Business Plan Agence D'evenementiel1 [PDF]

Zitiervorschau

BUSINESS PLAN D’AGENCE EVENEMENTIEL DENOMINATION : En ce qui concerne la dénomination de l’agence nous proposons les noms suivant : 1. La Fée Noménal Agency : Jouant avec le mot phénoménal ce nom original suggère que vous organisez des événements inoubliables. 2. Extrav’Agence : Jouant avec le mot « extravagance », ce nom est mémorable et moderne. 3. Décadence Agency : La rime rend ce nom facile à retenir. Idéal pour une boite d’organisation de fêtes exubérantes (confiantes). 4. Pool Nord Agency : Le nom lié aux établissements de l’investisseur du business Plan. 5. Magic Event : Comment son nom l’indique celui-ci nous montre que l’agence organise des évènements d’une magique. RESUME …………………….. sera une agence événementielle, situé en RDC dans la Ville Province de Kinshasa, commune de Ngaba. Notre agence sera spécialisée dans l’organisation d’événements pour les entreprises, ONG, ASBL ainsi que toute personne voulant nous faire par l’organisation de son événement, nous organisons les événements ci-après : -

Inauguration ; Mariage ; Anniversaire ; Séminaire où Conférence ; Soirée ; Lancement d’un nouveau Produit ; Team building ; Atelier etc.

Nos Services seront réalisés sur mesure pour répondre à la demande et aux besoins de nos clients. Nous comptons apporter un service clé en main aux 8

entreprises et toutes personnes de la région et leur apporter le savoir-faire nécessaire dans l’organisation d’événement. L’Agence Evénementiel sera une SAS au capital de 5.000$ dirigée par Madame Esther MBUTAMUTU. Notre siège social est situé dans la commune de Ngaba, Ville-province de Kinshasa en République Démocratique du Congo. Nous disposons une grande expérience dans l’organisation des événements, ainsi qu’un parcours qui nous permet d’être aptes à diriger une entreprise d’événementiel et en outre, nous sommes spécialisés dans le secteur du Marketing Web (Digital). MARCHE CIBLE Nous avons décidé de cibler tous les couches voulant organiser un événement tels que : 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Les entreprises (De 50 employés ou plus) ; Les Parties Politique ; Les Restaurants ; Les Salles Polyvalentes ; ONG et ASBL ; Tout individu qui cherche à être guidé ou gérer dans la l’organisation de son événement tels que :  Mariage, Anniversaire, Conférence, Séminaire, Sortie Officiel d’un Produit …

Les entreprises de plus de 50 salariés font appel aux servies des événements pour différents types d’événement. Utiliser une agence événementielle présente plusieurs avantages pour ces entreprises : prise en main de la logistique compète de l’événement par l’agence événementiel (dont la recherche du site de l’événement), l’acheminement et l’accueil des participants, gestion de la décoration, des animations, la restauration, la couverture médiatique etc. CONCURRENCE

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Nous nous attendons à un niveau de concurrence élevé avec les agences d’événementiel de Kinshasa, en particulier celles qui se concertent sur les événements d’entreprise. Nous allons œuvrer et se positionné sur la segmentation de la niche. STRATEGIES Sachant qu’une agence d’événementiel est en charge d’organiser des événements en partant du plus petit événement. Comme la réception de briefe. Elle prend également en compte la réalisation de toutes sortes d’évènements. Quelques points stratégiques : 1. 2. 3. 4. 5.

Disposer un service de titan et réaliser les travails dans le délai ; Disposé un prix abordable suivant la concurrence ; Rénover l’image d’évènementiel ; Exploité nos cible ainsi que tous les réseaux ; Exposé nos services et valorisé chaque département ou service.

COMMENT NOUS PROCURE DES CLIENTS 1) La Marketing Digital ; 2) Proposer à nos visiteur une expérience de réservation optimal ; 3) Fluidifier notre accueil grâce à la bonne gestion de nos opérations sur place ; 4) Faire de nos clients et participant des événements des ambassadeurs de nos services ; 5) L’annonce ou des sorties médiatiques ; 6) Marketing Oral… LES PERSONNELS AU SEIN DE L’AGENCE 1) 2) 3) 4)

Manager Général et Organisateur événementiel/Chef de Projet ; Manager Adjoint (Chargé de Production événementiel) ; Chargé de la Logistique ; Chargé de la Marketing ; 

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5) 6) 7) 8)

Chargé de Communication Evénementielle ; Chargé de Relations Presse ; Conseiller Juridique ; Secrétaire.

DEPARTEMENT OU SERVICE INTERNE DE L’AGENCE 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Audio-visuel (Studio Photo) ; Marketing Web ; Service Traiteur ; Protocole/Accueil ; Service de la Décoration ; Département de la Danse.

