a) Cuota inicial Bs. 1.500,oo pagado con un cheque. b) Se aceptaron letras de cambio por el resto. 9) Se pagaron facturas por Bs. 15.000,oo con cheques. 10) Se pagó sueldos por Bs. 18.000,oo con cheques. Se pide: 1) Registrar las transacciones indicadas en cuentas en forma de "T". 2) Sacar el saldo de cada cuenta. 3) En un rayado similar al que se muestra a continuación, relacionar las cuentas de acuerdo con el grupo al que pertenecen y demostrar que la Ecuación Patrimonial permanece en equilibrio.

ACTIVO CUENTA

= Bs.

ACTIVO

Centro de Contadores

PASIVO CUENTA

=

PASIVO

+ Bs.

PATRIMONIO CUENTA

+

Bs.

PATRIMONIO

55

El Libro Diario

4

GENERALIDADES. Se comentó en capítulos anteriores que la actividad contable está regulada por normas expresamente señaladas en el Código de Comercio. Con frecuencia se encuentran contadores que hacen caso omiso de algunas de ellas, aduciendo que tales normas estaban bien para la Venezuela aldeana que existía en el año 1955 (año en que fue promulgado el Código de Comercio vigente), pero que ya están fuera de actualidad debido a que no están acorde con la dinámica actual de los negocios y la moderna tecnología que se utiliza para hacer los registros. Estamos de acuerdo con estos contadores, pero sólo en cuanto a que el Código de Comercio necesita ser sometido a una actualización en la mayoría de sus aspectos. Sin embargo, mientras ello no ocurra, debemos seguir cumpliendo con las normas allí establecidas, especialmente con aquellas que tienen relación con el registro de las transacciones en los libros. Es cierto que, en esta época, pocas son las empresas que no disponen de un computador, a través del cual hacen los registros de las transacciones. Eso está bien. Pero esta práctica, no exime a la empresa de tener que hacer los registros, en forma resumida, en los libros legales que ordena el Código de Comercio. La empresa que incurra en ese error, puede tener dificultades si, en cualquier momento, recibe la visita del SENIAT, o por cualquier otro acto de tipo judicial que amerite la presentación de tales libros ante un tribunal. En todo caso, es responsabilidad del contador, mantener los libros actualizados. Por lo expresado, en el Centro de Contadores se sigue poniendo mucho énfasis en que los alumnos aprendan a manejar los libros legales con idoneidad y que, luego, cuando vayan a ejercer la profesión, no pierdan de vista cumplir con estas normas. Por otra parte, el computador jamás sustituirá la figura del contador en una empresa. El computador es sólo una máquina preparada para procesar unos datos que el contador le suministra. Por lo tanto, antes que nada, se debe aprender cómo llevar una contabilidad "a mano". Habiendo logrado esto, le será fácil llevarla a través de un computador.

Centro de Contadores

57

Contabilidad Financiera Por lo expuesto, se sugiere al alumno poner mucha atención a las explicaciones que a continuación se le darán en torno a los libros de contabilidad.

LIBROS DE CONTABILIDAD. Los libros que se utilizan para llevar la contabilidad pueden ser clasificados en dos grupos: a) b)

Libros obligatorios. Libros no obligatorios.

LIBROS OBLIGATORIOS. Están conformados por aquel grupo de libros cuya obligatoriedad de llevarlos está estipulada por el Código de Comercio y el Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA). Son ellos:

LIBROS Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios Libro de Compras - IVA Libro de Ventas - IVA Libro de Socios o de accionistas Libro de actas de asambleas Libro de actas de administradores

FIRMA PERSONAL SOCIEDADES COLECTIVAS Sí Sí Sí Sí Sí

SOCIEDADES ANÓNIMAS RESPONSABILIDAD LIMITADA COMANDITA POR ACCIONES Sí Sí Sí Sí Sí Sí Sí Sí

Como se indicó anteriormente, todos los libros mencionados son obligatorios en el caso de sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades en comandita por acciones. Cuando se trate de una firma personal o de una sociedad colectiva, sólo son obligatorios los libros Diario, Mayor, Inventarios, Compras - IVA y Ventas - IVA. Por ahora, sólo se conversará acerca de estos últimos. Del resto se hablará en los capítulos relacionados con aquel tipo de sociedades en el curso de Contabilidad Superior. Precisamente, el Artículo 32 del Código de Comercio dice: "Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios". Este mismo artículo señala que, además de estos libros, "podrá llevar cualesquiera otros auxiliares que considere conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones". Por su parte, el Artículo 70 (Reglamento IVA), establece la obligatoriedad de llevar el libro de Compras y de Ventas, cuando dice:

58

Centro de Contadores

El Libro Diario “Los contribuyentes del impuesto, además de los libros exigidos por el Código de Comercio, deberán llevar un libro de Compras y otro de Ventas. En estos libros se registrarán cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, documentadas mediante facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, así como las notas de débito y de crédito modificatorias de las facturas originalmente emitidas y otros comprobantes y documentos por los que se comprueben las ventas o prestaciones de servicios y las adquisiciones de bienes o recepción de servicios.”

EL LIBRO DIARIO. También denominado libro de primeras entradas, viene a ser éste el primer libro que interviene en el registro de las transacciones. Las características de este libro y sus objetivos están claramente señaladas en el Artículo 33 y 34 del Código de Comercio. Se trata de un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso, debe ser previamente presentado al Tribunal o Registrador Mercantil o, en su defecto, al Juez ordinario de mayor categoría que exista en la localidad. Como evidencia de haber sido legalizado, en la primera página se le estampa un sello en el que consta el nombre de la empresa, el destino que se le dará a este libro y la cantidad de folios que contiene. Tal sello deberá ser firmado por el Juez y su secretario o por el Registrador Mercantil, según el caso (Ilustración 4.1). Es importante recordar que, para que éste y cualquier otro libro sea legalizado, es indispensable la presentación del documento de registro de la empresa que está solicitando este servicio. Una vez legalizado el libro diario, se procederá como lo indica el Artículo 34 del Código de Comercio; es decir, se asentarán diariamente las operaciones que haga la empresa, de forma que cada partida exprese con claridad quién es el deudor y quién es el acreedor. No obstante, en vez de registrar las operaciones día a día, también se permite registrarlas a base de resúmenes mensuales, con la condición de que sean conservados todos los documentos que respaldan las operaciones que han sido realizadas cada día.

CLASES DE LIBRO DIARIO. El libro diario puede ser de diferentes tipos, atendiendo al aspecto bajo el cual se le estudie.

Atendiendo a su jerarquía

Diario principal o general Diario auxiliar

Atendiendo a su forma

Diario de dos columnas o diario común Diario multicolumnar o diario americano

CLASES DE LIBRO DIARIO

Centro de Contadores

59

Contabilidad Financiera

FECHA

DESCRIPCIÓN

RF

DEBE

HABER

3 de JULIO del año 2000 ( 5 0 ) C I N CU E N T A L I B R O D E DI A R I O N°. 74 1 DE 2 RECIBO RM: 979477 FECHA : 03/07/2000 CECONTA C.A.

C E N T R O D E CO N T A D O R E S

Ilustración 4.1. Legalización del Libro Diario

60

Centro de Contadores

El Libro Diario DIARIO PRINCIPAL. Es el libro en el que se van a registrar todas las transacciones que la empresa haya realizado, bien sea cada día o a base de resúmenes, los cuales no pueden abarcar períodos superiores a un mes. Es de hacer notar que éste, es el único diario que es obligatorio legalizar antes de poner en uso; de ahí su carácter de "principal". Las empresas que utilizan sistemas computarizados para llevar su contabilidad (que actualmente son la mayoría de ellas), ya no utilizan el tradicional libro de diario encuadernado. Desde hace ya algún tiempo, el Registro Mercantil legaliza libros Diario de hojas removibles, debidamente numeradas, en las que se estampa el sello de tal Registro, de forma que ello permite imprimir los asientos, directamente de la computadora, a través de los cuales se registran las transacciones realizadas por la empresa, a través de un asiento resumen mensual.

DIARIOS AUXILIARES. En aquellas empresas donde se realizan muchas operaciones repetitivas, se utilizan diarios auxiliares no legalizados para registrarlas y, luego, el resumen de ellas, es lo que se registra en el diario principal. Por ejemplo, las empresas que realizan diariamente muchas ventas, utilizan un diario auxiliar de ventas en el cual se registran esas ventas una por una y en forma diaria. Llegado el fin del mes, se suman y, el total vendido en ese período, es lo que se registra en el diario principal o legalizado. Por supuesto, cualesquiera de estos diarios auxiliares pueden ser considerados como diarios principales, si antes de ponerlos en uso son presentados al Registro Mercantil para ser legalizados. Así, podría existir un diario principal de ventas, un diario principal de compras, un diario principal de egresos, etc. En este caso, el resumen mensual de cada uno de estos diarios, no sería necesario registrarlo en el diario principal general ya que, al estar los diarios auxiliares legalizados, hacen innecesario ese registro.

DIARIO COMÚN. Ya hemos apuntado que, atendiendo a su forma, el libro diario se puede presentar bajo dos modalidades: El diario común o de dos columnas y diario multicolumnar o diario americano. El diario común es la forma de diario más difundida y más frecuentemente utilizada. Por ser este tipo de diario el más sencillo y el de más fácil manejo, es en el que nos basaremos para desarrollar el presente tema. En capítulos posteriores, explicaremos con detenimiento los demás tipos de diario. Se comenzará por explicar el tipo de rayado que tiene el diario común, así como el objetivo de cada una de sus columnas. Centro de Contadores

61

Contabilidad Financiera (1) FECHA (Año) (mes) (día)

(2) DESCRIPCIÓN

(3) REF

(4) DEBE

(5) HABER

Ilustración 4.2 Diario común (o de dos columnas) Como usted puede observar en la Ilustración 4.2, el rayado del diario común consta, realmente, de cinco columnas. No obstante, en la práctica, cuando se habla de un determinado tipo de diario, éste es identificado por la cantidad de columnas en las cuales se pueden registrar cifras. En el diario común, sólo se pueden registrar cifras en las columnas 4 y 5. Expliquemos a continuación el uso que se le da a cada una de las cinco columnas. Columna 1: FECHA. En esta primera columna se escribirá el mes y el día en que se está registrando la transacción. Es decir, en la parte superior, al comenzar cada una de las páginas, se escribe el año. Luego, frente al registro de cada una de las transacciones, se va escribiendo el mes y el día en que ese registro está siendo hecho. Columna 2: DESCRIPCIÓN. La segunda columna, que como se puede observar es la más ancha, está destinada, en primer lugar, a escribir el nombre de las cuentas que intervienen en el registro de la transacción y, en segundo lugar, a dar una explicación lo más clara posible, pero en forma muy resumida, de las características de la transacción que está siendo registrada. Columna 3: REFERENCIA. Se utiliza esta columna para cruzar referencias con otros libros tales como el Libro Mayor. En el Capítulo 5, se explicará lo relacionado con este último y, en ese momento, se terminará de aclarar lo relacionado con esta columna. Columna 4: DEBE. Se registrará en esta columna la cifra que le corresponde a cada una de las cuentas que recibieron algo o se les cargó, como consecuencia de la transacción realizada. Columna 5: HABER. En esta última columna, por el contrario, se registrarán las cifras que entregaron las cuentas que intervinieron. Es decir, los abonos o créditos.

EL ASIENTO DE DIARIO. El asiento de diario puede ser definido como el método utilizado para registrar en el diario las transacciones que una empresa realiza.

62

Centro de Contadores

El Libro Diario Este método de registro está sustentado en la teoría del cargo y el abono, ya explicada en el Capítulo 3. Se recomienda al alumno que, antes de seguir adelante, repase dicho tema con la finalidad de refrescar esos conocimientos. Como recordará, la teoría del cargo y el abono o de la partida doble, se fundamenta en que: "En toda transacción hay una o varias cuentas que reciben (a las que se les carga) y una o varias cuentas que entregan la misma cantidad (a las que se les abona)". Pues bien, veamos cómo, basándonos en esta teoría, son registradas las transacciones en el diario por medio de asientos. Operación Nº 1 El 02-01-2012, los señores Pedro Rivas y José Méndez constituyeron una empresa, HOGAR C.A., que se dedicará a la compra y venta de artículos electrodomésticos. Para formar el capital, cada uno aportó Bs. 5.000,oo en efectivo que fueron depositados en el Banco Venezuela a nombre de la empresa, según planilla de depósito Nro. 825. Como puede observar en la Ilustración 4.3, en la columna "FECHA" escribimos el año 2012, en la parte superior. Luego, en la primera línea utilizable y frente al número asignado al asiento, se anota el mes y el día en el que se registra la transacción. De inmediato, se procede a determinar qué recibió la empresa y qué cuenta controla lo que la empresa recibió. ¿Qué recibió la empresa? Recibió dinero que se depositó en el banco por Bs. 10.000,oo. ¿Qué cuenta recibió? BANCOS. Si bancos recibió, se registra la cantidad en el debe. Observe la Ilustración 4.3. Se comienza el asiento escribiendo el nombre de la cuenta que recibe: BANCOS, la cual se escribe inmediatamente después de la línea en que termina la columna de fecha. La cifra que recibió el banco, Bs.10.000,oo, se escribe en la columna del debe. FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN

02

REF

DEBE

HABER

--- 1 --BANCOS

10.000,oo

Ilustración 4.3 El siguiente paso consiste en determinar qué entregó la empresa y la cuenta o cuentas que controlan lo que entregó: ¿Qué entregó la empresa? Entregó a los Sres. Rivas y Méndez, un documento (documento de constitución) donde consta que la empresa les debe Bs. 10.000,oo por el aporte que ellos hicieron al capital de la misma. Centro de Contadores

63

Contabilidad Financiera ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? CAPITAL se llama la cuenta que controla la aportación inicial que hacen los dueños de la empresa para que ésta pueda iniciar sus operaciones. Si Capital entrega, se le abona Bs. 10.000,oo. En la Ilustración 4.4 se puede observar la técnica para registrar el abono. FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN 2

REF

DEBE

HABER

--- 1 --BANCOS CAPITAL

10.000,oo 10.000,oo

Asiento inicial. Registro del aporte a Capital

Ilustración 4.4 Las cuentas que se abonan se escriben en la línea inmediatamente disponible y se comienzan a escribir más a la derecha de manera que, a simple vista, se logren diferenciar las cuentas cargadas de las abonadas. Observe cómo, Capital, fue escrita más a la derecha. Por lo demás, la cifra que entregó la cuenta Capital, Bs. 10.000,oo, deberá ser anotada en el haber ya que Capital "entregó". Por último, como se explicó en temas anteriores, es necesario completar el asiento con un concepto o explicación en el que, en forma resumida, se mencionen algunos detalles adicionales de la transacción. En este caso, la explicación consistiría en mencionar en qué banco se hizo el depósito de dinero y quiénes lo aportaron. En la Ilustración 4.5 se puede ver el asiento ya completo. Allí se expresa con claridad todo lo que se necesita saber de la transacción realizada, fundamentalmente, qué cuenta recibió (se cargó), qué cuenta entregó (se abonó) y el respectivo concepto. FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN 2

REF

DEBE

HABER

--- 1 --BANCOS CAPITAL

10.000,oo 10.000,oo

Asiento inicial. Para registrar aportación al capital...

Ilustración 4.5 En lo que se refiere a la columna de referencia, ya se comentó que, por la relación que esta columna tiene con el libro denominado mayor, será explicado lo relacionado con ella, cuando se hable de ese libro en el próximo capítulo.

64

Centro de Contadores

El Libro Diario Sigamos con prácticas de asientos de diario. No obstante, en lo sucesivo no detallaremos tanto la explicación, con el objetivo de ir logrando que sea usted el que analice la transacción y haga el asiento. Se recomienda que lea cada transacción realizada pero no mire el asiento presentado a continuación. Primero hágalo usted y, luego, compare lo que usted hizo con el asiento que se le mostrará. Ello es un excelente método para lograr que, en poco tiempo, domine todo lo relacionado con asientos de diario. Operación Nº 2 El 04-01-2012 se compró a Mueble Centro C.A, factura Nº 25, diferentes muebles por Bs. 1.000,oo para ser utilizados en la oficina, los cuales fueron cancelados con el cheque 7126 del Banco Venezuela. ¿Qué recibió la empresa? Muebles por Bs. 1.000,oo. ¿Qué cuenta controla los muebles? MOBILIARIO. A Mobiliario se le carga Bs. 1.000,oo. ¿Qué entregó la empresa? Dinero del que poseía en el banco por Bs. 1.000,oo ¿Qué cuenta controla el dinero que la empresa tiene en el banco? BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 1.000,oo. En la Ilustración 4.6 se muestra el asiento con su correspondiente concepto.

FECHA 2012 Enero 4

DESCRIPCIÓN

REF

DEBE

HABER

--- 2 --MOBILIARIO BANCOS

1.000,oo 1.000,oo

Compra de muebles a Mueble Centro C.A. factura 25

Ilustración 4.6 Operación Nº 3 El 06-01-2012 se compró mercancía para la venta a Suplidora C.A. según factura 456 por Bs. 5.000,oo. Fueron aceptadas dos letras de cambio de Bs. 2.500,oo cada una con vencimiento 30-01-2012 y 15-02-2012. ¿Qué recibió la empresa? Mercancía comprada por Bs. 5.000,oo. ¿Qué cuenta controla la mercancía que se compra para la venta? COMPRAS. A Compras se le carga Bs. 5.000,oo Centro de Contadores

65

Contabilidad Financiera ¿Qué entregó la empresa? Letras de cambio para ser pagadas en fechas futuras por Bs. 5.000,oo. ¿Qué cuenta controla las letras de cambio que la empresa debe? EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES. A Efectos por Pagar Proveedores se le abona Bs. 5.000,oo. Observe el asiento que debe hacerse en la Ilustración 4.7. FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN 6

--- 3 --COMPRAS EFECTOS A PAGAR PROVEEDORES

REF

DEBE

HABER

5.000,oo 5.000,oo

Compra según factura Nº 456 a Suplidora C.A. Aceptadas letras de cambio así: Bs. 2.500,oo: Vencimiento 30-01-2012 Bs. 2.500,oo: Vencimiento 15-02-2012

Ilustración 4.7

Operación Nº 4 El 08-01-2012 se vendió mercancía según factura 260 al Sr. Romero por Bs. 4.000,oo bajo las siguientes condiciones: a) b)

Bs.1.000,oo de contado. Se recibió efectivo que se mantuvo en la caja. Bs. 3.000,oo a crédito. El Sr. Romero aceptó dos letras de cambio con vencimiento 15-01-2012 y 30-01-2012 por Bs.1.500,oo cada una.

¿Qué recibió la empresa? Dinero por Bs. 1.000,oo que se mantiene en caja. ¿Qué cuenta controla el dinero que está en la caja? CAJA. A Caja se le carga Bs. 1.000,oo ¿Qué más recibió la empresa? Letras de cambio aceptadas por el cliente Sr. Romero para ser cobradas en diferentes fechas por Bs. 3.000,oo. ¿Qué cuenta controla las letras de cambio que la empresa tiene por cobrar? EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES. A Efectos por Cobrar Comerciales se le carga Bs.3.000,oo. ¿Qué entregó la empresa? Mercancía para la venta por Bs. 4.000,oo.

66

Centro de Contadores

El Libro Diario ¿Qué cuenta controla la mercancía que la empresa vende? VENTAS. A Ventas se le abona Bs. 4.000,oo. Analice el asiento que aparece en la ilustración 4.8 FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN 8

REF

DEBE

--- 4 --CAJA EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

HABER

1.000,oo 3.000,oo 4.000,oo

Ventas a Sr. Romero factura Nº. 260. Aceptación letras así: Vencimiento 15-01-2012: Bs. 1.500,oo Vencimiento 30-01-2012: Bs. 1.500,oo

Ilustración 4.8 Operación Nº 5 El 15-01-2012 se pagó a Eleoccidente un recibo de luz por Bs. 520,oo con el cheque No. 7127 del Banco Venezuela Observe la Ilustración 4.9 y luego regrese aquí para analizar la transacción. ¿Qué recibió la empresa? Un servicio. Es decir, energía eléctrica ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA. A Gastos de Energía Eléctrica se le carga Bs. 520,oo. ¿Qué entregó la empresa? Dinero del que tiene en el banco. ¿Qué cuenta controla el dinero que la empresa tiene en el banco? BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 520,oo. FECHA 2012 Enero

15

DESCRIPCIÓN --- 5 --GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA BANCOS

REF

DEBE

HABER

520,oo 520,oo

Pago Eleoccidente cheque 7127 Banco Venezuela

Ilustración 4.9 En las siguientes transacciones nos limitaremos a mencionar la operación y, de inmediato, se le muestra el asiento que debe hacerse. Usted deberá analizarlo y asimilarlo. Por supuesto, si le queda alguna duda, consúltela con su profesor al llegar a clase. Centro de Contadores

67

Contabilidad Financiera Operación Nº 6 En enero 16 se compró un camión a Motores C.A. por Bs. 15.000,oo según factura 2168 y se pagó como sigue: a) b)

Cuota inicial Bs. 5.000,oo. Cheque Nº 7128 Banco Venezuela. Se aceptaron 5 letras de cambio a diferentes vencimientos por Bs. 2.000,oo cada una (ver Ilustración 4.10).

FECHA 2012 Enero 16

DESCRIPCIÓN

REF

--- 6 --EQUIPO DE TRANSPORTE BANCOS EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

DEBE

HABER

15.000,oo 5.000,oo 10.000,oo

Compra vehículo Motores C.A. Factura 2168…

Ilustración 4.10 Operación Nº 7 El 17-01-2012 se vendió al cliente P. Rivas mercancía a crédito por Bs. 12.000,oo. El cliente nos firmó la factura 261 para ser pagada el 25-01-2012. (Ver asiento en Ilustración 4.11). FECHA 2012 Enero

17

DESCRIPCIÓN --- 7 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

REF

DEBE

HABER

12.000,oo 12.000,oo

Venta a crédito según factura 261…

Ilustración 4.11 Operación No. 8 El 20-01-2012 se contrató con la empresa Seguros Atlántico, C.A. una póliza de seguro que cubre el riesgo de incendio por un año. El monto de la prima fue Bs. 600,oo, pagado con cheque 7129 del Banco Venezuela. El asiento que debe hacerse puede verlo en la ilustración 4.12. Comentémoslo: ¿Qué recibió la empresa? Un servicio. Es decir, la seguridad de que, en caso de un incendio, los daños serán cubiertos por la compañía de seguros. ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? Por cuanto la prima de seguro pagada cubre el riesgo de incendio durante los próximos doce meses, la cuenta que controla este egreso se llama GASTOS DE SEGURO. A esta cuenta se le cargará Bs. 600,oo.

68

Centro de Contadores

El Libro Diario ¿Qué entregó la empresa? Un cheque por Bs. 600,oo contra el Banco Venezuela. ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 600,oo. El asiento sería: FECHA 2012 Enero 20

DESCRIPCIÓN

REF

--- 8 --GASTOS DE SEGURO BANCOS

DEBE

HABER

600,oo 600,oo

Pago de Póliza...

Ilustración 4.12 Operación Nº 9 El 21-01-2012 se cobró una letra por 1.500,oo que debía el cliente Sr. Romero. FECHA 2012 Enero

21

DESCRIPCIÓN --- 9 --CAJA EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

Ref .

DEBE

HABER

1.500,oo 1.500,oo

Cobro letra a Sr. Romero...

Ilustración 4.13 Operación Nº 10 El 22-01-2012 se compró mercancía por Bs. 14.000,oo. Se canceló Bs. 1.000,oo con el cheque 2169 del Banco Venezuela y por el resto, se firmó una factura para ser pagada en 30 días. El asiento correspondiente puede verlo en la Ilustración 4.14. Sin embargo, comentémoslo. ¿Qué recibió la empresa? Mercancía por Bs. 14.000,oo. ¿Qué cuenta controla la mercancía que se compra? COMPRAS. A Compras se le carga Bs. 14.000,oo ¿Qué entregó la empresa? Dinero del que tiene en el banco por Bs. 1.000,oo ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 1.000,oo. ¿Qué más entregó la empresa? Una factura aceptada para ser pagada en 30 días por Bs. 13.000,oo. Centro de Contadores

69

Contabilidad Financiera ¿Qué cuenta controla las deudas que la empresa contrae cuando están respaldadas por la aceptación de una factura? CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES. A Cuentas por Pagar se le abona Bs. 13.000,oo.

FECHA 2012 Enero 22

DESCRIPCIÓN

REF

--- 10 --COMPRAS BANCOS CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

DEBE

HABER

14.000,oo 1.000,oo 13.000,oo

Compra de mercancía...

Ilustración 4.14

Operación Nº 11 El 25-01-2012 el cliente Sr. P. Rivas hizo un abono de Bs. 8.000,oo a cuenta de la factura No. 261 que debe. FECHA 2012

Enero

DESCRIPCIÓN

25

REF

--- 11 --CAJA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

8.000,oo 8.000,oo

Abono de P. Rivas a cuenta de la factura 261...

Ilustración 4.15 Operación Nº 12 El 28-01-2012, del dinero que existía en caja, se depositó en el Banco Venezuela Bs. 9.000,oo, según planilla de depósito 3256. FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN

28

Ref .

DEBE

HABER

--- 12 --BANCOS CAJA

9.000,oo 9.000,oo

Depósito Nro. 3256 Banco Venezuela...

Ilustración 4.16 Operación No. 13 El 30-01-2012 se pagó Bs. 1.600,oo por el alquiler, con el cheque 2170 del Banco Venezuela.

70

Centro de Contadores

El Libro Diario FECHA 2012 Enero 30

DESCRIPCIÓN

Ref.

--- 13 --GASTOS DE ALQUILERES BANCOS

DEBE

HABER

1.600,oo 1.600,oo

Pago alquiler cheque Nº. 2170 Banco Venezuela.

Ilustración 4.17 Operación Nº 14 El 30-01-2012 se vendió mercancía de contado por Bs. 11.000,oo. El cliente pagó con el cheque 3528 del Banco Andino. En este caso se considera conveniente aclarar que, el hecho de que el cliente pague con un cheque, no quiere decir que se afecte la cuenta Bancos. Realmente, el cheque recibido pertenece al banco donde el cliente tiene su dinero. Para efectos del asiento, los cheques recibidos de terceros serán considerados como efectivo que recibe la caja. Por tal razón, se le carga a Caja. Ver asiento en Ilustración 4.18.

FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN

30

REF

DEBE

HABER

--- 14 --CAJA VENTAS

11.000,oo 11.000,oo

Ventas de contado...

Ilustración 4.18 Operación Nº 15 El 30-01-2012 se pagó con cheque la nómina de empleados cuyo monto bruto alcanzó a Bs. 6.000,oo, de los cuales corresponde Bs. 2.500,oo a empleados del departamento de ventas y Bs. 3.500,oo al departamento de administración. De esta cantidad, se dedujo Bs. 160,oo por concepto de seguro social. ¿Qué recibió la empresa? Un servicio por parte de los empleados. ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? GASTOS DE SUELDOS. Por lo tanto, a esta cuenta se le hará un cargo de Bs. 6.000,oo. ¿Qué entregó la empresa? Dinero del que tenía en el banco por Bs. 5.840,oo. ¿Qué cuenta controla el dinero en bancos? BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 5.840,oo.

Centro de Contadores

71

Contabilidad Financiera ¿Qué más entregó la empresa? Al deducir a los empleados los Bs. 160,oo por concepto de Seguro Social, la empresa, automáticamente, se convierte en deudora de ese Instituto. Quiere decir que, la empresa, "entregó" al Seguro Social el derecho de que le cobre Bs. 160,oo. De hecho, la empresa tendrá que pagarlos en el transcurso del mes siguiente. ¿Qué cuenta controla las retenciones por seguro social que la empresa hace a sus trabajadores? RETENCIÓN SEGURO SOCIAL POR PAGAR. Por lo tanto, a esta cuenta se le abonará Bs. 160,oo. FECHA 2012 Enero

30

DESCRIPCIÓN

REF

--- 15 --GASTOS DE SUELDOS BANCOS RETENCIÓN SEGURO SOCIAL P/PAGAR

DEBE

HABER

6.000,oo 5.840,oo 160,oo

Para registrar la nómina...

Ilustración 4.19

Como habrá podido constatar, es muy sencillo registrar transacciones en el diario de dos columnas por medio de los denominados asientos de diario. Ante cualquier transacción realizada por la empresa: 1)

Determine qué recibe la empresa.

2)

Identifique la cuenta o cuentas que controlan lo que la empresa está recibiendo.

3)

A esa cuenta o cuentas se les CARGA.

4)

A continuación, determine qué está entregando la empresa.

5)

Identifique la cuenta o cuentas que la empresa está entregando.

6)

A esa cuenta o cuentas se les ABONA.

A manera de resumen, se le muestran todos los asientos hechos, presentados en forma correlativa en las Ilustraciones 4.20 y 4.21. Como allí puede observar, cuando se termina una página, sencillamente se procedió a sumar las columnas y, en la última línea, se escriben los totales anotando en la columna de conceptos la palabra "van". (Ver Ilustración 4.20). Luego, en la primera línea de la siguiente página, se escribe la palabra vienen, además de los totales que se vienen arrastrando de la página anterior. (Ver Ilustración 4.21)

72

Centro de Contadores

El Libro Diario

Folio 2 FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN 2

RE

DEBE

HABER

--- 1 --BANCOS CAPITAL

10.000,oo 10.000,oo

Asiento inicial. Para registrar aportación a capital según documento de constitución y depósito 825 Banco Venez.

Enero

4

--- 2 --MOBILIARIO BANCOS

1.000,oo 1.000,oo

Compra de muebles a Mueble Centro C.A. Fact. 25 cancelado con cheque 7126 Banco Venezuela.

Enero

6

--- 3 --COMPRAS EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

5.000,oo 5.000,oo

Compra según factura Nº. 456 a Suplidora C.A. Aceptadas letras así: Bs. 2.500,oo: Vencimiento 30-01-2012 Bs. 2.500,oo: Vencimiento 15-02-2012

Enero

8

--- 4 --CAJA EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

1.000,oo 3.000,oo 4.000,oo

Ventas a Sr. Romero factura Nº. 260. Aceptación letras así: Vencimiento 15-01-2012: Bs. 1.500,oo Vencimiento 30-01-2012: Bs. 1.500,oo

Enero

15

--- 5 --GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA BANCOS Cancelación recibo Eleoccidente con cheque Banco Venezuela

Enero

16

520,oo 520,oo Nº. 7127

--- 6 --EQUIPOS DE TRANSPORTE BANCOS EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

15.000,oo 5.000,oo 10.000,oo

Compra vehículo a Motores C.A. Fact. Nº. 2168. Cheque Nº. 7128 Banco Venezuela. Letras…

VAN

35.520,oo

35.520,oo

Ilustración 4.20

Centro de Contadores

73

Contabilidad Financiera Folio 3 FECHA 2012

DESCRIPCIÓN

RE VIENEN

Enero

17

--- 7 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

DEBE

HABER

35.520,00

35.520,oo

12.000,oo 12.000,oo

Venta a crédito según factura...

Enero

20

--- 8 --GASTOS DE SEGURO BANCOS

600,oo 600,oo

Pago de Póliza...

Enero

21

---9--CAJA EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

1.500,oo 1.500,oo

Cobro letra a Sr. Romero

Enero

22

--- 10 --COMPRAS BANCOS CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

14.000,oo 1.000,oo 13.000,oo

Compra de mercancía...

Enero

25

--- 11 --CAJA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

8.000,oo 8.000,oo

Abono a cta. fact. 261 P. Rivas...

Enero

28

--- 12 --BANCOS CAJA

9.000,oo 9.000,oo

Depósito Nro. 3256 Banco Venezuela...

Enero

30

--- 13 --GASTOS DE ALQUILERES BANCOS

1.600,oo 1.600,oo

Pago alquiler cheque Nº. 2170 Banco Venezuela.

Enero

30

--- 14 --CAJA VENTAS

11.000,oo 11.000,oo

Ventas de contado...

Enero

30

--- 15 --GASTOS DE SUELDOS BANCOS RETENCIÓN SEGURO SOCIAL P/PAGAR

6.000,oo 5.840,oo 160,oo

Para registrar la nómina...

TOTAL DEL MES Ilustración 4.21

74

99.220,oo

99.220,oo

Centro de Contadores

El Libro Diario

Al finalizar el mes, se totaliza en la última línea de la página que en ese momento se esté utilizando, poniendo el concepto total del mes. (Ver Ilustración 4.21). Por último, constate siempre que ambos totales, el del debe y el del haber, sean iguales, pues obligatoriamente deben serlo. Debe ser así ya que los asientos han sido hechos basándonos en el principio de partida doble. Es decir, a cada cargo le corresponde su abono. Cuando los totales no coinciden, probablemente se debe a errores cometidos, los cuales deben ser encontrados y corregidos.

TIPOS DE ASIENTO. Atendiendo a la cantidad de cuentas afectadas o la cantidad de transacciones registradas en cada asiento, éstos se clasifican en: a. b.

Asientos simples. Asientos compuestos.

ASIENTOS SIMPLES. Son aquellos a través de los cuales se registra una o varias transacciones de la misma naturaleza, en el que sólo intervienen dos cuentas: una que recibe, a la que se le carga, y otra que entrega, a la que se le abona. Ejemplo: Las ventas de contado ocurridas en el mes de enero de 2012 alcanzó a Bs. 7.400,oo. El asiento sería: FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN

31

RE

DEBE

HABER

--- 16 --CAJA VENTAS

7.400,oo 7.400,oo

Para registrar ventas de contado del mes….

ASIENTOS COMPUESTOS. A este grupo pertenecen los asientos en los que intervienen tres o más cuentas para registrar una o varias transacciones simultáneamente. Ejemplo: Durante el mes de enero de 2012 se compró mercancía por Bs. 3.000,oo en las siguientes condiciones:

Centro de Contadores

75

Contabilidad Financiera Contado en efectivo: Contado con cheques: Crédito (Facturas): Crédito (Letras):

Bs 400,oo Bs. 900,oo Bs. 1.100,oo Bs. 600,oo

Asiento: FECHA 2012 Enero

31

DESCRIPCIÓN --- 17 --COMPRAS CAJA BANCOS CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

Ref .

DEBE

HABER

3.000,oo 400,oo 900,oo 1.100,oo 600,oo

Para registrar compras...

Observe que se trata del registro de varias transacciones en cuyo asiento intervienen más de dos cuentas. Se trata, por lo tanto, de un asiento compuesto.

NORMAS LEGALES QUE REGULAN LA ELABORACIÓN DE ASIENTOS EN EL DIARIO. El Artículo 36 del Código de Comercio menciona con claridad una serie de normas en torno a la actividad de registrar transacciones en el diario. De acuerdo con este artículo, se prohíbe: 1. 2. 3. 4. 5.

76

Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. Borrar los asientos o parte de ellos. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Centro de Contadores

El Libro Diario

EJERCICIOS

EJERCICIO 4.1. Conteste en forma breve las siguientes preguntas: 1.

De acuerdo con el Código de Comercio y el Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA), todo comerciante, sea que actúe como persona natural o como jurídica, está en la obligación de llevar libros de contabilidad.

Diga qué libros debe llevar: a) b) c) d) e)

Una firma personal. Una sociedad en nombre colectivo. Una sociedad anónima. Una sociedad de responsabilidad limitada. Una sociedad en comandita por acciones.

2.

Los libros obligatorios deben ser registrados antes de ser puestos en uso. Diga dónde puede cumplirse con ello y cuál es el procedimiento.

3.

Defina el libro diario.

4.

Clasifique el libro diario en cuanto a su jerarquía y en cuanto su forma.

5.

Explique qué se entiende por: a) Diario común o de dos columnas. b) Diario multicolumnar.

6.

Defina asiento de diario: para qué sirve y en qué teoría contable está basado.

EJERCICIO 4.2. Las operaciones que se mencionan fueron hechas por el comerciante Ángel Vielma en el mes de octubre de 2012. Octubre 02:

Constituyó un negocio denominado ALMACENES VIELMA con un capital de Bs. 2.000,oo que depositó en el Banco Regional mediante la planilla 2090 del 02-10-2012.

Octubre 05:

Se compró equipo para la oficina a Tecnomáquina C.A. por Bs. 800,oo según factura 7290. Se pagó como cuota inicial Bs. 200,oo con el cheque 2101 del Banco Regional y se aceptaron 5 giros de Bs. 120,oo cada uno para ser pagados cada 10 días.

Centro de Contadores

77

Contabilidad Financiera Octubre 06:

Se compró muebles por Bs. 400,oo a Mueblería La Mesa según factura 5305. Se pagó Bs. 240,oo con el cheque 2102 del Banco Regional y por el resto fueron aceptados 2 giros de Bs. 80,oo c/u. con vencimiento 21-10-2012 y 05-11-2012.

Octubre 08:

Se compró mercancía así: a) Distribuidora Planeta: Bs. 500,oo de contado. Se obtuvo un descuento del 10% y el neto se pagó con el cheque 2103 del Banco Regional. b) Almacenes Araya: Bs. 1.200,oo según factura 9809. Se aceptaron 4 giros de Bs. 300,oo cada uno con vencimiento a 15, 30, 45, y 60 días respectivamente. c) Importaciones La Tierra: Bs. 1.000,oo según factura 10403 a 30 días.

Octubre 10:

Se vendió mercancía así: a) Almacenes La Luna: Bs. 860,oo de contado según factura 501. Se concedió descuento del 5%. b) Apolo C.A.: Bs. 1.800,oo. Factura 6201. El cliente aceptó dos letras de Bs. 900,oo c/u con vencimiento a 15 y 30 días. c) El Cuarteto C.A.: Bs. 1.640,oo. El cliente aceptó la factura 6202 a 45 días.

Octubre 15:

Se Depositó en el Banco Regional todo el efectivo que hay en caja excepto Bs. 40,oo que se dejan para pagos menores. Planilla 2096.

Octubre 15:

Se pagó sueldos por Bs. 400,oo. Se retuvo el 4% por Seguro Social y el 1% por Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Política Habitacional). Por el neto se emitió el cheque Nº. 2104 del Banco Regional.

Octubre 25:

Se cobró a Apolo C.A. la letra que venció en esta fecha por Bs. 900,oo.

Octubre 26:

Se pagó con el cheque 2105 del Banco Regional a Tecnomáquina C.A. la letra vencida el 15-10-2012 por Bs. 120,oo.

Octubre 28:

Se pagó a Almacenes Araya la letra vencida el 23-10-2012 por Bs. 300,oo. Cheque 2106 del Banco Regional.

Octubre 31:

Se emitió el cheque 2107 del Banco Regional por Bs. 80,oo para cancelar a Mueblería La Mesa la letra vencida el 21-10-2012.

Octubre 31:

El cliente El Cuarteto pagó la mitad de la factura 6202. Se le concedió descuento del 5% por pronto pago.

Octubre 31:

Se depositó en el Banco Regional Bs. 1.679,oo del efectivo existente en caja. Planilla 2921.

Octubre 31:

Se pagó los sueldos correspondientes a la segunda quincena de octubre por Bs. 480,oo. Se dedujo Bs. 16,oo por Seguro Social, Bs. 4,80 por concepto de Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Política Habitacional). Por el neto fue emitido el cheque 2108 del Banco Regional.

78

Centro de Contadores

El Libro Diario Octubre 31:

Se emitió el cheque 2109 del Banco Regional para cancelar el alquiler de octubre por Bs. 320,oo.

Octubre 31:

Se compró mercancía de contado por Bs. 840,oo y se pagó con el cheque 2110 del Banco Regional.

Octubre 31:

Se vendió mercancía a crédito al cliente Apolo C.A. por Bs. 400,oo según factura 6203. Aceptó giro a 30 días.

Octubre 31:

Se pagó el recibo de la luz por Bs. 78,oo con el cheque 2111 del Banco Regional.

Octubre 31:

Se compró diversos suministros de oficina por Bs. 56,oo pagados con cheque 2112 del Banco Regional.

Octubre 31:

Se pagó con el cheque 2113 del Banco Regional diversos gastos de ventas por Bs. 400,oo y de administración por Bs. 468,oo.

Se pide: Registrar las operaciones mencionadas en un diario de dos columnas.

Centro de Contadores

79

Libro Mayor General Balance de Comprobación Libro de Inventarios

5

EL LIBRO MAYOR GENERAL. Ya comentamos en el tema anterior que el Artículo 32 del Código de Comercio señala que todo comerciante debe llevar obligatoriamente el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios. Posteriormente, el Artículo 33 menciona que sólo es obligatorio "legalizar" los libros diario e inventarios antes de ponerlos en uso. Al no mencionar el libro mayor, se llega a la conclusión de que este libro es obligatorio llevarlo pero no legalizarlo. No obstante, es recomendable hacerlo porque, de esa forma, tiene mayor poder probatorio en juicios.

OBJETIVOS DEL LIBRO MAYOR. El libro mayor podríamos definirlo como "el libro de contabilidad que muestra en forma cronológica, el movimiento que cada cuenta ha tenido durante un período determinado." Como recordará, en el tema anterior, hemos estudiado cómo se registran las operaciones en el libro diario por medio de asientos. Se mencionó allí que el diario es el libro en el que primero se registran las transacciones. Es ésta la razón por la que también se le conoce como libro de "primeras entradas". Sin embargo, repase un poco y observe el diario que aparece en las Ilustraciones 4.20 y 4.21 del Capítulo 4. Se muestran allí una serie de asientos hechos en orden cronológico en los que intervienen cuentas que, inclusive, se repiten en alguno de ellos. De esa forma se cumple con el mandato del Artículo 34 del Código de Comercio, pero nada más. Si, por ejemplo, quisiéramos conocer el saldo que arroja la cuenta Bancos, resultaría complejo obtener esa información de una manera rápida, pues la única forma consistiría en tomar una calculadora y comenzar a sumar todos los cargos y restar todos los abonos que tuvo esa cuenta. Y ese trabajo tendría que hacerlo "cada vez" que se deseara conocer el saldo de esa cuenta. Pues bien, el libro mayor vino a eliminar esa forma lenta y engorrosa de conocer el "movimiento" que ha tenido una determinada cuenta y el saldo que dicha cuenta tiene en cualquier momento.

Centro de Contadores

81

Contabilidad Financiera Para ello, se procede a trasladar a cada una de esas cuentas, los cargos o abonos que tales cuentas hayan tenido en el diario, en la forma que veremos un poco más adelante.

TIPOS DE LIBRO MAYOR. La forma en que se presenta el contenido de las cuentas en el mayor varía de acuerdo al sistema de contabilidad adoptado por cada empresa y, fundamentalmente, si tal sistema es manual o mecanizado. 1)

EL MAYOR EN UN SISTEMA MANUAL. Cuando la contabilidad se lleva manualmente, los tipos de mayores más utilizados son: a) El libro empastado: Es un libro que se adquiere en las librerías especializadas cuyos folios no son removibles y están previamente numerados. En este caso, se le asigna uno o varios folios a cada cuenta, dependiendo de la cantidad de movimientos que se espera que dicha cuenta vaya a tener. b) El libro de hojas removibles: Es éste un libro que permite añadir o remover las hojas cuando las circunstancias lo requieran.

2)

El MAYOR EN UN SISTEMA MECANIZADO. En los casos en que la contabilidad se lleva en forma mecanizada, el mayor puede tomar las siguientes formas: a)

Tarjetones: Utilizados en máquinas electromecánicas en los que se va registrando el movimiento que cada cuenta vaya teniendo. Realmente este tipo de libro mayor, ya está fuera de uso.

b)

Monitores y listados de impresoras: Cuando la contabilidad es llevada por medio de equipos electrónicos, el mayor, en principio, consistirá en los registros que quedaron grabados en diskettes, discos duros, cintas magnéticas, etc. No obstante, para que esa información pueda ser visualizada, es necesario recurrir a extraerla a través del monitor del computador o de listados que se sacan por impresora.

Cualquiera que sea el tipo de mayor que utilice una empresa, variará en cuanto a su forma y rapidez con la que se obtenga la información pero, en cuanto al fondo o contenido, no se encuentra mayor diferencia. El modelo de cuenta de mayor más difundido se muestra en la Ilustración 5.1; comentemos las partes que contiene. 1)

82

Nombre y número. Se colocará en la parte superior el nombre con el que se identifica la cuenta. En caso de que la empresa utilice código de cuentas, se colocará también el número que le ha correspondido.

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios 2)

Fecha. Se escribirá allí la misma fecha en que ese movimiento fue registrado en el diario.

3)

Conceptos. En principio, este espacio está destinado a escribir en forma resumida el mismo concepto que aparece en el asiento de diario que motiva el movimiento de la cuenta en un momento dado. No obstante, debido precisamente a que ya ese concepto está explicado en el diario, para no incurrir en duplicidad, se acostumbra escribir, simplemente, "según diario". (1) NOMBRE Y NÚMERO (2) FECHA

(3) DESCRIPCIÓN

(4) RF

(5) DEBE

(6) HABER

(7) SALDO

Ilustración 5.1. Modelo de cuenta de mayor 4)

Referencia. En esta columna se escribirá el número del folio del diario y/o el número del asiento en el que aparece el movimiento de la cuenta que se está pasando al mayor.

5)

Debe. En esta columna se escribirá la misma cifra que se cargó a la cuenta en el asiento de diario correspondiente.

6)

Haber. Se anotarán en esta columna las cantidades que hayan sido abonadas en los respectivos asientos en el diario.

7)

Saldo. Se utilizará esta columna para ir anotando el saldo con que queda la cuenta, cada vez que tenga un cargo o un abono. Con el objeto de graficar mejor la explicación, basémonos en los asientos de diario que hicimos en la Ilustración 4.20 y 4.21, Capítulo 4, para practicar el mecanismo de "pases del diario al mayor", los cuales volvemos a reproducir en la Ilustración 5.2 y 5.3. Observe el asiento Nº 1. Consiste en un cargo a Bancos y un abono a Capital por Bs. 10.000,oo. Se comenzará pasando al mayor el cargo que recibió Bancos, para lo cual se le asigna a esta cuenta la página o folio número 1 del Libro Mayor, actuando como sigue:

Paso 1: Nombre de la cuenta. Si se trata de una nueva cuenta, se procede a abrirla en el mayor, escribiendo el nombre de dicha cuenta en la parte superior de la página que corresponda. En este caso, la cuenta es BANCOS. (Vea la primera cuenta abierta en la página 87). Centro de Contadores

83

Contabilidad Financiera Paso 2: Fecha. Se escribe en la primera columna, la fecha que aparece en el asiento de diario: Enero 2. Paso 3: Concepto. A continuación, en la columna de conceptos se escribe: "Según Diario". En realidad podría escribirse un concepto similar al que se puso después del asiento en el diario, el cual podría ser: "Depósito Nro. 825 Banco Venezuela". No obstante, esto sería caer en duplicidad de trabajo pues estaríamos escribiéndolo dos veces: en el Diario y en el Mayor. Por tal razón, en éste sólo se escribe "Según Diario" y si alguien desea conocer ese concepto, lo puede leer en el Diario, inmediatamente después del asiento en cuestión. Paso 4: Referencia. En la siguiente columna, generalmente la más estrecha, se procede a cruzar referencias entre el mayor y el diario. Es decir, en el mayor se escribe el número del asiento de diario que se está pasando y, en el diario, se anota el número del folio del mayor que ha sido destinado a la cuenta cuyo movimiento está siendo procesado. En nuestro caso, en el mayor escribimos el número 1. Ello significa que el pase que se está haciendo procede del asiento de diario número 1. A la vez, en el diario se escribirá también el número 1. Ese número quiere decir que el pase al mayor lo hemos hecho en la cuenta que ocupa el folio número 1 de dicho mayor que, en este caso, fue asignado a la cuenta BANCOS. Paso 5: Pase al mayor del cargo o abono. De inmediato se procede a pasar al mayor la cifra que en el diario ha sido cargada o abonada a la cuenta, teniendo presente que, si en el diario se cargó, en el mayor se anota en el debe, mientras que si, por el contrario, en el diario se abonó, en el mayor se anotará en el haber. Es decir que en el mayor se hace lo mismo que se hizo en el diario. En el caso de este primer pase que estamos haciendo al mayor, observe que en el asiento número 1 (Ilustración 5.2), la cuenta Bancos recibió un cargo de Bs. 10.000,oo. Por ello, al pasarlo al mayor, anotaremos en el debe de Bancos esa misma cifra. Paso 6: Determinación del nuevo saldo. Una vez hemos pasado a la cuenta del mayor el cargo o el abono que esa cuenta tuvo en el asiento de diario, se procede a determinar el nuevo saldo. Para ello, nos basaremos en las normas que al respecto estudiamos en el Capítulo 2 (ilustración 2.18). Vamos a recordar: Si el saldo anterior es:

Y a la cuenta se le hace un:

Operación aritmética:

El saldo resultante tendrá signo:

DEUDOR DEUDOR ACREEDOR ACREEDOR

DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO

Se SUMAN = Se RESTAN = Se RESTAN = Se SUMAN =

DEUDOR El que tenga el mayor de los dos El que tenga el mayor de los dos ACREEDOR

84

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios Folio 2 FECHA 2012 Enero

DESCRIPCIÓN 2

RE

DEBE

HABER

--- 1 --BANCOS CAPITAL

1 2

10.000,oo

3 1

1.000,oo

4 5

5.000,oo

6 7 8

1.000,oo 3.000,oo

9 1

520,oo

10 1 5

15.000,oo

10.000,oo

Asiento inicial. Para registrar aportación a capital según documento de constitución y depósito 825 Banco Venez.

Enero

4

--- 2 --MOBILIARIO BANCOS

1.000,oo

Compra de muebles a Mueble Centro C.A. Fact. 25 cancelado con cheque 7126 Banco Venezuela.

Enero

6

--- 3 --COMPRAS EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

5.000,oo

Compra según factura Nº. 456 a Suplidora C.A. Aceptadas letras así: Bs. 2.500,oo: Vencimiento 30-01-2012 Bs. 2.500,oo: Vencimiento 15-02-2012

Enero

8

--- 4 --CAJA EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

4.000,oo

Ventas a Sr. Romero factura Nº. 260. Aceptación letras así: Vencimiento 15-01-2012: Bs. 1.500,oo Vencimiento 30-01-2012: Bs. 1.500,oo

Enero

15

--- 5 --GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA BANCOS Cancelación recibo Eleoccidente con cheque Banco Venezuela

Enero

16

520,oo

Nº. 7127

--- 6 --EQUIPOS DE TRANSPORTE BANCOS EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

5.000,oo 10.000,oo

Compra vehículo a Motores C.A. Fact. Nº. 2168. Cheque Nº. 7128 Banco Venezuela. Letras…

VAN

35.520,oo

35.520,oo

Ilustración 5.2

Centro de Contadores

85

Contabilidad Financiera Folio 3 FECHA 2012

DESCRIPCIÓN

RE VIENEN

Enero

17

--- 7 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

DEBE

HABER

35.520,00

35.520,oo

11 8

12.000,oo

12 1

600,oo

6 7

1.500,oo

4 1 13

14.000,oo

6 11

8.000,oo

1 6

9.000,oo

14 1

1.600,oo

6 8

11.000,oo

15 1 16

6.000,oo

12.000,oo

Venta a crédito según factura...

Enero

20

--- 8 --GASTOS DE SEGURO BANCOS

600,oo

Pago de Póliza...

Enero

21

---9--CAJA EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

1.500,oo

Cobro letra a Sr. Romero

Enero

22

--- 10 --COMPRAS BANCOS CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

1.000,oo 13.000,oo

Compra de mercancía...

Enero

25

--- 11 --CAJA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

8.000,oo

Abono a cta. fact. 261 P. Rivas...

Enero

28

--- 12 --BANCOS CAJA

9.000,oo

Depósito Nro. 3256 Banco Venezuela...

Enero

30

--- 13 --GASTOS DE ALQUILERES BANCOS

1.600,oo

Pago alquiler cheque Nº. 2170 Banco Venezuela.

Enero

30

--- 14 --CAJA VENTAS

11.000,oo

Ventas de contado...

Enero

30

--- 15 --GASTOS DE SUELDOS BANCOS RETENCIÓN SEGURO SOCIAL P/PAGAR

5.840,oo 160,oo

Para registrar la nómina...

TOTAL DEL MES

99.220,oo

99.220,oo

Ilustración 5.3

86

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Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios BANCOS FECHA

2012 Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero

DESCRIPCIÓN

02 04 15 16 20 22 28 30 30

Según diario Según diario Según diario Según diario Según diario Según diario Según diario Según diario Según diario

Folio 1

RF

DEBE

01 02 05 06 08 10 12 13 15

10.000,oo

HABER

1.000,oo 520,oo 5.000,oo 600,oo 1.000,oo 9.000,oo 1.600,oo 5.840,oo 19.000,oo

15.560,oo

CAPITAL FECHA

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

02 Según diario

RF

DEBE

01

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

04 Según Diario

RF

02

HABER

2012 Enero Enero

DESCRIPCIÓN

06 Según diario 22 Según diario

Centro de Contadores

Dr Dr Dr Dr Dr Dr Dr Dr Dr

3.440,oo Dr

SALDO

10.000,oo

10.000,oo Cr

10.000,oo

10.000,oo Cr

Folio 3 DEBE

HABER

SALDO

1.000,oo

1.000,oo Dr

1.000.,oo

1.000,oo Dr

COMPRAS FECHA

10.000,oo 9.000,oo 8.480,oo 3.480,oo 2.880,oo 1.880,oo 10.880,oo 9.280,oo 3.440,oo

Folio 2

MOBILIARIO FECHA

SALDO

Folio 4

RF

DEBE

HABER

SALDO

03 10

5.000,oo 14.000,oo

5.000,oo Dr 19.000,oo Dr

19.000,oo

19.000,oo Dr

87

Contabilidad Financiera

EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES FECHA

2012 Enero Enero

DESCRIPCIÓN

RF

06 Según diario 16 Según diario

DEBE

03 06

Folio 5 HABER

5.000,oo 10.000,oo

5.000,oo Cr 15.000,oo Cr

15.000,oo

15.000,oo Cr

CAJA FECHA

2012 Enero Enero Enero Enero Enero

DESCRIPCIÓN

08 21 25 28 30

Según diario Según diario Según diario Según diario Según diario

Folio 6 RF

04 09 11 12 14

DEBE

HABER

1.000,oo 1.500,oo 8.000,oo 9.000,oo 11.000,oo 21.500,oo

9.000,oo

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES FECHA

2012 Enero Enero

DESCRIPCIÓN

08 Según diario 21 Según diario

RF

04 09

DEBE

HABER

2012 Enero Enero Enero

88

08 Según diario 17 Según diario 30 Según diario

RF

04 07 14

1.000,oo 2.500,oo 10.500,oo 1.500,oo 12.500,oo

Dr Dr Dr Dr Dr

12.500,oo Dr

SALDO

1.500,oo

3.000,oo Dr 1.500,oo Dr

1.500,oo

1.500,oo Dr

VENTAS DESCRIPCIÓN

SALDO

Folio 7

3.000,oo

3.000,oo

FECHA

SALDO

Folio 8 DEBE

HABER

SALDO

4.000,oo 12.000,oo 11.000,oo

4.000,oo Cr 16.000,oo Cr 27.000,oo Cr

27.000,oo

27.000,oo Cr

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios

GASTOS DE ENERGIA ELÉCTRICA FECHA

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

15 Según diario

RF

DEBE

05

Folio 9 HABER

520,oo

520,oo Dr

520,oo

520,oo Dr

EQUIPO DE TRANSPORTE FECHA

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

16 Según diario

RF

06

Folio 10

DEBE

HABER

2012 Enero Enero

DESCRIPCIÓN

17 Según diario 25 Según diario

15.000,oo Dr

15.000,oo

15.000,oo Dr

RF

DEBE

07 11

12.000,oo

12.000,oo

Folio 11 HABER

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

20 Según diario

Centro de Contadores

RF

08

SALDO

8.000,oo

12.000,oo Dr 4.000,oo Dr

8.000,oo

4.000,oo Dr

GASTOS DE SEGURO FECHA

SALDO

15.000.,oo

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES FECHA

SALDO

Folio 12 DEBE

HABER

SALDO

600,oo

600,oo Dr

600,oo

600,oo Dr

89

Contabilidad Financiera

CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES FECHA

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

22 Según diario

RF

DEBE

10

Folio 13 HABER

13.000,oo

13.000,oo Cr

13.000,oo

13.000,oo Cr

GASTOS DE ALQUILERES FECHA

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

30 Según diario

RF

13

Folio 14

DEBE

HABER

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

30 Según diario

RF

15

1.600,oo Dr

1.600,oo

1.600,oo Dr

Folio 15 DEBE

HABER

2012 Enero

DESCRIPCIÓN

30 Según diario

RF

SALDO

6.000,oo

6.000,oo Dr

6.000,oo

6.000,oo Dr

RETENCIÓN SEGURO SOCIAL POR PAGAR FECHA

SALDO

1.600,oo

GASTOS DE SUELDOS FECHA

SALDO

DEBE

15

Folio 16 HABER

SALDO

160,oo

160,oo Cr

160,oo

160,oo Cr

Ilustración 5.4 Libro Mayor

90

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios En este primer caso de pase al mayor, el saldo de Bancos queda en Bs. 10.000,oo deudor. Una vez hemos terminado de pasar al mayor la primera cuenta del asiento, procedemos a pasar la siguiente: CAPITAL. Para ello seguimos los mismos pasos anteriores. Vaya viendo la cuenta Nº 2, en la página 87. 1)

Se escribe el nombre de la cuenta en la parte superior de la página inmediatamente libre.

2)

Se escribe la fecha. La misma que aparece en el diario: Enero 2.

3)

Se anota el concepto: Según diario.

4)

Se cruzan referencias. Es decir: a) En el mayor se pone el número del asiento de diario: 1 b) En el diario se pone el número de la página del mayor donde está la cuenta a la que se le está pasando el movimiento: 2

5)

Se pasa el cargo o el abono. En este caso es un abono por Bs. 10.000,oo.

6)

Se saca el saldo: Bs. 10.000,oo (acreedor).

De esta forma, hemos terminado de pasar al mayor el asiento de diario Nº 1. ¿Verdad que es muy fácil? Pues bien, como orientación adicional, explicaremos cómo pasar el asiento número 2. Para ello, comencemos por ver ese asiento en la ilustración 5.2. Observe que se trata de un cargo a Mobiliario y un abono a Bancos. Comencemos a pasar lo concerniente a la primera cuenta, MOBILIARIO. (Ver cuenta número 3 en la página 87). 1)

Debido a que esta cuenta no está aún abierta en el mayor, se procede a abrirla, asignándole una nueva página y escribiendo el nombre de la cuenta en la parte superior.

2)

Se escribe la fecha: Enero 4.

3)

Se pone el concepto: Según diario.

4)

Se cruzan referencias. a) En el mayor se escribe el número del asiento de diario: 2. b) En el diario se pone el número de folio del mayor: 3.

5)

Se pasa el cargo: Bs. 1.000,oo.

6)

Se saca el saldo: Bs. 1.000,oo (deudor).

Centro de Contadores

91

Contabilidad Financiera De inmediato, se procede a pasar la siguiente cuenta: Bancos. Para ello se siguen los mismos pasos anteriores: 1)

En este caso, debido a que ya la cuenta Bancos está abierta, nos limitamos a buscarla en el mayor; se trata de la cuenta No.1 (ver la página 87).

2)

Se escribe la fecha: Enero 4.

3)

Se pone el concepto: Según diario.

4)

Se cruzan referencias. En el mayor se escribe el número de asiento de diario: 2, mientras que, en el diario, se anota el número de la página donde está la cuenta Bancos en el mayor: 1.

5)

Se pasa la cifra. Como en el diario se le abonó a Bancos, en el mayor se anotará en el haber de esta cuenta.

6)

Se saca el nuevo saldo. En este caso diremos: el saldo anterior es de Bs. 10.000,oo deudor y, ahora, la cuenta está teniendo un abono. Apliquemos la norma: a) b)

Debe con haber, se resta. Es decir, 10.000,oo menos 1.000,oo igual Bs. 9.000,oo. En cuanto al signo, será el que tenía la cifra mayor que es 10.000,oo. Es decir deudor.

Estamos seguros que ha captado el mecanismo de cómo se hacen los pases del diario al mayor. No obstante, se le recomienda que siga analizando cómo se ha procedido con el resto de los asientos. Hágalo. Así adquirirá mayores conocimientos y seguridad.

BALANCE DE COMPROBACIÓN. Cuando en el tema anterior se explicó lo relacionado con asientos de diario, se dijo que se trata de un método de registro de transacciones que se basa en la teoría del cargo y del abono. Es decir que cada vez que se hace un asiento en el diario, habrá una o varias cuentas a las que se les carga y otra u otras a las que se les abona la misma cantidad. Dijimos también que, como consecuencia de ello, la suma de todas las cantidades "debitadas" debe ser igual a la suma de todas las cantidades "acreditadas". Si eso se cumple, estaremos "comprobando" que el debe coincide o "cuadra" con el haber. Esta prueba es sumamente importante pues nos indicará que la ecuación del patrimonio permanece en equilibrio y, para cerciorarnos de ello, debe ser elaborado lo que denominamos un "Balance de Comprobación". El Balance de Comprobación puede ser de dos tipos: a) Balance de comprobación de totales o de sumas. b) Balance de comprobación de saldos.

92

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS. Este balance puede definirse como una relación de "todas" las cuentas que aparecen en el mayor a una fecha determinada, donde se muestra la suma o total de los cargos y abonos que ha tenido esa cuenta durante un período de determinado. Nos basaremos en el caso que hemos venido desarrollando y cuyo mayor aparece en la ilustración 5.4 (páginas 87 y siguientes) Observe allí que hemos procedido a sumar las columnas del "debe" y del "haber" de cada una de las cuentas. Por ejemplo, vea la cuenta número 1: BANCOS. El total de cargos da Bs. 19.000,oo, mientras que, el total de abonos, alcanza a Bs. 15.560,oo. Así se ha hecho con cada una de las cuentas. Después de ello, se procede a elaborar el balance de comprobación de totales o de sumas. Observe en la ilustración 5.5 cómo ha sido elaborado. Simplemente se escribe el nombre de cada cuenta y, en frente, se escribe el total del debe y del haber de cada una de ellas.

HOGAR C.A. BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS AL 31-01-2012 SUMAS O TOTALES CUENTAS DEBE

Bancos Capital Mobiliario Compras Efectos por pagar proveedores Caja Efectos por cobrar comerciales Ventas Gastos de energía eléctrica Equipo de transporte Cuentas por cobrar comerciales Gastos de seguro Cuentas por pagar Proveedores Gastos de alquileres Gastos de sueldos Retención seguro social por pagar TOTAL

19.000,oo

HABER

15.560,oo 10.000,oo

1.000,oo 19.000,oo 21.500,oo 3.000,oo 520,oo 15.000,oo 12.000,oo 600,oo

15.000,oo 9.000,oo 1.500,oo 27.000,oo

8.000,oo 13.000,oo

1.600,oo 6.000,oo 160,oo 99.220,oo

99.220,oo

Ilustración 5.5 Balance de Comprobación de Sumas

Centro de Contadores

93

Contabilidad Financiera Una vez hemos relacionado cada una de las cuentas, procedemos a sumar las columnas y, si no hay errores, ambos totales deben ser iguales. Además, deben "cuadrar" con los totales que arroje la suma de las columnas del debe y del haber del libro diario. Para comprobarlo: a) Vea la ilustración 5.5. El total del debe cuadra con el total del haber. b) Compare estos totales, con los obtenidos al sumar las columnas del Diario en la ilustración 5.3. Como es obvio, esas columnas también totalizaron Bs. 99.220,oo.

BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS. Se define también como una relación de todas las cuentas que aparecen en el mayor a una fecha determinada, pero donde se menciona sólo el saldo de cada una de ellas. Para su elaboración, se procede en forma similar a como se hizo en el Balance de Comprobación de Sumas, sólo que, en vez de colocar los totales del debe y del haber de cada cuenta, se muestra únicamente el saldo, teniendo mucho cuidado, por supuesto, en que, si el saldo es de signo deudor, se coloca en la columna del debe, mientras que, si es de naturaleza acreedora, se coloca en la columna del haber. En la ilustración 5.6 puede observar la forma en que se elabora este balance. Analícelo y, si le surge alguna duda, consúltela con su profesor al llegar a clase.

HOGAR C.A. BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS AL 31-01-2012 SALDOS

CUENTAS DEBE

Bancos Capital Mobiliario Compras Efectos por pagar Proveedores Caja Efectos por cobrar Comerciales Ventas Gastos de energía eléctrica Equipo de Transporte Cuentas por cobrar comerciales Gastos de seguro Cuentas por pagar proveedores Gastos de alquileres Gastos de sueldos Retención seguro social por pagar TOTAL

HABER

3.440,oo 10.000,oo 1.000,oo 19.000,oo 15.000,oo 12.500,oo 1.500,oo 27.000,oo 520,oo 15.000,oo 4.000,oo 600,oo 13.000,oo 1.600,oo 6.000,oo 160,oo 65.160,oo

65.160,oo

Ilustración 5.6. Balance de Comprobación de Saldos

94

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios Observe que, en este caso, al sumar las columnas del debe y del haber, también los totales son iguales. Esta igualdad necesariamente debe cumplirse pues, de no serlo, ello indicaría la existencia de algún error que habría que investigar. Antes de concluir, debemos señalar que en la vida real, cuando el contador va a elaborar estos balances de comprobación, no los hace por separado, sino que los elabora ambos al mismo tiempo, utilizando para ello el formato que se muestra en la ilustración 5.7. En el fondo es lo mismo, sólo que, con el mismo listado de cuentas, se hacen los dos balances al habilitar dos columnas para el balance de totales o de sumas y a continuación otras dos para el balance de saldos.

HOGAR C.A. BALANCE DE COMPROBACIÓN AL 31-01-2012 SUMAS O TOTALES CUENTAS Bancos Capital Mobiliario Compras Efectos por pagar proveedores Caja Efectos por cobrar comerciales Ventas Gastos de energía eléctrica Equipo de transporte Cuentas por cobrar comerciales Gastos de seguro Cuentas por pagar proveedores Gastos de alquileres Gastos de sueldos Retención Seguro Social por pagar TOTAL

DEBE

19.000,oo

SALDOS

HABER

DEBE

15.560,oo 10.000,oo

3.440,oo 10.000,oo

1.000,oo 19.000,oo 21.500,oo 3.000,oo 520,oo 15.000,oo 12.000,oo 600,oo

1.000,oo 19.000,oo 15.000,oo 9.000,oo 1.500,oo 27.000,oo

15.000,oo 12.500,oo 1.500,oo 27.000,oo 520,oo 15.000,oo 4.000,oo 600,oo

8.000,oo 13.000,oo

13.000,oo

1.600,oo 6.000,oo

1.600,oo 6.000,oo 160,oo

99.220,oo

HABER

99.220,oo

160,oo 65.160,oo

65.160,oo

Ilustración 5.7 Balance de Comprobación de Sumas y de Saldos

ERRORES. Los errores que se pueden cometer en contabilidad son tan variados, que resulta difícil enumerarlos todos y establecer normas para localizarlos y corregirlos. Sin embargo, la experiencia nos ha enseñado cuáles son los tipos de errores más frecuentes y cuál es la estrategia a seguir para detectarlos.

Centro de Contadores

95

Contabilidad Financiera En términos generales, se podría afirmar que la mayor parte de los errores que se cometen, pueden ser clasificados en: a) Errores que afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial. b) Errores que no afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial.

ERRORES QUE PATRIMONIAL.

AFECTAN

EL

EQUILIBRIO

DE

LA

ECUACIÓN

Pertenecen a este grupo todos aquellos errores que, al cometerlos, traen como consecuencia que la ecuación patrimonial pierda su equilibrio y que, por lo tanto, el Activo deja de ser igual al Pasivo más el Patrimonio. La existencia de este tipo de errores es generalmente detectada por medio del balance de comprobación de sumas o de saldos ya que, su existencia, hace que este balance "no cuadre". Es decir que los totales deudores no sumarán la misma cifra que los acreedores. Por ser el balance de comprobación de saldos el más utilizado, en lo adelante nos apoyaremos en este tipo de balance y nos referiremos a él como "Balance de Comprobación de Saldos". Aunque cuando se lleva la contabilidad en forma computarizada los errores que afectan el equilibrio se reducen al mínimo, en términos generales y de acuerdo con la experiencia, podríamos afirmar que la mayoría de los errores que "descuadran" el Balance de Comprobación de saldos, se cometen al realizar cualquiera de las siguientes actividades: 1)

Errores en el pase del diario al mayor. Al realizar esta labor, pudo haber ocurrido cualquiera de los siguientes errores: a) b) c) d)

Pase al mayor de una cifra diferente a la que aparece en el diario. Partidas que en el diario aparecen en el debe o en el haber y fueron pasadas al mayor en el haber o en el debe, respectivamente. Omisión de pasar al libro mayor alguna partida registrada en el diario. Partidas del diario pasadas más de una vez al mayor.

2)

Errores en la determinación del saldo de la cuenta en el mayor. Este tipo de errores son, generalmente, de origen aritmético: sumas o restas mal hechas, "baile" de números, comas de decimales mal puestas, etc.

3)

Errores al elaborar el balance de comprobación de saldos. Pueden ser ocasionados por: a) b) c) d)

96

Saldo de la cuenta mal copiado. Omisión de alguna cuenta. Colocación del saldo de una cuenta en la columna que no le corresponde. Por ejemplo, la colocación de un saldo deudor en el haber o viceversa. Mal sumada alguna columna del balance.

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Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios LOCALIZACIÓN DE ERRORES QUE AFECTAN EL EQUILIBRIO DE LA ECUACIÓN PATRIMONIAL. Existen algunas reglas prácticas que ayudan a localizar ciertos errores que con alguna frecuencia se repiten. Para ello, se recomienda dar los siguientes pasos: 1)

Establecer cuál es la diferencia que hace que el balance de comprobación "no cuadre". Existe la posibilidad de que esa diferencia haya sido ocasionada por: a)

Omisión o repetición de alguna cifra o partida. En este caso, revise los saldos de cada cuenta del mayor con el objeto de localizar alguna cuenta que tenga un saldo igual a la diferencia encontrada y que no haya sido puesta en el balance de comprobación. Para determinar si alguna partida fue repetida, observe si en el balance de comprobación existen dos partidas en el debe o en el haber que son iguales a la diferencia existente. De ser positivo y si se trata de la misma cuenta, ahí estará el error.

b)

Anotación de una partida deudora en el haber o viceversa. Para detectar este tipo de error, divida por 2 la diferencia que ocasiona el descuadre y luego revise si el cociente obtenido es igual a alguna partida de las que componen el balance de comprobación. De ser así, determine si tal partida está bien ubicada.

c)

Inversión o "baile" de los números que componen una partida. Con alguna frecuencia se produce este tipo de error. Por ejemplo, escribir 1.394,oo en vez de 1.943,oo. De haber sucedido esto, seguro que la diferencia que hay en el balance de comprobación será 549,oo. Para conocer si esta diferencia se debe a "baile de números", se establece si la suma de los dígitos que componen tal diferencia da 9 o múltiplo de 9. De ser así, existe una altísima posibilidad de que esa diferencia se deba al ya mencionado "baile de números". En nuestro ejemplo, la suma de los dígitos de 549,oo es 18, el cual es múltiplo de 9. Teniendo este indicio, procederemos a revisar si, al copiar algún saldo del mayor, fue pasado al balance de comprobación con los números invertidos.

2)

Si después de dar estos pasos la diferencia persiste, la alternativa que queda es volver a revisar "todo" el trabajo realizado. Para ello, recomendamos: a) b)

Volver a sumar las columnas del debe y haber del balance de comprobación. Revisar si todas las cuentas del mayor con sus respectivos saldos han sido pasados al balance de comprobación y si han sido anotados en la columna que les corresponde.

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97

Contabilidad Financiera c) d)

En el mayor, determinar si el saldo de cada cuenta ha sido bien calculado. En el diario: 1) 2)

Sumar el debe y el haber. Estas sumas deben cuadrar. Determinar, asiento por asiento, si las partidas han sido pasadas a las cuentas respectivas del mayor y, de ser así, asegurarse de si al pasarlas, han sido anotadas de acuerdo con el diario. Es decir, si en el diario están en el debe, en el mayor se transcriben en el debe. Si por el contrario, la partida en el diario está en el haber, en el mayor debió ser anotada también en el haber.

En realidad, como se mencionó, dado el hecho que la mayoría de las contabilidades se llevan utilizando sistemas computarizados, este tipo de errores que afectan la ecuación patrimonial, no se producen. Los sistemas impiden que se haga un registro en el que el debe no sea igual al haber. Por lo tanto es prácticamente imposible que se dé ese tipo de errores.

ERRORES QUE NO AFECTAN EL EQUILIBRIO DE LA ECUACIÓN DEL PATRIMONIO. Existen algunos tipos de errores que no afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial y que, por lo tanto, no pueden ser detectados por el Balance de Comprobación ya que, a pesar de tales errores, dicho balance "cuadrará". Estos errores consisten, fundamentalmente, en: 1)

Errores cometidos en alguna cuenta que se compensan exactamente con errores cometidos en otra u otras. Por ejemplo, al sacar el saldo de la cuenta Caja se cometió un error aritmético y se anotó Bs. 100,oo de menos, mientras que al sacar el saldo de la cuenta Bancos, se cometió otro error, anotando Bs. 100,oo de más. Es obvio que al hacer el Balance de Comprobación, ambos errores se van a compensar y éste va a cuadrar.

2)

Errores que se producen al utilizar cuentas incorrectas. a)

Al hacer el asiento de diario: Si al hacer un asiento en el diario se le carga a Caja en vez de hacerlo a Bancos, es obvio que el asiento está cuadrado. Por lo tanto, si al mayor es pasado exactamente igual que fue hecho en el diario, cuando se haga el Balance de Comprobación, éste va a cuadrar, y por lo tanto el error no va a ser detectado por este medio.

b)

Al hacer los pases del diario al mayor: Ocurrirá lo mismo que en el caso anterior si, estando bien hecho el asiento en el diario, cuando éste vaya a ser pasado al mayor, alguna partida sea anotada en una cuenta incorrecta. En este caso, el Balance de Comprobación también cuadrará a pesar de que existe ese error.

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Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios LOCALIZACIÓN DE ERRORES QUE NO AFECTAN EL EQUILIBRIO DE LA ECUACIÓN PATRIMONIAL. Para detectar errores que no afectan el "cuadre" del balance de comprobación, casi siempre la única alternativa consiste en "rehacer" todo el trabajo. Es decir, partiendo de la documentación que originó el asiento de diario, revisar si éste fue bien hecho y, luego, determinar si tales asientos fueron correctamente pasados a las cuentas respectivas del mayor. Sin embargo, en los casos en que algunas cuentas especiales hayan sido afectadas con esos errores, éstos podrían ser detectados como consecuencia de trabajos rutinarios, tales como: a)

Arqueos de caja. Al hacer el conteo de lo que físicamente contiene la caja no cuadrará con el saldo del mayor si allí se ha cometido algún error. La investigación posterior nos llevará a la localización del error.

b)

Conciliaciones bancarias. Es ésta otra actividad que proporciona mucha ayuda en la detección de errores.

c)

Relación de saldos de las cuentas auxiliares. Al hacerlo, la suma de esos saldos debe cuadrar con el saldo que arroje la cuenta de control.

CÓMO CORREGIR ERRORES. Es lógico pensar que, por el simple hecho de ser humano, el contador es susceptible de equivocarse al registrar alguna transacción. El Código de Comercio ha previsto en el Artículo 37 que "en caso de errores y omisiones que se cometan al elaborar un asiento, se corregirá con otro asiento distinto que se hará en la fecha en que se detectó la falta". Por supuesto, es tal la cantidad de tipos de errores que se pueden cometer, que no se podría explicar cómo corregir la totalidad de ellos. Preferimos que, durante su aprendizaje en el Centro de Contadores, consulte a su profesor a medida que tales errores vayan surgiendo. Sin embargo, a manera de adelanto, comentemos cómo corregir uno de los que con más frecuencia se cometen. Este error consiste en la utilización de una cuenta indebida. Ejemplo: Se vendió mercancía por Bs. 2.000,oo y el cliente firmó una letra de cambio. Para registrar esta transacción el contador hizo el siguiente asiento:

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99

Contabilidad Financiera

FECHA

DESCRIPCIÓN

--- X --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

DEBE

HABER

2.000,oo 2.000,oo

Se pide: Corregir el error cometido. Después de haber hecho el anterior asiento, el contador se da cuenta de que hay un error. Debió haber cargado la cuenta Efectos por Cobrar en vez de Cuentas por Cobrar. La forma de corregir este error es a través de otro asiento, como se expresa a continuación en la ilustración 5.8. FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

--- X ---

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

2.000,oo 2.000,oo

Ilustración 5.8 Como puede observar, se le está haciendo un cargo a la cuenta correcta, Efectos por Cobrar, mientras que, al abonarle a Cuentas por Cobrar, queda anulado el cargo hecho indebidamente a esta cuenta en el asiento errado. Hemos dedicado algunas páginas de este tema a comentar algunos de los errores que se cometen en contabilidad y cómo localizarlos. Debemos ahora decir que las técnicas de localización de errores que hemos señalado, irán siendo enriquecidas por la "intuición". Esta cualidad usted la irá adquiriendo con el tiempo y la experiencia que el ejercicio de la profesión le irá proporcionando.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES. Es un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso, debe ser presentado para su legalización por ante el Registro Mercantil. Sus folios deben estar previamente numerados y en cada uno de ellos les será estampado el sello del Registro o del Tribunal que corresponda. Asimismo, en la primera página deberá ir la nota de tales organismos, donde se expresa: a) b) c) d) e)

100

El uso que se dará a este libro. El nombre de la empresa a que pertenece. La ciudad donde fue registrado. El número de folios que contiene. La firma de las autoridades que legalizaron el libro y el sello del registro o del tribunal que corresponda. Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios En capítulos anteriores hemos comentado el mandato que el Código de Comercio da, cuando en su Artículo 32, señala los libros de contabilidad que todo comerciante debe llevar en forma obligatoria: Artículo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el de inventarios. Posteriormente, en el Artículo 35, el Código de Comercio se refiere concretamente al libro de inventarios, indicando qué debe contener y cómo ese contenido debe ser mostrado. Artículo 35. Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. Más adelante, el mismo Artículo 35 señala que, después de presentar todos sus activos y pasivos en forma detallada, debe ser mostrado un balance general (Estado de Situación Financiera) resumido y un estado de ganancias y pérdidas (Estado de Resultado Integral). Culmina este artículo indicando la obligatoriedad de firmar los inventarios por parte de las personas responsables de su toma, que generalmente son el contador y el dueño de la empresa o su representante. ...El inventario debe cerrarse con el balance (Estado de Situación Financiera) y la cuenta de ganancias y pérdidas (Estado de Resultado Integral), ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará expresa mención de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Por supuesto, para el libro de inventarios tienen vigencia las mismas prohibiciones que para todos los libros de contabilidad, señala el Artículo 36 del Código de Comercio: Artículo 36. Se prohíbe a los comerciantes: 1. 2. 3. 4. 5.

Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. Borrar los asientos o parte de ellos. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Por último, debemos señalar la importancia de llevar no sólo el libro de inventarios, sino todos los demás, apegados a las normas que al respecto dicta el Código de Comercio. No hacerlo así, podría acarrear serias dificultades tanto a la empresa como a sus propietarios cuando, ante la necesidad de presentar tales libros en un tribunal como documentos probatorios, estos puedan ser rechazados. Tal sería el caso del Artículo 917 del Código de Comercio cuando en su ordinal 6º señala:

Centro de Contadores

101

Contabilidad Financiera Artículo 917.- Podrá ser declarada culpable la quiebra: Si no hubiere llevado libros de contabilidad, o no conservare la correspondencia que se le hubiere dirigido, o no hubiere hecho inventario, o si sus libros y correspondencia estuvieren incompletos o defectuosos, o no apareciere de ellos el verdadero estado de sus negocios, sin que haya fraude.

FORMA Y CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS. Generalmente se trata de un libro empastado cuyo rayado es similar al que se muestra en la ilustración 5.9, cuyas columnas tienen los siguientes destinos: Columna 1: No tiene ninguna aplicación.

(1) (SIN USO)

(2) DESCRIPCIÓN

(3) S/U

(4) CIFRAS PARCIALES

(5) CIFRAS TOTALES

Ilustración 5.9 Libro de Inventarios

Columna 2: Está destinada a la descripción de los detalles que van a ser presentados, tales como el nombre de cuentas y cualquier información aclaratoria. Columna 3: No tiene ninguna aplicación. Columna 4: Esta columna va a estar destinada a mostrar los saldos de las cuentas auxiliares que componen cada cuenta principal. Columna 5: Se anotarán en ella los saldos de las cuentas principales que, por supuesto, deben ser iguales a la suma de los saldos de las cuentas auxiliares. En la ilustración 5.10, hemos querido mostrar cómo debe ser presentada la información en el libro de inventarios. Como allí podrá observar, resaltaremos los siguientes detalles:

102

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios 1) La primera página del libro está destinada al sello del Registro Mercantil. 2) En la siguiente página, se comienza con un breve detalle colocando el nombre de la empresa y la fecha a la que se refiere el inventario. 3) A manera de dar cierta estética o presentación, las cuentas principales se escriben a la izquierda mientras que las cuentas auxiliares y los detalles van un poco más a la derecha. 4) En la columna de "cifras parciales" se escriben las cifras relacionadas con la información detallada, mientras que en la columna de "cifras totales", se escribe el saldo de la cuenta principal, el cual debe ser igual a la suma de los saldos de las cuentas mostradas en la columna de cifras parciales. 5) Al finalizar una página, se suman las columnas y los totales se anotan en la última línea, “arrastrándolos” a la página siguiente de acuerdo con las siguientes normas: A. Columna de cifras parciales: 1)

Cuando la página no alcanzó para terminar de relacionar toda la información referida a la última cuenta que se está detallando, se procede así: a) Se suman las cifras que han logrado ser detalladas que corresponden a esa última cuenta. b) Se escribe en la última línea la palabra "Van" y el total que arroje la suma señalada anteriormente. c) En la primera línea de la página siguiente se escribe la palabra "Vienen" y se "arrastra" el mismo total que se obtuvo en la página anterior, anotándolo en esa primera línea, para ser sumado al resto de la información de esa cuenta que terminará de ser escrita en la nueva página.

2)

Cuando la página alcanzó exactamente para terminar de detallar la información de una cuenta, no se suma ni se arrastra a la página siguiente ningún total de la columna de "cifras parciales".

B. Columna de cifras totales: Con respecto a esta columna, cada vez que se termina una página, se suman todas las partidas escritas en ella y se anotan en la última línea. Ese mismo total se "arrastra siempre" a la primera línea de la página siguiente para ser acumulada a la información que se escriba en esa nueva página. Insistimos en recomendar al alumno que estudie el caso detenidamente en la ilustración 5.10 y, cualquier duda, consúltela al llegar a clase.

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103

Contabilidad Financiera Folio 1

Ilustración 5.10 Legalización del libro de inventarios.

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Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios Folio 2 DESCRIPCIÓN

PARCIALES

TOTALES

LA EMPRESA C.A. Inventario N. 2 al 31-12-2011 ACTIVO CAJA Caja chica Caja general BANCOS Banco del Norte: cuenta 010-4220-0 Banco del Sur: cuenta 5328-43-l Banco del Este: cuenta 39-45683-1 Banco Oeste: cuenta 9-6040-350 EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES Laredo C.A. Letra Vencimiento 15-01-2012 Letra Vencimiento 15-02-2012 Comercial Tacagua C.A. Letra Vencimiento 20-01-2012 Tandy C.A. Letra Vencimiento 30-12-2011 Letra Vencimiento 30-01-2012 La Turística C.A. Letra Vencimiento 10-01-2012 Letra Vencimiento 12-01-2012 Juan González Letra Vencimiento 16-11-2011 Letra Vencimiento 16-12-2011 Letra Vencimiento 16-01-2012 Remi C.A. Letra Vencimiento 30-03-2012 Letra Vencimiento 30-04-2012 El Salto S.R.L. Letra Vencimiento 10-01-2012 Letra Vencimiento 10-02-2012 Letra Vencimiento 10-03-2012 Almacenes la 20 C.A. Letra Vencimiento 30-03-2012 Cabriales C.A. Letra Vencimiento 28-01-2012 Letra Vencimiento 28-02-2012 Letra Vencimiento 28-03-2012 Almacenes Bolívar C.A. Letra Vencimiento 28-12-2012 Letra Vencimiento 28-01-2012 Letra Vencimiento 28-02-2012

250,oo 50,oo 200,oo 5.000,oo 1.500,oo 560,oo 2.140,oo 800,oo 8.100,oo 490,oo 490,oo 120,oo 240,oo 240,oo 580,oo 460,oo 300,oo 290,oo 540,oo 295,oo 295,oo 200,oo 200,oo 200,oo 690,oo 260,oo 260,oo 260,oo 390,oo 390,oo 390,oo

VAN

7.580,oo

13.350,oo

Ilustración 5.10. Libro de Inventarios Centro de Contadores

105

Contabilidad Financiera Folio 3 DESCRIPCIÓN

PARCIALES

VIENEN… Lati C.A. Letra Vencimiento 15-11-2011 Letra Vencimiento 15-12-2011

7.580,oo

TOTALES

13.350,oo

260,oo 260,oo

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES La Bamba C.A. Factura Vencimiento 17-12-2011 Factura Vencimiento 10-01-2012 Comercial Todo Factura Vencimiento 19-12-2011 Pedro Ramírez Factura Vencimiento 10-01-2012 Factura Vencimiento 20-03-2012 Caratula C.A. Factura Vencimiento 20-02-2012 Factura Vencimiento 20-04-2012 Catatumbo C.A. Factura Vencimiento 18-01-2012 Factura Vencimiento 20-04-2012 Factura Vencimiento 30-05-2012 Turbio S.R.L. Factura Vencimiento 11-10-2011 Factura Vencimiento 12-11-2011 Laredo C.A. Factura Vencimiento 25-01-2012 Factura Vencimiento 30-04-2012 DETERIORO DE VALOR DE CRÉDIT. COMERCIAL. INVENTARIO DE MERCANCÍA Artículo A: 10 unidades a 5,oo c/u Artículo B: 40 unidades a 10,oo c/u Artículo C: 62 unidades a 2,oo c/u Artículo D: 292 unidades a 0,75 c/u Artículo E: 305 unidades a 1,oo c/u Artículo F: 90 unidades a 3,oo c/u Artículo G: 80 unidades a 1,50 c/u Artículo H: 30 unidades a 2,oo c/u Artículo I: 75 unidades a 3,oo c/u Artículo J: 110 unidades a 2,oo c/u Artículo K: 28 unidades a 0,25 c/u MERCANCÍAS EN TRÁNSITO

VAN

7.000,oo 300,oo 620,oo 450,oo 200,oo 500,oo 600,oo 400,oo 520,oo 380,oo 630,oo 620,oo 380,oo 690,oo 710,oo ( 900,oo) 2.000,oo 50,oo 400,oo 124,oo 219,oo 305,oo 270,oo 120,oo 60,oo 225,oo 220,oo 7,oo 1.000,oo

22.450,oo

Ilustración 5.10. Libro de Inventarios

106

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios Folio 4 DESCRIPCIÓN

PARCIALES

VIENEN… Artículo M: 100 unidades a 3,oo c/u Artículo A: 120 unidades a 5,oo c/u Artículo H: 50 unidades a 2,oo c/u

22.450.oo 300,oo 600,oo 100,oo

SEGUROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO Seguros La Seguridad Seguros Cabriales INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO Banco Hipotecario

1.000,oo 700,oo 300,oo 1.200,oo 1.200,oo

EFECTOS POR COBRAR (LARGO PLAZO) La Turística Letra Vencimiento 30-05-2012 Letra Vencimiento 30-06-2012

1.300,oo 650,oo 650,oo

INVERSIONES EN INMUEBLES Edificio y terrenos en Av. Lara 23 Barquisimeto

1.000,oo

INVERSIONES EN ACCIONES 600 acciones comunes de Electrival C.A.

6.000,oo

1.000.oo 6.000,oo

TERRENOS 125m de terrenos ubicados Av. Bolívar N°. 24 EDIFICIOS Edificio ubicado en Av. Bolívar, N°. 24 Valencia DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOS MAQUINARIA Máquina cortadora - serial 1020 Dos máquinas empaque - serial 1020 Máquina Locate - serial 1649 Máquina Inyectopat - serial 0045 Tres máquinas cosedoras serial A, Z, H Máquina Overtal - serial 7849 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MAQUINARIA EQUIPO DE TRANSPORTE Camión ford motor 0050L Camión ford motor 360S DEPRECIACIÓN ACUM. EQUIPO DE TRANSPORTE EQUIPO DE OFICINA Máquina de escribir canon serial 10402 Máquina de escribir master serial 20513 Calculadora casio serial 3934

VAN

Centro de Contadores

TOTALES

10.000,oo 10.000,oo 30.000,oo 30.000,oo (10.000,oo) 8.000,oo 500,oo 600,oo 900,oo 1.600,oo 3.680,oo 720,oo (4.000,oo) 12.000,oo 7.000,oo 5.000,oo (4.000,oo) 4.000,oo 300,oo 400,oo 200,oo

900,oo

78.950,oo

107

Contabilidad Financiera Folio 5 DESCRIPCIÓN

PARCIALES

VIENEN Fotocopiadora UBIx serial 9199 Computadora Epson serial A325

900,oo

78.950,oo

800,oo 2.300,oo

DEPRECIACIÓN ACUM. EQUIPO DE OFICINA MOBILIARIO Archivadores metálicos: 2 x 300,oo c/u Archivadores fórmica: 1 x 400,oo c/u Escritorios ejecutivos: 1 x 500,oo c/u Mesas secretariales: 3 x 300,oo c/u Sillas secretariales: 3 x 100,oo c/u Silla ejecutiva: 1 x 200,oo c/u Sillas de visita: 4 x 25,oo c/u

(1.000,oo) 3.000,oo 600,oo 400,oo 900,oo 300,oo 200,oo 100,oo

DEPRECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO PATENTES Patente registro N°. AK-2890-58 AMORTIZACIÓN ACUMULADA PATENTES MARCAS DE FÁBRICA Marca registro N°. HH-2960-58 Marca registro N°. HH-2961-58

(500,oo) 2.000,oo 2.000,oo (500,oo) 2.600,oo 800,oo 1.800,oo

AMORTIZACIÓN ACUM. MARCAS DE FÁBRICA PLUSVALÍA MEJORAS A INMUEBLES ARRENDADOS DEPÓSITO PARA LA LUZ Depósito en Electricidad de Valencia

(800,oo) 700,oo 300,oo 650,oo 650,oo

TOTAL ACTIVO PASIVO y PATRIMONIO

85.400,oo

DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS Banco del Norte Banco del Este Banco del Oeste EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES Industrial Caripe C.A. Letra Vencimiento 16-01-2012 Letra Vencimiento 16-02-2012 Facerca Letra Vencimiento 10-01-2012 Tumulto C.A. Letra Vencimiento 28-12-2011 Letra Vencimiento 28-01-2012 Comercial Lara C.A. Letra Vencimiento 05-01-2012

100,oo 40,oo 50,oo 10,oo 1.600,oo 300,oo 300,oo 140,oo 400,oo 400,oo 60,oo VAN

108

TOTALES

1.700,oo

Centro de Contadores

Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios Folio 6 DESCRIPCIÓN VIENEN CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES Industrial Valencia C.A. Factura Vencimiento 15-12-2011 Flecha C.A. Factura Vencimiento 12-12-2011 Factura Vencimiento 20-12-2011 El Rio de Oro C.A. Factura Vencimiento 25-01-2012 Industrial La Gaviota C.A. Factura Vencimiento 28-02-2012 Factura Vencimiento 28-03-2012 Cercasa Factura Vencimiento 19-01-2012 Cabriales C.A. Factura Vencimiento 10-03-2012 Factura Vencimiento 19-04-2012 Los Roques C.A. Factura Vencimiento 20-12-2011 IMPUESTOS POR PAGAR Impuesto sobre la renta ejercicio 2011 PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR RETENCIÓN SEGURO SOCIAL POR PAGAR ANTICIPOS RECIBIDOS A/C CONTRATOS Industrias Carabobo C.A. INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO La Turística C.A. HIPOTECAS POR PAGAR Banco Hipotecario PROVISIÓN PARA JUICIOS PENDIENTES DEPÓSITOS RECIBIDOS EN GARANTÍA J. Peña CAPITAL 360 acciones de Bs. 10,oo c/u UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS RESERVA LEGAL RESERVAS ESTATUTARIAS

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

PARCIALES

TOTALES 1.700,oo 6.000,oo

500,oo 300,oo 400,oo 600,oo 700,oo 1.000,oo 800,oo 650,oo 750,oo 300,oo 1.000,oo 1.000,oo 2.000,oo 100,oo 2.000,oo 2.000,oo 600,oo 600,oo 15.000,oo 15.000,oo 1.000,oo 200,oo 200,oo 36.000,oo 36.000,oo 16.000,oo 1.000,oo 2.800,oo

85.400,oo

Ilustración 5.10. Libro de Inventarios

Centro de Contadores

109

Contabilidad Financiera

EJERCICIOS EJERCICIO 5.1. Conteste en forma breve las siguientes preguntas: 1)

¿Qué es el libro mayor?

2)

El libro mayor es uno de los libros que obligatoriamente debe llevar todo comerciante. ¿Es obligatorio legalizarlo antes de ponerlo en uso? Diga por qué.

3)

Existen varios tipos de libro mayor. Comente brevemente alguno de ellos.

4)

Diseñe una hoja de mayor general convencional y comente las partes de que se compone.

5)

Defina el Balance de Comprobación de Sumas o de Totales.

6)

Explique brevemente la utilidad de elaborar el Balance de Comprobación de Sumas y de Saldos.

7)

Defina el libro de inventarios y balances. Explique su objetivo y características.

EJERCICIO 5.2. Con la información que aparece en el ejercicio 4.2 (Capítulo 4), después de haber hecho los asientos en un diario de dos columnas, se pide: a)

Pasar los asientos a las cuentas respectivas del mayor general en forma de "T".

b)

Elaborar un Balance de Comprobación de Sumas y de Saldos.

110

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares Mayores Auxiliares

6

LIBROS AUXILIARES. Los dos capítulos anteriores fueron destinados a la explicación de dos de los libros más importantes que deben ser llevados en toda contabilidad: El libro Diario y el libro Mayor, además del libro de Inventarios. No obstante, pretender registrar todas las transacciones directamente en estos libros, harían de ese proceso algo sumamente lento y engorroso, especialmente en aquellas empresas que realizan un gran volumen de operaciones repetitivas tales como compras, ventas, cobros, pagos, etc. Si todas estas transacciones tuviesen que ser registradas una por una directamente en el diario general, nos encontraríamos con el grave problema de que sólo una persona podría estar trabajando en un momento dado porque, mientras esa persona está haciendo los asientos en el diario, otra persona no podría estar pasando al mayor ya que el diario lo tendría ocupado el primero. De esta forma, el trabajo sería muy lento y, con frecuencia, se encontraría atrasado. Para evitar esta dificultad es por lo que, en la mayoría de las empresas, además del diario y mayor general, se utilizan simultáneamente diarios y mayores auxiliares. Ello nos proporcionará dos grandes ventajas: 1.

Se podrá aplicar el principio de la división del trabajo. Esto es sumamente importante, especialmente para los controles internos que podrán ser implementados ya que, si por ejemplo, personas diferentes llevan los diarios de ventas, compras, egresos e ingresos, a la vez que otros empleados, también diferentes, son los que llevan los mayores auxiliares, se logra que estas actividades se controlen unas con otras y se minimice la posibilidad de que se cometan errores voluntarios o involuntarios.

2.

Rapidez en el trabajo. Al participar más de una persona en la realización del trabajo, el tiempo de ejecución quedará reducido tantas veces como personas intervengan. Por otra parte, la necesidad de

Centro de Contadores

111

Contabilidad Financiera llevar libros auxiliares, las tuvo en cuenta el legislador, cuando en el artículo 32 del Código de Comercio señala: "...Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones." Por supuesto, es necesario aceptar que, actualmente, la mayoría de las empresas, llevan su contabilidad a través de sistemas computarizados, lo cual ha venido a simplificar y sobre todo aligerar el procesamiento de los datos. Sin embargo, también es necesario recordar que los datos que procesa un computador, deben ser aquellos que el contador le proporciona. Por lo tanto, es obvio que, un "buen contador", debe conocer cómo se lleva una contabilidad "a mano". De esta forma, podrá dirigir adecuadamente su departamento, cuando las transacciones sean procesadas electrónicamente a través de computadoras.

DIARIOS AUXILIARES. De acuerdo con lo expuesto, además del diario general, la empresa podrá llevar aquellos diarios auxiliares que considere necesarios. En todo caso, ello dependerá del tipo y volumen de transacciones repetitivas que realice. En términos generales, los diarios auxiliares más comúnmente utilizados son: Diario auxiliar de ventas a crédito. Diario auxiliar de compras a crédito. Diario auxiliar de ingresos. Diario auxiliar de egresos. Diario de compras - IVA (obligatorio) Diario de ventas - IVA (obligatorio)

DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CRÉDITO. Se registrarán en este libro, todas las ventas a crédito que realice la empresa. Su formato o rayado, podría ser similar al que se muestra en la ilustración 6.1.

FECHA

(1)

DESCRIPCIÓN

RF

(2)

(3)

EFECTOS CUENTAS POR COBRAR POR COBRAR (Debe) (Debe)

(4)

(5)

VENTAS (Haber)

(6)

Ilustración 6.1. Diario auxiliar de ventas a crédito Como puede ser observado, este diario consta de las siguientes columnas: 1)

112

Fecha. En esta primera columna se anotará la fecha en la que se están registrando las transacciones.

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares 2)

Descripción. Se asentarán los detalles de la transacción tales como número y vencimiento del documento, factura o letra de cambio, nombre del cliente, etc.

3)

Referencia. Se utiliza para cruzar referencia con el mayor auxiliar correspondiente. En esta columna se anotará el número del folio del mayor auxiliar donde se controla la cuenta del cliente a quien se le ha vendido a crédito, cuando la partida sea pasada a dicho mayor auxiliar.

4)

Efectos por cobrar. Se asentarán aquí los cargos que correspondan, cuando la venta hecha queda respaldada por la aceptación de letras de cambio por parte del cliente.

5)

Cuentas por cobrar. En esta columna se cargará el monto de la venta cuando ésta queda respaldada por la aceptación de una factura.

6)

Ventas. Aquí se abonará el monto de cada venta.

Con el objeto de afianzar lo antes explicado, desarrollemos un ejemplo. Ejemplo: Durante el mes de enero de 2014 LA EMPRESA C.A. realizó las siguientes ventas a crédito. Día

Cliente

Factura Nº

Condiciones

Vencimiento

Bolívares

02 04 05 07 08 10

A B A C A B

50 51 52 53 54 55

14 15 17 20 23 25 28

C A B C B A C

56 57 58 59 60 61 62

30

C

63

Letra No.1 Neto Letra No.2 10%/15, n/30 Neto Letra No.3 Letra No.4 Letra No.5 Neto Letra No.6 Letra No.7 Neto Letra No.8 Neto Letra No.9 Letra No.10 Neto

15-01-2014 20-01-2014 10-01-2014 07-02-2014 20-01-2014 15-01-2014 25-01-2014 30-01-2014 25-01-2014 25-01-2014 30-01-2014 30-01-2014 28-01-2014 30-01-2014 15-02-2014 20-02-2014 01-03-2014

6.000,oo 15.000,oo 10.000,oo 20.000,oo 14.000,oo 9.000,oo 9.000,oo 9.000,oo 16.000,oo 8.000,oo 5.000,oo 12.000,oo 17.000,oo 20.000,oo 10.000,oo 10.000,oo 25.000,oo

Centro de Contadores

113

Contabilidad Financiera Se pide: Registrar las transacciones mencionadas, en el Diario Auxiliar de Ventas. En la Ilustración 6.2 puede observar cómo han sido registradas las transacciones. Comentemos una de ellas: Folio 17 EFECTOS POR RF COBRAR Cliente Factura Condiciones Vencimiento (Debe) DESCRIPCIÓN

FECHA

2014 Enero Enero Enero Enero Enero Enero

02 04 05 07 08 10

A B A C A B

50 51 52 53 54 55

Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero

14 15 17 20 23 25 28

C A B C B A C

56 57 58 59 60 61 62

Enero

30

C

63

Total Enero

Letra Nº 1 Neto Letra Nº 2 10%/15,n/30 Neto Letra Nº 3 Letra Nº 4 Letra Nº 5 Neto Letra Nº 6 Letra Nº 7 Neto Letra Nº 8 Neto Letra Nº 9 Letra Nº 10 Neto

15-01-2014 20-01-2014 10-01-2014 07-02-2014 20-01-2014 15-01-2014 25-01-2014 30-01-2014 25-01-2014 25-01-2014 30-01-2014 30-01-2014 28-01-2014 30-01-2014 15-02-2014 20-02-2014 01-03-2014

01 05 01 08 01 05 05 05 08 01 05 08 05 01 08 08 08

CUENTAS POR COBRAR (Debe)

6.000,oo 15.000,oo 10.000,oo 20.000,oo 14.000,oo 9.000,oo 9.000,oo 9.000,oo

6.000,oo 15.000,oo 10.000,oo 20.000,oo 14.000,oo

20.000,oo

27.000,oo 16.000,oo 8.000,oo 5.000,oo 12.000,oo 17.000,oo 20.000,oo

25.000,oo

20.000,oo 25.000,oo

122.000,oo

215.000,oo

16.000,oo 8.000,oo 5.000,oo 12.000,oo 17.000,oo 10.000,oo 10.000,oo 93.000,oo

VENTAS (Haber)

Ilustración 6.2. Diario Auxiliar de Ventas a Crédito Operación 1: Se trata de una venta a crédito al cliente A según la factura Nº 50, por lo cual fue aceptada la letra de cambio Nº 1. Observe la Ilustración 6.2. En la columna destinada a la fecha, fue anotada la que corresponde a esta transacción, y en el área destinada a la descripción, se detalla el nombre del cliente, el número de factura, el número de la letra aceptada y su vencimiento. A continuación se procedió a cargar a Efectos por Cobrar mientras que el abono se hizo a Ventas. Recomendamos al alumno analizar el registro del resto de las operaciones, y observar, especialmente, que cada una de ellas tiene su cargo y su abono. Este trabajo se va realizando sistemáticamente, día a día. Finalizado el mes, se procede a sumar las columnas y, con los totales obtenidos, se hace el asiento resumen en el diario general, como se muestra en la Ilustración 6.3.

114

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Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares FECHA 2014 Enero

DESCRIPCIÓN

RF

--- 24 --31 EFECTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR VENTAS

03 04 30

DEBE

HABER

93.000,oo 122.000,oo 215.000,oo

Ventas a crédito según diario auxiliar de ventas.

Ilustración 6.3. Diario General Por supuesto, partiendo del diario general, se harán los pases que procedan al mayor general, anotando el correspondiente cruce de referencias entre ambos libros, como se indica en la Ilustración 6.4. EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES FECHA

2014 Enero

DESCRIPCIÓN

Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General

RF

DEBE

24

93.000,oo

Folio 3 HABER

320.000,oo 413.000,oo

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES FECHA

2014 Enero

DESCRIPCIÓN

Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General

RF

24

DEBE

Folio 4 HABER

2014 Enero

DESCRIPCIÓN

31 Según Diario General

SALDO

248.000,oo 370.000,oo

122.000,oo

VENTAS FECHA

SALDO

Folio 30 RF

DEBE

24

HABER

SALDO

215.000,oo

215.000,oo

Ilustración 6.4.Mayor General

MAYORES AUXILIARES. Ya conocemos que, atendiendo a su jerarquía, las cuentas se clasifican en: a) b)

Cuentas principales o generales. Cuentas auxiliares.

Con respecto a ello, comentamos que las cuentas principales controlan las transacciones que la empresa haga en forma global o general, mientras que, las cuentas auxiliares, desmenuzan la transacción y dan la información en detalle. Centro de Contadores

115

Contabilidad Financiera Por ejemplo, si observa la Ilustración 6.3, verá que se está cargando Bs. 93.000,oo a Efectos por Cobrar y Bs. 122.000,oo a Cuentas por Cobrar. Ello significa que existen personas que le deben a la empresa esas cantidades, pero no señala qué personas son las que deben. Pues bien, Efectos por Cobrar Comerciales y Cuentas por Cobrar Comerciales son dos cuentas principales o generales que se controlan en el libro mayor. Para controlar qué clientes deben esos efectos por cobrar y esas cuentas por cobrar, se utilizan los denominados mayores auxiliares. Cada cuenta que aparece en el mayor general, puede tener su mayor auxiliar. Sin embargo, los mayores auxiliares que con mayor frecuencia se utilizan son: Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales. Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores. Mayor Auxiliar de Bancos.

MAYOR AUXILIAR DE EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR. Aunque se puede llevar un mayor auxiliar para efectos por cobrar y otro para cuentas por cobrar, es muy práctico utilizar un formato en el que, en la misma hoja, se puedan controlar los efectos y las cuentas que debe cada cliente. En la Ilustración 6.5 puede ver el diseño de una hoja de este mayor auxiliar. Como puede observar, además de las ya conocidas columnas destinadas a: Fecha, Conceptos y Referencia, tiene tres columnas para controlar los Efectos por Cobrar y otras tres para las Cuentas por Cobrar. NOMBRE DEL CLIENTE

FOLIO No.

EFECTOS POR COBRAR FECHA

DESCRIPCIÓN

CUENTAS POR COBRAR

RF DEBE

HABER

SALDO

DEBE

HABER

SALDO

Ilustración 6.5. Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales

PASE DE ASIENTOS DEL DIARIO AUXILIAR AL MAYOR AUXILIAR. Si nos volvemos a ubicar en la ilustración 6.2 (Diario Auxiliar de Ventas a Crédito), veremos que allí fuimos registrando, cada día, las ventas que se iban haciendo. Pues bien, a medida que esas ventas a crédito se van asentando en el Diario Auxiliar de Ventas, deben irse haciendo los pases a los mayores auxiliares respectivos. En este caso, deben hacerse los pases en el Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales, como se muestra en la Ilustración 6.6.

116

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares La técnica para hacer tales pases es la misma que hemos utilizado para el Mayor General. Se va trasladando cada partida registrada en el diario, a la cuenta del mayor auxiliar que corresponda al cliente involucrado en la transacción, teniendo en cuenta que tal partida se pasará a la sección de efectos por cobrar o a la de cuentas por cobrar, según corresponda. Por supuesto, a medida que se van haciendo los pases, se van cruzando referencias entre los dos libros en las columnas habilitadas al respecto (columnas de referencias). Para ello, en el diario auxiliar se escribe el número de folio del mayor auxiliar donde se encuentra la cuenta del respectivo cliente, mientras que en el mayor auxiliar, se escribe el número de folio del diario auxiliar donde está el asiento que se está pasando.

CLIENTE: A FECHA

DESCRIPCIÓN

FOLIO 1

EFECTOS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

DEBE

DEBE

RF HABER SALDO

HABER SALDO

2014 Enero

02 Letra Nº. 1 - Vto. 15-01-2014 17

6.000,oo

6.000,oo

Enero

05 Letra Nº. 2 - Vto. 10-01-2014 17 10.000,oo

16.000,oo

Enero

08 Fact. Nº. 54 - Vto. 20-01-2014 17

Enero

15 Letra Nº. 6 - Vto. 25-01-2014 17

Enero

25 Fact. Nº. 61 - Vto. 30-01-2014 17

8.000,oo

14.000,oo

14.000,oo

20.000,oo

34.000,oo

24.000,oo

CLIENTE: B FECHA

DESCRIPCIÓN

FOLIO 5

EFECTOS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

DEBE

DEBE

RF HABER SALDO

HABER SALDO

2014 Enero

04 Fact. 51 - Vto. 20-01-2014

Enero

10 Letra Nº. 3 - Vto. 15-01-2014 17

9.000,oo

Letra Nº. 4 - Vto. 21-01-2014 17

9.000,oo

Letra Nº. 5 - Vto. 30-01-2014 17

9.000,oo

27.000,oo

Enero

17 Letra Nº. 7 - Vto. 30-01-2014 17

5.000,oo

32.000,oo

Enero

23 Letra Nº. 8 - Vto. 28-01-2014 17 17.000,oo

49.000,oo

Centro de Contadores

17

15.000,oo

15.000,oo

117

Contabilidad Financiera CLIENTE: C FECHA

DESCRIPCIÓN

FOLIO 8

EFECTOS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

DEBE

DEBE

RF HABER SALDO

HABER SALDO

2014 Enero 07 Fact. 53 . Vto. 07-02-2014

17

20.000,oo

20.000,oo

Enero 14 Fact. 56 - Vto. 25-01-2014

17

16.000,oo

36.000,oo

Enero 20 Fact. 59 - Vto. 30-01-2014

17

12.000,oo

48.000,oo

Enero 28 Letra Nº. 9 - Vto. 15-02-2014

17 10.000,oo

Letra Nº.10 - Vto. 20-02-2014

17 10.000,oo

25.000,oo

73.000,oo

Enero 30 Fact. 63 - Vto. 01-03-2014

20.000,oo

17

Ilustración 6.6.Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales Como ha podido apreciar, este proceso es muy sencillo. No obstante, le recomendamos estudiarlo e ir viendo, partida por partida, cómo han sido hechos los pases. Por supuesto, está de más comentar que, la mayor utilidad que nos proporciona este mayor auxiliar, es la de permitirnos conocer en cualquier momento cuánto nos debe cualesquiera de los clientes, tanto por concepto efectos por cobrar como por cuentas por cobrar.

DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CRÉDITO. Es bien sabido que otra de las transacciones más repetitivas en toda empresa son las compras a crédito. Por lo tanto, y por las mismas razones ya descritas, tales transacciones se registran en el denominado Diario Auxiliar de Compras a Crédito. La técnica de registro es la misma que se utiliza para el Diario Auxiliar de Ventas a Crédito. Expliquémoslo con un ejemplo. Ejemplo: LA EMPRESA C.A. hizo las siguientes compras a crédito durante el mes de enero de 2014. Día 2 3 5

Proveedor X Y X

10 14 20 25 30 31

Z X Z Y Z Y

118

Factura Condiciones 25 Letra No. 25-1 160 Neto 39 Letra No. 39-1 Letra No. 39-2 92 15/10,n/30 50 Neto 104 Letra No. 104-1 198 Letra No. 198-1 120 Letra No. 120-1 209 Neto

Vencimiento 10-01-2014 15-01-2014 15-01-2014 20-01-2014 10-02-2014 24-01-2014 30-01-2014 15-01-2014 20-02-2014 25-02-2014

Bolívares 5.000,oo 10.000,oo 12.000,oo 12.000,oo 25.000,oo 15.000,oo 30.000,oo 6.000,oo 14.000,oo 16.000,oo

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Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares Se Pide: Registrar las transacciones en el Diario Auxiliar de Compras a Crédito. Primero que nada, comentemos las características del rayado de este diario y, luego, registremos las transacciones indicadas. Ver Ilustración 6.7. Observe que el rayado de este libro es muy parecido al auxiliar de ventas a crédito. No obstante, ello depende de las necesidades de información que desee obtener cada empresa. En este caso, hemos considerado necesario que este libro contenga las siguientes columnas: 1)

Fecha. Donde se anotará la fecha en que está siendo registrada la transacción.

2)

Descripción. Se asentarán allí detalles como nombre del proveedor, número de factura, condiciones, vencimiento, etc.

3)

Referencia. Se anotará el cruce de referencia con el Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores.

4)

Compras. Se registrará en esta columna el cargo del asiento.

5)

Efectos por pagar. Cuando la compra a crédito que se haga esté respaldada por la aceptación de una letra de cambio, el abono del asiento se anotará en esta columna.

6)

Cuentas por pagar. El abono del asiento se anotará en esta columna, cuando el crédito obtenido queda respaldado por la aceptación simple de una factura.

Dicho esto, veamos en la Ilustración 6.7, cómo han sido registradas algunas de las transacciones. a)

Se compró mercancía por Bs. 5.000,oo y fue aceptada una letra de cambio. Fue anotada la fecha, conceptos y el cargo a compras. El abono, lógicamente, se hizo a efectos por pagar.

b) Se compró mercancía por Bs. 10.000,oo y fue aceptada la factura. Para registrarla, se hizo algo parecido a la transacción anterior. Se escribió la fecha y conceptos. Luego, se cargó a compras y se abonó a cuentas por pagar.

