Ciel Compta 2013 [PDF]

Zitiervorschau

Pour les Nuls est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc For Dummies est une marque déposée de Wiley Publishing, Inc Collection dirigée par Jean-Pierre Cano Maquette : Marie Housseau Cette œuvre est protégée par le droit d’auteur et strictement réservée à l’usage privé du client. Toute reproduction ou diffusion au profit de tiers, à titre gratuit ou onéreux, de tout ou partie de cette œuvre, est strictement interdite et constitue une contrefaçon prévue par les articles L 335-2 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle. L’éditeur se réserve le droit de poursuivre toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle devant les juridictions civiles ou pénales. Édition française publiée en accord avec Wiley Publishing, Inc. © 2012 par Éditions First Éditions First 60 rue Mazarine 75006 Paris Tél. : 01 45 49 60 00 Fax : 01 45 49 60 01 e-mail : [email protected] ISBN : 978-2-7540-3642-9 ISBN numérique : 9782754045032 Dépôt légal : 4e trimestre 2012 Limites de responsabilité et de garantie. L’auteur et l’éditeur de cet ouvrage ont consacré tous leurs efforts à préparer ce livre. Wiley Publishing et l’auteur déclinent toute responsabilité concernant la fiabilité ou l’exhaustivité du contenu de cet ouvrage. Ils n’assument pas de responsabilités pour ses qualités d’adaptation à quelque objectif que ce soit, et ne pourront être en aucun cas tenus responsables pour quelque perte, profit ou autre dommage commercial que ce soit, notamment mais pas exclusivement particulier, accessoire, conséquent, ou autres. Marques déposées. Toutes les informations connues ont été communiquées sur les marques déposées pour les produits, services et sociétés mentionnés dans cet ouvrage. Wiley Publishing, Inc. et les Éditions First déclinent toute responsabilité quant à l’exhaustivité et à l’interprétation des informations. Tous les autres noms de marque et de produits utilisés dans cet ouvrage sont des marques déposées ou des appellations commerciales de leur propriétaire respectif.

Ciel Compta Pour les Nuls Sommaire Page de titre Page de Copyright Introduction Ce qu’est ce livre et ce qu’il n’est pas Première partie : Découvrir Ciel Compta Deuxième partie : Créateur d’entreprise Troisième partie : Ciel Compta, c’est saisissant ! Quatrième partie : Ciel Compta dans tous ses états Cinquième partie : L’heure des déclarations et des clôtures Sixième partie : Échanges, sauvegardes et utilitaires Les icônes utilisées dans ce livre Comment lire ce livre ?

Première partie - Découvrir Ciel Compta Chapitre 1 - Installer et activer Ciel Compta Installer Ciel Compta Ciel Compta, premier lancement Ciel Compta, on se quitte déjà ? Chapitre 2 - Ciel Compta, premiers pas Ciel Compta, contact! La saisie au Top Interface : L’embarras du choix Utiliser l’assistant Intuiciel Utiliser la barre de navigation Utiliser la barre d’actions Utiliser la barre d’onglets Gérer les fenêtres Tableau de bord, états et autres Utiliser les menus Faire des recherches Envoyer des messages Ajouter des commentaires Ciel, à l’aide ! Quitter Ciel Compta Chapitre 3 - Personnaliser Ciel Compta

Les menus : Mettre les petits plats dans les grands Personnaliser les bureaux Personnaliser la barre de navigation Personnaliser les barres d’actions Choisir ses préférences Configurer les dates Options de Démarrage Partage paramétrage Tâches automatiques Options dites de confort Couleurs Touches de fonction Fond de page Autres paramètres

Deuxième partie - Créateur d’entreprise Chapitre 4 - Petits rappels à l’usage de tous Principes de comptabilité Une ou plusieurs comptabilités ? Systèmes comptables À propos du système centralisateur Exercice Comptes et plan comptable Comptes Plan comptable Plan Comptable Général Comptes de bilan et comptes de gestion Lettrage des comptes de tiers Clôture et réouverture des comptes Journaux et livres Journaux Erreurs de saisie Le Grand-livre Le brouillard Balance des comptes Balance générale Échéances et échéancier Les bilans, la santé (ou non) de l’entreprise Le compte de résultat Le bilan Travaux de fin d’exercice Chapitre 5 - Créateur de micro-entreprise

Ciel Compta et le mode Cahier Création en mode Cahier : Lancement Étape 1 : Raison sociale Étape 2 : Paramètres Étape 3 : Choix du mode comptable Étape 4 : Validation du mode comptable Étape 5 : Paramétrage des cahiers Étape 6 : Options de démarrage Ciel Compta, version Cahier Créer un cahier Convertir le mode Cahier en mode Standard Chapitre 6 - Créateur d’entreprise, tout simplement Découvrir le mode Standard Étape 1 : Raison sociale Étape 2 : Paramètres Étape 3 : Comptes Étape 4 : Journaux Étape 5 : Modes de paiement Étape 6 : Chéquiers Étape 7 : Codes analytiques Étape 8 : Finalisation Chapitre 7 - Dossier, ouvres-toi ! Ouvrir un dossier Définir un mot de passe et un nom d’utilisateur Options de démarrage Revoir et compléter les paramètres de la société Associer des logos à un dossier Chapitre 8 - Les bons comptes font les bons amis Afficher les comptes Le plan de comptes et ses outils Personnaliser l’affichage Regrouper, filtrer et trier les comptes Rechercher un compte Encore plus de recherches Afficher et imprimer des listes de comptes Exporter des listes de comptes Afficher un graphique Chapitre 9 - Créateur de comptes Créer un compte de tiers, de charges ou de produits Onglet Options Onglet Client ou Fournisseur Créer un compte de TVA Créer ou modifier un compte de banque

Consulter et modifier un compte Travailler sur un compte Chapitre 10 - Ciel Compta, version analytique Configurer une comptabilité analytique et budgétaire Définir des codes analytiques Définir des répartitions Associer des codes analytiques ou budgétaires aux comptes Chapitre 11 - Gérer les journaux Créer un journal Modifier ou supprimer un journal

Troisième partie - Ciel Compta, c’est saisissant ! Chapitre 12 - Comprendre la saisie des écritures Ciel Compta et ses saisies Configurer les préférences de saisie Choisir votre méthode de saisie Une saisie en pratique Premières étapes : Données de base Étapes suivantes : Grille de saisie Continuer les lignes d’écritures Autres outils Utiliser la palette d’informations Terminer la saisie Chapitre 13 - Petit tour d’horizon des modes de saisie L’assistant Top saisie Saisie rapide client ou fournisseur Saisie rapide d’encaissement Saisie rapide d’un règlement Saisie guidée d’une facture client ou fournisseur Saisie guidée de type Encaissement ou Paiement Saisie Z de caisse Saisie des A-nouveaux Calculer des frais kilométriques dans une saisie au kilomètre Toujours plus d’outils pour la saisie Actions flash Calculer à la volée des montants Consulter et modifier les écritures Créer des recherches personnalisées Créer ses propres modèles de saisie Créer un modèle pendant une saisie Créer un modèle à partir du menu Utiliser un modèle

Créer un abonnement Créer un abonnement pendant une saisie Créer un abonnement à partir du menu Utiliser un abonnement Chapitre 14 - Autres opérations comptables Réimputations Contrepassations Effectuer un lettrage Lettrage manuel Lettrage automatique Effectuer un pointage Vous et votre banque Imprimer un RIB Bordereau de remise en banque Créer des règles d’affectation pour les relevés bancaires Saisir un relevé bancaire Effectuer un rapprochement bancaire Relancer ses clients Créer des lettres de relance Créer des lettres avec pénalités de retard Gérer une trésorerie prévisionnelle Créer une trésorerie prévisionnelle Modifier la trésorerie prévisionnelle

Quatrième partie - Ciel Compta dans tous ses états Chapitre 15 - Une impression de retour… Personnaliser les préférences d’impression Ajouter un logo aux impressions Imprimer en différé Imprimer des états chaînés Gestionnaire d’états Gérer les états chaînés Chapitre 16 - Éditer des états clients/ fournisseurs Imprimer un échéancier Imprimer une balance âgée Imprimer un encours client Chapitre 17 - Un tas d’états Imprimer dans le brouillard Imprimer le centralisateur Imprimer un journal Imprimer le Grand-livre Imprimer une balance

Imprimer un état analytique Grand livre analytique Balance analytique Échéancier et balance âgée analytique État budgétaire analytique Autres états et statistiques diverses Tableau de bord Mes états et statistiques Évolution des comptes Indicateurs clefs Répartition charges produits Répartition d’une classe

Cinquième partie - L’heure des déclarations et des clôtures Chapitre 18 - Qu’avez-vous à déclarer? Effectuer une déclaration de TVA Créer une déclaration de TVA avec l’assistant Gérer la liste des déclarations de TVA TVA détaillée Valider une déclaration de TVA Dévalider une déclaration de TVA Télédéclarations de TVA Éditer des états fiscaux Chapitre 19 - Opérations de fin de période Valider les écritures du brouillard Éditer les Soldes Intermédiaires de Gestion Éditer un bilan ou un résultat synthétique Bilan synthétique Résultat synthétique Clôturer un exercice Avant de clôturer… Clôture manuelle de l’exercice Ouverture manuelle d’un nouvel exercice Clôture et réouverture avec l’assistant Top clôture Consulter l’archivage des documents archivés

Sixième partie - Échanges, sauvegardes et utilitaires Chapitre 20 - Outils et utilitaires Les utilitaires de Ciel Compta Utilitaires de comptabilité Utilitaires d’informations

Utilitaires de fichiers Autres utilitaires Faire du publipostage Des tâches en rappel Configurer l’agenda Gérer les tâches Gérer les alertes Chapitre 21 - Sauvegardez, il en restera toujours quelque chose Quelques principes de sauvegarde Sauvegarder ses données dans Ciel Compta Restaurer ses données dans Ciel Compta Chapitre 22 - Échanges et synchronisations Configurer les échanges Exporter et importer des écritures Vérifier les coordonnées de l’expert-comptable Exporter des écritures Importer des écritures Exporter et importer une balance, etc. Exporter une balance Importer une balance Envoyer le dossier Historique des transferts Synchronisez-vous ! Paramétrer la synchronisation Lancer une synchronisation Recevoir des données de synchronisation Index

Introduction Si Ciel Compta est utilisé par des centaines de milliers de professionnels, ce n’est pas un hasard. Il est en effet l’un des meilleurs, si ce n’est le meilleur de sa catégorie. Par l’étendue de ses fonctionnalités, son interface soignée et extrêmement cohérente, les multiples aides qu’il apporte aux utilisateurs, il est depuis de nombreuses années une référence incontournable. Que vous soyez vous-même un professionnel qui découvre Ciel Compta, ou quelqu’un qui vient tout simplement de créer sa propre société et qui doit donc se préoccuper de tenir sa comptabilité, que vous soyez un étudiant ou un stagiaire qui souhaite progresser, ou même un formateur à qui on vient de confier de nouvelles missions, ce livre vous est destiné. Pour une raison ou pour une autre, vous avez besoin de Ciel Compta. Pour une raison ou pour une autre, vous souhaitez découvrir progressivement et tranquillement ce logiciel, à votre rythme et sans stress. Quelles que soient vos motivations, elles sont certainement excellentes. La comptabilité est bien sûr quelque chose de réellement sérieux, et Ciel Compta est incontestablement sérieux et puissant. Ce livre a donc simplement pour but de vous aider à vous y frotter sans vous piquer…

Ce qu’est ce livre et ce qu’il n’est pas Mettons-nous d’accord tout de suite : ce livre n’est pas un ouvrage de comptabilité. La comptabilité, c’est votre métier à vous (ou votre futur métier). Vous savez ce qu’est une comptabilité, quelles en sont les règles, les lois et les méthodes. Les chiffres, vous en faites votre affaire. Par contre, vous avez besoin d’un logiciel de comptabilité. Vous avez choisi Ciel Compta, ou quelqu’un l’a choisi pour vous. Ou vous vous apprêtez à le choisir… Et vous avez raison : Ciel Compta est un excellent logiciel de comptabilité. C’est ce que, j’espère, vous allez découvrir tout au long de ce livre, qui se veut donc un espace de découverte, d’apprentissage du logiciel, et de pratique progressive de ses fonctionnalités.

Première partie : Découvrir Ciel Compta Au commencement était… l’installation. Si Ciel Compta est simple à installer, y compris pour mettre à jour une version antérieure, il faut tout de même suivre certaines règles. En particulier, le numéro de licence n’est pas suffisant : il faut en plus activer le logiciel. Vous allez découvrir comment. Vous ferez ensuite connaissance avec l’interface de Ciel Compta pour vous familiariser avec son style, ses méthodes et ses multiples aides. Enfin, vous apprendrez à personnaliser le logiciel pour qu’il s’adapte à votre propre style et à vos propres méthodes ou habitudes de travail.

Deuxième partie : Créateur d’entreprise Après quelques rappels de base sur les principes de comptabilité (désolé!), vous apprendrez comment créer votre société sous Ciel Compta, ce que le logiciel appelle un dossier. Vous découvrirez les deux modes de création qui vous sont proposés : une version simplifiée (le mode Cahier) et une version plus complète (le mode Standard). Après quoi, vous pourrez passer aux travaux pratiques pour ouvrir un dossier, gérer votre plan de comptes de A à Z, créer des codes budgétaires et analytiques, et utiliser les journaux.

Troisième partie : Ciel Compta, c’est saisissant ! Une fois vos journaux et vos comptes bien en place, vous allez pouvoir réellement commencer à tenir votre comptabilité. Vous apprendrez donc ici à saisir vos écritures dans les multiples modes de travail proposés par Ciel Compta, en allant du plus simple au plus détaillé. Vous verrez également comment réimputer des comptes, effectuer des lettrages et des pointages, gérer vos opérations bancaires, tenir une trésorerie prévisionnelle, et même envoyer des lettres de relance à vos clients!

Quatrième partie : Ciel Compta dans tous ses états Quand les écritures sont saisies, il est temps de les éditer et d’en tirer toutes sortes d’enseignements et de résultats. Après avoir précisé quelques points sur l’impression des documents, vous verrez comment produire des états clients/fournisseurs, mais aussi du brouillard, du journal centralisateur, du Grand livre, des balances, etc.

Cinquième partie : L’heure des déclarations et des clôtures Après avoir bien travaillé, vous devez le déclarer. Qu’il s’agisse de déclarations fiscales ou de TVA, Ciel Compta met à votre disposition les outils dont vous avez besoin. Il en va évidemment de même pour toutes les opérations à conduire lorsqu’un exercice se termine et qu’un autre va débuter : validation des écritures du brouillard pour les inscrire définitivement dans le Grand livre, édition des soldes de gestion, du bilan et du compte de résultat, opérations de clôture puis de réouverture… Après quoi vous serez paré pour vous lancer à la conquête de nouveaux marchés !

Sixième partie : Échanges, sauvegardes et utilitaires Dans cette dernière partie, nous allons sortir de la comptabilité proprement dite pour nous pencher sur ce qui l’environne. Vous découvrirez ce faisant des outils et utilitaires dont vous pourrez avoir besoin un jour, en particulier si vous rencontrez des problèmes, ce que bien sûr personne ne vous souhaite. Mais la prévoyance étant mère de sûreté, vous apprendrez aussi à sauvegarder vos données, puis à les échanger ou les transférer, par exemple avec votre expertcomptable.

Les icônes utilisées dans ce livre Comme tous les ouvrages de la collection Pour les Nuls, celui-ci est émaillé de petites icônes qui attirent l’attention sur les points importants :

Cette icône reprend une information qui complète les explications fournies, donne des informations qu’il pourrait être utile de retenir, ou encore rappelle certaines notions déjà abordées.

Cette icône vous fera gagner du temps. Elle signale des astuces permettant d’accélérer votre travail ou de résoudre divers problèmes.

Soyez sur vos gardes si vous rencontrez cette icône. Elle signale en effet un sérieux risque et vous explique comment l’éviter.

Comment lire ce livre ? Tout simplement dans l’ordre. Le livre est en effet organisé pour vous conduire progressivement de la découverte du logiciel jusqu’à la fin de votre premier exercice comptable, en passant par toutes les phases de cet exercice : d’abord la création du dossier de votre société, puis le paramétrage de votre plan comptable, de vos comptes et journaux, la saisie et les traitements de vos écritures, l’édition des divers états, jusqu’aux déclarations, éditions et opérations de clôture et de préparation de l’exercice suivant. Seule la dernière partie, plus axée sur des outils complémentaires, se détache du reste.

Voilà une première occasion d’utiliser nos fameuses icônes… Ciel Compta est accompagné d’un exemple de dossier qui permet de se familiariser avec le logiciel sans risques. Nous nous appuierons largement sur celui-ci dans ce livre. Après tout, il n’est pas nécessaire d’apposer une vraie enseigne sur votre façade pour apprendre à utiliser Ciel Compta!

Première partie

Découvrir Ciel Compta

Le Ciel ne peut plus attendre désormais Dans cette partie…

Dans cette première partie, nous allons essayer de procéder avec ordre et méthode. C’est important d’une manière générale, et tout spécialement en comptabilité. Nous allons donc commencer par installer Ciel Compta et l’activer. Nous découvrirons ensuite son interface, et donc les principales méthodes de travail avec lesquelles vous allez devoir vous familiariser. Enfin, nous verrons comment adapter Ciel Compta à vos propres besoins ou habitudes. Les calculs, les chiffres, ce sera pour plus tard!

Chapitre 1

Installer et activer Ciel Compta

Dans ce chapitre : Installer Ciel Compta. Activer et lancer le logiciel.

La boîte est ouverte, votre cœur bat déjà et votre ordinateur attend avec impatience l’installation de son nouveau logiciel. Mais avant tout, avez-vous la bonne configuration? La réponse est très vraisemblablement oui si vous disposez d’un PC récent sous Windows 7 et plus. Même Vista convient, et XP n’est pas encore totalement dépassé. C’est dire que Ciel Compta n’est pas un logiciel gourmand! Vérifiez tout de même le cas échéant que votre résolution d’écran est d’au moins 1024 x 768 pixels.

Installer Ciel Compta La procédure est tout à fait classique : 1. Insérez le CD-ROM de Ciel Compta dans votre lecteur et attendez quelques instants. 2. Windows devrait afficher une petite fenêtre d’options. Cliquez sur celle qui devrait vous être proposée par défaut, Exécuter install.exe (Figure 1.1). Patientez un peu, le temps que le programme se charge. Comme vous êtes évidemment pressé(e), vous allez vaguement parcourir l’écran de bienvenue pour cliquer sur le bouton Suivant, puis accepter le contrat de licence (sinon, vous n’avez plus qu’à refermer ce livre!) et cliquer sur Suivant (Figure 1.2).

Si, à un moment ou à un autre, le contrôle de compte utilisateur de Windows se manifeste, cliquez sur Oui. 3. Vous devez ensuite choisir le mode d’installation ( Figure 1.3). N’hésitez pas : gardez la proposition par défaut, Installation standard, et cliquez sur Suivant, puis sur Installer. Figure 1.1 : Lancer le programme d’installation de Ciel Compta.

Figure 1.2 : Installez tout de suite le logiciel ou explorez diverses aides.

Figure 1.3 : Choisissez le mode d’installation standard.

4. Allez prendre un peu l’air pendant que CD-ROM et disque dur ronronnent de concert (Figure 1.4 ). Revenez quand même assez vite pour accepter la fin de l’installation et cliquer sur le bouton Terminer. Figure 1.4 : Installation en cours!

Rangez précieusement le CD-ROM dans sa boîte, mais gardez celle-ci à portée de main.

Ciel Compta, premier lancement L’installation est terminée. Il est temps maintenant de lancer Ciel Compta pour la toute, toute première fois.

1. Une nouvelle icône a été placée sur votre bureau Windows. Faites un double clic dessus. 2. Commencez par saisir votre numéro de licence, celui qui se trouve à l’intérieur du boîtier de votre CD-ROM (Figure 1.5). 3. L’Assistant de référencement (en d’autres termes, la procédure qui va vous permettre de valider votre licence d’utilisation) vous demande maintenant une masse d’informations (Figure 1.6 ). Seuls les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires : date d’achat, numéro de licence, nom et coordonnées de votre société, etc. Saisissez les renseignements demandés, plus éventuellement ceux que vous êtes en mesure de fournir. Quand vous avez fini, cliquez sur Terminer.

Votre numéro de licence se trouve à l’intérieur du boîtier du CDROM de Ciel Compta. Figure 1.5 : Licence ou pas? La question ne se pose même pas!

Figure 1.6 : Saisissez vos informations de base dans cette fenêtre.

Bien sûr, ce livre suppose par définition que vous n’êtes pas déjà client! L’adresse e-mail fait partie des champs obligatoires. Bien évidemment, vous avez une connexion Internet et tout ce qui va avec…

4. Le programme va se connecter et transmettre vos données. Si tout s’est déroulé comme prévu, un message devrait vous avertir que votre logiciel va être prochainement activé (Figure 1.7). Figure 1.7 : L’installation s’est terminée avec succès.

Tant que le logiciel n’est pas référencé, ou si, pour une raison indéterminée, vous n’avez pas encore reçu de clé d’activation,

vous disposerez d’un nombre de lancements limités. Après quoi, certaines fonctionnalités seront bridées. 5. Cliquez sur OK pour terminer.

Ciel Compta, on se quitte déjà ? Lors du lancement du logiciel, celui-ci devrait lancer l’assistant Top Saisie. Nous y reviendrons. Pour l’instant, il est temps de prendre un peu de recul. Tout s’est bien passé. Le logiciel est installé. Vous êtes dans l’attente de votre clé d’activation. Il est temps de respirer un peu. 1. Cliquez sur le bouton Annuler dans la fenêtre Top Saisie. 2. Cliquez en haut de la fenêtre sur le menu Dossier, et choisissez alors l’option Quitter. Le logiciel se referme. C’est l’heure de la pause!

Chapitre 2

Ciel Compta, premiers pas

Dans ce chapitre : Lancer Ciel Compta et ouvrir un dossier. Découvrir Top Saisie. Naviguer dans Ciel Compta. Faire des recherches. Créer des messages et des commentaires. Appeler à l’aide. Quitter Ciel Compta.

Votre pause est terminée et il est donc temps de rouvrir Ciel Compta pour commencer à découvrir le logiciel. Vous allez donc faire connaissance dans ce chapitre avec son interface et commencer à vous y repérer.

Ciel Compta, contact! Nous avons vu dans le Chapitre 1 qu’une fois installé, Ciel Compta affiche fièrement son icône sur le bureau de Windows. Faites un double clic sur cette icône.

Si votre bureau est trop en désordre, vous avez une autre possibilité. Sous Windows 7, par exemple, ouvrez le menu Démarrer. Cliquez alors successivement sur Tous les programmes, sur Ciel, sur Compta, et enfin sur Ciel Compta. Si vous n’avez pas encore reçu votre clé d’activation, vous pourriez bien voir s’afficher la fenêtre illustrée sur la Figure 2.1 (sinon, ouvrez le menu Aide, puis choisissez À propos de, et enfin Clé d’activation). Un peu de patience, cela ne devrait pas tarder! Cliquez simplement sur OK pour continuer. Figure 2.1 : Saisissez ici votre clé d’activation.

Vous devez entrer votre clé d’activation pour éviter le blocage de certaines fonctionnalités du programme au bout d’une trentaine de lancements. Vous voici maintenant au cœur du démarrage : la fenêtre Ouvrir un dossier (Figure 2.2). Comme vous pouvez le constater, Ciel Compta vous propose à titre d’aide à la découverte un dossier tout fait : celui de la Société Exemple.

Figure 2.2 : La fenêtre Ouvrir un dossier.

Ne cherchez pas cet exemple dans vos documents. Il est enregistré dans un sous-dossier du logiciel lui-même. Trop compliqué pour nous. La version standard de Ciel Compta permet de créer jusqu’à cinq dossiers, ou, si vous préférez, de tenir la comptabilité de cinq sociétés. Nous verrons plus tard comment créer une nouvelle société. Pour l’instant, il vous suffit de savoir que vous disposez de plusieurs options en cliquant avec le bouton droit de la souris pour ouvrir ou modifier vos dossiers, comme l’illustre la Figure 2.2. Cliquez simplement sur la ligne qui indique Société Exemple afin de partir à la découverte de Ciel Compta. Cliquez sur Oui à la suite du message qui apparaît alors (Figure 2.3). Figure 2.3 : Partez à la découverte de Ciel Compta avec le dossier Exemple.

La saisie au Top Ciel Compta aime vous assister, et il le montre d’entrée. Par défaut, l’assistant Top Saisie devrait donc se lancer pour vous proposer de choisir ce que vous souhaitez faire parmi cinq propositions (Figure 2.4). Sinon, ouvrez le menu Saisies et choisissez la première commande, Top Saisie. Si vous voulez utiliser cette aide, procédez de la manière suivante : 1. Choisissez le type de saisie que vous voulez effectuer en cliquant sur la ligne correspondante. Disons, à titre d’exemple, Saisir une écriture d’achat. 2. Cliquez sur Suivant. 3. L’assistant va vous proposer une seconde liste, plus spécifique, correspondant à certains types de modèles prédéfinis ( Figure 2.5 ). Choisissez par exemple Enregistrer les frais généraux, puis cliquez sur le bouton Suivant. Figure 2.4 : L’assistant Top Saisie.

Figure 2.5 : Choisir une famille de modèles.

4. Sélectionnez maintenant un modèle parmi ceux qui vous sont proposés (Figure 2.6). Cliquez ensuite sur le bouton OK. Figure 2.6 : Il faut payer le téléphone pour rester connecté.

5. L’assistant a terminé son travail, et vous accédez maintenant à une grille de saisie basée sur le modèle sélectionné. Mais nous nous sommes déjà trop avancés… Appuyez sur la touche Echap de votre clavier, puis cliquez sur Non en réponse au message qui suit pour abandonner l’opération. Dans ce livre, nous ne nous servirons pas de l’assistant Top Saisie, puisque le but est de découvrir et de comprendre les principales fonctionnalités de Ciel Compta (non, ce n’est pas un manuel de référence!). Bien entendu, cet assistant peut être très pratique pour réaliser rapidement nombre de tâches de saisie courantes. Mais vous pouvez le désactiver en cochant la case Ne pas afficher à l’ouverture du dossier. Confirmez votre décision en cliquant sur le bouton Oui, puis cliquez sur Annuler. C’était une erreur de votre part? Ce n’est pas bien grave : 1. Dans la barre de menus, tout en haut de l’écran, cliquez sur Saisies. 2. Tout en haut du menu qui apparaît, cliquez sur Top Saisie. Décochez la case Ne pas afficher. Votre assistant est de retour!

Vous avez tout à fait le droit de personnaliser à votre convenance l’assistant Top Saisie pour mieux l’adapter à vos besoins. Pour cela :

1. Tout en haut de la fenêtre, cliquez sur le menu Listes. Choisissez ensuite l’option Familles Top Saisie. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous retrouvez les listes proposées dans les deux premiers écrans de l’assistant : les groupes principaux à gauche, les intitulés des familles à droite (Figure 2.7). Figure 2.7 : Top Saisie et ses familles.

2. Cliquez sur une ligne pour l’activer, puis servez-vous des boutons Créer, Modifier ou Supprimer pour ajouter, changer ou effacer l’intitulé correspondant. Les groupes principaux ne peuvent pas être redéfinis.

3. Cliquez sur Fermer quand vous avez terminé. 4. Revenez au menu Listes. Choisissez cette fois l’option Modèles/ abonnements. 5. Sélectionnez un modèle de saisie à gauche (ou un abonnement en changeant d’onglet), et faites là encore appel aux boutons Créer, Modifier et Supprimer pour personnaliser les modèles que vous voulez utiliser (Figure 2.8).

Figure 2.8 : Personnaliser les modèles de l’assistant Top Saisie.

6. Cliquez sur Fermer quand vous avez terminé.

Les modèles de l’assistant Top Saisie correspondent aux « grilles » que vous aurez à remplir lorsque vous entrerez vos opérations de comptabilité. Simplement, les modèles permettent de remplir à l’avance un certain nombre de champs, par exemple pour spécifier le journal, un code client ou fournisseur, un taux de TVA particulier, et ainsi de suite. Nous n’en sommes pas encore là. Laissons donc la question de côté. Mais retenez que ces outils sont à votre disposition, le jour où vous en aurez besoin, pour faciliter votre travail.

Interface : L’embarras du choix Pour réaliser une seule et même opération, Ciel Compta ne se contente pas de vous proposer une méthode de travail ou d’accès, mais des tas de manières de procéder. Partons de l’idée que vous savez ce que vous voulez faire, disons enregistrer une facture client (payer les charges ou les fournisseurs, c’est moins amusant, mais les principes sont les mêmes). Voyons alors quels peuvent être vos points d’entrée.

Utiliser l’assistant Intuiciel L’assistant Intuiciel (Ciel intuitif, si vous préférez), c’est tout simplement la partie principale de la fenêtre du logiciel, telle qu’elle s’affiche après le lancement de celui-ci. C’est une sorte de roue sur laquelle sont posées des icônes qui vous permettent d’accéder directement à tel ou tel type de fonctionnalité. Ciel Compta l’appelle aussi Bureau. En fait, si vous regardez en haut et à gauche de la fenêtre (ou plutôt du ruban, dit aussi barre d’actions), vous remarquez que ce n’est pas un mais trois bureaux qui vous sont proposés (en plus du bureau de base appelé Accueil). Ils vont du plus simple (avec six actions par défaut) au plus complet (dix actions). La Figure 2.9 nous montre le Bureau 3, certainement trop complexe à ce stade. Figure 2.9 : Ciel Compta et ses bureaux.

Rien de plus simple donc : vous choisissez un bureau à l’aide du bouton voulu, vous cliquez sur une des icônes de la roue, et c’est parti!

Chaque bureau peut être personnalisé à l’envie. Nous y reviendrons dans le Chapitre 3.

Vous avez perdu vos bureaux? Oubliez le stress : cliquez sur l’onglet

Accueil, à gauche de la barre de menus, ou bien encore ouvrez le menu Fenêtres et choisissez l’option Mon Intuiciel.

Utiliser la barre de navigation Vous ne la voyez pas à l’écran, et pourtant elle est là. 1. Déplacez le pointeur de la souris vers le bord gauche de la fenêtre du logiciel, là où vous pouvez voir une barre blanche. 2. Quand le pointeur prend la forme d’une main, appuyez sur le bouton gauche de la souris. La barre de navigation se déplie (Figure 2.10). Figure 2.10 : Ciel Compta et sa barre de navigation.

3. Cliquez sur une des six catégories d’actions pour dérouler les choix associés. 4. Cliquez sur l’une des actions proposées pour lancer l’opération correspondante. 5. Quand vous avez terminé, ou si vous souhaitez changer de méthode de travail, placez le pointeur de la souris au-dessus de la barre qui sépare la zone de navigation de la partie principale de la fenêtre. Cliquez, et c’est replié.

Vous commencez à comprendre l’état d’esprit des créateurs de Ciel Compta? Vous pouvez donc vous douter qu’ils ont tout prévu pour personnaliser la barre de navigation. Voyez à ce sujet le Chapitre 3.

Utiliser la barre d’actions Remontons légèrement vers le haut de l’écran. Un grand ruban, la barre d’actions, occupe plus ou moins la largeur de la fenêtre. Son contenu dépend bien entendu de ce que vous êtes en train de faire, puisque son rôle est de vous proposer des raccourcis via de gros boutons. Par exemple, la Figure 2.11 illustre ce qui se passe si vous avez demandé à saisir une vente. Figure 2.11 : La saisie d’une vente et son ruban.

Le rôle de chaque bouton est explicite, et, bien entendu, le contenu du ruban varie selon la nature de l’opération. Si vous adorez les raccourcis clavier, appuyez quelques instants sur la touche Alt de votre clavier. Les raccourcis associés aux différents boutons vont apparaître (Figure 2.12). Microsoft Office n’est pas loin! Figure 2.12 : Le ruban et ses raccourcis.

En règle générale, il y a au moins deux raccourcis à connaître par cœur : Echap pour annuler une opération, et Ctrl + S pour faire le

contraire, c’est-à-dire la confirmer et l’enregistrer. Pour le reste, c’est comme vous en avez envie.

Utiliser la barre d’onglets Au commencement, un seul onglet surplombe la barre d’actions : Accueil. Par la suite, la situation va se compliquer un peu. En effet, pratiquement chaque fois que lancez une nouvelle action, ou une nouvelle opération, celle-ci se traduit par l’apparition d’un nouvel onglet, comme sur la Figure 2.13. Sur l’exemple de la figure, cinq onglets sont ouverts, correspondant respectivement à l’accueil, à des facturations client et fournisseur en mode simplifié ou non, ainsi qu’au travail sur l’état d’un compte. Pour passer du contenu d’un onglet à un autre, autrement dit d’une fenêtre de travail à une autre, vous disposez de plusieurs méthodes : Vous pouvez tout simplement cliquer sur l’onglet voulu dans le bandeau du haut. Vous pouvez aussi vous servir de raccourcis clavier : Ctrl + F6 pour avancer vers le prochain onglet vers droite (ou revenir à l’accueil si vous êtes sur le dernier onglet), ou Ctrl + Maj + F6 pour reculer vers la gauche (ou repasser au dernier onglet si l’accueil est actif). Ne l’oubliez jamais : un raccourci clavier sert à accéder en théorie plus vite à tel ou tel élément, ou bien à telle ou telle commande d’un logiciel. Dans le meilleur des cas, une touche suffit, par exemple Echap. Le plus souvent, vous devez appuyer sur une première touche (comme Ctrl), la maintenir enfoncée, appuyer sur la seconde (disons, F6), puis relâcher le tout.

Dans le pire des cas, trois ou même quatre touches peuvent être nécessaires. Est-ce encore un raccourci ou une forme de gymnastique des doigts? C’est peut-être pour cela que l’homme a inventé un outil généralement plus simple et plus rapide : la souris… Il est aussi possible de choisir l’une des options du menu Fenêtres si vous êtes totalement perdu. Et si vous n’aimez pas les menus, Ciel Compta vous repasse encore le plat grâce à une petite flèche situé à droite de l’onglet Accueil. Si vous cliquez sur ce bouton, la liste des fenêtres ouvertes s’affiche. Cliquez sur le nom voulu pour y accéder (Figure 2.14).

Mieux encore, si vous cliquez tout à la fin de ce menu sur l’option Afficher la liste des fenêtres, le logiciel affiche une vue réduite de chacun des onglets ouverts (Figure 2.15). Il vous suffit de placer le pointeur de la souris au-dessus de la fenêtre qui vous intéresse et de cliquer pour y accéder.

Vous pouvez également vous servir de la combinaison de touches Ctrl + Tab (la touche de tabulation). Maintenez enfoncée la touche Ctrl, puis cliquez sur l’image de la fenêtre à activer (c’est juste un petit mouvement de gymnastique à apprendre).

Vous voudriez revenir rapidement à votre bureau, ou à l’assistant Intuiciel si vous préférez? Pas de souci : cliquez simplement sur l’onglet Accueil. Figure 2.13 : Travailler avec plusieurs onglets.

Figure 2.14 : Accès direct aux fenêtres.

Figure 2.15 : Fenêtres à la demande.

Gérer les fenêtres Vous l’avez bien compris : Ciel Compta aime vous fournir plusieurs voies d’accès à ses fonctionnalités. Et, le plus souvent, ces accès ajoutent un onglet à la série, autrement dit ouvrent une fenêtre supplémentaire. Vous en trouvez une illustration sur la Figure 2.13. Cependant, vous pouvez aussi avoir besoin de voir en même temps le contenu de plusieurs fenêtres. Les techniques dont vous disposez ne sont pas bien compliquées : Comme dans pratiquement toute application capable d’ouvrir plusieurs fenêtres de travail en même, vous disposez d’un menu appelé fort justement… Fenêtres (Figure 2.16). Choisissez l’une des options Cascade ou Mosaïque pour redisposer les fenêtres de travail les unes sur les autres, ou les unes à côté des autres. Pour afficher une fenêtre sur une partie seulement du bureau, faites un double clic sur son onglet. Elle prend alors l’aspect d’un classique cadre redimensionnable, le fond du bureau ayant alors par défaut une teinte grisée (Figure 2.17). Pour revenir en mode plein écran, cliquez sur la case Agrandir, en haut et à droite de votre fenêtre. Ou cliquez sur sa case de fermeture si vous en avez fini avec elle. Ou bien encore faites un double clic sur son onglet. Ciel Compta vous offre aussi deux boutons supplémentaires pour obtenir le même résultat. Ils sont placés à droite de la barre d’onglets, juste à la suite du champ de recherche (Figure 2.18). Cliquez sur celui qui convient afin de réduire ou de refermer la fenêtre courante. Pour refermer une fenêtre, le plus simple consiste à cliquer sur la petite croix qui se trouve à droite de l’onglet correspondant (ou sur le dernier bouton, celui qui apparaît à droite sur la Figure 2.18).

Les vrais amateurs de clavier savent bien qu’on peut refermer la fenêtre active à l’aide du raccourci Ctrl + F4, ou encore toutes les fenêtres (sauf l’accueil) via la combinaison Ctrl + Maj + F4.

Figure 2.16 : Le menu Fenêtres.

Figure 2.17 : Il y a une réduction sur le prix de la fenêtre.

Figure 2.18 : Vous trouvez les boutons Réduire et Fermer à droite du champ de recherche.

Tableau de bord, états et autres En plus de votre bureau et des fenêtres de travail, Ciel compta vous propose également d’autres vues qui sont accessibles via une série de petits boutons disposés juste à la gauche de l’onglet Accueil : Mes états et statistiques : ce bouton affiche un tableau de bord à partir duquel vous pouvez visualiser ou imprimer directement l’essentiel des états dont vous pouvez avoir besoin (Figure 2.19). Nous reviendrons sur les éditions papier ou écran dans un autre chapitre. Mon tableau de bord : ce bouton affiche différents indicateurs et autres courbes qui vous permettent d’avoir une vision instantanée de la situation de votre société (Figure 2.20). Mon bureau : affiche tout simplement votre bureau Intuiciel courant. Figure 2.19 : Accéder directement et facilement à l’impression des états.

Figure 2.20 : Comment va votre société ?

Utiliser les menus Si Ciel Compta déploie des efforts considérables pour vous aider à accéder facilement aux principales fonctionnalités du logiciel, il reste encore bien d’autres options et commandes auxquelles vous ne pouvez accéder que par l’intermédiaire d’un très classique système de menus (Figure 2.21). Inutile à ce stade de commencer à s’affoler devant la grande quantité d’options que révèlent ces menus. Après tout, ce livre est là pour vous aider à vous y retrouver. Cliquez sur un titre de menu pour ouvrir celui-ci, faites glisser le pointeur pour mettre en surbrillance une commande ou un sousmenu, cliquez sur le nom de l’action que vous voulez réaliser, et c’est parti! Figure 2.21 : Les menus, les plats de résistance traditionnels.

Faire des recherches Ciel Compta propose, vers le haut et à droite de sa fenêtre, un champ de recherche joliment appelé Trouvtoo. Il vous suffit donc de cliquer dans ce champ et de saisir un critère, autrement dit un mot ou encore une expression, puis de cliquer sur le bouton qui représente une loupe pour espérer tout trouver (Figure 2.22). Figure 2.22 : Rechercher des informations.

La recherche peut ne pas être opérationnelle si seul le bureau Intuiciel est ouvert. Il suffit dans ce cas d’afficher une fenêtre quelconque pour mettre Trouvtoo au travail. Les résultats de la recherche vont s’afficher rapidement sous un nouvel onglet, et donc dans une fenêtre de travail (Figure 2.23). Figure 2.23 : La fenêtre de Trouvtoo.

Sur la figure, le critère de recherche porte sur les comptes de tiers. L’onglet Dossier courant affiche alors dix-neuf propositions, donc autant de liens. Vous pouvez alors :

Modifier le critère si le résultat ne vous convient pas ou si vous avez fait une erreur. Cliquez dans le champ Rechercher, en haut de la fenêtre Trouvtoo et corrigez votre expression. Appuyez ensuite sur la touche Entrée ou cliquez sur le bouton marqué d’une flèche verte, à l’extrémité du champ. Accéder à des informations ou à une fenêtre de travail en cliquant sur l’un des liens proposés. Sur l’exemple de la figure, cliquer sur le premier lien ouvrirait une fenêtre permettant d’éditer les informations concernant les avances de TVA. Une autre possibilité consiste à étendre son champ d’investigation en sélectionnant l’onglet Google Web. Dans ce cas, vous passez la main au célèbre moteur de recherche afin d’en apprendre plus sur le sujet qui vous intéresse (Figure 2.24).

Vous pouvez activer ou désactiver chacun de ces deux modes en jouant sur l’état des cases Dossier courant et Google Web, audessus des onglets. Figure 2.24 : Trouvtoo est associé avec Google.

En définitive, cela signifie que le logiciel contient un vrai navigateur Internet, ce que vous pouvez par exemple constater en tapant une adresse de site Web dans le champ de recherche. Il est donc possible de cette manière d’accéder par exemple à l’assistance de Ciel Compta sans même quitter l’interface du programme (Figure 2.25). Les boutons Propriétés et Préférences du module Trouvtoo autorisent

une certaine personnalisation des méthodes de recherche, essentiellement pour restreindre les recherches à certains domaines, ou encore modifier l’ordre de la recherche (Figure 2.26). Figure 2.25 : Avec Ciel Compta, il est même possible de naviguer sur le Web.

Figure 2.26 : Personnaliser Trouvtoo.

Mais Trouvtoo étant rapide et complet, modifier quoi que ce soit ici ne semble pas nécessaire. Quittez Trouvtoo et votre navigateur Internet embarqué en refermant normalement la fenêtre correspondante.

Vous pouvez aussi refermer un onglet en appuyant sur la touche Echap.

Il est possible d’ouvrir plusieurs fenêtres de recherche en même temps.

Envoyer des messages Si Ciel Compta sait naviguer sur le Web, il doit naturellement en aller de même pour envoyer des messages. Pour cela, il vous suffit d’ouvrir le menu Divers, et de cliquer sur Messagerie. Votre programme de messagerie par défaut devrait alors s’ouvrir. Procédez comme vous le faites d’ordinaire pour votre courrier électronique (Figure 2.27). Figure 2.27 : Envoyer un message depuis Ciel Compta.

Ciel Compta contient d’autres options spécifiques pour la transmission de données. Elles ne doivent pas être confondues avec le simple envoi de messages.

Ajouter des commentaires Lors de certaines opérations, il vous arrivera certainement d’avoir à noter quelque chose pour ne pas l’oublier, ou encore pour transmettre telle ou telle information à qui de droit. Pour éviter de multiplier les post-it et autres petits papiers que l’on finit par ne plus retrouver, Ciel Compta propose dans certaines fenêtres de créer un commentaire. Par exemple, le champ Libellé d’une fenêtre de saisie d’une facture se termine par un petit bouton sur lequel vous pouvez cliquer pour créer une note. Vous voyez alors s’ouvrir un véritable traitement de texte en miniature, grâce auquel vous pouvez rédiger votre note, la personnaliser à loisir, ou encore corriger automatiquement votre orthographe (Figure 2.28). Figure 2.28 : Commentez, annotez, il en restera toujours quelque chose.

L’une des options pratiques du menu contextuel (celui qui s’affiche quand vous cliquez dans la fenêtre de texte avec le bouton droit de la souris) est l’insertion automatique de phrases ou encore de références. Pour créer une liste personnalisée qui sera proposée dans ce menu ou lors de la saisie, suivez ces étapes :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre de commentaire. Dans le menu qui s’affiche, choisissez Insertion automatique, puis Afficher la liste. Initialement, celle-ci est vide. Vous devez donc la compléter vousmême. 2. Dans la fenêtre Insertion automatique, cliquez sur le bouton Créer (Figure 2.29). Figure 2.29 : Créer une liste pour l’insertion automatique.

3. Saisissez le contenu voulu dans une fenêtre d’édition identique à celle utilisée pour la saisie du message. Mettezle en forme à votre convenance. Cliquez sur OK quand vous avez terminé. 4. Le module vous demande ensuite de donner un nom à votre « raccourci ». Saisissez un intitulé à votre convenance et cliquez sur OK. 5. Continuez à créer d’autres entrées pour l’insertion automatique. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer pour revenir à votre commentaire. 6. Une fois votre note rédigée, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur OK dans la fenêtre de message pour revenir à votre écriture. Le commentaire sera enregistré en même temps que celle-ci dans le dossier de votre société.

Toutes les opérations ne commentaire.

permettent

pas

d’enregistrer

un

Ciel, à l’aide ! Même si tout est fait pour vous aider et vous guider, il arrivera fatalement que vous ayez besoin d’aide. D’ailleurs, ce livre est là pour vous aider! Trop souvent, trop d’utilisateurs n’arrivent pas à s’en sortir, ou n’exploitent pas pleinement leurs logiciels pour une raison très simple : ils croient que cela ne sert à rien, ou qu’une recherche sur Internet devrait suffire à régler leur problème. C’est une mauvaise idée, bien souvent une perte de temps, et surtout un gage d’inefficacité. Si les gens de chez Ciel ont dépensé tant d’énergie pour vous proposer non seulement une assistance téléphonique, mais aussi des aides accessibles directement dans le programme, ce n’est pas pour rien! C’est pourquoi il ne faut pas négliger le menu Aide, bien au contraire. Celui-ci propose de nombreuses options, dont le classique Index, ainsi que des points d’entrée vers le système de maintenance (sur abonnement, comme il se doit).

Vous pouvez à tout moment afficher une aide dite contextuelle en appuyant sur touche F1. En particulier, vous accédez ici aux divers manuels utilisateur, qui sont des documents au format PDF (Figure 2.30). Certes, un manuel ne remplace pas la connaissance et la compétence, mais il aide à développer et fortifier celles-ci.

Pour obtenir encore plus d’aide, connectez-vous sur le site www.ciel.com dès que la procédure de référencement est terminée. Choisissez l’option Mon compte dans le bandeau. Saisissez ensuite votre code client ainsi que votre code postal.

S’enregistrer pour un logiciel acheté légalement est toujours conseillé. Ici, cela vous donne en plus accès à certains services (pas

tous gratuits!), comme une assistance générale, la sauvegarde de données sur le fameux nuage Internet, ou encore la mise à jour du programme (Figure 2.31). Figure 2.30 : Le manuel utilisateur est disponible depuis le menu Aide.

Figure 2.31 : Le site Web de Ciel! Pour que tout devienne (peut-être) plus facile.

Quitter Ciel Compta Ciel Compta se quitte… Quand on a fini son travail et de la même manière que tout logiciel qui se respecte. Assurez-vous d’abord que toutes vos données sont bien enregistrées. Le plus simple consiste sans doute à refermer l’une après l’autre toutes les fenêtres ouvertes. Si nécessaire, le programme vous rappellera à l’ordre (Figure 2.32). Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications en cours, ou sur Non pour les annuler. Ouvrez le menu Dossier, puis sélectionner l’option Quitter. Confirmez votre décision irrévocable.

Vous pouvez aussi utiliser la combinaison de touches Alt + F4. Ne sortez jamais d’un programme, quel qu’il soit, d’une manière brutale, par exemple en éteignant directement l’ordinateur. Vous risqueriez non seulement de perdre tout votre travail de la journée, mais aussi d’endommager des programmes, en particulier Ciel Compta lui-même. Figure 2.32 : N’oubliez pas d’enregistrer vos données!

Chapitre 3

Personnaliser Ciel Compta

Dans ce chapitre : Choisir ses menus. Créer son propre bureau. Personnaliser le volet de navigation. Personnaliser la barre d’actions. Choisir ses préférences et ses options.

Nous avons vu que Ciel Compta se met en quatre pour vous permettre de choisir la voie qui vous convient le mieux pour accéder à la plupart des fonctionnalités du logiciel : bureau, volet de navigation, barre d’action, menus, raccourcis… Ils nous gâtent! On peut bien entendu se contenter de suivre les routes déjà tracées à l’avance. Mais la démarche des développeurs de Ciel Compta ne s’arrête évidemment pas là. Ils ont donc tout mis en place pour que vous puissiez personnaliser au maximum le logiciel afin de l’adapter à vos habitudes, vos besoins, ou tout simplement à votre goût. Tout cela pour être plus efficace, performant et aussi à l’aise que possible dans votre travail.

Les menus : Mettre les petits plats dans les grands Selon vos propres préférences, votre degré de maîtrise et bien sûr vos besoins quotidiens, vous pouvez avoir à utiliser, ou non, une plus ou moins grande quantité d’outils et de fonctions. C’est pourquoi le logiciel vous propose un double système de menus : Standard ou Découverte. Par défaut, c’est le mode Standard qui est activé. C’est le plus complet, celui qui vous propose toutes les commandes et options. Dans le mode Découverte, vous vous limitez volontairement aux tâches les plus courantes. Ce qui est certainement tout à fait suffisant au quotidien. Pour passer d’un mode à un autre : Ouvrez le menu Divers et cliquez sur l’option Menus découverte. Ou bien : Ouvrez le menu Divers et cliquez sur l’option Menus Standard. Dans les deux cas, les menus Dossier, Édition, Fenêtres et Aide ne changent pas (Figure 3.1). Figure 3.1 : Les menus communs aux modes Standard et Découverte.

Par contre, les six autres menus (Listes, Saisies, Traitements, États, Échanges et Divers) voient leur contenu varier dans des proportions parfois très importantes (Figure 3.2).

Dans ce livre, nous supposons que vous conservez la version Standard des menus.

Personnaliser les bureaux Nous avons déjà vu que Ciel Compta vous propose, sous le nom d’Intuiciel, un ensemble de plusieurs bureaux disponibles dans la barre d’actions principale, ou via le bouton Mon Bureau, situé sur la gauche de la ligne d’onglets. Ces trois bureaux (bureau Accueil non compris) proposent un accès direct à certaines fonctionnalités, présentées sous la forme de grosses icônes sur lequel il suffit de cliquer pour démarrer la tâche correspondante. Toujours dans le souci de vous aider et mieux vivre votre vie comptable, Ciel Compta vous permet de personnaliser chacun de vos bureaux en leur ajoutant de nouvelles icônes de raccourci, ou bien supprimant certaines de ces icônes. Figure 3.2 : Menus dans les modes Standard et Découverte.

Pour personnaliser un bureau : 1. Commencez par activer le bureau que vous voulez personnaliser. 2. Cliquez sur le symbole de roue dentée, en haut et à gauche de la fenêtre principale. Ceci ouvre un nouveau volet donnant accès à toutes les tâches proposées par le logiciel (Figure 3.3). 3. Cliquez sur un en-tête de rubrique dans le volet de gauche. Disons, par exemple, Comptes.

4. La rubrique choisie propose une ou plusieurs nouvelles icônes représentant une certaine tâche. Cliquez sur l’icône qui vous intéresse dans le volet en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris. Figure 3.3 : Le volet de personnalisation du bureau.

5. Faites maintenant glisser l’icône vers la grande roue d’Intuiciel. Vous voyez des flèches un peu estompées disposées à peu près régulièrement autour de la roue. 6. Placez l’icône, bouton gauche de la souris toujours enfoncé, au-dessus de la flèche que vous avez repérée. Cette flèche grossit et prend une teinte blanche ( Figure 3.4). 7. Relâchez le bouton de la souris. L’icône vient s’installer à sa place et la roue est réorganisée. 8. Répétez la procédure en choisissant une nouvelle rubrique et une nouvelle tâche, et ce jusqu’à ce que votre bureau vous satisfasse. 9. Quand vous avez terminé, cliquez à nouveau sur la roue dentée, en haut et à gauche de la fenêtre, pour refermer le volet de personnalisation. Vous avez maintenant un nouveau bureau bien à vous. Mais vous pouvez aussi changer d’avis, ou considérer que telle ou telle icône ne vous sert pas à grand-chose sur le bureau, ou bien encore modifier le comportement de l’icône. Pour cela, affichez le volet de personnalisation, puis :

Figure 3.4 : Destination de l’icône en vue !

Placez le pointeur de la souris au-dessus de la tâche que vous voulez modifier. Une sorte de menu graphique comportant quatre symboles s’affiche sur la droite de l’icône (Figure 3.5). Pour retirer la tâche de la roue, cliquez sur la croix, en haut du menu graphique. Pour modifier le nom associé à la tâche dans la roue, cliquez sur le symbole de crayon. Entrez alors un nouvel intitulé. Pour changer l’icône de la tâche, cliquez sur le troisième bouton, celui qui représente un petit «smiley». Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, choisissez une catégorie à gauche, puis une icône à droite et cliquez sur OK (Figure 3.6). Pour modifier les propriétés de base associées à l’icône, cliquez sur le dernier bouton dans le menu graphique. Les options proposées dépendent bien entendu de la nature de la tâche. Bien souvent, il s’agit d’indiquer si une saisie doit faire appel à l’assistant Top Saisie ou bien être effectuée en mode standard. Dans le cas d’une ouverture de compte, par exemple, vous aurez à dire s’il s’agit un compte spécifique, dont vous saisirez le numéro, ou bien si le logiciel devra vous le demander à chaque fois. Pour faire tourner la roue afin de placer autrement les icônes à l’écran, cliquez sur l’une des deux grosses flèches circulaires, en haut et à droite de la fenêtre. Enfin, pour revenir au bureau Intuiciel d’origine, cliquez sur la flèche recourbée, toujours en haut et à droite de la fenêtre (Figure 3.7). Choisissez alors l’une des options Annuler les modifications ou Mon bureau par défaut. Quand vous avez terminé, cliquez sur la roue dentée, en haut et

à gauche, pour valider et quitter le mode de personnalisation. Figure 3.5 : Supprimer une icône ou la modifier.

Figure 3.6 : Choisir une nouvelle icône pour une tâche.

Figure 3.7 : Réinitialiser le bureau.

Personnaliser la barre de navigation La barre de navigation s’ouvre en cliquant sur la barre verticale blanche, sur le bord gauche de la fenêtre. Par défaut, elle propose un autre point d’entrée pour exécuter différentes tâches. Et, comme il se doit, elle est elle aussi totalement personnalisable. Pour modifier le style de la barre, cliquez n’importe où dessus avec le bouton droit de la souris. Dans le menu qui apparaît, choisissez Affichage, puis un style d’affichage : Explorateur (c’est le mode par défaut), Outlook ou bien Standard (avec un système d’onglets). L’option Ouverture exclusive des groupes referme par défaut le groupe courant quand un nouveau est ouvert. Pour supprimer un groupe, cliquez avec le bouton droit de la souris sur son intitulé. Dans le menu qui apparaît, choisissez Supprimer le groupe. Confirmez votre décision brutale. Quelle erreur! Vous venez de supprimer le mauvais groupe par exemple Mes saisies. Ne vous affolez pas. Cliquez toujours du bouton droit quelque part sur la barre, et choisissez la dernière option Reprendre la barre par défaut. Voilà votre barre de navigation remise dans son état originel. Mais, bien entendu, toutes vos autres modifications sont aussi perdues… Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez droit, encore et toujours, puis sélectionnez dans le menu l’option Ajouter un groupe. Donnez à celui-ci un nom à votre convenance, puis cliquez sur OK (Figure 3.8). Pour modifier l’ordre des groupes, ouvrez le menu contextuel, puis cliquez sur l’option Propriétés de la barre de navigation. La fenêtre qui s’affiche alors vous permet de faire monter ou descendre le groupe sélectionné, comme l’illustre la Figure 3.9.

Vous pouvez également vous servir de cette fenêtre pour créer, supprimer ou renommer des groupes. Le rôle des autres options ne paraît pas totalement évident… Pour créer une nouvelle tâche dans un groupe, ouvrez-le puis cliquez droit dessus. Dans le menu contextuel, choisissez Ajouter une tâche. Choisissez ensuite celle-ci dans la liste qui apparaît (Figure 3.10). Pour cela, ouvrez la catégorie qui vous intéresse en cliquant sur le signe + (plus) qui précède son nom, puis cliquez sur la tâche à ajouter, et cliquez enfin sur OK.

Le logiciel vous propose les tâches qu’il juge comme étant les plus utiles. Si vous voulez accéder à toutes les tâches possibles et imaginables, cochez en bas de la fenêtre la case Mode avancé. Une fenêtre de configuration va s’afficher (Figure 3.11). Vous pouvez alors vous servir du bouton situé à droite du champ Tâche pour revenir en fait à l’étape précédente, redéfinir le nom proposé et le cas échéant personnaliser les autres options (par exemple pour changer d’icône). Par la suite, vous pourrez facilement modifier vos réglages en cliquant droit sur la ligne d’une tâche, puis en choisissant l’option Propriétés de la tâche. Et si vous changez totalement d’avis, ce n’est pas bien grave : optez alors pour l’option Supprimer la tâche. Figure 3.8 : Créer un nouveau groupe dans la barre de navigation.

Figure 3.9 : Personnaliser les propriétés de la barre de navigation.

Figure 3.10 : Ajouter une tâche dans un groupe de la barre de navigation.

Figure 3.11 : Configurer une nouvelle tâche dans le volet de navigation.

Personnaliser les barres d’actions Chaque onglet que vous ouvrez possède sa propre barre d’actions, son ruban si vous préférez. Et, comme il se doit, chaque barre d’actions peut être personnalisée en lui ajoutant un ou plusieurs nouveaux groupes. Voyons donc comment procéder : 1. Ouvrez la tâche, donc la fenêtre dont vous voulez éditer la barre d’action. 2. Cliquez sur le fond de la barre avec le bouton droit de la souris, puis choisissez l’option Modifier la barre d’actions. Une fenêtre d’édition va apparaître (Figure 3.12). Figure 3.12 : Éditer une barre d’actions.