N.B : - Sachant que tous ses personnels feront partie de l’équipe de l’élaboration et s’assurer du déroulement et la réussite de chaque événement organisé par l’agence. - En dehors l’organisation du projet ou événement reçu par l’agence, chaque département a la liberté d’œuvre ou s’associé à un client pour la réussite d’un événement quelconque même pas l’agence est l’organisateur. PLAN FINANCIER Le lancement de notre agence d’événementielle nécessitera les investissements suivants d’un montant de 5.000$. N° 01 02 03 04 05 06

DESIGNATION Boitier Dslr Eos Canon 7D Lens 18-200mm Lens 18-135mm Trépied Professionnel Flasheur 1 Routeur 4G Orange ou Airtel avec 30Go

QUANTITE 2 1 1 2 1 1

PRIX ($) 1.000 300 200 300 100 100

07 Cartes mémoire compact 64Go

2

80

08 09 10 11 12

2 1 1 6

200 500 70 250 250

Lumière et Electricité Ordinateurs (I5) Disk Externe (Box 1T) Sofbox complet Rouleau de Fond (Noir, blanc,

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Jaune, Vert, Bleu, Rouge) 13 Clés UBS, adapter Carte Mémoire, Rallonge UBS 14 Matériaux de Service Traiteur 15 Matériaux de Service de la Décoration 16 Matériaux de Service d’Accueil/Protocole 17 Mobilier 18 Document Juridique 19 Marketing, Publicité Sociaux et Médiatique, Ouverture des comptes officiels, Poste et booste, Tenue de Service 20 Imprévu et Transport Total Général

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100

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200 300

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100

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150 300

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300

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200 5.000$

LES ATTRIBUTIONS L’événementiel est un secteur de plus en plus attractif. Cette tendance amène beaucoup de personnes à vouloir se lancer sur ce marché. 1. L’Equipe Administratif

 Manager Général et Organisateur événementiel/Chef de Projet Comme son nom l’indique, le rôle de ce métier est d’organiser les événements. L’organisateur événementiel est un véritable chef d’orchestre. Cela implique beaucoup de responsabilités. Les évènements organisés à ce poste peuvent être de tous types : Gala, Congrès, Séminaire, Mariage… Les compétences nécessaire à ce poste sont généralement les mêmes : rigueur, organisation, créativité, qualités de management et de communication. Ce poste est déconseillé aux times et aux personnes très stressées car celui-ci gère une équipe et rencontre beaucoup d’imprévus (faire preuve de sang-froid et d’une grande flexibilité).  Manager Général Adjoint (Chargé de Production événementiel) Le Chargé de Production Evénementiel est chargé d’assurer le déploiement conforme des moyens (humains, logistiques, matériels…) sur le terrain. Il doit régulièrement veiller à la tenue du cahier des charges, c’est-à-dire le budget, le

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planning, la conformité du projet. Les qualités nécessaires à ce poste sont le management, la rigueur.

 Chargé de la Logistique Contrairement au Directeur de Production le chargé de la logistique ne s’occupe que d’une catégorie de ressources en particulier : matériel. En adéquation avec le concept, il liste tous les besoins du projet. Il se charge ensuite de trouver les prestataires et achète ou loue l’ensemble des éléments requis. L’installation, le test, le suivi et la désinstallation font partie de ses attributions.  Chargé de la Marketing  Le chargé de la Marketing joue le rôle d’amélioration de chiffre d’affaires de l’agence et la marge par types de clientèle. Il coordonne les activités nécessaires à la progression des différents événements dans le cadre de la politique commerciale de l’agence.  Chargé de Communication Evénementielle Le chargé de communication événementielle est chargé d’établir une stratégie de communication pour les événements de l’agence. La stratégie est souvent interne et externe. Le plan doit être défini selon la cible, le budget avec un choix de supports de communication. Le chargé de communication peut aussi mener des missions d’organisations d’événements, mais cela dépend l’agence. La maîtrise des outils de communication est obligatoire pour ce métier. Exceller sur les logiciels de montages et de création est aussi impératif. Rigueur, patience, imagination et organisation sont les maîtres mots du chargé de communication événementielle.  Chargé de Relations Presse Le rôle principal de ce métier de l’événementiel est d’assurer de faire relayer l’événement par les médias afin d’assurer la promotion de celui-ci. C’est un poste clé dans la stratégie de communication de l’entreprise. Le chargé de 8

relations presse doit parfaitement connaitre l’activité de l’entreprise et chacun des événements réalisés. Ainsi, il aura de quoi convaincre les journalistes de diffuser les informations sur les manifestations de l’entreprise. Il doit aussi service d’intermédiaire entre les médias et les responsables de l’agence. Il est impératif d’être à l’aide à l’écrit comme à l’oral pour ce poste. Avoir des capacités d’analyse est également nécessaire pour identifier les médias susceptibles d’être de bons partenaires.  Conseiller Juridique Celui-ci conçoit des actes juridiques ainsi que des procédures. Il veille à la régularité des actes, assure des expertises et un rôle de conseil et assure la diffusion de l’information juridique.  Secrétaire Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails, gérer l’agenda de ses responsables de l’agence, préparer les voyages et déplacements, organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus, trier et organiser le classement de documents et dossiers. Celui-ci doit avoir une connaissance de l’outil informatique (Maitrise de la Bureautique).

CONCLUSION

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En attendant la mise en œuvre ou l’installation de l’agence, nous vous rassurons que l’investissement dans la création d’une agence événementiel est une de meilleur investissement. Seul le département de l’audio-visuel dans un bref délai pourra remonter ou encaisser un chiffre d’affaire plus élevé que le budget initial, cet ainsi que nous croyons qu’avec la constitution d’une équipe des professionnels et des départements et services qui seront toujours à la disposition de nos clients quelque qu’en soit l’heure ou le l’endroit. Aussitôt que nous nous mettrons aux activités, en outre que l’agence gagnera une renommée ainsi que la confiance mais aussi le chiffre d’affaire s’élèvera audelà de nos attentes. Fait à Kinshasa, le 05 Mai 2021 Les Géniteurs du Projet TSHIBANGU David

BUMULAY MAYELE Joel

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