Centro de Contadores

119

Contabilidad Financiera

Folio 8 EFECTOS CUENTAS POR POR DESCRIPCIÓN FECHA COMPRAS PAGAR PAGAR Proveedor Factura Condiciones Vencimiento RF (Debe) (Haber) (Haber) 2014 Enero 02 03 05

X Y X

25 160 39

10 14 20 25 30 31

Z X Z Y Z Y

92 50 104 198 120 209

Letra No.25-1 Neto Letra No.39-1 Letra No.39-2 15%/10,n/30 Neto Letra No.104-1 Letra No.198-1 Letra No.120-1 Neto

10-01-2014 15-01-2014 15-01-2014 20-01-2014 10-02-2014 24-01-2014 30-01-2014 15-02-2014 20-02-2014 25-02-2014

Total Enero

10 15 10 10 21 10 21 15 21 15

5.000,oo 10.000,oo 24.000,oo 25.000,oo 15.000,oo 30.000,oo 6.000,oo 14.000,oo 16.000,oo 145.000,oo

5.000,oo 10.000,oo 12.000,oo 12.000,oo 25.000,oo 15.000,oo 30.000,oo 6.000,oo 14.000,oo 16.000,oo 79.000,oo

66.000,oo

Ilustración 6.7. Diario Auxiliar de Compras a Crédito Así se debe actuar con el resto de las transacciones. Le recomendamos que las revise una por una, despacio. Si le queda alguna duda, consúltela al llegar a clase. Finalizado el mes, se procede a sumar las columnas y una vez comprobado que cuadran, es decir, que la suma de los cargos hechos a la cuenta Compras es igual a la suma de los abonos hechos a Efectos por Pagar y Cuentas por Pagar, se hace en el Diario General el "asiento resumen" de las compras a crédito del mes, como se muestra en la Ilustración 6.8.

FECHA 2014 Enero

DESCRIPCIÓN

--- 25 --31 COMPRAS EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

RF 28 14 15

DEBE

HABER

145.000,oo 79.000,oo 66.000,oo

Según diario auxiliar de compras a crédito

Ilustración 6.8 Una vez hecho el asiento resumen del mes en el Diario General, se procede a pasarlo al Mayor General, como se indica en la Ilustración 6.9, anotando el cruce de las respectivas referencias.

120

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares

COMPRAS FECHA 2014 Enero

DESCRIPCIÓN

RF

31 Según Diario General

25

Folio 28 DEBE

HABER

SALDO

145.000,oo

145.000,oo

EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES FECHA 2014 Enero

DESCRIPCIÓN

RF

Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General

DEBE

25

Folio 14 HABER

SALDO 100.000,oo 179.000,oo

79.000,oo

CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES FECHA 2014 Enero

DESCRIPCIÓN

RF

Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General

DEBE

25

Folio 15 HABER

SALDO

66.000,oo

84.000,oo 150.000,oo

Ilustración 6.9. Mayor General

MAYOR AUXILIAR DE EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES. Este mayor auxiliar será utilizado para controlar en detalle el movimiento de las deudas que la empresa haya contraído con cada uno de los proveedores en particular. El rayado, como se muestra en la Ilustración 6.10, es similar al del mayor auxiliar de efectos y cuentas por cobrar. NOMBRE DEL PROVEEDOR EFECTOS POR PAGAR FECHA

DESCRIPCIÓN

Folio N° CUENTAS POR PAGAR

RF DEBE

HABER SALDO

DEBE

HABER

SALDO

Ilustración 6.10 Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores Este mayor auxiliar contendrá, en primer término, una columna para la fecha, una para concepto o descripción y, a continuación, una para el cruce de referencias con el diario auxiliar del cual se esté recibiendo información. De seguida, se asignan tres columnas para el control de los efectos por pagar y otras tres para las cuentas por pagar. Centro de Contadores

121

Contabilidad Financiera Si volvemos a retomar el tema del Diario Auxiliar de Compras a Crédito, Ilustración 6.7, dijimos allí que las transacciones relacionadas con compras a crédito, serían registradas día a día en ese diario. Pues bien, de esa misma forma, día a día, deberán ir siendo hechos los pases al Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores. PROVEEDOR: X

FOLIO 10

EFECTOS POR PAGAR FECHA

DESCRIPCIÓN

CUENTAS POR PAGAR

RF DEBE

HABER

SALDO

DEBE

HABER

SALDO

15.000,oo

15.000,oo

2014 Enero 02 Letra 25-1 Vto. 10-01-2014 8

5.000,oo 5.000,oo

05 Letra 39-1 Vto. 15-01-2014

8

12.000,oo

Letra 39-2 Vto. 20-01-2014

8

12.000,oo 29.000,oo

14 Fact. 50 Vto. 24-01-2014

8

PROVEEDOR: Y

FOLIO 15

EFECTOS POR PAGAR FECHA

DESCRIPCIÓN

CUENTAS POR PAGAR

RF DEBE

HABER

SALDO

DEBE

HABER

SALDO

10.000,oo

10.000,oo

16.000,oo

26.000,oo

2014 Enero 03 Fact. 160 Vto. 15-01-2014

8

25 Letra 198-1 Vto. 15-02-2014 8 31 Fact. 209 Vto. 25-02-2014

6.000,oo 6.000,oo

8

PROVEEDOR: Z

FOLIO 21

EFECTOS POR PAGAR FECHA

DESCRIPCIÓN

CUENTAS POR PAGAR

RF DEBE

HABER

SALDO

DEBE

HABER

SALDO

25.000,oo

25.000,oo

2014 Enero 10 Fact. 92 Vto. 10-02-2014

8

20 Letra 104-1 Vto. 30-01-2014 8

30.000,oo 30.000,oo

30 Letra 120-1 Vto. 20-02-2014 8

14.000,oo 44.000,oo

Ilustración 6.11. Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores

122

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares La técnica para hacer tales pases, es la misma que ya hemos explicado para el Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar Proveedores. Vea la ilustración 6.11. Se le abrió una cuenta para cada proveedor y se le ha pasado el movimiento que cada uno de ellos tuvo según el Diario Auxiliar de Compras a Crédito, cruzando referencias entre ambos libros. Su tarea consistirá en estudiar, operación por operación, cómo han sido hechos los pases y luego observar que, de esta forma, podemos conocer en cualquier momento cuánto debe la empresa a sus proveedores y por qué concepto.

DIARIO AUXILIAR DE INGRESOS. Es éste un diario auxiliar muy utilizado. Lo repetitivo de las transacciones que involucran ingreso de dinero, especialmente el originado por cobranzas, ventas de contado, etc., justifican que este libro sea utilizado en la mayoría de las empresas. Como se acaba de mencionar, tiene como objetivo el registro diario de ingresos de efectivo, cheques, tarjetas de crédito, etc. El rayado de este libro depende, como es obvio, del volumen de este tipo de transacciones y de las cuentas que con más frecuencia intervengan. En nuestro caso, diseñaremos uno que podría utilizarse en la mayoría de las empresas. Ver ilustración 6.12. Observe que se han creado las siguientes columnas: 1)

Fecha. Como siempre, se anotará allí la fecha en que se está registrando la transacción.

2)

Descripción. Se anotarán, en forma resumida, los detalles del ingreso que se está registrando.

3)

Referencia. Se anotará en esta columna el folio del mayor auxiliar que esté involucrado en la transacción.

4)

Caja. Se anotará allí la cifra que corresponda cuando el ingreso de efectivo fue recibido por caja.

5)

Bancos. Cuando el ingreso sea recibido o depositado directamente en el banco, el monto correspondiente se asentará en esta columna.

6)

Efectos por cobrar. Cuando el ingreso que se está registrando procede de la cobranza de una letra de cambio, se abonará en esta columna.

7)

Cuentas por cobrar. Se asentará el abono en esta columna cuando el ingreso procede de la cobranza de alguna factura.

Centro de Contadores

123

Contabilidad Financiera 8)

Ventas. Si el ingreso que se está produciendo tiene su origen en una venta de contado, la cifra correspondiente se abonará en esta columna.

9)

Cuentas varias. Serán anotadas en esta columna aquellas partidas que afecten cuentas que no tienen columna específica asignada.

Como siempre, expliquemos el funcionamiento de este libro con un ejemplo. Ejemplo: LA EMPRESA C.A. realizó las siguientes transacciones durante el mes de enero de 2014: 1)

01-01-2014

Se vendió mercancía de contado por Bs. 10.000,oo según factura 164.

2)

03-01-2014

Depósito 2839 en Banco Venezuela por Bs. 10.000,oo que se encontraban en la caja.

3)

07-01-2014

Venta de contado por Bs. 5.000,oo según factura 165.

4)

12-01-2014

Depósito 2840 en Banco Venezuela por Bs. 5.000,oo. Este dinero estaba en caja.

5)

15-01-2014

Se cobró la letra Nro. 2 al cliente A por Bs. 10.000,oo.

6)

18-01-2014

Se cobró factura 53 por Bs. 20.000,oo al cliente C y se concedió el descuento de 10 % concedido.

7)

20-01-2014

Se vendió de contado Bs. 8.000,oo, dando un descuento del 5 %, según factura 166.

8)

20-01-2014

Se cobró la letra Nro. 3 al cliente B por Bs. 9.000,oo.

9)

25-01-2014

Se cobró la letra Nro. 1 al cliente A por Bs. 6.000,oo.

10) 30-01-2014

Se cobró la factura 54 al cliente A por Bs. 14.000,oo.

11) 30-01-2014

Se hizo el depósito Nro. 2852 de Bs. 12.000,oo en el Banco Venezuela.

12) 31-01-2014

Se cobró la factura 51 al cliente B por Bs. 15.000,oo. El cliente depositó en nuestra cuenta del Banco Venezuela. Depósito 2930.

13) 31-01-2014

Se cobró la factura 56 al cliente C por Bs. 16.000,oo.

Se Pide: Registrar las transacciones en el diario auxiliar de ingresos. Como en el caso de los otros diarios auxiliares, se irá registrando, día a día, las transacciones que involucren ingresos. Comentemos pues, algunas de las operaciones indicadas. Ver Ilustración 6.12.

124

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Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares

Ilustración 6.12 Diario Auxiliar de Ingresos

Centro de Contadores

125

Contabilidad Financiera Operación 1:

Se vendió mercancía de contado por Bs. 10.000,oo.

En primer lugar fue anotada la fecha y, a continuación, la descripción o detalles de la operación. Luego, como ese dinero entró en la caja, se asienta en la columna de Caja (debe), mientras que el abono se hizo en la columna de Ventas. Operación 2: Del dinero que hay en caja, se depositó en el Banco Venezuela Bs.10.000,oo. El procedimiento es el mismo. Se escribe la fecha y la descripción. Luego se le debita a Bancos porque está recibiendo el depósito. El abono se hizo en la columna Caja Como ve, el abono a Caja está entre paréntesis. Eso se hace así porque a Caja sólo le hemos asignado la columna del "debe"; por ello, si en cualquier momento tenemos la necesidad de abonarle, se coloca la cifra en la columna del debe pero entre paréntesis. Ello quiere decir que le estamos abonando. Operación 6: Se cobró una factura de Bs. 20.000,oo y se concedió un descuento por pronto pago del 10%. Ello significa que el cliente pagó su deuda antes de vencer; por lo tanto, se le hizo el descuento convenido del 10%. Es decir, se le descontó Bs. 2.000,oo, por lo que el ingreso en dinero fue Bs. 18.000,oo. Veamos cómo ha sido registrada esta transacción en el Diario Auxiliar de Ingresos: Se anotó la fecha y la descripción. Luego, se cargó en la columna de Caja los Bs. 18.000,oo recibidos, a la vez que, en la columna de cuentas varias, se cargó los Bs. 2.000,oo a la cuenta Descuentos por Pronto Pago. Como contrapartida a estos cargos, se abonó Bs. 20.000,oo a Cuentas por Cobrar. ¿Verdad que es sencillo? Le recomendamos analizar el resto de las operaciones. De esa forma, logrará afianzar estos conocimientos definitivamente.

PASES A LOS MAYORES AUXILIARES. A medida que se van haciendo los asientos en el Diario Auxiliar de Ingresos, se irán haciendo también los respectivos pases a los mayores auxiliares en forma diaria. En nuestro caso, el mayor auxiliar que interviene es el de Efectos y Cuentas por Cobrar y el Mayor Auxiliar de Bancos. PASES AL MAYOR AUXILIAR DE EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES: Hagamos los pases al Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar. Para ello, utilizaremos las mismas cuentas ya abiertas en la Ilustración 6.6; sólo que, ahora, intercalaremos las partidas que pasemos a ese Mayor Auxiliar, de acuerdo con la fecha en que fue registrada la transacción en el Diario Auxiliar de Ingresos, pues así hubiese ocurrido en la vida real.

126

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares

Observe en la Ilustración 6.13 cómo lo hemos hecho. Las partidas que ahora pasamos a estas cuentas auxiliares, han sido marcadas con asterisco (*) en la columna de fecha y, la escritura de toda la línea, se ha hecho con letra más intensa. Para efectos de explicación, comentemos el pase al mayor auxiliar de las operaciones 5 y 13. El resto de ellas analícelas usted y vea cómo han sido pasadas. Compruebe estos pases en la Ilustración 6.13. Operación 5: El 15-01-2014 se cobró la letra número 2 por Bs. 10.000,oo al cliente A. Se trata de la cobranza de una letra al cliente A por Bs. 10.000,oo, lo cual ha ocasionado que, en el diario auxiliar, se haya abonado esa cifra en la columna de Efectos por Cobrar. Para hacer el pase al mayor auxiliar, se busca la cuenta de ese cliente, la cual tiene asignado el folio Nº 1 y vea cómo, en primer lugar, fue anotada la fecha: Enero 15. A continuación se escribió el detalle y se cruzó referencia con el diario auxiliar anotando en la columna de referencia el número de folio del diario número 12 en el que se encuentra el asiento que estamos pasando. Por último, en la sección destinada a llevar el control de los Efectos por Cobrar, se registra en el haber, Bs. 10.000,oo, sacando inmediatamente el saldo de la cuenta: Bs. 6.000,oo.

CLIENTE: A

FOLIO 1

EFECTOS POR COBRAR FECHA

DESCRIPCIÓN

CUENTAS POR COBRAR

RF DEBE

HABER

SALDO

DEBE

HABER

SALDO

2014 Enero

02 Letra Nº 1 - Vto. 15-01 17

6.000,oo

6.000,oo

Enero

05 Letra Nº. 2-V-to10-01

17 10.000,oo

16.000,oo

Enero

08 Fact. 54 - Vto. 20-01

17

Enero (*) 15 Cobro letra Nº. 2

12

Enero

17

15 Letra Nº. 6-Vto.25-01

Enero (*) 25 Cobro letra Nº. 1

12

Enero

17

25 Fact. 61 - Vto. 30-01

Enero (*) 30 Cobro Fact. 54

Centro de Contadores

12

14.000,oo

14.000,oo

20.000,oo

34.000,oo

10.000,oo 6.000,oo 8.000,oo

14.000,oo 6.000,oo 8.000,oo

14.000,oo

20.000,oo

127

Contabilidad Financiera

CLIENTE: B FECHA

DESCRIPCIÓN

FOLIO 5 EFECTOS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

DEBE

DEBE

RF HABER

SALDO

HABER

SALDO

2014 Enero

04 Factura 51 -Vto. 21-01-14

17

Enero

10 Letra Nº. 3 - Vto.15-01-14

17

9.000,oo

Letra Nº. 4 - Vto.25-01-14

17

9.000,oo

Letra Nº. 5 - Vto. 30-01-14 17

9.000,oo

27.000,oo

17 Letra Nº. 7 - Vto. 30-01-14 17

5.000,oo

32.000,oo

Enero

Enero (*) 20 Cobro letra Nº. 3 Enero

15.000,oo

9.000,oo 23.000,oo

12

23 Letra Nº. 8 –Vto.28-01-14

Enero (*) 31 Cobro Factura 51

17 17.000,oo

40.000,oo

12

15.000,oo

CLIENTE: C

DESCRIPCIÓN

- o -_

FOLIO 8

EFECTOS POR COBRAR FECHA

15.000,oo

CUENTAS POR COBRAR

RF DEBE

HABER

SALDO

DEBE

HABER

SALDO

2014 Enero

07 Fact.53 Vct. 07-02-14

17

20.000,oo

20.000,oo

Enero

14 Fact. 56 - Vto. 25-01-14

17

16.000,oo

36.000,oo

Enero (*) 18 Cobró Fact. 53

12

Enero

20 Fact. 59 – Vto. 30-01-14

Enero

28 Letra Nº. 9 - Vto. 15-02-14 17 10.000,oo

17

Letra Nº.10–Vto. 20-02-14 17 Enero

30 Fact. 63 - Vto. 01-03-2014 17 10.000,oo

Enero (*) 31 Cobró Fact. 56

20.000,oo 16.000,oo

12

12.000,oo

28.000,oo

25.000,oo

53.000,oo

20.000,oo

16.000,oo 37.000,oo

Ilustración 6.13 Por supuesto, en la columna de referencia del diario auxiliar, se anotará el número de folio del mayor auxiliar asignado a la cuenta del cliente A; es decir el número 1.

128

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares Operación 13: El 31-01-2014 se cobró la factura número 51 por Bs. 15.000,oo al cliente B. Cuando esta operación fue registrada en el Diario Auxiliar de Ingresos, se abonó esa cifra en la columna de Cuentas por Cobrar. Pues bien, el pase de esta partida al mayor auxiliar consiste en localizar la cuenta del cliente B en dicho mayor (véalo en la Ilustración 6.13), y: a) b) c) d)

Se anota la fecha y el concepto. Se cruza referencia con el diario. Se registra los Bs. 15.000,oo cobrados en el haber de la sección de cuenta por cobrar. Se determina el nuevo saldo que, para ese momento, quedaría en cero.

PASES AL MAYOR AUXILIAR DE BANCOS: Este es otro mayor auxiliar que es indispensable llevar en todas las empresas. Es imposible concebir una empresa que no tenga abierta una cuenta corriente en uno o varios bancos. La necesidad de poder controlar el movimiento de cada banco en particular, hace que se tenga que llevar tal auxiliar. El rayado de este libro es similar al de un mayor general, sólo que se le asigna un folio para controlar cada cuenta bancaria que se tenga con un determinado banco. En el caso que venimos desarrollando, si observa nuevamente el movimiento del Diario Auxiliar de Ingresos que aparece en la Ilustración 6.12, verá que la columna destinada a bancos, tuvo algunos registros. Pues bien, tales registros deben ser pasados a la cuenta del banco respectivo en el Mayor Auxiliar de Bancos. Asumiremos aquí que esa cuenta ya estaba abierta y que tiene asignado el folio N 2. Observe en la Ilustración 6.14 cómo han sido hechos los pases al mayor auxiliar de bancos. BANCO DE VENEZUELA FECHA 2014 Enero

DESCRIPCIÓN

03 12 30 31

Saldo al 01-01-2014 Depósito 2839 Depósito 2840 Depósito 2852 Depósito 2930

RF

12 12 12 12

Folio 2 DEBE

10.000,oo 5.000,oo 12.000,oo 15.000,oo

HABER

SALDO 180.000,oo 190.000,oo 195.000,oo 207.000,oo 222.000,oo

Ilustración 6.14 Mayor Auxiliar de Bancos

Centro de Contadores

129

Contabilidad Financiera ASIENTO EN EL DIARIO GENERAL Y SU PASE AL MAYOR GENERAL: Finalizado el mes, se suman las columnas del Diario Auxiliar de Ingresos y se comprueba si está cuadrado. Es decir se determina si la suma de los totales deudores, son iguales a la de los totales acreedores. Una vez logrado el cuadre, se procede a elaborar el asiento resumen del mes en el Diario General, utilizando para ello los totales obtenidos, como se indica en la ilustración 6.15. Folio 26 FECHA 2014 Enero

DESCRIPCIÓN

RF

-----X----31 CAJA BANCOS DESCTO. PRONTO PAGO EN VENTAS EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

01 02 41 03 04 30

DEBE

HABER

68.600,oo 42.000,oo 2.000,oo 25.000,oo 65.000,oo 22.600,oo

Ingresos del mes según Diario Auxiliar de Ingresos

Ilustración 6.15. Diario general Como ya se ha comentado en casos anteriores, una vez hecho el asiento en el Diario General, se hace el pase correspondiente a las cuentas del Mayor General. En el mayor que sigue (Ilustración 6.16), puede observar los pases respectivos señalados con asterisco (*) y escrito con letra más intensa.

CAJA FECHA 2014 (*) Enero

DESCRIPCIÓN Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General

Folio 1 RF

DEBE

26

68.600,oo

HABER

40.000,oo 108.600,oo

BANCOS FECHA 2014

(*) Enero

130

DESCRIPCIÓN Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General

SALDO

Folio 2 RF

26

DEBE

42.000,oo

HABER

SALDO 190.000,oo 232.000,oo

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares

DESCUENTOS PRONTO PAGO EN VENTAS FECHA 2014 (*) Enero

DESCRIPCIÓN

31 Según Diario General

RF

26

DEBE

Folio 41 HABER

SALDO

2.000,oo

2.000,oo

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES FECHA 2014 Enero (*) Enero

DESCRIPCIÓN Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General 31 Según Diario General

RF

24 26

DEBE

Folio 3 HABER

93.000,oo 25.000,oo

SALDO 320.000,oo 413.000,oo 388.000,oo

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES FECHA 2014 Enero (*) Enero

DESCRIPCIÓN Saldo al 01-01-14 31 Según Diario General 31 Según Diario General

RF

DEBE

24 26

122.000,oo

Folio 4 HABER

65.000,oo

SALDO 248.000,oo 370.000,oo 305.000,oo

VENTAS FECHA 2014 Enero (*) Enero

DESCRIPCIÓN

31 Según Diario General 31 Según Diario General

Folio 30 RF

DEBE

24 26

HABER

SALDO

215.000,oo 22.600,oo

215.000,oo 237.600,oo

Ilustración 6.16. Mayor general

DIARIO AUXILIAR DE EGRESOS. Otra de las operaciones que en toda empresa se realiza en gran volumen, es la relacionada con egresos. Por tal razón, es conveniente llevar un diario auxiliar que permita registrar en él este tipo de transacciones, facilitando así su procesamiento en los mayores auxiliares y en el mayor general. A este diario se le conoce con el nombre de Diario Auxiliar de Egresos y su diseño, es muy parecido al del diario auxiliar de ingresos. Como puede observar en la ilustración 6.17, este libro contiene las siguientes columnas: Centro de Contadores

131

Contabilidad Financiera 1)

Fecha. Se anota en esta columna la fecha en que está siendo registrada la transacción.

2)

Descripción. Como siempre, se registrará en esta columna los detalles de la transacción que está siendo registrada.

3)

Referencia. En esta columna se cruzará referencia con los mayores auxiliares que intervengan. Se anotará allí el número del folio del mayor auxiliar donde está ubicada la cuenta a la cual se le está haciendo el pase.

4)

Caja. Será utilizada esta columna para registrar los abonos a la cuenta Caja, cuando en la transacción que esté siendo registrada estuvo involucrada una salida de efectivo.

5)

Bancos. En esta columna serán registrados los abonos o créditos a la cuenta Bancos cuando la erogación haya sido a través de un banco.

6) Efectos por pagar. Se cargarán en esta columna las partidas que hayan significado la cancelación de una letra de cambio que se debía. 7) Cuentas por pagar. En esta columna serán registrados los cargos a Cuentas por Pagar, como consecuencia de la cancelación de una factura. 8) Compras. Cualquier compra de mercancía que se haga de contado, será cargada en esta columna. 9) Cuentas varias. Esta última sección está destinada a registrar cargos o abonos en aquellas cuentas que intervengan en la transacción, que no tengan una columna específicamente asignada. Igual que los casos anteriores, nos basaremos en el desarrollo de un caso práctico para explicar la técnica a utilizar en este diario auxiliar. Ejemplo: Durante el mes de enero de 2014, LA EMPRESA, C.A. realizó las siguientes transacciones: 1) 2) 3)

132

Enero 4:

Se compró mercancía por Bs. 8.000,oo según factura Nro. 33 de Estepa C.A. Cheque 1614 Banco Venezuela. Enero 8: Pagó el recibo de luz por Bs. 1.040,oo, cheque Nro. 1615 del Banco Venezuela. Enero 10: Se compró una computadora por Bs. 15.000,oo; factura 22 de Equiven C.A. cancelada con cheque 1616 Banco Venezuela. Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares 4)

Enero 12: Se canceló la letra 25-1 al proveedor X por Bs. 5.000,oo. Cheque 1617 Banco Venezuela. 5) Enero 15: Se pagó la nómina de la primera quincena de enero, así: a) Sueldos de empleados de administración Bs. 8.000,oo. b) Sueldos de empleados de ventas Bs. 10.000,oo. c) Cheque 1618 Banco Venezuela. 6) Enero 20: Se pagó la factura 160 al proveedor Y por Bs. 10.000,oo; cheque 1619 Banco Venezuela. 7) Enero 24: Canceló la factura 92 al proveedor Z por Bs. 25.000,oo, obteniendo el descuento acordado del 10%. Cheque 1620 Banco Venezuela. 8) Enero 28: Fue cancelada la Letra 39-1 al proveedor X por Bs. 12.000,oo; cheque 1621 Banco Venezuela. 9) Enero 31: Se compró mercancía de contado por Bs. 5.000,oo; cancelada con efectivo. Factura 88 de Mercatel C.A. 10) Enero 31: Se pagó la nómina de la segunda quincena de enero así: a) Sueldos empleados de administración Bs. 8.000,oo b) Sueldos empleados de ventas Bs. 10.000,oo c) Se retuvo por seguro social Bs. 320,oo d) Cheque 1622 del Banco Venezuela Se Pide: Registrar las transacciones indicadas en el Diario Auxiliar de Egresos. Observe la Ilustración 6.17. Allí han sido asentadas las transacciones mencionadas. Para efectos didácticos, sólo comentaremos las transacciones números 4 y 10. Se recomienda que el alumno analice el resto de ellas. Si le surge alguna duda, consúltela al llegar a clase. Operación 4: Se canceló la letra 25-1 al proveedor X por Bs. 5.000,oo con el cheque 617 del Banco Venezuela. En primer lugar se escribió la fecha: Enero 12. De seguida, fueron anotados los detalles de la transacción: número de la letra cancelada, el nombre del proveedor, el número de cheque y el nombre del banco contra el cual fue girado el cheque. A continuación, se hizo el cargo a Efectos por Pagar y el correspondiente abono a Bancos, completando así el asiento. Operación 10: Fue cancelada la nómina de la segunda quincena de enero. Los empleados del Departamento de Administración devengaron Bs. 8.000,oo, mientras que, los del Departamento de Ventas, ganaron Bs. 10.000,oo. Se les retuvo Bs. 320,oo por concepto de Seguro Social. Como en el caso anterior, fue anotada la fecha y los detalles del asiento. A continuación se procedió a registrar los cargos y abonos en las cuentas que intervienen, así:

Centro de Contadores

133

Contabilidad Financiera

Ilustración 6.17 Diario Auxiliar de Egresos

134

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares

Cargos: a)

En la columna de cuentas varias se hizo un cargo por Bs. 8.000,oo a Gastos de Administración por los sueldos que ganaron los empleados del Departamento de Administración.

b)

También se hizo un cargo a Gastos de Ventas por Bs. 10.000,oo de sueldos devengados a empleados del Departamento de Ventas.

Abonos: a)

Se acreditó a Bancos Bs. 17.680,oo correspondiente al cheque emitido contra el Banco Venezuela. Este fue el neto pagado a los empleados pues, del total devengado por ellos, se les retuvo Bs. 320,oo para luego ser pagados al Seguro Social.

b)

En la columna de cuentas varias, se abonó Bs. 320,oo a Retención de Seguro Social por Pagar. Esta cantidad se les dedujo a los empleados pero se le debe al Seguro Social.

PASES A LOS MAYORES AUXILIARES. Con respecto a los pases a los mayores auxiliares, se aplica la misma técnica explicada en los otros diarios auxiliares. A medida que se van haciendo los registros en el Diario Auxiliar de Egresos, se van haciendo los pases, diariamente, a los mayores auxiliares respectivos. En nuestro caso, los mayores auxiliares que intervienen son: a)

Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar

b)

Mayor Auxiliar de Bancos.

PASES AL MAYOR AUXILIAR DE EFECTOS Y CUENTAS A PAGAR PROVEEDORES. El alumno habrá podido darse cuenta que durante todo este capítulo, nos hemos venido basando en un caso integral que hemos desarrollado en forma encadenada para dar coherencia a las explicaciones. Nos toca ahora hacer los pases del Diario Auxiliar de Egresos al Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores. Tales pases aparecen hechos en la Ilustración 6.18, señalados con asterisco (*) y la línea escrita en un tono más intenso.

Centro de Contadores

135

Contabilidad Financiera

Este mayor auxiliar es el mismo que habíamos abierto en la ilustración 6.11; sólo que, ahora, hemos intercalado el movimiento que cada cuenta tuvo según el Diario Auxiliar de Egresos, en orden cronológico.

PASES AL MAYOR AUXILIAR DE BANCOS. La misma técnica se utiliza para hacer los pases al Mayor Auxiliar de Bancos. Observe la Ilustración 6.19. Esa cuenta auxiliar del Banco Venezuela ya fue abierta en la Ilustración 6.14. Utilizaremos ahora esa misma cuenta, sólo que intercalaremos el movimiento que ha tenido el Banco Venezuela según el Diario Auxiliar de Egresos. Los pases han sido señalados con asterisco (*) y, las líneas, escritas en tono más intenso. Por último, observe el cruce de referencias. En los mayores auxiliares se ha escrito el folio del diario auxiliar donde fue originalmente registrada la partida mientras que, en éste, se escribió el número del folio del mayor auxiliar a donde fue pasada tal partida. Observará también que en el diario auxiliar, en algunos casos, aparecen dos números de referencias cruzadas separados por una barra diagonal. Lo anterior significa que han intervenido dos mayores auxiliares. En este caso, el de Bancos y el de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores. PROVEEDOR: X

FOLIO 10

EFECTOS POR PAGAR FECHA

DESCRIPCIÓN

CUENTAS POR PAGAR

RF DEBE

HABER

SALDO

DEBE

HABER

SALDO

15.000,oo

15.000,oo

2014 Enero

02 Letra 25-1 Vto. 10-01-2014 08

Enero

05 Letra 39-1 Vto. 15-01-2014 08

5.000,oo 5.000,oo 12.000,oo

Letra 39-2 Vto. 20-01-2014 08 (*) Enero Enero (*) Enero

136

12.000,oo 29.000,oo

12 Pago letra 25-1

05

5.000,oo

14 Fact. 50 Vto. 24-01-2014

08

28 Pago letra 39-1

05 12.000,oo

24.000,oo

12.000,oo

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares PROVEEDOR: Y FECHA

DESCRIPCIÓN

RF

FOLIO 15

EFECTOS POR PAGAR DEBE

HABER

SALDO

CUENTAS POR PAGAR DEBE

HABER

SALDO

10.000,oo

10.000,oo

2014 Enero (*) Enero

23 Fact. 160 Vto. 5-01-2014

08

20 Pago Fact. 160

05

Enero

25 Letra 198-1 Vto.15-02-2014 08

Enero

31 Fact. 209Vto. 25-02-2014

10.000,oo

-0-

6.000,oo 6.000,oo

08

16.000,oo

PROVEEDOR: Z

FOLIO 21

EFECTOS POR PAGAR FECHA

DESCRIPCIÓN

16.000,oo

CUENTAS POR PAGAR

RF DEBE

HABER

SALDO

DEBE

HABER

SALDO

25.000,oo

25.000,oo

2014 Enero

10 Fact. 92 Vto.10-02-2014

08

Enero

20 Letra 104-1 Vto. 30-01-14

08

24 Pago Factura 92

05

30 Letra 120-1 Vto.20-02-14

08

(*) Enero Enero

30.000,oo 30.000,oo 25.000,oo

-0-

14.000,oo 44.000,oo

Ilustración 6.18. Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores BANCO VENEZUELA

(*) (*) (*) (*) (*) (*) (*) (*) (*)

FECHA

DESCRIPCIÓN

Enero 03 04 08 10 12 12 15 20 24 28 30 31 31

Saldo AL 01-01-2014 Depósito 2839 Cheque 1614- Estepa C.A Cheque 1615- Luz Eléctrica Cheque 1616- Equiven C.A Depósito 2840 Cheque 1617- Proveedor X Cheque 1618 Nómina Cheque 1619- Proveedor Y Cheque 1620- Proveedor Z Cheque 1621- Proveedor X Depósito 2852 Cheque 1622- Nómina Depósito 2930

RF

12 05 05 05 12 05 05 05 05 05 12 05 12

Folio 2 DEBE

HABER

10.000,oo 8.000,oo 1.040,oo 15.000,oo 5.000,oo 5.000,oo 18.000,oo 10.000,oo 22.500,oo 12.000,oo 12.000,oo 17.680,oo 15.000,oo

SALDO

180.000,oo 190.000,oo 182.000,oo 180.960,oo 165.960,oo 170.960,oo 165.960,oo 147.960,oo 137.960,oo 115.460,oo 103.460,oo 115.460,oo 97.780,oo 112.780,oo

Ilustración 6.19. Mayor Auxiliar de Bancos Centro de Contadores

137

Contabilidad Financiera

ASIENTO EN EL DIARIO GENERAL. Finalizado el mes, se procede a sumar las columnas y determinar si el Diario Auxiliar de Egresos está cuadrado. Igual que en casos anteriores, con los totales obtenidos se elabora el asiento resumen en el Diario General. Con respecto a las cuentas que aparecen en la sección de cuentas varias, especialmente cuando hay algunas que se repiten, como es el caso de Gastos de Administración y Gastos de Ventas, se suman y el asiento se hace por el total. Sugerimos al alumno volver a la Ilustración 6.17 y analizar detenidamente cómo hemos utilizado los totales de las columnas de ese diario auxiliar, para hacer el asiento en el Diario General que se muestra en la Ilustración 6.20.

PASES AL MAYOR GENERAL. Como en casos anteriores, del Diario General se hacen los pases al Mayor General procediendo a cruzar referencias entre ambos libros. Ver Ilustración 6.21. Se muestra allí el mismo mayor que se viene utilizando en los casos anteriores. Los pases que ahora haremos los volveremos a marcar con asterisco (*) y la línea será escrita con letras de tono intenso.

FECHA 2014 Enero

DESCRIPCIÓN --- 27 --31 EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES COMPRAS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GASTOS DE VENTAS EQUIPO DE OFICINA CAJA BANCOS DESCTO. PTO. PAGO. EN COMPRAS RETENCIÓN SEG. SOC. POR PAGAR

RF

DEBE

14 15 28 42 43 38 01 02 52 47

17.000,oo 35.000,oo 13.000,oo 17.040,oo 20.000,oo 15.000,oo

HABER

5.000,oo 109.220,oo 2.500,oo 320,oo

Egresos del mes según Diario Auxiliar de Egresos

Ilustración 6.20 Diario General

138

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares

EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES FECHA 2014 Enero (*) Enero

DESCRIPCIÓN

RF

Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General 31 Según Diario General

25 27

DEBE

Folio 14 HABER

79.000,oo 17.000,oo

CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES FECHA 2014 Enero (*) Enero

DESCRIPCIÓN

RF

Saldo al 01-01-2014 31 Según Diario General 31 Según Diario General

25 27

DEBE

2014 Enero (*) Enero

DESCRIPCIÓN

RF

31 Según Diario General 31 Según Diario General

25 27

HABER

66.000,oo 35.000,oo

2014 (*) Enero

DESCRIPCIÓN

RF

31 Según Diario General

27

DEBE

HABER

145.000,oo 13.000,oo

2014 (*) Enero

DESCRIPCIÓN

RF

31 Según Diario General

27

Centro de Contadores

84.000,oo 150.000,oo 115.000,oo

DEBE

SALDO

145.000,oo 158.000,oo

Folio 42 HABER

17.040,oo

SALDO

17.040,oo

GASTO DE VENTAS FECHA

SALDO

Folio 28

GASTO DE ADMINISTRACION FECHA

100.000,oo 179.000,oo 162.000,oo

Folio 15

COMPRAS FECHA

SALDO

Folio 43 DEBE

20.000,oo

HABER

SALDO

20.000,oo

139

Contabilidad Financiera EQUIPO DE OFICINA FECHA 2014 (*) Enero

DESCRIPCIÓN

RF

31 Según Diario General

27

Folio 38 DEBE

HABER

15.000,oo

15.000,oo

CAJA FECHA 2014 Enero (*) Enero

31 31

Folio 1

DESCRIPCIÓN

RF

DEBE

Saldo al 01-01-2007 Según Diario General Según Diario General

26 27

68.600,oo

HABER

5.000,oo

BANCOS FECHA 2014 Enero (*) Enero

2014 (*) Enero

DESCRIPCIÓN

RF

Saldo al 01-01-2007 31 Según Diario General 31 Según Diario General

26 27

DEBE

HABER

42.000,oo 109.220,oo

2014 (*) Enero

40.000,oo 108.600,oo 103.600,oo

DESCRIPCIÓN

RF

31 Según Diario General

27

DEBE

DESCRIPCIÓN

RF

HABER 2.500,oo

31 Según Diario General

27

DEBE

SALDO 190.000,oo 232.000,oo 122.780,oo

Folio 52

RETENCIÓN SEGURO SOCIAL POR PAGAR FECHA

SALDO

Folio 2

DESCUENTO PRONTO PAGO EN COMPRAS FECHA

SALDO

SALDO 2.500,oo

Folio 47 HABER 320,oo

SALDO 320,oo

Ilustración 6.21 Mayor General

140

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares DIARIO DE COMPRAS Y VENTAS (IVA). Se trata de dos libros que, aunque tienen la categoría de auxiliares, son obligatorios. Efectivamente, el Artículo 70 del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), señala que los contribuyentes de este impuesto, además de los libros exigidos por el Código de Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas, en los que se registrarán en forma cronológica y sin atrasos, la información relacionada con operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, debidamente respaldadas por documentos tales como facturas, notas de débito y de crédito modificatorias de las facturas originalmente emitidas, y otros documentos que comprueben las ventas de bienes y servicios y las compras de bienes o recepción de servicios.

Centro de Contadores

141

Contabilidad Financiera

EJERCICIOS EJERCICIO 6.1. 1)

Explique brevemente acerca de las ventajas que proporciona llevar en una contabilidad: a) Diarios auxiliares. b) Mayores auxiliares.

2)

Explique en forma breve los objetivos que se persiguen al llevar: a) Diario auxiliar de Ventas a Crédito. b) Diario auxiliar de Compras a Crédito. c) Diario auxiliar de Ingresos. d) Diario auxiliar de Egresos.

3)

Mencione el diario auxiliar en el que serían registradas las siguientes operaciones: a) Pago del recibo del teléfono. b) Venta de mercancía a crédito mediante la aceptación de la factura. c) Compra de mercancía de contado. d) Cobro de una letra de cambio a un cliente. e) Compra de mercancía aceptando letras de cambio. f) Cobro de una factura a un cliente. g) Pago de sueldos. h) Pago de una letra de cambio a un proveedor. i) Depósito de dinero en el banco, de aquél que estaba en caja. j) Pago de una factura a un proveedor. k) Venta de mercancía mediante la aceptación de una letra de cambio por parte del cliente. l) Venta de mercancía de contado.

EJERCICIO 6.2. La empresa BORBURATA C.A. realizó varias ventas en el transcurso del mes de Mayo de 2014, como se muestra a continuación:

DIA

CLIENTE

FACTURA

01 04

A. Rambo B. Ríos

34 35

06

C. Prieto

36

09 11 14

D. Álvarez E. Linares F. Gómez

37 38 39

142

CONDICIONES Letra 34-1 Letra 35-1 Letra 35-2 Letra 36-1 Letra 36-2 Letra 36-3 10% 30 días Letra 38-1 Neto/30 días

VENCIMIENTO

Bolívares

01-06-2014 04-06-2014 04-07-2014 08-06-2014 08-07-2014 08-08-2014 09-06-2014 11-06-2014 14-06-2014

5.000,oo 8.000,oo 8.000,oo 4.000,oo 4.000,oo 4.000,oo 10.000,oo 12.000,oo 9.000,oo Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares 16

G. Barrios

40

20 21

H. Cabrera I. Méndez

41 42

24 27 31 31 31

B. Ríos J. Caribe K. Sabino L. Herrera J. Caribe

43 44 45 46 47

Letra 40-1 Letra 40-2 8% 30 días Letra 42-1 Letra 42-2 Neto 30 días 5% 15, N/30 Letra 45-1 Letra 46-1 Letra 47-1

16-06-2014 16-07-2014 20-06-2014 21-06-2014 21-07-2014 24-06-2014 27-06-2014 15-07-2014 30-06-2014 30-06-2014

11.000,oo 11.000,oo 20.000,oo 5.000,oo 5.000,oo 14.000,oo 11.000,oo 18.000,oo 5.000,oo 20.000,oo

Con la información mencionada, se pide: a) b) c)

Registrar las operaciones indicadas en el Diario Auxiliar de Ventas a Crédito. Hacer el asiento mensual en el Diario General. Hacer los pases al Mayor General y mayores auxiliares que procedan.

NOTA: Resolver esta práctica es indispensable pues se requerirá de la información que se obtenga de esta solución para poder resolver el ejercicio 6.3.

EJERCICIO 6.3. NOTA: La solución de este ejercicio se sustenta en gran medida en la información proporcionada en el ejercicio 6.2. La empresa BORBURATA C.A. realizó entre otras, las siguientes operaciones en el mes de Junio de 2014: Junio 01: Junio 03: Junio 05: Junio 08:

Junio 09: Junio 09: Junio 10: Junio 11: Junio 14:

Junio 15: Junio 20: Junio 24: Junio 28: Junio 30:

Cobró letra 34-1 a A. Rambo por Bs. 5.000,oo. Vendió de contado mercancía por Bs. 10.000,oo según factura 628. Cobró Bs. 3.000,oo de intereses por préstamo concedido a H. García. Realizó las siguientes cobranzas: Letra 35-1 a B. Ríos por Bs. 8.000,oo. Letra 36-1 a C. Prieto por Bs. 4.000,oo. Vendió mercancía de contado por un valor bruto de Bs. 20.000,oo sobre cuyo monto se concedió un descuento sucesivo del 8% más el 5%. Factura 629. Cobró la factura 37 obteniendo el descuento convenido. Se depositó en el Banco Regional la existencia de dinero en caja. Planilla 8432. Se cobró la factura 44 a J. Caribe concediéndole el descuento convenido. Se hizo las siguientes cobranzas: Factura 39 a F. Gómez por Bs. 9.000,oo. Letra 38-1 a E. Linares por Bs. 12.000,oo. Se depositó en el Banco Regional lo cobrado los días 11 y 14. Planilla 8440. Se cobró la factura 41 a H. Cabrera. Se le concedió el descuento convenido. Se cobró la letra 42-1 a I. Méndez por Bs. 5.000,oo. Se vendió de contado mercancía por Bs. 14.000,oo según factura 692. Se cobró la letra 46-1 por Bs. 5.000,oo a L. Herrera.

Centro de Contadores

143

Contabilidad Financiera Se pide: a) b) c)

Registrar las operaciones indicadas en el Diario Auxiliar de Ingresos. Hacer el asiento resumen mensual en el Diario General. Hacer los pases al Mayor General y a los mayores auxiliares que procedan.

EJERCICIO 6.4. Las siguientes compras fueron realizadas por la empresa BORBURATA C.A. durante el mes de Mayo de 2014: DIA

PROVEEDOR

FACT.

CONDICIONES 10%/15, N/30 Letra 226-1 Letra 226-2 Letra 32 Letra 1040-1 Letra 1040-2 10%/15, N/30 Letra 3148-1 10% / 30 Letra 1890-1 Letra 1890-2 Letra 1890-3 Letra 7291-1 8%/15, 2%/30 5% / 30 Letra 6945-1 Letra 6945-2 10% / 30

01 03

Lago C.A. Hidalgo S.A.

1844 32454

04 06

El Álamo Almacén Rico C.A.

2431 1040

09 12 13 15

Araguaney C.A. La Princesa El Caney C.A. Lago C.A.

2860 3148 2893 1890

20 25 27 29

Cosmolara C.A. El Girasol C.A. El Álamo C.A. Roncador C.A.

7291 9160 2506 6945

31

Centrolara C.A.

3945

VENCIMIENTO

Bolívares

30-05-2014 03-06-2014 03-07-2007 04-06-2014 21-06-2014 06-07-2014 09-07-2014 27-06-2014 13-06-2014 15-06-2014 15-07-2014 15-08-2014 25-06-2014 25-06-2014 27-06-2014 29-06-2014 15-07-2014 30-06-2014

10.000,oo 9.000,oo 9.000,oo 12.000,oo 13.400,oo 13.400,oo 30.000,oo 20.000,oo 15.000,oo 8.000,oo 8.000,oo 8.000,oo 16.000,oo 10.000,oo 25.000,oo 14.000,oo 14.000,oo 18.000,oo

Se pide: a) b) c)

Registrar las operaciones indicadas en el Diario Auxiliar de Compras a Crédito. Hacer el asiento mensual en el Diario General. Hacer los pases al Mayor General y Mayores Auxiliares que procedan.

NOTA: Resolver esta práctica es indispensable ya que se requerirá de la información que se obtenga de esta solución, para poder resolver el ejercicio 6.5.

EJERCICIO 6.5. NOTA: La solución de este ejercicio se sustenta en gran medida en la información proporcionada en el ejercicio 6.4.

144

Centro de Contadores

Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares La empresa BORBURATA C.A. realizó, entre otras, las operaciones que siguen en el transcurso del mes de Junio de 2014: Junio 01: Junio 02: Junio 05: Junio 07: Junio 08: Junio 09: Junio 10: Junio 12: Junio 15: Junio 15:

Junio 20: Junio 24: Junio 28: Junio 30:

Compró a Rocallosa C.A. mercancía por Bs. 11.400,oo. Pagó con el cheque 2051 del Banco Regional. Pagó con efectivo la factura 1844 a Lago C.A. por Bs. 10.000,oo. Pagó el recibo de energía eléctrica por Bs. 6.000,oo con el cheque 2052 del Banco Regional. Pagó la letra 226-1 a Hidalgo S.A. por Bs. 9.000,oo. Cheque 2053. Compró a Mecatrón C.A. una computadora por Bs. 25.000,oo. Factura de contado 1435. Cheque 2054 Banco Regional. Pagó a Administradora La Casa C.A. el alquiler de Mayo 2007 por Bs. 5.000,oo. Recibo 13444. Cheque 2055 Banco Regional. Pagó la letra 32 a El Álamo por Bs. 12.000,oo con el cheque 2056 Banco Regional. Pagó la factura 2860 a Araguaney C.A. con el cheque 2057. Banco Regional. Pagó a Lago C.A. la letra 1890-1 por Bs. 8.000,oo. Cheque 2058 Banco Regional. Pagó la nómina de la primera quincena de Junio por Bs. 25.000,oo con el cheque 2059, así: Departamento de Administración Bs. 15.000,oo. Departamento de Ventas Bs. 10.000,oo. Pagó a Almacén Rico C.A. la letra 1040-1 por Bs. 13.400,oo. Cheque 2060 del Banco Regional. Pagó la factura 9160 a Girasol C.A. con el cheque 2061. Fue deducido el descuento acordado. Canceló la letra 6945-1 a Roncador C.A. por Bs. 14.000,oo con el cheque 2062 del Banco regional. Pagó la nómina de la segunda quincena del mes de junio con el cheque 2063 del Banco Regional, así: Departamento de Administración Bs. 15.000,oo. Departamento de Ventas Bs. 10.000,oo. Se dedujo Bs. 980,oo por seguro social y Bs. 150,oo por fondo de ahorro para la vivienda.

Se pide: a) b) c)

Registrar las operaciones indicadas en el Diario Auxiliar de Egresos. Hacer el asiento resumen mensual en el Diario General. Hacer los pases al Mayor General y a los mayores auxiliares que procedan.

Centro de Contadores

145

Introducción a los Estados Financieros

7

INTRODUCCIÓN A LOS ESTADOS FINANCIEROS. Recordemos que, la contabilidad, es generalmente definida como la actividad mediante la cual se lleva a cabo el registro, clasificación y resumen en términos cuantitativos de las transacciones que realiza una entidad económica, permitiendo así el análisis e interpretación de los cambios y resultados obtenidos con miras a la toma de decisiones. También conocemos que, en principio, tales registros, se hacen en los libros diarios, bien sean generales o auxiliares, y que son hechos utilizando la técnica del asiento de diario, basada en la teoría del cargo y el abono (partida doble). En cuanto al objetivo de clasificación de las operaciones registradas, también conocemos las técnicas y procedimientos para hacer los pases del libro diario al mayor. A ese procedimiento es a lo que se conoce como clasificar las operaciones.

BALANCE DE COMPROBACIÓN. Cuando en el Capítulo 5 hablamos del Balance de Comprobación, estamos realmente refiriéndonos al resultado de la acción de clasificar las transacciones en las diferentes cuentas ya que, los saldos que allí se mencionan, son los que quedan en esas cuentas después de haber hecho los pases del diario al mayor. Allí definimos el Balance de Comprobación como: "Una relación de TODAS las cuentas que aparecen en el Mayor General, donde se menciona el saldo que cada una de ellas tiene a una fecha determinada".

Es decir, intervienen todas las cuentas sin importar si son de activo, pasivo, ingresos, egresos, orden, valoración, etc. La única condición es que, tales cuentas, aparezcan en el libro Mayor y que tengan un saldo diferente a cero. No obstante, podría afirmarse con propiedad que, el objetivo último y más importante de la contabilidad, es el de poder "analizar e interpretar" los resultados obtenidos, así como la situación financiera en la que se encuentra la empresa. Ello es lo que permitirá tanto a los directivos como a terceras personas, diagnosticar situaciones y, en consecuencia, tomar decisiones. Centro de Contadores

147

Contabilidad Financiera Pues bien, ese análisis es muy difícil de realizar si se tiene que hacer desde el Balance de Comprobación. El hecho de que allí aparezcan todas las cuentas juntas, sin ningún orden, hacen esa tarea muy compleja. Para alcanzar ese objetivo, es indispensable cubrir previamente la etapa de resumir. Es decir, elaborar lo que, en lo adelante, conoceremos como: Estados Financieros.

COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS. Aunque ya lo hemos comentado en el Capítulo 1, volveremos a mencionar aquí que, en el Párrafo 3.17 de la VEN-NIF PYME, se establece que, un conjunto completo de estados financieros de una entidad, incluirá todo lo siguiente: 1) 2) 3) 4) 5)

Estado de Situación Financiera a la fecha sobre la que se informa. Estado de Resultado Integral para el período sobre el que se informa. Estado de Cambios en el Patrimonio del período sobre el que se informa. Estado de Flujos del Efectivo del período sobre el que se informa. Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables más significativas y otra información explicativa.

Por cuanto el contenido de este libro va dirigido a personas que están comenzando su proceso de aprendizaje de la contabilidad, es por lo que las explicaciones relacionadas con la forma de presentar los estados financieros mencionados, se irán dando a medida que el curso vaya avanzando y los alumnos vayan obteniendo los conocimientos de contabilidad necesarios para su adecuada comprensión.

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. El proceso de elaboración de los estados financieros requiere de una serie de pasos, el primero de los cuales consiste en clasificar las cuentas que aparecen en el Balance de Comprobación, en los dos más importantes grupos: 1. 2.

CUENTAS REALES o de VALORES. CUENTAS NOMINALES o de RESULTADOS.

Con estos dos grupos de cuentas serán elaborados los Estados Financieros que son, en definitiva, los resúmenes sobre los cuales se harán los análisis e interpretaciones de los hechos ocurridos en la empresa dirigidos a la toma de decisiones.

CUENTAS REALES O DE VALORES. Pertenecen a este grupo todas aquellas cuentas que controlan elementos patrimoniales representados por los bienes, derechos y obligaciones que la empresa tiene. Atendiendo a esta definición, las cuentas reales a su vez se clasifican en tres grandes grupos o masas patrimoniales, de acuerdo con lo que se muestra en el esquema de la ilustración 7.2, donde se mencionan sólo algunos de los elementos patrimoniales o cuentas más usadas en cualquier contabilidad.

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Introducción a los Estados Financieros Existe un método práctico para identificar si una determinada cuenta es real o no. Observe el esquema mostrado en la Ilustración 7.1: Como puede ver, para determinar si una cuenta es real, primero nos hacemos la pregunta: ¿Tengo algo?; es decir, ¿La cuenta indica que la empresa es dueña de algún bien o de algún derecho? Si la respuesta es afirmativa, seguro que esa cuenta es REAL (de Activo). Si la respuesta a la anterior pregunta es negativa, entonces hagámonos la otra pregunta: ¿Debo algo?; es decir: ¿La empresa tiene alguna deuda con alguien? Si la respuesta es "Sí", con toda seguridad esa cuenta es REAL. Por supuesto, si la deuda se tiene con terceros la cuenta será REAL de Pasivo mientras que, si se tiene con los dueños, será REAL de Patrimonio.

¿TENGO ALGO?

SÍ: Es REAL de ACTIVO. NO: Hágase la pregunta que sigue a continuación.

¿DEBO ALGO?

SÍ: Es REAL de PASIVO o de PATRIMONIO. NO: Esta cuenta no es una CUENTA REAL.

EL NOMBRE DE UNA CUENTA INDICA QUE:

Ilustración 7.1 Le sugerimos poner en práctica este procedimiento. Le aseguramos que en poco tiempo logrará dominarlo.

ACTIVO. “Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.” Así es definido el activo en el Párrafo 49a del Marco Conceptual de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

RECONOCIMIENTO DE ACTIVOS. El Parágrafo 89 del Marco Conceptual de las NIIF, establece cuándo un activo puede ser reconocido como tal. Al respecto dice: “Se reconoce un activo en el balance, cuando es probable que se obtengan del mismo, beneficios económicos futuros para la entidad, y, además, el activo tiene un costo o valor que puede ser medido con fiabilidad.” En otras palabras, se entenderá por activo, el conjunto de elementos patrimoniales representados por bienes y derechos que la empresa posee, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en el futuro. Es decir que, el Activo, representa los elementos patrimoniales en los que la empresa aplicó los recursos procedentes del Pasivo y del Patrimonio, y que utilizará en su gestión o actividad económica. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera Es importante tener en cuenta que todas las cuentas de activo, tienen siempre saldo deudor o cero.

CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO. Los elementos o cuentas que conforman el Activo, deben ser clasificados en: 1. 2.

ACTIVO CORRIENTE. ACTIVO NO CORRIENTE.

ACTIVO CORRIENTE. El Párrafo 66 de la NIC 1, y la Sección 4.5 de la VEN-NIF PYME mencionan con claridad cuándo un activo debe ser presentado dentro del grupo de Activo Corriente: “Una entidad clasificará un activo como corriente cuando: a)

Espera realizar el activo, o tiene la intención de venderlo o consumirlo en su ciclo normal de operación;

b)

Mantiene el activo principalmente con fines de negociación.

c)

Espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes después del período sobre el cual se informa; o

d)

El activo es efectivo o equivalente al efectivo (como se define en la NIC 7) a menos que éste se encuentre restringido y no pueda ser intercambiado ni utilizado para cancelar un pasivo por un ejercicio mínimo de doce meses después del ejercicio sobre el cual se informa.

e)

Una entidad clasificará todos los demás activos como no corrientes. Cuando el ciclo normal de operación no sea claramente identificable, se supondrá que su duración es de doce meses”

En otras palabras, se clasificarán como Activo Corriente, todas aquellas cuentas que controlan efectivo o equivalentes al efectivo disponible y otros bienes tangibles o intangibles, que se van a convertir en efectivo, o que se van a consumir incorporándose a los costos y gastos de la empresa, en el ciclo normal de operación. Se entiende por ciclo normal de operación, el período que transcurre desde que se utiliza dinero u otro activo, o se crea un pasivo, para comprar o fabricar bienes que van a ser destinados a la venta, hasta que éstos son vendidos y se convierten nuevamente en dinero disponible. Se ha convenido que, salvo en ciertas empresas tales como fábricas de licores, de aviones, barcos, etc., el resto de ellas, tienen un ciclo normal de operación no mayor de doce meses. Por lo tanto, es este último parámetro el que tomaremos como ciclo normal de operación.

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Introducción a los Estados Financieros

Corriente

ACTIVO (Bienes y derechos)

No Corriente

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA (Cuentas Reales)

Efectivo y equivalente al efectivo Inversiones financieras a corto plazo Efectos por cobrar comerciales Efectos por cobrar comerciales descontados Cuentas por cobrar comerciales Cuentas por cobrar a empresas vinculadas Inventarios Activos biológicos Activos no corrientes disponibles para la venta Servicios y otros gastos contratados por anticipado Otros activos corrientes Efectos por cobrar comerciales Cuentas por cobrar comerciales Cuentas por cobrar a empresas vinculadas Inversiones financieras a largo plazo Inventarios Activos biológicos. Propiedades de inversión Propiedades, planta y equipo Activos intangibles Activo por impuesto sobre la renta diferido Cargos diferidos Otros activos no corrientes no financieros

Corriente

Impuestos por pagar Préstamos bancarios y otros financiamientos Obligaciones financieras Efectos y cuentas por pagar proveedores Deudas por efectos comerciales descontados Cuentas por pagar a empresas vinculadas Otras cuentas por pagar Porción corriente de pasivos no corrientes Provisiones Utilidades diferidas Otros pasivos corrientes no financieros

No Corriente

Préstamos bancarios y otros financiamientos Obligaciones financieras Cuentas por pagar a empresas vinculadas Otras cuentas por pagar Pasivo por impuesto sobre la renta diferido Provisiones Utilidades diferidas Otros pasivos no corrientes no financieros

PASIVO (obligaciones con terceros)

Capital

PATRIMONIO (Obligaciones con los dueños)

Legales Estatutarias Para imprevistos Utilidades no distribuidas Reservas

Ilustración 7.2. Cuentas reales

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Contabilidad Financiera De acuerdo con lo expuesto, las cuentas que conforman el Activo Corriente, podrían ser, básicamente, entre otras, las que siguen: Efectivo y equivalentes al efectivo. Inversiones financieras a corto plazo. Efectos por cobrar comerciales. Efectos por cobrar comerciales descontados Cuentas por cobrar comerciales. Cuentas por cobrar a empresas vinculadas. Otras cuentas por cobrar. Inventarios. Activos biológicos. Activos no corrientes disponibles para la venta. Servicios y otros gastos contratados por anticipado. Otros activos corrientes.

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO. Está compuesto por elementos que representan efectivo o equivalentes al efectivo, que estén disponibles para realizar pagos en forma inmediata. Atendiendo al lugar en el que se encuentran y la forma como están representados, el efectivo y sus equivalentes pueden ser controlados a través de las siguientes cuentas: 1. CAJA. Se utiliza esta cuenta para controlar el movimiento de dinero efectivo o instrumentos de pago similares tales como cheques, que entren o salgan de la caja de la empresa. 2. BANCOS. Controlamos por medio de esta cuenta, los depósitos de efectivo a la vista, que la empresa haga en cuentas corrientes o de ahorro en los bancos, de disponibilidad inmediata, así como las extracciones que se vayan produciendo. 3. EQUIVALENTES AL EFECTIVO. En la Sección 7.2 de la VEN-NIFPYME, se establece con claridad, qué debe entenderse por equivalentes al efectivo: “Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros. Por tanto, una inversión cumplirá las condiciones de equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Los sobregiros bancarios se consideran normalmente actividades de financiación similares a los préstamos. Sin embargo, si son reembolsables a petición de la otra parte y forman una parte integral de la gestión de efectivo de una entidad, los sobregiros bancarios son componentes del efectivo y equivalentes al efectivo.” Está conformado, básicamente, por activos financieros tales como bonos emitidos por otras entidades, que fueron adquiridos, cuando estén destinados para la venta en un lapso no mayor de tres meses. También conforman este grupo, las imposiciones o depósitos a plazo realizados en instituciones financieras, con la condición de que, su fecha de vencimiento, no sea superior a tres meses.

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Introducción a los Estados Financieros De la misma forma, la NIC 7, Párrafo 7 establece que las participaciones en el capital de otras entidades, quedarán excluidas de los equivalentes al efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes al efectivo, como por ejemplo las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento, siempre que tengan una fecha determinada de reembolso.

INVERSIONES FINANCIERAS. Con frecuencia ocurre el caso en que, una empresa, en un momento dado, teniendo excedente de efectivo, y para no mantenerlo improductivo o con cualquier otro objetivo, lo invierte comprando títulos valores. Para hacer este tipo de operaciones, la empresa generalmente adquiere activos financieros tales como acciones de empresas no relacionadas, bonos, certificados de depósito, cédulas hipotecarias y similares, que sean de fácil realización, con el objeto de poderlos vender rápidamente, cuando requiera disponer nuevamente del efectivo que invirtió. En las grandes empresas, donde se aplican las NIIF PLENAS, las inversiones financieras se clasifican en: 1)

INVERSIONES FINANCIERAS MANTENIDAS HASTA SU VENCIMIENTO. “Las inversiones mantenidas hasta el vencimiento son activos financieros no derivados cuyos cobros son de cuantía fija o determinable y cuyos vencimientos son fijos, y además la entidad tiene tanto la intención efectiva como la capacidad de conservarlos hasta su vencimiento…” (NIC 39, Párrafo 9). Por cuanto este tipo de inversiones no serán vendidas hasta su vencimiento, deben ser valoradas al costo, tanto en el registro inicial como en las valoraciones posteriores.

2)

INVERSIONES FINANCIERAS MANTENIDAS PARA NEGOCIAR. “Un activo financiero se clasificará como mantenido para negociar si se adquiere o se incurre en ella principalmente con el objetivo de venderla o volver a comprarla en un futuro inmediato…” (NIC 39, Párrafo 9). Su registro inicial se hará a su costo, que será considerado como su valor razonable, mientras que, las valoraciones posteriores, se harán a valor razonable con cambios en los resultados. Es decir que, durante el tiempo que sea mantenida la inversión, llegado el momento de valorarla, si se produce alguna diferencia, ésta deberá ser absorbida por los resultados del período.

3)

INVERSIONES FINANCIERAS DISPONIBLES PARA LA VENTA. Activos financieros disponibles para la venta son activos financieros… que se designan específicamente como disponibles para la venta o que no son clasificados como (a) préstamos y partidas por cobrar (b) inversiones mantenidas hasta el vencimiento o (c) activos financieros llevados al valor razonable con cambios en resultados. (NIC 39, Párrafo 9).

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Contabilidad Financiera El registro inicial de este tipo de inversiones se hace al costo o valor razonable para ese momento. Las valoraciones posteriores serán hechas a valor razonable con cambios en el patrimonio, lo cual quiere decir que las diferencias producidas en la valoración, deben ser llevadas directamente al Patrimonio y no a los resultados del período. Cuando se trate de empresas que se rigen por la NIIF para las PYME, no es aplicable la clasificación arriba comentada.

INVERSIONES FINANCIERAS A CORTO PLAZO. Pertenecen a este grupo, aquellas inversiones que van a ser mantenidas por un tiempo no mayor al ciclo normal de operaciones. Entre otras, las Inversiones Financieras a Corto Plazo más frecuentes son: Inversiones en instrumentos de patrimonio (Acciones). Inversiones en instrumentos de deuda (Bonos). Préstamos a corto plazo. Préstamos al personal. Dividendos por cobrar Intereses por cobrar. Depósitos a plazo fijo.

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES. Esta cuenta controla las deudas que terceras personas (naturales o jurídicas) tienen con la empresa, generalmente ocasionadas por la venta de mercancías o servicios a crédito, cuando dichos créditos están respaldados por la aceptación de documentos mercantiles garantizados tales como letras de cambio, pagarés, etc., y cuyo vencimiento se producirá en el transcurso de los próximos doce meses.

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES. De igual forma, esta cuenta controla las deudas que terceras personas han adquirido con la empresa, derivadas de la venta de mercancías o servicios a crédito, pero cuando el cliente sólo aceptó documentos mercantiles no garantizados tales como facturas, etc., que serán cobradas dentro de los próximos doce meses. Por supuesto, generalmente las empresas tienen otros tipos de cuentas por cobrar provenientes de operaciones diferentes a la venta de mercancías o servicios a crédito. De ellas nos ocuparemos en capítulos posteriores.

CUENTAS POR COBRAR A EMPRESAS VINCULADAS. Serán registradas en esta cuenta, las deudas que una empresa tenga por cobrar a otra, vinculada a aquélla. Son empresas vinculadas o relacionadas, las que forman parte de un grupo que, por disponer de la mayoría del capital o de los derechos al voto, tienen la capacidad de ejercer influencia sobre otras empresas.

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Introducción a los Estados Financieros También se consideran empresas vinculadas las que, no teniendo intereses patrimoniales, son administradas por las mismas personas o, cuando no siendo así, unas empresas dependen totalmente de otras para obtener materiales y suministros para operar.

INVENTARIOS. La Sección 13.1 de la VEN-NIF PYME establece que: “Inventarios son activos: a)

Mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;

b)

En proceso de producción con vistas a esa venta; o

c)

En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.”

Representa el costo de la mercancía en existencia en un momento dado, que está destinada para la venta en el curso normal de las operaciones, así como también por aquellos materiales que han de ser convertidos en bienes elaborados. Generalmente los elementos más comunes que componen los inventarios, son: Mercancías compradas a terceros. Productos terminados. Productos en proceso. Materias primas. Material indirecto. Suministros de fábrica. Mercancías en tránsito o en camino.

ACTIVOS BIOLÓGICOS. Estas cuentas son utilizadas en la contabilidad de empresas que realizan actividades agropecuarias. Controlan el valor de bienes representados por plantas o animales que una empresa posee, desde el momento de la siembra de la planta o bien desde el nacimiento o adquisición del animal, hasta que la planta produce la cosecha o el animal deja de producir bienes tales como leche (ganado lechero), lana (ganado lanar), huevos (aves), etc. Estos bienes, una vez cosechados, dejan de ser considerados activos biológicos, para convertirse en productos agrícolas o ganaderos, los cuales pasarían a ser clasificados dentro de los inventarios o existencias.

ACTIVOS NO CORRIENTES DISPONIBLES PARA LA VENTA. De acuerdo con lo establecido en la NIIF 5, serán controlados en esta cuenta, todos aquellos activos, normalmente de naturaleza permanente o no corriente, cuando se considere que su valor en libros será recuperado mediante su venta, en las condiciones en que se encuentren, en forma inmediata o en el transcurso del ciclo normal de operaciones después de su reclasificación.

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Contabilidad Financiera Esta clasificación sólo es aplicable en las empresas donde se apliquen las NIIF PLENAS. En las pequeñas y medianas empresas, de acuerdo con la Sección 17, Párrafo 27 de la VEN-NIF PYME, no es aplicable esta clasificación.

SERVICIOS Y OTROS GASTOS CONTRATADOS POR ANTICIPADO. Se registrarán en esta cuenta, aquellos gastos ya pagados o contratados que, aunque para la fecha, todavía no ha sido recibido el servicio o no ha sido consumido el bien involucrado en el gasto, tal servicio será recibido o el bien consumido, en el transcurrir de los próximos doce meses. Sin embargo, los gastos pagados o contratados por anticipado cuyo servicio vaya a ser recibido, o el material vaya a ser consumido, en un período superior a doce meses, deben ser presentados en el grupo de cargos diferidos, en la sección de Activo no Corriente, de cuyo grupo conversaremos más adelante. No obstante, debemos aclarar aquí que, la parte de esos cargos diferidos que vaya a ser consumida o amortizada en el próximo período de doce meses, también deberá ser presentada en el grupo Servicios y Otros Gastos Contratados por Anticipado, junto con los demás gastos prepagados. Ejemplo: Una empresa contrató el 01-01-2010 una póliza de seguros por 3 años con un costo de Bs. 60.000,oo los cuales fueron pagados en el momento del contrato. Razonemos: Es obvio que se trata de un gasto contratado por anticipado, cuyo servicio será recibido en tres años. Quiere decir que, cada año, se recibirá un servicio de seguro que costará Bs. 20.000,oo. Si en esta misma fecha, 01-01-2010, fuese elaborado un Estado de Situación Financiera, los Bs. 20.000,oo que se van a consumir por este concepto en los próximos doce meses, deberán ser mostrados como Seguros Pagados por Anticipado, dentro del Activo Corriente, en el grupo de Servicios y Otros Gastos Contratados por Anticipado, mientras que, los Bs. 40.000,oo restantes, que se refieren al servicio de seguro que será recibido después de transcurrido el primer año, deberán ser mostrados como Cargos Diferidos en la sección de Activo no Corriente. Las cuentas que más comúnmente son utilizadas para controlar los servicios y otros gastos contratados por anticipado, son: Intereses pagados por anticipado. Seguros pagados por anticipado. Alquileres pagados por anticipado. Suministros de oficina. Porción corriente de cargos diferidos.

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Introducción a los Estados Financieros OTROS ACTIVOS CORRIENTES. En este grupo serán presentados el resto de los activos corrientes que no puedan ser identificados con ninguno de los grupos anteriores, tales como: Cuentas por cobrar a trabajadores. Alquileres devengados por cobrar. Intereses devengados por cobrar. Reclamos a compañías de seguros. Regalías por cobrar. Anticipos a proveedores. Crédito fiscal - IVA.

ACTIVO NO CORRIENTE. Está compuesto por las cuentas que representen activos tangibles, intangibles y financieros que son, por naturaleza, a largo plazo (NIC 1, Párrafo 67), y no satisfaga alguno de los siguientes criterios: a)

No se espere realizar, o bien no se pretenda vender o consumir, en el transcurso del ciclo normal de operación de la empresa.

b)

No se mantienen con fines de negociación.

c)

No se espera realizar dentro del período de los doce meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio.

El Activo no Corriente será presentado formando, básicamente, los siguientes grupos, los cuales serán presentados en el orden de más corrientes a menos corrientes: Activos financieros no corrientes. Cuentas por cobrar a empresas vinculadas. Inversiones financieras. Inventarios. Activos biológicos. Propiedades de Inversión. Propiedades, planta y equipo. Activos intangibles. Activo por impuesto sobre la renta diferido. Cargos diferidos. Otros activos no corrientes no financieros.

ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES. Forman parte del grupo de Activos Financieros no Corrientes, todas aquellas cuentas o efectos por cobrar que van a convertirse en efectivo en un lapso superior a doce meses. Deben ser mostrados separadamente aquellos efectos y cuentas por cobrar que provengan de operaciones diferentes a las ordinarias que normalmente realiza la empresa. En definitiva, cualquier acreencia que la empresa tenga por cobrar, cuyo vencimiento sea a un plazo mayor de un año, deberá ser presentada en este grupo.

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Contabilidad Financiera A este grupo pertenecerían: Efectos por cobrar comerciales (más de 12 meses). Cuentas por cobrar comerciales (más de 12 meses)

CUENTAS POR COBRAR A EMPRESAS VINCULADAS (Largo Plazo). Este rubro está conformado por las cuentas y efectos por cobrar a empresas como vinculadas o relacionadas, con vencimiento superior a doce meses.

consideradas

INVERSIONES FINANCIERAS (Largo Plazo). Hay casos en los que, una empresa, invierte recursos en la adquisición de títulos valores tales como acciones de otras empresas, bien sea con el objetivo de obtener utilidades de éstas o para llegar a tener una participación mayoritaria en su capital y, por ende, tener poder decisivo en la conducción de tales empresas. En otros casos, se compran títulos valores denominados bonos con el objetivo de ganar intereses durante largo tiempo. En todos estos casos, cuando la intención que se tiene es la de mantener la inversión durante un lapso superior a doce meses, se dice que la inversión es permanente o a largo plazo y, como tal, debe ser presentada en el grupo de inversiones financieras a largo plazo, dentro de la sección de Activos no Corrientes. Con respecto a la clasificación de las inversiones financieras a largo plazo, es aplicable lo comentado en páginas anteriores, relacionado con las inversiones financieras a corto plazo. A este grupo pertenecen, entre otras, las siguientes cuentas: Inversiones en acciones. Inversiones en compañías filiales. Inversiones en bonos u obligaciones. Inversiones en fondos de participación.

INVENTARIOS (Largo Plazo). Este rubro estaría conformado por existencias de mercancías representadas por materia prima, productos terminados, productos en proceso, mercancías en tránsito, etc., cuya realización se espera que se produzca en un lapso superior a doce meses. Tal sería el caso de las fábricas de ciertas bebidas alcohólicas en las que, algunos de sus productos, requieren ser sometidos a un proceso de añejamiento por lapsos mayores de doce meses. También sería el caso de las fábricas de grandes naves o de aeronaves, en las que el proceso de construcción sobrepasa los doce meses.

ACTIVOS BIOLÓGICOS (Largo plazo). Los activos biológicos serán presentados en este grupo, cuando se espera que transcurra un lapso superior a doce meses, desde que la planta es sembrada o es comprada, o el animal nace o es adquirido, hasta que se produce la cosecha o el animal deja de producir mercancía.

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Introducción a los Estados Financieros PROPIEDADES DE INVERSIÓN. De acuerdo con la Sección 16.2 de la VEN-NIF PYME, “las propiedades de inversión son propiedades (terrenos o edificios, o partes de un edificio, o ambos) que se mantienen por el dueño o el arrendatario bajo un arrendamiento financiero para obtener rentas, plusvalías o ambas, y no para: a) b)

Su uso en la producción o suministro de bienes o servicios, o para fines administrativos, o Su venta en el curso ordinario de las operaciones.”

En definitiva, se utiliza esta cuenta para controlar la adquisición o construcción de inmuebles, cuando tales inmuebles no son utilizados en las operaciones normales de la empresa, sino que la inversión se hizo con el ánimo de obtener rentas adicionales por arrendamientos o cualquier otro tipo de beneficios. Las inversiones representativas de este tipo serían: Inversiones en terrenos. Inversiones en edificios.

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. También conocido como Inmovilizado Material, pertenecen a este grupo todas aquellas cuentas que controlan activos que cumplen con el contenido de la NIC 16, Párrafo 6, y la Sección 17.2 de la VEN-NIF PYME, donde expresa: “Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que: a)

Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y

b)

Se esperan usar durante más de un período.”

En otras palabras, se trata de activos que tienen naturaleza material o corpórea. Es decir, son susceptibles de ser captados por los sentidos humanos, que: a)

Tienen carácter permanente. Es decir, son activos cuya naturaleza permite que sean utilizados por lapsos mayores de doce meses. Se trata de bienes de uso durable.

b)

No son destinados para la venta. Este tipo de activos, cuando se adquieren, no se hace con el objetivo primario de comercializar con ellos. Es por lo que también se les conoce como activos Inmovilizados o activos fijos. Si, por ejemplo, una empresa que se dedique a la compra-venta de muebles, adquiere un lote de escritorios para la venta, ello sería una simple compra de mercancía que debe ser registrada por medio de la cuenta compras. En cambio, si la misma empresa compra un escritorio para ser utilizado por el contador en sus labores, esa transacción debe ser registrada en la cuenta Mobiliario y clasificada en el Estado de Situación Financiera, en el grupo de propiedades, planta y equipo.

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Contabilidad Financiera c)

Son utilizados en las actividades normales de la empresa. Es ésta otra característica que debe concurrir para que estos activos sean considerados como un elemento de propiedades, planta y equipo. Si una empresa compra un edificio con el objeto de instalarse en él y allí desarrollar sus actividades, ese edificio será un elemento de propiedades, planta y equipo. Sin embargo, si tal edificio fue comprado para arrendarlo a terceras personas y obtener unos ingresos por alquileres, en este caso será una inversión inmobiliaria pues, aunque cumple con los dos primeros requisitos: "carácter permanente" y "no está destinado a la venta", no está cumpliendo con el tercero; es decir, "no está siendo utilizado en las actividades normales de la empresa".

Los elementos más comunes que compones las propiedades, planta y equipo, son: Terrenos. Edificios. Instalaciones. Maquinaria y equipo de fábrica. Herramientas. Mobiliario y equipo de oficina. Equipos de Computación. Equipo de transporte. Comentemos a continuación, la naturaleza de cada una de ellas. 1.

TERRENOS. Se controlan en esta cuenta los terrenos que la empresa posea, y que estén siendo utilizados en las actividades ordinarias de la empresa, incluyendo aquellos sobre los cuales existen edificaciones. En los próximos capítulos profundizaremos sobre su clasificación en los estados financieros, dependiendo, fundamentalmente, de si el terreno está siendo utilizado o no en las actividades propias de la empresa.

2.

EDIFICIOS. Esta cuenta controla el costo de las edificaciones que la empresa posea, que estén siendo utilizados en sus operaciones ordinarias. Es necesario hacer resaltar que, esta cuenta, no controla el costo del terreno donde está construido el inmueble. Como ya comentamos, el costo del terreno se controla mediante la cuenta Terrenos. La cuenta Edificios será también clasificada en los estados financieros, de acuerdo a si el edificio está siendo utilizado o no, en las operaciones normales de la empresa.

3.

INSTALACIONES. Son unidades complejas de uso especializado en el proceso productivo, que comprenden: edificaciones, maquinarias, etc., que aun siendo separables por naturaleza, están ligados en forma definitiva para su funcionamiento. Por ejemplo, las instalaciones de aire acondicionado.

4.

MAQUINARIA Y EQUIPO DE FÁBRICA. Se controla en esta cuenta el conjunto de máquinas y equipos similares utilizados por la empresa en la fabricación de los productos que vende.

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Introducción a los Estados Financieros 5.

HERRAMIENTAS. Controla todos los elementos considerados como herramientas que coadyuvan en la elaboración de bienes y en la prestación de servicios, tales como tornos, prensas, etc.

6.

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA. Este rubro está conformado por el costo de los muebles que se utilizan en las diferentes dependencias de la empresa, tales como escritorios, sillas, archivadores, etc., así como también por el conjunto de equipos, bien sean mecánicos, electromecánicos o electrónicos que se utilizan en el desarrollo de las actividades propias de la oficina tales como, máquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadoras, centrales telefónicas, etc. No se incluyen en este grupo los equipos utilizados en el procesamiento electrónico de datos (Computadoras). Con frecuencia, y cuando la magnitud de la empresa lo amerita, se suele separar los muebles de lo que es el equipo, utilizando para ello las cuentas Mobiliario para los primeros y la de Equipo de oficina para los segundos.

7.

EQUIPOS DE COMPUTACIÓN. A través de esta cuenta serán registradas las adquisiciones de computadoras y otros elementos electrónicos.

8.

EQUIPO DE TRANSPORTE. Se utiliza esta cuenta para llevar el control de los vehículos de transporte externo que posea la empresa. Con frecuencia, se suelen diferenciar los vehículos de acuerdo con la naturaleza del servicio que prestan; por ejemplo, aquellos vehículos que están destinados a la distribución de los productos que se venden, se les controla mediante la cuenta Equipo de Reparto, mientras que, los utilizados en otros menesteres tales como el traslado de empleados, etc., son controlados mediante la cuenta denominada Vehículos. Los equipos de transporte interno, tales como montacargas que transportan elementos internamente, serán considerados como Equipos de Fábrica.

ACTIVOS INTANGIBLES. Se clasificarán en este grupo todas aquellas cuentas que representan activos inmateriales (derechos) que tienen las mismas características que, en general, poseen los activos que pertenecen a las propiedades, planta y equipo. Es decir, tienen carácter permanente, no son destinados a la venta y son indispensables para poder realizar las actividades normales de la empresa. De entre ellos, se pueden mencionar: Patentes industriales. Marcas de fábrica. Derechos de autor. Plusvalía. Aplicaciones informáticas. Comentemos la naturaleza de cada una de estas cuentas.

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Contabilidad Financiera 1.

PATENTES INDUSTRIALES. Son derechos que una empresa posee y que el Estado le ha concedido a título de exclusividad para explotar o usar algún producto, o bien algún invento que esta empresa haya descubierto o haya comprado a otros. Por ejemplo, suponga que una empresa descubre un procedimiento que permite fabricar alarmas que se activan ante la presencia del calor humano. Si la empresa solicita la protección del Estado mediante la realización de los trámites por ante el Registro de la Propiedad Industrial y se le concede, la empresa procederá a registrarla en su contabilidad mediante un cargo a la cuenta Patentes, por el monto que haya tenido que erogar por la investigación, desarrollo y registro de la patente.

2.

MARCAS DE FÁBRICA. Cuando una empresa quiere fabricar un determinado producto, pero desea identificarlo con un nombre que ya exista y que es propiedad de otra persona, puede proceder a comprar tal derecho a su propietario y comenzar a utilizar esa marca en el envase o envoltorio que contiene el producto. El monto que se pague por esta transacción se registrará en la cuenta Marcas de fábrica.

3.

DERECHOS DE AUTOR. De la misma forma, cuando alguien escribe una obra, esa persona es propietaria de ella. Si, posteriormente, cualquier empresa editorial desea reproducir y vender ese libro, le "compra" los derechos al autor y procede a ello. El costo erogado deberá ser registrado en la cuenta Derechos de autor.

4.

PLUSVALÍA. Etimológicamente, la palabra plusvalía viene de "PLUS" = más y "VALÍA" = valor. Es decir, "más valor". Expliquémoslo con un ejemplo: Suponga que en un momento dado, se decide comprar un negocio que está en marcha por Bs. 150.000,oo. Sin embargo, los bienes que este negocio posee, tienen un valor real de Bs 100.000,oo. Ello quiere decir que la persona que está comprando el negocio está pagando Bs. 50.000,oo en exceso del valor real de los bienes que el negocio tiene. Se dice entonces que se ha pagado un sobre valor o plusvalía de Bs. 50.000,oo. Estos casos son muy frecuentes ya que, el que vende un negocio, no sólo está vendiendo los bienes que posee, sino que aspira a recibir una cantidad adicional por tratarse de un negocio en marcha con una clientela hecha y con una capacidad real de generar utilidades. A ese exceso de valor, además de plusvalía, también se le conoce como crédito mercantil.

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Introducción a los Estados Financieros 5.

APLICACIONES INFORMÁTICAS. Se registrarán es esta cuenta, las erogaciones que se hagan por la compra de la propiedad o por el derecho al uso de programas informáticos. También se registrará el costo de desarrollo de páginas web, cuando se prevea utilizarlas durante varios ejercicios económicos.

INTANGIBLES NO RECONOCIDOS COMO ACTIVOS. Hasta la puesta en marcha de las Normas Internacionales de Información Financieras, existieron algunos egresos que, al producirse, eran tratados como Cargos Diferidos y reconocidos como Activos. Tales eran los casos de los gastos de constitución y puesta en marcha de una empresa, los gastos de propaganda que abarquen más de un período económico, las marcas de fábrica, plusvalía y patentes generadas internamente por la propia empresa, los gastos de investigación, proyectos y otros egresos de naturaleza similar. Sin embargo, a partir de la adopción de las NIIF, este tipo de gastos no deberán ser capitalizados, sino que serán tratados como gastos del período en que se hayan ocasionado. Así queda establecido en el Párrafo 90 del Marco Conceptual de las NIIF, cuando dice: “Un activo no será objeto de reconocimiento en el balance cuando se considera improbable que, del desembolso correspondiente, se vayan a obtener beneficios económicos en el futuro. En lugar de ello, tal transacción lleva al reconocimiento de un gasto en el estado de resultados. Este tratamiento contable no implica que la intención de la gerencia, al hacer el desembolso, fuera otra que la de generar beneficios económicos en el futuro, o que la gerencia estuviera equivocada al hacerlo. La única implicación de lo anterior es que el grado de certeza, sobre los beneficios económicos que van a llegar a la entidad, tras el presente período contable, es insuficiente para justificar el reconocimiento del activo.”

ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO. De acuerdo con lo expresado en la Sección 29 de la VEN-NIF PYME, se registrará en esta cuenta, la porción de impuesto sobre la renta que la empresa ha tenido que pagar, motivado a que, ciertos gastos que fueron registrados como tales, no son reconocidos por el fisco debido a que, realmente, para la fecha de la información, aún no se han causado. Son algo así como un “impuesto pagado por anticipado” que permanecerá como un activo, hasta el momento que tales gastos realmente se causen en el futuro, y sean reconocidos por el fisco. En ese momento, la empresa pagará menos impuesto, con lo que se cobrará aquél pagado de más en el pasado. En el transcurso de sus estudios, iremos abordando con mayor profundidad lo relacionado con este tema.

CARGOS DIFERIDOS. Este grupo está formado por cuentas que representan gastos, de los cuales se espera que produzcan ingresos en los ejercicios futuros, por lo que sus efectos se harán sentir en un período superior a doce meses. Generalmente no son repetitivos y, algunos de ellos, no corresponden a operaciones ordinarias de la empresa. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera Es necesario insistir en que, los cargos diferidos, no son otra cosa que "gastos pagados por anticipado" cuyo servicio va a ser recibido, o su efecto ha de sentirse, en un lapso superior a un año. Sin embargo, la parte de ese cargo diferido cuyo servicio se estime va a ser recibido en los próximos doce meses, deberá ser presentado en el Estado de Situación Financiera, formando parte del Activo Corriente, dentro del grupo Servicios y Otros Gastos Contratados por Anticipado. Las cuentas que más comúnmente se encuentran en este grupo, entre otras, son: Seguros pagados por anticipado. Arrendamientos pagados por anticipado. Mejoras a inmuebles arrendados.

OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES. Serán clasificadas en este grupo, todas aquellas cuentas que representan bienes o derechos cuya naturaleza no permite que sean clasificadas en ninguno de los grupos mencionados anteriormente. Pertenecen a este grupo, entre otras, las siguientes cuentas: Depósitos dados en garantía. Efectos por cobrar en litigio. Fondos congelados. Fondos para pensiones.

PASIVO. De acuerdo con el Párrafo 49b del Marco Conceptual de las Normas Internacionales de Información Financiera, “un pasivo es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.” En otras palabras, el Pasivo es el conjunto de obligaciones que la empresa ha contraído, como consecuencia de transacciones a crédito realizadas con terceras personas y que deberán ser pagadas con dinero, con bienes o mediante la prestación de un servicio. El pasivo representa las fuentes de financiamiento provenientes de entidades distintas a los dueños de la empresa. Es importante conocer, desde ahora, que, las cuentas de pasivo, tienen como característica común que todas tienen saldo con signo acreedor o cero.

RECONOCIMIENTO DE PASIVOS. En el Párrafo 91 del Marco Conceptual de las NIIF señala cuándo un pasivo puede ser reconocido como tal: “Se reconoce como un pasivo, en el balance, cuando es probable que, del pago de esa obligación presente, se derive la salida de recursos que lleven incorporados beneficios económicos, y además, que la cuantía del desembolso a realizar pueda ser evaluada con fiabilidad…..”

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Introducción a los Estados Financieros CLASIFICACIÓN DEL PASIVO. De acuerdo con la NIC 1, Párrafo 60, el pasivo, se clasifica en: 1. 2.

PASIVO CORRIENTE. PASIVO NO CORRIENTE.

PASIVO CORRIENTE. La NIC 1, Párrafo 69 y la Sección 4.7 de la VEN-NIF PYME, mencionan los requisitos que debe cumplir un pasivo para ser considerado como un componente del Pasivo Corriente. “Una entidad clasificará un pasivo como corriente cuando: a)

Espera liquidar el pasivo en su ciclo normal de operación;

b)

Mantiene el pasivo principalmente con el propósito de negociar;

c)

El pasivo debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha del período sobre el cual se informa; o

d)

La entidad no tiene un derecho incondicional para aplazar la cancelación de pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha del período sobre el cual se informa.

Una entidad clasificará todos los demás pasivos como no corrientes.” De acuerdo con ello, serán clasificadas en este grupo, todas aquellas cuentas que representen obligaciones ya vencidas o que vencerán y deberán ser canceladas, así como por aquellas otras que representen servicios que deberán ser prestados durante el ciclo normal de operación de la empresa, el cual, por lo general, es de doce meses. Con respecto a esto último, debemos aclarar que se trata de ingresos que la empresa ya ha recibido antes de haber dado el servicio y que, éste, deberá ser prestado en el transcurso de los próximos doce meses. Es el caso de, por ejemplo, alquileres cobrados por anticipado, intereses cobrados por anticipado, etc. La empresa recibió un pago que sólo se convertirá en ingreso a medida que transcurra el tiempo y el servicio vaya siendo prestado. Mientras tanto, tendrá una obligación que irá siendo cancelada con la ejecución del correspondiente servicio. En términos generales, la composición básica del Pasivo Corriente estaría conformada por los siguientes grupos, los cuales se presentará en el orden de mayor exigibilidad. Impuestos por pagar. Préstamos bancarios y otros financiamientos. Obligaciones financieras. Efectos y cuentas por pagar comerciales. Cuentas por pagar a empresas vinculadas.

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Contabilidad Financiera Otras cuentas por pagar. Porción corriente de pasivos no corrientes. Provisiones. Utilidades diferidas. Otros pasivos corrientes no financieros.

IMPUESTOS POR PAGAR. En este grupo serán presentadas las cuentas que registren deudas por impuestos relacionados con las ganancias, como lo expresa el Párrafo 2 de la NIC 12 y la Sección 29 de la VEN-NIF PYME. Entre otras, las cuentas más representativas de este grupo serían: Impuesto sobre la renta por pagar. Impuesto sobre la renta retenido por pagar. IVA por pagar. Impuestos municipales por pagar.

PRÉSTAMOS BANCARIOS Y OTROS FINANCIAMIENTOS. Este grupo estará conformado por cuentas que representan préstamos y otros créditos recibidos de instituciones bancarias y entidades similares. Pertenecen a este grupo, entre otras, las siguientes cuentas: Préstamos bancarios. Sobregiros bancarios. Deudas por efectos descontados. Porción corriente de pasivos no corrientes. Con respecto a esta última cuenta, la porción de los pasivos no corrientes o a largo plazo que deban ser cancelados en el transcurrir de los doce meses siguientes a la fecha del balance.

OBLIGACIONES FINANCIERAS. Serán clasificadas en este grupo, las cuentas que controlen obligaciones emitidas por la empresa, que tengan que ser canceladas en el transcurrir de los próximos doce meses. A este grupo pertenecen: Emisiones de bonos. Cédulas hipotecarias. Pagarés corporativos.

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Introducción a los Estados Financieros EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES. Se controlan en esta cuenta, las obligaciones contraídas con proveedores de bienes y servicios, cuando dichas obligaciones se encuentran respaldadas por la aceptación de documentos mercantiles garantizados, tales como una letra de cambio, un pagaré, etc.

CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES. Cuando la empresa ha contraído deudas, y éstas han sido respaldadas por la simple aceptación de facturas, se utiliza la cuenta Cuentas por Pagar para controlar tales deudas. Generalmente, estas obligaciones tienen su origen en la compra de bienes o servicios a proveedores.

CUENTAS POR PAGAR A EMPRESAS VINCULADAS. En esta cuenta serán controladas las deudas que una empresa tenga con otras vinculadas o relacionadas, cuando tal deuda se encuentra respaldada por la aceptación de una factura. En los casos en que las deudas se encuentren respaldadas por la aceptación de letras de cambio o pagarés, tales obligaciones serían registradas en la cuenta Efectos por Pagar a Empresas Vinculadas.

OTRAS CUENTAS POR PAGAR. Este grupo estaría conformado por cualquier otro tipo de cuentas por pagar en un período no superior a doce meses, que no puedan ser incluidas en los grupos anteriormente mencionados.

PROVISIONES (Corrientes). Las provisiones, en general, son pasivos ocasionados por eventos pasados, en los que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento. Cuando se tenga un aceptable grado de seguridad de que tal pasivo vencerá, y por lo tanto, deberá ser cancelado en los próximos doce meses, la deuda deberá ser presentada dentro del grupo de Provisiones Corrientes. En términos generales, de acuerdo con la NIC 37, Párrafo 14 y la Sección 21.4 de la VEN-NIF PYME, se debe reconocer una provisión, sólo cuando se den las tres siguientes condiciones: a) Una entidad tiene una obligación presente (ya sea legal o implícita) como resultado de un suceso pasado. b) Es probable que la entidad tenga que desprenderse de recursos, que incorporen beneficios económicos para cancelar tal obligación. c) El importe de la obligación pueda ser estimado de forma fiable. Entre otras, serán presentadas como Provisiones Corrientes, las siguientes cuentas: Provisión para juicios pendientes. Provisión para pago doble de prestaciones sociales. Provisión para mantenimiento de propiedades, planta y equipo. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera UTILIDADES DIFERIDAS (Corrientes). Este grupo está formado por cuentas que controlan la porción de utilidades diferidas que se realizarán en el transcurrir de los próximos doce meses. Entre otras, pueden mencionarse las siguientes cuentas: Anticipos recibidos a cuenta de contratos. Porción corriente de alquileres cobrados por anticipados. Porción corriente de intereses cobrados por anticipado. Porción corriente de otros ingresos cobrados por anticipado.

OTROS PASIVOS CORRIENTES NO FINANCIEROS. Serán clasificadas en este grupo, las cuentas que representen pasivos que, por su naturaleza, no pueden ser mostradas en ninguno de los grupos anteriormente mencionados, y que deban ser pagados en los próximos doce meses. A este grupo pertenecen, entre otras, las cuentas: Depósitos de alquileres recibidos en garantía. Depósitos recibidos en garantía para prestación de servicios. Gastos acumulados por pagar. Retenciones por pagar. Dividendos decretados por pagar.

PASIVO NO CORRIENTE. Esta sección está conformada por cuentas que representan pasivos que deberán ser cancelados en un período superior a doce meses. Pertenecen a este grupo: Préstamos bancarios y otros financiamientos. Obligaciones financieras. Efectos y cuentas por pagar comerciales. Cuentas por pagar a empresas vinculadas. Otras cuentas por pagar. Pasivo por impuesto sobre la renta diferido. Provisiones. Utilidades diferidas. Otros pasivos no corrientes no financieros.

PRÉSTAMOS BANCARIOS Y OTROS FINANCIAMIENTOS. Serán presentadas en este grupo, todas aquellas cuentas que representan préstamos y otros financiamientos recibidos de instituciones financieras, que deberán ser canceladas en un lapso superior a doce meses. Cuentas representativas de este grupo, entre otras, serían: Hipotecas por pagar. Préstamos por pagar.

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Introducción a los Estados Financieros OBLIGACIONES FINANCIERAS. Como ya se comentó anteriormente, este grupo estará formado por cuentas que controlan obligaciones y otros instrumentos financieros similares emitidos por la empresa, que deberán ser redimidos o cancelados en un lapso superior a doce meses. A este grupo pertenecerían, entre otros, las siguientes cuentas: Emisiones de bonos. Cédulas hipotecarias. Pagarés corporativos.

EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES (LARGO PLAZO). Serán presentadas en este grupo, las cuentas que representan deudas adquiridas, como consecuencia de las operaciones ordinarias de la empresa, y que deberán ser canceladas en un lapso superior al ciclo normal de operaciones.

CUENTAS POR PAGAR A EMPRESAS VINCULADAS (LARGO PLAZO). En este grupo serán presentadas las cuentas que representan deudas contraídas con empresas relacionadas por intereses patrimoniales o administrativos comunes, cuyas deudas deberán ser canceladas en un lapso superior a doce meses.

OTRAS CUENTAS POR PAGAR. Este grupo estaría conformado por cualquier otro tipo de cuentas por pagar en un período superior a doce meses, que no puedan ser incluidas en los grupos anteriormente mencionados.

PASIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO. En esta cuenta se registrará la parte de impuesto sobre la renta que una entidad ha dejado de pagar, debido a que ha contabilizado unos ingresos o ganancias que, para ese momento, realmente no se han realizado, y que, por no reunir los requisitos legales establecidos por la Ley de Impuesto Sobre la Renta, no son reconocidos como ingresos para la fecha en que se está dando la información. Es algo así como un “impuesto por pagar” que tendrá que ser liquidado en el futuro, cuando tal ingreso sea reconocido por el fisco como una ganancia. Cuando ello suceda, tal Pasivo por Impuesto Sobre la Renta Diferido, desaparecerá. Como hemos mencionado anteriormente, lo relacionado con Activos y Pasivos por Impuesto Sobre la Renta Diferidos, será tratado en capítulos sucesivos.

PROVISIONES. Como ya se explicó anteriormente, las provisiones son pasivos ocasionados por eventos pasados, en los que existe incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento.

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Contabilidad Financiera Cuando se estime con un alto grado de certeza que esas deudas han de ser canceladas en un lapso superior a doce meses, tales deudas deben ser presentadas dentro del grupo Provisiones no Corrientes. Entre otras, serán presentadas dentro de este grupo: Provisión para juicios pendientes. Provisión para prestaciones sociales. Provisión para mantenimiento de propiedades planta y equipo.

UTILIDADES DIFERIDAS. Se refiere a ingresos recibidos en un determinado momento pero que, el servicio correspondiente, será prestado por la empresa en un período superior a doce meses. Diferir estos ingresos para ser considerados como tales en el momento en que el servicio sea prestado, permitirá "enfrentar" los gastos a sus correspondientes ingresos. Pertenecen a este grupo: Alquileres cobrados por anticipado. Intereses cobrados por anticipado. Otros Ingresos cobrados por anticipado. También debemos volver a comentar aquí que, la parte de estos ingresos diferidos cuyo servicio vaya a ser prestado en los próximos doce meses, deberá ser presentada dentro del Pasivo Corriente.

OTROS PASIVOS NO CORRIENTES. Serán clasificadas en este grupo, las cuentas que representen pasivos que, por su naturaleza, no pueden ser mostradas en ninguno de los grupos anteriormente mencionados. A este grupo pertenecen, entre otras, las cuentas: Depósitos de alquileres recibidos en garantía. Depósitos recibidos en garantía para prestación de servicios.

PATRIMONIO. “Patrimonio neto es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos los pasivos.” Así es definido el patrimonio neto en Marco Conceptual, Párrafo 49 c. Este grupo estará formado por el conjunto de cuentas que representan los derechos que los dueños de la empresa tienen sobre los activos de la misma. Es decir, estas cuentas señalan las

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Introducción a los Estados Financieros obligaciones que la empresa tiene con sus propietarios, como consecuencia de la inversión que éstos han hecho en ella. Las cuentas más representativas de este grupo son: Capital. Utilidades no distribuidas. (o Pérdidas Acumuladas). Reservas: Legales. Estatutarias. Para imprevistos.

CAPITAL. Esta cuenta controla el aporte inicial de los dueños de la empresa, así como los incrementos y disminuciones que se vayan produciendo en el transcurrir del tiempo. Por ejemplo, dos personas forman una sociedad anónima y aportan, inicialmente, Bs. 100.000,oo cada una. Si este es el caso, diríamos que, después de que los socios entregaron su aportación a la empresa, ésta les queda debiendo a tales socios la cantidad indicada; es decir, el capital. Por lo tanto, ésta es una cuenta de Patrimonio.

UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS. Esta cuenta controla el monto de las utilidades que la empresa ha obtenido como consecuencia de las transacciones realizadas en un período determinado, y que aún no han sido repartidas entre los dueños. Si, por ejemplo, la empresa antes mencionada obtuvo unas utilidades de Bs. 40.000,oo, podríamos afirmar que, tales utilidades, significan la renta que los socios que constituyeron la empresa obtuvieron, como consecuencia de haber invertido Bs. 200.000,oo para formar el capital de la misma. Por ello, las utilidades son algo que la empresa "le debe" a sus dueños, por cuya razón, la cuenta Utilidades no Distribuidas es una cuenta de Patrimonio.

PÉRDIDAS ACUMULADAS. Cuando el resultado de las operaciones realizadas fue una pérdida, se dice que a los propietarios de la empresa les disminuyó su patrimonio en esa cantidad. La cuenta Pérdidas Acumuladas forma parte del grupo de cuentas de Patrimonio, solo que, por su naturaleza, va restando.

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Contabilidad Financiera RESERVAS. Está conformada por aquella parte de las utilidades que los dueños de la empresa no pueden retirar o que están restringidas para su distribución. Atendiendo a la razón por la cual las utilidades no pueden ser distribuidas, las reservas se van a clasificar en: 1. RESERVAS LEGALES Representan la parte de las utilidades que los dueños no pueden retirar porque lo ordena la Ley. El Artículo 262 del Código de Comercio, ordena que toda empresa que esté constituida bajo la modalidad de Sociedad Anónima, en Comandita por Acciones o asimilada, está obligada a reservar cada año, un mínimo del cinco por ciento de las utilidades que obtenga, hasta lograr que el monto acumulado alcance una cifra no menor del diez por ciento del capital. Por lo expuesto, el contador deberá deducir el cinco por ciento de las utilidades obtenidas ese año y registrarlo en la cuenta Reservas Legales. 2. RESERVAS ESTATUTARIAS. De la misma forma, en algunos casos, al constituirse una empresa, los socios deciden incluir en el contrato de sociedad (estatutos) una cláusula que obliga a reservar una parte de las utilidades que se obtengan cada año. Si ello es así, el contador deberá deducir de las utilidades, la cantidad que digan los estatutos y colocarla en la cuenta Reservas Estatutarias. 3. RESERVAS PARA IMPREVISTOS. También se trata de una parte de las utilidades que no se distribuyen los dueños de una empresa pero, en este caso, como consecuencia de una decisión que voluntariamente tomaron en un momento dado. También se les conoce como Reservas Voluntarias.

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADOS. Son cuentas nominales, todas aquellas que se utilizan para registrar transacciones en las que la empresa tuvo un ingreso (ganó algo) o un egreso (gastó algo). A estas cuentas también se les denomina "Cuentas de Resultados" debido a que, con ellas, se determina el resultado de las operaciones realizadas; es decir, la ganancia o la pérdida obtenida. Aunque en capítulos posteriores estudiaremos con detenimiento lo relacionado con estas cuentas, procederemos aquí a dar una introducción, comentando algunas de ellas, de acuerdo con lo expresado en la ilustración 7.3.

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Introducción a los Estados Financieros

DE INGRESOS (Ganancias) (Saldo Acreedor)

CUENTAS NOMINALES (Estado de Resultados)

Aumenta el Patrimonio

DE EGRESOS (Pérdidas) (Saldo Deudor) Disminuye el Patrimonio

Ventas Intereses ganados Comisiones ganadas Alquileres ganados Ganancia en venta de inversiones en acciones Reverso de deterioro de valor de créditos comerciales Compras Gastos de compras Gastos de ventas Gastos de administración

Ilustración 7.3 Clasificación de las Cuentas Nominales

CUENTAS NOMINALES DE INGRESOS. A todas aquellas cuentas que indican que la empresa ganó algo se las denomina cuentas nominales de ingresos, las cuales poseen la particularidad común de tener saldo acreedor.

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS. En el Párrafo 92 del Marco Conceptual, se establecen los requisitos que deben cumplirse para que un ingreso sea reconocido como tal. “Se reconoce un ingreso en el estado de resultados cuando ha surgido un incremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un incremento en los activos o una disminución en los pasivos, y además el importe del ingreso puede medirse con fiabilidad. Esto significa que, en efecto, el reconocimiento de ingresos ocurre simultáneamente con el reconocimiento de aumentos en activos o por disminuciones en pasivos (por ejemplo, el incremento neto en activos proveniente de la venta de bienes o servicios, o la disminución de pasivos, resultante de la condonación de un pasivo).” Comentemos a continuación algunas de las cuentas nominales de ingresos más utilizadas:

VENTAS. Se registra en esta cuenta el producto de las ventas de bienes y servicios que la empresa haga, bien sean de contado o a crédito. En la mayoría de las empresas, ésta es la principal cuenta de ingresos.

INTERESES GANADOS. Se utiliza esta cuenta para registrar los intereses que la empresa haya ganado, generalmente como consecuencia de haber prestado dinero.

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Contabilidad Financiera COMISIONES GANADAS. Cuando la empresa tiene un ingreso por concepto de comisiones, se registrará la transacción en esta cuenta.

ALQUILERES GANADOS. En esta cuenta se registran los ingresos que la empresa tenga, derivados del arrendamiento de algún inmueble de su propiedad.

REVERSO POR DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES. Se registrará en esta cuenta, la reversión de los excesos de cargos a gastos hechos, como consecuencia del deterioro de valor que habían sufrido los créditos comerciales representados, fundamentalmente por las cuentas y los efectos por cobrar comerciales.

REVERSO POR DETERIORO DE VALOR DE INVENTARIOS. En el proceso de valoración de los inventarios, con frecuencia sucede que, por cualquier razón, estos activos han sufrido un deterioro de valor, cuyo monto deberá ser cargado a los resultados del período, creándose a la vez la cuenta de valoración: Deterioro de Valor de Inventarios. Si, posteriormente, se detecta que el valor de tales inventarios ha aumentado o que ya fueron vendidos, el saldo que tenga esa cuenta de valoración debe ser revertido y enviado a la cuenta de ingresos: Reverso por Deterioro de Valor de Inventarios.

CUENTAS NOMINALES DE EGRESOS. Pertenecen a este grupo, todas aquellas cuentas que indiquen que la empresa "perdió o gastó algo". Todas ellas tienen como elemento común que poseen saldo deudor.

RECONOCIMIENTO DE GASTOS. De acuerdo con el Párrafo 94 del Marco Conceptual, un gasto será reconocido como tal, cuando se cumplan los requisitos allí establecidos: “Se reconoce un gasto en el estado de resultados cuando ha surgido un decremento en los beneficios económicos futuros, relacionados con un decremento en los activos o un incremento en los pasivos, y además el gasto puede medirse con fiabilidad. Esto significa, en efecto, que el reconocimiento de gastos ocurre simultáneamente con un aumento de pasivos o la disminución de un activo (por ejemplo, el devengamiento de sueldos por pagar o la depreciación de activos fijos).” Comentemos algunas de las cuentas de egresos más utilizadas:

COMPRAS. Se registran en esta cuenta todas las adquisiciones de mercancías que luego serán destinadas para la venta.

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Introducción a los Estados Financieros GASTOS DE COMPRAS. Cuando una empresa compra mercancía, generalmente incurre en algunos gastos adicionales relacionados con la compra. Por ejemplo, hay que pagar el transporte de la mercancía hasta el almacén, o en el caso que la mercancía haya sido comprada en el exterior, se pagan aranceles en la aduana para poder introducirla en el país, etc. Todos esos gastos ocasionados por la actividad de comprar, se registran en la cuenta Gastos de Compras.

GASTOS DE VENTAS. En esta cuenta se registran todos los gastos ocasionados por la acción de vender. Tales son, por ejemplo, los gastos de propaganda, comisiones de vendedores, gastos de teléfono de la oficina de ventas, etc.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN. Se registran en esta cuenta todos aquellos egresos normales y necesarios para administrar la empresa en forma idónea. Tales gastos son, por ejemplo, los sueldos de empleados, alquiler de oficinas de administración, teléfono, etc.

CUENTAS CORRECTORAS DE VALOR O DE VALORACIÓN. Este grupo está conformado por aquellas cuentas que tienen la propiedad de modificar los valores que se encuentran registrados en otras cuentas. Ejemplo: Supongamos que, en un momento dado, la empresa compró un camión para destinarlo al reparto de la mercancía que vende. El costo de este vehículo fue de Bs. 100.000,oo. Registremos esta transacción en su correspondiente cuenta siguiendo las pautas de cargo y abono dadas en la ilustración 2.8 del Capítulo 2. Paso 1: Determinar el nombre de la cuenta que utilizaremos. Analizando la transacción observaremos que se trata de la compra de un vehículo que será destinado al reparto de la mercancía que la empresa vende. Por lo tanto, la cuenta que utilizaremos es EQUIPO DE TRANSPORTE. Paso 2: Determinar si le cargamos o abonamos a esa cuenta. Para ello, nos haremos las conocidas preguntas: ¿Estamos recibiendo algo? La respuesta es Sí. Por lo tanto, anotaremos en el debe de la cuenta EQUIPO DE TRANSPORTE Bs. 100.000,oo. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera EQUIPO DE TRANSPORTE DEBE

HABER

100.000,oo Hasta el momento, no hemos dicho nada nuevo. Ahora, imaginemos que ya transcurrió un año y que, el vehículo que habíamos comprado, se mantuvo trabajando durante ese tiempo. Además, pensemos que la empresa decidiera vender el vehículo después de transcurrir ese año de trabajo. ¿Se podría esperar que la empresa llegara a obtener los mismos Bs. 100.000,oo que pagó hace un año? La respuesta lógica sería que no. Ese vehículo ha sufrido deterioro como consecuencia del uso que se le ha dado y del tiempo transcurrido. Supongamos que el valor razonable de ese vehículo para ese momento fuese Bs. 90.000,oo. ¿Qué querría decir esto? Sencillamente que hay que modificar el saldo que aparece en la cuenta EQUIPO DE TRANSPORTE y bajarlo, de Bs. 100.000,oo que fue lo que costó cuando se compró, a Bs. 90.000,oo que es lo que vale actualmente. A esa diferencia de Bs. 10.000,oo que representa la pérdida de valor sufrida por el vehículo, es lo que se conoce por DEPRECIACIÓN, la cual deberá ser registrada en la cuenta que corresponda. Hagámoslo. En este caso, también nos basaremos en el procedimiento de la ilustración 2.8 del Capítulo 2. Paso 1: Determinar el nombre de la cuenta en la que se hará el registro. Para ello, razonemos: Queremos registrar una transacción referida a la pérdida de valor sufrida por un vehículo. Sabemos que esa pérdida de valor se le denomina DEPRECIACIÓN. Por lo tanto, la cuenta en la que registraremos los Bs. 10.000,oo, la denominaremos DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE VEHÍCULOS. Paso 2: Determinar si le cargamos o abonamos a esa cuenta. Como siempre, hagámonos las conocidas preguntas: ¿Estamos recibiendo algo? La respuesta obviamente es No, pues no estamos recibiendo ningún nuevo vehículo. Por el contrario: ¿Estamos entregando algo? O expresado de otra manera: ¿Equipo de Transporte está entregando algo? La respuesta es Sí. Está entregando parte de su valor representado por el deterioro sufrido y valorada esa pérdida en Bs. 10.000,oo. Por lo tanto, abonaremos ese monto en la cuenta DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPO DE TRANSPORTE, como se muestra a continuación:

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Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros

EQUIPO DE TRANSPORTE DEBE

HABER

DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO DE TRANSPORTE DEBE

100.000,oo

HABER

10.000,oo

Dicho esto, observe que la cuenta Equipo de Transporte sigue teniendo un saldo de Bs. 100.000,oo. Ello sólo indica que el vehículo costó esa cifra cuando fue comprado. Pero en contra de ese saldo deudor, está el saldo acreedor de la cuenta DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPO DE TRANSPORTE por Bs. 10.000,oo, el cual tiene la propiedad de modificar o corregir, de hecho, el saldo que tiene la cuenta Equipo de Transporte, "evaluándolo" o "valorándolo" en Bs. 90.000,oo, que es el valor razonable que se estima tiene el vehículo en este momento. Por tal razón, la cuenta DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPO DE TRANSPORTE, es una cuenta que pertenece al grupo de cuentas correctoras de valor Existen otras cuentas que operan exactamente igual que la que terminamos de explicar, algunas de las cuales no sólo tienen la propiedad de hacer disminuir el saldo de otra cuenta sino que, en algunos casos, lo aumentan. Por ahora, sólo mencionaremos los nombres de algunas de ellas y, a medida que el curso va avanzando, las iremos explicando en sus detalles. Otras cuentas correctoras de valor, podrían ser: Depreciación acumulada de edificios. Depreciación acumulada de maquinaria. Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina. Amortización acumulada de activos intangibles. Deterioro de valor de créditos comerciales. Deterioro de valor de inventarios. Deterioro de valor de propiedades, planta y equipo.

CUENTAS DE ORDEN. Con la adopción de las NIIF, este grupo de cuentas tiende a desaparecer. Para dar la información que antes se registraba en ellas, ahora más bien se vienen utilizando notas aclaratorias a los estados financieros. Sin embargo, sólo a manera informativa y de cultura contable, se procederá a explicar qué son y cómo funcionan este grupo de cuentas. Las cuentas de orden son aquellas que se utilizan para registrar transacciones en las que no hubo modificación en el Activo ni en el Pasivo y, por lo tanto, tampoco en el Patrimonio. También se les llama cuentas de memorándum porque sólo sirven, en principio, para "recordar algo". No obstante, hay que tener presente que, aunque la transacción realizada no afecte el patrimonio en ese momento, sí puede afectarlo en el futuro. Tal sería el caso de las fianzas otorgadas. Es obvio que se está corriendo un riesgo de tener que hacerle frente en el futuro a una obligación que, en este momento, la empresa no ha contraído "en firme". Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera Expliquémoslo mejor con un ejemplo: Supongamos que, en un momento dado, una empresa tiene en sus propios almacenes mercancías valoradas en Bs. 20.000,oo. Si esto es así, en contabilidad tendremos una cuenta denominada INVENTARIO DE MERCANCÍAS que controla dicha mercancía, como se muestra a continuación. INVENTARIO DE MERCANCÍAS DEBE

HABER

20.000,oo Ahora bien, en este momento, nos damos cuenta de que el almacén está tan abarrotado de mercancía, que nos impide organizarlo adecuadamente para establecer un idóneo control y decidimos descongestionarlo un poco, habilitando así los espacios libres necesarios. Para ello, procedemos a sacar mercancía valorada en Bs. 12.000,oo y enviarla a una "almacenadora pública" donde nos la guardarán hasta que decidamos retirarla. Siendo esto así, registremos la transacción: Paso 1: Buscar el nombre de la cuenta que se utilizará. Razonemos la transacción. Se trata de una mercancía de nuestra propiedad que deseamos guardar en una almacenadora pública. Por lo tanto, el nombre que utilizaremos será: MERCANCÍAS DEPOSITADAS EN ALMACENADORAS. Paso 2: Determinar si anotamos la transacción en el DEBE o en el HABER Como siempre, hagámonos las preguntas conocidas: Esa cuenta ¿recibe algo? La respuesta es SÍ. Por lo tanto, anotaremos la cifra en el debe (cargamos). Después de ello, las cuentas quedarían como sigue: INVENTARIO DE MERCANCÍAS DEBE

20.000,oo

HABER

MERCANCÍAS DEPOSITADAS EN ALMACENADORAS DEBE

HABER

12.000,oo

Como habrá podido notar, la cuenta MERCANCÍAS DEPOSITADAS EN ALMACENADORAS sólo nos está recordando que, de los Bs. 20.000,oo de mercancía que tenemos registrada en la cuenta INVENTARIO DE MERCANCÍAS, una parte, es decir, Bs. 12.000,oo, la tenemos físicamente en un lugar diferente a nuestro almacén pero que, en definitiva, seguimos siendo propietarios de la misma cantidad de mercancía que teníamos antes de la transacción.