3. Saisissez le nom que vous voulez donner à votre groupe, et choisissez la couleur du bandeau sur lequel va s’afficher ce titre. Vous disposez d’une dizaine de teintes prédéfinies. 4. Cliquez maintenant sur le bouton Créer pour ajouter un nouveau bouton à votre barre d’actions. En fait, la procédure est exactement la même que pour personnaliser la barre de navigation, via les fenêtres Choix d’une tâche, puis Édition d’une tâche. Reportez-vous à la section précédente pour plus d’informations à ce sujet. 5. Reprenez l’Étape 4 autant de fois que voulu pour constituer votre groupe.

Si vous changez d’avis en cours de route, cliquez sur la ligne en trop dans la liste des éléments de la barre d’actions, puis sur le bouton Supprimer. Confirmez votre choix.

6. Pour personnaliser une tâche, vous pouvez : • Faire un double clic sur son nom. Ceci affiche à nouveau la fenêtre Édition d’une tâche. Vous pouvez alors également en profiter pour changer sa configuration à l’aide du bouton Paramètres. Cependant, il est généralement plus simple de conserver le comportement défini par défaut. • Modifier sa légende en faisant un double clic sur la case Texte. Il vaut mieux en particulier éviter les intitulés trop longs. Une autre méthode consiste à cliquer simplement sur la case puis à appuyer sur la touche F2. • Changer son icône en cliquant dans la case correspondante. Nous avons déjà vu comment procéder dans la section précédente. • Changer la taille de cette icône via un double clic dans la colonne Type. Ceci ouvre une liste proposant trois options : Large (donne un bouton orné d’une grande icône sous laquelle figure la légende attribuée à la tâche), Medium (l’icône est réduite et la légende est placée à sa droite) et Compact (seule apparaît la petite icône).

L’utilisation du type Medium permet de superposer dans la barre des actions considérées comme d’un usage moins fréquent. C’est ce qu’illustre l’exemple de la Figure 3.13. Figure 3.13 : Composition d’un groupe personnalisé dans une barre d’actions.

• Pour modifier l’ordre des actions dans la fenêtre d’édition, activez une ligne, puis cliquez sur les

boutons Monter et/ou Descendre, à droite de la liste des éléments. 7. Quand vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur le bouton OK. Votre nouveau groupe vient prendre place dans la barre d’actions, juste à la gauche du panneau Fenêtre. Si vous voulez par la suite enlever un groupe personnalisé d’une barre d’actions, sachez que, pour une fois, la simplicité n’est pas au rendez-vous. En effet, vous devrez pour cela ouvrir à nouveau la fenêtre Édition de la barre d’actions, puis : 1. Cliquez quelque part dans la zone Eléments de la barre d’actions. 2. Appuyez sur la combinaison de touches Ctrl + A de manière à sélectionner toutes les tâches. 3. Cliquez sur le bouton Supprimer, puis confirmez votre décision. 4. Cliquez sur OK pour refermer la fenêtre. Votre groupe a disparu.

Choisir ses préférences La quantité d’options et de préférences personnalisables dans Ciel Compta est considérable. Impossible donc ici, et même inutile, de vouloir tout passer en revue. D’autant que, la plupart du temps, les réglages par défaut conviennent tout à fait, et qu’il sera possible souvent de faire d’autre choix au cas par cas dans vos fenêtres de travail. Nous allons donc tenter de nous en tenir aux choix qui sont a priori les plus susceptibles d’être (ou non) personnalisés. Libre à vous de parcourir toutes les options. Tout d’abord, ouvrez le menu Dossier, puis choisissez Options et enfin Préférences. Dans la fenêtre Préférences, cliquez sur la case Mode avancé si vous voulez voir tous les paramétrages (Figure 3.14).

Pour ouvrir ou fermer une catégorie, cliquez sur le signe ‘plus’ ou ‘moins’ qui se trouve devant son nom, ou faites un double clic sur celui-ci. Pour afficher les options associées à une rubrique, faites un double clic sur son nom.

Dans une fenêtre de configuration, cliquez sur Appliquer ou sur OK pour confirmer vos options. Vous pouvez aussi rétablir leur état d’origine avec le bouton Valeurs par défaut.

Figure 3.14 : La fenêtre Préférences.

Configurer les dates La rubrique Dates se trouve dans les préférences Générales (Figure 3.15). Modifiez le cas échéant le mode de calcul des numéros de semaine. Par exemple, la semaine 26 termine normalement le mois de juin. La gestion des jours fériés concerne en fait les jours ouvrés et chômés. Cochez les cases voulues en fonction de votre activité. Cochez de même les fêtes dites mobiles non travaillées, même si certaines propositions, ou manques de propositions, peuvent sembler un peu étranges. Redéfinissez de même les jours fériés (a priori officiels), en indiquant notamment s’ils se répètent tous les ans. Vous pouvez de cette manière créer des journées de congés exceptionnelles, spécifiques à votre société. Figure 3.15 : Préférences de dates.

Options de Démarrage Cette rubrique se trouve dans les préférences Générales (Figure 3.16). Vous indiquez ici ce que doit faire Ciel Compta au moment où vous le lancez. Vous avez essentiellement le choix entre ne rien faire, et donc décider par vous-même, ou ouvrir le dossier associé à une certaine société. Dans ce cas, cliquez sur le bouton marqué de trois points, et sélectionnez dans la liste qui s’affiche le dossier à ouvrir automatiquement. Si vous n’avez qu’une seule société, c’est évidemment le bon choix à faire. Indiquez le cas échéant le nom de l’utilisateur habilité à gérer ce dossier, ainsi qu’un mot de passe éventuel. Figure 3.16 : Les options de démarrage.

Prédéfinir un mot de passe dans une fenêtre d’options n’est généralement pas une bonne idée, puisque c’est en quelque sorte donner l’autorisation à tout un chacun d’accéder au dossier. Il est préférable, même si c’est un peu plus contraignant, de saisir ce mot de passe manuellement lors de l’ouverture du dossier.

Partage paramétrage Si plusieurs postes de travail sont susceptibles d’avoir à accéder à Ciel Compta, vous pouvez indiquer ici si un certain nombre de paramètres et d’états seront stockés automatiquement ou non, ou bien spécifier un emplacement particulier.

Pour que plusieurs ordinateurs puissent récupérer des informations stockées quelque part sur le réseau, celles-ci doivent être placées dans un répertoire partagé. Voyez l’aide de Windows ou faites appel au technogourou de votre société pour en savoir plus à ce sujet.

Tâches automatiques Cette rubrique se trouve dans les préférences Générales (Figure 3.17). Figure 3.17 : Définir des tâches automatiques.

Chaque fois que vous ouvrez ou que vous refermez un dossier, Ciel Compta exécute un certain nombre de tâches prédéfinies. Il peut s’agir de régularisations, de sauvegardes ou encore du lancement d’un assistant. Cliquez d’abord sur À l’ouverture ou sur À la fermeture. Ces deux listes sont indépendantes l’une de l’autre. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton Ajouter. La fenêtre Choix d’une tâche s’ouvre. Faites votre choix exactement comme nous l’avons vu pour personnaliser le volet de navigation ou une barre d’actions. Bien entendu, vous devez choisir un traitement qui soit cohérent avec le fait d’ouvrir ou de fermer un dossier! Certaines tâches peuvent être personnalisées, mais ce n’est pas si courant. Cliquez sur le bouton Paramètres pour voir ce qu’il en est. Pour éviter d’avoir à élargir la fenêtre sur la droite, cochez la case Voir les options. Vous pouvez alors facilement définir quand et dans quelles conditions la tâche choisie doit être exécutée.

Il est parfaitement possible de créer plus de tâches automatiques qu’il n’est nécessaire en temps normal. Cochez dans ce cas la case Désactivée. Quand vous aurez besoin de réveiller une certaine tâche d’ouverture ou de fermeture de dossier, il vous suffira de revenir à fenêtre et de décocher la case Désactivée.

Options dites de confort Cette rubrique se trouve dans les préférences d’Environnement (Figure 3.18). Figure 3.18 : Les options de confort.

La fenêtre correspondante comporte cinq onglets remplis de paramètres plus ou moins utiles, à laisser en l’état ou à modifier en fonction de vos goûts. Notons simplement quelques-uns des choix qui vous sont proposés : Confirmer la fermeture du programme : c’est préférable par principe pour ne pas risquer une grosse erreur (onglet Divers). Affichage d’informations diverses : sous l’onglet Barre de statut, cochez les cases correspondant aux informations que vous voulez voir apparaître dans la barre de statut, aussi appelée barre d’état dans nombre de programmes, autrement dit la ligne affichée tout en bas de la fenêtre du logiciel. Vous pouvez aussi choisir de désactiver cette barre. Griser les fenêtres en arrière-plan : quand vous vous réduisez la taille de certaines de vos fenêtres sur le bureau, celles qui sont inactives sont affichées dans un gris assez foncé. Si vous n’appréciez pas ce type de rappel visuel, décochez cette case (onglet Interface). Polices : par défaut, Ciel Compta affiche vos données dans une police standard, sans empattement et de taille 9. Vous pouvez faire un autre choix dans cet onglet, tout en restant cependant dans une logique de simplicité et de lisibilité. Il s’agit de comptabilité, attention de ne pas tomber dans la fantaisie !

Couleurs Cette rubrique se trouve dans les préférences d’Environnement (Figure 3.19). Figure 3.19 : Toutes les couleurs de Ciel Compta sont personnalisables.

Quatre onglets vous sont proposés ici afin notamment de redéfinir les couleurs utilisées dans les listes, dans divers types d’éléments et plus généralement dans le logiciel lui-même. Pour chaque paramètre proposé, un bouton permet d’accéder à une palette de couleurs standards ou personnalisées. Si vous modifiez quelque chose, tenez-vous en de préférence à des teintes courantes. Par exemple, ouvrez l’onglet Listes et cliquez dans la zone Totaux sur les « godets » qui suivent les champs Texte et Fond afin de redéfinir les couleurs par défaut du logiciel pour la présentation des totaux. Vous pouvez par exemple afficher ceux-ci en blanc sur fond noir (Figure 3.20).

Avec le bouton Pré-sélection, il est possible de choisir une configuration prédéfinie de couleurs pour les listes. Vous disposez également du bouton Choix avancé pour reconfigurer de multiples éléments de l’interface, allant du fond des fenêtres au style des onglets.

Figure 3.20 : Redéfinir une couleur de texte ou de fond.

Sur le même modèle de fonctionnement, il est également possible de personnaliser les couleurs des graphiques, mais uniquement si vous cochez la case Mode avancé.

Touches de fonction Cette rubrique se trouve dans les préférences d’Environnement (Figure 3.21). Ciel Compta vous permet de créer des raccourcis personnalisés vers certaines fonctionnalités sous forme d’une combinaison de touches du type Majuscule + touche de fonction. Vous disposez de douze possibilités, dont l’une est prédéfinie (l’ouverture d’un menu contextuel via Maj + F10, ce qui est équivalent à un appui sur le bouton droit de la souris). Pour créer un raccourci, cliquez sur le bouton marqué de trois points placé à droite de la combinaison à redéfinir. La fenêtre Édition d’une tâche s’affiche, exactement comme nous l’avons vu dans la section consacrée à la personnalisation de la barre de navigation. Choisissez la tâche à accomplir et modifiez son nom si vous le souhaitez. Il ne reste plus qu’à confirmer. Pour modifier un raccourci, procédez comme ci-dessus. Cette fois, vous accédez à la boîte de dialogue Choix d’une tâche, également déjà rencontrée. Pour supprimer un raccourci, cliquez sur le bouton qui affiche une gomme, à droite de la ligne correspondante. Cliquez sur OK pour terminer. Figure 3.21 : Créer un raccourci clavier personnalisé.

Fond de page Cette rubrique se trouve dans les préférences d’Impression (Figure 3.22). Mis à part la couleur du texte, des lignes de séparation et la police utilisée, vous pouvez surtout redéfinir ici les informations que vous voulez insérer en haut et en bas de chaque journal ou état imprimé, affiché à l’écran ou enregistré dans un fichier. Par défaut, les en-têtes comportent le nom du dossier de la société, le nom du type de document ainsi que la date courante. Ils sont suivis d’une double ligne. De même, les pieds de page donnent le nom et la version du logiciel, le nom de l’utilisateur ainsi que le numéro de la page courante, le tout surmonté d’un trait simple. Avec les options de droite, il est facile de changer l’aspect des séparateurs et de définir le nombre de lignes que vont contenir les en-têtes et pieds de page. Figure 3.22 : Options d’impression.

Supposons que vous vouliez changer le contenu de ceux-ci. Disons, par exemple, que vous vouliez remplacer le nom du logiciel par le numéro SIRET de votre société : 1. Sur la gauche de la zone pied de page, cliquez sur le bouton d’édition, celui qui se trouve entre la formule appliquée et la gomme. La fenêtre de l’éditeur de script va s’afficher (Figure 3.23). Elle présente trois volets : une liste de données, la formule à imprimer proprement dite, ainsi qu’une information sur celle-ci.

2. Comme il s’agit de remplacer totalement l’information courante, sélectionnez entièrement le texte de la formule qui se trouve dans la zone centrale. Appuyez sur la touche Suppr pour l’effacer. 3. Tapez à la place le texte suivant : N° SIRET : n’oubliez pas d’insérer un espace de séparation à la fin. 4. Dans la rubrique Paramètres du volet de gauche, localisez maintenant la ligne N° Siret. Faites un double clic sur cette ligne. Vous devriez maintenant lire dans le volet du milieu :

N° SIRET : [N° Siret]

5. Cliquez sur OK pour confirmer, puis également sur OK dans la fenêtre Fond de page. Figure 3.23 : Éditer un champ d’en-tête ou de pied de page.

C’est fait! Vous pouvez de même redéfinir tous les autres champs dans les en-têtes et pieds de page.

Voilà le genre de travail qu’il vaut mieux faire une fois pour toutes. Il convient donc de bien y réfléchir et de définir une « charte » standardisée pour votre ou vos sociétés.

Autres paramètres Les préférences comportent de nombreux autres paramètres dont il n’est pas possible ici de faire le tour. Parmi ceux-ci, les grands amateurs de raccourcis et d’efficacité maximale apprécieront peutêtre les accélérateurs. Cette rubrique se trouve dans les préférences de Comptabilité (Figure 3.24). 1. Choisissez tout d’abord l’onglet qui vous intéresse Comptes, Libellés ou encore Modes de paiement. 2. Cochez la case Utiliser les accélérateurs en saisie.

:

Vous pouvez demander au logiciel qu’il importe des accélérateurs à partir des écritures déjà réalisées, en calculant celles qui sont les plus souvent rencontrées. Cliquez pour cela sur le bouton Automatique à partir des écritures. Cependant, la procédure peut être assez longue selon le volume de la base de données du dossier. Et il n’est pas sûr que le résultat vous convienne… Figure 3.24 : Définir des accélérateurs.

3. Prenons comme exemple l’onglet Comptes. Les accélérateurs qu’il vous est possible de définir se répartissent en huit catégories. Sélectionnez pour cet exemple l’onglet Fournisseurs. 4. Sélectionnez la ligne du premier accélérateur (ou d’un

autre). Faites un double clic sur la case Comptes (ou cliquez dessus une fois et appuyez sur la touche F2).

Pour chaque catégorie, vous pouvez créer jusqu’à dix accélérateurs associés aux combinaisons allant de +0 à +9. La liste des comptes des comptes disponibles s’affiche. Sélectionnez le compte voulu ou, si la liste est trop longue, cliquez sur le bouton marqué de trois points (vous pouvez également cliquer sur le lien Afficher la liste complète). Dans ce cas, la liste intégrale des comptes disponibles apparaît (Figure 3.25). 5. Sélectionnez un compte et cliquez sur OK. Votre compte est maintenant associé à un raccourci, ou plutôt à un favori. 6. Répétez les Étapes 4 à 6 pour définir d’autres accélérateurs. Quand vous avez terminé, vous pouvez passer à d’autres onglets pour poursuivre le travail. Figure 3.25 : Choisir un fournisseur dans la liste des comptes.

7. Cliquez sur OK pour dans la fenêtre Tableaux accélérateurs de saisie pour valider vos définitions.

des

Comme vous risquez de ne pas mémoriser facilement l’ensemble de vos accélérateurs, il est préférable d’activer l’affichage des listes auxiliaires dans les options de saisie, toujours sous la rubrique Comptabilité. Par contre, il ne semble pas possible d’imprimer ces listes (mais il serait alors plus rapide de faire une

recherche à l’écran que de rechercher dans quel tiroir cette liste a bien pu être rangée…). Voyons maintenant comme utiliser ces accélérateurs : 1. Comme vous disposez de plusieurs méthodes pour activer telle ou telle fonctionnalité, nous allons supposer que vous aimez la barre de navigation. Ouvrez-la en cliquant sur la barre verticale qui borde le côté de la fenêtre. 2. Déroulez la rubrique Mes saisies, puis cliquez sur le lien Saisir un achat. La fenêtre de saisie rapide apparaît. 3. Cliquez dans le champ Fournisseur. Une liste de choix apparaît. Par défaut, elle contient tous les comptes et s’intitule Recherche rapide. Avec l’activation des accélérateurs, elle devient Top 10 (Figure 3.26). 4. Vous n’avez plus qu’à cliquer dans la liste Top 10 sur le compte voulu. Les champs Fournisseur et Nom sont alors automatiquement renseignés. Figure 3.26 : Utiliser les accélérateurs.

Dans cette partie, nous avons découvert l’essentiel de l’interface du logiciel. Celle-ci est tellement complète, développée et multiple qu’il est important de se familiariser avec elle avant de se lancer pour de vrai dans le travail avec Ciel Compta.

Deuxième partie

Créateur d’entreprise

Nos concurrents sont décidément capables de tout Dans cette partie…

Dans la première partie, vous avez découvert Ciel Compta, son interface, les multiples méthodes d’accès aux fonctionnalités du logiciel ainsi que leur personnalisation. Il est temps maintenant de s’attaquer au vif du sujet. Et donc à commencer à parler de comptabilité, c’est-à-dire au final d’activité. Dans cette partie, vous allez apprendre à créer et paramétrer un dossier, autrement dit une société, puis à gérer votre plan comptable et vos journaux. Autant d’opérations à réaliser avec le plus grand sérieux avant même de se lancer dans la moindre écriture!

Chapitre 4

Petits rappels à l’usage de tous

Dans ce chapitre : Principes de base de la comptabilité. Plan comptable, comptes et autres. Journaux et livres. L’heure des échéances et des bilans.

Bien sûr, vous êtes réputé(e) vous y connaître en comptabilité. Mais vos motivations pour lire ce livre et donc vous intéresser de très près à Ciel Compta peuvent aussi être variées : découverte, apprentissage, formation… Autant de raisons pour faire quelques rappels synthétiques sur quelques notions de base concernant la comptabilité.

Principes de comptabilité S’il n’existe pas un seul système comptable, une seule technique qui permettrait de quadriller parfaitement la question de ranger la comptabilité au rayon de l’arithmétique élémentaire, niveau CM2, il existe par contre tout un ensemble de règles et de dispositions réglementaires que toute comptabilité doit respecter.

C’est bien pourquoi les systèmes comptables peuvent varier d’un pays à un autre en fonction du cadre défini par la loi. D’autre part, il ne faut pas oublier que l’informatique est un outil performant, qui permet de s’assurer que les calculs effectués sont justes, mais qui ne dispense en aucun cas des contrôles nécessaires (internes, administratifs, fiscaux et autres).

Dire que les calculs sont justes, c’est uniquement reconnaître qu’un ordinateur ne commet pas d’erreur en soi. Vous, par contre, pouvez vous tromper. Si vous saisissez un mauvais montant, si vous vous trompez de jour, si vous appliquez un pourcentage de réduction fantaisiste, Ciel Compta ne vous dira pas qu’il serait peut-être temps de prendre un peu de congés. Il fera tout simplement ce que vous lui demandez, sauf si c’est en contradiction avec des règles que vous avez-vous-même définies…

Une ou plusieurs comptabilités ? Au fond, c’est quoi une comptabilité? Il s’agit d’une méthode qui sert à mémoriser des faits, en l’occurrence des faits comptables. Elle a pour objet de constater et d’observer (des pièces, des documents, etc.), d’analyser, d’enregistrer et de classer (via les comptes, les journaux, etc.), de synthétiser (notamment à l’aide de balances et de bilans) et de communiquer à qui de droit ces faits. Une comptabilité (bien tenue) permet donc d’être renseigné sur la situation passée et présente de l’entreprise, ainsi que sur son évolution dans le temps. On peut schématiser un processus comptable de la manière suivante : Informations comptables (factures, bordereaux, chèques, et ainsi de suite). Analyse comptable. Ventilation dans les comptes. Calcul des totaux et des soldes. Production d’états. Le terme comptabilité recouvre en fait plusieurs domaines évidemment liés mais répondant à des besoins ou objectifs différents : Comptabilité générale : elle a pour objectif de déterminer le résultat correspondant à une période définie et de fournir l’état de la situation du patrimoine (au sens large) de la société. Comptabilité analytique : elle permet de dégager les résultats par type de secteur d’activité, par produit, etc. Comptabilité budgétaire : elle sert en particulier à déterminer un résultat prévisionnel sur une certaine période. Bien entendu, Ciel Compta est capable de vous accompagner dans tous ces domaines. Notez que l’on peut aussi ajouter à cette liste la notion de comptabilité auxiliaire, qui est une partie de la comptabilité générale servant à effectuer une gestion plus fine de certains comptes, notamment des clients et des fournisseurs.

Systèmes comptables U n système comptable est un ensemble organique de registres ou documents permettant d’inscrire les faits comptables selon un ordre chronologique. Selon le type et la taille des entreprises, on distingue plusieurs niveaux : système dit de base, système abrégé ou encore système développé. Il existe également différents systèmes comptables : journal unique, système centralisateur, etc.

Ce livre n’a évidemment pas la prétention de suivre la vie économique et comptable d’une entreprise multinationale! Rassurezvous : nous nous en tiendrons à l’indispensable et au compréhensible, dans l’esprit de la collection Pour les Nuls.

À propos du système centralisateur C’est en quelque sorte le pain quotidien de la comptabilité. Il est basé sur un jeu de journaux dits originaires, où tous les faits enregistrés, puis récapitulés périodiquement (en principe sur une base mensuelle) dans ce que l’on appelle joliment le grand livre (on devrait en fait écrire Grand-Livre). Les totaux de ces récapitulations sont reportés à la fin de chaque période sur un journal dit central, ou encore général (Dans Ciel Compta, c’est le Centralisateur). Pour autant, il n’est pas interdit de considérer que ce centralisateur fait plus ou moins double emploi avec le Grand-livre. L’intérêt de ce système est notamment de ne pas surcharger un journal ou un Grand-livre par le détail de toutes les opérations effectuées, ce qui risquerait de rendre la comptabilité pratiquement illisible.

Le journal centralisateur fournit une synthèse assez globale des mouvements. Des contrôles sont donc nécessaires pour vérifier la concordance entre ces données et la balance des comptes individuels, notamment clients et fournisseurs. Le nombre des journaux peut évidemment varier en fonction des besoins et de l’activité de la société. Mais les principaux journaux originaires utilisés en comptabilité sont les suivants : Le journal de banque (opérations bancaires). Code Ciel Compta : BQ. Le journal des achats (achats au comptant ou à terme). Code Ciel Compta : HA. Le journal des ventes (ventes au comptant ou à terme). Code Ciel Compta : VT. Le journal des opérations diverses (les inclassables…). Code Ciel Compta : OD. Le journal des A-nouveaux (reports). Code Ciel Compta : AN. Vous constatez donc que Ciel Compta propose par défaut cinq journaux. On peut bien sûr en créer d’autres, par exemple pour les effets à recevoir et les effets à payer. En particulier, vous pouvez aussi avoir :

Le journal de caisse (opérations en espèces). Code Ciel Compta : CA. L a Figure 4.1 centralisateur. Figure 4.1 : Le système centralisateur.

illustre

le

schéma

de

principe

du

système

Exercice C’est le temps qui sépare deux bilans successifs. Il est généralement d’un an et coïncide le plus souvent avec l’année civile. Mais ce n’est pas une obligation, et de nombreuses sociétés débutent, notamment pour des raisons fiscales, leur exercice en mars ou en octobre (ou plus largement au début d’un nouveau trimestre).

Comptes et plan comptable Une comptabilité, c’est, comment dire, une tenue de comptes… Le rôle des comptes, c’est de classifier, attacher, associer, chaque fait comptable à une ou plusieurs catégories bien définies, identifiables et permanentes. La précision est une règle fondamentale en comptabilité. L’exactitude aussi, d’ailleurs.

Comptes Un compte n’est rien d’autre, du moins d’un point de vue comptable, qu’un tableau à deux colonnes : à gauche, il y a les débits, et à droite l e s crédits. Leur différence est appelée solde. Celui-ci peut-être débiteur (négatif) ou créditeur (positif). Un compte doit correspondre à quelque chose de précis, par exemple un certain client ou un certain fournisseur, ou encore un certain type d’opération. Il se définit par un code qui lui est propre et un intitulé aussi clair que pour possible. La codification des comptes répond à certaines règles, en particulier à celle du Plan Comptable Général (ou PCG). Nous y reviendrons un peu plus loin.

Plan comptable Le plan comptable de l’entreprise, c’est la liste de tous ses comptes. L’établissement d’un plan comptable est donc une tâche prioritaire lors de la création d’une société, ou d’un dossier dans le langage de Ciel Compta.

Bien entendu, ce plan comptable évolue au fil du temps. De nouveaux clients arrivent, on change de fournisseur, de banquier, et ainsi de suite. Mais la base du plan reste constante, d’où l’importance de bien concevoir celui-ci dès le démarrage. Le plan comptable de la société doit respecter un certain nombre de règles, notamment : Il doit être conforme au PCG (Plan Comptable Général). Un compte se définit par un code et un intitulé. On peut créer autant de comptes qu’il est nécessaire, mais l’objet de chacun doit être nettement défini. Il faut aussi que les intitulés des comptes se différencient clairement pour éviter toute confusion.

Aucune écriture ne peut être passée avant que le plan comptable soit défini. Ce qui est normal, puisque toute écriture affecte un ou plusieurs comptes. Dans une comptabilité générale s’appuyant sur un système centralisateur, il est nécessaire d’avoir en même temps une comptabilité auxiliaire pour les clients et les fournisseurs. En d’autres termes, il existe des comptes généraux, conformes au PCG, ainsi que des comptes auxiliaires clients et des comptes auxiliaires fournisseurs. Par exemple : Compte 411000 : clients divers (en général). Compte 411MAR : client Martin (en particulier). Martin est un compte auxiliaire qui est en quelque sorte un simple tiroir dans le casier où sont rangés tous les clients divers. On peut bien sûr consulter son compte personnel, mais quand on regarde le bilan

des ventes, il est regroupé de manière anonyme avec tous les autres clients.

Plan Comptable Général Le Plan Comptable Général (PCG) est celui qui est défini par la loi et qui s’applique donc à tous. Au moment où ce livre est écrit, sa dernière version date de 2011 (quoi que la dernière grande version de ce règlement date de 1999). Le PCG a pour rôle d’harmoniser la terminologie, les processus de fonctionnement des comptes et les règles fondamentales de la comptabilité. C’est en quelque sorte une langue en soi, certes très particulière, qui permet de se comprendre et de dialoguer. Le PCG énonce un certain nombre de principes qu’il convient de garder présent à l’esprit : Principe de prudence. Principe de régularité, de sincérité et de fidélité aux faits comptables. Principe de continuité de l’entreprise (on ne remet pas tous les compteurs à zéro sous prétexte que l’on change d’exercice…). Principe de permanence des méthodes (par exemple, l’évaluation des stocks devra se faire selon la même méthode sur chaque exercice ou période). Principe de l’indépendance des exercices. Principe de non compensation des créances et des dettes (toutes les opérations doivent être enregistrées). Suivant la taille de l’entreprise, on s’appuiera sur le Plan comptable de base, sa version abrégée ou encore sa version développée.

Dans le PCG, ces différents niveaux ont indiqué par des caractères typographiques et des couleurs différents. Les comptes sont regroupés en classes, elles-mêmes subdivisées en comptes principaux, divisionnaires et sous-comptes : Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5

: : : : :

comptes de capitaux. comptes d’immobilisations. comptes de stocks. comptes de tiers. comptes financiers.

Classe 6 Classe 7 Classe 8 Classe 9

: : : :

comptes de charges. comptes de produits. comptes spéciaux. comptes analytiques.

Par exemple, un compte client ou fournisseur débutera par le chiffre 4, celui de sa classe. De même, un compte bancaire étant de type financier, il sera rattaché à la classe 5. De plus : Les classes 1 à 5 forment les comptes de bilan. Autrement dit, ils enregistrent l’actif et le passif de la société. Les classes 6 et 7 définissent les comptes de gestion. Il existe donc deux ordres de comptes simultanés : les comptes de bilan, qui expriment la situation de la société, et les comptes de gestion, qui décrivent son activité. Ils sont liés par une équation simple :

Charges – Produits = Actif – Passif = Résultat

En d’autres, termes, il est possible de déterminer le résultat comptable de deux manières différentes, mais qui se contrôlent mutuellement. Les comptes à deux chiffres sont les comptes principaux (par exemple, 51 Banques, établissements financiers et assimilés). Les comptes à trois chiffres sont les comptes divisionnaires (par exemple, 512 Banque ou encore 514 Chèques postaux). Les comptes possédant plus de trois chiffres significatifs sont des sous-comptes. Ciel Compta numérote les comptes sur six chiffres, dont les derniers sont le plus souvent nuls, autrement dit non significatifs.

Une terminaison par 9 dans un numéro de compte indique une opération de sens contraire. La Figure 4.2 propose un exemple d’enchaînement de comptes. Figure 4.2 : Une série de comptes et de sous-comptes hiérarchisés.

Comptes de bilan et comptes de gestion Sans s’appesantir sur le sujet, rappelons les règles fondamentales de fonctionnement des deux ordres de comptes : Un compte de bilan augmente du côté où il est au bilan. Un compte de gestion augmente du côté où il est au compte de résultat. C’est ce que décrit la Figure 4.3. Prenons deux exemples : 1. Achat d’un terrain pour 50 000 €, réglé par chèque bancaire (Figure 4.4). Compte terrain : c’est un actif du bilan. Il augmente : le débiter. Compte bancaire : c’est un actif du bilan. Il diminue : le créditer. Figure 4.3 : Comptes de bilan et comptes de gestion.

Figure 4.4 : Exemple 1.

2. Vente de marchandises pour 1 000 €, encaissée en liquide (Figure 4.5). Figure 4.5 : Exemple 2.

Compte de marchandises vendues : c’est un produit. Il augmente : le créditer. Compte de caisse : c’est un actif du bilan. Il augmente : le débiter.

Lettrage des comptes de tiers Le lettrage est un procédé qui consiste à rapprocher des écritures qui se soldent entre elles. La méthode consiste généralement à les marquer par une ou plusieurs lettres, d’où le nom de lettrage. Ce type de traitement ne concerne généralement que les comptes dits de tiers, c’est-à-dire les clients et les fournisseurs. Le lettrage sert notamment à montrer des écritures pour lesquelles on attend un règlement, ou encore à constater un règlement, par exemple si le paiement s’effectue en plusieurs fois. Le lettrage n’est pas d’une utilité majeure pour une petite société, et encore moins une obligation légale, mais c’est un procédé proposé par tout logiciel de comptabilité qui se respecte, et donc par Ciel Compta. L’un des intérêts du lettrage est aussi d’affiner le suivi des opérations comptables, notamment de clôture, lorsque des écritures ayant le même lettrage se retrouvent sur deux exercices.

Clôture et réouverture des comptes Pour clôturer un compte en fin de période, ou pour le fermer totalement, le principe de base consiste à inscrire le solde créditeur ou débiteur dans la colonne de plus faible montant. C’est la balance. Il ne reste plus alors qu’à totaliser les deux colonnes pour les équilibrer. Lors de la réouverture d’un compte en début de période suivante, on réinscrit la valeur du solde, qu’il soit créditeur ou débiteur. C’est ce que l’on appelle un solde à-nouveau. Bien entendu, ce genre de traitement est entièrement automatisé dans Ciel Compta!

Journaux et livres Toutes les écritures sont enregistrées, traitées, triées et conservées dans des documents appelés journaux et livres. Avec un logiciel de comptabilité, ces journaux et ces livres sont des fichiers informatiques qu’il est possible d’imprimer ou de consulter à l’écran.

Journaux Un journal est un document légal, destiné à l’inscription de toutes les opérations comptables, dans l’ordre chronologique (normalement et si possible quotidien), sans blancs ni altérations. Il peut être divisé en journaux auxiliaires ou divisionnaires.

La division d’un journal peut se faire en fonction de la nature des opérations, suivant les comptes eux-mêmes, etc. Nous avons déjà abordé dans ce chapitre la notion de journal. Rappelons que, par défaut, Ciel Compta en propose six, mais qu’il est parfaitement possible d’en créer d’autres.

N’ajoutez de nouveaux journaux que si c’est réellement nécessaire à votre activité. Sinon, vous risquez simplement de vous compliquer la vie sans que cela n’apporte rien de plus à la qualité et la fiabilité de votre comptabilité. Lorsque les opérations comptables sont définitivement enregistrées, il n’est en théorie plus possible de modifier les journaux. Bien entendu, on ne parle pas ici de gratter le papier ou d’utiliser de l’encre rouge… Mais sachez tout de même que votre ordinateur mémorise beaucoup plus d’informations sur tout ce que vous faites que vous pourriez le penser… C’est pour respecter ces principes que les logiciels de comptabilité, et donc évidemment Ciel Compta, enregistrent d’abord les opérations dans une sorte de journal provisoire : le brouillard (voir plus loin).

Avant de commencer la saisie d’une série d’écritures, il est très vivement conseillé de regrouper les opérations par origine de journal. C’est même une nécessité, puisque c’est la première chose que vous demande Ciel Compta dans une fenêtre de saisie!

Erreurs de saisie Sans pour autant transgresser les principes de régularité et de sincérité d’une comptabilité, il peut tout de même arriver que des erreurs soient commises dans des écritures. Il peut s’agir d’une mauvaise imputation, d’un intitulé incorrect et ainsi de suite. En fait, cela ne peut pas ne pas arriver… Comme un journal papier ne doit pas être altéré, corriger une erreur d’écriture n’est pas toujours chose aisée. La technique la plus courante, et donc aussi proposée par Ciel Compta, consiste à effectuer une contrepassation de l’écriture erronée dans le journal fautif. Autrement dit, à passer l’écriture inverse de celle qui contient l’erreur, puis à saisir si nécessaire la bonne écriture.

Ce procédé sert aussi à reprendre les écritures de régularisation à l’ouverture de l’exercice suivant. Certes, tant que les écritures ne sont pas définitivement validées et enregistrées, il est toujours possible de les reprendre, les corriger, voire de les annuler. C’est évidemment un énorme avantage des ordinateurs sur les journaux d’autrefois, mais cela ne doit en aucun cas inciter à une coupable négligence… Au cas où des erreurs subsisteraient néanmoins après validation, il sera toujours possible de les corriger par des contrepassations d’écritures.

Le Grand-livre Le Grand-livre est un document légal regroupant tous les comptes définis dans le plan comptable de l’entreprise. Les écritures qui y figurent proviennent des journaux. C’est donc un outil de centralisation de l’ensemble des écritures, mais aussi le cœur de la base de données associée à vos dossiers, à partir duquel peuvent être produits différents étés.

Le Grand-livre porte le nom de livre… Mais pas question d’y écrire quoi que ce soit, même dans les marges. Il ne se remplit qu’après validation des écritures enregistrées dans le brouillard (voir cidessous).

Le brouillard Voilà bien un apport majeur de l’informatique à la comptabilité! On appel l e brouillard un brouillon des écritures qui permet, après recopie, d’obtenir des journaux et un Grand livre en parfait état. Le brouillard demande un peu plus de travail, mais il permet aussi de se dispenser de la gestion de A à Z des procédures comptables. Il suffit de le transmettre régulièrement à son expert-comptable qui se chargera alors de valider les écritures pour produire les documents légaux finaux. Bien entendu, le grand intérêt du brouillard, c’est de pouvoir reprendre, corriger, modifier ou compléter les écritures jusqu’à ce que tout soit parfait. Il suffit ensuite de valider le brouillard pour enregistrer définitivement les données dans les comptes et les journaux, effectuer les calculs de totaux et de soldes, etc. Après quoi le brouillard est vidé et le cycle recommence. La validation irréversible.

du

brouillard

est

(évidemment)

une

opération

Il n’est jamais bon de rester trop longtemps dans le brouillard. Sa validation doit donc être faite aussi régulièrement que possible, en principe dès que les écritures ont été vérifiées.

Tout aussi évidemment, le brouillard doit avoir été validé avant toute opération de clôture. Sinon, le bilan serait faussé!

Balance des comptes Une balance, c’est un tableau reprenant tous les comptes de manière synthétique. Elle montre les totaux des mouvements débiteurs et créditeurs, ainsi que les soldes de ces mouvements. La balance doit être équilibrée (d’où son nom), et donc vérifier l’égalité entre ressources (crédit) et emplois (débits). Une balance comporte classiquement six colonnes : numéro de compte, intitulé de celui-ci, cumul des débits, cumul des crédits, solde débiteur, solde créditeur. Les totaux doivent bien sûr correspondre à ceux du journal central.

Il est toujours possible, et même normal, de consulter une balance à tout moment, même lorsque les écritures présentes dans le brouillard n’ont pas encore été validées. Cela permet d’obtenir des informations utiles quand on en a effectivement besoin.

Balance générale Une balance générale, ou synthétique, décrit uniquement les soldes par classes de comptes selon le schéma illustré ci-dessous (Figure 4.6). Figure 4.6 : Balance générale.

La balance générale doit évidemment vérifier l’égalité des totaux débiteurs et créditeurs, ainsi que celle des soldes correspondants. De plus, le total doit être identique à celui qui est produit dans le journal centralisateur.

Bien entendu, Ciel Compta sait gérer tout cela pour vous.

Échéances et échéancier L’échéance est la date à laquelle une opération se dénoue. Par exemple, l’échéance d’un effet est la date à laquelle il devra être payé. Il est bien sûr important de connaître les dates d’entrée et de sortie de fonds afin de gérer au mieux sa trésorerie. L’échéancier est le registre des échéances. Une balance dite âgée sert à connaître les montants des échéances par période, que ce soit pour les clients ou les fournisseurs. La Figure 4.7 montre un exemple de balance âgée produite par la société Exemple de Ciel Compta (avec bien sûr des dates un peu anciennes). Figure 4.7 : Une balance d’échéances clients.

Les bilans, la santé (ou non) de l’entreprise Que ce soit en fin d’année, d’exercice ou de période, il faut bien regarder les résultats de l’activité de la société et en tirer des enseignements. C’est l’heure du bilan.

Le compte de résultat C’est un des documents essentiels de la comptabilité. Il est établi normalement en fin d’exercice et il permet de dégager le résultat, qu’il s’agisse de bénéfice ou de perte.

Les notions de bénéfice ou de perte sont différentes de celle de profit, beaucoup plus complexe voire non comptable. Ainsi, une société dont les dirigeants ont beaucoup profité risque bien d’être en déficit, quoi que rentable… Le compte de résultat enregistre les produits et les charges, et donc les flux. Il présente la gestion de l’entreprise au cours d’une période donnée. C’est un tableau qui comporte deux volets : Le premier volet est celui des comptes de charges (classe 6). C’est celui des soldes débiteurs. Le second volet est celui des comptes de produits (classe 7). C’est celui des comptes créditeurs. Une charge a pour conséquence une diminution du patrimoine de l’entreprise. Pour un produit, c’est évidemment l’inverse. Le compte de résultat peut être présenté sous une forme abrégée ou développée. La Figure 4.8 illustre la présentation du résultat abrégé produit par la société Exemple de Ciel Compta. Vous noterez qu’il permet de comparer deux exercices. Figure 4.8 : Un compte de résultat abrégé.

Le compte de résultat peut être consulté à tout moment, même si les écritures enregistrées dans le brouillard n’ont pas été validées. Ceci permet de connaître en permanence le résultat provisoire de l’activité. Le résultat, qui est la différence entre produits et charges, se retrouve ensuite au passif du bilan (compte 12).

Le compte 603, Variation des stocks, correspond bien à une charge (c’est un achat), mais il fonctionne en fait comme un produit, puisqu’il est crédité si le stock de marchandises augmente.

Le bilan Le bilan forme avec le compte de résultat (voire avec l’annexe) ce que l’on appelle le livre d’inventaire. Il s’agit de documents obligatoires et essentiels de la comptabilité. Le bilan montre la situation du patrimoine de l’entreprise. À une date déterminée. C’est un tableau comportant deux volets principaux : Le premier volet présente la forme des valeurs que détient l’entreprise. C’est l’actif. C’est le côté des soldes débiteurs, qui montre l’emploi des ressources ainsi que les amortissements et les provisions. Le second volet présente, à la même date, l’origine de ces valeurs. C’est le passif, composé de dettes (aux banques, aux fournisseurs, etc.). C’est aussi le côté des soldes créditeurs. Un bilan peut être présenté sous diverses formes (de base, abrégé ou développé). En particulier, le résultat apparaît au bilan au passif, selon le cas au compte 120 (Bénéfice) ou 129 (Perte).

Selon le PCG : «La terminaison 9 permet d’identifier les opérations de sens contraire à celles normalement couvertes par le compte de niveau immédiatement supérieur et classées dans les subdivisions se terminant par 1 à 8 ». Dont acte. Le schéma général de fonctionnement du compte de résultat et du bilan est présenté sur la Figure 4.9. Figure 4.9 : Bilan et compte de résultat.

Le bilan doit normalement porter sur deux exercices (appelés N pour l’exercice, et N-1 pour l’exercice précédent).

Travaux de fin d’exercice Les travaux d’Hercule d’une fin d’exercice se divisent en un certain nombre d’étapes (en laissant ici de côté les déclarations de TVA ou fiscales). On peut les schématiser ainsi : Édition de la dernière balance mensuelle, ou balance avant inventaire. Inventaire physique des matières et des finances. Opérations diverses de régularisation : des stocks, des charges ou encore des produits. Opérations de reconstitution (amortissements, provisions). Édition de la balance après régularisations ou balance d’inventaire. Écritures de reclassement au compte de résultat. Balance de clôture après reclassement du résultat au compte 12. Constitution du bilan. Réouverture des comptes.

Les écritures enregistrées dans le brouillard doivent être validées avant toute tentative de clôture. Ce sont autant de tâches fastidieuses, et l’un des moments où un logiciel tel que Ciel Compta se révèle extrêmement précieux!

Chapitre 5

Créateur de micro-entreprise

Dans ce chapitre : Découvrir le mode Cahier. Créer une société en six étapes. Créer un cahier. Passer au mode Standard.

Nous sommes au clair avec l’interface de Ciel Compta et avec les grands principes de comptabilité. Il est temps maintenant d’entamer les travaux pratiques, c’est-à-dire de créer votre première société sous Ciel Compta. Le logiciel utilise le terme dossier pour désigner une société. En effet, toutes les données de celle-ci seront stockées et traitées dans un seul et même dossier physique de votre disque dur afin de constituer une base de données qui va enregistrer et traiter tous les faits comptables retraçant l’activité de votre société. Vous allez donc suivre les étapes nécessaires à la préparation de votre premier dossier, mais pour l’instant dans un mode simplifié, appelé Cahier.

Ciel Compta et le mode Cahier Tout le monde n’a pas besoin de l’ensemble des fonctionnalités d’un logiciel aussi complet (certains diront complexe) que Ciel Compta. Vos besoins comptables sont peut-être limités, plutôt simples, soit que votre entreprise soit de très petite taille, soit encore que vous ayez à gérer une association ou une structure de ce type. Dans ce cas, vous pouvez opter pour le mode comptable appelé Cahier. Les saisies et autres traitements seront alors considérablement simplifiés. C’est ce que nous allons découvrir ici en six étapes principales.

Si vous optez pour ce type de plan, vous aurez par la suite la possibilité de convertir votre dossier dans le mode appelé Standard, le haut de gamme du logiciel si vous préférez. Mais vous ne devez pas oublier que cette conversion est alors définitive. Impossible donc de revenir en arrière. Ce qui implique donc qu’une société créée en mode Standard ne peut pas être convertie en mode Cahier…

Création en mode Cahier : Lancement Pour créer une société dans le mode comptable Cahier, suivez ces étapes : 1. Si ce n’est déjà fait, lancez Ciel Compta. Il est possible que le logiciel ouvre automatiquement un dossier, ou vous demande d’en choisir un. Dans ce cas, contentez-vous de cliquer sur le bouton Fermer. 2. Ouvrez le menu Dossier, puis choisissez l’option Nouveau. La fenêtre Création s’affiche (Figure 5.1). Figure 5.1 : Création d’un nouveau dossier, le point de départ.

3. Entrez le nom de votre société puis cliquez sur le bouton Créer. Notre petite société exemple va s’appeler la NULS (pour Nouvelle Unité Locale Simplifiée). Pourquoi pas? 4. La fenêtre qui suit vous demande de choisir le plan comptable le mieux adapté à votre type d’activité. Bien entendu, tous sont issus du Plan Comptable Général (PCG), mais avec une sélection de comptes adaptée aux besoins. Pour rester logique avec le choix du mode comptable le plus simple, Cahier, sélectionnez ici Plan comptable Simplifié (Figure 5.2).

Figure 5.2 : Choix d’un modèle de plan comptable.

5. Cliquez sur Créer pour passer à la fenêtre suivante. L’assistant Top départ prend le relais. Ciel Compta vous propose maintenant de choisir votre mode comptable. Ce n’est pas le moment de se tromper. 6. En bas de la fenêtre, cochez la case Je préfère utiliser le mode Cahier (Figure 5.3 ). Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.

Vérifiez bien que la case Je préfère est cochée avant de cliquer sur le bouton. Sinon, vous n’avez plus qu’à vous rendre directement au prochain chapitre… 7. La fenêtre qui suit vous demande de choisir une monnaie et le nombre de décimales de valeurs. Comme votre activité est limitée, l’euro vous suffit. Laissez cochée la case Récupération des informations de référencement. Cela permettra à Ciel Compta de remplir automatiquement certains champs en fonction des informations fournies lors de l’installation et du référencement du logiciel.

Figure 5.3 : Choisir le mode comptable Cahier.

8. Cliquez sur Suivant. Les véritables étapes de la création de la société débutent maintenant.

Étape 1 : Raison sociale C’est là que les choses vraiment sérieuses débutent. 1. Dans la fenêtre Top départ, saisissez les informations générales ainsi que les numéros et codes qui vous ont été attribués (si vous les possédez déjà). Cette étape est illustrée sur la Figure 5.4.

Seuls les chiffres et les espaces sont autorisés dans la saisie du numéro SIRET. Ne tapez pas de tiret entre les blocs de trois chiffres. Sinon, Ciel Compta vous fera recommencer votre saisie. 2. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant. Figure 5.4 : Définir la raison sociale de la société.

Étape 2 : Paramètres Vous devez maintenant fournir supplémentaires vous concernant :

certains

renseignements

1. Complétez les champs de la zone Coordonnées (Figure 5.5 ). Si rien n’est réellement obligatoire, votre intérêt est de fournir des informations aussi exhaustives que possible.

Seuls les chiffres et les espaces sont autorisés dans la saisie du numéro SIRET. Ne tapez pas de tiret entre les blocs de trois chiffres. Sinon, Ciel Compta vous fera recommencer votre saisie. 2. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant.

Dès que le champ Période du premier exercice est renseigné, l’assistant va remplir automatiquement les autres. Normalement, toutes les dates devraient être correctement définies. 3. Indiquez enfin si vous êtes ou non assujetti à la TVA. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur Suivant pour passer à la prochaine étape. Figure 5.5 : Définir les paramètres de la société.

Figure 5.6 : Le calendrier de Ciel Compta.

Étape 3 : Choix du mode comptable Comme nous sommes dans une version de gestion « allégée », Ciel Compta va nous faciliter la vie en proposant simplement deux modes comptables adaptés à différents types d’activités. 1. Dans la fenêtre Choix du mode comptable, indiquez si vous préférez une méthode de type suivi des clients et des fournisseurs (Comptabilité en créances/dettes) ou de type suivi de la trésorerie (Comptabilité : En dépenses/recettes). Cliquez sur la case qui vous correspond le mieux (Figure 5.7). Figure 5.7 : Choix d’un mode comptable.

2. Cliquez sur le bouton Suivant.

Étape 4 : Validation du mode comptable Vous avez choisi, mais êtes bien sûr de vous? Normalement la réponse devrait être oui, mais Ciel Compta va tout de même vous demander de confirmer votre choix. 1. Si vous avez opté pour le mode comptable créances/dettes, vous voyez s’afficher la fenêtre illustrée sur la Figure 5.8. 2. Si cela vous convient, cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Précédent pour changer de mode comptable. 3. Si vous avez opté pour le mode comptable dépenses/recettes, vous voyez s’afficher la fenêtre illustrée sur la Figure 5.9. Figure 5.8 : Le mode créances/dettes utilise trois cahiers pour la saisie des écritures.

Figure 5.9 : Le mode dépenses/recettes n’a besoin que de deux cahiers.

Ne cliquez pas encore sur le bouton Suivant! En fonction de votre décision, les fenêtres qui suivent vont varier, mais en conservant le même principe de création.

Étape 5 : Paramétrage des cahiers Donc, vous allez avoir à gérer deux ou trois cahiers selon la décision que vous venez de prendre. Il faut maintenant créer ceux-ci. Dans ce qui suit, nous allons nous en tenir au cas le plus simple, c’est-à-dire à un mode comptable dépenses/recettes. 1. Si vous n’avez pas choisi le mode comptable dépenses/recettes, revenez en arrière à l’aide du bouton Précédent. Choisissez le bon mode, puis cliquez sur Suivant. 2. Cliquez sur le bouton Suivant pour valider votre mode comptable. 3. L’assistant Top départ vous propose maintenant de créer vos cahiers (Figure 5.10). Figure 5.10 : Paramétrage des cahiers.

Laissons pour l’instant de côté la création des cahiers, puisqu’il est possible d’y revenir à tout moment. Nous nous pencherons brièvement sur le sujet un peu plus loin. Pour l’instant, continuons nos étapes. 4. Cliquez sur le bouton Suivant.

Étape 6 : Options de démarrage C’est la dernière étape! Plus que quelques clics avant d’empocher le maillot jaune… 1. Choisissez dans la fenêtre vos options de démarrage, en indiquant en particulier si le dossier doit ou non automatiquement être ouvert au lancement de Ciel Compta (Figure 5.11). Figure 5.11 : Choisir les options de démarrage pour le dossier.

2. Si vous souhaitez protéger votre dossier, cliquez sur le bouton Mot de passe. Très classiquement, vous devrez saisir un bon mot de passe, le retaper pour confirmation, et entrer un indice pour le retrouver en cas d’oubli. 3. Spécifiez enfin ce que vous voulez faire une fois le dossier enregistré (par exemple Ne rien faire si vous débutez votre activité). 4. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton Terminer.

Si vous laissez cochée la case Exécuter la démonstration rapide, une série de vidéos pédagogiques vous sera proposée dans votre navigateur Internet.

Ciel Compta, version Cahier Quand vous avez terminé la création de votre dossier, vous constatez immédiatement que l’interface de Ciel Compta est simplifiée, avec un seul bureau (toujours personnalisable) et des menus réduits (Figure 5.12). Figure 5.12 : Ciel Compta en mode Cahier.

Comme tout ce que vous pouvez trouver ici forme un sous-ensemble de la totalité des fonctionnalités de Ciel Compta, nous ne nous y attarderons pas plus. Cependant, si vous souhaitez tout de même continuer dans cette voie, il y a encore une étape de montagne à franchir : la création de vos cahiers.

Créer un cahier Si vous n’avez pas demandé à créer de cahier lors de l’Étape 5 cidessus, vous risquez de vous retrouvez devant une configuration qui ne vous convienne pas. Remédions donc à cela. Nous ferons ce faisant en faisant appel à un nouvel assistant. 1. Dans l’interface du logiciel, ouvrez le menu Ma compta et cliquez tout en haut sur la commande Saisie cahier. 2. La fenêtre Liste des cahiers s’affiche. Vous constatez qu’elle ne propose pour l’instant qu’une liste vide. Cliquez dans le volet de gauche sur le type de cahier à configurer, puis sur le bouton Créer dans la barre d’actions (Figure 5.13 ). Selon le cas, vous devrez sélectionner Dépenses, Recettes, Achats, Ventes ou Trésorerie. Figure 5.13 : Choisir le cahier à créer.

3. Pour rester dans le fil de nos étapes précédentes, cliquez par exemple sur le bouton Recettes. Vous passez à l’Étape 1 de l’assistant, qui vous permet éventuellement de personnaliser le nom du cahier (Figure 5.14 ). Contentez-vous de cliquer sur Suivant. Figure 5.14 : Nommer le cahier.

4. L’Étape 2 vous demande d’indiquer le nombre de comptes que vous souhaitez utiliser (Figure 5.15). Cliquez ensuite sur

Suivant.

Bien entendu, ces définitions ne sont que provisoires et vous pourrez toujours par la suite modifier votre cahier pour l’étendre à de nouveaux comptes. Figure 5.15 : Définir le nombre de comptes à utiliser.

5. Vous devez maintenant définir les comptes dont vous venez de choisir le nombre. Pour cela, cliquez dans une des cases de la colonne Numéro de compte, puis sur le bouton Choix de la valeur (Figure 5.16). Choisissez un compte dans la liste prédéfinie qui vous est proposée (vous pourriez aussi créer de nouveaux comptes, mais nous n’en sommes pas encore là).

Vous avez la possibilité d’éditer les noms des comptes dans la colonne Intitulé. Cependant, il est préférable de conserver les intitulés par défaut, autrement dit ceux qui sont conformes au PCG. Vous vous direz merci plus tard, et votre expert-comptable également. 6. L’assistant va vous informer que le cahier a bien été créé, et que vous pouvez désormais l’utiliser pour tenir votre comptabilité. Cliquez sur OK 7. Reprenez les étapes précédentes pour créer votre ou vos autres cahiers par défaut, ou bien pour en définir un nouveau. Vous êtes maintenant paré pour saisir des écritures dans une grille simplifiée. Pour cela, cliquez sur le nom du cahier voulu, puis sur un

mois de l’exercice dans la liste de droite. Il ne vous reste plus qu’à commencer à entrer vos dépenses, recettes, achats, ventes ou opérations de trésorerie. (Figure 5.17). Figure 5.16 : Ajouter des comptes à un cahier.

Figure 5.17 : Saisie d’écritures en mode Cahier.

Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

La saisie est effectuée dans un brouillard. Il ne faut donc pas oublier de valider celui-ci régulièrement, et obligatoirement avant la fin d’un exercice. Le mode comptable Cahier vous propose gentiment de vous décharger de ce genre de souci en déplaçant cette option de validation dans le menu Expert-comptable…

Convertir le mode Cahier en mode Standard Le mode Cahier propose une gestion « allégée » de la gestion comptable. Ce mode est pratique pour une toute petite société, une profession libérale, voire une association (tout de même déjà assez importante). Mais, que ce soit par choix ou par le fait d’une croissance inespérée, il est possible que ce mode devienne insuffisant, même si les possibilités de personnalisation et d’extension sont nombreuses. Dans ce cas, vous devez passer au mode Standard. Pour cela, il vous suffit d’ouvrir le menu Divers et de choisir l’option Conversion en mode Standard. Mais lisez bien le message qui s’affiche alors. Vous êtes prévenu que la conversion est irrémédiable et irréversible (Figure 5.18). Ne cliquez sur Oui qu’après mûre réflexion! Figure 5.18 : Le passage du mode Cahier au mode Standard est irréversible !

Dans la suite de ce livre, nous laisserons de côté le mode Cahier pour nous en tenir au mode Standard, le plus complet, afin de découvrir le plus possible de fonctionnalités de Ciel Compta.

Chapitre 6

Créateur d’entreprise, tout simplement

Dans ce chapitre : Découvrir le mode Standard. Créer une société en trois ou huit étapes.

Nous avons dans le chapitre précédent comment créer une société pourvue d’une comptabilité simplifiée en mode Cahier. Nous allons ici passer à l’échelle supérieure, celle qui donne accès à tout Ciel Compta : le mode de création Standard.

Découvrir le mode Standard Ciel Compta vous permet de créer jusqu’à cinq dossiers, autrement dit cinq sociétés (en plus de l’exemple fourni avec le logiciel). Cellesci vous sont proposées lorsque vous sélectionnez la commande Ouvrir dans le menu Dossier. Pour créer un dossier en mode Standard, le point de départ est le même que pour le mode Cahier (revoyez si nécessaire le Chapitre 5). Le début se présente exactement comme dans le mode comptable Cahier : 1. Si ce n’est déjà fait, lancez Ciel Compta. Il est possible que logiciel ouvre automatiquement un dossier, ou vous demande d’en choisir un. Dans ce cas, contentez-vous de cliquer sur le bouton Fermer. 2. Ouvrez le menu Dossier, puis choisissez l’option Nouveau. La fenêtre Création s’affiche. 3. Entrez le nom de votre société puis cliquez sur le bouton Créer. Notre nouvelle société va s’appeler la SFCN (pour Société Française de Commerce pour les Nuls). C’est évident… 4. La fenêtre qui suit vous demande toujours de choisir le plan comptable le mieux adapté à votre type d’activité. Cette fois, nous allons directement passer au Plan Comptable Général, le fameux PCG. Choisissez la première option et cliquez sur le bouton Créer.

