Bouwstenen voor personeelsmanagement in de zorg, deel 3: Nieuwe vormen van organiseren en leidinggeven [2 ed.] 978-90-313-2961-8, 978-90-313-6507-4 [PDF]

Zitiervorschau

Bouwsten envoor person eelsm an agem e nt in de zorg, dccl S

Bouwstenenvoor personeelsmanagement in de zorg, deel 3 Nieuwe vormenva n organiseren en leidinggeven

R edactie:

Dr .] . Pool

Pro f. dr. J.K. V J Il Dijk

Bohn Staflou Van Loghum Hou ten. Di egcm llJ99

f:> 1')r: Uli/j EII"kwood Cli tT, (N) ): l' r"'ntin ' Hall .

Kn lb, n .A. (1'»1-1).

E:q't'f;'

·111ls6 lp ue~ ueAuaJaJls!6aJsuaAa5a6 -

leep leep!p

Ue~ u az o ~ a6 UEl" Uala6aJ5UlllaISUElEl U a I El p l pU El ~ jaap uapuaZJ aA 5u lz f l~El

s~e uO lpU"4S

-

UalElp!pue'>l JElElUuapuaZJaA 5u lz f !~El Ua IElP !puEl~ uao'aoJdo -

laauoSJa

S~El UO l pll 1jS

laauoSJa

ua u a ~ ~ a Jd

U.:JUl Ill 'l .13

:z d VIS

sa6

~aJdsa5 UalElP

d

!puEl~

d

alpalas UaJaOA JooA allJalaS

a!palaSJooA

uaAa~q

ua~a S~El UO ! pUI1jSlaauoSJa

a!IElJlSI5aJ uaIs5uEl"luO

!J q

l a ~ o J d suoo S.l ad

laaUOS.lad

'W'Ol 6UllapjEl PlOOll

alanpEl

J

nûz

6u!llalSUee uala5aJ

d

I El El pl p U e ~

6uliapjEl PlOOll S!JElUOIPUIlj -sjeeucsiad W'Ol 6uliapjEl PlOOll

al~ ! l OSa6 uo JElElU 6u !z f !~El al\lIIUalodIlaIIlElM'>I ua IEll UElEl lllOlZJaAO -

Ua IElplpUEl~ U a I El p l pU El ~

IUf!lI:)iIIOS Jel:1O 6uI5!ISaAaqls6uE111lUOIUElIPIlIOSsuaAa5a6 5u !66aIlSEl~ -

!pUEl~

S~El l O !P UI1jS

S!JElUOllJUIlj -seeucseo 'W'Ol 6UllapjEl PlOOll

aUJalU! JallO 11l0lZJaAO uauabpnq U1lll:)iZU! -

u a 6u!A r ~ l o s aq a l lJun UalElP

ua a!pUnl uallalsdo 5u!6ue!UaA6u

l~a Jdsaq

amlElOElA UaJlllElu6!s

PiOOllS6ullapje (aal1J1eeM) a,ljeWJOJU! al/laM

alM

1"

'a!I03laSua6U!!UaM f!q a ij ao l aq a ~ e WJ oJ ul

r lll3qel

aanma ke nvan ad hoc-o verzicht en op basis vaneen vraag vaneen mallager dil' iets wil weten (bij v, hoc is de leeftijdsop bouw in mijn divi sie"). M aar ook, in het verlengde van tabel H.l, om inzich t te krij gen in dl' k waliteit van dl' wer­ ving: een overzicht van het aanta l sollicita nten afge zet tegenhet aantal sollici ­ tauren dil' aan de functie-eisen voldoen . Het gaat ook om verantwoordingsinformati e. Z o dienen overhe idso rga nisa­ tiesoverzichren van het ziekteverzuim volgeneecu bep aaldstra mie naan rclc­ veren aan het Mini steri evan Binnenland seZ ak en.

Ik heersing/bl'\vaking

Al s ecu activitei t veel deelsrap pen omvat, kan het systeem de voortgang van de vcrwe rking bijhouden en signalen gl'nl'rerl' n 0 111 nog uit te voeren stappen re plannen. Dit bespaart veel tijd , om dat het systeem dl' signalen verzorgt cu bo­ vendien de kansop fou ten vcrmindert. Denk aan het uitdraaien van een signa ­ lcriu gslijst voor beoordelingsgesprek ken of jubil ea. O f her vaststellen van dl' fase w aarin ecu soll icita tieprocedure zich bevindt. met daaraa n geko ppeld l'en agenda met de no g te ondernemen acties. Vo or spellen/sinluleren Om de besluitvorm ing te onderbouwen of de besturin g van dl' per sen eels­ functi e te ondersteune n kan e hr w en selijk zij n om over voorspe llendeinfor­ rnatic te beschikken . Op basis van bepa alde annamen kunnen bijvoorbee ld scenario's doorgerekend worden. zoda t enerzijds dl' effecte n van ecu bep aald beleid voorspeld kunnen w ord en en anderzij dseffee ren van bep aalde vcrandc ­ ring en in het beleid getoetst kunnen worden . Denk aan zake n als: hoc 2;11de leeftijdsopbouw er over vij f j aar uitzien als we het aannam ebel eidniet vcran­ deren? Of: hoc ontwik kel t de omvangvan de personeel-formatic zich bij ge­ lijkbli jv end beleid? Denk verder aan progn osesover person eelsbez etting. pro gn osesten aanz ien van de uitputtin g van bud getten en der gelijke, of aan her doorrckcucu van de eff ecten van een bepa ald percentagesalarisvcrhoging voor de loonkosten . S liInt'l1l'iltft' lId