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Introducción a los Estados Financieros Sin embargo, si dejamos las cuentas como están, podría prestarse a confusión y llegar a pensar que la empresa posee Bs. 32.000,oo de mercancía: Bs. 20.000,oo en sus almacenes y Bs. 12.000,oo en la almacenadora pública. Por tal razón anularemos el saldo de la cuenta MERCANCÍAS DEPOSITADAS EN ALMACENADORAS, creando otra cuenta igual a ella, pero con saldo de signo contrario; es decir, con saldo acreedor. La cuenta se llamaría de la misma forma, pero añadiéndole la coletilla de "PER CONTRA” o "CONTRARIA" INVENTARIO DE MERCANCÍAS DEBE

MERC. DEPOSITADAS EN ALMACENADORAS

HABER

20.000,oo

DEBE

HABER

12.000,oo

MERC. DEPOSITADAS EN ALMAC. PER-CONTRA DEBE

HABER

12.000,oo

De esta forma lograremos dos objetivos: a)

El saldo deudor de la cuenta MERCANCÍAS DEPOSITADAS EN ALMACENADORAS queda anulado por el saldo acreedor de la cuenta PER CONTRA o CONTRARIA. Es decir, si unimos las dos cuentas, el saldo resultante sería cero.

b)

Las dos cuentas, mientras tengan saldo, nos estarán "recordando" que, del total de mercancía que aparece en la cuenta INVENTARIO DE MERCANCÍAS, una parte de ella valorada en Bs. 12.000,oo, se encuentra depositada en una almacenadora.

Como puede darse cuenta, hemos registrado así una transacción en la que no se modificó ni el activo, ni el pasivo, ni el patrimonio de la empresa. Para el registro de este tipo de transacciones, es para lo que se utilizan las denominadas CUENTAS DE ORDEN, teniendo presente que este tipo de cuentas siempre actúan "por pares". Es decir, una que tiene saldo DEUDOR y otra, con el mismo saldo, pero ACREEDOR. Por ahora, sólo perseguimos el objetivo de ayudarle a familiarizarse con la terminología y conceptos más comúnmente utilizados en contabilidad. En lo adelante, a medida que vayamos avanzando en el curso, iremos desarrollando otras situaciones que deberán ser manejadas con cuentas de orden.

PRÁCTICA DE CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTA. Para afianzar los conocimientos, desarrollemos a continuación un caso, a través del cual pongamos en práctica los conocimientos relacionados con la clasificación primaria de las cuentas. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A., después de haber registrado y clasificado las transacciones, muestra el Balance de Comprobación al 31-12-2012 (en miles de bolívares), que se muestra en la página siguiente.

Centro de Contadores

179

Contabilidad Financiera Con esa información, se pide: 1) Elaborar una relación de las Cuentas Nominales y determinar el Resultado (Utilidad o Pérdida), conociendo que, el Inventario Final de Mercancías fue Bs. 2.000,oo, y el Impuesto Sobre la Renta causado fue Bs. 2.190,oo. 2) Elaborar una relación de las Cuentas Reales de Activo, Pasivo y Patrimonio. EMPRESA TÍPICA C.A. BALANCE DE COMPROBACIÓN 31-12-2012 Caja Bancos Ventas Inventario inicial de mercancías (01-01-2012) Depósito para la luz Cuentas por pagar proveedores Terrenos Efectos por cobrar comerciales Capital Pagado (3.000 acciones de Bs. 10,oo c/u) Compras Gastos de depreciación de propiedades, planta y equipo Efectos por pagar proveedores Edificios Depreciación acumulada de edificios Devoluciones en compras Sueldos y comisiones de vendedores Otros gastos de ventas Hipoteca por pagar (Préstamo a 5 años con garantía de los edificios) Equipo de transporte Depreciación acumulada de equipo de transporte Seguros contratados por anticipado (10 meses) Maquinaria Depreciación acumulada de maquinaria Intereses cobrados por anticipado (2 años) Cuentas por cobrar comerciales Deterioro de valor de créditos comerciales Intereses pagados por anticipado (5 meses) Patentes de invención Amortización acumulada patentes de invención Mercancías en tránsito Mobiliario Depreciación acumulada de mobiliario Préstamos bancarios por pagar (6 meses)

180

SALDOS DEBE

HABER

250,oo 5.600,oo 42.983,oo 1.000,oo 50,oo 5.400,oo 10.400,oo 6.400,oo 30.000,oo 14.500,oo 4.383,oo 2.220,oo 30.000,oo 10.000,oo 500,oo 1.260,oo 3.740,oo 15.800,oo 12.000,oo 4.000,oo 1.000,oo 8.000,oo 4.000,oo 600,oo 7.000,oo 900,oo 1.200,oo 2.000,oo 500,oo 1.000,oo 3.000,oo 500,oo 1.000,oo

Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros Provisión para prestaciones sociales (Se estima que Bs. 600,oo se pagarán en 2014) Inversiones en inmuebles (Largo plazo) Reserva legal Inversiones en acciones (Largo plazo) Alquileres ganados Retención seguro social por pagar Provisión para juicios pendientes Devoluciones en ventas Anticipos recibidos a cuenta de contratos Mejoras en inmuebles arrendados (Existe un contrato de alquiler por 6 años) Plusvalía (pagada) Reservas para imprevistos Equipo de oficina Depreciación acumulada equipo de oficina Sueldos y salarios de administración Otros gastos de administración Gastos de intereses Marcas de fábrica (compradas) Amortización acumulada de marcas de fábrica Efectos por cobrar comerciales (3 años) Depósitos en garantía recibidos (alquileres) Efectos por cobrar comerciales descontados Deuda por efectos descontados Utilidades no distribuidas Gastos amortización de activos intangibles TOTALES

2.000,oo 1.000,oo 980,oo 5.525,oo 1.500,oo 100,oo 1.000,oo 1.000,oo 2.000,oo 300,oo 700,oo 1.725,oo 4.000,oo 1.000,oo 2.140,oo 3.210,oo 500,oo 2.600,oo 800,oo 1.300,oo 200,oo 100,oo 100,oo 6.000,oo 650,oo 135.808,oo

135.808,oo

Para realizar este trabajo, nos sustentaremos en una hoja similar a la que se muestra en la Ilustración 7.4 donde, como puede ser observado, fueron habilitadas las siguientes columnas: 1)

NOMBRE DE LAS CUENTAS. Se escribirá allí el nombre de cada una de las cuentas que aparezcan en el Balance de Comprobación.

2)

BALANCE DE SALDOS. Serán habilitadas dos columnas para mostrar los saldos de cada cuenta.

3)

CUENTAS NOMINALES. Compuesta por dos columnas, se trasladar allí el saldo de cada una de las cuentas que sean de resultados, teniendo muy presente que, si la cuenta indica que la empresa gastó o perdió algo, va en la columna del EGRESOS, mientras que, si indica que ganó algo, el saldo será anotado en la columna de INGRESOS.

Centro de Contadores

181

Contabilidad Financiera 4)

CUENTAS REALES. En este par de columnas serán anotados los saldos de aquellas cuentas que sean reales, teniendo igualmente presente que, si el nombre de la cuenta indica que la empresa es propietaria de algo, es real de ACTIVO y el saldo será colocado en esa columna, mientras que, si indica que la empresa tiene alguna obligación con alguien, significa que la cuenta es de PASIVO o de PATRIMONIO y, por lo tanto, será colocado en la segunda columna, que ha sido destinada para mostrar los saldos de estos grupos de cuentas. Las cuentas de valuación de activos, tales como Depreciación Acumulada, Amortización Acumulada, Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, etc., que tienen saldo acreedor, modifican o disminuyen el valor de los respectivos activos que estén valorando; por lo tanto, deberán ser colocadas, restando, en la columna de Cuentas Reales de Activo.

Dicho esto, hagamos juntos el trabajo de clasificación de cuentas, para lo cual nos apoyaremos en lo expuesto en la Ilustración 7.4. Se comentará sólo la clasificación de algunas de las cuentas. No obstante, sugerimos que el alumno las analice todas y vaya razonando a qué grupo pertenecen y, luego, determine si su saldo va en la columna de cuentas deudoras o acreedoras, para lo cual recomendamos seguir la técnica que hemos mostrado en la Ilustración 7.1. Observe que, en las primeras cuentas, nos haremos todas las preguntas hasta que la repuesta sea afirmativa. En las siguientes, sólo nos haremos la pregunta cuya repuesta sabemos que va a ser afirmativa. Línea 1.

Caja: Bs. 250,oo ¿Gasté algo? NO ¿Gané algo? NO ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es: Real de Activo

Línea 2.

Bancos: Bs. 5.600,oo ¿Gasté algo? NO ¿Gané algo? NO ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es: Real de Activo

Línea 3.

Ventas: Bs. 42.983,oo ¿Gasté algo? NO ¿Gané o ingresó algo? SÍ. La cuenta es: Nominal de Ingresos

Línea 4.

Inventario inicial de mercancías: Bs. 1.000,oo. Sabemos que esta cuenta indica la cantidad de mercancía destinada para la venta que la empresa tenía al comenzar el período contable (01-01-2012). Mientras esa

182

Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros mercancía permanecía en el almacén, constituía una cuenta real de activo; pero transcurrió un año y tal mercancía ya no existe, pues ha sido vendida. Es algo así como cuando en una casa se compra alimentos. Mientras no sean consumidos, tales alimentos representarán un activo para esa familia. Una vez son utilizados, dejan de ser un activo para transformarse en un gasto o egreso. Algo parecido sucede con el inventario inicial de mercancías. Al ser vendido, dejó de ser un activo (pues ya no existe), para transformarse en un costo que formará parte del grupo de cuentas Nominales de Egresos. Línea 5.

Depósito para la luz: Bs. 50,oo. ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo.

Línea 6.

Cuentas por pagar proveedores: Bs. 5.400,oo ¿Debo algo? SÍ. ¿A quién debo? A terceras personas. Por lo tanto, la cuenta es Real de Pasivo.

Línea 7.

Terrenos: Bs. 10.400,oo Razónelo usted mismo.

Línea 8.

Efectos por cobrar comerciales: Bs. 6.400,oo ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo

Línea 9.

Capital: Bs. 30.000,oo ¿Debo algo? SÍ. ¿A quién debo? A los dueños. Por lo tanto, la cuenta es Real de Patrimonio

Línea 10. Compras: Bs. 14.500,oo La cuenta compras controla la mercancía que la empresa adquiere para ser destinada a la venta. Por supuesto, mientras esa mercancía permanezca en poder de la empresa, representará un activo para la misma. Una vez vendida, deja de ser un activo para transformarse en un Egreso. En realidad, el tratamiento que recibe la cuenta compras en contabilidad es el de considerarla como una cuenta de Egresos, desde el momento en que se realiza la compra; para ello, se supone que toda la mercancía que se compra será vendida dentro de ese período contable. Al finalizar cada ejercicio económico, se determina qué parte de ella no ha sido vendida, lo cual representará el inventario final de mercancías. Éste se resta de las compras, con el objetivo de conocer la parte de mercancía que ha sido realmente vendida.

Centro de Contadores

183

184 CUENTAS

2.000,00

28 Patentes de invención (pagadas)

3.000,00

31 Mobiliario

32 Depreciación acumulada mobiliario

1.000,00

30 Mercancías en tránsito

29 Amortización acumulada patentes de invención

1.200,00

27 Intereses pagados por anticipado (largo plazo)

26 Deterioro de valor de créditos comerciales

25 Cuentas por cobrar comerciales

24 Intereses cobrados por anticipado (por préstamos a L.P.) 7.000,00

8.000,00

22 Maquinaria

23 Depreciación acumulada de maquinaria

1.000,00

21 Seguros contratados por anticipado

20 Depreciación acumulada equipo de transporte

19 Equipo de transporte

12.000,00

3.740,00

18 Hipotecas por pagar (5 años)

1.260,00

17 Otros gastos de ventas

30.000,00

4.383,00

14.500,00

6.400,00

10.400,00

50,00

1.000,00

5.600,00

250,00

DEBE

500,00

500,00

900,00

600,00

4.000,00

4.000,00

15.800,00

500,00

10.000,00

2.220,00

30.000,00

5.400,00

42.983,00

HABER

SALDOS

16 Sueldos y comisiones de vendedores

15 Devoluciones en compras

14 Depreciación acumulada de edificios

13 Edificios

12 Efectos por pagar provedores

11 Gastos de depreciación propiedades planta y equipo

10 Compras

9 Capital (3,000 acciones de Bs. 10,00)

8 Efectos por cobrar comerciales

7 Terrenos

6 Cuentas por pagar proveedores

5 Depósito para la luz

4 Inventario inicial de mercancías (01-01-2012)

3 Ventas

2 Bancos

1 Caja

L I N E A

3.740,00

1.260,00

4.383,00

14.500,00

1.000,00

EGRESOS

500,00

42.983,00

INGRESOS

( C UE N T A S N O M IN A LE S )

ESTADO DE RESULTADO

-500,00

3.000,00

1.000,00

-500,00

2.000,00

1.200,00

-900,00

7.000,00

-4.000,00

8.000,00

1.000,00

-4.000,00

12.000,00

-10.000,00

30.000,00

6.400,00

10.400,00

50,00

5.600,00

250,00

ACTIVO

600,00

15.800,00

2.220,00

30.000,00

5.400,00

PASIVO Y PATRIMONIO

( C UE N T A S R E A LE S )

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

Contabilidad Financiera

Ilustración 7.4 Distribución de las cuentas

Centro de Contadores

1.000,00

Centro de Contadores 14.600,00

68 Total

69 Total cuentas reales

12.410,00

67 Utilidad después de impuesto sobre la renta

66 Impuesto sobre la renta por pagar

65 Impuesto sobre la renta

2.190,00

46.983,00

63 Total cuentas nominales

64 Utilidad antes de impuesto sobre la renta

14.600,00

650,00

32.383,00

135.808,00

6.000,00

100,00

200,00

800,00

500,00

3.210,00

2.140,00

1.000,00

62 Utilidad antes del impuesto sobre la renta

135.808,00

650,00

100,00

1.300,00

2.600,00

1.000,00

1.725,00

2.000,00

1.000,00

100,00

1.500,00

980,00

61 Total cuentas nominales

60 Total balance de saldos

59 Inventario final de mercancías

58 Gastos de amortización de activos intangibles

57 Utilidades no distribuidas

56 Deuda por efectos por cobrar comerciales descontados

55 Efectos por cobrar comerciales descontados

54 Depósitos en garantía recibidos (alquileres)

53 Efectos por cobrar (largo plazo)

52 Amortización acumulada de marcas fábrica

51 Marcas de fábrica

500,00

3.210,00

49 Otros gastos de administración

50 Gastos de intereses

2.140,00

48 Sueldos y salarios de administración

47 Depreciación acumulada equipo de oficina

46 Equipo de oficina

4.000,00

700,00

44 Plusvalia (pagada)

45 Reservas para imprevistos

300,00

1.000,00

43 Mejoras en inmuebles arrendados

42 Anticipos recibidos a cuenta de contratos

41 Devoluciones en ventas

40 Provisión para juicios pendientes

39 Retención de seguro social por pagar

38 Alquileres ganados

37 Inversiones en acciones (largo plazo)

36 Reserva legal 5.525,00

2.000,00

34 Provisión para prestaciones sociales

35 Inversiones en inmuebles (largo plazo)

1.000,00

33 Préstamos bancarios por pagar (corto plazo)

14.600,00

14.600,00

46.983,00

46.983,00

2.000,00

1.500,00

83.725,00

2.000,00

100,00

1.300,00

-800,00

2.600,00

-1.000,00

4.000,00

700,00

300,00

5.525,00

1.000,00

83.725,00

12.410,00

2.190,00

6.000,00

100,00

200,00

1.725,00

2.000,00

1.000,00

100,00

980,00

2.000,00

1.000,00

Introducción a los Estados Financieros

Ilustración 7.4 Distribución de las cuentas

185

Contabilidad Financiera Recomendamos al alumno ver la explicación complementaria que damos en el comentario que haremos en la línea 63. Por lo expuesto, la cuenta Compras es tratada como una cuenta Nominal de Egresos. Línea 11. Gastos de depreciación propiedades, planta y equipo: Bs. 4.383,oo ¿Gasté algo? SÍ. La cuenta es Nominal de Egresos. Línea 12. Efectos por pagar proveedores: Bs. 2.220,oo Razónelo. Línea 13. Edificios: Bs. 30.000,oo Razónelo. Línea 14. Depreciación acumulada de edificios: Bs. 10.000,oo. ¿Recuerda qué es depreciación? Es la pérdida de valor que van experimentando ciertos activos tangibles como consecuencia del uso, transcurrir del tiempo, etc. Los edificios son uno de esos bienes que están sometidos a depreciación. La cuenta Depreciación Acumulada de Edificios controla la pérdida de valor sufrida por ese activo. Depreciación Acumulada de Edificios, es una cuenta de valoración de activo acreedora, pues está modificando el valor registrado en la cuenta Edificios. Esta cuenta se colocará en la columna de Cuentas Reales de Activo, pero restando. Línea 15. Devoluciones en compras: Bs. 500,oo ¿Gasté algo? NO. ¿Gané algo o disminuyó un gasto? SÍ. La cuenta es Nominal de Ingresos. En realidad, no se trata exactamente de que se ganó algo. Se trata más bien de que, al devolverle al proveedor la mercancía que con anterioridad había sido comprada, ya no se tendrá ese gasto. Se ha dejado de gastar y ello significa que la utilidad será mayor. Línea 16. Sueldos y comisiones de vendedores: Bs. 1.260,oo. ¿Gasté algo? SÍ. La cuenta es Nominal de Egresos. Línea 17: Otros gastos de ventas: Bs. 3.740,oo ¿Gasté algo? SÍ. La cuenta es Nominal de Egresos. Línea 18. Hipotecas por pagar: Bs. 15.800,oo. Razónelo. Línea 19: Equipo de transporte: Bs. 12.000,oo ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo.

186

Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros Línea 20. Depreciación acumulada de equipo de transporte: Bs. 4.000,oo. Razónelo. Línea 21. Seguros contratados por anticipado: Bs. 1.000,oo. ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo. Tenemos un derecho. Si el seguro es de incendios, por ejemplo, tenemos el derecho de que, en caso de un siniestro, el seguro pague el valor de los bienes que se hayan perdido. La existencia de una póliza de seguro, contribuye a la generación de beneficios económicos. Línea 22. Maquinaria: Bs. 8.000,oo Razónelo. Línea 23. Depreciación acumulada de maquinaria: Bs. 4.000,oo. Razónelo. Línea 24. Intereses cobrados por anticipado: Bs. 600,oo. ¿Debo algo? SÍ. ¿A quién debo? A terceras personas. Por lo tanto, la cuenta es Real de Pasivo. Línea 25. Cuentas por cobrar comerciales: Bs. 7.000,oo ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo. Línea 26. Deterioro de valor de créditos comerciales: Bs. 900,oo. Es una cuenta de Correctora de valor de activo acreedora. En ella se registra la parte de las cuentas y efectos por cobrar comerciales que se estima que no será cobrada. Cuentas y Efectos por Cobrar tienen saldo deudor; por lo tanto, la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales tendrá saldo acreedor, y será colocada, restando, en la columna de Cuentas Reales de Activo. Línea 27. Intereses pagados por anticipado: Bs. 1.200,oo Razónelo. Línea 28. Patentes de invención (pagadas): Bs. 2.000,oo ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo. Línea 29. Amortización acumulada de patentes de invención: Bs. 500,oo Recordemos que amortización es la pérdida de valor que van experimentando ciertos activos intangibles como consecuencia, principalmente, del transcurrir del tiempo. En este caso, las patentes van perdiendo valor a medida que pasan los años, y la cuenta que va controlando esa pérdida de valor es Amortización Acumulada de Patentes; es, por lo tanto, una cuenta de Valoración o correctora de valor de activo acreedora, pues está valorando la cuenta Patentes. Por tal razón, el saldo deberá ser colocado en la columna Cuentas Reales de Activo pero restando. Centro de Contadores

187

Contabilidad Financiera Línea 30. Mercancías en tránsito: Bs. 1.000,oo ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo. Línea 31. Mobiliario: Bs. 3.000,oo Razónelo. Línea 32. Depreciación acumulada de mobiliario: Bs. 500,oo Razónelo. Línea 33. Préstamos bancarios por pagar: Bs. 1.000,oo Razónelo. Línea 34. Provisión para prestaciones sociales: Bs. 2.000,oo ¿Debo algo? SÍ. La cuenta es real de pasivo. Esta cuenta controla lo que la empresa debe a sus trabajadores por concepto de prestaciones sociales. Línea 35. Inversiones en inmuebles: Bs. 1.000,oo Razónelo. Línea 36. Reserva legal: Bs. 980,oo ¿Debo algo? SÍ. La cuenta es Real de Patrimonio. Como sabemos, esta cuenta controla la parte de utilidades que los dueños no se pueden distribuir porque lo ordena la ley. Las utilidades son algo que la empresa debe a sus dueños. Por lo tanto, la Reserva Legal, es una cuenta Real de Patrimonio. Línea 37. Inversiones en acciones: Bs. 5.525,oo Razónelo. Línea 38. Alquileres ganados: Bs. 1.500,oo ¿Gané algo? SÍ. La cuenta es Nominal de Ingresos. Línea 39. Retención de seguro social por pagar: Bs. 100,oo ¿Debo algo? SÍ. La cuenta es Real de Pasivo. Línea 40. Provisión para juicios pendientes: Bs. 1.000,oo. ¿Debo algo? SÍ. La cuenta es Real de Pasivo. Línea 41. Devoluciones en ventas: Bs. 1.000,oo. Esta cuenta tiene el efecto contrario de las ventas. Si un cliente devuelve mercancía que previamente se le había vendido, estamos dejando de ganar. Para los efectos del resultado, es lo mismo que si hubiésemos gastado algo. Por ello, esta es una cuenta Nominal de Egresos.

188

Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros Línea 42. Anticipos recibidos a cuenta de contratos: Bs. 2.000,oo ¿Debo algo? SÍ. La cuenta es Real de Pasivo. Línea 43. Mejoras a inmuebles arrendados: Bs. 300,oo Razónelo. Línea 44. Plusvalía (Pagada): Bs. 700,oo. ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo. Línea 45. Reservas para imprevistos: Bs. 1.725,oo. Razónelo. Apóyese en lo explicado en la línea 35. Línea 46. Equipo de oficina: Bs. 4.000,oo. Razónelo. Línea 47. Depreciación acumulada de equipo de oficina: Bs. 1.000,oo Razónelo. Línea 48. Sueldos y salarios de administración: Bs. 2.140,oo Razónelo. Línea 49. Otros gastos de administración: Bs. 3.210,oo Razónelo. Línea 50. Gastos de intereses: Bs. 500,oo. Razónelo. Línea 51. Marcas de fábrica (compradas): Bs. 2.600,oo. Razónelo. Línea 52. Amortización acumulada de marcas de fábrica: Bs. 800,oo. Razónelo. Línea 53. Efectos por cobrar (Largo plazo): Bs. 1.300,oo Razónelo. Línea 54. Depósitos en garantía recibidos (alquileres): Bs. 200,oo. Razónelo. Línea 55. Efectos por cobrar comerciales descontados: Bs. 100,oo La empresa tiene efectos por cobrar comerciales que, aunque están descontados, siguen siendo de su propiedad, hasta tanto no sean pagados por los clientes. Por lo tanto ¿La empresa tiene algo? Sí. Es una cuenta Real de Activo. Línea 56. Deuda por efectos por comerciales descontados: Bs. 100,oo. Esta cuenta representa un préstamo que la empresa ha recibido de un banco y Centro de Contadores

189

Contabilidad Financiera aquélla entregó a éste, como garantía de ese préstamo, una parte de los efectos por cobrar comerciales que dicha empresa posee. Hasta tanto el banco no cobre esas letras de cambio a los respectivos clientes, la empresa le debe al banco esa cantidad. Por lo tanto: ¿Debo algo? SÍ. La cuenta es Real de "Pasivo". Se ha colocado entre comillas la palabra pasivo porque, ciertamente, es un tipo especial de pasivo denominado pasivo eventual, pues sólo si el cliente no le paga al banco la letra de cambio que se le dio como garantía, este monto pasará a ser un pasivo real. En todo caso, el saldo de esta cuenta debe ser colocado en la columna de cuentas Reales de Pasivo. Línea 57. Utilidades no distribuidas: Bs. 6.000,oo Representa el monto de utilidades obtenidas por la empresa, que están pendientes de distribuir, en este caso, al inicio del período. ¿Debo algo? Sí. ¿A quién se le debe? A los dueños de la empresa. Por lo tanto, es una cuenta Real de Patrimonio. Línea 58. Gastos de amortización de activos intangibles: Bs. 650,oo. ¿Gasté algo? Sí. La cuenta es Nominal de Egresos. Línea 59. Inventario final de mercancías: Bs. 2.000,oo. Es el valor de la mercancía que existe en el almacén, para la fecha de finalización del ejercicio contable. Sugerimos al alumno alcanzar una especial concentración en la lectura de esta sección, haciéndolo despacio, sin perder la secuencia de la exposición que se hará. Comenzaremos por definir, y luego explicar, qué se entiende por inventario final de mercancías: "Es el valor de la mercancía que posee la empresa al finalizar su ejercicio contable". Para determinarlo, cada vez que finaliza un período económico, se procede a "contar, pesar o medir" la mercancía destinada para la venta que la empresa posee para esa fecha. A este proceso se le denomina "hacer inventario físico". Posteriormente, se procede a valorarlo en términos monetarios, de acuerdo a los costos que la empresa pagó o tendrá que pagar como consecuencia de haber comprado esa mercancía, o a su valor neto realizable, cualquiera de los dos que sea menor.

190

Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros Pues bien, supongamos que, en el caso que estamos desarrollando, ese inventario alcanzó un valor de Bs. 2.000,oo. ¿Qué significa esto y qué repercusión tiene, tanto en las Cuentas Nominales o de Resultado como en las Cuentas Reales. 1)

En las CUENTAS NOMINALES: Concéntrese en las columnas de Cuentas Nominales de la Ilustración 7.4, y analice allí las partidas que se relacionan directamente con mercancías. Observe que aparecen las siguientes: EGRESOS Línea 4: Inventario inicial de mercancías Línea 10: Compras Línea 15: Devoluciones en compras

1.000,oo 14.500,oo

Total

15.500,oo

INGRESOS

500,oo 500,oo

Las partidas que aparecen en la columna de Egresos significan que, al comenzar el año, la empresa disponía de mercancías por Bs. 1.000,oo como inventario inicial. Posteriormente, hizo compras por Bs. 14.500,oo con lo cual, el total de mercancías, subió a Bs. 15.500,oo. Sin embargo, durante el año, se hicieron devoluciones de una parte de la mercancía comprada por Bs. 500,oo, con lo cual, la cantidad neta que queda, será Bs. 15.000,oo. Es decir:

Mercancía disponible bruta Menos: Devolución de mercancía comprada Mercancía disponible neta

15.500,oo 500,oo 15.000,oo

Hasta aquí, se podría razonar diciendo que: 1)

La mercancía disponible neta, representa el costo de la mercancía que la empresa TÍPICA C.A. ha tenido a su disposición para la venta, durante el período 01-01-2012 al 31-12-2012.

2)

Esa cantidad, Bs. 15.000,oo, representa el costo de la mercancía que la empresa tendría en su almacén al finalizar el período, si no se hubiese vendido nada de ella.

Sin embargo, el caso planteado informa que, al finalizar el período, el inventario final de mercancías es de Bs. 2.000,oo, lo que nos lleva a concluir que, la diferencia entre la mercancía disponible que había, Bs. 15.000,oo, y la Centro de Contadores

191

Contabilidad Financiera que queda como inventario final, Bs. 2.000,oo, representa el costo de la parte de la mercancía disponible que fue vendida, Bs. 13.000,oo. Es decir: Mercancía disponible Menos: Mercancía que le queda (inventario final)

15.000,oo 2.000,oo

Costo de la mercancía vendida

13.000,oo

Conclusión: Volvamos nuevamente a la Ilustración 7.4. Allí observará que, en la línea 59, han sido colocados los Bs. 2.000,oo de inventario final en la columna de Ingresos, no porque sea en sí un ingreso, sino para hacer disminuir el egreso que representa el haber puesto "toda" la mercancía en la columna de egresos, siendo así que, parte de ella, Bs. 2.000,oo, no ha sido vendida y, por lo tanto, no se ha "gastado". Es ésta la razón por la que aparece "restando", al colocarla en la columna de ingresos. 2)

En las CUENTAS REALES. De igual forma, el inventario de mercancías afecta las Cuentas Reales. Ha sido definido el inventario final de mercancías, como "el valor de la mercancía que la empresa posee al finalizar su ejercicio contable". Pues bien, si se aplica nuevamente la técnica que se ha venido utilizando para determinar a qué grupo pertenece la cuenta Inventario Final de Mercancías, nos haríamos la siguiente pregunta: ¿Tengo algo? SÍ. La cuenta es Real de Activo. Por tal razón se colocará también, los Bs. 2.000,oo, en la columna de Activo de las Cuentas Reales (Línea 59).

De esta forma hemos cubierto el paso de "clasificar" las cuentas en sus dos más importantes grupos: Nominales o de Resultados y Reales o de Valores. El siguiente paso consistirá en sumar las columnas tanto de cuentas nominales como reales de la Ilustración 7.4: Línea 60. Total Balance de Saldos: Bs. 135.808,oo. Se trata de la totalización de las columnas del Balance de Saldos. Línea 61. Total cuentas nominales: Representa la suma de la columna de Egresos, Bs. 32.383,oo y la de Ingresos, Bs. 46.983,oo (línea 61)

192

Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros Línea 62. Utilidad antes del impuesto sobre la renta: Bs. 14.600,oo Esta línea representará la utilidad que la empresa obtuvo en el período antes de deducir lo que corresponda por el impuesto sobre la renta. Para determinarla, se establece la diferencia entre el total de las columnas de Ingresos y de Egresos. Simplemente, al total mayor se le resta el menor y el resultado, será: 1) Utilidad: Si el total de ingresos es mayor que el total de egresos. En este caso, hubo una utilidad de Bs. 14.600,oo, que será colocada en la columna de cuentas nominales de Egresos. 2) Pérdida: Será pérdida si ocurre lo contrario. Es decir, si el total de egresos es mayor que el total de ingresos. En ese caso, la pérdida sería colocada en la columna de cuentas nominales de Ingresos. Línea 63

Total cuentas nominales. Una vez determinada la utilidad o la pérdida, y fue anotada en la columna que le corresponde, se vuelven a sumar las columnas de cuentas nominales, debiendo resultar iguales ambos totales. En nuestro caso, Bs. 46.983,oo.

Línea 64. Utilidad antes del impuesto sobre la renta: Bs. 14.600,oo. En esta línea se volverá a colocar la utilidad obtenida antes de deducir el impuesto sobre la renta, con el objetivo de proceder a su distribución. 1) Al escribir esa utilidad en la columna de cuentas nominales de egresos (línea 62), se logra dejar "cerradas" las dos columnas ya que, si observa la línea 63, la totalización definitiva de ambas, da la misma cifra: Bs. 46.983,oo. 2) Al anotar simultáneamente la utilidad obtenida, en la columna acreedora de cuentas nominales, se estará habilitando la sección donde se determinará la utilidad neta después del impuesto sobre la renta, como sigue: Utilidad antes del impuesto sobre la renta Menos: Impuesto sobre la renta Utilidad neta del período

14.600,oo 2.190,oo 12.410,oo

Línea 65. Impuesto sobre la renta: Bs. 2.190,oo. La cantidad que resulte por concepto de impuesto sobre la renta, es un gasto. Por lo tanto, es una cuenta nominal de egresos, cuyo monto, Bs. 2.190,oo, será colocado en la columna de Egresos. Línea 66. Impuesto sobre la renta por pagar: Bs. 2.190,oo. El impuesto sobre la renta ocasionado en el ejercicio, además de ser un gasto para la empresa, representa también una deuda que adquiere con el fisco. Por lo tanto, este monto deberá ser también presentado en la columna de Pasivo de las Cuentas Reales. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera Línea 67. Utilidad después del impuesto sobre la renta. En esta línea será colocado el monto de la utilidad que resultó, después de deducir el impuesto sobre la renta causado: Bs. 12.410,oo. Esta cifra será colocada, primero, en la columna de las cuentas nominales de Egresos, con el objetivo de “cerrar” tales columnas, ya que, si observa la Línea 68, la totalización definitiva de ambas, da la misma cifra: Bs. 14.600,oo. Además, ya hemos comentado que las utilidades que la empresa obtenga, que en este caso es Bs. 12.410,oo, es una deuda que la empresa tiene con sus dueños. Por ello, en forma simultánea, el monto por utilidades, después de deducido el impuesto sobre la renta, también deberá ser colocada en la columna de cuentas reales de Pasivo y Patrimonio, como aparece en la Línea 67. Línea 68. En esta línea quedan totalizadas las dos columnas referidas a la distribución de las utilidades: Bs. 14.600,oo. Línea 69. Total cuentas reales: Por último, se procede a totalizar las columnas de cuentas reales, debiendo cuadrar ambos totales. En este caso, Bs. 83.725,oo. Es muy importante que cada estudiante haya asimilado con claridad, la clasificación de las cuentas en los grupos de CUENTAS NOMINALES y CUENTAS REALES. Como se mencionó al comienzo de este capítulo, con las Cuentas Nominales se elabora el estado financiero conocido como Estado de Resultado, mientras que, con las Cuentas Reales se elabora el Estado de Situación Financiera. La forma de presentar los Estados Financieros, será explicado detenidamente en el Tomo II de este tratado.

194

Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros

EJERCICIOS

EJERCICIO 7.1. Las cuentas que se mencionan a continuación, aparecen en la contabilidad de una empresa:

Caja

Intereses cobrados por anticipado

Bancos

Cuentas por cobrar comerciales

Ventas

Mobiliario

Cuentas por cobrar - empleados

Depreciación acumulada de mobiliario

Depósitos para la luz

Intereses pagados por anticipado

Cuentas por pagar proveedores

Mercancías en tránsito

Terrenos

IVA por pagar

Efectos por cobrar comerciales

Impuesto sobre la renta por pagar

Efectos por cobrar comerciales descontados

Prestaciones sociales por pagar

Capital

Inversiones en inmuebles

Compras

Reserva legal

Gastos de constitución

Débito fiscal - IVA

Efectos por pagar proveedores

Inversiones en acciones

Edificios

Alquileres ganados

Depreciación acumulada de edificios

Retención seguro social por pagar

IVA por compensar

Patentes

Devoluciones en compras

Amortización acumulada de patentes

Gastos de ventas

Provisión para juicios pendientes

Hipotecas por pagar

Devoluciones en ventas

Seguros contratados por anticipado

Marcas de fábrica

Equipo de transporte

Amortización acumulada de marcas de fábrica

Depreciación acumulada de equipo de transporte Aportes al Seguro Social por pagar Anticipos recibidos a cuenta de contratos

Deterioro de valor de créditos comerciales

Crédito fiscal - IVA

Pérd. por deterioro de valor de créditos comerc.

Mejoras a inmuebles arrendados

Depósitos en garantía entregados

Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera Plusvalía

Deuda por efectos descontados

Reservas estatutarias

Descuentos por pronto pago en ventas

Equipo de oficina

Inventario final de mercancía

Depreciación acumulada de equipo de oficina

Suministros varios de oficina

Gastos de administración

Gastos de publicidad

Gastos de intereses

Comisiones ganadas

Maquinaria

Gastos de seguros

Depreciación acumulada de maquinaria

Deterioro de valor de inventario

Se pide: En un rayado similar al que se nuestra: 1.- Escribir el nombre de las cuentas: 2.- Marcar con una "X" la columna a la que pertenecen. NOMINALES CUENTAS

REALES

SALDOS EGRESOS

INGRESOS

ACTIVO

PASIVO y PATRIMONIO

EJERCICIO 7.2. El mayor general de la empresa COMERCIAL CARORA C.A. presenta las cuentas que se muestran en la siguiente página al 30-09-2012. Conociendo que el impuesto sobre la renta representa un porcentaje hipotético del 15% de la utilidad obtenida, Se pide: 1)

196

En un rayado similar al mostrado: a) Clasifique las cuentas en nominales y reales. b) Determine la utilidad o pérdida. c) De haber utilidades, calcular el impuesto sobre la renta. d) Cuadre las cuentas nominales. e) Cuadre las cuentas reales.

Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros NOMINALES CUENTAS

REALES

SALDOS EGRESOS

INGRESOS

ACTIVO

PASIVO y PATRIMONIO

Caja 500,oo Mobiliario 1.500,oo Depreciación acumulada de mobiliario 800,oo Bancos 30.000,oo Ventas 95.000,oo Efectos por cobrar comerciales 50.000,oo Hipotecas por pagar 60.000,oo Edificios 80.000,oo Depreciación acumulada de edificios 26.000,oo Inventario Inicial de mercancías 15.000,oo Cuentas por pagar proveedores 16.700,oo Compras 48.000,oo Gastos de depreciación 2.000,oo Equipo de transporte 34.000,oo Depreciación acum. equipo de transp. 6.000,oo Gastos de compras 2.000,oo Deterioro de valor de créditos comerc. 1.000,oo Sueldos por pagar 5.000,oo Devoluciones en compras 3.000,oo Cuentas por cobrar comerciales 25.000,oo 10.000,oo Gastos de ventas 8.000,oo Sueldos y salarios Terrenos 22.000,oo Gastos de administración 14.000,oo Comisiones ganadas 1.200,oo Capital 132.000,oo Intereses ganados 7.000,oo Pérdida por deter. de valor créd. com. 1.000,oo Seguros contratados por anticipado 10.000,oo Desctos. por pronto pago en ventas 4.000,oo 20.000,oo Inventario final de mercancías 3.300,oo IVA por pagar Sub-total cuentas nominales Resultado antes del ISLR Total cuentas nominales Resultado antes del ISLR Impuesto sobre la renta Resultado después del ISLR Total Total cuentas reales

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197

Contabilidad Financiera EJERCICIO 7.3. Los saldos de las cuentas que se mencionan a continuación, aparecen en la contabilidad de la empresa ALMACENES EL MONTE C.A. al 31-12-2012, expresados en miles de bolívares.

CUENTAS

SALDOS

Devoluciones en ventas Mobiliario Depreciación acumulada de mobiliario Alquileres ganados Cuentas por cobrar comerciales Equipo de oficina Depreciación acumulada de equip.oficina Gastos de Administración Bancos Gastos de depreciación Equipo de transporte Depreciación acumul. equipo de transp. Depósitos dados en garantía Ventas Sueldos y salarios Impuestos por pagar Capital Devoluciones en compras Inventario inicial de mercancías Gastos de intereses Deterioro de valor de créditos comerc. Pérdidas por deter. de valor créd. com. Efectos por pagar proveedores coCCcomer. Seguros contratados por anticipado Terrenos Edificios Depreciación acumulada de edificios Compras Ingresos por servicios Gastos de ventas Gastos de compras Descuento por pronto pago compras Cuentas por pagar proveedores

2.000,oo 16.000,oo 4.000,oo 9.000,oo 40.000,oo 36.000,oo 5.000,oo 28.000,oo 10.000,oo 4.000,oo 35.000,oo 4.500,oo 2.000,oo 120.000,oo 10.000,oo 10.000,oo 107.500,oo 6.000,oo 30.000,oo 12.000,oo 4.000,oo 4.000,oo 40.000,oo 8.000,oo 20.000,oo 140.000,oo 15.000,oo o 56.000,oo 115.000,oo 21.000,oo 6.000,oo 5.000,oo 35.000,oo

NOMINALES

REALES

EGRESOS INGRESOS

ACTIVO

PASIVO y PATRIMONIO

Sub-total cuentas nominales Resultado antes del ISLR Total cuentas nominales Resultado del período Impuesto sobre la renta Utilidad después del ISLR Total

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Centro de Contadores

Introducción a los Estados Financieros El inventario final de mercancía ascendió a Bs.10.000,oo. Asumiendo que el impuesto sobre la renta resultó ser el 22% de la utilidad neta, Se pide: 1)

En un rayado similar al mostrado: a)

Clasifique las cuentas en nominales y reales.

b)

Determine la ganancia o pérdida.

c)

De haber utilidades, calcular el impuesto sobre la renta.

d)

Cuadre las cuentas nominales.

e)

Cuadre las cuentas reales.

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF

8

TEORÍA DE LA CONTABILIDAD. Son el conjunto de normas, técnicas y procedimientos en los que se sustentan las prácticas contables que permiten la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información cuantitativa a través de los estados financieros. Al respecto, se debe estar claro en cuanto a que no son reglas invariables creadas por la Naturaleza, sino que, más bien, la teoría de la contabilidad está conformada por reglas, normas, métodos, procedimientos, postulados, hipótesis, etc., creados y adoptados por los profesionales de la contabilidad en el tiempo y en un determinado lugar y que, por lo tanto, pueden ser modificados y adaptados a las necesidades del momento, persiguiendo siempre los objetivos de proporcionar información útil y confiable a través de los estados financieros que los entes económicos presenten. La utilidad de la información está relacionada con el contenido del estado financiero así como con la oportunidad y confiabilidad con la que esa información sea presentada.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. “Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados conocidos como (PCGA) son un conjunto de reglas generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable.” (Wikipedia).

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS EN VENEZUELA. Los Principios de Contabilidad que deben ser aplicados en Venezuela, son aquellos aprobados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV), sobre lo cual esta Institución se ha venido pronunciando, a través de los diferentes Boletines de Aplicación de las Normas de Información Financiera (BA VEN-NIF). Al respecto, la FCCPV, a través del Boletín de Aplicación VEN-NIF No. 8, aprobado en el Directorio Nacional Ampliado (DNA) en Marzo de 2011, establece que los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela (VEN-NIF), estarán conformados como sigue: Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera a) PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES A GRANDES ENTIDADES. Identificados como VEN-NIF GE, se refiere a los principios de contabilidad que serían aplicados por las grandes entidades y están conformados por los Boletines de Aplicación (BA VEN-NIF) que deben ser cumplidos conjuntamente con las Normas Internacionales de Información Financieras (NIIF plenas o completas). b) PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES A LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES. También conocidos como VEN-NIF PYME, corresponde a los principios de contabilidad que adoptarán las pequeñas y medianas entidades. Tales principios estarán conformados por los Boletines de Aplicación (BA VEN-NIF) que deben ser aplicados conjuntamente con la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYME). El BA VEN-NIF No. 6 en su Párrafo 10, define una pequeña y mediana entidad, como sigue: “Para efectos de la aplicación de los VEN-NIF a partir del ejercicio que se inicie el 01 de enero de 2011, una pequeña y mediana entidad se identifica como: 1) Entidad formalmente constituida que persiga fines de lucro, y 2) Emite Estados Financieros con propósito de información general para sus usuarios, entre otros: accionistas, acreedores, empleados y público en general.” Sin embargo, una entidad que califique como pequeña y mediana entidad, “podrá aplicar los VEN-NIF para grandes entidades y detallados en la BA VEN-NIF 8 vigente para la fecha de emisión de su información financiera, siempre que tal decisión haya sido aprobada por su máxima autoridad (Asamblea de Accionistas o Socios; Consejo de Administración, entre otros), establecida en sus estatutos de creación, debiendo revelar tal decisión en las notas a los estados financieros.”

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA. Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), conocidas también como Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) son, como su nombre lo indica, una serie de normas que establecen la información que debe ser presentada en los estados financieros, y la forma en que tal información debe ser mostrada en los mismos. Hasta finales del siglo XIX, la contabilidad representó una actividad “positiva” que se limitaba a “registrar” las transacciones, conduciéndose cada quien por los criterios que mejor le pareciera. Tal fue la cantidad de ellos, que hacía poco menos que imposible poder interpretar los resultados. Junto con el siglo XX, llegó el proceso de producción masiva de bienes y servicios, para lo cual se requirió de la captación de capitales a través de la emisión de títulos valores y su venta al público.

202

Centro de Contadores

Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF Ante tal hecho, las bolsas de valores comenzaron a exigir la publicación de estados financieros a las empresas que pretendieron hacer oferta pública de esos valores, cuya elaboración debía ser hecha en base a datos confiables. Con el fin de alcanzar estos objetivos, se comenzó a sentir la necesidad de elaborar normas que, al ser utilizadas por los contadores, pudiesen generar estados financieros que, además de fidedignos, tuviesen la característica de “uniformidad”. El primer intento en este sentido fue hecho en 1917 por la Comisión Federal de Comercio de los Estados Unidos a través del Instituto Americano de Contadores Públicos. A partir de este momento, y también en los Estados Unidos de América, continuaron los esfuerzos tendentes a encontrar normas que, por su lógica, fuesen generalmente aceptadas. Así, el AICPA, American Institute of Certified Public Accountants (Instituto Americano de Contadores Públicos), entre 1939 y 1959, a través del Comité de Procedimientos de Contabilidad (Committee of Accounting Procedure), emitió los Boletines de Investigación Contable (Accounting Research Bulletins) conocidos como ARB-1 al ARB-51. Posteriormente, el mismo AICPA, entre 1959 y 1973, a través de la Junta de Principios de Contabilidad (Accounting Principles Board), emitió las opiniones conocidas como APB-1 al APB-31. A partir del año 1973, la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (Financial Accounting Standard Board, FASB) emitió las Declaraciones de Normas de Contabilidad Financiera conocidas como FASB-1 al FASB-93. Los esfuerzos para crear normas que permitiesen un mínimo de consenso o de aceptación general, también fueron hechos por organizaciones de contadores en muchos otros países. De entre ellos, es justo mencionar los realizados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos que, habiendo sido fundado en 1917, fue a partir de 1967 cuando comenzó a publicar una serie de boletines relacionados con este tema. Con respecto a Venezuela, la vigencia de la profesión de Contador Independiente o Externo es muy reciente. Aparece con la promulgación de la Ley del Ejercicio de la Contaduría Pública, el 27 de Septiembre de 1973. A partir de ese momento, hay que reconocer que la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, también ha realizado loables esfuerzos dirigidos a generar los Principios de Contabilidad y las Normas y Procedimientos de Auditoria que permitiesen que los estados financieros emitidos fuesen confiables para quienes tuviesen que utilizar la información allí expresada. Apenas un año después de la promulgación de la Ley, en Septiembre de 1974, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, en su primera asamblea, aprobó la Publicación Técnica Nº. 3. Las normas allí contenidas, permanecieron vigentes hasta el 01-03-1997, cuando fue emitida la Declaración de Principios de Contabilidad Nº. 0 (DPC 0) que, complementada con las Declaraciones de Principios de Contabilidad números 1 al 15 emitidas a partir de Enero de 1980, constituyeron el cuerpo de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en los que nos habíamos venido sustentando en Venezuela. Centro de Contadores

203

Contabilidad Financiera Sin embargo, el constante y acelerado crecimiento de las economías a nivel internacional, condujo, por supuesto, a una mayor relación comercial entre los diferentes países. Este hecho, conocido como “internacionalización” o “globalización” de las economías, hizo que las empresas realizaran inversiones y negocios en diferentes países, con lo que comenzó a fluir la necesaria información financiera entre ellos. Habiéndose iniciado ese proceso, comenzó a notarse un inconveniente: los estados financieros presentados por las empresas en los diferentes países, aunque podrían dar la sensación de que eran similares, en el fondo, presentaban diferencias motivadas por variadas causas económicas, sociales y, especialmente, de tipo legal. En algunas oportunidades nos encontrábamos con que, en los estados financieros elaborados en un determinado país, los activos conformados por las propiedades, planta y equipo, eran presentados a costo histórico, mientras que, en otro, tales activos se presentan a precio de mercado, o que, en un tercero, los mostraban a valores actualizados por efectos de la inflación. Esto hacía que tales estados financieros fuesen inmanejables, especialmente para efectos comparativos.

COMITÉ DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD - IASC. Con el objeto de subsanar tales dificultades, en el año 1973, previo acuerdo producido entre organizaciones de profesionales ligadas a la contabilidad, inicialmente pertenecientes a México, Canadá, Estados Unidos, Francia, Alemania, Australia, Reino Unido, Japón, Holanda e Irlanda, fue constituido el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (Internacional Accounting Standards Committee - IASC) que tiene su sede principal en Londres. Posteriormente, los miembros del IASC aprobaron la constitución de la Fundación IASC el 24 de Mayo de 2000 en Edimburgo, Escocia, y, después de un intenso proceso de revisión, los administradores adoptaron y aprobaron algunos cambios que entraron en vigor el 1 de Julio de 2005. A partir del 01-06-2010, esta Fundación cambió su nombre por el de Fundación IFRS o Fundación de las NIIF.

OBJETIVOS DE LA FUNDACIÓN IFRS. De acuerdo con el Párrafo 2 del Documento Constitutivo (DC 2), los objetivos de la Fundación IFRS son: a)

Desarrollar, buscando el interés público, un único conjunto de normas contables de carácter global que sean de alta calidad, comprensibles y de cumplimiento obligado, que requieran información de alta calidad, transparente y comparable en los estados financieros y en otros tipos de información financiera, para ayudar a los participantes en los mercados de capitales de todo el mundo, y a otros usuarios, a tomar decisiones económicas:

b)

Promover el uso y la aplicación rigurosa de tales normas;

c)

Cumplir con los objetivos asociados con (a) y (b), teniendo en cuenta, cuando sea

204

Centro de Contadores

Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF necesario, las necesidades especiales de entidades pequeñas y medianas y de economías emergentes. d)

Llevar a la convergencia entre las normas contables nacionales y las Normas Internacionales de Contabilidad y la Normas Internacionales de Información Financiera, hacia soluciones de alta calidad.

El gobierno de la Fundación IFRS, recaerá en los Administradores y en los órganos de gobierno que pudiesen ser nombrados por ellos, de acuerdo con las estipulaciones expresadas en el Documento de Constitución. Los administradores deben estar compuestos por veintidós individuos que, “…actuando en grupo, aporten un equilibrio adecuado de experiencias profesionales, incluyendo auditores, elaboradores, usuarios, académicos y otros directivos que sirvan al interés público, dos de los cuales deben ser socios principales de firmas internacionales de contabilidad prominentes.” (Documento Constitutivo, Párrafo 7). Además, “…se requerirá que los Administradores se comprometan formalmente a actuar a favor del interés público en todos los asuntos. Para asegurar una base internacional amplia, habrá: a) Seis Administradores designados de Norteamérica; b) Seis Administradores designados de Europa; c) Seis Administradores designados de la región Asia-Oceanía; y d) Cuatro Administradores designados de cualquier área, sujeto al establecimiento de un equilibrio geográfico global.” (Documento Constitutivo, Párrafo 6). El Párrafo 15 del Documento Constitutivo de la Fundación IFRS, establece que los Administradores: a) “Nombrarán a los miembros del IASB (International Accounting Standards Board o Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad). b) Nombrarán a los miembros del Comité de Interpretaciones de Normas Internacionales de Información Financiera y del Consejo Asesor de Normas...”

CONSEJO DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD - IASB. El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) estará compuesto por catorce miembros nombrados por los Administradores de la Fundación IFRS y tendrá la responsabilidad completa sobre las cuestiones técnicas del IASB, entre las que se incluyen la preparación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Borradores de Normas, todos los cuales incluirán las opiniones disidentes, así como la aprobación final del Comité de Interpretaciones de Normas Internacionales de Información Financiera. Los criterios que la Fundación IFRS exige para la selección de los miembros del IASB, son los siguientes:

Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Competencia técnica y conocimientos demostrados sobre contabilidad e información financiera. Capacidad de análisis. Habilidades comunicativas. Juicio en la toma de decisiones. Conciencia del entorno que rodea la información financiera. Capacidad de trabajar en un ambiente colegiado. Integridad, objetividad y disciplina. Compromiso con la misión de la Fundación IFRS y con el interés público.

COMITÉ DE INTERPRETACIONES DE NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA. El Párrafo 33 del Documento Constitutivo de la Fundación IFRS establece que “…el Comité de Interpretaciones de las Normas Internacionales de Información Financiera estará compuesto por doce miembros con voto, nombrados por los Administradores según lo establecido en la Sección 15(b), por períodos renovables de tres años…” El Párrafo 36 del Documento Constitutivo menciona cuáles son las obligaciones de este Comité: a) “Interpretar la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), y suministrar las guías oportunas sobre las cuestiones de información financiera que no estén específicamente contempladas en las NIIF dentro del contexto del Marco Conceptual; y además realizarán otras tareas a requerimiento del IASB; b) Tener en cuenta, al llevar a cabo su trabajo según se especifica en el apartado (a) anterior, el objeto del IASB de trabajar activamente junto con los emisores nacionales de normas para conseguir la convergencia de las normas contables nacionales y las NIIF, hacia soluciones de alta calidad; c) Publicar, después de obtener la autorización del IASB, los borradores de interpretación para comentario público, y considerar los comentarios recibidos en un lapso razonable antes de finalizar la Interpretación; d) Informar al IASB y obtener del mismo la aprobación de las interpretaciones finales.”

CONSEJO ASESOR DE NORMAS. El Consejo Asesor de Normas está compuesto por treinta o más miembros con antecedentes profesionales y procedencias geográficas variadas. El Párrafo 37 del Documento Constitutivo de la Fundación IFRS se refiere a los objetivos que debe perseguir el Consejo Asesor de Normas, cuyos miembros serán nombrados por los Administradores, de acuerdo con lo establecido en la Sección 15(b). Tales objetivos son: a) Brindar asesoramiento al IASB sobre las decisiones de agenda y las prioridades de trabajo. b) Informar al IASB de las opiniones que las organizaciones y los individuos del Consejo tienen sobre los proyectos más importantes de emisión de normas, y c) Brindar otros asesoramientos al IASB o a los Administradores.

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF Las normas emitidas hasta el año 2002 se denominaron Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), mientras que las emitidas a partir de ese año, se conocen como Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Como ya fue mencionado, Venezuela forma parte del grupo de países que, a través de la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, y previa la correspondiente aprobación, a través de los respectivos Boletines de Aplicación, adoptó, sin cambios ni adaptaciones, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF completas) y la Norma Internacional de Información Financiera para las Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF PYMES) y las correspondientes interpretaciones, como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) en Venezuela.

MARCO CONCEPTUAL. El Marco Conceptual es el conjunto de conceptos de tipo general en el que el IASB (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad) se sustenta para la elaboración de las NIIF. Tales conceptos giran, básicamente, en torno a: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Características cualitativas de los estados financieros. Hipótesis fundamentales. Elementos de los estados financieros. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros. Valoración de los elementos de los estados financieros. Concepto de capital y de mantenimiento de capital.

CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. El Marco Conceptual de las Normas Internacionales de Información Financiera, en el Párrafo 24, define las características cualitativas de los estados financieros como “…los atributos que hacen útil, para los usuarios, la información suministrada en los estados financieros.” Los estados financieros deben contener las siguientes características cualitativas o atributos: 1. Comprensibilidad. 2. Relevancia. 3. Importancia relativa. 4. Fiabilidad. 5. Representación fiel. 6. La esencia sobre la forma. 7. Neutralidad. 8. Prudencia. 9. Integridad. 10. Comparabilidad. 11. Oportunidad. 12. Equilibrio entre costo y beneficio.

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Contabilidad Financiera COMPRENSIBILIDAD. Una cualidad esencial de la información suministrada en los estados financieros es que sea fácilmente comprensible para los usuarios. Para este propósito, se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y del mundo de los negocios, así como de su contabilidad, y también la voluntad de estudiar la información con razonable diligencia (Marco Conceptual, Párrafo 25). RELEVANCIA. Para ser útil, la información debe ser relevante de cara a las necesidades de toma de decisiones por parte de los usuarios. La información posee la cualidad de relevancia, cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente (Marco Conceptual, Párrafo 26). IMPORTANCIA RELATIVA. La relevancia de la información está afectada por su naturaleza e importancia relativa. En algunos casos, la naturaleza de la información es suficiente para determinar su relevancia (Marco Conceptual, Párrafo 29). La información es de importancia relativa, cuando su omisión o presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros (Marco Conceptual, Párrafo 30). FIABILIDAD. Para ser útil, la información debe también ser fiable. La información posee la cualidad de fiabilidad cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente (Marco Conceptual, Párrafo 31). La información puede ser relevante, pero tan poco fiable en su naturaleza, que su reconocimiento pueda ser potencialmente una fuente de equívocos. Por ejemplo, si se encuentra en disputa judicial la legitimidad e importe de una reclamación por daños, puede no ser apropiado para la entidad reconocer el importe total de la reclamación en el balance. Sin embargo, puede resultar apropiado revelar el importe y circunstancias de la reclamación (Marco Conceptual, Párrafo 32). REPRESENTACIÓN FIEL. Para ser fiable, la información debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. Así, por ejemplo, un balance debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que han dado como resultado los activos, pasivos y patrimonio neto de la entidad a la fecha de la información, siempre que cumplan con los requisitos para su reconocimiento (Marco Conceptual, Párrafo 33).

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF LA ESENCIA SOBRE LA FORMA. Si la información sirve para representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se pretende reflejar, es necesario que éstos se contabilicen y presenten de acuerdo con su esencia y realidad económica, y no meramente según su forma legal. Por ejemplo, si una entidad vende un vehículo usado a un tercero, y la documentación aportada indica que la propiedad ha pasado a este tercero. No obstante puede existir simultáneamente un acuerdo entre las partes que permita a la entidad vendedora, continuar disfrutando de los beneficios económicos incorporados al activo en cuestión. En tales circunstancias, presentar información como una venta definitiva, podría no representar fielmente la transacción efectuada (Marco Conceptual, Párrafo 35). NEUTRALIDAD. Para ser fiable, la información contenida en los estados financieros debe ser neutral, es decir, libre de sesgo. Los estados financieros no son neutrales cuando, debido a la selección o presentación de la información, influyen en la toma de una decisión o en la formación de un juicio, a fin de conseguir un resultado o desenlace predeterminado (Marco Conceptual, Párrafo 36). PRUDENCIA. Los elaboradores de los estados financieros tienen que enfrentarse con las incertidumbres que, inevitablemente, rodean muchos acontecimientos y circunstancias, tales como la recuperabilidad de los saldos dudosos o la vida útil probable de las propiedades, planta y equipo que posee la entidad. Tales incertidumbres son reconocidas mediante la presentación de información acerca de su naturaleza y extensión, así como el ejercicio de prudencia en la preparación de los estados financieros. Prudencia es la inclusión de un cierto grado de precaución en el ejercicio de juicios necesarios para efectuar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de modo que los activos o los ingresos no se expresen en exceso y que las obligaciones y los gastos no se expresen en defecto (Marco Conceptual, Párrafo 37). INTEGRIDAD. Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo. Una omisión puede causar que la información sea falsa o equívoca, y por tanto no fiable y deficiente en términos de relevancia (Marco Conceptual, Párrafo 38). COMPARABILIDAD. Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una entidad a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las tendencias de la situación financiera y del desempeño. También deben ser capaces los usuarios de comparar los estados financieros de entidades diferentes, con el fin de evaluar su posición financiera, desempeño y cambios en la posición financiera, en términos relativos. Esa comparabilidad será útil en la medida en que los entes involucrados adopten los mismos principios y reglas (Marco Conceptual, Párrafo 39).

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Contabilidad Financiera OPORTUNIDAD. La información debe estar disponible para el usuario a tiempo para que pueda tomar decisiones, aun cuando, para ese momento, no se hayan completado algunos eventos y tengan que ser presentados en forma estimada. Si hay un retraso indebido en la presentación de la información, ésta puede perder su relevancia (Marco Conceptual, Párrafo 43). EQUILIBRIO ENTRE COSTO Y BENEFICIO. Los beneficios derivados de la información deben exceder a los costos de suministrarla. A veces, el costo de presentar una adecuada información, recae sobre la entidad que elabora los estados financieros, mientras que, los beneficios, son disfrutados por terceros que los utilizan para la toma de decisiones. Debido a ello, es difícil aplicar una prueba de costobeneficio en cada caso particular. No obstante, tanto los que preparan los estados financieros como los usuarios en general, deben ser conscientes de esa restricción (Marco Conceptual, Párrafo 44).

CLASIFICACIÓN DE LAS NIIF. El contenido de las Normas Internacionales de Información Financiera podría ser clasificado, en términos generales, como sigue: 1. Hipótesis fundamentales. 2. Normas aplicables a los estados financieros. 3. Normas aplicables a partidas, conceptos o grupos específicos.

HIPÓTESIS FUNDAMENTALES. Son aquellos postulados que conforman la base o fundamento para la formulación de las normas de contabilidad. Tales hipótesis son: a. b.

Hipótesis de empresa en funcionamiento o en marcha. Hipótesis del devengo.

A.

HIPÓTESIS DE EMPRESA EN FUNCIONAMIENTO: Al respecto, el Párrafo 23 del Marco Conceptual, señala: “Los estados financieros se preparan normalmente bajo el supuesto de que una entidad está en funcionamiento, y continuará su actividad dentro del futuro previsible. Por lo tanto se supone que la entidad no tiene la intención ni la necesidad de liquidar o recortar de forma importante la escala de sus operaciones. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros pueden tener que prepararse sobre una base diferente, en cuyo caso debería revelársela.” Por otra parte, el Párrafo 25 de la NIC 1 se refiere a esta hipótesis como

sigue:

“Al elaborar los estados financieros, la gerencia evaluará la capacidad que tiene una entidad para continuar en funcionamiento. Una entidad elaborará los estados financieros

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF bajo la hipótesis de negocio en marcha, a menos que la gerencia pretenda liquidar la entidad o cesar en su actividad, o bien no exista otra alternativa más realista que proceder de una de estas formas. Cuando la gerencia, al realizar esta evaluación, sea consciente de la existencia de incertidumbres importantes relativas a eventos o condiciones que puedan aportar dudas significativas sobre la posibilidad de que la entidad siga funcionando normalmente, procederá a revelarlas en los estados financieros. Cuando una entidad no prepare los estados financieros bajo la hipótesis de negocio en marcha, revelará ese hecho, junto con las hipótesis sobre las que han sido elaborados, y las razones por las que la entidad no se considera como un negocio en marcha.” Como se puede observar, esta hipótesis se refiere a que, salvo especificación en contrario, la entidad económica que emite estados financieros, tiene una continuidad indefinida y por lo tanto, los valores allí expresados, representan valores históricos o modificados obtenidos en forma sistemática. Sustentados en esta hipótesis de continuidad o negocio en funcionamiento, es lo que permite, por ejemplo, diferir para los próximos períodos contables, algunos eventos tales como la distribución equitativa del costo de algunos activos a través de la depreciación de los elementos de las propiedades, planta y equipo, o la amortización de activos intangibles, en la seguridad de que esos costos y gastos serán considerados como realizados en el futuro, y que generarán ingresos que podrán ser enfrentados a aquéllos. En los casos en que las cifras mostradas se refieran a valores de liquidación, esto debe ser claramente señalado y se entenderá que la empresa en cuestión está siendo liquidada. B.

HIPÓTESIS DEL DEVENGO: Conocida también como “base contable de acumulación”, esta norma viene siendo la equivalente al antiguo principio conocido como Realización Contable. El Marco Conceptual, en el Párrafo 22, se refiere a esta hipótesis como sigue: “Con el fin de cumplir sus objetivos, los estados financieros se preparan sobre la base de la acumulación o del devengo contable. Según esta base, los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo), asimismo se registra en los libros contables y se informa sobre ellos en los estados financieros de los períodos con los cuales se relacionan. Los estados financieros elaborados sobre la base de acumulación del devengo contable informan a los usuarios no sólo de las transacciones pasadas que suponen cobros o pagos de dinero, sino también de las obligaciones de pago en el futuro y de los recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro. Por todo lo anterior, tales estados suministran el tipo de información, acerca de las transacciones y otros sucesos pasados, que resulta más útil a los usuarios, al tomar decisiones económicas.” Al respecto, la NIC 1, Párrafo 27 y 28, explica un poco más la Hipótesis del Devengo señalando que, los efectos de las transacciones en las que estén involucrados

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Contabilidad Financiera movimientos de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos, se reconocerán cuando satisfagan las definiciones y los criterios previstos en el Marco Conceptual, independientemente de cuándo se cobren o se paguen. Como se ha podido observar, esta norma se refiere a la determinación del por qué y a partir de cuándo se considera realizada una transacción. Se considera que una transacción ha sido realizada desde el momento en que, como consecuencia de ello, se ha producido un cambio en la situación financiera y/o en los resultados del ente económico en cuestión. Es conocido que la contabilidad cuantifica, en términos monetarios, las transacciones que realiza una entidad económica con otras, además de otros hechos que la afectan. Las operaciones y cualquier otro evento que la contabilidad cuantifica, serán considerados como realizados, cuando se presenten los hechos siguientes: 1) Operaciones con otras entidades económicas. Al respecto, debe estar claro que un derecho aparece para una persona a la vez que una obligación surge para otra, en el momento en que la operación es formalizada sin condicionarla a la fecha en que será cancelada o liquidada. Esa formalización se da cuando las partes involucradas convienen en realizar la transacción, haciendo caso omiso de la documentación que la respalde. Un ejemplo de ello sería cuando se compra mercancía y el compromiso del vendedor es el de entregarla al comprador en su almacén. En ese momento es cuando el vendedor cede al comprador la propiedad de la mercancía; por lo tanto, en esa oportunidad es cuando ha sido realizada la transacción. Cuando se hace un depósito en efectivo en el banco, la operación se considerará realizada sólo cuando el banco recibe el dinero y estampe su sello en el formato de depósito. Otro ejemplo sería cuando es prestado o recibido un servicio. Suponga que la empresa obtuvo en arrendamiento un local por el cual paga una cantidad al finalizar cada mes. Pues bien, será considerada como realizada la transacción al finalizar cada mes, independientemente de cuándo sea cancelado el monto correspondiente. 2) Operaciones internas. Constantemente se están tomando decisiones referidas a la realización de operaciones que internamente están afectando al ente económico de una forma u otra. La capitalización de un pasivo transformándolo en patrimonio, la amortización de una prima de seguros pagada por anticipado, la determinación y registro del deterioro de créditos comerciales o la incorporación de materia prima al proceso de transformación hacia un producto terminado, son ejemplos de ello. Se trata de hechos y decisiones en los que no intervienen otras entidades económicas pero que afectan a la empresa en cualquier sentido.

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF 3) Eventos económicos externos. Con frecuencia se presentan hechos económicos externos que, aunque no se deben a decisiones de los administradores de la entidad en cuestión, ésta queda afectada en algún sentido. Estos tipos de eventos pueden ser de naturaleza tan variada que es difícil decidir en qué momento se han realizado. No obstante, puede decirse que un hecho de este tipo se ha realizado, cuando haya habido una manifestación externa del mismo y que pueda ser cuantificado. A este tipo de eventos pertenece, por ejemplo, la necesidad de valoración de las inversiones a corto plazo al valor razonable o de de mercado que resultó ser más bajo que el costo, la no disponibilidad del efectivo que estaba en un banco debido a que éste fue intervenido, los cambios en el valor de la moneda, la imposibilidad de cobrar una cuenta a un cliente por quiebra de éste, etc. Todos ellos son eventos en los que no intervino la administración, pero que deben ser considerados y registrados en el momento en que se tenga conocimientos de los mismos.

NORMAS APLICABLES A LOS ESTADOS FINANCIEROS. Estas normas se refieren a la medición, clasificación y presentación de las partidas en los estados financieros. De entre ellas, comentaremos las siguientes: 1) UNIFORMIDAD EN LA PRESENTACIÓN. Esta norma la expresa la NIC 1, Párrafo 45, como sigue: “Una entidad mantendrá la presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros de un ejercicio a otro, a menos que: a) Tras un cambio significativo en la naturaleza de las actividades de la entidad o una revisión de los estados financieros, se ponga de manifiesto que sería más apropiada otra presentación u otra clasificación, tomando en consideración los criterios para la selección y aplicación de políticas contables de la NIC 8; o b) Una NIIF requiera un cambio en la presentación.” 2)

MATERIALIDAD O IMPORTANCIA RELATIVA Y AGRUPACIÓN DE DATOS “Una entidad presentará de forma separada cada clase significativa de partidas similares. Una entidad presentará de forma separada las partidas de naturaleza o función distinta, a menos que no tengan importancia relativa.” (NIC 1, Párrafo 29). La importancia relativa se refiere al efecto que tiene una determinada partida en la información financiera global. Determinar si una partida es importante o no, es uno de los elementos más difíciles de establecer dentro de toda la teoría contable.

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Contabilidad Financiera Es poco menos que imposible establecer parámetros que, en términos absolutos, señalen cuándo una determinada partida es significativa o material. Para lograrlo, el contador más bien se acoge a su sentido común que es el resultado de su madurez y experiencia profesional. Sin embargo, existen algunas orientaciones que ayudan a resolver la importancia relativa de las partidas: I. ATENDIENDO AL MONTO DE LA PARTIDA.

a) Una partida, por sí sola, no revela su importancia. En realidad, una partida puede ser importante en una empresa pero no en otras. Por ejemplo, sería el caso de una empresa en la que un elemento de sus activos fue subvaluado en Bs. 5.000.000,oo. Si el total de sus activos asciende a Bs. 25.000.000,oo, aquel monto (que representa el 20% del total) tiene una importancia relativa tal, que podría influir en las decisiones que los usuarios de esos estados financieros pudiesen tomar. Pero si la subvaluación de Bs. 5.000.000,oo, sucede en una empresa cuyo total de activos asciende a Bs. 2.500.000.000,oo (0,002% del total), lo más probable es que, tal subvaluación, resulte relativamente tan pequeña, que no sea tomada en cuenta por los usuarios de los estados financieros para tomar sus decisiones. b) La importancia de una partida se determina comparándola con otras individuales o con grupos de ellas. Por ejemplo, la importancia que se le asigne a la partida de inventarios, por sí sola, no tendrá mucho significado hasta tanto se le compare con el total del activo corriente, con el total del activo, con el costo de ventas, etc. De esa comparación podrá determinarse, por ejemplo, qué porcentaje representa la partida de inventarios con respecto a los rubros con los cuales ha sido comparada. Después de ello, el sentido común ayudará mucho en el resto del proceso. A manera de orientación, puede mencionarse que, si las partidas representan menos del 5 % del total, podrían ser consideradas partidas con poca importancia relativa; aquellas que representen entre el 5 % y 10 %, algunas podrían ser consideradas importantes. Por último, las partidas que representen más del 10 %, pueden ser consideradas como partidas significativas. c) Existen partidas que, a veces, las empresas no les dan la debida importancia ya que, separadamente, no la tienen. Sin embargo, sumadas, el total sí la tiene. Este hecho debe ser tomado en cuenta a la hora de asignar importancia a tales partidas. II. ATENDIENDO A LA NATURALEZA DE LA PARTIDA. La naturaleza de las partidas es otro elemento que ayuda a determinar su importancia relativa. Por lo tanto, además del monto de la partida, debe tenerse en cuenta: a) Si se trata de una partida que aparece ocasionada por un hecho extraordinario. b) Si se estima que influirá sensiblemente en la determinación de los resultados. c) Si la partida está sujeta a hechos que acaecerán en el futuro.

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF 3)

COMPENSACIÓN. “Una entidad no compensará activos con pasivos o ingresos con gastos, a menos que así lo requiera o permita una NIIF.” (NIC 1, Párrafo 32). Es necesario que tanto las partidas de activo y pasivo, como las de ingresos y egresos, sean mostradas por separado. La compensación de las partidas, ya sea en el Estado de Situación Financiera como en el Estado de Resultado, limita la capacidad de los usuarios para comprender tanto las transacciones como los eventos que se hayan producido, así como para evaluar los flujos futuros de efectivo de la empresa. No serán consideradas compensaciones, la presentación de los activos netos de correcciones valorativas, tales como cuando se presentan las cuentas por cobrar a los clientes en forma neta, después de rebajar el deterioro de valor estimado sufrido por tales créditos comerciales, o los inventarios netos de correcciones de valor por obsolescencia, etc.

4)

INFORMACIÓN COMPARATIVA. La NIC 1, Párrafo 38, se refiere a esta norma como sigue: “A menos que las NIIF permitan o requieran otra cosa, una entidad revelará información comparativa respecto del período anterior para todos los importes incluidos en los estados financieros del período corriente. Una entidad incluirá información comparativa para la información descriptiva y narrativa, cuando esto sea relevante para la comprensión de los estados financieros del período corriente.” Los estados financieros deben ser presentados en forma conjunta, los del presente año y los del año anterior, de manera que se pueda facilitar su comparación. Sin embargo, cuando en un determinado ejercicio, la empresa cambie políticas contables, se produzcan cambios en las estimaciones contables o se deban corregir errores ocasionados en períodos anteriores, relacionados con el contenido de la NIC 8, para efectos comparativos, deberán hacerse las modificaciones de forma retroactiva en los primeros estados financieros, después de haber hecho las modificaciones o de haber descubierto los errores, debiendo presentar, como mínimo, estados financieros comparativos, ya reparados, de los últimos tres años, así: a) b) c)

Estados financieros al finalizar el período previo al anterior. Estados financieros al finalizar el período anterior. Estados financieros al finalizar el período actual.

La norma de Información Comparativa, se refiere a que los procedimientos de cuantificación y presentación de las partidas en los estados financieros, deben permanecer en el tiempo. La información contable debe provenir de la aplicación de las mismas normas e interpretaciones para lograr la comparabilidad de los estados financieros y conocer la evolución de la entidad. En caso de que se adopten cambios que afecten la Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera comparabilidad de los estados financieros, es necesario revelarlo claramente, señalando el efecto que ese cambio produce en las cifras. De la misma forma, la consistencia también debe permanecer con respecto a la clasificación de las partidas en los estados financieros. En caso contrario, tal hecho debe ser revelado. Cuando se presenta una inconsistencia en la información que afecte la comparabilidad, aquélla es generalmente ocasionada por: a) Cambios en las reglas particulares. b) Cambios en estimaciones contables. c) Cambios en la entidad que presenta los estados financieros. CAMBIOS EN LAS REGLAS PARTICULARES. La inconsistencia ocasionada por cambios en las reglas de cuantificación se presenta cuando, en una entidad económica, habiendo venido aplicando una determinada regla, se cambia por otra. Sería el caso, por ejemplo, con respecto a los inventarios, el cambio del sistema de valuación de costo promedio, al de primeras entradas, primeras salidas (PEPS). También sería una inconsistencia el cambio del método de depreciación de línea recta por el de porcentaje sobre el valor en libros. En cualquier caso, tales inconsistencias serían aceptadas en la medida que los efectos de las mismas sean revelados. CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES. Estas inconsistencias se producen, generalmente, por la aparición de un elemento de juicio diferente o adicional al que se tuvo inicialmente para calcular las estimaciones. Ejemplos de ello sería el cambio en la tasa de depreciación, debido a la modificación de la vida útil estimada del activo fijo o el cambio en la base de cálculo del deterioro de valor estimado de créditos comerciales. CAMBIOS EN LA ENTIDAD QUE PRESENTA LOS ESTADOS FINANCIEROS. En ciertos casos, la falta de comparabilidad de los estados financieros se debe a cambios ocurridos en la entidad que los genera. De entre ellas, podrían ser citadas: a) Cuando se decide presentar estados financieros consolidados o combinados en vez de individuales. b) La no inclusión de alguna empresa en los estados financieros consolidados.

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF NORMAS APLICABLES A PARTIDAS ESPECÍFICAS. Cada una de las NIC-NIIF, están relacionadas, en alguna de sus partes, bien sea con los estados financieros en general, o bien con alguna de las partidas o masas patrimoniales en particular.

NIIF VIGENTES Hasta la fecha en que este libro está siendo impreso -Enero 2012- existen 29 NIC y 8 NIIF vigentes. La NIIF 9, relacionada con la clasificación y medición de los activos financieros, fue publicada en Noviembre de 2009, y es la primera de tres que sustituirán la NIC 39 a partir del 1 de Enero de 2013. Además, están vigentes 10 interpretaciones de las NIC, y 19 de las NIIF plenas, elaboradas por el Comité de Interpretaciones de las Normas Internacionales de Contabilidad (Standing Interpretation Committee - SIC), que, como ya hemos mencionado, tienen como objetivo aclarar e interpretar aquellos puntos en los que hayan surgido controversias en torno a lo tratado por las NIIF. NIIF PLENAS VIGENTES (Al 01-01-2012) NIC 1: Presentación de estados financieros. NIC 2: Inventarios. NIC 7: Estado de flujos de efectivo. NIC 8: Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores. NIC 10: Contingencias y hechos ocurridos después del período sobre el que se informa. NIC 11: Contratos de construcción. NIC 12: Impuesto a las ganancias. NIC 16: Propiedades, planta y equipo. NIC 17: Arrendamientos. NIC 18: Ingresos de actividades ordinarias. NIC 19. Beneficios a los trabajadores. NIC 20: Contabilización de las subvenciones de Gobierno e información a revelar sobre ayudas gubernamentales. NIC 21: Efectos de las variaciones en las tasas de cambio en moneda extranjera. NIC 23: Costos por préstamos. NIC 24: Información a revelar sobre partes relacionadas. NIC 26: Contabilización e información financiera sobre planes de beneficios por retiro. NIC 27: Estados financieros consolidados y separados. NIC 28: Inversiones en empresas asociadas. NIC 29: Información financiera en economías hiperinflacionarias. NIC 31: Participaciones en negocios conjuntos. NIC 32: Instrumentos financieros. Presentación e información a revelar. NIC 33: Ganancias por acción. NIC 34: Información financiera intermedia. NIC 36: Deterioro del valor de los activos. NIC 37: Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes. NIC 38: Activos intangibles. NIC 39: Instrumentos financieros. Reconocimiento y medición NIC 40: Propiedades de inversión. NIC 41: Agricultura.

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Contabilidad Financiera NIIF NIIF NIIF NIIF NIIF NIIF NIIF NIIF NIIF

1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8: 9:

Aplicación por primera vez de las Normas Internacionales de Información Financiera. Remuneraciones basadas en acciones. Combinaciones de empresas. Contratos de seguros. Activos no corrientes mantenidos para la venta y actividades discontinuadas Explotación y evaluación de recursos naturales. Instrumentos financieros: Información a revelar. Segmentos operativos. Instrumentos financieros. (Aplicación obligatorias desde Enero 2013)

NIIF PARA LAS PYME VIGENTES (Al 01-01-2012) NIIF para PYME: Pequeñas y medianas empresas

CONTROL INTERNO. Es el conjunto de actividades puestas en práctica en una empresa para que, sustentadas en métodos sistemáticos, se logren alcanzar los siguientes objetivos: 1) 2) 3) 4) 5)

Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilización. Evitar que sean contraídos pasivos indebidamente. Aumentar la eficiencia y productividad en las operaciones. Alcanzar exactitud y confiabilidad en la información financiera. Lograr que se cumplan las políticas establecidas por la empresa.

ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO. Para alcanzar estos objetivos, el sistema de control interno debe estar sustentado en los siguientes elementos: Organización. Procedimientos. Factor humano. Supervisión. 1) ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA. La organización está conformada por una serie de elementos a través de los cuales se logra que las actividades de la empresa se desarrollen en forma armoniosa y sistemática. Estos elementos son: a)

Dirección. En toda empresa debe existir la persona o personas que la dirijan y asuman la responsabilidad de las políticas y decisiones tomadas al ejecutarlas.

b)

Coordinación. Este elemento de control interno persigue el objetivo de establecer una relación armoniosa y sincronizada entre los diferentes centros de actividades, para evitar la duplicidad de funciones o la imposibilidad de realizar un determinado paso debido a que el anterior no ha sido cumplido.

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF c)

División de funciones. Es uno de los elementos claves de control interno. Gira en torno a la previsión de que jamás debe permitirse que una sola persona tenga a su cargo la totalidad del proceso en la realización de una transacción comercial. Para ello, debe lograrse que cada operación pase por varias personas cuyas funciones no tengan relación entre sí. Así se logra que los funcionarios que realizan la transacción, no puedan intervenir en el registro de la misma ni tenga la custodia del bien involucrado. De esta forma, al intervenir varias personas en el proceso de cada transacción, los errores voluntarios o involuntarios serán detectados con mayor rapidez. Por ejemplo, es obvio que no debe ser permitido que un sólo funcionario sea cajero y, al mismo tiempo, sea quien lleva el libro de bancos y realice las conciliaciones bancarias. A una persona que tenga a su cargo esas tres actividades, le será muy fácil cometer alguna irregularidad. Para evitarlo, deben separarse esas tres funciones en otras tantas personas diferentes.

d)

Asignación de responsabilidad. La asignación de responsabilidades es también fundamental. Los nombramientos de personal para cada actividad y la jerarquía que se le concede, debe ser comunicada con claridad. Así se logrará que toda transacción sea previamente autorizada por el funcionario designado.

2) PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO. Para que los elementos de control interno anteriormente descritos cumplan su función, es necesario establecer los procedimientos necesarios que permitan alcanzar tales objetivos. Esos procedimientos se refieren a: Planificación y sistematización. Formas y registros. Informes. a) Planificación y sistematización. El control interno se verá fortalecido en la medida en que se planifiquen con anticipación todas las actividades y se cuente con los procedimientos a seguir en cada actividad. Por ejemplo, el disponer de un buen plan de cuentas idóneamente codificadas y un adecuado manual de procedimientos de compras, ventas, nómina, etc., elimina la posibilidad de que un funcionario pueda utilizar su libre albedrío en cuanto a cómo actuar en cada caso, lográndose así la uniformidad en la ejecución de las funciones. b) Formas y registros. Junto con el manual de procedimientos, debe activarse la utilización de formularios procurando que, sin llegar a una proliferación exagerada, sean los necesarios para alcanzar los objetivos, tales como: facturas, notas de despacho, notas de crédito, notas de débito, informes de recepción, etc. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera Estos formatos deben ser diseñados de manera sencilla y clara, para que la información que proporcionen sea fácilmente accesible, logrando así que el control interno actúe en cuanto a la aprobación de transacciones, revisión de exactitud aritmética, distribución de copias a los departamentos afectados, etc. En cuanto al registro, es recomendable la utilización, en la medida posible, de equipos electrónicos, por la seguridad y prontitud con que se puede disponer de información y resultados. c) Informes. La efectividad de un sistema de control interno debe medirse por los resultados prácticos que proporcione. La frecuente elaboración de informes tales como estados de situación financiera, estados de resultados, de costo de producción, de ventas, de gastos, etc., en forma comparativa y el análisis de las variaciones obtenidas, son procedimientos que afianzan la confiabilidad del control interno. 3) FACTOR HUMANO. La idoneidad del factor humano con que cuente la empresa, es fundamental para el buen funcionamiento del control interno. Los principales elementos que deben tenerse en cuenta con relación al factor humano son: Selección y entrenamiento. Eficiencia. Moralidad y honradez. Remuneración. a) Selección y entrenamiento. La política que la empresa tenga para seleccionar al personal que contrata y los programas de entrenamiento que ponga en práctica, son fundamentales para lograr una mejor ejecución de las funciones asignadas. b) Eficiencia. Este elemento está íntimamente relacionado con el proceso de selección y entrenamiento. La efectividad de un trabajador será tanto mayor, cuanto mejor preparado esté. c) Moralidad y honradez. La moralidad y honradez que posea un trabajador, es el más seguro pilar sobre el que descansa el control interno. Detectar el grado de fortaleza o debilidad que una persona posee en este aspecto no es fácil. Sin embargo, la realización de pruebas psicotécnicas al ser seleccionado y, luego, la ejecución de un adecuado seguimiento de sus actuaciones, irán conformando una idea de lo que esa persona es en ese sentido.

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Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF No obstante, ello debe ser sólo una parte. Es saludable para el control interno que se adopte la práctica de rotar al personal en la medida que ello sea posible, y hacer que cada trabajador tome sus vacaciones oportunamente. De esa forma, al saber que su cargo va a ser ejecutado por otra persona mientras dure su vacación, lo disuadirá de cometer errores intencionales y se mantendrá alerta para no cometer los no intencionales. Además, en aquellos casos en que el trabajador cumple labores de custodia, bien sea de dinero o de cualquier otro tipo de valores, es conveniente obtener una fianza. Ello también actuará como factor disuasivo. d) Remuneración. Todo lo dicho debe estar complementado con una acertada política de promoción y remuneración del personal. Al ser reconocida su labor a través del mejoramiento de su remuneración y otros beneficios, será un excelente estímulo para que se convierta en el mejor guardián de los intereses de la empresa. Como habrá podido observar, en este capítulo nos hemos limitado a comentar las normas generales de control interno. Con respecto a los elementos de control interno, también han sido comentados aquellos que deben ser aplicados en términos generales. Aquellas normas de control interno que sean aplicables a transacciones específicas, serán comentadas en los próximos capítulos, cuando las unidades respectivas sean tratadas en clase.

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EJERCICIOS.

EJERCICIO 8.1. 1) Defina qué es la teoría de la contabilidad. 2) La teoría de la contabilidad persigue entre otros, el objetivo de obtener información útil. Diga qué característica debe tener tal información para que ésta sea útil. 3) Diga cómo es clasificada la teoría contable. 4) Defina el concepto de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). 5) Comente en base a cuáles normas serán aplicados los PCGA en Venezuela. 6) Diga qué es el Marco Conceptual. 7) Defina qué son las Normas Internacionales de Información Financiera. 8) Diga qué se entiende por características cualitativas de las NIIF, y explique en forma breve los conceptos de: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)

Comprensibilidad. Relevancia. Importancia relativa. Fiabilidad. Representación fiel. La esencia sobre la forma. Neutralidad. Prudencia. Integridad. Comparabilidad. Oportunidad. Equilibrio entre costo y beneficio. -

9) Explique en forma breve qué son las hipótesis fundamentales de las NIIF, y desarrolle el significado de: a) Hipótesis de empresa en marcha. b) Hipótesis del devengo 10) Diga qué son las normas aplicables a los estados financieros y explique: a) Uniformidad en la presentación. b) Materialidad o importancia relativa. c) Compensación. d) Información comparativa. 11) Explique qué se entiende por control interno y qué elementos deben presentarse para que funcione el control interno.

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Efectivo y sus Equivalentes

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EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO. Se considera efectivo, todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente: 1)

EFECTIVO EN CAJA. a) b) c) d) e)

2)

Monedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de otras naciones (divisas). Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar. Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar. Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc.

EFECTIVO EN BANCOS. Será considerado como efectivo en bancos lo siguiente: a) Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales. b) Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista. c) Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios. Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos, en cualquier momento, disponer de ese dinero

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223

Contabilidad Financiera para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos. En todo caso, lo más que podría suceder sería la aparición de un sobregiro bancario en libros de lo cual hablaremos más adelante. 3)

ELEMENTOS EQUIVALENTES AL EFECTIVO. El Párrafo 6 de la NIC 7, da la siguiente definición equivalentes al efectivo: “Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.” Adicionalmente, el Párrafo 7 de la NIC 7, amplía un poco más el concepto de equivalentes del efectivo, cuando dice:

“Los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propósitos de inversión o similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una inversión financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, debe poder ser fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor. Por tanto, una inversión así será equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Las participaciones en el capital de otras entidades quedarán excluidas de los equivalentes al efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes al efectivo, como por ejemplo las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento, siempre que tengan una fecha determinada de reembolso.” Además, la Sección 7.2 de la VE-NIF PYME señala que, “los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros. Por tanto, una inversión cumplirá las condiciones de equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Los sobregiros bancarios se consideran normalmente actividades de financiación similares a los préstamos. Sin embargo, si son reembolsables a petición de la otra parte y forman una parte integral de la gestión de efectivo de una entidad, los sobregiros bancarios son componentes del efectivo y equivalentes al efectivo.”

PARTIDAS QUE NO FORMAN PARTE DEL EFECTIVO. Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas por parte de la empresa. En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente: 1) NO SERÁ EFECTIVO EN CAJA: a)

224

Los vales de caja. Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.

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Efectivo y sus Equivalentes b)

Cheques post-fechados. Se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado. Los casos más corrientes provienen de los siguientes hechos: b.1)

Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese momento no tiene fondos, y previa autorización, lo emite con fecha posterior, pidiéndole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco.

b.2)

Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o depositado. En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

c) Cheques devueltos. En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un banco. Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto. c.1)

Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el banco, así lo exige. Los cheques devueltos por falta de fondos, deberán ser presentados, más bien, como cuentas por cobrar.

c.2)

Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos. En oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer de fondos. Tales serían los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podrían ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

d) Estampillas fiscales y de correos. Es obvio que, tales estampillas, no son aceptadas como un medio común de pagos. Por ello, deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance general como "existencia de estampillas" en la sección de gastos prepagados del activo.

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225

Contabilidad Financiera 2) NO SERÁ EFECTIVO EN BANCOS: a)

Depósitos bancarios a plazo fijo. Cuando una empresa hace cualquier depósito de dinero a plazo fijo en una institución financiera, significa que no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido. Por supuesto, si el plazo fijo es menor de un año, el monto de esos depósitos deberá mostrarse en el activo, pero en un rubro diferente a efectivo. Sin embargo, si, como ya hemos mencionado, el plazo fijo es menor a tres meses, será considerado como un activo equivalente de efectivo, y presentado como tal en el Estado de Situación Financiera. En caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado en el activo no corriente, en el grupo de inversiones financieras a largo plazo.

b)

Depósitos bancarios congelados. Se trata de los casos en que una empresa mantiene depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensión de operaciones, o hayan sido intervenidas por las autoridades competentes.

c)

Depósitos bancarios para fondos especiales. En oportunidades, las empresas crean fondos especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos, amortización o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se pierda.

d)

Depósitos en bancos extranjeros restringidos. Cuando se tienen depósitos en bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la disponibilidad de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el monto que corresponda, y ser presentado más bien en secciones diferentes al Efectivo y Equivalentes al Efectivo.

CAJA. Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma. Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta. Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el Estado de Situación Financiera, encabezando el grupo de Activo Corriente.

226

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Efectivo y sus Equivalentes Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser: a) b)

Caja chica Caja principal

CAJA CHICA. Como veremos más adelante, una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja. Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algún caso imposible, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc. En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por medio de esta caja durante un período determinado, establecerán el monto del fondo fijo con el que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

CONTROL INTERNO. Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad, es necesario que se establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable poner en práctica las siguientes normas: 1) Se fijará el fondo fijo con el que operará la caja chica. 2) Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo. Este funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad. 3) El cheque que se emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo. 4) Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada a través de esta caja. 5) Todo pago que se haga por caja chica deberá ser respaldado por su respectivo comprobante, representado por recibos prenumerados donde constará la razón del desembolso, cantidad, autorización y el nombre y firma de quien lo ha recibido. Este recibo deberá estar respaldado, en los casos que proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago. 6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo deberán ser inutilizados mediante la estampación de un sello que diga "CANCELADO". Así podrá evitarse que vuelvan a ser presentados para su reposición, y se produzca una "duplicidad de pagos". 7) Los "vales" y el "cambio de cheques" por efectivo no debe ser permitido. No obstante, de permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que haya sido designado para ello. En este caso, los cheques deben ser emitidos a nombre del custodio del fondo y cobrados en el banco de inmediato.

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227

Contabilidad Financiera 8) El fondo de caja chica debe ser repuesto, cuando el efectivo que vaya quedando haya alcanzado un mínimo establecido. En caso de cierre del ejercicio contable, debe ser repuesto en esa fecha, sea cual fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objeto de que los gastos ya causados, sean registrados dentro del ejercicio contable que está finalizando. 9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.

OPERACIÓN DE LA CAJA CHICA. Con el objeto de explicar cómo, en la práctica, se actúa con respecto al manejo de la caja chica, desarrollemos un ejemplo. Ejemplo: La empresa RÍO TURBIO C.A., decidió crear un fondo fijo de caja chica por Bs. 500,oo cuyo manejo, además de cumplir con las normas generales de control interno, será llevado de acuerdo con lo siguiente: a) Los pagos no podrán ser mayores de Bs. 50,oo. b) Cuando el efectivo disponible se reduzca a Bs. 200,oo o menos, se procederá a la reposición del fondo. Las operaciones realizadas fueron como sigue: Marzo 03:

Se emitió el cheque 2222 del Banco del Caribe por Bs. 500,oo a nombre de Juan Pérez quien será el custodio del fondo fijo.

Marzo 04:

Se pagó Bs. 10,50 por suministros para la oficina.

Marzo 06:

Fue cancelado el recibo de teléfono del mes de febrero por Bs. 29,oo.

Marzo 06:

Se canceló factura de gasolina puesta a un equipo de transporte por Bs. 24,oo.

Marzo 08:

Se pagó al mecánico Román García Bs. 30,oo por reparación del equipo de transporte.

Marzo 09:

Se pagó por fletes de venta Bs. 28,oo a Transporte Guárico.

Marzo 10:

Se pagó viáticos al vendedor J. Lara por Bs. 39,oo.

Marzo 15:

Se canceló al Kiosco Alto Bs. 16,oo por suministro de periódicos de la 1ª quincena de marzo.

Marzo 17:

Se pagó a Cafetería El Galeón Bs. 29,50, por suministro de café en la 1ª quincena de marzo.

Marzo 20:

Se canceló a la Bomba El Águila Bs. 27,oo, por lavado y engrase del camión de reparto.

228

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Efectivo y sus Equivalentes Marzo 21:

Fue pagado el recibo de luz de febrero por Bs. 50,oo.

Marzo 22:

Se pagó Bs. 25,oo a Panadería Funchal por concepto de una torta de cumpleaños de la secretaria del gerente.

Marzo 22:

Se hizo la reposición del fondo mediante la emisión del cheque 2280 del Banco del Caribe.

Se requiere: Registrar las transacciones señaladas. De acuerdo con lo que se indica, para crear el fondo fijo de caja chica, se elaboró un cheque por Bs. 500,oo el cual fue entregado al custodio del fondo, quien posteriormente procedió a cobrarlo en el banco. Para registrar la operación, se hará el siguiente asiento: FECHA Marzo

DESCRIPCIÓN 03

DEBE

HABER

--- X --CAJA CHICA BANCOS

500,oo 500,oo

Para registrar la creación del fondo de caja chica. Cheque N°. 2222 del Banco del Caribe.

Ilustración 9.1. Creación de fondo fijo de caja chica Por supuesto, al pasar el asiento al Mayor General, la cuenta Caja Chica quedaría como se muestra en la Ilustración 9.2. En las explicaciones que siguen, podrá observar que, el saldo de esta cuenta permanecerá "fijo", y sólo volverá a modificarse cuando el fondo vaya a ser aumentado, disminuido o eliminado. CAJA CHICA FECHA

Marzo

DESCRIPCIÓN

03 Según diario

RF

DEBE

500,oo

HABER

SALDO

500,oo

Ilustración 9.2. Mayor de caja chica Con ello ha sido creado el fondo fijo de caja chica. Es decir, el cajero dispone de Bs. 500,oo en efectivo para que vaya realizando los pagos a medida que se va presentando la necesidad, conduciéndose, en todo caso, por las normas establecidas al respecto. El cajero deberá llevar un mayor auxiliar de caja chica en el que irá registrando el movimiento que va teniendo el fondo, de acuerdo con lo que se muestra en la ilustración 9.3. Centro de Contadores

229

Contabilidad Financiera Allí podrá observar que el cajero, a medida que hace los desembolsos, va registrando las partidas en su mayor auxiliar de caja chica, a la vez que va llevando el saldo del efectivo que le va quedando. Cuando se observe que el saldo va llegando al mínimo establecido, se procede a solicitar la reposición de fondos.

MAYOR AUXILIAR DE CAJA CHICA FECHA

Marzo “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “

03 04 06 06 08 09 10 15 17 20 21 22 22

DESCRIPCIÓN

Creación de fondo fijo Suministros de oficina Teléfono febrero Gasolina para equipo de transporte Reparación de equipo de transporte Fletes ventas - Transporte Guárico Viáticos J. Lara Periódicos Kiosco Alto Café - Cafetería El Galeón Lavado y engrase - Bomba El Águila Luz eléctrica febrero Torta Panadería Funchal Reposición de fondos

RF

DEBE

HABER

500,oo 10,50 29,oo 24,oo 30,oo 28,oo 39,oo 16,oo 29,50 27,oo 50,oo 25,oo 308,oo

SALDO

500,oo 489,50 460,50 436,50 406,50 378,50 339,50 323,50 294,oo 267,oo 217,oo 192,oo 500,oo

Ilustración 9.3. Mayor auxiliar de caja chica. Para ello, se elabora una relación de los gastos que ha pagado, la cual respaldará con los respectivos comprobantes y los enviará al departamento correspondiente, donde, previa revisión, se procederá a ordenar la elaboración del cheque a nombre del custodio del fondo quien, al cobrarlo, volverá a disponer del fondo fijo en efectivo de Bs. 500,oo. De esta forma, el cajero podrá hacer nuevos pagos, repitiéndose así el ciclo anterior. En lo que respecta a contabilidad, observe que no ha intervenido en este proceso hasta el momento de la reposición. Cuando ese momento llega, se procede a registrar en el diario el cheque emitido para reponer el fondo fijo. Para ello, debe ser analizada la naturaleza de los desembolsos realizados a través del fondo, para determinar en qué cuentas debe hacerse el registro. En el caso que se está desarrollando, la clasificación se haría como se muestra en la ilustración 9.4. Observe allí que los desembolsos han sido clasificados de acuerdo con su naturaleza, y luego se han totalizado los grupos.

230

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Efectivo y sus Equivalentes

CONCEPTOS

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Suministros de oficina Teléfono Gasolina Reparación del equipo de transporte Fletes Viáticos Periódicos Café Lavado y engrase Luz eléctrica Agasajos TOTAL

GASTOS DE VENTAS

10,50 29,oo 24,oo 30,oo 28,oo 39,oo 16,oo 29,50 27,oo 50,oo 25,oo 160,oo

148,oo

Ilustración 9.4. Clasificación de desembolsos de caja chica. Con estos totales, se procede a hacer el asiento de diario como se muestra en la ilustración 9.5. FECHA Marzo

DESCRIPCIÓN 22

DEBE

--- X --GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GASTOS DE VENTAS BANCOS

HABER

160,oo 148,oo 308,oo

Para registrar reposición de caja chica, cheque N°. 2280 Banco del Caribe.

Ilustración 9.5. Registro de reposición de caja chica Así se cumple un ciclo de Caja Chica. Observe que, en el asiento, no intervino para nada la cuenta Caja Chica. Realmente, no tiene que intervenir. Como ya fue explicado, esta cuenta sólo volverá a ser utilizada cuando, en la transacción, esté involucrado un aumento, disminución o eliminación del fondo fijo.

AUMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA. En oportunidades, una vez creada la caja chica, y puesto en práctica el proceso de pagos, puede suceder que el fondo fijo creado resulte insuficiente, debido a que el volumen de pagos es demasiado grande, lo cual requiere que se tenga que reponer con demasiada frecuencia. En estos casos, por lo general, se decide aumentar el fondo existente en una cantidad que, previo análisis, se considere razonable. Expliquemos con un ejemplo, cómo actuaríamos en contabilidad en esos casos.

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231

Contabilidad Financiera Ejemplo: La empresa RÍO CLARO C. A. tiene constituido un fondo fijo de caja chica de Bs. 400,oo al 31-03 y, por considerarlo insuficiente, el día 1 de Abril se decide aumentarlo en Bs. 200,oo, para lo cual se emite el cheque No. 3152 del Banco de Venezuela. Se requiere:

Registrar la operación.

Para este momento, la cuenta CAJA CHICA, en el mayor, sería como sigue (ilustración 9.6): CAJA CHICA FECHA

Marzo

DESCRIPCIÓN

RF

DEBE

HABER

31 Saldo a la fecha

SALDO

400,oo

Ilustración 9.6. Mayor de caja chica Una vez emitido y cobrado el cheque para el aumento del fondo fijo, se hará el siguiente asiento de diario (ilustración 9.7) FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 01

DEBE

HABER

--- X --CAJA CHICA BANCOS

200,oo 200,oo

Incremento de fondo de caja chica.

Ilustración 9.7. Registro del aumento de la caja chica Observe que el asiento hecho, es similar al que se hizo cuando, inicialmente, fue creado el fondo fijo. Al procesar el asiento en el Mayor, éste quedaría como sigue: CAJA CHICA FECHA Marzo Abril

DESCRIPCIÓN

REF

DEBE

31 Saldo a la fecha 01 Según diario

200,oo

HABER

SALDO 400,oo 600,oo

Ilustración 9.8. Mayor de caja chica Como puede ser observado, a partir de este momento, el fondo fijo quedó en Bs. 600,oo.

DISMINUCIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA. También puede suceder que, en un momento dado, se considere que el fondo fijo creado es demasiado alto en relación con las necesidades que se tienen. Cuando este es el caso, se procede a disminuir el fondo existente en la cantidad que se decida. Tal cantidad, debe ser depositada en el banco. Expliquémoslo con un ejemplo.

232

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Efectivo y sus Equivalentes Ejemplo: La empresa RÍO CLARO C. A. tiene creado un fondo fijo de Bs. 600,oo al 30-06. El 01-07, se decide disminuir el fondo fijo en Bs. 100,oo, para lo cual se procedió a depositar en el Banco de Venezuela la cantidad disminuida. Se requiere:

Registrar la transacción.

Para la fecha de la operación, la cuenta CAJA CHICA se mostraba como sigue (ilustración 9.9) CAJA CHICA FECHA Marzo Abril

DESCRIPCIÓN

RF

31 Saldo a la fecha 01 Según diario

DEBE

HABER

SALDO 400,oo 600,oo

200,oo

Ilustración 9.9. Mayor de caja chica Una vez hecho el depósito en el banco, por Bs. 100,oo, se realizará el siguiente asiento (ilustración 9.10). FECHA Julio

DESCRIPCIÓN 01

DEBE

HABER

--- X --BANCOS CAJA CHICA

100,oo 100,oo

Para registrar disminución del fondo de Caja Chica

Ilustración 9.10. Registro de disminución de caja chica Y al pasar el asiento al Mayor, éste quedaría como sigue (ilustración 9.11) CAJA CHICA FECHA Marzo Abril Julio

DESCRIPCIÓN 31 Saldo a la fecha 01 Según diario 01 Según diario

RF

DEBE

HABER

200,oo 100,oo

SALDO 400,oo 600,oo 500,oo

Ilustración 9.11. Mayor de caja chica A partir de este momento, el fondo fijo de caja chica quedó en Bs. 500,oo.

ELIMINACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA. Cuando se presente el momento en que no se requiera la existencia del fondo fijo, se procederá a eliminarlo. Para ello, el monto que se tenga como fondo fijo, se depositará en el banco y se realizarán los registros correspondientes. Desarrollemos el caso con un ejemplo.

Centro de Contadores

233

Contabilidad Financiera Ejemplo: El 15-10, la empresa RÍO CLARO C. A., decidió eliminar el fondo fijo de Bs. 500,oo que existía en esa fecha. Para ello, se procedió a depositar en el Banco de Venezuela, el saldo existente. Se requiere:

Registrar la transacción.

En este caso, se realizaría el siguiente asiento (ilustración 9.12) FECHA Octubre

DESCRIPCIÓN 15

DEBE

--- X --BANCOS CAJA CHICA Para eliminar fondo de Caja Chica.

HABER

500,oo 500,oo

Ilustración 9.12. Registro de eliminación de caja chica Después de ello, al pasar el asiento al Mayor, éste quedaría como sigue (ilustración 9.13): Obsérvese cómo, al final, la cuenta CAJA CHICA, al no existir fondo fijo, quedó con saldo cero. CAJA CHICA FECHA

Marzo Abril Julio Octubre

DESCRIPCIÓN

31 01 01 15

Saldo a la fecha Según diario Según diario Según diario

RF

DEBE

HABER

200,oo 100,oo 500,oo

SALDO

400,oo 600,oo 500,oo 0,oo

Ilustración 9.13. Mayor de caja chica

CAJA GENERAL. Es ésta la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o permanece dentro de las instalaciones de la empresa.

CONTROL INTERNO. El éxito de la buena administración del efectivo descansa en las "fortalezas" que contenga el control interno establecido. Prácticamente, todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectarán en el futuro el rubro efectivo. Si a esta particularidad le añadimos la de que, por su naturaleza, es el activo que más se presta para manejos no idóneos, son razones poderosas para poner especial énfasis en la implantación de un estricto y efectivo control interno.

234

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Efectivo y sus Equivalentes A continuación, se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al elaborar y poner en marcha el sistema de control interno: 1)

Separación de funciones. Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de autorización ni de registros contables. Ni el cajero ni nadie que labore en el departamento de caja pueden tener acceso a: a) b) c) d) e) f) g)

2)

Facturación y entrega de mercancía. Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor. Elaboración y envío de estados de cuentas a los clientes. Control del cobro de cuentas por cobrar atrasadas. Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor. Autorización para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones. Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que debe.

Depósitos diarios. No debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja, excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco en forma diaria. Este paso del control interno quedaría aún más reforzado si se establece que, una vez hecho el depósito bancario, las planillas de depósito sean entregadas directamente a contabilidad y no al cajero.

3)

Endoso de cheques recibidos. A todos los cheques recibidos de terceros, se les debe estampar inmediatamente, en el reverso, un sello que diga "sólo para depositar en cuenta corriente número...". De esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.

4)

Entradas de efectivo por cobranzas. El control de los ingresos por cobranzas comienza desde el momento que se entrega a los cobradores los documentos para que sean cobrados. Con tales documentos: facturas, letras de cambio, etc., debe elaborarse un listado por duplicado de manera que al cobrador se le entrega el original junto con los documentos por cobrar en cuestión, mientras que la copia, debidamente firmada por el cobrador, queda en el departamento de cobranzas. Diariamente, el cobrador elaborará un informe de cobranzas por cuadruplicado que, junto con el efectivo cobrado, entregará al cajero, quien lo firmará y devolverá al cobrador el original y duplicado. Éste, a su vez, los entregará a cobranzas junto con los documentos por cobrar que no pudieron ser cobrados ese día. El departamento de cobranzas, enviará a contabilidad el duplicado mientras que, el original, queda en ese departamento para sus respectivos controles. El cajero, por su parte, al finalizar el día, procede a elaborar la planilla de depósito bancario el cual se hará, a más tardar, el día siguiente.

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235

Contabilidad Financiera Una vez hecho el depósito, el cajero envía a contabilidad la copia del depósito junto con el triplicado del informe de cobranza, donde será cotejado con la copia del informe recibida del departamento de cobranzas y procede a realizar los registros pertinentes. 5)

Ingresos recibidos por correo. Aunque en esta época este procedimiento de cobro no es muy utilizado, en los casos en que se reciban ingresos a través del correo, el control debe comenzar desde el momento mismo en que el sobre es abierto. Generalmente, todos los cobros que se reciben por correo, son cheques a los cuales debe estampársele inmediatamente el sello de "sólo para depositar en la cuenta corriente número...". Será elaborado un informe por cuadruplicado de los valores recibidos, los cuales serán posteriormente entregados al cajero, quien firmará el original y duplicado del informe y los devolverá a la persona encargada de recibir la correspondencia. Ésta, enviará a contabilidad el original para el registro y comprobaciones posteriores, y se quedará con el duplicado como evidencia de haber cumplido con la parte del proceso que le corresponde. Finalizado el día, el cajero procederá a hacer el depósito por la totalidad de los ingresos recibidos, y enviará una copia de la planilla a contabilidad, junto con el triplicado del informe que obtuvo del empleado que recibe la correspondencia. El cuadruplicado de este informe, queda archivado en el departamento de caja.

6)

Ingresos por ventas al detalle. Los ingresos por concepto de ventas al detalle, requieren también de un control interno estricto. En términos generales, se sugiere actuar como sigue: Al ser realizada una venta de contado por mostrador, el vendedor elaborará una factura por triplicado y se la entregará al cliente, quien pasará por la caja y pagará el monto correspondiente. El cajero pondrá el sello de cancelado a los tres ejemplares de la factura y devolverá el original y duplicado al cliente, quien regresará a retirar la mercancía comprada, previa la entrega del duplicado de la factura cancelada en la sección de despacho. El cliente se quedará con el original de la factura cancelada. El vendedor enviará los duplicados de las facturas a contabilidad para su registro mientras que el cajero, realizará el proceso de depósito bancario ya explicado, enviando una copia del mismo a contabilidad.

ARQUEOS DE CAJA. Las medidas que se adopten para que el control interno sea útil, deben ser reforzadas con arqueos de caja.

236

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes Consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en poder del cajero, así como de cualesquiera documentos que respalden justificadamente la ausencia de él, tales como facturas de gastos, vales, etc., especialmente en los casos de caja chica. Para que los arqueos tengan un resultado positivo, deben ser "sorpresivos" y, en su ejecución, es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos: 1)

Valores que están sujetos al arqueo. Deberá ser contado "absolutamente todo" lo que se encuentre en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.

2)

Arqueos del fondo de caja chica. Tratándose de un fondo fijo, deberá contarse, además del efectivo, cualquier documento que respalde la utilización del efectivo faltante.

3)

Arqueo en la caja general. En términos generales, la existencia que pudiese haber en esta caja a la fecha del arqueo, se refieren a ingresos que están pendientes por depositar.

4)

Simultaneidad en los arqueos. Cuando en la empresa existan varias cajas, los arqueos deben ser hechos en forma simultánea en la misma fecha y hora. De esa forma, se evita la posibilidad de realizar "traslados" de fondos de una caja a la otra con el objeto de "cubrir" faltantes en caso de haberlos.

5)

Presencia del custodio en el arqueo. Es indispensable que, mientras dure el conteo, el custodio o cajero permanezca presente en el lugar y que, por ninguna circunstancia, se permita que se ausente.

6)

Evidencia del arqueo realizado. El funcionario que hace el arqueo, debe dejar evidencia detallada de los valores encontrados, mediante la elaboración de un formulario similar al mostrado en la ilustración 9.14. Como puede observarse, este formulario está diseñado para relacionar en él, dinero, cheques, facturas de gastos y cualquier otro tipo de valor que se encuentre en el conteo. Sin embargo, de no ser suficiente el espacio, se pueden crear "anexos" donde pueden ser detallados otros elementos encontrados tales como prendas, relojes, etc., lo cual pudiera ser indicio de alguna irregularidad. Por supuesto, al final del formulario de arqueo, deberá ser obtenida una declaración del custodio, más o menos en los siguientes términos: "Los fondos que arriba se especifican, fueron contados en mi presencia y pertenecen a la empresa, siendo los únicos que estaban en mi poder al (fecha del arqueo), y me fueron devueltos a mi entera satisfacción después de ser contados.

Firma del custodio. Centro de Contadores

237

Contabilidad Financiera LA MACARENA C.A.

ARQUEO DE CAJA

FECHA _____________ HORA: _____________ CUSTODIO: _________________________________

EFECTIVO: a)

b)

Monedas: ____ de 1,oo: Bs....................... ____ de 0,50: Bs....................... ____ de 0,25: Bs....................... ____ de 0,125: Bs....................... ____ de 0,10: Bs....................... ____ de 0,05: Bs....................... ____ de 0,01: Bs……………..... Total Monedas Billetes: ____ de 500: Bs....................... ____ de 100: Bs....................... ____ de 50: Bs....................... ____ de 20: Bs...................... ____ de 10: Bs...................... ____ de 5: Bs...................... ____ de 2: Bs...................... Total Billetes Total Efectivo Bs..............................

Bs.____________

Bs. ____________

CHEQUES: Número Fecha ___ ____________ ____________ Total Cheques

Banco _______________

Bolívares__ _____________ Bs............................

TARJETAS DE CRÉDITO Número Clase ___ ____________ ____________ Total Tarjetas de crédito

Banco _______________

Bolívares__ _____________ Bs............................

COMPROBANTES: Número Fecha __ ____________ ____________ Total Comprobantes

Beneficiario _______________

__ Bolívares__ _____________ Bs. ____________

Bs.

TOTAL ARQUEO

.

Recibo del custodio: Los fondos que arriba se especifican fueron contados en mi presencia y pertenecen a la empresa, siendo los únicos que estaban en mi poder al / / , y me fueron devueltos a mi entera satisfacción después de ser contados. ___________________________ Firma del Custodio

Ilustración 9.14. Hoja de arqueo

238

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes 7)

Ingresos por depositar incluidos en el arqueo. Con el fin de cerciorarse de que los fondos por depositar encontrados en la caja general son legítimos, debe exigirse que tales fondos sean depositados íntegramente en el banco, a más tardar en el día hábil siguiente al arqueo. Ello debe ser comprobado posteriormente mediante la obtención de la copia de la planilla de depósito correspondiente, comparando el contenido de la misma con los fondos encontrados en el arqueo. En caso de que tal depósito no sea hecho oportunamente o se encuentre alguna discrepancia, debe ser investigada la causa.

DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS. Una vez hecho el conteo, el siguiente paso será comparar el total obtenido en el arqueo con el saldo que tenga la cuenta caja para ese momento en el libro mayor. De no haber ocurrido ningún tipo de anormalidad, deben cuadrar. Sin embargo, puede suceder que no cuadren y, en tal caso, aparecería lo que en contabilidad se denomina "diferencias en caja". El tratamiento que estas diferencias en caja reciben en contabilidad, depende del tipo de error que ocasiona tal diferencia. Básicamente, los errores pueden ser voluntarios e involuntarios. Por el momento, nos ocuparemos sólo de los errores involuntarios. De los voluntarios hablaremos en este mismo capítulo cuando tratemos el tema de errores y fraudes. Desde el punto de vista de quién los comete, los errores pueden ser: a) b)

Errores cometidos por el cajero. Errores cometidos por contabilidad.

TRATAMIENTO CONTABLE A LOS ERRORES COMETIDOS. Los errores involuntarios cometidos pueden ser de naturaleza muy variada. Comentaremos aquí algunos de los más comunes, así como la forma en que la contabilidad actúa para solucionar cada caso. Para ello nos basaremos en el desarrollo de eventos hipotéticos sustentados en cifras pequeñas para lograr mayor claridad en las explicaciones. Ejemplo 1 1)

El 20-01-2014 se hizo un arqueo de caja. El total del mismo alcanzó a Bs. 10.560,oo, mientras que el saldo de la cuenta caja era de Bs. 11.560,oo.

2)

El 25-01-2014 se determinó que la diferencia se debió a que el 19-01-2014 el cajero había hecho el depósito 2940 por Bs. 1.000,oo en el Banco Venezuela pero, la copia de la planilla de depósito, no había sido enviada a contabilidad para su registro.

Se pide: a) b)

Registrar la diferencia detectada en el arqueo. Registrar la corrección definitiva del error.

Centro de Contadores

239

Contabilidad Financiera En primer lugar, establezcamos la diferencia encontrada:

Saldo según la cuenta Caja Saldo según arqueo

11.560,oo 10.560,oo

Diferencia (de menos)

1.000,oo

Habiendo determinado la diferencia, se procede a registrar en contabilidad el hecho de que se hizo un arqueo y se encontró una diferencia de menos por Bs. 1.000,oo. Esta diferencia debe ser registrada en una cuenta transitoria denominada Diferencias en Caja por Localizar, la cual permanecerá abierta con ese saldo mientras se estén investigando las razones por las que esa diferencia se produjo. El asiento a realizar podríamos razonarlo como sigue: ¿Quién recibió el dinero que falta en caja? No se sabe. Existe una especie de "suspenso". Por lo tanto, mientras se cargaremos a Diferencias en Caja por Localizar.

aclara, le

¿Quién entregó el dinero que falta? Fue entregado por la caja. Luego se le abonará a Caja Por lo expuesto, el asiento quedará como sigue (ilustración 9.15). FECHA Enero

20

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- X --DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR CAJA

HABER

1.000,oo 1.000,oo

Para registrar diferencia (de menos) localizada en arqueo del 20-012014

Ilustración 9.15 Si es pasado al mayor el asiento hecho, las cuentas quedarán como sigue (ilustración 9.16) DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR

CAJA DEBE Saldo anterior

11.560,oo

Saldo ajustado

10.560,oo

HABER

DEBE

1.000,oo (1)

(1) Saldo

HABER

1.000,oo 1.000,oo

Ilustración 9.16

240

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes Como puede ser observado, al abonar a la cuenta Caja Bs. 1.000,oo, el saldo bajó a Bs. 10.560,oo, con lo cual queda cuadrado con el monto encontrado en el arqueo. Sin embargo, la cuenta Diferencias de Caja por Localizar, permanentemente que existe una situación que debe ser aclarada.

estará

señalando

De hecho, se realizaron las investigaciones correspondientes y se determinó que un depósito de efectivo hecho en el banco el día 19-01-2014, no había sido reportado a contabilidad, razón por la cual tampoco había sido registrado. Una vez aclarada la causa de la diferencia, debe hacerse el asiento que sigue (ilustración 9.17) para regularizar las cuentas afectadas, el cual podríamos razonar así: ¿Quién recibió el dinero que faltó en caja? El banco. Luego se le carga a la cuenta Bancos ¿Quién entregó el dinero que se depositó en el banco? En realidad, lo entregó la caja. Sin embargo, ya a la cuenta Caja se le abonó en el primer asiento cuando se detectó el faltante. Ahora, debe abonársele a la cuenta Diferencias en Caja por Localizar para eliminar ese hecho que ya, una vez aclarado, no existe. El asiento a realizar sería: FECHA Enero

DESCRIPCIÓN 25

DEBE

--- X --BANCOS DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR

HABER

1.000,oo 1.000,oo

Para registrar aclaración faltante en arqueo del 20-01-2014. Depósito N°. 2940 Banco Venezuela

Ilustración 9.17 Luego, al pasar al mayor el asiento realizado, las cuentas quedarían regularizadas como sigue (ilustración 9.18). DIFERENCIA EN CAJA POR LOCALIZAR

CAJA DEBE

HABER

DEBE

HABER

BANCOS DEBE

HABER

11.560,oo 1.000,oo (1) 10.560,oo

(1)

1.000,oo 1.000,oo

1.000,oo (2) 1.000,oo

(2) 1.000,oo 1.000,oo

Ilustración 9.18 Observe que la cuenta Diferencias en Caja por Localizar quedó cerrada, mientras que a bancos, se le cargó los Bs. 1.000,oo que se le habían depositado, pero que no se había registrado. Centro de Contadores

241

Contabilidad Financiera Ejemplo 2 1)

El 15-03-2014, se hizo un arqueo de caja que arrojó un total de Bs. 8.600,oo. El saldo de la cuenta caja para esa fecha era de Bs. 7.200,oo. El 28-03-2014, después de una investigación al respecto, se determinó que la diferencia se debió a que el día 10-03-2014, se hizo la cobranza de la factura 2849 al cliente A. Lusitano por Bs. 700,oo y, en contabilidad, se hizo el siguiente asiento:

2)

FECHA

Marzo

DESCRIPCIÓN

10

--- X --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES CAJA

DEBE

HABER

700,oo 700,oo

Se Pide: a) b)

Registrar la diferencia de caja encontrada en el momento del arqueo. Registrar la regularización como consecuencia de haber detectado el error.

En primer lugar, analicemos lo ocurrido. Se hizo un arqueo de caja y resultó lo siguiente: Efectivo encontrado en el arqueo Saldo según la cuenta Caja

8.600,oo 7.200,oo

Diferencia (de más)

1.400,oo

En vista de ello, desconociendo en este momento las razones de esa diferencia, el contador razonará como sigue para registrar el hecho y dejar evidencia en contabilidad de lo ocurrido: ¿Qué cuenta recibe? Es obvio que si en la caja hay Bs. 1.400,oo más que el saldo que esta cuenta tiene en el mayor, se asume que caja recibió ese monto y no ha sido registrado. Por lo tanto a Caja se le carga. ¿Qué cuenta entrega? Realmente, no se conoce en este momento la razón por la que caja recibió los Bs. 1.400,oo; por lo tanto, existe un suspenso hasta que el hecho se aclare. Mientras tanto, utilizaremos la cuenta Diferencias en Caja por Localizar, a la que le abonaremos los Bs. 1.400,oo. El asiento a realizar sería (ilustración 9.19) FECHA Marzo

DESCRIPCIÓN 15

--- X --CAJA DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR

DEBE

HABER

1.400,oo 1.400,oo

Para registrar diferencia en el arqueo del 15-03-2014

242

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes Al pasar este asiento al mayor, las cuentas quedarían como sigue (ilustración 9.20) DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR

CAJA DEBE (1) Saldo

HABER

DEBE

HABER

7.200,oo 1.400,oo

1.400,oo (1)

8.600,oo

1.400,oo

Saldo

Ilustración 9.20 , De esta forma observemos que el saldo de la cuenta caja, coincide con el monto encontrado en el arqueo; es decir, Bs. 8.600,oo. Por su parte, la cuenta Diferencias en Caja por Localizar nos está indicando que hay que investigar una diferencia en caja (sobrante) encontrada en el arqueo. Después de ello, las personas involucradas procederán a investigar y detectar las razones por las que se pudo haber producido esa diferencia. Pasado algún tiempo, se determinó que esa diferencia, de más, se debió a que se había hecho el cobro de una factura a un cliente por Bs. 700,oo y en contabilidad se hizo el siguiente asiento (ilustración 9.21) FECHA Marzo

DESCRIPCIÓN 10

--- X --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES CAJA

DEBE

HABER

700,oo 700,oo

Para registrar diferencia en el arqueo del 15-03-2014

Ilustración 9.21 Es obvio que este asiento es incorrecto. Está hecho al revés. Se le abonó a caja en vez de cargarle y eso ocasionó que la diferencia se duplicara. Además, la Cuenta por Cobrar, también quedó errada ya que debió habérsele abonado en vez de cargarle. Para corregir el error, deberá ser revertido el asiento mal hecho pero por Bs. 1.400,oo como se indica a continuación (ilustración 9.22) FECHA Marzo

DESCRIPCIÓN 28

--- X --DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

1.400,oo 1.400,oo

Ilustración 9.22

Centro de Contadores

243

Contabilidad Financiera Observe que, al hacer el asiento antes mostrado, han sido alcanzados dos objetivos: 1)

Habiendo quedado aclarada la causa de la diferencia en el arqueo, debe ser cerrada la cuenta Diferencias en Caja por Localizar. Para ello, observe en la ilustración 9.20 cómo se encuentra esta cuenta. Tiene un saldo acreedor de Bs. 1.400,oo. Por lo tanto, para cerrarla, se le debe cargar esa cantidad.

2)

Por otra parte, Cuentas por Cobrar debe ser también regularizada. Si observa la ilustración 9.21, el asiento que allí se muestra fue el que se hizo para registrar el cobro de una factura a un cliente, y ya se comentó que fue hecho al revés. Se le cargó en vez de abonarle. Pues bien, para corregir ese error, se le debe abonar a Cuentas por Cobrar Bs. 700,oo dos veces: una, para anular el cargo mal hecho y otra, para hacerle el crédito que le corresponde por tratarse del cobro de una factura. Es decir, se le debe abonar, en total, Bs. 1.400,oo.

En realidad, cada error que se comete tiene características diferentes y, por lo tanto, la solución será también diferente. En clase comentaremos algunos otros casos.

FRAUDES CON EL EFECTIVO EN CAJA. El efectivo es uno de los bienes que más estimula para cometer irregularidades. Por ello, el sistema de control interno debe ser particularmente sólido en esta área, pues siempre habrá la posibilidad de que alguien esté maquinando e ideando formas de apropiarse indebidamente de él. Veamos a continuación, algunas de las formas más comúnmente utilizadas para ello: 1)

Sustracción de fondos de caja chica. La característica de fondo fijo que tiene esta caja, desestimula en parte la apropiación indebida de este fondo. Sin embargo, con alguna frecuencia se producen sustracciones mediante la introducción de comprobantes ficticios o de comprobantes que ya habían sido reembolsados con anterioridad. El examen detenido de los comprobantes de gastos que el custodio presente para su reembolso, así como la inutilización de los mismos estampándoles un sello que diga "CANCELADO", minimizará la posibilidad de robo por esta vía.

2)

Centrífuga, traslapo o jineteo de fondos. Consiste esta práctica en apropiarse del producto de una determinada cobranza, no reportándola oportunamente. Posteriormente, al recibir otra cobranza por un monto igual o superior a la anterior, reporta la primera cobranza sustraída apropiándose de la diferencia, y así sucesivamente. Expliquémoslo con un ejemplo. Suponga que se realizaron las siguientes cobranzas: Mayo Mayo Mayo Mayo

244

01: 10: 12: 25:

Cliente Cliente Cliente Cliente

A B C D

Bs. 4.000,oo Bs. 7.000,oo Bs. 1.000,oo Bs. 12.000,oo

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes Comentemos cómo se produciría el jineteo de fondos: Mayo 01: El primer paso consiste en que el cajero se apropia indebidamente de la cobranza hecha al cliente A por Bs. 4.000,oo. Mayo 10: El cajero recibe una nueva cobranza del cliente B por Bs. 7.000,oo, de los cuales toma Bs. 4.000,oo y los reporta como cobranza del cliente A, apropiándose de la diferencia, Bs. 3.000,oo, con lo cual el desfalco asciende a Bs. 7.000,oo. Mayo 12: El cajero recibe una nueva cobranza del cliente C por Bs. 1.000,oo y se los apropia, no reportando la cobranza a contabilidad. Con ello, el monto del desfalco alcanza a Bs. 8.000,oo. Mayo 25: Se recibe una cobranza por Bs. 12.000,oo con lo cual: a) El cajero reporta la cobranza del cliente B por Bs. 7.000,oo. b) También reporta la cobranza del cliente C por Bs. 1.000,oo. c) Se apropia de la diferencia Bs. 5.000,oo. De esta forma el desfalco alcanza a Bs. 12.000,oo. Y así sucesivamente. Por supuesto, este tipo de irregularidades será detectado rápidamente, si se implanta un adecuado control interno, principalmente en lo relacionado con la división de funciones, y se envía con regularidad a los clientes sus respectivos estados de cuenta. Éstos, al notar que su pago no ha sido abonado en cuenta, con seguridad se comunicarán con la empresa para expresar su inconformidad, y ahí se iniciará la investigación que conducirá al descubrimiento del desfalco. 3) Cobranzas hechas con cargo a cuentas diferentes de caja. Si existe una adecuada división de funciones, se requiere que dos o más personas estén de acuerdo para que este desfalco pueda llevarse a cabo. Consiste en realizar una cobranza a un cliente apropiándose indebidamente del dinero y, en vez de cargar a la cuenta caja, se debita a otras cuentas diferentes tales como, devoluciones y descuentos, en cuyo caso, estaría siendo presentada la transacción como si se tratara de que se está dando de baja una cuenta por cobrar o que, en vez de una cobranza, se está registrando una devolución o un descuento. 4) Bonificaciones y descuentos ficticios. En este caso, el desfalco consistiría en que, por ejemplo, se realiza una cobranza a un cliente y, al reportarla, se registra como si se hubiese otorgado algún descuento, y, sólo una parte, como ingreso de efectivo. 5) Apertura de cuentas a clientes inexistentes. Esta modalidad consiste en que, cuando se hace una venta a crédito, se le carga a una cuenta de un cliente imaginario. Posteriormente, cuando el verdadero cliente paga, se intercepta el dinero apropiándoselo. Más tarde se reporta la cuenta del cliente ficticio como incobrable y se le da de baja. Centro de Contadores

245

Contabilidad Financiera Así, podrían ser escritas páginas y páginas donde se relatarían infinidad de formas puestas en práctica para desfalcar. Sin embargo, todas ellas han sido descubiertas más tarde o más temprano. Realmente, donde estas irregularidades se han producido, tiene como elemento común un débil o inexistente sistema de control interno. Este hecho es el mejor estimulante para cometerlas. Por lo tanto, su esfuerzo como contador, no debe estar en cómo descubrir los desfalcos, sino en cómo evitar que se cometan. Para lograrlo, no hay mejor medicina preventiva que un buen sistema de control interno.

246

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

EJERCICIOS.

EJERCICIO 9.1. 1) 2) 3) 4)

Defina qué se entiende por efectivo y equivalentes al efectivo. Defina efectivo en caja y mencione los rubros que lo conforman. Defina qué es efectivo en bancos y los elementos que lo componen. Existen una serie de elementos que pueden confundirse con el efectivo no siéndolo. Mencione cuáles. 5) Defina la cuenta Caja y en qué grupo de cuál estado financiero debe ser presentada esta cuenta. 6) ¿Qué es la Caja Chica y para qué se utiliza? 7) Mencione los elementos de control interno que deben activarse en torno a: a) Caja Chica. b) Caja General. 8) ¿Qué se entiende por arqueo de caja? 9) Para que un arqueo de caja sea útil, se requiere que se cumplan ciertos aspectos. Diga cuáles y explíquelos brevemente. 10) Al hacer arqueos de caja, con frecuencia se encuentran diferencias. Comente brevemente algunas causas por las que tales diferencias pueden presentarse. 11) Comente brevemente algunas formas de cometer fraudes.

EJERCICIO 9.2. La empresa LA FLECHA C.A. decidió crear un fondo fijo de caja chica, la cual se regirá por las siguientes normas: a) El fondo fijo será de Bs. 300,oo. b) Se podrán pagar gastos que no excedan de Bs. 40,oo. c) Será repuesto con cheque del Banco del Sur, cada vez que el fondo llega a Bs. 50,oo ó menos. Junio 01: Fue creado el fondo fijo mediante la emisión del cheque 3201 del Banco del Sur. Junio 03: Se pagó Bs. 30,oo por concepto de taxi. Junio 04: Se pagó Bs. 30,oo por concepto de gasolina para el equipo de transporte a la Bomba El Drago. Junio 04: El Kiosco La Prensa presentó factura por Bs. 35,oo por periódicos suministrados que fueron pagados. Junio 06: Se dio adelanto a cuenta de sueldos al trabajador José Pérez por Bs. 40,oo. Junio 08: Se pagó gasolina para el equipo de transporte por Bs. 27,oo a la Bomba El Drago. Junio 10: Se pagó Bs. 33,oo por artículos de limpieza al Abasto Coimbra. Junio 12: Se decidió incrementar el fondo fijo en Bs. 200,oo para lo cual se emitió el cheque N°. 3298 del Banco del Sur. Centro de Contadores

247

Contabilidad Financiera Junio 12: Junio 15: Junio 18: Junio 22: Junio 25: Junio 28: Junio 29:

Se pagó Bs. 22,oo por artículos para la oficina a la Librería El Lápiz. Se pagó Bs. 30,50 por flete de ventas a Transporte El Águila. Se pagó Bs. 21,oo a Cafetería El Marroncito por concepto de suministros de café. Se canceló el teléfono por Bs. 40,oo. Se pagó Bs. 34,oo por periódicos al Kiosco La Prensa. Se concedió un adelanto a cuenta de sueldo por Bs. 40,oo a Juan Gómez. Se decidió reducir el fondo fijo de la caja Chica en Bs. 50,oo, cuyo monto fue depositado en el Banco del Sur. Junio 29: Se pagó la luz por Bs. 39,oo. Se pide: 1) Registrar en el diario la creación del fondo fijo. 2) Elaborar el movimiento del mayor auxiliar de caja chica. 3) Realizar la clasificación de los egresos habidos y hacer en el diario el asiento de la reposición.

EJERCICIO 9.3. Al hacer arqueos de caja se presentaron las situaciones que se relatan a continuación. Realice los asientos de diario necesarios para registrar la diferencia encontrada así como para registrar la aclaración de tal diferencia: Caso 1: a)

El efectivo encontrado en el arqueo fue de Bs. 260,oo, mientras que el saldo de la cuenta Caja en contabilidad fue de Bs. 300,oo.

b)

Investigación posterior determinó que la diferencia se debió a que se había comprado de contado material de oficina y no se había registrado. Caso 2: a)

Saldo de la cuenta Caja: Resultado del arqueo:

b)

El resultado de la investigación informa que la diferencia se debió a que se había pagado una letra de cambio de Bs. 100,oo a un proveedor y fue hecho el siguiente asiento:

FECHA

Bs. 600,oo. Bs. 400,oo.

DESCRIPCIÓN

--- X --CAJA EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

248

DEBE

HABER

100,oo 100,oo

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes Caso 3: a)

Resultado del arqueo: Saldo de la cuenta Caja:

Bs. 800,oo. Bs. 500,oo.

b)

La investigación informó que se había cobrado una factura por Bs. 300,oo y no se había registrado.

Caso 4: a)

Resultado del arqueo: Saldo de la cuenta Caja:

b)

La investigación informó que se había vendido mercancía de contado por Bs. 40,oo y se hizo el asiento que sigue: FECHA

Bs. 100,oo. Bs. 60,oo.

DESCRIPCIÓN

--- X --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS

DEBE

HABER

40,oo 40,oo

Caso 5: a)

Resultado del arqueo: Saldo de la cuenta Caja:

b)

Se determinó que la diferencia fue apropiada indebidamente por el cajero por lo que fue despedido. Sus prestaciones sociales alcanzaron a Bs. 520,oo, lo cual fue pagado con un cheque previa la deducción del faltante.

Centro de Contadores

Bs. 70,oo. Bs. 120,oo.

249

Efectivo en Bancos

10

BANCOS. Se utiliza esta cuenta para controlar y registrar transacciones que afectan el efectivo disponible, propiedad de la empresa, que se encuentra en poder de instituciones bancarias.

LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA. Es la modalidad bajo la cual una empresa moviliza su efectivo a través de los bancos. Para disponer de una cuenta corriente, deben ser hechos una serie de trámites comenzando con una solicitud de apertura en el banco correspondiente. El Código de Comercio en el Artículo 503 define una cuenta corriente como "un contrato en que una de las partes remite a otra, o recibe de ella, en propiedad, cantidades de dinero u otros valores, sin aplicación a un empleo determinado, ni obligación de tener a la orden un valor o una cantidad equivalente, pero a cargo de acreditar al remitente por sus remesas; liquidando en las épocas convenidas por compensación, hasta la cantidad concurrente de las remesas respectivas, sobre la masa total del débito y crédito, y pagar el saldo".

CÓMO SE MOVILIZA LA CUENTA CORRIENTE. La cuenta corriente bancaria se moviliza mediante ingresos y extracciones que se hacen de la misma. Aunque los avances tecnológicos adoptados por las instituciones bancarias, tales como Internet, cajeros electrónicos, etc., permiten a sus clientes realizar transacciones a distancia, aún siguen utilizándose los procedimientos tradicionales para ingresar y extraer recursos de las cuentas corrientes. En tal sentido, los ingresos en cuenta corriente se hacen fundamentalmente por dos vías: a) Depósitos bancarios. b) Notas de crédito. Las extracciones, por su parte, se hacen por medio de: a) Cheques. b) Notas de débito. Centro de Contadores

251

Contabilidad Financiera EL DEPÓSITO BANCARIO. Es el acto mediante el cual se deposita en un banco, cualesquiera elementos que sean considerados efectivo, tales como monedas, billetes, cheques de terceros, divisas, etc. Para ello, se procede a elaborar un formulario que proporcionan los bancos denominado "planilla de depósito", similar a la que aparece en la ilustración 10.1 la cual, en su contenido, es igual para todos los bancos. Sólo varía algo en cuanto a su forma, dependiendo de cada banco. Debe ser elaborada por duplicado como mínimo. El original se queda en el banco junto con el efectivo y cheques depositados, mientras que el duplicado, debidamente sellado por el cajero, regresa a la empresa. Es éste el documento en el que se sustentará el contador para hacer el correspondiente registro.

Ilustración 10.1 Planilla de depósito bancario

EL CHEQUE. Es un documento mediante el cual, una persona llamada librador o girador le ordena a otra, llamada librado o girado, que pague una cantidad determinada de dinero a un tercero, llamado tomador o beneficiario. De esta definición se desprende que, en todo cheque, intervienen por lo menos tres personas: librador, librado y tomador. 1) Librador. Es la persona que emite el cheque. Es decir, la empresa dueña de la cuenta corriente. 2) Librado. Se refiere a quien paga el cheque: el banco. 3) Tomador. Es la persona que tiene el derecho de cobrar el cheque; es decir el beneficiario.

252

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos El cheque es el principal documento que permite a la empresa disponer del dinero que tenga depositado en un banco. El Artículo 489 del Código de Comercio así lo señala, cuando dice que las personas que tengan dinero depositado en un banco, tienen derecho a disponer de él por medio de cheques.

CONTENIDO DEL CHEQUE. En cuanto a su contenido, el Artículo 491 del Código de Comercio señala que el cheque debe expresar: 1) 2) 3)

Lugar y fecha de emisión. La cantidad que debe pagarse. Estar firmado por la persona autorizada.

En la ilustración 10.2 puede observar un modelo de cheque debidamente llenado.

PLAZO PARA COBRAR UN CHEQUE. De acuerdo con el Artículo 492 del Código de Comercio el cheque debe ser presentado para su cobro de acuerdo con las siguientes pautas: 1) Cheques cobrables en el mismo lugar de emisión: Cuando un cheque deba ser cobrado en el mismo lugar donde fue emitido, debe ser presentado para su cobro en los 8 días siguientes a su emisión. 2) Cheques cobrables en lugares diferentes al de emisión: Si el cheque fue emitido en un lugar y debe ser cobrado en otro distinto, debe ser presentado a su cobro en el transcurso de los 15 días siguientes a su emisión.

Ilustración 10.2. Modelo de cheque

Centro de Contadores

253

Contabilidad Financiera PRESCRIPCIÓN DEL CHEQUE. Los plazos antes mencionados para la presentación del cheque para su cobro, deben tenerse muy en cuenta para evitar la pérdida del derecho a cobrarlo. El Artículo 493 del Código de Comercio señala que el beneficiario de un cheque que no lo presente a su cobro dentro de los lapsos señalados en el Artículo 492 y no exige su pago a su vencimiento, pierde su acción contra los endosantes y también contra el librador, si después de transcurridos los términos mencionados, la cantidad por la que fue emitido el cheque ha dejado de ser disponible por algún hecho del librado.

SANCIONES. El Artículo 494 del Código de Comercio indica que quien emita un cheque que resulte sin fondos, será penado por denuncia de parte interesada con prisión de uno a doce meses. Además, si alguien acepta un cheque a sabiendas de que no tiene fondos, no tendrá acción penal contra el librador y será castigado con multa hasta de un quinto del valor del cheque o arresto proporcional.

LA NOTA DE CRÉDITO. Este es un documento mediante el cual el banco informa a la empresa que ha ingresado una determinada cantidad en la cuenta corriente. Las razones por las que el banco emite notas de crédito a favor de sus depositantes son muy variadas y se irán discutiendo a medida que el curso vaya avanzando. Un modelo de nota de crédito puede verlo en la ilustración 10.3.

BANCO DE TRINCHERAS AVISO DE CRÉDITO No. 2252549 Destinatario: Industrias LORETO C.A. Avenida Las Industrias Nº 64. Valencia - Edo. Carabobo

Fecha: 01-10-2014 Cuenta: 01250590010004704563

HEMOS ACREDITADO A SU CUENTA LAS SIGUIENTES PARTIDAS: DESCRIPCIÓN

IMPORTE

Abono en su cuenta intereses correspondientes al período: 01-09-2014 - 30-09-2014

TOTAL ACREDITADO

9.260,oo 9.260,oo

Monto en Letras: Nueve Mil Doscientos Sesenta con 00/100 Firma Autorizada: Firma Autorizada: Elaborado por: Código:

Código:

María Pérez.-

Ilustración 10.3. Modelo de nota de crédito

254

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos LA NOTA DE DÉBITO. Es éste otro documento a través del cual se puede disponer del dinero que se tiene en un banco. Generalmente son emitidas por el banco e indican que ha sido extraída alguna cantidad de una cuenta corriente por alguna razón. Estas razones pueden ser muy variadas y se irán comentando a través del curso. Un modelo de nota de débito puede verlo en la ilustración 10.4.

BANCO DE TRINCHERAS AVISO DE DÉBITO

Fecha:

No. 3817186

28-11-2014

Destinatario: Cuenta:

Industrias LORETO C.A. Avenida Las Industrias Nº 64. Valencia - Edo. Carabobo

01250590010004704563

HEMOS DEBITADO A SU CUENTA LAS SIGUIENTES PARTIDAS DESCRIPCIÓN

IMPORTE

Cheque Nº.164028316 Banco Regional devuelto por fondos no disponibles.

5.200,oo

TOTAL DEBITADO

5.200,oo

Monto en Letras: Cinco Mil Doscientos con 00/100 Elaborado por:

Firma Autorizada:

Código:

Firma Autorizada:

Código:

Laura Rivas.Ilustración 10.4. Modelo de nota de débito

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN BANCOS. Para alcanzar un adecuado control del efectivo que se mueve a través de bancos, es también indispensable establecer una serie de normas que fortalezca el control interno de esta actividad. Aquí se recomendará poner en práctica algunas de las normas más importantes: 1) Autorización para la apertura de cuentas bancarias Todas las cuentas bancarias que sean abiertas, deberán ser previamente aprobadas por la junta directiva. 2) Autorización para firmar cheques. Los cheques deben ser firmados por lo menos por dos personas en forma conjunta; éstas deben haber sido designadas por la junta directiva, las cuales serán funcionarios que no estén vinculados con: a) b) c) d)

El departamento de compras. Las personas que aprueban los documentos que se van a pagar. Las personas que llevan los registros de cuentas por pagar o de bancos. Los encargados de elaborar los cheques.

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Contabilidad Financiera 3) Documentos de respaldo. Las personas autorizadas para la firma de cheques, antes de hacerlo, deben asegurarse de que cada pago esté respaldado por documentación legítima. Estos documentos de respaldo, una vez firmado el cheque, deben ser inutilizados con un sello que diga PAGADO, de manera que no puedan ser presentados nuevamente, evitando así la posible duplicidad de pagos. 4) Chequeras. Con respecto a los cheques, deben ser tomadas las siguientes previsiones: a) b) c) d) e)

Todos los cheques deben estar previamente numerados y controlada su utilización. Los cheques sin usar deben estar guardados bajo la custodia de personas que no tengan firma autorizada. Deben ser preparados por personas distintas a aquellas que aprueban los comprobantes. Los cheques anulados deben ser debidamente mutilados y archivados para cualquier investigación. Los cheques no deben ser firmados antes de que estos sean debidamente llenados.

5) Beneficiarios de los cheques. Los cheques deben ser siempre hechos a nombre del beneficiario. Nunca deben ser hechos al portador o a nombre de la propia empresa. 6) Entrega de cheques a sus beneficiarios. Los cheques, una vez firmados, deben ser entregados al funcionario que a su vez los entregará al beneficiario. La persona que entregue los cheques podría ser el cajero pero, siempre, debe ser alguien diferente a quien elabora el cheque o aprueba los comprobantes de respaldo.

LA CONCILIACIÓN BANCARIA. Es una de las actividades que más fortalece el control interno de la empresa. De acuerdo con la Ley de Bancos y el Art. 523 del Código de Comercio, éstos están obligados a enviar a sus clientes cada fin de mes, un estado en el que se detalle el movimiento que ha tenido cada cuenta en el transcurso de dicho mes, indicando, por supuesto, el saldo de efectivo disponible para la fecha en que tal estado de cuenta ha sido cortado. En condiciones normales, el saldo que señale el banco en su estado de cuenta, debería coincidir con el saldo que arroje la cuenta del banco correspondiente según la contabilidad de la empresa. Sin embargo, rara vez eso sucede. Es decir que, prácticamente, nunca coinciden. Por supuesto, existe una gran cantidad de "razones" por las cuales, el saldo según el banco, no coincide con el saldo según los libros de la empresa. Pues bien, el trabajo más importante que se desarrolla en el proceso de hacer la conciliación bancaria, es aquel dirigido a determinar las "razones" por las cuales estos dos saldos "no cuadran". A esas razones se las conoce como "partidas de conciliación".

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Efectivo en Bancos Para explicar todo el proceso de cómo hacer una conciliación bancaria, basémonos en el desarrollo de un ejemplo. Ejemplo: LA EMPRESA C.A. tiene abierta una cuenta corriente en el Banco Regional, identificada con el Nº 0020-4085612345678901 1) El movimiento que tuvo esa cuenta según los libros de contabilidad durante el mes de abril de 2012, es el que se muestra en la ilustración 10.5: 2) El estado de cuenta recibido del banco indica el movimiento que se muestra en la ilustración 10.6: 3) En la conciliación bancaria de marzo de 2012, aparecían las siguientes partidas de conciliación: a) Cheques que no habían sido cobrados en el banco: Número

Beneficiario

Fecha

Bolívares

12401 12404

La Grúa C.A Araguato S.A

29-03-2012 30-03-2012

2.460,oo 5.380,oo

b) Depósitos que el banco no había abonado en cuenta: Número

Fecha

Bolívares

3040

31-03-2012

3.010,oo

4) De existir alguna discrepancia entre las cifras registradas en libros y las contabilizadas por el banco, asumir que las de este último son las correctas. 5) Para este período, la empresa está utilizando una chequera cuya numeración va del 12401 al 12450. Se pide: 1) Hacer la conciliación bancaria para el mes de Abril de 2012. 2) Hacer los asientos de los ajustes que procedan. Hagámoslo: En primer lugar, observe el saldo que arroja la cuenta del Banco Regional asciende a Bs. 42.730,oo. Luego, vea el saldo que muestra el estado de cuenta recibido de dicho banco. Allí se nos informa que, el saldo disponible según la contabilidad del banco, es de Bs. 51.550,oo. Es obvio que los dos saldos no cuadran. Anteriormente se mencionó que, el trabajo más importante de la conciliación bancaria, consiste en determinar las “razones” por las cuales esos dos saldos no son iguales. A esas “razones”, dijimos, se les conoce como “partidas de conciliación”.

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Contabilidad Financiera

BANCO REGIONAL FECHA

Abril

01 01 01 03 04 05 06 07 08 09 10 12 12 15 16 18 18 20 22 25 26 27 28 29 29 29 30 30 30 30

DESCRIPCIÓN

Saldo Depósito 3045 Cheque 12406 Pituitaria C.A. Cheque 12407 La Renta S.A. Depósito 3090 Depósito 3095 Cheque 12408 Indulsa C.A. Cheque 12409 Flecha C.A. Cheque 12410 Fresnoca Nota de Crédito 104 Transferencia Depósito 4232 Cheque 12411 Anulado Cheque 12412 La Iracunda S.A. Cheque 12413 Partisano S.A. Depósito 4193 Cheque 12414 La Libertad Nota de Débito 216 Intereses Cheque 12415 Prisma C.A. Cheque 12416 Terriero S.A. Depósito 3280 Depósito 3570 Cheque 12417 La Favorita Cheque 12418 Enteve C.A. Cheque 12419 Indulara S.A. Cheque 12420 A. Pérez Depósito 2935 Depósito 1430 Cheque 12421 Pegamosa Cheque 12422 Las Sensata C.A. Cheque 12423 Caracol S.A.

Cta. Nº 0020-4085612345678901 DEBE

HABER

5.600,oo 1.000,oo 4.180,oo 2.960,oo 8.490,oo 2.140,oo 1.280,oo 2.040,oo 2.160,oo 7.270,oo 3.290,oo 1.260,oo 4.790,oo 2.830,oo 1.490,oo 640,oo 960,oo 8.070,oo 4.390,oo 2.860,oo 3.410,oo 1.630,oo 1.940,oo 4.820,oo 7.610,oo 4.130,oo 1.390,oo 2.420,oo

SALDO

25.460,oo 31.060,oo 30.060,oo 25.880,oo 28.840,oo 37.330,oo 35.190,oo 33.910,oo 31.870,oo 34.030,oo 41.300,oo 38.010,oo 36.750,oo 41.540,oo 38.710,oo 37.220,oo 36.580,oo 35.620,oo 43.690,oo 48.080,oo 45.220,oo 41.810,oo 40.180,oo 38.240,oo 43.060,oo 50.670,oo 46.540,oo 45.150,oo 42.730,oo

Ilustración 10.5. Estado de cuenta según los libros Para determinar las partidas de conciliación, se procede a comparar, partida por partida, la información que aparece según los libros, con la que muestra el banco en su estado de cuenta. Para ello, partiendo del movimiento según libros, se determina si cada una de las partidas que allí están registradas, aparece también contabilizadas por el banco. Al hacerlo, debe tenerse presente que las partidas que en libros aparezcan en el debe, si ya fueron registradas por el banco, tienen que aparecer en el haber en el estado de cuenta bancario.

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Efectivo en Bancos

BANCO

REGIONAL

Capital: 200.000.000,oo

La Empresa C.A. Av. Lara Nº 84-32 Barquisimeto - Edo. Lara FECHA

Abril

PERÍODO: Abril 2012 DESCRIPCIÓN

01 01 01 02 04 04 05 09 10 10 10 14 14 16 17 17 17 21 22 25 25 26 26 27 29 29 30 30 30 30 30

Saldo DP 3040 DP 3045 NC 104 - Transferencia CH 12406 DP 3090 DP 3095 CH 12410 CH 12407 ND 216 - Intereses DP 4232 CH 12404 ND 231 Intereses DP 4193 CH 12408 CH 1321946 Corrección CH. 1321946 CH 12413 CH 12416 ND 313 CH. Devuelto DP 3280 CH 2435602 DP 3570 CH 12414 CH 12419 NC 119 Transferencia CH 12421 CH 12420 NC 192 Transferencia CH 12415 DP 2935

DEBE

CUENTA N. 0020-4085612345678901 HABER

3.010,oo 5.600,oo 2.160,oo 1.000,oo 2.960,oo 8.490,oo 2.040,oo 4.180,oo 1.490,oo 7.270,oo 5.380,oo 400,oo 4.790,oo 2.140,oo 1.500,oo 1.500,oo 1.620,oo 960,oo 2.060,oo 8.070,oo 4.380,oo 4.930,oo 2.830,oo 1.630,oo 3.380,oo 4.130,oo 1.940,oo 2.600,oo 640,oo 4.820,oo

SALDO

30.290,oo 33.300,oo 38.900,oo 41.060,oo 40.060,oo 43.020,oo 51.510,oo 49.470,oo 45.290,oo 43.800,oo 51.070,oo 45.690,oo 45.290,oo 50.080,oo 47.940,oo 46.440,oo 47.940,oo 46.320,oo 45.360,oo 43.300,oo 51.370,oo 46.990,oo 51.920,oo 49.090,oo 47.460,oo 50.840,oo 46.710,oo 44.770,oo 47.370,oo 46.730,oo 51.550,oo

Ilustración 10.6. Estado de cuenta según el banco

Por el contrario, si en libros fueron registradas en el haber, en el estado de cuenta del banco tienen que aparecer en el debe.

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Contabilidad Financiera Esto tiene su razón de ser porque, el dinero que la empresa tiene en el banco es un activo y, por lo tanto, va en el debe. Sin embargo, para el banco, los depósitos que se le hacen son un pasivo, razón por la cual deben aparecer en el haber. Para facilitar el proceso de elaboración de una conciliación bancaria, nos apoyaremos en la información que aparece en la ilustración 10.5 (movimiento de la cuenta según los libros) y la ilustración 10.6 (estado de cuenta según el banco) Bajo esta premisa, cuando iniciemos el trabajo de comparar las partidas según libros con las que aparecen según el banco, puede suceder lo siguiente: 1)

La partida aparece correctamente registrada en ambos estados. Cuando ocurra que una cifra registrada en libros, aparece también correctamente registrada en bancos, ello quiere decir que esa cifra no es una partida de conciliación, ya que no contribuye a que el saldo según libros, no cuadre con el saldo según bancos. En este caso, nos limitaremos a señalar las dos partidas con una marca que, para usted, signifique que no son partidas de conciliación. En este caso, la marca escogida fue: .

2)

La partida aparece correctamente registrada en uno de los estados, pero no fue registrada en el otro. En este caso, es obvio que al aparecer una cifra registrada sólo en uno de los dos estados, los saldos que arrojan las cuentas en ese momento dejan de ser iguales. Por lo tanto, esa cifra sí es una partida de conciliación, y la señalaremos con una marca que indique ese hecho, por ejemplo: φ.

3)

Alguna partida aparece erróneamente registrada en alguno de los dos estados. Con alguna frecuencia nos tropezaremos con que, por ejemplo, una partida ha sido correctamente registrada en un estado pero, al ser registrada en el otro, fue cometido un error. Los errores también traen como consecuencia que los saldos de ambos estados dejen de cuadrar. Por lo tanto, las cifras erróneamente registradas son también partidas de conciliación, y serán señaladas con una marca que nos indique que fue cometido un error. En este caso la marca que utilizaremos será: ε.

Los errores pueden ser cometidos tanto en los libros como e el estado de cuenta bancario. Los tipos de errores que con más frecuencia nos encontraremos son: a)

Partidas registradas en un estado por un monto, mientras que, en el otro, se hizo por un monto diferente.

b) Partidas registradas correctamente en cuanto a su monto, pero tanto en libros como en bancos, fueron registradas erróneamente en el debe o en el haber. Ya hemos comentado las razones por las que tiene que cumplirse que, si en un estado, la partida fue registrada en el debe, en el otro estado tiene que aparecer en el haber y viceversa.

260

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Efectivo en Bancos c) Partidas que aparecen en alguno de los dos estados que no pertenecen a la empresa. A veces nos encontraremos que, el banco, ha cargado o abonado alguna cifra que no corresponde a la cuenta que está siendo conciliada. Esas partidas, mientras se aclara la situación con el banco, deben ser tratadas como partidas de conciliación. En definitiva, en el proceso de elaboración de una conciliación bancaria, deberán darse los siguientes pasos: PASO 1: DETERMINACIÓN DE LAS PARTIDAS DE CONCILIACIÓN. El primer paso que se da en la elaboración de una conciliación bancaria, es la determinación de las partidas de conciliación. Para ello se procede a comparar el movimiento que aparece según libros de la empresa (ilustración 10.8), con aquel registrado por el banco en el estado de cuenta (ilustración 10.9). Para efectos didácticos, ha sido añadida a la izquierda de ambos estados, una columna señalando el número de la línea en la que aparece registrada cada una de las partidas. Línea 1. Saldo al 01-04-2012: Bs. 25.460,oo. Es el saldo inicial según los libros que, al compararlo con el saldo inicial según el banco, observamos que éste muestra Bs. 30.290,oo. Esta discrepancia debe tener una explicación. Si leemos el punto 3 del caso planteado, la encontraremos. Esa diferencia se debe a que, en el pasado mes (Marzo de 2012), hubo algunas partidas que ya habían sido registradas en los libros pero no por el banco. De no haber sido así, los saldos de ambos estados hubiesen sido iguales al comenzar el mes de Abril. Veamos por qué:

Saldo según banco al 31-03-2012 Menos: Cheques emitidos en Marzo no cobrados: Nro. 12401 Nro. 12404 Más: Depósitos no registrados por el banco: Nro. 3040

30.290,oo

Saldo según libros al 31-03-2012

25.460,oo

(2.460,oo) φ (5.380,oo)  3.010,oo 

Ilustración 10.7. Conciliación bancaria del mes anterior (Marzo) Por lo expuesto, debemos considerar que ambos saldos son correctos.

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261

Contabilidad Financiera Línea 2: Depósito 3045 por Bs. 5.600,oo. Este depósito aparece también registrado en el banco en la línea 3; por lo tanto, no es partida de conciliación y la marcamos en ambos lados con . Línea 3: Cheque 12406 por Bs. 1.000,oo. Aparece registrado correctamente por el banco en la línea 5. No es partida de conciliación y las cifras las marcamos con . Línea 4: Cheque 12407 por Bs. 4.180,oo. Registrado por el banco en la línea 9. No es partida de conciliación. Lo marcaremos con . Línea 5: Depósito 3090 por Bs. 2.960,oo. Registrado por el banco en la línea 6. No es partida de conciliación y se marca con . Línea 6: Depósito 3095 por Bs. 8.490,oo. Registrado por el banco en la línea 7. No es partida de conciliación. Marcada con . Línea 7: Cheque 12408 por Bs. 2.140,oo. Registrado por el banco en la línea 15. No es partida de conciliación. Marcado con . Línea 8: Cheque 12409 por Bs. 1.280,oo. No aparece registrado por el banco. Por tal razón, ésta sí es una partida de conciliación que la señalaremos con la marca φ. Línea 9: Cheque 12410 por Bs. 2.040,oo. Registrado por el banco en la línea 8. No es partida de conciliación. Marcada con . Línea 10: Nota de crédito 104 por Bs. 2.160,oo. Registrada por el banco en la línea 4. No es partida de conciliación. Marcada con . Línea 11: Depósito 4232 por Bs. 7.270,oo. No es partida de conciliación. Fue registrada por el banco en la línea 11. Marcada con . Línea 12: Cheque 12411. Anulado. Línea 13: Cheque 12412 por Bs. 3.290,oo. Es una partida de conciliación. No aparece registrado por el banco. Lo marcado con φ.

hemos

Línea 14: Cheque 12413 por Bs. 1.260,oo pagado a un proveedor por cancelación de una factura. Este cheque fue registrado por el banco en la línea 18 por Bs. 1.620,oo. Según el punto 4 del texto del problema, la cifra del banco es la correcta. Por lo tanto, hay un error cometido en los libros al registrar el cheque por Bs. 1.260,oo

262

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Efectivo en Bancos en vez de hacerlo por Bs. 1.620,oo. Por tratarse de un error, ambas cifras las marcaremos con ε, lo cual significará que hubo un error, en este caso, cometido en libros. El monto del error se determina así: Registrado por el banco: Registrado en los libros: Registrado en libros de menos

1.620,oo 1.260,oo 360,oo

Línea 15 a 20: Varios movimientos. Analícelos y determine si son o no partidas de conciliación. Línea 21: Depósito 3570 por Bs. 4.390,oo. Fue registrado por el banco en la línea 23 por Bs. 4.930,oo. De acuerdo con el punto 4 del texto, la cifra fue mal registrada en libros. Es decir la cifra correcta es Bs. 4.930,oo registrada por el banco. Por lo tanto, ambas cifras las marcamos con ε que significa que hubo un error, el cual consistió en lo siguiente: Depósito registrado por el banco Monto registrado en libros Registrado de menos en libros

4.930,oo 4.390,oo 540,oo

Línea 22: Cheque 12417 por Bs. 2.860,oo. No aparece registrado por el banco, por lo cual lo marcaremos con φ como partida de conciliación. Línea 23: Cheque 12418 por Bs. 3.410,oo. No aparece registrado por el banco. Lo marcamos con conciliación.

φ porque es partida de

Línea 24 a 29: Varios movimientos. Analícelos y determine si son o no partidas de conciliación. Línea 30: Cheque 12423 por Bs. 2.420,oo. No aparece registrado por el banco. Lo marcaremos con φ porque sí es partida de conciliación. Después de haber realizado este trabajo para determinar si las partidas que fueron registradas en libros, aparecen también correctamente registradas en el estado de cuenta del banco, nos Centro de Contadores

263

Contabilidad Financiera aseguraremos de que todas las cifras según libros hayan sido señaladas con las marcas , φ, ó ε. Ello querrá decir que todas han sido revisadas.

BANCO REGIONAL L

FECHA

1 Abril 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Cta. Nº 0020-4085612345678901

DESCRIPCIÓN

01 01 01 03 04 05 06 07 08 09 10 12 12 15 16 18 18 20 22 25 26 27 28 29 29 29 30 30 30 30

Saldo Depósito 3045 Cheque 12406 Pituitaria C.A. Cheque 12407 La Renta S.A. Depósito 3090 Depósito 3095 Cheque 12408 Indulsa C.A. Cheque 12409 Flecha C.A. Cheque 12410 Fresnoca. Nota de crédito 104 Transferencia Depósito 4232 Cheque 12411 Anulado Cheque 12412 La Iracunda S.A. Cheque 12413 Partisano S.A. Depósito 4193 Cheque 12414 La Libertad Nota de Débito 216 Intereses Cheque 12415 Prisma C.A. Cheque 12416 Terriero S.A. Depósito 3280 Depósito 3570 Cheque 12417 La Favorita Cheque 12418 Enteve C.A. Cheque 12419 Indulara S.A. Cheque 12420 A. Pérez Depósito 2935 Depósito 1430 Cheque 12421 Pegamosa Cheque 12422 La Sensata C.A. Cheque 12423 Caracol S.A.

DEBE

5.600,oo  2.960,oo  8.490,oo 

2.160,oo  7.270,oo 

HABER

1.000,oo  4.180,oo  2.140,oo  1.280,oo φ 2.040,oo 

3.290,oo φ 1.260,oo ε 4.790,oo 

2.830,oo  1.490,oo  640,oo  960,oo 

8.070,oo  4.390,oo ε

4.820,oo  7.610,oo φ

2.860,oo φ 3.410,oo φ 1.630,oo  1.940,oo  4.130,oo  1.390,oo φ 2.420,oo φ

SALDO

25.460,oo 31.060,oo 30.060,oo 25.880,oo 28.840,oo 37.330,oo 35.190,oo 33.910,oo 31.870,oo 34.030,oo 41.300,oo 38.010,oo 36.750,oo 41.540,oo 38.710,oo 37.220,oo 36.580,oo 35.620,oo 43.690,oo 48.080,oo 45.220,oo 41.810,oo 40.180,oo 38.240,oo 43.060,oo 50.670,oo 46.540,oo 45.150,oo 42.730,oo

Ilustración 10.8. Movimiento del banco según libros Sin embargo, si en este momento vemos el estado de cuenta bancario (ilustración 10.9), observaríamos que las líneas 2, 12, 13, 16, 17, 20, 22, 26 y 29 no tienen aún marca alguna. Ello quiere decir que tales partidas aparecen registradas por el banco pero no en libros.

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Efectivo en Bancos

BANCO REGIONAL Capital: 200.000.000,oo La Empresa C.A. Av. Lara Nº 84-32 Barquisimeto-Edo. Lara L

FECHA

1 Abril 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 30

01 01 01 02 04 04 05 09 10 10 10 14 14 16 17 17 17 21 22 25 25 26 26 27 29 29 30 30 30 30 30

DESCRIPCIÓN Saldo DP 3040 DP 3045 NC 104 - Transferencia CH 12406 DP 3090 DP 3095 CH 12410 CH 12407 ND 216 - Intereses DP 4232 CH 12404 ND 231 Intereses DP 4193 CH 12408 CH 1321946 Corrección CH.1321946 CH 12413 CH 12416 ND 313 CH. devuelto DP 3280 CH 2435602 DP 3570 CH 12414 CH 12419 NC 119 Transferencia CH 12421 CH 12420 NC 192 Transferencia CH 12415 DP 2935

PERIODO:

CUENTA Nº.

Abril 2010

0020-4085612345678901

DEBE

1.000,oo  2.040,oo  4.180,oo  1.490,oo  5.380,oo  400,oo φ 2.140,oo  1.500,oo 

HABER 3.010,oo  5.600,oo  2.160,oo  2.960,oo  8.490,oo 

7.270,oo  4.790,oo  1.500,oo 

1.620,oo ε 960,oo  2.060,oo φ 4.380,oo ε

8.070,oo  4.930,oo ε

2.830,oo  1.630,oo  3.380,oo φ 4.130,oo  1.940,oo  2.600,oo φ 640,oo 

4.820,oo 

SALDO 30.290,oo 33.300,oo 38.900,oo 41.060,oo 40.060,oo 43.020,oo 51.510,oo 49.470,oo 45.290,oo 43.800,oo 51.070,oo 45.690,oo 45.290,oo 50.080,oo 47.940,oo 46.440,oo 47.940,oo 46.320,oo 45.360,oo 43.300,oo 51.370,oo 46.990,oo 51.920,oo 49.090,oo 47.460,oo 50.840,oo 46.710,oo 44.770,oo 47.370,oo 46.730,oo 51.550,oo

Ilustración 10.9. Estado de cuenta bancario.

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265

Contabilidad Financiera Veamos: Línea 2:

Depósito 3040 por Bs. 3.010,oo. Este depósito ya fue registrado en libros en el mes de Marzo, pero el banco no lo registró en ese mes sino en Abril. En todo caso, al ser registrado por el banco, dejó de ser partida de conciliación por lo que será marcado con .

Línea 12: Cheque 12404 por Bs. 5.380,oo De la misma forma, este cheque fue emitido y registrado en libros en el mes de Marzo. Sin embargo, el beneficiario no lo cobró en el banco en el mismo mes de marzo sino que lo hizo en Abril, por cuya razón aparece registrado en el estado de cuenta de este mes. De esta forma, dejó de ser partida de conciliación, por lo que es marcado con . Línea 13: Nota de débito 231 por Bs. 400,oo. Se refiere a un cargo hecho por el banco por concepto de intereses que no aparece registrado aún en libros; por lo tanto, es una partida de conciliación que marcaremos con φ. Línea 16: Cheque 1321946 por Bs. 1.500,oo. Este cheque fue erróneamente cargado por el banco ya que, su número, no corresponde al de la chequera que la empresa está utilizando en este momento. Sin embargo, el banco se dio cuenta del error y lo corrigió inmediatamente, abonando la misma cantidad en la línea 17. Lo marcaremos con  porque no es partida de conciliación. Línea 17: Abono por Bs. 1.500,oo. Se trata de la corrección del cargo mal hecho por el banco en la línea 16. Ésta tampoco es una partida de conciliación por lo que la marcaremos con . Línea 20: Nota de débito 313 por Bs. 2.060,oo. Se trata de un cargo hecho por el banco por concepto de cheque devuelto que había sido recibido de un cliente en cancelación de una factura. Esta nota de débito no ha sido aún registrada en libros, por lo cual sí es una partida de conciliación que marcaremos con φ. Línea 22: Cheque 2435602 por Bs. 4.380,oo. Se trata de un cheque erróneamente cargado por el banco. Es obvio que el número del cheque no corresponde a la chequera que en este momento está utilizando la empresa. Se trata de un error del banco, por lo tanto lo marcaremos con ε. Línea 26: Nota de crédito 119 por Bs. 3.380,oo. Se refiere a una transferencia recibida de un cliente como cancelación de una factura. Esta nota de crédito no ha sido aún registrada en libros. Por lo tanto, sí es una partida de conciliación que marcaremos con φ.

266

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos Línea 29: Nota de crédito 192 por Bs. 2.600,oo. Este abono hecho por el banco también es una transferencia recibida de un cliente como pago de una letra de cambio. La nota de crédito aún no ha sido registrada en libros, por lo cual es una partida de conciliación que marcaremos con φ. Bien, de esta forma han quedado revisadas todas las partidas tanto en libros como en bancos. PASO 2: ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA. Una vez comparadas todas las partidas que aparecen en libros y en el estado de cuenta bancario, y habiendo determinado cuáles de ellas son partidas de conciliación (marcadas con φ), se procede a elaborar la conciliación bancaria. Independientemente de la forma de presentación que se adopte, toda conciliación bancaria estará formada por dos secciones: identificación e información. 1)

IDENTIFICACIÓN. En esta parte de la conciliación bancaria, deben ser claramente mostrados los siguientes datos: a) b) c) d)

Nombre de la empresa. Nombre del banco. Número de la cuenta corriente. Fecha en la cual están siendo conciliados los saldos y período al que se refiere el movimiento. e) Persona que elaboró la conciliación. 2)

INFORMACIÓN. En esta sección se informará acerca de los elementos que han sido tomados en cuenta para conciliar los saldos. La presentación de esta sección dependerá de la forma adoptada para la elaboración de la conciliación bancaria, existiendo básicamente dos: a) Conciliación de saldos ajustados o saldos disponibles. b) Conciliación de saldos encontrados.

CONCILIACIÓN POR SALDOS AJUSTADOS O DISPONIBLES. La presentación de la información en una conciliación bancaria de saldos ajustados puede ser hecha, a su vez, de dos formas. a) b)

Conciliación a cuatro columnas. Conciliación a dos columnas.

CONCILIACIÓN POR SALDOS AJUSTADOS A CUATRO COLUMNAS. Esta forma de presentación puede verla en la ilustración 10.10. Como puede observar, consta de las siguientes columnas:

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267

Contabilidad Financiera 1)

Una columna identificada como descripción, en la cual se detalla la naturaleza de las partidas de conciliación.

2)

Dos columnas identificadas como “según libros”, en las que serán anotadas aquellas partidas de conciliación que afecten el saldo según libros.

3)

Dos columnas identificadas como “según bancos”. En ellas se escribirán las partidas de conciliación que afecten el saldo según bancos.

En cuanto a la información, se procederá como sigue: SALDOS SIN AJUSTAR A LA FECHA DE CONCILIACIÓN. Se comienza escribiendo los saldos según libros y según bancos a la fecha de la conciliación; es decir, al finalizar el mes cuyo movimiento está siendo conciliado. En el caso que estamos desarrollando, se anotará el saldo de libros al 30-04-2012, Bs. 42.730,oo, en el debe de las columnas “según libros”. Se coloca en el debe porque, para la empresa, el efectivo en el banco es un activo; por lo tanto tiene saldo deudor. Por supuesto, en caso de que haya un "sobregiro bancario", el saldo según libros se colocará en el haber, ya que la empresa tiene una obligación con el banco. Es decir, será un pasivo. Seguidamente, se escribe el saldo según el estado de cuenta del banco, Bs. 51.550,oo, en el haber de las columnas “según banco”. Por supuesto, el saldo según banco será colocado en el haber debido a que, en este caso, el banco le debe ese monto a la empresa; es decir, ese saldo es un pasivo para el banco. Sin embargo, en aquellos casos en que la empresa se haya "sobregirado", ello representará un activo para el banco, por cuya razón el saldo será colocado en el debe de las columnas “según banco”.

PARTIDAS DE CONCILIACIÓN. A continuación se procede a relacionar las partidas de conciliación las cuales serán presentadas, básicamente, en tres grupos. 1)

PARTIDAS NO REGISTRADAS POR EL BANCO. En este grupo serán relacionadas todas las partidas de conciliación que fueron registradas en libros pero que aún no han aparecido registradas por el banco. Por supuesto, estas partidas serán localizadas en el movimiento según los libros ya que es allí donde sí han sido registradas (ilustración 10.8). Es importante tener en cuenta que, todas estas partidas, serán colocadas en las columnas según bancos de la conciliación bancaria, porque es el banco el que no las ha registrado. Las partidas a que se refiere este grupo son, generalmente, de dos tipos (ver ilustración 10.10): a)

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Cheques en tránsito: Se refiere a cheques que fueron emitidos y registrados en libros pero que, hasta la fecha de la conciliación, aún no han sido presentados al cobro en el banco.

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Efectivo en Bancos Este grupo de cheques está compuesto, en primer lugar, por aquellos que fueron emitidos en meses anteriores al que estamos conciliando. En nuestro caso, antes de Abril. Como puede observar en la ilustración 10.10, el primer cheque relacionado es el No. 12401 por Bs. 2.460,oo que, habiendo sido emitido el 29-03-2012, no alcanzó a ser cobrado en el banco al cierre del mes de Marzo, razón por la cual aparece como partida de conciliación en la conciliación bancaria de ese mes. Si, como en el caso que estamos desarrollando, tampoco aparece cobrado en el mes de Abril, continuará siendo una partida de conciliación en este mes. El resto de los cheques allí relacionados son aquellos que aparecen marcados con en el movimiento según libros, ilustración 12.8, en las líneas 8, 13, 22, 23, 29 y 30.

φ

Los montos de todos esos cheques serán colocados en el debe de la sección “según bancos” ya que eso es lo que hará el banco en su contabilidad cuando tales cheques sean cobrados. Es decir, el banco rebajará el saldo de la cuenta cada vez que pague uno de esos cheques. b)

Depósitos en tránsito: Este grupo de partidas de conciliación está compuesto por aquellos depósitos hechos por la empresa pero que, hasta la fecha de la conciliación, aún no han sido registrados por el banco. Estas partidas son localizadas en el movimiento de libros marcadas con φ. En nuestro caso, sólo tenemos una, en la línea 27, cuyo monto, Bs. 7.610,oo, lo colocaremos en el haber de la sección “según bancos”. Lo colocamos allí porque eso es lo que hará el banco cuando registre ese depósito. Nos aumentará el saldo que nos debe.

2)

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS. En este segundo grupo relacionaremos todas aquellas partidas que han sido registradas por el banco pero que, hasta la fecha a la que se está haciendo la conciliación, no habían sido registradas en los libros. Al mostrar estas partidas en la conciliación, lo haremos en la sección “según libros”, porque es allí donde no han sido registradas. Estas partidas, generalmente están compuestas por notas de débito o de crédito, y las encontraremos marcadas con φ en el estado de cuenta del banco. (ilustración 10.9) a) Notas de débito. En nuestro caso, si observamos la ilustración 10.9, en las líneas 13 y 20 encontramos dos notas de débito por Bs. 400,oo y Bs. 2.060,oo que, por las razones allí expuestas, fueron registradas por el banco pero no por libros. Por lo tanto, procederemos a

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269

Contabilidad Financiera relacionarlas en la forma que puede ver en la conciliación bancaria (ilustración 10.10). En la columna "descripción", se muestra el número, fecha y concepto de las notas de débito y, el monto, se coloca en el haber de la sección “según libros” ya que, cuando el contador reciba tales notas de débito, las registrará en libros abonando al banco, rebajando con ello el saldo del cual dispone la empresa en esa cuenta. 4)

ERRORES Este último grupo está compuesto por aquellas partidas de conciliación que se refieren a errores cometidos tanto en los libros como en el estado de cuenta bancario. Estas partidas se colocan en la sección donde hayan sido cometidos los errores. Es decir, si fueron cometidos en libros, las partidas se colocan en la sección “según libros”. Si fueron cometidos por el banco, se colocan en la sección “según bancos”. a) Errores en libros: Las partidas de conciliación que signifiquen errores cometidos en libros, las encontraremos, precisamente, donde fueron cometidos: en libros (ilustración 10.8). Allí buscaremos aquellas partidas señaladas con ε. Si observamos el movimiento de libros en la ilustración 10.8, encontraremos errores en las siguientes líneas: Línea 14:

El cheque 12413 fue registrado por Bs.1.260,oo en vez de Bs. 1.620,oo que es la cifra correcta. Ello significa que cuando ese cheque fue contabilizado, al saldo del banco se le rebajó Bs. 360,oo de menos. Por lo tanto, en la conciliación bancaria, esa partida hay que colocarla en la sección según libros, donde se cometió el error, y se colocará en el haber ya que de esa forma, el saldo del banco quedará rebajado en esa cifra.

Línea 21:

Se trata de un depósito registrado en libros por Bs. 4.390,oo en vez de Bs. 4.930,oo. La diferencia de Bs. 540,oo deberá ser anotada en el debe de la sección según libros ya que, de esa forma, quedará aumentado el saldo según libros en esa cifra.

b) Errores en bancos. Estos errores los encontraremos en el estado de cuenta bancario marcados con ε, ya que es allí donde fueron cometidos (ilustración 10.9). Por ello, cuando se elabora la conciliación bancaria, estas partidas deben ser presentadas en la sección “según bancos” corrigiendo así tales errores.

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Efectivo en Bancos LA EMPRESA C.A.

CONCILIACIÓN BANCARIA Mes: Abril 2012 Hecho por: A. González

Banco: BANCO REGIONAL Cuenta: 0020-4085612345678901 DESCRIPCIÓN

Saldos al 30-04-2012. PARTIDAS NO REGISTRAD. EN BANCOS Cheques en tránsito (no cobrados): Nro. Beneficiario . Fecha . 12401 La Grúa C.A. 29.03.2012 12409 Flecha C.A. 07.04.2012 12412 La Iracunda S.A. 12.04.2012 12417 La Favorita 27.04.2012 12418 Enteve C.A. 28.04.2012 12422 La Sensata C.A. 30.04.2012 12423 Caracol S.A. 30.04.2012 Depósitos en tránsito (no abonados) Nro. . Fecha . 1430 30.04.2012 PARTIDAS NO REGISTRAD. EN LIBROS Notas de Débito: Nro. . Fecha Concepto 231 14.04.2012 Intereses 313 25.04.2012 Cheque devuelto Notas de Crédito: Nro. . Fecha Concepto 119 29.04.2012 Transferencia 192 30.04.2012 Transferencia ERRORES De Libros: Cheques mal registrados: Nro. Registrado Correcto 12413 1.260,oo 1.620,oo Depósitos mal registrados: Nro. Registrado Correcto 3570 4.390,oo 4.930,oo De Bancos: Cheques no pertenecientes a la empresa: Nro. . Fecha . 2435602 26.04.2012 TOTAL Saldos ajustados al 30-04-2012 TOTAL

Según Libros DEBE

HABER

Según Bancos DEBE

42.730,oo

HABER

51.550,oo

2.460,oo 1.280,oo 3.290,oo 2.860,oo 3.410,oo 1.390,oo 2.420,oo

7.610,oo

400,oo 2.060,oo

3.380,oo 2.600,oo

360,oo

540,oo

49.250,oo 49.250,oo

4.380,oo 2.820,oo 17.110,oo 63.540,oo 46.430,oo 46.430,oo 49.250,oo 63.540,oo 63.540,oo

Ilustración 10.10. Conciliación de saldos ajustados a cuatro columnas. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera En nuestro caso, observe la línea 22 del estado de cuenta bancario.(ilustración 10.9). Se trata de un cheque registrado por el banco en nuestra cuenta, que no nos corresponde. El número de este cheque es 2435602 mientras que, la numeración de la chequera que la empresa está utilizando para ese período, va del 12401 al 12450. Por lo expuesto, debemos concluir que, ese cheque, fue indebidamente cargado o rebajado del saldo que lleva el banco y que, por lo tanto, esa partida de conciliación deberá ser anotada en el haber de la sección según bancos (ilustración 10.10), con lo cual aumentaremos el saldo del banco por ese monto. Por supuesto, este tipo de errores, deben ser notificados al banco por escrito, donde se les pida proceder a corregirlos. Tal corrección debemos posteriormente constatarla, cuando se realice la conciliación del mes siguiente. Una vez se termina de relacionar las partidas de conciliación, se procede a sumar las columnas del debe y haber de las secciones “según libros” y “según bancos” (ver ilustración 10.10) incluyendo los saldos sin conciliar al 30-04-2012. 4)

SALDOS AJUSTADOS A LA FECHA DE LA CONCILIACIÓN. De seguida, se establece la diferencia entre el debe y el haber de ambas secciones y, en este momento, si todo ha sido hecho sin errores, esos dos saldos deben cuadrar. Esa cifra, Bs. 46.430,oo, representa el saldo del banco ajustado al 30-04-2012. Es decir, representa la verdadera disponibilidad de efectivo que la empresa tiene en ese banco. Para cerrar las columnas, el saldo ajustado será colocado en la columna que arrojó el total menor. En nuestro caso, lo colocaremos en el haber de la sección “según libros” mientras que, en la sección “según bancos”, lo anotaremos en el debe. De esta forma, al totalizar las columnas de ambas secciones, deben cuadrar.

CONCILIACIÓN BANCARIA POR SALDOS AJUSTADOS A DOS COLUMNAS. Este modelo de conciliación bancaria es muy parecido al que acabamos de explicar en la ilustración 10.10. La única diferencia consiste en la cantidad de columnas. Como puede ver en la ilustración 10.11, en este modelo también se comienza colocando la identificación y, de seguida, se continúa presentando la información. Con respecto al área de información, observe que, a continuación de la sección de descripción, se le ha añadido una columna denominada "cifras parciales", en la cual se irá anotando el monto de cada partida y, sólo el total del grupo de partidas, es el que se colocará en la columna de libros o de bancos, según corresponda. También observe que en este modelo, sólo utilizaremos una columna para el ajuste del saldo según libros y otra para el ajuste del saldo según bancos. El resto de la información, se presenta en la misma forma y orden que hemos explicado en el anterior modelo de conciliación. No obstante, volvamos a comentarlo en forma breve, apoyándonos en la ilustración 10.11:

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Efectivo en Bancos LA EMPRESA C.A.

CONCILIACIÓN BANCARIA

Banco: BANCO REGIONAL Cuenta: 0020-4085612345678901 DESCRIPCIÓN

Saldos al 30-04-2012 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN BANCOS Cheques en tránsito (no cobrados): Nro. Beneficiario Fecha 12401 La Grúa C.A. 29.03.2012 12409 Flecha C.A. 07.04.2012 12412 La Iracunda S.A. 12.04.2012 12417 La Favorita 27.04.2012 12418 Enteve C.A. 28.04.2012 12422 La Sensata C.A. 30.04.2012 12423 Caracol S.A. 30.04.2012 Depósitos en tránsito (no abonados) Nro. . Fecha . 1430 30.04.2012 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS Notas de Débito: Nro. . Fecha . Concepto 231 14.04.2012 Intereses 313 25.04.2012 Cheque devuelto Notas de Crédito: Nro. . Fecha . Concepto 119 29.04.2012 Transferencia 192 30.04.2012 Transferencia ERRORES De Libros: Cheques mal registrados: Nro. Registrado Correcto 12413 1.260,oo 1.620,oo Depósitos mal registrados: Nro. Registrado Correcto 3570 4.390,oo 4.930,oo De Bancos Cheques no pertenecientes a la empresa: Nro. . Fecha . 2435602 26.04.2012 Saldo ajustado al 30.04.2012

Mes: Abril 2012 Hecho por: A. González Cifras Parciales

Según Libros

Según Bancos

42.730,oo

51.550,oo

2.460,oo 1.280,oo 3.290,oo 2.860,oo 3.410,oo 1.390,oo 2.420,oo

(17.110,oo)

7.610,oo

7.610,oo

400,oo 2.060,oo

(2.460,oo)

3.380,oo 2.600,oo

5.980,oo

360,oo

(360,oo)

540,oo

540,oo

4.380,oo

4.380,oo 46.430,oo

46.430,oo

Ilustración 10.11. Conciliación bancaria de saldos ajustados a dos columnas.

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Contabilidad Financiera 1)

SALDOS SIN AJUSTAR A LA FECHA DE CONCILIACIÓN. Se comienza escribiendo el saldo según libros y según bancos a la fecha en que se van a conciliar. En nuestro caso, al 30-04-2012.

2)

PARTIDAS NO REGISTRADAS POR EL BANCO. a) Cheques en tránsito: Se relacionarán todos los cheques emitidos por la empresa que no hayan sido pagados por el banco y, el total, en este caso Bs. 17.110,oo, se colocará en la columna según bancos, restando. b) Depósitos en tránsito. De la misma forma, los depósitos no registrados por el banco serán relacionados y, el total, Bs. 7.610,oo, se trasladará a la columna según bancos, sumando.

3)

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS. a) Notas de débito. Las notas de débito que no hayan sido registradas en libros serán relacionadas y, el total, Bs. 2.460,oo, se escribirá en la columna “según libros”, restando. b) Notas de crédito. De la misma forma, las notas de crédito no registradas en libros serán detalladas una por una y, el total, Bs. 5.980,oo, se 9resentará en la columna “según libros”, sumando.

4)

ERRORES. Por último, se procede a relacionar las partidas que representan errores. La forma de hacerlo, es exactamente igual a como se hizo en el modelo de conciliación de cuatro columnas (ilustración 10.10). Le recomendamos que lo compare con la ilustración 10.11. Los errores los hemos clasificado en dos grupos: a) Errores cometidos en libros. Las partidas de conciliación que corresponden a errores cometidos en libros, deben ser anotadas en la columna “según libros” porque fue allí donde se cometieron y, por lo tanto, es donde hay que corregirlos. En nuestro caso, se cometieron dos errores: 1) El cheque 12413 fue registrado en libros por Bs. 360,oo de menos. Por lo tanto, debe anotarse esa cifra en la columna “según libros”, restando. 2) El depósito 3570 fue registrado en libros por Bs. 540,oo de menos. Ello quiere decir que ahora debemos aumentar el saldo de libros en esa cifra para corregir el error. Es decir, anotaremos Bs. 540,oo en la columna “según libros”, sumando.

274

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos b) Errores cometidos por el banco. Estas partidas de conciliación deben ser anotadas en la columna “según bancos”, ya que fue el banco el que cometió el error y donde deberá ser hecha la corrección. En el caso que estamos desarrollando, el banco cometió el error de cargar el cheque 2435602 por Bs. 4.380,oo, el cual no fue emitido por la empresa, disminuyéndole indebidamente su saldo disponible. Para corregir este error, anotaremos la misma cifra, Bs. 4.380,oo, en la columna “según bancos” sumando, con lo cual quedaría aumentado el saldo, en la misma cantidad en que fue indebidamente disminuido. 5) SALDOS AJUSTADOS A LA FECHA DE CONCILIACIÓN. Después de relacionadas toda las partidas de conciliación, se procede a sumar, algebraicamente, el contenido de las columnas según libros y según bancos y, si no hubo errores, los totales que arrojen deben ser iguales. En nuestro caso, así ha sucedido. Han cuadrado con Bs. 46.430,oo. Por supuesto, esta es la misma cifra con la que cuadró la conciliación hecha por el modelo de cuatro columnas (ilustración 10.10). En definitiva, ese saldo significa la verdadera disponibilidad de efectivo que la empresa tiene en ese banco a la fecha de la conciliación. Concluimos así la explicación de una segunda forma de presentar una conciliación bancaria por el método de saldos ajustados. Veamos, a continuación, una tercera forma de presentarla; se trata del método de saldos encontrados.

CONCILIACIÓN BANCARIA POR SALDOS ENCONTRADOS. Es otra modalidad de presentar una conciliación bancaria sumamente difundida. Consiste en partir del saldo según el estado de cuenta del banco y, sumándole o restándole las partidas de conciliación, según el caso, llegar al saldo según los libros. Este tipo de conciliación también consta de dos secciones (ver ilustración 10.12) 1) Identificación Estará formada, igual que en casos anteriores, por el nombre de la empresa, el nombre del banco, el número de la cuenta corriente, el período cuyo movimiento está siendo conciliado y el nombre de la persona que elaboró la conciliación. 2) Información Es la sección donde se elabora la conciliación bancaria propiamente dicha. Como puede ser observado en la ilustración 10.12, el área de información de este modelo de conciliación consta de: a) Descripción. En esta columna se detalla la naturaleza de la información que interviene en la conciliación.

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275

Contabilidad Financiera b) Cifras parciales. Serán presentadas en esta columna el monto que alcanza cada partida de conciliación. c) Cifras totales. En esta columna es donde se produce la conciliación de los saldos. Se anotarán en ella los totales que arrojen los diferentes grupos de partidas de conciliación. Después de estas generalidades, procedamos a elaborar la conciliación bancaria por el método de saldos encontrados. Para ello, nos basaremos en los mismos datos que hemos utilizado en los modelos de conciliación explicados anteriormente. Sugerimos al alumno que, a medida que vamos explicando el proceso, vaya también analizando la conciliación ya elaborada por este método, que se muestra en la ilustración 10.12. 1) SALDO SEGÚN BANCO A LA FECHA DE CONCILIACIÓN. Como allí puede ver, se comenzó colocando en la columna de cifras totales el saldo que, por Bs. 51.550,oo, arroja el estado de cuenta bancario al finalizar el mes; es decir, al 30-04-2012. 2) PARTIDAS NO REGISTRADAS POR EL BANCO. En esta sección, se detallan las partidas que fueron registradas en libros pero no por el banco. Estas partidas, en este caso, están formadas por: a) Cheques en tránsito. Se trata de las partidas de conciliación representadas por cheques que ya fueron rebajados del saldo según libros, pero aún no han sido pagados por el banco y, por lo tanto, tampoco han sido rebajados de su saldo. El monto de cada uno de esos cheques se relacionará en la columna de cifras parciales, mientras que la suma de ellos, Bs. 17.110,oo, será anotada en la columna de cifras totales. El siguiente paso consiste en determinar si ese total debe ser sumado o restado al saldo del banco, para lo cual se razonará como sigue: Se partió del saldo del banco y se quiere llegar al saldo de libros. Esos cheques ya fueron rebajados del saldo de libros pero no del banco. Por lo tanto, si se quiere igualar el saldo del banco con el saldo de libros, los cheques en tránsito deben ser restados al saldo del banco. Por tal razón, los Bs. 17.110,oo fueron colocados entre paréntesis, lo cual significará que esa cifra va restando. b) Depósitos en tránsito. Se refiere a depósitos hechos por la empresa que ya fueron registrados en los libros pero no por el banco.

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Centro de Contadores

Efectivo en Bancos El total de esos depósitos, Bs. 7.610,oo, se colocan en la columna de cifras totales. Ahora bien. ¿Esta cifra se suma o se resta al saldo según bancos? Se trata de un depósito ya registrado en libros, lo cual significa que la empresa aumentó el saldo por ese monto, mientras que, el banco, aún no lo ha hecho; por lo tanto, esa cifra debe ser sumada al saldo según el banco. 3) PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS. Se trata de partidas ya registradas por el banco pero que, hasta la fecha de la conciliación, todavía no han sido registradas en los libros. a)

Notas de débito. Son de partidas que fueron rebajadas del saldo según el estado de cuenta del banco.

b)

Notas de crédito. Por el contrario, estas notas de crédito por un total de Bs. 5.980,oo significa que el banco aumentó el saldo según su contabilidad pero, en libros, aún no han sido registradas, por lo que el saldo según libros no ha sido aumentado. Como se desea que el saldo del banco se iguale al saldo según libros, es la razón por la que, los Bs. 5.980,oo, deben ir restando al saldo de bancos.

4) ERRORES Ya se ha comentado que este tipo de partidas de conciliación, aparecen por errores cometidos tanto por la empresa como por el banco. a)

Errores cometidos en libros. El total de estas partidas de conciliación también será colocado en la columna de cifras totales y será sumado o restado al saldo del banco según el tipo de error cometido. En nuestro caso: 1) Se registró en libros el cheque 12413 por Bs. 360,oo de menos. Esto quiere decir que el banco rebajó de su saldo Bs. 360,oo más de lo que se rebajó en libros. Por lo tanto, si lo que se desea es igualar el saldo del banco con el saldo de libros, debe sumársele al banco los Bs. 360,oo. 2) Fue registrado en libros un depósito por Bs. 540,oo de menos. Quiere esto decir que, el banco, registró Bs. 540,oo más de lo que se registró en libros. Por lo tanto, como el objetivo que se persigue es que el saldo del banco se iguale con el saldo de libros, debe restársele al saldo del banco, Bs. 540,oo.

b)

Errores cometidos por el banco. Los errores cometidos por el banco, deben ser también tomados en cuenta para la conciliación. Se colocará el total de cada tipo de errores en la columna de cifras totales y se sumará o restará de acuerdo a cómo ese error haya afectado el saldo según el banco.

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Contabilidad Financiera

LA EMPRESA, C.A. Banco:

BANCO REGIONAL

Cuenta:

0020-4085612345678901 DESCRIPCIÓN

Saldo según Banco al 30-04-2012 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN BANCOS Menos: Cheques en tránsito (no cobrados). Nro. Beneficiario . Fecha . 12401 La Grúa C.A. 29.03.2012 12409 Flecha C.A. 07.04.2012 12412 La Iracunda S.A. 12.04.2012 12417 La Favorita 27.04.2012 12418 Enteve C.A. 28.04.2012 12422 La Sensata C.A. 30.04.2012 12423 Caracol S.A. 30.04.2012 Más: Depósitos en tránsito (no abonados) Nro. Fecha . 1430 30.04.2012 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS Más: Notas de Débito: Nro. Fecha . Concepto 231 14.04.2012 Intereses 313 25.04.2012 Cheque devuelto Menos: Nota de Crédito: Nro. Fecha Concepto 119 29.04.2012 Transferencia 192 30.04.2012 Transferencia ERRORES De Libros: Más: Cheques mal registrados Nro. Monto Registrado Monto Correcto 12413 1.260,oo 1.620,oo Menos: Depósitos mal registrados: Nro. Monto Registrado Monto Correcto 3570 4.390,oo 4.930,oo De Bancos: Más: Cheques no pertenecientes a la empresa: Nro. Fecha . 2435602 26.04.2012

CONCILIACIÓN BANCARIA Mes: Abril 2012 Hecho por: A. González Cifras Parciales

Cifras Totales 51.550,oo

2.460,oo 1.280,oo 3.290,oo 2.860,oo 3.410,oo 1.390,oo 2.420,oo

(17.110,oo)

7.610,oo

7.610,oo

400,oo 2.060,oo

2.460,oo

3.380,oo 2.600,oo

(5.980,oo)

360,oo

360,oo

540,oo

(540,oo)

4.380,oo

4.380,oo

SALDO SEGÚN LIBROS AL 30-04-2012

42.730,oo

Ilustración 10.12 Conciliación bancaria por saldos encontrados

278

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos En el caso que estamos desarrollando, el banco cometió el error de cargar en cuenta el cheque 2435602 el cual no pertenece a la empresa. Como consecuencia de ello, el saldo según el banco quedó indebidamente disminuido en Bs. 4.380,oo por lo que, ahora, para corregir tal error, debe ser sumada esa cifra al saldo según el banco. Después de hacer lo explicado, se procede a sumar algebraicamente la columna de cifras totales y, el resultado, debe coincidir con el saldo según los libros, Bs. 42.730,oo. Bien, en las páginas precedentes han sido explicadas tres formas de presentar una conciliación bancaria. En el fondo, no existe diferencia entre ellas, ya que se alcanza el mismo objetivo: determinar si los saldos según libros y según bancos son correctos. Cuando llegue el momento en que tenga que hacer este trabajo en la realidad, puede escoger cualquiera de las tres modalidades explicadas.

AJUSTES ORIGINADOS POR LA CONCILIACIÓN BANCARIA. Ya fue comentado que, sea cual fuere el modelo escogido para presentar la conciliación bancaria, las partidas de conciliación están clasificadas en tres grupos: 1) 2) 3)

Partidas no registradas en bancos. Partidas no registradas en libros. Errores: a) Cometidos por libros. b) Cometidos por bancos.

Pues bien, después de hacer la conciliación, siempre se debe recordar que, de entre ellas, hay algunas partidas que afectan el resultado según libros que aún no han sido contabilizadas. Estas partidas siempre se encuentran en el grupo de "partidas no registradas en libros" y en los "errores cometidos en libros". Para registrar las partidas que aún no lo han sido y, también, para corregir los errores cometidos, deben hacerse los asientos que procedan en cada caso. A estos asientos se les denomina "ajustes originados por la conciliación bancaria". Para ello, basémonos en cualquiera de los tres modelos de conciliación mostrados en las ilustraciones 10.10, 10.11 ó 10.12. Observe, en primer lugar, los ajustes que se originan de la información que aparece en la sección "partidas no registradas en libros". Allí se informa que hay dos notas de débito que aún no han sido registradas en libros: la Nº 231 por Bs. 400,oo por concepto de intereses y la Nº 313 por Bs. 2.060,oo ocasionada por un cheque devuelto. Para registrarlas en los libros, deben hacerse los siguientes asientos: Centro de Contadores

279

Contabilidad Financiera

FECHA Mayo

DESCRIPCIÓN

10

--- X --GASTOS DE INTERESES BANCOS

DEBE

HABER

400,oo 400,oo

Intereses cargados por Bco. Regional según N/D 231

Mayo

10

--- X --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES BANCOS

2.060,oo 2.060,oo

N/D 313 Banco Regional cheque devuelto cliente xxx

De igual forma, hay que registrar las notas de crédito números 119 y 192 allí mencionadas. Los asientos serían como sigue:

FECHA Mayo

DESCRIPCIÓN 10

--- X --BANCOS CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

3.380,oo 3.380,oo

N/C 119 Banco Regional transferencia recibida del cliente xxx cancelación factura xxx.

Mayo

10

--- X --BANCOS CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

2.600,oo 2.600,oo

N/C 192 Banco Regional transferencia recibida del cliente xxx cancelación xxx.

Con respecto a los "errores cometidos en libros", sólo se harán asientos de diario para corregirlos, si tales errores fueron cometidos al hacer el asiento original. Si el error sucedió en el mayor auxiliar de bancos, se corrige haciendo anotaciones complementarias en ese libro y no en el diario. En nuestro caso, se está suponiendo que los errores fueron cometidos al hacer el asiento de diario. El primer error que aparece se refiere a que el cheque 12413 fue registrado por Bs. 1.260,oo en vez de Bs. 1.620,oo que es la cifra correcta. El asiento que se hará para corregirlo, consistirá en registrar el complemento que falta por Bs. 360,oo. FECHA Mayo

DESCRIPCIÓN 10

--- X --CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES BANCOS

DEBE

HABER

360,oo 360,oo

Para registrar complemento de cheque 12413 Banco Regional, cancelación factura xxx proveedor xxx.

280

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos El siguiente error consistió en registrar un depósito bancario por Bs. 4.390,oo en vez de hacerlo por Bs. 4.930,oo. Es decir, se registró Bs. 540,oo de menos. El error será corregido registrando esa diferencia.

FECHA Mayo

DESCRIPCIÓN 10

DEBE

HABER

--- X --BANCOS CAJA

540,oo 540,oo

Para registrar complemento depósito 3570 Banco Regional.

Por supuesto, los errores cometidos por el banco, le serán notificados por escrito para que procedan a corregirlos. En todo caso, se estará atento a ello, cuando se reciba el estado de cuenta del mes siguiente. Allí deben aparecer las correcciones pertinentes. De lo contrario, se deberá seguir insistiendo para que lo hagan.

FRAUDES CON EL EFECTIVO EN BANCOS. Además de los errores involuntarios que se han venido comentando, no debe excluirse la posibilidad de encontrarse con que, personas inescrupulosas, pongan en práctica procedimientos dirigidos a apropiarse indebidamente de una parte del efectivo en bancos. Los procedimientos utilizados pueden ser muy variados. Sin embargo, tenga en cuenta que, aunque usted conozca mucho de ello, siempre habrá alguien que ponga su inteligencia al servicio de crear nuevas modalidades de cometer fraudes que requieran de usted mucha astucia y, sobre todo, de la implantación de un sólido sistema de control interno. Comentemos aquí sólo algunas de esas modalidades. 1)

EMISIÓN DE CHEQUES CON RESPALDO DE COMPROBANTES FALSOS. La emisión de cheques "al portador" respaldados por comprobantes falsos, es una de las modalidades para desfalcar. Ese cheque es luego interceptado por "alguien" que lo cobrará. Previniendo esta posibilidad, es por lo que se recomienda que los cheques sean siempre emitidos nominalmente y que lleven la inscripción "NO ENDOSABLE". Ello impedirá que pueda ser cobrado por taquilla. Con respecto a los comprobantes, deben ser revisados por varias personas que no tengan responsabilidad con la firma del cheque ni con el registro de cuentas por pagar. La documentación de respaldo debe quedar "inutilizada" mediante un sello que diga "CANCELADO" para evitar que vuelva a ser utilizada.

2)

DEPÓSITOS EN CUENTAS BANCARIAS SIN MOVIMIENTO. En oportunidades, puede encontrarse con el caso de una empresa que tenía una cuenta abierta en un banco, deja de utilizarla considerándola cerrada, pero no se participa al banco tal decisión.

Centro de Contadores

281

Contabilidad Financiera Cualquier desfalcador medianamente inteligente, verá en este hecho la puerta abierta para apropiarse indebidamente de efectivo en la forma siguiente: Es sabido que los cheques provenientes de cobranzas y de otros conceptos, no pueden ser cobrados directamente por una persona porque están a nombre de la empresa. Sin embargo, si existe una cuenta en un banco "sin movimiento", puede ser utilizada por el desfalcador para depositar esos cheques y luego, mediante la falsificación de firmas, emitir cheques contra esa cuenta y cobrar en efectivo.

3)

DESFALCOS EN CUENTAS DE NÓMINA. Estas cuentas también se prestan para que se cometan irregularidades a las que hay que salir al paso. El desfalco va desde la modalidad de incluir en la nómina a trabajadores ficticios, apropiándose el desfalcador del monto del salario de los trabajadores falsamente incluidos, hasta el incremento del monto a pagar a cada trabajador.

4)

CIRCULACIÓN DE CHEQUES EN DESCUBIERTO. Otra modalidad de apropiación indebida, es el manipuleo de las cuentas de dos bancos o de dos cuentas de un mismo banco. Consiste en emitir un cheque con firma falsificada contra el Banco B. Ese cheque es depositado en el Banco A ese día, pero es registrado en libros el último día del mes anterior para compensar el desfalco. Este "jineteo" se lleva a cabo cada fin de mes y, de no existir un adecuado control interno, podrá pasar mucho tiempo sin que sea descubierto.

282

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos

EJERCICIOS

EJERCICIO 10.1. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14)

Explique qué es una cuenta corriente. ¿Qué es la cuenta corriente bancaria? ¿Qué es el depósito bancario? ¿Qué es el cheque? ¿Qué personas intervienen en un cheque? Explique. Explique el contenido del cheque. Establecer un adecuado control interno del movimiento de efectivo a través de bancos es fundamental. Explique tales normas de control interno. Diga qué se entiende por una conciliación bancaria. ¿Qué son las partidas de conciliación y cómo se determinan? ¿Cómo se clasifican las partidas de conciliación? Explique. Diga de qué partes se compone una conciliación bancaria. Mencione y explique los métodos para elaborar una conciliación bancaria. ¿Qué son los ajustes ocasionados por la conciliación? Explique. Fraudes con el efectivo de bancos. Explique cómo el desfalcador actúa en alguna de las modalidades de fraude.

EJERCICIO 10.2. La información que sigue corresponde al movimiento de Abril de 2014 ocurrido en la cuenta corriente Nº 1010-400-1 que la empresa EL ALAMO C.A. mantiene en el Banco del Este.

BANCO DEL ESTE

- MAYOR AUXILIAR -

Fecha

Número

Conceptos

01-04-2014 04-04-2014 06-04-2014 10-04-2014 15-04-2014 18-04-2014 21-04-2014 25-04-2014 30-04-2014 30-04-2014

101 21201 402 803 108 21202 21203 110 21204 112

Depósito Cheque N.C. Transferencia Bancaria N.D. Transferencia Bancaria Depósito Cheque Cheque Depósito Cheque Depósito

Centro de Contadores

Debe

CUENTA 1010-400-1 Haber

20.000,oo 1.500,oo 5.000,oo 2.010,oo 10.000,oo 2.000,oo 1.000,oo 8.000,oo 4.000,oo 11.860,oo

Saldo

20.000,oo 18.500,oo 23.500,oo 21.490,oo 11.490,oo 9.490,oo 8.490,oo 16.490,oo 12.490,oo 24.350,oo

283

Contabilidad Financiera BANCO DEL ESTE Fecha

Número

01-04-2014 05-04-2014 05-04-2014 06-04-2014 15-04-2014 18-04-2014 25-04-2014 25-04-2014 26-04-2014 27-04-2014 30-04-2014

101 21201 402 803 108 21202 110 812289 489 880 899

ESTADO DE CUENTA BANCARIO Conceptos

Depósito Cheque N.C. Transferencia N.D. Transferencia Depósito Cheque Depósito Cheque N.C. Transferencia N.D. Transferencia N.D. Intereses

Debe

CUENTA 1010-400-1 Haber

20.000,oo 1.500,oo 5.000,oo 2.010,oo 10.000,oo 200,oo 800,oo 5.000,oo 1.800,oo 2.500,oo 20,oo

Saldo

20.000,oo 18.500,oo 23.500,oo 21.490,oo 31.490,oo 31.290,oo 32.090,oo 27.090,oo 28.890,oo 26.390,oo 26.370,oo

NOTA: Si hay alguna diferencia entre los montos registrados en libros y los registrados por el banco, asuma el criterio que en el banco está bien. Los errores fueron cometidos al hacer los pases del diario al mayor. Con la información que antecede se pide: 1) Elaborar la conciliación bancaria por los métodos de: a) Saldos ajustados a cuatro columnas. b) Saldos ajustados a dos columnas. c) Saldos encontrados. 2) Asientos de ajustes que procedan.

EJERCICIO 10.3. La información que sigue, corresponde a la empresa INDUSTRIAS SODOMA C.A. referida a la cuenta corriente Nº 12020-001 del Banco del Sur, teniendo en cuenta que: a) Si hay alguna diferencia entre los montos registrados en libros y los montos registrados por el Banco en julio de 2014, asuma el criterio de que los libros están bien. b) La N/D. 1001, se debe a una transferencia hecha al proveedor MUEBLACERO C.A., cancelándoles un giro de Bs. 10.860,oo. c) La N/D. 1002, se refiere a una transferencia ordenada al banco, para cancelar una factura al proveedor INDUCA C.A.

284

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos

d) La N/C. 2020, se debe a una transferencia recibida del cliente J. Pérez cancelándonos el giro Nº 2833. e) La N/C. 2025 tiene su origen en un pagaré de Bs. 45.000,oo obtenido del banco el cual vencerá dentro de tres meses. El banco dedujo los intereses por anticipado. f)

La N/D. 1022 se debe a la cancelación de un pagaré bancario que se debía.

Movimiento según libros: Julio 2014.

BANCO DEL SUR Fecha

- MAYOR AUXILIAR -

CUENTA 12020-001

Conceptos

Haber

Número

01-07-2014

Debe

Saldo

Saldo

36.270,oo

02-07-2014

213

Depósito

03-07-2014

22103

Cheque

1.550,oo

35.870,oo

03-07-2014

521

N/D Cheques devueltos

7.250,oo

28.620,oo

03-07-2014

580

N/D Transferencia Bancaria

5.020,oo

23.600,oo

05-07-2014

630

N/C giros cobrados

07-07-2014

222

Depósito

07-07-2014

22102

Corrección de cheque

08-07-2014

120

Corrección de depósito

09-07-2014

22680

Corrección de depósito

09-07-2014

318877 Corrección de cheque

09-07-2014

22105

Corrección de cheque

3.410,oo

45.775,oo

09-07-2014

131

Corrección de depósito

5.300,oo

40.475,oo

09-07-2014

131

Para registrar Depósito

15-07-2014

22106

Cheque

20-07-2014

216

Depósito

1.500,oo

44.875,oo

25-07-2014

506

N/C giros cobrados

1.560,oo

46.435,oo

31-07-2014

218

Depósito

80.000,oo

126.435,oo

31-07-2014

22107

Cheque

Centro de Contadores

1.150,oo

37.420,oo

14.580,oo

38.180,oo

8.305,oo

46.485,oo

900,oo

47.385,oo

2.000,oo

49.385,oo 2.000,oo

1.800,oo

47.385,oo 49.185,oo

3.500,oo

43.975,oo 600,oo

1.025,oo

43.375,oo

125.410,oo

285

Contabilidad Financiera Conciliación bancaria al 30 de Junio de 2014. SALDOS DESCRIPCION

Saldos al 30-06-2014 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN BANCOS: Cheques en tránsito. 22101 J. Serpa 11-06-2014 22104 Ambar C.A. 19-06-2014 Depósitos en tránsito. 119 30-06-2014 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS: Cheques: 22103 La flecha C.A. 11-06-2014 Notas de débito: 521 Cheques devueltos 14-06-2014 580 Transferencia 20-06-2014 Depósitos: 222 30-06-2014 Notas de Crédito: 630 Letras cobradas 16-06-2014 ERRORES: Del Banco: Depósito 401. No es de la empresa Cheque 338811. No es de la empresa Depósito 132 mal registrado: Registrado por Cantidad correcta De Libros: Cheques mal registrados: Nº 22102: Monto errado. Monto Correcto. Nº 22105: Monto errado. Monto Correcto. Nº 318877: No es de este banco. Depósitos mal registrados: Nº 120: Monto correcto. Monto errado. Nº 131: Monto errado. Monto correcto. Nº 22680: No es de este banco. SALDOS CONCILIADOS AL 30-06-2014

286

PARCIALES BANCOS

LIBROS

38.780,oo

36.270,oo

15.000,oo 1.705,oo (16.705,oo) 16.000,oo

(1.550,oo) 7.250,oo 5.020,oo

(12.270,oo) 8.305,oo 14.580,oo

(3.800,oo) 11.250,oo 4.105,oo 1.405,oo

(2.700,oo)

2.100,oo 1.200,oo 2.410,oo 5.820,oo

900,oo (3.410,oo) 1.800,oo

4.000,oo 2.000,oo 5.300,oo 3.500,oo

2.000,oo (1.800,oo) (2.000,oo) 42.825,oo

42.825,oo

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos Movimiento según banco: Julio 2014

BANCO DEL SUR Fecha

Número

- ESTADO DE CUENTA Conceptos

Saldo 01-07-2014 Depósito 02-07-2014 213 03-07-2014 22101 Cheque 04-07-2014 22104 Cheque Depósito 04-07-2014 119 Depósito corregido 05-07-2014 401 Depósito mal registrado 05-07-2014 132 Depósito saldo correcto 05-07-2014 132 05-07-2014 338811 Corrección N/C giros cobrados 10-07-2014 506 Depósito 20-07-2014 216 25-07-2014 22106 Cheque 27-07-2014 1001 N/D. Transferencia 28-07-2014 1002 N/D. Transferencia 29-07-2014 2020 N/C. giros cobrados 31-07-2014 1022 N/D. Pagaré 31-07-2014 2025 N/C. giros cobrados

Debe

CUENTA 12020-001 Haber

1.150,oo 15.000,oo 1.705,oo 16.000,oo 3.800,oo 4.105,oo 1.405,oo 11.250,oo 1.560,oo 1.500,oo 6.000,oo 10.860,oo 15.360,oo 21.860,oo 100.000,oo 43.250,oo

Saldo

38.780,oo 39.930,oo 24.930,oo 23.225,oo 39.225,oo 35.425,oo 31.320,oo 32.725,oo 43.975,oo 45.535,oo 47.035,oo 41.035,oo 30.175,oo 14.815,oo 36.675,oo (63.325,oo) (20.075,oo)

Se pide: a)

b)

Elaborar la conciliación bancaria para el mes de julio de 2014 por los métodos de: 1) Saldos ajustados a cuatro columnas. 2) Saldos ajustados a dos columnas. 3) Saldos encontrados. Hacer los asientos de diario que procedan.

EJERCICIO 10.4. La siguiente información corresponde al movimiento según libros y según el banco, para el mes de abril de 2014, de la cuenta corriente que la empresa COMERCIAL EL MUNDO C.A. mantiene en el BANCO DEL NORTE. En caso de error, asumir que lo registrado por el banco es lo correcto. Los errores fueron cometidos al pasar los asientos del diario al mayor auxiliar. Con tal información se pide: 1)

2)

Hacer la conciliación bancaria por los métodos de: a) Saldos ajustados a cuatro columnas. b) Saldos ajustados a dos columnas. c) Saldos encontrados. Hacer los asientos de diario que procedan.

Centro de Contadores

287

Contabilidad Financiera Estado de cuenta recibido del banco:

BANCO DEL

NORTE

ESTADO DE CUENTA

PAG. MES AÑO OFI. 04 2014 220

COMERCIAL EL MUNDO C.A

DIA

02 02 02 02 03 03 06 07 08 08 08 08 09 10 11 11 13 13 13 13 13 13 13 14 14 15 17 17 21 23 30 30

CONCEPTOS

Saldo Anterior EN 291543 EN 320578 EN 291544 EN 320575 CH 925593 EN 291534 CH 925598 CH 925595 CH 925600 EN 320580 CH 925594 EN 320577 CH 925597 CH 926378 ND CHEQUERA ND CHEQUERA CH 926382 CH 926383 CH 925596 CH 926381 CH 926377 CH 926379 EN 291556 CH 926376 CH 926380 IN INTERESES CH 926384 EN 487933 CH 926386 CH 925599 EN 320582 EN 320547

CARGOS

1 CUENTA 220-00 06

ABONOS

SALDOS

950.598,74 33.100,oo 900,oo 34.550,oo 74.100,oo

1.093.248,74

150.000,oo 167.650,oo 67.000,oo 2.500,oo 5.000,oo

1.110.898,74 1.043.898,74 1.041.398,74

67.470,oo 20.000,oo 83.060,oo 2.279,90 104.276,oo 90,oo 90,oo 10.000,oo 5.000,oo 800,oo 4.000,oo 5.000,oo 6.000,oo

1.166.928,74 1.164.648,84 1.060.372,84 1.060.192,84

90.590,oo

1.119.982,84

11.276,83

1.096.862,84 1.108.139,67

17.120,oo 6.000,oo 5.000,oo 134.877,15 110.400,oo 70.500,oo 205.710,oo 20.000,oo

1.238.016,82 1.127.616,82

1.282.826,82

DESCRIPCION DE LOS SÍMBOLOS EN = Entrega NC = Nota Crédito CA = Corrección Abono CH = Cheque Pagado IN = Intereses CC = Corrección Cargo ND = Nota Débito IC = Abono Interés CD = Cheques Devueltos

288

CUENTA Nº. 220 00 06

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos Movimiento de la cuenta según los libros:

BANCO DEL NORTE MAYOR AUXILIAR FECHA

Abril

01 02 02 02 02 02 03 03 04 04 04 05 06 08 08 08 09 09 09 11 12 13 13 13 16 16 17 20 20 30 30 30 30 30 30

DESCRIPCION

Saldo Depósito 291543 Depósito 320578 Cheque 925593 Depósito 291544 Depósito 320575 Depósito 320576 Depósito 291534 Cheque 925594 Cheque 925595 Cheque 925596 Cheque 925597 Cheque 925598 Depósito 320577 Cheque 925599 Cheque 925600 Cheque 926376 Cheque 926377 Cheque 926378 Cheque 926379 Cheque 926380 Depósito 291556 Cheque 926381 Cheque 926382 Cheque 926383 Cheque 926384 Depósito 487933 Cheque 926385 Cheque 926386 Cheque 926387 Depósito 320582 Depósito 320547 Cheque 926388 Cheque 926389 Depósito 300550

Centro de Contadores

CUENTA Nº. 220-00-06 DEBE

HABER

SALDO

950.598,74 33.100,oo 900,oo 150.000,oo 34.550,oo 74.100,oo 5.000,oo 167.650,oo

943.248,74 1.115.898,74 20.000,oo 2.500,oo 800,oo 2.279,90 67.000,oo

1.092.598,74 1.090.318,84 1.023.318,84

83.060,oo 70.000,oo 5.000,oo 71.120,oo 5.000,oo 104.276,oo 6.000,oo 6.000,oo

1.031.378,84

850.982,84 844.982,84 838.982,84

90.950,oo 4000,oo 10.000,oo 9.000,oo 5.000,oo 134.877,15

915.932,84 901.932,84 1.036.809,99

12.000,oo 110.400,oo 4.600,oo 205.710,oo 30.000,oo 16.000,oo 14.000,oo 12.000,oo

1.127.519,99

289

Contabilidad Financiera EJERCICIO 10.5. El movimiento del mayor auxiliar del Banco Regional correspondiente al mes de septiembre de 2014, indicaba lo siguiente:

BANCO REGIONAL

- MAYOR AUXILIAR - CUENTA Nº 180-3290-3

MES

DIA

Septiembre

01

Saldo

01

Depósito 1860

02

Cheque 2389 La Imperial

9.000,oo

51.560,oo

04

Cheque 2390 Latina C.A.

10.000,oo

41.560,oo

05

Depósito 1862

05

Nota de débito 540

07

Cheque 2391 El Sol C.A.

10

Nota de crédito 699

12

Cheque 2392 La Luna C.A.

15

Depósito 1671

15

Cheque 2393 Cometa S.R.L.

18

Corrección CH. 2340

20

290

CONCEPTOS

DEBE

HABER

SALDO

54.560,oo 6.000,oo

60.560,oo

15.000,oo

56.560,oo 1.900,oo

54.660,oo

12.000,oo

42.660,oo

50.000,oo

92.660,oo 5.800,oo

30.000,oo

86.860,oo 116.860,oo

10.000,oo

106.860,oo

6.300,oo

100.560,oo

Cheque 2394 M. Santos

11.400,oo

89.160,oo

21

Cheque 2395 La Criolla

8.600,oo

80.560,oo

23

Depósito 1675

23

20.000,oo

100.560,oo

Nota de crédito 192

2.600,oo

103.160,oo

24

Cheque 2252 El Arrozal C.A.

5.000,oo

108.160,oo

25

Depósito 11680

40.600,oo

148.760,oo

26

Cheque 39842

28

Depósito 1682

30

Cheque 2253 Sátira C.A.

30 30

8.000,oo 25.600,oo

140.760,oo 166.360,oo

1.600,oo

164.760,oo

Cheque 2254 El Hoyo

18.400,oo

146.360,oo

Cheque 2255 A. Leal

7.700,oo

138.660,oo

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos El estado de cuenta recibido del Banco Regional, es el que sigue:

BANCO REGIONAL Fecha

- ESTADO DE CUENTA - CUENTA Nº 180-3290-3

Conceptos

Septiembre 01

Debe

Haber

Saldo

Saldo

104.000,oo

01

DP 1860

6.000,oo

110.000,oo

01

DP 1830

12.000,oo

122.000,oo

01

DP 1833

10.000,oo

132.000,oo

05

DP 1862

15.000,oo

147.000,oo

05

CH 2235

1.500,oo

145.500,oo

06

CH 2389

9.000,oo

136.500,oo

07

CH 2368

8.300,oo

128.200,oo

09

CH 2390

1.000,oo

127.200,oo

15

N/C 192

2.600,oo

129.800,oo

15

DP. 1671

30.000,oo

159.800,oo

20

CH 2394

23

DP. 1675

20.000,oo

165.700,oo

23

N/C 199

6.000,oo

171.700,oo

25

CH 2393

10.000,oo

161.700,oo

26

CH 2385

3.200,oo

158.500,oo

26

N/D 860

3.000,oo

155.500,oo

30

CH 2255

7.700,oo

147.800,oo

30

CH 225627

10.300,oo

137.500,oo

30

CH 2360

5.640,oo

131.860,oo

Centro de Contadores

14.100,oo

145.700,oo

291

Contabilidad Financiera Conciliación bancaria del mes de agosto de 2014 de la cuenta Regional: CONCEPTOS

Nº 180-3290-3 del Banco

PARCIALES

Saldos según Banco al 31-08-2014

TOTALES 104.000,oo

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN BANCOS: Cheques en tránsito: 2235

Los Alpes C.A.

28-07-2014

1.500,oo

2360

El Cóndor C.A.

28-08-2014

5.640,oo

2368

Almacén Guárico 30-08-2014

2381

El Viento C.A.

31-08-2014

10.400,oo

2385

Juan Pérez

31-08-2014

3.200,oo

1830

31-08-2014

12.000,oo

1833

31-08-2014

10.000,oo

8.300,oo (29.040,oo)

Depósitos en tránsito. 22.000,oo

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS: Cheques: 2252

El Arrozal C.A.

25-08-2014

5.000,oo

Cheque devuelto 30-08-2014

1.900,oo

Notas de débito: 540

Notas de Crédito: 692

Cobro de giro

31-08-2014

5.600,oo

699

Préstamo bancario31-08-2014

50.000,oo

(55.600,oo)

ERRORES De Libros: Cheque 2340 mal registrado: Monto correcto Monto registrado. SALDO SEGÚN LIBROS AL 31-08-2014

292

7.000,oo 700,oo

6.300,oo 54.560,oo

Centro de Contadores

Efectivo en Bancos INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: a)

Del mayor auxiliar: 1) 2) 3) 4)

b)

El cheque Nº 2390 es por Bs. 1.000,oo. El cheque Nº 2394 es por Bs. 14.100,oo. El depósito Nº 11680 es de otro banco. El cheque Nº 39842 es de otro banco.

Del estado de cuenta bancario: 1) La N/C. 199 se debe al cobro de una letra a un cliente. 2) La N/D. 860, es por un cheque devuelto, con el que se había cobrado una factura a un cliente. 3) El cheque 225627 no es de la empresa.

Se pide: a)

Elaborar la conciliación bancaria por el método de: 1) 2) 3)

b)

Saldos conciliados a cuatro columnas. Saldos conciliados a dos columnas. Saldos encontrados.

Hacer los asientos de diario que procedan.

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293

Cuentas por Cobrar

11

CUENTAS POR COBRAR. Son Activos Financieros originados por la venta de bienes o la prestación de servicios, respaldados por facturas, que representan beneficios económicos futuros y que expresan derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer tales derechos, se recibirá efectivo o cualquier otro elemento equivalente al efectivo.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR. Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: 1) Provenientes de ventas de bienes o servicios. 2) No provenientes de venta de bienes o servicios.

CUENTAS POR COBRAR PROVENIENTES DE VENTAS DE BIENES O SERVICIOS. Este grupo de cuentas por cobrar, está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de una "factura" por parte del cliente. Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como "cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el Estado de Situación Financiera en el grupo de Activo Corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses. En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea superior a un año, pueden incluirse dentro del Activo Corriente, aun cuando su vencimiento sea mayor de doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera del Activo Corriente, en el grupo de Activo No Corriente. Así lo establece, entre otros, el Párrafo 68 de la NIC 1 - Versión 2010, cuando dice: El ciclo normal de la operación de una entidad es el periodo comprendido entre la adquisición de los activos que entran en el proceso productivo, y su realización en efectivo o equivalentes al efectivo. Cuando el ciclo normal de la operación no sea claramente identificable, se supondrá que su duración es de doce meses. Los activos corrientes incluyen activos (tales como Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera inventarios y deudores comerciales) que se venden, consumen o realizan, dentro del ciclo normal de la operación, incluso cuando no se espere su realización dentro del periodo de doce meses a partir de la fecha del periodo sobre el que se informa…” Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que, como se comentó anteriormente, este hecho permita presentar algunas cuentas por cobrar con vencimiento mayor de doce meses dentro del Activo Corriente, es necesario que aquéllas aparezcan separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace caso omiso de esta norma y se presentan ambos grupos en una sola cuenta, este hecho debe ser revelado mediante notas aclaratorias.

CUENTAS POR COBRAR NO PROVENIENTES DE VENTAS A CRÉDITO. Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito. Este tipo de cuentas por cobrar, deberán aparecer clasificadas en el Estado de Situación Financiera en el grupo de Activo Corriente, siempre que se espere que sean cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses. De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos: 1)

2)

Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo o equivalentes al efectivo, por lo que serán presentadas como Activos Financieros en el Estado de Situación Financiera. Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo o su equivalente. En este caso, estas cuentas por cobrar serán presentadas dentro del grupo de Activos No Financieros.

CUENTAS POR COBRAR NO PROVENIENTES DE VENTAS QUE SE COBRARÁN EN EFECTIVO. Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo o equivalente al efectivo, por lo que serán tratadas como Activos Financieros. El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las siguientes: 1)

CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES. El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su propio consumo.

2)

INTERESES POR COBRAR. Se refiere a derechos por cobrar surgidos como consecuencia de haber prestado dinero a terceros.

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Cuentas por Cobrar 3)

ALQUILERES POR COBRAR. Estas cuentas por cobrar aparecen cuando una empresa, dedicada a actividades diferentes a alquiler de inmuebles, arrienda algún inmueble o parte de él, y el canon de arrendamiento se recibe por lapsos vencidos. Cuando va a ser elaborado un Estado de Situación Financiera y se observa que, para esa fecha, la empresa tiene ya devengado algún monto por ese concepto, deberá ser registrado como Alquileres por Cobrar y presentada la cuenta dentro del Activo Corriente. Sin embargo, cuando el objetivo natural de la empresa sea el de alquilar inmuebles, los montos que recibe por ese concepto, constituyen sus ingresos ordinarios provenientes de la venta de un servicio. En este caso, los alquileres ya devengados pero no cobrados, se registrarán en Cuentas por Cobrar Comerciales.

4)

RECLAMACIONES POR COBRAR A COMPAÑÍAS DE SEGUROS. Serán registrados en esta cuenta, aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan a las compañías de seguros.

5)

RECLAMACIONES POR COBRAR A PROVEEDORES. Con alguna frecuencia se presenta el caso en que, la empresa, compra una mercancía de contado y, posteriormente, tal mercancía es devuelta al proveedor por cualquier razón. Si se ha convenido en que el proveedor devolverá el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancías en forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta Reclamaciones por Cobrar a Proveedores.

6)

RECLAMACIONES JUDICIALES POR COBRAR. Cualquier reclamación que se esté litigando y que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia será favorable, debe ser registrada en esta cuenta y presentada en el Estado de Situación Financiera dentro del Activo Corriente si se espera que sea cobrado en el ciclo normal de operaciones.

7)

DEPÓSITOS EN GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS. Cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizando que el objetivo de tal contrato será cumplido, el monto depositado será registrado en la cuenta mencionada y presentada dentro del Activo Corriente, siempre que esté contemplado que la obra será terminada o que el servicio será prestado dentro del ciclo normal de operaciones.

8)

REGALÍAS POR COBRAR. Se entiende por regalía (Royalty en inglés) la compensación por la utilización o empleo de bienes, por lo general calculado en base a toda o a una parte de los ingresos provenientes del usufructo o explotación de tales bienes. Por ejemplo, el cobro periódico por parte del propietario de terrenos por concepto de la explotación de minerales (petróleo, carbón, etc.) y el cobro que realiza el autor de un libro por su venta o el que hace un fabricante por el uso de sus equipos cuando produce bienes o servicios para terceras personas. Cualquier tipo de regalía que la empresa haya devengado pero que aún no ha cobrado, deberá ser registrada en esta cuenta.

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Contabilidad Financiera 9)

CUENTAS POR COBRAR A LOS ACCIONISTAS. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.