Vous pouvez aussi choisir un secteur d’activité spécifique, importer un plan depuis un autre dossier, et même partir d’un plan comptable vide que vous compléterez par la suite. Mais cela risquerait d’être fastidieux. Autant voir grand tout de suite, quitte à ne se servir que d’un nombre réduit de comptes ! 5. La fenêtre qui suit vous demande de choisir votre mode comptable. Contrairement au Chapitre 5, ne cochez pas la case Je préfère utiliser le mode Cahier. Laissez les choses en l’état et cliquez sur le bouton Suivant. 6. L’assistant vous demande alors de choisir les paramètres du dossier (Figure 6.1 ). Conservez la monnaie par défaut, l’euro. Il est en effet peu probable que vos affaires conduisent à traiter l’ensemble de votre comptabilité en

sucre équatorien ou en won sud-coréen… Figure 6.1 : Définir les paramètres du nouveau dossier.

7. Si vous souhaitez personnaliser certains éléments portant sur la formation des comptes, cliquez sur le bouton Modifier les réglages (Figure 6.2). Par défaut, Ciel Compta définit des comptes à six chiffres, en les complétant si nécessaire par des zéros. Selon le système que vous aurez à utiliser, il est possible de rallonger la longueur des comptes, mais cela ne pourrait répondre qu’à des situations extrêmement spécifiques nécessitant de profonds niveaux de subdivision des comptes.

Ne touchez pas aux racines des classes et des comptes de base, qui répondent strictement aux normes du PCG.

Autoriser des caractères en minuscules ou accentués dans les noms des comptes (à ne pas confondre avec leurs intitulés) n’est pas une bonne idée. Cela ne faciliterait en effet pas la saisie et la lecture des écritures comptables.

Figure 6.2 : Modifier les paramètres comptables.

8. Cliquez sur OK ou sur Annuler pour refermer la fenêtre de paramétrage, puis sur le bouton Suivant. C’est à partir de là que l’assistant de création prend véritablement la main. D’emblée, il vous propose deux modes d’installation : Rapide, en trois étapes, ou Détaillée, en huit étapes (Figure 6.3). Ici, vous allez sélectionner le mode de création détaillé. En effet, le mode rapide propose simplement un sous-ensemble de la procédure complète. La différence entre les deux sera indiquée dans ce qui suit. Figure 6.3 : Choisissez votre mode de création.

Étape 1 : Raison sociale Les informations à fournir ici sont les mêmes qu’au Chapitre 5, c’està-dire en mode Cahier (Figure 6.4). Vous retrouvez la même fenêtre pour une création Rapide ou Détaillée.

Étape 2 : Paramètres Là encore, vous retrouvez la page de saisie des coordonnées et de définition de l’exercice, mais avec davantage de paramètres définissables (Figure 6.5). La fenêtre est la même pour une création Rapide ou Détaillée.

La zone Plus de paramètres n’apparaît pas dans le mode Rapide, qui se contente donc ici des mêmes informations que le mode comptable Cahier. Voyons cela de plus près : Figure 6.4 : Saisir la raison sociale de la société.

Figure 6.5 : Coordonnées et paramètres de la société.

Figure 6.6 : Modifier les paramètres de la comptabilité.

Comptabilité : vous allez confirmer ou modifier ici un certain nombre de renseignements concernant votre comptabilité (Figure 6.6). • L’onglet Paramètres devrait simplement reprendre les dates de vos exercices. Il n’y a donc normalement rien à changer ici. Définissez votre régime fiscal (réel, simplifié ou bénéfices non commerciaux) et d’imposition. Cochez la case Gestion de l’écart si vous gérez l’escompte dans les règlements. Auquel cas, les montants de ces escomptes seront automatiquement imputés dans les comptes définis dans cet encadré. Les propositions étant conformes au PCG, il n’y a d’ailleurs aucune raison d’y toucher. • L’onglet Racines/Défauts sert à la définition des journaux et des comptes par défaut. Comme pour une création en mode comptable Cahier, il est préférable de ne rien changer ici. La même remarque vaut également pour la partie Réglages compta. Revoyez le Chapitre 5 à ce sujet. • Enfin, l’onglet Synchro compta concerne la liaison avec votre expert-comptable. Nous y reviendrons vers la fin de ce livre. TVA : si vous êtes assujetti à la TVA, cliquez sur ce bouton pour configurer votre régime (Figure 6.7).

Figure 6.7 : Définir les paramètres de TVA.

• Choisissez le taux qui sera par défaut dans les écritures, autrement celui qui sera automatiquement calculé par Ciel Compta à défaut de précision contraire. À ce jour, 19,6 % reste la bonne mesure. • Définissez ensuite votre régime d’assujettissement : • Le régime réel permet d’éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Le régime simplifié correspond à l’état fiscal semblable au CERFA CA12. • Définissez également le type de TVA sur les achats et les ventes : • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. En saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Lors de l’écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l’édition de la déclaration de TVA). Lors de l’écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du « vrai » compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l’édition de la déclaration de TVA).

• Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d’impôt de vous identifier. Afin de faciliter la saisie de vos déclarations de TVA, vous avez notamment à fournir les informations suivantes : • Numéro de Recette de votre Centre des impôts. • Numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. • Ces informations seront automatiquement reportées dans la déclaration de TVA générée par Ciel Compta. • Enfin, les comptes de TVA par défaut étant conformes au PCG, il ne devrait pas y avoir à les modifier. • L’onglet Taux de TVA récapitule les taux enregistrés dans le programme. Le taux par défaut apparaît en gras. Si le bouton Créer permet de définir un nouveau taux, vous ne devriez normalement pas avoir à vous soucier de cela. Bien entendu, certains taux peuvent ne pas correspondre à votre activité et il est possible de les supprimer. Mais ce n’est pas si important…

Si vous avez, par hasard, une version déjà un peu ancienne de Ciel Compta, le taux réduit de 7 % peut ou non être déjà enregistré. Plutôt que de vous lancer dans une série d’adaptations, il est plus simple de charger et d’installer la dernière version en date sur le site de Ciel Compta. • L’onglet Déclaration TVA vous permet de contrôler les comptes ou racine des comptes qui figurent dans vos déclarations de TVA (Figure 6.8). Si vous respectez scrupuleusement le PCG, il ne devrait rien y avoir à modifier ici.

La case Ventilation des opérations imposables est active si vous avez opté pour le régime de TVA au réel, et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. • Enfin, l’onglet Téléprocédure TVA permet de paramétrer (si possible!) la télédéclaration de la TVA via un service auquel vous devrez souscrire auprès de Ciel, ou directement auprès de la DGFiP.

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur OK (ou sur Fermer si vous n’avez rien modifié) pour revenir à la fenêtre des paramètres de la société. Cliquez sur Suivant pour passer à l’Étape 3. Figure 6.8 : Vérifiez l’exactitude des comptes dans vos déclarations de TVA.

Étape 3 : Comptes Cette troisième étape vous permet, le cas échéant, de modifier votre plan de comptes (Figure 6.9). Elle n’est proposée qu’en mode Détaillé. Cependant, intervenir ici n’a peut-être pas grand sens, surtout si vous avez opté pour le PCG. L’hypothèse la plus vraisemblable est que les comptes que vous aurez à ajouter par la suite seront des comptes clients et fournisseurs. Vous aurez tout le temps d’y revenir le moment venu. Vous pouvez donc simplement cliquer sur le bouton Suivant. Figure 6.9 : L’Étape 3 vous permet, si vous le souhaitez, de créer, modifier ou supprimer des comptes.

Étape 4 : Journaux Cette étape vous permet, le cas échéant, de modifier la liste de vos journaux (Figure 6.10). Elle n’est proposée qu’en mode Détaillé. Là encore, il ne paraît pas très utile de changer quoi que ce soit, puisque ce travail pourra toujours être effectué plus tard. De plus, les journaux proposés par défaut par Ciel compta sont aussi les plus utiles et les plus courants. Vous pouvez donc cliquer tranquillement sur le bouton Suivant.

Bien entendu, nous reviendrons le moment venu sur la gestion des comptes et des journaux.

Étape 5 : Modes de paiement Cette étape vous permet de modifier la liste de vos moyens de paiement (Figure 6.11). Elle n’est proposée qu’en mode Détaillé. Figure 6.10 : Vous pouvez aussi créer, modifier ou supprimer des journaux.

Figure 6.11 : Éditer les moyens de paiement.

Il s’agit ici de catégories de modes de paiement et la liste proposée devrait courir vos besoins. Si vous avez cependant besoin d’ajouter un moyen de paiement, cliquez sur le bouton Créer. La Figure 6.12 illustre ce que pourrait donner une nouvelle définition dans le cas où vous faites du commerce sur le Web.

Figure 6.12 : Créer un nouveau moyen de paiement.

Vous pouvez également modifier l’intitulé et le type d’un moyen de paiement (mais pas son code), voire supprimer ceux qui ne servent à rien dans votre activité. Mais cela risquerait tout de même d’être plus ennuyeux plus tard que vraiment utile. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à la prochaine étape.

Cette opération peut être effectuée à tout moment dans Ciel Compta en choisissant l’option Modes de paiement dans le menu Listes.

Étape 6 : Chéquiers Cette étape vous permet de configurer un ou plusieurs chéquiers (Figure 6.13). Elle n’est proposée qu’en mode Détaillé. Comme l’indique la fenêtre, il est bien entendu possible de créer, modifier ou supprimer un chéquier à tout moment. Ceci vaut aussi pour toutes les données rencontrées au cours de ces étapes. Cependant, cette procédure est simple et très limitée (il faut passer à une version plus évoluée de Ciel Compta pour gérer par exemple la numérotation des chèques). Pour une fois, vous pouvez peut-être effectuer tout de suite cette configuration : 1. Cliquez sur le bouton Créer. Figure 6.13 : Configurer un compte de chèques.

2. Dans la fenêtre qui s’affiche, commencez par saisir un code qui sera attaché au chéquier. Si vous avez l’habitude de numéroter vos chéquiers, vous pouvez par exemple utiliser ce numéro comme code (Figure 6.14). Figure 6.14 : Créer un chéquier.

3. Saisissez l’intitulé du compte. La longueur de ce champ est limitée à 35 caractères. 4. Dans le champ Ouverture, indiquez à quelle date vous commencez à utiliser ce chéquier. Par défaut, l’assistant vous propose une date ouvrable suivant le début de votre exercice. Vous pouvez vous servir du bouton Calendrier pour en choisir une autre. 5. Choisissez ensuite le compte auquel ce chéquier doit être rattaché. Servez-vous du bouton marqué de trois points pour le sélectionner.

Il s’agit du compte auquel le chéquier doit être rattaché dans votre plan comptable, pas de votre numéro de compte bancaire! 6. Si vous avez défini plusieurs chéquiers, choisissez celui qui sera proposé en priorité en cochant la case Utiliser par défaut. 7. Cliquez sur le bouton OK quand vous avez terminé. Vous revenez à la fenêtre de l’assistant. Une fois vos chéquiers définis, cliquez sur le bouton Suivant.

Cette opération peut être effectuée à tout moment dans Ciel Compta en choisissant l’option Chéquiers dans le menu Listes.

Étape 7 : Codes analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, cette étape vous permet de créer vos codes analytiques (Figure 6.15). Elle n’est proposée qu’en mode Détaillé. Figure 6.15 : Paramétrage des codes analytiques.

Nous reviendrons dans un autre chapitre sur ce sujet délicat. Pour l’instant, cliquez sur le bouton Suivant.

Étape 8 : Finalisation Cette dernière étape est commune à tous les modes de création (Figure 6.16). Figure 6.16 : Félicitations, vous avez presque terminé la création de votre société !

Commencez par indiquer si votre nouveau dossier doit automatiquement être ouvert au lancement de Ciel Compta. Si vous n’avez qu’un seul dossier, c’est évidemment préférable. Sinon, le logiciel vous proposera de choisir la société sur laquelle vous voulez travailler. Vous pouvez également protéger tout de suite votre dossier par un mot de passe, ou le faire ultérieurement depuis le menu Dossier. Il ne vous reste plus qu’à indiquer ce que vous voulez faire ensuite, soit a priori rien puisque vous créez une toute nouvelle société. Décochez ou non la case qui demande à montrer une vidéo de démonstration dans votre explorateur Internet, et enfin cliquez sur Terminer. Vous voilà en route dans le vaste monde des affaires et de la comptabilité!

Souvenez-vous qu’une grande partie de ce que vous a demandé l’assistant peut être modifié, redéfini ou créé par la suite, soit à partir des menus, soit encore en éditant vos préférences. Mais ce qui est

déjà fait ne devrait plus être à recommencer…

Chapitre 7

Dossier, ouvres-toi !

Dans ce chapitre : Ouvrir un dossier. Personnaliser les préférences d’ouverture du dossier. Créer un logo.

Voilà. Votre société est créée. Vous avez rempli toutes les étapes de l’assistant de Ciel Compta, et vous êtes parti prendre un repos bien mérité. Maintenant, il est temps de se remettre au travail.

Ouvrir un dossier Si vous n’avez pas demandé à ce que le dossier de votre société soit automatiquement lors de chaque lancement de Ciel Compta, celui-ci va vous proposer d’en choisir un.

Vous pouvez à tout moment ouvrir un nouveau dossier en ouvrant le menu Dossier et en choisissant l’option Ouvrir. Vous voyez alors s’afficher une fenêtre semblable à celle de la Figure 7.1. Il vous suffit alors de cliquez une seule fois sur la ligne de la société voulue, et son dossier s’ouvre automatiquement.

Par défaut, Ciel Compta prend comme date de travail celle du jour courant. C’est normalement le bon choix, sauf si vous avez besoin de régulariser des écritures passées antérieurement. Vous vous retrouvez alors devant votre bureau, votre barre d’actions et vos menus par défaut ou tels que vous les avez personnalisés. Voyez à ce sujet la première partie de ce livre. Reste peut-être, avant de commencer véritablement à saisir des écritures, à configurer quelques derniers réglages. Figure 7.1 : Ouvrir un nouveau dossier.

Figure 7.2 : Ouvrir un dossier, mode avancé.

Si vous voulez gérer plus finement vos dossiers, cliquez droit dans la fenêtre. Dans le menu qui s’affiche, choisissez l’option Mode avancé. La liste des dossiers apparaît alors sous une autre forme (Figure 7.2). Ne vous attardez pas sur les boutons qui se trouvent en haut de la fenêtre : nous les retrouverons à de nombreuses reprises et nous y reviendrons le moment venu. Retenez simplement que ce mode avancé vous propose de nouvelles options, toujours en cliquant sur le bouton droit de la souris pour ouvrir un menu contextuel. En particulier, la commande Modifier les dossiers ouvre la fenêtre Gestion des dossiers. Celle-ci vous permet d’effectuer des tâches de «service», comme renommer, supprimer ou dupliquer un dossier (Figure 7.3).

Figure 7.3 : Gérer les dossiers en mode avancé.

Cela étant signalé, cliquez sur le bouton Fermer, puis annulez le mode avancé à l’aide du bouton droit de la souris et cliquez simplement sur le nom du dossier que vous voulez ouvrir.

Définir un mot de passe et un nom d’utilisateur La confiance règne, et vous n’avez défini aucun mot de passe lors de la création du dossier. Mais la confiance s’organise, et il est réellement conseillé de réparer maintenant cette grave erreur. 1. Ouvrez le menu Dossier et choisissez l’option Mot de passe. La fenêtre illustrée sur la Figure 7.4 s’affiche. Figure 7.4 : Contrôler l’accès à votre dossier.

2. Cliquez sur le bouton Créer. Vous allez pouvoir maintenant définir votre mot de passe, le confirmer dans le second champ, puis choisir un « indice » pour le cas où vous auriez tout oublié (Figure 7.5). C’est un schéma classique que vous avez certainement déjà rencontré sur Internet. Figure 7.5 : Définir un mot de passe et un indice.

Vous pouvez prendre ce que vous voulez comme indice, à la condition qu’il n’ait avec votre mot de passe qu’un rapport très lointain, autrement dit qu’il n’évoque quelque chose que pour vous, par association d’idées. Si vous choisissez par exemple Mon chanteur favori, que tout le monde sait que vous êtes fan de Claude François, et que vous prenez comme mot de passe cloclo, autant donner les clés de votre comptabilité à tout le monde!

C’est quoi, un bon mot de passe? C’est évidemment un code ultra secret que vous devez pouvoir mémoriser facilement sans avoir besoin de le coller sur un post-it plaqué sur votre moniteur…

Un bon mot de passe, c’est quoi? C’est une série de caractères difficiles à deviner par le premier venu, et, pire encore, par un programme espion. Le premier critère, c’est de ne pas utiliser quelque chose de trop personnel, comme le prénom de votre femme ou de votre petit dernier. Évident. Le second, c’est de définir un mot passe d’une longueur suffisante. Disons, entre sept et dix caractères, voire plus. Le troisième critère, c’est de doubler la difficulté en coupant le mot de passe en deux parties séparées par un caractère neutre. Bien entendu, vous devez dans ce cas choisir deux (ou trois) termes qui aient du sens pour vous, mais pas pour les autres. Par exemple : etoile *tuyau. Si le mot étoile peut avoir une connotation avec Ciel Compta, que vient faire le mot tuyau làdedans? Le quatrième critère consiste à mélanger des chiffres et des lettres. Exemple : etoile4rate6. Le cinquième critère, c’est d’utiliser aussi bien des minuscules que des majuscules. Exemple : eTOile4rte6. Et le tout dernier critère, c’est tout simplement de pouvoir mémoriser ce mot de passe. Parce que, sinon, vous ne pourrez tout simplement pas ouvrir votre dossier. Sauf si l’indice est à la fois clair et pas trop simple à deviner pour tout un chacun… La deuxième partie de la fenêtre vous propose vous de choisir le nom d’utilisateur tel qu’il sera affiché dans divers documents. Sélectionnez-le dans la liste des utilisateurs reconnus sur votre

ordinateur, ou d’utilisateur.

saisissez-le

directement

dans

le

champ

Nom

Cliquez sur OK quand vous avez terminé.

Il est conseillé de changer régulièrement de mot de passe, par exemple tous les mois. Bien entendu, c’est sans doute une précaution qui vous paraîtra superflue dans le cadre d’une petite société. Cependant, l’expérience prouve qu’un mot de passe a tendance à «vieillir», finir par se répandre on ne sait trop comment et où, et donc à devenir inefficace voire inutile. Pour renouveler votre mot de passe : 1. Ouvrez le menu Dossier et choisissez l’option Mot de passe. 2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Modifier. 3. Entrez une fois votre mot de passe pour confirmer que vous êtes bien vous (Figure 7.6). Cliquez sur OK. Figure 7.6 : Changer le mot de passe.

4. Reprenez normalement la procédure de choix d’un mot de passe et d’un indice.

Vous avez aussi parfaitement le droit de ne jamais définir de mot de passe, ou de le spécifier formellement dans la fenêtre en cliquant sur le bouton Pas de mot de passe.

Mot de passe perdu ou totalement oublié? Attention : vous ne pourrez plus ouvrir le dossier!

Options de démarrage Que vous ayez ou non défini un mot de passe, vous pouvez aussi configurer ce qui va se passer lors du lancement de Ciel Compta : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, puis Préférences. 2. Dans la fenêtre Préférences, faites un double clic sur la ligne Générales pour ouvrir la liste correspondante. 3. Faites un double clic sur la ligne Démarrage. La fenêtre Options de démarrage s’affiche (Figure 7.7). Figure 7.7 : Choisir les options de démarrage.

4. Indiquez ce que vous voulez faire (ou non). Si vous travaillez avec une seule société, le plus simple est de demander à ouvrir automatiquement le dossier correspondant. Si le chemin d’accès à celui-ci n’est pas déjà affiché dans le champ Dossier, cliquez sur le bouton marqué de trois points pour le localiser. Ciel Compta va ouvrir la fenêtre Ouvrir un dossier. Vous pouvez alors si nécessaire cliquer sur le bouton Choisir le dossier, puis localiser le bon fichier sur votre disque dur.

Par défaut, Ciel Compta place la base de données de chaque société sous un répertoire du disque dur principal appelé Données Ciel. Il faut ensuite ouvrir le répertoire appelé subtilement Dossiers. Vous y trouvez la liste de vos dossiers personnels. La base de données comptable se trouve dans un sous-dossier appelé Ciel Compta. Elle porte le nom de votre société suivi de l’extension .sgcta.

Revoir et compléter les paramètres de la société Vous êtes pratiquement paré(e). Il ne reste plus que quelques détails à revoir ou régler. 1. Dans le menu Dossier, choisissez l’option Paramètres, puis Société. La fenêtre Paramètres société s’affiche. Elle comprend quatre onglets. 2. Sous le premier onglet, Coordonnées, vérifiez que les informations d’identification et de renseignements personnels sont exactes. Ce sont celles que vous avez saisies dans l’assistant de création du dossier. Corrigez le cas échéant ce qui doit l’être. 3. Le second onglet, Compléments, concerne la nature de votre société ainsi que les coordonnées de votre expertcomptable. Renseignez avec précisions ces champs. En particulier, n’oubliez pas l’adresse de messagerie de votre expert-comptable pour pouvoir lui transmettre facilement vos données, en particulier si c’est lui qui doit se charger de la validation de votre brouillard et de l’édition des états. 4. Remplissez de même l’onglet O.G.A. si vous adhérez à un organisme de gestion agréé. 5. Plus amusant, l’onglet Logos vous permet de choisir une ou deux images qui seront associées à vos documents comptables. Voilà bien le genre de petit « plus » qui est capable de faire la différence… Nous y revenons dans un instant. 6. Enfin, vous avez également la possibilité d’associer une note ou un commentaire au dossier de votre société. Nous avons déjà vu comment fonctionnait ce mini traitement de texte. 7. Cliquez sur le bouton OK quand vous avez terminé.

Associer des logos à un dossier Reprenons l’Étape 5 de la section précédente. Ciel Compta vous permet d’associer à votre société deux logos, un petit et un grand (Figure 7.8). Figure 7.8 : Choisir des logos.

1. Pour insérer un logo, choisissez la bonne option dans le menu correspondant à la taille voulue (petit ou grand). Vous pouvez au choix coller une image déjà présente dans le presse-papiers, l’importer depuis un disque dur externe ou un autre dispositif de stockage ou la récupérer à partir d’un appareil de numérisation. Si le résultat ne vous plaît pas, il est toujours possible de cliquer sur Effacer l’image et de recommencer. 2. La situation la plus courante est certainement l’ouverture d’un fichier sur un dispositif de stockage externe (disque dur, clé USB, etc.). Choisissez dans ce cas Importer une image. Dans la fenêtre ouvrir, localisez le dossier et le fichier à importer. Sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Ciel Compta reconnaître un grand nombre de formats graphiques, dont notamment les fichiers JPEG, BMP, PNG et TIFF.

3. Recommencez, si vous le souhaitez, la même opération pour l’autre logo. 4. Servez-vous des boutons de mise à l’échelle, situés sous chaque logo, pour vérifier que le résultat est conforme à vos attentes. Les logos servent à illustrer différents documents, qu’ils soient commerciaux, ou encore qu’il s’agisse de courriers ou de cartes de visite. Pour vous en faire déjà une idée, suivez ces dernières étapes : 1. Sous l’onglet Logos de la fenêtre Paramètres société, cliquez sur le bouton Aperçu. 2. Sélectionnez une option dans la liste des états disponibles (Figure 7.9). Figure 7.9 : Choisir un état avec logo.

3. Cliquez sur le bouton Aperçu de la fenêtre. Vous voyez instantanément à quoi ressemble votre état (Figure 7.10).

Si vous demandez par exemple à imprimer des cartes de visite en petit format, le logiciel utilisera le petit logo. Grand format, grand logo…

Figure 7.10 : Aperçu avant impression.

4. Observez bien cette fenêtre. Vous retrouverez en effet la même structure chaque fois que vous demanderez un aperçu. Sa barre d’actions comporte deux volets d’un emploi assez évident. • Mise en page : vous pouvez choisir d’effectuer une sortie papier de tout ou partie du document. L’édition se fait sur l’imprimante par défaut de votre système. Il est également possible, ce qui est pratique, d’enregistrer le document au format PDF, universellement reconnu de nos jours ou de l’envoyer par e-mail via votre programme de messagerie par défaut. L’envoi se fait sous la forme d’une pièce jointe au format PDF. • Navigation : ces boutons de type magnétophone vous permettent de circuler facilement entre les pages du document, ou de rechercher une page particulière à l’aide du bouton marqué d’une loupe. 5. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer ou appuyez sur la touche Echap. 6. Dans la fenêtre Paramètres société, cliquez sur le bouton OK pour terminer et enregistrer vos logos. Vous voici maintenant paré pour la suite des événements.

Chapitre 8

Les bons comptes font les bons amis

Dans ce chapitre : Afficher la liste des comptes. Travailler avec la liste des comptes. Créer un nouveau compte. Travailler avec un compte.

Votre société est créée et vous avez choisi votre plan de comptes. Il est donc temps de se familiariser avec ceux-ci. Bien entendu, à ce stade, ils sont encore vides… Nous nous servirons donc dans ce qui suit de l’exemple fourni avec Ciel Compta. Pour cela, choisissez Ouvrir dans le menu Dossier. Ne faites pas de sauvegarde. Dans la fenêtre qui suit, cliquez sur Société Exemple.

Afficher les comptes Pour afficher la liste de vos comptes, cliquez tout simplement sur le bouton Plan de comptes dans la barre d’actions, ou choisissez la commande de même nom dans le menu Listes. La fenêtre correspondante apparaît (Figure 8.1). Vous retrouvez en haut une nouvelle barre d’actions qui vous propose notamment des outils pour gérer globalement les comptes (créer, modifier ou supprimer), ainsi que pour travailler avec eux (dans le groupe Actions). Il vous suffit de cliquer sur le bouton Fermer ou d’appuyer sur la touche Echap quand vous avez terminé.

Comme il se doit, un compte qui n’a pas été soldé et validé ne peut pas être supprimé. Vous trouvez à gauche de la fenêtre la liste des classes de comptes. Cliquez sur un de ces boutons pour limiter l’affichage à cette classe, ou sur Tous pour une liste complète. Figure 8.1 : La vue du plan de comptes.

Le plan de comptes et ses outils Bien entendu, il n’est pas forcément évident de se repérer dans cette masse de comptes et d’en tirer rapidement les informations ou les actions utiles. C’est pourquoi Ciel vous propose divers outils destinés à vous aider.

Personnaliser l’affichage Par défaut, le plan de comptes ne montre que quelques colonnes : numéro, intitulé, solde signé et informations. Mais vous pouvez y ajouter bon nombre d’autres données et personnaliser votre affichage. Pour cela : 1. Cliquez quelque part dans la fenêtre avec le bouton droit de la souris. Un menu contextuel va s’afficher. Ce menu dépend de la position du pointeur de la souris, mais vous devriez y trouver en bas une commande appelée Propriétés de la liste. Cliquez dessus. La fenêtre Propriétés de la liste apparaît (Figure 8.2). Figure 8.2 : Personnaliser les propriétés de la liste.

2. Sélectionnez vos options d’affichage. Les paramètres par défaut sont bien choisis, mais vous pourriez en plus décider de numéroter les lignes. Ce numéro apparaîtra alors à gauche de chaque ligne. 3. Cliquez maintenant sur le bouton Colonnes affichées. La boîte de dialogue correspondante apparaît (Figure 8.3). 4. Pour ajouter une nouvelle colonne, localisez-la dans la liste de gauche. Cliquez sur son nom, puis sur le bouton Ajouter, au milieu de la fenêtre.

La liste des rubriques est beaucoup plus longue que ce que pourrait laisser croire ce qui est présenté. Faites glisser la barre de défilement, à droite de cette liste, pour le constater. Les données sont rangées par catégories, qui sont comme des dossiers que

vous pouvez ouvrir ou refermer en cliquant sur le petit signe qui précède leur nom. 5. Si vous voulez modifier l’ordre des colonnes affichées, cliquez sur les petites flèches qui se trouvent en haut et à droite de la liste Colonnes visibles. 6. Pour masquer une des colonnes visibles, cliquez simplement sur la case qui se trouve devant son nom pour la décocher. 7. Pour rétablir les colonnes par défaut de Ciel Compta, cliquez tout simplement sur le bouton Défaut. Figure 8.3 : Personnaliser les colonnes affichées.

Comme vous avez déjà pu le constater, Ciel Compta vous en donne toujours plus. En fait, dans ce type de fenêtre, il est possible d’afficher n’importe quelle donnée provenant du dossier de la société. Bien entendu, encombrer inutilement l’affichage n’aurait aucun sens. Mais il est parfaitement possible de demander des précisions supplémentaires : 1. Dans la fenêtre colonnes affichées, cochez les cases Voir les commentaires et Afficher les options (Figure 8.4). En vous servant des cases d’options, vous pouvez en plus trier le contenu des rubriques par nom, afficher leur type (pour savoir notamment s’il s’agit d’une information de type texte ou de type numérique), ou encore afficher une extension de fichier. 2. Servez-vous de ces informations pour définir avec précision vos colonnes. 3. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.

Le contenu et la disposition des colonnes peut être personnalisé de manière indépendante pour chaque classe de comptes, et y compris pour l’affichage de tous les comptes. Figure 8.4 : Options avancées pour définir les colonnes d’un formulaire.

Lorsque vous revenez à l’affichage des comptes, vous pouvez ensuite continuer à personnaliser votre affichage. Pour modifier la largeur d’une colonne, placez le pointeur de la souris sur le trait qui la sépare de la précédente ou de la suivante. Le pointeur prend la forme d’une double flèche. Cliquez et faites glisser dans la direction voulue (Figure 8.5). Pour déplacer une colonne, cliquez sur son titre. Faites-le glisser vers la gauche ou vers la droite. Figure 8.5 : Redimensionner une colonne.

Là encore, vous pouvez configurer l’affichage indépendamment pour chaque classe de compte.

Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne, le menu contextuel vous propose d’autres options, comme supprimer ou renommer cette colonne.

Regrouper, filtrer et trier les comptes Une liste de comptes pouvant être longue, et les renseignements que vous pouvez avoir à rechercher disséminés dans le plan comptable, Ciel Compta vous propose deux modes de consultation supplémentaires :

Regroupement Le regroupement permet, comme son nom l’indique, de grouper l’affichage des comptes en fonction d’un ou plusieurs critères. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton Regroupement, au-dessus des titres des colonnes. Une zone supplémentaire apparaît. Elle vous permet de définir la colonne de regroupement par glisserdéposer (Figure 8.6). Figure 8.6 : Initialiser le regroupement.

2. Cliquez sur le titre de la colonne que vous voulez utiliser pour le regroupement, puis faites-le glisser vers le haut. 3. Immédiatement, l’affichage change pour montrer les catégories obtenues en fonction de votre critère. Vous pouvez développer les données correspondantes en cliquant sur le petit bouton « plus », placé devant le nom de chaque catégorie et obtenir par exemple ainsi des sous-totaux (Figure 8.7). 4. Pour revenir à l’affichage normal, cliquez sur la petite flèche située à droite du bouton Regroupement. Dans le menu qui apparaît, choisissez l’option Annuler le regroupement.

Avec l’option Paramètres de regroupement, vous pouvez choisir jusqu’à quatre critères, correspondant à autant de types de données, que celles-ci soient ou non affichées dans les colonnes. Vous pouvez donc obtenir des résultats complexes sans pour autant surcharger votre fenêtre.

Figure 8.7 : Regroupement de comptes.

Filtrage Filtrer, c’est effectuer une sélection en fonction d’un ou plusieurs critères. Pour lancer un filtrage, procédez de la manière suivante : 1. Cliquez sur le bouton Filtres, au-dessus de la liste des comptes. 2. Un champ supplémentaire apparaît en haut de la liste des comptes. Il se signale par un symbole en forme d’entonnoir. 3. Cliquez sur ce champ dans la colonne qui doit servir de critère. 4. Saisissez votre critère de filtrage puis appuyez sur la touche Entrée. 5. Si vous avez besoin d’affiner votre filtre, cliquez sur le bouton marqué de trois points. Ciel Compta va vous proposer la liste des comptes qui correspondent à votre saisie (Figure 8.8). 6. Sélectionnez la ligne voulue puis cliquez sur OK.

Vous pouvez parfaitement définir un filtre relativement complexe en saisissant un critère dans plusieurs colonnes. Figure 8.8 : Définir un filtre.

7. Pour annuler un filtre, cliquez sur la croix qui se trouve à droite du champ correspondant, juste sous le titre de la colonne. 8. Pour cesser totalement le filtrage, cliquez sur la flèche affichée à droite du bouton Filtres. Choisissez alors l’option

Effacer tous les filtres. 9. Cliquez une dernière désactiver ce mode.

fois

sur

le

bouton

Filtres

pour

Le bouton Vues vous permet de créer des sortes d’écrans correspondant à différents affichages de votre liste de comptes. Comme pour un regroupement, vous pouvez cliquer sur ce bouton puis choisir un mode d’affichage des colonnes par glisser et déposer pour changer l’affichage de la liste des comptes. Il faut alors cliquer sur le bouton qui suit la mention Vue principale pour créer un nouvel « instantané ». C’est à savoir, mais pas forcément indispensable…

Tri Par contre, les options de tri sont plus intéressantes. Elles ne sont pas proposées via un bouton dédié, mais disponibles dans des menus contextuels, que vous trouverez en appuyant sur le bouton droit de la souris lorsque le pointeur se trouve au-dessus d’un titre de colonne. Il vous suffit alors de choisir la première option du menu pour organiser votre affichage dans l’ordre croissant des valeurs de la colonne choisie.

Pour inverser un ordre de tri, cliquez sur la petite pointe de flèche qui se trouve sur la droite de l’intitulé.

Rechercher un compte Pour rechercher un compte, ou une série de comptes, particulier(s), vous pouvez évidemment commencer par définir un filtrage qui limitera votre recherche à une certaine classe, catégorie ou encore intitulé. Sinon, une technique toute simple consiste à taper un chiffre au clavier. Le premier compte commençant par ce chiffre est alors mis en surbrillance, autrement dit sélectionné. Recommencez pour passer au compte suivant.

Ceci ne marche que pour les numéros de comptes. Voyons comment procéder : 1. Le cas échéant, commencez par sélectionner une classe de comptes dans le volet de gauche. 2. Cliquez par exemple sur la flèche qui se trouve juste devant le champ de recherche, à droite du bandeau qui débute par le bouton Regroupement. 3. Choisissez l’un des modes de recherche prédéfinis qui vous sont proposés (Figure 8.9 ). La liste des comptes est aussitôt mise à jour. Figure 8.9 : Choisir un critère de recherche prédéfini.

4. Pour annuler votre recherche, cliquez sur la croix qui se trouve à droite du champ. 5. Pour effectuer une recherche plus précise, cliquez dans le champ lui-même. Saisissez un premier caractère. Au bout d’un instant (ou de quelques instants), la liste des comptes est mise à jour en fonction de votre critère. Saisissez un second critère, et votre liste se réduit encore…

La recherche s’effectue sur l’ensemble des données affichées dans

la fenêtre, et ce quel que soit l’emplacement de votre critère dans les différentes colonnes. Par exemple, si vous tapez api, vous obtiendrez comme résultat des comptes aussi divers que le 101000 (Capital) ou le 602250 (Fournitures de bureau, dont les agrafes et le papier). 6. Vous pouvez enregistrer une recherche afin d’y revenir plus tard. Pour cela, cliquez sur la flèche qui se trouve à gauche du champ de saisie de la recherche. Choisissez alors la commande Enregistrer la recherche sous. Donnez un nom à votre critère (Figure 8.10 ). Vous pourrez le réutiliser par la suite en le sélectionnant dans la liste associée au bouton fléché situé à gauche du champ de recherche (ou via l’option Liste des recherches). Figure 8.10 : Mémoriser un critère de recherche.

Encore plus de recherches Comme dans l’Explorateur Windows et bien d’autres applications, Ciel Compta possède au plus haut point la notion de caractère de substitution. Prenons deux exemples : Tapez 60* dans le champ de recherche. La liste des comptes est alors limitée à tous les comptes de la vue courante dont le numéro débute par 60 (Figure 8.11). Tapez *60 dans le champ de recherche. La liste des comptes est alors limitée à tous les comptes de la vue courante dont le numéro se termine par 60 (Figure 8.12).

Cette technique vaut pour les chiffres comme pour les lettres, autrement dit pour n’importe quel contenu accessible dans les colonnes de la fenêtre.

Les méthodes présentées dans ce qui précède sont très largement utilisée dans bon nombre d’autres outils de Ciel Compta. Retenez-les dès à présent. Figure 8.11 : Utiliser des caractères de substitution (1).

Figure 8.12 : Utiliser des caractères de substitution (2).

Afficher et imprimer des listes de comptes Que vous ayez ou non regroupé, filtré et/ou trié vos comptes, vous allez certainement vouloir imprimer la liste de ceux-ci, que ce soit en partie ou en totalité. Prenons un exemple simple : 1. Votre plan comptable étant affiché avec ses colonnes par défaut (ou toute autre configuration que vous aurez choisie), cliquez sur le bouton Filtres afin d’activer le bandeau correspondant. 2. En haut de la colonne Solde signé, le filtre affiche pour l’instant une sorte d’entonnoir suivi d’un champ de saisie et d’une croix d’annulation. Cliquez sur cet entonnoir. 3. Dans le menu qui apparaît, choisissez comme opérateur de comparaison est différent de (Figure 8.13).

Les champs de type texte proposent eux aussi une liste d’opérateurs, bien attendue adaptée à leur nature. Vous disposez par exemple dans ce cas de critères du type contient ou commence par. Figure 8.13 : Choisir un opérateur pour le filtre.

4. Cliquez dans le champ qui suit, tapez 0 et appuyez sur Entrée. La liste des comptes se limite à ceux dont le solde signé n’est pas nul. 5. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner uniquement certains comptes sans introduire de nouveaux critères. Pour cela, servez-vous des méthodes classiques : • Cliquez sur un premier compte pour le sélectionner.

• Appuyez sur la touche Maj et laissez-la enfoncée. Cliquez sur une seconde ligne pour obtenir une sélection continue. Relâchez la touche Maj et le bouton de la souris. • Appuyez sur la touche Ctrl et laissez-la enfoncée. Cliquez sur une seconde ligne pour obtenir une sélection discontinue. Relâchez la touche Ctrl et le bouton de la souris. • Cliquez dans une zone vide en dehors des lignes de comptes pour annuler la sélection. 6. Cliquez maintenant sur le petit bouton Aperçu, à droite de Vues. La fenêtre États «Plan de comptes » s’affiche (Figure 8.14). Figure 8.14 : Choisir un état à imprimer.

Vous remarquez tout de suite que vous allez retrouver cette fenêtre dans d’autres circonstances, puisqu’elle vous propose toute une liste d’états disponibles. 7. Contentez-vous de cliquer sur le bouton Aperçu, en haut et à gauche de la fenêtre. La fenêtre Plan de comptes apparaît (Figure 8.15). Vous pouvez ici prendre ou non en considération le contenu du brouillard ou des écritures en simulation, et restreindre encore plus votre sélection en vous limitant à une plage de numéros ou à une certaine classe. 8. Comme nous avons déjà bien filtré les comptes, contentez-

vous de cliquer sur OK. Votre liste de comptes, ainsi qu’un certain nombre de colonnes de résultats ou d’informations s’affiche à l’écran (Figure 8.16). Figure 8.15 : Sélectionner les comptes à imprimer.

L’affichage de l’état présente un aspect que nous avons déjà rencontré… Cette unité d’interface facilite à l’évidence l’apprentissage du logiciel. 9. Choisissez ce que vous voulez faire : imprimer directement, enregistrer le document au format PDF ou l’envoyer par email. Dans tous les cas, la petite flèche qui suit le bouton vous permet de choisir entre traiter tout le document, une page donnée ou encore une sélection de feuilles.

Si vous cliquez sur Imprimer dans cette fenêtre, vous obtiendrez une sortie papier sur l’imprimante par défaut de votre système, sans possibilité d’effectuer un autre choix. Si vous voulez imprimer directement votre plan comptable, ou un extrait de celui-ci, sans passer par l’aperçu, procédez de la manière suivante : 1. Si nécessaire, filtrez le plan de comptes, effectuez une recherche ou encore opérez une sélection dans la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer, juste à droite de celui qui conduit à l’aperçu. Vous retrouvez la liste des états disponibles (revoyez la Figure

8.14), avec deux différences : la case proposant de se limiter à une sélection a disparu, et le bouton Aperçu est remplacé par Imprimer. Figure 8.16 : L’état proposé par Ciel Compta pour un ensemble de comptes du Plan comptable de la société.

3. Cliquez sur le bouton Imprimer, puis choisissez votre sélection (reportez-vous à la Figure 8.15). Cliquez sur OK. 4. Vous pouvez maintenant choisir votre dispositif de sortie dans la liste Imprimante (Figure 8.17). 5. Si nécessaire, cochez les cases associées aux paramètres d’orientation, de papier, de nombre de copies et de marges, puis ajustez les valeurs dans les champs correspondants.

Les réglages disponibles sont les mêmes que dans pratiquement n’importe quel autre logiciel bureautique. En particulier, les copies groupées permettent d’imprimer à la file toutes les pages 1, puis toutes les pages 2, et ainsi de suite. 6. Cliquez sur OK pour lancer l’impression.

Si une édition contient plusieurs documents différents, vous pouvez générer des impressions séparées pour chacun d’entre eux depuis l’onglet Options avancées.

Figure 8.17 : Choisir les options d’impression.

Exporter des listes de comptes En plus des aperçus et des impressions, Ciel Compta vous permet d’exporter facilement des données, en l’occurrence provenant du plan de comptes, vers d’autres formats que celui de sa propre base de données. Vous disposez pour cela de deux modes d’accès. Voyons le premier : 1. Commencez par créer une sélection de comptes à l’aide des méthodes décrites plus haut (regroupement, filtrage, recherche ou encore sélection avec le pointeur de la souris). 2. Votre liste de comptes étant bien affichée à l’écran, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez dans le menu contextuel l’option Tout sélectionner.

Vous pouvez aussi utiliser la combinaison de touches Ctrl + A. Pourquoi passer par l’option Tout sélectionner? Tout simplement parce que si vous cliquez droit sur une seule ligne de compte, seule cette ligne sera reprise pour l’exportation (ou d’ailleurs, pour d’autres opérations). 3. Ouvrez à nouveau le menu contextuel. Choisissez cette fois Exporter, puis Exporter vers Word ou vers Excel ( Figure 8.18). 4. Votre logiciel Microsoft va s’ouvrir. Le cas échéant, confirmez l’importation. Vous pouvez maintenant rééditer, enregistrer et communiquer le document ou la feuille de calcul (Figure 8.19).

Figure 8.18 : Exportation vers Word ou Excel.

Figure 8.19 : Exportation de données dans une feuille de calcul Excel.

La seconde méthode offre davantage de choix : 1. Une fois de plus, procédez comme lors de l’Étape 1 cidessus. 2. Cliquez sur le bouton Options, celui qui se trouve sur la gauche du champ de recherche. Un menu s’affiche ( Figure 8.20). Cliquez sur Exporter.

Ce menu propose quelques options particulières, comme agrandir ou diminuer la taille des caractères, d’autres déjà rencontrées, ou encore la production d’un graphique. Nous allons y revenir.

Figure 8.20 : Le menu des options.

3. La fenêtre États « Plans de comptes » s’affiche ( Figure 8.21 ). Elle propose déjà plusieurs formats d’exportation, notamment texte, DBF ou Ciel Compta version Mac. 4. Cliquez sur le bouton Exporter. Précisez votre sélection, exactement comme pour un aperçu ou une impression, puis cliquez sur Continuer. 5. Ouvrez la liste Format du fichier de sortie, et choisissez le type de document à produire (Figure 8.22).

Si vous avez par exemple un réseau Intranet, le format de sortie HTML peut être intéressant pour communiquer des informations. 6. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner un support d’enregistrement et un dossier, voire à changer le nom par défaut du fichier, et à valider. Figure 8.21 : Choisissez ce que vous voulez exporter.

Figure 8.22 : Choisir le format du fichier de sortie.

Afficher un graphique Produire un graphique depuis un plan de comptes n’est certainement pas l’activité la plus passionnante qui soit, puisque cela ne peut que traduire un certain état instantané de choses, et non une évolution dans le temps. Pour autant, comprendre comment produire une représentation graphique de données vous servira partout où cela sera possible et où vous pourrez en avoir besoin.

Les capacités graphiques de Ciel Compta sont suffisantes pour obtenir un résultat simple. Si vous avez besoin de produire des graphiques plus sophistiqués, que ce soit pour les insérer dans des documents, ou pour réaliser une projection devant votre équipe, ou encore pour convaincre votre banquier qu’il peut vous accorder sans réserve une ligne de trésorerie, il faut procéder autrement. La meilleure méthode consiste sans doute à exporter les données voulues vers Excel puis à faire appel à ses capacités de haut niveau pour obtenir le rendu le plus efficace possible. Tout cela pourra ensuite être transféré vers PowerPoint ou un autre logiciel de même type. Mais ce sujet déborde le cadre de ce livre… 1. Commencez par sélectionner les comptes qui intéressent à l’aide des méthodes décrites plus haut.

vous

Le choix des types de données, la définition des colonnes dans le formulaire, ainsi que les totalisations éventuelles ne sont pas d’une évidence totale et d’une facilité déconcertantes. Là encore, un logiciel tel que Excel dispose de fonctionnalités nettement plus avancées que Ciel Compta, par exemple pour obtenir des soustotaux divers et variés. 2. Cliquez sur le bouton Options, à gauche du champ de recherche, et choisissez dans le menu l’option Graphique.

Dans ce qui suit, l’affichage par défaut des colonnes est conservé. Il y a donc une seule série numérique basée sur les soldes signés. Mais cela ne change rien à la démarche générale. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez-la ou les séries qui vont former les colonnes dans le graphique (Figure 8.23 ).

Définissez le mode de totalisation des séries : Aucune, Somme, Moyenne, etc. La liste Filtre est réputée donner une idée des meilleurs ou des moins résultats. C’est à voir… 4. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’Étape 2. Choisissez parmi les propositions la colonne donnant la légende de l’axe horizontal, la ou les séries déterminant l’axe vertical (Figure 8.24). 5. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à la dernière étape. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner un type de graphique : lignes, barres ou secteurs (Figure 8.25). Figure 8.23 : Choisir les séries pour le graphique.

Figure 8.24 : Sélectionnez la légende de l’axe horizontal.

6. Cliquez sur le bouton Terminer pour afficher votre graphique (Figure 8.26).

Figure 8.25 : Choisir un type de graphique.

Figure 8.26 : Un graphique produit par Ciel Compta.

Vous disposez graphiques :

de

quelques

options

pour

personnaliser

vos

Afficher les valeurs : affiche ou masque la partie inférieure de la fenêtre. Séries : vous permet de modifier « à la volée » la ou les séries servant à établir le graphique. Propriétés : ouvre une boîte de dialogue qui vous permet de reconfigurer les options par défaut du graphique (Figure 8.27). Vous avez ici la possibilité de changer le type de graphique, de personnaliser l’affichage d’un certain nombre d’éléments, notamment des axes. Il est aussi possible de demander une présentation 3D (mais, là encore, rien ne vaut un logiciel spécialisé dans ce domaine).

Figure 8.27 : Modifier les propriétés du graphique.

Tous les outils et les modes de travail présentés dans ce chapitre à propos du plan de compte sont en fait extrêmement généraux. En les connaissant, en les apprivoisant et en apprenant à vous en servir quotidiennement, vous faciliterez grandement votre travail avec Ciel Compta.

Chapitre 9

Créateur de comptes

Dans ce chapitre : Créer un nouveau compte en quelques étapes. Créer un compte de TVA. Créer un compte de banque.

Vous avez votre société, votre plan de comptes et même votre logo… Pour autant, un plan de comptes n’est pas, et ne devrait jamais être complet. En effet, au fil du développement de vos activités, vous allez gagner de nouveaux clients, trouver de nouveaux fournisseurs, mais aussi enregistrer de nouvelles charges ou de nouveaux produits. Vous devez donc apprendre à créer et configurer des comptes.

Créer un compte de tiers, de charges ou de produits Pour créer un nouveau compte, commencez par ouvrir le plan comptable comme nous l’avons au chapitre précédent. Dans le volet de gauche, cliquez sur la classe du futur compte. Pour l’essentiel, vos besoins devraient se limiter aux classes suivantes : Classe 4 (Comptes de tiers) : les deux principales racines sont 40 (Fournisseurs) et 41 (Clients et comptes rattachés), et même plus précisément 411 (Clients). C’est d’ailleurs celle-ci que Ciel Compta vous proposera par défaut. Classe 6 (Charges) : si vous avez opté pour le Plan comptable général, il est vraisemblable que vous êtes déjà à la tête d’une quantité copieuse de comptes. Votre problème sera peut-être plutôt d’en supprimer si vous n’en avez pas l’utilité dans votre gestion. Dans ce cas, sélectionnez le compte de trop dans la fenêtre Plan de comptes, puis cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Supprimer et confirmez. Classe 7 (Produits) : les remarques du paragraphe précédent valent encore ici… Il vaut mieux avoir trop de comptes qu’enlever par erreur et obstination celui qu’il ne fallait pas supprimer!

Quelle que soit la classe, la procédure de création est identique, sauf pour les clients et les fournisseurs qui réclament davantage de renseignements. C’est donc sur eux que nous allons nous attarder.

Onglet Options 1. Dans la fenêtre Plan de comptes, cliquez sur le bouton 411 Clients, puis cliquez sur le bouton Créer. La fenêtre illustrée sur la Figure 9.1 s’affiche. Figure 9.1 : Définir les options du compte.

2. Saisissez le numéro du compte en respectant les règles de définition.

Le numéro du compte doit respecter un certain nombre de règles : Il débute par le chiffre de sa classe (4 en l’occurrence). Ce chiffre est suivi d’un ou deux autres définissant une sous-classe ou encore un sous-compte (par exemple, 411 pour un client ou 40 pour un fournisseur). Le numéro est complété par une référence numérique ou alphabétique selon le cas sans dépasser le nombre de caractères défini dans les paramètres de comptabilité du dossier (revoyez si nécessaire le Chapitre 6). 3. Entrez ensuite un intitulé à votre convenance. Celui-ci ne peut pas comporter plus de 35 caractères. 4. Si vous le souhaitez, servez-vous des deux boutons qui suivent le champ Intitulé pour associer au compte un commentaire ou d’autres informations.

Avec le bouton Informations complémentaires, vous pouvez définir des mots-clés qui serviront d’aide à la saisie dans diverses opérations. Vous retrouvez d’ailleurs ces mots-clés dans la colonne Informations de la fenêtre Plan de comptes. Par exemple, Ciel Compta sera capable d’associer automatiquement le compte 606000 aux termes eau, gaz et électricité, ou encore le compte 602250 au mot stylo (Figure 9.2). Figure 9.2 : Associer des mots clés aux comptes.

5. Laissez cocher la case Utilisable pour que ce compte soit… utilisable, autrement dit qu’il puisse être accepté dans une saisie. 6. Cochez la case Lettrable si le compte peut être lettré. Ceci ne concerne en principe que les comptes clients et fournisseurs. Modifiez le cas échéant le code du prochain lettrage à utiliser. Si vous ne voulez pas laisser le programme décider seul de la gestion des codes de lettrage, vous pouvez aussi cocher la case Demander.

Rappelons que le lettrage joue en particulier sur le traitement des reports à nouveau lors de la clôture d’un exercice et de l’ouverture de l’exercice suivant. 7. Cochez de même la case Pointable si le compte doit faire l’objet d’un pointage. Indiquez si nécessaire le prochain code à utiliser. 8. La zone suivante concerne la tenue d’une comptabilité budgétaire et analytique afin d’associer au compte courant un code budgétaire. Dans ce cas, cochez la case Ventilation. Servez-vous du bouton marqué de trois points et sélectionnez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Il est aussi possible d’associer plusieurs codes analytiques dits de niveau 1 en cliquant sur le bouton qui suit.

Les codes analytiques et budgétaires doivent avoir été créés au préalable.

Pour rendre obligatoire l’affectation d’un code analytique lors de la saisie des écritures, l’option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire doit avoir été cochée dans les préférences (rubrique Comptabilité, puis Analytique). Le code analytique par défaut associé au compte sera alors repris automatiquement. 9. La section Saisie regroupe des options qui concernent, comme il se doit, la saisie des écritures. Ces données sont disponibles lors de la saisie si elles sont cochées. • Réf. pointage/lettrage : vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Échéance : sert si vous voulez gérer un échéancier pour un compte client ou fournisseur. • Quantité : permet d’imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Ce paramètre concerne essentiellement un mode de gestion analytique. Figure 9.3 : Choisir un compte de TVA par défaut.

10. Il est également possible de définir une option par défaut pour la TVA, de manière à ce qu’elle soit automatiquement appliquée lors de la saisie d’une écriture. Cochez la case qui indique que le compte est exonéré de TVA, ou cliquez sur le bouton marqué de trois points qui suit le champ Compte de

TVA. Sélectionnez alors le compte de TVA collectée ou déductible qui convient (Figure 9.3).

Onglet Client ou Fournisseur La définition d’un compte de tiers (client ou fournisseur) possède un onglet supplémentaire qui vous permet de définir les coordonnées de la personne ou de la société, ainsi que diverses autres informations. Sur la Figure 9.4 seuls deux champs ont été renseignés. Nous allons voir tout de suite pourquoi. Bien entendu, si vous disposez déjà de toutes ces informations, ou du moins de celles dont vous avez besoin, vous pouvez les saisir directement. Figure 9.4 : Informations sur un client ou un fournisseur.

Une adresse précise, ou encore une adresse e-mail, sont indispensables pour les échanges de courrier ou de messages avec votre client ou votre fournisseur. 1. Saisissez dans chaque champ le renseignement demandé, du moins si vous le connaissez. 2. En cas de doute, ou bien si certaines informations vous manquent et que le compte concerne une société, Ciel Compte vous offre des aides extrêmement appréciables pour compléter votre fiche. En supposant, comme sur la figure, que vous connaissez le nom et la ville de rattachement de la société, cliquez dans la rubrique Adresse de la barre d’actions sur le bouton Vérifier. 3. La fenêtre Recherche d’adresse s’affiche ( Figure 9.5 ). Elle

reprend les données déjà renseignées. Figure 9.5 : Initier la recherche d’une société.

4. Partant des informations que vous maintenant sur le bouton Rechercher.

possédez,

cliquez

Ciel Compta va lancer une recherche sur Internet et vous proposer tous les résultats disponibles (Figure 9.6). Magique!

Vous devez évidemment être connecté à Internet pour que la recherche se fasse… Selon les informations que vous avez déjà saisies, il est tout à fait possible qu’une seule société soit trouvée, voire aucune… Dans ce cas, il y a un petit problème à régler! Figure 9.6 : Localiser une société sur Internet.

5. Cliquez sur la ligne qui convient, puis sur OK. Les renseignements ainsi récupérés s’affichent dans la fenêtre Recherche d’adresse. 6. Si possible, complétez tout ou partie des champs qui restent. 7. Vous disposez de deux boutons en bas et à gauche de la boîte de dialogue pour imprimer ou afficher un aperçu de la fiche du client ou du fournisseur. Sinon, cliquez sur le bouton Mise à jour pour confirmer. Vous revenez alors à la fenêtre de création du compte. 8. Si vous êtes un peu curieux, cliquez sur le bouton Plan afin de localiser votre client ou votre fournisseur à partir de son adresse. Ciel Compta ouvre lors une fenêtre qui correspond en fait au site Web bien connu ViaMichelin (Figure 9.7).

De même, le bouton Itinéraire vous permet de faire appel au service ViaMichelin pour calculer un itinéraire entre votre propre adresse et celle du client ou du fournisseur. 9. Si vous la connaissez, saisissez une adresse de messagerie dans le champ Email. Si vous voulez envoyer un message tout de suite, cliquez sur le bouton qui se trouve à droite du champ. 10. C’est le même principe pour saisir l’adresse du site Web associée au compte. Servez-vous du bouton qui se trouve à droite du champ pour afficher la page correspondante dans votre navigateur Internet par défaut (ou pour vérifier qu’elle existe et que vous n’avez pas fait d’erreur de saisie).

Figure 9.7 : Localiser un client ou fournisseur.

11. Entrez maintenant le nom de la banque du client ou du fournisseur. Cochez l’une des cases Sur rayon ou Hors rayon selon l’emplacement de la banque. Ces options concernent la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l’extérieur du département de la domiciliation bancaire.

Pour pouvoir définir des informations bancaires beaucoup plus précises, vous devez disposer d’une version plus évoluée de Ciel Compta. 12. Si, pour un client uniquement, un encours est autorisé, saisissez le montant maximal de celui-ci dans le champ correspondant.

Si cet encours vient à être dépassé dans la saisie d’une écriture,

Ciel Compta vous en avertira immédiatement. Vous pourrez alors décider d’annuler ou de poursuivre l’écriture.

Pour rendre utilisable cet encours, vous devez cocher (depuis le menu Dossier, Options, Préférences, Comptabilité, Options de saisie) l’option Afficher l’alerte encours client. 13. Les comptes de fournisseurs ajoutent un champ TVA qui vous permet de déclarer que ce compte est soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements, et ce quel que soit le régime défini dans les paramètres de votre dossier. 14. La liste Mode de paiement vous permet de choisir un moyen de règlement par défaut pour le compte. 15. Enfin, la ligne Echéance permet de définir un échéancier pour les règlements différés. Pour changer la valeur par défaut, A réception, cliquez sur le bouton Modifier. La boîte de dialogue Date d’échéance s’affiche (Figurer 9.8). Vous disposez de plusieurs choix : Figure 9.8 : Définir une date d’échéance.