Door eerst de belang rij kste per sonel epro cessenin een org anisatiete analyseren en dl.' info rm atiecom ponent er nadrukkelijk bij te betrekken, en vcrvolge ns de 'k lcu rcnwaaicr' naast de processl'n te houden , k an ecu goed inzicht verkregen worden in dl' behoefte aan personeelsinfo rmatie in een organisatie: w at hccfr dl' lij n , wat heeft de top en wat heeft de person eels afdeling nodi g ?Wil m en inzicht in dl' voortgang van de di ver se sollici tatieprocedures?In fit- kwaliteit van de pro­ ccdurcs?In het aantalmensendat uit eindelij k wordt aangenomen naar aanl eidin g van een ndvcrtcut ic?

Tabel 8.2 Verschillende niveaus vaninformatie bijdebeoordeling van medewerkers. beoordeling

welke informatie

opstarten beoordeloqs­ ronde

- faciliteren/ondersteunen - overzicht wie door wie beoordeeld moet worden uitdraaien - beoordelingsformulieren op naam met beoordeling - faciliteren/ondersteunen afgelopenjaar erop

voeren beoordelings­ gesprekken

- registeren wie een gesprek heeft gehad - uitdraaien overzicht mei wienog geen gesprek heeftplaatsgevonden

- registreren - beheersing/bewaking

in kaart brengen consequenties

- registreren beoordelingen - registreren afspraken

- registreren - registreren

tonow-oparsprake n

- overzicht welkeafspraken zijn gemaakt

- beheersen bewaken

kosten berekening opleidingsafspraken

- berekeningkosten als gevolg vanafspraken

- voorspellen/simuleren

8.4

niveauvaninformatie

K en- en stuurgetalJen

De laatste jaren wordt veel aandacht besteed aan de introduct ie van ken- en sruurgcrallc n in organisaties.C ijfers, ook met betrek k ing tot personel eaangele­ gcnhcdcu , wo rden daarmeesteeds belangrij ke r . Het managementheeft geregeld cij fers nodig om de effectiviteit van het person eelsbeleidte kunnen bep alen. Daarbij dien t ond ersche idgemaakt re worden tussenken- en stuurgetallen . IV at is

{'{'II

kt '/I , ~ t'ta

l?

Een ken getalis een verhoudingscij fer tussentw eeof meer groorhcdcu cn heeft op zichzelf p;een enkelebetek eni s. Is een ziek teverz uimpercentage van 5'1" hoo g of laag ?Om dit te kunnen bepalen is meer nodi g. H oe is her vcrloop van het ziek­ teverzuim in de betreffend eorgani sati e?H oc li g t het ziekteverzuim percentage in de gehele branc he?Wat is de oorzaak van het vcrzuun: veel langdurig zieken. zwangersch apofveel kortdurend verzuim? Pas ais op dergelijke vragen een an t­ w oo rd is geform uleer d, krij gt het getal van 5% betek enis. Kengetallenvorme n l'en goedkope en relatiefeenvoud ige manierom her pcrso­ ncclsbclcid te kunnen volgen en toetsen of vcrantwoorde n. M aar keugetallen kennenook beperkingen. Z o geeft het alleen een indicatie van de feitelijk e situa­ tic. Aanvul lend onderzoe knaar de reden voor de stijging van een bep aald gcralis vr ijw el altij d n odig . Verder leve rt het vaak vcrgclijkin gspr oblcmcn op: indien t weeorganisatiesof delen van organ isatiesversebillen de berekeningswij zen han­ teren .dan kunnen de cijfers met met elkaar vcrgelekeu w ord en . Vim kCII}.!l'tal/cl/ naar StHUfX{'taIlCII