10) DIVIDENDOS PASIVOS POR COBRAR. Cuando una sociedad anónima es constituida, los socios o accionistas "suscriben el capital". Es decir, se comprometen a aportar una cantidad determinada de recursos. La ley permite que tales recursos sean pagados o entregados a la empresa por partes, con tal de que la primera entrega no sea inferior al 20% del compromiso total. La parte del capital que los accionistas les quedan debiendo a la empresa, deberá ir siendo pagada a medida que ellos vayan decidiéndolo. Cuando los accionistas deciden pagar a la empresa una parte adicional del capital que le deben, se dice que la empresa ha decretado el cobro de un dividendo pasivo. Esta cuenta deberá ser clasificada dentro del Activo Corriente, si el plazo para cobrarlo no es superior al ciclo normal de operaciones. De lo contrario, deberá ser presentada en Activo No Corriente. 11) DIVIDENDOS POR COBRAR SOBRE INVERSIONES. Cuando la empresa tiene inversiones en acciones en otras compañías, con frecuencia éstas deciden distribuir parte de las utilidades obtenidas entre sus accionistas. Cuando ello ha sucedido, a la empresa inversora le surge el derecho a cobrar la parte de esas utilidades que le corresponda, lo cual, mientras no hayan sido cobradas, tal hecho deberá ser registrado en la cuenta Dividendos por Cobrar. 12) CUENTAS POR COBRAR A EMPRESAS VINCULADAS. Son empresas vinculadas o relacionadas, aquellas que forman parte de un grupo que, por disponer de la mayoría del capital o de los derechos al voto, tienen la capacidad de ejercer influencia sobre otras empresas. También se consideran empresas vinculadas aquellas que, no teniendo intereses patrimoniales, son administradas por las mismas personas, o cuando no siendo así, unas empresas dependen totalmente de otras para obtener materiales y suministros para operar. Cuando estas condiciones se dan, las cuentas por cobrar que una empresa vinculada tenga sobre otras, y que vayan a ser cobradas en el transcurso del ciclo normal de operaciones, deben ser presentadas en el Estado de Situación Financiera, segregadas de las cuentas por cobrar comerciales, dentro de los Activos Corrientes, formando parte del grupo Cuentas por Cobrar a Empresas Vinculadas.

CUENTAS POR COBRAR NO PROVENIENTES DE VENTAS QUE SERÁN COBRADAS EN BIENES DIFERENTES A EFECTIVO. Pertenecen a este grupo aquellos derechos por cobrar que, al ejecutar su cobro, éste se producirá por medio de cualquier bien o servicio diferente a efectivo o su equivalente, por lo que, en el Estado de Situación Financiera, serán presentadas dentro del grupo de Activos No Financieros . Entre ellos, se puede mencionar:

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Cuentas por Cobrar 1) RECLAMACIONES A PROVEEDORES. Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercancía y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante la reposición de la mercancía que faltó o que llegó con defectos. 2) ANTICIPOS A PROVEEDORES. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercancía o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercancía o el servicio que ha comprado. 3) DERECHOS A COBRAR POR ENVASES. Existen empresas tales como las embotelladoras de refrescos que, el producto que venden a sus clientes, es sólo el contenido de las botellas. Los envases, las botellas en este caso, se le facturan al cliente en forma separada y, el valor de ellas, será cobrado mediante su devolución por parte del cliente. Es por esta razón que, los derechos por cobrar por envases, no se presentan dentro de las cuentas por cobrar comerciales, sino en una cuenta separada ya que, comúnmente, no se cobrará en efectivo. 4) ANTICIPOS A CONTRATISTAS. Cuando una empresa requiere hacer, por ejemplo, una obra de construcción, generalmente se da un anticipo a cuenta. Este adelanto constituye un derecho por cobrar, el cual será cobrado en el momento en que la obra sea recibida ya terminada. Se ha querido comentar en esta introducción acerca de las cuentas por cobrar más comunes, diferentes a las cuentas por cobrar comerciales. De aquéllas nos volveremos a ocupar a medida que lleguemos a los temas relacionados con las transacciones que las originan. Por ahora, seguiremos tratando sólo las cuentas por cobrar comerciales.

CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES. Ya se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por cobrar, es aquel proveniente de las ventas de bienes o servicios. Ello implica que las cuentas por cobrar son sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de ingresos, en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de: a) b) c) d) e) f)

Ventas Despacho Facturación Crédito y Cobranzas Cuentas por Cobrar Caja

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Contabilidad Financiera Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas. Sugerimos a continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en torno al ciclo de ingresos: a) Con respecto a las ventas: 1) Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por: 1.1) 1.2)

El departamento de ventas en cuanto a condiciones. El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.

b) Con respecto a despachos: 1) Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén. Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al almacén. 2) Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente. 3) Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas. c) Con respecto a la facturación: 1) Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación, de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar. 2) Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho de mercancías sean facturadas. 3) Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso, según la normativa establecida por el SENIAT. 4) Una vez elaborada la factura, se procederá a verificarla en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas, impuestos, etc. d) En cuanto a crédito y cobranzas: 1) El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar. 2) Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:

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Cuentas por Cobrar 2.1) 2.2)

Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables. Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.

3) Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso debidamente controlado. Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de recepción de la mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario responsable. 4) Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por un funcionario responsable. 5) Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro. e) Con respecto a cuentas por cobrar: 1) Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general. 2) Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes. 3) Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja, deben: 3.1) Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas. 3.2) Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en el mayor. 4) Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con frecuencia. 5) Los despachos de mercancías en consignación deben ser manejados separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar.

RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES. En términos generales, las cuentas por cobrar deben ser reconocidas y debidamente registradas, en el momento en que se hace el traspaso de propiedad del bien vendido o en que se presta el servicio contratado. Sin embargo, en las ventas a plazo con reserva de dominio, el registro de la cuentas por cobrar debe hacerse en el momento en que se entrega la mercancía vendida, a pesar de que el comprador no pasa a tener la propiedad definitiva de la mercancía hasta que haya terminado de pagarla.

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Contabilidad Financiera VALORACIÓN INICIAL DE LAS CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES. Siguiendo las pautas señaladas en la NIC 39 y el Párrafo 11.13 de la VEN-NIF PYME donde señala que “…al reconocer inicialmente un activo financiero o un pasivo financiero, una entidad lo medirá al precio de la transacción incluyendo los costos de transacción…” Ello quiere decir que la valoración inicial de las cuentas por cobrar debe hacerse a su valor razonable, incluyendo los costos adicionales propios de la operación. Como es natural, ese valor razonable debe ser el equivalente al valor de los bienes o los servicios que han sido entregados o prestados a cambio. Reforzando lo dicho, el Párrafo 9 de la NIC 18, refiriéndose a los ingresos ordinarios de una empresa, establece que deben ser reconocidos en base al valor razonable del elemento recibido o por recibir que, por lo general, están representados por efectivo u otros medios equivalentes, tales como facturas, letras de cambio, etc. Lo expuesto nos lleva a concluir en que las cuentas por cobrar que no tengan incluido ningún interés previamente convenido, serán registradas por el valor que aparezca en las correspondientes facturas, lo cual viene siendo el valor nominal de tales cuentas por cobrar.

DETERMINACIÓN DEL VALOR RAZONABLE COBRAR A CORTO PLAZO.

DE LAS CUENTAS POR

De acuerdo con lo establecido en el Párrafo 11.10 (a) de la VEN-NIF PYME, “las cuentas de origen comercial, los pagarés por cobrar y pagar y los préstamos de bancos y terceros”, son Instrumentos Financieros Básicos, pues cumplen con los requisitos establecidos en Párrafos 8 y 9, Sección 11 de la VEN-NIF PYME. Uno de los factores a tener en cuenta en la determinación del valor razonable en la medición de instrumentos financieros básicos, tales como las cuentas por cobrar, es el plazo del crédito concedido. En tal sentido, se pueden presentar dos situaciones: 1) VALORACIÓN INICIAL DE CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO. Teniendo en cuenta lo expresado en el Párrafo 11.13 de la VEN-NIF PYME, en los casos en que el plazo del crédito concedido no vaya más allá de los términos comerciales normales, o, en todo caso, no supere el ciclo normal de operaciones (por lo general 12 meses), y el precio del bien o servicio vendido no tiene incorporado algún monto por concepto de intereses, “…se reconoce una cuenta por cobrar al importe sin descontar de tal cuenta por cobrar en efectivo de esa entidad, que, por lo general, suele ser el precio expresado en la factura correspondiente”. Expliquémoslo con un ejemplo Ejemplo: El 01-11-2012 la empresa TÍPICA C.A. vendió mercancía por Bs. 50.000,oo más Bs. 1.000,oo por transporte y se asume que el IVA es el 10%. Se emitió la factura 2030 concediendo un plazo de 150 días (5 meses) para pagar. La empresa cierra sus operaciones el 31 de Diciembre de cada año.

302

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Cuentas por Cobrar Se requiere: a) Determinar la valoración inicial de la transacción y su registro. b) Determinar la valoración posterior, al cierre de cada ejercicio contable. Determinemos el monto de la factura: Valor de la mercancía Más: Servicio de transporte Subtotal Más: IVA 10% 51.000,oo Total

50.000,oo 1.000,oo 51.000,oo 5.100,oo 56.100,oo

Registro de la venta: FECHA 2012 Novbre.

DESCRIPCIÓN 01

DEBE

---X--CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES VENTAS INGRESOS POR TRANSPORTE DÉBITO FISCAL-IVA

HABER

56.100,oo 50.000,oo 1.000,oo 5.100,oo

Venta según factura 2030 a 150 días (5 meses).

Como se puede observar, debido a que el plazo del crédito concedido está comprendido dentro del corto plazo y no tiene intereses incorporados, la cuenta por cobrar generada en esta transacción ha sido valorada y registrada por el monto que presenta la factura. Al pasar este asiento al mayor, la cuenta Cuentas por Cobrar Comerciales quedaría como sigue: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

HABER

56.100,oo

2) VALORACIÓN POSTERIOR DE CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO Las cuentas por cobrar comerciales a corto plazo deben ser valoradas por el monto reconocido al inicio de la transacción, menos los cobros hechos y el deterioro de valor que para ese momento le corresponda. Así queda establecido en el Párrafo 11.14 (a) de la VEN- NIF PYME: “Los instrumentos de deuda que se clasifican como activos corrientes o pasivos corrientes se medirán al importe no descontado del efectivo u otra contraprestación que se espera

Centro de Contadores

303

Contabilidad Financiera pagar o recibir (por ejemplo, el neto del deterioro de valor a menos que el acuerdo constituya, en efecto, una transacción de financiación…” Dicho esto, y basándonos en el caso que estamos desarrollando, no habiendo habido ningún abono a cuenta, las Cuentas por Cobrar Comerciales en la fecha de cierre del ejercicio, 31-12-2012, serían mostradas por Bs. 56.100,oo, deducido el deterioro de valor que se haya producido. De este deterioro de valor conversaremos en los próximos capítulos.

DETERMINACIÓN DEL VALOR RAZONABLE DE LAS CUENTAS POR COBRAR A LARGO PLAZO. Cuando una empresa realiza una venta y, como contrapartida, recibe una cuenta por cobrar con un plazo superior al ciclo normal de operaciones (largo Plazo), el valor razonable de esta cuenta por cobrar, con frecuencia es menor que la cantidad nominal que aparece en la factura que en el futuro se cobrará. Además, cuando el monto del crédito que la empresa concede lleva incluida una cantidad por concepto de intereses, se dice que se está realizando una transacción de tipo financiero. Cuando éste sea el caso y, especialmente, cuando se considere que el efecto de los intereses imputados en la transacción es significativo, el valor razonable de la cuenta por cobrar, será igual al valor descontado de todos los cobros que serán hechos en el futuro, utilizando el método de interés efectivo. Veamos a continuación cómo se hace la valoración inicial y posterior de de las cuentas por cobrar a largo plazo. 1) VALORACIÓN INICIAL DE CUENTAS POR COBRAR A LARGO PLAZO. Al respecto, el Párrafo 11.13 de la VEN-NIF PYME agrega: “…Una transacción de financiación puede tener lugar en relación a la venta de bienes o servicios, por ejemplo, si el pago se aplaza más allá de los términos comerciales normales (es decir, más allá del ciclo normal de operaciones) o se financia a una tasa de interés que no es una tasa de mercado. Si el acuerdo constituye una transacción de financiación, la entidad medirá el activo financiero o pasivo financiero al valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado para un instrumento de deuda similar.” Como se mencionó más arriba, cuando el plazo del crédito dado en una cuenta por cobrar generada por una operación de venta vaya más allá del ciclo normal de operaciones, y/o el efecto de imputación de intereses se considere significativo, la medición inicial y registro de tal cuenta por cobrar debe ser hecha a su valor descontado o valor presente, utilizando para ello el método del interés efectivo. En los casos en que la tasa de interés efectiva no esté claramente establecida, puede ser utilizada la tasa que se aplica en el mercado para ese tipo de operaciones. Expliquémoslo basándonos en el desarrollo de un caso práctico, utilizando el mismo ejemplo anterior.

304

Centro de Contadores

Cuentas por Cobrar Ejemplo: El 01-11-2012 la empresa TÍPICA C.A. vendió mercancía por Bs. 50.000,oo más Bs. 1.000,oo por transporte y se asume un IVA del 10%. Se emitió la factura 2030 concediendo un plazo de 3 años para su cancelación, en tres cuotas de Bs. 25.000,oo c/u que serían pagadas el 31-10-2013, 31-10-2014 y 31-10-2015. La empresa cierra su ejercicio contable, el 31 de Diciembre de cada año. Se requiere: 1) Conociendo que la tasa de interés efectiva fue del 16,051364 %, elaborar el cuadro de amortización del valor descontado de la cuenta por cobrar, al final de cada período contable. 2) Hacer los asientos que correspondan, desde la venta hasta que se produzca el cobro de la última cuota. 3) Mostrar el valor de las cuentas por cobrar al finalizar cada ejercicio contable. Hagámoslo: Se trata esta operación, de una venta a crédito en la que el plazo para pagar va más allá del ciclo normal de operaciones, lo cual es considerado como una operación de financiación. En estos casos, para determinar los valores a registrar, debemos basarnos en lo establecido en el Párrafo 11.13 de la VEN-NIF PYME: “Una transacción de financiación puede tener lugar en relación a la venta de bienes o servicios, por ejemplo, si el pago se aplaza más allá de los términos comerciales normales o se financia a una tasa de interés que no es una tasa de mercado. Si el acuerdo constituye una transacción de financiación, la entidad medirá el activo financiero o pasivo financiero al valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado para un instrumento de deuda similar.” Y añade: “Para un préstamo a largo plazo concedido a otra entidad, se reconoce una cuenta por cobrar al valor presente de la cuenta por cobrar en efectivo (incluyendo los pagos por intereses y el reembolso del principal) de esa entidad.” En forma resumida, lo arriba expresado quiere decir que, cuando el plazo del crédito dado supere el ciclo normal de operaciones, la valoración inicial de la venta, debe ser medida al valor presente de los cobros futuros descontados. En primer lugar, registremos la operación de la venta. Para ello, calculemos el valor de la factura que, como se puede observar, es igual que la del caso anterior. Valor de la mercancía Más: Servicio de transporte Subtotal Más: IVA 10% 51.000,oo Total Centro de Contadores

50.000,oo 1.000,oo 51.000,oo 5.100,oo 56.100,oo

305

Contabilidad Financiera TASA DE INTERÉS EFECTIVA. La tasa de interés efectiva, también conocida como Tasa Interna de Retorno (TIR), es la tasa de interés que permite igualar el valor presente de una operación de crédito, con la sumatoria de los pagos futuros a recibir. En nuestro caso: Valor presente: Valor futuro: Tasa de interés efectiva: Cantidad de períodos:

P F1 ie n

= 56.100,oo = 25.000,oo; F2 = 25.000,oo; F3 = 25.000,oo = ? = 3

Aplicando la fórmula de Valor Presente: F1 F2 F3 Vp = + + 1 2 (1 + ie) (1 + ie) (1 + ie) 3 Sustituyendo valores:

56.100,oo =

25.000,oo 1

(1 + ie)

+

25.000,oo (1 + ie)

2

+

25.000,oo (1 + ie) 3

Al despejar i e , el resultado de la tasa de interés efectiva es 0,16051364. Es decir: 16,051364%. La herramienta de computación Excel contiene un procedimiento para calcular, en forma rápida, la Tasa de Interés Efectiva (TIE) o Tasa Interna de Retorno (TIR). Le sugerimos tomar el curso de Excel que se dicta en el CENTRO DE CONTADORES. En la clase, le instruiremos al respecto. COSTO AMORTIZADO. De acuerdo con el Párrafo 11.15 de la VEN-NIF PYME, “…el costo amortizado de un activo financiero o un pasivo financiero en cada fecha sobre la que se informa es el neto de los siguientes importes: a) El importe al que se mide en el reconocimiento inicial el activo financiero o el pasivo financiero, b) menos los reembolsos del principal, c) más o menos la amortización acumulada, utilizando el método del interés efectivo, de cualquier diferencia existente entre el importe en el reconocimiento inicial y el importe al vencimiento (primas o descuentos sobre el instrumento), d) menos, en el caso de un activo financiero, cualquier reducción (reconocida directamente o mediante el uso de una cuenta correctora) por deterioro del valor o incobrabilidad.”

306

Centro de Contadores

Cuentas por Cobrar TABLA DE AMORTIZACIÓN DE LA DEUDA. A continuación, elaboremos la tabla de amortización, de acuerdo a los parámetros establecidos: A

B

C

D

VALOR EN

INTERESES A

L I N E A

DEL

1

01-11-2012

31-10-2013

56.100,oo

25.000,oo

2

01-11-2013

31-10-2014

40.104,82

25.000,oo

3

01-11-2014

31-10-2015

21.542,19

4

PERÍODO

F VALOR EN

LIBROS AL

CUOTAS

TASA

ABONO

LIBROS AL

INICIO DEL

A

EFECTIVA

A

FINAL DEL

CAPITAL

PERÍODO

9.004,82

15.995,18

40.104,82

6.437,37

18.562,63

21.542,19

25.000,oo

3.457,81

21.542,19

-0-

75.000,oo

18.900,oo

56.100,oo

PERÍODO

AL

E

TOTAL

COBRAR

(16,051364%)

Ilustración 11.1. Cuadro de amortización Expliquemos el contenido del cuadro: Columna A: Período. Se refiere a los períodos de pago de las cuotas. Columna B: Valor en libros al inicio del período. Es el valor presente o valor según los libros, al comenzar cada período de pago. Columna C: Cuotas a cobrar. Aparecen allí, cada una de las cuotas a cobrar de Bs. 25.000,oo c/u. Columna D: Intereses a tasa efectiva. Se presentan allí los intereses devengados por el valor en libros al inicio del período de la cuenta por cobrar, calculados aplicando la tasa de interés efectiva. Así, en el caso de la Línea 1, sería: Intereses del 01-11-2012 al 31-10-2013:

I = F • i • n = 56.100,oo • 0,16051364• 1 = 9.004,82

Columna E: Abono a capital. Refiriéndonos a la Línea 1, se trata de la parte de la primera cuota de Bs. 25.000,oo que será aplicada a amortización o actualización del valor en libros de las cuentas por cobrar. De acuerdo con lo mencionado, la primera cuota estaría compuesta así: Cuota por cobrar Menos: Aplicado a Intereses Aplicado a capital (Cuentas por Cobrar)

25.000,oo 9.004,82 15.995,18

Columna F: Valor en libros al final del período. En esta columna se muestra el valor en libros de las Cuentas por Cobrar al finalizar cada período de cobro de las cuotas. Centro de Contadores

307

Contabilidad Financiera Con respecto a la Línea 1, el valor en libros al 31-10-2013, sería calculado como sigue: Valor en libros al 01-11-2012 Más: Cuota de intereses aplicado a Cuentas por Cobrar Valor en libros al 31-10-2013

56.100,oo 15.995,18 40.104,82

REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES. Una vez elaborado el cuadro de amortización, procedamos a registrar las transacciones involucradas en el caso. Registro de la venta:

FECHA 2012 Novbre.

DESCRIPCIÓN 01

DEBE

---1--CUENTAS COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES CUENTAS COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENTES VENTAS INGRESOS POR TRANSPORTE DÉBITO FISCAL-IVA

HABER

15.995,18 40.104,82 50.000,oo 1.000,oo 5.100,oo

Venta según factura 2030, vencimiento 31 de Octubre de 2013, 2014 y 2015

Como puede observar, se registró en Cuentas por Cobrar Comerciales-Corrientes, el valor descontado de la deuda que vencerá en los próximos 12 meses, Bs. 15.995,18, mientras que se cargó a Cuentas por Cobrar Comerciales - No Corrientes, el valor de la deuda descontada que vencerá después de los próximos doce meses, Bs. 40.104,82. Al pasar este asiento al mayor, las cuentas por cobrar quedarían como sigue: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

(1)

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES

HABER

15.995,18

DEBE

(1)

HABER

40.104,82

De acuerdo con ello, el valor inicial (valor actual) de las cuentas por cobrar sería: Cuentas por cobrar comerciales-corrientes Cuentas por cobrar comerciales-no corrientes Total

308

15.995,18 40.104,82 56.100,oo

Centro de Contadores

Cuentas por Cobrar 2) VALORACIÓN POSTERIOR DE CUENTAS POR COBRAR A LARGO PLAZO. Una vez hecho el registro inicial, posteriormente, estas cuentas por cobrar deberán ir siendo mostradas de acuerdo con el valor descontado que le corresponda con el transcurrir del tiempo. a) Valoración de las cuentas por cobrar al cierre del ejercicio, 31-12-2012: En el caso que estamos desarrollando, llegada la fecha de cierre, 31-12-2012, deberá ser calculado y registrado el nuevo valor descontado que estas cuentas por cobrar tendrán para esa fecha. Para ello, se procede a determinar y registrar el valor de los intereses ganados durante el tiempo transcurrido desde la fecha de la venta, 01-11-2012, hasta la fecha de cierre del ejercicio contable, 31-12-2012. Es decir, 2 meses. Intereses devengados del 01-11-2012 al 31-12-2012 =

9.004,82 x 2 12

= 1.500,80

Asiento para registrar los intereses:

FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

2012 Dicmbre.

31

---2--CUENTAS COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES INGRESOS POR INTERESES

1.500,80 1.500,80

Para registrar intereses devengados….

Al pasar este asiento al mayor, las cuentas por cobrar quedarían como sigue: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

(1) (2)

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES

HABER

15.995,18 1.500,80 17.495,98

DEBE

(1)

HABER

40.104,82 40.104,82

Por lo expuesto, para la fecha de cierre, 31-12-2012, el valor descontado de las cuentas por cobrar, aparecerán en el Estado de Situación Financiera como sigue: Cuentas por cobrar comerciales-corrientes Cuentas por cobrar comerciales-no corrientes Total Centro de Contadores

17.495,98 40.104,82 57.600,80

309

Contabilidad Financiera b) Valoración de las cuentas por cobrar, a la fecha de vencimiento de la primera cuota, al 31-10-2013: Llegado el vencimiento de la primera cuota, será necesario, en primer lugar, registrar los intereses devengados en el tiempo transcurrido desde la fecha del último registro, 31-12-2012, hasta fecha de vencimiento de la primera cuota, 31-10-2013. Es decir, 10 meses. Intereses devengados del 01-01-2013 al 31-10-2013 =

9.004,82 x 10 12

= 7.504,02

El asiento sería: FECHA 2013 Octubre

DESCRIPCIÓN 31

DEBE

---3--CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES INGRESOS POR INTERESES

HABER

7.504,02 7.504,02

Para registrar intereses devengados…

Pasemos el asiento al mayor: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

(1) (2) (3)

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES

HABER

DEBE

(1)

15.995,18 1.500,80 7.504,02 25.000,oo

HABER

40.104,82

40.104,82

c) Cobro de la primera cuota: Llegado el vencimiento de la primera cuota, procedamos a registrar su cobro: FECHA 2013 Octubre

DESCRIPCIÓN 31

---4--BANCOS CUENTAS COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES

DEBE

HABER

25.000,oo 25.000,oo

Cobro de primera cuota…….

d) Reclasificación de las cuentas por cobrar: Habiéndose vencido y cobrado la primera cuota, se procederá a reclasificar la parte de las cuentas por cobrar, que dejaría de ser a largo plazo para ser mostrada a corto plazo, pues vencerá en el transcurrir de los próximos 12 meses.

310

Centro de Contadores

Cuentas por Cobrar Observe la Línea 2 de la Columna E, en el cuadro de amortización mostrado en la ilustración 11.1. El valor descontado de la segunda cuota de cuentas por cobrar que vencerá en los próximos doce meses es por Bs. 18.562,63. El asiento será: FECHA 2013 Octubre

31

DESCRIPCIÓN

DEBE

---5--CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES CUENTAS COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENTES

18.562,63

HABER

18.562,63

Para reclasificar cuentas….

Pasemos al mayor los asientos hechos: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES

HABER

(1) (2) (3)

15.995,18 1.500,80 7.504,02

(5)

18.562,63 18,562,63

DEBE

(1)

25.000,oo

HABER

40.104,82

(4) 18.562,63

(5)

21.542,19

e) Valoración de las cuentas por cobrar al cierre del ejercicio, 31-12-2013: De la misma forma que se hizo en el cierre del ejercicio 2012, llegada la fecha de cierre del ejercicio 31-12-2013, las cuentas por cobrar deben ser presentadas en el Estado de Situación Financiera, a su valor descontado para esa fecha. Es decir, deben serle imputados los intereses devengados desde el 01-11-2013 al 31-12-2013: 2 meses.

6.437,37• 2 Intereses devengados del 01-11-2013 al 31-12-2013 =

12

= 1.072,90

El asiento sería: FECHA 2013 Dicmbre.

DESCRIPCIÓN 31

---6--CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES INGRESOS POR INTERESES

DEBE

HABER

1.072,90 1.072,90

Para registrar intereses devengados…

Centro de Contadores

311

Contabilidad Financiera Pasemos el asiento al mayor: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES

HABER

(1) (2) (3)

15.995,18 1.500,80 7.504,02

(5) (6)

18.562,63 1.072,90 19.635,53

DEBE

(1)

25.000,oo

HABER

40.104,82

(4) (5)

18.562,63 21.542,19

El valor descontado de las cuentas por cobrar que serían presentadas en el Estado de Situación Financiera para el 31-12- 2013, sería como sigue: Cuentas por cobrar comerciales-corrientes Cuentas por cobrar comerciales-no corrientes Total

19.635,53 21.542,19 41.177,72

f) Valoración de las cuentas por cobrar, a la fecha de vencimiento de la segunda cuota, al 31-10-2014: Intereses devengados del 01-01-2014 al 31-10-2014 = 6.437,37• 10 = 5.364,47 12 FECHA 2014 Octubre

DESCRIPCIÓN 31

DEBE

---7--CUENTAS COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES INGRESOS POR INTERESES

HABER

5.364,47 5.364,47

Para registrar intereses devengados…

Pasemos el asiento al mayor: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

(1) (2) (3)

15.995,18 1.500,80 7.504,02

(5) (6) (7)

18.562,63 1.072,90 5.364,47 25.000,oo

HABER

DEBE

(1)

25.000,oo

312

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES HABER

40.104,82

(4) 18.562,63

(5)

21.542,19

Centro de Contadores

Cuentas por Cobrar g) Cobro de la segunda cuota:

FECHA 2014 Octubre

DESCRIPCIÓN 31

DEBE

---8--BANCOS CUENTAS COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES

HABER

25.000,oo 25.000,oo

Cobro de segunda cuota…….

h) Reclasificación de la tercera cuota, de largo plazo a corto plazo: FECHA 2014 Octubre

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

---9---

31

CUENTAS COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES CUENTAS COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENTES

21.542,19 21.542,19

Para reclasificar cuentas….

Pasemos al mayor: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

(1) (2) (3)

15.995,18 1.500,80 7.504,02

(5) (6) (7)

18.562,63 1.072,90 5.364,47

(9)

21.542,19

HABER

DEBE

(1)

25.000,oo

25.000,oo 21.542,19

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES HABER

40.104,82

(4) 18.562,63

(5)

21.742,19

(9)

(8) 0,oo

i) Valoración de las cuentas por cobrar al cierre del ejercicio finalizado el 31-12-2014: Calculemos los intereses que deben ser imputados a cuentas por cobrar, por el tiempo transcurrido del 01-11-2014 al 31-12-2014. Es decir, 2 meses. Centro de Contadores

313

Contabilidad Financiera Intereses devengados del 01-11-2014 al 31-12-2014 =

FECHA 2014 Dicbre.

3.457,81• 2 = 576,32 12

DESCRIPCIÓN 31

DEBE

---10--CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES INGRESOS POR INTERESES

HABER

576,32 576,32

Para registrar intereses devengados…

Después de ello, pasemos este asiento al mayor: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES

HABER

(1) (2) (3)

15.995,18 1.500,80 7.504,02

(5) (6) (7)

18.562,63 1.072,90 5.364,47

(9) (10)

21.542,19 576,32

DEBE

(1)

25.000,oo

25.000,oo

HABER

40.104,82

(4) 18.562,63

(5)

21.542,19

(9)

(8)

22.118,51

0,oo

a) Valoración de las cuentas por cobrar, a la fecha de vencimiento de la segunda cuota, al 31-10-2015: Llegado el vencimiento de la tercera y última cuota, procedamos, antes que nada, a determinar los intereses devengados del 01-01-2015 al 31-10-2015.

Intereses del 01- 01- 2015 al 31- 10 - 2015 =

FECHA 2015 Dicbre.

3.457,81• 10 = 2.881,49 12

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

---11---

31

CUENTAS COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES INGRESOS POR INTERESES

2.881,49 2.881,49

Para registrar intereses devengados…

Pasemos este asiento al mayor:

314

Centro de Contadores

Cuentas por Cobrar CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES

HABER

(1) (2) (3)

15.995,18 1.500,80 7.504,02

(5) (6) (7)

18.562,63 1.072,90 5.364,47

(9) (10) (11)

21.542,19 576,32 2.881,49 25.000,oo

DEBE

(1)

25.000,oo

25.000,oo

HABER

40.104,82

(4) 18.562,63

(5)

21.542,19

(9)

(8)

0,oo

a) Cobro de la tercera cuota: FECHA 2015 Octubre

DESCRIPCIÓN 31

DEBE

---12--BANCOS CUENTAS COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES

HABER

25.000,oo 25.000,oo

Cobro de segunda cuota…….

Después de ello, después de pasar el asiento al mayor, las cuentas por cobrar, en lo que se refiere al caso que hemos venido desarrollando, quedaría como sigue: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-CORRIENTES DEBE

(1) (2) (3)

15.995,18 1.500,80 7.504,02

(5) (6) (7)

18.562,63 1.072,90 5.364,47

(9) (10) (11)

21.542,19 576,32 2.881,49

HABER

25.000,oo

25.000,oo

Centro de Contadores

DEBE

(1)

25.000,oo

0,oo

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES- NO CORRIENTES HABER

40.104,82

(4) 18.562,63

(5)

21.542,19

(9)

(8)

(12) 0,oo

315

Contabilidad Financiera

EJERCICIOS

EJERCICIOS 11.1. 1)

Defina cuentas por cobrar.

2)

Comente en forma breve en torno a cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios: a) ¿Cuál es su origen? b) ¿Por qué documento mercantil están respaldadas? c) ¿En qué grupo del Estado de Situación Financiera deben ser clasificadas?

3)

Existe un grupo de cuentas por cobrar que no provienen de ventas a crédito que se cobrarán en efectivo. Mencione y comente las más comunes.

4)

También existen cuentas por cobrar no provenientes de ventas que serán cobradas en bienes diferentes a efectivo. Mencione y comente algunas de ellas.

5)

¿En qué momento se considera realizada la transacción que origina las cuentas por cobrar?

6)

Establecer normas mínimas de control interno en el manejo de las cuentas por cobrar es fundamental para la administración idónea de este activo. Comente brevemente su aplicación.

EJERCICIOS 11.2. Las siguientes transacciones fueron realizadas por la empresa El Águila: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

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Vendió a Almacenes El Monte mercancía a crédito por Bs. 20.000,oo. Factura 3045. Almacenes El Monte devolvió mercancía por Bs. 2.000,oo correspondiente a la factura 3045. Se elaboró la nota de crédito Nº 128. Vendió mercancía a crédito por Bs. 8.000,oo a Orbe C.A. según factura 3046. Cobró a Almacenes El Monte la factura 3045. Se le concedió un descuento por pronto pago del 10%. Vendió mercancía por Bs. 10.000,oo a Ferretería El Martillo. Sobre este monto se le dio un descuento del 10% más el 6%. Factura a crédito 3047. Se concedió una rebaja de Bs. 1.000,oo sobre la factura 3046 a Orbe C.A. Vendió mercancía a crédito por Bs. 16.000,oo a La Tortuga C.A. según la factura 3048. Concedió un préstamo de Bs. 5.000,oo al trabajador Juan Soler, el cual será deducido de su sueldo. Vendió mercancía por Bs. 3.000,oo el trabajador Pericles Cuaresma según la factura 3049, lo cual será cobrado mediante la deducción por nómina.

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Cuentas por Cobrar 10)

11) 12)

13) 14) 15)

Al vencerse la factura 3047 que debe Ferretería El Martillo, ésta pidió una prórroga de 30 días para cancelarla, aceptando pagar intereses al 36% anual. Vencido este plazo, el cliente pagó la factura quedando pendiente de cobrarle los respectivos intereses. Tiene arrendado un local a José Pérez por lo cual cobra Bs. 9.000,oo mensuales. Para esta fecha el inquilino debe dos meses. Se produjo un robo lo que ocasionó la pérdida de Bs. 30.000,oo en efectivo que estaba en la caja. La empresa está asegurada contra este tipo de siniestro y se hizo el correspondiente reclamo a la aseguradora. Se le devolvió mercancía a un proveedor Bs. 4.000,oo de mercancía que ya había sido pagada. Se contrató una ampliación de las oficinas a la Constructora La Cabilla C.A. para lo cual se le hizo un adelanto de Bs. 50.000,oo. La empresa tiene inversiones en acciones en Industrias La Ronda. Esta empresa decretó distribuir utilidades entre sus socios. A la empresa El Águila le correspondió Bs. 11.000,oo.

Se pide: 1) Registre las transacciones indicadas en el diario y haga los pases al mayor. 2) Clasifique las cuentas por cobrar que resulten en: a) Cuentas por cobrar comerciales. b) Cuentas por cobrar no comerciales: b.1) Que se cobrarán en efectivo. b.2) Que se cobrarán en bienes diferentes a efectivo.

EJERCICIO 11.3. El 01-04-2013, la empresa PRODUCTOS INVISIBLES C.A. vendió a uno de sus clientes, mercancía por un monto de Bs. 140.000,oo, más IVA del 10%, que será cancelada así:  Una cuota inicial de Bs. 24.000,oo.  Dos cuotas anuales de Bs. 80.000,oo cada una. La empresa cierra su ejercicio contable el 31 de Diciembre de cada año. Se pide: 1) Registrar la operación de venta. 2) Conociendo que la tasa efectiva de interés (TIR) es 15,03424% (compruébelo), hacer los cálculos y los asientos que procedan, con el objeto de mencionar cuáles serían los montos que mostrarán las cuentas por cobrar, en los Estados de Situación Financiera que serían elaborados al finalizar los ejercicios económicos del 31 de Diciembre de 2013, 2014 y 2015.

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Efectos por Cobrar (Aspectos Legales)

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EFECTOS POR COBRAR. Ya hemos conversado en torno a que, los efectos por cobrar comerciales, son activos financieros que surgen como consecuencia de operaciones de venta de bienes o de la prestación de servicios, que están respaldadas por documentos comerciales negociables tales como letras de cambio y pagarés Realmente, todo lo conversado con respecto al origen de las cuentas por cobrar en el Capítulo 11, es aplicable a los efectos por cobrar. La única diferencia consiste en la naturaleza del documento que respalda el derecho por cobrar. A ese derecho se le denomina cuentas por cobrar, cuando está respaldado por la simple aceptación de una factura, mientras que será un efecto por cobrar, cuando el documento que lo respalda es una letra de cambio o un pagaré. Sin embargo, la realidad en Venezuela nos dice que la mayoría de las transacciones por ventas a crédito se hacen respaldadas por facturas o por letras de cambio, en vez de pagarés.

LA LETRA DE CAMBIO. Es un documento negociable mediante el cual una persona llamada librador o girador le ordena a otra conocida como librado o girado que pague una cantidad determinada a una fecha cierta, a una tercera persona llamada tomador, tenedor o beneficiario. En Venezuela, a la letra de cambio también se le conoce con el nombre de giro, por lo cual, en lo adelante, podremos utilizar cualesquiera de los dos términos.

PERSONAS QUE INTERVIENEN EN UNA LETRA DE CAMBIO. De la definición antes mencionada se desprende que, en toda letra de cambio intervienen, como mínimo, tres personas. a)

Librador o girador. Es la persona que libra o emite la letra de cambio.

b)

Librado o girado. Se refiere a la persona que adquiere el compromiso de pagar la letra.

c)

Tomador o beneficiario. Es quien tiene el derecho de cobrar la letra.

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Contabilidad Financiera REQUISITOS QUE DEBE CONTENER UNA LETRA DE CAMBIO. De acuerdo con el Artículo 410 del Código de Comercio, para que una letra de cambio sea válida, debe contener la siguiente información: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

La denominación de letra de cambio inserta en el mismo texto del título y expresada en el mismo idioma empleado en la redacción del documento. La orden pura y simple de pagar una suma determinada. El nombre del que debe pagar (Librado). Indicación de la fecha de vencimiento. Lugar donde el pago debe efectuarse. El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago (Tomador). La fecha y el lugar donde la letra fue emitida. La firma del que gira la letra (Librador).

Igualmente, el Artículo 411 del Código de Comercio señala que la ausencia de alguno de los requisitos precedentes, hace que el título no valga como tal letra de cambio. Sin embargo, cuando falte el vencimiento, se considerará pagadera a la vista y cuando no se indique el lugar de pago, se supondrá que es el que se asigne al lado del nombre del librado. En forma optativa, puede mencionarse en la letra otro tipo de información tal como: número asignado, el aval si existe, etc. En la ilustración 12.1, puede observar un modelo de letra de cambio en el que se muestra el contenido de la misma. FECHA DE VENCIMIENTO

LUGAR DE EMISIÓN

ACEPTACIÓN

ACEPTACIÓN

FECHA DE EMISIÓN

LIBRADO Ilustración 14.1 Modelo de letra de cambio LIBRADO

TOMADOR

CANTIDAD A PAGAR

AVALISTA

LIBRADOR

LIBRADOR

Ilustración 12.1. Modelo de letra de cambio

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Efectos por Cobrar ERRORES EN LA ELABORACIÓN DE LETRAS DE CAMBIO. Al librar o emitir una letra de cambio podrían suceder ciertos errores que no la invalidan, especialmente cuando el error está relacionado con el monto por el cual está siendo librada la letra. El Artículo 415 del Código de Comercio señala que cuando el valor aparece escrito a la vez en letras y en guarismos tiene, en caso de diferencia, el valor de la cantidad expresada en letras. Por otra parte, cuando el valor aparece escrito más de una vez, únicamente en letras o únicamente en guarismos, tiene, en caso de diferencia, el valor de la cantidad menor.

TRANSMISIBILIDAD DE LA LETRA DE CAMBIO: EL ENDOSO. Se entiende por endoso el acto mediante el cual el tomador o beneficiario de una letra de cambio, cede a otra persona los derechos que tiene sobre un determinado documento mercantil negociable. El Artículo 419 del Código de Comercio señala que toda letra de cambio es transmisible por medio del endoso.

A QUIÉNES PUEDE SER ENDOSADA UNA LETRA DE CAMBIO. El mismo Artículo 419 del Código de Comercio indica que una letra de cambio puede ser endosada a favor del librado, del librador o de cualquiera otra persona.

FORMAS DE ENDOSAR UNA LETRA DE CAMBIO. El endoso debe ser escrito en la letra de cambio o sobre una hoja adicional y debe estar firmado por el endosante. Así lo señala el Artículo 421 del Código de Comercio. Con relación a quien va dirigido el endoso, éste puede ser hecho de dos formas: a)

Endoso nominativo. Es la forma de endoso mediante el cual el endosante escribe en el cuerpo de la letra el nombre del endosatario o nuevo beneficiario de la misma, de la forma siguiente: "Páguese a la orden de Aníbal Rivero" ______________________ Firma del endosante

b)

Endoso en blanco. El endoso en blanco consiste en estampar la firma del endosante en la letra de cambio o en una hoja adicional. Al respecto, el Artículo 422 del Código de Comercio indica que el nuevo portador de la letra puede llenar el blanco con su nombre o con el de otra persona o endosarla de nuevo, bien sea en blanco o a nombre de otro.

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321

Contabilidad Financiera Por su parte, el Artículo 420 del Código de Comercio dice que el endoso debe ser puro y simple y toda condición a la cual aparezca subordinado, se reputará no escrita. Tampoco puede hacerse un endoso "parcial". Es decir, ceder sólo una parte del valor de la letra. Hacer el endoso "al portador" tampoco está permitido.

RESPONSABILIDADES DEL ENDOSANTE. El endosante, salvo pacto en contrario, se hace garante tanto de la aceptación como del pago de la letra endosada. Así lo establece el Artículo 423 del Código de Comercio. Esto quiere decir que, si después de haber endosado la letra, el nuevo endosatario (persona que recibió la letra por endoso) no logra cobrarla al librado o a cualesquiera otros responsables del pago, podrá exigir al endosante que la pague.

PROHIBICIÓN DE NUEVOS ENDOSOS. El mismo Artículo 423 del Código de Comercio señala que cuando una letra es endosada a otra persona, el endosante puede prohibir expresamente que ésta vuelva a endosarla a un tercero.

ENDOSOS ESPECIALES. Hasta ahora hemos comentado una forma de endoso genérico, no condicionado a circunstancias especiales. Sin embargo, en algunos casos, el endoso puede ser restringido y hecho sólo para mandatos concretos. Son ellos: 1)

Endoso en procuración de cobro. Se refiere a los casos en que la letra es endosada sólo para hacer gestiones de cobro. En tal caso, al hacer el endoso, debe escribirse la frase "sólo para su cobro", "sólo para su reembolso" o cualquier otra que implique un simple mandato. Así, el portador podrá ejercer todos los derechos derivados de la letra de cambio, excepto endosarla. Si lo hace, sólo sería a título de procuración. Así lo señala el Artículo 426 del Código de Comercio. Este es el tipo de endoso que generalmente se hace cuando una empresa envía letras de cambio a un banco para que éste haga gestiones de cobro. De ello se volverá a conversar más adelante.

2)

Endoso de letras como fianza o prenda. Cuando una letra de cambio haya sido dada en garantía, en prenda o cualquier otro tipo de afianzamiento, el endoso debe contener la frase "valor en garantía", "valor en prenda" o cualquiera otra similar, lo cual indicará que el portador podrá ejercitar todos los derechos derivados de la letra de cambio; pero si él vuelve a endosar la letra, sólo podrá hacerlo a título de procuración. Es éste el caso de las letras de cambio que la empresa descuenta en los bancos.

322

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Efectos por Cobrar ACEPTACION DE LA LETRA DE CAMBIO. De acuerdo con el Artículo 433 del Código de Comercio, aceptar una letra de cambio es el acto mediante el cual el librado acepta pagarla estampando su firma en la cara anterior de la misma. Cuando la letra es pagadera a un cierto plazo vista, o cuando deba ser presentada a la aceptación en un término fijado en virtud de estipulación especial, al ser aceptada, debe ponerse la fecha en que tal aceptación ocurrió, a menos que el portador exija que sea fechada el día de la presentación. A falta de fecha, el portador puede hacer constar esta omisión mediante un protesto en tiempo útil. Ello con el objeto de conservar su derecho de dirigirse contra el librado y endosantes.

FORMAS DE ACEPTACION DE LA LETRA DE CAMBIO. La aceptación de una letra de cambio debe ser pura y simple. Sin embargo, puede limitarse a una parte del valor de la letra. Cualquier otra modificación hecha en la aceptación de la letra, equivale a falta de aceptación, pero el aceptante se hace responsable en los términos de su aceptación. Así lo indica el Artículo 434 del Código de Comercio.

ACEPTACION REHUSADA. El Artículo 437 del Código de Comercio señala que si el librado, después de haber aceptado la letra mediante la estampación de su firma, la tacha antes de devolver el título, la aceptación se considera como no hecha; sin embargo, se hace responsable en los términos de su aceptación, si la ha tachado después de haber hecho saber por escrito al portador o a un signatario cualquiera, que la había aceptado.

EL AVAL. Se entiende por aval, la firma que se pone al pie de un documento de crédito, para responder de su pago en caso de no hacerlo la persona obligada. En nuestro caso, el aval es el acto mediante el cual una persona garantiza el pago de una letra de cambio. Esta garantía, dice el Artículo 438 del Código de Comercio, puede ser prestada por un tercero o por cualesquiera de los signatarios de la letra: librado, endosantes, etc.

FORMAS DE EXPRESAR EL AVAL. De acuerdo con el Artículo 439 del Código de Comercio, el aval debe ser escrito sobre la letra de cambio o sobre una hoja adicional y se expresa mediante la frase "bueno por aval" o por cualquier otra fórmula equivalente y por la firma del avalista. Es importante tener en cuenta que, cualquier firma que aparezca en el anverso de la letra, diferente a la del librador y la del librado, se reputa como existencia de un aval. El aval debe indicar por cuenta de quién se hace. A falta de esa indicación, se considera que fue hecho a favor del librador.

RESPONSABILIDAD DEL AVALISTA. El Artículo 440 del Código de Comercio señala que el avalista se obliga de la misma forma que aquel por el cual se ha constituido garante. Su compromiso es válido aunque la obligación que haya garantizado sea nula por cualquier causa menos por un vicio de forma. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera DERECHOS DEL AVALISTA. El mismo Artículo 440 del Código de Comercio añade que, cuando el avalista sea el que ha tenido que pagar la letra, tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo, es decir, contra los obligados anteriores al aval, quienes tienen la obligación de responder por el avalado.

LA FIANZA. Aunque muy parecidos, no debe confundirse el concepto de aval con el de fianza. Como ya se dijo, el aval consiste en poner la firma en un documento para garantizar el pago de una obligación, mientras que la fianza es una obligación hecha necesariamente por escrito (Artículo 545 del Código de Comercio), que compromete a una o varias partes como garantes de la actuación o fidelidad de otro. La fianza es mercantil, aunque el fiador no sea comerciante, si tiene por objeto asegurar el cumplimiento de una obligación mercantil (Artículo 544 del Código de Comercio). El fiador cobra una retribución determinada por la responsabilidad que toma sobre sí (Artículo 546 del Código de Comercio) y responde solidariamente como deudor principal (Artículo 547 del Código de Comercio).

SEMEJANZAS ENTRE EL AVAL Y LA FIANZA. Así como existen diferencias entre la fianza y el aval, también tienen sus semejanzas. Son ellas: 1.-

Tanto el fiador como el avalista se obligan con su patrimonio, con su persona.

2.-

El avalista y el fiador se obligan de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante.

3.-

El acreedor tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo. El aval se asimila a la fianza solidaria.

4.-

El avalista es el garante del deudor, de la misma forma que el fiador. Con respecto al acreedor, cada uno de ellos es otro deudor. Por lo tanto, cuando se constituye un aval o una fianza, lo que se hace es tener otro deudor.

5.-

El avalista, cuando ha pagado la letra, tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo. De la misma forma, si el fiador paga, tiene una acción de regreso contra el deudor.

VENCIMIENTO: FORMAS DE EXPRESARLO. Existen cuatro formas de expresar el vencimiento de una letra de cambio, de acuerdo con lo expresado en el Artículo 441 del Código de Comercio. 1)

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Vencimiento a día fijo. Consiste en expresar en la letra el día concreto en el que vence. Ejemplo: 15 de Julio de 2014; 8 de Abril de 2012, etc. Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Sin embargo, el Artículo 481 del Código de Comercio indica que cuando el día de vencimiento tiene lugar en un día feriado legal, no puede ser exigido el pago sino hasta el primer día laborable que siga. De igual forma, todos los demás actos relativos a la letra de cambio, no pueden ser realizados sino en un día laborable. 2)

Vencimiento a la vista. De acuerdo con el Artículo 442 del Código de Comercio, la letra de cambio a la vista es pagadera a su presentación. Debe presentarse al cobro dentro de los plazos legales o convencionales para la presentación o la aceptación de las letras pagaderas a un plazo vista.

3)

Vencimiento a cierto plazo de la fecha. Este tipo de vencimiento quiere decir que la letra vence luego de transcurrir cierto plazo después de la fecha de emisión. Para expresar el vencimiento, se escribirá en el espacio destinado para ello, la frase, por ejemplo, "a 60 días fecha"..., "a 30 días fecha"..., etc.

4)

Vencimiento a cierto plazo vista. Esta forma de expresar el vencimiento, se refiere a que la letra vencerá después de cierto plazo, a partir de la fecha de aceptación o de la fecha del protesto, en caso de no haber sido aceptada. Así lo señala el Artículo 443 del Código de Comercio. Por ejemplo, una letra girada a 45 días vista, quiere decir que vencerá en un plazo de 45 días contados a partir de la fecha en que fue aceptada. Por su parte, el Artículo 444 del Código de Comercio dice que cuando una letra sea girada a un plazo de meses vista o meses fecha, vencerá el día que corresponda al mes en el que el pago deba ser realizado. Cuando no exista la fecha correspondiente, el vencimiento tendrá lugar el último día de ese mes. Además, en los casos en que la letra sea girada a uno o varios meses y medio fecha o vista, se cuentan primero los meses enteros. Si el vencimiento está fijado para el comienzo, a mediados o fin de mes, se entenderá por estos términos, el primero, el quince o el último del mes.

EL PAGO DE LA LETRA DE CAMBIO. El Artículo 446 del Código de Comercio indica que el portador debe presentar la letra de cambio a su pago, sea el día en que es pagadera o sea en uno de los dos días laborables que le siguen. La presentación a una cámara de compensación, equivale a una presentación al pago. Cuando el librado paga la letra, le asiste el derecho de exigir que le sea entregada cancelada por el portador. Así lo indica el Artículo 447 del Código de Comercio.

PAGO PARCIAL DE UNA LETRA DE CAMBIO. El mismo Artículo 447 del Código de Comercio señala que, el portador, no está obligado a recibir pagos parciales. Sin embargo, en caso de aceptarlo, el librado puede exigir que dicho pago se haga constar en la letra y que se le dé un recibo del mismo, en cuyo caso la letra de cambio deja de serlo, para convertirse en una simple cuenta por pagar, como si fuese una factura.

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Contabilidad Financiera FALTA DE PAGO. El Artículo 451 del Código de Comercio expresa que el portador puede utilizar sus recursos o acciones contra los endosantes, el librador y los demás obligados: a) Al vencimiento: En caso de que el pago no haya tenido lugar. b) Antes del vencimiento: Podrán ejercitarse los derechos antes del vencimiento, en los siguientes casos: b.1) b.2) b.3) b.4) b.5)

Si se ha rehusado la aceptación. Quiebra del librado, aceptante o no. Suspensión de pagos, aun cuando no conste de una resolución judicial. Por embargo de sus bienes que ha resultado impracticable o infructuoso. En los casos de quiebra del librador de una letra que no necesita aceptación.

PROTESTO POR FALTA DE PAGO. El Artículo 452 del Código de Comercio expresa que, para poder ejercitar las acciones por falta de pago, es indispensable que, la negativa de pago, se haga constar por medio de "protesto por falta de pago", el cual debe ser sacado bien el día en que la letra se ha de pagar, bien en uno de los dos días laborables siguientes. Por supuesto, las acciones no podrán realizarse, si antes no ha sido presentada la letra al librado.

AVISO DE FALTA DE PAGO AL ENDOSANTE Y LIBRADOR. De acuerdo con el Artículo 453 del Código de Comercio, cuando una letra no sea pagada, debe darse aviso de la falta de pago a los obligados dentro de los plazos que se mencionan a continuación: a)

Aviso del portador a su endosante y librador. El portador debe notificar a su endosante y al librador en los cuatro días laborables que siguen al día en que se sacó el protesto o el de la presentación en caso de resaca sin gastos.

b)

Aviso de endosantes entre sí. Cada endosante, dentro del término de dos días, debe dar conocimiento a su endosante del aviso que ha recibido, indicándole los nombres y las direcciones de los que le han dado los avisos anteriores, y así sucesivamente hasta llegar al librador. El término antes mencionado, empieza a contarse desde que se recibe el aviso anterior.

PLURALIDAD DE EJEMPLARES. El Artículo 437 del Código de Comercio indica que la letra de cambio puede ser expedida en varios ejemplares. Estos ejemplares deben estar numerados en el mismo documento, sin cuyo requisito cada uno de ellos será considerado como una letra de cambio distinta. Es decir, si en un momento dado se expiden varios ejemplares de una misma letra, no puede expresarse en ellos la frase ÚNICA DE CAMBIO, pues ello dará a entender que cada uno de tales ejemplares es una letra diferente. Para evitar ese problema, en vez de esa frase se pondría: PRIMERA DE CAMBIO, SEGUNDA DE CAMBIO, TERCERA DE CAMBIO, etc. Esto indicará que son tres ejemplares de la misma

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Efectos por Cobrar letra por lo cual, de acuerdo con el Artículo 473 del Código de Comercio, el pago hecho sobre uno de los ejemplares, produce la liberación de los obligados aunque no se haya estipulado que dicho pago anula los efectos de los otros ejemplares. Sin embargo, el librado queda obligado a razón de cada ejemplar aceptado, que no le haya sido restituido.

PRESCRIPCIÓN DE LA LETRA DE CAMBIO. El Artículo 479 del Código de Comercio señala que todas las acciones derivadas de la letra de cambio prescriben de acuerdo a lo que sigue: a)

Acciones contra el librado o aceptante. Prescriben a los tres años contados desde la fecha de vencimiento.

b)

Acciones del portador contra endosantes y librador. Las acciones del portador contra los endosantes y el librador prescriben al año a partir de la fecha del protesto sacado en tiempo útil, o de la del vencimiento en caso de resaca sin gastos.

c)

Acciones de endosantes entre sí y contra el librador. Las acciones de los endosantes unos contra otros y contra el librador, prescriben a los seis meses a contar desde el día en que el endosante ha reembolsado la letra o desde el día en que el mismo ha sido demandado.

EL PAGARÉ. El pagaré o "vale a la orden" como también se le llama, es un documento mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra, una cantidad de dinero en una determinada fecha En su fondo, es un documento muy parecido a la letra de cambio. De hecho, ambos están regulados por las mismas normas legales. Un modelo de pagaré puede ser observado en la ilustración 12.2.

CONTENIDO DEL PAGARÉ. De 1) 2) 3) 4) 5)

acuerdo con el Artículo 486 del Código de Comercio, el pagaré debe contener: La fecha de emisión. La cantidad en números y en letras. La fecha de pago o vencimiento. La persona a quien o a cuya orden debe pagarse. La expresión de si es por valor recibido y en qué especie o por valor en cuenta.

Por su parte, el Artículo 487 del Código de Comercio señala que son aplicables al pagaré, las disposiciones acerca de las letras de cambio en lo referente a: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

Plazos en que vencen. El endoso. Los términos para la presentación, cobro o protesto. El aval. El pago. El pago por intervención. El protesto. La prescripción.

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Contabilidad Financiera PAGARÉ Nº 054159 Por Bs.10.000,oo Yo,

Nabucodonosor Puente Sobre El Lago, cédula de identidad No. 5552553, declaro que debo y pagaré,

en esta Ciudad, sin necesidad de aviso ni protesto al BANCO REGIONAL, domiciliado en Caracas, o a su orden, en moneda de curso legal, el día

bolívares entera

Quince de Octubre de Dos Mil Catorce , la cantidad de Diez mil

(Bs. 10.000,oo), suma ésa que he recibido en este acto, de dicho Banco, en dinero efectivo a mi

satisfacción

para

ser invertido en operaciones de legítimo carácter comercial. Este Pagaré

devengará

intereses a favor del Banco hasta la fecha de vencimiento establecida en este documento, calculados al tipo del treinta por ciento (30 %) anual, los cuales serán pagados por adelantado. En caso de mora, los intereses se pagarán a razón del treinta y dos por ciento ( 32 %) anual. Para cualquier prórroga que el Banco me quisiera conceder para el pago de este Pagaré regirán las condiciones que fije el Banco. La recepción de cualquier pago de cantidad vencida no implica para el Banco renuncia al cobro de los intereses de mora debidos según lo antes indicado. Correrán por mi cuenta todos los gastos de este Pagaré, así como también los de su cancelación y cobranza. Es convenido que el Banco podrá hacer efectivo este Pagaré cargando en cualquier cuenta corriente o de depósito que mantuviere en este Instituto aquellas cantidades que se le adeudaren en razón de este Pagaré. Es igualmente entendido que si la cuenta corriente o de depósito que mantuviere en este Instituto fuere en moneda extranjera, el Banco queda facultado para efectuar el antedicho cargo al cambio vigente para el día en que decida reembolsarse las cantidades que pudiese deberle. Para todos los efectos de este Pagaré, sus derivos y consecuencias, queda elegido como domicilio especial la ciudad de Caracas a la jurisdicción de cuyos Tribunales declaro someterme, sin perjuicio para el Banco de poder ocurrir a otros Tribunales, de conformidad con la Ley. Aceptado Nabuconodosor Puente Sobre El Lago

Ilustración 12.2. Pagaré

FALTA DE PAGO. El artículo 488 del Código de Comercio indica que el portador de un pagaré protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar de los responsables: 1) 2) 3) 4)

El valor de la obligación. Los intereses desde la fecha del protesto. Los gastos del protesto. Los intereses de éstos desde la demanda judicial.

DIFERENCIAS ENTRE LA LETRA DE CAMBIO Y EL PAGARÉ. Ya se dijo que, en su fondo, el pagaré es un documento muy parecido a la letra de cambio y que, de hecho, ya hemos comentado que ambos documentos están prácticamente regulados por las mismas normas legales. Sin embargo existen algunos detalles que los hacen diferentes. Son ellos:

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Efectos por Cobrar 1) En la letra de cambio existe una relación de, por lo menos, tres personas: librador, librado y tomador o beneficiario, mientras que en el pagaré, esa relación es entre dos personas: el emitente o librado y el tomador o beneficiario. 2) La letra de cambio es una orden de pago mientras que el pagaré es una promesa de pago. 3) El pagaré sólo puede producirse como consecuencia de un acto de comercio, mientras que, para emitir una letra, no es necesario que ello provenga de una operación mercantil.

VENTAJAS DE LA LETRA DE CAMBIO SOBRE EL PAGARÉ. Existen varias ventajas que se traducen en el hecho de que la mayoría de las operaciones se hagan a través de letras de cambio en vez de pagarés. De entre ellas, las más notorias son: 1)

Facilidad en el proceso de emisión: Cualquier persona puede emitir una letra de cambio, mientras que, para emitir un pagaré, con frecuencia se requiere la intervención de abogados y su registro en una notaría, lo que produce lentitud y costos adicionales en el proceso.

2)

Origen del documento. Una letra de cambio puede ser emitida independientemente de la razón que la origina, mientras que un pagaré, debe estar sustentado en una transacción comercial, lo cual limita el campo de acción de este documento.

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Contabilidad Financiera

EJERCICIOS.

EJERCICIO 12.1. 1) 2)

Defina la letra de cambio. Defina: a) Librador. b) Librado. c) Tomador.

3)

Mencione el contenido que debe tener una letra de cambio de acuerdo con el Artículo 410 del Código de Comercio.

4)

El artículo 412 del Código de Comercio se refiere a las formas en que puede ser emitida una letra de cambio. Mencione esas formas.

5)

En una letra de cambio el monto aparece escrito en letras y en cifras. La cantidad escrita en letras dice Doce Mil bolívares y en cifras dice Bs. 10.000,oo. Diga cuál es el verdadero valor de la letra.

6)

En el caso de que el valor de una letra de cambio aparece escrito más de una vez por cantidades diferentes: a) En letras. b) En cifras. Diga qué cantidad es la que tiene valor.

7)

Diga qué es el endoso.

8)

Diga a quiénes puede ser endosada una letra de cambio.

9)

Explique de una manera breve las formas de endoso.

10) Existen algunos endosos denominados "restringidos" o para "mandatos concretos". Explique los endosos de este tipo que conozca. 11) ¿Qué es aceptar una letra de cambio? 12) ¿Qué es aceptación rehusada? 13) Defina el aval.

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Efectos por Cobrar 14) Exprese brevemente la responsabilidad que asume el avalista, así como los derechos que tiene. 15) Defina qué es una fianza y en qué se diferencia del aval. 16) Toda letra de cambio debe contener la cláusula de vencimiento. Explique de cuántas formas pueden ser expresados dichos vencimientos. 17) ¿Una letra de cambio puede ser pagada parcialmente? Explique. 18) ¿El portador de una letra de cambio puede ejercer acciones de cobro antes de su vencimiento? Explique. 19) ¿Qué es el protesto de una letra de cambio? 20) Cuando una letra de cambio no ha sido pagada, el portador debe avisar a los obligados. Diga qué plazo concede la ley para dar dicho aviso: a) Del portador a su endosante y librador. b) De endosantes entre sí. 21) ¿Qué se entiende por pluralidad de ejemplares? 22) Comente cuándo prescriben las acciones para cobrar una letra de cambio. 23) Defina el pagaré. 24) Explique en forma breve, las diferencias entre letra de cambio y pagaré.

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Efectos por Cobrar en Gestión de Cobro

13

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES. En el capítulo anterior hemos adelantado que, en esta cuenta, se registran deudas por cobrar sustentadas por letras de cambio o pagarés. Esta cuenta representará, por lo tanto, los derechos por cobrar que una empresa tiene, respaldados por este tipo de documento. Es bueno aclarar que, aunque letra de cambio es la identificación que el Código de Comercio le da a este documento, popularmente también se le conoce con el nombre de giro. En lo adelante, podrán utilizarse cualesquiera de las dos expresiones.

CLASIFICACIÓN DE LOS EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES. Lo comentado en el capítulo 12 con respecto a la clasificación de las cuentas por cobrar comerciales de acuerdo con su origen, es válido también para los efectos por cobrar comerciales. En términos generales, serán clasificados dentro del grupo de Activo Corriente en el Estado de Situación Financiera, todos aquellos efectos por cobrar cuyo vencimiento vaya a producirse en el transcurso de los próximos dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa. Aquellos efectos por cobrar que venzan más allá de los doce meses o en un lapso superior al ciclo normal de operaciones, deberán ser presentados en el grupo de Activo No Corriente. Por supuesto, los efectos por cobrar que provienen de operaciones comerciales ordinarias, deben ser mostrados en forma segregada de los que tienen un origen diferente, tales como los provenientes de préstamos a trabajadores y directores y los aceptados por empresas vinculadas.

CONTROL INTERNO. El establecimiento de un buen control interno en torno a esta cuenta, es importantísimo para salvaguardar este activo. Comentemos a continuación algunas de las normas que deben ser puestas en práctica: 1) Aprobación por un funcionario responsable. Debe existir un funcionario responsable que apruebe la aceptación de los efectos por cobrar como respaldo a transacciones de crédito realizadas.

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333

Contabilidad Financiera 2) Registros detallados. Deben llevarse registros detallados de los efectos por cobrar comerciales y cuadrar, mensualmente, estos registros con el mayor general. 3) Custodia física. Los efectos por cobrar comerciales deben estar físicamente bien resguardados, y bajo la custodia de personas diferentes a las que llevan los registros y las que aprueban los créditos. 4) Arqueos físicos. Igual que se hace con el efectivo en caja, deben practicarse periódicamente arqueos físicos por sorpresa y comparar el resultado con los registros. 5) Confirmación. Es un procedimiento muy "saludable" el de enviar periódicamente el estado de cuenta a los clientes pidiéndoles la confirmación de los saldos pendientes. 6) Efectos por cobrar comerciales vencidos. Cuando existan efectos por cobrar vencidos por un tiempo superior al normal establecido, debe ser notificado el hecho al funcionario responsable. 7) Prórrogas, renovaciones y baja por incobrables. Las prórrogas para cobrar, las renovaciones del efecto y la baja en libros por resultar incobrable, debe ser aprobado por una persona diferente al custodio y al que lleva los registros. 8) Efectos descontados y al cobro. Deben ser establecidos los adecuados registros de aquellos efectos que han sido descontados en bancos o han sido enviados en gestión de cobro para poder hacerles el correspondiente seguimiento. Estos registros deben permitir conocer el estado de tales efectos en cada banco, por cliente y fecha de vencimiento. Además, periódicamente debe ser solicitada del banco la confirmación de los efectos que aún se encuentran en su poder y conciliar tal información con los registros.

REGISTRO Y CONTROL DE EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES. Sabemos que la cuenta Efectos por Cobrar aparece en contabilidad desde el momento en que la empresa realiza alguna transacción a crédito y la contraparte acepta una letra de cambio o pagaré a favor de aquélla. Dado el hecho de que, en la realidad, la mayoría de las transacciones se refieren a ventas de bienes o servicios y a que el documento más utilizado es la letra de cambio, es por lo que, en lo adelante, cuando mencionemos la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales, nos estaremos refiriendo a letras de cambio recibidas a cambio de esas operaciones. Cuando el Efecto por Cobrar provenga de otro tipo de transacción, o se trate de un pagaré, lo señalaremos expresamente.

334

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Efectos Comerciales en Gestión de Cobro Con el objeto de lograr ser más claros en las explicaciones, nos sustentaremos en el desarrollo de ejemplos prácticos con transacciones por montos relativamente pequeñas: Ejemplo: 1) El 01-07-2014, la empresa TÍPICA C.A. domiciliada en Valencia, vendió mercancías a varios clientes por un monto de Bs. 50.000,oo, más 10% de IVA. Estas ventas fueron realizadas a crédito, según la factura 1234, y los clientes aceptaron letras con diferentes vencimientos, como se indica a continuación:

Nro.

CLIENTE

VENCIMIENTO

CIUDAD

MONTO

1 2 3 4 5

A. González B. Pérez C. Lara D. Sosa E. Vargas

30-07-2014 15-07-2014 15-08-2014 30-08-2014 30-09-2014

Maracaibo Valencia Barinas Carúpano Valencia

12.000,oo 11.000,oo 14.000,oo 10.000,oo 8.000,oo

Total

55.000,oo

2) El 15-07-2014 fue cobrada directamente por la empresa la letra No. 2 al cliente B. Pérez. 3) El 18-07-2014, se enviaron al Banco Regional las letras número 1, 3 y 4 en procuración de cobro. 4) El 05-08-2014, se recibió del Banco Regional la nota de crédito Nº. 2025 donde informa a la empresa haber cobrado al cliente A. González de Maracaibo la letra No. 1 por Bs. 12.000,oo, deduciendo Bs. 200,oo por concepto de gestiones de cobranza. 5) El 25-08-2014 el Banco Regional devolvió la letra No. 3 del cliente C. Lara de Barinas (el cliente se negó a pagar), junto con una nota de débito por Bs. 150,oo por gastos de cobranzas. Se pide:

Registrar las transacciones indicadas

Punto No. 1 Tratándose de una venta a crédito, la empresa recibió letras de cambio mientras que entregó mercancías (ventas). El asiento para registrar la transacción sería:

Centro de Contadores

335

Contabilidad Financiera FECHA 2014 Julio

DESCRIPCIÓN 01

DEBE

--- X --EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS DÉBITO FISCAL-IVA

HABER

55.000,oo 50.000,oo 5.000,oo

Ventas a Crédito aceptando letras…

Al pasar al mayor el asiento precedente, la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales aparecería como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

HABER

55.000,oo

Por supuesto, a cada uno de los clientes se les ha abierto una cuenta en el mayor auxiliar de efectos por cobrar, donde será controlado el saldo que debe cada uno de ellos por separado, como se muestra a continuación: EFECTOS POR COBRAR A. González DEBE

EFECTOS POR COBRAR B. Pérez

HABER

DEBE

12.000,oo

HABER

11.000,oo

EFECTOS POR COBRAR D. Sosa DEBE

HABER

10.000,oo

EFECTOS POR COBRAR C. Lara DEBE

HABER

14.000,oo

EFECTOS PORCOBRAR E. Vargas DEBE

HABER

8.000,oo

Como puede ser observado, la suma de los saldos de estas cuentas auxiliares debe cuadrar con el saldo de la cuenta de control en el mayor general.

COBRANZA DE LOS EFECTOS. Una vez obtenidos los efectos aceptados por los clientes, son enviados al departamento de cobranzas donde son archivados en orden de vencimiento con el objeto de proceder a su cobro oportunamente. En este sentido, la empresa puede realizar sus cobranzas de las siguientes formas: 1) Cobranzas directas. 2) Cobranzas a través de bancos.

336

Centro de Contadores

Efectos Comerciales en Gestión de Cobro COBRANZAS DIRECTAS. Se dice que la cobranza es directa cuando la empresa, con sus propios medios, hace directamente las gestiones de cobro ante sus clientes. La cobranza directa puede ser realizada por dos medios: a)

Cobranza directa por caja: Por este medio, los clientes cancelan las letras directamente en la caja de la empresa.

b)

Cobranza por medio de cobradores: En este caso, cada día se procede a elaborar una relación por duplicado similar a la que se muestra en la ilustración 13.1, donde se mencionan los detalles de las letras que estarían siendo entregadas al cobrador. Éste las firmará y se le entregará una copia junto con las letras mientras que, el original, queda en el departamento de cobranzas archivado temporalmente, esperando el resultado de las gestiones de cobro hechas.

Finalizado el día, el cobrador consignará en caja el producto de las cobranzas, donde será elaborado un informe, entregando a dicho cobrador una copia del mismo. Esta copia, junto con las letras que no fueron cobradas, será devuelta al departamento de cobranzas, donde será nuevamente archivada en la fecha para la cual el cliente aplazó el pago. Otra copia del informe de cobros elaborado en caja, junto con la copia del depósito bancario correspondiente, será enviada a contabilidad para los registros que procedan. 2 1

TÍPICA C.A. Relación de letras entregadas al cobrador. Fecha:15-07-2014

NRO.

2

LIBRADO

B. Pérez

VENCIMIENTO

15-07-2014

TOTAL

BOLÍVARES

11.000,oo

11.000,oo

Recibido: _______________ Ilustración 13.1. Relación de efectos entregados al cobrador Centro de Contadores

337

Contabilidad Financiera Supongamos que la letra mencionada en la ilustración 13.1, fue cobrada de acuerdo con el punto No. 2 del caso propuesto. En este caso, el asiento que sigue sería hecho en el diario:

FECHA 2014 Julio

DESCRIPCIÓN 15

DEBE

--- X --CAJA EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

HABER

11.000,oo 11.000,oo

Cobro de letra Nro. 2 a B. Pérez.

Posteriormente, este asiento debe ser pasado al mayor general, con lo que la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales quedaría como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

HABER

55.000,oo 11.000,oo Saldo 44.000,oo De seguida, se procede a pasar en la cuenta del mayor auxiliar de Efectos por Cobrar del cliente B. Pérez, el abono que le corresponde por la cancelación de la letra. Después de ello, el mayor auxiliar quedará como sigue: EFECTOS POR COBRAR A. González DEBE

HABER

12.000,oo

EFECTOS POR COBRAR B. Pérez DEBE

HABER

11.000,oo

EFECTOS POR COBRAR C. Lara DEBE

HABER

14.000,oo

11.000,oo Saldo: cero

EFECTOS POR COBRAR D. Sosa DEBE

10.000,oo

HABER

EFECTOS POR COBRAR E. Vargas DEBE

HABER

8.000,oo

Observe cómo, después de pasar el abono de Bs. 11.000,oo a la cuenta de B. Pérez, ésta quedó con saldo cero y, por supuesto, la suma de los saldos de las cuentas que quedan, Bs. 44.000,oo, cuadra con el saldo que arroja la cuenta de control en el mayor, Efectos por Cobrar Comerciales.

338

Centro de Contadores

Efectos Comerciales en Gestión de Cobro OPERACIONES CON LOS BANCOS. Es ésta otra alternativa que una empresa tiene para proceder al cobro de las letras de cambio, la cual consiste en utilizar los servicios que al respecto prestan los bancos. En este sentido, las operaciones que con más frecuencia se realizan son: 1) Operaciones de cobranzas. 2) Operaciones de descuentos.

OPERACIONES DE COBRANZAS A TRAVÉS DE BANCOS Es de todos conocido que, la mayoría de los bancos, tienen un departamento que presta el servicio de cobranzas. Este servicio lo utilizan las empresas, especialmente, para cobrar letras de cambio a aquellos clientes que se encuentran en un lugar muy distante, lo cual haría muy costoso hacer las cobranzas directamente. Para enviar las letras al banco, se procede a elaborar un formulario por triplicado, (ver ilustración 13.2) cuyo diseño varía de acuerdo al banco de que se trate. Sin embargo, todos son similares en cuanto a su contenido. Allí serán relacionados los detalles más importantes de las letras, las cuales serán previamente endosadas con la leyenda: "sólo para su cobro" a favor del banco en cuestión. Se enviarán las letras junto con el formulario; el banco firmará y devolverá el original y duplicado, quedándose con el triplicado y las letras para proceder a cobrarlas. Como se dijo, la empresa recibirá el original del formulario el cual irá al departamento de cobranzas para llevar el control de las gestiones del banco y, el duplicado, irá a contabilidad donde será realizado el asiento correspondiente.

REGISTRO DEL ENVÍO DE LETRAS A LOS BANCOS EN GESTIÓN DE COBRO. Partiremos del supuesto de que la empresa TÍPICA C.A. tiene abierta la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales con un saldo de Bs. 44.000,oo, compuesto por las siguientes letras de cambio: Nro.

CLIENTE

VENCIMIENTO

CIUDAD

MONTO

1 3 4 5

A. González C. Lara D. Sosa E. Vargas

30-07-2014 15-08-2014 30-08-2014 30-09-2014

Maracaibo Barinas Carúpano Valencia

12.000,oo 14.000,oo 10.000,oo 8.000,oo

TOTAL Centro de Contadores

44.000,oo

339

Contabilidad Financiera Siendo ello así, en el mayor general aparecerá la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales con un saldo de Bs. 44.000,oo. EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

HABER

44.000,oo

Por su parte, en el mayor auxiliar de Efectos por Cobrar, las cuentas de cada uno de los mencionados clientes, serían como sigue:

EFECTOS POR COBRAR A. González DEBE

HABER

12.000,oo

DEBE

HABER

14.000,oo

EFECTOS POR COBRAR D. Sosa DEBE

EFECTOS POR COBRAR C. Lara

HABER

10.000,oo

EFECTOS POR COBRAR E. Vargas DEBE

HABER

8.000,oo

REGISTRO DEL ENVÍO DE LETRAS EN GESTIÓN DE COBRO. Supongamos que el 18-07-2014 fueron enviadas al cobro las letras Nros. 1, 3 y 4, para lo cual habrá sido elaborada la planilla que se muestra en la ilustración 13.2. Cuando el contador recibe la copia firmada por el banco, debe proceder al registro de la transacción de envío de letras para gestionar el cobro, para lo cual, razonará como sigue: ¿Quién recibió las letras enviadas al cobro? El banco las recibió. ¿Qué cuenta controla lo que el banco recibió? EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO. A esta cuenta se le cargará Bs. 36.000,oo. ¿Qué entregó la empresa? Letras de cambio de las que se tiene por cobrar.

340

Centro de Contadores

Efectos Comerciales en Gestión de Cobro 3 2

BANCO REGIONAL

1

Proposición de letras en gestión cobro

Cliente:

TÍPICA C.A. Calle San Blas Nro. 88 Valencia - Estado Carabobo.

Fecha: 18-07-2014

Señores: Banco Regional. Ciudad. Adjuntamos las letras que se mencionan para su cobro, cuyo reembolso deberá ser abonado en nuestra cuenta Nro. 020-40258.

NRO.

1 3 4

LIBRADO

A. González C. Lara D. Sosa

CIUDAD

Maracaibo Barinas Carúpano

VENCIMIENTO

30-07-2014 15-08-2014 30-08-2014

MONTO

12.000,oo 14.000,oo 10.000,oo 36.000,oo

Recibido:_______________ Ilustración 13.2. Efectos comerciales enviados al banco en procuración de cobro. ¿Qué cuenta controla las letras de cambio que la empresa tiene por cobrar? EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES. Por lo tanto, a Efectos por Cobrar Comerciales le abonaremos Bs. 36.000,oo. De acuerdo a lo anteriormente razonado, el asiento que se hará para registrar el envío de letras al cobro al banco será: FECHA 2014 Julio

DESCRIPCIÓN 18

---1--EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

36.000,oo 36.000,oo

Letras enviadas al cobro al Banco Regional.

Centro de Contadores

341

Contabilidad Financiera Al pasar este asiento al mayor general, las cuentas involucradas quedarían como sigue:

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO

HABER

DEBE

36.000,oo

36.000,oo 36.000,oo

HABER

44.000,oo Saldo

Saldo

8.000,oo

Al interpretar las cuentas antes mostradas, debemos hacerlo diciendo que la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales indica la cantidad de letras por cobrar que la empresa tiene en su poder (Bs. 8.000,oo), mientras que, la cuenta Efectos Comerciales en Gestión de Cobro, señala la cantidad de letras por cobrar que están en poder del banco, quien está haciendo las gestiones de cobro (Bs. 36.000,oo). Por supuesto, de ello se desprende que el total de letras por cobrar que tiene la empresa se determina sumando el saldo de cada una de las cuentas mencionadas: 8.000.oo + 36.000,oo = 44.000,oo. Con respecto a las cuentas auxiliares de efectos por cobrar a los clientes, no se hace ningún registro en ellas cuando se envían los efectos al cobro. Estas cuentas, sólo se moverán cuando el cliente pague la letra. Por ello, quedarán como sigue:

EFECTOS POR COBRAR A. González DEBE

HABER

12.000,oo

DEBE

DEBE

HABER

14.000,oo

EFECTOS POR COBRAR D. Sosa 10.000,oo

EFECTOS POR COBRAR C. Lara

HABER

EFECTOS POR COBRAR E. Vargas DEBE

HABER

8.000,oo

Como puede observar, las cuentas auxiliares no se han movido. Siguen teniendo el mismo saldo que tenían antes de hacer el envío de las letras al banco. También observe que la suma de los saldos de estas cuentas alcanza a Bs. 44.000,oo, debe cuadrar con la suma de los saldos de las cuentas de control Efectos por Cobrar Comerciales y Efectos Comerciales en Gestión de Cobro: 8.000,oo + 36.000,oo = 44.000,oo.

342

Centro de Contadores

Efectos Comerciales en Gestión de Cobro COBRANZA DE LETRAS ENVIADAS EN GESTIÓN DE COBRO. Si seguimos desarrollando el caso propuesto, el punto 4 del problema dice: El 05-08-2014, se recibió del Banco Regional una nota de crédito, donde informa a la empresa que cobró al cliente A. González de Maracaibo la letra No. 1 por Bs. 12.000,oo, deduciendo Bs. 200,oo por concepto de gestiones de cobranza. De acuerdo con ello, el contador procederá a registrar esta transacción para lo cual razonará como sigue: ¿Qué recibió la empresa? Recibió dinero que fue abonado en cuenta por el banco. Qué cuenta controla ese dinero? BANCOS es la cuenta que controla; por lo cual, se le carga Bs. 11.800,oo. ¿Qué más recibió la empresa? Recibió un servicio de cobranza, lo cual representa un gasto. ¿Qué cuenta controla ese tipo de gastos? GASTOS DE COBRANZAS. Por ello, se le carga el monto de ese gasto, Bs. 200,oo. ¿Qué entregó la empresa? Entregó una letra por cobrar de las que tiene al cobro en el banco. ¿Qué cuenta controla las letras que se envían al banco para su cobro? La cuenta que las controla es EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO. A esta cuenta le abonaremos el valor nominal de la letra que el banco le entregó al cliente que la canceló. De acuerdo con lo anteriormente razonado, el asiento a realizar será:

FECHA 2014 Agosto

DESCRIPCIÓN 05

---2--BANCOS GASTOS DE COBRANZAS EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO

DEBE

HABER

11.800,oo 200,oo 12.000,oo

Cobranza de letra Nro. 1 a A. González, Banco Regional

Luego, este asiento deberá ser pasado al mayor general, con lo que las cuentas relacionadas con efectos por cobrar, quedarán como sigue:

Centro de Contadores

343

Contabilidad Financiera EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO

HABER

DEBE

36.000,oo

36.000,oo

HABER

44.000,oo 12.000,oo Saldo

Saldo

8.000,oo

24.000,oo

De esta forma se observa que, el total de efectos por cobrar que tiene la empresa es Bs. 32.000,oo (Bs. 8.000,oo en Efectos por Cobrar Comerciales, que están en poder de la empresa, y Bs. 24.000,oo en efectos Comerciales en Gestión de Cobro). El siguiente paso consistirá en pasar este pago a la cuenta auxiliar del cliente que canceló la letra, el Sr. A. González. Después de hacerlo, las cuentas auxiliares de Efectos por Cobrar quedarán como sigue: EFECTOS POR COBRAR A. González DEBE

EFECTOS POR COBRAR C. Lara

HABER

DEBE

12.000,oo 12.000,oo

12.000,oo 12.000,oo

Saldo

EFECTOS POR COBRAR D. Sosa DEBE

HABER

10.000,oo

14.000,oo EFECTOS POR COBRAR E. Vargas DEBE

10.000,oo Saldo

HABER

14.000,oo

HABER

8.000,oo Saldo

8.000,oo

Como puede ver, a la cuenta de A. González se le ha abonado el valor nominal de la letra cobrada por Bs. 12.000,oo, después de lo cual esa cuenta queda con saldo cero o cancelada. El resto de ellas no sufrió variación, y la suma de sus saldos (14.000,oo + 10.000,oo + 8.000,oo = 32.000,oo) cuadra con la suma de los saldos de las cuentas del mayor general Efectos por Cobrar Comerciales y Efectos Comerciales en Gestión de Cobro (8.000,oo + 24.000,oo = 32.000,oo).

DEVOLUCIÓN DE LETRAS ENVIADAS EN GESTIÓN DE COBRO. El punto 5 del caso que venimos desarrollando dice: El 25-08-2014, el Banco Regional devolvió la letra No. 3 por Bs. 14.000,oo del cliente C. Lara de Barinas (el cliente se negó a pagar), junto con una nota de débito por Bs. 150,oo por gastos de cobranza.

344

Centro de Contadores

Efectos Comerciales en Gestión de Cobro Para registrar esta operación, el contador razonará como sigue: ¿Qué recibió la empresa? Una letra por cobrar de las que tenía al cobro en el banco. ¿Qué cuenta controla las letras por cobrar? Las controla EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES IMPAGADOS. Luego a esta cuenta se le cargará Bs. 14.000,oo. ¿Qué más recibió la empresa? Un servicio de cobranza lo cual representa un gasto. ¿Qué cuenta controla este tipo de gasto? GASTOS DE COBRANZAS. A esta cuenta se le carga Bs. 150,oo. ¿Qué entregó el banco a la empresa? Una letra de las que tenía al cobro. ¿Qué cuenta controla las letras que están al cobro en el banco? EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO. Por lo tanto, a esta cuenta se le abona Bs. 14.000,oo. ¿Qué más entregó la empresa? Efectivo del que posee en la cuenta que tiene en el banco. ¿Qué cuenta controla este efectivo? BANCOS. Luego a esta cuenta se le abonará Bs. 150,oo. En definitiva, el asiento que se hace para registrar la devolución de la letra será:

FECHA 2014 Agosto

DESCRIPCIÓN 25

---3--EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES IMPAGADOS GASTOS DE COBRANZAS EFECTOS COMERCIALES. EN GESTIÓN DE COBRO BANCOS

DEBE

HABER

14.000,oo 150,oo 14.000,oo 150,oo

N/D por devolución de letra en gestión de cobro en Banco Regional…

Al pasar este asiento al mayor, las cuentas involucradas quedarían como sigue:

Centro de Contadores

345

Contabilidad Financiera EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

EFECTOS COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO

HABER

DEBE

36.000,oo

36.000,oo

HABER

44.000,oo 12.000,oo 14.000,oo Saldo

8.000,oo

Saldo

10.000,oo

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES IMPAGADOS DEBE

HABER

14.000,oo Saldo

14.000,oo

Después de ello, estas cuentas estarán informando que la empresa tiene efectos por cobrar por Bs. 32.000,oo, de los cuales, Bs. 8.000,oo, aún no vencidos, están físicamente en poder de la empresa, Bs. 10.000,oo, están aún en poder del banco para gestionar su cobro y, Bs. 14.000,oo, no pagados por los clientes a su presentación, que también permanecen físicamente en poder de la empresa. En cuanto a las cuentas auxiliares de efectos por cobrar, no han sufrido ninguna modificación con este último asiento. Por lo tanto, quedarían como sigue:

EFECTOS POR COBRAR A. González DEBE

EFECTOS POR COBRAR C. Lara

HABER

DEBE

12.000,oo 12.000,oo

14.000,oo 12.000,oo 12.000,oo

Saldo

EFECTOS POR COBRAR D. Sosa DEBE

346

10.000,oo

14.000,oo

EFECTOS POR COBRAR E. Vargas

HABER

DEBE

10.000,oo Saldo

HABER

HABER

8.000,oo Saldo

8.000,oo

Centro de Contadores

Efectos Comerciales en Gestión de Cobro

EJERCICIOS EJERCICIO 13.1. 1)

Defina la cuenta Efectos por Cobrar.

2)

¿Cómo pueden ser clasificados los efectos por cobrar en el Estado de Situación Financiera? Explique.

3)

Comente brevemente algunas normas de control interno que deben ser establecidas con respecto a efectos por cobrar.

4)

¿Qué se entiende por Efectos en Gestión de Cobro?

EJERCICIO 13.2. La información que sigue se refiere a operaciones realizadas por COMERCIAL LA MONTAÑA C.A. 1)

Octubre 01. Vendió mercancía como sigue, asumiendo un IVA de 10%. a)

Bs. 50.000,oo más IVA, de contado. Se concedió descuento de 10% más 6%.

b)

Bs. 90.000,oo más IVA, a crédito. Los clientes aceptaron letras de cambio, como sigue: LETRA NUMERO

VENCIMIENTO

32 33 34 35 36 37

15-10-2014 20-10-2014 25-10-2014 30-10-2014 10-11-2014 15-11-2014

CLIENTE Laredo C.A. Raudal C.A. Trajín S.R.L. La Entrada Orbe C.A. El Escalón C.A.

Total

BOLÍVARES 21.000,oo 15.000,oo 14.000,oo 20.000,oo 16.000,oo 13.000,oo 99.000,oo

2)

Octubre 04. Se enviaron al Banco Regional las letras 33, 35 y 37 para gestionar su cobro.

3)

Octubre 16. Se cobró directamente la letra 32.

4)

Octubre 26. Se recibió del Banco Regional una nota de crédito donde informa haber cobrado la letra número 33 como sigue:

Centro de Contadores

347

Contabilidad Financiera

Valor nominal Menos: Comisión

15.000,oo 200,oo

Neto abonado en cuenta

14.800,oo

5)

Octubre 28. Se cobró directamente la letra número 34.

6)

Noviembre 05. Se recibió del Banco Regional la letra número 35 devuelta por no haber sido cancelada por el cliente La Entrada a su presentación. Al mismo tiempo, se recibió la nota de débito 8240 por Bs. 100,oo por concepto de gestiones de cobranza.

Se pide: a)

Registre en el diario y pase al mayor las operaciones mencionadas.

b)

Analice las cuentas y mencione: 1) Qué cantidad de efectos por cobrar posee la empresa. 2) Qué cantidad de efectos por cobrar están físicamente bajo la custodia de la empresa. 3) Qué cantidad de efectos por cobrar están físicamente bajo la custodia del banco.

EJERCICIO 13.3. La empresa ARICHUNA C.A. presenta la siguiente información relacionada con efectos por cobrar: 1) 2) 3)

4) 5)

348

Saldo de la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales: Bs. 200.000,oo. Fueron enviados al Banco del Tuy letras de cambio para hacer gestiones de cobro por Bs. 60.000,oo. Posteriormente, el banco informó haber cobrado letras por Bs. 16.000,oo, habiendo deducido comisiones de cobranza por Bs. 300,oo. El neto fue abonado en cuenta mediante la nota de crédito Nº 1862. El banco devolvió una letra por Bs. 10.000,oo por no poderla cobrar al cliente, junto con la nota de débito 356 por Bs. 190,oo por concepto de gestiones de cobro. Se recibió la nota de crédito número 1904 por los siguientes conceptos: Valor de la letra cobrada Menos: Comisión de cobro

12.000,oo 240,oo

Neto abonado en cuenta

11.760,oo

Centro de Contadores

Efectos Comerciales en Gestión de Cobro 6)

Se envió al Banco del Tocuyo, una relación de letras por Bs. 80.000,oo, para realizar gestiones de cobro. 7) El banco devolvió letras que estaban en gestión de cobro por Bs. 22.000,oo. Los clientes no las pagaron. 8) Se recibió del banco una nota de débito número 422 por Bs. 320,oo por gestión de cobranzas. 9) Se recibió del banco una nota de crédito número 2420 por en cobro de una letra de Bs. 5.000,oo. 10) Se recibió del banco una nota de débito número 498 por concepto de gestiones de cobranza por Bs. 105,oo. Se pide: 1)

Realice los asientos de diario y pases al mayor que procedan para registrar las operaciones que se han mencionado.

2)

Analice las cuentas y mencione: a) Total de efectos por cobrar que posee la empresa. b) Total de efectos por cobrar que están físicamente en poder de la empresa. c) Total de efectos por cobrar que están físicamente en poder del banco.

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349

Efectos por Cobrar Descontados

14

DESCUENTO DE EFECTOS. Se entiende por descuento de efectos, la operación mediante la cual una empresa envía a un banco letras de cambio que tiene por cobrar y, éste, le adelanta el valor de las mismas, después de haber deducido o descontado los intereses y otros gastos que correspondan. Es ésta una operación que comúnmente realizan las empresas con los bancos. Por ello, le recomendamos que ponga la máxima atención a las explicaciones que daremos.

EFECTOS ENVIADOS AL DESCUENTO. Esta operación es generalmente llevada a cabo por aquellas empresas que, en un momento dado, tienen falta de liquidez o disponibilidad de efectivo. Cuando este hecho se les presenta, recurren a sus bancos con el objetivo de obtener un crédito, entregando como garantía de los mismos, los derechos de cobro documentados con Efectos por Cobrar Comerciales. Esta es una operación financiera, mediante la cual el banco anticipa a la empresa el valor nominal de los efectos entregados, previamente deducidos o descontados tanto los intereses como los gastos que normalmente ocasiona la operación. Posteriormente, el banco recuperará el crédito otorgado, mediante el cobro de los efectos a los correspondientes librados. Dentro de las condiciones que concurren en este tipo de operaciones está la de que el librador se compromete a devolver al banco el monto que corresponda a algún efecto que no haya sido pagado por el respectivo librado.

SOLICITUD DE DESCUENTO. Cuando se trata de la primera vez, la empresa procede a solicitar del banco que le sea abierto un crédito para descontar letras de cambio. El banco, después de hacer los estudios del caso, comunicará su decisión. De ser ésta favorable, la empresa procederá a enviar las letras debidamente relacionadas en un formato que a tal efecto provee el banco, similar al que aparece en la ilustración 14.1.

Centro de Contadores

351

Contabilidad Financiera Este formato debe ser llenado por triplicado y, si lo analiza, observará que contiene los datos de la empresa descontataria y, luego, la relación de las letras que se están proponiendo descontar. Después de ello, el banco firmará y sellará el original del formato, el cual será el comprobante que la empresa tendrá como evidencia de que, esas letras, están en poder del banco. Posteriormente, el banco procede a hacer la liquidación del descuento de aquellas letras que hayan sido aprobadas, y enviará a la empresa la nota de crédito donde explica cómo fue hecha la liquidación y el neto que ha sido abonado en la cuenta corriente. Es éste el momento a partir del cual, el departamento de contabilidad comienza a intervenir. Con el objeto de lograr una más clara explicación del proceso de registro de estas operaciones, nos basaremos, como siempre, en el desarrollo de un caso práctico. Ejemplo: Para el 30-06-2014, la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales de la empresa TÍPICA C.A. mostraba un saldo de Bs. 84.600,oo, el cual está formado por las siguientes letras de cambio:

No.

LIBRADO

LOCALIDAD

VENCIMIENTO

MONTO

1 2 3 4 5

La Primera C.A. La Segunda C.A. La Tercera C.A. La Cuarta C.A. La Quinta C.A.

Valencia Maracay Barquisimeto Caracas Maracay

30-08-2014 16-10-2014 09-09-2014 28-11-2014 17-10-2014

6.000,oo 4.000,oo 8.600,oo 27.000,oo 39.000,oo

En esta misma fecha, fueron enviados al descuento al Banco Regional, las letras que se relacionan en la planilla de proposición de descuento que se muestra en la ilustración 14.1 Posteriormente ocurrió lo que sigue: 1) Se recibió del Banco Regional una nota de crédito con fecha 05-07-2014, donde nos informan que el descuento propuesto fue aprobado y liquidado, aplicando una tasa de descuento del 36% anual. Además, fue deducido el 2% por concepto de gastos de cobranza y manejo. El neto fue abonado en cuenta corriente. 2) El 05-09-2014 se recibió del banco un aviso de pago correspondiente a la letra número 1. 3) El 29-10-2014 se recibió del banco la letra número 2 devuelta por falta de pago, junto con una nota de débito con fecha 25-10-2014 donde informa que cargó en cuenta el monto de la misma, más interés de mora al 34% y gastos de cobranza por Bs. 100,oo.

352

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados SOLICITUD DE DESCUENTO DE GIROS

BANCO REGIONAL C.A.

LUGAR

SÓLO PARA USO DEL BANCO

CÓDIGO ACTIVIDAD

FECHA BALANCE

CLIENTE No.

0122

31-05-2014

01-762

FECHA

Valencia

30

06

2014

Yo. (Nosotros): TÍPICA C.A._________________________________________ Dirección: Avenida Las Industrias No. 10 Valencia-Carabobo Teléfono: (0241) 994025__ solicito(amos) a ustedes el descuento del(los) giro(s) abajo especificado(s) emitido(s) por: TÍPICA C.A. quedando sometido(s) a las condiciones establecidas al respaldo del presente formulario, que de antemano acepto(amos). El producto líquido de dicho(s) giro(s) les ruego(rogamos) acreditarlo a mi (nuestra) cuenta corriente No.219-04-056 en su Oficina: Principal__________________________________ Avalado por:_____________________________________________________________________

NÚMERO

GIRADO

LOCALIDAD

VENCIMIENTO

MONTO

1

LA PRIMERA C.A.

Valencia

30-08-2014

6.000,oo

2

LA SEGUNDA C.A.

Maracay

16-10-2014

4.000,oo

3

LA TERCERA C.A.

Barquisimeto

09-09-2014

8.600,oo

Firma(s)verificada(s) por SELLO DE RECIBIDO

Firma del proponente:

FIRMA DE APROBACIÓN

FIRMA AUTORIZADA No.____________

18.600,oo CONTABILIZADO EL DÍA _____________________

OFICINA CÓDIGO_________

Ilustración 14.1 Se pide: Registrar las transacciones mencionadas. Partiendo de esta información, inferimos que, en el mayor, la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales aparece como sigue:

Centro de Contadores

353

Contabilidad Financiera EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

HABER

84.600,oo

Por su parte, el mayor auxiliar de efectos por cobrar, tiene abiertas las cuentas que siguen: EFECTOS POR COBRAR La Primera C.A. DEBE

EFECTOS POR COBRAR La Segunda C.A.

HABER

DEBE

6.000,oo

HABER

4.000,oo

EFECTOS POR COBRAR La Cuarta C.A. DEBE 27.000,oo

HABER

EFECTOS POR COBRAR La Tercera C.A. DEBE

HABER

8.600,oo

EFECTOS POR COBRAR La Quinta C.A. DEBE 39.000,oo

HABER

Después de esto, demos los pasos necesarios para registrar las operaciones mencionadas. Antes que nada, realicemos los cálculos para determinar las cifras que el banco descontará o deducirá del valor nominal de las letras, obteniendo así el neto que habrá abonado en la cuenta corriente. DEDUCCIÓN POR CONCEPTO DE INTERESES: Calculemos el interés que el banco deducirá de cada letra, asumiendo meses de 30 días: Letra No. 1: Dc = Descuento Comercial: F = Valor Nominal: i = Tasa de descuento (tanto por uno): n = Tiempo de descuento (desde el 05-07-2014 al 30-08-2014):

? 6.000,oo 0,36 anual 56 días

Aplicando la fórmula de descuento:

Dc = F • i •

354

n 56 = 6.000,oo • 0,36 = 336,00 360 360

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados Letra No.2 Dc F i n

= Descuento Comercial: = Valor Nominal: = Tasa de descuento (tanto por uno): = Tiempo de descuento (desde el 05-07-2014 al 16-10-2014):

Por lo que:

Dc = F • i •

? 4.000,oo 0,36 anual 102 días

n 102 = 4.000, oo • 0,36 • = 408, oo 360 360

Letra No.3 Dc F i n

= Descuento Comercial: = Valor Nominal: = Tasa de descuento (tanto por uno): = Tiempo de descuento (desde el 05-07-2014 al 09-09-2014):

Dc = F • i •

? 8.600,oo 0,36 anual 65 días

n 65 = 8.600, oo • 0,36 • = 559, oo 360 360

Resumiendo, el total de descuento que el banco habrá deducido por concepto de intereses será: INTERESES LETRA No. DESCONTADOS 1 336,oo 2 408,oo 3 559,oo Total intereses descontados 1.303,oo Por supuesto, este cálculo también puede hacerse por el método de vencimiento promedio. Es decir: a)

Determinación del vencimiento promedio. Para ello, deben darse los siguientes pasos: 1) 2)

Multiplique el valor nominal de cada letra por su tiempo de vencimiento. Sume los totales así obtenidos y divida el resultado entre el total del valor nominal de las letras. . LETRA No.

VALOR NOMINAL

TIEMPO DE VENCIMIENTO

1

6.000,oo

56 días

336.000,oo

2

4.000,oo

102 días

408.000,oo

3

8.600,oo

65 días

559.000,oo

18.600,oo

Tiempo promedio:

Centro de Contadores

n=

TOTAL

1.303.000,oo

1.303.000,oo = 70,0537634días 18.600,oo

355

Contabilidad Financiera b)

Determinación del descuento de todas las letras juntas: Dc F i n

= = = =

Descuento Comercial: Valor Nominal: Tasa de descuento: Tiempo:

? 18.600,oo 0,36 anual 70,0537634 días

Por lo que:

DC = F • i •

n 70,0537634 = 18.600,oo • 0,36 • = 1.303,oo 360 360

Observe que, de esta forma, hemos logrado calcular el interés a descontar a todas las letras al mismo tiempo. DEDUCCIÓN POR CONCEPTO DE GASTOS DE COBRANZA: El punto 1 del caso que venimos desarrollando nos indica que el banco dedujo, además, el 2% por concepto de gastos de cobranzas. Por lo tanto: G = Gastos de Cobranza: g = Tanto por uno de gasto: F = Valor nominal de las letras:

? 0,02 18.600,oo

G = g • F = 0,02 • 18.600, oo = 372, oo Resumiendo, la nota de crédito recibida del banco contendrá la liquidación del descuento, como se muestra a continuación (Ilustración 14.2).

BANCO REGIONAL Cliente: TÍPICA C.A. NOTA DE CRÉDITO Nro. 318 Cuenta Corriente Nº: 219-04-056 FECHA: 05-07-2014 Hemos abonado en su estimada cuenta el neto señalado por concepto de liquidación de descuento de letras propuesto por ustedes con fecha 30.06.2014. Valor Nominal 18.600,oo Menos deducciones: Intereses 1.303,oo Gastos de Cobranzas 372,oo 1.675,oo Neto abonado en cuenta 16.925,oo Ilustración 14.2

REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE DESCUENTO DE EFECTOS. Una vez recibida la liquidación del descuento, se procede a realizar los registros contables. Expliquémoslo a continuación.

356

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Efectos por Cobrar Comerciales Descontados Como usted recordará, este capítulo lo iniciamos definiendo el concepto de descuento de efectos: “Se entiende por descuento de efectos, la operación mediante la cual una empresa envía a un banco letras de cambio que tiene por cobrar y, éste, le adelanta el valor de las mismas, después de haber deducido o descontado los intereses y otros gastos que correspondan.” Como puede observar, en esta operación están involucrados dos eventos: 1) 2)

La entrega física de los efectos al banco para su descuento. La liquidación del descuento.

REGISTRO DE LA ENTREGA FÍSICA DE LOS EFECTOS AL BANCO PARA SU DESCUENTO. Cuando el contador recibe el original del formulario “Solicitud de Descuento” (Ilustración 14.1), debidamente firmado por el banco, como evidencia de que éste recibió físicamente los efectos para su descuento, aquél procederá a registrar este evento. Se trata de reclasificar los efectos enviados al descuento. Es decir, sacarlos de la cuentas Efectos por Cobrar Comerciales y ponerlos en la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales Descontados, razonando como sigue: ¿Qué recibió la empresa? Recibió del banco el original de la Solicitud de Descuento firmada por el banco, donde acepta su responsabilidad de custodia de los efectos que le fueron enviados. ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS. Por ello, a esta cuenta recibe un cargo por Bs. 18.600,oo, que viene siendo el valor nominal de los efectos enviados al descuento. ¿Qué entregó la empresa? Entregó letras de cambio de aquéllas que tiene por cobrar. ¿Qué cuenta controla las letras de cambio que se tienen por cobrar? EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES. A esta cuenta se le abona Bs. 18.600,oo que, como ya se dijo, es el valor nominal de las letras de cambio entregadas al banco para ser descontadas. Dicho esto, el asiento sería: FECHA 2014 Junio

DESCRIPCIÓN 30

--- 1 --EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESCONTADOS EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

18.600,oo 18.600,oo

Envío de efectos al descuento al Banco Regional.

Centro de Contadores

357

Contabilidad Financiera Al pasar este asiento al mayor, las cuentas relacionadas con Efectos por Cobrar Comerciales, quedarían como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESCONTADOS DEBE

HABER

HABER

84.600,oo 18.600,oo Saldo

(1)

(1)

66.000,oo

18.600,oo 18.600,oo

Por supuesto, es de tenerse en cuenta que, con esta operación, las cuentas auxiliares de Efectos por Cobrar, no quedan afectadas, por lo que permanecen en el mismo estado. Los saldos de estas cuentas, así presentadas, estarán permanentemente informando que la empresa sigue teniendo efectos por cobrar comerciales por un monto de Bs. 84.600,oo, sólo que, efectos por Bs. 66.000,oo los mantiene físicamente en su poder, mientras que, efectos por Bs. 18.600,oo, físicamente están bajo la custodia del banco, en calidad de descontados.

REGISTRO DE LA LIQUIDACIÓN DEL DESCUENTO DE LOS EFECTOS. La información para hacer este registro la obtendremos de la nota de crédito que el banco envía, (Ilustración 14.2) donde informa cómo ha sido llevada a cabo la liquidación. Como siempre, utilicemos las conocidas preguntas: ¿Qué recibió la empresa? Recibió efectivo por Bs. 16.925,oo los cuales fueron abonados en la cuenta corriente. ¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió? BANCOS. Por lo tanto, a Bancos se le carga esa cifra. ¿Qué más recibió la empresa? Un servicio representado por el adelanto que el banco le hizo del valor de las letras antes del vencimiento, por lo cual la empresa le pagó al banco intereses por Bs. 1.303,oo. ¿Qué cuenta controla este tipo de egreso? GASTOS DE INTERESES es la cuenta que lo controla. A esta cuenta se le carga Bs. 1.303,oo. ¿Qué más recibió la empresa? Recibió un servicio de cobranzas por lo cual tuvo que pagar al banco Bs. 372,oo. ¿Qué cuenta controla este egreso? Lo controla la cuenta GASTOS DE COBRANZAS. Por lo tanto, a esta cuenta se le cargan Bs. 372,oo.

358

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados ¿Qué entregó la empresa? Entregó el compromiso de devolver al banco el dinero correspondiente al préstamo recibido. Por supuesto, lo pagará cuando el banco cobre el cliente los efectos por cobrar entregados como garantía. ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? La cuenta que controla el pasivo que la empresa adquirió con el banco por el préstamos recibido se llama DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS. Por ello, a esta cuenta se le abona el valor nominal de las letras dadas en garantía: Bs. 18.600,oo. Por lo expuesto, el asiento que se hará para registrar el envío de efectos al descuento, será:

FECHA 2014 Julio

DESCRIPCIÓN 05

DEBE

--- 2 --BANCOS GASTOS DE INTERESES GASTOS DE COBRANZAS DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS

HABER

16.925,oo 1.303,oo 372,oo 18.600,oo

Descuento de letras según nota de crédito 318 Banco Regional

Al pasar este asiento al mayor, las cuentas relacionadas con efectos por cobrar, quedarían como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESCONTADOS DEBE

HABER

HABER

84.600,oo 18.600,oo Saldo

66.400,oo

(1)

(1)

18.600,oo 18.600,oo

DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS DEBE

HABER

18.600,oo Saldo

(2)

18.600,oo

Estas cuentas indican que la empresa tiene efectos por cobrar por un total de Bs. 84.600,oo, de los cuales ha descontado Bs. 18.600,oo. Es decir, ha recibido un préstamo del banco, entregando como el equivalente en efectos por cobrar en garantía. Sin embargo, debe tenerse claro que la empresa adquirió con el banco el compromiso de tener que devolverle ese dinero, si el librado, a su vencimiento, no cancela el monto correspondiente. Por tal razón se dice que la cuenta Deudas por Efectos Descontados es una cuenta de Pasivo. Centro de Contadores

359

Contabilidad Financiera Con los efectos enviados al descuento puede ocurrir: 1) 2)

Que el librado le pague la letra al banco. Que el librado no le pague la letra al banco.

COBRANZA DE EFECTOS ENVIADOS AL DESCUENTO. Cuando el banco logra cobrar alguna letra de las que se encuentran descontadas, envía a la empresa un aviso de pago donde informa acerca de los datos de la letra que ha sido cobrada. Siguiendo con el caso que venimos desarrollando, el banco informó que cobró la letra número 1 al cliente La Primera C.A. Razonemos para registrar esta operación: ¿Qué recibió la empresa? Recibió la liberación del compromiso que tenía con el banco de tener que pagarle la letra, en caso de que el librado no la cancelara. ¿Qué cuenta controla el compromiso que la empresa tiene con el banco por las letras descontadas? DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS es la cuenta que lo controla. Por ello, a esta cuenta se le carga el valor nominal de la letra cobrada: Bs. 6.000,oo. ¿Qué entregó la empresa? Entregó al librado un efecto por cobrar debidamente cancelado de los que estaban en poder del banco. ¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó? EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS. Por lo tanto, a esta cuenta se le abona. El asiento para registrar el aviso de cobro, de un efecto que estaba descontado en el banco será: FECHA 2014 Septiemb 05

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 3 --DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS 6.000,oo EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESCONTAD.

HABER

6.000,oo

Aviso de cobro de letra N°. 1 de La Primera C.A.

Después de pasar el asiento al mayor, las cuentas quedarían como sigue:

360

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESCONTADOS DEBE

HABER

HABER

84.600,oo 18.600,oo

(1)

(1)

18.600,oo 6.000,oo

Saldo

(3)

12.600,oo

66.000,oo

DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS DEBE

HABER

(2)

18.600,oo (3)

6.000,oo

Saldo

12.600,oo

Como puede ver, los saldos de estas cuentas nos seguirán informando que la empresa tiene efectos por cobrar por un total de Bs. 78.600,oo, de los cuales, Bs. 12.600,oo se encuentran descontados en el banco. Con respecto a las cuentas auxiliares, la cobranza de un efecto por cobrar que estaba descontado, requiere también que sea acreditada la cuenta del cliente LA PRIMERA C.A. que canceló tal efecto. Después de ello, las cuentas auxiliares quedarán cono sigue: EFECTOS POR COBRAR La Primera C.A.

EFECTOS POR COBRAR EFECTOS POR COBRAR La Segunda C.A. La Tercera C.A.

DEBE

HABER

DEBE

6.000,oo

6.000,oo

4.000,oo

8.600,oo

4.000,oo

8.600,oo

Saldo

-0-

EFECTOS POR COBRAR La Cuarta C.A. DEBE

HABER

HABER

DEBE

HABER

EFECTOS POR COBRAR La Quinta C.A. DEBE

27.000,oo

39.000,oo

27.000,oo

39.000,oo

HABER

Observe que se abonó Bs. 6.000,oo a la cuenta de La Primera C.A, con lo cual queda cancelada, mientras que, la suma de los saldos de las cuatro cuentas que permanecen abiertas, Bs. 78.600,oo, cuadra con la sumatoria de los saldos de las cuentas Efectos por Cobrar Comerciales y Efectos por Cobrar Comerciales Descontados. Centro de Contadores

361

Contabilidad Financiera En el Mayor General: Efectos por Cobrar Comerciales Efectos por Cobrar Comerciales Descontados Total Efectos por Cobrar

66.000,oo 12.600,oo 78.600,oo

En el Mayor Auxiliar: La Primera C.A. La Segunda C.A. La Tercera C.A. La Cuarta C.A. La Quinta C.A.

0,oo 4.000,oo 8.600,oo 27.000,oo 39,000,oo

Total Efectos por Cobrar

78.600,oo

DEVOLUCIÓN DE EFECTOS DESCONTADOS. Con relativa frecuencia puede suceder que, al vencer una letra de las que la empresa tiene descontadas en el banco, éste la presenta al librado para su cobro y no le es cancelada. En este caso, el banco procede a devolver la letra a la empresa, cargando en cuenta el valor nominal de la misma, junto con los intereses de mora, si proceden. El punto 3 del caso que venimos desarrollando nos dice: El banco devolvió la letra número 2 del cliente La Segunda C.A., la cual venció el 16-10-2014. También envió una nota de débito con fecha 25-10-2014, cargando en cuenta el valor nominal de la letra, Bs. 4.000,oo, más los intereses de mora al 34% anual y gastos de cobranza por Bs. 100,oo. La nota de débito fue recibida el 29-10-2014. Antes que nada, calculemos los intereses de mora que corresponden: I = Interés: F = Valor nominal de la letra: i = Tasa de interés: n = Tiempo de mora:

I= F•i•

n 360

= 4.000, oo • 0,34 •

? Bs. 4.000,oo 0,34 por uno 9 días

9 360

= 34, oo

Ahora, razonemos el asiento para registrar la operación. Tratándose de la devolución de un efecto que estaba descontado, el registro de esta operación requiere de dos asientos: Uno, para registrar la devolución física del efecto devuelto, y, otro, para contabilizar el pago al banco de dicho efecto.

362

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados 1)

REGISTRO DE LA DEVOLUCIÓN FÍSICA DEL EFECTO QUE ESTABA DESCONTADO. Se trata de reclasificar nuevamente el efecto por cobrar devuelto que estaba en la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales Descontados, y trasladarlo a la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales Impagados. Para ello, hagámonos las conocidas preguntas: ¿Qué recibió la empresa? Recibió devuelto un Efecto por Cobrar Comercial que estaba descontado en el banco por un valor nominal de Bs. 4.000,oo, que no fue debidamente pagado por el cliente (librado). ¿Qué cuenta controla los efectos por cobrar no pagados por los clientes? EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES IMPAGADOS. Por lo tanto a esta cuenta se le carga Bs. 4.000,oo. ¿Qué cuenta entregó? El efecto por cobrar que no fue pagado por el cliente, dejó de ser un Efecto por Cobrar Comercial Descontado para convertirse en un Efecto por Cobrar Comercial Impagado. Por lo tanto, EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS entregó. A esta cuenta se le abonará Bs. 4.000,oo.

El asiento sería: FECHA 2014 Octubre

DESCRIPCIÓN --- 4 --29 EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES IMPAGADOS EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTAD.

DEBE

HABER

4.000,oo 4.000,oo

Devolución de letra N°. 2 de La Segunda C.A. descontada en Banco Regional.

2)

REGISTRO DEL CARGO EN CUENTA CORRIENTE DEL EFECTO DESCONTADO DEVUELTO. Con este asiento, quedará registrado el pago que se hizo al banco del efecto devuelto, con la consiguiente eliminación de la de la deuda que la empresa tenía con esa institución financiera. Hagámoslo: ¿Qué recibió la empresa? Recibió la liberación de la deuda que había adquirido con el banco cuando el efecto, ahora devuelto, fue descontado. ¿Qué cuenta recibió? DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS. A esta cuenta se le carga Bs. 4.000,oo.

Centro de Contadores

363

Contabilidad Financiera ¿Qué más recibió la empresa? Recibió un servicio. Mantuvo en su poder efectivo propiedad del banco durante nueve días, por lo cual debe pagar intereses por Bs. 34,oo. ¿Qué cuenta controla los intereses que la empresa paga? GASTOS DE INTERESES. A esta cuenta se le cargará Bs. 34,oo. ¿Qué más recibió la empresa? Un servicio de cobranza prestado por el banco, por lo cual pagó Bs. 100,oo. ¿Qué cuenta controla este egreso? GASTOS DE COBRANZAS. Por ello, a esta cuenta se le cargará Bs. 100,oo. ¿Qué entregó la empresa? Dinero del que tiene depositado en el banco por Bs. 4.134,oo. ¿Qué cuenta controla este bien? BANCOS. Por lo tanto, a bancos se le abona Bs. 4.134,oo. El asiento sería:

FECHA 2014 Octubre

DESCRIPCIÓN 29

DEBE

--- 5 --DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS GASTOS DE INTERESES GASTOS DE COBRANZAS BANCOS

HABER

4.000,oo 34,oo 100,oo 4.134,oo

Devolución de la letra No. 2 de La Segunda C.A. descontada en Banco Regional.