• À réception : correspond à l’option par défaut. • Précision au mois : cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • Précision au jour : cochez l’une des options possibles : • Jours nets : l’échéance intervient après le nombre de jours que vous indiquez, • Jours nets + fin de mois : l’échéance

se produit après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. • Jour d’encaissement : indiquez ici le numéro du jour de la date d’encaissement (par exemple le 10, le 15 ou le 25 du mois).

La section Exemple vous aide à visualiser le calcul de la prochaine échéance à partir de la date du jour, où à simuler celle-ci en choisissant une autre date. 16. Cliquez sur OK pour confirmer, ou sur Annuler pour conserver le paiement à réception.

Les onglets Cumuls, Solde validés et Graphiques sont évidemment sans intérêt au stade de la création. Ils n’ont d’utilité que pour les consultations de comptes sur lesquels des mouvements sont déjà enregistrés. 17. Si le compte que vous créez est celui d’une société, il est encore temps d’en apprendre plus sur celle-ci. Vous devez pour cela connaître et saisir son numéro SIRET (agrégation des codes SIREN et NIC). Cliquez alors dans la barre d’actions sur le bouton Infos légales. Ciel Compta va afficher dans votre navigateur Internet par défaut la page correspondante sur le site InfoGreffe. 18. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton OK de la barre d’actions pour terminer l’enregistrement de votre compte (ou sur Annuler si vous vouliez simplement tester une création).

Créer un compte de TVA Si la TVA à 7 % apparue en 2012 a été intégrée très vite à Ciel Compta, rien ne dit que d’autres taux ne vont pas apparaître (ou disparaître). Bien entendu, une nouvelle version du logiciel devient dans ce cas très vite disponible. Mais vous êtes peut-être très pressé(e). Autant alors savoir comment procéder pour créer un compte de TVA. 1. Depuis le menu Dossier, choisissez Paramètres, puis TVA. La boîte de dialogue Paramètres TVA s’affiche. Cliquez sur l’onglet Taux de TVA, puis le bouton Créer (Figure 9.9). 2. Saisissez le nouveau taux de TVA puis cliquez sur OK. Votre taux est ajouté à la liste. Figure 9.9 : Définir un nouveau taux de TVA.

3. Cliquez sur OK pour refermer la fenêtre. 4. Cliquez maintenant sur le bouton Plan de comptes. Sélectionnez la classe 4 dans le volet de gauche, puis cliquez sur le bouton Créer dans la barre d’actions. 5. Saisissez le numéro de compte associé au nouveau taux de TVA, puis l’intitulé correspondant. Sélectionnez le type de TVA ainsi que le taux voulu à l’aide des deux listes qui se trouvent en bas de la fenêtre (Figure 9.10). 6. Cliquez sur OK pour confirmer. 7. Recommencez la procédure pour chaque type de compte de TVA.

Figure 9.10 : Créer un compte de TVA.

Créer ou modifier un compte de banque Les comptes bancaires ou de chèques postaux ont caractéristiques supplémentaires. Voyons cela de plus près.

des

1. Dans votre plan de comptes, cliquez sur le bouton Créer. Saisissez un nouveau numéro de compte débutant par 512. Dès que vous avez entré un numéro valide et appuyé sur la touche de tabulation, deux nouveaux onglets apparaissent : Banque et Agence (Figure 9.11).

Si vous n’avez qu’un seul organisme bancaire, vous pouvez aussi demander tout simplement à modifier le compte de banque 512000 pour fournir les informations demandées. 2. Saisissez l’intitulé du compte et choisissez les options que vous voulez activer. Souvenez-vous qu’il est possible d’entrer un commentaire ou de saisir des mots-clés à l’aide des deux boutons qui suivent le champ Intitulé.

N’oubliez pas de cocher la case Utilisable pour pouvoir accéder à ce compte dans vos écritures! Figure 9.11 : Création d’un compte bancaire.

Le lettrage ne sert généralement que pour les comptes clients et fournisseurs. Par contre, l’activation du pointage peut être utile lors des opérations de clôture pour reprendre dans les A-nouveaux des opérations bancaires non encore pointées ou rapprochées. 3. Activez l’onglet Banque. Saisissez les informations dont vous disposez dans la zone Identification (Figure 9.12).

Le code IBAN (International Bank Account Number) est une norme destinée aux transactions internationales, et notamment européennes. Il permet de disposer d’un système unifié dans tous les pays afin de faciliter les échanges. Il est composé d’un code de pays sur deux lettres (FR pour la France), suivi d’un code de contrôle à deux chiffres puis des informations provenant du RIB (code banque, code guichet, etc.) Le code BIC (Bank Identifier Code) sert à la gestion des transmissions interbancaires. Il identifie notamment la banque, son pays, ainsi qu’un certain nombre d’autres éléments d’information complémentaires. Figure 9.12 : Renseigner les informations sur la banque.

4. La rubrique Soldes est automatiquement générée par le logiciel. Il est possible d’y enregistrer le montant d’une autorisation de découvert, le but étant de vous avertir (avant que la banque elle-même ne le fasse…) si ce découvert est dépassé.

Il est possible de modifier le solde pointé en cliquant sur le bouton qui suit ce champ. Saisissez alors le montant voulu dans le champ Régularisation du solde pointé (Figure 9.13). Appuyez sur la touche de tabulation pour vérifier le montant recalculé par Ciel Compta. Cliquez sur OK pour confirmer. 5. Si votre banque est capable de vous fournir les relevés des écritures qu’elle a enregistrées, indiquez ou recherchez à l’aide du bouton Parcourir l’emplacement sur votre disque dur du fichier texte correspondant.

Vous devez pour cela vous renseigner auprès de votre banque sur les solutions (payantes) envisageables et leur intérêt éventuel en fonction de votre activité. 6. De même, si votre banque le permet, spécifiez dans la rubrique Import relevé le format d’importation de vos relevés. Pour cela, choisissez ce format en cliquant sur le bouton marqué de trois points (Figure 9.14 ). Indiquez ou recherchez à l’aide du bouton Parcourir l’emplacement du fichier texte correspondant sur votre disque dur.

Vous avez même la possibilité de fabriquer de nouveaux formats en cliquant sur le bouton Créer. Mais il vaut mieux demander toutes précisions nécessaires à votre banque avant de se lancer dans ce genre de manipulation… Figure 9.13 : Régulariser un solde pointé.

Figure 9.14 : Choisir un format d’import de relevé bancaire.

7. Activez ensuite l’onglet Agence. Indiquez les coordonnées de celle-ci dans les champs proposés, sans oublier le nom de votre interlocuteur ou interlocutrice privilégié(e), ainsi que l’adresse e-mail de votre contact ou encore l’adresse du site Internet de la banque. 8. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK pour revenir au plan de comptes.

Consulter et modifier un compte Depuis votre plan comptable, vous pouvez facilement consulter l’état la liste des écritures passées dans chaque compte pour l’exercice courant. Pour cela : 1. Ouvrez la fenêtre du Plan de comptes. 2. Sélectionnez la bonne classe de comptes dans le volet de gauche. 3. Localisez le compte à consulter. Si la liste est longue, vous pouvez faire appel aux outils de filtrage, recherche et autres déjà décrits. Par exemple, saisir dans le champ de recherche les deux ou trois premiers chiffres du numéro de compte suffit généralement à s’y retrouver. 4. Si votre objectif est de modifier les paramètres d’un compte, faites un double clic sur la ligne correspondante (ou cliquez une fois, puis sur le bouton Modifier de la barre d’actions). 5. Si vous voulez voir les écritures passées dans le compte, cliquez une fois sur la ligne, puis sur le bouton Consulter le compte dans la barre d’actions.

Ciel Compta vous propose un autre mode d’accès, qu’il appelle action flash. Les actions flash sont disponibles quand vous cliquez sur une ligne. Un gros bouton bleu marqué d’une flèche apparaît alors. Déplacez le pointeur de la souris sur ce bouton, puis choisissez l’option voulue dans le menu qui apparaît (Figure 9.15). Figure 9.15 : Demander à consulter un compte.

La fenêtre de consultation apparaît (Figure 9.16).

Figure 9.16 : Consulter un compte.

6. Vous pouvez alors : • Changer de compte en tapant sa référence dans le premier champ, ou le choisir dans la liste des comptes en cliquant sur le bouton marqué de trois points, ou bien encore passer au compte précédent/suivant à l’aide des deux boutons fléchés qui suivent. • Définir la période de consultation en choisissant de nouvelles dates dans les champs Du et Au. Cliquez sur les boutons Calendrier pour vous aider à choisir ces dates.

Vous pouvez aussi utiliser le bouton qui se trouve à droite du premier champ de date pour vous limiter à la date courante ou encore consulter l’exercice précédent. • Inclure ou non les écritures toujours présentes dans le brouillard ou en simulation. • Effectuer des recherches ou encore filtrer les écritures à l’aide des techniques décrites précédemment. Vous pouvez également afficher un aperçu, imprimer la liste des écritures ou encore les envoyer par e-mail, les exporter dans un fichier ou bien vers Word ou Excel, etc.

En cliquant sur le bouton droit de la souris dans une cellule de la feuille, le menu contextuel vous propose des critères de recherche simples basés sur la colonne correspondante (un numéro d’opération, un journal, une date, un numéro de pièce, etc.). La Figure 9.17 illustre cette méthode. Figure 9.17 : Recherche rapide de données.

Le bandeau de boutons correspondant est commun à de nombreuses fenêtres de Ciel Compta. Par contre, vous ne retrouverez pas ici l’option Graphique.

Il est aussi possible de sélectionner certaines écritures à l’aide de combinaison entre clics et touches Ctrl et/ou Maj. • Éditer une ligne d’écriture en faisant un double clic dessus (ou en cliquant sur le bouton Modifier)

Ce n’est pas parce qu’il y a aussi un bouton Supprimer qu’il faut s’en servir… On peut effectivement effacer une écriture erronée du

brouillard pour la reprendre, mais ce n’est pas une technique comptable recommandable. Bien entendu, il n’est plus question de suppression une fois le brouillard validé.

Travailler sur un compte La fenêtre du plan comptable propose en plus de la consultation un bouton appelé Travailler sur le compte. Celui-ci donne accès à une fenêtre qui ressemble beaucoup à celle de consultation, si ce n’est qu’elle propose des outils supplémentaires permettant d’effectuer un certain nombre d’opérations sans passer par d’autres commandes ou par les menus du logiciel. 1. Sélectionnez le compte voulu dans le plan comptable à l’aide des techniques déjà décrites. 2. Dans la barre d’actions, cliquez sur le bouton Travailler sur le compte. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, configurez les paramètres, options et sélections exactement comme pour une consultation (Figure 9.18 ). Si nécessaire revoyez à ce sujet la section précédente. Figure 9.18 : Travailler sur un compte.

4. Choisissez l’opération que vous voulez effectuer : • Lettrer : ouvre la fenêtre de lettrage manuel pour le compte sélectionné. La fenêtre correspondante comporte quelques colonnes de plus. Nous aurons bien entendu à revenir sur le sujet. • Pointer : si le compte sélectionné est défini comme étant pointable, ouvre une fenêtre qui vous permet de définir notamment un code et une date de pointage, en d’autres termes une correspondance entre écriture bancaire et écriture comptable.

Vous devrez dans ce cas choisir si vous voulez créer un nouveau pointage (bouton Pointer) ou en supprimer un (bouton Dépointer). Tout cela est automatisé au maximum pour simplifier votre travail, autrement dit effectuer ce type de tâche sans passer par des tas de menus et de boutons. • Régler : permet d’effectuer automatiquement un paiement ou un encaissement pour la ou les lignes de mouvement sélectionnées (Figure 9.19). Figure 9.19 : Enregistrer rapidement un règlement.

Le montant est automatiquement déterminé à partir de votre sélection. Si celle-ci comporte plusieurs mouvements, le logiciel déterminera ce montant en totalisant les lignes créditrices et les lignes débitrices. • Contrepasser : permet d’effectuer automatiquement une contrepassation simple ou multiple selon que la sélection porte sur un ou plusieurs mouvements. Par défaut, l’inscription est passée dans le journal des opérations diverses, et il vous reste essentiellement à en préciser le mode d’écriture (inversion des mouvements, ou conservation de la colonne débit ou crédit, mais avec un signe négatif devant les montants). • Extourner : cette appellation un peu étrange permet de produire une nouvelle imputation du ou des comptes sélectionnés tout en conservant

l’écriture d’origine.

Là encore, comme ailleurs, le solde est calculé automatiquement est prenant en compte les soldes créditeur et débiteur de l’ensemble des comptes sélectionnés. • Solder : ce bouton permet de créer, par défaut dans le journal des opérations diverses, un solde du ou des comptes sélectionnés. • Inverser D/C : inverse les montants en débit ou crédit du ou des montants sélectionnés.

Il s’agit réellement d’une inversion. Aucune fenêtre particulière ne sera donc affichée, si ce n’est celle qui vous demandera de confirmer l’opération. 5. Une fois le travail sur le compte terminé, cliquez sur le bouton Fermer pour terminer.

Chapitre 10

Ciel Compta, version analytique

Dans ce chapitre : Configurer une comptabilité analytique et budgétaire. Définir des codes analytiques. Définir des répartitions. Associer des codes analytiques ou budgétaires aux comptes.

La comptabilité analytique permet notamment de classer des éléments (généralement, des dépenses) en familles homogènes, avec éventuellement une ventilation en sous-sections selon des clés de répartition. L’objectif est de permettre une analyse plus fine de l’activité de la société afin d’optimiser son fonctionnement et d’aider aux prises de décision. C’est là un domaine réellement complexe que nous ne ferons qu’effleurer. Une comptabilité budgétaire sert à définir des charges (ou des produits) réputées connues et planifiables à l’avance, ce qui aide à la fois à la saisie des écritures et à établir des prévisions budgétaires. Des remboursements d’emprunts ou encore les loyers des locaux en sont des exemples typiques.

Configurer une comptabilité analytique et budgétaire Avant toute chose, votre dossier doit avoir été configuré de manière à pouvoir gérer correctement votre comptabilité analytique. Pour cela : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, puis Préférences. 2. Dans la rubrique Comptabilité, faites un double clic sur la ligne Analytique. La fenêtre Analytique s’affiche (Figure 10.1). Figure 10.1 : Choisir les préférences pour une comptabilité analytique.

3. Définissez les options que vous voulez activer ou désactiver. • Ventilation analytique/budgétaire obligatoire : force l’affectation d’un code analytique lors de la saisie des écritures. Pour les comptes concernés, la case Ventilation doit être cochée lors de leur création, ou en modifiant ultérieurement leur configuration. Le code analytique défini par défaut sera alors automatiquement repris dans l’écriture, avec éventuellement une répartition entre plusieurs autres codes si des clés sont paramétrées via le bouton Ventilation analytique. • Appel automatique de la grille de saisie analytique : autorise (si possible) la modification des ventilations analytiques lors de la saisie ou de l’édition d’une écriture. Dans ce cas, vous devez également cocher la case Modifier les montants en saisie dans les codes analytiques. • Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé : permet de prendre en compte, lors de la saisie d’une écriture, les montants budgétaires mensuels définis pour le code budgétaire en cours. • Afficher les cumuls et budgets de l’exercice N-

1 : permet de visualiser les cumuls et budgets de l’exercice N-1 dans les fiches analytiques (onglets Budgets et Cumuls). • Répartition analytique : lors des calculs des montants à répartir, des écarts peuvent être constatés. Vous pouvez choisir de corriger ces écarts en choisissant l’une des quatre options proposées. 4. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer, puis appuyez sur la touche Echap pour refermer la fenêtre des préférences.

Définir des codes analytiques Pour définir ou gérer vos codes analytiques, procédez de la manière suivante : 1. Dans le menu Listes, choisissez l’option Codes analytiques. La fenêtre Liste des codes analytiques apparaît (Figure 10.2). Elle affiche les codes existants en indiquant s’ils sont aussi budgétaires et si une clé de répartition est définie. Figure 10.2 : La liste des codes analytiques.

Pour pouvoir sélectionner uniquement les codes budgétaires ou non, cliquez si nécessaire sur le bouton Options et choisissez Affiner la sélection. 2. Cliquez sur le bouton Créer pour accéder à la fenêtre Nouveau code analytique. 3. Saisissez tout d’abord un libellé unique (d’au plus treize caractères) pour votre code, puis un intitulé pour celui-ci. Les lignes et colonnes des onglets Cumuls, Soldes validés, ainsi que la représentation sous l’onglet Graphique, seront par la suite automatiquement renseignées ou affichées par le logiciel. 4. Si vous voulez tenir une comptabilité budgétaire, cochez la case correspondante. L’onglet Budget apparaît (Figure 10.3).

Selon les choix que vous avez fait dans la boîte de dialogue Analytique des préférences, le logiciel tiendra ou non compte des cumuls et budgets de l’exercice N-1, ainsi que des écritures en « simulation/brouillard » (voir la section précédente). Figure 10.3 : Budgéter des dépenses.

5. Saisissez alors les montants alloués mois par mois pour ce code dans la colonne Mt Budgété. Notez que les totaux par exercice sont automatiquement calculés.

Pour passer d’une cellule à une autre, servez-vous de la touche de tabulation ou encore des touches fléchées de votre clavier. Pour corriger une erreur, cliquez dans la cellule voulue, effacez son contenu, puis saisissez à nouveau le montant et appuyez sur Entrée.

Pour la suite, vous pouvez afficher la fenêtre de ce code pour visualiser les montants prévisionnels et effectivement réalisés, ainsi que les écarts en valeur et en pourcentage entre ces deux chiffres.

Définir des répartitions L’intérêt d’une comptabilité analytique est notamment de permettre une analyse des coûts. Il existe différentes méthodes, différents systèmes de structuration d’une comptabilité analytique, sujet qui dépasse largement le cadre de ce livre. Contentons-nous d’un exemple simple. Supposons que les charges de loyer (le code LOCB de la Figure 10.3) soient à ventiler dans trois services différents, chacun se voyant affecter un certain pourcentage dans cette répartition. Voyons alors comment procéder : 1. Dans la fenêtre de création du code analytique, cochez la case Avec clé de répartition. La fenêtre affiche l’onglet Répartition. 2. Cliquez sur le bouton Ajouter. La liste des codes analytiques déjà définis s’affiche (Figure 10.4). Figure 10.4 : Choisir un code analytique pour une répartition.

3. Cliquez sur la ligne du premier code, par exemple ADM (administration) puis sur OK. 4. Répétez les Étapes 2 et 3 pour ajouter les autres codes (disons COM et COMPTA). 5. Faites un double clic sur la case Pourcentage du premier code, puis entrez la part affectée à ce code analytique. 6. Recommencez pour les autres codes. Vous pouvez saisir tous les pourcentages en contrôlant leur total, ou laisser le dernier vide, puis cliquer sur la ligne correspondante et enfin sur le bouton Equilibrer ( Figure 10.5 ). Le logiciel calculera alors la valeur résiduelle.

Figure 10.5 : Équilibrer une répartition en pourcentage.

7. Cliquez sur le bouton OK de la barre d’actions pour terminer.

Cette ventilation donne une clé de répartition dite de niveau 2. N’entrons pas dans des schémas de sous-répartitions imbriquées, chose trop complexe pour nous ! 8. Refermez la fenêtre des codes analytiques.

Associer des codes analytiques ou budgétaires aux comptes Lorsque vos codes analytiques sont définis et configurés, encore fautil en faire quelque chose, c’est-à-dire pouvoir les utiliser dans les écritures, notamment en les associant à des comptes afin d’automatiser le plus possible la saisie. Pour cela : 1. Ouvrez votre plan de comptes. Localisez le compte qui doit être associé à un code analytique. Servez-vous si besoin est des méthodes de recherche et de filtrage déjà étudiées. 2. Faites un double clic sur la ligne du compte, ou sélectionnez-la et cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Modifier. 3. Dans la rubrique Budgets/Analytique, cochez la case Ventilation. 4. Dans le champ Code analytique par défaut, utilisez la recherche rapide ou cliquez sur le bouton marqué de trois points, puis sélectionnez dans la liste le code voulu (Figure 10.6). Cliquez sur OK. Il est possible d’associer plusieurs codes analytiques à un même compte en équilibrant leur répartition, selon le même principe que lors de la définition d’une répartition (voir la section précédente). Pour cela : Figure 10.6 : Associer un code analytique par défaut au compte.

1. Reprenez les deux étapes précédentes. 2. Cliquez maintenant, tout à fait à droite du champ Code

analytique par défaut, sur le bouton Ventilation analytique. La fenêtre Affectation sur plusieurs codes analytiques s’affiche (Figure 10.7). 4. Cliquez dans la première case de la colonne Code analytique. Servez-vous du bouton marqué de trois points pour sélectionner un code dans la liste qui apparaît. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 5. Dans la case Pourcentage correspondante, saisissez le taux appliqué pour la ventilation de ce code. 6. Recommencez les Étapes 4 et 5 pour spécifier les autres codes à utiliser.

Comme pour la définition d’une répartition lors de la création d’un code analytique, vous pouvez ici laisser un des pourcentages vides, cliquer dans la colonne Pourcentage sur cette case vierge, puis cliquer sur le bouton Équilibrer pour terminer le calcul.

Le total des pourcentages doit obligatoirement donner comme valeur 100. Par question de laisser quoi que ce soit dans le vide! Figure 10.7 : Affectation de plusieurs codes analytiques à un compte.

7. Quand vous avez terminé, cliquez dans la barre d’actions sur le bouton OK pour enregistrer la nouvelle définition de votre compte. 8. Vous pouvez également refermer la fenêtre de votre plan de comptes. Lors de la saisie d’écritures pour ce compte, le logiciel remplira automatiquement la case Code analytique (Figure 10.8).

Figure 10.8 : Insertion d’un code analytique dans une écriture.

Vous pourrez alors : Sélectionner et effacer le contenu de ce champ. Encore faut-il à cela une raison bien particulière…

Si, dans la boîte de dialogue Analytique des préférences de la comptabilité, vous avez coché la case Ventilation analytique/budgétaire obligatoire, vous ne pourrez pas effacer cette donnée. Choisir un autre code en cliquant sur le bouton marqué de trois points, juste à droite du champ. Définir le cas échéant une ventilation analytique sur plusieurs codes comme nous l’avons vu plus haut. Dans ce cas, le logiciel affiche automatiquement la répartition correspondante des montants (Figure 10.9). Figure 10.9 : Définir une ventilation sur plusieurs codes analytiques lors de la saisie d’une écriture.

Bien entendu, il ne faut pas abuser de toutes ces possibilités. Vous risqueriez sinon de vous y perdre totalement, et donc de ruiner le but

d’une comptabilité analytique.

Si un code analytique sert dans une comptabilité budgétaire, vous pouvez à tout moment comparer les montants budgétés et les mouvements effectivement réalisés en ouvrant à nouveau la liste des codes analytiques. Faites un double clic sur le code voulu, puis ouvrez l’onglet Budget pour visualiser ces données, ainsi que l’écart éventuel entre prévision et réalisation.

Chapitre 11

Gérer les journaux

Dans ce chapitre : Créer un journal. Modifier un journal.

Comme nous l’avons vu dans le Chapitre 4, Ciel Compta crée par défaut cinq journaux (A-nouveaux, Banque, Achats, Opérations diverses et Ventes) auxquels peut aussi venir s’ajouter le journal de Caisse. Nous savons aussi qu’un journal est un document comptable obligatoire qui sert à regrouper les opérations de même nature. Les lignes d’écritures doivent se suivre de manière continue et comporter un certain nombre d’informations : imputation au débit et en crédit sur deux comptes, date, montant, libellé explicatif, références aux pièces justificatives et aux numéros de comptes concernés. À la fin de chaque période (en général tous les mois), le total de chaque journal est reporté dans le Grand livre, ou encore journal centralisateur. Pour éviter de s’y perdre, il ne sert à rien de multiplier le nombre de journaux, et ceux qui sont proposés par Ciel Compta devraient en pratique être tout à fait suffisants. Pour autant, il vaut mieux savoir gérer ses journaux. Et, comme vous allez le voir (et comme vous vous en doutez certainement déjà), les méthodes de travail dont vous disposez sont en totale conformité avec ce que vous avez déjà rencontré précédemment.

Créer un journal Pour créer un nouveau journal, vous devez commencer par afficher l’existant, puis définir un certain nombre de propriétés : 1. Ouvrez le menu Listes et choisissez l’option Journaux. La fenêtre Liste des journaux s’affiche (Figure 11.1). Vous y retrouvez les journaux par défaut de votre dossier. Vous reconnaissez également les boutons de regroupement et de filtrage, ceux qui servent à imprimer la liste, à l’exporter (au format texte), ou encore à effectuer une recherche. Tout cela est beaucoup moins utile que pour les comptes, puisque vous n’avez à gérer qu’un nombre restreint de journaux. Figure 11.1 : La liste des journaux.

Il est également possible d’exporter la liste des journaux vers Word ou Excel. Pour cela, appuyez par exemple sur Ctrl + A afin de sélectionner la totalité des journaux. Appuyez sur le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel qui s’affiche, choisissez l’option Office, puis Exporter la sélection vers Word (ou vers Excel). 2. Cliquez sur le bouton Créer. La fenêtre de définition s’affiche (Figure 11.2). 3. Commencez par saisir le code du journal (sur trois caractères au plus). 4. Appuyez sur la touche de tabulation, puis saisissez l’intitulé du journal.

5. Ouvrez la liste Type et choisissez la nature de votre journal parmi les cinq propositions (Figure 11.3).

Tous les types correspondent en fait aux journaux principaux. On les dit aussi journaux auxiliaires du Grand-livre (le centralisateur, ou encore livre-journal). Si vous créez un autre journal, il va constituer une subdivision d’un journal auxiliaire. Ce qui risque de surcharger le travail plutôt que le faciliter.

Ne commettez pas d’erreur en choisissant le type du journal. Vous ne pouvez par exemple pas utiliser un compte client dans un journal d’achats, ou un compte fournisseur dans un journal de ventes. Figure 11.2 : Créer un journal.

Figure 11.3 : Choisir le type du journal.

6. Définissez ensuite les options du journal : • Utiliser la contrepartie automatique en saisie : le compte de contrepartie est utilisé en saisie d’écritures pour solder automatiquement le

mouvement sur la dernière ligne d’écriture. Cochez cette case et choisissez le compte de contrepartie, par exemple en cliquant sur le bouton marqué de trois points et en utilisant les techniques de localisation désormais habituelles.

Pour un journal de banque, par exemple, vous pourriez utiliser le compte générique (512000) ou encore un numéro correspondant à un de vos (nombreux?) organismes bancaires. Lors de la saisie des écritures dans ce ce journal, vous pouvez entrer les montants débiteurs, puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l’écriture, il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Contrepartie. Le solde est alors affecté au compte bancaire (512000 ou un autre de même racine).

Vous avez également possibilité de spécifier des libellés par défaut pour les inscriptions en débit et en crédit des écritures de contrepartie. • Rupture d’écriture sur solde : permet de changer automatiquement le numéro d’écriture dès que le solde des lignes est équilibré. • Prochain n° pièce : entrez ici un numéro de pièce servant de base à une incrémentation automatique dans le journal. • Tester les doublons lors de l’enregistrement : demande au logiciel de contrôler le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 7. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Votre nouvelle création apparaît maintenant dans la liste des journaux.

Modifier ou supprimer un journal Pour modifier les caractéristiques d’un journal : 1. Dans le menu Listes, choisissez l’option Journaux. 2. Dans la liste des journaux, cliquez sur le nom de celui que vous voulez éditer puis sur le bouton Modifier de la barre d’actions. 3. Éditez les options que vous voulez changer puis cliquez sur le bouton OK de la barre d’action.

Le code et l’intitulé ne peuvent plus être changés une fois le journal créé. Enfin, la théorie dit qu’il est très facile de se séparer d’un journal en le sélectionnant puis en cliquant sur le bouton Supprimer. En pratique, c’est une opération qui ne peut évidemment se faire que dans certaines conditions. Il vaut sans doute mieux ne pas avoir à se poser la question…

Troisième partie

Ciel Compta, c’est saisissant !

Trop de données tue les données Dans cette partie…

Dans les deux premières parties de ce livre, nous avons fait le tour du Ciel Compta, ou plutôt nous avons appris à le découvrir, à se familiariser avec son interface et avec bon nombre de fonctionnalités. Vous l’avez compris : Ciel Compta pousse très loin le souci d’apporter à l’utilisateur un maximum de confort pour que chacun s’y sente à l’aise et puisse choisir ses propres méthodes de travail selon ses préférences, ses habitudes et ses besoins. Mais maintenant, il est temps d’aller plus loin. Votre travail de comptable ou de gestionnaire débute vraiment ici!

Chapitre 12

Comprendre la saisie des écritures

Dans ce chapitre : Ciel Compta et ses modes de saisies. Configurer les préférences de saisie. Saisir la compta au vol. Terminer la saisie.

Cela vient d’être rappelé : Ciel Compta vous propose toujours plusieurs voies pour accomplir votre travail. Et c’est encore plus vrai pour la saisie des écritures.

La forme la plus simple est l’utilisation du mode comptable Cahier, qui doit être choisi los de la création du dossier de la société. Ce mode comptable a été présenté dans le Chapitre 5. Nous n’y reviendrons pas ici.

Ciel Compta et ses saisies Mis à part des cas spécifiques, par exemple l’enregistrement d’un relevé bancaire, Ciel Compta offre un large panel de méthodes de saisie des écritures. Vous les retrouvez dans le menu Saisies. Essayons donc de nous y retrouver en regardant ce menu du haut vers le bas : Top Saisie : c’est l’assistant de saisie, celui qui vous guide pas à pas dans vos écritures. Nous l’avons déjà rencontré au Chapitre 2. Avec ses maquettes prédéfinies, il permet de simplifier considérablement bon nombre d’opérations courantes. Saisies rapides : dans ce mode, le nombre de données à fournir est limité au maximum. Basées aussi sur des modèles préfinis, elles limitent le nombre d’opérations et de contrôles que vous avez à effectuer (par exemple en gérant automatiquement les contreparties, ou encore en simplifiant encaissements, règlements et facturations). Quatre options du menu leur sont dédiées : Facture/Avoir client ou fournisseur rapide, Encaisser ou Régler un montant. Saisies guidées : dans ce mode de saisie, les informations sont proposées par défaut selon les paramètres du dossier définis pour les racines de comptes et selon les valeurs indiquées par défaut dans les préférences comptables. Vous les retrouvez via quatre autres options du menu : Facture/Avoir client ou fournisseur, Encaissement et Paiement. Saisie standard : ce mode de saisie permet d’enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Saisie au kilomètre : dans ce mode, semblable au précédent, vous pouvez saisir des lignes de pièces pour différentes dates (mais toujours pour le même mois, ce qui est un principe de base des journaux). On parle également de saisie par bordereau. Vous pouvez l’utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Saisie simplifiée : il est également possible d’activer un mode de saisie dite simplifiée pour les règlements. Dans ce cas, vous ne vous occupez que des dépenses et des recettes (autrement dit, vous ne vous souciez pas de la facturation des comptes de tiers) ainsi que des comptes de banque ou de caisse. Dans ce cas, les

commandes Encaissement et Paiement sont remplacées par Recette et Dépense. Pour activer la saisie simplifiée : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, puis Préférences. Dans la rubrique Comptabilité, faites un double clic sur Règlement. La fenêtre Règlement s’affiche (Figure 12.1). Figure 12.1 : Activer la saisie simplifiée.

2. Cochez la première case puis cliquez sur OK. C’est tout!

Configurer les préférences de saisie Selon vos besoins, vos habitudes et le degré de complexité des données à saisir, vous pouvez accepter les paramètres par défaut de votre dossier ou personnaliser ceux-ci. Pour cela : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, puis Préférences. Dans la rubrique Comptabilité, faites un double clic sur Options de saisie. La fenêtre correspondante s’affiche (Figure 12.2). Figure 12.2 : Configurer les préférences de saisie.

2. Cochez ou décochez les cases qui correspondent aux options que vous voulez activer ou désactiver. Cliquez sur OK pour valider. Voyons cela d’un peu plus près : Afficher le numéro de mouvement : pour être informé du numéro de mouvement attribué par le logiciel à l’écriture lors de l’enregistrement de celle-ci.

Ce numéro n’est qu’un code interne. Le référencement des pièces comptables doit s’effectuer en fonction des numéros de ces pièces! Libellé de l’écriture = intitulé du compte : définit un type de libellé par défaut. Ce libellé sera repris automatiquement dans la grille de saisie standard ou au kilomètre. Sinon, le libellé est libre.

Afficher la palette d’informations : demande à afficher la palette d’informations (qui fournit une vue synthétique des écritures) lors de l’ouverture des fenêtres de saisie. Afficher la liste auxiliaire : ces quatre options permettent d’activer l’affichage de listes auxiliaires lorsque le curseur se trouve sur une zone associée à l’une des données correspondantes (listes des comptes, des journaux, des codes analytiques ou des modes de paiement). Afficher l’alerte encours client : demande à être averti automatiquement lorsqu’un encours maximum autorisé est dépassé. Inclure les écritures en brouillard dans l’encours client : permet d’inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l’encours. Sinon, seules les écritures validées seront prises en compte. Afficher le solde automatiquement : demande à ce que le solde soit automatiquement calculé lors de la saisie des écritures. Statut validé par défaut lors d une saisie d écriture : demande à ce que les écritures soient automatiquement validées.

Contrairement aux écritures enregistrées dans le brouillard ou en mode simulation, il n’est plus possible de modifier a posteriori une écriture validée. Danger! Saisie Z de caisse : cochez cette dernière option pour que, lors de la saisie Z de caisse, les écritures de vente soient ventilées par rapport au HT au lieu du TTC par défaut (et qui reste le mode le plus répandu). Bien entendu, il n’est pas possible dans le cadre de ce livre de passer en revue tous les types et cas de saisies possibles et imaginables. L’essentiel est de comprendre les mécanismes de base qui vous permettront de bien tenir votre comptabilité selon vos besoins et votre domaine d’activité.

Choisir votre méthode de saisie Vous disposez, comme d’habitude, de plusieurs points d’entrée pour lancer une saisie : Vous pouvez activer l’un de vos bureaux et cliquer sur la vignette qui convient. Vous pouvez aussi ouvrir le volet de navigation en cliquant sur la barre blanche, à gauche de la fenêtre, puis choisir une des options de la rubrique Mes saisies (Figure 12.3). Vous pouvez utiliser la barre d’actions pour accéder directement à la saisie au kilomètre, ou encore à la liste des écritures comme aux comptes individuels. Lorsque vous consultez un compte, le bouton Créer permet de saisir une nouvelle opération pour ce compte. Quand vous consultez la liste des écritures, la flèche qui se trouve sous le bouton Créer propose plusieurs modes de saisie (Figure 12.4). Enfin, vous avez à votre disposition la totalité des commandes du menu Saisies (Figure 12.5). Figure 12.3 : Sélectionner un mode de saisie dans le volet de navigation.

Figure 12.4 : Initier une saisie depuis la liste des écritures.

Figure 12.5 : Le menu Saisies.

Faites votre choix!

Une saisie en pratique Le plus simple pour se familiariser avec la saisie d’écritures est sans doute de regarder le mode standard. Certaines opérations sont davantage guidées (nous y reviendrons plus tard), mais autant se lancer tout de suite dans le grand bain ! Dans ce qui suit, nous allons réaliser la saisie d’une facture de compte de tiers, en l’occurrence un client.

Premières étapes : Données de base 1. Fermez les fenêtres que vous auriez déjà ouvertes. Vous n’en aurez pas besoin. Ouvrez ensuite le menu Saisies et choisissez l’option Saisie standard. Dans la fenêtre de saisie standard, vous devez commencer par entrer les données d’en-tête (Figure 12.6).

Pour passer d’un champ à un autre, vous pouvez cliquer, ou appuyer sur l’une des touches Entrée ou Tabulation. Figure 12.6 : Entête d’une saisie en mode standard.

2. Choisissez l’option voulue pour le libellé (libre ou automatique avec le libellé du compte) ainsi que le mode de calcul.

Pourquoi s’embêter? Gardez le mode de calcul automatique. Après tout, vous travaillez avec un ordinateur! Dans ce cas, le logiciel proposera par défaut le taux de TVA usuel (donc 19,6 % à ce jour), sauf si vous avez associé un autre taux dans la définition du compte client, fournisseur, de charge ou de produit. 3. Indiquez dans quel journal doit être passée l’écriture à l’aide de la liste de même nom. Pour cet exemple, choisissez le journal des ventes (VT).

Le journal par défaut est normalement le dernier utilisé dans une saisie standard ou au kilomètre.

4. La date par défaut correspond aux paramètres que vous avez définis pour votre dossier. Vous pouvez bien sûr en changer à l’aide du bouton Calendrier, mais elle doit rester conforme à vos paramètres comptables.

Pour changer de jour dans le mois courant, il vous suffit tout simplement de taper son numéro. Si la date actuelle se situe en janvier 2013, entrez 15 et appuyez sur Entrée. Le champ affichera alors 15/01/2013. 5. Le champ N° de pièce vous permet d’attribuer un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ceci peut faciliter la recherche d’écritures, et donc l’analyse comptable. C’est un élément conseillé à défaut d’être obligatoire.

Il est possible de laisser le logiciel incrémenter automatiquement les numéros de pièces en renseignant le champ correspondant dans la définition du journal. Modifiez ensuite si nécessaire ce numéro. 6. Saisissez le libellé de l’opération. Il correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l’édition des journaux.

Si le champ Libellé est vide une fois que vous avez saisi un numéro de pièce, celui-ci sera automatiquement proposé comme libellé.

Étapes suivantes : Grille de saisie Une fois l’en-tête renseigné, vous allez passer à la seconde partie de la fenêtre : la grille de saisie (Figure 12.7). 1. Sur la première ligne de la grille, cliquez dans la cellule N° de compte. Comme c’est un compte client, commencez à taper sa racine, 411. Cliquez ensuite sur le bouton marqué de trois points (ou appuyez sur la touche F4) pour ouvrir la liste des comptes. Sélectionnez ensuite le compte client voulu et validez.

Si vous avez demandé dans vos préférences de saisie à afficher la liste auxiliaire des comptes, une fenêtre Top 10 va apparaître. Elle peut vous être utile, du moins si elle propose le choix qui vous intéresse. Figure 12.7 : Saisie standard en cours!

Le fait d’entrer simplement 411 peut vous renvoyer à la liste de tous les comptes, ce qui va vous forcer à utiliser les fonctions de recherche, filtrage et autres pour localiser votre client. Dans ce cas, recommencez en tapant cette fois 411000 pour fournir une racine complète. Pour ce petit exercice, et si vous avez ouvert le dossier Exemple du

logiciel et que vous n’avez créé aucun nouveau compte, vous pouvez sélectionner le client 411DEL (Delta Distribution) et appuyer sur Entrée pour passer à la seconde colonne.

Une fois le numéro de compte saisi, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Un copieux menu contextuel s’ouvre alors. Vous y retrouvez certaines options déjà rencontrées, ou sinon très classiques. En particulier, la commande Consulter le compte vous permet d’afficher dans une nouvelle fenêtre l’ensemble des écritures déjà passées pour le compte choisi.

Vous avez choisi un compte, mais vous ne voyez pas son intitulé. Celui-ci est assez vraisemblablement placé à la droite des colonnes, et vous devez donc faire défiler la fenêtre à l’aide de la barre de défilement affichée sous la grille de saisie pour y accéder. Il est possible de modifier cette disposition par défaut en cliquant droit sur un champ de la grille puis en sélectionnant dans le menu contextuel l’option Affichage « intitulé du compte ». Sélectionnez le mode d’affichage que vous préférez et cliquez sur OK (Figure 12.8). Figure 12.8 : Afficher ou non l’intitulé du compte, et où.

2. Le libellé de l’écriture proposé par défaut est celui qui apparaît dans l’en-tête, du moins si l’option Libellé libre est sélectionnée. Sinon, activez au préalable l’option Libellé = intitulé compte, puis éditez ce champ et appuyez sur la touche Entrée pour continuer. 3. Vous devez maintenant entrer un montant TTC en débit ou en crédit. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel se place automatiquement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Bien entendu, vous devez vérifier que la proposition est correcte.

Cliquez s’il le faut dans la bonne cellule avant de saisir le montant de l’opération. Pour cet exercice, il s’agit d’une facturation au client. La classe correspondante est un compte de bilan (classe 4). C’est un actif qui augmente, donc il faut le débiter (voyez à ce sujet le Chapitre 4). Inscrivez la somme voulue dans la colonne Montant débit, soit par exemple ici 800 (sous-entendu euros). Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation. 4. Vous accédez ensuite à la colonne Code mode de paiement. Selon les paramètres de votre comptabilité (les fameuses listes auxiliaires), vous disposez d’une liste Top 10 pour y choisir le code voulu, ou bien vous saisissez celui-ci directement, ou bien encore vous cliquez sur le bouton marqué de trois points pour le sélectionner (la touche F4 est une bonne alternative). Choisissez par exemple un paiement par chèque (CHQ) et appuyez sur Entrée pour passer à la suite. 5. Vous en arrivez maintenant à la date d’échéance. Celle-ci est calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l’écriture. Vous pouvez bien entendu la modifier (puisque l’écriture n’est pas validée). Appuyez sur Entrée pour continuer.

La date d’échéance concerne uniquement les comptes de tiers. 6. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l’en-tête de l’écriture, il est repris par défaut dans la cellule Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d’écriture avec la ligne d’écriture correspondant au montant TTC réglé.

Lorsque l’écriture sera lettrée, les codes de lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. Lors de la saisie, ce champ n’est pas modifiable. 7. Si vous avez défini une ventilation analytique pour ce compte, sélectionnez-la dans la cellule suivante (colonne Code analytique). Comme il s’agit d’une liste, vous disposez des méthodes désormais habituelles (Top 0, bouton marqué de trois points ou encore touche F4). 8. Le cas échéant, renseignez aussi le champ Quantité.

Les cellules Date d’échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l’onglet Options de chacun des comptes concernés. Sinon, elles ne seront pas modifiables lors de la saisie. Les zones non accessibles lors de la création d’une ligne sont affichées sur fond grisé.

Continuer les lignes d’écritures Vous venez de saisir la première ligne de votre écriture, mais celle-ci n’est pas terminée car elle n’est pas encore équilibrée. 1. Cliquez dans le champ N° de compte de la seconde ligne. Procédez comme vous l’avez fait plus haut et choisissez cette fois le compte de TVA approprié. Il y a de fortes chances pour qu’il s’agisse d’un des comptes 445664 (TVA déductible au taux de 19,6 %) ou 445714 (TVA collectée au taux de 19,6 %). 2. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation. Un miracle s’accomplit. Si tout va bien, l’essentiel de la seconde ligne va être automatiquement rempli : intitulé, libellé et montant créditeur du compte de TVA.

Comme les miracles s’organisent, vous obtenez ces résultats si les options Libellé libre et Calcul automatique sont activés dans l’entête. Vous pouvez bien sûr changer manuellement ces informations (mais il vaut mieux ne pas se tromper sur le montant de la TVA!). 3. Passez maintenant à la colonne N° de compte de la troisième ligne. Très vraisemblablement, l’opération est soit une vente de marchandise (racine 707) ou une prestation de service (racine 706). Tapez 706000 et appuyez sur Entrée.

Un certain nombre de champs sont automatiquement remplis selon les options que vous avez choisies. Si la théorie dit que le montant créditeur devrait être renseigné de manière à équilibrer les écritures, la pratique semble un peu moins évidente. Quelles que soient les options définies, vous devrez donc peut-être saisir manuellement la colonne Montant crédit. Dans cet exercice, le montant créditeur est de 668,90 euros. Vérifiez bien en bas de la fenêtre que le total des colonnes Montant crédit et Montant débit est identique.

Simplifiez-vous la vie! Si vous n’avez pas envie de recalculer manuellement le montant d’équilibre pour votre dernière ligne,

cliquez sur celle-ci, puis sur le bouton Solde, au-dessus de la grille de saisie. Et la magie s’opère!

Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Par défaut, celui-ci correspond à ce que vous avez défini dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques en cliquant sur le bouton marqué de trois points (code unique), ou sur celui qui se trouve à sa droite (codes analytiques multiples).

La saisie d’un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l’option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.

Autres outils La rangée de boutons qui se trouve juste au-dessus de la grille de saisie standard vous offre plusieurs autres outils : Solde : partant du principe qu’une écriture comporte au moins trois lignes et doit être équilibrée, ce bouton permet de calculer automatiquement le montant de la dernière ligne. Contrepartie : si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l’écriture en affectant le solde de l’écriture à ce compte. Insérer : permet d’insérer une ligne supplémentaire entre deux autres. Effacer : supprime la ligne active, autrement celle dans laquelle se trouve le curseur. Si aucune sélection n’est active, c’est la dernière ligne saisie qui est effacée par défaut.

Vous pouvez sélectionner une ligne entière en cliquant sur son numéro d’ordre (le chiffre qui se trouve à sa droite). Dupliquer : crée un double de la ligne sélectionnée. Il ne vous reste plus qu’à éditer les éléments qui changent dans la nouvelle ligne. La barre d’actions vous propose également d’autres choix : Tout effacer : vide la grille de saisie pour recommencer celle-ci en cas de grosse erreur d’imputation. Aperçu/Imprimer : vous permet d’imprimer votre saisie, ou d’en afficher un aperçu qu’il est par exemple possible ensuite d’exporter au format PDF (Figure 12.9). Nous avons déjà rencontré cette fenêtre.

Les petits boutons du bandeau qui se trouve juste au-dessus de la grille de saisie ont des rôles que nous avons déjà décrits. Notez cependant que l’aperçu (ou l’impression) proposé de cette manière permet d’une part de choisir tout ou partie des lignes d’écritures, et d’autre part que la présentation obtenue en est différente de celle du bouton équivalent de la barre d’actions.

Celui propose en effet une mise en forme «officielle», tandis que sinon vous obtenez une simple copie de la grille. Modifier/Consulter/Lettrer : avec les trois boutons de la rubrique Compte, vous avez aussi la possibilité de gérer le compte dont la ligne est sélectionnée dans la grille de saisie. Si une modification n’est sans doute pas souhaitable à ce stade (sauf cas d’espèce) afin de ne pas introduire de contradictions dans vos journaux, utiliser le bouton Modifier pour simplement consulter les propriétés du compte en cas de doute peut être utile, de même que la consultation des écritures déjà passées. Il est également possible d’opérer un lettrage manuel sur le compte sélectionné, du moins si celui-ci est défini comme étant lettrable. Figure 12.9 : Aperçu d’écritures réalisées dans le mode de saisie standard.

Utiliser la palette d’informations Ciel Compta vous propose une aide supplémentaire : la palette d’informations. Pour l’afficher, sélectionnez un compte dans la grille de saisie, puis cliquez sur le bouton Palette de la barre d’actions. Une fenêtre indépendante s’affiche sur votre écran (Figure 12.10). Figure 12.10 : La palette.

Pour que la palette ne vous gêne pas, cliquez dessus et faites-la glisser vers un autre emplacement. Cette palette vous permet de voir instantanément un certain nombre d’éléments comptables pour la saisie actuelle. Elle est formée de deux parties : En haut et à gauche, vous trouvez le numéro de mouvement (ou bien la mention Nouveau si le mouvement n’a pas encore été numéroté). En dessous apparaissent le total des soldes débiteur et créditeur du mouvement en cours. En haut et à droite, vous voyez le numéro de la ligne sélectionnée, ainsi que le nombre total de lignes dans le mouvement. Les soldes créditeur et débiteur qui apparaissent en dessous vous permettent de savoir rapidement si l’opération est ou non équilibrée. En bas et droite, la palette affiche le compte actuellement sélectionné dans la grille de saisie. Il vous suffit de cliquer sur une nouvelle ligne pour actualiser ces informations. Les deux lignes Solde B + V D et Solde B + V C fournissent les soldes débiteur et créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte sélectionné. Pour cacher la palette, il suffit de cliquer à nouveau sur son bouton dans la barre d’actions, ou encore de cliquer droit sur la palette ellemême et choisir l’option Masquer la palette d’informations.

Terminer la saisie Une fois votre mouvement équilibré et correctement défini, il ne vous reste plus que deux choses à faire : 1. Choisissez en bas de la fenêtre le mode d’enregistrement dans le journal : • Brouillard : permet de modifier à tout moment les écritures. Lorsque celles-ci ont été contrôlées, et généralement en fin de période, il est possible de les valider globalement depuis la commande Validation brouillard du menu Traitements. • Validation : enregistre définitivement les écritures. Elles ne peuvent donc plus être modifiées par la suite.

Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas, annuler l’ensemble des lignes de l’écriture en effectuant une contrepassation, ou bien modifier le numéro de compte d’une des lignes d’écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. • Simulation : peut servir par exemple à enregistrer des montants prévisionnels, anticiper des paiements, etc. Ces écritures sont traitées comme celles du brouillard et peuvent être ou non incluses dans les états.

Dans la liste des écritures, celles qui proviennent du brouillard sont affichées en noir. Les écritures validées apparaissent en rouge. Les écritures en simulation sont en bleu. 2. Vérifiez une dernière fois votre saisie, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour transférer votre mouvement dans le journal. Refermez la fenêtre. Vous venez de passer vos premières écritures en mode de saisie standard.

Chapitre 13

Petit tour d’horizon des modes de saisie

Dans ce chapitre : Saisie assistée avec Top Saisie. Effectuer une saisie rapide. Conduire une saisie guidée. Saisies d’endurance (au kilomètre). Effectuer une saisie Z de caisse. Aides à la saisie. Consulter et modifier les écritures. Créer des propres modèles de saisie et des abonnements.

Nous avons vu dans le chapitre précédent comment opérer une saisie standard en prenant pour exemple une vente, en l’occurrence une prestation de service. Mais ce n’est bien sûr qu’un des multiples modes proposés par Ciel Compta. Dans ce chapitre, nous allons donc partir à la découverte des autres possibilités.

L’assistant Top saisie Son rôle est évidemment de vous guider dans les premières étapes d’une saisie d’écritures en automatisant certaines entrées, comme les numéros de compte. Selon le cas, vous aboutirez à une grille de saisie standard, guidée ou encore à un mode rapide. Quelques étapes suffisent donc pour réduire votre travail grâce à quelques modèles prédéfinis. Par exemple : 1. Dans le menu Saisies, choisissez l’option Top saisie. La fenêtre de l’assistant s’affiche (Figure 13.1). Figure 13.1 : L’assistant Top saisie vous propose quelques modèles d’écritures.

2. Sélectionnez l’opération que vous voulez enregistrer, ou demandez à effectuer une autre opération. Prenons comme exemple une écriture de vente. Cliquez sur la première ligne puis sur le bouton Suivant. Figure 13.2 : Top saisie, étape 2 de l’assistant.

3. Affinez votre choix dans la seconde fenêtre. Ici, l’enregistrement d’une vente de marchandises conviendra très bien (Figure 13.2). Cliquez sur le bouton Suivant. 4. Précisez vos intentions, en l’occurrence le taux de TVA (Figure 13.3 ). Sélectionnez l’un des taux proposés, puis cliquez sur le bouton OK. Figure 13.3 : Top saisie, la dernière étape.

Vous retrouvez alors un des formulaires type de Ciel Compta que vous pouvez compléter et modifier selon vos besoins.

Saisie rapide client ou fournisseur Les commandes de saisie rapide ont bien sûr pour but de simplifier l’enregistrement des écritures en proposant un formulaire simplifié et donc certains champs sont remplis à l’avance (en fonction des options définies ou non dans le compte concerné). 1. Dans le menu Saisies, choisissez l’une des options Facture/Avoir client rapide ou Facture/Avoir fournisseur rapide.

Vous retrouvez ces options dans le volet de navigation sous le nom Saisir une vente et Saisir un achat. Le formulaire de saisie rapide (en l’occurrence pour une vente à un client) s’affiche (Figure 13.4). Figure 13.4 : Le mode de saisie rapide limite les informations à renseigner.

2. Indiquez tout d’abord s’il s’agit d’une facture ou d’un avoir, ce qui revient à inverser le sens du mouvement (débit ou crédit). 3. Choisissez le mode de libellé, exactement comme dans le mode de saisie standard (voir le chapitre précédent). 4. Modifiez si nécessaire la date proposée (il s’agit normalement de la date du jour). 5. Sélectionnez le compte client ou fournisseur concerné. Cliquez par exemple sur le bouton marqué de trois points pour afficher la liste des comptes disponibles. Sélectionnezen un puis cliquez sur OK.

6.

7.

8.

9.

10. 11.

12.

La liste des comptes comporte un bouton Créer qui permet d’enregistrer immédiatement un nouveau client ou fournisseur. Appuyez sur Entrée. Si vous avez choisi un libellé libre, l’intitulé du compte apparaît dans le champ suivant. Vous pouvez sûr le corriger. Entrez maintenant le montant TTC de la facture ou de l’avoir. Si un taux de TVA par défaut a été associé au compte lors de sa création, ce taux est automatiquement proposé (il est par défaut de 19,6 %). Vous pouvez bien sûr encore en changer. Saisissez ensuite le montant TTC de l’opération et appuyez sur Entrée. En fonction du taux de TVA défini ou sélectionné dans la liste, le montant HT ainsi que celui de la TVA sont automatiquement calculés. Pratique! Par défaut, un seul compte de contrepartie est utilisé pour équilibrer l’opération. Cliquez dans ce champ sur le bouton marqué de trois points et sélectionnez la bonne imputation dans la fenêtre Liste des comptes. Si nécessaire, choisissez de même un code analytique. Comme dans le mode de saisie standard, indiquez où doit être enregistré le mouvement (brouillard, validation ou simulation). Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer. Le logiciel affiche un message qui vous indique sous quel numéro le mouvement a été sauvegardé.

Il est possible, lors de l’Étape 9 par exemple, de choisir une ventilation de la contrepartie sur plusieurs comptes en cliquant sur l’option correspondante. Dans ce cas : 1. Le formulaire change pour proposer une grille de saisie tout à fait semblable à celle du mode standard (Figure 13.5 ). Le compte de contrepartie par défaut est automatiquement affiché sur la première ligne. Cliquez dans le champ Montant HT, puis saisissez la valeur à ventiler sur ce compte.

Le compte de contrepartie peut être changé à ce stade. D’autre

part, il faut d’abord redéfinir le montant HT avant de pouvoir spécifier un autre compte de contrepartie sur la seconde ligne. Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours ce dernier qui est retenu en priorité. Figure 13.5 : Ventiler la contrepartie sur plusieurs comptes.

2. Votre nouveau montant hors taxes étant redéfini sur la première ligne, cliquez dans le champ N° de compte de la seconde. Sélectionnez celui-ci à l’aide des techniques habituelles. 3. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation. Le logiciel affiche alors automatiquement l’intitulé et recalcule tout aussi automatiquement le montant hors taxe ainsi que la TVA avec le taux prédéfini (ou par défaut) de manière à ce que le mouvement soit équilibré. Vous pouvez alors continuer comme ci-dessus pour ajouter de nouveaux comptes de contrepartie, ou enregistrer vos écritures. Quand vous avez terminé, refermez la fenêtre en appuyant par exemple sur la touche Echap.

La démarche est bien sûr la même pour une saisie rapide de facture/avoir fournisseur.

Saisie rapide d’encaissement Pour saisir un encaissement sous un format simplifié, vous allez bien entendu ouvrir le menu Saisies puis choisir la commande Encaisser un montant.

Vous pouvez aussi retrouver ce modèle de saisie sous l’appellation Enregistrer un règlement dans le volet de navigation, ou encore sur votre bureau Intuiciel (par défaut dans le Bureau 2 ou 3). Par défaut, la fenêtre qui s’ouvre alors propose le compte 411 et reprend l’ensemble des écritures non soldées (Figure 13.6). Ensuite : 1. Localisez l’encaissement concerné en entrant sa valeur dans le champ Montant. 2. Si cela ne suffit pas, ou si vous en connaissez uniquement un ordre de grandeur, définissez une fourchette en entrant une valeur dans le champ +/- (Figure 13.7). La grille de saisie ne devrait plus proposer que les écritures qui correspondent à votre critère de recherche. Figure 13.6 : Enregistrer un règlement.

Figure 13.7 : Définir un critère de recherche pour l’encaissement.

3. Si nécessaire, éditez également le contenu du champ Compte selon les techniques habituelles de manière à restreindre encore plus le champ de recherche.

Si vous êtes trop sélectif, vous risquez tout simplement de ne trouver aucun numéro de mouvement dans la grille de saisie. Dans ce cas, modifiez le montant, l’intervalle et/ou le numéro de compte pour élargir le champ de recherche. 4. Si les informations que vous venez de saisir ne sont pas suffisantes pour retrouver le ou les encaissements à régulariser, cliquez au-dessus de la grille sur le bouton Options. Dans le menu qui s’affiche, choisissez la commande Affiner la recherche. Vous pouvez alors spécifier en plus une date d’échéance ainsi qu’un numéro de pièce (Figure 13.8). Figure 13.8 : Affiner la recherche.

5. Cliquez sur la ou les écritures que vous avez repérées dans la grille de saisie. 6. Vous pouvez maintenant cliquer dans la barre d’actions sur le bouton Régler. L’encaissement va automatiquement être enregistré dans le brouillard, et le cas échéant lettré. Mais il y a mieux… 7. Cochez, en bas de la fenêtre, sur la case Voir l’écriture avant de l’enregistrer. Cliquez maintenant sur le bouton Régler de la barre d’actions. La fenêtre Encaissement va s’afficher (Figure 13.9). Tous les éléments utiles sont automatiquement renseignés s’ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d’échéance, budget, paiement, etc.).

Figure 13.9 : Voir et éditer un encaissement avant de l’enregistrer.