Bij kengetallen gaat her om een brede set van cij fers dil' inzicht gn'Tn in de stand van zaken in de organisatie, en dil' l'en basisleg gen om prioriteit en te stellen. Het ' ke nnen' staatcentraal. Op basis van die prio rireuen stellin g en med ein relatie tot het algemeen strateg ischbeleid in de instell ing . kan op bepaalde aspecten doclgc150

richt beleid on twi kkeld wo rde n. Zo kan men gaan sture n op redu ctievan ver­ mij dbaar vcrl oop. Het kengetal ' personeelsverloop' wordt dan om gedo opt tot stuurgetal. waarb ij als doel w ordt geformuleerd di t terug te brengen tot 5'X, in een periode van twee j aar. Op basis van de actuele vcrloopcij fers per divisie wordt dan een afspraak gem aakt. die er uit eindelijk tOL' moet leiden dat het doel in de beoogde tij d word t behaald. Geregelde feedback vanuit her pcrsoucclssys­ teemgccûde mogelijkheid bijtijds bij re sturen of dl' init iaticven te int ensiveren. Sociale-b eleidsdoelen w orden op dil' manier inzichtelijk en gr ij pbaa r gemaakt , en kunn enonderdeel gaan vormen van af te slui tenmanagemen tcontrac ten.Zo­ doende w or d t personeelsman agementdaadwerkelijk eenint egr aalonderdeel van het takenpakket van managers. I't\:O kan hierbij ondcrsrcuucudwerken. terwijl de person eelsinf ormatie essen tieelisin het effectief aansturen op de st rategisc hedoe­ len van de instellin g (Tc ulings, 1992). T M 1'1"11 z i " l' t, l/ l ' set /:{'//- ('11 st rHl ~l!e la l ('/

kO IlJ{'f/

Met behulp van pnsonl' dsinfonuatie systl'men kunnen men ken- en stuurgetal­ len worden gegenereerddan ooit tevoren. Daardoor zou in theorie de st uring op het personelevlak beter moereu kunnen verlopen. Maar in de praktijk blijk en veel overzichten ong elezen in de prullenbak te belan den. Een goedeset van personele ken- en stuurgetallen kan pas worden gccrc ..'crd na zorgvuldige analyse,selec tieen int ensievebewerking van de gegevens. En pas bij een overzichtelij ke grafische w eer gavezullen zedaadwerkelijk in de praktijk roe­ gevoeg dew aarde leveren. Om tot een werkbare set van ken- en st uurgetallen te komen dienen de volgende stappcu te worden gezet (deze stappensluiten aan bij fi g. 8. 1) . 1 Analyserenbeleidsplan van de orga n isatie. leid (b ij v . 2 Bep alen dominante thema's die gerelateerd zijn aan person eelsbe voldoende gek w alificeerd personeel. groei. krim p, cnz.). 3 O p basis van dezethema's bepalenvan dl' krit isch epersonele processl'll (b ij v. werving, beoordeling of opleiding) . 4 Bepalen van maxim aal vij f ken - en stuurgctallcu die in l'en bep aaldeperiode bij gehouden zullen worden. l il het kad eriseen voorbeeldopgello mc n van een in een ziekenhuis gebruikte en gewa arde erde set van l'&o- kl' ngl'talk n.

151

"kJorbeeld van een set lIengetaJlen Inziekenhuis Hetland in Noord-Brabentlevert eso devolgende kengetallenset als standaard-informatiepakket aan de betreffende duster- en afdelingsmanagers, Maandelijks: - zie kte~erzuimcijferslverzuimoverzid1ten alle medeweners. Per kwartaal: - verloop (in enuit dienst): - verzuim (personen met meer dan drie ziekmeldingen tb.v.houden ver:zuimgesprek). Per half jaar: - leeftijdsopbouw: - ~erhood ing tussen fulltime enparttime mecewerkers: - functioneringsgesprekken (overzicht çenoccen gesprekken). Jaarlijks: - ovenebtpersoneel per salarisgroep: - gemiddelde encërrüet per salarisgroep: - gemiddelde duur dienstverband. Op basis van deervaring diemen met deze informatievoomeninq heeft. coct dieinformatiestroomten eerste zeer soepel (de paden zijn gebaand) en signaleert men ten tweede een grote waardering van de 'dant', het management. Over deinvloed van deinformatievoorziening opdebedrijfsvoering vait echter geen uitspraak te doen.