Cuando estos dos últimos asientos sean pasados al mayor general, las cuentas involucradas con efectos por cobrar, quedarán como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESCONTADOS DEBE

HABER

HABER

84.600,oo 18.600,oo

(1)

(1)

18.600,oo 6.000,oo 4.000,oo

Saldo

364

66.000,oo

(3) (4)

8.600,oo

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES IMPAGADOS DEBE

DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS

HABER

DEBE

HABER

18.600,oo (4) Saldo

4.000,oo 4.000,oo

(3) (4)

(2)

6.000,oo 4.000,oo 8.600,oo

Estas cuentas así conformadas, nos estarán indicando que la empresa tiene un total de efectos por cobrar por Bs. 78.600,oo, que serían mostrados dentro del Activo Corriente representados por: Efectos por Cobrar Comerciales Efectos por Cobrar Comerciales Descontados Efectos por Cobrar Comerciales Impagados Total Efectos por Cobrar Comerciales

66.000,oo 8.600,oo 4.000,oo 78.600,oo

De la misma forma, en el Pasivo Corriente, deberá ser mostrada la cuenta Deudas por efectos por Cobrar Descontados por Bs. 8.600,oo. Por su parte, las cuentas auxiliares de efectos por cobrar, no han sufrido alteración alguna con esta transacción, por lo que su contenido sería el mismo que hemos mostrado con anterioridad.

DESCUENTO DE EFECTOS POR COBRAR A LARGO PLAZO. Cuando se trate de efectos por cobrar a largo plazo descontados, el tratamiento en cuanto a la valoración inicial y posterior de los efectos descontados, es ligeramente diferente a cuando son a corto plazo. Expliquémoslo sustentándonos en el desarrollo de un caso práctico. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. realizó las siguientes operaciones: 1) El 01-11-2012 vendió un lote de mercancía a su cliente SIDETURBIO C.A. por un valor de Bs. 165.000,oo, cifra ésta que incluye 10% de IVA. La operación fue formalizada mediante la aceptación de una letra de cambio por la misma cantidad, sin intereses, con vencimiento el 31-10-2014. 2)

El 01-04-2013 fue descontada la letra arriba mencionada en el Banco Regional, deduciendo el 20% de interés y el 0,50% por comisión bancaria.

3)

El 05-11-2014 recibió del Banco Regional una notificación en la que informa que, el cliente SIDETURBIO C.A., pagó la letra el 31-10-2014, fecha de vencimiento, al serle presentada por el banco.

Centro de Contadores

365

Contabilidad Financiera TÍPICA C.A. cierra su ejercicio económico el 31 de Diciembre de cada año. Se pide: a) b) c) d)

Registrar las operaciones mencionadas. Determinar y registrar la valoración inicial del pasivo generado por el descuento de la letra de cambio. Determinar la valoración posterior del pasivo representado por los efectos descontados. Registrar el pago al del efecto descontado por parte del cliente.

Hagámoslo: REGISTRO DE LA VENTA: En primer lugar, registremos la venta de mercancía. Para ello, determinemos antes a cuánto asciende el valor de la mercancía y a cuánto el IVA. Valor de la mercancía = 165.000,oo / 1,10 = 150.000,oo Siendo ello así, la factura mostraría la siguiente información: Valor de la mercancía IVA: 10% de 150.000,oo Total factura

150.000,oo 15.000,oo 165.000,oo

El asiento para registrar la venta, sería: FECHA 2012 Noviemb.

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 1 --01 EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENT. VENTAS DÉBITO FISCAL-IVA

HABER

165.000,oo 150.000,oo 15.000,oo

Venta de mercancía, Factura xxx, letra Vencto. 31-10-2014

Pasemos este asiento al mayor: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENTES DEBE

(1) Saldo

HABER

165.000,oo 165.000,oo

REGISTRO DEL DESCUENTO DEL EFECTO POR COBRAR (A LARGO PLAZO): En primer lugar, registremos el envío físico de las letras al banco, lo cual, como ya hemos comentado, consiste en reclasificar el efecto, cambiándolo de la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales a la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales Descontados:

366

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados FECHA 2013 Abril

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 2--EFECTOS COBRAR COMERC. DESCONT.-NO CORRTE EFECTOS POR COBRAR COMERC.-NO CORRIENTE

01

HABER

165.000,oo 165.000,oo

Envío de efectos al descuento al Banco Regional.

Pasemos este asiento al mayor: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENTES DEBE

(1)

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESC.-NO CORR. DEBE

HABER

HABER

165.000,oo

Saldo

165.000,oo

165.000,oo 165.000,oo

(2)

(2)

165.000,oo 165.000,oo

Como se puede observar, el efecto por cobrar ha sido reclasificado a la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales Descontados. A continuación, registremos la liquidación del descuento: a)

Determinación de los intereses descontados: Dc F i n

= = = =

Descuento Comercial: Valor Nominal: Tasa de descuento: Tiempo: 01/04/2013 al 31/10/2014

? 165.000,oo 0,20 anual 19 meses

Por lo que:

DC = F • i • b)

n 19 = 165.000,oo • 0,20 • = 52.250,oo 12 12

Determinación de los gastos de cobranza: El punto 2 del caso que venimos desarrollando nos indica que el banco dedujo, además, el 0,50% por concepto de gastos de cobranzas: Por lo tanto: G = Gastos de Cobranza: g = Tanto por uno de gasto: F = Valor nominal de las letras:

? 0,50 165.000,oo

G = g • F = 0,50 • 165.000, oo = 825, oo En definitiva, la liquidación del descuento que nos enviaría el banco, sería como sigue: Centro de Contadores

367

Contabilidad Financiera BANCO REGIONAL Cliente: TÍPICA C.A. NOTA DE CRÉDITO Nro. 964 Cuenta Corriente Nº: 219-04-056 FECHA: 01-04-2013 Hemos abonado en su estimada cuenta el neto señalado por concepto de liquidación de descuento de letras propuesto por ustedes. Valor Nominal Menos deducciones: Intereses Gastos de Cobranzas Neto abonado en cuenta

165.000,oo 52.250,oo 825,oo

53.075,oo 111.925,oo

Ahora bien, tratándose de un efecto por cobrar a largo plazo, quiere decir que, al descontarlo, se realizó una transacción financiera a largo plazo que, al recibir del banco el anticipo de dinero, genera, a la vez, un pasivo a largo plazo. Al respecto, la VEN-NIF PYME, en el Párrafo 11.13 señala que, cuando la operación constituye una transacción de financiación a largo plazo, “…la entidad medirá el activo o pasivo financiero al valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado para un instrumento de deuda similar.” Siendo ello así, el pasivo a largo plazo originado por el descuento de un efecto por cobrar, también a largo plazo, con un valor nominal de Bs. 165.000,oo, deberá ser reconocido inicialmente a su valor presente. Es decir, Bs. 111.925,oo. El asiento sería: FECHA 2013 Abril

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 3 --01 BANCOS DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS

HABER

111.925,oo 111.925,oo

Descuento de letras según nota de crédito 964 Banco Regional

Como se puede observar, en el momento de registrar el descuento, no fueron reconocidos los intereses ni los gastos ocasionados, sino que irán siendo reconocidos a medida que se vayan devengando en el transcurrir del tiempo, hasta el vencimiento del efecto, utilizando la correspondiente tasa efectiva de Interés. Al pasar los dos asientos anteriores al libro mayor, las cuentas relacionadas con efectos por cobrar quedarían como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENTES DEBE

(1) Saldo

368

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESC.-NO CORR. DEBE

HABER

HABER

165.000,oo 165.000,oo

165.000,oo 165.000,oo

(2)

(2)

165.000,oo 165.000,oo

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados

DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS DEBE

HABER

111.925,oo Saldo

(3)

111.925,oo

En cuanto a la presentación de estas cuentas en los estados financieros, debemos acotar aquí que, de ser necesario elaborar un Estado de Situación Financiera en esta fecha, 01-04-2013, la cuenta Efectos por Cobrar Comerciales Descontados, con un saldo de Bs. 165.000,oo, debe ser presentada dentro del grupo de Activo No Corriente, mientras que, la cuenta Deudas por Efectos Descontados, con el saldo de Bs. 111.925,oo, será presentada en el grupo de Pasivo No Corriente. VALORACIÓN POSTERIOR DE LA DEUDA A LARGO PLAZO GENERADA POR EFECTOS DESCONTADOS. Como se termina de comentar, la valoración inicial de una deuda ocasionada por efectos descontados a largo plazo, debe ser registrada a su valor presente. Sin embargo, de acuerdo con el Párrafo 11.16 de la VEN-NIF PYME, la valoración posterior de una deuda financiera a largo plazo, debe ser hecha al costo amortizado de los flujos de efectivo esperados a lo largo de la vida de tal deuda, descontados a la tasa de interés efectiva. Si seguimos basándonos en el caso que venimos desarrollando, calculemos, en primer lugar, la tasa de interés efectiva. Como ya conocemos, la tasa de interés efectiva, (Tasa Interna de Retorno TIR), sería aquella que permita igualar los Bs. 111.925,oo (valor presente de la deuda), con Bs. 165.000,oo (Valor futuro o valor nominal de la letra de cambio descontada). Ya conversamos en el Capítulo 14, cómo determinar la Tasa de Interés Efectiva, cuando, como en este caso, se conocen el Valor Presente y el Valor futuro de un flujo de efectivo:

P = Valor Presente = 111.925,oo F = Valor Futuro = 165.000,oo ie = Tasa de interés efectiva = ?

P=

F (1  ie)

Sustituyendo valores: 111.925,oo = Centro de Contadores

165.000,oo (1  ie)

369

Contabilidad Financiera 111.925,oo + 111.925,ooie = 165.000,oo; 111.925,oo = 165.000,oo – 111.925,ooie; 111.925,ooie = 53.075,oo

53.075,oo ie =

= 0.474201474

111.925,oo

ie = 47,4201474% Como se puede ver, la tasa de interés efectiva resultó ser: 47,4201474%. Demostrémoslo: Valor presente de la deuda Más: Interés efectivo = 111.925,oo ∙ 47,4201474 / 100 Valor futuro de la deuda

111.925,oo 53.075,oo 165.000,oo

Como se puede observar, con la mencionada tasa de interés efectiva, se logra igualar el valor presente de la deuda con su valor futuro. VALORACIÓN DE LA DEUDA POR EFECTOS DESCONTADOS AL CIERRE DEL EJERCICIO. Para alcanzar este objetivo, daremos los siguientes pasos: 1)

Determinación de los intereses causados por la deuda, en el presente ejercicio contable. Llegada la fecha cierre del ejercicio, deben ser calculado los intereses que se han causado desde la fecha del descuento, 01-04-2013, hasta la fecha de cierre, 31-12-2013. Para ello: a) b) c) d)

2)

Tiempo de la deuda: del 01-04-2013 al 31-10-2014 = 19 meses Monto total de intereses: Bs. 53.075,oo Tiempo imputable al presente ejercicio contable: del 01-04-2013 al 31-12-2013 = 9 meses Intereses imputables al ejercicio finalizado el 31-12-2013: 53.075,oo / 19 x 9 = 25.140,79

Registro de los intereses imputables al período: Sustentándonos en la información antes expuesta, registremos los intereses imputables al ejercicio finalizado el 31-12-2013. FECHA

2013 Diciembre

DESCRIPCIÓN --- 4 --31 GASTOS POR INTERESES DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS

DEBE

HABER

25.140,79 25.140,79

Intereses por deuda a largo plazo, período 01-04-2013 al 31-122013

370

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados Pasemos el asiento al mayor. Después de ello, las cuentas relacionadas con los efectos descontados, quedarían como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENTES DEBE

(1) Saldo

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESC.-NO CORR. DEBE

HABER

HABER

165.000,oo 165.000,oo

165.000,oo 165.000,oo

(2)

(2)

165.000,oo 165.000,oo

DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS DEBE

111.925,oo 25.140,79 137.065,79

Saldo 3)

HABER

(3) (4)

Valoración de los Efectos Descontados a la fecha de cierre: Si analiza la cuenta Deudas por Efectos Descontados, observará que le han sido imputados los intereses incurridos hasta esa fecha, con lo que esta cuenta de pasivo a largo plazo, quedó valorada al costo amortizado o valor presente para ese momento: Bs. 137.065,79.

CANCELACIÓN DEL EFECTO A LARGO PLAZO DESCONTADO. El registro de la cancelación del efecto por cobrar a largo plazo descontado, requiere, en este caso, de dos fases: a)

Cálculo y registro de los intereses imputables al ejercicio contable. En primer lugar, deben ser determinados los intereses causados por la deuda de Efectos Descontados hasta la fecha de vencimiento de la letra, que deben ser imputados al ejercicio contable que finalizará el 31-12-2014. Tiempo de intereses imputables al ejercicio contable: del 01-01-2014 al 31-10-2014 = 10 meses Intereses causados: 53.075,oo / 19 ∙ 10 = 27.934,21. FECHA

2014 Octubre

DESCRIPCIÓN 31

--- 5 --GASTOS POR INTERESES DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS

DEBE

HABER

27.934,21 27.934,21

Intereses por deuda a largo plazo, período 01-01-14 al 31-10-2014

Después de pasar este asiento al mayor, las cuentas relacionadas con los efectos descontados quedarían como sigue:

Centro de Contadores

371

Contabilidad Financiera EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES.NO CORRIENTES DEBE

(1) Saldo

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESC.-NO CORR. DEBE

HABER

HABER

165.000,oo 165.000,oo

165.000,oo 165.000,oo

(2)

(2)

165.000,oo 165.000,oo

DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS DEBE

HABER

111.925,oo 25.140,79 27.934,21 165.000,oo

Saldo b)

(3) (4) (5)

Registro del aviso de cobro del Banco. Al ser recibido del banco la notificación de que el efecto descontado ha sido pagado por el cliente, se procederá a realizar el ya conocido asiento: FECHA

2014 Noviembre

DESCRIPCIÓN 05

DEBE

--- 6 --DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS EFECTOS COBRAR COMERC. DESC.-NO CORR

HABER

165.000,oo 165.000,oo

Aviso de cobro de letra descontada en Banco Regional.

Pasemos el asiento al mayor: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES-NO CORRIENTES DEBE

(1)

DEBE

HABER

HABER

165.000,oo 165.000,oo

Saldo

EFECTOS POR COBRAR COMERC. DESC.-NO CORR

165.000,oo

(2)

165.000,oo

(2)

165.000,oo 165.000,oo 165.000,oo

165.000,oo

(6)

DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS DEBE

HABER

111.925,oo 25.140,79 27.934,21 (6) Saldo

372

165.000,oo 165.000,oo

(3) (4) (5)

165.000,oo

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados

EJERCICIOS. EJERCICIO 14.1. 1) 2) 3) 4)

Explique en qué consiste un descuento de efectos. Explique las diferencias básicas que existen entre un efecto descontado y un efecto enviado en gestión de cobro. Se dice que una letra descontada representa un pasivo para la empresa descontataria. Expliquen por qué. Explique cómo deben ser presentados los efectos descontados en el Estado de Situación Financiera.

EJERCICIO 14.2. Industrias El PARQUE C.A. posee efectos por cobrar comerciales por Bs. 80.000,oo al 31-05-2012 y realizó, entre otras, las siguientes operaciones: 12-06-2012:

Envió letras al descuento al Banco Regional así: LETRA No.

LIBRADO

VENCIMIENTO

MONTO

1

La Ribereña

15-11-2012

8.000,oo

2

El Turbio C.A.

18-08-2012

5.000,oo

3

Catatumbo C.A.

16-09-2012

10.000,oo

4

Cabriales C.A.

10-10-2012

6.000,oo

5

Rosaleda S.R.L.

09-09-2012

7.000,oo

6

Dorado C.A.

20-08-2012

4.000,oo

20-06-2012:

Se recibió del Banco Regional la nota de crédito 2842 donde aparece la liquidación de la operación de descuento excluyendo la letra número 6 que no fue aceptada. La tasa de descuento fue del 42% anual y dedujo además el 3% por gastos de manejo. El neto fue abonado en cuenta corriente.

28-08-2012:

Se recibió del banco el aviso de cobro de la letra número 2 de El Turbio C.A.

25-09-2012:

Se recibió del banco una nota de débito número 3245 con fecha 21-09-2012 por concepto de la letra número 5 de Rosaleda S.R.L. devuelta, más los correspondientes intereses de mora al 39% anual.

30-09-2012:

El banco envió aviso de cobro de la letra número 3 de Catatumbo C.A.

11-10-2012:

El banco devolvió la letra número 4 de Cabriales C.A. por no haber sido pagada por el cliente.

Centro de Contadores

373

Contabilidad Financiera Se pide: 1) 2)

Registrar las operaciones indicadas. Mencionar: a) Total de efectos por cobrar que quedan. b) Total de efectos por cobrar que están físicamente en poder de la empresa.

EJERCICIO 14.3. La empresa PARTENÓN C.A. presenta las siguientes cuentas al 31-08-2013: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO

128.000,oo 32.000,oo 32.000,oo 20.000,oo

Durante el mes de Septiembre de 2013, se realizaron entre otras, las siguientes operaciones: 1)

Se recibió del banco un aviso de cobro por Bs. 2.000,oo de un giro que estaba descontado.

2)

Se enviaron al banco en gestión de cobro, letras por Bs. 40.000,oo.

3)

El banco devolvió una letra de Bs. 3.000,oo que estaba descontada junto con la correspondiente nota de débito donde se incluye Bs. 250,oo de gastos.

4)

Fueron enviadas al descuento letras por Bs. 50.000,oo. El banco aceptó la operación deduciendo interés al 36% anual y el 3% sobre el valor nominal por gastos de manejo y cobranza. Vencimiento promedio 66 días. El neto fue abonado en cuenta corriente.

5)

El banco devolvió una letra de las que estaban al cobro por Bs. 8.000,oo, junto con una nota de débito de Bs. 190,oo por gastos de manejo.

6)

Se recibió del banco una nota de crédito correspondiente a la cobranza de una letra que estaba en gestión de cobro, como sigue: Valor nominal Menos: Comisión Neto abonado en cuenta

10.000,oo 300,oo 9.700,oo

7)

Se recibió devuelta del banco una letra que estaba en gestión de cobro por Bs. 7.000,oo.

8)

La letra anterior fue posteriormente presentada al cobro al cliente. Este expresó no poderla pagar y pidió una prórroga de dos meses, la cual le fue concedida. A tal efecto, fue emitida una nueva letra cuyo monto estaría compuesto por el valor de la letra vencida más los intereses al 40% anual. La letra en cuestión fue aceptada por el cliente.

374

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados 9)

El banco informó haber cobrado una letra de Bs. 4.600,oo de las que estaban descontadas.

10)

Se recibió una nota de crédito del banco por un neto de Bs. 9.200,oo correspondiente a una letra de cambio que estaba en gestión de cobro por un valor nominal de Bs. 9.500,oo.

Se pide: 1) 2)

Registre las operaciones indicadas en el diario y páselas a un mayor en forma de T. Analice las cuentas resultantes y mencione: a) b)

Valor de los efectos por cobrar comerciales que posee la empresa. Valor de los efectos por cobrar comerciales que permanecen físicamente en poder de la empresa.

EJERCICIO 14.4 Los siguientes son asientos referidos al registro de operaciones relacionadas con efectos descontados. Analícelos y mencione en cada caso: 1)

Qué operación o transacción fue registrada en cada uno de los asientos indicados. FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

--- 1 --BANCOS

18.720,oo

GASTOS DE INTERESES

860,oo

GASTOS BANCARIOS

420,oo

DEUDA POR EFECTOS DESCONTADOS

20.000,oo

---2--EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS

29.000,oo

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

29.000,oo

--- 3 --DEUDA POR EFECTOS DESCONTADOS

5.000,oo

BANCOS

5.000,oo ---4---

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES IMPAGADOS

5.000,oo

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS

5.000,oo

--- 5 --DEUDA POR EFECTOS DESCONTADOS

6.000,oo

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS

6.000,oo

--- 6 --DEUDA POR EFECTOS DESCONTADOS GASTOS BANCARIOS

9.000,oo 160,oo

BANCOS

9.160,oo ---7---

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES IMPAGADOS EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS

Centro de Contadores

9.000,oo 9.000,oo

375

Contabilidad Financiera EJERCICIO 14.5. La empresa Cabriales C.A. presenta las siguientes cuentas al 01-11-2014: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES EN GESTIÓN DE COBRO EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DESCONTADOS DEUDA POR EFECTOS DESCONTADOS

260.000,oo 60.000,oo 80.000,oo 80.000,oo

Las siguientes operaciones fueron realizadas posteriormente: 1)

Fueron enviadas al descuento las siguientes letras: NUMERO

LIBRADO

1 2 3 4 5 6 7

A B C D E F G

VENCIMIENTO 51 2 126 162 60 45 1,5

días meses días días días días meses

BOLÍVARES 14.700,oo 14.100,oo 4.200,oo 16.500,oo 8.700,oo 12.000,oo 15.000,oo

El banco aceptó la operación abonando en cuenta corriente el neto después de haber deducido intereses al 38% anual y gastos de manejo y cobranzas por 4% del valor nominal. 2)

Fueron enviados al banco efectos en gestión de cobro por Bs. 65.000,oo.

3)

Con los efectos que estaban en gestión de cobro al 01-11-2014, el banco informó lo siguiente: a) Cobró letras por Bs. 46.000,oo. Dedujo Bs. 840,oo por gastos de manejo y cobranza. b) Devolvió el resto por no haber podido cobrarlos. Se recibió una nota de débito por Bs. 340,oo por gastos de cobranza.

4)

Con los efectos que estaban descontados al 01-11-2014 ocurrió lo siguiente: a) El banco envió avisos de cobro por Bs. 64.000,oo. b) Devolvió letras por Bs. 16.000,oo junto con una nota de débito donde carga el valor nominal de las letras devueltas además de Bs. 400,oo de gastos.

5)

Con respecto al último descuento, el banco informó lo siguiente: a) Envió avisos de cobro de las letras números 1, 3 y 5. b) El banco devolvió la letra número 4.

6)

La letra número 4 devuelta por el banco, fue presentada al cobro al cliente D. Éste pidió una prórroga para ser pagado dentro de 3 meses. Fue elaborada una nueva letra que incluiría los intereses al 42% anual.

376

Centro de Contadores

Efectos por Cobrar Comerciales Descontados 7)

Con respecto a los efectos que quedan en gestión de cobro, el banco informó lo que sigue: a) Cobró letras por Bs. 30.000,oo. Gastos de cobranzas deducidos Bs. 1.080,oo. b) Devolvió Bs. 20.000,oo con una nota de débito por gastos de Bs. 300,oo.

Se pide: 1)

Registrar las operaciones señaladas en el diario y páselos al mayor.

2)

Analice las cuentas y mencione: a) b)

Valor de los efectos por cobrar que quedan. Valor de los efectos por cobrar que físicamente permanecen en poder de la empresa.

Centro de Contadores

377

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales

15

DETERIORO DE VALOR DE LOS CRÉDITOS COMERCIALES. El Párrafo 27.5 de la VEN-NIF PYME señala la necesidad de determinar y registrar el deterioro de valor de los créditos comerciales: “La entidad reducirá el importe en libros del activo hasta su importe recuperable si, y sólo si, el importe recuperable es inferior al importe en libros. Esa reducción es una pérdida por deterioro del valor…” El deterioro de valor determinado, debe ser cargado a los resultados del período. Así lo establece el Párrafo 27.6 de la VEN-NIF PYME: “Una entidad reconocerá una pérdida por deterioro del valor inmediatamente en resultados.” La cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, surge como consecuencia del deterioro de valor que, con relativa frecuencia, sufren los créditos otorgados por una empresa, provenientes de ventas de bienes o por la prestación de servicios. Antes de pasar a explicar la forma de calcularlo, es importante que conozcamos las razones prácticas por las que este deterioro de valor debe ser creado. En el Capítulo 1 hemos comentado que la contabilidad persigue el objetivo de registrar y clasificar las transacciones que nos permitan hacer resúmenes a manera de estados financieros, los cuales nos darán información que podrá ser interpretada y, por lo tanto, podrán sacarse conclusiones en diversos aspectos, especialmente en los relacionados con el resultado obtenido en las operaciones realizadas (Estado de Resultado), así como también con la situación económica y financiera de la empresa (Estado de Situación Financiera). Para que estos objetivos puedan ser alcanzados, es indispensable que la información que contengan estos estados financieros sean lo más "razonables" posible. Para ello, es necesario apegarse estrictamente a las Normas Internacionales de Información Financiera, especialmente a dos de las que más tienen que ver con el deterioro de valor de créditos comerciales.

Centro de Contadores

379

Contabilidad Financiera Son ellas las normas de: Prudencia y la de Período Contable. 1)

Norma de Prudencia. El Párrafo 37 del Marco Conceptual, define el principio de Prudencia con mucha claridad: “Prudencia es la inclusión de un cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios al hacer las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos o los ingresos no se sobrevaloren y que las obligaciones o los gastos no se subvaloren.” a) Cuando se aplique el juicio profesional para decidir en aquellos casos en que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas, deberá optarse por la que menos optimismo refleje. b) Registrar las pérdidas cuando se estime que se van a producir y las ganancias sólo cuando se hayan realizado. La NIC 36 en su Párrafo 1, refuerza lo anteriormente expresado cuando dice: “El objetivo de esta norma consiste en establecer los procedimientos que una entidad aplicará para asegurarse de que sus activos están contabilizados por un importe que no sea superior a su importe recuperable. Un activo estará contabilizado por encima de su importe recuperable cuando su importe en libros exceda del importe que se pueda recuperar del mismo a través de su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el activo se presentaría como deteriorado, y la norma exige que la entidad reconozca una pérdida por deterioro del valor de ese activo. En la norma también se especificará cuándo la entidad revertirá la pérdida por deterioro del valor, así como la información a revelar.”

2)

Norma de Período Contable Se refiere a que, tanto los egresos como los ingresos, deben ser registrados dentro del período económico en que se produjeron. Esto permitirá enfrentar los ingresos obtenidos en un período con los egresos en los que fue necesario incurrir para generar aquéllos.

Pues bien, todos sabemos que cuando una empresa vende mercancías "a crédito", corre el riesgo de que una parte de esas cuentas o efectos por cobrar no puedan ser cobrados. Si ello sucede así, no podría decirse que esa pérdida se produjo en la fecha en que se supo que el cliente era totalmente insolvente. En realidad, la pérdida en cuestión se produjo en la fecha en que la venta a crédito fue hecha y se le entregó la mercancía a ese cliente. Por supuesto, si hubiese alguna forma segura de conocer que, al entregar la mercancía a un cliente, esa pérdida se está produciendo, no se hubiese hecho la transacción.

380

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales Sin embargo, el desconocimiento de esa posibilidad futura, hace que la operación de crédito se realice. Sólo unos meses después sabremos el resultado de tal decisión. Siendo esto una realidad, la alternativa que nos queda es la de prever la posibilidad de que, los créditos concedidos, sufrirán deterioro de valor, y que no podrán ser cobrados total o parcialmente a su vencimiento. Esta presunción nos permitirá cumplir con la Norma de Período Contable, registrando la pérdida dentro del ejercicio que estimamos se produjo y no en el que se descubre que el cliente resultó insolvente. Además, esta actitud nos permite lograr enfrentar este egreso contra el ingreso ocasionado por la venta. Desarrollemos un ejemplo para que, basándonos en él, podamos explicarlo con mayor claridad. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. realizó las siguientes operaciones durante el ejercicio económico que finaliza el 31-12-2012: 1)

Compró mercancías (exenta de IVA) por Bs. 60.000,oo a crédito aceptando letras de cambio.

2)

Toda esta mercancía fue vendida (exenta de IVA) por Bs. 140.000,oo a crédito así: a) b)

3)

Los clientes aceptaron letras por Bs. 90.000,oo Los clientes aceptaron facturas por Bs. 50.000,oo

Se hicieron las siguientes cobranzas y se depositaron en el banco: a) b)

Efectos por cobrar por Bs. 60.000,oo Cuentas por cobrar por Bs. 30.000,oo

4)

Se pagó con cheque Bs. 20.000,oo por concepto de diversos gastos de administración.

5)

Se pagaron letras por Bs. 50.000,oo con cheque.

Se conoce además que, por impuesto sobre la renta, se pagó el 15 % sobre la utilidad y que se crea una reserva legal del 5% de la utilidad, después de deducir el impuesto sobre la renta. Se Pide: a) b) c)

Registrar las transacciones indicadas. Determinar la pérdida o ganancia habida. Determinar el monto del activo representado por efectos y cuentas por cobrar comerciales.

Centro de Contadores

381

Contabilidad Financiera Primero, registremos las transacciones señaladas: FECHA 2012

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 1 --COMPRAS EFECTOS POR PAGAR --- 2 --EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS --- 3 --BANCOS EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES --- 4 --GASTOS DE ADMINISTRACIÓN BANCOS --- 5 --EFECTOS POR PAGAR BANCOS

HABER

60.000,oo 60.000,oo 90.000,oo 50.000,oo 140.000,oo 90.000,oo 60.000,oo 30.000,oo 20.000,oo 20.000,oo 50.000,oo 50.000,oo

Si estos asientos son pasados a un mayor, las cuentas involucradas quedarían como sigue:

EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

COMPRAS DEBE

HABER

(1) 60.000,oo 60.000,oo

DEBE

DEBE

(2) 50.000,oo

HABER

(5) 50.000,oo

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES HABER

EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

60.000,oo (1) (2) 10.000,oo

VENTAS DEBE

30.000,oo (3)

HABER

60.000,oo

(3)

BANCOS

HABER

140.000,oo (2)

20.000,oo

DEBE

90.000,oo 30.000,oo

140.000,oo

DEBE

(3) 90.000,oo

HABER

20.000,oo (4) 50.000,oo (5)

20.000,oo

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN DEBE

HABER

(4) 20.000,oo 20.000,oo

382

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales Después de ello: 1) Establezcamos la utilidad o la pérdida habida en el ejercicio contable finalizado el 31-12-2012: TIPICA C.A. Estado de Resultado 01-01-2012 al 31-12-2012 INGRESOS Ventas

140.000,oo

EGRESOS Compras Gastos de administración

60.000,oo 20.000,oo

80.000,oo

Utilidad antes del I.S.L.R Menos: Impuesto sobre la renta (15% de 60.000,oo)

60.000,oo 9.000,oo

Utilidad neta después del I.S.L.R. Menos: Reserva legal (5% de 51.000,oo) Utilidades del ejercicio

51.000,oo 2.550,oo 48.450,oo

Ilustración 15.1 2) Determinemos el activo representado en efectos y cuentas por cobrar comerciales al 31-12-2012: Efectos por cobrar comerciales Cuentas por cobrar comerciales Total efectos y cuentas por cobrar

30.000,oo 20.000,oo 50.000,oo

Ilustración 15.2 Si analizamos esta información podremos llegar a las siguientes conclusiones: 1) La empresa obtuvo una utilidad neta de Bs. 51.000,oo que, después de deducir los Bs. 2.550,oo por concepto de reserva legal, quedan Bs. 48.450,oo. Esta cantidad representa la utilidad que puede ser distribuida entre los socios cuando éstos lo decidan. 2) Por otra parte, los saldos que arrojan las cuentas Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales, señalan que, al 31-12-2012, la empresa tiene un activo representado en esos derechos por cobrar por Bs. 50.000,oo. Sin embargo, supongamos que en Junio del año 2013, estando ya en otro ejercicio contable, se determinó que un cliente que debía una letra por Bs. 3.000,oo y una factura por Bs. 9.000,oo resultó totalmente insolvente, considerándose incobrables tales deudas. Centro de Contadores

383

Contabilidad Financiera ¿Podríamos afirmar en este caso que estas pérdidas ocurrieron en el ejercicio económico que comenzó el 01-01-2013 y que, por lo tanto, deben ser cargadas contra los ingresos de este período? Evidentemente que no. El hecho de que haya sido en el año 2013 cuando se determinó que este cliente era insolvente, no quiere decir que esta pérdida corresponda a este ejercicio contable. Realmente, esa pérdida se produjo en el período anterior, desde el momento en que se hizo la venta a crédito a tal cliente. Siendo esto así, es obvio que, tanto el resultado de las operaciones realizadas en el ejercicio finalizado el 31-12-2012 (ilustración 15.1) como los saldos que arrojan las cuentas Efectos y Cuentas por Cobrar a esa misma fecha (ilustración 15.2) no son correctos, ya que debió haber sido rebajada la pérdida ocasionada por estos clientes insolventes. Ahora bien; ¿cómo saber que un determinado cliente no pagará en el futuro? Esto, obviamente, es imposible conocerlo. Sin embargo, teniendo presente que cuando se vende a crédito siempre está presente el factor riesgo y que, por lo tanto, existe la posibilidad de que algunos de esos créditos no podrán ser cobrados, es la razón por la que, tales pérdidas, deben preverse y registrarse en el momento en que se estime que se van a producir, y no limitarnos a esperar para registrarlas cuando realmente se produzcan. Así, estaremos cumpliendo con la Norma de Prudencia, la que, en términos generales se refiere a que: Las pérdidas deben ser registradas cuando se prevea que se van a producir mientras que, las ganancias, sólo cuando se realicen. Existen algunos elementos que dan a entender la posibilidad de que un determinado crédito comercial pueda ser considerado como de dudoso cobro y que, por lo tanto, debe ser considerada la posibilidad de crear una cuenta correctora del valor de tales créditos, cuando estén presentes algunos de los siguientes elementos: 1)

Cuando se conozca que el cliente se haya declarado en quiebra, en estado de atraso, o situaciones parecidas.

2)

Cuando exista una demanda judicial o sobre la que el deudor haya accionado litigio, de cuya solución dependa el cobro de la deuda.

3)

Cuando hayan transcurrido más de seis meses desde el vencimiento de la deuda y que, a pesar de los esfuerzos, hayan sido infructuosas las gestiones de cobro.

Si en el caso que venimos desarrollando hubiésemos actuado en función de ello, el 31-12-2012, antes de hacer el Estado de Resultado, debimos haber previsto la posibilidad de que, una parte de los efectos y cuentas por cobrar existentes para esa fecha, no serían cobrados en el futuro. Es decir, como lo expresa la NIC 36, una parte de los activos representados por cuentas y efectos por cobrar han sufrido “deterioro de valor” que representa una pérdida que debe ser “reconocida” por la empresa en el ejercicio contable finalizado el 31-12-2012. Supongamos que así se actuó y que, después de analizar los créditos, se estimó la posibilidad de que, en el futuro, no podrían ser cobradas cuentas y efectos por Bs. 12.000,oo. Se dice entonces que estamos registrando el deterioro de valor sufrido por los créditos comerciales otorgados por la empresa.

384

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales El registro de este hecho, se hace mediante el asiento que se muestra a continuación: FECHA 2012 Diciembre

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 6 --31 PÉRD. POR DETER. DE VALOR DE CRÉD. COMERCIAL. DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIAL.

HABER

12.000,oo 12.000,oo

Registro de deterioro de valor de créditos comerciales al 31-12-12

Al pasar este asiento al mayor, las cuentas relacionadas con los créditos comerciales, quedarían como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

(2) 90.000,oo 30.000,oo

HABER

60.000,oo

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

(2) 50.000,oo 20.000,oo

HABER

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

30.000,oo (3)

HABER

12.000,oo 12.000,oo

(6)

La cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, es una cuenta de valores, correctora del valor de las cuentas y de los efectos por cobrar comerciales. Esta cuenta, aunque por su naturaleza, tiene saldo acreedor, debe ser presentada en el Estado de Situación Financiera dentro del Activo, restando a las cuentas y efectos por cobrar comerciales. Después de ello, el Estado de Resultado mostrado en la ilustración 15.1 y el Estado de Cuentas y Efectos por Cobrar comerciales que aparece en la ilustración 15.2, quedarían correctamente mostrados en las ilustraciones 15.3 y 15.4 respectivamente. TIPICA C.A. Estado de Resultado 01-01-2012 al 31-12-2012 INGRESOS Ventas

140.000,oo

EGRESOS Compras Gastos de administración Pérdidas por deterioro de valor de créditos comerciales

60.000,oo 20.000,oo 12.000,oo

92.000,oo

Utilidad antes del I.S.L.R Menos: Impuesto sobre la renta (15% de 48.000,oo)

48.000,oo 7.200,oo

Utilidad neta después de I.S.L.R. Menos: Reserva legal (5% de 40.800,oo)

40.800,oo 2.040,oo

Utilidad del ejercicio

38.760,oo Ilustración 15.3

Centro de Contadores

385

Contabilidad Financiera

Efectos por cobrar comerciales Cuentas por cobrar comerciales

30.000,oo 20.000,oo

Total efectos y cuentas por cobrar comerciales Menos: Deterioro de valor de créditos comerciales

50.000,oo 12.000,oo

Efectos y cuentas por cobrar comerciales netos

38.000,oo

Ilustración 15.4 Si analizamos nuevamente estos dos estados podremos observar que, con el asiento que se hizo para registrar el deterioro de valor de créditos comerciales, fueron alcanzados dos objetivos: 1) Al cargar a gastos de este período las pérdidas por deterioro de valor de los créditos comerciales que, posiblemente, se generarán en forma definitiva en períodos posteriores, hemos reconocido el deterioro del valor producido en las cuentas y efectos por cobrar comerciales, logrando enfrentar o aparear el gasto, con su respectivo ingreso incluido en las ventas, con lo cual se estará cumpliendo con la norma de Período Contable. 2) Obsérvese que, con ello, se actuó prudentemente, logrando disminuir la utilidad por distribuir de Bs. 48.450,oo a Bs. 38.760,oo, evitando así la posibilidad de que los socios se distribuyan una utilidad que, luego, no será cierta. Al crear la cuenta de valuación acreedora Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, ella nos indicará que, del monto de Bs. 50.000,oo que la empresa tiene en efectos y cuentas por cobrar comerciales, se estima que no se cobrarán Bs. 12.000,oo, razón por la cual se mostrarán restándole al total de Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales señalados. De esta forma, también estaremos actuando prudentemente, mostrando estos activos por su valor de realización estimado. Por su parte, el activo representado por Cuentas y Efectos por Cobrar Comerciales que se mostró en la ilustración 15.2, quedaría como se indica en la ilustración 15.4.

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES Y EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO. Aunque este tema relacionado con el impuesto sobre la renta diferido será tratado con mayor profundidad en Contabilidad Superior, se considera conveniente hacer aquí una breve introducción, sólo para que el alumno se vaya familiarizando con esta área. Ya se ha explicado que, desde el punto de vista de la contabilidad, es indispensable determinar y registrar la posible pérdida por deterioro de valor experimentado por los créditos comerciales que debe ser cargado al resultado del período. Sin embargo, para efectos del cálculo del impuesto sobre la renta, tal pérdida no será reconocida como un gasto hasta que se produzca realmente, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 27, Numeral 8 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta.

386

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales Por cuanto el impuesto sobre la renta a pagar, deberá ser calculado sobre la base fiscal, en vez de la base contable, ello dará lugar a una diferencia entre el impuesto sobre la renta que la empresa calcularía de acuerdo con los resultados contables, y la cantidad que deberá calcular y pagar de acuerdo con la Ley. En definitiva, en el caso que venimos desarrollando, al finalizar el ejercicio contable, 31-12-2012, deberá ser hecha una conciliación de la renta contable con la renta fiscal que, en forma muy elemental, sería como sigue:

Resultado o renta según la contabilidad Más gastos no deducibles: Pérdida por deterioro de valor de créditos comerciales Resultado o renta según la Ley de ISLR

RESULTADO 48.000,oo

TASA 15%

IMPUESTO A PAGAR 7.200,oo

15%

9.000,oo

12.000,oo 60.000,oo

Exceso de ISLR a pagar

1.800,oo

Como se puede observar, la empresa tendrá que pagar por impuesto sobre la renta, Bs. 1.800,oo más de lo que, de acuerdo con los resultados contables, debería de pagar. Siendo éste el caso, el asiento que se haría al finalizar el ejercicio contable para registrar el impuesto sobre la renta, sería:

FECHA 2012 Diciembre

DESCRIPCIÓN 31

--- 7 --GASTOS POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR

DEBE

HABER

7.200,oo 1.800,oo 9.000,oo

Registro de ISLR del ejercicio finalizado el 31-12-2012

Observe que ha sido cargada la cuenta Activo por Impuesto Sobre la Renta Diferido por Bs. 1.800,oo que, en el Estado de Situación Financiera para la fecha de cierre, será presentada en el grupo de Activo Corriente, y así permanecerá hasta que, en el próximo período, se determine si, definitivamente, se perdieron o no los créditos comerciales sobre los cuales fue creado el deterioro de valor.

PÉRDIDA DEFINITIVA DE CRÉDITOS COMERCIALES. Como se dijo anteriormente, una vez creado el deterioro de valor de los créditos comerciales, lo que resta es esperar el comportamiento de los hechos en el siguiente ejercicio contable. Al respecto, pueden presentarse las siguientes situaciones: a) Se perdieron cuentas o efectos por cobrar por un monto igual al Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales. b) Se perdieron cuentas o efectos por cobrar por un monto menor que el Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales. Centro de Contadores

387

Contabilidad Financiera c) Se perdieron cuentas o efectos por cobrar por un monto superior al Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales.

PÉRDIDAS POR UN MONTO IGUAL AL DETERIORO DE VALOR CREADO. Para explicar esto, basémonos en la continuación del caso que hemos venido desarrollando. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. tiene letras por cobrar por Bs. 30.000,oo y facturas por Bs. 20.000,oo, al 31-12-2012. Para esa misma fecha, tiene creada la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales por Bs. 12.000,oo. El 30-06-2013 se determinó que, clientes que debían facturas por Bs. 9.000,oo y letras de cambio por Bs.3.000,oo, resultaron totalmente insolventes, por lo que se decidió darlos de baja. Se pide:

Registrar la baja por pérdida definitiva.

De acuerdo con lo expresado en el caso propuesto, al finalizar el año 2012, las cuentas involucradas quedaron como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

30.000,oo

Saldos

HABER

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

HABER

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

20.000,oo

HABER

12.000,oo

ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO DEBE

HABER

Saldos 1.800,oo Para registrar la pérdida definitiva de los créditos indicados en el texto del caso propuesto, deberán ser realizados dos asientos: Primer asiento: FECHA 2013 Junio

DESCRIPCIÓN --- 1 --30 PÉRDIDAS DE CRÉDITOS COMERCIALES INCOBRABLES CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

12.000,oo 9.000,oo 3.000,oo

Para dar de baja clientes definitivamente insolventes

388

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales Por medio de este primer asiento, se carga a la cuenta Pérdidas de Créditos Comerciales Incobrables el total perdido, Bs. 12.000,oo, y se abona a Cuentas por Cobrar Comerciales, el valor de la factura incobrable, Bs. 9.000,oo, mientras que, a Efectos por Cobrar Comerciales, se abona el valor del efecto perdido, Bs. 3.000,oo, con lo que se consigue dar de baja a los créditos por cobrar involucrados. Segundo asiento: Este asiento, por lo general, es realizado al finalizar cada el ejercicio contable: FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

2013 --- 2 --Diciemb. 30 DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES REVERSO DEL DETERIORO DE CRÉDITOS COMERCIAL.

HABER

12.000,oo 12.000,oo

Para revertir deterioro de créditos comerciales dados de baja

A través de este asiento, se elimina el deterioro de valor correspondiente a los créditos comerciales dados de baja por incobrables, mientras que se acredita a la cuenta de ingresos Reverso del Deterioro de Créditos Comerciales. Después de pasar al mayor los dos anteriores asientos, las cuentas involucradas, quedarán como sigue: EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

HABER

DEBE

30.000,oo 27.000,oo

DEBE

HABER

(1) (2)

(1) 12.000,oo

REVERSO DE DETERIORO CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

HABER

12.000,oo 9.000,oo

21.000,oo

PÉRDIDAS DE CRÉDITOS COMERCIALES INCOBRABLES DEBE

HABER

20.000,oo 3.000,oo (1)

Saldo

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES

12.000,oo

ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO DEBE

HABER

12.000,oo

12.000,oo 12.000,oo

(2)

HABER

1.800,oo

Es importante observar que, el cargo a los resultados de este período del gasto por la pérdida definitiva de créditos comerciales, quedó contrarrestado por el abono hecho a la cuenta de ingresos denominada Reverso del Deterioro de Créditos Comerciales. Con ello se logra que el gasto ocasionado por los créditos perdidos por incobrables, haya sido absorbido por los resultados del ejercicio anterior, hecho éste que fue logrado cuando, en tal ejercicio anterior, fue registrada la pérdida por Deterioro de Valor de Créditos Comerciales.

Centro de Contadores

389

Contabilidad Financiera Aunque el objetivo de este capítulo es, fundamentalmente, dominar lo relacionado con el deterioro de valor de créditos comerciales, es oportuno el momento para conocer también un poco más en torno al impuesto sobre la renta diferido. Para ello, observe la cuenta Activo por Impuesto Sobre la Renta Diferido. Como recordará, esta cuenta representa una deuda que tenemos por cobrar al Fisco, como consecuencia de que, en el ejercicio contable finalizado el 31-12-2012, la empresa pagó Bs. 1.800,oo en exceso de impuesto sobre la renta, debido a que, para ese momento, no fue reconocido el gasto contabilizado por el deterioro de valor estimado de los créditos comerciales. Sin embargo, tal pérdida se produjo realmente en el presente ejercicio contable, por cuya razón, el impuesto sobre la renta pagado en exceso en el pasado ejercicio contable, debe ser deducido del que haya que pagar en el ejercicio actual. Expliquémoslo basándonos en un ejemplo, considerado como la continuación del caso antes desarrollado. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. debe hacer la declaración de impuesto sobre la renta correspondiente al ejercicio finalizado el 31-12-2013, conociendo la siguiente información: 1) 2) 3) 4) 5)

En el ejercicio 2013, fue creado un deterioro de valor de créditos comerciales por Bs. 15.000,oo. La utilidad según los libros obtenida fue Bs. 47.400,oo. La tarifa a aplicar es el 15% Existe la cuenta Activo por Impuesto Sobre la Renta Diferido con un saldo de Bs. 1.800,oo. Dentro de la utilidad según libros arriba mencionada, se encuentran registradas las siguientes operaciones: a) Pérdida por Deterioro de Valor estimada al 31-12-2013, por Bs. 15.000,oo. b) Reverso del Deterioro de Valor que había sido estimado y registrado al 31-12-2012, por Bs. 12.000,oo. c) Pérdida por créditos comerciales incobrables ocurrida en el transcurso de 2012, por Bs. 12.000,oo.

Se pide: Determinar y registrar el impuesto sobre la renta a pagar. Hagámoslo: Primero, hagamos la conciliación de la renta contable con la renta fiscal al 31-12-2013:

Resultado según contabilidad Más: Pérdida por deterioro de valor de créditos comerciales Menos: Reverso del deterioro de valor de créditos comerciales del ejercicio anterior Total gastos (pérdidas) no deducibles Impuesto sobre la renta por pagar

390

RESULTADO CONTABLE 47.400,oo

TASA 15%

RESULTADO FISCAL 7.110,oo

15.000,oo

15%

2.250,oo

(12.000,oo)

15%

(1.800,oo)

3.000,oo

15%

450,oo

50.400,oo

15%

7.560.oo

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Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales

FECHA 2013 Diciemb.

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 3 --31 GASTOS POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR

HABER

7.110,oo 2.250,oo 1.800,oo 7.560,oo

Registro de ISLR del ejercicio finalizado el 31-12-2012

Como puede observar, después de pasar este asiento al mayor, la cuenta Activo por Impuesto Sobre la Renta Diferido, quedaría como sigue. ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO DEBE

HABER

(3)

1.800,oo 2.250,oo

1.800,oo

Saldo

2.250,oo

(3)

PÉRDIDAS POR UN MONTO MENOR QUE EL DETERIORO DE VALOR CREADO. Cuando los créditos insolventes han resultado ser menores que la provisión creada, se actuaría como sigue. También en este caso, nos basaremos en el desarrollo de un ejemplo: Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. presenta la siguiente información: 1) Al 31-12-2012, fue registrado un Deterioro de Valor de Créditos Comerciales por Bs. 12.000,oo. 2) Para esa misma fecha, tiene creada la cuenta Activo por Impuesto Sobre la Renta Diferida con un saldo de Bs. 1.800,oo. 3) El 30 de Junio de 2013, se determinó que clientes que debían facturas por Bs. 7.000,oo y letras de cambio por Bs.3.000,oo, resultaron totalmente insolventes, por lo que se decidió darlos de baja. 4) El 30-12-2013, fecha de cierre, después de realizar los cálculos necesarios, se decidió crear un deterioro de valor de los créditos comerciales por Bs. 15.000,oo. 5) La utilidad según libros obtenida al 31-12-2013 fue de Bs. 49.400,oo y la tarifa para efectos del Impuesto Sobre la Renta es el 15%. Se pide: a) Registrar las operaciones que procedan en 2013. b) Determinar y registrar el Impuesto Sobre la Renta a pagar.

Centro de Contadores

391

Contabilidad Financiera Hagámoslo: De acuerdo con lo expresado en el caso planteado, las cuentas involucradas quedarían como sigue al 01-01-2013: DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO

HABER

DEBE

12.000,oo

1.800,oo

HABER

Como ya hemos comentado anteriormente, para registrar la pérdida definitiva de la factura por Bs. 7.000,oo y de la letra por Bs. 3.000,oo, debe ser realizado el siguiente asiento: Se le carga a la cuenta Pérdidas de Créditos Comerciales Incobrables el total perdido, Bs. 10.000,oo, y se le abona a Cuentas por Cobrar Comerciales el valor de la factura, Bs. 7.000,oo, y, a Efectos por Cobrar Comerciales, el monto de la letra por Bs. 3.000,oo.

FECHA 2013 Junio

DESCRIPCIÓN --- 1 --30 PÉRDIDAS DE CRÉDITOS COMERCIALES INCOBRABLES CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

10.000,oo 7.000,oo 3.000,oo

Para dar de baja por incobrable la factura N°. 20 del cliente X y la letra N°. 340 del cliente Y.

Posteriormente, al finalizar el ejercicio contable, en este caso al 31-12-2013, debe ser reversado el Deterioro de Valor de Créditos Comerciales que, por Bs. 12.000,oo, fue creado el finalizar el ejercicio anterior. Para ello, se le carga a la cuenta de valoración Deterioro de Valor de Créditos Comerciales y se abona a la cuenta de otros ingresos Reverso del Deterioro de Créditos Comerciales.

FECHA 2013 Diciemb.

DESCRIPCIÓN --- 2 --31 DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES REVERSO DE DETERIORO DE CRÉD. COMERCIAL.

DEBE

HABER

12.000,oo 12.000,oo

Para revertir deterioro de créditos comerciales dados de baja

Observe que la diferencia de Bs. 2.000,oo entre la cuenta de ingresos Reverso de Deterioro de Créditos Comerciales y la cuenta de gastos Pérdidas de Créditos Comerciales Incobrables, quedará absorbida por los resultados del período corriente, de acuerdo con lo pautado en el Párrafo 27.30 de la VEN-NIF PYME.

392

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales Luego, se procede a registrar el deterioro de valor que, por Bs. 15.000,oo, se estima que se producirá en los créditos comerciales en el transcurrir del próximo ejercicio contable:

FECHA 2013 Diciemb.

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 3 --31 PÉRDIDA POR DETERIO DE VALOR DE CRÉDIT. COMERC. DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES

HABER

15.000,oo 15.000,oo

Registro de deterioro de valor de créditos comerciales al 31-12-2013

Por último, procedamos a calcular y registrar el Impuesto Sobre la Renta a Pagar, como se muestra a continuación:

Resultado según contabilidad Más: Pérdida por deterioro de valor de créditos comerciales Menos: Reverso del deterioro de valor de créditos comerciales del ejercicio anterior Total gastos (pérdidas) no deducibles Impuesto sobre la renta por pagar

RESULTADO CONTABLE 49.400,oo

TASA 15%

RESULTADO FISCAL 7.410,oo

15.000,oo

15%

2.250,oo

(12.000,oo)

15%

(1.800,oo)

3.000,oo

15%

450,oo

52.400,oo

15%

7.860.oo

Como puede observar, en este caso, el resultado según la contabilidad resultó ser Bs. 49.400,oo en vez de Bs. 47.400,oo que resultaron en el caso anterior. Obviamente, la diferencia de Bs. 2.000,oo se debe a que, en el caso planteado, sólo se perdió por incobrables créditos comerciales por Bs. 10.000,oo en vez de los Bs. 12.000,oo realmente perdidos en el ejercicio anterior. En este caso, el asiento para registrar lo relacionado con el Impuesto Sobre la Renta sería como sigue:

FECHA 2013 Diciemb.

DESCRIPCIÓN --- 4 --31 GASTOS POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR

DEBE

HABER

7.410,oo 2.250,oo 1.800,oo 7.860,oo

Registro de ISLR del ejercicio finalizado el 31-12-2012

Después de ello, las cuentas involucradas quedarían como sigue:

Centro de Contadores

393

Contabilidad Financiera DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

(2)

ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO

HABER

DEBE

12.000,oo

1.800,oo

12.000,oo

1.800,oo 15.000,oo 15.000,oo

(3)

(1)

(4)

2.250,oo 2.250,oo

PÉRDIDA DE CRÉDITOS COMERCIALES INCOBRABLES DEBE

HABER

REVERSO DETERIORO DE CRÉDITOS COMERCIALES

HABER

DEBE

10.000,oo

HABER

12.000,oo

(2)

IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR DEBE

HABER

7.860,oo

(4)

PÉRDIDAS POR UN MONTO SUPERIOR AL DETERIORO DE VALOR CREADO. Con frecuencia puede presentarse el hecho de que las pérdidas en créditos comerciales realmente habidas, superan el saldo de la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales que para ese momento existe. Para facilitar las explicaciones, sigamos sustentándonos en el desarrollo de un caso práctico similar al anterior: Ejemplo: 1) La empresa TÍPICA C.A. tiene creada la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales por Bs. 12.000,oo al 31-12-2012.

2) Para esa misma fecha, tiene creada la cuenta Activo por Impuesto Sobre la Renta Diferido con un saldo de Bs. 1.800,oo. 3) Durante el período contable que inició el 01-01-2013, se perdieron definitivamente facturas por Bs. 7.000,oo y letras por Bs. 9.000,oo, provenientes de ventas realizadas en 2012. Esta pérdida ocurrió el 15-09-2013. 4) El 31-12-2013, fecha de cierre, después de realizar los cálculos necesarios, se decidió crear un deterioro de valor de los créditos comerciales por Bs. 15.000,oo. 5) La utilidad según libros obtenida al 31-12-2013 fue de Bs.45.400,oo y la tarifa para efectos de Impuesto sobre la Renta es de 15%.

394

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales Se pide: a) Registrar las operaciones que procedan en 2013. b) Calcular y registrar el Impuesto Sobre la Renta a Pagar. Hagámoslo: Como en el caso anterior, al comenzar el ejercicio contable 01-01-2013, las cuentas involucradas se mostrarían como sigue: DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO

HABER

DEBE

12.000,oo

1.800,oo

HABER

Registremos a continuación la pérdida habida siguiendo las pautas anteriormente mencionadas. FECHA

DESCRIPCIÓN

2013 --- 1 --Septiemb. 15 PÉRDIDAS DE CRÉDITOS COMERCIALES INCOBRABLES EFECTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR

DEBE

HABER

16.000,oo 9.000,oo 7.000,oo

Igual que en los casos anteriores, finalizado el año, se procede a revertir el deterioro de valor creado en el ejercicio anterior. El asiento sería: FECHA 2013 Diciemb.

DESCRIPCIÓN --- 2 --31 DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES REVERSO DE DETERIORO DE CRÉDIT. COMERCIAL.

DEBE

HABER

12.000,oo 12.000,oo

Para revertir deterioro de créditos comerciales dados de baja

En este caso, la diferencia de Bs. 4.000,oo (egreso) ocurrida entre la pérdida cargada por créditos incobrables, Bs. 16.000,oo registrado por la reverso del deterioro de créditos comerciales, Bs. 12.000,oo, será absorbida por los resultados del período corriente. De seguida, registremos el Deterioro de Valor de Créditos Comerciales estimado al 31-12-2013:

FECHA 2013 Diciemb.

DESCRIPCIÓN --- 3 --31 PÉRDIDA POR DETERIO DE VALOR DE CRÉDIT. COMERC. DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES

DEBE

HABER

15.000,oo 15.000,oo

Registro de deterioro de valor de créditos comerciales al 31-12-2013

Centro de Contadores

395

Contabilidad Financiera Por último, calculemos y registremos el Impuesto Sobre la Renta por Pagar, así como el Impuesto sobre la Renta Diferido, de acuerdo al contenido del cuadro que sigue:

Resultado según contabilidad Más: Pérdida por deterioro de valor de créditos comerciales Menos: Reverso del deterioro de valor de créditos comerciales del ejercicio anterior Total gastos (pérdidas) no deducibles Impuesto sobre la renta por pagar

RESULTADO CONTABLE 45.400,oo

TASA 15%

RESULTADO FISCAL 6.810,oo

15.000,oo

15%

2.250,oo

(12.000,oo)

15%

(1.800,oo)

3.000,oo

15%

450,oo

48.400,oo

15%

7.260.oo

El asiento para registrar lo relacionado con el Impuesto Sobre la Renta, sería como sigue:

FECHA 2013 Diciemb.

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 4 --31 GASTOS POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR

HABER

6.810,oo 2.250,oo 1.800,oo 7.260,oo

Registro de ISLR del ejercicio finalizado el 31-12-2012

Después de ello, las cuentas quedarían como sigue:

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

(2)

HABER

DEBE

12.000,oo

1.800,oo

12.000,oo

PÉRDIDA DE CRÉDITOS COMERCIALES INCOBRABLES DEBE

396

16.000,oo

HABER

1.800,oo 15.000,oo 15.000,oo

(1)

ACTIVO POR IMPUESTO SOBRE LA RENTA DIFERIDO

HABER

(3)

(4)

2.250,oo 2.250,oo

REVERSO DETERIORO DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

HABER

12.000,oo

(2)

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR DEBE

HABER

7.260,oo

(4)

DETERIORO DE VALOR CUANDO EL MONTO A RECUPERAR ES MAYOR QUE EL VALOR EN LIBROS. Este caso está sustentado en lo expresado en el Párrafo 27.30 de la VEN-NIF PYME: “Cuando la pérdida por deterioro del valor se basa en el importe recuperable del activo individual con deterioro de valor, se aplican los siguientes requerimientos: a) La entidad estimará el importe recuperable del activo en la fecha actual sobre la que se informa. b) Si el importe recuperable estimado del activo excede su importe en libros, la entidad incrementará el importe en libros al importe recuperable, sujeto a las limitaciones descritas en el apartado (c) siguiente. Ese incremento es una reversión de una pérdida por deterioro del valor. La entidad reconocerá la reversión inmediatamente en resultados…” Para explicarlo, sustentémonos en un ejemplo. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. tiene creada, entre otras, las siguientes cuentas al 31-12-2014, fecha de cierre: Cuentas por Cobrar Comerciales: Bs. 50.000,oo. Deterioro de Valor de Créditos Comerciales: Bs. 9.000,oo. El valor recuperable de las Cuentas por Cobrar Comerciales para esa fecha es de Bs. 45.000,oo. Se pide: De acuerdo con lo pautado en el párrafo 27.30 de la VEN-NIF PYME, registrar el Deterioro de Valor de Créditos Comerciales. De acuerdo a lo expuesto, las cuentas en el libro mayor, aparecerían como sigue: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

50.000,oo

Centro de Contadores

HABER

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

HABER

9.000,oo

397

Contabilidad Financiera Siendo ello así, el valor en libros en este momento, sería: Cuentas por Cobrar Comerciales Deterioro de Valor de Créditos Comerciales

50.000,oo 9.000,oo

Valor en Libros

41.000,oo

Sin embargo, el valor recuperable estimado es de Bs 45.000,oo lo cual indica que, de acuerdo con el párrafo 27.30 de la VEN-NIF PYME, el valor en libros, Bs. 41.000,oo, debe ser incrementado en Bs. 4.000,oo, hasta alcanzar el valor recuperable Bs. 45.000,oo. Para ello, lo que se hace es disminuir la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales en Bs. 4.000,oo para que, así, el Valor en Libros se iguale al Valor Recuperable. La contrapartida se registra en la cuenta Reverso de Deterioro de Créditos Comerciales, la cual, como cuenta de ingresos, será reconocida como cuenta de resultados del período, como se muestra a continuación: FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

2014 --- 1 --Diciembre 31 DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES REVERSO DE DETERIORO DE CRÉD. COMERCIALES

HABER

4.000,oo 4.000,oo

Si el asiento anterior se procesa en el libro mayor, las cuentas quedarían como sigue: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES

HABER

DEBE

50.000,oo

HABER

9.000,oo (1)

4.000,oo

50.000,oo

5.000,oo REVERSO DETERIORO DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

HABER

4.000,oo

(1)

Después de ello, el Valor en Libros quedaría como sigue: Cuentas por Cobrar Comerciales Deterioro de Valor de Créditos Comerciales Valor en Libros

50.000,oo 5.000,oo 45.000,oo

Siendo así que el importe recuperable estimado del activo es de Bs. 45.000,oo, este monto es igual al Valor en Libros, nunca menor, como lo establece la VEN-NIF PYME, párrafo 27.30.

398

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales RECUPERACIÓN DE CUENTAS DADAS DE BAJA POR INCOBRABLES. Con relativa frecuencia se presenta el caso que, después de haber desincorporado por incobrables cuentas o efectos por cobrar, posteriormente se logra recuperar toda o parte de esas acreencias. Sin embargo, como ya es de su conocimiento, cuando se desincorpora por incobrable una cuenta o un efecto por cobrar, se carga a Pérdidas por Créditos Comerciales Incobrables y se abona a Cuentas o Efectos por Cobrar Comerciales, según proceda. Recuerde además que, al finalizar cada ejercicio contable, se procede a revertir (cerrar) el saldo que permanezca en la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, abonándole a la cuenta de ingresos Reverso de Deterioro de Créditos Comerciales, con lo que se logra enfrentar esta última, con el gasto que representa la cuenta Pérdidas por Créditos Comerciales Incobrables, alcanzando así el objetivo de que, si hay alguna diferencia (pérdida o ganancia), quede absorbida por los resultados del período corriente. Pues bien, para registrar el hecho de haber recuperado cuentas o efectos por cobrar que habían sido desincorporados como pérdida por incobrables, se actúa como sigue: Ejemplo: 1) El 15-05-2012 la empresa TÍPICA C.A. desincorporó de sus libros una factura de Bs. 5.000,oo, por considerarla incobrable. 2) El 14-08-2012, después de algunas gestiones adicionales, se logró cobrar al cliente la factura en cuestión. Se pide:

Registrar la recuperación de la cuenta que había sido desincorporada.

Para registrar esta operación se puede hacer de alguna de las siguientes formas: PRIMERA FORMA: FECHA 2012 Agosto

Agosto

DESCRIPCIÓN --- 1 --14 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES OTROS INGRESOS-RECUPERACIÓN CTA. INCOBRABLE Recuperación de Cuentas Incobrables al cliente X --- 2 --14 CAJA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

5.000,oo 5.000,oo

5.000,oo 5.000,oo

Cobro factura al cliente X

Como puede observar, mediante el primer asiento se abre nuevamente la Cuenta por Cobrar Comerciales al cliente en cuestión, a la vez que se abona a otros ingresos, con lo cual queda eliminada la pérdida que fue registrada cuando la cuenta se dio de baja por incobrable. El segundo asiento registra el cobro común y corriente de la factura recuperada.

Centro de Contadores

399

Contabilidad Financiera SEGUNDA FORMA: Consiste en registrar el cobro de la factura recuperada cargándole directamente a la Caja sin antes pasarlo por Cuentas por Cobrar Comerciales, y abonándole a otros ingresos, como se muestra a continuación:

FECHA 2012 Agosto

DESCRIPCIÓN --- X --14 CAJA OTROS INGRESOS-RECUPERACIÓN CTA. INCOBRABLE Recuperación de cuestas incobrables al cliente X

DEBE

HABER

5.000,oo 5.000,oo

MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DEL DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES. Ya hemos comentado que, deterioro de valor de créditos comerciales, es la parte de las cuentas y efectos por cobrar que una empresa tiene al cierre de un ejercicio contable, que se estima se perderán definitivamente en períodos contables posteriores. Existen varios métodos para calcular ese estimado de deterioro de créditos comerciales. De entre ellos, comentaremos tres de los más utilizados: 1) Análisis de antigüedad de saldos de cuentas y efectos por cobrar. 2) Porcentaje sobre el saldo de cuentas y efectos por cobrar. 3) Porcentaje sobre las ventas a crédito. PRIMER MÉTODO: cobrar.

Análisis de antigüedad de saldos de cuentas y efectos por

Consiste este método en analizar el estado de atraso en los pagos en que se encuentra cada uno de los clientes, así como la lentitud con la que tales clientes van cancelando. Para explicarlo, nos basaremos en un ejemplo: Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. cierra su ejercicio contable cada 31 de diciembre y presenta la siguiente información: 1)

400

La cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales tiene un saldo de Bs. 1.000,oo, el cual proviene del deterioro de valor creado al finalizar el ejercicio anterior, 31.12.2011

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales 2) Para el 31-12-2012, el saldo de Cuentas por Cobrar era de Bs. 182.900,oo, compuesto como sigue:

CLIENTE Femoral C.A. Femoral C.A. Carpo S.A. Alborada S.R.L. Tortosa J. Alvarado El Repuesto C.A. El Repuesto C.A. Palermo S.A. Menisco S.R.L. Menisco S.R.L. Colombo S.A. Colombo S.A. Pentágono S.A. Otros C.A.

FECHA DE VENTA

FECHA DE VENCIMIENTO

MONTO

18.11.2012 15.10.2012 12.05.2012 03.09.2012 15.12.2012 14.11.2012 15.10.2012 12.11.2012 01.07.2012 10.10.2012 14.09.2012 15.06.2012 01.05.2012 15.09.2011 2012

18.01.2013 15.12.2012 12.06.2012 18.09.2012 15.01.2013 14.01.2013 15.12.2012 12.01.2013 01.09.2012 10.11.2012 14.10.2012 15.08.2012 15.07.2012 15.10.2011 2013

10.000,oo 12.000,oo 4.500,oo 7.400,oo 3.260,oo 10.240,oo 14.700,oo 10.000,oo 8.600,oo 5.900,oo 10.700,oo 8.900,oo 12.600,oo 3.600,oo 60.500,oo

3) Es política de la empresa, calcular el deterioro de valor de los créditos comerciales, aplicando un determinado porcentaje sobre los saldos de cuentas por cobrar dependiendo de la antigüedad de las mismas, como sigue:

DIAS DE VENCIMIENTO ANTIGÜEDAD Porcentaje

No Vencidas 01-30 5

10

31-60 15

Más de 61-90 91-120 121-150 151-180 .180 . 20

25

30

35

40

Se pide: 1)

Calcular y registrar el Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, por el método de antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar comerciales.

2)

Se consideró totalmente insolvente al cliente Pentágono S.A.

Hagámoslo: En primer lugar, se procede a elaborar una relación similar a la que se muestra en la ilustración 15.5 donde se menciona a cada cliente, clasificando el saldo que debe, en vencido y no vencido.

Centro de Contadores

401

Contabilidad Financiera DIAS DE VENCIDO CLIENTE Femoral C.A.

TOTAL 22.000,oo

Carpo S.A.

4.500,oo

Alborada S.R.L.

7.400,oo

Tortosa

No vencido

01-30

3.260,oo 10.240,oo

El Repuesto C.A.

24.700,oo

10.000,oo 14.700,oo

16.600,oo

Colombo C.A.

21.500,oo

Pentágono S.A. Otros C.A. TOTAL

8.600,oo 5.900,oo 10.700,oo 8.900,oo 12.600,oo 3.600,oo

3.600,oo 60.500,oo 182.900,oo

Porcentaje estimado de pérdida Total deterioro

121-150 151-180 Más de 180 Perdido

4.500,oo

3.260,oo

Menisco S.R.L

91-120

7.400,oo

10.240,oo

8.600,oo

61-90

10.000,oo 12.000,oo

J. Alvarado

Palermo S.A.

31-60

23.275,oo

60.500,oo 94.000,oo 26.700,oo 5%

10%

4.700,oo

2.670,oo

5.900,oo 10.700,oo 16.000,oo 15%

20%

885,oo

2.140,oo

25% 4.000,oo

8.900,oo 12.600,oo 30% 2.670,oo

35% 4.410,oo

4.500,oo

3.600,oo

40% 1.800,oo

Ilustración 15.5 Análisis de antigüedad de créditos La parte de la deuda que haya vencido, será clasificada, a su vez, de acuerdo con la cantidad de días transcurridos después de su vencimiento. Así, por ejemplo, el cliente Femoral C.A. debe un total de Bs. 22.000,oo, de los cuales, Bs. 10.000,oo no han vencido, por lo cual se coloca la cifra en la columna de "no vencido". El resto, Bs. 12.000,oo venció el 15-12-2012 por lo que se encuentra dentro del lapso de 1 a 30 días de vencido, razón por la cual se coloca en la columna encabezada con 1-30. De esta forma se va actuando con cada uno de los clientes. Analicemos el caso de Menisco S.R.L. El saldo que debe es de Bs. 16.600,oo. De este monto, Bs. 5.900,oo venció el 10-11-2012, por lo que, al 31-12-2012, lleva 41 días de vencido; por ello, ha sido colocado en la columna de saldos que llevan entre 31 y 60 días de vencido. La otra parte, Bs. 10.700,oo, venció el 14-10-2012 por lo cual, habiendo transcurrido 78 días desde su vencimiento, será colocada en la columna de cuentas que llevan entre 61 y 90 días de vencidas. Con respecto a la cuenta del cliente Pentágono S.A. por Bs. 3.600,oo, debido a que se venció desde hace 14 meses y medio, se decidió considerar esta cuenta definitivamente perdida, razón por la cual se colocó en la última columna destinada a cuentas perdidas. Una vez que se han distribuido los saldos de acuerdo con su antigüedad, se procede a sumar las columnas, obteniendo así la cantidad de créditos vencidos dentro de los lapsos indicados.

402

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales De seguida, se procede a calcular el deterioro de valor que le corresponde a cada grupo de cuentas, aplicándole el porcentaje establecido por la empresa. Así, por ejemplo, la empresa estima que de los créditos no vencidos, Bs. 94.000,oo, se perderá en el futuro el 5%; es decir Bs. 4.700,oo. De aquellos que ya llevan de vencidos entre 1 y 30días, se perderá el 10%, Bs. 2.670,oo y así sucesivamente. Hecho esto, se suma la línea para obtener el total de deterioro de valor a crear, lo cual alcanza a Bs. 23.275,oo. Sin embargo, antes de registrarla, demos de baja la cuenta de Pentágono S.A. por Bs. 3.600,oo, por ser considerada totalmente insolvente. Para ello, de acuerdo con el texto del caso que venimos desarrollando, Cuentas por Cobrar Comerciales y Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, aparecen en el mayor general como sigue: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

HABER

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

HABER

182.900,oo

1.000,oo

Para dar de baja la cuenta incobrable, haremos el siguiente asiento: FECHA 2012 Diciemb.

DESCRIPCIÓN --- 1 --31 PÉRDIDAS DE CRÉDITOS COMERCIAL. INCOBRABLES CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

3.600,oo 3.600,oo

Observe que fue cargada a la cuenta Pérdidas de Créditos Comerciales Incobrables, mientras que el abono fue hecho a Cuentas por Cobrar Comerciales, para dar de baja la deuda perdida. Después de ello, antes de crear el deterioro de valor correspondiente al ejercicio actual, debe ser reversado el saldo que aparezca en la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales. Para ello, deberá ser hecho el siguiente asiento: FECHA 2012 Diciemb.

DESCRIPCIÓN --- 2 --31 DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES REVERSO DETERIORO DE CRÉDITOS COMERCIAL.

Centro de Contadores

DEBE

HABER

1.000,oo 1.000,oo

403

Contabilidad Financiera Después de ello, al pasar el asiento al mayor, las cuentas quedarán como sigue:

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES

HABER

DEBE

3.600

1.000,oo

182.900,oo

HABER

1.000,oo

179.300,oo Por último, hagamos el asiento para registrar la provisión que cubrirá las pérdidas estimadas que se producirán en el siguiente ejercicio contable: FECHA 2012 Diciemb.

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 3 --31 PÉRDIDAS POR DETERIORO CRÉDITOS COMERIALES DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES

HABER

23.275,oo 23.275,oo

Para registrar el deterioro de valor de créditos comerciales….

Cuando los anteriores asientos sean pasados al mayor, las cuentas quedarían así: CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DEBE

DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES

HABER

DEBE

3.600

1.000,oo

182.900,oo

Saldos

HABER

1.000,oo

179.300,oo

23.275,oo 23.275,oo

Por supuesto, en caso de existir efectos por cobrar, se procederá a realizar el mismo trabajo de análisis de antigüedad de saldos con esta cuenta y, deterioro de valor estimado así calculado, se suma con el de cuentas por cobrar para hacer un sólo asiento por el total de ambos. SEGUNDO MÉTODO: Porcentaje sobre el saldo de cuentas

y efectos por cobrar.

Dado el hecho que el Deterioro de Valor de Créditos Comerciales es generalmente creado al finalizar cada ejercicio contable, se basa este método en aplicar un determinado porcentaje al saldo que exista en Cuentas y Efectos por Cobrar para ese momento. Este porcentaje está sustentado en el promedio de pérdidas reales ocurridas en años anteriores. Es decir, en el criterio de que, si en los años anteriores, se ha venido perdiendo un determinado porcentaje de las cuentas y efectos por cobrar, es de esperarse que, de no presentarse factores distorsionadores, en el próximo ejercicio contable se perderá un porcentaje similar.

404

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales Para calcular ese porcentaje, se procede a determinar la relación entre las cuentas y efectos por cobrar que existían al finalizar cada ejercicio contable anterior, con la cantidad que de estas cuentas y efectos por cobrar se perdió en el ejercicio siguiente. Ejemplo: 1)

La empresa MATASA C.A. cierra su ejercicio contable al 31 de Diciembre de 2013.

2)

Los saldos de Cuentas y Efectos por Cobrar Comerciales al finalizar los tres últimos ejercicios contables, así como las pérdidas reales habidas, fueron como sigue: SALDOS

3)

FECHA

EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR

PÉRDIDAS REALES EN EL PERÍODO SIGUIENTE

31.12.2010 31.12.2011 31.12.2012

120.500,oo 145.200,oo 150.600,oo

23.800,oo 31.900,oo 27.560,oo

El saldo de Cuentas y Efectos por Cobrar al 31-12-2013 es de Bs. 148.300,oo mientras que, el saldo de la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, es de Bs. 8.500,oo.

Se pide: Calcular y registrar el deterioro de valor estimado de los créditos comerciales, en base a pérdidas de ejercicios anteriores. El primer paso que daremos será determinar el porcentaje promedio de pérdidas habidas en los ejercicios anteriores. Para ello: 1)

2)

Se suman los saldos de Cuentas y Efectos por Cobrar Comerciales que habían al finalizar los ejercicios contables indicados: 31.12.2010 31.12.2011 31.12.2012

120.500,oo 145.200,oo 150.600,oo

TOTAL

416.300,oo

Se suman las cantidades realmente perdidas de los saldos señalados:

Centro de Contadores

PERDIDO EN:

CANTIDAD

2010 2011 2012

23.800,oo 31.900,oo 27.560,oo

TOTAL

83.260,oo

405

Contabilidad Financiera 3)

Se determina el porcentaje promedio de pérdida habida en los tres años anteriores, dividiendo el total perdido entre el total de cuentas y efectos por cobrar:

Porcentaje promedio de pérdidas:

83.260,oo 416.300,oo

• 100 = 20%

Esto quiere decir que, en los años anteriores, se ha venido perdiendo un promedio de 20% de las cuentas y efectos por cobrar que existían al finalizar cada ejercicio contable. Siendo ello así, este método se basa en la presunción de que, en el transcurso del próximo año, se perderá un porcentaje similar, calculado sobre el saldo que arrojan las cuentas y efectos por cobrar al finalizar el período contable actual. 4)

Se determina el deterioro de valor que debe ser creado. Para ello, el texto del caso en el que nos estamos basando nos informa que, al 31-12-2013, las Cuentas y Efectos por Cobrar Comerciales tienen un saldo de Bs. 148.300,oo. Por lo tanto, el deterioro de valor que se estima se producirá, se calculará como sigue:

Deterioro de valor:

5)

20  148.300,oo

 29.660,oo

100

De seguida, se procede a registrar el deterioro de valor calculado. Para ello, debe tenerse en cuenta si en la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, existe algún saldo de la que fue creada en el período anterior. En nuestro caso, existe un saldo de Bs. 8.500,oo. Es decir, la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, aparecería en el mayor como sigue: DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

HABER

8.500,oo Siendo ello así, el primer paso a dar será realizar el asiento de Reverso del saldo que tenga la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, como sigue: FECHA

DESCRIPCIÓN

2013 --- 1 --Diciembre 31 DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES REVERSO DETERIORO DE CRÉDITOS COMERCIAL.

DEBE

HABER

8.500,oo 8.500,oo

Reverso de deterioro de créditos comerciales……

406

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales Hecho esto, debe ser hecho el asiento mediante el cual se registra el deterioro de valor antes calculado: FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

2013 --- 2 --Diciembre 31 PÉRDIDAS POR DETERIORO DE CRÉDITOS COMERC. DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIAL.

HABER

29.660,oo 29.660,oo

Deterioro de valor de créditos comerciales del ejercicio……

Si se pasan los anteriores asientos al mayor, la cuenta Deterioro de Valor de Créditos Comerciales, quedaría como sigue: DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES DEBE

HABER

8.500,oo (1)

8.500,oo 29.660,oo 29.660,oo

Saldo

(2)

TERCER MÉTODO: Porcentaje sobre las ventas a crédito: Este método es similar al anterior. La diferencia estriba en que, el porcentaje de pérdidas, se calcula en base a las ventas a crédito realizadas en el ejercicio contable, en vez de hacerlo sobre el saldo de cuentas y efectos por cobrar que existen al finalizar dicho ejercicio. Ejemplo: 1) La empresa OLIMPIA C.A. cierra su ejercicio contable cada 31 de julio. 2) Las ventas a crédito de los dos últimos ejercicios contables así como las pérdidas ocurridas sobre esos créditos fueron como sigue: VENTAS A CRÉDITO

PÉRDIDAS REALES

EJERCICIO FINALIZADO EL

MONTO

EN EL PERÍODO ANTERIOR

31-07-2012 31-07-2013

840.000,oo 1.430.000,oo

27.500,oo 40.600,oo

TOTAL

2.270.000,oo

68.100,oo

3) Las ventas a crédito fueron Bs. 1.560.700,oo en el ejercicio que finalizó el 31-07-2014 Se pide: Calcular y registrar el deterioro de valor de los créditos comerciales requerido para cubrir las pérdidas estimadas que se conocerán en el siguiente ejercicio contable. Centro de Contadores

407

Contabilidad Financiera Hagámoslo: 1)

Determinemos el porcentaje de pérdidas reales en los últimos dos períodos. Para ello: a) b) c)

Se suman las ventas a crédito: Bs. 2.270.000,oo Se suman las pérdidas reales: Bs. 68.100,oo Se determina el porcentaje:

Porcentaje requerido:

2)

68.100, oo 2.270.000,oo

• 100 = 3 %

Se calcula el monto del deterioro de valor requerido, aplicándole el porcentaje a las ventas a crédito del ejercicio actual: Provisión requerida:

3)

3 • 1.560.700,oo 100

= 46.821,oo

Registro del deterioro de valor calculado: FECHA

2014 Julio

408

DESCRIPCIÓN --- X --31 PÉRDIDAS DETERIORO DE CRÉDITOS COMERCIALES DETERIORO DE VALOR DE CRÉDITOS COMERCIALES

DEBE

HABER

46.821,oo 46.821,oo

Centro de Contadores

Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales

EJERCICIOS

EJERCICIO 15.1. La empresa PREVISIVA C.A. utiliza el método de antigüedad de saldos para calcular el deterioro de valor de créditos comerciales. Para el 31-12-2012, fecha en la que se produce el cierre, las cuentas por cobrar comerciales estaban conformadas como sigue:

CLIENTE

FECHA DE VENTA

FECHA DE VENCIMIENTO

A. Álvarez. B. Barrios. C. Carnero. D. Dávila. E. Escobar. F. Frías. G. García. H. Herrera. J. Jiménez. R. Resto.

15-06-2012 17-09-2012 18-11-2012 23-10-2012 15-08-2012 10-04-2012 19-06-2012 12-07-2012 13-09-2012 15-11-2012

15-10-2012 17-12-2012 18-01-2013 23-12-2012 15-11-2012 10-07-2012 19-10-2012 12-09-2012 13-11-2012 15-01-2013

BOLÍVARES

40.000,oo 30.500,oo 12.900,oo 12.600,oo 20.000,oo 25.000,oo 26.500,oo 42.300,oo 16.800,oo 260.400,oo

Es política de la empresa crear el deterioro de créditos comerciales, de acuerdo a su antigüedad como sigue: No vencidas: Vencidas hasta 30 días Vencidas entre 31 y 60 días Vencidas entre 61 y 90 días Vencidas entre 91 y 120 días Vencidas entre 121 y 150 días Vencidas entre 151 y 180 días Vencidas más de 180 días

2% 4% 6% 8% 10 % 12 % 14 % 16 %

Se pide: 1) Calcule el deterioro de créditos comerciales de cobro dudoso. 2) Haga el asiento de diario que proceda.

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409

Contabilidad Financiera EJERCICIO 15.2. La empresa CONTINENTAL C.A. presenta la siguiente información para el año 2014. 1)

Saldos al 01-01-2014: Cuentas por cobrar Comerciales Efectos por cobrar Comerciales

Bs. 52.000,oo Bs. 102.000,oo

2)

Las ventas realizadas en el año fueron como sigue: a) De contado: Bs. 300.000,oo. Sobre este monto se concedió descuento del 8% más el 10%. El neto fue depositado en el banco. b) A crédito: Bs. 900.000,oo. Los clientes aceptaron letras de cambio. c) A crédito: Bs. 500.000,oo. Los clientes aceptaron facturas.

3)

Se realizaron cobranzas que fueron depositadas en el banco como sigue: a) b)

De giros: De facturas:

Bs. 860,000,oo. Bs. 490,000,oo.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: La experiencia de años anteriores indica los siguientes hechos:

SALDOS AL 31 DICIEMBRE AÑO

VENTAS A CRÉDITO

EFECTOS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

2010 2011 2012 2013

690.000,oo 910.000,oo 960.000,oo 1.050.000,oo

60.000,oo 85.000,oo 95.000,oo 102.000,oo

40.000,oo 50.000,oo 48.000,oo 52.000,oo

PÉRDIDAS REALES

10.500,oo 11.540,oo 13.200,oo 15.300,oo

Se pide: 1) 2)

Registrar las operaciones mencionadas en el diario y pasarlas al mayor. Basándose en experiencia de pérdidas de años anteriores, calcular y registrar el deterioro de valor de créditos comerciales que corresponda al 31-12-2014, suponiendo que: a) b)

410

La empresa estima perder un porcentaje del saldo de cuentas y efectos por cobrar que exista a esta fecha. La empresa estima perder un porcentaje sobre las ventas a crédito realizadas en el ejercicio económico que finaliza el 31-12-2014.

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Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales EJERCICIO 15.3. La empresa MONUMENTAL C.A. presenta, entre otras, las siguientes cuentas al 31-12-2012, fecha en la cual se produce el cierre del ejercicio económico: Efectos por cobrar Cuentas por cobrar

Bs. 200.000,oo Bs. 320.000,oo

Se tiene establecido crear deterioro de valor de créditos comerciales en cada fecha de cierre, aplicando un porcentaje sobre el saldo de efectos y cuentas por cobrar que existan para esa fecha, calculado en base a la experiencia de pérdidas de años anteriores. Por los años que se indican, el saldo de cuentas y efectos por cobrar, así como las pérdidas reales habidas, resultaron ser como sigue:

FECHA

EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR

PÉRDIDAS REALES

Al 31-12-2009 Al 31-12-2010 Al 31-12-2011

190.000,oo 215.000,oo 415.000,oo

9.000,oo 10.000,oo 22.000,oo

En el transcurso del año 2013 sucedieron los siguientes hechos: 1)

Se vendió mercancía así: a) b)

2)

A crédito Bs. 1.000.000,oo. Los clientes aceptaron letras de cambio. A crédito Bs. 500.000,oo. Los clientes aceptaron facturas.

Se perdieron definitivamente cuentas y efectos por cobrar como sigue: Facturas: Bs. 21.000,oo Giros: Bs. 17.000,oo

3)

Se cobró facturas por Bs. 509.000,oo y giros por Bs. 883.000,oo.

4)

Fueron recuperadas cuentas y efectos por cobrar de aquellos que habían sido dados de baja así: Facturas: Bs. 5.000,oo Giros: Bs. 2.500,oo

5)

Llegado el 31-12-2013, se decidió crear un deterioro de valor de créditos comerciales, manteniendo el mismo porcentaje utilizado al 31-12-2012.

Centro de Contadores

411

Contabilidad Financiera 6)

Habiendo iniciado el ejercicio correspondiente al año 2014, sucedió lo siguiente durante el mes de enero: a)

Se vendió mercancía así: A crédito mediante aceptación de giros: A crédito con aceptación de facturas: Contado:

b)

Bs. 80.000,oo Bs. 40.000,oo Bs. 30.000,oo

Se declaró insolventes a clientes que debían lo siguiente: Facturas: Giros:

Bs. 22.000,oo Bs. 18.000,oo

Se pide: Realizar los asientos de diario y pases al mayor que se requieran.

EJERCICIO 15.4. La empresa “CRÉDITOS C.A.” muestra al 31-12-2012 fecha de cierre de su ejercicio económico los siguientes saldos. Bancos Efectos por cobrar comerciales Efectos por cobrar comerciales descontados Deudas por efectos descontados Cuentas por cobrar comerciales Deterioro de Valor de Créditos Comerciales Efectos por Pagar Proveedores Efectos por Cobrar Comerciales en Gestión de Cobro Capital

2.560.000,oo 1.800.000,oo 1.100.000,oo 1.100.000,oo 2.420.000,oo 178.500,oo 950.000,oo 850.000,oo 6.501.500,oo

Antes de efectuar el cierre, se decidió calcular el deterioro de valor de créditos comerciales, por el método de un porcentaje sobre el saldo de las cuentas y efectos por cobrar, de acuerdo a la siguiente información: FECHA

31-12-2009 31-12-2010 31-12-2011

EFECTOS POR COBRAR

2.230.000,oo 2.470.000,oo 2.900.000,oo

CUENTAS POR COBRAR

1.450.000,oo 1.510.000,oo 1.875.000,oo

PÉRDIDAS REALES

184.250,oo 199.000,oo 238.500,oo

Durante el año 2013 se efectuaron las siguientes operaciones:

412

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Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales 1)

El banco notificó el cobro de efectos que estaban descontados por Bs. 730.000,oo.

2)

Se efectuaron ventas de la siguiente forma (más 10% de IVA): Contado: Bs. 2.400.000,oo (Descuento del 2 % más 1 %) Crédito: Bs. 4.900.000,oo (El 60 % letras de cambio, el resto facturas)

3)

Se enviaron al descuento los siguientes giros: GIRO Nº. 01 02 03 04 05 06

VALOR NOMINAL 80.000,oo 110.000,oo 95.000,oo 120.000,oo 105.000,oo 140.000,oo

VENCIMIENTO 30 días 1,5 meses 2 meses 75 días 0,25 años 120 días

El banco aceptó la operación, descontando intereses al 30 % anual, una comisión del 1 % sobre el valor nominal. 4)

Se efectuaron cobros en nuestras oficinas de la siguiente forma: Facturas: Bs. 700.000,oo (se otorgó un descuento por pronto pago del 2 %); Giros: Bs. 400.000,oo.

5)

Se enviaron en gestión de cobro efectos por Bs. 630.000,oo.

6)

Un cliente solicitó una prórroga para la cancelación de su deuda de 3 meses, la cual se le condicionó a la firma de una nueva letra por Bs. 96.300,oo que incluye intereses al 28 % anual.

7)

Se dieron de baja por incobrables los siguientes créditos: CONCEPTO

Letras de Cambio Facturas

BOLÍVARES

130.000,oo 150.000,oo

8)

Se entregó mediante cheque, un préstamo a un trabajador por Bs. 5.000,oo.

9)

El banco notificó la cobranza de giros de los que estaban en gestión de cobro con un valor nomina de Bs. 530.000,oo. Nos envió una nota de crédito por Bs. 525.000,oo.

10) Fue devuelto un giro que estaba descontado por falta de pago con un valor nominal de Bs. 75.000,oo junto con una nota de débito que incluye una comisión de Bs. 4.000,oo

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413

Contabilidad Financiera 11) Se recuperaron los siguientes créditos que se habían considerado incobrables.

CONCEPTO

Letras de Cambio Facturas

BOLÍVARES

10.000,oo 30.000,oo

12) El banco devolvió giros que estaban en gestión de cobro por Bs. 100.000,oo, junto con una nota de débito por Bs. 3.000,oo. 13) Al cierre del 31-12-2013, se consideró suficiente crear un deterioro de valor de créditos comerciales igual al porcentaje del cierre del año 2012. SE PIDE:   

Asientos de Diario. Pases al mayor (Forma T). Balance de Comprobación por Saldos.

EJERCICIO 15.5. Las siguientes cuentas aparecen en el mayor de LA NACIONAL C.A. al 01-01-2012, fecha en la que se inicia un nuevo ejercicio contable: Efectos por cobrar comerciales Cuentas por cobrar comerciales Efectos por cobrar comerciales descontados Deudas por efectos descontados Efectos por cobrar comerciales en gestión de cobro Deterioro de valor de créditos comerciales

120.000,oo 100.000,oo 60.000,oo 60.000,oo 30.000,oo 20.000,oo

Durante el ejercicio económico se realizaron las siguientes transacciones: 1)

Se realizaron ventas así (más IVA 10%): a) Contado: Bs. 260.000,oo. Se concedió descuento del 8%, más 10%, más 5%. b) Crédito: Bs. 800.000,oo. Los clientes aceptaron letras. c) Crédito: Bs. 400.000,oo. Los clientes aceptaron facturas.

2)

Con los efectos que estaban descontados al 01-01-2012, el banco informó haber cobrado giros por Bs. 50.000,oo y devolvió el resto, cargando en cuenta su valor nominal además de gastos por Bs. 400,oo, mediante la nota de débito 4960.

3)

Con los efectos que estaban en gestión de cobro en aquella misma fecha, el banco informó así:

414

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Deterioro de Valor de los Créditos Comerciales a) b)

Cobró giros por Bs. 22.000,oo cantidad que abonó en cuenta previa la deducción de gastos por Bs. 690,oo. De los efectos en gestión de cobro restantes, devolvió uno acompañado de la nota de débito 4970 por Bs. 260,oo de gastos de manejo. Tal efecto devuelto fue presentado al cobro al cliente y éste, no pudiéndolo pagar, solicitó una prórroga de 3 meses lo cual fue concedido, condicionado todo ello a que aceptara una nueva letra que incluiría el valor actual más los intereses al 42%. Una vez hechos los cálculos, el monto de la nueva letra fue de Bs. 3.536,oo. (Determine el valor de la letra devuelta por el banco).

4)

Fueron enviadas al descuento al banco las siguientes letras: VALOR NOMINAL

TIEMPO PARA VENCER

42.000,oo 81.000,oo 60.000,oo

45 días 51 días 3 meses

La operación fue aceptada y el banco procedió a abonar en cuenta corriente el neto, después de deducir intereses al 36% anual y gastos del 1% del valor nominal. 5)

Fueron castigadas cuentas y efectos por cobrar de clientes declarados insolventes así: Facturas: Efectos:

Bs. 7.500,oo Bs. 3.500,oo

6)

Se realizaron cobranzas de facturas por Bs. 320.000,oo concediéndose descuentos del 5%, y de giros por Bs. 540.000,oo.

7)

Fueron enviados en gestión de cobro al banco efectos por Bs. 20.000,oo.

8)

Se recibió del banco avisos de cobro de efectos que estaban descontados por Bs. 45.000,oo.

9)

Un cliente devolvió mercancía por Bs. 10.000,oo que estaba en mal estado, por la que había sido aceptada una letra de cambio que se encuentra descontada en el banco no vencida aún. Para cubrir tal devolución, la empresa entregó al cliente nueva mercancía por Bs. 15.000,oo aceptando éste por la diferencia, una factura a 30 días.

10) El banco devolvió una letra de Bs. 30.000,oo de las que estaban descontadas. 11) Un cliente que debía una factura de Bs. 3.500,oo que había sido dada de baja, convino posteriormente en pagar la mitad, considerándose la otra mitad, definitivamente perdida.

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415

Contabilidad Financiera 12) Recibió del banco una nota de crédito por Bs. 12.500,oo correspondiente al neto de la cobranza de una letra que estaba en gestión de cobro con un valor nominal de Bs. 13.000,oo y devolvió otra letra por Bs. 5.000,oo junto con una nota de débito de Bs. 200.oo por gastos. 13) Finalizado el ejercicio económico, se decidió crear un deterioro de valor de créditos comerciales por un monto equivalente al 10% de efectos y cuentas por cobrar comerciales. Se pide: 1) 2)

Registrar las operaciones en el diario y páselas al mayor. Mencione: a) b) c)

416

Total de efectos por cobrar comerciales que aún deben los clientes. Total de efectos por cobrar comerciales que deben existir físicamente en poder de la empresa. Valor en libros de las cuentas y efectos por cobrar comerciales, y cómo deben ser presentadas en el Estado de Situación Financiera.

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Impuesto al Valor Agregado (IVA)

16

INTRODUCCIÓN. A esta altura de sus estudios, ya posee unos sólidos conocimientos en Contabilidad Básica. A partir de ahora, comienza su formación en lo que comúnmente se conoce como Contabilidad Intermedia y Superior, dirigiéndose, en definitiva, a lograr una sólida capacitación que le permita desenvolverse como Contador de cualquier empresa. Sin embargo, es necesario informarle que, para ser un buen contador, no es suficiente estar sólidamente formado en el área de contabilidad, sino que es indispensable dominar una serie de áreas complementarias, sin lo cual se hace muy cuesta arriba poder insertarse en un mercado de trabajo, cada día más exigente. Nos referimos al área relacionada con Impuestos. Por ahora, conversaremos sólo del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Convencidos como estamos de que, el contador de cualquier empresa, tiene que trajinar cada día con este impuesto, es por lo que, a este nivel de su formación, consideramos importante que comience a tener algunos conocimientos del manejo del IVA, especialmente desde el punto de vista contable. Por razones de espacio y de tiempo, sólo comentaremos los elementos básicos. Por lo tanto, para llegar a dominar con profundidad está área, sugerimos a nuestros alumnos hacer el curso de Impuesto al Valor Agregado que se dicta en el Centro de Contadores.

CREACIÓN DEL IVA. El Artículo 1 de la Ley del IVA, menciona la creación de este impuesto: “Se crea un impuesto al valor agregado, que grava la enajenación de bienes muebles, prestación de servicios y la importación de bienes, según se especifica en esta Ley, aplicable en todo el territorio nacional, que deberán pagar las personas naturales y jurídicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y demás entes jurídicos o económicos, públicos y privados, que en su condición de importadores de bienes, habituales o no, de fabricantes, productores, ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios independientes, realicen actividades definidas como hechos imponibles en esta Ley.”

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417

Contabilidad Financiera HECHOS IMPONIBLES. Se entiende por hecho imponible, cualquier evento que genere impuesto, de acuerdo con lo establecido en esta Ley. Los Artículos 3 y 4 de la Ley, establecen cuáles acontecimientos serán considerados como hechos imponibles: 1. La venta y el retiro o desincorporación de bienes muebles corporales. El Artículo 4, Numeral 1, establece que, para efectos de esta Ley, se entenderá por: VENTA: La transmisión de propiedad de bienes muebles realizada a título oneroso, cualquiera que sea la calificación que le otorguen los interesados. En forma más detallada, el Artículo 10 del Reglamento IVA, relata los actos considerados como venta. Ejemplo: La empresa C0MPU C.A. vende de contado 10 discos duros a la empresa Beta C.A. Obviamente, este evento es un hecho imponible que genera IVA. RETIRO O DESINCORPORACIÓN: Para efectos de esta Ley, será un retiro o desincorporación: a) La salida de bienes del inventario con destino al uso o consumo propio, de los socios, de los directores, o del personal de la empresa, o para cualquier otro fin, como rifas, sorteos, etc. Ejemplo: Una fábrica de ropa, entrega a sus empleados tres pantalones a cada uno como regalo de Navidad. Este evento será considerado como un hecho imponible que genera pago de IVA. b) El retiro o desincorporación de bienes representativos del activo fijo que en el momento de su compra fueron gravados, será un hecho imponible que deberá ser afectado con el correspondiente IVA, cuando tal retiro o desincorporación se traduce en una venta del mismo.

418

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) Ejemplo: La empresa Típica C.A. compra un nuevo computador por Bs. 2.000,oo. La cancelación se produjo mediante la emisión de un cheque por Bs. 1.500,oo, y por el resto, fue entregado el computador viejo, el cual fue valorado en Bs. 500,oo. En este caso, la entrega del computador viejo será considerado como un hecho imponible y, por lo tanto, los Bs. 500,oo serán facturados y considerada ésta como una transacción gravada con el IVA. c) Los bienes que falten en los inventarios y cuya salida no pueda ser justificada por el contribuyente de acuerdo con el Artículo 14 Reg. IVA, también serán tenidas como hechos imponibles y, por lo tanto, sujetos al gravamen correspondiente. En este caso, la base imponible por la diferencia resultante se determinará sumando al costo del inventario faltante, el equivalente al porcentaje de utilidad bruta obtenida en la declaración de impuesto sobre la renta del último ejercicio o, en su defecto, del inmediatamente anterior a éste. (Artículo 13 Reg. IVA) Ejemplo: El 31-12-2013 se hizo el inventario físico en la empresa TIPICA C.A. Al compararlo con los libros, se determinó un faltante de algunos productos. El valor de costo de tal inventario faltante ascendió a Bs.1.500,oo. Dicho faltante no pudo ser justificado. En el ejercicio contable inmediatamente anterior, se obtuvo una renta bruta fiscal equivalente al 40 % del costo de la mercancía vendida. Para efectos de la Ley de IVA, este evento constituye un hecho imponible, por lo que generará el impuesto que corresponda. La base imponible será calculada como sigue: Costo del inventario faltante: Más utilidad bruta: 40% de 1.500,00 Base imponible

1.500,oo 600,oo 2.100,oo

BIENES MUEBLES Son bienes muebles los que pueden cambiar de lugar, bien por sí mismos o movidos por una fuerza exterior, siempre que fuesen corporales o tangibles, con exclusión de los títulos valores. Ejemplo: Televisores, vehículos, escritorios y, en general, cualquier bien corporal. Se excluyen los títulos valores tales como acciones, bonos, etc.

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419

Contabilidad Financiera 2.

La importación definitiva de bienes muebles. Constituirá un hecho imponible la introducción de mercaderías extranjeras, destinadas a permanecer definitivamente en el territorio nacional, con el pago, exención o exoneración de los tributos aduaneros.

3.

La prestación de servicios independientes. Constituirá un hecho imponible y por lo tanto generará IVA: a. La prestación a título oneroso de servicios independientes ejecutados o aprovechados en el país, incluyendo aquellos que provengan del exterior. Los Artículos 17, 18, 19, 20, 22, 25, y 26 del Reglamento IVA, muestran una relación de actividades que serían consideradas como prestaciones onerosas de servicios. Ejemplo: La empresa SERVIFRÍO C.A. realizó la reparación de los equipos de aire acondicionado. El monto de este servicio debe ser gravado con el IVA. b. También constituye hecho imponible, el consumo de los servicios propios del objeto, giro o actividad del negocio, en los casos a que se refiere el Numeral 4 del Artículo 4 de la Ley, tales como: 1. Contratos de obras mobiliarias e inmobiliarias. 2. Suministros de agua, luz y aseo. 3. Arrendamientos de bienes muebles. 4. Arrendamientos de bienes inmuebles con fines distintos al residencial. 5. Arrendamientos o cesiones de bienes muebles destinados a fondo de comercio situados en el país. 6. Arrendamientos o cesiones para el uso de bienes incorporales tales como marcas, patentes, derechos de autor y demás bienes comprendidos y regulados en la legislación sobre propiedad industrial, comercial, intelectual o de transferencia tecnológica. 7. Las actividades de lotería, distribución de billetes de lotería, bingos, casinos y demás juegos de azar. 8. Actividades realizadas por clubes sociales y deportivos. 4. La venta de exportación de bienes muebles corporales. Se considerará un hecho imponible, la venta hecha en los términos de la Ley, en la cual se produzca la salida de los bienes muebles del territorio aduanero nacional siempre que sea a título definitivo y para su uso o consumo fuera de dicho territorio.

420

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) Ejemplo: La empresa EXPOFRUTA C.A. vendió mangos a un cliente español por Bs. 50.000,oo. Una vez realizados todos los trámites de aduanas, los mangos fueron enviados a España. Obviamente, esta transacción también será considerada como un hecho imponible que será afectado con el IVA. 5. La exportación de servicios. También será un hecho imponible cuando los servicios sean prestados a beneficiarios o receptores que no tienen domicilio o residencia en el país, siempre que dichos servicios sean exclusivamente utilizados o aprovechados en el extranjero. Ejemplo: La empresa MICROZULIA C.A. creó un sistema computarizado de control de inventarios para la firma Contadores Asociados domiciliada en Colombia, por un valor de Bs. 30.000,oo. El valor de este servicio, que será utilizado fuera del país, constituirá un hecho imponible gravado con el IVA.

TIPOS DE SUJETOS. En todo evento o transacción que por su naturaleza sea gravado por el IVA, van a intervenir dos tipos de sujetos. Sujeto activo y sujeto pasivo: Sujeto activo: Es sujeto activo de la obligación tributaria el ente público acreedor del tributo (Art. 18 del Código Orgánico Tributario). Sujeto pasivo: Es sujeto pasivo el obligado al cumplimiento de las prestaciones tributarias, sea en calidad de contribuyente o de responsable.

CONTRIBUYENTES ORDINARIOS. De acuerdo con el Artículo 5 de la Ley y el 1 del Reglamento, serán considerados Contribuyentes Ordinarios, toda persona natural o jurídica que realice actividades definidas por la Ley como hechos imponibles del impuesto, y que, en el año anterior o en el actual, la facturación haya sido superior a 3.000 unidades tributarias, en calidad de: 1) Importadores habituales de bienes o mercancías. 2) Exportadores. Las personas naturales o jurídicas que realicen exportaciones directamente o por medio de representantes.

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421

Contabilidad Financiera 3) Industriales. Se entenderá por industriales los que realicen actividades relacionadas con la transformación de bienes. 4) Comerciantes. 5) Prestadores habituales de servicios independientes. 6) Empresas y Bancos por operaciones de arrendamiento financiero o leasing. Será gravado todo pago por arrendamiento o cuota de amortización del precio del bien, excluyendo los intereses. 7) Los Almacenes Generales de Depósito. Será gravado sólo el valor del servicio de almacenamiento.

CONTRIBUYENTES ESPECIALES. Se entenderá por Contribuyentes Especiales, los sujetos pasivos calificados como tales por las respectivas Gerencias Regionales de Tributos Internos de su domicilio fiscal. La característica fundamental de este tipo de contribuyentes consiste en que sus obligaciones fiscales están regidas por un calendario especial establecido por la correspondiente Gerencia Regional de Tributos Internos de Contribuyentes Especiales. A través de la Providencia Administrativa No. 0685 del 08-02-2007, se expresa cuáles contribuyentes ordinarios califican para ser designados como Contribuyentes Especiales, dependiendo del volumen de ventas expresado en unidades tributarias, como sigue: REGIÓN CAPITAL CONTRIBUYENTES ESPECIALES

Unidades Tributarias Anual Mensual

RESTO DEL PAÍS Unidades Tributarias Anual

Mensual

30.000

2.500

Personas naturales con ingresos brutos iguales o superiores a:

15.000

Personas naturales en relación de dependencia por enriquecimientos netos iguales o superiores a:

15.000

7.500

120.000

30.000

Personas jurídicas (excepto hidrocarburos) con ingresos brutos iguales o superiores a:

1.250

2.500

Entes públicos nacionales, estadales y municipales, institutos autónomos y entes descentralizados. Contribuyentes que realicen operaciones aduaneras de exportación. Sujetos pasivos dedicados a actividades relacionas con hidrocarburos, minas y conexas.

422

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) CONTRIBUYENTES FORMALES. De acuerdo con el Artículo 8 de la Ley, son contribuyentes formales los sujetos que realicen exclusivamente actividades u operaciones exentas o exoneradas de impuestos.

CUÁNDO NACE EL HECHO IMPONIBLE. El Artículo 13 de la Ley establece en momento en que se produce el hecho imponible, como sigue: 1. En el caso de venta de bienes muebles corporales. a) En los casos de ventas a entes públicos, cuando sea emitida la orden de pago. b) En el resto de los casos, cuando se emita la factura o se pague el precio o desde que se haga entrega material de los bienes, según lo que ocurra primero. 2. En la importación definitiva de bienes muebles. a) Cuando tenga lugar el registro de la declaración de aduanas. 3. En la prestación de servicios. a) En los casos de servicios de electricidad, telecomunicaciones, aseo urbano, televisión por cable o cualquier otro medio, desde el momento en que sea emitida la factura. b) En los casos de servicios de tracto-sucesivo distinto a los mencionados, cuando se emita la factura o cuando se realice el pago o sea exigible la contraprestación total o parcial, según sea lo que ocurra primero. c) En los casos de servicios a los entes públicos, cuando se autorice la emisión de la orden de pago correspondiente. d) En los casos de servicios provenientes del exterior, desde el momento de recepción del servicio. e) En todos los demás casos distintos a los mencionados anteriormente, cuando se emita la factura, se ejecute la prestación, se pague, o se entregue el bien que hubiere sido objeto del servicio, según sea lo que ocurra primero. 4. En la venta de exportación de bienes muebles. a) Cuando se produzca la salida de los bienes muebles del territorio aduanero nacional.

OPERACIONES NO SUJETAS AL IVA. El Artículo 16 (Ley IVA) menciona los eventos que no estarán sujetos al pago de este impuesto. Son ellos:

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Contabilidad Financiera 1. Importaciones no definitivas de bienes muebles. El Artículo 23 Reg. IVA, establece una serie de eventos relacionados con importaciones no definitivas que no están sujetos al IVA, tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Admisión temporal. Admisión temporal para perfeccionamiento de activos. Depósitos aduaneros. Rancho o provisión a bordo de naves. Almacenes libres de impuestos. Retorno de mercancías nacionales bajo el régimen de salida temporal. Tránsito aduanero internacional. Operaciones amparadas bajo regímenes de sustitución de mercancías. Régimen de equipaje de pasajeros.

2. La venta de bienes muebles intangibles. La venta de bienes tales como acciones, bonos, cédulas hipotecarias, timbres fiscales, etc., no están sujetos al IVA. 3. Los préstamos en dinero. 4. Operaciones y servicios en general prestados por los bancos. 5. Las operaciones de seguro y reaseguro. 6. Los servicios prestados bajo relación de dependencia. 7. Las actividades y operaciones realizadas por entes públicos. Referidas a operaciones dirigidas a asegurar la administración eficiente de los tributos.

EXENCIONES. Según el Artículo 73 del Código Orgánico Tributario, se entiende por exención, la dispensa total o parcial del pago de la obligación tributaria otorgada por la ley. En este sentido, el Artículo 17 (Ley IVA) contempla una serie de importaciones que están exentas del pago de este impuesto. Sugerimos a nuestros alumnos profundizar en la lectura de la Ley, Reglamento, Resoluciones, Providencias y cualquier otra documentación que le permita conocer los detalles de las transacciones que están exentas del pago de este impuesto.

BIENES EXENTOS DEL IVA. El Artículo 18 (Ley IVA) relaciona una serie de bienes que están exentos del IVA, tales como: alimentos, medicina, fertilizantes, combustibles derivados de hidrocarburos, sillas de ruedas, diarios, periódicos, libros, revistas y los insumos utilizados en la industria editorial.

SERVICIOS EXENTOS DEL IVA. Existe una serie de servicios que están exentos, según lo establece el Artículo 19 (Ley IVA), tales como:

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) a) Transporte terrestre y acuático nacional de pasajeros. b) Los servicios educativos prestados por instituciones inscritas o registradas en el Ministerio de Educación y Deportes. c) Los servicios de hospedaje y alimentación a estudiantes, ancianos, minusválidos, enfermos, etc., prestados por instituciones dedicadas a estos usuarios. d) Las entradas a parques nacionales, zoológicos, museos, etc., sin fines de lucro. e) Los servicios médico-asistenciales, odontológicos, de cirugía y hospitalización. f) Las entradas a espectáculos artísticos, culturales, etc., si el valor de la entrada no excede de 2 unidades tributarias. g) Los servicios de alimentación prestados a alumnos y trabajadores en restaurantes, cantinas escolares, centros educativos, empresas o instituciones similares, en sus propias sedes. h) El suministro de electricidad, agua, aseo y gas de uso residencial. i) Servicio de teléfono prestado a través de teléfonos públicos. j) Transporte de combustibles derivados de hidrocarburos. k) Los servicios de crianza de ganado bovino, caprino, porcino, aves y demás especies menores.

BASE IMPONIBLE. La base imponible es el monto sobre el cual se aplica la tasa de impuesto que para ese momento esté establecida. En tal sentido, la Ley y el Reglamento del IVA establecen cuál debe ser la base imponible, dependiendo de la naturaleza de la operación.

BASE IMPONIBLE EN LA VENTA DE BIENES MUEBLES. Como lo indica el Artículo 20 (Ley IVA), la base imponible del impuesto en los casos de ventas de bienes muebles, sea de contado o a crédito, es el precio facturado del bien, siempre que no sea menor del precio corriente en el mercado, caso en el cual la base imponible será este último precio. Las autoridades del SENIAT están muy atentas a la base imponible declarada en cada caso. Por lo tanto el contribuyente debe ser cuidadoso para no cometer “errores” en cuanto a su determinación y evitar así sanciones innecesarias.

BASE IMPONIBLE: FACTURACIÓN COMPLEMENTARIA POSTERIOR. En las ventas de bienes muebles corporales en las que el precio definitivo se fijará en fecha posterior a la facturación o entrega de los mismos, debe determinarse en la factura un precio mínimo como base imponible para el momento de la facturación. Sin embargo la modificación posterior del pecio de los bienes vendidos, deberá ser debidamente facturada, ya que formará parte de la base imponible de la operación (Artículo 39 del Reglamento) Ejemplo: En Agosto de 2012, la empresa TÍPICA C.A. vendió a la empresa TELETIENDAS C.A. 20 televisores pantalla plana a Bs. 2.200,oo c/u. Sin embargo, por error, fueron facturados a Bs. 2.000,oo c/u. Tal error fue detectado y corregido en Septiembre de 2012, mediante la emisión de una nota de débito por la diferencia. En este caso, la diferencia de Bs. 4.000,oo, formará parte de la base imponible que será gravada con el IVA que corresponda. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera BASE IMPONIBLE: PERMUTA. En caso de permuta de bienes muebles corporales, el Artículo 42 del Reglamento establece que la base imponible del impuesto que corresponda pagar, será el precio facturado de los bienes que se transmiten en la permuta cada una de las partes, o el precio corriente en el mercado si éste fuese superior.

BASE IMPONIBLE: VENTAS A PLAZOS. En el caso de ventas a plazos de bienes o servicios, la base imponible estará conformada por el total de la operación, incluyendo los intereses (Art. 42 Reg. IVA).

BASE IMPONIBLE: RETIRO DE BIENES MUEBLES. Al respecto, el Artículo 43 del Reglamento IVA señala que en el retiro o desincorporación de bienes muebles corporales de las empresas, sean del activo fijo o circulante, para entregar a los socios o a terceros por cualquier causa, la base imponible del impuesto será el valor que el contribuyente les haya asignado como precio de venta, de acuerdo con sus registros contables. Dicho precio no podrá ser inferior al precio de mercado o corriente.

BASE IMPONIBLE: IMPORTACIÓN DE BIENES GRAVADOS. De acuerdo con el Artículo 21 (Ley IVA), cuando se trate de la importación de bienes gravados por esta Ley, la base imponible será el valor en aduana de los bienes, más los tributos, recargos, derechos compensatorios, derechos antidumping, intereses moratorios y otros gastos que se causen por la importación, excepto el IVA y los impuestos nacionales. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. realizó una importación de mercancía como sigue: Valor C.I.F. conformado por: Costo de la mercancía Seguro Flete Impuestos aduanales Factura de la agencia de aduana

Bs. 20.000,oo Bs. 2.000,oo Bs. 1.000,oo Bs. 3.000,oo Bs. 4.400,oo

(Incluye IVA; se aplicó una alícuota hipotética de 10%) Se pide:

Determinar la base imponible.