L’exemple de la Figure 13.9 correspond au cas où vous avez validé l’option de TVA sur les débits dans vos paramètres. Si vous avez opté pour l’option Encaissement dans la rubrique TVA sur ventes (menu Dossier, commandes Paramètres puis TVA), la fenêtre va se présenter différemment (Figure 13.10). Figure 13.10 : Enregistrer une TVA en encaissement.

Dans ce cas, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement.

1. Renseignez normalement les champs de l’en-tête. Vérifiez le montant réglé ainsi que le compte bancaire ou de caisse qui va recevoir le règlement. 2. Cliquez sur le bouton Insérer, au-dessus de la grille de saisie. Le logiciel va remplir automatiquement la première ligne à partir du taux de TVA connu ou par défaut. Corrigez éventuellement celui-ci et confirmez. 3. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre d’actions et validez les messages qui apparaissent.

Saisie rapide d’un règlement La procédure rapide de règlement d’une facture ressemble de très près à celle que nous venons de voir : 1. Dans le menu Saisies, choisissez l’option Régler un montant. Vous pouvez aussi cliquer sur Gérer mes règlements sur le bureau Intuiciel, ou encore sur le lien Régler un montant dans la rubrique Mes saisies du volet de navigation. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un montant, ainsi qu’éventuellement un écart, afin de localiser plus facilement l’écriture à régulariser (Figure 13.11).

Vous pouvez être encore plus spécifique en sélectionnant un certain fournisseur dans le champ Compte. Figure 13.11 : Rechercher les lignes d’écriture pour le règlement.

3. Sélectionnez maintenant une ou plusieurs lignes dans la grille.

Rappelez-vous que les sélections de lignes multiples s’effectuent à l’aide de combinaisons Ctrl + clic gauche (sélection discontinue) ou encore Maj + clic gauche (sélection continue). 4. Si vous voulez laisser le logiciel gérer directement les

écritures correspondantes, cliquez sur le bouton Régler. Sinon, cochez la case Voir l’écriture avant de l’enregistrer. Cliquez ensuite sur le bouton Régler de la barre d’actions. 5. La fenêtre qui s’affiche alors (Paiement) est identique ce que nous avons vu pour les encaissements (Figure 13.12 ). Ajustez le cas échéant les données, choisissez le mode d’enregistrement, puis cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre d’actions. Figure 13.12 : Vérifier les détails d’un paiement.

6. Validez les messages qui s’affichent. Si vous avez terminé, refermez la fenêtre Régler un montant.

Saisie guidée d’une facture client ou fournisseur Les saisies guidées fonctionnent à partir des mêmes méthodes de base que les saisies rapides, si ce n’est qu’elles sont plus développées et proposent donc davantage de champs. 1. Dans le menu Saisies, choisissez la commande Facture/Avoir client ou Facture/Avoir fournisseur. La fenêtre illustrée sur la Figure 13.13 va s’afficher. Remarquez que, par défaut, le journal de ventes (VT) est proposé pour un client, et le journal des achats (HA) pour un fournisseur. Figure 13.13 : Saisie guidée pour une facture client.

2. Comme nous l’avons déjà vu, vous pouvez choisir entre facture et avoir, ce qui inverse le sens de l’opération. Vous avez toujours la possibilité de sélectionner le type de libellé proposé. Le cas échéant, changez le journal en cliquant sur le bouton marqué de trois points pour ouvrir la liste correspondante (vous devriez avoir comme autres choix un journal de banque ou de caisse, ou encore des opérations diverses). 3. Saisissez comme d’habitude le compte client ou fournisseur, ou choisissez-le en cliquant sur le bouton marqué de trois points (vous pouvez aussi appuyer sur la touche F4). Appuyez ensuite sur Entrée. Le champ qui suit devrait être automatiquement renseigné. Modifiez-le si nécessaire.

La barre d’actions vous propose toujours diverses options, comme modifier ou consulter le compte (vous pouvez aussi choisir cette commande dans un menu contextuel), imprimer ou afficher un aperçu du mouvement, afficher la palette d’informations, etc. Vous devriez maintenant être familiarisé avec ces façons de procéder. 4. Passez au champ N° facture (ou N° avoir selon le cas). Saisissez un numéro de facture ou d’avoir si vous le connaissez (cette donnée n’est pas obligatoire). Appuyez sur Entrée. 5. Saisissez si nécessaire un libellé puis appuyez sur Entrée.

Vous retrouvez au bout de ce champ le bouton qui vous permet d’enregistrer un commentaire. 6. Par défaut, la date courante est proposée dans le champ Date. Si vous avez défini une gestion des échéances pour ce compte, le logiciel calcule automatiquement la date correspondante. Modifiez si nécessaire ces deux champs et appuyez sur Entrée pour passer à la suite. 7. Dans le champ Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut de manière à effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous saisissez. Modifiez si nécessaire cette donnée et appuyez sur Entrée.

Le pointage et le lettrage dépendent des options que vous avez choisies lors de la création du compte (Lettrable et/ou Pointable). 8. Le cas échéant, entrez ou choisissez à l’aide du bouton marqué de trois points un code analytique/budgétaire. Ce code s’affiche automatiquement s’il a été spécifié dans la définition du compte.

Si ce code est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d’avoir renseigné cette zone. 9. Saisissez le montant de la facture ou de l’avoir dans le

champ Total TTC et appuyez sur Entrée. Le montant HT et la TVA sont automatiquement calculés soit au taux par défaut, soit à partir de celui qui est enregistré dans les paramètres du compte. Vous pouvez changer cette valeur dans la liste Taux de TVA. 10. Cliquez dans la zone Ventiler sur l’option Un seul compte (comme nous l’avons vu pour la saisie rapide). 11. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l’écriture s’il a été défini ou sélectionnez-le en cliquant sur le bouton marqué de trois points.

Si un compte de TVA est attribué au compte de charge ou de produit que vous indiquez ici et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, voyez s’afficher un message d’alerte. Confirmer, ou annulez et corrigez. 12. Il ne vous reste plus à ce stade qu’à choisir une des options Brouillard, Ventilation ou Simulation pour le mode d’enregistrement, à vérifier le contenu du formulaire de saisie, puis à cliquer sur Enregistrer. Vous pouvez ensuite saisir de nouvelles écritures ou refermer la fenêtre. Si, lors de l’Étape 10, vous avez conservé l’option Plusieurs comptes dans la zone Ventiler sur, vous voyez s’afficher une grille de saisie, exactement comme nous l’avons vu pour le mode rapide (Figure 13.14). Figure 13.14 : Saisie guidée de facture ou avoir avec ventilation sur plusieurs comptes.

Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le Compte de TVA pour les lignes de contrepartie.

Reportez-vous plus haut à la section « Saisie rapide client ou fournisseur » pour plus de détails. Terminez l’opération comme à l’Étape 12 ci-dessus.

Saisie guidée de type Encaissement ou Paiement Les saisies guidées Encaissement et Paiement suivent le même déroulement, pour un client dans le premier cas et un fournisseur dans le second. 1. Dans le menu Saisies, choisissez l’une des commandes Encaissement ou Paiement. Vous voyez s’afficher une fenêtre semblable à celle de la Figure 13.15. Figure 13.15 : Enregistrer un encaissement en mode saisie guidée.

2. Par défaut, le logiciel propose le journal de banque (BQ.) Vous pouvez vous servir du bouton Choix de la valeur (nos fameux trois points) pour en sélectionner un autre (caisse ou opérations diverses). Il doit s’agir de toute manière d’un journal de type vente, achat ou trésorerie selon le cas. 3. Saisissez le numéro du compte client ou fournisseur ou sélectionnez-le en cliquant sur le bouton marqué de trois points. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation. La liste des écritures non lettrées pour ce compte va s’afficher (Figure 13.16). Deux cas peuvent alors se présenter :

Figure 13.16 : Choisir le ou les montants à encaisser ou régler.

• Les règlements à effectuer ou enregistrer apparaissent bien dans la fenêtre : sélectionnezla ou les factures voulues dans la fenêtre, cochez si nécessaire la case Lettrage à l’enregistrement de l’écriture, puis cliquez sur le bouton Régler de la barre d’actions.

4.

5.

6.

7.

Servez-vous comme toujours des combinaisons Ctrl + clic et Maj + clic pour opérer une sélection multiple. • Si aucune facture ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer : refermez simplement la fenêtre pour poursuivre manuellement la saisie du formulaire. Vérifiez, selon le résultat de l’étape précédente, les champs qui sont ou non renseignés automatiquement par le logiciel. En particulier, modifiez la date si nécessaire et appuyez sur Entrée. Renseignez le champ Paiement en vous servant de la liste associée (chèque, carte bancaire, numéraire, etc.). Appuyez ensuite sur Entrée. Modifiez si besoin est la date réelle d’encaissement. Elle diffère de la date de l’écriture lorsque vous enregistrez celleci avant le dépôt à la banque. Le numéro de pièce correspond généralement au numéro indiqué sur la facture. Ce champ, non obligatoire, n’est normalement pas renseignable en cas de paiement par chèque.

8. Selon les options choisies, éditez ce champ ou entrez une légende pour le libellé. 9. Saisissez ou sélectionnez à l’aide du bouton marqué de trois points un code analytique si celui-ci est prévu pour le compte. 10. Le numéro de la pièce est reporté par défaut dans le champ Référence pointage/let et servira pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez en fonction de son pointage. Vous pouvez bien entendu modifier et/ou renseigner ce champ. 11. Le moment le plus important de l’opération arrive maintenant. Entrez la valeur du règlement dans le champ Montant et appuyez sur Entrée. Saisissez éventuellement le montant effectivement réglé si l’écart dans les règlements est autorisé dans les paramètres de la comptabilité (accessibles depuis le menu Dossier). Dans ce cas, les montants des escomptes seront imputés sur l’un des comptes déclarés dans ces paramètres. L’escompte est alors calculé automatiquement en fonction du montant TTC indiqué et s’affiche dans la zone Ecart. 12. Passez ensuite au champ Compte banque. Sélectionnez celui-ci en appuyant sur F4 (ou via le bouton marqué de trois points). C’est le compte de contrepartie associé au journal. Il est rempli par défaut si vous avez coché dans les paramètres du journal l’option Utiliser la contrepartie automatique en saisie et rempli les champs correspondants (compte et libellé en crédit et/ou en débit). 13. Selon le régime de TVA défini dans vos paramètres (menu Dossier, options Paramètres puis TVA), vous voyez ou non une grille de saisie supplémentaire s’afficher en bas de la fenêtre (Figure 13.17). Modifiez si nécessaire le taux de TVA, ainsi que les comptes de TVA à reverser Dans le cas d’une TVA sur les encaissements, le montant de celleci est placé sur un compte en attente (vous ne la payez que lorsque vous encaissez effectivement le règlement). Le logiciel vous propose alors dans la grille de saisie de solder ce compte d’attente au profit du compte de TVA collectée.

La TVA collectée concerne un encaissement. Pour un paiement, et dans le cas où vous avez aussi défini une TVA sur les encaissements dans vos paramètres comptables, le processus est

semblable, à ceci près qu’il s’agit cette fois de TVA déductible, récupérable lorsque vous aurez réglé la facture.

Dans le cas d’un fournisseur, le mode de gestion de la TVA doit être cohérent entre les paramètres généraux définis depuis le menu Dossier et la configuration du compte lui-même. En d’autres termes, si vous avez choisi TVA sur les encaissements dans les paramètres du dossier, et Sur les débits dans la rubrique Gestion de la TVA sous l’onglet Fournisseur du compte, c’est cette dernière option qui déterminera ou non l’affichage de la grille de saisie. Figure 13.17 : Saisie d’un règlement avec régime de TVA sur les encaissements.

14. Normalement, votre saisie devrait être automatiquement équilibrée, et vous n’avez plus qu’à choisir le mode d’enregistrement (Brouillard, Validation ou Simulation) puis à cliquer sur le bouton Enregistrer.

Si, dans les paramètres de comptabilité, vous avez choisi sous l’onglet Synchro compta, le sens de transfert Client-> Expert comptable (et tout ce qui va avec), la validation ne sera pas possible. Ceci vaut bien entendu pour toutes les saisies.

Si le montant réglé n’est pas identique au montant facturé et que la gestion automatique des escomptes est activée, un message vous demandera de justifier cet écart (Figure 13.18). Choisissez l’option voulue et cliquez sur OK. 15. Confirmez le cas échéant le lettrage et notez le numéro de mouvement (selon vos paramètres). 16. Vous pouvez continuer à saisir d’autres encaissements ou paiements. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer de la barre d’actions ou appuyez sur la touche Echap pour refermer la fenêtre.

La commande suivante du menu Saisies propose de gérer ses relevés bancaires. Nous y reviendrons dans un autre chapitre. Figure 13.18 : Comment gérer un écart de règlement.

Saisie Z de caisse Le Z de caisse, ou ticket Z, totalise toutes les recettes TTC de la journée. Il est produit par une caisse enregistreuse et possède un numéro d’identification. Au préalable, il convient de s’assurer que les comptes d’écart de caisse sont bien définis. Pour cela : 1. Ouvrez le menu Dossier, puis choisissez Paramètres et Comptabilité. 2. Sous l’onglet Racine/Défauts de la boîte de dialogue, vérifiez en bas de la fenêtre les deux comptes d’écart de caisse, normalement 758000 pour les écarts positifs, et 658000 pour les écarts négatifs (Figure 13.19 ). Sélectionnez ces deux comptes si nécessaire puis cliquez sur OK. Figure 13.19 : Définir les comptes d’écart de caisse.

Ce paramétrage est effectué une fois pour toutes dans votre dossier. Maintenant, l’opération va se dérouler en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens…), puis la répartition par mode de règlement. Voyons d’abord la première étape : 1. Dans le menu Saisies, choisissez la commande Saisie Z de caisse. La fenêtre illustrée sur la Figure 13.20 va s’afficher.

Figure 13.20 : Saisir un ticket Z, première étape.

2. Vérifiez la date, et reportez le numéro du ticket Z dans le champ correspondant.

Assurez-vous qu’il n’y a pas d’erreur dans le numéro du ticket. Sinon, vous pourriez vous faire quelques soucis en cas de contrôle…

La première fois que vous utilisez cette commande, la grille de saisie est vide. Par la suite, le libellé, le taux de TVA, le compte et le code analytique des ventes seront conservés ainsi que, dans la seconde étape, le libellé, le compte du règlement ainsi que le code du mode de paiement, à l’exception des comptes clients. Il ne vous restera plus qu’à saisir vos montants.

Vous reconnaissez la plupart des boutons affichés dans la barre d’actions. Notez au passage qu’il est possible d’effectuer une saisie partielle en cliquant sur Enregistrer plus tard. Dans ce cas, le logiciel vous proposera de poursuivre la saisie lors du prochain appel à la commande. 3. Complétez le champ Nombre de clients en fonction des informations dont vous disposez. 4. Partant du ticket Z, entrez le montant total des ventes TTC à

répartir dans le champ correspondant.

Selon la configuration des options de saisie dans les préférences de comptabilité, vous pouvez également effectuer une saisie en HT (ce qui est peu fréquent).

Il est aussi possible d’avoir une démarche inverse, autrement dit de remplir d’abord la grille, le total apparaissant alors dans le champ Reste à répartir. Vérifiez alors celui-ci et remplissez en dernier le champ Total à répartir de manière à équilibrer l’opération. 5. Cliquez dans la case Libellé vente. Saisissez le nom correspondant à la première ligne de répartition. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation. 6. Entrez le montant TTC et appuyez sur Entrée. 7. Si nécessaire, choisissez un taux de TVA autre que celui qui est proposé par défaut.

Le montant HT et celui de la TVA sont calculés automatiquement. Heureusement! 8. Passez au champ Compte. Sélectionnez le compte d’imputation selon les procédures habituelles. 9. Si nécessaire, renseignez aussi le champ Code analytique en choisissant celui-ci dans la liste des codes définis ou en créant une nouvelle ventilation.

Si un code analytique est défini dans les paramètres du compte, ce champ sera automatiquement renseigné. 10. Reprenez à partir de l’Étape 5 pour remplir les autres lignes de la grille de la même manière.

Sur la dernière ligne, vous pouvez demander à équilibrer automatiquement l’opération. Pour cela, cliquez droit et choisissez

l’option Solder dans le menu contextuel, ou appuyez sur la touche F6. 11. Vérifiez que la case Reste à répartir est grisée, autrement dit que l’équilibre est réalisé. 12. Cliquez sur le bouton Suivant, vers la droite de la barre d’actions. Si le reste à répartir n’est pas nul, un message vous en avertit (Figure 13.21 ). Dans ce cas, cliquez sur OK, effectuez les corrections voulues, puis cliquez de nouveau sur le bouton Suivant. Figure 13.21 : Ciel Compta vous prévient que vos ventes ne sont pas totalement réparties.

Vous en arrivez maintenant à la seconde étape, c’est-à-dire à la répartition par mode de règlement : 1. La nouvelle grille de saisie vous propose normalement plusieurs types de règlements. Remarquez que l’en-tête reprend les données provenant de la première étape (Figure 13.22). 2. Dans la colonne Libellé vente, entrez l’intitulé du mode paiement. Si vous laissez cette zone vide, c’est le libellé du compte ou du code du mode de paiement qui sera pris en compte. 3. Saisissez le montant TTC (ou HT selon la configuration de votre comptabilité) affecté à cette ligne. Appuyez sur Entrée 4. Vous devez maintenant définir le compte à affecter. Cliquez pour cela sur le bouton marqué de trois points. Dans la fenêtre qui liste les comptes, vous pouvez sélectionner l’une des options Clients (dans le cas où le client possède un compte dans votre dossier), Autres tiers ou Financiers (pour des règles par chèque, carte bancaire ou encore en espèces).

Dans le cas de chèques, le compte utiliser est généralement le 5112000, Chèques à encaisser. Figure 13.22 : Saisir un ticket Z, seconde étape.

Si certaines lignes ont été automatiquement préremplies par le logiciel, il est possible que seules les options Autres tiers et Financiers soient disponibles. Pour utiliser des comptes clients, vous devrez donc remplir vous-même de nouvelles lignes. 5. Indiquez de même le code du mode de paiement (non obligatoire) en vous servant de la liste prédéfinie accessible via le bouton marqué de trois points ou la touche F4. 6. Répétez les étapes précédentes pour compléter votre grille.

Comme dans toutes les grilles de saisie du logiciel, vous pouvez supprimer une entrée erronée. Pour cela, cliquez sur la ligne voulue avec le bouton droit de la souris et choisissez dans le menu contextuel la commande Effacer les lignes sélectionnées.

Les comptes clients sont les seuls qui ne sont pas récupérés automatiquement dans les prochaines saisies d’un Z de caisse.

Cependant, vous avez quand même la possibilité de les mémoriser. Pour cela, sélectionnez la ligne d’un compte client et cliquez sur le bouton Conserver le client (vous retrouvez aussi cette option dans le menu contextuel de la ligne).

7.

8.

9.

10. 11.

Vous pouvez équilibrer l’opération en cliquant dans une ligne avec le bouton droit de la souris et en choisissant dans le menu contextuel l’option Solder. Par défaut, les écritures sont enregistrées dans le brouillard. Choisissez le cas échéant une autre option (n’oubliez pas que vous ne pourrez plus rien modifier si vous choisissez Validation). Vous devez maintenant vérifier ce qu’indiquent les champs Total ventes et Total règlement. Normalement, ces valeurs devraient être identiques, et le champ Ecart de caisse vierge (vous pouvez alors passer directement à l’Étape 11). Cependant, ce n’est pas forcément le cas, et l’erreur n’a pas encore été localisée. Ce différentiel passera sur le compte d’écart de caisse positif ou négatif choisi dans les paramètres de comptabilité, à condition du moins que ces comptes soient définis. Si les comptes d’écart de caisse n’ont pas été spécifiés et si l’écart n’est pas nul, vous ne pourrez pas enregistrer vos écritures. Vous en serez averti par un message d’alerte. Dans ce cas, cliquez sur OK, puis sur le bouton Enregistrer plus tard de la barre d’actions. Dans le menu Dossier, choisissez Paramètres puis Comptabilité. Ouvrez l’onglet Racines/Défauts et configurez les comptes d’écart de caisse. Appelez de nouveau la commande Saisie Z de caisse pour poursuivre et terminer vos écritures. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez continuer avec de nouvelles écritures ou refermer la fenêtre.

Saisie des A-nouveaux La commande Saisie des A-nouveaux du menu Saisies affiche votre plan de comptes (Figure 13.23). 1. Choisissez une classe puis un compte, puis saisissez votre Anouveau dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 2. Recommencez pour chaque compte à renseigner.

Si nécessaire, il est bien entendu possible à ce stade de créer un compte manquant. 3. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer (vous pouvez également procéder à une saisie partielle avec le bouton Enregistrer plus tard).

Si l’opération n’est pas équilibrée, il n’est pas possible de l’enregistrer. Cliquez sur le bouton OK dans le message d’alerte et corrigez les erreurs. 4. Confirmez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur OK. Figure 13.23 : Saisie des Anouveaux.

Calculer des frais kilométriques dans une saisie au kilomètre Nous avons détaillé le mode de saisie standard dans le chapitre précédent. La dernière option du menu Saisies, Saisie kilométrique, est pratiquement identique, si ce n’est que les lignes de la grille vous permettent de définir une date d’écriture (mais uniquement pour le mois courant). Autrement dit, ce mode s’adresse à tous ceux qui n’ont pas le temps (ou l’envie) de faire leur comptabilité tous les jours et qui s’en occupent par exemple une fois par semaine. Pour terminer, voyons simplement rapidement comment effectuer une saisie avec calcul de frais kilométriques. 1. Dans le menu Saisies, choisissez l’option Saisie kilomètre (ou Saisie standard). Effectuez normalement la saisie du mouvement. 2. Sur la ligne pour laquelle vous voulez effectuer le calcul des frais, cliquez droit dans la case Montant. Choisissez ensuite Calcul des frais kilométriques dans le menu contextuel. 3. En supposant que les formules de calcul affichées en haut de la fenêtre qui apparaît soient à jour, saisissez les autres informations : description (facultative), puissance fiscale et nombre de kilomètres (Figure 13.24). Appuyez à chaque fois sur la touche de tabulation. Les frais sont calculés automatiquement. Figure 13.24 : Calculer des frais kilométriques.

4. Cliquez sur OK pour confirmer.

Le montant calculé est automatiquement reporté dans la grille de saisie.

Toujours plus d’outils pour la saisie Nous avons déjà rencontré un certain nombre d’aides que vous propose le logiciel pour faciliter la saisie des écritures, comme le «Top 10 » qui apparaît par exemple quand vous cliquez sur la case N° de compte. Rappelons que ces listes auxiliaires (pour les comptes, journaux, codes analytiques et/ou modes de paiement) peuvent être activées ou désactivées dans les options de saisie du dossier (menu Dossier, puis Options et Préférences, rubrique Comptabilité). Mais ce n’est pas tout.

Actions flash Il s’agit d’une sorte de menu contextuel, matérialisé par un bouton bleu fléché, qui apparaît dans certaines circonstances pour vous proposer une liste d’actions possibles pour l’élément courant (Figure 13.25). Il vous suffit alors de placer le pointeur au-dessus de ce bouton pour révéler le menu et choisir une des options proposées. Figure 13.25 : Actions flash.

Pour activer ou désactiver les actions flash : 1. Ouvrez le menu Dossier, puis choisissez successivement Options, Préférences, Environnement puis Confort. 2. Activez l’onglet Interface. En bas de la fenêtre, cochez ou décochez l’option Proposer des actions flash. Cliquez sur OK pour confirmer.

Calculer à la volée des montants Les ordinateurs étant censés vous éviter de faire des tas de calculs, il serait logique que Ciel Compta applique cette règle à lui-même. Dont acte : 1. Dans un champ de type Montant d’une grille de saisie, commencez à entrer une formule de calcul. La comptabilité étant purement arithmétique, vous disposez des quatre opérations de base ainsi que du regroupement des opérations avec des parenthèses. 2. Pour voir le résultat de votre formule, laissez le pointeur de la souris la survoler quelques instants. Le résultat est affiché dans un petit cadre (Figure 13.26 ). Appuyez sur Entrée pour confirmer ou sur Echap pour annuler. Figure 13.26 : Calculer un montant.

Parmi les autres aides à la saisie de Ciel Compta, n’oubliez pas les accélérateurs, déjà rencontrés au Chapitre 3 (Figure 13.27). Figure 13.27 : Le tableau des accélérateurs de saisie.

Consulter et modifier les écritures Vous pouvez à tout moment consulter les écritures qui ont été passées, et les éditer si elles n’ont pas encore été validées. Pour cela : 1. Ouvrez le menu Listes et choisissez l’option Écritures. La fenêtre listant vos écritures s’affiche (Figure 13.28). Elle est bien entendu d’un aspect qui vous est devenu très familier et vous permet d’effectuer diverses actions. Pour : Figure 13.28 : La liste des écritures.

• Modifier la période prise en compte : cliquez dans le champ Du ou le champ Au et saisissez une nouvelle date, ou choisissez-la en vous servant des boutons Calendrier. • Sélectionner un journal particulier : ouvrez la liste Journal et choisissez celui que vous voulez consulter. • Se limiter à un statut d’écriture particulier : ouvrez la liste Statut et choisissez l’une des options Brouillard, Validation ou Simulation.

Les écritures sont différenciées par des couleurs différentes : noir pour le brouillard, rouge pour la validation et bleu pour la simulation. • Changer la présentation des écritures : dans la

section Affichage de la barre d’actions, cliquez sur l’un des trois boutons proposés pour obtenir un affichage par mouvement, par lignes comptables ou pour les écritures auxquelles un code analytique est associé. • Trier les données selon une certaine colonne : cliquez avec le bouton droit de la souris sur le titre de la colonne voulue et choisissez dans le menu contextuel la première option Trier par.

Pour inverser l’ordre de tri, cliquez sur le petit triangle qui se trouve à droite du nom de la colonne. • Rechercher des écritures : servez-vous des boutons de regroupement, filtrage ou encore recherche placés au-dessus de la liste des écritures. Pour plus de détails, reportez-vous au Chapitre 8. En particulier, la flèche qui se trouve juste devant le champ Rechercher vous propose plusieurs modèles prédéfinis pour localiser vos écritures (Figure 13.29). Figure 13.29 : Effectuer une recherche prédéfinie.

Voyez également le Chapitre 8 pour ce qui concerne la sélection de lignes d’écritures, l’aperçu, l’impression ou encore l’envoi par courrier électronique. • Modifier une écriture : pour cela, faites un

double clic sur la ligne du brouillard ou de simulation que vous voulez éditer. Selon le cas, vous vous retrouverez devant une fenêtre de saisie guidée, standard ou au kilomètre. Revoyez si nécessaire le reste de ce chapitre.

Vous disposez d’autres méthodes pour éditer des écritures, notamment en passant par d’autres commandes du menu Listes (Plan de comptes ou Consulter un compte), ou encore via l’option Travail sur un compte du menu Traitements.

Créer des recherches personnalisées Plus le volume d’écritures et de données augmente, et plus la localisation de celles-ci peut devenir complexe. Comprendre et si possible maîtriser les filtres et les recherches est donc important. Au-delà des modèles de recherche prédéfinis et en fonction de vos besoins, vous avez la possibilité de créer et mémoriser vos propres critères. Voyons comment procéder : 1. Cliquez sur la petite flèche qui se trouve à gauche du champ de recherche. Sélectionnez l’option Nouvelle Recherche. 2. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, définissez votre critère sous la forme , par exemple : « Numéro de pièce contient ‘LM’ » (Figure 13.30).

Vous pouvez aller plus loin en activant le mode Avancé, mais la version Simple devrait vous suffire. Figure 13.30 : Définir une nouvelle recherche.

3. Il est possible de spécifier une série de critères en cochant la case Conditions multiples. La fenêtre Conditions change alors pour vous permettre de définir vos critères ( Figure 13.31). 4. Cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle condition, exactement comme lors de l’Étape 2. 5. Servez-vous des boutons Modifier et Supprimer pour affiner la liste de vos critères.

Figure 13.31 : Définir un critère de recherche basé sur plusieurs conditions.

6. Toutes les conditions doivent être liées par un opérateur logique de type ET (toutes les conditions doivent être vérifiées), OU (au moins une condition doit être vérifiée), et ainsi de suite (Figure 13.32). Figure 13.32 : Lier les conditions par un opérateur logique.

7. Cliquez sur OK quand vous avez terminé. Votre nouvelle recherche est maintenant disponible dans le menu associé au champ de recherche (Figure 13.33). Remarquez qu’elles se distinguent par de petites icônes de couleur différente.

Figure 13.33 : Recherches prédéfinies et recherches personnalisées.

Pour gérer vos recherches personnalisées : 1. Toujours dans le même menu, choisissez la dernière option, Liste des recherches. La fenêtre Filtres standard s’affiche (Figure 13.34). 2. Sélectionnez un critère, et servez-vous des boutons de la barre d’action pour l’éditer, le supprimer, le dupliquer ou encore vérifier sa validité. 3. Cliquez sur le bouton Fermer quand vous avez terminé.

Les filtres prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. Vous ne pouvez que les dupliquer, renommer cette copie et éditer celle-ci. Ceci peut être intéressant pour préciser un critère sans tout reprendre depuis le début. Par exemple, le filtre Recherche sur montant vous demande en premier de saisir celui-ci. Si vous voulez réduire votre grille d’écritures aux seules valeurs supérieures à un certain seuil, dupliquez le filtre, renommez-le cliquez sur Modifier, puis redéfinissez le critère en ajustant les zones Condition et Valeur, décochez la case Demander la valeur lors de l’exécution (mode Avancé) et validez. Vous pouvez de cette manière définir des filtres parfaitement adaptés à vos besoins.

Figure 13.34 : Gérer les filtres de recherche.

Créer ses propres modèles de saisie Ciel Compta met à votre disposition ses multiples modes de saisie ainsi que l’assistant Top saisie. Mais il va encore plus loin en vous proposant de créer des grilles de saisie personnalisée, ce qu’il appelle des modèles. Vous disposez pour cela de deux méthodes :

Créer un modèle pendant une saisie Pour créer un modèle en cours de saisie : 1. Effectuez normalement la saisie de votre mouvement. Vérifiez bien vos données, vos montants, ainsi que l’équilibre de l’opération. 2. Cliquez maintenant dans la barre d’actions sur le bouton Enregistrer modèle. Donnez un nom à celui-ci dans la fenêtre qui s’affiche (Figure 13.35). Cliquez ensuite sur OK. 3. Le logiciel vous informe que l’enregistrement du modèle s’est bien passé. Cliquez sur OK. 4. Enregistrez normalement votre mouvement.

Il est possible de créer un modèle aussi bien au cours d’une nouvelle saisie qu’en éditant des écritures existantes. Figure 13.35 : Créer un modèle de saisie.

Créer un modèle à partir du menu L’autre option consiste à définir un modèle de A à Z (ou presque) : 1. Ouvrez le menu Listes et choisissez l’option Modèles/Abonnements. La liste des modèles et des abonnements prédéfinis s’affiche (Figure 13.36).

Notez que le modèle personnalisé Frais Postaux, tel qu’il est illustré dans la section précédente, apparaît dans la liste des modèles existants. 2. Choisissez un type de saisie dans le volet de gauche, puis cliquez sur le bouton Créer. 3. Saisissez normalement tout ce qui constitue votre mouvement. En particulier, le champ Nom définit l’intitulé de votre modèle tel qu’il apparaîtra ensuite dans la liste.

Ici, vous ne faites que définir le modèle, c’est-à-dire un en-tête, des options et une grille prédéfinis. Vous n’enregistrez aucune écriture dans vos données comptables. Figure 13.36 : Gérer ses modèles.

4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.

Un modèle peut être édité ou supprimé comme tous les autres éléments. Cependant, il est vivement déconseillé d’effacer les modèles livrés avec Ciel Compta. Enfin, si votre nouvelle grille ne diffère que peu d’un modèle déjà existant, le plus simple consiste à sélectionner celui-ci dans la liste puis à cliquer sur le bouton Dupliquer le modèle. Redéfinissez le nom et validez (Figure 13.37). Cliquez ensuite sur le bouton Modifier, apportez aux modèles les corrections voulues puis cliquez sur OK. Figure 13.37 : Dupliquer un modèle.

Utiliser un modèle Vous pouvez utiliser votre modèle (ou ceux qui sont déjà proposés par le logiciel) et le sélectionnant via la commande Modèles/Abonnements du menu Listes, puis en cliquant sur le bouton Saisie de la barre d’actions (ou en faisant un double clic sur la ligne voulue). Mais le meilleur moyen, et c’est d’ailleurs l’intérêt principal des modèles, est de le faire directement au moment de la saisie. 1. Choisissez votre mode de saisie. 2. Ne commencez pas à remplir la fenêtre. Cliquez tout de suite sur le bouton Saisir à partir d’un modèle. Le logiciel affiche la liste des modèles disponibles pour le type de saisie en cours (Figure 13.38). Figure 13.38 : Effectuer une saisie à partir d’un modèle.

3. Sélectionnez le modèle voulu dans la liste puis cliquez sur OK. Les éléments correspondants apparaissent dans la fenêtre de saisie. Complétez votre écriture et cliquez sur Enregistrer (ou sur Annuler).

Vous pouvez bien entendu modifier ce que vous voulez dans les champs préremplis par le modèle, même si ce n’est pas le but du jeu. Si cela vous arrive trop souvent, vous devriez sans doute développer votre système de modèles pour rendre votre travail

encore plus facile.

Créer un abonnement U n abonnement est un mouvement qui s’opère à date fixe. Il peut s’agir par exemple d’un loyer, de factures d’eau, d’électricité ou de gaz, etc. Là encore, vous disposez de deux méthodes pour créer et gérer des abonnements.

Créer un abonnement pendant une saisie Pour créer un abonnement en cours de saisie : 1. Effectuez normalement la saisie de votre mouvement. Vérifiez bien vos données, vos montants, ainsi que l’équilibre de l’opération. 2. Cliquez maintenant dans la barre d’actions sur le bouton Enregistrer abonnement. Donnez un nom à celui-ci dans la fenêtre qui s’affiche. Cliquez ensuite sur OK. 3. Définissez dans la fenêtre suivante les paramètres de périodicité de l’abonnement (Figure 13.39) : Figure 13.39 : Définir les options d’un abonnement.

• Activer l’écriture automatiquement : cochez cette case si vous voulez que le logiciel puisse procéder à l’enregistrement de l’écriture à chaque date d’échéance. • A partir du/ jusqu’au : saisissez ou choisissez à l’aide des boutons Calendrier la date de début de l’abonnement, ainsi qu’éventuellement celle de fin.

Le numéro du jour est important, puisque c’est lui détermine .la date exacte d’un abonnement. Exemple : le loyer est prélevé tous les 5 du mois. • Ajouter : définissez ici un suffixe pour le libellé des écritures. • Enregistrer : entrez ici une valeur pour enregistrer l’écriture avant sa date de création. • Date de la dernière écriture enregistrée : pour un nouvel abonnement, ce champ ne devrait pas avoir besoin d’être rempli.

4. Cliquez sur OK pour terminer, puis dans la fenêtre de message qui suit. 5. Terminez la saisie de votre écriture normalement.

Il est possible de créer un abonnement aussi bien au cours d’une nouvelle saisie qu’en éditant des écritures existantes.

Créer un abonnement à partir du menu La procédure est la même que pour un modèle. 1. Ouvrez le menu Listes et choisissez l’option Modèles/Abonnements. Activez ensuite l’onglet Abonnements au-dessus du volet de gauche. La liste des abonnements prédéfinis s’affiche (Figure 13.40). Naturellement, il n’y a pas d’abonnement prédéfini par le logiciel. Figure 13.40 : La liste des abonnements.

2. Continuez de la même manière que pour un modèle en vous servant du volet de gauche, des boutons de la barre d’actions, etc. En d’autres termes, un abonnement est une forme de modèle possédant en plus des options de périodicité.

Qu’il s’agisse d’un modèle ou d’un abonnement, et comme vous partez d’un des formulaires de saisie proposés par le logiciel, vous retrouvez en bas de la grille les options d’enregistrement Brouillard, Validation et Simulation. Si le brouillard est toujours l’option par défaut, Simulation peut être intéressante pour se servir du système d’abonnements (le cas échéant en le détournant de son objectif initial) afin de faire des prévisions de dépenses comme de recettes (essayez par exemple de modifier la date système de votre ordinateur pour effectuer une simulation sur un exercice entier). Par contre, il n’est pas recommandé de valider directement les écritures.

Utiliser un abonnement Pour utiliser vos abonnements, procédez de la manière suivante : 1. Dans le menu Saisies, choisissez la commande Enregistrer les abonnements. La liste des abonnements en attente s’affiche (Figure 13.41). Pour que les abonnements en attente soient visibles, il faut que la case Activer l’écriture automatiquement soit activée dans la boîte de dialogue Périodicité. Figure 13.41 : Enregistrer les abonnements en attente.

2. Par défaut, la colonne Quand indique Maintenant. Pour différer une ou des opérations, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton Enregistrer plus tard.

Vous pouvez aussi effectuer la démarche inverse en sélectionnant une ligne dont la colonne Montant indique Plus tard, puis en cliquant sur le bouton Enregistrer maintenant. 3. Il est aussi possible d’éditer les lignes individuelles en faisant un double clic dessus, ou en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton Modifier de la barre d’actions. 4. Si vous souhaitez traiter les écritures périodiques en début de séance de travail, cochez la case Lancer à l’ouverture du dossier. 5. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer (ou sur Annuler pour quitter la fenêtre sans enregistrer les mouvements).

Seules les lignes dont la colonne Quand indique Maintenant seront enregistrées.

Chapitre 14

Autres opérations comptables

Dans ce chapitre : Réimputer et contrepasser des écritures. Lettrer et pointer. Gérer ses relevés et autres opérations bancaires. Relancer ses clients. Gérer une trésorerie prévisionnelle.

Paramétrages, comptes, journaux, créations, saisies des écritures, imputations, modifications, vérifications et ainsi de suite. Tel est le lot quotidien de la comptabilité. Mais ce ne sont bien sûr pas les seules opérations que vous pouvez effectuer. Dans ce chapitre nous allons donc tenter de faire un tour d’horizon des principales tâches que Ciel Compta vous permet également de réaliser pour que votre gestion comptable soit aussi parfaite que possible.

Réimputations L a réimputation permet de transférer en cas d’erreur des écritures passées sur un compte vers un autre compte. Ceci vaut également pour les journaux et pour les codes analytiques et budgétaires.

Bien entendu, seules des écritures non validées peuvent être réimputées dans le cas d’un compte ou d’un journal. Cette restriction ne s’applique cependant pas à un code analytique ou budgétaire.

Le pointage et le lettrage des écritures se trouvent dissociés lors de ces traitements. En d’autres termes, ces écritures sont « dépointées » et « délettrées » lors de la réimputation d’un compte. Vous en êtes évidemment prévenu. Pour effectuer une réimputation d’écritures d’un compte vers un autre : 1. Dans le menu Traitements, ouvrez le sous-menu Réimputation, puis choisissez Compte. La fenêtre Réimputation de compte s’affiche (Figure 14.1). Figure 14.1 : Réimputer un compte.

2. En vous servant des méthodes habituelles, choisissez dans le premier champ le compte source, celui qui doit être réimputé. 3. Spécifiez ensuite le compte de destination, celui qui va prendre la place du précédent.

4. 5. 6. 7.

Sur l’exemple de la figure, le but est manifestement de corriger des écritures attribuées par erreur aux établissements Dupond au lieu de Dupont. Définissez la période à prendre en considération. Lisez bien le message affiché en bas de la fenêtre, puis cliquez sur le bouton Réimputer. Le message suivant vous demande de confirmer l’opération. Cliquez sur Oui pour continuer. Un second message d’avertissement vous conseille fortement de faire une copie de sauvegarde avant de continuer (Figure 14.2 ). Prenez la bonne décision. Une fois la réimputation terminée, le logiciel devrait vous indiquer que celle-ci s’est déroulée avec succès.

Figure 14.2 : Sauvegardez avant de réimputer!

La procédure à suivre est exactement la même pour un journal ou un code analytique/budgétaire. Seules les informations à fournir dans les champs Réimputation du et Par le changent.

Contrepassations En comptabilité, il est impossible de modifier des écritures qui ont été validées, alors que celles qui sont enregistrées dans le brouillard ou en simulation peuvent être éditées à tout moment. Pour corriger une écriture erronée qui a déjà été validée, il faut donc en créer une nouvelle afin de neutraliser la précédente. C’est ce que l’on appelle une contrepassation. Vous pouvez ensuite saisir le cas échéant le mouvement correct.

Il n’est pas possible de contrepasser une écriture lettrée ou pointée. 1. Dans le menu Traitements, cliquez sur l’option Contrepassation. 2. Le logiciel affiche la liste de toutes les écritures passées sur la période affichée en haut de la fenêtre (brouillard, simulation et mouvements validés). 3. Dans l’en-tête de la fenêtre, choisissez la période voulue dans les champs Du et Au, ainsi qu’éventuellement un journal et/ou un statut.

La fenêtre est la même que pour la commande Ecritures du menu Listes (voir le Chapitre 13). Vous y retrouvez en particulier les boutons Mouvements et Lignes comptables (mais pas Lignes analytiques) 4. Servez-vous des méthodes habituelles pour regrouper, filtrer ou encore rechercher les écritures qui vous intéressent. 5. Sélectionnez alors le mouvement voulu et cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Contrepasser (ou faites un double clic sur la ligne du mouvement). La fenêtre Contrepassation s’affiche (Figure 14.3).

Figure 14.3 : Contrepasser un mouvement.

6. Choisissez la date d’enregistrement de l’écriture. 7. Par défaut, le logiciel propose d’enregistrer la contrepassation dans le journal des opérations diverses (OD). Changez-en si nécessaire. 8. Spécifiez ensuite le mode de contrepassation (inversion du sens débit/ crédit ou conservation du sens, mais avec un montant négatif). 9. Si vous avez besoin d’être rassuré (et c’est vraisemblablement le cas), cochez la case Voir l’écriture avant de l’enregistrer. 10. Choisissez enfin la destination de l’enregistrement (Brouillard, Validation ou Simulation). 11. Cliquez sur le bouton OK. 12. Si vous avez demandé à voir l’écriture, vérifiez et modifiez si nécessaire celle-ci dans la fenêtre qui suit, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Effectuer un lettrage Le lettrage, c’est l’opération qui consiste rapprocher deux écritures ou plus, par exemple une facture et le paiement de celle-ci, en les marquant d’un code alphabétique.

L’option Lettrable doit avoir été cochée dans les paramètres des comptes concernés. Cependant, il reste possible de rendre un compte lettrable en cours de travail.

Lettrage manuel Cette première méthode vous permet de lettrer individuellement certains comptes :

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Lettrage dans la barre d’actions du menu Accueil, puis sélectionner un compte. 1. Dans le menu Traitements, cliquez sur l’option Lettrage manuel. 2. Dans le champ Compte, saisissez le numéro du compte à lettrer ou sélectionnez-le selon les méthodes habituelles (bouton marqué de trois points ou touche F4).

Si le compte n’est pas encore lettrable, un message vous propose d’activer cette option dans ses paramètres. 3. Servez-vous des champs de l’en-tête et des méthodes de filtrage et de recherche pour choisir la période et affiner la provenance des écritures que vous voulez voir apparaître dans la grille de saisie. 4. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Rafraîchir ou appuyez sur la touche F5 pour mettre à jour la liste des écritures. Vous devez maintenant effectuer un nouveau choix : lettrer ligne par ligne ou passer en mode auto.

Lettrage ligne par ligne 1. Sélectionnez une première ligne à lettrer, puis cliquez sur le bouton Lettrer de la barre d’actions (un double clic donnera le même résultat, ou encore le choix de la première option dans le menu des actions flash). Un code de lettrage (initialement, AAA par défaut) s’affiche en italiques à gauche de la grille. La ligne Lettrage en cours est automatiquement remplie pour indiquer les montants débit/crédit ainsi que leur écart (Figure 14.4).

En cas d’erreur, refaites un double clic sur la ligne, ou sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Délettrer. Figure 14.4 : Lettrer manuellement une ligne d’écriture.

2. Continuez comme à l’Étape 1 pour lettrer les autres lignes à rapprocher. 3. Au moment où l’équilibre est réalisé, c’est-à-dire quand l’écart est nul, le logiciel vous demande si vous voulez enregistrer le lettrage en cours (Figure 14.5). Cliquer sur Oui provoque le changement du code du lettrage pour la suite des opérations.

Figure 14.5 : Enregistrer le lettrage en cours.

4. Si vous cliquez par exemple sur le bouton Fermer, ou si vous appuyez sur la touche Echap, alors que le lettrage n’est pas équilibré, un message va vous demander ce que vous voulez réellement faire (Figure 14.6 ). Il est alors possible d’enregistrer tout de même le lettrage pour y revenir plus tard, ou encore de continuer le cours normal de l’opération (voire de tout abandonner). Figure 14.6 : Enregistrer ou non un lettrage déséquilibré, là est la question.

Vous pouvez aussi délettrer toutes les écritures affichées dans la grille en cliquant sur le bouton Abandonner. Choisissez ensuite l’option voulue dans le message qui s’affiche (Figure 14.7). Ceci peut se faire soit en cours de lettrage, soit en réaffichant des écritures dont le lettrage a déjà été enregistré. Figure 14.7 : Effacer tout ou partie des lettrages.

Automatiser le lettrage manuel Si aucune des lignes affichées dans la grille n’est lettrée, il est aussi possible de demander de l’aide pour effectuer le lettrage des écritures. Pour cela : 1. Une fois l’affichage à jour, cliquez sur le bouton Lettrage auto de la barre d’actions. 2. Choisissez si le lettrage doit être effectué selon les montants des écritures ou par référence (Figure 14.8).

La notion de référence est associée au champ Référence pointage/let. tel qu’il a été (ou non) renseigné lors de la saisie des écritures. 3. Si vous avez choisi l’option Montant, vous devez ensuite indiquer le nombre de niveaux à parcourir dans les mouvements (Figure 14.9).

Ce nombre de niveaux correspond à une quantité maximale de règlements associés à une facture donnée. Pour le niveau 2, par exemple, Ciel Compta cherchera deux montants dont la somme donnera le montant de la facture. Plus le nombre de niveaux est élevé, et plus l’opération est longue.

L’option Référence prioritaire permet de prendre en considération la référence de l’écriture à retenir en cas d’égalité de plusieurs montants.

Figure 14.8 : Le lettrage automatique et ses options.

Figure 14.9 : Choisir le niveau d’analyse des montants.

4. Dans tous les cas, confirmez en prenant bonne note du message d’avertissement (Figure 14.10). Figure 14.10 : Confirmer le lettrage automatique.

5. Patientez. Un message vous indique enfin le nombre de lignes d’écritures lettrées (Figure 14.11). Cliquez sur OK.

Figure 14.11 : Le lettrage automatique est terminé.

6. Vous pouvez maintenant poursuivre le lettrage manuel ou refermer la fenêtre. Vous disposez encore de deux autres boutons : Par solde : permet de lettrer automatiquement les écritures, à condition que le total des écritures non lettrées soit équilibré. Equilibre : permet, dans le cas où il n’est pas possible d’annuler l’écart, d’enregistrer une écriture de régularisation. L’écart de règlement pour le lettrage doit avoir été autorisé dans les paramètres de comptabilité. Pour cela : 1. Dans les préférences de comptabilité (depuis le menu Dossier), ouvrez la ligne Règlement. 2. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez d’interdire ou d’autoriser toujours les écarts, ou encore de définir un écart maximum (Figure 14.12). Validez. Figure 14.12 : Définir les écarts dans les règlements.

3. Revenez à la fenêtre de lettrage manuel et effectuez votre sélection. Commencez votre lettrage. 4. Si vous n’arrivez pas à l’équilibre du fait d’un écart impossible à annuler, cliquez sur le bouton Équilibre de la barre d’actions. Dans le cas où cet écart est supérieur au montant maximum défini précédemment, un message vous le signale. Vous allez donc devoir procéder différemment (en acceptant un écart plus grand, en corrigeant une écriture, via une nouvelle écriture de régularisation, etc.).

Figure 14.13 : Rééquilibrer un lettrage.

5. Si l’écart est inférieur au maximum autorisé, Ciel Compta va vous proposer de générer une écriture de régularisation dans le journal des opérations diverses, et par défaut dans l’un des comptes 670000 (pour une charge) ou 770000 (pour un produit). Modifiez si nécessaire les propositions puis validez (Figure 14.13).

Lettrage automatique Vous pouvez également demander à lettrer automatiquement un ou plusieurs comptes, à condition bien entendu qu’ils soient définis comme étant lettrables. 1. Dans le menu Traitements, cliquez sur l’option Lettrage automatique. La fenêtre Lettrage automatique s’affiche (Figure 14.14). Figure 14.14 : Le lettrage automatique.

2. Sélectionnez la période à traiter pour les écritures à lettrer, ou l’inverse en cochant la case Mode délettrage. 3. Spécifiez dans la rubrique Comptes le type des comptes lettrer ou délettrer. Il est possible de choisir une classe entière, une plage de numéros ou de racines, ou encore une série de comptes que vous sélectionnez en activant le bouton correspondant et en définissant les comptes voulus à l’aide du bouton marqué de trois points. Vous pouvez aussi, bien entendu, décider de lancer la procédure pour tous les comptes. 4. Dans la rubrique Options, indiquez si les écritures doivent être traitées par référence ou par montant, exactement comme dans le mode Auto du lettrage manuel (voir plus haut). 5. Il ne vous reste plus qu’à éliminer le cas (très) échéant les écritures présentes dans le brouillard ou celles enregistrées en simulation. 6. Cliquez sur OK et patientez. Lorsque la procédure est

terminée, un message vous indique le nombre d’écritures qui ont été lettrées.

Effectuer un pointage Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque avec celles enregistrées dans votre comptabilité. Une autre méthode fait appel à la commande Rapprochement bancaire du menu Traitements. Nous y reviendrons plus loin.

Comme pour le lettrage, les comptes à traiter doivent avoir été définis comme étant pointables lors de leur définition, ou transformés comme tels lors du lancement de la commande de pointage. 1. Dans le menu Traitements, choisissez la commande Pointage manuel.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Pointage dans la barre d’actions du menu Accueil, puis sélectionner un compte. 2. Définissez les options voulues dans l’en-tête de la fenêtre qui s’affiche. Filtrez et recherchez de manière à obtenir une vue aussi pratique que possible des mouvements à traiter (Figure 14.15 ). Si nécessaire, cliquez sur le bouton Rafraîchir ou appuyez sur la touche F5 pour actualiser le contenu de la grille. 3. Sélectionnez une ou plusieurs lignes dans la grille de saisie puis cliquez sur le bouton Pointer. Vous pouvez également faire un double clic sur les lignes voulues. Un code d’une lettre apparaît sur les lignes concernées, qui sont affichées en italiques. Les champs de la ligne Pointage en cours sont également recalculés.

Par défaut, ce sont les comptes de banque qui sont proposés dans le champ Compte. Vous pouvez les faire défiler à l’aide des deux boutons qui suivent le champ. Mais il est parfaitement possible d’utiliser le bouton marqué de trois points ou la touche F4 pour sélectionner n’importe quel autre compte.

Figure 14.15 : Pointer manuellement des écritures.

4. Pour procéder à l’opération inverse, procédez comme à l’Étape 3 ci-dessus, mais en cliquant cette fois sur le bouton Dépointer. Une autre méthode consiste, si vous pouvez recevoir des relevés bancaires sous forme de fichiers texte dans un format standardisé, à cliquer dans la barre d’actions sur le menu Pointer par import (uniquement pour les comptes bancaires). Puis : 1. Choisissez alors le format d’importation voulu puis cliquez sur OK (voyez aussi à ce sujet le Chapitre 9). 2. Spécifiez le dossier de votre disque dur dans lequel se trouve le fichier du relevé à traiter. Sélectionnez ce fichier puis cliquez sur Ouvrir. La fenêtre des opérations non pointées s’ouvre. Elle affiche d’une part les écritures pour le compte sélectionné, et d’autre part ce qu’indique le relevé bancaire (Figure 14.16).

Figure 14.16 : Pointage par importation.

3. Les lignes reconnues comme étant identiques sont automatiquement prémarquées pour le pointage. Vérifiez leur conformité, et si nécessaire cochez ou décochez dans la liste des opérations non pointées les cases À pointer des lignes incorrectes.

Si c’est vous qui vous trompez, redemandez à comparer compte et relevé en cliquant sur le bouton Pointage automatique. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer le pointage des opérations.

Vous et votre banque Nous avons vu, lors de la création d’un dossier, comment configurer des comptes en banque et des chéquiers (voyez à ce sujet le Chapitre 6). Vous savez également qu’il est possible d’importer des relevés bancaires dans un des formats reconnus par Ciel Compta (voyez le Chapitre 9).

Il est possible de gérer les chéquiers depuis la commande correspondante dans le menu Listes. Vous trouverez également dans ce menu une commande appelée Formats d’import relevé. Voyons maintenant une série d’outils que Ciel Compta met à votre disposition pour gérer vos opérations bancaires.

Imprimer un RIB Bien sûr, votre banque vous fournit des relevés d’identité bancaire (RIB). Mais vous pouvez aussi avoir besoin d’en imprimer ou d’en transmettre par e-mail. En supposant que vous avez correctement renseigné vos données bancaires lors de la création du dossier (voir le Chapitre 6), voici comme procéder : 1. Dans le menu Etats, choisissez l’option Autres états. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la liste de gauche l’option RIB (Figure 14.17 ). Remarquez que vous pouvez aussi éditer un état du lettrage.

Vous reconnaissez certainement un type de fenêtre déjà rencontré, notamment dans le Chapitre 8. Vous savez donc déjà que la barre d’actions vous permet d’imprimer vos RIB, d’en afficher un aperçu avant impression, de les enregistrer dans un fichier au format PDF, ou encore d’envoyer le document par e-mail. Figure 14.17 : Produire ses propres RIB.

3. Cliquez dans la barre d’actions sur le bouton qui correspond à ce que vous voulez faire. 4. Dans la fenêtre qui suit, sélectionnez selon les méthodes habituelles le numéro du compte bancaire pour lequel vous voulez imprimer le RIB. Cliquez ensuite sur OK. Selon le choix effectué lors de l’Étape 3, la suite va bien entendu

différer. La Figure 14.18 illustre le cas d’un aperçu. Vous pouvez constater que la barre d’actions est identique à ce que nous avons vu dans d’autres situations (voir notamment les Chapitres 7 et 8). L’une des fonctionnalités particulièrement intéressante du système d’impression de Ciel Compta est la possibilité d’exporter pratiquement n’importe quel type de données au format PDF, ce qui facilite aussi bien leur transmission que l’archivage de documents. Figure 14.18 : Aperçu d’un RIB.

Bordereau de remise en banque Autre état, même principe. Supposons par exemple que vous deviez déposer à la banque un paquet de chèques correspondant aux ventes réalisées sur une période données. Pour cela : 1. Dans le menu Etats, choisissez la commande Bordereau de remise en banque. 2. La fenêtre qui suit est presque la sœur jumelle de celle de la Figure 14.17 , à ceci près qu’elle ne propose qu’un seul état. Choisissez dans la barre d’actions ce que vous voulez faire (impression, aperçu, enregistrement en PDF ou envoi par email). 3. Pour produire le bordereau, définissez vos options dans la fenêtre qui suit (Figure 14.19). Vous devez en particulier définir la période et choisir le compte bancaire. Indiquez également si le bordereau est établi en fonction d’un certain mode de paiement, ou bien selon la numérotation des pièces ou encore par pointage. Notez que, par défaut, seules les écritures validées sont extraites. Figure 14.19 : Créer un bordereau de remise en banque.

4. Une fois les options correctement renseignées, cliquez sur le bouton OK. Selon le mode de sortie choisi, le bordereau sera imprimé, affiché, enregistré au format PDF ou encore transmis sous forme de pièce jointe à un e-mail.

Dans le premier cas, vous pouvez personnaliser les options d’impression en cliquant sur la petite croix qui se trouve à droite du bandeau Mise en page. Revoyez à ce sujet la section «Afficher et imprimer des listes de comptes » dans le Chapitre 8.

Créer des règles d’affectation pour les relevés bancaires Les règles d’affectation servent à automatiser certaines tâches lors de l’importation des relevés pour attribuer un compte, un mode de paiement ou encore un code analytique aux opérations bancaires. Lors de l’importation d’un relevé, le logiciel analyse la ou les règles qui ont été définies, les compare avec le contenu du relevé, et procède alors à l’affectation des comptes, modes de paiement ou codes qui correspondent. C’est là un sujet assez complexe, et donc que nous ne pourrons qu’effleurer ici. Voyons donc cela brièvement : 1. Dans le menu Listes, choisissez l’option Règles d’affectation relevé. 2. Dans la barre d’actions de la fenêtre qui s’affiche, vous retrouvez des boutons déjà bien connus : Créer, Modifier, Supprimer, Dupliquer (pour créer une copie qui ne demande que quelques modifications) et Renommer. Cliquez sur la petite pointe qui se trouve sous le bouton Créer. Dans le menu qui s’affiche, choisissez l’option Créer une règle sans assistant (Figure 14.20).

Le passage par un assistant n’apporte rien ici. Comme les deux méthodes reviennent au même très rapidement, choisissez selon vos préférences. Figure 14.20 : Assistant ou pas? C’est vous qui voyez.

3. Renseignez maintenant les trois rubriques qui définissent la règle d’affectation de relevé (Figure 14.21). Informations règle : spécifiez le compte bancaire concerné, et cochez la case Activer cette règle (vous aurez tout le temps de changer d’avis plus tard).