8.5

N ieuwe mogelijk heden van informatie - en communicatie­ technologie

De snelle ontwikkel ingenvan de in fo rm atie- en com m un icat ietechno log ie (JeT), zoalsop her gebied van int ra- enl o f internet. en de integratie van lil- vcrsch illen de auromatiscnngssvsrcmcn In l'en bed rij f zullen dl' beschikbaarheid van doo r het management gewensecstuurinformatiezeker bevorder en. Ik technologie zal in toen em ende mate tot gevolg hebben dat personee!sinfo rm at lesystem ellg ebrui­ kersvrien delijk er worde n. Daard o orzal niet alleen 1'& 0 actiever gebru ik gaan mak en van her systeem, maar (Jok het man agement en de med ew erk ers. H iero nder schetsen we een aan talnieuwe ontwik kelin gen ,die voor een deel al In gebruik zij n maar grot en deelsnog in lil- kinderschoenen staan(I k H oudt, 1997). Vele mogelijke tocp assiugcuin dl' nabije toekomst staall ons helder voor ogen , maar techniek en fi nanciënw erp l'n veelal nog belem m eri ngen op. H et zal een kw estie van tij d zij n. Wij zijn ervan overt uigd dat techniek enals intra- en inter­ net alsnel niet meer uit dl' person eelsfunctie weg te denken zijn. X.5.1

internetCl! intrana

Een van de belangrij kste ontwikke linge n van de laatste j aren ishet interne t en intran ct. H et intern et is een wereldwijd net werk dat via l'en com pu ter, ecu mo­ dem en een relefoonlijn benaderd kan worden en waarmee men informati e kan vcrsturen en van het net afhalen. Int ranetiseen intcruer dat allecu toegan ke lijk is voor l'en beper kte gn)('p gebr uike rs, bijvo orbeeld in een bedrijf of een holding 152

met meerdere bedr ijve n. Het is oo k mogelijk om klanten ofleveranciers (deels) roegan g te verschaffen tot IK,t in trauct. Vaak w ordt het dan extrane tgenoe m d. Vele bedrij ven kennen al langer ecu geslo ten c- m ailsysrccm dat allecu doo r me­ dewerkers van het bed rijf te gebruiken is. Op di t intern enetwerk staan vaakook een aantal administra tieve programnu 's, zoalstc-kst vcrw crkings- cu spreadsb eet ­ programma'sw aar iedereen in dl' orga nisatie toegang roe heeft . Vaak hebben de I'&()-a dviseuren dl' perseneels- en salarisadm inistr ateur via ditzelfde net werk toe­ gang to t het pcrsoucclsinform ati csysrccm. Een in tranct gaat verder Jan een gesloten netwerk, omdat het dl' mogelijkheid bied t om elke afdeling of team l'en 'bomcp agc' te laten vullen met informatie dil' relevant is voor de omgevin g. de afdelin gen en medew erkers. O ok kan aller­ lei int erne infor ma tie op het intrancegezet worden , zoals handboeken, procedu­ res,en dergelijk e, zod at dit' eenvoud ig voor iedere medew erker toegankelij k is, Het in ternet is vaak toeg ankelijk via bet intr nnct. D l' schei d ing t ussen intrn- , in­ ter- en extr ano r wordt stee ds onzich tb aard er. In de nabij e roekomst zal het een gewoo n verschij nsel worden dat men dit netw erk vanaf iedere plek ter wereld via de telefoon kan bena deren, zodat men dl' ' mailbox' bijv oor beeldthuis kan lezen en beantwoo rden . D it l aatste gebe ur t dan via het intern et, dat het inr rauct van de eigen organisatie ben adert. Het zal dan ook mo gelijk zij n om met meer­ dere mensen dit' zich op vcrsch illen de plaatsen bevinden, tegelij k aan ecu docu­ ment te werken. Een int ranct is de idealevcrza me l- en bewaarpl aatsvoor infor matie. Op het net kunnenvolledige beleidsstu kken, handleidingen , handboeken en proc edu reb oe ­ ken gezet worden .Ook kunnen dagelij ksnieuws, managemen tvcrslagen. notities, personeelsbladen, informat ie vandl' endcrueru ingsraad,pcrsbcrichrcu enj aarver­ slagen op het in tranceeen plaatsjekrij gen: de mog elij kheden zijn talloos. Z o kan er ook eenkoppelin g gemaa ktw orden met relevante infor matie op het intern etdoor middel van een zogenoemde ' hy pc rliuk'. Vi a zo'n ' hypcrlink' kan men door twee keer te kl ikk en met de muisnaar dil' informatiedoor schakelen. H et isdan bij voor­ beeld mogelijk om her intcrue conuuunicatic bullc nn OVl'T een aankomende fusie met een ander ziekenhuis te koppelen aan persberichten in de med ia. Een ander voorbeeld van een toepassing op inrrnnct die nu al gebru ikt w ord t bij een automatiseringsbedrijf in A peldoorn, is een opk- idi ugcu-homcpagc. Op deze pagina's zijn de ui rgaugsp unrcu van het opleidingsbeleid van het bedrijf te vin­ den en w ordt dl' proccdure om opl eidingen aan te vragen uitgelegd. M en kan l'en oplcidingsaanvraagform ulicr en een stu dieovereenkomst via het iutranct af­ dru kken. Al s er nog vrag , ,·, 'I ."",m,'.~,' ' ' Urrccln: M OTet Er u-t d