En este caso, la base imponible estará compuesta por: Costo C.I.F. de la mercancía Más: Impuestos aduanales Otros gastos de importación Base imponible

426

Bs. 23.000,oo Bs. 3.000,oo Bs. 4.000,oo Bs. 30.000,oo

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) Observe que, de los gastos de importación, fueron excluidos Bs. 400,oo que conforma el IVA con que fue gravado el servicio de la agencia de aduanas cuyo impuesto, de acuerdo con el Artículo 21 (Ley IVA), no forma parte de la base imponible de la importación realizada.

BASE IMPONIBLE: PRESTACIÓN DE SERVICIOS. La base imponible de los servicios será el precio total facturado a título de contraprestación. Además, si dicho precio contiene la transferencia o el suministro de bienes muebles o la adhesión de éstos a bienes inmuebles, el valor de los bienes muebles se agregará a la base imponible en cada caso (Art. 22 Ley IVA).

BASE IMPONIBLE: SERVICIOS DE CLUBES SOCIALES Y DEPORTIVOS. Cuando se trate de servicios prestados por clubes sociales y deportivos, la base imponible será todo lo pagado por sus socios, afiliados o terceros por concepto de las actividades y disponibilidades propias del club (Art. 22 Ley IVA).

ADICIONES A LA BASE IMPONIBLE. Es importante tener en cuenta que para determinar la base imponible deben computarse todos los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio convenido para la operación gravada, tales como los que siguen (Art. 23 Ley IVA): 1. Los ajustes y actualizaciones de precios; las comisiones; los intereses; gastos de toda clase. 2. El valor de los bienes muebles y servicios accesorios, tales como embalajes, fletes, gastos de transporte, de limpieza, de seguro, de garantía, colocación y mantenimiento. 3. El valor de los envases, aunque se facturen separadamente. 4. Los tributos que se causen por las operaciones gravadas, excepto el IVA y los impuestos nacionales. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. compró una máquina por un costo de Bs. 40.000,oo mediante el pago de una cuota inicial de Bs. 4.000,oo y por el resto, más los intereses al 24% anual, aceptó 18 giros de montos iguales con vencimiento mensual. Además pagó de contado: Montaje y puesta en marcha: Bs. 3.000,oo Transporte Bs. 1.600,oo Seguro Bs. 800,oo. Se pide: Determinar la base imponible.

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Contabilidad Financiera En este caso, la base imponible será: Valor de la máquina: Más adiciones: Intereses: 36.000,oo x 0.24 x 18/12 Montaje y puesta en marcha Transporte Total adiciones Total base imponible

40.000,oo

12.960,oo 3.000,oo 1.600,oo 17.560,oo 57.560,oo

Es importante aclarar que, con respecto a los intereses de financiamiento, están siendo computados para determinar la base imponible, pues así lo ordena el Artículo 23 Ley IVA, Numeral 1. Sin embargo, desde el punto de vista contable, los intereses de financiamiento en la adquisición de activos fijos, no forman parte del costo de tales activos. Es decir, no se capitalizan sino que son tratados como gastos de financiamiento.

DEDUCCIONES A LA BASE IMPONIBLE. El Artículo 24 de la Ley señala que podrán deducirse de la base imponible las rebajas de precios, bonificaciones y descuentos normales del comercio, los cuales deberán mostrarse en las facturas que el vendedor emita obligatoriamente en cada caso. Si se trata del caso en que ya la mercancía o el servicio fue facturado y entregado, y, posteriormente, proceda una rebaja, descuento o devolución, deberá emitirse con posterioridad la respectiva nota de crédito a sus compradores o receptores del servicio.

BASE IMPONIBLE EN MONEDA EXTRANJERA. En caso de que la base imponible esté expresada en moneda extranjera, se establecerá la equivalencia en moneda nacional, al tipo de cambio corriente en el mercado del día en que ocurra el hecho imponible. En caso de que ese día no sea laborable, el tipo de cambio será el que exista en el primer día laborable inmediato (Art. 25 Ley y 38 Reg.).

ALÍCUOTAS IMPOSITIVAS. La alícuota impositiva se expresa en un tanto por ciento que será aplicada a la base imponible para determinar el impuesto causado por un hecho imponible. Existen cuatro tipos de alícuotas: Alícuota general: El Artículo 27 (Ley IVA) indica que la alícuota impositiva general aplicable a la base imponible correspondiente será fijada en la Ley de Presupuesto Anual y estará comprendida entre un límite mínimo de 8% y un máximo de 16,5%. Alícuota cero: Las ventas de exportación de bienes muebles y de servicios tendrán una alícuota impositiva de 0%.

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) Alícuota adicional: Se aplicará una cuota adicional de 10% a los bienes de consumo suntuario, según se expresa en el Artículo 61 (Ley IVA). Alícuota reducida: Se aplicará una alícuota de 8%: 1. A la importación y venta de alimentos y productos mencionados en el Artículo 63 de la Ley, tales como: 1.1. Animales vivos destinados al matadero. 1.2. Ganado bovino, caprino, ovino y porcino para la cría. 1.3. Carnes en estado natural, refrigeradas, congeladas, saladas o en salmuera. 1.4. Mantecas y aceites vegetales utilizados en la elaboración de aceites comestibles. 2. Importaciones y ventas de minerales y alimentos líquidos o concentrados para animales. 3. Las prestaciones de servicios al Poder Público que no sean actos de comercio. 4. El transporte aéreo nacional de pasajeros.

DÉBITO FISCAL. Se entiende por débito fiscal, la obligación tributaria derivada de cada una de las operaciones gravadas, y se determina aplicando en cada caso la alícuota del impuesto sobre la correspondiente base imponible (Art. 28 Ley). En otras palabras, el débito fiscal es el IVA que el vendedor o el prestador de un servicio debe incorporar en la factura originada por cualquier transacción gravable. El débito fiscal representa una obligación que el vendedor contrae con el Fisco Nacional y que deberá pagar de acuerdo con las normas establecidas.

AJUSTES AL DÉBITO FISCAL. De acuerdo con el Artículo 36 (Ley IVA), para determinar el monto del débito fiscal correspondiente al período de imposición: 1. Se deducirá: El valor de los bienes muebles, envases o depósitos devueltos o de otras operaciones anuladas siempre que dicho valor haya sido computado previamente en el mismo período o en otro anterior. 2. Se sumarán: Los ajustes de los débitos fiscales derivados de las diferencias de precios, reajustes y gastos; intereses, incluso por mora en el pago; las diferencias por facturación indebida de un débito fiscal anterior al que corresponda, y cualquier otro ajuste que proceda.

CRÉDITO FISCAL. El crédito fiscal es el monto que el comprador de cualquier bien o servicio debe pagar al vendedor de los mismos. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera El Artículo 29 (Ley IVA) señala que ,el débito fiscal, debe ser trasladado por los contribuyentes ordinarios a quienes compren los bienes o reciban los servicios, y éstos están obligados a soportarlos. Es decir que, lo que para el vendedor es un débito fiscal, para el comprador es un crédito fiscal, condicionado a que ambos, el vendedor y el comprador, sean contribuyentes ordinarios. CUOTA DE IMPUESTO A PAGAR. La cuota de impuesto a pagar, será el monto que resulte de restar los débitos fiscales a los créditos fiscales ocurridos en cada mes calendario que, para estos efectos, representa el período de imposición. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. realizó las siguientes operaciones en el mes de Agosto: Venta de mercancía Compra de mercancía Asignación o regalo de mercancía a los trabajadores Servicios comprados

Bs. 30.000,oo Bs. 22.000,oo Bs. 800,oo Bs. 3.500,oo

Se pide: Determinar la cuota impositiva, conociendo que la alícuota del impuesto es el 10%. Determinemos el débito y crédito fiscal generado.

CONCEPTOS

MONTO

ALÍCUOTA

Venta de mercancías

30.000,oo

10%

Compra de mercancías

22.000,oo

10%

800,oo

10%

3.500,oo

10%

Asignación a trabajadores Servicios comprados Totales

DÉBITO FISCAL

CRÉDITO FISCAL

3.000,oo 2.200,oo 80,oo 350,oo 3.080,oo

2.550,oo

La cuota del impuesto a pagar será: Débito fiscal Menos: Crédito fiscal Cuota de impuesto a pagar

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Bs. 3.080,oo Bs. 2.550,oo Bs. 530,oo

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) DEDUCCIÓN DE CRÉDITOS FISCALES. Los créditos fiscales soportados por la adquisición o importación de bienes muebles corporales o servicios que correspondan a costos, gastos o egresos propios de la actividad habitual del contribuyente, podrán ser deducidos del débito fiscal generado por las ventas gravadas y las exportaciones sujetas a la alícuota impositiva cero (Art. 33 Ley). En tal sentido, se actuará como se establece en el Artículo 34 (Ley) y 55 (Reg.), como sigue: 1. Cuando la empresa realiza sólo operaciones de ventas gravadas: Los créditos fiscales serán deducidos íntegramente, cuando se originen en la adquisición o importación de bienes o la recepción de servicios nacionales o provenientes del exterior, utilizados sólo en la realización de operaciones gravadas. 2. Cuando sólo una parte de las compras es utilizada en la realización de operaciones gravadas: Cuando los créditos fiscales procedan de adquisición de bienes y servicios nacionales o importados y sólo una parte de éstos, es utilizada en operaciones de venta gravadas, tales créditos fiscales podrán ser deducidos en la misma proporción que representen las ventas gravadas con respecto al total de las ventas: Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. realizó las siguientes operaciones en el mes Julio: Ventas nacionales gravadas Ventas nacionales exentas Exportaciones Compras nacionales gravadas Importaciones

Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.

45.520,oo 10.570,oo 14.381,20 32.950,oo 8.160,oo

Se pide: Determinar el crédito fiscal deducible y la cuota fiscal a enterar, conociendo que la alícuota impositiva para ese mes fue 10%. Determinemos el débito y el crédito fiscal. Como se puede observar en la Ilustración 16.1, primero hemos determinado el monto del débito fiscal, aplicando la alícuota que corresponde al tipo de venta realizado, teniendo en cuenta que, para estos efectos, las exportaciones forman parte de las ventas gravadas (Art. 55 Reg.).

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Contabilidad Financiera DÉBITO FISCAL CONCEPTO Ventas gravadas Más: Exportaciones Total ventas gravadas Más: Ventas exentas Total

MONTO

ALÍCUOTA

45.520,oo 14.381,20 59.901,20 10.570,80 70.472,oo

10% 0% 0%

32.950,oo 8.160,oo

10% 10%

TOTAL 4.552,oo 4.552,oo 4.552,oo

CRÉDITO FISCAL Compras gravadas Importaciones Total crédito fiscal Menos Crédito fiscal no deducible: 4.111,oo (10.570,80 / 70.472,oo) Crédito fiscal deducible: 4.111,oo (59.901,20 / 70.472,oo) Cuota imponible a enterar

3.295,oo 816,oo 4.111,oo (616,65) 3.494,35 1.057,65

Ilustración 16.1 Luego, hemos calculado la parte del crédito fiscal que la Ley permite deducir cuando, como en este caso, existen ventas exentas, así: Se determinó el porcentaje que representan las ventas gravadas con respecto al total de las ventas, aplicando una regla de tres: Si las ventas totales de Bs. 70.472,oo representan el 100% Las ventas gravadas de Bs. 59.901,20 representarán X % De donde: X = (59.901,20 x 100) / 70.472,oo = 85% Por lo expuesto, el crédito fiscal deducible será el resultado de aplicar el porcentaje arriba determinado, al monto del crédito fiscal del período: Crédito fiscal deducible: 85% de 4.111,oo = 3.494,35 Crédito fiscal no deducible: 15% de 4.111,oo = 616,65 Con respecto al monto del crédito fiscal no deducible, Bs. 616,65, deberá ser absorbido por los costos y gastos de la empresa.

EXCEDENTE DE CRÉDITO FISCAL. En los casos en que el crédito fiscal de un período no fue totalmente compensado, el excedente resultante será un crédito fiscal a favor del contribuyente ordinario, que será traspasado al período de imposición siguiente o a los sucesivos, hasta su deducción total.

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) REINTEGRO DEL IVA A LOS EXPORTADORES. De acuerdo con el Artículo 43 (Ley IVA), los contribuyentes ordinarios que realicen exportaciones de bienes o servicios de producción nacional, tendrán derecho a recuperar los créditos fiscales soportados por la adquisición y recepción de bienes y servicios con ocasión de su actividad de exportación, así: 1. El contribuyente realiza sólo ventas de exportación. En este caso, el contribuyente podrá rebajar la totalidad de los créditos fiscales no deducidos en el período, ocasionados por los bienes y servicios adquiridos y que luego fueron exportados. 2. El contribuyente realiza ventas de exportación y ventas internas. Si para el período, además de las ventas de exportación, el contribuyente realiza ventas internas, tendrá derecho a recuperar la proporción de los créditos fiscales imputables a las exportaciones. Expliquémoslo desarrollando un ejemplo: Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. realizó las siguientes operaciones en el mes de Abril: Compras internas Importaciones Ventas internas Exportaciones Excedente de crédito deducible del período anterior

Bs. 20.000,oo Bs. 25.000,oo Bs. 34.650,oo Bs. 28.350,oo Bs. 250,oo

Se pide: Determinar el monto de crédito fiscal deducible en el período, conociendo que la alícuota general para ese momento es 10%. Para ello se darán los siguientes pasos: 1. Primero, determinemos el monto del crédito y del débito fiscal del período:

CONCEPTOS

MONTO

ALÍCUOTA

CRÉDITO FISCAL

DÉBITO FISCAL

COMPRAS Compras internas Importaciones Total

20.000,oo 25.000,oo

10% 10%

45.000,oo

2.000,oo 2.500,oo 4.500,oo

VENTAS Ventas internas Exportaciones Total

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34.650,oo 28.350,oo 63.000,oo

10% 0%

3.465,oo 3.465,oo

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Contabilidad Financiera 2. A continuación, se determina el total del crédito fiscal total, sumando el crédito fiscal del mes, más el excedente de crédito fiscal deducible del mes anterior. Crédito fiscal total deducible: 4.500,oo + 250,oo = 4.750,oo 3. De seguida, se determina el crédito fiscal no deducido, restándole al crédito fiscal total deducible, el débito fiscal del período. Crédito fiscal no deducido: 4.750,oo - 3.465,oo = 1.285,oo 4. Se determina el porcentaje de exportación: Si las ventas totales de Bs. 63.000,oo representan el 100% Las exportaciones de Bs. 28.350,oo representarán X % De donde: X = 28.350,oo x 100 / 63.000,oo = 45% 5. A continuación, se determina el crédito fiscal recuperable, multiplicando el crédito fiscal total deducible por el porcentaje de exportación: Crédito fiscal recuperable: 4.750,oo x 45/100 = 2.137,50 6. Se determina el monto del crédito fiscal máximo recuperable, aplicándole la alícuota impositiva al monto de las exportaciones. Crédito fiscal máximo recuperable: 10% de 28.350,oo = 2.835,oo 7. El crédito fiscal a recuperar, será el menor de los dos que resulte entre el crédito fiscal no deducido y el crédito fiscal a recuperar. Crédito fiscal no deducido: Crédito fiscal recuperable:

Bs. 1.285,oo Bs. 2.137,oo

Como es obvio, el crédito fiscal no deducido es menor que el crédito fiscal recuperable. Por lo tanto, Bs. 1.285,oo será el crédito fiscal a recuperar en el período, teniendo en cuenta además que, esta cifra, no rebasa el crédito fiscal máximo a recuperar que, como se puede observar, es de Bs. 2.835,oo

RETENCIONES DEL IVA. En las páginas anteriores hemos comentado el Artículo 11 de la Ley. Como recordará, su contenido se refiere a que la Administración Tributaria podrá designar como responsables del pago del impuesto, en calidad de agente de retención, a quienes por sus funciones públicas o en razón de sus actividades privadas, intervengan en operaciones gravadas por el IVA. Existen 2 Providencias Administrativas que desarrollan estos temas: Providencia Administrativa No. SNAT/2005/0056 Agentes de Retención a Personas Jurídicas Especiales y la Providencia Administrativa No. SNAT/2005/0056-A Agentes de Retención a Entes Públicos.

434

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) Por otra parte, el Artículo 1 de la Providencia Administrativa No. SNAT/2005/0056 del 27-01-2005, señala que los agentes especiales fungirán como agentes de retención del impuesto al valor agregado generado, cuando compren bienes o reciban servicios de los proveedores que sean contribuyentes ordinarios de este impuesto.

IMPUESTO A RETENER. De acuerdo con los Artículos 4 y 5 de la Providencia Administrativa No. SNAT/2005/0056, el monto a retener será el que resulte de multiplicar el precio facturado de los bienes y servicios gravados por el 75% de la alícuota impositiva vigente. Es decir, el 75% del IVA causado. Sin embargo, el monto a retener será el 100% del impuesto causado cuando: a) El monto del impuesto no esté discriminado en la factura o documento equivalente. b) Cuando la factura no cumpla los requisitos y formalidades establecidos en las normas tributarias. c) Cuando el proveedor no esté inscrito en el Registro de Información Fiscal. En todo caso, para determinar el porcentaje de retención aplicable, el agente de retención deberá consultar en la Página Web www.seniat.gov.ve, para confirmar que el proveedor se encuentra inscrito en el Registro de Información Fiscal y que, tal número, se corresponda con el nombre o razón social del proveedor indicado en la factura o documento equivalente.

DEDUCCIÓN DEL IMPUESTO RETENIDO DE LA CUOTA TRIBUTARIA. Los proveedores deducirán el impuesto retenido de la cuota tributaria determinada para el período en que se practicó la retención, siempre que tenga el comprobante de retención emitido por el respectivo agente. De no tenerlo, la deducción podrá hacerla en los meses sucesivos, hasta su descuento total. Si transcurridos tres períodos impositivos aún subsiste algún excedente por descontar, el contribuyente puede optar por solicitar la devolución de dicho monto al SENIAT. Ejemplo: La empresa TÍPICA C.A. ha sido designada contribuyente especial y, durante el mes de Mayo, realizó compras a la empresa ÁVILA C.A. por Bs. 30.000,oo, mediante la aceptación de una factura a 30 días. Se pide: Registrar la transacción en el libro diario de ambas empresas, conociendo que la alícuota del IVA para la fecha era de 10%, y que la factura cumple con todos los requisitos legales. Primero, hagamos los cálculos: Base imponible: 30.000,oo IVA causado: 10% de 30.000,oo = 3.000,oo Monto a retener: 75% de 3.000,oo = 2.250,oo Centro de Contadores

435

Contabilidad Financiera Hecho esto, los asientos a realizar serán: En los libros de TÍPICA C.A. FECHA

DESCRIPCIÓN --- X --COMPRAS CRÉDITO FISCAL - IVA RETENCIÓN IVA POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

DEBE

HABER

30.000,oo 3.000,oo 2.250,oo 30.750,oo

En los libros de ÁVILA C.A. FECHA

DESCRIPCIÓN --- X --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES IVA RETENIDO POR COBRAR DÉBITO FISCAL - IVA VENTAS

DEBE

HABER

30.750,oo 2.250,oo 3.000,oo 30.000,oo

OPORTUNIDAD PARA REALIZAR LA RETENCIÓN. La retención del IVA que proceda, debe ser hecha en el momento del pago o del abono en cuenta.

PLAZOS PARA ENTERAR LAS RETENCIONES. El enteramiento de las retenciones realizadas, debe realizarse como sigue: a) Las retenciones practicadas entre el día 1º y 15 de cada mes, ambos inclusive, deben enterarse dentro de los primeros cinco días hábiles a partir del día 15. b) Las retenciones que sean hechas entre los días 16 y último de cada mes, ambos inclusive, deberán esterarse dentro de los primeros cinco días hábiles del mes inmediato siguiente.

EMISIÓN DEL COMPROBANTE DE RETENCIÓN. Los agentes de retención están obligados a entregar a los proveedores un comprobante por cada retención de impuesto que se realice, dentro del período de imposición en que se practica la retención.

ASPECTOS CONTABLES. Hasta aquí, hemos intentado, en forma muy resumida, exponer los elementos básicos generales que permitirán a nuestros estudiantes desenvolverse en forma razonable cuando, en los módulos siguientes, tenga que calcular el IVA que esté involucrado en cada transacción. A continuación, comentaremos algunas transacciones y la forma de registrarlas en contabilidad.

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) Ejemplo: Las transacciones que siguen fueron realizadas por la empresa TÍPICA C.A. durante el mes de Octubre, conociendo que la alícuota del IVA es de 10%. Se pide: 1. Registrar las operaciones en el diario general. 2. Determinar la cuota imponible del período impositivo. 3. Registrar en el diario general el pago de la cuota que proceda. Operación 1: Se compró mercancía por Bs. 35.000,oo a crédito. Se aceptaron facturas. FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

--- 1 --COMPRAS CRÉDITO FISCAL - IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

35.000,oo 3.500,oo 38.500,oo

Operación 2: Se canceló publicidad del mes por Bs. 5.450,oo con cheque. Cálculos:

Costo del servicio Más IVA: 10% de 5.450,oo Total factura Menos Retención ISLR: 5% de 5.450,oo

5.450,oo 545,oo 5.995,oo 272,50

Neto a pagar

5.722,50

FECHA

DESCRIPCIÓN --- 2 --GASTOS DE PUBLICIDAD CRÉDITO FISCAL - IVA RETENCIÓN ISLR POR PAGAR BANCOS

DEBE

HABER

5.450,oo 545,oo 272,50 5.722,50

Operación 3: Se vendió mercancía así: De contado: Bs. 20.800,oo A crédito: Bs. 42.960,oo con descuento de 5% si paga antes de 10 días.

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437

Contabilidad Financiera FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 3 --BANCOS CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES DÉBITO FISCAL - IVA VENTAS

HABER

22.880,oo 47.256,oo 6.376,oo 63.760,oo

Operación 4: Se vendió mercancía de contado por Bs.14.300,oo al contribuyente especial COMPUTAL C. A., cuyo monto incluye el IVA, calculado en base a una alícuota de 10%. Cálculos: Monto de la factura con IVA Monto de la factura sin IVA: 14.300,oo / 1.10 Total IVA

13.000,oo x 0.10

Resumen: Valor de la mercancía Más IVA Menos IVA retenido:

75% de 1.300,oo

Neto cobrado

FECHA

14.300,oo 13.000,oo 1.300,oo 13.000,oo 1.300,oo (975,oo) (975,oo) 13.325,oo

DESCRIPCIÓN --- 4 --BANCOS IVA RETENIDO POR COBRAR DÉBITO FISCAL - IVA VENTAS

DEBE

HABER

13.325,oo 975,oo 1.300,oo 13.000,oo

Operación 5: Se compró a MOTOCAR C.A. un camión así: Cuota inicial A crédito con giros aceptados (incluye intereses por 800,oo)

Bs. 10.000,oo Bs. 50.800,oo

Total Más IVA: 10% de 60.800,oo

Bs. 60.800,oo Bs. 6.080,oo

Total

438

Bs. 66.880,oo

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

---5--EQUIPO DE TRANSPORTE INTERESES PREPAGADOS CRÉDITO FISCAL - IVA BANCOS EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

HABER

60.000,oo 800,oo 6.080,oo 10.000,oo 56.880,oo

Operación 6: El cliente COMPUTAL C.A. devolvió mercancía por Bs. 2.400,oo. Se emitió la correspondiente nota de crédito. FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 6 --DEVOLUCIONES EN VENTA DÉBITO FISCAL - IVA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

HABER

2.400,oo 240,oo 2.640,oo

Operación 7: Se vendió mercancía de contado por Bs. 70.000,oo. FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

--- 7 --BANCOS DÉBITO FISCAL - IVA VENTAS

77.000,oo 7.000,oo 70.000,oo

Si se pasa los asientos realizados al Mayor, las cuentas relacionadas con el IVA, quedarían como sigue:

CRÉDITO FISCAL - IVA DEBE

(1) (2) (5)

3.500,oo 545,oo 6.080,oo

Saldo 10.125,oo

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DÉBITO FISCAL - IVA

HABER

DEBE

HABER

6.376,oo 1.300,oo (6)

(3) (4)

240,oo 7.000,oo (7) 14.436,oo Saldo

439

Contabilidad Financiera IVA RETENIDO POR COBRAR DEBE

(4)

975,oo

Saldo

975,oo

HABER

CIERRE DE MES. Al finalizar cada mes, debe llevarse a cabo el resumen y cierre de las cuentas involucradas con el IVA, con el objetivo de determinar si la empresa le debe al fisco, o si, por el contrario, es el fisco el que le debe a la empresa. En el caso que venimos desarrollado, tal resumen sería como sigue: Débito fiscal

14.436,oo

Menos: IVA retenido

(975,oo)

Débito fiscal neto

13.461,oo

Menos: Crédito fiscal

(10.125,oo)

Neto a enterar o cuota fiscal del período

3.336,oo

Como se puede observar, en este caso, el débito fiscal neto, Bs. 13.461,oo (IVA cobrado por la empresa), es mayor que el crédito fiscal, Bs. 10.125,oo (IVA pagado por la empresa). Por lo tanto, la diferencia, Bs. 3.336,oo, representa un pasivo que la empresa tiene con el fisco, lo cual originará el siguiente asiento: FECHA

DESCRIPCION ---8--DÉBITO FISCAL IVA CRÉDITO FISCAL IVA IVA RETENIDO POR COBRAR IVA POR PAGAR

DEBE

HABER

14.436,oo 10.125,oo 975,oo 3.336,oo

DECLARACIÓN Y PAGO DEL IVA. Dentro de los primeros 15 días del mes siguiente, debe ser hecha la declaración y pago del IVA que proceda. Al respecto, el Artículo 47 de la Ley IVA, señala que los contribuyentes, y en su caso, los responsables según la Ley, están obligados a declarar y pagar el impuesto correspondiente en el lugar, la fecha, la forma y condiciones que establezca el Reglamento. La Providencia

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Impuesto al Valor Agregado (IVA) Administrativa No. SNAT/2005/0082 Presentación Electrónica de la Declaración del IVA de Sujetos Pasivos Especiales y la Providencia Administrativa No. SNAT/2009/0104 Presentación de la Declaración de IVA de Sujetos Pasivos Ordinarios, señalan cómo deben ser hechas las declaraciones, a través del portal fiscal www.seniat.gov.ve del SENIAT. Si nos seguimos basando en el caso que hemos desarrollando, una vez hecha la declaración y habiendo cancelado el monto correspondiente, se hará el siguiente asiento. FECHA

DESCRIPCION

DEBE

HABER

---8--IVA POR PAGAR BANCOS

3.336,oo 3.336,oo

IVA POR COMPENSAR. Con frecuencia se presenta el caso en que, al finalizar el mes, el IVA pagado por la empresa fue superior al IVA cobrado. En tal caso, sólo se hace la declaración, mas no hay que hacer ningún pago. Se dice que resultó un IVA por compensar, que será liquidado con los movimientos que se produzcan en el siguiente mes.

LIBRO DE COMPRAS. Dentro de los deberes formales de los contribuyentes, se encuentra el de llevar el Libro de Compras. En tal sentido, el Artículo 75 del Reglamento de la Ley del IVA, menciona que los contribuyentes ordinarios del impuesto deberán registrar cronológicamente y sin retrasos en el Libro de Compras. Los siguientes datos: a)

La fecha y el número de la factura, nota de débito o de crédito por la compra nacional o extranjera de bienes y recepción de servicios, y de la declaración de Aduanas, presentada con motivo de la importación de bienes o la recepción de servicios provenientes del exterior. Asimismo, deberán registrarse iguales datos de los comprobantes y documentos equivalentes correspondientes a la adquisición de bienes y servicios.

b)

El nombre y apellido del vendedor o de quien prestó el servicio, en los casos en que sea persona natural. La denominación o razón social del vendedor o prestador del servicio, en los casos de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y demás entidades económicas o jurídicas, públicas o privadas.

c)

Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal o Registro de Contribuyentes del vendedor o de quien preste el servicio, cuando corresponda.

d)

El valor total de las importaciones definitivas de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas o exoneradas, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas.

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Contabilidad Financiera En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de la alícuotas. e)

El valor total de las compras nacionales de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto o sin derecho a crédito fiscal, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas.

En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.

LIBRO DE VENTAS. De la misma forma, el Artículo 76 del Reglamento de la Ley del IVA, señala que los contribuyentes deberán registrar cronológicamente y sin atrasos en el Libro de Ventas, las operaciones realizadas con otros contribuyentes o no contribuyentes, dejando constancia de los siguientes datos: a)

La fecha y el número de la factura, comprobantes y otros documentos equivalentes, notas de débito o de crédito y de la guía o declaración de exportación.

b)

El nombre y apellido del comprador de los bienes o receptor del servicio, cuando se trate de una persona natural. La denominación o razón social si se trata de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y otros entes económicos o jurídicos, públicos o privados.

c)

Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal o Registro de Contribuyentes del comprador de los bienes o receptor del servicio.

d)

El valor total de las ventas, o prestaciones de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto, registrando además el monto del débito fiscal en los casos de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada alícuota.

e)

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El valor FOB del total de las operaciones de exportación.

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Inventarios

17

INVENTARIOS. El Párrafo 13.1 de la VEN-NIF PYME, señala que “los Inventarios son activos: a) Mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones; b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.” En otras palabras: Inventarios son el conjunto de bienes propiedad de una empresa, que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otros tipos de bienes y vendidos como tales en el curso normal de explotación. De esta definición se desprende que un determinado bien o servicio formará parte del rubro "inventarios", si se dan dos condiciones: 1) Que sea propiedad de la empresa. 2) Que esté destinado a la venta dentro del ciclo normal de operaciones, bien sea en el mismo estado en que fue comprado, o después de haber sufrido alguna transformación. Los inventarios deberán ser presentados en el Estado de Situación Financiera, dentro del grupo de Activo Corriente, siempre que el tiempo que deba transcurrir hasta que se produzca la venta no sea superior al ciclo normal de operaciones que, por lo general, es de doce meses. En aquellos casos en que el ciclo normal de operaciones de la empresa sea superior a un año, también será presentado en el Activo Corriente, si se espera que la venta se produzca dentro de ese lapso. Si se trata de inventarios que serán vendidos en un período superior al ciclo normal de operaciones, deberá ser presentado fuera del Activo Corriente, en el Activo No Corriente.

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Contabilidad Financiera TIPOS DE INVENTARIOS. Los inventarios pueden estar compuestos por los siguientes rubros: Mercancías compradas a terceros Productos terminados Productos en proceso Materia prima Suministros de fábrica Envases Material de empaque y embalajes Mercancías en tránsito 1) Mercancías compradas a terceros. Este rubro de inventario está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados a terceros y que serán destinados a la venta sin someterlos a ninguna modificación o transformación. Este tipo de inventario es propio de las empresas que se dedican a la simple compra-venta de mercancías (empresas comercializadoras). 2) Productos terminados. Son bienes que una empresa posee a una fecha determinada que provienen de la transformación de otros bienes primarios previamente adquiridos con ese fin. Inventarios de productos terminados se presentan, específicamente, en empresas fabriles o manufactureras donde se compran materiales de diferentes tipos y los transforman en un producto que se encuentra más cercano al consumo, o de ser utilizados por otras empresas para fabricar otros productos. Por ejemplo, en una fábrica donde se compra madera con la que se elaboran muebles, una vez éstos han sido terminados y se encuentran listos para la venta, formarán parte del Inventario de Productos Terminados. 3) Productos en proceso. Esta clase de inventario también es típico de empresas manufactureras. Está formado por aquellos productos que están siendo elaborados pero que, para una fecha concreta, aún no han sido terminados. Si seguimos con el ejemplo de la fábrica de muebles, el inventario de productos en proceso estaría compuesto por los muebles que aún no han sido totalmente terminados. 4) Materia prima. Este inventario está compuesto por la existencia de aquellos materiales que, en una fábrica, son utilizados en la elaboración de los productos finales que vende. En una fábrica de muebles, la madera que posea la empresa destinada a la elaboración de muebles, formará parte del inventario de materia prima.

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Inventarios 5) Suministros de fábrica. Este grupo de inventario está formado por repuestos y otros materiales similares que, aunque no van a formar parte del producto que se elabora, se hace indispensable su utilización para lograrlo. 6) Envases. Son los recipientes que generalmente son vendidos conjuntamente con el producto que contienen. Po ejemplo, las botellas en las que se envasa el aceite o la lata en la que se vende un refresco. En los casos de empresas que venden sus productos en envases retornables, como por ejemplo las bombonas de gas, que siguen siendo de su propiedad, tales envases no forman parte del inventario, sino del grupo de activos Propiedades, Planta y Equipo. De ello conversaremos al abordar esos temas. 7) Empaque y embalajes. Se refiere a los materiales que se utilizan como envoltorio del producto elaborado, cuando el costo de tales empaques forma parte del precio de venta de tal producto. Son, por ejemplo, las cajas de cartón donde se embala los televisores que se venden. 8) Mercancías en tránsito. Este rubro está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados para la venta pero que, para la fecha del inventario, todavía no han llegado a los almacenes de la empresa. Para que estos bienes puedan ser incluidos en el inventario, es indispensable que el título de propiedad haya sido traspasado a la empresa. Este hecho se presenta, especialmente, en los casos en que la compra de la mercancía se ha hecho en el exterior y que, por ello, el tiempo que transcurre desde que se hace la compra, hasta que tal mercancía llega al almacén es relativamente largo, por lo que, para la fecha en que se está haciendo el inventario, se encuentra en tránsito. En cumplimiento del Principio de Realización Contable, la decisión de si esta mercancía debe ser incluida o no en el inventario, dependerá de las condiciones establecidas en el contrato de compra-venta. Existe una serie de condiciones de compra-venta, por medio de las cuales se indica en qué momento el vendedor ha traspasado el título de propiedad a la empresa compradora. Tales condiciones están contempladas en los Términos Internacionales de Comercio (International Comercial Terms – INCOTERMS), que son normas acerca de las condiciones de entrega de las mercancías. Se usan para asignar los costos de las transacciones comerciales internacionales, asignando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la práctica actual en el transporte internacional de mercancías. Entre otras, las condiciones pueden ser: a) Libre a bordo puerto de embarque. Free on board (FOB) También conocida como FOB puerto de embarque, significa que el vendedor le ha traspasado al comprador el título de propiedad de la mercancía, una vez ésta ha sido

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Contabilidad Financiera puesta a bordo del vehículo de transporte en el puerto o aeropuerto de embarque. El comprador corre con los costos de fletes, seguros, etc. En este caso, la mercancía es propiedad de la empresa compradora desde el momento en que ese hecho sucede y, por lo tanto, deberá ser incluida en el inventario como mercancías en tránsito. b) Libre a bordo puerto de destino. Free on Board (FOB). También conocida como FOB puerto de destino, quiere decir que el vendedor traspasará la propiedad de la mercancía, una vez ésta llegue al puerto o aeropuerto de destino y sea descargada del vehículo que la transportó. Por lo tanto, esta mercancía será incluida en el inventario si, para la fecha del mismo, ya había llegado a puerto. En todo caso, de no haber llegado al almacén de la empresa compradora, deberá ser mantenida dentro del rubro mercancías en tránsito. c) Costo, Seguro y Flete. Cost, Insurance and Freight (CIF). Bajo esta cláusula, el vendedor debe entregar la mercancía en el puerto o aeropuerto de destino, y deberá correr con todos los riesgos y gastos tales como fletes y seguros, hasta que la mercancía sea puesta en manos del comprador. d) Costo y flete. Cost and Freight (C&F) La mercancía se considera entregada cuando es puesta a bordo del buque en el puerto de embarque, y el vendedor debe pagar los costos y fletes, hasta ponerla en el puerto de destino. Sin embargo, el seguro corre por cuenta del comprador. e) Libre al costado del barco. Free Alongside Ship (FAS). Esta condición señala que el vendedor debe cubrir los costos de entrega hasta colocar la mercancía al lado del transporte de que se trate. A partir de ese momento, ha sido cedida la propiedad de la mercancía al comprador, y éste deberá correr con todos los costos a partir de ese momento. f) Contra reembolso. Cash On Delivery (COD). Quiere decir que el comprador deberá pagar la mercancía al ser recibida. Por supuesto, será ése el momento en que el vendedor estará traspasando al comprador el título de propiedad de tal mercancía. g) Franco Fábrica o almacén del vendedor. Ex Works (EXW). Bajo esta modalidad, la mercancía es entregada en los almacenes del vendedor. El comprador asume todos los costos y riesgos a partir de ese momento. h) Franco Transportista. Free Carrier (FCA). El costo y los riesgos de la transacción correrán por cuenta del comprador, desde el momento en que el vendedor entrega la mercancía al transportista designado por el comprador.

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Inventarios CONTROL INTERNO Generalmente, los inventarios representan el rubro de mayor volumen del Activo Corriente. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos controles, por ejemplo, sobre el efectivo, seguramente pensando en que, por su naturaleza, existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada, mientras que se descuidan los controles sobre los inventarios. Al respecto, se recomienda al alumno no caer en ese error y establecer sólidos controles que permitan tener algún grado de seguridad de que los inventarios están siendo manejados con idoneidad. Sugerimos a continuación, algunos de los elementos de control interno que deben ponerse en práctica, con la aclaración de que, cuando tenga que hacerlo en la práctica, deben ser adaptados a las realidades que estén dándose en ese lugar y momento. 1) Las mercancías deben estar protegidas contra pérdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados, con sistemas seguros, adonde sólo podrán acceder las personas autorizadas. El almacén debe estar en unas condiciones tales que evite el deterioro físico de la mercancía. 2) Cuando una mercancía ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o medida y el resultado obtenido, comparado con lo expresado en la documentación que la acompaña (factura o nota de entrega del vendedor en caso de mercancía comprada a terceros o el informe de producción si se trata de mercancía fabricada por la propia empresa). 3) En los casos de despachos, sólo se entregará mercancía, mediante la presentación de requisiciones u órdenes de despacho prenumeradas y debidamente autorizadas. 4) Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores de todas las mercancías. 5) Los registros de inventario continuo deben ser periódicamente cuadrados con la cuenta de control respectiva. 6) Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la mercancía enviada en consignación, en poder de terceros para procesar, en almacenadoras públicas, etc., así como para controlar aquellas recibidas en consignación o en calidad de préstamo, manteniéndolas segregadas de las que sí son propiedad de la empresa. 7) Las personas que llevan el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes a las encargadas de custodiar la existencia de mercancías. 8) El mayor auxiliar de almacén debe ser periódicamente revisado, con el objeto de encontrar mercancías obsoletas o de poco movimiento. 9) Periódicamente debe hacerse un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar de almacén y con las cuentas de control respectivas.

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Contabilidad Financiera SISTEMAS DE INVENTARIOS. La determinación del inventario en cualquier empresa requiere de dos fases: a) b)

Toma de inventario físico Valoración del inventario físico.

Existen dos sistemas de inventario que nos permitirán alcanzar esos objetivos. Son ellos: 1) Sistema de inventario periódico. 2) Sistema de inventario continuo o permanente.

SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO. Este sistema de inventario es generalmente utilizado por empresas pequeñas o medianas que, en Venezuela, son la mayoría. Cuando se utiliza este sistema, cuando se realiza una compra de mercancía se carga a la cuenta Compras y, cuando se vende, se abona a la cuenta Ventas, en vez de cargar y abonar, respectivamente, a la cuenta Inventarios. Por esta razón, el monto del inventario sólo puede conocerse después de haber procedido a realizar un conteo físico de las existencias a una fecha determinada y luego valorarlas. El conteo físico, generalmente, sólo se hace una vez al año al finalizar el ejercicio contable. Tal información se hace indispensable, para la determinación de la utilidad o pérdida que la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza en esa fecha. Este sistema, por lo tanto, no permite conocer cuánto se está ganando o perdiendo en forma bruta cada vez que la empresa realiza una venta. En caso de querer conocer resultados mensuales, debe utilizar cualquiera de los sistemas de estimación, de los cuales trataremos más adelante, en este mismo capítulo. Con el objeto de explicar mejor todo el proceso, basémonos en el desarrollo de un caso concreto. Ejemplo: La empresa TIPICA C.A., cierra su ejercicio contable el 31 de Diciembre de cada año y, la información que sigue corresponde al ejercicio finalizado el 31-12-2014. Todos los movimientos de efectivo se realizaron a través de los bancos y, para efectos del IVA, la alícuota imaginariamente aplicada es de 10%. 1) El inventario de mercancías al 01-01-2014 alcanzó a Bs. 20.000,oo. 2) Se realizaron ventas así: a) De contado: Bs. 80.000,oo sobre lo cual se concedió descuento del 10% y se depositó el neto en el banco (no incluye IVA). b) A crédito: b.1) Mediante aceptación de facturas: Bs. 70.000,oo, más IVA. b.2) Mediante aceptación de letras de cambio Bs. 90.000,oo, más IVA.

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Inventarios 3) Los clientes hicieron las siguientes devoluciones de las ventas realizadas en el punto 2: a) Sobre ventas de contado: Bs. 5.000,oo, más IVA. Se devolvió el dinero al cliente con un cheque. b) Sobre ventas a crédito de las que habían sido aceptadas facturas: Bs. 3.000,oo, más IVA. Se entregó al cliente la correspondiente nota de crédito. 4) Se compró mercancía para la venta así: a) De contado: Bs. 10.000,oo (no incluye IVA). Se obtuvo un descuento del 15%. Se pagó con cheque. b) A crédito: b.1) Se aceptaron facturas: Bs. 20.000,oo más IVA. b.2) Se aceptaron letras de cambio: Bs. 30.000,oo más IVA. 5) Se pagó Bs. 4.000,oo (más IVA), con un cheque por concepto de transporte de la mercancía comprada. 6) El seguro pagado sobre la mercancía comprada ascendió a Bs. 1.000,oo. Se canceló con un cheque. 7) Se devolvió al proveedor mercancía de aquella comprada a crédito con facturas por Bs. 2.000,oo. Se recibió la correspondiente nota de crédito (no incluye IVA). 8) Fueron cobradas facturas por Bs. 44.000,oo concediéndose descuentos por pronto pago por Bs. 2.000,oo (más IVA). El neto se depositó en el banco. 9) También fueron cobradas letras de cambio por Bs. 66.000,oo. Se depositó en el banco. 10) Se cancelaron con cheque facturas por Bs. 16.500,oo y se obtuvo un descuento por pronto pago por Bs. 1.500,oo (más IVA). 11) Se pagó con cheque letras de cambio por Bs. 22.000,oo. 12) Fueron cancelados con cheque diversos gastos de ventas por Bs. 30.500,oo de los cuales, Bs. 24.700,oo están sujetos al IVA. 13) Los gastos de administración ascendieron a Bs. 25.500,oo, de los que Bs. 20.100,oo están gravados con IVA. Fueron pagados con cheque. 14) Se cobraron Bs. 12.000,oo más IVA, por concepto de alquiler de un local que fue dado en arrendamiento. Fueron depositados en el banco. 15) Se pagó con cheque Bs. 6.000,oo por concepto de intereses sobre un préstamo obtenido del banco. 16) Se hizo una rebaja de Bs. 1.000,oo más IVA a un cliente a quien se le había vendido mercancía a crédito por encontrarse con defectos. Se le entregó la correspondiente nota de crédito. 17) El 31-12-2014 se tomó inventario físico y, después de valuado, resultó así: Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera a) Valuado al costo: 13.500,oo. b) Valuado al costo de reposición: Bs. 12.000,oo. 18) El impuesto sobre la renta del ejercicio ascendió a Bs. 14.600,oo. Se requiere: 1) Registrar en el diario general las transacciones indicadas y pasar al mayor. 2) Realizar los correspondientes pases al libro mayor. Comencemos con la solución del caso en cuestión: Punto 1:

Al comenzar el ejercicio contable, la empresa tiene un inventario de mercancías por Bs. 20.000,oo.

Esto quiere decir que, ese mismo monto, representa el inventario que la empresa tenía al finalizar el ejercicio contable anterior, el cual ya está registrado en los libros. Por tal razón, sólo nos limitaremos a abrir la cuenta en el mayor (Ver ilustración 17.1) con el nombre de Inventario Inicial, anotándole en el debe Bs. 20.000,oo. Punto 2.a: Se vendió mercancía de contado por Bs. 80.000,oo. Se concedió descuento del 10%. Razonemos el asiento: Valor bruto de la venta: Menos descuento: 10% de 80.000,oo

80.000,oo 8.000,oo

Valor neto de la venta Más IVA: 10% de 72.000,oo

72.000,oo 7.200,oo

Neto recibido:

79.200,oo

El asiento sería:

FECHA

DESCRIPCIÓN

2014

DEBE

HABER

--- X --BANCOS VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA

79.200,oo 72.000,oo 7.200,oo

Punto 2.b: Este punto se refiere también a la venta de mercancía, sólo que, en este caso, la operación se hizo a crédito, así:

450

Centro de Contadores

Inventarios VALOR DE LA MERCANCÍA

IVA

TOTAL

70.000,oo 90.000,oo 160.000,oo

7.000,oo 9.000,oo 16.000,oo

77.000,oo 99.000,oo 176.000,oo

Aceptación de facturas Aceptación de letras de cambio Total Asiento: FECHA 2014

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- X --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA

HABER

77.000,oo 99.000,oo 160.000,oo 16.000,oo

Punto 3.a: Se trata de la devolución de mercancía vendida de contado por Bs. 5.000,oo. Asiento: FECHA 2014

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- X --DEVOLUCIONES EN VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA BANCOS

HABER

5.000,oo 500,oo 5.500,oo

Punto 3.b: Se refiere a la devolución de una venta hecha a crédito por Bs. 3.000,oo. Asiento: FECHA 2014

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- X --DEVOLUCIONES EN VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

HABER

3.000,oo 300,oo 3.300,oo

Punto 4: Se trata de la compra de mercancía como se especifica a continuación: VALOR DE LA MERCANCÍA De contado: Monto bruto Menos descuento: 15% de 10.000,oo Neto A crédito: Con aceptación de facturas Aceptando letras de cambio TOTAL

Centro de Contadores

IVA 10%

TOTAL FACTURADO

10.000,oo 1.500,oo 8.500,oo

850,oo

9.350,oo

20.000,oo 30.000,oo

2.000,oo 3.000,oo

22.000,oo 33.000,oo

58.500,oo

5.850,oo

64.350,oo

451

Contabilidad Financiera Asiento: FECHA 2014

DESCRIPCIÓN --- X --COMPRAS CRÉDITO FISCAL - IVA BANCOS CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES

DEBE

HABER

58.500,oo 5.850,oo 9.350,oo 22.000,oo 33.000,oo

Punto 5: Se pagó Bs. 4.000,oo por concepto de pago de transporte de mercancía comprada. Asiento: FECHA

DESCRIPCIÓN

2014

DEBE

HABER

--- X --GASTOS DE COMPRAS CRÉDITO FISCAL - IVA BANCOS

4.000,oo 400,oo 4.400,oo

Punto 6: Pago de Bs. 1.000,oo por seguro de la mercancía comprada. Como ya debe ser de su conocimiento, las operaciones relacionadas con seguro y reaseguro realizadas en Venezuela no están sujetas al IVA, de acuerdo con el Numeral 4 del Artículo 16 de la Ley del IVA. Asiento: FECHA

DESCRIPCIÓN

2014

DEBE

HABER

--- X --GASTOS DE COMPRAS BANCOS

1.000,oo 1.000,oo

Punto 7: Devolución de mercancía de la que había sido comprada por Bs. 2.000,oo. Asiento: FECHA 2014

452

DESCRIPCIÓN --- X --CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES DEVOLUCIONES EN COMPRAS CRÉDITO FISCAL - IVA

DEBE

HABER

2.200,oo 2.000,oo 200,oo

Centro de Contadores

Inventarios

Hasta aquí se ha comentado cada transacción y razonado cada asiento. El resto de las operaciones deberán ser analizadas por el alumno. En lo adelante, sólo se mostrará el asiento que corresponda: Punto 8: FECHA 2007

DESCRIPCIÓN --- X --BANCOS DESCUENTOS POR PRONTO PAGO EN VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

41.800,oo 2.000,oo 200,oo 44.000,oo

Punto 9: FECHA 2014

DESCRIPCIÓN --- X --BANCOS EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES

DEBE

HABER

66.000,oo 66.000,oo

Punto 10: FECHA 2014

DESCRIPCIÓN --- X --CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES BANCOS DESCUENTO POR PRONTO PAGO EN COMPRAS CRÉDITO FISCAL - IVA

DEBE

HABER

16.500,oo 14.850,oo 1.500,oo 150,oo

Punto 11: FECHA 2014

DESCRIPCIÓN --- X --EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES BANCOS

DEBE

HABER

22.000,oo 22.000,.oo

Punto 12: FECHA

DESCRIPCIÓN

2014

DEBE

HABER

--- X --GASTOS DE VENTAS CRÉDITO FISCAL - IVA BANCOS

Centro de Contadores

30.500,oo 2.470,oo 32.970,oo

453

Contabilidad Financiera Punto 13: FECHA 2007

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- X --GASTOS DE ADMINISTRACIÓN CRÉDITO FISCAL - IVA BANCOS

HABER

25.500,oo 2.010,oo 27.510,oo

Punto 14: FECHA 2014

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- X --BANCOS ALQUILERES GANADOS DÉBITO FISCAL - IVA

HABER

13.200,oo 12.000,oo 1.200,oo

Punto 15: FECHA

DESCRIPCIÓN

2014

DEBE

HABER

--- X --GASTOS DE INTERESES BANCOS

6.000,oo 6.000,oo

Punto 16: FECHA

DESCRIPCIÓN

2014

DEBE

HABER

--- X --REBAJAS EN VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

1.000,oo 100,oo 1.100,oo

Una vez registradas las transacciones, procedamos a pasar los asientos del diario al mayor. Sin embargo, por razones prácticas, nos limitaremos a pasar sólo el movimiento que hayan tenido las cuentas nominales. Después de hacerlo, tales cuentas quedarían como se muestra a continuación (Ilustración 21.1):

INVENTARIO INICIAL DEBE (1) 20.000,oo 20.000,oo

454

HABER

DEVOLUCIONES EN VENTAS

VENTAS DEBE

HABER 72.000,oo (2a) 160.000,oo (2b) 232.000,oo

DEBE (3a) (3b)

HABER

5.000,oo 3.000,oo 8.000,oo

Centro de Contadores

Inventarios

COMPRAS DEBE HABER (4) 58.500,oo 58.500,oo DESCUENTO PRONTO PAGO VENTAS DEBE (8)

DEBE

2.000,oo 2.000,oo

DEBE

GASTOS DE VENTAS

HABER 1.500,oo 1.500,oo

DEBE (10) (12)

ALQUILERES GANADOS

HABER

DEBE

(13) 25.500,oo 25.500,oo

HABER

30.500,oo 30.500,oo

GASTOS DE INTERESES

HABER 12.000,oo 12.000,oo

(7)

2.000,oo

DESCUENTO PRONTO PAGO COMPRAS

HABER

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

DEVOLUCIONES EN COMPRAS DEBE HABER 2.000,oo

GASTOS DE COMPRAS DEBE HABER (5) 4.000,oo (6) 1.000,oo 5.000,oo

DEBE (14) (15)

HABER

6.000,oo 6.000,oo

REBAJAS EN VENTAS DEBE (16)

HABER

1.000,oo 1.000,oo

Ilustración 21.1. Mayor General Como ya hemos comentado, con las cuentas nominales será elaborado el estado financiero conocido como Estado de Resultado. Sin embargo, como en el caso antes desarrollado, cuando se utiliza el Sistema de Inventario Periódico, antes de elaborar el mencionado Estado de Resultado, es indispensable hacer un conteo físico de la mercancía que no fue vendida y que, por supuesto, debería permanecer en los almacenes de la empresa. De los procedimientos que deben ser aplicados para realizar un inventario de mercancías, nos ocuparemos más adelante, en este mismo capítulo. Lo relacionado con la elaboración del Estado de Resultado será desarrollado en el Capítulo 30 del Tomo 2.

SISTEMA DE INVENTARIO CONTINUO O PERMANENTE. En contraposición con el sistema de inventario periódico, el sistema de inventario continuo permite determinar, en cualquier momento, la cantidad física de cada tipo de artículo que la empresa posee de inventario, así como su costo. Se trata de un sistema muy fácil de llevar, mediante el cual se le da entrada o se carga a inventarios cada vez que se compra mercancía, y se le da salida o se abona a esa misma cuenta, por cada venta que la empresa haga. Centro de Contadores

455

Contabilidad Financiera Este movimiento se lleva tanto en unidades como en bolívares, procediendo a determinar el saldo cada vez que se realiza una transacción, manteniéndolo actualizado continuamente. Sin embargo, las ventajas que se terminan de mencionar, no excluyen la necesidad de hacer un inventario físico, por lo menos dos veces al año como medida de control interno. Ello permitirá comparar el resultado obtenido en el inventario físico con los saldos que arrojan los libros y, si se encuentran diferencias, proceder a aclararlas. Por la importancia que tiene este sistema de inventario continuo, es por lo que se le dedicará un espacio especial en el Capítulo 18. Lo que resta del presente capítulo, será destinado a explicar el funcionamiento del sistema de inventario periódico.

TOMA DE INVENTARIO FÍSICO. Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir físicamente, la cantidad de unidades de cada producto o mercancía propiedad de la empresa que directa o indirectamente serán destinados a la venta. La exactitud que se obtenga de ese conteo físico es de tal importancia, como que de ello depende, en gran medida, la razonabilidad de la utilidad o pérdida que se obtenga según los libros, así como el monto que aparecerá como activo en el Estado de Situación Financiera que será elaborado para la fecha en que se tomó el inventario.

PROCEDIMIENTO PARA HACER EL INVENTARIO FÍSICO. Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzarse por impartir, por escrito, las instrucciones que normarán el levantamiento del inventario, las cuales serán claras y deben contener entre otros, puntos los siguientes: 1) Un breve comentario del objetivo que se persigue y la importancia que tiene este acto. 2) Indicación de la fecha, hora y lugares en que se tomará el inventario. 3) Mención de qué existencias deben ser incluidas. 4) Descripción de los formularios que serán utilizados tales como tarjetas, listados, etc., y una clara explicación de cómo utilizarlos. 5) Tipo de control que se ejercerá sobre las tarjetas de inventario. 6) Necesidad de paralizar las actividades de recepción, despacho y producción. Tomar inventario cuando en forma simultánea se siguen produciendo movimientos de mercancía, provocan errores tales como dejar de contar en unos casos o duplicar el conteo en otros. 7) Las mercancías que deban ser inventariadas, deberán ser colocadas en grupos y en forma ordenada de manera de facilitar el conteo.

456

Centro de Contadores

Inventarios Aquellas mercancías deterioradas u obsoletas deben ser segregadas e inventariadas como tales, para poder darles el tratamiento adecuado al valorarlas. 8) Designar las personas que tomarán inventario. Debe procurarse que el personal seleccionado sea aquel que más familiarizado esté con el tipo de mercancía que se va a contar. Si es posible, deben ser las mismas personas que en su trabajo, tienen contacto diario con esa mercancía. 9) De ser requerido, una copia del resultado del inventario hecho, debe ser entregado a los auditores externos. El siguiente es un procedimiento bastante seguro para la toma del inventario físico: 1) Una vez que la mercancía ha sido ordenada, se colocará en cada lote, una tarjeta de inventario similar a la mostrada en la ilustración 17.2, en cuya primera sección se anotará el nombre de la mercancía, su código en caso de existir y la unidad de medida que se utilizará en el conteo: kilo, metro, litro, docena, etc. Tales tarjetas prenumeradas serán diseñadas en tres secciones separadas por perforaciones de manera que puedan ser desprendidas en su momento. 2) Se formarán equipos de dos personas para que, mientras uno cuenta, el otro haga las anotaciones. El conteo será hecho dos veces por equipos diferentes. En el primer conteo, será desprendida la tercera sección de la tarjeta y se anotará en ella la cantidad contada y la unidad de medida utilizada: kilos, metros, docenas, etc.

TARJETA Nº 105-1

TARJETA Nº 105-2

TARJETA Nº 105-3

Mercancía:.......................

Mercancía:.......................

Mercancía:.......................

.........................................

.........................................

.........................................

Código:............................ .

Código:............................ .

Código:............................ .

Unidad de medida:.........

Unidad de medida:.........

Unidad de medida:.........

.........................................

.........................................

.........................................

Cantidad:......................... .

Cantidad:......................... .

Cantidad:......................... .

Ilustración 17.2 Tarjeta de toma de inventario físico

Centro de Contadores

457

Contabilidad Financiera 3) La segunda sección de la tarjeta será desprendida, cuando el segundo equipo haga nuevamente el conteo, anotando igualmente el resultado del mismo en dicha tarjeta. 4) La tercera sección de la tarjeta de inventario, deberá permanecer junto con la mercancía. Luego de finalizado el conteo físico, deberán darse los siguientes pasos: a) Un supervisor deberá pasearse por todos los lotes de mercancía y asegurarse de que, allí, sólo permanece la primera sección de la tarjeta de inventario, determinando así que toda la mercancía ha sido contada dos veces. b) Mientras tanto, en la oficina se ha procedido a organizar las dos secciones de la tarjeta en orden numérico ascendente, procediendo a "cazar" y comparar el contenido de la segunda sección con el de la tercera. Por supuesto, la información allí escrita por cada uno de los equipos de conteo debe coincidir. c) En caso de existir alguna diferencia entre lo contado por los equipos, se procederá a realizar un tercer conteo, hasta estar seguros de cuál es la cantidad correcta. Este trabajo debe ser hecho por personas diferentes a las que contaron anteriormente. d) Después de tener la seguridad de que toda la mercancía ha sido correctamente inventariada, se procede a relacionar en listados, la información contenida en las tarjetas de inventario, en cuanto a: nombre, unidad de medida y cantidad, habilitando además una columna adicional para costo unitario y otra para costo total, las cuales se requerirán para, posteriormente, darle el valor en bolívares al inventario físico tomado. Este trabajo es fácil de realizar en una computadora, utilizando una hoja de cálculo. e) En los casos en que se utiliza el sistema de inventario continuo, las cantidades físicas contadas, deben ser comparadas con el saldo que arroja la tarjeta del mayor auxiliar del almacén o, en caso de llevar contabilidad computarizada, con los listados que generará el departamento de computación. En cualquiera de los casos, las diferencias detectadas entre el inventario físico y el señalado por la contabilidad, deberán ser analizadas y aclaradas. Los ajustes que deban hacerse, serán previamente autorizados por una persona que no realice funciones de custodia de la mercancía. f) Por último, se procederá a valorar los inventarios, ateniéndose a la norma de "costo o valor neto realizable (valor de mercado) el que sea más bajo" de lo cual conversaremos más adelante.

INVENTARIO FÍSICO DE MERCANCÍAS NO CUSTODIADAS DIRECTAMENTE POR LA EMPRESA. Con frecuencia se presenta el hecho de que, parte de la mercancía que compone el inventario, no se encuentra en poder de la empresa.

458

Centro de Contadores

Inventarios

LA EMPRESA C.A. Valencia - Edo. Carabobo

Valencia, 20 de diciembre de 2013

ALMACENADORA CARABOBEÑA C.A. Calle La Industria No. 22 Valencia - Edo. Carabobo. Señores: Por motivo de cierre de ejercicio, rogamos nos proporcionen información acerca de la mercancía de nuestra propiedad que se encuentre en su poder al 31/12/2013, en cuanto a: 1) Cantidad que tenemos en existencia, mencionando: a) b) c) d) e)

Número de lote o de serie. Fecha en que fue recibida por ustedes. Tipo de mercancía. Unidad de medida. Número de unidades.

2) Indicación de si las cantidades que ustedes están reportando, es el resultado de un conteo físico o si se trata de datos registrados en sus libros. 3) Lista de los certificados o recibos de depósito, indicando si existe alguna restricción de disponer de la mercancía que tales certificados amparan por haber sido dados en garantía, etc. 4) Informe sobre cualquier gravamen. 5) Acreencias sobre las cuales ustedes tengan derecho, por concepto de servicio de almacenaje o cualquier otro al 31/12/2013.

Atentamente,

Ilustración 17.3 Solicitud de confirmación de inventario

Centro de Contadores

459

Contabilidad Financiera

En este sentido, los casos más corrientes son: 1) Mercancías dadas en consignación. 2) Mercancías depositadas en almacenadoras públicas. 3) Mercancías compradas en poder de los proveedores. En cualquiera de los eventos, y en la medida que ello sea posible, debe ser tomado inventario físico en el lugar donde se encuentra la mercancía. Cuando la toma de inventario físico no sea viable, deberá obtenerse del custodio la confirmación, por escrito, de las existencias que se encuentran en su poder, solicitando además información acerca de posibles gravámenes o restricciones de uso que pudiesen existir sobre esas mercancías. Especialmente cuando se trata de mercancía que se encuentra en almacenadoras públicas, la solicitud de confirmación de inventarios podría ser similar a la que se encuentra en la ilustración 17.3

VALORACIÓN DEL INVENTARIO. A esta altura de sus estudios, el alumno ya habrá captado la importancia que tiene el registro de las transacciones, apegados a las Normas Internacionales de Información Financiera. Entre otras ventajas, ello nos permitirá poder determinar los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, a través del enfrentamiento de los costos y gastos con los ingresos que aquéllos produjeron mediante la elaboración del Estado de Resultado, además de, también, poder establecer la situación económica o financiera de la empresa mediante la elaboración del Estado de Situación Financiera, en el que se expresará qué activos posee y qué pasivos ha contraído. Así, mediante el enfrentamiento o comparación de estas dos secciones del Estado de Situación Financiera, se podrá calcular a cuánto asciende el patrimonio que corresponde a los dueños de tal empresa. Pues bien, uno de los elementos que más directamente afecta ambos objetivos es el inventario. De ahí la importancia que tiene el que se le dé un adecuado tratamiento, tanto a su determinación física como a su valoración. Para lograr una valoración razonable del inventario, es necesario apegarse y cumplir con los siguientes principios de contabilidad. 1) Período contable. Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el período en que ocurren. De esta forma se logra que los costos y gastos deban ser registrados dentro del mismo período en que fueron registrados los ingresos que aquéllos ocasionaron, independientemente de la fecha en que fueron pagados. Esta norma permitirá asegurarnos que las transacciones que afecten el inventario tales como

460

Centro de Contadores

Inventarios compras, gastos de compras, ventas, devoluciones en ventas, etc., sean registradas dentro del ejercicio económico adecuado, para poder enfrentar los costos y gastos de ese período con los ingresos que aquéllos generaron en ese mismo período. 2) Costo o valor histórico original. Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. El apego a esta norma nos permitirá disponer permanentemente de un parámetro para cuantificar la transacción: el costo o valor histórico original. 3) Realización de la transacción. Las transacciones se consideran realizadas: a) Cuando se haya hecho la operación con otros entes económicos. b) Cuando se han producido transformaciones internas que modifican la composición de recursos o de sus fuentes. c) Cuando han ocurrido hechos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios. Esta norma nos señala que una transacción será considerada realizada sólo cuando se haga con una empresa o entidad diferente. 4) Comparabilidad. La cuantificación contable debe ser obtenida mediante la aplicación de normas y reglas particulares que permanezcan en el tiempo. Ello nos permitirá analizar la evolución de la empresa mediante la comparación confiable de los estados financieros de varios períodos.

COSTO DEL INVENTARIO. “El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales.” Así lo expresa el Párrafo 10, de la NIC 2 y el Párrafo 13.5 de la VEN-NIF PYME. De acuerdo con las norma de contabilidad, la base para el registro de los elementos que componen los inventarios es el costo, entendiéndose por tal, la suma de lo que la empresa ha tenido que erogar para comprar o fabricar los bienes que forman tales inventarios en una fecha determinada. Basado en ello, el costo de los diferentes rubros que conforman el inventario, se determinará como sigue: 1) Mercancías compradas a terceros. El Párrafo 11 de la NIC 2 y el Párrafo 13.6 de la VEN-NIF PYME expresan cómo se conforma el costo de las mercancías compradas a terceros: Centro de Contadores

461

Contabilidad Financiera “El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.” Concretamente el costo del inventario proveniente de compras a terceros, estará compuesto por el monto erogado por la compra de acuerdo con la factura del proveedor, más cualquier otro gasto en el que se haya incurrido hasta que la mercancía es colocada en el almacén o sitio desde el cual va a ser vendida, tales como: seguros, fletes, acarreos, impuestos no recuperables por la empresa, etc. Por supuesto, deben ser deducidos los descuentos de cualquier tipo que se logren. 2) Productos terminados. El costo de este inventario estará formado por el conjunto de erogaciones que la empresa ha tenido que realizar para transformar bienes y servicios, en productos que estén más cercanos a ser consumidos o utilizados. Al respecto, tanto la VEN-NIF PYME en su Párrafo 13.8 como la NIC 2 en el Párrafo 12, se expresan como sigue: “Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. Son costos indirectos fijos los que permanecen relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, tales como la depreciación y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y administración de la planta. Son costos indirectos variables los que varían directamente, o casi directamente, con el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la mano de obra indirecta.” A este costo se le conoce como costo de producción y está formado por la sumatoria de tres elementos: a) Materia prima o material directo: Este componente del costo de producción está formado por el costo de aquellos materiales utilizados en la elaboración del producto y que cumplen con los requisitos de formar parte integral del bien fabricado y de ser fácilmente cuantificable y valorable. Por ejemplo, sería registrado como materia prima o material directo el cuero en una fábrica de zapatos. Sin embargo, la pega o los clavos que se les colocan, a pesar de que son materiales que forman parte del zapato, no son registrados dentro del componente de costo materia prima, por la dificultad que existe para determinar, con exactitud, la cantidad de pega que se utilizó y su costo.

462

Centro de Contadores

Inventarios Ante esa imposibilidad, estos materiales van a ser registrados dentro del tercer componente del costo de producción denominado gastos de fabricación identificado como materiales indirectos. b) Mano de obra directa Este componente del costo de producción está compuesto por la remuneración que se les ha pagado a los trabajadores por el tiempo que permanecieron laborando directamente en la fabricación del producto. Por ejemplo, en una fábrica de tela será mano de obra directa, lo que se le pague a un trabajador que maneja la máquina donde está siendo elaborada la tela, pues trabaja directamente en la fabricación de ella. Sin embargo, no será mano de obra directa, lo que se le pague al mecánico que trabaja reparando las máquinas que se dañen. En este caso, se tratará de mano de obra indirecta que será registrada como gastos indirectos de fabricación. c) Gastos indirectos de fabricación. En este tercer componente del costo de producción, se registra cualquier otra erogación o egreso que la empresa haya tenido que hacer para cumplir con la actividad de fabricación que realiza, tales como material indirecto, mano de obra indirecta, repuestos, energía, depreciación de activos fijos, etc. Resumiendo:

Materia Prima

+ Costo de producción

Mano de obra directa

+ Gastos indirectos de fabricación

3) Productos en proceso de fabricación. El costo del inventario de productos en proceso estará formado por la parte de materia prima, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación que habrían absorbido los productos que se encontraban sin terminar en la fecha del inventario. 4) Materia prima, suministros de fábrica, envases y material de empaque. El costo de cada uno de estos cuatro tipos de inventario estará compuesto por lo que la empresa ha tenido que erogar por su compra, de acuerdo con la factura del proveedor, más cualquier gasto adicional relacionado con la compra, tales como: seguros, fletes, acarreos, etc., deducido cualquier tipo de descuento alcanzado. 5) Mercancías en tránsito. De la misma forma, el costo de este inventario estará compuesto por lo erogado por su compra más cualquier otro gasto identificado con ella. Centro de Contadores

463

Contabilidad Financiera COSTO POR INTERESES. Al respecto, la VEN-NIF PYME, Párrafo 13.7, señala que “una entidad puede adquirir inventarios con pago aplazado. En algunos casos, el acuerdo contiene de hecho un elemento de financiación implícito, por ejemplo, una diferencia entre el precio de compra para condiciones normales de crédito y el importe de pago aplazado. En estos casos, la diferencia se reconocerá como gasto por intereses a lo largo del periodo de financiación y no se añadirá al costo de los inventarios.” Sin embargo, debe tenerse en cuenta que, cuando sean aplicadas las NIIF completas, la NIC 23 establece que, en aquellos tipos de inventarios que requieren de períodos largos para estar en condiciones de ser vendidos, tales como licores de reserva (vino, ron), navíos, aviones, así como las fábricas de manufacturas, las centrales eléctricas, edificios, desarrollos inmobiliarios, etc., los intereses de financiamiento que se ocasionen desde el inicio de su fabricación o construcción hasta que están preparados para ser usados o vendidos, deben ser capitalizados y formarán parte del costo de tales inventarios. Todo ello, de acuerdo con lo pautado en la NIC 16, Párrafo 23. Hasta aquí hemos conversado acerca de los distintos tipos de inventario que pueden darse en las diferentes empresas. Sin embargo, en lo adelante, nos seguiremos refiriendo sólo a aquel tipo de empresas que se dedican a la compra-venta de mercancías. Es decir, aquellas que compran las mercancías con el ánimo de volverlas a vender, sin someterlas a ninguna transformación. Lo relacionado con empresas fabriles, es decir, empresas en las que se fabrican los productos, será tratado en los módulos de contabilidad superior.

VALORACIÓN SUBSIGUIENTE DE LOS INVENTARIOS. DETERIORO DE VALOR. De acuerdo con la VEN-NIF PYME, Párrafo 13.4, “una entidad medirá los inventarios al importe menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta.” Esto quiere decir que, la cifra que arroja el inventario valuado inicialmente al costo, las valoraciones posteriores deben ser hechas base del costo o el valor neto realizable, el menor que sea de los dos. Ya se ha comentado que la regla para valuación inicial del inventario es el costo. Es decir, el precio pagado o la compensación que ha tenido que ser entregada para adquirir o fabricar los artículos que lo forman. Sin embargo, el valor de los inventarios puede sufrir cambios importantes con el transcurrir del tiempo, debido a fluctuaciones de precios en el mercado o por obsolescencia y deterioro, debido, fundamentalmente, a un lento movimiento. Antes de explicar cómo se actúa en la utilización de esta base de valoración de los inventarios, es conveniente mencionar qué se entiende por: Valor Razonable y Valor Neto Realizable. 1) VALOR RAZONABLE.

464

Centro de Contadores

Inventarios “Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción libre.” (NIC 2, Párrafo 6) 2) VALOR NETO REALIZABLE. “Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.” (NIC 2, Párrafo 6). Es decir que, el Valor Neto Realizable de un inventario, es el resultado que se obtiene de restarle, al precio de venta o Valor Razonable de Venta, los costos necesarios para terminar el producto (en caso de que esté en proceso), además de los gastos directos de ventas tales como comisiones, impuestos sobre las ventas, regalías etc. Como ya se dijo, la norma de Costo o Valor Neto Realizable que sea el más bajo, señala que los inventarios, deben ser valorados al Costo Histórico o al Valor Neto Realizable, el que resulte menor. Con el objeto de proporcionar una mejor explicación, basémonos en el desarrollo de un caso concreto. Ejemplo: La empresa TíPICA S.A. presenta la siguiente información a la fecha de cierre, 31-12-2012: 1)

Las cuentas relacionadas con los inventarios, indican lo siguiente:  

2)

Inventarios 42.380,oo Deterioro de valor de inventarios (del 31-12-2011) 4.960,oo

Inventario físico y otras informaciones:

Artículos

A

B

C

D

E

Inventario en unidades

200

140

90

150

180

Costo unitario Precio de venta Gastos directos de venta

50,oo 70,oo 6,oo

65,oo 85,oo 10,oo

62,oo 69,oo 10,oo

82,oo 91,oo 11,oo

30,oo 40,oo 2,oo

Se pide: a) Cumpliendo con lo estipulado la VEN-NIF PYME, Párrafo 13.4, se decide valorar los inventarios, en los casos que procedan, en la base de Costo o Valor Neto Realizable, el que sea más bajo. b) Determinar y registrar el deterioro de valor. Centro de Contadores

465

Contabilidad Financiera c) Determinar el monto total del inventario, debidamente ajustado por deterioro de valor. Hagámoslo: De acuerdo con la información, las cuentas relacionadas con los inventarios, mostrarían la siguiente información:

INVENTARIOS DEBE 42.380,oo

HABER

DETERIORO DE VALOR DE INVENTARIOS DEBE

HABER 4.960,oo

A continuación, procedamos a determinar el Valor Neto Realizable de cada uno de los artículos. Si analiza la ilustración 17.4 observará la forma en que ha sido hecho. Expliquemos su contenido: Línea 1:

Inventario en unidades. Es el inventario físico al finalizar el ejercicio contable.

Línea 2:

Valor de Costo unitario. Se anotó el costo unitario del inventario para cada artículo.

Línea 3:

Precio de venta unitario. Se refiere al precio de venta por unidad.

Línea 4:

Gastos directos de venta. Allí han sido anotados los gastos directos de venta por unidad, tales como: comisiones, regalías, etc.

Línea 5:

Valor neto realizable unitario. Como ya se conoce, el valor neto realizable se obtiene restándole, al precio de venta, los gastos directos de venta.

Línea 6:

Valor neto realizable total. El resultado de multiplicar el inventario físico (línea 1), por el valor neto realizable unitario (línea 5).

Línea 7:

Valor de costo total. Es el resultado de multiplicar el inventario físico (línea 1) por el valor de costo unitario (línea 2).

Línea 8:

Deterioro de valor. Se trata del deterioro de valor experimentado por el inventario, para los artículos en los que, el Valor Neto Realizable, resultó ser menor que el Valor de Costo.

Hecho esto, procedamos a valorar los inventarios en base a la norma de Costo o Valor Neto Realizable, el que sea más bajo.

466

Centro de Contadores

Inventarios ARTÍCULOS LIN

CONCEPTOS

1 Inventario en unidades

A

B

C

D

E

200

140

90

150

180

2

Valor de costo unitario

50,oo

65,oo

62,oo

82,oo

30,oo

3

Precio de venta unitario

70,oo

85,oo

69,oo

91,oo

40,oo

4

Menos: Gastos directos de venta

(6,oo)

(10,oo)

(10,oo)

(11,oo)

(2,oo)

INVENTARIO

5

Valor neto realizable unitario

64,oo

75,oo

59,oo

80,oo

38,oo

AJUSTADO

6 Valor neto realizable total

12.800,oo 10.500,oo 5.310,oo 12.000,oo 6.840,oo

7 Valor de costo total

10.000,oo 9.100,oo 5.580,oo 12.300,oo 5.400,oo

8 Deterioro de valor

-

-

(270,oo) (300,oo)

9 INVENTARIO AL COSTO O AL VALOR NETO REALIZABLE, EL MÁS BAJO

-

42.380,oo (570,oo) 41.810,oo

Ilustración 17.4 Para ello, deben darse los siguientes pasos: 1) Se determina cuál es el valor de costo del inventario. 2) Se calcula el valor neto realizable. 3) Se determina el deterioro de valor de cada componente del inventario. En los casos en que el valor neto realizable es menor que el valor de costo, se establece la diferencia entre ambos y, el resultado, será el deterioro de valor experimentado por el inventario en el respectivo año. Expliquémoslo, sustentándonos en el caso que estamos desarrollando. La información la tomaremos de lo expresado en la Ilustración 17.4: a) Artículo A: Valor de costo Menos: Valor neto realizable Deterioro de valor

10.000,oo 11.200,oo -0-

Como puede observar, para el Artículo A, el valor de costo es menor que el valor neto realizable. Por lo tanto, en este caso, el inventario debe ser valorado al precio de costo, por lo que, para este artículo, no se produjo deterioro de valor. b) Artículo B: Valor de costo Menos: Valor neto realizable Deterioro de valor

Centro de Contadores

9.100,oo 10.500,oo -0-

467

Contabilidad Financiera También en este caso, el valor de costo es menor que el valor neto realizable. Por ello, el Artículo C será valorado al precio de costo, por lo que no se produjo deterioro de valor. c) Artículo C: Valor de costo Menos: Valor neto realizable Deterioro de valor

5.580,oo 5.310,oo 270,oo

En este caso, el valor neto realizable resultó ser menor que el valor de costo. Por lo tanto, el valor de este de este artículo, debe ser ajustado (rebajado) en Bs 270,oo. d) Artículo D: Valor de costo Menos: Valor neto realizable Deterioro de valor

12.300,oo 12.000,oo 300,oo

De acuerdo con lo expuesto, el inventario del Artículo D tuvo deterioro de valor de Bs. 300,oo, por cuyo monto debe ser ajustado. e) Artículo E: Valor de costo Menos: Valor neto realizable Deterioro de valor

5.400,oo 6.840,oo -0-

En este caso, el Costo es menor que el valor neto realizable. Por lo tanto, este Artículo no sufrió deterioro de valor. Resumiendo, el deterioro de valor experimentado por los inventarios, sería como sigue: Artículo A Articulo B Artículo C Artículo D Artículo E Total deterioro de valor

270,oo 300,oo 570,oo

Para registrar lo relacionado con el deterioro de valor de los inventarios, deben ser hechos dos asientos:

468

Centro de Contadores

Inventarios Primer asiento: De existir algún saldo en la cuenta Deterioro de Valor de Inventarios proveniente del ejercicio anterior, debe ser hecha la reversión correspondiente. Siendo así que, en el caso que estamos desarrollando, la cuenta Deterioro de Valor de Inventarios tiene un saldo de Bs. 4.960,oo, éste debe ser revertido, como lo establece el Párrafo 27.30 de la VEN-NIF PYME: “Cuando la anterior pérdida por deterioro del valor se basó en el importe recuperable del activo individual con deterioro de valor, se aplican los siguientes requerimientos: a)

La entidad estimará el importe recuperable del activo en la fecha actual sobre la que se informa.

b)

Si el importe recuperable estimado del activo excede su importe en libros, la entidad incrementará el importe en libros al importe recuperable, sujeto a las limitaciones descritas en el apartado (c) siguiente. Ese incremento es una reversión de una pérdida por deterioro del valor. La entidad reconocerá la reversión inmediatamente en resultados.

c)

La reversión de una pérdida por deterioro del valor no incrementará el importe en libros del activo por encima del importe en libros que habría sido determinado (neto de amortización o depreciación) si no se hubiese reconocido una pérdida por deterioro del valor para el activo en años anteriores.

A través de este asiento, se elimina el deterioro de valor correspondiente a los inventarios de ejercicio anterior, mientras que se acredita a la cuenta de ingresos Reverso de Deterioro de Valor de Inventarios. El asiento sería como sigue:

FECHA 2012 Diciemb.

DESCRIPCIÓN --- 1 --31 DETERIORO DE VALOR DE INVENTARIOS REVERSO DE DETERIORO DE VALOR INVENTARIOS

DEBE

HABER

4.960,oo 4.960,oo

Reversión de deterioro de valor de inventarios del ejercicio 2011

Segundo asiento: A través de este segundo asiento, será registrado el deterioro de valor al finalizar el ejercicio corriente: FECHA

DESCRIPCIÓN

2012 --- 1--Diciemb. 31 PÉRDIDAS POR DETERIORO DE VALOR DE INVENTARIOS DETERIORO DE VALOR DE INVENTARIOS

DEBE

HABER

570,oo 570,oo

Corrección de valor de inventarios al costo o valor neto realizable, el más bajo

Centro de Contadores

469

Contabilidad Financiera Al pasar este asiento al mayor, las cuentas involucradas quedarían como sigue:

INVENTARIOS DEBE

HABER

DETERIORO DE VALOR DE INVENTARIOS DEBE

42.380,oo

HABER

PÉRDIDA POR DETERIORO DE VALOR DE INVENTARIOS DEBE

HABER

4.960,oo 4.960,oo 570,oo 570,oo

42.380,oo

570,oo 570,oo

REVERSO DE DETERIORO DE VALOR INVENTARIOS DEBE

HABER 4.960,oo 4.960,oo

Analizando las cuentas arriba mostradas, después de realizar los dos asientos, se habrán alcanzado tres objetivos: 1)

Por cuanto la cuenta Deterioro de Valor de Inventarios es una cuenta de valoración del activo Inventarios, ambas deberán ser mostradas en el Estado de Situación Financiera, en la sección de Activo Corriente, por su valor neto realizable, como sigue: Inventarios Menos: Deterioro de valor de inventarios Total Inventarios

2)

42.380,oo (570,oo) 41.810,oo

La cuenta Pérdida por Deterioro de Valor de Inventario, recibió un cargo de Bs. 570,oo, como consecuencia del deterioro de valor sufrido por el inventario. Ello significa que, cumpliendo con el principio de Prudencia, se consideró como perdida esa parte de valor del inventario, la cual debe ser absorbida por los resultados el período contable corriente.

3)

Al revertir el deterioro de valor de inventarios de Bs. 4.960,oo procedente del ejercicio anterior, se está acreditando ese monto a la cuenta de ingresos (utilidades) Reverso de Deterioro de Valor de Inventarios, lo cual permite, en alguna medida, compensar el cargo a gastos del período corriente, hecho a través de la cuenta Pérdida por Deterioro de Valor de Inventarios. Por otra parte, la adopción de esta base para la valoración de los inventarios es sumamente

470

Centro de Contadores

Inventarios importante, no sólo porque debemos cumplir con las normas de contabilidad correspondientes, sino porque, al hacerlo, se está logrando que el ejercicio contable actual cargue con la pérdida representada por la diferencia entre lo que el inventario costó al comprarlo y lo que actualmente se estima que vale. De no hacerlo así, se estaría beneficiando artificialmente el ejercicio actual en perjuicio del período contable próximo cuando esa mercancía sea vendida.

MÉTODOS ESTIMATIVOS PARA DETERMINAR EL INVENTARIO. Las empresas que utilizan el sistema de inventario periódico, con frecuencia requieren elaborar estados financieros cada cierto tiempo: mensual, trimestral o semestral. Para alcanzar ese objetivo, ya sabemos que es indispensable conocer a cuánto asciende el inventario de mercancías para esa fecha. La forma más segura para obtener esa información es haciendo un conteo físico y valorándolo, de acuerdo con lo explicado en este mismo capítulo. Sin embargo, hacer un inventario físico es tan laborioso que resultaría impráctico tomarlo con tanta frecuencia. Existen, básicamente, otros dos métodos para determinar el inventario que pueden, en un momento dado, sustituir el método de conteo físico. Son ellos: 1) Método de la utilidad bruta. 2) Método de ventas al detalle.

MÉTODO DE LA UTILIDAD BRUTA. Este método se sustenta en la experiencia que la empresa haya tenido en períodos anteriores, en relación con el margen de utilidad bruta. Sabe que, el precio de venta de un artículo, está compuesto por una parte que representa el costo de compra o de fabricación de ese artículo, y otra parte que representa la utilidad bruta que el empresario desea ganar. Es decir: Precio de Venta = Costo de ventas + Utilidad De la relación anterior se desprende que: Costo de ventas = Precio de venta - Utilidad Si en adición a ello, los registros de contabilidad nos permiten determinar el costo de la mercancía disponible, podremos determinar el costo del inventario de mercancías que debería existir para esa fecha, así: Inventario de Mercancías = Mercancía disponible - Costo de ventas Como puede ser observado, para obtener el monto del inventario por este método, toda la acción

Centro de Contadores

471

Contabilidad Financiera se circunscribe en determinar la mercancía disponible y el costo de ventas. En realidad, el método de la utilidad bruta puede ser utilizado no sólo para determinar el inventario final, sino también para calcular el saldo de cualquier cuenta relacionada con las ventas y el costo de ventas. Al respecto, pueden darse dos casos: 1) Se conocen las ventas: Se pide: Hallar el costo de ventas sabiendo que: a) Se obtiene una utilidad bruta de un porcentaje sobre las ventas. b) Se obtiene una utilidad bruta de un porcentaje sobre el costo de ventas. 2) Se conoce el costo de ventas: Se pide: Hallar las ventas sabiendo que: a) Se obtiene una utilidad bruta de un porcentaje sobre las ventas b) Se obtiene una utilidad bruta de un porcentaje sobre el costo de ventas. Con el objeto de poder explicar con mayor claridad, nos basaremos en el desarrollo de ejemplos de cada uno de los casos que se pueden dar. CASO 1: En la empresa TIPICA C.A. ocurrió un incendio el 30-12-2012 el cual destruyó toda la mercancía que, para ese momento, existía en el almacén. Para esa fecha, el mayor presentaba la siguiente información: Ventas Devoluciones en ventas Inventario de mercancías ( 01.01.2012) Compras Gastos de compras Devoluciones en compras

22.600,oo 1.000,oo 3.000,oo 18.000,oo 500,oo 1.500,oo

Se pide: 1) Determinar el costo del inventario que se encontraba en el almacén en la fecha del incendio, suponiendo que: a) La empresa obtiene una utilidad bruta del 20% sobre las ventas. b) La empresa obtiene una utilidad bruta del 20% sobre el costo de ventas. Resolvamos el caso 1a).

472

Centro de Contadores

Inventarios En páginas anteriores hemos explicado que: Inventario final = Mercancía disponible - Costo de ventas Por lo tanto, el problema quedará resuelto cuando determinemos la mercancía disponible y el costo de ventas. Para ello, se sugiere simular la elaboración de un estado de resultado sencillo, con la información que da el caso planteado (ilustración 17.5). Como se desprende del estado de resultado elaborado (ilustración 17.4), el monto de la mercancía disponible es Bs. 20.000,oo. INGRESOS: Ventas Menos: Devoluciones en ventas

22.600,oo 1.000,oo

Ventas netas

21.600,oo

EGRESOS: Costo de ventas Inventario inicial Compras Más: Gastos de compras Compras brutas Menos: Devoluciones en compras

18.000,oo 500,oo 18.500,oo 1.500,oo

Compras netas

3.000,oo

17.000,oo

Mercancía disponible Menos: Inventario final

20.000,oo I

Costo de Ventas

C

Utilidad bruta en ventas

U Ilustración 17.5

El siguiente paso consiste en determinar el costo de la mercancía vendida (Costo de Ventas); para lograrlo, existen dos formas: por regla de tres y por fórmula. Cálculo del Costo de Ventas por regla de tres: El problema, en su planteamiento, nos informa que la empresa obtiene una utilidad bruta del 20% sobre las ventas. Esto quiere decir que, de cada Bs. 100,oo que vende, obtiene una utilidad bruta de Bs. 20,oo. Basados en esto, podemos concluir que el costo de esa mercancía es Bs. 80,oo. Es decir: Ventas Centro de Contadores

100,oo

473

Contabilidad Financiera Menos: Costo de ventas Utilidad bruta (20% de 100,oo)

80,oo 20,oo

Después de ello, plantearemos una regla de tres simple razonando como sigue: Si unas ventas de 100,oo tienen un costo de 80,oo Unas ventas de 21.600,oo tienen un costo de C

De donde:

C=

21.600,oo • 80,oo

= 17.280, oo 100,oo Es decir que, el costo de ventas, es de Bs. 17.280,oo Cálculo del Costo de Ventas por fórmula: Es éste otro procedimiento que nos permite calcular el costo de ventas. Si convenimos en que: V C U Rv

= = = =

Ventas Costo de ventas Utilidad bruta Porcentaje de utilidad bruta sobre ventas

21.600,oo ? ? 20%

Como ya se ha comentado, sabemos que el precio de venta de un artículo está formado por el costo más el margen de utilidad. Basados en ello podemos inferir que: V = C +

U

De donde: C = V

-

U

Pero la utilidad U, en nuestro caso, viene representada por un porcentaje sobre las ventas. El planteamiento del problema dice que la empresa obtiene una utilidad bruta del 20% sobre las ventas. Si a ese porcentaje lo representamos por Rv, la utilidad bruta obtenida sería el resultado de multiplicar dicho porcentaje Rv por las ventas V, dividido por 100. Es decir:

U=

Rv • V 100

Sustituyendo U por su equivalente en la fórmula original, quedaría:

C=V-

474

Rv • V 100 Centro de Contadores

Inventarios

Resolviendo el segundo miembro:

C

100  V - Rv  V 100

Sacando factor común a V en el segundo miembro:

C=

V (100 - Rv ) 100

Siendo ésta la fórmula para calcular el costo de ventas cuando se conocen las ventas y la empresa obtiene un porcentaje de utilidad bruta sobre las ventas. Sustituyendo por sus valores quedaría:

C

21.600,oo (100 - 20 )  17.280,oo 100

Es decir, el costo de ventas es Bs. 17.280,oo. Resumiendo: De los cálculos hechos se desprende que: Inventario = Mercancía disponible - Costo de ventas Por lo que: Inventario = 20.000,oo - 17.280,oo = 2.720,oo Inventario destruido por el incendio: Bs. 2.720,oo. Solución al caso 1.b: Este caso nos pide determinar el inventario destruido por el incendio, si se sabe que la empresa obtiene una utilidad bruta del 20% sobre el costo de ventas. Igual que en el caso anterior, primero determinamos la mercancía disponible que, como se puede observar en la ilustración 17.4, alcanzó a Bs. 20.000,oo. El siguiente paso consiste en determinar el costo de ventas, lo cual, también, puede hacerse por dos métodos: por regla de tres o por fórmula. Cálculo del costo de ventas por regla de tres: Centro de Contadores

475

Contabilidad Financiera Razonemos: Cuando el problema informa que la empresa obtiene una utilidad bruta del 20% sobre el costo de ventas, quiere decir que, cualquier mercancía que tenga un costo de Bs. 100,oo debe ser vendida en Bs. 120,oo. De esa forma: Ventas Menos: Costo de ventas

120,oo 100,oo

Utilidad bruta (20% de 100,oo)

20,oo

Basándonos en esto, plantearemos la regla de tres, diciendo: Si unas ventas de 120,oo tienen un costo de 100,oo Unas ventas de 21.600,oo tienen un costo de C

De donde:

C=

21.600,oo • 100

= 18.000,oo 120 Es decir, el costo de ventas en este caso es de Bs. 18.000,oo. Cálculo del costo de ventas por fórmula: Recordemos que: V C U Rc

= = = =

Ventas 21.600,oo Costo de ventas ? Utilidad ? Porcentaje de utilidad bruta sobre el costo 20

Ya sabemos que: C = V - U Pero la utilidad U, viene representada por un porcentaje sobre el costo. Por lo tanto:

U=

Rc • C 100

Si sustituimos U por su equivalente:

Rc • C 100

En la fórmula original, nos quedaría:

C=V-

476

Rc • C 100 Centro de Contadores

Inventarios

Si pasamos para el primer miembro el

C+

Rc • C , 100

término quedaría:

Rc • C =V 100

Resolviendo el primer miembro:

100 • C + Rc • C =V 100 Pasando el divisor 100 para el segundo miembro:

100 • C + Rc • C = 100 • V Sacando factor común a C en el primer miembro:

C(100 + Rc ) = 100 • V Despejando C en el primer miembro:

C=

100 • V 100 + Rc

Siendo ésta la fórmula que nos permite calcular el costo de ventas, cuando se conocen las ventas y la empresa obtiene un determinado porcentaje de utilidad bruta sobre el costo de ventas.

Sustituyendo por sus valores respectivos:

C=

100 • 21.600,oo = 18.000, oo 100 + 20

Es decir, el costo de ventas en este caso es Bs. 18.000,oo Para calcular el inventario destruido por el incendio: Inventario = Mercancía disponible - Costo de ventas Inventario destruido en el incendio = 20.000,oo - 18.000,oo = 2.000,oo Como habrá podido observar, hasta ahora hemos desarrollado los casos en que se conoce las ventas y nos piden determinar el costo de ventas y el inventario final. Pasemos a continuación a explicar el caso contrario. Se conoce el costo de ventas y nos piden determinar las ventas.

Centro de Contadores

477

Contabilidad Financiera

Este caso se presenta, particularmente, cuando la empresa, habiendo comprado una mercancía por un costo determinado, desea venderlo a un precio tal que, la ganancia que obtenga, represente un determinado porcentaje calculado bien sea sobre el costo o sobre el precio de venta. Expliquémoslo basándonos en un ejemplo: Caso 2: La empresa TIPICA C.A. compró una mercancía por Bs. 8.400,oo. Se pide: Determinar en cuánto debe ser vendida esa mercancía, si se desea obtener una utilidad bruta que represente: a) El 40% sobre el costo de venta b) El 40% sobre el precio de venta Igual que en casos anteriores, estos problemas pueden ser resueltos por dos métodos: por regla de tres o por fórmulas. Resolvamos el caso 1a) por el método de regla de tres: El problema planteado nos pide calcular en cuánto hay que vender un artículo que costó Bs. 8.400,oo si se desea obtener una utilidad bruta del 40% sobre el costo de ventas. De esta última condición se desprende que un artículo que haya costado Bs. 100,oo, y que, al ser vendido, se le gane el 40% de ese costo, es decir Bs. 40,oo, el precio de venta deberá ser Bs. 140,oo. Ventas Menos: Costo de ventas

140,oo 100,oo

Utilidad bruta (40% de 100,oo)

40,oo

Partiendo de esta información podemos afirmar que: Si lo que cuesta 100,oo debe ser vendido en 140,oo lo que cuesta 8.400,oo debe ser vendido en V

De donde:

478

V=

8.400,oo • 140,oo 100

= 11.760,oo

Centro de Contadores

Inventarios

Es decir, el artículo deberá ser vendido en Bs. 11.760,oo; de esta forma, se cumpliría que:

Ventas Menos: Costo de ventas

11.760,oo 8.400,oo

Utilidad bruta (40% de 8.400,oo)

3.360,oo

El mismo caso puede ser resuelto mediante la aplicación de fórmulas. Veamos: Si convenimos que: V C U Rc

= = = =

Precio de venta costo de venta Utilidad bruta Porcentaje de utilidad bruta sobre el Costo de Ventas

Por lo que:

Pero:

U=

? 8.400,oo ? 40%

V = C + U.

C • Rc 100

Sustituyendo:

V= C+

C • Rc 100 • C + C • Rc ; V= 100 100

Sacando factor común C:

Si se sustituyen los valores:

V=

C (100 + Rc) 100

V=

8.400,oo (100 + 40 ) 100

= 11.760,oo

En la segunda parte del caso planteado nos pide determinar en cuánto debería ser vendida una mercancía que costó Bs. 8.400,oo, pero teniendo en cuenta que se desea obtener una utilidad bruta del 40% sobre el precio de venta que sea determinado. Hagámoslo, primero, por regla de tres: Tiene cumplirse que, lo que se venda en Bs. 100,oo, debe producir una utilidad de Bs. 40,oo. Por lo tanto, el costo de esa venta debe ser Bs. 60,oo. De esa forma:

Centro de Contadores

479

Contabilidad Financiera Ventas Menos: Costo de ventas

100,oo 60,oo

Utilidad bruta (40% de 100,oo)

40,oo

De lo anterior podemos concluir en que: Si lo que cuesta 60,oo lo que cuesta 8.400,oo

V=

De donde:

debe ser vendido en 100,oo debe ser vendido en V

8.400,oo • 100 60

= 14.000,oo

La mercancía debe ser vendida en Bs. 14.000,oo ya que: Ventas Menos: Costo de ventas Utilidad bruta (40% de 14.000,oo)

14.000,oo 8.400,oo 5.600,oo

Con lo cual se cumple lo exigido por el caso planteado. Resolvámoslo a continuación, aplicando fórmulas. Si convenimos que: V C U RV

= = = =

Precio de venta costo de venta Utilidad bruta Porcentaje de utilidad bruta sobre precio de venta

? 8.400,oo ? 40

Por otra parte sabemos que: C = V - U

U=

Rv • V 100

Pero:

Sustituyendo U por su equivalente en la ecuación original:

C= V -

Rv • V 100

Resolviendo el segundo miembro:

C=

100 • V - Rv • V 100

480

Centro de Contadores

Inventarios Resolviendo y sacando factor común V:

100 • C = V(100 - Rv ) Despejando V:

V=

100 • C 100 - Rv

Siendo ésta la fórmula que nos permitirá determinar el precio de la venta, cuando se conoce el costo y se desea tener una utilidad que represente un porcentaje sobre ese precio de la venta. Si sustituimos las letras por sus respectivos valores:

V=

100 • 8.400,oo 100 - 40

= 14.000,oo

En clase deberán ser desarrollados varios casos que le permitirán afianzar más estos conocimientos y, ante cualquier duda, consúltela a su profesor.

MÉTODO DE VENTAS AL DETALLE. La NIC 1 en el Párrafo 22, se refiere a la posibilidad de determinar o valorar los inventarios por el Método de Ventas al Detalle o Método de los Minoristas: “El método de los minoristas se utiliza a menudo, en el sector comercial al por menor, para la valoración de inventarios, cuando haya un gran número de artículos que rotan velozmente, que tienen márgenes similares y para los cuales resulta impracticable utilizar otros métodos de costos. En este método, el costo de los inventarios se determinará deduciendo, del precio de venta del artículo en cuestión, un porcentaje apropiado de margen bruto. El porcentaje aplicado tendrá en cuenta la parte de los inventarios que se han marcado por debajo de su precio de venta original. A menudo se utiliza un porcentaje medio para cada sección o departamento comercial.” Como arriba se indica, es éste otro método que permite estimar el inventario en cualquier fecha y es utilizado, básicamente, en aquellas empresas donde se vende mercancía al detalle o menudeo, tales como tiendas por departamentos. Estas empresas requieren, por lo general, elaborar estados financieros en fechas intermedias al cierre para lo cual, como sabemos, es indispensable disponer del monto de los inventarios para esas fechas. Es obvio que, tomar inventario físico mensualmente en este tipo de negocios, es una labor tan ardua que justifica utilizar métodos estimativos, ya que, si el proceso de cálculo se lleva a cabo con cuidado y en forma sistemática, el costo del inventario así determinado se acercará, razonablemente, al resultado que se obtendría haciendo el inventario físico. Para aplicar este método de estimación de inventarios, se requiere que se den una serie de condiciones. Para lograr una mayor claridad en la explicación, nos basaremos en el caso desarrollado en la ilustración 17.6. Centro de Contadores

481

Contabilidad Financiera PRECIO DE COSTO

Inventario inicial Compras Netas Mercancía disponible

PRECIO DE VENTA

30.600,oo 98.200,oo

43.100,oo 140.900,oo

128.800,oo

184.000,oo

Menos: Ventas (a precio de venta)

139.000,oo

Inventario actual (a precio de venta)

45.000,oo Ilustración 17.5

Relación costo - precio de venta:

128.800,oo 184.000,oo

Inventario actual (a precio de costo):

• 100 = 70%

45.000,oo 100

• 70 = 31.500,oo

1) Determinación de la mercancía disponible: Es éste el primer paso: determinar el monto de mercancía disponible, pero valorada tanto al precio de costo como al de venta (precio de venta al público también conocido en Venezuela como P.V.P.). Para ello, se requiere que el inventario inicial haya sido valorado a estos precios. Si observa la ilustración 17.6, verá que, en este caso, tal inventario ha sido valorado al costo, Bs. 30.600,oo, y, a precio de venta, Bs. 43.100,oo. A continuación, aparecen las compras netas, también valoradas a precio de costo y de venta. Luego, sumando el inventario inicial más las compras netas, se ha obtenido la mercancía disponible, valorada también a precio de costo y de venta. 2) Inventario final a precio de venta. El siguiente paso consiste en hallar el inventario final, valorado a precio de venta, lo cual se logra restando, a la mercancía disponible, las ventas (a precio de detalle) que han sido realizadas en el período, las cuales, en nuestro caso, estamos suponiendo que fueron Bs. 139.000,oo, obteniéndose así el inventario final a precio de venta; es decir Bs. 45.000,oo. 3) Determinación de la razón de costo-precio de venta. A continuación se procede a determinar qué porcentaje representa el costo con respecto a las ventas. Para ello, nos basamos en las cifras que aparecen como mercancía disponible. De acuerdo con los datos del caso que venimos desarrollando (ilustración 17.6), el costo de la mercancía disponible es Bs. 128.800,oo, mientras que su precio de venta al detalle alcanza a Bs. 184.000,oo. Relacionando estas dos cifras podremos determinar qué porcentaje representa el costo con respecto al precio de venta, mediante el desarrollo de una regla de tres:

482

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Inventarios Si Bs. 184.000,oo Bs. 128.800,oo

De donde:

X=

representa el 100% Representará el X%

128.800,oo • 100 184.000,oo

= 70%

Esto significa que, la mercancía que comercializa esta empresa, tiene un costo que representa el 70% del precio de venta al detalle. 4) Determinación del inventario final a precio de costo: Una vez calculado el porcentaje que representa el costo sobre el precio de venta al detalle, se determina el inventario final a precio de costo, lo cual es el objetivo de este trabajo. En el punto 2 de este desarrollo hemos determinado que el inventario final a precio de venta al detalle, es Bs. 45.000,oo. Nuestro problema consiste en determinar el componente de costo que contiene esta cifra, para lo cual le aplicamos el porcentaje antes calculado: Inventario final (al costo) = 70% de 45.000,oo = 31.500,oo Sería éste, pues, otro procedimiento para estimar el inventario actual de mercancías, lo cual nos permitirá elaborar estados financieros a cualquier fecha, sin necesidad de hacer inventario físico. Sin embargo, este método es aceptado para calcular el inventario estimado en fechas intermedias ya que, cuando se trate de cierre de período, es indispensable hacer inventario físico.

TRATAMIENTO DE LOS AUMENTOS Y DISMINUCIONES EN EL PRECIO DE VENTA AL DETALLE. Hay oportunidades en las que el precio de venta al detalle es aumentado debido a que, en un momento dado, la dirección de la empresa considera que la mercancía puede ser vendida más cara, o disminuido por rebajas u ofertas especiales. Como es obvio, tales modificaciones en el precio de venta deben ser adecuadamente tratadas para evitar que la razón costo-precio de venta se modifique indebidamente. Expliquémoslo basándonos en un ejemplo: Ejemplo: La empresa ALMACENES UNIDOS elabora estados financieros mensualmente. Los inventarios son calculados por el método de ventas al detalle. Los datos obtenidos de la contabilidad y otros registros para el mes de agosto de 2013, mostraban lo siguiente:

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483

Contabilidad Financiera Inventario al 01-01-2013: A precio de costo A precio de venta

7.500,oo 10.500,oo

Compras brutas: A precio de costo A precio de venta

24.400,oo 40.200,oo

Devoluciones en compras: A precio de costo A precio de venta Ventas valoradas a precio de detalle

1.900,oo 3.700,oo 38.000,oo

Aumentos en precios de venta

3.000,oo

Rebajas en precios de venta

5.000,oo

Se pide Determinar el inventario al 31-08-2013. 1) A precio de venta al detalle. 2) A precio de costo. Como puede observar en la ilustración 17.7, han sido habilitadas dos columnas: una, para manejar las cifras a precio de costo y, otra, para hacerlo a precios de venta al detalle. Iniciamos con el inventario al comenzar el mes y se le suma las compras brutas para, luego, restarle las devoluciones en compras. El subtotal así obtenido, Bs. 30.000,oo a precio de costo y Bs. 47.000,oo a precio de venta, representaría la mercancía disponible en condiciones normales. Sin embargo, en el transcurso del mes, los precios de venta al detalle de algunos productos fueron aumentados por un total de Bs. 3.000,oo. Por lo tanto, tal aumento debe ser sumado a los Bs. 47.000,oo de precios al detalle. De esta forma, la mercancía disponible representará Bs. 30.000,oo a precio de costo y Bs. 50.000,oo a precio de venta al detalle. De seguida, a la mercancía disponible valorada a precios de venta al detalle, se le resta las ventas, Bs. 38.000,oo, y las rebajas en ventas ocurridas como consecuencia de ofertas especiales, Bs. 5.000,oo. El resultado, Bs. 7.000,oo, será el inventario actual de mercancías valorado a precios de venta.

484

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Inventarios PRECIO DE COSTO

PRECIO DE VENTA

Inventario al 01-01-2013 Más: Compras brutas Menos: Devoluciones en compras

7.500,oo 24.400,oo 1.900,oo

10.500,oo 40.200,oo 3..700,oo

Sub total Más: Aumentos de precios adicionales

30.000,oo

47.000,oo 3.000,oo

30.000,oo

50.000,oo

Mercancía disponible Menos: Ventas Rebajas por ofertas

38.000,oo 5.000,oo

43.000,oo

Inventario al 31-08-2013 (a precios de venta)

7.000,oo

Inventario al 31-08-2013 (a precios de costo): 60% de 7.000,oo

4.200,oo

Ilustración 17.7 Para determinar el costo de ese inventario se procede, en primer lugar, a determinar la razón costo-precio de venta, relacionando las cifras que arroja la mercancía disponible. Hagámoslo mediante una regla de tres. Si Bs. 50.000,oo representa el 100% Bs. 30.000,oo representará el X%

De donde:

X=

30.000,oo • 100 50.000,oo

= 60%

Después de ello, se procede a calcular el costo del inventario actual, mediante la aplicación del porcentaje antes calculado a dicho inventario, Bs. 7.000,oo, que, hasta ahora, se encuentra valorado a precio de venta: Inventario al 31-08-2013 al costo:

7.000,oo • 60 100,oo

= 4.200,oo

Como ya hemos comentado anteriormente, estos métodos estimativos sólo deben ser utilizados para determinar el inventario de mercancías en fechas intermedias al cierre. La toma de inventario físico deberá ser hecha, como mínimo, una vez al año, especialmente al finalizar cada ejercicio económico. Será de esta forma que podrán detectarse faltantes, así como mercancías obsoletas o deterioradas, lo cual ameritará que se hagan los ajustes correctivos correspondientes.

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485

Contabilidad Financiera

EJERCICIOS.

EJERCICIOS 17.1. Defina en forma breve los siguientes conceptos: 1)

¿Qué se entiende por Inventarios?

2)

¿Qué condiciones deben darse para que un determinado bien forme parte del inventario?

3)

Los inventarios deben ser presentados, generalmente, en el grupo de Activo Corriente en el Estado de Situación Financiera. Diga qué condición debe darse para que así sea.

4)

Los inventarios pueden estar formados por diferentes tipos de bienes. Mencione siete de ellos y explíquelos.

5)

La Norma Reconocimiento de un Activo se refiere, entre otros aspectos, al momento en que el ente económico que adquiere un bien, comienza a ser propietario de él. En función de ello, explique el significado de las siguientes expresiones: a) b) c) d) e) f)

Libre a bordo puerto de embarque. Libre a bordo puerto de destino. Costo, seguro y flete. Libre al costado. Costo y flete. Contra reembolso.

6)

Mencione algunas normas de control interno que deben ser aplicadas para lograr una mejor administración de los inventarios.

7)

Explique en qué consiste y las características de: a) b)

Sistema de inventario periódico. Sistema de inventario continuo.

8)

Hacer un conteo físico de los inventarios, es un procedimiento que debe hacerse por lo menos una vez al año, sea cual fuere el sistema de inventario que lleve la empresa. Mencione y comente las normas que deben implantarse para llevar a cabo esta actividad.

9)

¿En qué consiste la valoración de inventarios?

10) Diga cómo está compuesto el costo de inventarios tales como:

486

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Inventarios a) b) c) d) e)

Mercancías compradas a terceros. Productos terminados. Productos en proceso. Materia prima. Mercancías en tránsito.

11) Diga qué se entiende por valorar los inventarios al "costo o al valor neto realizable, el que sea más bajo". 12) Defina: a) b)

Valor razonable. Valor neto realizable.

EJERCICIO 17.2. La empresa Riera y Cía. C.A. tomó su inventario físico al 31-12-2013 y debe ser valuado al costo o al valor neto realizable, el más bajo. La cuenta Deterioro de Valor de Inventarios tiene un saldo de Bs. 1.340,oo procedente dl ejercicio anterior. Conociendo la información que sigue: ARTICULO CONCEPTO Unidades Costo Precio normal de venta Costos directos de venta

1

2

3

4

600

400

250

520

90,oo 110,oo 10,oo

105,oo 125,oo 8,oo

40,oo 60,oo 9,oo

80,oo 98,oo 7,oo

Se pide: 1) 2) 3)

Ddeterminar el precio al que debe ser valuado cada artículo y el valor total del inventario. Calcular el deterioro de valor del inventario que corresponda. Realizar los asientos que procedan.

EJERCICIO 17.3. Comercial El Cisne C.A. tomó su inventario físico el 31-08-2012. Conociendo la información que sigue:

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487

Contabilidad Financiera ARTICULO CONCEPTO Unidades Costo unitario Precio de venta unitario Costos directos de venta

1

2

3

4

1000

890

415

1260

350,oo 405,oo 40,oo

410,oo 490,oo 15,oo

390,oo 380,oo 50,oo

510,oo 690,oo 45,oo

Se pide: 1) 2) 3)

Determinar el precio al cual debe ser valuado cada artículo y el valor total del inventario. Calcular el deterioro de valor del inventario. Realizar los asientos que procedan, conociendo que no existe deterioro de valor procedente del período anterior.

EJERCICIO 17.4. La empresa El Galeón C.A. compró mercancía por Bs. 120.000,oo y pagó por fletes Bs. 6.000,oo. Posteriormente, esta mercancía fue vendida como sigue: a) El 40% de ella fue vendida obteniéndose una utilidad bruta del 30% sobre el costo de ventas. b) El 50% fue vendida obteniéndose una utilidad bruta del 20% sobre el precio de ventas. Se pide: 1) 2) 3)

Determinar en cuánto será vendida la mercancía mencionada. Cuánto será el costo de ventas. Cuánto será el inventario final.

EJERCICIO 17.5. La empresa Comercial Troconis vendió mercancía por Bs. 240.000,oo así: a) Sobre Bs. 90.000,oo se obtuvo una utilidad bruta del 33% sobre el precio de venta. b) Sobre el resto de las ventas se obtuvo una utilidad bruta del 40% sobre el costo de ventas. Se pide: Determinar cuál fue el costo de ventas de la mercancía vendida

EJERCICIO 17.6. La tienda por departamentos La Princesa, elabora estados financieros al finalizar cada mes. Su ejercicio económico actual va del 01-08-2012 al 31-07-2013 y, para determinar los inventarios al finalizar cada mes, utiliza el método de ventas al detalle.

488

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Inventarios Al 30-11-2012, la contabilidad mostraba la siguiente información: PRECIO DE VENTA AL COSTO Inventario al 01-08-2012 Compras Devoluciones en ventas Gastos de compras Ventas

35.500,oo 356.200,oo 10.000,oo 5.100,oo

AL DETALLE 40.000,oo 450.000,oo 12.000,oo 6.000,oo 420.000,oo

Se pide: Determinar el inventario al 30-11-2012 valorado a precio de costo y a precio de venta al detalle.

EJERCICIO 17.7. Minitiendas El Joropo utiliza el método de ventas al detalle para determinar sus inventarios mensuales. El día 06-05-2012 ocurrió una inundación en sus locales lo que deterioró en gran medida una parte de la mercancía. Notificado el hecho a la compañía de seguros, ésta procedió a enviar al ajustador haciendo el inventario físico de la mercancía no deteriorada el cual, después de valorado al costo, ascendió a Bs. 40.240,oo. Los datos obtenidos de los registros y otras fuentes fueron como sigue: PRECIO DE VENTA Inventario al 01-01-2012 Compras netas Ventas Aumentos en los precios de venta Rebajas en los precios de venta

AL COSTO

AL DETALLE

48.000,oo 369.240,oo

82.000,oo 620.000,oo 540.000,oo 30.000,oo 20.000,oo

Se pide: Determinar cuánto deberá pagar la compañía de seguros por la mercancía deteriorada.

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489

Inventario Continuo

18

SISTEMA DE INVENTARIO CONTINUO. En el Capítulo 17 hemos comentado que, cuando una empresa adopta el método de inventario periódico, sólo se podrá conocer a cuánto asciende tal inventario, haciendo un conteo físico o aplicando alguno de los métodos de cálculo que permita estimarlos en forma aproximada. Sin embargo, una empresa bien organizada, requiere conocer en cualquier momento sus inventarios, sin tener la necesidad de hacer un conteo físico, alcanzando así los siguientes objetivos: 1) Permite mantener los inventarios entre un tope mínimo y máximo, lo cual evita que tal existencia baje tanto que, en un momento dado, no haya la suficiente cantidad como para suplir los pedidos, con la consiguiente pérdida del cliente, o que sea tan elevada que represente una excesiva cantidad de recursos financieros inmovilizados en forma de inventarios por un tiempo demasiado largo, lo cual afectaría el normal flujo de caja. 2) Al conocer la existencia física de cada rubro de inventario, se tiene la seguridad de poder suplir los pedidos que normalmente hacen los clientes. 3) Además de controlar en forma permanente la existencia de unidades físicas, permite: a) Conocer en forma constante el costo unitario y total de cada tipo de inventario. b) Conocer el costo de cada salida de inventario, bien sea para la venta o para cualquier otro propósito, con lo cual: b.1)

Si se trata de una salida de productos para la venta, se podrá determinar cuál ha sido la utilidad bruta que se obtuvo en cada una de esas ventas.

b.2)

Cuando la salida se refiera a materiales que se envían a los departamentos de producción para la fabricación de artículos, el sistema de inventario continuo permite conocer el costo de esos materiales y, por ende, su participación en el costo de producción de los bienes que están siendo fabricados. En lo adelante, sólo nos ocuparemos de artículos destinados a la venta.