Conditions : c’est le cœur de la règle. Cochez la ou les cases voulues pour indiquer si cette règle porte sur le libellé ou le montant de l’opération, ou encore sur les deux à la fois. Servezvous des listes pour définir l’opérateur de comparaison, puis saisissez les valeurs à rechercher.

Les règles d’affectation sont particulièrement pratiques pour automatiser des opérations récurrentes, comme des prélèvements automatiques, etc. Affectations : indiquez ici si l’affectation doit porter sur un compte, sur un mode de paiement, sur un code analytique, ou sur toute combinaison de ces trois champs. Vous disposez des habituels boutons (ou de la touche de raccourci F4) pour sélectionner les références voulues. Figure 14.21 : Créer une règle d’affectation de relevé.

4. Cliquez sur OK quand vous avez terminé, puis sur Oui dans le message qui suit. Vous pouvez définir, activer ou désactiver, modifier et supprimer autant de règles que vous voulez. Bien entendu, si vous n’importez pas des relevés bancaires enregistrés sur votre disque sous la forme de fichiers d’un format standardisé, la création de règles d’affectation n’a aucun intérêt!

Il est aussi possible de définir directement une nouvelle règle lors de la saisie d’un relevé bancaire (bouton Créer une règle de la barre d’actions).

Saisir un relevé bancaire Vous avez la possibilité d’enregistrer vos relevés bancaires, soit manuellement, soit de manière automatisée à partir de fichiers fournis par votre banque. Ciel Compta reconnaît l’essentiel des formats de relevés bancaires standards. Il s’agit de fichiers de type texte, dans lesquels sont mémorisés un certain nombre de champs séparés par des caractères prédéfinis. Vous pouvez par exemple choisir un format par défaut pour un compte bancaire lors de la création de celui-ci (onglet Banque, rubrique Import relevé). Revoyez à ce sujet le Chapitre 9.

La procédure d’importation étant réputée être automatique, nous ne nous y attarderons pas ici. Pour saisir un relevé bancaire : 1. Dans le menu Saisies, choisissez l’option Relevé bancaire. Dans ce qui suit, vous allez être guidé par un assistant. Commencez par choisir le code du journal ainsi que le numéro du compte (Figure 14.22). Cliquez sur le bouton Suivant.

Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque (donc normalement exclusivement BQ) et sur un compte de banque. Figure 14.22 : Saisie d’un relevé bancaire, première étape.

2. L’assistant vous demande maintenant si vous voulez faire

une saisie manuelle ou importer un relevé (en spécifiant le chemin d’accès au fichier correspondant). Choisissez la première option puis cliquez sur le bouton Suivant. 3. Vous devez spécifier maintenant la période concernée, ainsi que la référence du relevé (Figure 14.23 ). Servez-vous des boutons Calendrier pour définir vos dates de début et de fin (le logiciel choisit automatiquement une durée d’un mois). Cliquez ensuite sur le bouton OK. Ciel Compta affiche une grille de saisie dans laquelle vous pouvez entrer manuellement les opérations pointées par votre relevé (Figure 14.24).

Selon les éléments fournis par votre relevé, vous pouvez ajuster le nombre et la disposition des colonnes à renseigner. Pour cela, cliquez droit sur un en-tête de colonne. Dans le menu qui apparaît, choisissez Propriétés de la liste. Cliquez ensuite sur le bouton Colonnes affichées, et définissez les colonnes qui doivent être visibles. Pour plus d’informations à ce sujet, reportez-vous au Chapitre 8. Figure 14.23 : Saisie d’un relevé bancaire, troisième étape.

4. Saisissez les informations fournies par votre relevé. Notez en même temps les boutons proposés par la barre d’actions. Vous y retrouvez quelques grands classiques, plus une nouvelle opportunité d’importer un fichier ou encore de créer une règle.

Si la fin de la journée, ou tout autre événement majeur, arrive sans que vous ayez terminé votre saisie, cliquez sur le bouton Enregistrer plus tard. La prochaine fois que vous allez invoquer la commande Relevé bancaire, le logiciel vous proposera de continuer la saisie de votre relevé (Figure 14.25). Figure 14.24 : Saisie manuelle d’un relevé bancaire.

Figure 14.25 : Reprendre une saisie interrompue.

5. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer. Les opérations du relevé vont apparaître dans la liste des écritures, ce qui vous permettra par exemple de les pointer.

Effectuer un rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire permet de marquer les écritures enregistrées par votre banque et celles qui figurent dans votre comptabilité. Vous pourrez notamment vous en servir pour détecter des différences entre les soldes de ces écritures, ou à l’inverse constater la perfection de vos opérations.

Les écarts peuvent provenir d’écritures que vous avez comptabilisées, mais pas la banque, ou l’inverse.

Créer un rapprochement bancaire 1. Dans le menu Traitements, choisissez l’option Rapprochement bancaire. Une fenêtre vous propose de choisir le traitement à effectuer. Choisissez Créer un rapprochement bancaire, puis cliquez sur le bouton OK (Figure 14.26). Figure 14.26 : Choisissez le traitement à effectuer.

2. Sélectionnez le compte pour lequel vous voulez créer un rapprochement. Vous retrouvez ici la traditionnelle fenêtre Liste des comptes et ses méthodes de sélection. Par défaut, le logiciel vous propose le compte 512000, Banque. Changez-en si nécessaire puis cliquez sur OK. 3. Renseignez les champs de la fenêtre qui suit ( Figure 14.27 ). La référence peut être un numéro de relevé bancaire, ou correspondre à une codification spécifique. Déterminez la période concernée selon les méthodes habituelles, et saisissez les soldes en début et fin de période. Cliquez ensuite sur OK. La fenêtre qui s’affiche maintenant reprend les données de relevé que vous venez d’indiquer ainsi que les écritures non pointées (par défaut). Le reste ressemble de très près à un classique pointage (Figure 14.28).

Figure 14.27 : Données de base pour le rapprochement bancaire.

Figure 14.28 : La fenêtre de rapprochement bancaire.

4. Dans l’en-tête, vous avez la possibilité de changer de compte bancaire, de redéfinir la période concernée, d’inclure également les écritures en simulation, ainsi que celles qui sont pointées. Cliquez si nécessaire sur le bouton Rafraîchir ou appuyez sur la touche F5 pour actualiser le contenu de la grille de saisie.

Vous retrouvez une fois de plus dans la barre d’actions le bouton Pointer par import, qui vous permet d’ouvrir un relevé bancaire enregistré sur votre disque sous la forme d’un fichier standardisé. Le cas échéant, cliquez sur la petite flèche placée sous le bouton pour sélectionner le format voulu. 5. Sélectionnez une ou plusieurs lignes à pointer, puis cliquez sur le bouton Pointer (un double clic sur une ligne donne le même résultat, et vous disposez aussi du bouton des actions flash si celles-ci sont actives). Les lignes pointées sont affichées en caractères italiques.

En cas d’erreur, procédez de la même manière, mais en cliquant

cette fois sur le bouton Dépointer. 6. Si certains mouvements n’ont pas encore été enregistrés soit dans le relevé soit dans votre comptabilité, cliquez sur le bouton Créer afin de saisir les écritures correspondantes.

La saisie de nouvelles écritures s’effectue «au kilomètre ». Revoyez à ce sujet le Chapitre 13. 7. La règle du jeu consiste à obtenir l’équilibre des opérations pointées de manière à ce que le champ Écart soit vide. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton Fermer. 8. Si l’écart est effectivement nul, le logiciel vous avertit que le rapprochement s’est bien effectué. Cliquez sur OK. Vous avez terminé. Dan le cas contraire, il affiche un message d’avertissement vous demandant de confirmer ( Figure 14.29). Figure 14.29 : Attention, le rapprochement n’est pas équilibré !

Si vous cliquez sur Oui, la fenêtre du rapprochement bancaire se referme.

Un rapprochement bancaire non équilibré peut être édité ultérieurement. Cependant, vous devez faire très attention au fait que, pour un compte donné, seul le dernier rapprochement est modifiable. Vous ne devez donc pas créer entre temps de nouveau rapprochement.

Autres traitements sur les rapprochements bancaires Lorsque vous lancez à nouveau la commande Rapprochement bancaire du menu Traitements, vous retrouvez la fenêtre illustrée sur l a Figure 14.26. Vous pouvez alors choisir l’une des options suivantes : Modifier un rapprochement bancaire : choisissez le compte de banque concerné. Entrez ensuite les informations demandées, exactement comme pour une création. Pour le compte et la période demandée, le dernier rapprochement va s’afficher. Vous pouvez alors modifier ou corriger vos pointages, puis cliquer sur le bouton Fermer. Éditer un rapprochement bancaire : dans une fenêtre typique d’impression d’état, choisissez le type d’édition à réaliser (État de rapprochement bancaire ou Pointage par rapprochement). Servezvous des boutons pour imprimer directement les données, en afficher un aperçu, les enregistrer dans un fichier PDF ou les transmettre en pièces jointes dans un e-mail (Figure 14.30). Afficher les rapprochements bancaires : fournit la liste des rapprochements bancaires que vous avez créés (Figure 14.31). Vous pouvez alors créer de nouveaux rapprochements, en modifier ou en supprimer (bien sûr après confirmation) à l’aide des classiques méthodes et boutons.

Le bouton États rapprochements est l’exacte réplique de l’option Éditer un rapprochement bancaire (voir ci-dessus).

Figure 14.30 : Editer un rapprochement bancaire.

Figure 14.31 : Liste des rapprochements bancaires.

Relancer ses clients Un client vous fait faux bond, et votre compte bancaire est dépeuplé… Il est temps de le relancer, ce client. Avec deux possibilités : envoyer une simple lettre de rappel, ou imposer des pénalités de retard.

Créer des lettres de relance Avant tout, vous devez opérer quelques vérifications et prendre quelques précautions : Depuis le menu Dossier, choisissez Paramètres puis Société. Vérifiez que les champs suivants sont correctement en entièrement renseignés : Capital et R.C.S (onglet Coordonnées), Forme juridique (onglet Compléments). Le champ Échéance doit être renseigné lors de la saisie des écritures et le paramétrage de la gestion des échéances doit avoir été effectué dans les comptes clients (voir le Chapitre 9).

Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l’édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Pour relancer un ou plusieurs clients : 1. Dans le menu Traitements, choisissez l’option Relances, puis Relances clients dans le sous-menu qui apparaît. La fenêtre Lettres de relance s’affiche (Figure 14.32). Figure 14.32 : Choisir une lettre de relance.

2. Choisissez le niveau d’insistance de votre courrier (première relance, rappel ou second rappel) dans la liste des états.

Ciel Compta contient des modèles de courriers prédéfinis, modifiables uniquement par duplication. Nous y reviendrons un peu plus loin. 3. Comme dans toutes les fenêtres de ce type, vous avez le choix entre une impression directe, un aperçu, un enregistrement de fichier ou encore un envoi par e-mail. Cliquez sur le bouton voulu. 4. Définissez ensuite les options que vous voulez retenir (Figure 14.33). Les critères de sélection sont multiples : tous les clients, ou uniquement un client donné, la date des factures échues et non réglées, avec éventuellement un délai minimal de dépassement (pour ne pas fâcher un bon client que vous préférerez contacter par téléphone), le cas échéant un mode de paiement, et enfin un seuil de relance (quelques euros manquants ne méritent peut-être pas une lettre). Quand vous avez fini, cliquez sur le bouton OK. Figure 14.33 : Définir les critères pour une lettre de relance.

5. Vous n’avez plus qu’à vérifier le contenu de votre lettre de relance avant de l’imprimer (si vous avez opté pour un aperçu ou l’enregistrement dans un fichier PDF) et l’expédier (Figure 14.34).

Figure 14.34 : Aperçu d’un courrier de relance.

Si les modèles de courrier de relance de Ciel Compta ne vous conviennent pas, sachez que le logiciel vous permet de les personnaliser, mais qu’il s’agit d’un travail qui peut être assez complexe. Voyons donc quelques notions de base à ce sujet : 1. Dans le menu Traitements, choisissez les options Relances puis Modifier lettres de relance. 2. Choisissez le type de lettre que vous voulez adapter puis cliquez sur OK. 3. Le logiciel vous prévient que l’état n’est pas modifiable. La seule solution consiste donc à cliquer sur le bouton Dupliquer. Donnez ensuite un nom personnalisé à cette copie, puis cliquez sur OK. Une fenêtre de conception dite de dessin s’affiche (Figure 14.35). Vous constatez tout de suite que cet outil mériterait un chapitre à lui tout seul, ce qui déborde largement du cadre de ce livre. Contentons-nous de quelques observations :

Figure 14.35 : Fenêtre d’édition d’une lettre de relance.

Si vous voulez simplement personnaliser les textes de la lettre sans toucher au reste, la tâche est relativement aisée : faites un double clic sur le cadre voulu, modifiez la rédaction du texte dans la fenêtre d’édition (voir aussi le Chapitre 2) en insérant éventuellement un champ de données prédéfini, cliquez sur OK dans l’éditeur de texte, puis sur OK dans la barre d’actions. C’est tout. Au-dessus de la maquette, vous trouvez les boutons correspondant aux outils mis à votre disposition. Vous pouvez par exemple insérer un champ de donnée, un cadre de texte, une image, un tableau simple ou en colonne, ou bien encore tracer des graphismes simples. Dans le volet de gauche, vous accédez aux propriétés de l’objet sélectionné (celui sur lequel vous avez cliqué et qui est entouré de poignées). Celles-ci concernent d’une part la mise en forme de l’objet courant, mais aussi son contenu. Sur l’exemple de la Figure 14.36, on voit que le texte, indiqué entre des crochets droits, correspond à un champ de données prédéfini, en l’occurrence la

raison sociale de l’entreprise, telle qu’elle est définie dans le dossier. Figure 14.36 : Les objets et leurs propriétés.

Pour changer une propriété, vous cliquez dans sa colonne Valeur et vous sélectionnez le paramètre ou le champ de données correspondant. Pour modifier la taille ou la position d’un objet, cliquez dessus pour le sélectionner. Faites ensuite glisser (bouton gauche de la souris maintenue enfoncée) l’une des poignées pour le redimensionner), ou l’intérieur du cadre lui-même pour le déplacer. Pour enlever un objet, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. La suppression se fait sans confirmation. En cas d’erreur, servez-vous de la combinaison Ctrl + Z pour l’annuler. Le bas du volet de gauche propose d’autres aides à la conception de votre maquette, comme des outils d’alignement et de positionnement, l’affichage d’une grille ou encore le verrouillage des objets sélectionnés. Dans la barre d’actions, nous oublierons des boutons aussi complexes que Logique et Script lié. Il vaut mieux se contenter de Mise en page (pour choisir par exemple une imprimante par défaut ou bien définir les marges), Essayer (pour simuler une vraie relance) et Vérifier (pour contrôler la cohérence

des champs de donnée). Vous l’avez bien compris : cet outil de conception de lettres de relance (qui pourrait d’ailleurs servir à concevoir n’importe quel courrier type) est très complet et puissant. Peut-être même trop. Il vaut donc mieux, en attendant d’être à même de le maîtriser, ne pas trop toucher aux modèles par défaut, sauf pour personnaliser les textes qui entourent les informations reprises de la base de données du dossier.

Créer des lettres avec pénalités de retard Si la situation a encore empiré, il va peut-être être temps non seulement de relancer un ou plusieurs clients, mais aussi de leur appliquer des pénalités de retard en application de la loi dite NRE (Nouvelles Régulations Économiques, loi n° 2001-420 du 15 mai 2001). Avant de vous lancer dans une telle procédure, vous devez vérifier les points suivants : Le taux de pénalité doit être renseigné dans les paramètres comptables (menu Dossier, puis Paramètres et Comptabilité, onglet Paramètres, rubrique Loi N.R.E.). Pour que le retard du règlement puisse être calculé correctement, les écritures à prendre en compte doivent être lettrées. Après quoi : 1. Dans le menu États, choisissez la commande Lettre de pénalités de retard. Figure 14.37 : Options pour les lettres avec pénalités de retard.

2. Comme pour d’autres états, vous retrouvez la fenêtre classique qui vous propose le choix entre impression, aperçu, sauvegarde dans un fichier ou envoi par e-mail. Vous n’avez simplement pas le choix d’un modèle. 3. Vous devez ensuite, comme pour une lettre de relance, définir le compte, ou une plage de comptes, ou choisir tous les comptes, et indiquer une période pour le traitement (voir

Figure 14.37). Cliquez ensuite sur OK. Comme les lettres de relance, les courriers avec pénalités de retard peuvent être personnalisés. En l’absence d’option dédiée dans le menu, procédez de la manière suivante : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, paramétrables. La fenêtre Liste des états s’affiche (Figure 14.38).

puis

États

Figure 14.38 : La liste des états paramétrables.

Vous constatez que cette fenêtre regroupe la liste de tous les états possibles et imaginables de Ciel Compta. Nous anticipons donc déjà la prochaine partie… 2. Parcourez les états listés dans le volet de gauche. Ciel Compta poussant toujours le souci du détail dans ses moindres recoins et les possibilités d’accompagnement et de personnalisation dans ses moindres détails, vous retrouverez ici tout ce qui est disponible dans les divers menus du logiciel. Choisissez une rubrique quelconque dans le volet de gauche, puis un certain état dans la liste de droite. En l’occurrence, restez pour l’instant sur ce qui concerne la Loi NRE. 3. Vous remarquez que tous les états proposés sont affichés en rouge. Cela signifie qu’ils ne sont pas modifiables. Vérifiez-

le en faisant un double sur le nom d’un état. Le message illustré sur la Figure 14.38 s’affiche. Pour modifier quoi que ce soit, la seule option est donc Dupliquer, ce qui vous permet d’obtenir une version modifiable de l’état.

Certains états sont non seulement non modifiables, mais même impossibles à dupliquer pour être personnalisés. Leur affichage ici répond donc simplement au souci de Ciel d’être aussi exhaustif que possible. D’autre part, la fenêtre d’édition d’un état dupliqué peut être identique à ce que nous avons vu plus haut pour les lettres de relance, ou offrir une présentation un peu simplifiée, en tout cas mieux adaptée à son objet (Figure 14.39). Figure 14.39 : Une fenêtre d’édition d’un état dupliqué.

4. Modifiez l’état dupliqué à l’aide des outils proposés. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK.

En cliquant avec le bouton droit de la souris sur ‘importe quel état, vous affichez un menu contextuel qui propose de nombreuses options (Figure 14.40). Certaines sont connues, d’autres spécifiques à cette fenêtre. Il serait fastidieux de tout décrire, mais certainement pas inutile pour vous de les tester pour voir à quoi ces options correspondent.

Figure 14.40 : Les options associées aux modèles d’états.

Gérer une trésorerie prévisionnelle Une trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de planifier vos besoins en financement (voire négocier par avance avec votre banque).

La version standard de Ciel Compta permet de gérer une seule trésorerie prévisionnelle.

Créer une trésorerie prévisionnelle Pour créer votre trésorerie prévisionnelle : 1. Dans le menu Divers, sélectionnez l’option Trésorerie prévisionnelle. 2. Choisissez si vous voulez traiter tous les comptes de trésorerie, ou bien un seul compte que vous sélectionnerez selon les méthodes habituelles. Validez. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle va s’afficher ( Figure 14.41). Vous y trouvez en haut, mois par mois pour la période considérée (soit douze mois à partir de la date de travail choisie), les soldes initiaux en début de mois. En haut de la grille, vous allez entrer les prévisions de produits, et en bas les prévisions de charges. Le solde en fin de mois est calculé sur la dernière ligne. Vous trouvez également trois autres soldes intermédiaires : le total des encaissements, le total des décaissements, et enfin le solde mensuel. Figure 14.41 : Créer un plan de trésorerie prévisionnelle.

3. Saisissez pour chaque ligne et chaque colonne de la grille de saisie les montants estimés en produits et en charges pour les prochains mois. Les totalisations sont recalculées au fur et à mesure de chaque nouvelle entrée. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.

Modifier la trésorerie prévisionnelle Pour modifier une trésorerie prévisionnelle déjà saisie : 1. Dans le menu Divers, choisissez l’option Trésorerie prévisionnelle. 2. Le plan de trésorerie déjà saisi s’affiche (Figure 14.42). Figure 14.42 : Modifier un plan de trésorerie prévisionnelle.

3. Pour modifier un montant, cliquez dans la cellule correspondante. Corrigez simplement les chiffres erronés ou faites un double clic pour sélectionner la valeur entière et en taper une nouvelle.

Pour reprendre le plan de trésorerie depuis le début, cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Recréer. 4. Pour enregistrer le plan dans un fichier au format texte, cliquez au-dessus de la grille sur le bouton Options et choisissez dans le menu la commande Exporter.

Vous disposez comme d’habitude de boutons qui vous permettent d’imprimer ou d’afficher un aperçu de tout ou partie du plan de trésorerie. 5. Pour obtenir une représentation visuelle des données, commencez par opérer une sélection dans la grille. Pour

cela, commencez par placer le pointeur de la souris audessus d’une case. Maintenez le bouton gauche enfoncé, et faites glisser pour opérer votre sélection. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et choisissez la commande Graphique dans le menu contextuel (vous pouvez aussi passer par le bouton Options).

Il est aussi possible d’opérer une sélection discontinue en procédant en deux temps : d’abord une première sélection, puis une seconde en maintenant enfoncée la touche Ctrl (en fait, vous pouvez également vous servir de la touche Maj, les deux méthodes donnant une plage entière de lignes et de colonnes). Vous pouvez aussi sélectionner une série de mois : cliquez sur l’en-tête d’une colonne de mois, puis sur une seconde tout en appuyant sur la touche Maj ou sur Ctrl. Les possibilités de représentation graphique sont donc très étendues, l’essentiel étant que votre sélection fournisse des informations représentatives et cohérentes. Par exemple, la Figure 14.43 montre une représentation graphique pour les soldes en début de période sur une plage de plusieurs mois. Figure 14.43 : Représentation graphique de données du plan de trésorerie.

Pour plus de détails sur les représentations graphiques, reportezvous au Chapitre 8. 6. Cliquez sur Fermer pour quitter le graphique, puis sur OK ou Fermer pour en terminer avec la trésorerie prévisionnelle. Saisies, écritures, traitements… Votre comptabilité est bien remplie. Il est temps maintenant d’en observer les résultats sous tous les angles. C’est le rôle des états.

Quatrième partie

Ciel Compta dans tous ses états

Ce soir on fête la clôture Dans cette partie…

Après le temps des écritures vient celui de la lecture. Autrement dit, de la récupération des données pour les présenter sous de multiples formes, notamment légales, destinées à être consultées, contrôlées, transmises. Voici donc le temps des états, avant celui des clôtures, des bilans et des déclarations. Dans cette partie, nous allons les découvrir sans nous découvrir, c’est-à-dire en restant dans les limites fixées dans ce livre. Mais comme tous les états ont pour vocation de se retrouver un jour ou l’autre édités sur papier (ou stockés dans des fichiers), nous allons commencer par revenir sur l’art et la manière de faire bonne impression.

Chapitre 15

Une impression de retour…

Dans ce chapitre : Personnaliser les préférences d’impression. Ajouter un logo aux impressions. Imprimer en différé. Imprimer des états chaînés.

Nous avons déjà, depuis le début de ce livre, rencontré à de nombreuses reprises les boutons d’action Imprimer, Aperçu, Fichier ou encore E-mail. Nous avons vu également dans le Chapitre 3 comment personnaliser les fonds de page (menu Dossier, puis Options, Préférences et enfin Impressions). Voyons maintenant comment améliorer encore vos impressions, puisqu’elles sont essentielles à la bonne tenue de votre comptabilité, aux indispensables contrôles, mais aussi à votre image de marque.

Personnaliser les préférences d’impression Pour adapter les préférences générales d’impression, procédez de la manière suivante : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, puis Préférences. Faites un double clic sur la rubrique Impressions pour l’ouvrir. Vous trouvez ici deux types de paramètres : Fond de page et Impression. 2. Faites un double clic sur la ligne Impressions. La fenêtre Préférences d’impression s’affiche (Figure 15.1). Figure 15.1 : L’onglet Impression des Paramètres d’impression.

3. Le premier onglet vous permet de stocker ou non les dernières impressions réalisées afin de pouvoir les relancer par la suite directement. Vous pouvez soit définir un nombre limité d’éditions à mémoriser, ou encore spécifier un certain volume en Mo pour la mémoire tampon qui sera réservée à cet effet.

Si vous travaillez avec des imprimantes ou copieurs différents (certains en A4, d’autres en A3 par exemple), vous pouvez laisser cochée la case Demander le format d’impression. 4. Sous l’onglet Aperçu, indiquez comment cet aperçu doit vous être présenté par défaut (Figure 15.2 ) : en fonction de la taille de la fenêtre courante, en taille réelle à 100 %, avec une page entière, etc. Faire un aperçu directement au format PDF n’est peut-être pas indispensable, puisque cela peut prendre un peu plus de temps et que l’enregistrement en

PDF est extrêmement simple à obtenir, ce que vous avez pu constater de multiples fois. 5. Avec l’onglet Valeurs par défaut, vous avez la possibilité de redéfinir les polices de caractères utilisées pour l’impression des états présentés sous forme de listes ou simplement de texte (Figure 15.3 ). Vous avez même le choix des couleurs, quoi que le noir soit préférable. Pour les états contenant des données disposées en colonnes, vous avez à votre disposition un bouton spécifique (Options impression états colonnes). Celui-ci affiche une nouvelle série de choix (Figure 15.4). Figure 15.2 : L’onglet Aperçu des Paramètres d’impression.

Figure 15.3 : L’onglet Valeurs par défaut des Paramètres d’impression.

6. Cochez à gauche de la fenêtre les cases voulues. Vous pouvez par exemple centrer toutes les pages de la même manière, ou encore ne pas imprimer les fonds de page par défaut.

Figure 15.4 : Options d’impression pour les états en colonnes.

7. Cochez à droite les actions à appliquer dans le cas où la page serait trop étroite pour l’impression de l’état. Vous avez quatre propositions que vous pouvez ou non activer en cliquant sur la case correspondante. Ces actions sont appliquées selon un ordre de priorité, en commençant par réduire la largeur des colonnes. Si ce n’est pas suffisant, l’impression bascule en mode paysage (donc horizontalement), et ainsi de suite. Pour modifier cet ordre de priorité, cliquez sur une ligne, puis sur l’une des deux flèches verticales bleues, tout à fait à droite de la liste. L’une fait monter l’option, et lui donne donc une priorité supérieure, l’autre faisant bien sûr l’inverse.

Les boutons d’aperçu et d’impression ne servent pas à effectuer des tests, mais uniquement à éditer votre liste d’options… 8. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK ou Annuler dans vos fenêtres, puis sur Fermer pour quitter les préférences.

Ajouter un logo aux impressions Nous avons vu dans le Chapitre 3 comment changer un champ par défaut dans le pied de page des impressions. Reprenons maintenant le sujet pour aller un peu plus, et insérer cette fois en plus le logo de la société. 1.Assurez-vous tout d’abord que vous avez bien enregistré un petit et/ ou un grand logo dans les paramètres de votre société. En cas de doute, ouvrez le menu Dossier, choisissez l’option Paramètres, puis Société. Activez ensuite l’onglet Logos. Tout est là? Parfait. Vous aviez négligé cette étape? Reportez-vous au Chapitre 7 pour savoir comment procéder. 2.Revenez maintenant à vos réglages généraux : menu Dossier, puis Options, Paramètres et enfin rubrique Impressions. Faites alors un double clic sur la ligne Fond de page. Par défaut, vos en-têtes et pieds de page contiennent une seule ligne de données prédéfinie. Celles-ci comportent essentiellement des codes de champs, c’est-à-dire des informations extraites par le logiciel de la base de données du dossier : nom de la société, nom du document et date de travail pour l’en-tête, nom du logiciel, nom du poste de travail et nombre de pages du document pour le pied. 3.Sur la droite de la section d’en-tête, cliquez dans la rubrique nombre de lignes sur le bouton 2. Aussitôt, une nouvelle rangée de champs apparaît (Figure 15.5).

Remarquez qu’il est possible de séparer (ou non) en-tête et pied de page du reste du document par des lignes simples ou doubles. Choisissez dans les sections correspondantes l’une des options sans ligne, 1 ligne ou 2 lignes.

Figure 15.5 : Ajouter une ligne à l’en-tête.

4.Nous allons centrer le logo. Dans le champ grisé qui se trouve au milieu de la seconde ligne, cliquez sur le bouton Édite la formule (la gomme sert à effacer le champ). 5.Une boîte de dialogue demander la valeur à utiliser s’affiche. Cliquez sur le bouton situé à sa droite (il indique également Édite la formule). 6.Dans la (très) copieuse liste des champs, à gauche de la fenêtre de script qui apparaît, localisez la ligne qui indique Petit logo (elle se trouve dans la première rubrique, Paramètres). Faites un double clic dessus. Le nom du champ ([Petit logo]) entre crochets droits apparaît dans la zone centrale (Figure 15.6). Figure 15.6 : Insérer un logo dans les en-têtes des pages.

6.Cliquez deux fois sur OK. Votre nouveau champ d’en-tête est rempli. Cliquez sur OK pour terminer, puis refermez la fenêtre Préférences.

L’éditeur de script sert surtout à construire une formule plus ou

moins complexe. Dans notre cas, un seul champ est nécessaire. Vous pouvez aller plus vite en cliquant dans la fenêtre Valeur à ajouter sur le bouton rouge (appelé Change la rubrique), à droite du champ. La liste qui s’affiche ne contient « plus » que les noms des éléments de la base de données. Localisez la ligne Petit logo, sélectionnez-la et cliquez deux fois sur OK. Il ne vous reste plus qu’à vérifier le résultat en faisant un test, par exemple en ouvrant les écritures pour un certain compte et en cliquant sur le bouton Aperçu (Figure 15.7).

La largeur des colonnes à l’impression ou dans l’aperçu correspond à celle qui est affiché dans la fenêtre courante, ici celle d’un compte. Pour agrandir ou rétrécir une colonne, cliquez sur la ligne verticale qui le sépare de la précédente ou de la suivante, puis faites glisser vers la gauche ou vers la droite.

Rappelons à ce stade que les options de mise en page par défaut peuvent être modifiées à cet instant. Soit directement si vous cliquez sur le bouton Imprimer, soit en cliquant sur la petite croix qui se trouve à droite du titre Mise en page de la barre d’actions d’une fenêtre d’aperçu. Figure 15.7 : Le logo est bien affiché dans l’aperçu.

Imprimer en différé Si vous avez choisi dans vos paramètres de mémoriser les dernières impressions réalisées, celles-ci peuvent être retrouvées facilement : 1. Ouvrez le menu Dossier et choisissez l’option Impressions. La liste des dernières éditions (par défaut, les dix dernières) s’affiche dans un sous-menu (Figure 15.8). Figure 15.8 : Relancer une impression.

2. Cliquez sur le nom de l’impression à reprendre. Vous pouvez également vous contenter de la dernière impression, ou encore afficher la liste des fichiers sauvegardés avec l’option Revoir une impression.

Les impressions sont sauvegardées dans un sous-répertoire du dossier \ ProgramData\Ciel de votre disque dur. Ces fichiers ont pour extension .sgdoc.

Imprimer des états chaînés Nous avons déjà rencontrés quelques-uns des états que nous propose Ciel Compta, et il nous en reste bien d’autres à découvrir. Mais avant cela, nous allons nous intéresser pour terminer ce chapitre aux états chaînés, autrement dit aux enchaînements d’éditions, en passant tout d’abord par le cœur de ce système, le Gestionnaire d’états.

Gestionnaire d’états Vous vous souvenez que nous nous y sommes intéressés dans le Chapitre 14 à propos des lettres de relance. Revenons-y rapidement. 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, puis Etats paramétrables. Par défaut, tous les états disponibles, qu’ils soient standard (prédéfinis) ou créés par l’utilisateur, sont présentés par familles dans le volet de gauche (Figure 15.9). Vous pouvez également les afficher sous forme de liste en choisissant Tous les états dans la barre d’actions. Figure 15.9 : La liste des états de Ciel Compta.

Les états prédéfinis sont affichés en rouge. Il n’est pas possible de les modifier directement. Il faut pour cela en créer une copie. Notez que certains états ne peuvent même pas être dupliqués. D’autre part, lorsqu’une famille propose plusieurs états, l’un d’entre eux est utilisé par défaut (par exemple dans les états chaînés), sauf spécification contraire. L’état par défaut apparaît en caractères gras. 2. Cliquez sur le bouton Options (vous aurez remarqué en passant que vous disposez des habituels regroupements et filtres, ainsi que des boutons d’aperçu et d’impression). En plus des options de tri, d’affichage ou de gestion des colonnes,

propres à pratiquement toutes les fenêtres du logiciel, le menu propose les commandes Afficher la vignette et Afficher les états invisibles. Afficher la vignette : sépare le panneau de gauche en deux parties, la liste des états d’une part et un aperçu de ce qu’ils pourraient donner d’autre part (si possible). Afficher les états invisibles : il est possible de rendre les états invisibles, c’est-à-dire de les masquer dans les menus, commandes ou options de commandes de Ciel Compta. Pour cela, sélectionnez un état, puis cliquez sur le bouton Outils de la barre d’actions. Dans le menu qui s’affiche, choisissez Rend l’état invisible, ou Rend l’état visible (Figure 15.10). Vous pouvez ensuite faire ou non apparaître les états invisibles depuis le menu Options. Figure 15.10 : Outils de gestion des états.

Un état dit invisible est affiché en caractères italiques.

Vous retrouvez dans le menu Options certaines commandes déjà rencontrées, comme l’exportation vers Microsoft Office. Mais ce que vous exportez n’est pas l’état lui-même. Il s’agit uniquement de sa définition. D’autre part, il est aussi possible, toujours depuis le menu Options, d’exporter et d’importer des paramétrages d’états (via des fichiers d’extension .SgRep), par exemple pour récupérer des états personnalisés dans ou depuis un autre dossier. 3. Pratiquement tous les états, même s’ils ne sont pas

modifiables, peuvent se voir attribuer certains réglages, notamment : Propriétés : cliquez droit sur le nom d’un état. Dans le menu contextuel, choisissez l’option Propriétés. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez un mode de présentation, éventuellement une couleur autre que le noir, ou encore des options à appliquer lors des sauts de page. Sur l’exemple de la Figure 15.11, il est demandé de répéter les titres en haut de chaque feuille. Figure 15.11 : Définir les propriétés de présentation d’un état.

Le bouton Options d’impression donne accès aux mêmes réglages que sur la Figure 15.4. Accessibilité : en complément de la visibilité, cette option permet de spécifier pour un certain nombre de commandes si l’état sélectionné sera ou non proposé dans des listes (Figure 15.12).

Figure 15.12 : Options d’accessibilité des états.

Préférences : ouvre la boîte de dialogue Préférences états. Celleci permet surtout de spécifier un répertoire particulier pour le stockage des états lorsque vous demandez à les enregistrer dans un fichier (Figure 15.13). Vous pouvez en même temps préciser ce que le logiciel doit faire une fois le fichier généré, ou encore si un fichier de même nom existe déjà. Figure 15.13 : Préférences pour l’enregistrement des fichiers.

Les autres onglets de cette boîte de dialogue sont beaucoup moins susceptibles d’être modifiés, si ce n’est peut-être les couleurs dans

lesquelles sont affichées les listes d’état (onglet Liste des états). 4. Pour créer un nouvel état, vous n’avez massivement qu’une seule méthode : sélectionner un état existant dans une des catégories du volet Pour une famille, puis cliquer sur le bouton Dupliquer pour en faire une copie (à la condition que la famille le permette!). Renommez celle-ci, puis cliquez sur le bouton Modifier.

Quelques rares familles permettent de fabriquer directement un état : • a. Cliquez sur la petite flèche qui se trouve sous le bouton Créer. Dans le menu qui s’affiche, choisissez un style d’état ou demandez à faire appel à un assistant (Figure 15.14). Figure 15.14 : Créer un nouvel état.

• b. L’assistant vous permet de choisir un type d’état en vous donnant des explications relativement détaillées (Figure 15.15). Par exemple, l’option Colonne vous prévient qu’elle n’est pas conseillée aux néophytes. Excellente suggestion! Conservez par exemple l’option Liste simple et cliquez sur le bouton Créer.

Nous reviendrons plus loin sur les états chaînés. • c. Donnez un nom à votre état et cliquez sur OK. • d. L’assistant de création s’affiche. Cliquez sur le

bouton Choisir les rubriques. Sélectionnez dans la liste de gauche les rubriques à placer dans l’état et cliquez sur le bouton Ajouter (Figure 15.16). Vous pouvez retirer des rubriques de la liste de droite, ou encore modifier l’ordre de celles-ci à l’aide des deux flèches verticales. • e. Cliquez sur OK pour terminer, puis sur Continuer. • f. L’assistant vous informe que le paramétrage de l’état est terminé. Cliquez sur le bouton Essayer pour vérifier que tout est conforme à vos espérances. Si c’est le cas, cliquez sur OK pour terminer. • g. La configuration de votre état s’affiche dans une fenêtre de conception qui vous propose de multiples outils pour le personnaliser, effectuer des totalisations et autres calculs, définir des filtrages (bouton Logique), et ainsi de suite (Figure 15.17). Figure 15.15 : Choisir un type d’état.

Figure 15.16 : Choisir les rubriques d’un nouvel état.

Figure 15.17 : Éditer un état personnalisé.

• h. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK pour terminer la définition de votre état personnalisé.

Malgré l’aide apportée par l’assistant en particulier, et le logiciel en général, la création d’états personnalisés n’est pas d’une simplicité biblique. Pour en apprendre plus sur le sujet, consultez depuis l’aide du logiciel Manuel du générateur d’états. 5. Pour éditer ou effacer un état personnalisé, sélectionnez-le dans le gestionnaire, puis cliquez sur l’un des boutons Modifier ou Supprimer de la barre d’actions. Vous pouvez également le déplacer en choisissant l’option Changer de famille depuis le bouton Options (du moins, si cela est

possible).

Si les états prédéfinis ne sont pas modifiables, ils peuvent cependant être copiés puis collés (ce qui est une autre façon de les dupliquer). En particulier, les filtres inclus dans un état peuvent être transférés vers un autre en les copiant, puis en choisissant la commande Coller la logique depuis le bouton Options une fois la destination sélectionnée.

Gérer les états chaînés Un état dit « chaîné » est constitué d’une série d’états à éditer à la suite les uns des autres. Vous pouvez créer un nouvel état chaîné depuis le Gestionnaire d’états (voir ci-dessus) ou depuis le menu États : 1. Ouvrez le menu États, puis choisissez l’option États chaînés. Dans la liste des états déjà définis, cliquez sur le bouton Créer.

L’unique modèle prédéfini proposé par le logiciel concerne les éditions de fin d’année.

Le menu États ne permet pas de modifier les états chaînés. Vous devez pour cela passer par la commande États paramétrables. 2. Donnez un nom à votre convenance à votre état puis cliquez sur le bouton OK. La fenêtre de création est pour l’instant vide. 3. Cliquez droit. Dans le menu contextuel qui apparaît, cliquez sur le bouton Ajouter un état. La liste de tous les états, regroupés par famille, s’affiche (Figure 15.18). Figure 15.18 : Choisir un état à ajouter à la chaîne.

4. Faites un double clic pour ouvrir la famille voulue. Sélectionnez l’état à ajouter, puis cliquez sur OK. 5. Répétez les Étapes 3 et 4 pour tous les autres états que vous voulez chaîner.

6. Servez-vous des deux flèches verticales de droite pour modifier l’ordre d’édition des états, et cochez ou décochez les cases de la colonne Désactivé (l’état n’est pas édité) et Silencieux (dans ce cas, les paramètres par défaut sont appliqués sans autre forme de procès). Vous pouvez aussi insérer ou supprimer des lignes (Figure 15.19).

Certains états peuvent être configurés plus finement. Par exemple, en cliquant sur le bouton Paramètres pour un état centralisateur, puis en choisissant dans la fenêtre qui s’affiche Utiliser les paramètres prédéfinis, vous pourrez sélectionner les journaux à éditer (Figure 15.20). Figure 15.19 : Définition d’un état chaîné.

Figure 15.20 : Personnaliser les paramètres d’un état.

7. Si vous voulez filtrer ou trier les données qui seront éditées, cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Logique (Figure 15.21). Servez-vous des boutons Modifier et Choisir pour sélectionner vos critères (voyez à ce sujet le Chapitre 13). Cliquez sur OK ou Annuler pour terminer.

Figure 15.21 : Filtrer et trier les données à éditer.

Il est bien entendu possible de combiner plusieurs filtres ou critères de recherche, à condition bien sûr de rester raisonnable… Avec l’onglet Tri, vous pouvez définir un mode d’organisation des données en sélectionnant notamment une des multiples rubriques prédéfinies du logiciel, ainsi que sens de tri (Figure 15.22). Figure 15.22 : Définir un critère de tri.

8. Avec le bouton Propriétés, vous pouvez demander à générer les états séparément. Cliquez sur le bouton Sortie pour choisir la destination par défaut des états (Figure 15.23 ). Si vous choisissez Fichier, vous pourrez choisir un répertoire et un nom pour la sortie. L’option E-mail vous permet de même de définir le ou les destinataires du message, ainsi que de prédéfinir les champs Objet et Texte. Cliquez sur OK ou Annuler pour terminer.

Toute option non définie à l’avance est susceptible d’être demandée lors de l’édition de l’état chaîné. Figure 15.23 : Définir les options de sorties.

9. Cliquez sur le bouton OK de enregistrer votre état chaîné.

la

barre

d’actions pour

Pour éditer un état chaîné, vous n’avez plus qu’à choisir cette option dans le menu États. Sélectionnez l’état voulu dans la liste qui s’affiche, puis cliquez sur le bouton Exécuter. En fonction des options qui ont ou non été définies à l’avance, le logiciel vous demandera de préciser certains paramètres, état par état, et suivant l’ordre dans lequel ils sont enregistrés. Il ne vous reste plus qu’à visualiser et/ou imprimer vos états selon les méthodes habituelles.

Chapitre 16

Éditer des états clients/ fournisseurs

Dans ce chapitre : Imprimer un échéancier. Imprimer une balance âgée. Imprimer un encours client.

Les règlements des ventes et des achats sont-ils à jour? Quelles sont les échéances? Où en ont les encours? Autant de questions auxquelles il serait bien sûr possible de répondre en consultant la liste des écritures et la situation des comptes, mais pour lesquelles les états fournissent des réponses immédiates et précises.

Imprimer un échéancier Ce premier type d’état vous permet d’imprimer ou d’afficher différents types d’échéanciers de manière à contrôler les paiements de vos clients et les règlements à vos fournisseurs.

Seules les écritures pour lesquelles une date d’échéance a été inscrite sont prises en compte. D’autre part, ces écritures ne doivent pas avoir été soldées.

Comme les écritures non lettrées sont considérées par le logiciel comme n’étant pas soldées, il vaut mieux vérifier au préalable le lettrage des écritures pour ne pas commettre d’erreurs. Pour imprimer ou afficher un échéancier : 1. Dans le menu États, choisissez la commande Échéancier. La fenêtre traditionnelle vous demandant où la sortie doit être dirigée s’affiche (Figure 16.1). Figure 16.1 : Tous les états permettent de sélectionner le mode de sortie.

Pour les états permettant de spécifier des modes de sortie par défaut, les options Fichiers ou encore E-mail peuvent avoir été

configurées pour utiliser un répertoire prédéfini, ou encore une ou plusieurs adresses de messagerie (voir le Chapitre 15). Ceci permet d’automatiser plus ou moins la suite des opérations. Dans les autres cas, le déroulement de la procédure est identique à ce que nous avons déjà vu de nombreuses fois. 2. Une fois le type de sortie choisi, vous devez configurer les options de l’échéancier (Figure 16.2) : Période d’échéance : indiquez dans les champs Du et Au les dates de début et de fin de période. Servez-vous des boutons Calendrier pour sélectionner vos dates. Comptes : indiquez si vous voulez uniquement les échéances clients, fournisseurs, les deux, uniquement un certain compte ou un critère plus global. Pour avoir une vision plus claire des échéanciers, il est peut-être préférable de traiter les clients et les fournisseurs en deux temps. Options : sélectionnez le type d’écriture à traiter. Là encore, c’est à vous de voir si vous voulez ou non distinguer les effets à recevoir des charges à payer. Figure 16.2 : Les options de l’échéancier.

Écritures : les écritures validées étant évidemment écartées, indiquez simplement si celles qui ont été enregistrées en simulation méritent d’être retenues. 3. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.

Dans le cas d’une sortie dans un fichier ou d’un envoi par e-mail, le bouton OK est remplacé par Continuer. Ceci vaut pour tous les états. Vous retrouvez ensuite vos méthodes et options habituelles : mise en page, gestion de l’aperçu et de sa barre d’actions, et ainsi de suite (Figure 16.3). Figure 16.3 : Aperçu d’un échéancier.

Imprimer une balance âgée Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances. Pour éditer une balance âgée : 1. Dans le menu États, choisissez l’option Balance âgée. 2. Choisissez ensuite, comme d’habitude, le mode de sortie souhaité. 3. Dans la fenêtre qui suit, configurez les options de la balance âgée (Figure 16.4) : Figure 16.4 : Définir les options de la balance âgée.

Date : en vous servant notamment des boutons Calendrier, spécifiez soit un mois de départ, soit des tranches de temps en partant d’une certaine date. Dans ce cas, les valeurs par défaut définissent quatre intervalles successifs de trente jours chacun. Comptes : indiquez si vous voulez éditer une balance âgée pour les clients ou les fournisseurs. Type : précisez si les dates à retenir concernent les échéances ou l’enregistrement des écritures. Écritures : permet d’inclure ou non les écritures en simulation. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.

Là encore, vous retrouvez ensuite vos méthodes et options habituelles : mise en page, gestion de l’aperçu et de sa barre d’actions, et ainsi de suite.

Imprimer un encours client Dans les définitions des comptes clients, vous avez la possibilité de spécifier un encours maximal autorisé. Cet état permet de contrôler la situation de ces encours : 1. Dans le menu États, choisissez la commande Encours clients. 2. Choisissez ensuite le mode de sortie souhaité. 3. Dans la fenêtre qui suit, vous devez spécifier les options de sélection des encours (Figure 16.5) : Figure 16.5 : Options pour les encours clients.

Période : spécifiez dans les deux champs les dates de début et de fin de période à traiter. Comptes (onglet Sélection) : indiquez ici le ou les comptes à prendre en considération. Vous avez par exemple la possibilité de définir une liste de comptes en cliquant sur le bouton marqué de trois points suivant l’intitulé Série. Dans la fenêtre Tableaux d’édition, cliquez sur une ligne, puis choisissez un compte (Figure 16.6). Continuez pour choisir vos comptes, puis cliquez sur OK. Les autres solutions consistent à spécifier une plage continue de comptes, ou encore de racines de comptes.

Figure 16.6 : Choisir une série de comptes.

Écritures (onglet Sélection) : cochez les cases correspondant aux écritures à traiter en plus de celles qui sont déjà validées. Onglet + de critères : précisez ici si vous voulez ou non inclure également les clients pour lesquels aucun encours n’a été défini, ou réduire la liste aux seuls clients qui ont dépassé l’encours autorisé. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK. Le résultat vous indique, pour chaque compte concerné, le solde des écritures pour la période spécifiée, le montant des factures échues et non payées, le montant maximal de l’encours, le dépassement de cet encours s’il y a lieu, et enfin le pourcentage de ce dépassement par rapport à l’encours autorisé (Figure 16.7).

Parmi les autres états concernant les clients figurent également les lettres de relance (menu Traitements) et les courriers de pénalité de retard (menu Etats). Reportez-vous au Chapitre 14 pour en apprendre plus à leur sujet.

Figure 16.7 : Encours pour un client.

Chapitre 17

Un tas d’états

Dans ce chapitre : Imprimer le brouillard. Imprimer le centralisateur ou un journal. Imprimer le Grand livre. Imprimer une balance. Imprimer un état analytique. Autres états dans l’état (Intuiciel nous protège!).

Ciel Compta est un véritable état de droit. Les lois comptables sont totalement respectées, la route de l’utilisateur est dégagée, des assistants indiquent si nécessaire le bon chemin… Et le tout avec le sourire. Mais derrière cette apparence bon enfant, il y a aussi une multitude de rapports, d’analyses, de statistiques et autres. Fort heureusement, rien n’est ni caché ni secret. Vous avez donc à chaque instant droit aux états…

Imprimer dans le brouillard Cet état vous permet d’imprimer ou de visualiser toutes les écritures saisies en mode brouillard, ainsi que, le cas échéant, celles qui ont été classées en mode simulation. Pour cela : 1. Dans le menu États, choisissez la commande Brouillard. La fenêtre de sélection du type de sortie s’affiche. Remarquez en passant, que, comme d’habitude, vous pouvez ou non afficher une zone de commentaires ou encore une vignette d’aperçu sur laquelle il est possible de zoomer pour mieux se faire une idée du résultat (Figure 17.1). Figure 17.1 : Choisir le type de sortie et utiliser la vignette d’aperçu.

Cet aperçu n’est qu’une image interne prédéfinie, pas un véritable aperçu de votre état. 2. Cliquez dans la barre d’actions sur le type d’édition à produire. 3. Dans la fenêtre qui suit, spécifiez vos options d’édition du brouillard (Figure 17.2) : Période : servez-vous des boutons Calendrier pour définir les dates de début et de fin pour la période considérée.

Cette période devrait se limiter normalement au mois en cours, puisqu’à l’issue de celui-ci les écritures auraient dû être validées. Journaux : vous avez la possibilité d’éditer tous les journaux, en d’en sélectionner un seul. Dans le premier cas, les journaux seront édités un par un, chacun commençant par défaut au début d’une page. Mouvements : précisez le cas échéant une période spécifique, par exemple une certaine semaine dans le mois. Options : vous pouvez aussi choisir d’inclure les écritures en simulation, voire d’éditer les journaux en continu, sans saut de page (ce qui risque de ne pas aider à la consultation et aux vérifications). Figure 17.2 : Options pour le brouillard.

4. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK. La liste de vos écritures, avec les sous-totaux correspondants par période intermédiaire, est imprimée, affichée ou enregistrée dans un fichier (par défaut, en PDF), ou encore envoyée en pièce jointe dans un message (Figure 17.3).

Imprimer le centralisateur Le centralisateur fournit le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal sélectionné.

Le centralisateur ne traite que les écritures qui ont été validées. 1. Dans le menu États, choisissez la commande Centralisateur. 2. Cliquez dans la barre d’actions sur le type d’édition à produire. 3. Dans la fenêtre qui suit, spécifiez vos options d’édition du centralisateur (Figure 17.4) : Période : sélectionnez selon les méthodes habituelles l’intervalle de temps à prendre en compte pour l’édition du centralisateur. Journaux : cochez ou décochez les cases correspondant aux journaux que vous voulez (ou non) éditer. Option : définissez le mode de présentation souhaité (tous les mois classés par journal, ou tous les journaux classés par mois).

Dans le premier cas, les deux premières colonnes indiquent Journal et Mois, dans le second Journal et Intitulé du journal. Les deux dernières colonnes contiennent les débits et les crédits. Figure 17.3 : Édition du brouillard.

4. Cliquez sur OK pour terminer. Figure 17.4 : Les options d’impression du centralisateur.

Imprimer un journal Au lieu du centralisateur, vous pouvez plus simplement éditer un ou plusieurs journal. Vous disposez alors de deux modes de présentation : 1. Dans le menu États, choisissez la commande Journaux.

Cette commande ne traite que les écritures qui ont été validées. 2. Cette fois, la fenêtre de sélection du type de sortie vous propose deux états : standard ou rapide (Figure 17.5).

Les deux états différent surtout par le fait que les sous-totaux par mouvement sont ou non présentés. 3. Cliquez dans la barre d’actions sur le type d’édition à produire. 4. Dans la fenêtre qui suit, spécifiez vos options d’édition des journaux, puis cliquez sur OK. Ces options sont exactement les mêmes que pour le centralisateur, ce qui est on ne peut plus normal, puisque ces commandes ne sont que les deux facettes d’une même procédure. Figure 17.5 : Choisir un état pour l’impression des journaux.

Imprimer le Grand-livre Le Grand-livre est le journal des journaux, celui qui regroupe toutes les écritures passées au fil du temps pour l’ensemble des comptes. 1. Dans le menu États, choisissez la commande Grand livre. 2. La fenêtre de sélection du type de sortie vous propose trois états : standard, avec quantités ou par échéance (Figure 17.6). Choisissez pour l’instant le modèle par défaut, Grand livre, puis le type de sortie. 3. Dans la fenêtre qui suit, spécifiez vos options d’édition du Grand-livre (Figure 17.7) : Période : spécifiez dans les deux champs les dates de début et de fin de période à traiter. Comptes (onglet Sélection) : indiquez ici le ou les comptes à prendre en considération. Vous avez par exemple la possibilité de définir une liste de comptes ou de racines de comptes en cliquant sur le bouton marqué de trois points qui suit l’un des intitulés Série de comptes ou Série de racines. Dans la fenêtre Tableaux d’édition, cliquez sur une ligne, puis choisissez un compte. Continuez de même afin de choisir tous vos comptes, puis cliquez sur OK. Les autres solutions consistent à spécifier une plage continue de comptes ou encore de racines de comptes. Figure 17.6 : Choisir un modèle de grand livre.

Journaux (onglet Sélection) : si vous voulez consulter uniquement un journal, cliquez sur l’option Le journal, puis choisissez-le dans la liste.

Écritures (onglet Sélection) : cochez les cases correspondant aux écritures à traiter en plus de celles qui sont déjà validées.

Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton Tous. Comptes (onglet + de critères) : précisez dans cette série la manière dont doivent être traités les comptes (Figure 17.8) : Figure 17.7 : Options d’édition du Grand livre (onglet Sélection).

Figure 17.8 : Options d’édition du Grand livre (onglet + de critères).

• Hors comptes soldés : lorsque cette option est cochée, les comptes dont le solde est égal à zéro sont exclus de l’édition du Grand livre. • Saut de page par compte : l’état est présenté

avec un compte par page. • Affichage des cumuls antérieurs : pour chaque compte, le solde antérieur à la période est affiché. • Affichage des soldes de la période : cette option est accessible si l’affichage des cumuls antérieurs est activé. En la cochant pour chaque compte, le solde de la période est affiché sans tenir compte des soldes antérieurs. • Sous total / sous classe : le total par sous classe est affiché. • Sous total / mois : le total par mois est affiché. • Centralisation : avec cette option, le détail des comptes n’est pas affiché. Le bouton permet de saisir les racines des comptes à centraliser dans le grand livre. Écritures (onglet + de critères) : précisez dans cette série la manière dont doivent être traités les écritures : • Pointées, Non pointées ou Les deux, Lettrées, Non lettrées ou Les deux. • L’option Lettrage équilibré sur la période demandée permet d’exclure les écritures lettrées sur deux exercices ou périodes. Ainsi, si vous avez coché Non lettrées, vous prenez en compte uniquement les écritures réellement non lettrées sur la période. De même, si vous avez coché Lettrées, seules les écritures vraiment lettrées seront éditées dans votre grand livre. 4. Cliquez sur OK pour terminer. Par défaut, le Grand livre effectue des totalisations sur différents niveaux, en allant du plus général au plus particulier : global, par classe et par compte de la classe courante. Les comptes sont détaillés selon les numéros de mouvements (Figure 17.9). Vous pouvez aussi imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité ou bien une date d’échéance données. Les options sont alors réduites au choix de la période, de la sélection des comptes, des écritures et éventuellement d’un unique journal. C’est une version simplifiée de l’onglet Sélection décrit ci-dessus.

Figure 17.9 : Édition du Grand livre.

Imprimer une balance Une balance a notamment pour rôle de permettre le contrôle de la comptabilité, et donc le bilan et le compte de résultat. Elle montre l’état de chaque compte pour la période considérée et, le cas échéant, son évolution. 1. Dans le menu États, choisissez la commande Balance. 2. La fenêtre de sélection du type de sortie vous propose trois états : normale, rapide, ou comparative sur les exercices N à N-10 (Figure 17.10 ). Choisissez pour l’instant la balance rapide, puis le type de sortie. 3. Vous obtenez immédiatement l’impression, l’affichage, l’enregistrement ou encore l’envoi dans un message de votre balance. C’est déjà terminé.

La balance rapide présente uniquement les comptes dont les écritures ont été validées. Figure 17.10 : Éditer une balance.

4. Reprenez depuis l’Étape 1, en choisissant cette fois la balance normale. 5. Définissez vos options pour l’édition de la balance sous les onglets Sélection et + de critères.

Vous retrouvez en fait les mêmes options que pour le Grand livre, à quelques exceptions près : Onglet Sélection : vous ne pouvez pas choisir des séries de comptes ou de racines de comptes. Onglet + de critères : la centralisation compte par compte disparaît. Il n’est possible de le faire que pour les clients et les fournisseurs, ainsi que par racines (Figure 17.11). Vous pouvez aussi obtenir le détail des A-nouveaux, mais pas des sous-totaux par mois, des cumuls et des soldes intermédiaires.

Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton Tous. 6. Cliquez sur OK pour terminer et éditer votre balance (Figure 17.12). Figure 17.11 : Les options de la balance.

7. Revenez ensuite à l’Étape 1 et, choisissez cette fois une balance comparative. 8. Sélectionnez vos options dans la fenêtre qui suit (Figure 17.13) : Période : saisissez les dates de la période à comparer.

Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si vous définissez une date intermédiaire. Par exemple, si la période est comprise entre 1er janvier et le 20 mars, le cumul concernera l’ensemble du premier trimestre. Périodes de comparaison : cochez les exercices qui seront comparés à l’exercice N. Vous pouvez choisir jusqu’à dix exercices antérieurs, et même le prochain exercice si vous avez enregistré des écritures en simulation. Comptes : sélectionnez les comptes concernés (comme pour une balance normale, sauf pour les classes de comptes). Options : cochez ou décochez les options suivantes : • Affichage des soldes : permet d’afficher les soldes des exercices antérieurs. Par défaut, seuls les soldes de l’exercice en cours (N) sont présentés. Figure 17.12 : Édition d’une balance.

• Affichage des écarts : permet d’afficher les écarts entre les exercices. Sélectionnez alors la manière de présenter ces écarts.

• Sous-totaux par classe : permet d’afficher les comptes par classe par classe avec calcul du soustotal. Écritures : permet de prendre ou non en compte le brouillard et/ou les écritures en simulation. 9. Cliquez sur OK quand vous avez terminé. Le résultat fournit, classe par classe et compte par compte, les soldes des exercices sélectionnés ainsi que leur évolution (Figure 17.14). Figure 17.13 : Options pour une balance comparative.

Imprimer un état analytique Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous avez à votre disposition toute une série d’états qui seront non plus traités sur la base des comptes ou des racines de comptes, mais en partant les codes analytiques saisis dans vos écritures.

Grand livre analytique 1. Dans le menu États, cliquez sur la ligne Analytique. Le sousmenu qui s’affiche propose des types déjà rencontrés plus haut, ainsi qu’un état dit budgétaire. Choisissez la première commande Grand livre analytique. 2. Vous disposez de deux modèles : le Grand livre proprement dit, et le Grand livre par échéance. Choisissez le premier, puis le type de sortie. Figure 17.14 : Balance comparative.

3. Définissez ensuite les options pour le Grand livre analytique (Figure 17.15). Ces options ressemblent beaucoup à ce que nous avons déjà rencontré, si ce n’est que la rubrique Comptes est plus restreinte. Indiquez en particulier si vous voulez traiter tous les codes analytiques, ou une série se suivant dans un ordre alphanumérique. Bien entendu, vos codes analytiques doivent répondre à un schéma précis et établi à l’avance pour que cela soit efficace… 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Continuer. 5. Vous devez maintenant spécifier les modes de répartition et de tri (Figure 17.16) : Répartition : si vous voulez inclure des répartitions analytiques, cochez Avec clés de répartition et choisissez le niveau de répartition.

Figure 17.15 : Options du Grand livre analytique.

Figure 17.16 : Définir la répartition et le tri.

Options : par défaut, les écritures seront classées par code analytique, puis par compte. Vous pouvez modifier ici cet ordre. Si vous cochez la case Avec saut de page, l’état sera présenté avec un code analytique ou un compte par page. Vous pouvez également afficher ou non les classes de codes ou de comptes ainsi que les comptes non affectés. 6. Cliquez sur OK quand vous avez terminé.

Pour une sortie directe sur imprimante ou dans un fichier, le bouton OK devient Continuer.

Le Grand Livre analytique est alors édité (Figure 17.17). Figure 17.17 : Un grand livre analytique.

L’édition d’un grand livre analytique par échéance se déroule selon la même méthode, si ce n’est que vous avez moins d’options à définir (pas question de comptes ni de tri).

Balance analytique 1. Dans le menu États, cliquez sur la ligne Analytique, puis choisissez la commande Balance analytique. 2. Cliquez dans la barre d’actions sur le type de sortie souhaité. 3. Définissez les options dans les deux fenêtres qui suivent. Ce sont exactement les mêmes que pour un Grand livre analytique. 4. Cliquez sur Ok pour terminer. Vous obtenez un état regroupé par défaut pour la période examinée par code analytique (ou par compte), avec présentation des cumuls et des soldes (Figure 17.18). Figure 17.18 : Une balance analytique.

Échéancier et balance âgée analytique 1. Dans le menu États, cliquez sur la ligne Analytique, puis choisissez l’une des commandes Echéancier ou Balance âgée. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à la sortie souhaitée. Pour l’essentiel, les options que vous avez à renseigner sont semblables à celles qui ont été décrites plus haut, avec cependant moins de paramètres à définir. 3. Choisissez vos options puis cliquez sur OK. Comme l’illustre la Figure 17.19, un échéancier analytique se distingue, à configuration identique, d’un échéancier normal essentiellement par le fait que les numéros de comptes sont remplacés par des codes analytiques et budgétaires. Le même principe vaut pour les balances âgées. Figure 17.19 : Un échéancier analytique.

Ces deux états n’ont d’intérêt que pour des entreprises qui affectent des codes analytiques aux écritures clients et fournisseurs (par exemple pour différencier ce qui relève de plusieurs secteurs d’activité bien distincts).

État budgétaire analytique 1. Dans le menu États, cliquez sur la ligne Analytique, puis choisissez la commande État budgétaire. 2. Cliquez dans la barre d’actions sur le type de sortie souhaité. 3. Définissez ensuite vos options ( Figure 17.20). La plupart des paramètres sont communs à d’autres états, comme la période concernée, le choix éventuel d’une suite de code analytiques, ou encore la reprises des écritures du brouillard et/ou en simulation. Vous pouvez également demander à afficher en supplément les classes de codes ainsi que les codes budgétaires non imputés. Figure 17.20 : Options pour les états budgétaires.

4. Cliquez sur OK quand vous avez terminé.

Pour les codes budgétaires traités, le logiciel va calculer : • • • •

le montant budgété, le montant réalisé, le montant de l’écart, le pourcentage de cet écart par rapport au budget.

Les débits sont traduits en chiffres positifs, les crédits en chiffres négatifs. Vous devez donc faire attention à affecter aux codes analytiques des budgets de ventes des valeurs négatives.

Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgétaire (premier caractère du code) ce qui permet d’effectuer des regroupements.

Autres états et statistiques diverses Le menu États propose encore d’autres commandes, mais nous aurons à y revenir à l’heure des opérations de fin de période ou d’exercice. En plus de tout cela, vous avez aussi la possibilité d’afficher des informations non disponibles depuis le menu États, et en particulier des statistiques variées.

Tableau de bord Le premier outil facilement accessible est le bouton Tableau de bord, qui se trouve sur la gauche de l’onglet Accueil (Figure 17.21). Les zones Échéancier et Trésorerie permettent d’accéder directement à des pages d’écritures en cliquant sur les liens associés. Vous pouvez aussi agrandir ou réduire certaines sections en cliquant dans leur bandeau de titre sur l’icône de loupe.

Mes états et statistiques Le bouton qui suit donne un accès visuel à une série de commandes rattachées aux menus Traitements et surtout États (Figure 17.22).

N’oubliez pas aussi que vous pouvez retrouver certaines de ces commandes dans le volet de navigation, en cliquant sur le bandeau blanc, à gauche de la fenêtre du logiciel. Figure 17.21 : Le tableau de bord.

Figure 17.22 : La vue Mes états et statistiques, version Intuiciel.

En fait, cette fenêtre sert de raccourci aux commandes que vous retrouvez dans les menus. En particulier, le cadre Mes statistiques est un substitut à la commande Statistiques du menu Divers. Nous passerons donc plutôt par le menu pour ce qui suit.

Évolution des comptes Pour suivre l’évolution des comptes, procédez comme suit : 1. Ouvrez le menu Divers, puis choisissez Statistiques. 2. Vous disposez de quatre modèles, qui sont ceux que vous retrouvez également dans l’écran Intuiciel (Figure 17.23 ). Choisissez le premier, puis le type de sortie. Figure 17.23 : Choisir une sortie statistique.

3. Définissez les options voulues. Indiquez la période concernée, le compte, la racine ou la classe de comptes à traiter, ainsi que les écritures à retenir (Figure 17.24 ). Cliquez ensuite sur Continuer. 4. Choisissez la présentation de l’état sous forme standard (texte) ou graphique, puis cliquez sur OK. 5. Sélectionnez une sortie écran ou imprimante, puis cliquez sur OK. La feuille (ou le graphique) s’affiche ou est imprimée (Figure 17.25).

Figure 17.24 : Options d’évolution des comptes.

Figure 17.25 : Graphique d’évolution de comptes.

Indicateurs clefs Cette commande synthétiques.

permet

d’obtenir

certains

résultats

très

1. Ouvrez le menu Divers, puis choisissez Statistiques. 2. Parmi vos quatre modèles, choisissez le second, puis le type de sortie. 3. Ici, les options se limitent à la période et aux écritures à traiter. Cliquez ensuite sur OK. 4. Vous obtenez directement une forme de compte de résultat simplifié (Figure 17.26). Figure 17.26 : Indicateurs clefs.

Répartition charges produits Cette commande liste, mois par mois pour la période concernée, les totaux des comptes de charges, ceux des comptes de produits, ainsi que leur solde. Toujours accessible depuis la commande Statistiques du menu Divers, cette répartition propose le même déroulement et les mêmes options que ci-dessus. Vous pouvez là encore produire un état sous forme de tableau, ou bien sous forme de représentation graphique.

Répartition d’une classe Cette commande, également accessible depuis la commande Statistiques du menu Divers, permet d’avoir une vue très synthétique des soldes des comptes d’une classe donnée, ou encore d’une racine de comptes. Les options sont les mêmes que précédemment, en particulier le choix entre présentation standard et représentation graphique (Figure 17.27). Figure 17.27 : Répartition par classe.

Le Gestionnaire d’états permet de créer des représentations statistiques personnalisées. Pour cela, ouvrez le menu Dossier et choisissez Options puis États paramétrables. Choisissez une famille modifiable (elles sont très peu nombreuses!) et cliquez sur la petite flèche qui se trouve sous le bouton Créer. Choisissez dans le menu l’option Créer un état de type «Statistiques croisées ». C’est bien sûr un sujet trop complexe pour être traité dans le cadre de ce livre. Si cela vous intéresse, ouvrez depuis le menu d’aide du logiciel le Manuel du générateur d’états, et recherchez depuis le sommaire le titre Les statistiques croisées.

Cinquième partie

L’heure des déclarations et des clôtures

Je crois qu’il veut te faire une déclaration Dans cette partie…

Nous en arrivons à l’heure où, comme on disait autrefois, les athéniens s’atteignirent… Autrement dit, celle où il faut regarder de près les résultats, les valider, clore les opérations en fin de période ou d’exercice, et déclarer ce qui doit l’être auprès des services fiscaux. Si vous avez opté pour une méthodologie simplifiée, autrement dit choisi de transmettre simplement les écritures passées dans votre brouillard à votre expert-comptable, votre tâche s’arrête pratiquement là. C’est à l’expert-

comptable de prendre le relais et de faire le reste du travail à votre place… Quant à vous, il ne vous reste plus qu’à vous occuper du plus intéressant : faire fructifier votre société! À moins que, justement, l’expert-comptable ce ne soit vous…

Chapitre 18

Qu’avez-vous à déclarer?

Dans ce chapitre : Effectuer une déclaration de TVA. Remplir un état fiscal.

Et oui, il est normal que chaque entreprise contribue à sa mesure à la vie du pays. Comme tout un chacun. Au-delà de tout débat sur la nature et le montant de ces contributions, tout le monde ou presque s’accorde à reconnaître que l’administration ne serait pas ce qu’elle est s’il n’y avait pas toute cette paperasserie, ces liasses de documents CERFA, et autres DUCS, à remplir… Bien sûr, Ciel Compta se met comme toujours en quatre pour vous aider à vous en sortir, et notamment à effectuer vos déclarations par télétransmission. Mais comme quatre, ce n’est pas le prix de deux, ce support n’est pas forcément gratuit… Commençons donc par le commencement, c’est-à-dire la TVA.

Effectuer une déclaration de TVA Les déclarations de TVA s’effectuent depuis le menu États, dans lequel un assistant vous propose toutes les options dont vous pouvez avoir besoin.

Les déclarations de TVA s’effectuent depuis le menu États. Elles sont fonction du régime pour lequel vous avez opté lors du paramétrage de votre dossier. Vous avez le choix entre le régime réel (état CA3, annexe 3310 A), et le régime simplifié (état CA 12). Si nécessaire, reportez-vous au Chapitre 6 pour plus d’informations sur ce paramétrage.

Créer une déclaration de TVA avec l’assistant

L’assistant Déclaration de TVA n’est disponible que si vous n’avez pas souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres de TVA de votre dossier. Auquel cas, vous n’aurez accès qu’à la commande État de TVA détaillée du même sous-menu, qui automatise cette tâche.

Pour vérifier ou renseigner votre adhésion au dispositif de télédéclaration de la DGFiP, ouvrez le menu Dossier, puis choisissez Paramètres et TVA. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, activez l’onglet Téléprocédures TVA. Cochez si nécessaire la case correspondant à l’intitule J’ai souscrit, en indiquant alors votre numéro d’adhésion dans la zone Numéro ou date d’adhésion DGFiP (Figure 18.1). Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d’un RIB dans votre logiciel (au niveau d’un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. En cas de doute, laissez toutes ces informations vierges (c’est ce que nous allons d’ailleurs supposer ici) et discutez de cette procédure avec votre expertcomptable ou les services fiscaux dont vous dépendez. Figure 18.1 : Souscrire au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP.

En supposant que vous n’avez pas souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP et qu’aucune déclaration de TVA

n’est en attente d’être validée, procédez de la manière suivante : 1. Dans le menu États, choisissez l’option Déclaration de TVA. Dans le sous-menu correspondant, cliquez sur Assistant. La fenêtre de l’assistant s’affiche (Figure 18.2). Figure 18.2 : L’assistant Déclaration de TVA.

2. Cliquez sur la ligne Créer une déclaration de TVA, puis sur le bouton OK.

L’option Créer n’est pas disponible si une déclaration déjà enregistrée n’a pas encore été validée. 3. Choisissez la période de votre déclaration. Par défaut, la fenêtre définit une période correspondant à un mois entier (Figure 18.3). Indiquez si les écritures du brouillard et/ou en simulation doivent être prises en compte. Cliquez ensuite sur le bouton OK.

L’option Recalculer n’est accessible que si vous avez apporté depuis la dernière déclaration des modifications à vos paramètres de TVA.

Figure 18.3 : Configurer la déclaration de TVA.

4. Un état préparatoire s’affiche. C’est une copie de l’état papier, déjà prérempli en fonction des écritures passées pour la période choisie lors de l’étape précédente. Il est possible de corriger ou modifier chaque champ en cliquant dans la case correspondante, comme sur la Figure 18.4. Figure 18.4 : Remplir une déclaration de TVA au régime réel (feuillet CA3).

5. Servez-vous des boutons de déplacement de la section Navigation de la barre d’actions pour accéder aux autres feuillets de la déclaration (annexe 3310 A pour le régime réel). Complétez les données qui doivent l’être, toujours en cliquant dans le champ correspondant pour le renseigner. 6. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK de la barre d’actions (ou sur Fermer pour abandonner l’opération). 7. Le logiciel vous demande alors si vous voulez imprimer votre déclaration, en afficher un aperçu ou annuler. Cliquez sur le bouton de votre choix. Ceci vous permet de bien vérifier la correction de votre déclaration

avant transmission.

Gérer la liste des déclarations de TVA L’assistant Déclaration de TVA vous permet d’effectuer divers opérations et traitements avant validation. Passons-les rapidement revue.

Afficher les déclarations de TVA 1. Dans le menu États, choisissez Déclaration de TVA, puis Assistant. Dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Afficher les déclarations de TVA puis cliquez sur OK.

Vous pouvez aussi choisir la commande Liste des déclarations dans le même sous-menu. Figure 18.5 : La liste des déclarations de TVA.

La liste de vos déclarations de TV s’affiche dans une grille (Figure 18.5). Remarquez que vous retrouvez les classiques boutons de filtrage, recherche, aperçu, impression, options, etc. 2. Sélectionnez une ligne, puis servez-vous des boutons de la barre d’actions ou du menu contextuel pour effectuer le traitement voulu (voir ci-dessous).

Modifier une déclaration de TVA Pour éditer une déclaration de TVA : 1. Dans le menu États, choisissez Déclaration de TVA, puis Assistant. Dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Ouvrir une déclaration de TVA puis cliquez sur OK.

Normalement, seule la dernière déclaration en date, et non validée, devrait être susceptible d’être éditée. Vous pouvez aussi pour cela choisir dans l’assistant le raccourci Reprendre le travail précédent. 2. La liste des déclarations s’affiche. Sélectionnez la ligne voulue puis cliquez sur OK. 3. Vous revenez à la boîte de dialogue de configuration de la déclaration (voir plus haut la Figure 18.3 ). Procédez alors comme dans la section Créer une déclaration de TVA.

Si possible, et si nécessaire (par exemple dans le cas où de nouvelles écritures auraient été enregistrées depuis une précédente simulation), cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement.

Éditer une déclaration de TVA Pour éditer une déclaration de TVA : 1. Dans le menu États, choisissez Déclaration de TVA, puis Assistant. Dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Editer une déclaration de TVA puis cliquez sur OK. 2. Choisissez le type de sortie (imprimante ou écran) en cliquant sur le bouton voulu. 3. Sélectionnez comme ci-dessus la déclaration à éditer puis cliquez sur OK. 4. Effectuez votre mise en page pour une impression, ou servez-vous des options d’exportation et autres pour un aperçu. 5. Vous pouvez ensuite répéter l’opération pour d’autres déclarations. Quand vous avez terminé, refermez la liste en cliquant sur Annuler.

TVA détaillée En plus des formulaires officiels, vous pouvez afficher ou imprimer un état de TVA détaillé sur une période de votre choix.

Seule cette commande sera disponible si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP. 1. Dans le menu États, choisissez Déclaration de TVA, puis État de TVA détaillée. 2. Vous retrouvez une fenêtre bien connue. Cliquez sur le bouton correspondant au type de sortie voulu. 3. Définissez les options dans la fenêtre qui suit ( Figure 18.6 ). Vous pouvez spécifier une période en mois entiers, si les écritures du brouillard ou en simulation sont prises en compte, et enfin si un calcul de solde doit être fait compte par compte. Cliquez ensuite sur OK. Vous obtenez ainsi le détail des mouvements réalisés sur la période choisie, et les montants de TVA correspondants (Figure 18.7). Figure 18.6 : Options pour les états de TVA détaillés.

4. Imprimez, exportez ou transmettez par messagerie l’état, puis refermez la fenêtre.

Figure 18.7 : Exemple d’état de TVA détaillée.

Valider une déclaration de TVA Valider une déclaration de TVA revient à terminer le remplissage des formulaires, à inscrire les écritures correspondantes dans la comptabilité et à (télé)transmettre bien sûr ces formulaires à l’administration fiscale (la DGFiP). 1. Dans le menu États, choisissez Déclaration de TVA, puis Liste des déclarations. La liste des déclarations s’affiche (revoyez la Figure 18.5). 2. Sélectionnez dans la liste la déclaration à valider (normalement, la dernière en date…).

3. 4. 5.

6.

Dans une déclaration non «fermée», les cases Validée et Écriture d’OD effectuée ne sont pas cochées. Cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Valider. Un message vous demande de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message vous demande si vous voulez passer l’écriture correspondante dans le journal des opérations diverses (OD). En bonne logique, cliquez sur le bouton Oui. Au bout de quelques instants, le logiciel vous informe que tout s’est bien déroulé. Cliquez sur OK.

Dévalider une déclaration de TVA C’est l’opération inverse de la précédente, l’annulation de celle-ci (ou plutôt la contrepassation d’une écriture d’annulation).

Seule la dernière déclaration peut être dévalidée. En d’autres termes, aucune autre déclaration ne doit avoir été enregistrée postérieurement. 1. Dans le menu États, choisissez Déclaration de TVA, puis Liste des déclarations. La liste des déclarations s’affiche (revoyez la Figure 18.5). 2. Sélectionnez dans la liste la déclaration à dévalider (la dernière en date). 3. Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez dans le menu contextuel l’option Dévalider. 4. Un message vous demande de confirmer la dévalidation. Cliquez sur le bouton Oui. 5. Un second message vous demande si vous voulez passer l’écriture de contrepassation correspondante dans le journal des opérations diverses. En bonne logique, cliquez sur le bouton Oui. 6. Au bout de quelques instants, le logiciel vous informe que tout s’est bien déroulé. Cliquez sur OK.

Télédéclarations de TVA Télédéclarer et payer en ligne sont bien entendu des procédés modernes, plutôt simples, et en plein développement. Si Ciel Compta vous propose des commandes à cet effet dans le sousmenu Déclaration de TVA, sachez tout de même que ce service demande de s’enregistrer auprès de Ciel, de charger un module supplémentaire (Ciel directDéclaration) et de payer un abonnement annuel. Tout ceci sort de notre propos. Si vous voulez en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter : Certainement votre expert-comptable. Votre OGA si vous adhérez à un organisme de gestion agréé. Le site Internet du Ministère des Finances dédié aux impôts (www.impots.gouvr.fr). Cliquez sur le lien Professionnels, puis sur Téléprocédures : Quel choix? Quelles obligations pour mon entreprise? Vous pourrez alors enregistrer un document PDF d’une dizaine de pages qui vous explique (presque) tout sur le sujet. En particulier, ce document décrit les deux modes de transmission : • EFI : une fois votre espace abonné créé, vous pouvez déclarer et payer en ligne auprès de la DGFiP. EFI signifie Échange de formulaires Informatisé. • EDI : c’est pratiquement la même chose, mais en passant par les services d’un expert-comptable ou d’un prestataire spécialisé pour vous épargner un maximum de travail. EDI signifie Échange de Données Informatisé. Le service des impôts dont vous dépendez. Et, bien sûr, le site Web de Ciel (www.ciel.com) ainsi que ses conseillers commerciaux (au 01.55.26.33.33).

Les télédéclarations et télépaiements concernent non seulement la TVA, mais aussi les impôts et taxes, ou encore la transmission des liasses fiscales (en mode EDI).

Éditer des états fiscaux Ciel Compta vous permet d’éditer (mais en aucun cas de modifier) des états fiscaux préparatoires : 1. Dans le menu États, choisissez l’option États fiscaux. Dans le sous-menu qui s’affiche sélectionnez l’état fiscal qui correspond au régime pour lequel vous avez opté dans les paramètres de comptabilité (revoyez à ce sujet le Chapitre 6).

Si vous choisissez une option autre que celle qui correspond à votre régime fiscal, un avertissement vous empêchera d’aller plus loin. 2. Choisissez ensuite le mode de sortie de l’état préparatoire (imprimante, aperçu, fichier ou e-mail). 3. Sélectionnez la période concernée, normalement l’exercice en cours pour une évaluation, ou sinon le précédent. Indiquez comme d’habitude si les écritures du brouillard ou en simulation doivent être prises en compte. Cliquez ensuite sur OK. Vous disposez alors d’un modèle (préparatoire) de déclaration fiscale correspondant au régime choisi (Figure 18.8).

Figure 18.8 : Un état fiscal préparatoire (régime réel).

Les documents produits sont, selon le régime fiscal : BIC Régime réel : Bilan (actif - formulaire 2050 - et passif formulaire 2051) et Résultat (charges et produits - formulaires 2052 et 2053). BIC Régime simplifié : Bilan simplifié (formulaire 2033 A) et résultat simplifié (formulaire 2033 B). BNC (Bénéfices Non Commerciaux) : Compte de résultat fiscal (formulaire 2035).

Chapitre 19

Opérations de fin de période

Dans ce chapitre : Valider le brouillard. Éditer les soldes intermédiaires. Clôturer un exercice. Après la clôture…

À chaque fin de période ou d’exercice, il y a des opérations plus ou moins compliquées, parfois angoissantes, en tout cas indispensables à conduire. L’heure des clôtures et des bilans arrive. C’est à vous de jouer…

C’est à vous de jouer… ou pas. Vous pouvez en effet avoir délégué tous ces travaux d’Hercule à votre expert-comptable, soit en choisissant le mode comptable Cahier, soit encore en paramétrant la synchronisation des données dans vos paramètres de comptabilité (nous y reviendrons dans la prochaine partie).

Valider les écritures du brouillard Ce traitement consiste à procéder à un enregistrement définitif des écritures passées dans le brouillard de saisie ou en mode simulation.

Une fois les mouvements validés, il n’est plus possible de les modifier. Si des erreurs d’imputation subsistent après validation, vous devrez effectuer une contrepassation ou bien enregistrer une écriture de régularisation dans le journal des opérations diverses. Pour valider les écritures passées dans le brouillard : 1. Dans le menu Traitements, choisissez la commande Validation brouillard. La fenêtre de choix des options vous avertit du caractère irréversible de cette opération (Figure 19.1). Figure 19.1 : Options de validation du brouillard.

2. Sélectionnez les options de validation : Période : par défaut, la période correspond à l’exercice en cours. Vous pouvez modifier les champs Du et Au en vous servant des boutons Calendrier. Journal (zone Critères) : seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. Mouvements (zone Critères) : spécifiez une plage de mouvements en saisissant un numéro de début et un numéro de fin. Vous pouvez également inclure les écritures en simulation. Tous

ces critères sont cumulables. 3. Cliquez sur le bouton Analyser afin de savoir combien d’écritures seront concernées (Figure 19.2). 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Valider. 5. Le logiciel affiche maintenant un message de confirmation. Cliquez sur le bouton Oui pour continuer, ou sur Non pour revenir à la fenêtre d’options. Figure 19.2 : Analyser les écritures à valider.

6. Un comptable bien averti en vaut deux. C’est pourquoi le logiciel affiche un nouveau message insistant fortement sur la nécessité de faire une copie de sauvegarde avant de poursuivre (Figure 19.3 ). Cliquez sur le bouton de votre choix.

Il est vivement conseillé d’accepter la sauvegarde, puis de choisir le dossier dans lequel une copie du dossier va être enregistrée. Nous reviendrons sur les sauvegardes dans la dernière partie de ce livre. Figure 19.3 : Sauvegardez avant de valider.

7. Une fois la validation terminée, un message vous informe de sa réussite ainsi que du nombre d’écritures traitées. Cliquez sur OK pour terminer. Vous pouvez contrôler le résultat de l’opération en consultant la liste

des écritures, ou encore uniquement le journal qui vient d’être validé (Figure 19.4). Les écritures correspondantes sont affichées en rouge. D’autre part, dans le Grand livre, le contenu de la colonne S indique le code B pour les écritures présentes dans le brouillard, et un code V pour celles-ci qui ont été validées. Figure 19.4 : Contrôle des écritures validées.

Éditer les Soldes Intermédiaires de Gestion Les Soldes Intermédiaires de Gestion (ou S.I.G.) sont des documents fiscaux à joindre au bilan. Pour éditer le S.I.G. : 1. Dans le menu États, choisissez la commande Soldes Intermédiaires de Gestion. 2. Dans la traditionnelle fenêtre d’état qui suit, choisissez le type de sortie souhaité. 3. Définissez ensuite vos options (Figure 19.5) : Période : indiquez la période à prendre en compte en vous servant des boutons Calendrier. Exercice N-1 : cochez la case Soldes N-1 au mois pour comparer les valeurs de l’exercice courant avec celles du précédent. Écritures : vous pouvez, comme d’habitude, inclure ou non les écritures du brouillard ainsi que celles qui ont été enregistrées en simulation. Figure 19.5 : Options des S.I.G.

4. Une fois les options définies, cliquez sur le bouton OK. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont alors imprimés, enregistrés dans un fichier, envoyés par e-mail ou encore affichés (Figure 19.6). 5. Dans le cas d’un aperçu, cliquez sur le bouton Fermer ou appuyez sur la touche Echap pour terminer.

Éditer un bilan ou un résultat synthétique L’un des énormes avantages apportés par une comptabilité informatisée, en plus évidemment de déléguer au logiciel toutes les opérations arithmétiques avec une (quasi) totale certitude quant à leur précision, c’est de pouvoir à tout moment produire des états, des bilans ou encore des résultats sans avoir à remplir à la main des liasses de feuillets. En particulier, vous avez la possibilité de consulter quand vous le voulez une synthèse de votre bilan et de votre compte de résultat. Figure 19.6 : Soldes Intermédiaires de Gestion.

Bilan synthétique Rappelons que le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l’entreprise. Établi et validé en fin d’exercice, il présente les éléments d’actif et de passif de l’entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Voyez également à ce sujet le Chapitre 4. Pour éditer un bilan synthétique : 1. Dans le menu États, choisissez Bilan-Résultat synthétiques. Dans le sous-menu qui s’affiche, cliquez sur l’option Bilan synthétique. 2. Choisissez dans la barre d’actions le type de sortie voulu (imprimante, aperçu, fichier ou e-mail). 3. Définissez ensuite vos options : période, comparaison avec l’exercice précédent, prise ou non en compte des écritures du brouillard et/ou en simulation.

Ces options sont exactement les mêmes que pour les S.I.G. (voir ci-dessus). Vous obtenez alors un bilan synthétique montrant la situation instantanée de vos comptes d’actif et de passif (Figure 19.7).

Figure 19.7 : Bilan synthétique.

Résultat synthétique Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant (normalement) un exercice comptable. Il permet de savoir si l’exploitation de l’entreprise durant la période considérée est bénéficiaire (le total des comptes de produits est supérieur à celui des comptes de charges) ou déficitaire (le total des comptes de charges est supérieur à celui des comptes de produits.) Pour éditer un compte de résultat synthétique : 1. Dans le menu États, choisissez Bilan-Résultats synthétiques. Dans le sous-menu qui s’affiche, cliquez sur l’option Compte de résultat synthétique. 2. Choisissez dans la barre d’actions le type de sortie voulu (imprimante, aperçu, fichier ou e-mail). 3. Définissez ensuite vos options : période, comparaison avec l’exercice précédent, prise ou non en compte des écritures du brouillard et/ou en simulation.

Ces options sont exactement les mêmes que pour les S.I.G. (voir plus haut). Figure 19.8 : Compte de résultat synthétique.

Vous obtenez alors un compte de résultat synthétique montrant la situation instantanée de vos comptes de charges et de produits (Figure 19.8).

Le bilan et le compte de résultat synthétiques vous permettent aussi de préparer les éditions des états fiscaux. Ceux-ci ont déjà été présentés dans le Chapitre 18.

Clôturer un exercice La clôture d’un exercice est un moment très important de la vie et de l’activité de l’entreprise. Si Ciel Compta réalise pour vous de manière automatisée la plupart des opérations, il ne peut pas réparer vos erreurs ou vos oublis. En particulier, un certain nombre d’opérations et de vérifications doivent être réalisées avant de se lancer dans une clôture, puis une réouverture pour entamer l’exercice suivant.

Si cette étape vous semble hors de portée, si vous pensez avoir mieux à faire pour développer votre société, il vaut mieux la confier à votre expert-comptable en lui transmettant toutes les données voulues (voir la dernière partie du livre).

Avant de clôturer… Sans entrer dans des détails qui dépasseraient notre propos, rappelons cependant quelques notions importantes que vous ne devez pas oublier avant de vous lancer dans une opération de clôture : En premier lieu, toutes les écritures du brouillard doivent avoir été validées avant de pouvoir clôturer un exercice (du moins celles qui sont antérieures à la date de clôture). Procédez à une vérification du lettrage de vos comptes. Dans le cas d’un compte défini comme étant lettrable, les écritures non lettrées peuvent être reprises lors des opérations de réouverture pour l’exercice suivant. Ceci vous permet par exemple de conserver des enregistrements de factures client ou fournisseur non soldées. Les comptes non lettrables permettent d’inscrire un solde global, c’est-à-dire sous la forme d’une seule écriture. Si c’est ce que vous voulez obtenir de manière systématique, vous devrez d’abord reconfigurer tous les comptes comme étant non lettrables, puis reprendre cette configuration une fois la réouverture effectuée. Si un compte est lettrable, mais qu’aucun lettrage n’a été enregistré sur l’exercice qui se termine, le logiciel vous permettra de choisir entre report simple ou détaillé. Avant de lancer la procédure de clôture, traitement potentiellement assez long selon le volume de données à traiter, il peut être utile de procéder à une réindexation de la base (voir la dernière partie du livre). De même, il est indispensable de sauvegarder le dossier en lieu sûr, sous peine de graves soucis si un problème survient pendant la clôture ou avec votre disque dur. La stupide panne d’ordinateur, ou même une brutale panne de courant, se produit toujours au plus mauvais moment…

Le « lieu sûr », c’est tout ce que vous voulez, sauf le disque dur sur lequel sont stockés vos programmes et vos fichiers de données. Un disque externe, une clé USB, un serveur réseau, tout cela est parfait. Ou presque parfait, puisque votre disque dur et/ou votre clé USB devraient être conservés dans un local indépendant de celui où vous travaillez tous les jours, et si possible coupe-feu. Vos données sont trop précieuses pour prendre le moindre risque!

Tant qu’à faire, effectuez au moins deux sauvegardes sur des supports différents, et conservés dans des lieux différents. Nous reviendrons sur les sauvegardes dans la dernière partie du livre. Parmi les tâches à accomplir avant de lancer la clôture, n’oubliez pas non plus l’édition de tous les états dont vous devez posséder une copie : compte de résultat, bilan, journaux, Grand livre, balances et ainsi de suite.

Une copie sur papier de tous ces documents reste, même de nos jours, un procédé assez incontournable. Mais faites-en aussi un double enregistré dans un fichier texte et/ou PDF que vous pourrez copier sur vos dispositifs de sauvegarde de manière à disposer de tous les éléments associés à votre comptabilité.

En fait, vous n’avez pas le choix, puisque l’archivage des données est imposé par, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) pour une traçabilité complète de la gestion comptable. Ceci permet d’archiver les états et les lignes comptables ayant permis d’établir les documents légaux.

Clôture manuelle de l’exercice Lorsque vous êtes paré, vous pouvez vous lancer dans le grand bain : 1. Dans le menu Traitements, choisissez Fin d’exercice, puis Clôture dans le sous-menu qui s’affiche.

Nous reviendrons plus loin sur l’utilisation de l’assistant Top clôture. 2. La première fenêtre vous donne certaines informations à lire attentivement (Figure 19.9). Il vous est en particulier rappelé que la clôture produit des écritures qui soldent les comptes de charges et de produits dans le journal des opérations diverses (OD), et enregistre le résultat bénéficiaire ou déficitaire de manière à équilibrer les soldes.

Par défaut, le résultat est enregistré dans l’un des comptes 120000 (bénéfice) ou 129000 (perte). Ceux-ci sont définis dans les paramètres de comptabilité. En cas de désaccord, annulez la procédure, modifiez les numéros des comptes (menu Dossier, puis Paramètres, Comptabilité et enfin onglet Racines/Défauts). Figure 19.9 : Informations préalables à la clôture.

3. Une fois votre réflexion bien mûre, cliquez sur le bouton Suivant.

S’il reste des écritures non validées, un message vous en avertit. Annulez la clôture et procédez aux validations et éditions nécessaires. Une fenêtre assez impérative vous explique maintenant que vous devez archiver un certain nombre d’états et de données. La DGFiP le veut, et attention à vous en cas de contrôle fiscal si vous omettez ce genre d’étape (Figure 19.10)! 4. Prenez les choses dans le bon ordre, c’est-à-dire en commençant par le Grand livre. Cliquez sur ce bouton (le premier en haut et à droite). 5. Le logiciel vous demande de préciser le Grand livre à archiver (Figure 19.11 ). Faites votre choix (normalement, Grand livre, tout simplement) et cliquez sur OK. Au bout de quelques instants, l’archivage est réalisé et la fenêtre est mise à jour (Figure 19.12). Figure 19.10 : L’archivage des états et données est obligatoire.

Figure 19.11 : Archiver le Grand livre.

Figure 19.12 : Le Grand livre est archivé.

6. Répétez l’Étape 4 autant de fois qu’il est nécessaire pour procéder à l’archivage de tous les états et données présentés dans la section Etats comptables / Données comptables de la fenêtre. Pour chaque type d’état, plusieurs choix peuvent être proposés : Balance : Balance comparative, Balance rapide ou Balance (c’est l’option par défaut). Journaux : Journaux rapides ou Journaux (option par défaut). 7. Si vous tenez une comptabilité analytique, cliquez également sur le bouton Export des lignes analytiques, ainsi que sur Grand livre analytique. Un seul choix se pose alors à vous : Grand livre analytique par échéance ou Grand livre analytique (option par défaut). 8. Une fois vos archivages terminés, cliquez sur le bouton Suivant. L’archivage est une chose (qui peut d’ailleurs être effectuée à tout moment, à condition d’annuler ensuite la procédure). La clôture proprement dite en est une autre, ce que vous rappelle le message suivant (Figure 19.13). 9. Vous avez bien compris que la clôture est irréversible et qu’une sauvegarde s’impose. Vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer. 10. En fait, il vous reste encore une chance de faire machine arrière en annulant. Sinon, cliquez sur le bouton Faire une copie et continuer (Figure 19.14 ). Vivre dangereusement, cela peut être grisant, mais pas en comptabilité !

Figure 19.13 : Dernier avertissement avant de franchir la clôture.

Figure 19.14 : Faites une copie de sauvegarde avant de continuer.

11. Choisissez le dossier voulu pour effectuer la sauvegarde et cliquez sur OK. Patientez plus ou moins longuement selon le volume et la complexité des traitements à effectuer. Au bout d’un certain temps, le logiciel devrait vous informer que la clôture s’est parfaitement déroulée (Figure 19.15). 12. Cliquez sur OK pour terminer l’opération. Figure 19.15 : Fin de clôture.

Ouverture manuelle d’un nouvel exercice Une fois votre exercice courant clôturé, et uniquement après, vous pouvez procéder à l’ouverture du prochain exercice. 1. Dans le menu Traitements, choisissez Fin d’exercice, puis cliquez sur l’option Réouverture. 2. Là encore, la première fenêtre affiche des informations que vous devez lire attentivement (Figure 19.16).

Les reports se font par défaut dans le journal des A-nouveaux au compte 110000. Vérifiez ces renseignements. Si nécessaire, annulez et modifiez vos paramètres de comptabilité (toujours sous l’onglet Racines/Défauts). Figure 19.16 : Des informations à lire attentivement avant la réouverture.

3. Si tout est correct, cliquez sur le bouton Suivant. 4. Le logiciel vous demande ensuite si les écritures non lettrées et non pointées doivent ou non être reprises en détail dans le journal des A-nouveaux (Figure 19.17 ). Choisissez Oui ou Non selon votre mode de gestion.

Figure 19.17 : Reporter ou pas le détail des écritures non lettrées et non pointées, là est à nouveau la question.

5. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. 6. Si vous avez validé l’une, l’autre ou les deux options Oui lors de l’étape précédente, et que certains comptes ne correspondent à aucune écriture lettrée (ou pointée) dans l’exercice qui vient d’être clos, vous allez voir s’afficher un message semblable à celui de la Figure 19.18 . Cochez l’option voulue puis cliquez sur le bouton Suivant. Vous pouvez ou non demander à reporter tout de même le détail des écritures pour les comptes lettrables, ou bien à choisir manuellement ces comptes.

Bien entendu, vous verrez s’afficher un second message du même style si certains comptes pointables ne comportent aucune écriture pointée pour l’exercice clôt. 7. Si vous avez opté pour un traitement manuel des comptes lettrables mais non lettrés, le logiciel va en afficher la liste (Figure 19.19 ). Cochez ceux pour lesquels vous voulez reporter le détail des écritures non lettrées, et décochez les autres puis cliquez sur Suivant.

Le même principe vaut également pour le pointage.

Figure 19.18 : Reporter ou pas en détail les écritures non lettrées.

Figure 19.19 : Choisir les comptes lettrables mais non lettrés à reporter en détail.

8. Vous en arrivez à la dernière étape. Spécifiez vos choix concernant les budgets (par exemple si vous gérez une trésorerie prévisionnelle) ainsi que la conservation ou non des déclarations de TVA ( Figure 19.20 ). Cliquez ensuite sur le bouton Terminer. Figure 19.20 : Options de réouverture.

9. Au bout d’un certain temps, un message devrait vous indiquer que la réouverture s’est parfaitement déroulée (Figure 19.21). Cliquez sur OK. Figure 19.21 : Fin des opérations de réouverture.

Vous êtes paré pour un nouvel exercice plein d’activité!

Clôture et réouverture avec l’assistant Top clôture Dans ce qui précède, nous avons vu comment réaliser manuellement la clôture d’un exercice, puis la réouverture de l’exercice suivant. Ciel Compta vous propose un assistant qui vous permet d’effectuer ces deux opérations en une seule succession d’étapes : Top clôture.

Bien entendu, tous les traitements et éditions préalables à la clôture doivent déjà avoir été réalisés. Si nécessaire, reportez-vous plus haut à la section «Avant de clôturer… ». 1. Dans le menu Traitements, choisissez Fin d’exercice, puis Top clôture dans le sous-menu qui s’affiche. 2. La première fenêtre de l’assistant est la même que pour un traitement manuel. C’est dire son importance (Figure 19.22). Figure 19.22 : Lisez et vérifiez soigneusement ces informations.

3. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à la seconde étape. La fenêtre qui s’affiche vous propose d’effectuer plus ou moins automatiquement six opérations, chacune étant associée à un gros bouton (Figure 19.23). Vous reconnaissez des traitements déjà étudiés dans d’autres chapitres de ce livre : Lettrage automatique : le lettrage permet de rapprocher une facture de son règlement. Pour être lettré, un compte doit être «lettrable», ce qui est par défaut le cas de tous les comptes clients et fournisseurs. Les écritures non lettrées de ces comptes seront reprises en détail dans le journal des

A-nouveaux, sauf spécification contraire. Pour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous au Chapitre 14. Rapprochement bancaire : ce traitement permet d’associer les écritures passées en comptabilité de celles qui apparaissent dans les relevés bancaires. Pour d’informations à ce sujet, voyez également le Chapitre 14. Édition : permet d’éditer n’importe quel état parmi ceux qui sont disponibles dans Ciel Compta (Figure 19.24). Pour plus d’informations à ce sujet, reportezvous à la quatrième partie du livre. Figure 19.23 : Sélectionner les traitements à effectuer avant clôture.

Figure 19.24 : Éditer des états.

Si le bouton Édition donne accès à tous les états possibles voire imaginables, rappelons qu’une opération de clôture réclame uniquement

l’impression de certains d’entre eux : Grand livre, balance, compte de résultat, bilan, journaux, etc. Plan de comptes : ouvre la fenêtre Plan de comptes, à partir de laquelle vous pouvez gérer vos comptes, les consulter, passer de dernières écritures et ainsi de suite. Voyez par exemple à ce sujet les Chapitres 6 et 8. Saisie OD : sert à saisir, si ce n’est pas encore fait, les écritures de fin d’exercice, comme les charges à payer, les charges et produits constatés d’avance, et ainsi de suite. Ces écritures sont enregistrées dans le journal des opérations diverses (OD). Ce bouton ouvre une grille de saisie dont le libellé est par défaut OD Fin exercice suivi de la date de fin de période. Pour plus d’informations sur les saisies, voyez notamment le Chapitre 13. Validation brouillard : permet de valider les écritures présentes dans le brouillard (ainsi qu’en simulation) antérieures à la date de clôture de l’exercice. Cette procédure est décrite au début de ce chapitre. Déclarations de TVA : permet de vérifier le bon achèvement des déclarations de TVA et de terminer si nécessaire la validation de la dernière déclaration.

Il convient de rappeler que la validation des écritures est un préalable obligatoire aux opérations de clôture de l’exercice. 4. Une fois tous les traitements indispensables ou utiles à votre comptabilité effectués, cliquez sur le bouton Suivant. 5. L’étape qui suit vous demande d’archiver tous les états et les données selon les obligations légales en cours (Grand livre, Balance, Journaux, Centralisation et Export des lignes d’écritures). Si votre comptabilité est également analytique et budgétaire, vous pouvez en plus archiver les états correspondants. Cliquez sur chacun des boutons Exécuter pour procéder à cet archivage.

L’archivage de tous les états comptables (mais pas des états

analytiques) est une obligation légale. L’écran correspondant est exactement le même que celui de la Figure 19.10. 6. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant. 7. Le message qui suit vous rappelle que l’archivage est une chose, et la clôture proprement dite une autre. Si vous avez bien compris que la clôture est irréversible et qu’une sauvegarde s’impose, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer.

Le message qui s’affiche à ce stade est exactement le même que celui qui est illustré sur la Figure 19.13. 8. Une nouvelle fois, vous êtes mis en garde. C’est le moment idéal pour sauvegarder votre dossier avant qu’il ne soit trop tard. Cliquez sur Faire une copie et continuer.

Reportez-vous à la Figure 19.14. 9. Choisissez le dossier de sauvegarde et validez. Patientez un peu, puis cliquez sur OK en réponse au message qui vous indique que la sauvegarde s’est bien déroulée. 10. Patientez encore un peu, puis cliquez sur OK quand le logiciel vous indique que la clôture s’est déroulée avec succès. 11. L’assistant Top clôture passe maintenant à la phase suivante, c’est-à-dire à la réouverture du nouvel exercice. Il affiche maintenant un message d’information et d’avertissement tout à fait semblable à celui de la procédure manuelle (Figure 19.25). Vérifiez les données affichées, puis cliquez sur le bouton Suivant.

Figure 19.25 : Réouverture de l’exercice par l’assistant Top clôture.

12. Indiquez si les écritures non lettrées et/ou non pointées doivent ou non être reportées en détail dans le journal des A-nouveaux.

Reportez-vous si nécessaire à la Figure 19.17 ainsi qu’aux explications qu’illustre cette figure concernant cette phase de la procédure. 13. Vous devez maintenant spécifier les options de réouverture, exactement comme en mode manuel. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer pour achever les opérations de réouverture, et donc le travail de l’assistant Top clôture.

Ce dernier message est identique à celui de la Figure 19.20. Dès maintenant, les affaires reprennent!

Vous pouvez consulter un compte clôturé et sauvegardé en revenant à la commande Ouvrir du menu Dossier. Dans la liste des dossiers, ceux qui sont clôturés sont accompagnés d’une mention avant clôture du Ce type de dossier est en lecture seule, ce qui signifie qu’il est possible de consulter et d’éditer l’ensemble des données, mais pas de les modifier. Ce qui est évidemment normal.

Consulter l’archivage des documents archivés Pour consulter l’historique des documents archivés lors d’une opération de clôture : 1. Dans le menu Divers, choisissez la commande Historique des archives. 2. La liste des documents archivés, date par date, apparaît dans une fenêtre (Figure 19.26). Figure 19.26 : Historique des archivages DGFiP.

3. Vous pouvez afficher, puis imprimer, enregistrer ou communiquer les documents enregistrés au format PDF en faisant un double clic sur la ligne correspondante. 4. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer. Bonne route vers l’avenir!

Sixième partie

Échanges, sauvegardes et utilitaires

Tu dois toujours prendre soin de tes données Dans cette partie…

Votre premier exercice est clos, le suivant vient de commencer. Que vous restet-il à faire ? Certainement à échanger vos données, par exemple avec votre expert-comptable ou d’autres services de votre entreprise, ou encore à les synchroniser avec d’autres postes, bien sûr à les sauvegarder régulièrement pour éviter les mauvaises surprises, et à découvrir d’autres outils mis à votre disposition par Ciel Compta.

Chapitre 20

Outils et utilitaires

Dans ce chapitre : Effectuer la maintenance de la base de données. Faire du publipostage. Utiliser l’agenda.

Un dossier Ciel Compta, c’est en fait une base de données complexe qui enregistre toutes vos saisies, opérations et traitements. Cette base de données grossit avec le temps. Des informations devenues périmées peuvent encore s’y trouver, ce qui n’est pas très grave, mais elle peut également avoir été mal refermée ou avoir subi une coupure intempestive, ce qui est beaucoup plus ennuyeux.

C’est d’ailleurs bien pourquoi des sauvegardes régulières sont nécessaires. Voyez à ce sujet le prochain chapitre. D’autre part, certains outils d’un usage sans doute moins fréquent, et d’une importance beaucoup plus relative, n’ont pas encore été abordés. Nous allons donc également y jeter un coup d’œil dans ce chapitre.

Les utilitaires de Ciel Compta Nous avons vu dans ce livre l’essentiel des paramètres et des options que vous pouvez définir depuis le menu Dossier. Si vous ouvrez ce menu et que vous choisissez la commande Options, vous y trouverez certains choix dont vous pouvez vous dispenser (comme afficher certaines informations ou gérer une liste de pays si votre activité vous conduit à sortir des frontières nationales). Par contre, une ligne devrait attirer votre attention : Utilitaires. Ces utilitaires ne vont pas vous servir tous les jours. Du moins, c’est à vous souhaiter. Par contre, ils se rappelleront à votre bon souvenir le jour où vous verrez par exemple s’afficher un message semblable à celui de la Figure 20.1. Figure 20.1 : Il y a comme un problème.

Inutile de paniquer. Le logiciel est capable de vous aider à vérifier et réparer votre base de données. Et, dans le pire des cas, vous avez à portée de main une sauvegarde toute fraîche qu’il vous suffit de restaurer pour ne perdre qu’un minimum de travail. N’est-ce pas? Pour ce qui suit, vous allez ouvrir le menu Dossier, puis choisir successivement Options et enfin Utilitaires. Cochez également la case Mode avancé pour voir toutes les options possibles (Figure 20.2).

Figure 20.2 : La liste des utilitaires de Ciel Compta.

Pour lancer un utilitaire, faites simplement un double clic sur la ligne correspondante.

Utilitaires de comptabilité Ils sont au nombre de deux : Purge : permet de remettre à zéro les écritures, les rapprochements bancaires, les déclarations de TVA, les soldes validés des comptes et codes analytiques des exercices antérieurs, etc.

Si vous choisissez de purger Toutes les écritures, les rapprochements bancaires et les déclarations de TVA seront également purgés. Réparation de la saisie d écritures : cet utilitaire vous permet notamment de libérer les écritures en cours de modification et de supprimer certains fichiers temporaires (Figure 20.3). La réparation est nécessaire si vous voyez s’afficher un message d’avertissement lorsque vous souhaitez créer ou modifier une écriture. Figure 20.3 : Réparer la saisie d’écritures.

Utilitaires d’informations Comme leur nom l’indique, ces utilitaires n’effectuent pas des tâches particulières, mais vous donnent un certain nombre d’informations, par exemple sur l’ensemble de vos statistiques d’utilisation (Figure 20.4). Figure 20.4 : L’historique d’utilisation.

Cet historique peut être utile pour savoir qui a fait quoi…

Utilitaires de fichiers En mode standard, cette rubrique propose uniquement les deux utilitaires les plus importants. Vous disposez de bien plus d’options en mode avancé. Figure 20.5 : Rechercher des valeurs utilisées.

Effacement des fichiers temporaires : permet de nettoyer le dossier dans lequel Windows stocke ses fichiers temporaires. Cette purge permet de gagner de la place sur le disque dur (et parfois de se débarrasser de petits logiciels espions qui tentent de se cacher là). Recherche valeurs utilisées : quand le doute s’installe, cet outil vous permet de rechercher des informations sur n’importe quel type de champ de la base de données. Sélectionnez une rubrique quelconque à l’aide du bouton marqué de trois points, indiquez la valeur à localiser, puis cliquez sur le bouton Lancer la recherche (Figure 20.5). Réindexation de la base : permet de réindexer la base de données et éventuellement de récupérer la place libérée par des enregistrements supprimés. Les actions possibles sont au nombre de trois (Figure 20.6) : • Réindexation : reconstruit les tables contenant les index. • Compactage des données : disponible uniquement s’il est possible de récupérer effectivement de la place dans la base de données. • Compactage des images : permet de réduire la taille des images stockées dans votre dossier, et de les convertir si nécessaire au format JPEG. Une fois vos options choisies, cliquez sur le bouton Exécuter. Ce traitement ne peut pas être interrompu, et il est vivement conseillé d’accepter la proposition de sauvegarder d’abord le dossier.

Toute base de données qui se respecte contient des index qui permettent d’accéder rapidement à leur contenu. Un parfait état de santé de ces index est donc primordial pour le bon fonctionnement du logiciel. Structure de la base : permet d’imprimer ou afficher un listing complet de la structure de toutes les données de la base. C’est pour les curieux et les services de maintenance… Vérification des préférences : sert à vérifier ou réinitialiser vos préférences en cas de doute, de problème ou d’incohérence. Pour utilisateurs avertis uniquement. Vérification/Réparation de la base : voilà l’un des utilitaires les plus importants, et celui dont on aimerait n’avoir jamais à se servir. Mais le jour où le message de la Figure 20.1 apparaît, vous n’y échapperez pas! La fenêtre correspondante propose par défaut de n’effectuer qu’une vérification des données et de leur structure (Figure 20.7). Vous pouvez le faire de temps à autre sans risque, ne serait-ce que pour vous rassurer…

Après une vérification, le logiciel affiche une fenêtre qui liste les contrôles effectués. Si tous les indicateurs sont au vert, c’est parfait. Sinon, reprenez le traitement en cochant la case Réparer si possible. Patientez. Si tout va bien, vos données vont retrouver la forme. Dans le cas contraire, vous devrez restaurer votre dernière sauvegarde.

Avant de se lancer dans une telle opération, il vaut peut-être mieux appeler l’assistance téléphonique de Ciel (au 01.55.6.33.33) et suivre les conseils du technicien.

Figure 20.6 : Réindexer et compacter la base de données.

Figure 20.7 : Vérifier et réparer la base de données du dossier.

Autres utilitaires Trois autres rubriques d’utilitaires sont proposées dans la fenêtre, avec des options de moindre importance : Divers : permet de réinitialiser les colonnes dans les affichages et les grilles de saisie, ou encore de mettre à jour la liste des états (ce qui devrait être fait automatiquement). D’un usage rarissime, ces options ne présentent aucun risque pour vos données. Dossiers : vous permet de vérifier le cas échéant l’emplacement de vos dossiers, ou encore de les renommer, supprimer ou bien dupliquer. Notez que le mode Avancé sert à afficher des informations complémentaires ou encore à ouvrir le répertoire correspondant dans l’Explorateur Windows. Il en va de même pour l es points de restauration. Comme dans Windows lui-même, un point de restauration est un enregistrement d’un état des données qui est effectué lors de l’ouverture d’un dossier ou avant une opération irréversible. Il est possible d’en consulter la liste ainsi que le contenu (en lecture seule), ou encore de remonter le temps en restaurant les données telles qu’elles étaient présentes au moment de l’enregistrement du point de restauration (Figure 20.8). Autant d’opérations délicates, et même exceptionnelles, à réserver aux professionnels de la maintenance… Mise à jour : normalement, les mises à jour s’effectuent automatiquement via Internet ou par téléchargement depuis le site www.ciel.com (votre compte doit bien sûr être valide et actif). En cas de doute, vous pouvez ouvrir cette fenêtre pour vérifier l’état des mises à jour, ou encore rechercher sur votre disque dur (via le bouton Ajouter) celles qui se seraient perdues en route et les installer.

Une mise à jour est constituée d’un fichier d’extension .SgPac (le « package » proprement dit), ou d’un installeur complet (fichier d’extension .SgUpd).

Figure 20.8 : Gérer les points de restauration.

Faire du publipostage Ciel Compta sait non seulement envoyer des lettres de relance, mais aussi préparer du courrier pour la réalisation d’un publipostage, par exemple promotionnel auprès de vos clients référencés ou d’excuses auprès de vos fournisseurs. Pour cela : 1. Dans le menu États, choisissez l’option Mailing (un autre mot français pour publipostage, sans doute), puis encore Mailing dans le sous-menu qui s’affiche. 2. La fenêtre de sélection des états apparaît. Cliquez simplement sur le bouton Aperçu. 3. Vous devez maintenant configurer vos options de publipostage (Figure 20.9) : Figure 20.9 : Options de publipostage.

Clients/Fournisseurs : cliquez sur le type de comptes de tiers concerné par le courrier. Critères de sélection : vous disposez d’une série de critères géographiques, financiers ou d’ancienneté. Toutes ces options sont mutuellement exclusives, ce qui ne permet pas de définir un critère composé. Édition : vous choisirez certainement d’imprimer l’en-tête de votre société. 4. Cliquez sur OK pour continuer. Vous voyez alors s’afficher un aperçu de votre publipostage, à raison

d’une page par client ou fournisseur concerné (Figure 20.10). Figure 20.10 : Aperçu d’un publipostage.

Vous remarquez évidemment qu’il ne s’agit que d’un squelette proposé par défaut par le logiciel. Il va donc maintenant vous falloir personnaliser ce courrier. Pour cela : 1. Dans le menu États, choisissez l’option Mailing, puis Modifier le mailing dans le sous-menu qui s’affiche. Une fenêtre semblable à celle de la Figure 20.11 s’affiche. Figure 20.11 : Le module d’édition des lettres de publipostage.

Nous avons déjà rencontré cette fenêtre à propos des lettres de relance. Voyez à ce sujet le Chapitre 14. 2. Vous remarquez que plusieurs zones sont définies par des codes particuliers qui renvoient à des champs de la base de données. Le dernier champ contient quant à lui le texte proprement dit du courrier. Faites un double clic sur ce texte. Vous accédez alors à un éditeur assez complet, dans lequel vous pouvez saisir votre missive et la mettre en forme à l’aide d’une barre d’outils tout à fait classique dans ce type de composant (Figure 20.12). 3. Cliquez sur OK quand vous avez terminé cette étape. 4. Revenez maintenant aux autres champs. Vous avez la place pour un logo, en haut et à gauche, pour les coordonnées de votre société, à gauche également, pour celles du destinataire, sur la droite, et enfin pour la mention de date. Vous pouvez avoir envie de repositionner ou redimensionner ces zones en fonction des règles de présentation employées par votre société, ou tout simplement pour ajuster le courrier au modèle d’enveloppe que vous utilisez. Pour cela, cliquez sur un cadre : il est sélectionné, et entouré de huit poignées (Figure 20.13). Figure 20.12 : Éditer le texte du publipostage.

Figure 20.13 : Sélectionner un cadre.