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491

Contabilidad Financiera LA TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS. Para alcanzar los objetivos señalados es indispensable, antes que nada, implementar los sistemas adecuados que nos permitan, posteriormente, aplicar los métodos de control de inventarios más idóneos. Es de todos conocido que, en esta época, la mayoría de las empresas han adoptado sistemas computarizados para procesar datos de naturaleza contable y administrativa que permiten tener un mayor y más rápido control de todas las actividades que se realizan. Sin embargo, los problemas de control e información que se producen en cualquier empresa, no se resuelven por el simple hecho de adquirir un computador por muy poderoso que éste sea. Después de ello, es indispensable que intervenga el factor humano que será quien decida, concretamente en el área de inventarios, qué sistema se desea adoptar y que método se utilizará para llevar a cabo los registros y controles correspondientes. Siendo así que el computador es sólo el instrumento que se utiliza para registrar los datos siguiendo un determinado método, es la razón por la que, antes que nada, debemos aprender cómo se procesarán esos datos "a mano". Luego, será muy sencillo hacerlo utilizando un computador. Uno de los sistemas manuales de control de inventario más conocido y utilizado es el de tarjetas. Concéntrese en la ilustración 18.1. Se muestra allí lo que sería una tarjeta de control de inventario continuo por medios manuales. Por supuesto, este modelo de tarjeta contiene los detalles mínimos que deben intervenir. Cada empresa la diseñará de acuerdo con las necesidades de información que requiera, según la naturaleza de la actividad que realice. Como puede ser observado, este modelo de tarjeta comienza con un encabezamiento donde se informa acerca de: 1)

Artículo: Se destinará una tarjeta para cada tipo de producto o mercancía, debiendo escribir en ese espacio el nombre del mismo y, de existir, el código que le haya sido asignado. UNIDAD DE MEDIDA: CANTIDAD MÁXIMA: ARTÍCULO:

Fecha

Detalles

ENTRADAS Costo Canti- Unitadad. rio

Total

CANTIDAD MÍNIMA:

SALIDAS Costo Canti- Unitadad. rio

SALDO

Total

Cantidad.

Costo Unitario

Total

TOTAL Ilustración 18.1 Tarjeta de control de inventario

492

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Inventario Continuo 2)

Unidad de medida: Se escribirá en este espacio el tipo de unidad en la que se mide, cuenta o pesa el artículo que está siendo controlado en esta tarjeta: metros, kilos, litros, docenas, etc.

3)

Cantidad máxima: En este espacio se anotará la cantidad máxima de unidades que se recomienda mantener en existencia, tratando así de evitar un exceso de inventario que, como ya se mencionó, ocasionaría una innecesaria cantidad de recursos financieros inmovilizados en forma de inventarios.

4)

Cantidad mínima: Se escribirá allí la cantidad mínima que debe mantenerse en existencia de cada artículo. De esta forma, cuando se observe que la cantidad de inventario que va quedando se acerque al mínimo establecido, se notifica al departamento de compras para que proceda a realizar el pedido de compra y reponer el saldo al nivel deseado. Ello evitará que en un momento dado, el nivel de existencias sea tan bajo que se corra el riesgo de no poder satisfacer la demanda de los clientes quienes, seguramente, recurrirán a otros proveedores. Existen muchas variables que se toman en cuenta para establecer el nivel máximo y mínimo de inventario. De entre ellas pueden citarse el tipo de producto, la velocidad de rotación de ese inventario, la ubicación geográfica del proveedor (nacional o internacional), etc. De todos estos detalles volveremos a conversar más adelante..

Luego del encabezamiento, la tarjeta contiene una serie de columnas, en las que se informan detalles concretos referidos al movimiento que ha experimentado el artículo controlado en cada una. Tales columnas son: 1)

Fecha: Se anotará en esta columna, la fecha en la que se produjo la transacción.

2)

Detalles: En esta columna se escribirán, en forma muy resumida, ciertos detalles de la transacción tales como nombre y número del documento que sustenta la operación y cualquier otra información que se considere conveniente.

3)

ENTRADAS: Esta columna está destinada a controlar las entradas de mercancía al almacén. Como puede ser observado, consta a su vez de tres subcolumnas destinadas a controlar: 1) Cantidad: Se anotará en esta subcolumna, la cantidad física que entró al almacén expresada en unidades. 2) Costo Unitario: En esta subcolumna, será anotado el costo unitario incurrido para comprar y poner en el almacén, lista para la venta, cada unidad adquirida. Es decir que el costo unitario

Centro de Contadores

493

Contabilidad Financiera debe contener, además del costo convenido con el proveedor, cualesquiera otros gastos normales y necesarios que deban erogarse, para que el producto sea colocado en el almacén y listo para ser vendido, tales como transporte, flete, seguro. 3) Total: Se escribirá allí el costo total de la compra el cual contendrá, además del valor contratado con el proveedor, cualquier otro gasto de compra. Se obtiene multiplicando la cantidad por el costo unitario. 4) SALIDAS: Esta columna está destinada a controlar las operaciones que involucran salidas de productos del almacén. Igual que la columna de entradas, está compuesta por tres subcolumnas. a) Cantidad: Se anotará allí las unidades físicas que están saliendo del almacén. b) Costo unitario: Esta subcolumna será utilizada para mostrar el costo unitario de las unidades que, en un momento dado, estén saliendo del almacén. Por supuesto, este costo unitario variará de acuerdo con el método de valoración que haya sido adoptado por la empresa: PEPS o COSTO PROMEDIO. c) Total: Se expresará allí el costo total de las unidades que hayan salido del almacén. Como detallaremos más adelante, este costo total representará el costo de ventas, cuando la salida de tal artículo ha sido ocasionada por una venta. 5) SALDO: Esta columna será destinada a controlar el inventario que va quedando, tanto en términos de unidades físicas como en términos de costo. Consta también de tres subcolumnas: a)

Cantidad: Se anotará en esta subcolumna el saldo en unidades físicas que resulte, cada vez que ocurra una entrada o una salida. Para su determinación, se actúa como si se tratara de una cuenta de naturaleza deudora. Es decir:

Cantidad o saldo anterior Más: Entradas Menos: Salidas Cantidad o saldo actual

494

XXX XXX (XXX) XXX

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Inventario Continuo b)

Costo unitario: Se refiere al costo unitario al cual quedará valuado el saldo o inventario a una fecha determinada. Como se dijo anteriormente, este costo unitario variará de acuerdo al método adoptado por la empresa.

c)

Total: Representa el costo total al cual queda valuado el inventario, después de realizada cada transacción. Por supuesto, el costo total que se obtenga, también dependerá del método de valoración adoptado.

MÉTODOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO CONTINUO. Existen varios métodos que nos permiten controlar los inventarios tanto en unidades físicas como en su costo. En cuanto a unidades físicas, todos los métodos operan de la misma forma. Es decir, sea cual sea el método utilizado, la cantidad de unidades en existencia informada por los diferentes métodos, será la misma. Sin embargo, no sucederá lo mismo en cuanto al costo al cual están valoradas esas existencias, ya que éste variará de acuerdo al método de valuación adoptado. De entre ellos, mencionaremos sólo los contemplados en la VEN-NIF PYME, Párrafo 13.18. Son ellos: a) b)

Primera Entrada, Primera Salida (PEPS) Costo Promedio.

El método Última Entrada Primera Salida (UEPS), también conocido como LIFO por las siglas del inglés: Last In First Out, no está permitido por las NIIF.

MÉTODO PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS). Este método, también conocido como método FIFO, cuya expresión está formada por las iniciales de las palabras que lo identifican en inglés (First In First Out), se sustenta en la hipótesis de que las unidades que vayan saliendo del almacén, irán siendo costeadas a los precios a los cuales fueron hechas las primeras compras (NIC 2 Párrafo 27). Como consecuencia de ello, los productos que queden como existencia al final, estarán valorados a los costos más recientes. Como siempre, nos sustentaremos en el desarrollo de un caso específico para explicarlo. Al hacerlo, iremos desarrollando la forma en que se controla el inventario por medio de la tarjeta que aparece en la ilustración 18.2, al mismo tiempo que irán siendo comentados los registros que deben ser hechos en el diario y mayor, teniendo en cuenta que, para efectos del IVA, se aplicará una tasa hipotética de 10%. Así podremos ir observando la interconexión que existe entre la tarjeta de inventario y las cuentas respectivas del mayor general. Comencemos: Punto 1: Abril 01. Saldo a la fecha,100 unidades a Bs. 20,oo c/u. Centro de Contadores

495

Contabilidad Financiera a)

En la tarjeta: Se le colocó, en la columna de SALDO, la cantidad de unidades en existencia para el 01 de abril, 100 unidades, a un costo unitario de Bs. 20,oo c/u lo cual da un total de Bs. 2.000,oo.

b)

En contabilidad: El punto 1 del caso propuesto señala que, al 01 de abril, existe un inventario del Artículo A, representado por 100 unidades a Bs. 20,oo c/u, lo cual arroja un costo total de Bs. 2.000,oo. Pues bien, únicamente para efectos didácticos, imaginaremos que esta empresa sólo comercia con el Artículo A. En este caso, al comenzar las operaciones el 01 de Abril, deberá existir una cuenta denominada INVENTARIOS que refleje ese saldo. INVENTARIOS DEBE

HABER

(1) 2.000,oo Punto 2: Abril 02. Se compraron 300 unidades a Bs. 25,oo c/u. Nota de recepción Nro. 35. Se aceptó factura a 60 días. a)

En la tarjeta: Observe la línea Nº 2. Se escribió la fecha y el correspondiente detalle. En la columna de ENTRADAS se anotó la cantidad recibida, 300 unidades, el costo unitario, Bs. 25,oo, y el costo total de la compra, Bs. 7.500,oo. En la columna de SALDO, se anotará el nuevo saldo, tanto en unidades como en costo. Sin embargo, cuando el método adoptado es el de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS), se hace indispensable mostrar la composición del saldo en lotes o capas, en el mismo orden en que entraron en el almacén. Ello permitirá, posteriormente, conocer qué lote de unidades entró primero, para darle salida también primero. En nuestro caso, observe cómo hemos colocado, primero, las 100 unidades a Bs. 20,oo c/u que teníamos como saldo anterior y, a continuación, son mostradas las 300 unidades a Bs. 25,oo c/u que terminan de entrar. En definitiva, el saldo es de 400 unidades físicas. Sin embargo, un lote tiene un costo unitario de Bs. 20,oo y otro de Bs. 25,oo. Así debe ser mostrado.

b)

496

En contabilidad: Como ya hemos explicado, se trata de la compra de mercancía por Bs. 7.500,oo. Pues bien, es éste el momento en que usted debe conocer que cuando se utiliza el sistema de inventario continuo, las cuentas Compras, Gastos de Compras, Devoluciones en Compras y Rebajas en Compras (imputables al costo de compras), no existen. En su lugar, se utiliza la cuenta INVENTARIOS. De acuerdo con esto, razonemos el asiento: Centro de Contadores

Inventario Continuo ¿Qué recibió la empresa? Mercancía para la venta. ¿Qué cuenta controla la mercancía que se compra para la venta? INVENTARIOS. Luego a Inventarios se le carga Bs. 7.500,oo. ¿Qué más recibió la empresa? Recibió el derecho de cobrar al fisco (compensar) el crédito fiscal por Bs. 750,oo que, por concepto de IVA, le está pagando al proveedor (10% de 7.500,oo) ¿Qué cuenta recibió? CRÉDITO FISCAL-IVA. A esta cuenta se le carga Bs. 750,oo. ¿ Qué entregó la empresa? Una factura aceptada para su pago posterior. ¿Qué cuenta controla estas deudas? CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES. A esta cuenta se le abona Bs. 8.250,oo (7.500,oo más IVA Bs. 750,oo). El asiento a realizar sería: FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 02

DEBE

--- 2--INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL - IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

HABER

7.500,oo 750,oo 8.250,oo

Al pasar el asiento al mayor, la cuenta inventarios quedaría como sigue: INVENTARIOS DEBE

HABER

(1) 2.000,oo (2) 7.500,oo Saldo 9.500,oo Observe que, el saldo que arroja la cuenta de control Inventarios, debe cuadrar en todo momento con la suma de los saldos que tengan las tarjetas que controlan los diferentes artículos. En el caso que estamos desarrollando, por estar suponiendo que la empresa comercializa un solo artículo, es la razón por la que, el saldo de la cuenta Inventarios, en el mayor, coincide con el saldo de la tarjeta mostrada en la ilustración 18.2. Punto 3: Abril 03. Se vendieron 60 unidades a Bs. 50,oo c/u. Factura 425 a 30 días. a)

En la tarjeta: Observe la línea 3 de la tarjeta. Después de anotar la fecha y el detalle, analicemos la columna de salidas. En el espacio destinado a cantidad se anotaron las 60 unidades que salieron para la venta.

Centro de Contadores

497

Contabilidad Financiera UNIDAD DE MEDIDA:

ARTÍCULO:

Fecha 1 2

3

A

Detalles

piezas ENTRADAS Costo Canti- Unitadad. rio Total

CANTIDAD MÁXIMA:

700

300

25,oo

Costo Canti- Unitadad. rio

Costo Canti- Unitadad. rio Total

Total

7.500,oo

Abril 03 Factura 425

200 SALDO

SALIDAS

Abril 01 Saldo Abril 02 Nota recepción 35

CANTIDAD MÍNIMA:

60

20,oo

1.200,oo

100

20,oo 2.000,oo

100

20,oo 2.000,oo

300

25,oo 7.500,oo

40 300 40

4

5

6

7

8

Abril 06 Nota recepción 42

200

30,oo

6.000,oo

Abril 07 Factura 460

Abril 10 Nota recepción 61

100

33,oo

Abril 15 N/D flete - seguro

Abril 19

Devoluc. compra

30,oo

Abril 20 Devoluc. compra

(40)

10 Abril 23 Devolución venta

TOTAL

550

20,oo

800,oo

300

25,oo 7.500,oo

200

30,oo 6.000,oo

800,oo

270

25,oo 6.750,oo

30

25,oo

750,oo

200

30,oo 6.000,oo

270

25,oo 6.750,oo

200

30,oo 6.000,oo

100

33,oo 3.300,oo

270

27,oo 7.290,oo

200

30,oo 6.000,oo

100

33,oo 3.300,oo

270

27,oo 7.290,oo

190

30,oo 5.700,oo

100

33,oo 3.300,oo

270

27,oo 7.290,oo

190

30,oo 5.700,oo

60

33,oo 1.980,oo

20

25,oo

3.300,oo

(300,oo)

33,oo (1.320,oo)

(20)

11 Abril 28 Factura 510

25,oo 7.500,oo

20,oo

N/D 63

9

800,oo

40

540,oo

(10)

20,oo

25,oo

(500,oo)

500,oo

270

27,oo 7.290,oo

190

30,oo 5.700,oo

60

33,oo 1.980,oo

20

25,oo

500,oo

270

27,oo

7.290,oo

180

30,oo 5.400,oo

10

30,oo

300,oo

60

33,oo 1.980,oo

28,58 15.720,oo 410

25,22

10.340,oo 240

30,75 7.380,oo

Ilustración 18.2. Método PEPS

498

Centro de Contadores

Inventario Continuo Ahora bien. ¿A qué costo unitario se le dará salida? Si recordamos que el método que estamos utilizando es el PEPS, ello significa que debe dársele salida al costo de las unidades que entraron primero. Si nos fijamos en el saldo anterior, veremos que está compuesto por dos lotes o capas, el primero de los cuales es de 100 unidades a un costo de Bs. 20,oo c/u. Pues bien, siendo éste el lote que primero entró, es la razón por la que esta salida de 60 unidades, debe ser valorada al costo que había entrado el primer lote, Bs. 20,oo c/u, y el costo total de la salida sería Bs. 1.200,oo; es decir, 60 unidades a Bs. 20,oo c/u. De inmediato, se procede a sacar el nuevo saldo diciendo: Tenía un saldo anterior de 100 unidades a Bs. 20,oo c/u y salieron 60 unidades de ese lote. Por ello, el nuevo saldo quedará compuesto por 40 unidades de Bs. 20,oo c/u y, debajo, se coloca el siguiente lote de 300 unidades a Bs. 25,oo c/u el cual todavía no ha sido utilizado. b)

En contabilidad: Veamos a continuación cómo debe hacerse en contabilidad, cuando se realiza una venta y se lleva el sistema de inventario continuo. Según el punto 3 del caso que estamos desarrollando, se realizó una venta de 60 unidades a Bs. 50,oo c/u, lo que arroja un total de Bs. 3.000,oo. Pues bien, ¿Recuerda el asiento que se hace para registrar una venta cuando se utiliza el sistema de inventario periódico?

Ese asiento sería hecho como sigue: FECHA

Abril

DESCRIPCIÓN

03

--- 3 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA

DEBE

HABER

3.300,oo 3.000,oo 300,oo

Observe que, este asiento, no tiene nada de nuevo. Es el mismo que usted ya conoce. Sin embargo, cuando se utiliza el sistema de inventario continuo, además de este asiento, hay que hacer otro mediante el cual se registra el costo de la venta que se está haciendo, a la vez que se da salida del almacén a la mercancía vendida, valorada al costo. Razonemos: Observe la línea 3 de la ilustración 18.2. La columna de SALIDAS informa que salieron del almacén 60 unidades cuyo costo de compra fue de Bs. 1.200,oo. Esto quiere decir que, mientras esta mercancía estuvo formando parte del inventario, era un activo. Sin embargo, la VEN-NIF PYME en el Párrafo 13.20 expresa que, al ser vendidos los inventarios, su importe en libros debe reconocerse como gasto del período en el que se registran los correspondientes ingresos.

Centro de Contadores

499

Contabilidad Financiera En este caso, ese costo está representado por la cantidad de dinero que la empresa tuvo que pagar para comprar estas 60 unidades que vendió; es decir, Bs. 1.200,oo. La cuenta que controla este tipo de egreso se le llama Costo de Ventas. Por lo tanto, a esta cuenta se le carga esa cifra. Por otra parte, ¿qué entregó la empresa? Entregó mercancía de la que tenía formando parte de su inventario en el almacén. Siendo así que la cuenta que controla esta mercancía se denomina Inventarios, a esta cuenta se le abonará Bs. 1.200,oo. El asiento, por lo tanto, sería así: FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

--- 4 --Abril

03 COSTO DE VENTAS INVENTARIOS

1.200,oo 1.200,oo

Si pasamos estos asientos al mayor, las cuentas involucradas quedarían como sigue:

INVENTARIOS (1) (2) Saldos

DEBE

HABER

2.000,oo 7.500,oo 8.300,oo

1.200,oo

COSTO DE VENTAS DEBE

(4) (4)

HABER

VENTAS DEBE

HABER

1.200,oo

3.000,oo (3)

1.200,oo

3.000,oo

Al analizar el estado de estas tres cuentas, podemos observar la ventaja que representa para la empresa, el utilizar el sistema de inventario continuo: 1)

La cuenta Inventarios, nos informa permanentemente la existencia de mercancía que va quedando, valorada al costo.

2)

Las cuentas Ventas y Costo de Ventas nos van informando la utilidad bruta que se va obteniendo en cada venta que se haga, así como la utilidad bruta acumulada en el período.

Para los efectos de llevar a cabo una buena administración de la empresa, estas dos ventajas, entre otras, son tan importantes que justifican la utilización del sistema de inventario continuo. Punto 4:

1)

500

Abril 06. Se compraron 200 unidades a Bs. 30,oo c/u. Nota de recepción 42. Fue aceptada factura a 30 días.

En la tarjeta: Fíjese en la línea 4 de la tarjeta. Desde ahora y por ser algo repetitivo, no comentaremos lo escrito en las columnas de fechas y detalles.

Centro de Contadores

Inventario Continuo Observe la columna de ENTRADAS. Fueron anotadas 200 unidades a Bs. 30,oo c/u y el costo total Bs. 6.000,oo. En la columna de SALDO se muestra su nueva composición, respetando el orden en que los lotes han entrado: Primera entrada: 40 unidades a Bs. 20,oo c/u = Segunda entrada: 300 unidades a Bs. 25,oo c/u = Tercera entrada: 200 unidades a Bs. 30,oo c/u = 2)

800,oo 7.500,oo 6.000,oo

En contabilidad: Se trata de una compra, por lo que actuaremos de la misma forma que lo hicimos en el punto 2.

FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 06

DEBE

--- 5 --INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL - IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

HABER

6.000,oo 600,oo 6.600,oo

Pasemos este asiento al mayor y veamos cómo quedan las cuentas: INVENTARIOS (1) (2) (5) Saldos

DEBE

HABER

2.000,oo 7.500,oo 6.000,oo 14.300,oo

1.200,oo

COSTO DE VENTAS DEBE

(4) (4)

HABER

VENTAS DEBE

HABER

1.200,oo

3.000,oo (3)

1.200,oo

3.000,oo

Observe que, la cuenta Inventarios, cuadra con el saldo que arroja la tarjeta en la línea 4 de la ilustración 18.2: 40 unidades a Bs. 20,oo c/u = 300 unidades a Bs. 25,oo c/u = 200 unidades a Bs. 30,oo c/u = Saldo: 540 unidades

Punto 5: a)

800,oo 7.500,oo 6.000,oo 14.300,oo

Abril 07. Se vendieron 70 unidades a Bs. 50,oo c/u factura 460 a 90 días.

En la tarjeta: En la línea 5 de la tarjeta, puede observar el movimiento habido. Ubíquese en la columna

Centro de Contadores

501

Contabilidad Financiera de salidas. La venta fue de 70 unidades, las cuales debemos dar salida en el mismo orden en que entraron. Si observa la columna de SALDO en la línea anterior, verá que está compuesto por tres lotes, el primero de los cuales es de 40 unidades. Pues bien, se dará salida, primero, a lo que quede del lote que primero entró y, el resto de la salida, 30 unidades, se toma del lote de 300 unidades que fue la siguiente entrada y cuyo costo unitario fue de Bs. 25,oo c/u. Por supuesto, el costo total de la salida, será el resultado de multiplicar las unidades que salieron de cada lote por sus respectivos costos unitarios. En este caso 40 unidades a Bs. 20,oo c/u 30 unidades a Bs. 25,oo c/u

800,oo 750,oo

De seguida, se procede a sacar el nuevo saldo diciendo: 1) Habían 40 unidades de Bs. 20,oo c/u y salieron todas. De ese lote, no queda ninguna. 2) Habían 300 unidades de Bs. 25,oo c/u y salieron 30; por lo tanto, quedan 270 unidades de Bs. 25,oo c/u. 3) Habían 200 unidades de Bs. 30,oo c/u que no han sido utilizadas, por lo cual queda esa misma cantidad. b)

En contabilidad: Por tratarse de una venta, se actuará igual que en el punto 3. Recuerde que deben ser hechos dos asientos: 1) Primer asiento: Se registra la venta a crédito de la mercancía valorada a precio de venta: Precio de venta: 70 unidades a Bs. 50,oo c/u = 3.500,oo 2) Segundo asiento: En este asiento se registra el costo de la mercancía vendida (costo de ventas), a la vez que se le da salida del almacén a las unidades vendidas, valoradas al costo, de acuerdo con lo mostrado en la línea 5 de la tarjeta: 40 unidades a Bs. 20,oo c/u = 30 unidades a Bs. 25,oo c/u = Costo total

800,oo 750,oo 1.550,oo

Los asientos a realizar serían como sigue:

502

Centro de Contadores

Inventario Continuo FECHA Abril

Abril

DESCRIPCIÓN

DEBE

--- 6 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA 07 --- 7 --COSTO DE VENTAS INVENTARIOS

HABER

07

3.850,oo 3.500,oo 350,oo 1.550,oo 1.550,oo

Al pasar los asientos al mayor, nos quedaría: INVENTARIOS DEBE

(1) 2.000,oo (2) 7.500,oo (5) 6.000,oo Saldos 12.750,oo

COSTO DE VENTAS

HABER

1.200,oo 1.550,oo

DEBE

(4) (7)

(4) (7)

HABER

VENTAS DEBE

HABER

1.200,oo 1.550,oo

3.000,oo (3) 3.500,oo (6)

2.750,oo

6.500,oo

¿Está siendo clara la explicación? Esperamos que sí. En caso contrario, vuelva a repasar desde el principio y, en todo caso, consulte cualquier duda al llegar a clase. Realmente, en esto consiste el método PEPS. Sin embargo, existen otros detalles tales como: devoluciones sobre compras o sobre ventas, gastos en compras y rebajas o bonificaciones en compras, cuyos elementos requieren de algunas explicaciones adicionales. Veamos: Punto 6:

Abril 10. Se compraron 100 unidades a Bs.30,oo c/u, según factura a 60 días. Además, se pagó con un cheque Bs. 200,oo por concepto de flete y Bs. 100,oo por seguro. Nota de recepción Nro. 61.

Se trata de una simple compra de mercancía en la que, además del costo convenido con el proveedor, existen gastos de compra adicionales. En estos casos, antes de hacer los registros, se realizan los cálculos necesarios para determinar tanto el costo total como el costo unitario definitivos. Costo según factura del proveedor: 100 unidades a Bs. 30,oo c/u = Más: Gastos de fletes Gastos de seguro Costo total

Centro de Contadores

3.000,oo 200,oo 100,oo

100 unidades a Bs. 33,oo c/u = 3.300,oo

503

Contabilidad Financiera Como puede ser observado, los gastos de flete y seguro han sido sumados al costo de la mercancía, arrojando un costo total de Bs. 3.300,oo. El nuevo costo unitario, Bs. 33,oo, ha sido obtenido dividiendo el costo total, entre el número de unidades compradas. Costo unitario = 3.300,oo  100,oo = 33,oo Tratándose de una compra, los registros serán hechos de la misma forma que se hizo en los casos anteriores: a)

En la tarjeta: Observe la línea 6. En la columna de ENTRADAS se hizo el registro de 100 unidades a Bs. 33,oo c/u con su correspondiente total de Bs. 3.300,oo. En la columna de SALDOS, fue sacada la nueva composición de la existencia de esta mercancía, arrojando un saldo de 570 unidades y un costo total de Bs. 16.050,oo.

b)

En contabilidad: Por tratarse de una compra, se siguen las mismas normas comentadas en el punto 2. Recuerde: en el sistema de inventario continuo no se utilizan las cuentas de Compras ni Gastos de Compras. Todos los costos involucrados en una compra se cargan a Inventarios. Por lo tanto, el asiento se hará como sigue:

FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 10

DEBE

--- 8 --INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL - IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES BANCOS

HABER

3.300,oo 320,oo 3.300,oo 320,oo

Con respecto al crédito fiscal cargado, es bueno volver a recordar que, los pagos por concepto de seguro no están sujetos a IVA, de acuerdo con el Numeral 5 del Artículo 16 (Ley IVA). Por ello, los Bs. 100,oo pagados por ese concepto, no genera crédito fiscal. Después de pasar el asiento al mayor, quedaría: INVENTARIOS (1) (2) (5) (8) Saldos

504

DEBE

HABER

2.000,oo 7.500,oo 6.000,oo 3.300,oo 16.050,oo

1.200,oo 1.550,oo

COSTO DE VENTAS DEBE

(4) (7)

(4) (7)

HABER

VENTAS DEBE

HABER

1.200,oo 1.550,oo

3.000,oo (3) 3.500,oo (6)

2.750,oo

6.500,oo Centro de Contadores

Inventario Continuo Punto 7: Abril 15. Se recibió una nota de débito de un proveedor donde está cobrando Bs. 600,oo por concepto de flete de la mercancía que se le compró el día 2 de abril, lo cual había sido convenido al hacerle el pedido. Analicemos el caso. Se trata de un gasto de compra adicional, el cual no había sido procesado en el costo, cuando originalmente se le dio entrada al almacén. En estos casos, se actúa como sigue: 1)

Se determina si la mercancía afectada con este gasto fue vendida o si, por el contrario, aún permanece en el almacén. Si observamos la tarjeta en la línea 2, las unidades compradas fueron 300, de las cuales, la información que aparece en la columna de SALDO, línea 6, nos indica que sólo quedan 270 unidades. Ello quiere decir que ya fueron vendidas 30, como efectivamente puede ser constatado en la línea 5. De lo expuesto se puede concluir en que: Unidades compradas De las cuales: Se vendieron Existencia en inventario

2)

300 30 270

Después de ello, se procede a determinar qué parte del gasto de flete le corresponde a las unidades vendidas, y cuánto le corresponde a las que permanecen formando parte del inventario.

Para ello, calculemos cuánto le corresponde a cada una de las 300 unidades compradas: Costo unitario adicional por flete: Bs. 600,oo  300 unidades = Bs. 2,oo c/u. De seguida, calculemos cuánto le corresponde a cada grupo de unidades: Unidades vendidas: Unidades en existencia: Total

30 unidades a Bs. 2,oo c/u = 270 unidades a Bs. 2,oo c/u =

60,oo 540,oo

300 unidades a Bs. 2,oo c/u =

600,oo

Por último veamos cómo se hacen los registros: a)

En la tarjeta: Observe la línea 7. Ha sido registrado en la columna de ENTRADAS, en la subcolumna de total, los Bs. 540,oo de gastos de flete que le corresponden a las unidades que aún permanecen en el almacén formando parte del inventario.

Centro de Contadores

505

Contabilidad Financiera Al sacar el nuevo saldo, observe que las 270 unidades afectadas aparecen ahora con un costo unitario de Bs. 27,oo c/u, en vez de Bs. 25,oo, conteniendo así los Bs. 2,oo adicionales por concepto de flete que no habían sido registrados originalmente. Como puede observar, el resto de los lotes de mercancía que componen el saldo a esta fecha, no sufrieron variación. b)

En contabilidad: Veamos cómo se actúa en contabilidad para registrar esta transacción. 1) Se trata de un gasto de compra por concepto de flete que no había sido registrado. Siguiendo la norma al respecto, se hará un cargo a Inventarios por la parte del gasto que le corresponde absorber a las unidades que todavía permanecen en existencia en el almacén; es decir, Bs. 540,oo. 2) Se le carga a Costo de Ventas la parte del gasto que le corresponde a las 30 unidades que ya fueron vendidas. Como recordará, cuando estas 30 unidades fueron vendidas el día 7 de Abril, el costo de las mismas fue calculado en base a Bs. 25,oo c/u; es decir, Bs. 750,oo, en vez de haberlo calculado en base a Bs. 27,oo c/u, lo cual hubiese arrojado un costo de ventas de Bs. 810,oo. Resumiendo: Costo de ventas total: Menos: Parte registrada:

30 unidades a Bs. 27,oo c/u = 30 unidades a Bs. 25,oo c/u =

810,oo 750,oo

Costo de Ventas por registrar: 30 unidades a Bs. 2,oo c/u =

60,oo

Es decir, se cargará a Costo de Ventas Bs. 60,oo. 3) Se cargará a Crédito Fiscal-IVA Bs. 60,oo (10% de 600,oo por concepto de IVA generado). 4) Se abonará a Cuentas por Pagar Proveedores Bs. 660,oo lo cual representa el monto del flete adeudado más el IVA. El asiento, en definitiva, se hará como sigue: FECHA Abril

506

DESCRIPCIÓN 15

--- 9 --INVENTARIOS COSTO DE VENTAS CRÉDITO FISCAL - IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

DEBE

HABER

540,oo 60,oo 60,oo 660,oo

Centro de Contadores

Inventario Continuo Al pasar este asiento al mayor, las cuentas quedarían como sigue INVENTARIOS (1) (2) (5) (8) (9) Saldos

DEBE

HABER

2.000,oo 7.500,oo 6.000,oo 3.300,oo 540,oo 16.590,oo

1.200,oo 1.550,oo

COSTO DE VENTAS DEBE

(4) (4) (7) (7) (9)

HABER

VENTAS DEBE

HABER

1.200,oo 1.550,oo 60,oo

3.000,oo (3) 3.500,oo (8)

2.750,oo

6.500,oo

DEVOLUCIÓN A PROVEEDORES DE MERCANCÍA COMPRADA. En oportunidades, nos encontraremos con transacciones que se refieren a devoluciones a proveedores de mercancías que habían sido compradas. Ante este hecho, la mercancía correspondiente debe ser desincorporada de los registros tanto en unidades como en costo. Con respecto al costo, deben tenerse en cuenta dos situaciones: 1)

Si el costo de la mercancía que se está devolviendo contiene solo aquél facturado por el proveedor.

2)

Si el costo de la mercancía contiene, además del costo pagado al proveedor, cualquier otro adicional pagado a entes diferentes por concepto de fletes, seguros, etc.

DEVOLUCIONES A PROVEEDORES CUANDO NO HUBO GASTOS DE COMPRAS ADICIONALES. Punto 8:

Abril 19. Fueron devueltas 10 unidades de las compradas el 6 de abril. El monto correspondiente fue cargado en la cuenta del proveedor. Nota de débito 63.

En este caso, actuaremos como sigue: a)

En la tarjeta: El texto del caso propuesto informa que fueron devueltas 10 unidades de las compradas el día 6 de abril. Como se recordará (ver línea 4 de la tarjeta, Ilustración 18.2), se compraron 200 unidades a Bs. 30,oo c/u y no hubo gastos de compras adicionales. Por lo tanto, habrá que dar una salida a 10 unidades a Bs. 30,oo c/u. Sin embargo, esta transacción deberá ser registrada en la columna ENTRADAS entre paréntesis o "en rojo", lo cual tendrá el mismo efecto que si se anotara en la columna de salidas (ver línea 8 de la tarjeta). Esto se hace así para lograr que la sumatoria de la columna de ENTRADAS, arroje la cantidad neta recibida tanto en unidades como en costo.

Centro de Contadores

507

Contabilidad Financiera De seguida, se procede a sacar el nuevo saldo, cuya composición es igual a la del saldo anterior, con excepción de la segunda partida que bajó de 200 unidades a 190 por el efecto que tuvo la devolución de 10 unidades al respectivo proveedor. b)

En contabilidad: Deberá ser hecho el asiento mediante el cual se le carga en la Cuenta por Pagar Proveedores Bs. 330,oo, se abona a Inventarios el costo de la mercancía devuelta, Bs. 300,oo, con lo cual se le da salida del almacén y, además, se abona a Crédito Fiscal IVA Bs. 30,oo pues, al tratarse de una devolución de una compra, el crédito fiscal original cargado, debe ser rebajado en esa cantidad. FECHA

Abril

DESCRIPCIÓN 19

DEBE

--- 10 --CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL - IVA

HABER

330,oo 300,oo 30,oo

Pasemos el asiento al mayor, después de lo cual podrá observarse que la cuenta Inventarios, sigue cuadrando con la cuenta auxiliar o tarjeta de almacén. INVENTARIOS DEBE

(1) (2) (5) (8) (9) Saldos

2.000,oo 7.500,oo 6.000,oo 3.300,oo 540,oo 16.390,oo

HABER

1.200,oo (4) (4) 1.550,oo (7) (7) 300,oo (10) (9)

COSTO DE VENTAS DEBE

HABER

VENTAS DEBE

HABER

1.200,oo 1.550,oo 60,oo

3.000,oo (3) 3.500,oo (8)

2.750,oo

6.500,oo

DEVOLUCIÓN A PROVEEDORES CUANDO HUBO GASTOS DE COMPRAS ADICIONALES. Expliquémoslo con un ejemplo: Punto 9:

Abril 20. Fueron devueltas al proveedor 40 unidades de las compradas el día 10 de abril, se le cargó en cuenta el valor correspondiente.

Aquí estamos en presencia de una segunda situación, en cuanto a devoluciones al proveedor. Se trata del caso en que, en el costo de la mercancía devuelta, existe un componente por concepto de gastos de compras tales como fletes, seguros, etc., que fueron contratados y pagados por cuenta de la empresa compradora. En este caso, se actuará como sigue: Se procede a determinar, antes que nada, qué cantidad por concepto de fletes, seguros, etc., está incorporada al costo de las unidades devueltas. Para ello, recordemos lo tratado en el punto 6. Allí se nos informa que fueron compradas 100 unidades cuyos costos fueron:

508

Centro de Contadores

Inventario Continuo Costo según factura del proveedor: 100 unidades a Bs. 30,oo = 3.000,oo Más gastos de compras: Flete 100 unidades a Bs. 2,oo = 200,oo Seguro 100 unidades a Bs. 1,oo = 100,oo Total 100 unidades a Bs. 33,oo =

3.000,oo

300,oo 3.300,oo

Esto nos indica que, el costo total de la mercancía devuelta, está compuesto así:

Costo según factura del proveedor: 40 unidades a Bs. 30,oo = Más gastos de compras: Flete 40 unidades a Bs. 2,oo = Seguro 40 unidades a Bs. 1,oo = Total costo de la devolución: 40 unidades a Bs. 33,oo =

80,oo 40,oo

1.200,oo

120,oo 1.320,oo

Explicado esto, pasemos a comentar cómo hacer los registros, con respecto a lo cual se puede actuar de dos formas: PRIMERA FORMA. Consiste en considerar el seguro y flete que contiene el costo de las unidades devueltas, como un componente del costo de ventas del período. En este caso, actuaríamos como sigue: a)

En la tarjeta: Se registra la salida en la columna de ENTRADAS, pero colocando las cifras entre paréntesis, con lo cual se logra el mismo efecto que si se colocaran en la columna de salidas, por las razones que ya se explicaron en el punto 8. Si esta es la modalidad adoptada, el costo unitario contendrá tanto el costo según la factura, Bs. 30,oo, como la parte de seguro y flete, Bs. 3,oo; es decir el costo unitario total de Bs. 33,oo. El nuevo saldo será sacado tomando los lotes del saldo anterior, y restando la devolución al que corresponda, en este caso, al último de ellos, bajando de 100 unidades a 60 que, valoradas a Bs. 33,oo c/u, arroja un total de Bs. 1.980,oo.

b)

En contabilidad: Para registrar la devolución en contabilidad, debe tenerse en cuenta que el proveedor sólo va a reconocernos el valor que él nos había facturado; es decir Bs. 30,oo por cada unidad. Por lo tanto, los Bs. 3,oo por unidad, gastados en flete y seguro, deberán ser absorbidos por los costos del período.

El asiento se hará como sigue:

Centro de Contadores

509

Contabilidad Financiera FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 20

DEBE

--- 11 --CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES COSTO DE VENTAS INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL – IVA

HABER

1.320,oo 120,oo 1.320,oo 120,oo

Como puede observar: 1. Se cargó a Cuentas por Pagar Proveedores Bs. 1.320,oo compuesto por: Valor de la mercancía Más IVA: 10% de 1.200,oo Total

1.200,oo 120,oo 1.320,oo

2. Se cargó a Costo de Ventas, la proporción del costo de seguro y flete absorbido por las unidades devueltas, Bs. 120,oo. 3. Se abonó a Inventarios el costo total de la mercancía devuelta, Bs. 1.320,oo (40 unidades a Bs. 33,oo c/u). 4. Se abonó a Crédito Fiscal-IVA, el impuesto que había sido cargado por el proveedor sobre la mercancía comprada que ahora está siendo devuelta, Bs. 120,oo (10% de 1.200,oo). Al pasar el asiento al mayor, las cuentas quedarían como sigue: INVENTARIOS DEBE

(1) (2) (5) (8) (9) Saldos

COSTO DE VENTAS HABER

VENTAS

HABER

DEBE

2.000,oo 1.200,oo (4) (4) 7.500,oo 1.550,oo (7) (7) 6.000,oo 300,oo (10) (9) 3.300,oo 1.320,oo (11) (11) 540,oo 14.970,oo

1.200,oo 1.550,oo 60,oo 120,oo

DEBE

3.000,oo (3) 3.500,oo (8)

HABER

2.930,oo

6.500,oo

SEGUNDA FORMA: Existe otro criterio en cuanto a cómo tratar los gastos de compras adicionales que contiene el costo unitario de las unidades devueltas al proveedor. Este criterio sostiene que tales gastos de compras adicionales, no deben ser cargados al costo de ventas, sino que deben ser absorbidos por las unidades correspondientes al mismo lote que todavía queden en el almacén.

510

Centro de Contadores

Inventario Continuo De esta manera, el costo de ventas no se vería afectado hasta que las unidades que quedaron sean vendidas. En este caso, se actuaría como sigue, teniendo en cuenta que sólo explicaremos el procedimiento ya que, para efectos de seguir desarrollando el caso planteado, adoptaremos el criterio de cargar a costo de ventas, los gastos adicionales de compras. a)

En la tarjeta: Como puede observar en la ilustración 18.3, de acuerdo con los procedimientos ya explicados, la devolución ha sido registrada en la columna de ENTRADAS, pero colocando las cifras entre paréntesis, lo cual tiene el mismo efecto que si fuesen colocadas en la columna de salidas. Fueron registradas 40 unidades a Bs. 30,oo c/u con un costo total de Bs. 1.200,oo. Sin embargo, recuerde que el costo de estas unidades es de Bs. 33,oo c/u (ver línea 6 de la ilustración 18.2), el cual contiene Bs. 3,oo por concepto de gastos de compra no imputables al proveedor, los cuales quedarían absorbidos por las 60 unidades que quedan en existencia correspondientes a ese lote. La composición del nuevo saldo sería igual al saldo anterior, excepto el último lote del cual se ha disminuido la devolución realizada, bajando de 100 unidades a 60.

ARTÍCULO:

8

9

Fecha

Detalles

Abril 19

Devolución

Abril 20

UNIDAD DE MEDIDA:

CANTIDAD MÁXIMA:

CANTIDAD MÍNIMA:

piezas

700

200

ENTRADAS

SALIDAS

SALDO

A

Devolución

Costo Canti- Unitadad. rio

(10)

(40)

30,oo

Total

Costo Canti- Unitadad. rio

(300,oo)

30,oo (1.200,oo )

Total

Costo Canti- Unitadad. rio

Total

270

27,oo

7.290,oo

190

30,oo

5.700,oo

100

33,oo

3.300,oo

270

27,oo

7.290,oo

190

30,oo

5.700,oo

60

35,oo

2.100,oo

Ilustración 18.3 En cuanto al costo unitario, aumentó de Bs. 33,oo a Bs. 35,oo, ya que las unidades que quedaron, absorbieron la parte de gasto de compra que les correspondía a las 40 unidades devueltas, como se explica a continuación: Centro de Contadores

511

Contabilidad Financiera Costo total: Menos: Costo imputable al proveedor

40 unidades a Bs. 33,oo c/u = Bs. 1.320,oo

Costo no imputable al proveedor

40 unidades a Bs. 3,oo c/u = Bs.

40 unidades a Bs. 30,oo c/u = Bs. 1.200,oo 120,oo

El costo no imputable al proveedor, debe ser absorbido por las unidades que quedaron en existencia. Es decir:

Saldo anterior: Menos: Salida a costo de proveedor Saldo en existencia

100 unidades a Bs. 33,oo c/u = Bs. 3.300,oo 40 unidades a Bs. 30,oo c/u = Bs. 1.200,oo 60 unidades a Bs. 35,oo c/u = Bs. 2.100,oo

Observe que, el nuevo costo unitario de Bs. 35,oo, fue determinado dividiendo el costo total, Bs. 2.100,oo, entre las unidades que quedaron: Nuevo costo unitario: 2.100,oo  60,oo = 35,oo b)

En contabilidad: El asiento que se haría en contabilidad, consiste en cargar a Cuentas por Pagar Proveedores Bs. 1.320,oo (1.200,oo más 10% de IVA) y abonar a Inventarios por el costo de la devolución, excluyendo el componente de gasto de compra; es decir: 40 unidades a Bs. 30,oo c/u = 1.200,oo. Por supuesto, también debe abonarse a Crédito Fiscal-IVA Bs. 120,oo por las razones ya explicadas. FECHA

Abril

DESCRIPCIÓN 20

--- X --CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL - IVA

DEBE

HABER

1.320,oo 1.200,oo 120,oo

DEVOLUCIONES PROVENIENTES DE VENTAS EFECTUADAS. Es frecuente encontrarse con que, algún cliente, devuelve toda o parte de la mercancía que se le había vendido, a la cual habrá que dar entrada nuevamente en los diferentes registros. Como siempre, lo explicaremos desarrollando un ejemplo.

512

Centro de Contadores

Inventario Continuo Punto 10: Abril 23. Un cliente devolvió 20 unidades de las vendidas el día 7 de Abril. Ante este hecho, actuaríamos como sigue: a)

En la tarjeta: Se procederá a dar entrada a las unidades devueltas, haciendo el registro en la columna de SALIDAS y colocando las cifras entre paréntesis o "en rojo". Como ya sabemos, ello tiene el mismo efecto en el saldo que si hubiese sido registrado en la columna de entradas. Actuando de esta forma, se logra que la sumatoria de la columna de salidas informe, en términos netos, la cantidad de unidades que salieron para la venta y su correspondiente costo. Sin embargo, ¿a qué costo se le dará entrada a la mercancía devuelta? Existen muchos criterios al respecto. Sin embargo, comentaremos sólo algunos de los más utilizados.

PRIMER CRITERIO. Consiste en dar entrada al costo más reciente de los lotes que fueron utilizados para dar salida cuando tales unidades fueron vendidas y, por estar utilizando en este caso el método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS), estas unidades devueltas formarán un lote que será el primero en salir cuando se vuelva a realizar alguna venta. Si observa la tarjeta en la ilustración 18.2, verá que, en la línea 5, aparece cómo fueron combinados los lotes para dar salida a las unidades en el momento de ser vendidas. En esa oportunidad fueron vendidas 70 unidades a las cuales se les dio salida en dos partes: 40 unidades a Bs. 20,oo c/u = Bs. 800,oo 30 unidades a Bs. 25,oo c/u = Bs. 750,oo Observe entonces que, el costo más reciente de los lotes que fueron utilizados para dar salida a estas unidades, fue de Bs. 25,oo cada una. Será éste, por lo tanto, el costo al cual se dará entrada a las unidades devueltas. Es decir: 20 unidades a Bs. 25,oo c/u = Bs. 500,oo Si observa la línea 10, el anterior es el registro hecho en la columna de salidas, entre paréntesis. Después de ello, se procede a calcular el nuevo saldo, colocando, como primera entrada, la mercancía que está siendo recibida por la devolución. Esto permitirá que, tratándose del método PEPS, sea el próximo lote que salga cuando se realice una nueva venta. b)

En contabilidad: En páginas anteriores hemos comentado que cuando se lleva el sistema de inventario continuo, al realizar una venta, su registro requiere de dos asientos: Uno para registrar la venta, y otro para registrar el costo de esa venta, a la vez que se da salida del inventario a la mercancía vendida.

Centro de Contadores

513

Contabilidad Financiera Pues bien, algo similar ocurre cuando se produce la devolución de una venta. Para registrarla, deben ser hechos también dos asientos: uno, para registrar la devolución valorada a precio de venta, para lo cual: 1. Se carga a Devoluciones en Ventas Bs. 1.000,oo (20 unidades a Bs. 50,oo c/u). 2. Se carga a Débito Fiscal-IVA Bs. 100,oo (10% de 1.000,oo), que representa el IVA que, cuando se vendió la mercancía, se le cobró al cliente. 3. Se abona a Cuentas por Cobrar Bs. 1.100,oo (Bs. 1.000,oo más IVA). De inmediato, se procede a realizar el otro asiento mediante el cual se le carga a Inventarios, el costo de la mercancía que está entrando al almacén, (20 unidades a Bs. 25,oo c/u = 500,oo) a la vez que se le abona a Costo de Ventas esa misma cifra, con lo cual dicho costo queda disminuido en esa cantidad, como se muestra a continuación:

FECHA Abril

DESCRIPCIÓN

23

DEBE

--- 12 --DEVOLUCIONES EN VENTAS DÉBITO FISCAL – IVA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES --- 13 --INVENTARIOS COSTO DE VENTAS

HABER

1.000,oo 100,oo 1.100,oo 500,oo 500,oo

Al pasar este asiento al mayor, las cuentas quedarían como sigue: INVENTARIOS (1) (2) (5) (8) (9) (13) Saldos

DEBE

HABER

2.000,oo 7.500,oo 6.000,oo 3.300,oo 540,oo 500,oo 15.470,oo

1.200,oo 1.550,oo 300,oo 1.320,oo

COSTO DE VENTAS (4) (7) (10) (11)

(4) (7) (9) (11)

Saldos

514

HABER

500,oo

(13)

2.430,oo DEVOLUCIONES EN VENTAS

VENTAS DEBE

DEBE

1.200,oo 1.550,oo 60,oo 120,oo

HABER

3.000,oo 3.500,oo 6.500,oo

DEBE

(3) (8)

(12)

HABER

1.000,oo 1.000,oo Centro de Contadores

Inventario Continuo SEGUNDO CRITERIO: Consiste en dar entrada en Inventarios de las unidades físicas devueltas, e incorporarlas al saldo formando parte del lote que primero saldrá en las próximas ventas. Como puede observar en la ilustración 18.4, la devolución de 20 unidades fue incorporada al primer lote dando un total de 290 unidades (270 + 20), permaneciendo el costo total sin variación Bs. 7.290,oo. Por supuesto, el nuevo costo unitario será de Bs. 25,13, el cual se calcula dividiendo el costo total 7.290,oo, entre la nueva cantidad de unidades que conforma ese lote de 290 (7.290,oo  290 = 25,13). Con respecto al registro en contabilidad, sólo se haría el asiento de la devolución, con crédito a Cuentas por Cobrar Comerciales.

FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 23

UNIDAD DE MEDIDA:

ARTÍCULO:

Fecha

DEBE

--- X --DEVOLUCIONES EN VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

9 Abril 20 Devoluc. compra

10 Abril 23 Devolución Venta

1.000,oo 100,oo 1.100,oo

piezas

CANTIDAD MÁXIMA: 700

CANTIDAD MÍNIMA: 200

ENTRADAS

SALIDAS

SALDO

Canti- Costo dad. Unitario Total

Canti- Costo dad. Unitario Total

Canti- Costo dad. Unitario Total

A

Detalles

HABER

(40)

33,oo (1.320,o o)

(20)

25,oo (500,oo)

270

27,oo 7.290,oo

190

30,oo 5.700,oo

60

33,oo 1.980,oo

290

25,13 7.290,oo

190

30,oo 5.700,oo

60

33,oo 1.980,oo

Ilustración 18.4

Centro de Contadores

515

Contabilidad Financiera El asiento para dar entrada al inventario del costo de la devolución, y para rebajar el costo de ventas, no sería hecho, con lo que este último quedaría momentáneamente fuera de la realidad. Sin embargo, tal situación va a quedar subsanada, cuando sea vendido el primer lote de 290 unidades que existe en el saldo, donde están incluidas las veinte unidades devueltas. Por supuesto, este criterio es aceptable utilizarlo sólo en aquellos casos en que esto último haya sucedido dentro del mismo ejercicio económico en que se produjo la devolución. Si esto sucede, es obvio que la cuenta Costo de Ventas quedaría regularizada, pues quedaría conformada así: Costo de ventas no eliminado: 20 unidades a Bs. 25,oo c/u = Costo de la venta actual: 290 unidades a Bs. 25,13 c/u = Costo de ventas total

500,oo 7.290,oo 7.790,oo

Observe que el costo de ventas así determinado, es el mismo que el que se hubiere obtenido en el caso de no haber ocurrido la devolución, y que las unidades en cuestión hubiesen sido vendidas normalmente. En este caso, el costo de ventas hubiese sido calculado como sigue: Unidades vendidas: 20 unidades a Bs. 25,oo c/u = 270 unidades a Bs. 27,oo c/u =

500,oo 7.290,oo

Costo de ventas total

7.790,oo

Punto 11: Abril 28. Se vendieron 300 unidades a Bs. 70,oo c/u. Factura 510 a 60 días. Para registrar esta transacción nos limitaremos a presentar la solución sin mayores comentarios. Recomendamos al alumno analizar la línea 11 de la ilustración 18.2, así como los asientos que siguen:

FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 28

--- 14 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA --- 15 --COSTO DE VENTAS INVENTARIOS

DEBE

HABER

23.100,oo 21.000,oo 2.100,oo 8.090,oo 8.090,oo

Pasemos estos asientos al mayor:

516

Centro de Contadores

Inventario Continuo INVENTARIOS DEBE

(1) (2) (5) (8) (9) (13) Saldos

COSTO DE VENTAS

HABER

2.000,oo 7.500,oo 6.000,oo 3.300,oo 540,oo 500,oo 7.380,oo

1.200,oo 1.550,oo 300,oo 1.320,oo 8.090,oo

(4) (7) (10) (11) (15)

(4) (7) (9) (11) (15)

HABER

500,oo

(13)

10.520,oo

DEVOLUCIONES EN VENTAS

VENTAS DEBE

Saldos

DEBE

1.200,oo 1.550,oo 60,oo 120,oo 8.090,oo

HABER

3.000,oo (3) 3.500,oo (8) 21.000,oo (14) 27.500,oo

DEBE

(12)

HABER

1.000,oo

1.000,oo

Por último observe que, el saldo que arroja la cuenta Inventarios, Bs. 7.380,oo, coincide con el saldo que muestra la tarjeta de control de inventarios (línea 11): 180 unidades a Bs. 30,oo c/u= 60 unidades a Bs. 33,oo c/u= Total inventario

5.400,oo 1.980,oo 7.380,oo

MÉTODO DE COSTO PROMEDIO. El método de costo promedio es el más utilizado, pero, aunque para efectos de la contabilidad financiera una empresa puede decidir utilizar cualesquiera de los métodos: Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS) o Costo Promedio, hay que tener en cuenta que, para efectos fiscales, es obligatorio utilizar el método de Costo Promedio, como está pautado en el Parágrafo 4º del Artículo 104 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta. Este método de control de inventarios tiene como características fundamentales, las siguientes: 1)

Cada vez que entra en el almacén un lote de mercancía, el costo unitario del saldo resultante, debe ser recalculado.

2)

La existencia física es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en lotes según el orden de entrada.

3)

El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio calculado en el saldo inmediatamente anterior.

Centro de Contadores

517

Contabilidad Financiera También, para explicar cómo funciona este método, nos basaremos en el desarrollo del mismo caso anterior. De esta forma, nos será fácil comparar los procedimientos y resultados obtenidos por los diferentes métodos. Punto 1:

Abril 1. Saldo a la fecha, 100 unidades a Bs. 20,oo c/u.

a)

En la tarjeta: Igual que en el método PEPS, en la tarjeta correspondiente (Ilustración 18.5) aparecerá el saldo mencionado.

b)

En contabilidad: Estará abierta la cuenta Inventarios con un saldo de Bs. 2.000,oo, representado por 100 unidades a Bs. 20,oo c/u. lo cual se puede ver en la ilustración 18.6.

Punto 2:

a)

Abril 2. Se compraron 300 unidades a Bs. 25,oo c/u. Nota de recepción Nº 35. Factura a 60 días.

En la tarjeta: Se procede igual que en casos anteriores con respecto a dar ingreso a la mercancía en la columna de ENTRADAS. Para sacar el nuevo saldo, se procede como sigue:

b)

1)

Se suma la cantidad física que aparece en el saldo anterior con la cantidad que termina de entrar. El total así obtenido, se coloca en la subcolumna de cantidad: 100 + 300 = 400 unidades

2)

Se suma el costo total del saldo anterior con el costo total de la mercancía que está entrando, y el resultado se coloca en la subcolumna de total: 2.000,oo + 7.500,oo = 9.500,oo.

3)

Se procede a calcular el nuevo costo promedio dividiendo el costo total, entre el total de unidades: 9.500,oo  400 = 23,75.

En contabilidad: Se procede a realizar el asiento para registrar la compra:

FECHA Abril

518

DESCRIPCIÓN 02

--- 2 --INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL - IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

DEBE

HABER

7.500,oo 750,oo 8.250,oo

Centro de Contadores

Inventario Continuo Observe en la ilustración 18.5, cómo este asiento ha sido pasado al mayor.

ARTÍCULO:

Fecha

A

Detalles

1

Abril 01 Saldo

2

Abril 02 Nota recepción 35

3

Abril 03 Factura 425

4

Abril 06 Nota recepción 42

5

Abril 07 Factura 460

6

Abril 10 Nota recepción 61

7

Abril 15 N/D flete - Seguro

8 9

UNIDAD DE MEDIDA: piezas

CANTIDAD MÁXIMA: 700

ENTRADAS

SALIDAS

Costo CantiUnitadad. rio

Total

Costo Canti- Unitadad. rio

Total

CANTIDAD MÍNIMA:

200

SALDO Costo Canti- Unitadad. rio

Total

100

20,oo

2.000,oo

400

23,75

9.500,oo

340

23,75

8.075,oo

540

26,06 14.075,oo

470

26,06 12.250,80

570

27,28 15.550,80

600,oo

570

28,33 16.150,80

(283,30)

560

28,33 15.867,50

520

28,33 14.734,30

300

25,oo

7.500,oo

200

30,oo

6.000,oo

100

33,oo

3.300,oo

Abril 19 Dev. de Compra

(10)

28,33

Abril 20 Dev. de Compra

(40)

28,33 (1.133,20)

60

70

23,75

26,06

1.425,oo

1.824,20

10 Abril 23 Devolución de Venta

(20)

28,33

(566,60)

540

28,33 15.300,90

11 Abril 28 Factura 510

300

28,33

8.499,oo

240

28,33

6.801,90

410

27,27 11.181,60

240

28,33

6.801,90

TOTAL

550

29,06 15.983,50

Ilustración 18.5 Método promedio móvil Punto 3: Abril 3. Se vendieron 60 unidades a Bs. 50,oo c/u. Factura 425 a 30 días. a)

En la tarjeta: Se dará salida a las unidades valoradas al costo promedio que aparece en el saldo para este momento: 60 x 23,75 =1.425,oo. De inmediato se procede a sacar el nuevo saldo, restándole al saldo anterior tanto las unidades que salieron como su costo: Saldo anterior: Menos salida: Nuevo saldo:

b)

400 unidades a Bs. 23,75 = 60 unidades a Bs. 23.75 = 340 unidades a Bs. 23,75 =

9.500,oo 1.425,oo 8.075,oo

En contabilidad: Se hacen los dos asientos ya conocidos:

Centro de Contadores

519

Contabilidad Financiera FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 03

--- 3 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS DÉBITO FISCAL – IVA --- 4--COSTO DE VENTAS INVENTARIOS

DEBE

HABER

3.300,oo 3.000,oo 300,oo 1.425,oo 1.425,oo

Ver pase al mayor en la ilustración 18.6.

Punto 4:

a)

Abril 6. Se compraron 200 unidades a Bs. 30,oo c/u. Nota de Recepción 42. Fue aceptada factura a 30 días.

En la tarjeta: Observe la línea 4 de la ilustración 18.5. Se dio entrada a 200 unidades valoradas a su costo, Bs. 30,oo c/u. Luego, fue sacado el nuevo saldo siguiendo el procedimiento ya explicado: Saldo anterior: Más entrada: Nuevo saldo:

b)

340 unidades a 23,75 c/u = 200 unidades a 30.oo c/u = 540 unidades a 26,06 c/u =

8.075,oo 6.000,oo 14.075,oo

En contabilidad: FECHA

Abril

DESCRIPCIÓN 06

DEBE

HABER

--- 5 --INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL – IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

6.000,oo 600,oo 6.600,oo

Al pasar este asiento al mayor, las cuentas quedarán como se muestra en la ilustración 18.6. Punto 5: a)

Abril 7. Se vendieron 70 unidades a Bs. 50,oo c/u. Factura 460 a 90 días.

En la tarjeta: Se dio salida a 70 unidades a Bs. 26,06, el cual es el costo unitario vigente, arrojando un costo total de 1.824,20.

520

Centro de Contadores

Inventario Continuo De inmediato se sacó el nuevo saldo. Analice usted el resultado. b)

En contabilidad: FECHA

Abril

DESCRIPCIÓN 07

DEBE

--- 6 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA --- 7 --COSTO DE VENTAS INVENTARIOS

HABER

3.850,oo 3.500,oo 350,oo 1.824,20 1.824,20

Ver el pase al mayor en la ilustración 18.6.

Punto 6:

a)

Abril 10. Se compraron 100 unidades a Bs. 30,oo c/u según factura a 60 días. Además se pagó con cheque Bs. 200,oo por concepto de flete y Bs. 100,00 por seguro. Nota de recepción Nº 61.

En la tarjeta: Se dio entrada en la tarjeta a las 100 unidades por su costo total.

Costo según factura:

100 unidades a Bs. 30,00 c/u =

Más: Flete Seguro Costo total

3.000,oo

200,oo 100,oo 100 unidades a Bs. 33,oo c/u =

3.300,oo

A continuación se sacó el nuevo saldo:

Saldo anterior: Más entrada: Nuevo saldo:

Centro de Contadores

470 unidades a Bs. 26,06 c/u = 12.250,80 100 unidades a Bs. 33.oo c/u = 3.300,oo 570 unidades a Bs. 27,28 c/u = 15.550,80

521

Contabilidad Financiera b)

En contabilidad: FECHA

Abril

DESCRIPCIÓN 10

--- 8 --INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL - IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES BANCOS

DEBE

HABER

3.300,oo 320,oo 3.300,oo 320,oo

Ver pase al mayor en la ilustración 18.6. Punto 7:

a)

Abril 15. Se recibió nota de débito de un proveedor donde está cobrando Bs. 600,oo por concepto de flete de la mercancía que se compró el día 2 de abril, lo cual había sido convenido al hacerle el pedido.

En la tarjeta: Observe la línea 7 (Ilustración 18.5). Se anotó los Bs. 600,oo en ENTRADAS y se sacó el nuevo saldo. Tratándose del método de promedio móvil, no se tiene en cuenta si las unidades a que se refieren estos gastos han sido ya vendidas o no. Luego, se procede a calcular el nuevo saldo: Saldo anterior: Más entrada: Nuevo saldo:

b)

570 unidades a Bs. 27,28 c/u =

15.550,80 600,oo

570 unidades a Bs. 28,33 c/u =

16.150,80

En contabilidad: FECHA

Abril

DESCRIPCIÓN 15

--- 9 --INVENTARIOS CRÉDITO FISCAL - IVA CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

DEBE

HABER

600,oo 60,oo 660,oo

Ver el pase al mayor en la ilustración 18.6 Punto 8:

a)

522

Abril 19. Fueron devueltas 10 unidades de las compradas el 6 de abril. El monto correspondiente fue cargado en cuenta del proveedor. Nota de débito 63.

En la tarjeta: Como siempre, la salida por concepto de devolución al proveedor será anotada en la columna de ENTRADAS entre paréntesis. Las unidades serán valoradas al costo unitario

Centro de Contadores

Inventario Continuo promedio que esté vigente en ese momento: 10 unidades Bs. 28,33 c/u = 283,30 El nuevo saldo se sacará restando al saldo anterior, esta salida. Como práctica, constátelo en la línea 8 de la ilustración 18.5. b)

En contabilidad: Se hará el asiento mediante el cual se cargará en cuenta al proveedor las 10 unidades devueltas, valoradas al costo que fueron facturadas por aquél. La diferencia, de haberla, se carga o se abona, al costo de ventas.

Costo de la salida: Facturado por el proveedor: Diferencia

10 unidades a Bs. 28,33 c/u = 10 unidades a Bs. 30,oo c/u =

283,30 300,oo 16,70

Por supuesto, se abonará a Crédito Fiscal-IVA Bs. 30,oo (10% de 300,oo) para rebajar el Crédito Fiscal cargado, cuando esta mercancía fue comprada. El asiento, por lo tanto, se haría como sigue:

FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 19

--- 10 --CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES INVENTARIOS COSTO DE VENTAS CRÉDITO FISCAL - IVA

DEBE

HABER

330,oo 283,30 16,70 30,oo

Ver el mayor en la ilustración 18.6. Punto 9:

Abril 20. Fueron devueltas 40 unidades de las compradas el 10 de abril. Se cargó en cuenta el valor correspondiente.

a)

En la tarjeta: Se trata de un caso similar al anterior. Analícelo en la línea 9 de la Ilustración 18.5. Cualquier duda, consúltela al llegar a clase

b)

En contabilidad: A continuación se le muestra el asiento. Sugerimos al alumno analizar y comprender el "por qué" de las cifras que se muestran. Consúltenos cualquier duda en clase.

Centro de Contadores

523

Contabilidad Financiera FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 20

--- 11 --CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES INVENTARIOS COSTO DE VENTAS CRÉDITO FISCAL - IVA

DEBE

HABER

1.320,oo 1.133,20 66,80 120,oo

Ver el pase al mayor en la ilustración 18.6.

Punto 10: Abril 23. Un cliente devolvió 20 unidades de las vendidas el día 7 de abril. a)

En la tarjeta: Observe la línea 10. Se anotó en la columna de SALIDAS, entre paréntesis, las 20 unidades recibidas devueltas, valoradas al costo unitario promedio vigente para ese momento: 28,33. A continuación, se sacó el nuevo saldo, siguiendo las pautas ya comentadas. Analícelo.

b)

En contabilidad: Deben hacerse los dos asientos ya conocidos:

FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 23

--- 12 --DEVOLUCIONES EN VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES --- 13 --INVENTARIOS COSTO DE VENTAS

DEBE

HABER

1.000,oo 100,oo 1.100,oo 566,60 566,60

Ver el pase al mayor en ilustración 18.6. Punto 11: Abril 28. Se vendieron 300 unidades a Bs. 70,oo c/u. Factura 510 a 60 días. a)

524

En la tarjeta: Ver la línea 11 de la Ilustración 18.5. Se explica por sí sola. Sin embargo, analícelo y cualquier duda, consúltela al llegar a clase.

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Inventario Continuo b)

En contabilidad:

FECHA Abril

DESCRIPCIÓN 28

DEBE

--- 14 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES VENTAS DÉBITO FISCAL - IVA --- 15 --COSTO DE VENTAS INVEMTARIOS

HABER

23.100,oo 21.000,oo 2.100,oo 8.499,oo 8.499,oo

Ver el pase al mayor en la ilustración 18.6.

INVENTARIOS DEBE

HABER

(1) (2) (5) (8) (9) (13)

2.000,oo 7.500,oo 6.000,oo 3.300,oo 600,oo 566,oo

1.425,oo 1.824,20 283,30 1.133,20 8.490,oo

Saldos

6.801,90

COSTO DE VENTAS (4) (7) (10) (11) (15)

(4) (7) (15)

HABER

1.425,oo 1.824,20 8.499,oo

16,70 66,80 566,60

(10) (11) (13)

11.097,90

DEVOLUCIONES EN VENTAS

VENTAS DEBE

HABER

DEBE

3.000,oo 3.500,oo 21.000,oo Saldos

DEBE

(3) (6) (14)

(12)

27.500,oo

HABER

1.000,oo

1.000,oo

Ilustración 18.6

QUÉ MÉTODO UTILIZAR. Cuando la empresa utiliza el sistema de inventario continuo, llegado el momento de elegir el método de control y valuación de inventarios, debe tenerse en cuenta el uso que se le vaya a dar a la información: Uso interno, externo y fiscal.

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525

Contabilidad Financiera 1. PARA USO INTERNO O EXTERNO: Como ya lo hemos comentado, de acuerdo con el Párrafo 13.18 de la VEN-NIF PYME, se puede elegir cualquiera de los dos métodos, PEPS o Costo Promedio, cuando la información está destinada a uso interno o a terceras personas interesadas en los respectivos estados financieros. Por supuesto, en cumplimiento del principio Revelación Suficiente, debe ser informado el método de valuación de inventario aplicado. 2. PARA USO FISCAL: Para efectos fiscales, es obligatorio utilizar el método de Costo Promedio. Así lo establece el Artículo 104, Parágrafo 4, de la Ley de Impuesto Sobre la Renta. En los casos en que se utilice el sistema de inventario periódico, se elegirá el método de valuación del inventario físico final como sigue: a. Método PEPS: En este caso, el inventario final sería valuado al costo de las últimas compras. b. Costo promedio: Cuando éste sea el caso, el inventario final sería valuado al costo promedio de las compras realizadas. Sin embargo recuerde que, para efectos fiscales, es obligatorio valuar los inventarios por este método (Artículo 104, Numeral 4, Ley de ISLR).

EL LOTE DE COMPRA MÁS ECONÓMICO. Aunque este tema no está contemplado dentro del programa de estudios de Contabilidad Intermedia en el CENTRO DE CONTADORES, por la influencia que tiene la determinación del lote más económico de compra en la conformación del nivel más adecuado de los inventarios, hemos considerado oportuno introducir un breve resumen, para estimular a los que quieran iniciarse en este tema, y así puedan tener algo de este camino recorrido, para cuando lo tratemos con profundidad en el nivel de Contabilidad Superior. En temas anteriores, hemos conversado acerca de la importancia que para una empresa tiene el mantener un nivel de inventarios adecuado. Uno de los instrumentos que nos ayudan a alcanzar ese objetivo es el conocido como Lote de Compra más Económico. Se trata de un procedimiento que nos permite determinar la cantidad de unidades que sería ideal que la empresa adquiriera en cada orden de compra y el período en que la orden sería repetida para, en primer lugar, lograr comprar la mayor cantidad posible con el fin de distribuir los gastos de compra y aquellos de administración y colocación o venta entre el mayor número de unidades que se pueda, con lo cual, el costo absorbido por cada una de ellas, sería mínimo.

526

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Inventario Continuo Al mismo tiempo, se persigue comprar la menor cantidad posible en cada lote, con el fin de lograr mantener el mínimo de inventario deseable y que, por lo tanto, se produzca el menor gasto de mantenimiento de tales inventarios. Veámoslo en forma gráfica. En la ilustración 18.7 puede observar que, el inventario, alcanza un máximo de L (igual al lote de compra) en el momento en que éste entra al almacén, y, comienza a descender, a medida que las unidades van siendo vendidas, hasta llegar a un mínimo ideal -que nunca es cero- cuando sería el momento oportuno para que entrara al almacén el siguiente lote de compra, en cuyo momento el nivel del inventario sube abruptamente y se coloca nuevamente en el nivel L. Este movimiento se producirá sucesivamente en forma indefinida. Por ello, el nivel promedio de inventario sería L/2 que, gráficamente, estaría representado por la línea punteada.

Tamaño del Lote de Compra: L

Períodos Ilustración 18.7

Realmente, la situación óptima se producirá cuando se logre que, el costo anual de mantener el inventario promedio y el costo anual de colocar o vender ese inventario promedio, sea mínimo. Sin embargo, tal situación sólo se logrará cuando la cantidad de unidades que ingrese al almacén en cada lote de compra, sea la más económica. La fórmula que a continuación se menciona, nos permite calcular ese lote de compra más económico.

L=

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2• X• Z a•b

527

Contabilidad Financiera De donde: L = Lote de compra más económico. X = Cantidad de unidades que se espera comprar en el año. Z = Costo de colocar o vender cada lote. a = Costo de compra de cada unidad. b = Costo de mantener cada bolívar de inventario (tanto por uno). Desarrollemos un ejemplo: La empresa TIPICA C.A. proporciona la siguiente información: Presupuesto de compras del año: Costo de colocar o vender cada lote de compra: Costo unitario de compra: Costo de mantener cada bolívar que permanezca en inventario:

16.000 unidades Bs. 300,oo Bs. 100,oo Bs. 0,15

Se pide: 1)

Determinar el lote más económico de compra.

2)

El costo total mínimo de mantener y colocar cada lote de compra.

De la información expresada se desprende que: L X Z a b

=? = 16.000 unidades. = Bs. 300,oo = Bs. 100,oo = Bs. 0,15

Hagámoslo:

Aplicando la fórmula mencionada:

De donde:

L=

L=

2 • 16.000 • 300,oo 100,oo • 0,15

=

2• X• Z a•b

640.000,oo = 800 unidades

Lo anterior quiere decir que, dado el esquema de costos que tiene la empresa, el pedido de compra que produce los costos mínimos debe ser de 800 unidades cada uno.

528

Centro de Contadores

Inventario Continuo Para probarlo, supongamos que: CTM = Costo total medio C1

= Costo de mantener el inventario promedio.

C2

= Costo anual promedio de colocar o vender el número de lotes comprados.

L

= Inventariopromediomantenido

2 X

= Inventariopromediomantenido

L Por lo tanto: CTM = C1 + C2

C1 =

Pero:

De

L 2

a b y C2 =

CTM =

L 2

ab +

X L

X L

Z

Z

donde:

Si sustituimos las letras por los valores dados en el caso que estamos desarrollando, tendríamos:

CTM =

800 2

• 100 • 0,15 +

16.000 800

• 300,oo ;

CTM = 6.000,oo + 6.000,oo = 12.000,oo Si analizamos los resultados obtenidos, observaremos que el costo total medio se hace mínimo, cuando se logra que el lote de compra sea tal que, el costo de mantener el inventario promedio, C1 = 6.000,oo, sea igual al costo de colocar los lotes de unidades comprados, C 2 = 6.000,oo. En la ilustración 18.8 podemos verlo con mayor claridad. Analice su contenido. Sólo cuando el lote de compra es de 800 unidades, el costo total medio se hace mínimo.

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529

Contabilidad Financiera COSTO DE MANTENER EL INVENTARIO PROMEDIO

COSTO DE COLOCAR EL LOTE DE COMPRA

COSTO TOTAL MEDIO

LOTES DE COMPRA (UNIDADES)

L ab 2

Si se compran lotes de Si se compran lotes de Si se compran lotes de Si se compran lotes de

100 300 600 795

750,oo 2.250,oo 4.500,oo 5.962,50

48.000,oo 16.000,oo 8.000,oo 6.037,73

48.750,oo 18.250,oo 12.500,oo 12.000,23

Si se compran lotes de

800

6.000,oo

6.000,oo

12.000,oo

Si se compran lotes de Si se compran lotes de Si se compran lotes de Si se compran lotes de

805 1.000 1.500 2.000

6.037,50 7.500,oo 11.250,oo 15.000,oo

5.962,73 4.800,oo 3.200,oo 2.400,oo

12.000,23 12.300,oo 14.450,oo 17.400,oo

+

X L

Z

= CTM

Ilustración 18.8

530

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Inventario Continuo

EJERCICIOS. EJERCICIO 18.1. La empresa Comercial La Eléctrica C.A. utiliza el método de inventario continuo para el control de inventarios. Durante el mes de octubre de 2014, se realizaron las siguientes operaciones relacionadas con el artículo denominado Filtros de Línea. Octubre 01:

Existencia 50 unidades con un costo de Bs. 600,oo cada una.

Octubre 03:

Venta de 10 unidades obteniéndose una utilidad bruta del 40% sobre el costo. Nota de despacho 842.

Octubre 06:

Compra de 100 unidades a Bs. 700,oo cada uno. Nota de Recepción 3282. Se pagó flete por Bs. 400,oo.

Octubre 10:

Venta de 30 unidades a Bs. 900 c/u. Nota de despacho 860.

Octubre 12:

Se devolvió al proveedor 12 unidades de las compradas el 06-10-2014. El proveedor emitió la Nota de Crédito No. 189.

Octubre 14:

Compra de 150 unidades a Bs. 650,oo c/u. Nota de recepción 3296.

Octubre 16:

El cliente devolvió 6 unidades de las vendidas el 10-10-2014. Se abonó en cuenta. Nota de crédito 640.

Octubre 20:

Se recibió factura por Bs. 1.000,oo por concepto de flete correspondiente a la compra del día 14-10-2014.

Octubre 22:

Venta de 20 unidades obteniendo una utilidad bruta del 42% sobre el precio de costo. Nota de despacho 868.

Octubre 25:

Compra de 100 unidades a Bs. 690,oo c/u. Nota de recepción 3306.

Octubre 28:

Venta de 40 unidades con una utilidad bruta del 35% sobre el costo. Nota de despacho 879.

Octubre 29:

Se devolvió al proveedor 20 unidades de las compradas el 14-10-2014. El valor correspondiente fue cargado en cuenta. El proveedor emitió la Nota de Crédito No. 194.

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531

Contabilidad Financiera Se pide: 1)

Diseñar tarjetas métodos: a) b)

2)

en las que debe ser controlado el movimiento mencionado por los

Primeras entradas primeras salidas. Costo promedio ponderado..

Hacer asientos de diario y pases al mayor, sabiendo que todas las operaciones se hicieron a crédito, y que la tasa de IVA (hipotética) es el 10%.

EJERCICIO 18.2. La empresa Distribuidora Cabriales C.A. presenta la siguiente información con respecto al movimiento del artículo A. 1) 2)

Saldo al 01-06-2014: 200 unidades a Bs. 100,oo c/u. Compras hechas en el mes: 04-06-2014: 15-06-2014: 20-06-2014: 26-06-2014: 30-06-2014:

160 unidades a Bs. 150,oo c/u. 50 unidades a Bs. 160,oo c/u. 80 unidades a Bs. 165,oo c/u. 40 unidades a Bs. 172,oo c/u. 70 unidades a Bs. 180,oo c/u.

Inventario al 30-06-2014: 130 unidades. Se pide: a)

Determinar la mercancía disponible en el mes, tanto en cantidad como en costo.

b)

Determine el costo de ventas así como el costo del inventario final suponiendo que se utiliza: a) Método PEPS b) Método promedio móvil.

c)

Suponiendo que el precio de venta unitario fue Bs. 200,oo y que los gastos de operación representaron el 5% del precio de venta, determinar el resultado obtenido según libros suponiendo que para controlar los inventarios se utilizó: a) Método PEPS b) Método promedio móvil.

532

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Importaciones

19

IMPORTACIÓN. En términos generales, se entiende por importación, el ingreso legal de bienes y servicios, procedentes de otros países, lo cual permite que los ciudadanos del país receptor, puedan disponer de tales bienes y servicios, bien sea para destinarlos al consumo directo, o para utilizarlos como elementos intermedios en la producción de nuevos bienes y servicios que, igualmente, pueden ser destinados, a su vez, al consumo interno o a la exportación. Obviamente, tales importaciones deberán ser pagadas a los proveedores de los países exportadores, con monedas aceptadas internacionalmente como medio de pago, por lo general, dólares, euros y otras, que constituyen las llamadas divisas.

DOCUMENTACIÓN RELACIONADA CON IMPORTACIONES. En torno a una importación, intervienen una serie de documentos con los cuales un contador debe estar familiarizado. Comentaremos a continuación algunos de ellos. FACTURA PROFORMA. Es un documento emitido por el exportador, en el que éste informa acerca de una determinada mercancía y las condiciones en las que estaría dispuesto a venderla. Es un ejemplo de lo que será la factura definitiva, la cual será utilizada por el importador para la realización de los trámites previos a la importación, tales como la obtención de permisos que permiten importar la mercancía en cuestión. Los datos que debe contener la factura proforma son:     

Fecha y razón social del exportador e importador. Número de arancel, descripción, cantidad y precio unitario de la mercancía. Forma y condiciones de pago. Tipo de embalaje. Condiciones de entrega de la mercancía, haciendo referencia a los términos internacionales establecidos por la Cámara de Comercio Internacional (Incoterms).  No es necesario que esté firmada.

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Contabilidad Financiera FACTURA COMERCIAL. Es un documento emitido por el exportador, en el que se fijan las condiciones de venta de la mercancía y sus especificaciones. Sirve como comprobante de la venta, exigiéndose para la exportación en el país de origen y para la importación en el país de destino. También se utiliza como justificante del contrato comercial. En esa factura deben figurar los siguientes datos: fecha de emisión, nombre y dirección del exportador y del importador extranjero, descripción de la mercancía, condiciones de pago y términos de entrega. En este documento se basan las aduanas para determinar el valor de la mercancía que está ingresando al país. CONOCIMIENTO DE EMBARQUE. Conocido en inglés como Bill of Lading, es un documento emitido por el transportador marítimo, mediante el cual se constata que la mercancía que allí se expresa ha sido embarcada, desde qué puerto y con destino a dónde. El Conocimiento de Embarque es un documento propio del transporte marítimo que se utiliza como contrato de transporte de las mercancías en un buque en línea regular. La finalidad de este contrato es proteger al exportador e importador frente al naviero. Constituye la prueba de la propiedad de la mercancía, da la necesaria información de las condiciones en las que será transportada (empacada, contenedores, granel, etc.), y confiere al poseedor la titularidad de tal mercancía, lo que permite al propietario negociar los bienes en cuestión, es decir, venderlos, darlos en prenda, pignorarlos, etc., mediante la cesión o endoso del documento GUÍA AÉREA. También es conocida como Carta de Transporte Aéreo o Air Way Bill (AWB). Representa el contrato de transporte por vía aérea. La Guía Aérea es un instrumento no negociable que sirve como recibo para el exportador. Emitida por la aerolínea, la AWB indica que el transportista ha aceptado los bienes contenidos en la lista y que se compromete a llevar el envío al aeropuerto de destino, de conformidad con las condiciones anotadas en el reverso del original de la guía. Además, la AWB sirve como evidencia documentaria de haber completado el contrato de flete, facturas de flete, certificados de seguro y la declaración de aduanas. La guía de carga ofrece indicaciones al personal del transportista sobre el manejo, despacho y entrega de los envíos. CERTIFICADO DE SEGURO. Es un resguardo expedido por una compañía de seguros contra una póliza flotante, acreditando la cobertura de una mercancía, en un embarque concreto. Tiene como objetivo cubrir los diferentes riesgos que puedan afectar las mercancías que están siendo importadas. CERTIFICADO DE ORIGEN. Documento expedido o visado por las cámaras de comercio u otros organismos competentes del país exportador, que sirve para acreditar que la mercancía consignada es originaria de la nación mencionada en el mismo. Suele exigirse por motivos arancelarios, ya que hay países que tienen tarifas diferentes, según el país de procedencia. OTROS CERTIFICADOS. Existen otros certificados que con frecuencia forman parte del juego de documentos que acreditan una importación. De entre ellos podrían mencionarse: Certificado de Sanidad, Calidad, Físico-Químico, etc. Con frecuencia, los países importadores conceden rebajas arancelarias, cuando el exportador cumple con estas normas.

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Centro de Contadores

Importaciones TÉRMINOS INTERNACIONALES DE COMERCIO (INCOTERMS). Los Términos Internacionales de Comercio, conocidos también como Incoterms (del inglés International Commerce Terms), son un conjunto de reglas internacionales, regidas por la Cámara de Comercio Internacional, que determinan el alcance de las cláusulas comerciales, que normalmente son incluidas en el contrato de compraventa internacional. Los Incoterms también se denominan cláusulas de precio, pues cada término permite establecer los elementos que lo componen. La selección del Incoterms influye sobre el costo del contrato. A través de los Incoterms se establecen las condiciones del contrato de compraventa, especialmente con respecto a: a) El alcance del precio. b) En qué momento y dónde se produce la transferencia de riesgos sobre la mercancía del vendedor hacia el comprador. c) El lugar de entrega de la mercancía. d) Quién contrata y paga el transporte. e) Quién contrata y paga el seguro. f) Qué documentos tramita cada parte y su costo. Comentemos, a continuación, algunos de los Incoterms más comúnmente utilizados, especialmente en el transporte marítimo:

CIF (Cost, Insurance and Freight) - Costo, Seguro y Flete (puerto de destino convenido) Este término significa que es responsabilidad del vendedor: a) b) c)

Poner la mercancía a bordo del buque en el puerto de embarque convenido. Pagar el costo y el flete necesarios hasta poner la mercancía en el puerto de destino. Contratar un seguro y pagar la correspondiente prima para cubrir los riesgos de pérdida o deterioro que pudiese sufrir la mercancía mientras es trasportada.

FOB (Free On Board) – Libre a Bordo puerto de embarque. Cuando en una importación se realiza bajo este término, están involucradas las siguientes condiciones: a) b) c)

La responsabilidad del vendedor finaliza cuando la mercancía es puesta a bordo del buque, en el puerto de embarque convenido. Los costos del transporte y el correspondiente seguro, son por cuenta del comprador, a partir del puerto de embarque. Este término sólo puede ser utilizado para el transporte marítimo o por aguas interiores

FAS (Free Along Ship) - Libre al Costado del Buque en el puerto de carga convenido. Este término establece que, la responsabilidad del vendedor, finaliza una vez que la mercancía es colocada al costado del buque en el puerto de embarque convenido. Esto quiere decir que el comprador ha de asumir todos los costos y riesgos de pérdida o daño desde ese momento.

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Contabilidad Financiera CFR (Cost and Freight) - Costo y Flete hasta el puerto de destino convenido. La mercancía se considera entregada cuando es puesta a bordo del buque en el puerto de embarque. El vendedor debe pagar los costos que se produzcan y los fletes, hasta ponerla en el puerto de destino. El riesgo de pérdida o daño de las mercaderías así como cualquier coste adicional debido a eventos ocurridos después del momento de la entrega, se transmiten del vendedor al comprador.

CIP (Carriaje and Insurance Paid to) – Transporte y seguro pagado hasta el puerto de destino convenido. Bajo este término, se activan las siguientes condiciones: a) b) c)

El vendedor entrega las mercancías al transportista contratado, y debe pagar los costos de transporte necesarios hasta el lugar de destino convenido. El vendedor debe contratar el seguro contra el riesgo de pérdida o daño de la mercancía en el período de transporte, pero que debe ser pagado por el comprador. El comprador asume cualquier otro riesgo y todos los costos que ocurran después de que la mercancía fue así entregada.

RESERVAS INTERNACIONALES. También conocido como Divisas, son el conjunto de recursos financieros de disponibilidad inmediata con que cuenta un país, destinados a garantizar el pago al exterior de los bienes y servicios que se importan, cancelar las deudas contraídas en el exterior y los intereses ocasionados. Por cuanto las reservas internacionales son la contrapartida de los bolívares que hay en circulación, el valor de la moneda local será más fuerte, en la medida en que esté respaldada por la mayor cantidad de reservas internacionales posibles. En Venezuela, las reservas internacionales provienen fundamentalmente de la exportación de petróleo y otros bienes y servicios, inversiones extranjeras, préstamos y remesas del exterior, etc. Pueden estar compuestas, entre otros, por efectivo, es decir, divisas representadas por monedas de otros países, depósitos en bancos extranjeros, oro, derechos especiales de giro, títulos valores emitidos por entes públicos o privados emitidos en el exterior. El Banco Central de Venezuela tiene, entre otras funciones, la de “centralizar y administrar las reservas monetarias internacionales” (Artículo 7, Numeral 5, Ley BCV), y debe hacerlo de acuerdo con criterios de: liquidez, seguridad y rentabilidad.

CONTROL DE CAMBIO. Es un instrumento de política cambiaria, mediante la cual el Estado controla los movimientos de ingresos y egresos de divisas del país.

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Importaciones La intervención del Estado en la comercialización de las divisas se produce, generalmente, cuando se presentan situaciones de inestabilidad que amenacen la seguridad económica de la Nación, entre la cuales podrían mencionarse, entre otras: 1) Una fuerte caída de las reservas internacionales. 2) La salida intempestiva hacia el exterior, de grandes cantidades de capital, provocando la devaluación acelerada de la moneda local. 3) La presencia de una seria crisis financiera. 4) Cualquier conmoción interna que ponga en riesgo la estabilidad de la Nación. Un control de cambios se establece, básicamente, para: a) Controlar las importaciones, dándole prioridad a los rubros más esenciales, tales como alimentos y medicinas. b) Minimizar el aumento de los precios como consecuencia de la devaluación de la moneda local. c) Evitar la disminución de las reservas internacionales debido a la fuga de capitales. d) Evitar la sobredemanda de divisas. En Venezuela, varias han sido las oportunidades en las que, a juicio de las autoridades, se han dado las condiciones para la implementación de un control de cambio. En Noviembre de 1960, fue implantado un control de cambio que duró hasta 1964 cuando fue levantado. A partir de ahí, existió libre cambio y comenzó el período de mayor estabilidad cambiaria, hasta el 18 de Febrero de 1983, fecha recordada como el Viernes Negro, cuando, debido a la caída de las exportaciones de petróleo, ocasionada entre otras causas, por los altísimos precios que había alcanzado, además de la fuga de capitales y la presión de los bancos internacionales que exigían el pago de la exagerada deuda externa que había sido adquirida, el gobierno de la época decidió suspender la venta de divisas, implementando, el 22 de Febrero de 1983, el control de cambio conocido como Régimen de Cambio Diferencial (RECADI). Este régimen de control de cambio se prolongó hasta Febrero de 1989 cuando fue eliminado. Después de esta fecha, hubo libertad de cambio, hasta que, en Febrero de 2003, el gobierno de la época consideró necesario establecer nuevamente el régimen de control de cambio conocido como CADIVI (Comisión de Administración de Divisas). Simultáneamente con CADIVI, se puso en práctica el Sistema de Transacciones con Títulos en Moneda Extranjera (SITME). Este Sistema consistía en la posibilidad que tenían las personas en adquirir títulos valores en moneda extranjera, emitidos por la República y, luego de venderlos, por lo general a un precio bajo la par, se obtenían las divisas necesarias para la cancelación de importaciones de bienes o servicios. Al final, SITME también fue eliminado. Centro de Contadores

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Contabilidad Financiera A partir del 29 de Noviembre de 2013, CADIVI también fue eliminado. Sus funciones, fueron asignadas al Centro Nacional de Comercio Exterior (CENCOEX). Este organismo sería el encargado de asignar divisas a las personas naturales o jurídicas que las requieran, utilizando el mecanismo conocido como SICAD I y SICAD II (Sistema Complementario de Administración de Divisas). Desde esa fecha, las divisas serían asignadas a través de subastas ofrecidas por el Banco Central de Venezuela.

IMPORTACIONES. ASPECTOS CONTABLES. Veamos a continuación cómo actúa la contabilidad para registrar las transacciones que se generan en todo el proceso de una importación. Para ello, basémonos en el desarrollo de un caso práctico. Ejemplo: La empresa COMPUCONTA C.A., dedicada a la comercialización de equipos electrónicos, decidió importar 50 computadoras portátiles Modelo MINI, para lo cual realizó las necesarias gestiones con la empresa TECNIDATOS CORP domiciliada en Brasil. Las condiciones son FOB (Libre a bordo en el puerto de embarque). 1)

15-06-2016: Se recibió del proveedor la Factura Proforma, la cual contenía, entre otras, la siguiente información. Precio FOB: Seguro: Flete: Total

50 computadoras MINI a $ 1.750,oo c/u =

$ 87.500,oo $ 2.560,oo $ 5.115,oo $ 95.175,oo

2)

20-06-2016: Se dio las instrucciones al Banco del Norte para que participe, en nombre de la empresa, en una subasta de divisas a través de SICAD, obteniéndose $ 95.175,oo a una tasa de Bs. 45,oo c/u. Tal monto fue liquidado por el Banco Central de Venezuela y depositado en la cuenta en dólares en el Banco del Norte. El monto en bolívares, 4.282.875,oo, fue pagado con la cuenta de moneda nacional del mismo banco. El banco cargó el 0,15% por gastos bancarios en la cuenta en moneda nacional.

3)

28-06-2016: Se le dio instrucciones al proveedor para que procediera a embarcar la mercancía. El embarque fue hecho el 01-07-2016, como lo indica el Conocimiento de Embarque, que, junto con la Factura Comercial por $ 95.175,oo, fueron recibidos el 04-07-2016.

4)

09-07-2016: Llegó la mercancía al puerto de Puerto Cabello.

5)

10-07-2016: El agente de aduana, previa la cancelación de la tasa portuaria y tributos aduaneros, procedió a realizar la nacionalización y liberación de la mercancía, la cual fue enviada a los almacenes de COMPUCONTA C.A., junto con los comprobantes de los gastos ocasionados, pagados con cheque, lo cual asumiremos que fue como sigue:

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Importaciones a) b) c)

Lanilla de impuestos de aduana: Planilla de tasa portuaria: IVA:

9% Ad Valorem. 1% Ad Valorem. Asumamos que es el 10%.

6)

12-07-2016 se recibió la factura del agente de aduanas por los servicios prestados que alcanzó a Bs. 20.000,oo (más 10,oo % de IVA) cancelado con cheque. Debe ser retenido el 2,oo % por concepto de impuesto sobre la renta.

7)

15-07-2016: Se le dio instrucciones al Banco del Norte para que transfiera el valor correspondiente al proveedor, a través de la cuenta que éste tiene en Brasil.

8)

Una vez llegada la mercancía, se realizaron las siguientes ventas (de contado): a) Se vendió el 24% de la mercancía, habiéndose obtenido una utilidad bruta del 20% sobre el precio de venta. b) Se vendió el 20% de la mercancía, obteniéndose una utilidad bruta del 30% sobre el costo. c) Otra parte adicional de mercancía se vendió en Bs. 1.300.000,oo, habiéndose obtenido una utilidad bruta del 19,82545% sobre el precio de venta. d) Otra parte de la mercancía se vendió en Bs. 485.128,90, obteniéndose una utilidad bruta del 28% sobre el costo. e) Se vendió el 14% de la mercancía, obteniéndose una utilidad bruta del 25% sobre el costo y concediendo un descuento sucesivo del 8% más el 4% sobre el precio de venta.

Se pide: a) b) c) d)

Registrar las transacciones mencionadas. Determinar el costo unitario final de cada computadora. Determinar la utilidad bruta obtenida por las ventas realizadas. Hallar el costo de la mercancía no vendida (Inventario final).

Hagámoslo: ADQUISICIÓN DE LAS DIVISAS: Como dice el caso planteado, la empresa COMPUCONTA decidió importar mercancía cuyo valor aproximado sería de $ 100.000,oo. Para obtener estas divisas, participó en una subasta a través del SICAD II, las cuales le fueron adjudicadas a una tasa de cambio de Bs. 45,oo cada dólar. Es decir por un monto de Bs. 4.500.000,oo. El Banco Central liquidó la operación y los dólares fueron depositados en una cuenta en divisas que la empresa mantiene en el Banco del Norte. Para pagar los dólares, se utilizó la cuenta en moneda nacional que la empresa tiene en el Banco del Norte. FECHA 2016 Julio

DESCRIPCIÓN 20

---1--BANCOS - DIVISAS BANCOS – MONEDA NACIONAL

DEBE

HABER

4.500.000.oo 4.500.000,oo

Compra de divisas

Centro de Contadores

539

Contabilidad Financiera

FECHA 2016 Julio

DESCRIPCIÓN 20

DEBE

---2--GASTOS DE COMPRAS DIFERIDOS BANCOS – MONEDA NACIONAL

HABER

6.424,30 6.424,30

Compra de divisas

Como puede ser observado, la comisión cobrada por el banco, debe ser tratada como un gasto imputable al costo de la mercancía importada, de acuerdo con el Párrafo 13.6 de la VEN-NIF PYME. Hasta aquí, las cuentas de mayor quedarían: GASTOS DE COMPRAS DIFERIDOS

BANCOS - DIVISAS DEBE

HABER

(1) 4.500.000,oo

DEBE

(2)

HABER

6.424,30

EMBARQUE DE LA MERCANCÍA: De acuerdo con las instrucciones, el proveedor procedió a enviar la mercancía. Obviamente, éste es un evento que afecta la contabilidad. Al respecto, es importante tener en cuenta que, la Factura Comercial, debe coincidir exactamente con el contenido de la Factura Proforma. Por lo expuesto, el contenido de la Factura Comercial sería:

CONCEPTO

Mercancía: 50 computadoras MINI a $ 1.750,oo Otros gastos: Seguro: Flete: Total Factura Comercial

TOTAL DÓLARES

TASA CAMBIO

87.500,oo

45,oo

2.560,oo 5.115,oo

45,oo 45,oo

95.175,oo

45,oo

TOTAL GASTOS

TOTAL BOLÍVARES

3.937.500,oo 115.200,oo 230.175,oo

345.375,oo 4.282.875,oo

El asiento a realizar, sería: FECHA 2016 Julio

DESCRIPCIÓN 01

---3--MERCANCIAS EN TRÁNSITO GASTOS DE COMPRAS DIFERIDOS CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

DEBE

HABER

3.937.500.oo 345.375,oo 4.282.875,oo

Registro de mercancía despachada por el proveedor TECNIDATOS CORP.

540

Centro de Contadores

Importaciones Como se puede observar, desde el momento en que se tiene conocimiento de que la mercancía ha sido embarcada, debe ser reconocida tanto la propiedad de la mercancía, como el pasivo generado con el proveedor. Además, por cuanto las condiciones de la venta es FOB (Free On Board o Libre a Bordo), los gastos relacionados por seguro y flete, corren por cuenta de la empresa compradora aun cuando, inicialmente, haya sido pagado por el vendedor. Tales gastos, deben ser registrados como gastos de compras que, aunque en este momento aparecen como diferidos, cuando la mercancía llegue al almacén, se transformarán en gastos de compras definitivos, y formarán parte del costo de la mercancía comprada, como lo establece el Párrafo 13.6 de la VEN-NIF PYME. Si este asiento es pasado al mayor, las cuentas involucradas quedarían como sigue: GASTOS DE COMPRAS DIFERIDOS

BANCOS - DIVISAS (1)

DEBE 4.500.000,oo

HABER (2) (3)

MERCANCÍAS EN TRÁNSITO DEBE

HABER

DEBE 6.424,30 345.375,oo 351.799,30

HABER

CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES DEBE

(3) 3.937.500,oo

HABER

4.282.875,oo (3)

NACIONALIZACIÓN DE LA MERCANCÍA Y SU TRASLADO AL ALMACÉN: Una vez que la mercancía llegó al puerto de destino, el agente de aduanas procederá a realizar las gestiones necesarias dirigidas a su nacionalización, liberación y traslado a los almacenes de la empresa importadora. Llegada de la mercancía al almacén: FECHA 2016 Julio

DESCRIPCIÓN 10

---4--COMPRAS GASTOS DE COMPRAS MERCANCÍAS EN TRÁNSITO GASTOS DE COMPRAS DIFERIDOS

DEBE

HABER

3.937.500,oo 351.799,30 3.937.500,oo 351.799,30

Para registrar la llegada al almacén de mercancía importada

Centro de Contadores

541

Contabilidad Financiera CANCELACIÓN DE GASTOS: De entre las gestiones que realizará el agente de aduanas, está la cancelación de tributos aduaneros, tasas portuarias e IVA. En nuestro caso, de acuerdo con lo establecido en el caso que estamos desarrollando, lo cancelado por tales conceptos fue como sigue: Gastos de aduanas y portuarios: Impuestos de aduana 9 % de 4.282.875,oo = Tasa portuaria 1 % de 4.282.875,oo = Total gastos

Más: IVA Valor de la mercancía según factura comercial Gastos de aduanas y portuarios Total base imponible IVA: 10 % de Bs. 4.711.162,50 Total pagado

385.458,75 42.828,75 428.287,50

4.282.875,oo 428.287,50 4.711.162,50 471.116,25 899.403,75

Los asientos relacionados con los pagos realizados para la nacionalización de la mercancía, sería como sigue:

Asiento por la cancelación de tributos: FECHA 2016 Julio

DESCRIPCIÓN 10

DEBE

HABER

---5--GASTOS DE COMPRAS CRÉDITO FISCAL - IVA BANCOS

428.287,50 471.116,25 899.403,75

Para registrar la cancelación de tributos

Asiento por la cancelación de los gastos facturados por el agente de aduana por sus servicios: FECHA 2016 Julio

DESCRIPCIÓN 12

---6--GASTOS DE COMPRAS CRÉDITO FISCAL - IVA RETENCIÓN IMPUESTO SOBRE LA RENTA BANCOS

DEBE

HABER

20.000,oo 2.000,oo 400,oo 21.600,oo

Para registrar la cancelación de factura del agente de aduana

542

Centro de Contadores

Importaciones Después de pasar los asientos al mayor, las cuentas quedarían como sigue:

GASTOS DE COMPRAS DIFERIDOS

BANCOS - DIVISAS (1)

DEBE 4.500.000,oo

HABER (2) (3)

DEBE 6.424,30 345.375,oo 351.799,30

MERCANCÍAS EN TRÁNSITO DEBE

HABER

HABER

351.799,oo 351.799,oo

(4)

CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES DEBE

(3) 3.937.500,oo

HABER

4.282.875,oo (3)

3.937.500,oo (4) 3.937.500,oo 3.937.500,oo

COMPRAS DEBE

HABER

(4) 3.937.500,oo

DEBE

471.116,25 2.000,oo

DEBE

HABER

(4) 351.799,30 (5) 428.287,50 (6) 20.000,oo

CREDITO FISCAL - IVA (5) (6)

GASTOS DE COMPRAS

HABER

RETENCIÓN IMPUESTO SOBRE LA RENTA DEBE

HABER

400,oo (6)

Como puede ser observado, habiendo llegado la mercancía al almacén, las cuentas Mercancías en Tránsito y Gastos de Compras Diferidos, quedarán cerradas. CANCELACIÓN AL PROVEEDOR. Por último se le dio instrucciones al Banco del Norte para que transfiera al proveedor la deuda adquirida por la importación, mediante un cargo a la cuenta en dólares que COMPUCONTA tiene en ese banco. El asiento sería como sigue: Centro de Contadores

543

Contabilidad Financiera FECHA 2016 Julio

DESCRIPCIÓN 15

DEBE

---7--CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES BANCOS - DIVISAS

HABER

4.282.875,oo 4.282.875,oo

Cancelación factura al proveedor TECNIDATOS CORP

Como puede ser observado, la comisión cobrada por el banco, debe ser tratada como un gasto imputable al costo de la mercancía importada, de acuerdo con el Párrafo 13.6 de la VEN-NIF PYME. Al pasar el asiento al mayor, las cuentas quedarían como sigue: GASTOS DE COMPRAS DIFERIDOS

BANCOS - DIVISAS (1)

DEBE 4.500.000,oo

HABER (2) 4.282.875,oo (6)

217.125,oo

351.799,30

MERCANCÍAS EN TRÁNSITO DEBE

DEBE 6.424,30 345.375,oo

HABER

351.799,oo 351.799,oo

(4)

CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

HABER

DEBE

(3) 3.937.500,oo

HABER

4.282.875,oo (3)

3.937.500,oo (4) (6) 4.282.875,oo 3.937.500,oo 3.937.500,oo 4.282.875,oo 4.282.875,oo

COMPRAS DEBE

HABER

(4) 3.937.500,oo

CREDITO FISCAL - IVA DEBE

544

471.116,25 2.000,oo 473.116,25

DEBE

(4) (5) (6)

3.937.500,oo

(5) (6)

GASTOS DE COMPRAS

HABER

HABER

351.799,30 428.287,50 20.000,oo 800.086,80

RETENCIÓN IMPUESTO SOBRE LA RENTA DEBE

HABER

400,oo (6) 400,oo Centro de Contadores

Importaciones COSTO DE CADA COMPUTADORA. Mostremos el costo de cada computadora: CONCEPTO

Costo según factura comercial Más: Gastos de compras Total

COSTO TOTAL

UNIDADES

COSTO UNITARIO

3.937.500,oo

50

78.750,oo

800.086,80 4.737.586,80

50 50

16.001,74 94.751,74

VENTA DE LA MERCANCÍA: PRIMERA VENTA: Se vendió el 24% de la mercancía, habiéndose obtenido una utilidad bruta del 20% sobre el precio de venta. Calculemos el precio de venta, por el método de regla de tres: Costo de la mercancía vendida: 0,24 • 4.737.586,80 = 1.137.020,83. Si lo que se desea es que se tenga una utilidad del 20% sobre el precio de venta, quiere decir que, lo que se vende en 100,oo, el costo debe ser 80,oo. De esta forma, si planteamos el caso con regla de tres, lo razonaríamos así: Lo que tiene un costo de 80,oo, deberá venderse en 100,oo Lo que tiene un costo de 1.184.396,70, deberá venderse en V De donde: V=

1.137.020,83 ∙100,oo 80

V = 1.421.276,04 Calculemos el precio de venta por fórmulas: Para calcular el precio de venta por formulas, basémonos en lo siguiente: V = Precio de venta C = Costo de ventas U = Utilidad bruta Ya hemos mencionado que, el precio de venta, es igual al costo más la utilidad bruta que, en este caso, viene siendo el 20% sobre el precio de ventas.

Centro de Contadores

545

Contabilidad Financiera Por lo tanto: V=C+U Resolviendo: V = 1.137.020,83 + 0,20V V - 0,20V = 1.137.020,83 V(1 - 0,20) = 1.137.020,83 0,80V = 1.137.020,83 V = 1.137.020,83 / 0,80 V = 1.421.276,04 Resumiendo, el resultado de esta venta sería como sigue: Ventas Costo de ventas Utilidad bruta

1.421.276,04 1.137.020,83 284.255,21

Como se puede observar, la utilidad bruta, Bs. 284.255,21, representa el 20 % de las ventas. SEGUNDA VENTA: Se vendió el 20% de la mercancía, obteniéndose una utilidad bruta del 30% sobre el costo. Calculemos el precio de ventas por el método de regla de tres: En este caso se desea que la utilidad bruta sea igual al 30% del costo de ventas. Por lo tanto: Costo de la mercancía vendida: 0,20 • 4.737.586,80 = 947.517,36 Si lo que se desea es tener una utilidad del 30% sobre el costo, ello quiere decir que lo que cuesta 100,oo, deberá venderse en 130,oo. Por lo tanto: Lo que cuesta 100,oo deberá venderse en 130,oo Lo que cuesta 947.517,36 deberá venderse en V De donde: V=

947.517,36 ∙ 130 100

V = 1.231.772,57

546

Centro de Contadores

Importaciones Resolvamos el mismo caso por fórmulas: V=C+U Resolviendo: V = C + 0,30C V = C( 1+0,30) V = 947.517,36 ∙ 1,30 V = 1.231.772,57 En resumen, el resultado de esta venta sería: Ventas Costo de ventas Utilidad bruta

1.231.772,57 947.517,36 284.255,21

Como se puede observar, la utilidad bruta, 284.255,21, es igual al 30% del costo de ventas. TERCERA VENTA: Otra parte de la mercancía, se vendió en Bs. 1.300.000,oo, habiéndose obtenido una utilidad bruta del 19,82545% sobre el precio de venta. Calculemos el costo por el método de regla de tres: Se trata de, conociendo el precio de ventas, Bs. 1.300.000,oo, calcular el costo de ventas sabiendo que la utilidad representa el 19,82545% sobre el precio de ventas. Apliquemos el método de regla de tres: Si lo que se desea es que haya una utilidad del 19,82545% sobre el precio de ventas, quiere decir que, por cada Bs. 100,oo de ventas, la utilidad debe ser de Bs. 19,82545. Por lo tanto, el costo de ventas será de Bs. 80,17455. Por lo tanto: Lo que se vende en 100,oo, tiene un costo de Lo que se vende en 1.300.000,oo, tendrá un costo de

80,17455. C

De donde: C=

1.300.000,oo ∙ 80,17455 100

C = 1.042,269,10

Centro de Contadores

547

Contabilidad Financiera Resolvamos el mismo caso por formulas: C=V- U Resolviendo: C = V - 0,1982545V C = V(1 - 0,1982545) C = 0,8017455V C = 0,8017455 ∙ 1.300.000,oo C = 1.042.269,10 Resumiendo, el resultado de esta venta, sería: Ventas Costo de ventas Utilidad bruta

1.300.000,oo 1.042.269,10 257.730,90

Observe que la utilidad bruta, Bs. 257.730,90, viene siendo el 19,82545% del precio de venta. CUARTA VENTA: Otra parte de la mercancía se vendió en Bs. 473.758,68, obteniéndose una utilidad bruta del 25% costo. Calculemos el costo de ventas por el método de regla de tres: En este caso, la utilidad debe ser el 25% del costo de ventas. Por lo tanto, la mercancía que tenga un costo de 100,oo, debe ser vendida en 125,oo. Por lo tanto: Lo que se vende en 125,oo, tiene un costo de Lo que se vende en 473.758,68, tendrá un costo de

100,oo C

De donde: C =

473.758,68 ∙ 100,oo 125,oo

C = 379.006,94 Calculemos el mismo caso por el método de fórmulas: C=V-U

548

Centro de Contadores

Importaciones Resolvamos: C = 473,758.68 - 0,25C De donde: C + 0,25C = 473.758,68 Sacando factor común: C( 1 + 0,25) = 473.758,68 Por lo que: 1,25C = 473.758,68 C =

473.758,68 1,25,oo

C = 379.006,94 En resumen, el resultado de esta venta será: Ventas Costo de ventas Utilidad bruta

473.758,68 379.006,94 94.751,74

Como puede ver, la utilidad bruta, Bs. 94.751,74, es el 25% del costo de ventas, como lo establece el caso planteado. QUINTA VENTA: El 14% de la mercancía se vendió, obteniéndose una utilidad bruta del 25% costo y concediendo un descuento del 8% más el 4% sobre el precio de venta. Costo de la mercancía vendida: 4.737.586,80 × 14% = 663.262,15 (Representa el costo de 7 máquinas) Resolvamos este caso, por fórmulas: Asumamos que: V = Ventas brutas C = Costo de Ventas U = Utilidad bruta D1= Primer descuento D2= Segundo descuento Dt = Descuento total Centro de Contadores

549

Contabilidad Financiera Antes que nada, calculemos los descuentos, como sigue: Dt = D1 + D2 Pero sabemos que el primer descuento es el 8% de las ventas. Es decir: D1 = 0,08V También sabemos que, el segundo descuento es igual al 4% de las ventas, después de haberle restado el primer descuento. Es decir: D2 = 0,04 (V - D1) D2 = 0,04 (V – 0,08V) Ahora bien, sacando V como factor común, la ecuación quedaría: D2 = 0,04 (1 – 0,08)V De donde: D2 = 0,04 ∙ 0,92V D2 = 0,0368V Calculo del descuento total que, como sabemos, es igual a la suma de los dos descuentos: Dt = D1 + D2 Dt = 0,08V + 0,0368V Dt = 0,1168V Después de esto, determinemos las ventas brutas: V = C + U + Dt Resolviendo: V = 663.262,15 + 0,25 ∙ 663.262,15 + 0,1168V V – 0,1168V = 663.262,15 + 165.815,54 V – 0,1168V = 829.077,69 V(1 – 0,1168) = 829.077,69

550

Centro de Contadores

Importaciones 0,8832V = 829.077,69 V=

829.077,69 0,8832

V = 938.720,21 En resumen, el resultado de esta venta sería: Ventas Bruta Menos: Descuento del 8% Menos: Descuento del 4% Venta Neta Costo de ventas Utilidad bruta

938.720,21 75.097,62 34.544,90 829.077,69 663.262,15 165.815,54

938.720,21 ∙ 8% (938.720,21 - 75.097,62) ∙ 4% 938.720,21 ∙ 0,92 ∙ 0,96

Utilidad bruta total: CUENTAS

Unidades Ventas Costo Utilidad

VENTA 1

VENTA 2

VENTA 3

VENTA 4

TOTAL

VENTA 5

12

10

11

4

7

44

1.421.276,04 1.137.020,83

1.231.772,57 947.517,36

1.300.000,oo 1.042.269,10

473.758,68 379.006,94

829.077,69 663.262,15

5.255.884,98 100% 4.169.076.79 79%

284.255,21

284.255,21

257.730,90

94.751,74

165.815,54

1.086.808,60

MERCANCIA NO VENDIDA: La mercancía no vendida (Inventario Final) será: Importación de Mercancías Menos: Costo de la mercancía vendida Mercancía no vendida

4.737.586,80 4.169.076,79 568.510.01 Representa 6 máquinas

REDUCIR EL CUADRO RESALTADO, DISMINUYENDO LA COLUMNAS NO UTILIZADAS….

Centro de Contadores

551

21%

Contabilidad Financiera

EJERCICIOS EJERCICIO 19.1. La empresa HILADOS TURIAMO C.A. decidió comprar hilado sintético a la empresa HILITO CORP de Osaka-Japón. Después de ello, se produjeron los siguientes eventos: Agosto 02:

Habiendo sido hecha una orden de compra por un valor de US $ 15.000,oo, bajo las condiciones CIF puerto de destino, la mercancía fue despachada. Con el fin de pagar esta mercancía, la empresa dio instrucciones al Banco del Sur para participar en una subasta de divisas promovida por SICAD II, obteniéndose la cantidad de $ 17.000,oo al cambio de Bs. 48,oo por dólar, pagado al Banco Central a través de la cuenta en moneda nacional que se mantiene en dicho banco. El monto en divisas fue acreditado a la cuenta en divisas que la empresa mantiene en ese banco. El banco cobró el 0,20 % por gastos bancarios, cuyo monto fue cargado a la cuenta en moneda nacional.

Agosto 10:

Se recibieron los documentos que respaldan la importación de la mercancía, los cuales fueron enviados al agente de aduanas Servicios de Importaciones C.A. a los fines de hacer los trámites respectivos al llegar la mercancía.

Agosto 15:

La mercancía llegó a puerto y fue retirada y enviada a los almacenes de HILADOS TURIAMO C.A. Al mismo tiempo se recibió del agente de aduanas lo que sigue, todo lo cual fue cancelado con cheque. 1)

La factura Nº. 2264 por los siguientes conceptos, cuyos montos incluyen 10% por IVA. Retener 5,oo % por impuesto sobre la renta. a) Transporte: b) Comisión:

2)

Bs. 2.990,oo Bs. 3.660,oo

Las planillas de liquidación por los conceptos que se indican, así: a) Impuestos de aduana: 9,oo % Ad valorem b) Tasa portuaria: 1,oo % Ad valorem c) IVA: Calculado a una tasa hipotética de 10%

Agosto 20:

552

Se dio instrucciones al Banco del Sur para que proceda a transferir al proveedor, el valor de la mercancía importada.

Centro de Contadores

Importaciones Agosto 28:

Se vendió a crédito el 40% de la mercancía, habiendo obtenido una utilidad bruta del 30% sobre el precio de venta. Los clientes aceptaron letras de cambio.

Agosto 30:

Se vendió de contado el 50% de la mercancía recibida. Se obtuvo una utilidad bruta del 40% sobre el costo de ventas. Se hizo un descuento del 10% más un 5% por volumen.

Se pide: 1) 2) 3)

Registre las operaciones en el diario y páselas al mayor, conociendo que la tasa de IVA es el 10%. Determinar la utilidad bruta obtenida. Determinar el costo de la mercancía no vendida.

Centro de Contadores

553