5. Pour redimensionner le cadre, faites glisser l’une des poignées d’angle ou de côté dans la direction voulue. Pour le

déplacer, cliquez dans sa région intérieure, et faites-la glisser vers l’emplacement voulu.

Un cadre sélectionné peut aussi être déplacé en appuyant sur les touches fléchées du clavier. Vous irez plus vite si la touche Ctrl est maintenue enfoncée en même temps. Avec la touche Maj, vous réduisez ou augmentez sa taille dans la direction indiquée par la flèche. Enfin, un clic droit sur un objet ouvre un menu contextuel dont la commande Position permet de spécifier un emplacement précis ainsi que des dimensions exactes en millimètres (Figure 20.14).

Il est aussi possible de sélectionner plusieurs cadres en même temps en cliquant dessus tout en maintenant enfoncée la touche Maj. Vous pouvez alors vous servir par exemple des boutons qui se trouvent en bas du volet, à gauche, pour les repositionner de manière relative. Figure 20.14 : Placer avec précision un objet sur la page.

6. Si vous voulez ajouter un nouveau cadre contenant du texte et/ou des informations de la base de données, cliquez, audessus de la fenêtre de conception, sur le bouton Ajouter un texte long (c’est le quatrième en partant de la gauche). Cliquez maintenant sur la page, là où vous voulez placer le cadre, puis dessinez celui-ci en gardant enfoncé le bouton gauche de la souris.

La précision n’est pas indispensable à ce stade, puisqu’il est toujours possible de déplacer et redimensionner le cadre plus tard. 7. Immédiatement, la fenêtre de saisie s’ouvre. Vous pouvez y taper et mettre en forme ce que vous voulez.

Figure 20.15 : Chaque page a des propriétés personnalisables.

8. Lorsque vous avez besoin d’insérer un champ provenant de la base de données, cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton Rubriques. Une longue liste, que vous avez déjà rencontrée dans d’autres circonstances, apparaît. Sélectionnez dans le volet de gauche le champ que vous voulez insérer puis cliquez sur OK. Le champ apparaît entre des crochets droits. 9. Continuez à remplir votre cadre. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK pour refermer l’éditeur. 10. Poursuivez la composition de votre courrier, sans oublier de passer par le bouton Mise en page de la barre d’actions pour vérifier le format de sortie de votre courrier. L’outil de composition de courrier recèle encore bien d’autres options que vous découvrirez par vous-même (pensez aux menus contextuels). Quelques remarques pour conclure sur ce sujet : Un courrier peut comporter plusieurs pages, chacune étant conçue de manière autonome. Pour personnaliser votre missive, cliquez sur le bouton qui indique Page 1, au-dessus et à droite de la zone de travail. Une boîte de dialogue vous permet alors de paramétrer les propriétés de votre page (Figure 20.15).

Remarquez en bas de la figure le bouton Étiquettes. Comme quoi, le mailing n’est pas que du courrier…

Pour ajouter ou supprimer des pages, cliquez sur la petite flèche qui suit le bouton Page 1. Choisissez alors l’action voulue dans le menu qui s’affiche. Pour contrôler et tester le résultat, servez-vous des boutons Vérifier et Essayer de la barre d’actions. Apportez ensuite des corrections si besoin est afin de finaliser votre publipostage. Vous pouvez aussi configurer les options par défaut des impressions ou enregistrements des courriers avec le bouton Sortie.

Bien entendu, vous n’allez pas faire qu’un seul courrier type de publipostage. Vous pouvez avoir différents modèles de lettres, des jeux d’étiquettes, etc. Il faut donc pouvoir les gérer. Commencez par cliquer sur OK pour enregistrer vos modifications, ou sur Fermer pour annuler celles-ci. Puis : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options puis États paramétrables. 2. Dans la liste des familles, à gauche, activez la ligne Mailing. Si vous avez enregistré votre courrier modifié, la situation devrait se présenter à peu près comme sur la Figure 20.16. Vous remarquez notamment que l’état par défaut, Mailing, est affiché en rouge et en italique. Ceci indique un état standard invisible. 3. Sélectionnez votre état modifié (Mailing~1), et cliquez sur le bouton Renommer de la barre d’actions. Donnez-lui un nom personnalisé. Figure 20.16 : La liste Mailing après modification du modèle par défaut.

4. Selon que vous voulez fabriquer un nouveau publipostage en conservant l’existant pour le modifier, ou partir d’une page vierge, sélectionnez un modèle de base puis cliquez sur Dupliquer ou sur Créer.

Pour retrouver le modèle standard de la commande Mailing,

sélectionnez-le, puis cliquez sur bouton Outils. Dans le menu qui s’affiche, choisissez la commande Rendre l’état visible.

Pour choisir l’état qui sera proposé directement dans la fenêtre de mailing, cliquez droit sur la ligne correspondante, puis choisissez dans le menu contextuel la commande Utiliser comme défaut. 5. Pour quitter la liste des états, cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Fermer ou appuyez sur la touche Echap.

Des tâches en rappel Il y a toujours quelque chose que l’on devait faire et que l’on a oublié… Ciel Compta le sait et y a pensé pour vous. Vous disposez donc d’un agenda, ou plus exactement d’un gestionnaire de tâches capable de vous rappeler régulièrement à l’ordre. Mais avant de gérer vos tâches et vos alertes, personnalisées ou automatiques, un peu de configuration s’impose.

Configurer l’agenda Pour paramétrer l’agenda et les rappels : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options puis Préférences. Ouvrez la rubrique Agenda, puis faites un double clic sur la ligne de même nom. La fenêtre Préférences Agenda s’affiche. 2. Sous l’onglet Générales, changez si nécessaire vos horaires de travail. Spécifiez le cas échéant une famille (autrement dit, un mode de regroupement) et un lieu par défaut. 3. Activez l’onglet Alertes. Indiquez si et quand les alertes par défaut doivent être émises, et sous quelle forme (Figure 20.17). Figure 20.17 : Configurer la gestion des alertes.

4. Sous l’onglet Avancées, enfin, définissez le mode de gestion des fenêtres d’alerte (si vous avez par exemple dix alertes ou rappels, une seule fenêtre s’affichera par défaut sur le bureau de Windows pour vous rappeler à tous vos devoirs). Spécifiez également la durée pendant laquelle les messages non traités seront conservés et resteront actifs (Figure 20.18). Figure 20.18 : Options de gestion des fenêtres et de purge de l’agenda.

5. Cliquez sur OK quand vous avez terminé. Refermez ensuite la fenêtre des préférences.

Gérer les tâches En fait, l’agenda se décompose en deux temps qui se complètent et se superposent : les tâches et les alertes. Pour gérer vos tâches : 1. Dans le menu Traitements, choisissez Liste des tâches. La fenêtre Tâches s’affiche (Figure 20.19). Figure 20.19 : Gérer la liste des tâches.

2. Pour définir une nouvelle tâche, cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Créer. La fenêtre Nouvelle tâche apparaît (Figure 20.20). 3. Renseignez les champs à votre convenance. Vous disposez de plusieurs boutons pour vous aider à fournir les informations demandées : Calendrier pour la date, ou boutons marqués de trois points pour le lieu et le contact afin de les sélectionner dans une liste de noms déjà utilisés dans d’autres tâches.

N’oubliez pas de définir correctement le statut. Normalement, vous devriez, lors de sa définition, marquer une tâche comme étant à faire. Si elle était terminée, vous seriez déjà passé à autre chose! Cochez également la case Alerte pour provoquer le moment venu l’affichage d’un message de rappel sur votre bureau Windows.

Figure 20.20 : Créer une nouvelle tâche.

4. Le champ Famille propose plusieurs rubriques de classement prédéfinies. Vous pouvez y ajouter vos propres définitions en cliquant dans ce champ avec le bouton droit de la souris. Choisissez Créer dans le menu contextuel, saisissez un intitulé et cliquez sur le bouton OK (Figure 20.21).

Pour afficher la liste des familles actuellement définies, choisissez Modifier dans le menu contextuel (Figure 20.22). Vous pouvez alors éditer, créer ou supprimer des éléments. Figure 20.21 : Créer une nouvelle famille.

Figure 20.22 : Gérer les familles de l’agenda.

5. Une fois votre tâche entièrement définie, cliquez sur le bouton OK dans la barre d’actions. Une liste de tâches étant par définition une liste, vous retrouvez dans le Gestionnaire des tâches tous les outils habituels du logiciel : regroupements, filtrages, recherches, aperçu ou impression, création, modification, suppression ou encore duplication. La seule particularité vient du bouton Actions spécifiques. Dans le cas par exemple d’un encaissement à recevoir (ou d’un paiement à effectuer) à une certaine date d’échéance, le logiciel va automatiquement inscrire cette tâche une fois l’écriture enregistrée. Si vous ouvrez ensuite la liste des tâches, que vous sélectionnez cette échéance et que vous cliquez sur le bouton Actions spécifiques, vous pourrez choisir ce qu’il convient de faire (Figure 20.23). Cliquez sur la ligne voulue puis sur OK (ou sur Annuler). Figure 20.23 : Choisir l’action à effectuer pour une tâche.

Vous disposez également d’autres options pour affiner la gestion de vos tâches : Périodicité : certains événements se reproduisent à date fixe.

Vous pouvez donc les enregistrer de manière à ce qu’ils soient automatiquement déclenchés au moment voulu. Pour ne plus manquer votre anniversaire de mariage, définissez-le à la bonne date dans la liste des tâches. Cliquez ensuite sur cette ligne avec le bouton droit de la souris, puis choisissez dans le menu contextuel l’option Rendre périodique. Définissez la périodicité voulue dans la fenêtre qui s’affiche (Figure 20.24). Dans la fenêtre suivante, indiquez l’intervalle de temps à prendre en compte, ainsi que ce qu’il convient de faire si la date ne tombe pas un jour ouvré (Figure 20.25). Cliquez ensuite sur Terminer. Il ne vous reste plus, le cas échéant, qu’à valider toutes les dates qui correspondent à vos options, ou à retirer certaines (ce qui serait de mauvais présage dans le cas d’un anniversaire de mariage), puis à cliquer sur OK. Les nouvelles tâches apparaissent dans la liste. Remplissage automatique : cette option du menu contextuel propose de prédéfinir certaines valeurs pour les champs des tâches. L’aide du logiciel étant peu loquace à ce sujet, et l’effet de cette option peu évident, sachez simplement qu’elle existe… Figure 20.24 : Définir la périodicité d’un événement.

Figure 20.25 : Les options de périodicité.

Gérer les alertes Chaque tâche peut ou non être définie comme étant associée à un rappel. L’alerte correspondante apparaîtra le moment venu sur votre bureau Windows, comme l’illustre la Figure 20.26. Vous pouvez alors simplement cliquer sur la croix de fermeture, ou sur l’un des liens pour décider de la suite à donner. Figure 20.26 : Alerte !

Pour gérer vos alertes : 1. Dans le menu Traitements, choisissez l’option Rappels. 2. Une fenêtre presque jumelle de celle des tâches s’affiche. Sélectionnez une ou plusieurs alertes et décidez de la conduite à tenir. Pas de bouton Créer ici, puisque les alertes ne sont que des vues particulières de tâches existantes. Vous pouvez simplement les supprimer, les désactiver ou les déclarer comme étant terminées. Il est aussi possible de demander, via le menu contextuel, à ce qu’une alerte soit émise lors du lancement de Ciel Compta

La suppression correspondante.

d’une

alerte

entraîne

celle

de

la

tâche

Chapitre 21

Sauvegardez, il en restera toujours quelque chose

Dans ce chapitre : Sauvegarder ses données. Restaurer ses données.

À de multiples reprises, au cours de ce livre, nous avons insisté sur l’importance extrême des sauvegardes. D’ailleurs, Ciel Compta ne manque jamais de vous le rappeler à chaque occasion importante, qu’il s’agisse de validation ou encore de clôture, ou bien lors de la fermeture d’un dossier (Figure 21.1). Figure 21.1 : Ciel Compta vous propose régulièrement de sauvegarder vos données.

En fait, dans tout environnement professionnel, c’est là un processus qui devrait être totalement configuré et automatisé via un logiciel spécialisé vous permettant de sauvegarder notamment les données et valeurs de tous les logiciels dont vous vous servez.

Une sauvegarde réalisée par Ciel Compta consiste essentiellement à

faire une copie de votre dossier, et ce par défaut sur votre propre système. C’est totalement indépendant du fait d’avoir une vraie stratégie de sauvegarde de vos données en général!

Quelques principes de sauvegarde On en parle, on le fait sans trop y réfléchir, jusqu’au jour où… on a vraiment besoin de restaurer ses données (voire ses programmes). Et c’est là que la catastrophe commence : quelle est la « bonne » sauvegarde, où est-elle, dans quel état, quelle est la quantité de travail perdue? Et ainsi de suite. Voyons donc quelques définitions, conseils et remarques à ce sujet. Sauvegarde ou archivage? On peut confondre les deux, mais ce n’est pas du tout la même chose. Une sauvegarde stocke, sur un certain support électronique, et sous une forme qui peut être spécifique, des fichiers et données de travail afin de pouvoir les récupérer en cas d’incident. Un archivage créée une copie de fichiers ou de documents à des fins de conservation. Par exemple, la DGFiP impose l’archivage des éditions légales à produire lors d’une opération de clôture. La sauvegarde de vos saisies comptables du jour, ce n’est pas son problème. Locale ou externalisée? Une sauvegarde est dite locale si le support sur lequel elle est effectuée est conservé à proximité du poste de travail (ou même sur un des disques durs du serveur de la société). Cela veut dire normalement dans le même bâtiment, mais de préférence pas dans la même pièce et encore moins à côté de la corbeille à papiers… Une sauvegarde externalisée est conservée… ailleurs. Il peut s’agit d’un autre local, dédié ou non, d’un coffre dans une banque (pour des données très sensibles), ou encore d’une transmission en ligne, accessible en FTP ou via le Web. Tout dépend bien sûr du niveau d’importance des données, de leur accessibilité et des moyens de contrôle, ainsi que du coût engendré. Complète, incrémentielle ou différentielle ? Une sauvegarde complète crée une sorte d’image du disque, ou plus exactement de ce qui a été défini comme devant être sauvegardé. C’est une procédure qui peut être très longue, et à laquelle on ne doit recourir qu’à des intervalles de temps assez espacés et déterminés (le conseil de base étant une programmation hebdomadaire, lorsque les bureaux se ferment). Une sauvegarde différentielle copie uniquement les fichiers qui ont été modifiés depuis la dernière sauvegarde complète, indépendamment des autres sauvegardes réalisées depuis. Une sauvegarde incrémentielle ne copie que les fichiers modifiés depuis la dernière sauvegarde complète ou différentielle. Prenons un exemple simple :

• Vous programmez une sauvegarde complète tous les vendredi soir. Les sauvegardes différentielles se font tous les soirs, et les sauvegardes incrémentielles le midi et juste avant de fermer le bureau (donc un peu avant les sauvegardes différentielles). • Un mercredi après-midi, vous vous rendez compte que quelque chose ne va pas. Certains fichiers sont endommagés. Il vous faut donc en restaurer la version la meilleure et la plus récente possible. Plusieurs cas peuvent alors se présenter : • Les fichiers endommagés ne concernent que le travail de la journée : restaurez la sauvegarde incrémentielle du midi. Vous n’aurez perdu que le travail effectué depuis le repas. • Les fichiers endommagés concernent uniquement la semaine en cours : restaurez la sauvegarde différentielle de la veille, puis la sauvegarde incrémentielle du midi. Les conséquences sont les mêmes. • Parmi les fichiers endommagés, certains sont plus anciens : restaurez la sauvegarde complète du vendredi précédent, puis la sauvegarde différentielle de la veille, et enfin la sauvegarde incrémentielle du midi. Mêmes conséquences, mais la procédure est évidemment beaucoup plus longue. Pensez à commander des sandwiches et à prévenir chez vous que vous allez rentrer en retard. Sur quel support? Il n’y a pas de réponse générale à cette question. Autrefois, seules les bandes magnétiques étaient dignes de confiance. Puis sont venus les CD et les DVD. De nos jours, les prix des disques durs et autres clés USB ont tellement chuté, et leur fiabilité globale étant devenue tout à fait respectable, ces supports sont largement préférés. D’autant que les copies sont alors bien plus rapides, et qu’il est même facile de faire des copies de copies pour avoir plusieurs exemplaires de chaque sauvegarde au cas où. Bien entendu, cela reste un réel investissement en argent et en temps. Mais combien vous ferait perdre d’argent et de temps le « crash » d’un ordinateur si vous n’avez pas pris toutes les précautions voulues? Et ensuite ? Bien entendu, chaque sauvegarde doit être étiquetée d’une manière ou d’une autre en indiquant son type, sa date, un numéro de version, son responsable, etc. Bien entendu aussi, un coffre ou un local coupe-feu (et à l’abri des dégâts des eaux) sont conseillés. Un spécialiste ou simplement votre assureur peuvent certainement vous donner de précieux conseils. Et il même possible que le montant de vos primes d’assurance dépendent des procédures de sauvegarde que vous aurez, ou non,

mises en place… C’est à vous maintenant de voir! Mais n’oubliez jamais ceci : vos données ont une valeur, mais elles n’ont pas de prix.

Sauvegarder ses données dans Ciel Compta En dehors des occasions mentionnées plus haut, vous pouvez à tout moment décider de lancer une sauvegarde de vos données.

Ciel Compta ne vous propose pas d’options pour effectuer par exemple des sauvegardes complètes, différentielles ou incrémentielles. Il sauvegarde vos dossiers et certaines données annexes. Point, c’est tout. C’est pourquoi les conseils de la section précédente conservent toute leur valeur.

Le logiciel offre la possibilité de stocker vos sauvegardes localement ou en ligne. En ligne, cela signifie sur Internet, et plus précisément sur des réseaux de disques gérés par Ciel. Ce n’est pas un bonus, mais une option payante, de même d’ailleurs que l’application Ciel Business Mobile pour iPhone. Comme nous nous en tenons dans ce livre à ce que vous avez «dans la boîte », ces options payantes (comme également les télédéclarations) ne sont pas traitées ici. Pour plus d’informations, reportez-vous au site Web www.ciel.com ou encore à l’assistance téléphonique de l’éditeur du logiciel (01.55.26.33.33). Pour effectuer manuellement une sauvegarde : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Sauvegarde/Restauration, puis Sauvegarde. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez l’option Zip ou Fichier dans la liste Format (Figure 21.2).

L’option Zip correspond à un format d’archivage compacté qui permet de gagner beaucoup de place. Pour l’ouvrir, vous devez soit le traiter comme un répertoire normal dans Windows, soit disposer d’un logiciel adapté (comme WinZIP, 7-Zip ou encore WinRAR).

Figure 21.2 : Options de sauvegarde.

3. Définissez le répertoire de destination en cliquant sur le bouton marqué de trois points. 4. Saisissez le nom à donner au fichier et cochez de préférence la case Ajouter l’heure et la date au nom. Indiquez également ce qu’il convient de faire dans le cas où le fichier de destination existe déjà. 5. Spécifiez enfin si la sauvegarde concerne uniquement le contenu de votre dossier, ou celui-ci plus certaines données annexes, comme des préférences, des états personnalisés, etc. 6. Cliquez sur le bouton OK pour terminer. 7. Patientez le temps que la copie de sauvegarde soit effectuée (Figure 21.3). Figure 21.3 : Sauvegarde en cours.

8. Au bout d’un certain temps, le logiciel devrait vous indiquer que tout s’est bien passé. Cliquez sur OK pour conclure la sauvegarde.

Restaurer ses données dans Ciel Compta La restauration est l’exacte symétrique de la sauvegarde : elle ramène vos données dans l’état où elles se trouvaient lorsque celle-ci a été réalisée. Pour cela : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Sauvegarde/Restauration, puis Restauration. 2. Le logiciel vous propose de commencer par une nouvelle sauvegarde. Voyez si ce moment est opportun. 3. La fenêtre qui suit vous demande de choisir un mode de restauration : données du dossier uniquement, dossier et données annexes ou mode avancé ( Figure 21.4 ). Cliquez sur l’option voulue puis sur le bouton Suivant. Figure 21.4 : Options de restauration.

4. Sélectionnez maintenant le format du fichier à restaurer, en prenant bien entendu le même format que lors de la sauvegarde, et localisez l’emplacement et le nom de celle-ci (Figure 21.5). 5. Si vous avez opté pour le mode avancé, vous pouvez ensuite choisir de restaurer les données, vos préférences, ou les deux. Cochez la ou les cases voulues, puis cliquez sur le bouton Suivant.

Figure 21.5 : Choisir le type et l’emplacement du fichier à restaurer.

6. Choisissez enfin l’emplacement et le nom du dossier à restaurer puis cliquez sur le bouton Suivant.

Si le fichier indiqué (d’extension .SgCta) existe déjà, un message va vous demander de confirmer son remplacement. Sinon, choisissez un autre nom. En fait, le but d’une restauration est en principe de remplacer des données réputées endommagées par celles de la sauvegarde, pas de dupliquer une énième fois votre dossier courant… 7. Confirmez votre intention finale en cliquant sur le bouton Restaurer dans la dernière fenêtre de message. 8. La restauration est effectuée, ce dont vous avertit un nouveau message. Validez. Le logiciel se ferme puis redémarre par mesure de sécurité. Vous voilà rassuré.

Chapitre 22

Échanges et synchronisations

Dans ce chapitre : Configurer les procédures d’échange. Exporter et importer des données. Synchroniser les données.

Si vous ne gérez pas tout seul votre comptabilité, vous aurez besoin d’échanger données et informations avec d’autres personnes, qu’il s’agisse de votre expert-comptable ou encore d’un service différent. Ciel Compta vous fournit, comme toujours, les outils dont vous pourrez avoir besoin. Mais avant de décider ce que vous allez transférer et recevoir, et comment vous allez le faire, vous devez définir, en coopération avec votre expert-comptable ou les autres tiers concernés, les formats de fichiers et les méthodes que vous utiliserez. Après quoi, vous pourrez adapter votre configuration et procéder aux échanges voulus.

Configurer les échanges Pour définir les paramètres à utiliser par défaut pour les échanges d’écritures, procédez de la manière suivante : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, puis Préférences. Dans la fenêtre des préférences, ouvrez la rubrique Liaison comptable. 2. Faites un double clic sur le lien Génération des écritures. La boîte de dialogue de même nom s’affiche (Figure 22.1). 3. Dans la liste Destination du transfert, choisissez un format par défaut. Si votre correspondant utilise lui aussi Ciel Compta (sinon, vous devriez lui conseiller de le faire), autant conserver cette option. Vous disposez également de deux formats textes largement reconnus : XImport et RImport (le second étant le plus utile). Il s’agit de fichiers dans lesquels les données sont organisées d’une manière prédéfinie et fixe afin de faciliter leur échange. Là encore, mettez-vous d’accord avec vos correspondants avant toute action. Figure 22.1 : Choisir la destination et le format pour la génération des écritures.

4. Choisissez également le dossier concerné (si vous gérez plusieurs sociétés), ainsi que la version de Ciel Compta et le répertoire dans lequel les fichiers seront enregistrés par défaut. 5. L’onglet Historique vous permet de spécifier dans quel répertoire les fichiers échangés seront conservés pour en garder la trace. 6. Avec l’onglet Options, enfin, vous pouvez définir un numéro de mouvement généré, et demander ou non à visualiser et vérifier les écritures avant de générer les fichiers correspondants (Figure 22.2). 7. Cliquez sur OK quand vous avez terminé.

Après la génération des écritures, donc ce qui concerne l’exportation, vous devez également configurer leur importation. Pour cela : 1. Dans le menu Dossier, choisissez Options, puis Préférences. Dans la fenêtre des préférences, ouvrez la rubrique Liaison comptable. 2. Faites un double clic sur l’option Import des écritures. La boîte de dialogue correspondante comporte trois onglets : Principal : définissez le répertoire dans lequel les fichiers importés sont placés (ou Automatique pour laisser le logiciel se débrouiller). Vous pouvez également demander à être averti de la présence de fichiers d’import au démarrage du logiciel ou encore indiquer le comportement à tenir lors de ce genre de procédure (Figure 22.3). Figure 22.2 : Options de génération des écritures.

Figure 22.3 : Options principales pour l’importation.

Historique : c’est le même principe que pour l’exportation. Avancé : les options de compte permettent notamment de compléter les numéros des comptes importés dont la longueur serait inférieure à celle que vous avez définie. Vous trouvez dans la rubrique Divers des options semblables pour les journaux et les codes analytiques (Figure 22.4). Figure 22.4 : Options avancées pour l’importation des écritures.

Si vos échanges se font avec une personne utilisant la même version de Ciel Compta que vous (ce qui est la situation la plus recommandable), le plus simple est sans doute de conserver toutes les options par défaut. 3. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez ensuite refermer la fenêtre des préférences.

Exporter et importer des écritures Place maintenant aux échanges de données. Et donc au menu du même nom.

Vérifier les coordonnées de l’expert-comptable Avant tout, pour des échanges avec votre expert-comptable, commencez par saisir les coordonnées de votre expert-comptable si ce n’est pas encore fait, ou vérifiez-les dans le cas contraire. Pour cela : 1. Dans le menu Échanges, choisissez l’option Coordonnées expert-comptable. 2. Renseignez les champs proposés afin que votre expertcomptable soit correctement reconnu (Figure 22.5). Figure 22.5 : Définir les coordonnées de l’expert-comptable.

3. Cliquez sur le bouton OK enregistrer ces informations.

de

la

barre

d’actions pour

Exporter des écritures Pour exporter des écritures à échanger avec votre expert-comptable ou un autre tiers, procédez de la manière suivante : 1. Dans le menu Échanges, choisissez la commande Exporter des écritures. L’assistant Import/Export d’écritures s’affiche (Figure 22.6). Figure 22.6 : Choisir le format d’exportation des écritures.

2. Vous disposez de trois options pour le format d’exportation des écritures : Ciel (par défaut, naturellement), SAGE (pour des transferts vers une importante société) ou Autres (formats Ccmx et Cegid). Votre choix fait, cliquez sur OK.

Si, à ce stade, vous ne savez pas ce que sont ces formats, c’est certainement que vous n’en avez pas besoin (ou que vous avez oublié de poser la question à votre expert-comptable). Pas la peine donc d’insister sur cette question : vous devriez déjà avoir la bonne réponse. 3. Cochez la bonne ligne puis cliquez sur le bouton OK.

Selon les préférences et/ou formats choisis, il est possible que d’autres fenêtres s’affichent avant de pouvoir choisir les écritures. Sélectionnez les options qui conviennent pour continuer. 4. La fenêtre suivante vous permet de choisir les valeurs à exporter (Figure 22.7). • Par date de mouvement : indiquez la date de début et de fin des mouvements à exporter. • Par mois de mouvement : indiquez le premier et

le dernier mois des mouvements à prendre en compte. • Par numéro de mouvement : indiquez le premier et dernier numéro de mouvement que vous voulez inclure. • Pour le journal : sélectionnez dans cette liste déroulante le journal dont les écritures seront sélectionnées. Figure 22.7 : Options d’exportation des écritures.

• Écritures : cochez les cases correspondant aux écritures à traiter à l’intérieur des critères définis précédemment (validées et/ou présentes dans le brouillard, éventuellement en simulation). • Options : indiquez ici si vous voulez visualiser les écritures avant leur exportation, et si vous voulez en plus les transmettre directement par e-mail.

Les options peuvent varier selon le format de sortie sélectionné (Ciel dans ce qui précède). Pour le format Sage, par exemple, vous aurez la possibilité de choisir une version et d’opter pour un enregistrement ou un envoi par messagerie (Figure 22.8). La fenêtre qui suit est presque identique à ce que nous venons devoir, si ce n’est que la section Options disparaît.

5. Cliquez sur OK pour continuer. 6. Si vous avez demandé à visualiser les écritures avant exportation, une classique grille de saisie va s’afficher (Figure 22.9 ). Vous avez comme toujours la possibilité de filtrer les données ainsi que de les imprimer, etc. Il est aussi possible de les vérifier ou encore de les modifier directement dans la fenêtre (ce qui n’est bien sûr pas recommandable). Cliquez ensuite sur le bouton Continuer.

Il se peut aussi, selon vos options, que le logiciel vous indique qu’il n’y a rien à exporter. Figure 22.8 : Choix d’une option d’exportation au format SAGE.

Figure 22.9 : Consulter les écritures à exporter.

7. Si un fichier d’exportation existe déjà dans le dossier de destination par défaut, un message va vous demander si vous voulez le remplacer ou lui ajouter des données (Figure 22.10). Cliquez sur le bouton qui convient (ou annulez en cas de doute pour revoir le problème avec votre expert-

comptable ou le tiers concerné).

Selon vos préférences, le fichier d’exportation sera enregistré dans le répertoire spécifié sous l’onglet Options de la boîte de dialogue Génération des écritures, dans un répertoire par défaut (normalement C :\Données Ciels\Dossiers, puis nom du dossier de la société), voire sur votre bureau Windows. Figure 22.10 : Remplacer ou ajouter des écritures à un fichier existant.

Il ne vous reste plus qu’à localiser le fichier de sortie et à l’envoyer par exemple par messagerie (si ce n’est déjà fait), ou encore à le copier sur une clé USB qui pourra facilement être transmise. Terminons sur ce point par quelques remarques complémentaires : À l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats d’import/export n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Les fichiers créés lors de l’exportation reçoivent un nom par défaut (voir Tableau 22.1).

Tableau 22.1 : Noms de fichiers par défaut pour différents formats d’exportation.

Format d’exportation

Nom par défaut du fichier d’exportation

CCMX

CCMX Winner.Txt

Cegid Sisco 2

SI00001.trt (le dernier chiffre varie en fonction du numéro de dossier que vous avez attribué).

Cegid PGI

Cegid PGI.CSV

Ciel

XImport.Txt ou RImport.txt

Sage Expert

ARF Coala.Txt

Sage 30 ou Sage100

EXPORT_SAGE.Txt

Sage Expert Journaux

Export Ecritures Sage Coala Journaux.xls

Sage 30 ou Sage100 XIMPORT.Txt (Convertisseur) Sage Petites Entreprises

Ecran.dat

Importer des écritures L’importation vous permet d’incorporer dans votre comptabilité des écritures qui vous ont été fournies par votre expert-comptable (ou un tiers). Inversement, votre expert-comptable peut aussi utiliser cette commande pour importer des écritures que vous avez exportées et que vous lui avez transmises ;

Les écritures importées sont enregistrées dans le brouillard. Le déroulement de la procédure décrite ici peut varier en fonction des options que vous avez choisies dans les paramètres de la rubrique Import des écritures (voir plus haut).

Pour importer des écritures à partir d’un fichier d’exportation : 1. Dans le menu Échanges, choisissez la commande Importer des écritures. 2. Comme pour une exportation, l’assistant vous demande de spécifier un type de format ( Figure 22.11 ). Cliquez sur la ligne voulue, puis sur le bouton OK. Figure 22.11 : Choisir le format d’importation.

3. Il vous est ensuite demandé de choisir soit le fichier (éventuellement en sélectionnant un autre répertoire que celui qui est proposé par défaut), soit d’abord un sousformat d’import, comme sur l’exemple de la Figure 22.12 , puis le fichier lui-même. Sélectionnez le fichier à importer.

Figure 22.12 : Choisir un format d’import spécifique.

4. Le logiciel va éventuellement afficher la liste des écritures présentes dans le fichier d’import ( Figure 22.13 ). Vous devez pour cela avoir coché la case Prévisualiser les écritures sous l’onglet Principal dans les préférences d’Import des écritures. Figure 22.13 : Visualiser les écritures à importer.

5. Comme lors de l’exportation, vous avez la possibilité de filtrer les écritures, de les vérifier ou encore de les modifier directement dans la grille (ce qui n’est toujours pas recommandable). Cliquez ensuite sur le bouton Continuer. 6. Le logiciel va traiter les données à importer puis afficher un rapport. Selon le cas, il va vous indiquer que l’import est impossible (par exemple parce que les dates sont incompatibles), soit qu’il n’y a rien à mettre à jour, soit encore vous informer des modifications apportées à votre comptabilité, comme le fait que de nouveaux comptes ont été automatiquement créés (Figure 22.14).

Figure 22.14 : Rapport d’importation.

7. Cliquez sur l’opération.

Continuer

ou

sur

Fermer

pour

terminer

À l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats d’import n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés lors de l’exportation, et donc également absents lors de l’importation.

Exporter et importer une balance, etc. L’exportation et l’importation s’effectuent selon le même principe que pour les écritures, mais le traitement est évidemment nettement plus simple. Voyons cela de plus près.

Exporter une balance Pour exporter une balance : 1. Dans le menu Échanges, choisissez l’option Exporter une balance. La fenêtre Balance s’affiche (Figure 22.15). Figure 22.15 : Options d’exportation de balance.

2. Choisissez le type d’état souhaité, puis sur le bouton Fichier ou E-mail (soit, par exemple, Ciel et Fichier). 3. Spécifiez vos options d’exportation (période compte, journal, écritures, etc.) puis cliquez sur OK (Figure 22.16).

En fait, ces options sont exactement les mêmes que pour l’impression d’une balance. Reportez-vous au Chapitre 17 pour plus de détails.

Figure 22.16 : Options d’exportation de la balance.

4. Sélectionnez le répertoire dans lequel vous voulez enregistrer le fichier, et modifiez éventuellement le nom de celui-ci (Balance Ciel.Txt ou Balance Etats Comptables et Fiscaux.Txt). Cliquez ensuite sur OK. 5. Un message vous informe du bon déroulement de la procédure et du nombre d’enregistrements effectué. Cliquez sur OK pour terminer.

Importer une balance Pour importer une balance : 1. Dans le menu Échanges, choisissez la commande Importer une balance. 2. Une fenêtre de sélection de fichier s’ouvre. Localisez votre fichier d’export puis cliquez sur Ouvrir. 3. Dans la fenêtre qui suit, modifiez le cas échéant la date de l’écriture à enregistrer ainsi que son libellé (Figure 22.17 ). Cliquez ensuite sur OK. Figure 22.17 : Options d’importation d’une balance.

4. À la fin du processus, vous êtes informé de son bon déroulement, ainsi que des opérations éventuellement réalisées au passage, comme la création de comptes qui n’étaient pas encore définis. Vous pouvez refermer la fenêtre.

Envoyer le dossier Vous avez la possibilité d’enregistrer à des fins de transmission (ou simplement de sauvegarde) une copie de votre dossier au format compressé Zip.

L’option Zip correspond à un format d’archivage compacté qui permet de gagner beaucoup de place. Pour l’ouvrir, vous devez soit le traiter comme un répertoire normal dans Windows, soit disposer d’un logiciel adapté (comme WinZIP, 7-Zip ou encore WinRAR).

Pour cela : 1. Dans le menu Échanges, choisissez la commande Envoyer le dossier. 2. Une fenêtre vous demande si vous voulez envoyer le fichier par e-mail ou l’enregistrer sur votre bureau Windows. Dans le premier cas, le fichier Zip sera automatiquement joint à un message qu’il vous suffira de compléter pour le transmettre. Dans le second cas, le logiciel construit le fichier Zip et le place sur le bureau.

Vos préférences, par exemple vos états personnalisés, ne sont pas prises en compte dans cette sauvegarde (ou plutôt cet archivage).

Votre expert-comptable ou le tiers destinataire du dossier doit posséder la même version de Ciel Compta que vous, ou du moins une version compatible, pour utiliser votre fichier Zip. Pour rouvrir un dossier ainsi archivé (dont vous pouvez être vousmême le destinataire) : 1. Ouvrez le menu Dossier et choisissez Sauvegarde/Restauration. 2. Dans le sous-menu qui s’affiche, cliquez sur Restauration.

3. Acceptez ou non de sauvegarder les données en cours, puis choisissez vos options de restauration (revoyez à ce sujet le Chapitre 21). Cliquez sur le bouton Suivant. 4. Dans la liste Format du fichier de sauvegarde, sélectionnez l’option Zip. Servez-vous si nécessaire du bouton Parcourir pour localiser votre fichier ( Figure 22.18 ). Quand c’est fait, cliquez sur le bouton Suivant. Figure 22.18 : Restaurer un dossier échangé au format Zip.

5. Selon l’option choisie lors de l’Étape 3, le logiciel peut vous demander si vous voulez vraiment remplacer votre dossier actuel, ou bien de définir l’emplacement du fichier à restaurer. Acceptez ou non les propositions qui vous sont faites. 6. Il vous reste encore une fois à confirmer le lancement de la procédure, ou à tout annuler.

Historique des transferts Pouvoir suivre dans le temps les transferts réalisés entre vous et votre expert-comptable (ou un autre tiers) est évidemment utile. Pour cela : 1. Dans le menu Échanges, choisissez la commande Historique Imports/ Exports. La fenêtre Historique des transferts s’ouvre (Figure 22.19). Vous y retrouvez les habituelles fonctions de filtrage, d’impression, etc. Figure 22.19 : Historique des transferts.

2. Pour visualiser les écritures concernées par un transfert, faites un double clic sur la ligne correspondante, ou sélectionnez cette ligne et cliquez sur le bouton Consulter de la barre d’actions. 3. Pour effacer une ou plusieurs lignes, sélectionnez-les puis cliquez dans la barre d’actions sur le bouton Supprimer.

Cette suppression ne concerne que l’historique, pas les opérations elles-mêmes. Elle est par contre définitive et doit donc être confirmée. 4. Sélectionnez une ligne et servez-vous du bouton Options de la barre d’actions pour effectuer d’autres traitements : Réimporter (pour recommencer une importation peut-être mal enregistrée), Exporter (pour reconstruire un fichier d’exportation, ou en enregistrer une variante comportant des paramètres différents) et Retransférer (pour effectuer une nouvelle exportation basée sur la sélection, par exemple pour l’envoyer à une autre personne). 5. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer ou appuyez sur la touche Echap pour quitter la fenêtre.

Synchronisez-vous ! La synchronisation va plus loin que les simples échanges de fichiers en vous permettant d’envoyer et de récupérer automatiquement les écritures comptables vers ou depuis le système de votre expertcomptable (ou un autre tiers), et réciproquement. Votre correspondant doit être équipé d’une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert (anciennement Coala). Du côté client, cette fonctionnalité permet d’effectuer normalement ses saisies, puis d’opérer un transfert de ses données à des échéances fixées à l’avance. Du côté de l’expert-comptable, cette procédure automatise l’importation des données du client, d’où des traitements plus rapides, un suivi plus efficace et une meilleure assistance. Les deux modes, appelés Synchro compta et Synchro compta +, autorisent dans le premier cas l’ajout des nouvelles écritures transmises lors de la synchronisation, et dans le second la modification ou encore la suppression de ces écritures et autres éléments transférés. Mais avant de vous lancer dans ce genre de procédure, une configuration précise est indispensable.

Bien entendu, cela nécessite un dialogue précis et une relation de confiance entre les protagonistes de cet échange.

Paramétrer la synchronisation Pour configurer la synchronisation de vos données : 1. Dans le menu Échanges, choisissez Synchro compta, puis Paramètres.

Vous pouvez également passer par le menu Dossier, puis Options, Paramètres, en fin onglet Synchro compta dans la fenêtre Paramètres comptabilité. C’est juste plus long. L’onglet Synchro compta de la fenêtre Paramètres comptabilité s’affiche (Figure 22.20). Figure 22.20 : Paramètres de synchronisation de la comptabilité.

La figure présente la version la plus complète de la fenêtre de paramétrage. Le nombre d’options est nettement réduit si le logiciel destinataire est Ciel Compta. 2. Choisissez le mode de synchronisation : • Synchro compta : mode simplifié dans lequel vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Il est aussi

possible de choisir les écritures, ou d’envoyer le dossier entier. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. C’est une forme plus élaborée de l’exportation des écritures décrites plus haut. Elle permet en particulier de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées afin d’éviter les doublons. • Synchro compta + : ce mode vous permet d’échanger enfin de mois toutes les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l’expert ne peuvent jamais saisir d’écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des mouvements. Des modifications comme le lettrage ou le rapprochement sont toujours accessibles sur toutes les périodes.

Le mode Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (comme un compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l’expert et par le client, un code de priorité s’applique.

Il est obligatoire que le mode de synchronisation choisi soit le même des deux côtés (client et expert-comptable). Sinon, la lecture des données sera impossible. 3. Sélectionnez ensuite les modalités de transfert. Servez-vous des listes pour spécifier le sens de celui-ci (du client vers l’expert-comptable ou l’inverse) et le logiciel destinataire. En mode Synchro compta +, vous devez également indiquer qui est en charge de la synchronisation des A-nouveaux (expert-comptable ou client).

Dans le cas d’une synchronisation client->expert-comptable, la

validation des écritures sera désactivée côté client (en fait, vous payez bien un expert-comptable pour qu’il vous décharge de ce type de tâche, non?). 4. Saisissez les informations complémentaires : votre numéro de dossier (obligatoire) ainsi que le code de l’expertcomptable (obligatoire uniquement avec l’option Sage Expert).

Les dates de synchronisation et de validation en mode Compta + seront automatiquement indiquées par le logiciel. 5. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, et uniquement dans ce cas, une rubrique supplémentaire apparaît : Divers. Choisissez les numéros des comptes collectifs clients et fournisseurs à l’aide des boutons marqués de trois points (s’ils n’existent pas encore, servez-vous du bouton Créer pour les intégrer à votre plan de comptes). Si nécessaire, modifiez l’adresse de messagerie du serveur de médiation (par défaut, cette adresse est celle du serveur de Sage Expert, qui se chargera de transmettre directement les données à votre expert-comptable). 6. Cliquez sur OK pour terminer. Dans le cas le plus simple, vous devriez être paré pour synchroniser. Si vous avez opté pour le mode Synchro Compta +, ainsi que pour un logiciel destinataire Sage, Ciel Compta doit effectuer certaines vérifications afin de juger si votre dossier est compatible. Cliquez sur Oui en réponse au message qui s’affiche (en espérant que la réponse finale soit positive). Si nécessaire, il vous sera proposé de mettre à jour le dossier pour respecter certains pré-requis. Cliquez sur Oui pour accepter.

Lancer une synchronisation Si vous et votre expert-comptable (ou vous, expert-comptable et votre client) êtes bien sûr la même longueur d’ondes et que les paramètres de synchronisation ont été configurés correctement des deux côtés, la procédure peut commencer. 1. Dans le menu Échanges, choisissez Synchro compta, puis Lancer la Synchro compta. 2. Vous devez ensuite tout simplement choisir le sens de la synchronisation (Figure 22.21 ). Contentez-vous de l’option par défaut (l’envoi) et cliquez sur le bouton Suivant. Figure 22.21 : Choisir le traitement à effectuer.

La suite des événements synchronisation choisi.

dépend

maintenant

du

mode

de

Transmettre des écritures en mode Synchro Compta Vous passez à la seconde étape : 3. Définissez vos paramètres de transmission ( Figure 22.22 ) en spécifiant le cas échéant une date limite (à compter du début de l’exercice courant) pour les nouvelles écritures.

Vous pouvez opter pour une transmission intégrale du dossier si vous venez de choisir un expert-comptable et que celui-ci ne possède donc pas encore d’éléments sur votre comptabilité. Figure 22.22 : Paramètres de transmission en mode Synchro Compta.

4. Dans le cas du simple envoi d’écritures ou du dossier complet, vous passez directement à l’Étape 4 de l’assistant. Sinon (vous demandez plus de critères), la fenêtre de l’Étape 3 s’affiche (Figure 22.23). 5. Sélectionnez le type des écritures : Toutes (y compris celles qui ont déjà été synchronisées) ou Nouvelles seulement. Confirmez aussi la période à prendre en compte (les dates ne sont pas forcément en début ou en fin de mois). Cochez ensuite les cases demandant (ou non) à valider automatiquement les écritures synchronisées, à transmettre aussi les A-nouveaux, et si le plan de comptes doit également être transféré. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK. 6. Vous en arrivez à l’Étape 4 de l’assistant. Elle vous propose de dupliquer le fichier à transmettre sur votre disque dur et de l’envoyer en tant que pièce jointe à l’adresse de messagerie indiquée (Figure 22.24).

Figure 22.23 : Préciser les paramètres de transmission en mode Synchro Compta.

Figure 22.24 : Paramètres supplémentaires de synchronisation.

7. Cliquez sur OK pour terminer. 8. Le logiciel vous propose de faire tout de suite une copie de sauvegarde avant de continuer (Figure 22.25 ). Il est conseillé de suivre cette recommandation en cliquant sur le bouton Faire une copie et continuer. Sélectionnez ensuite le répertoire de destination. Figure 22.25 : Sauvegardez avant de continuer.

9. Vous pouvez voir ensuite s’afficher un message d’avertissement vous indiquant que votre client de messagerie tente de faire de la résistance (Figure 22.26 ). Acceptez ou refusez la transmission, par exemple si vous vous êtes trompé d’adresse e-mail. Figure 22.26 : Accepter ou refuser l’envoi des données à synchroniser par e-mail.

10. À la fin de l’opération, un rapport détaille les traitements réalisés. Cliquez sur le bouton Fermer pour clore la procédure.

Un seul code analytique est autorisé par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ceux-ci sont effacés dans le fichier généré.

Transmettre des écritures en mode Synchro Compta + Là aussi, vous passez à la seconde étape : 3. Définissez vos paramètres de transmission en spécifiant cette fois la date de transmission de la synchronisation (Figure 22.27).

Lisez bien les informations fournies dans cette boîte de dialogue avant de continuer. Par défaut, le logiciel propose le dernier jour du mois précédent. Vous pouvez choisir selon les méthodes habituelles une date différente, y compris en cours de période.

Si la date est antérieure ou égale à celle de la dernière synchronisation réalisée, un message vous informe d’un risque de distorsions sur les fichiers produits. Figure 22.27 : Paramètres de transmission en mode Synchro Compta +.

4. Vous en arrivez à l’Étape 3, identique à l’Étape 4 du mode Synchro Compta : duplication du fichier à transmettre sur votre disque dur, et envoi en tant que pièce jointe à l’adresse de messagerie indiquée. Reportez-vous si nécessaire à la Figure 22.24. 5. Vous pouvez ensuite entrer un message destiné au destinataire. Cliquez sur le bouton OK pour terminer. 6. Vous retrouvez maintenant l’avertissement vous conseillant vivement d’effectuer une sauvegarde avant de

continuer. Acceptez en cliquant sur le bouton Faire une copie et continuer. Sélectionnez ensuite le répertoire de destination et patientez quelques instants. 7. Vous pouvez alors voir s’afficher un message vous prévenant que certaines saisies ne sont pas encore validées, et qu’elles vont l’être si vous continuez. Vous devez dans ce cas confirmer (ou infirmer) la poursuite de l’opération. Cliquez sur Oui, ou sur Non pour abandonner. 8. Un message d’avertissement va vraisemblablement vous prévenir que votre client de messagerie tente de faire de la résistance (reportez-vous à la Figure 22.26 ). Acceptez ou refusez la transmission, par exemple si vous vous êtes trompé d’adresse e-mail. 9. Enfin, un rapport détaille les traitements réalisés. Cliquez sur le bouton Fermer pour clore la procédure.

Recevoir des données de synchronisation Le point de départ est le même, mais la procédure est bien plus simple. Rappelons que vous et l’expéditeur doivent avoir la même configuration de synchronisation, à défaut de quoi la réception serait impossible. 1. Dans le menu Échanges, choisissez Synchro Compta, puis Lancer la Synchro compta. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez cette fois comme traitement Recevoir des écritures. Cliquez sur le bouton Suivant. 3. Si le fichier que vous avez reçu n’a pas été enregistré dans le répertoire de communication par défaut, vous allez devoir spécifier son emplacement en cliquant sur le bouton Parcourir (Figure 22.28). Cliquez ensuite sur OK.

Ce fichier est une archive compactée au format Zip. Son nom a un aspect bizarre, du genre CCZ2807120000numéro_dossier0code_expert_comptable22433400 Son contenu est un fichier XML (un format largement utilisé sur le Web). 4. Une nouvelle fois, le logiciel vous suggère avec insistance d’effectuer une sauvegarde. Suivez ce conseil.

Comme vous vous en doutez déjà, sauvegarder est encore bien plus importante pour une réception que pour un envoi de données…

Figure 22.28 : Choisir le répertoire dans lequel se trouve le fichier de synchronisation reçu.

5. À la fin de la procédure, un rapport vous informe de la réussite ou de l’échec de l’enregistrement des écritures décrites dans le fichier, en particulier des conflits liés au respect des priorités (Figure 22.29). 6. Il ne vous reste plus qu’à cliquer dans la barre d’actions sur l’un des boutons Continuer ou Fermer. C’est fait! Vous êtes synchronisé. Et pour suivre la succession de vos opérations de synchronisation, ouvrez le menu Échanges, choisissez Synchro compta, puis l’option Historique.

L’historique de synchronisation fonctionne exactement comme celui des échanges. Reportez-vous plus haut à la section « Historique des transferts ». Figure 22.29 : Rapport de synchronisation.

Index « Pour retrouver la section qui vous intéresse à partir de cet index, utilisez le moteur de recherche »

A Abonnements créer prédéfinis utiliser Accélérateurs utiliser Achats Actions flash Agenda configurer Aide Alertes gérer A-nouveaux Aperçu Archivage format Zip sauvegarde et Assistant de référencement Autorisation de découvert

B Balances âgées imprimer analytiques archiver exporter importer imprimer mode comparatif normal rapide synthétiques Banque bordereau de remise en identification importer des relevés opérations bancaires rapprochement bancaire règles d’affectation des relevés relevés bancaires Barre(s) d’actions accueil personnaliser de navigation personnaliser mode avancé réinitialiser de statut Base de données BIC régime réel simplifié

Bilan exercices et BNC Bordereaux Brouillard importation des écritures et imprimer valider les écritures Bureau personnaliser les icônes réinitialiser

C Cahier créer Caisse Centralisateur imprimer Chéquiers rattacher aux comptes Ciel Compta aide assistant de référencement barre(s) de navigation d’actions bureau clé d’activation éditeur de script fenêtres InfoGreffe et installer interface en mode Cahier lancer manuels utilisateur menus messagerie et méthodes de saisie des écritures choisir mise à jour mode cahier Standard modèles prédéfinis

numéro de licence opérations bancaires et options de saisie et préférences comptabilité accélérateurs environnement confort couleurs touches de fonction générales dates démarrage partage des paramètres tâches automatiques impression fond de quitter proprement recherches répertoire données ciel sauvegarde manuelle site internet tableau de bord utilitaires viaMichelin et Codes analytiques associer aux comptes clés de répartition définir niveaux budgétaires associer aux comptes

Colonnes affichées ajouter déplacer de regroupement filtrer masquer modifier l’ordre par défaut redimensionner trier Commentaires insertion automatique Comptabilité analytique configurer définir des répartitions grille de saisie ventilation obligatoire auxiliaire budgétaire configurer inclure les écritures en simulation/ brouillard montants budgétés ventilation obligatoire budgétaire en créances/dettes en dépenses/recettes générale Comptes associer des codes analytiques/budgétaires des mots-clés auxiliaires clients et fournisseurs balance des classes de clôturer codes et intitulés

consulter créer options de saisie des écritures de banque de bilan d’écart de caisse de charges de contrepartie définir un encours de gestion de produits de résultat de tiers coordonnées client/fournisseur rechercher une adresse de TVA Créer divisionnaires échéances et évolution des extourner filtrer gérer imprimer la liste des informations complémentaires inverser D/C lettrables lettrage manuel longueur des mode de paiement par défaut modifier noms des numérotation des plan de pointables principaux racines des rapprochement bancaire et rattacher un chéquier rechercher regrouper

réimputer répartition par classe sélectionner solde des charges et des produits solder sous-comptes supprimer travailler sur les trier ventilation analytique analytique/budgétaire Contrepartie automatique sur plusieurs comptes Contrepassation automatique Crédits

D Date(s) de travail Débits DGFiP archivage des données et historique des archivages Dossier associer un logo créer assistant Top départ chéquiers codes analytiques en mode Cahier Standard Informations à fournir journaux mode comptable Mode(s) de paiement Rapide/Détaillé mot de passe options de démarrage paramètres paramètres comptables paramètres de la société paramètres d’ouverture plan de comptes raison sociale définir un mot de passe mot de passe et nom d’utilisateur options de démarrage ouvrir paramètres de la société protéger

E Échanges configurer les paramètres par défaut destination du transfert envoyer le dossier exporter des écritures une balance formats d’exportation XImport/RImport historique Imports/Exports importer des écritures une balance nom par défaut des fichiers restaurer une archive Échéances Échéancier imprimer Écritures Afficher/Imprimer afficher la liste auxiliaire le solde Assistant Top saisie calcul automatique automatique du solde choisir la date le journal le mode de paiement

consulter pour un compte contrepasser couleurs d’affichage date d’échéance de fin d’exercice délettrer dépointer de régularisation dupliquer une ligne effacer une ligne encours et enregistrer dans le brouillard entrer le montant équilibrer exporter génération des grille de saisie importer prévisualisation insérer une ligne lettrage et libellé par défaut modifier Numéro de mouvement de pièce options de saisie pointer rapprochement bancaire et rechercher réimputer report des a-nouveaux saisie(s) en mode standard au kilomètre guidées rapides simplifiées standard

terminer la saisie tout effacer type de libellé validation automatique valider ventilation analytique et EDI Éditeur de script EFI Encaissement régler Encours imprimer Escomptes justifier l’écart États accessibilité analytiques aperçu archiver Balance âgée âgée analytique analytique bilan synthétique bordereau de remise en banque brouillard centralisateur chaînés gérer compte de résultat synthétique créer déclaration de TVA dévalider échéancier éditer encours client

état budgétaire fiscal grand livre importer journaux liste des déclarations de tva mailing options de sortie paramétrables préférences propriétés rapprochement bancaire rendre invisibles rib soldes Intermédiaires de Gestion TVA détaillée Exercice bilan et clôture avec l’assistant top clôture clôturer manuellement fin d’ opérations avant clôture réouverture avec l’assistant top clôture manuelle Expert-comptable coordonnées synchronisation et Extourner

F Faits comptables Fenêtres fermer Filtrage opérateurs de comparaison et Formules de calcul Frais kilométriques

G Génération des écritures Géolocalisation Gestionnaire des tâches d’états Google Web Grand livre analytique par échéance archiver imprimer Graphiques personnaliser séries types de Grille de saisie

H Historique des archivages des échanges de synchronisation Imports/Exports

I Impression aperçu balance âgée âgée analytique analytique brouillard centralisateur choisir l’imprimante demander le format échéancier encours en différé état(s) budgétaire analytique chaînés et colonnes fond de grand livre analytique insérer un logo journaux mémoriser mise en options’ polices de caractères préférences InfoGreffe Intuiciel Mes états et statistiques Personnaliser les bureaux Réinitialiser les bureaux

J Journaux A-nouveaux archiver auxiliaires centralisateur codes contrepartie automatique créer imprimer modifier numéros de pièces et originaires principaux supprimer types de

L Lettrage automatique automatiser code de ligne par ligne manuel par montant par référence prochain code de réimputation et relances et Lettres de relance avec pénalités de retard personnaliser Logos aperçu imprimer

M Mailing gérer les modèles modifier le modèle Manuels utilisateur Menus contextuels découverte standard Mes états et statistiques Messagerie Mise en Mode Cahier convertir en mode Standard Modèles Prédéfinis Utiliser Modes de paiement par défaut Mode Standard Mot de passe choisir un bon renouveler

N Navigation Nom d’utilisateur

O Onglets Opérateur logique de comparaison Opérations bancaires règles d’importation des relevés diverses Organisme de gestion agréé

P Paiement Palette d’informations PDF Pénalités de retard Plan Comptable Général classes de comptes principes versions de base, abrégée, développée Plan de comptes afficher aperçu choisir exporter formats de sortie imprimer modifier personnaliser l’affichage Pointage code de manuel par import prochain code de réimputation et Points de restauration Propriétés de la liste Publipostage options de

R Raccourcis clavier onglets et personnalisés Rappels Rapprochement bancaire afficher imprimer modifier Recherches annuler caractères de substitution conditions multiples enregistrer google liste de modifier le critère opérateurs logiques et personnalisées gérées rapides Règlement Règles d’affectation Regroupement Réimputation Relancer des clients Relevés bancaires Répartition analytique Restauration Résultat RIB RImport

S Saisies au kilomètre créer des modèles des A-nouveaux formules de calcul guidées de factures ou d’avoirs d’encaissement et de paiement rapides encaissement règlement relevé bancaire simplifiées standard Z de caisse Sauvegarde archivage et complète différentielle externalisée format zip incrémentielle locale manuelle restaurer support de Sélections annuler continues discontinues S.I.G. SIRET informations Soldes intermédiaires de Gestion

Statistiques comptes et croisées indicateurs clefs répartition charges produits d’une classe Synchronisation configurer exécuter mode de Synchro compta Synchro compta + recevoir des données sens de Systèmes comptables

T Tableau de bord Tâches créer périodiques remplissage automatique Télédéclaration Top clôture (Assistant) clôturer un exercice rouvrir un exercice Top départ (Assistant) Top Saisie (Assistant) activer familles modèles personnaliser Trésorerie prévisionnelle exporter modifier représentation graphique Tri Trouvtoo préférences propriétés TVA collectée configurer le régime de déclarations de déductible détaillée dévalider une déclaration éditer une déclaration gérer la liste des déclarations Régime réel simplifié

sur les débits sur les encaissements taux par défaut télédéclarer téléprocédure valider une déclaration

U Utilitaires de dossiers de fichiers d’informations divers mise à jour purge recherche de valeurs utilisées réindexer la base de données réparation de la saisie drécritures Vérifier/Réparer la base de données

V Ventes Ventilation analytique obligatoire budgétaire obligatoire ViaMichelin Vues

X XImport