Audit Opérationnel Approche Méthodologique Et Cas Pratiques [PDF]

Zitiervorschau

Audit opérationnel : Approche méthodologique et cas pratiques Décembre 2017

Introduction

Contexte / Présentations

• Présentation des intervenants

• Tour de table : ‒ Votre fonction ‒ Votre parcours ‒ Vos attentes sur la formation ‒ Vos préoccupations Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

2

Introduction

Les objectifs de cette formation

Objectifs généraux

Maitriser

la

démarche

Objectifs détaillés

de

l’audit

opérationnel

- Comprendre l’intérêt de faire un audit opérationnel; - Prise de connaissance des différents types d’audit; - S’approprier les différentes étapes de la démarche d’audit opérationnel; - Faire la différence entre un audit interne et

Prendre conscience de l’utilité d’un audit opérationnel

un audit opérationnel; - Mettre en pratique la théorie en l’appliquant sur des processus précis.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Principes d’interactivité

Vous avez un doute, une question ?

 Interrogez-nous !

Vous avez une expérience qui éclaire le sujet ?  Partagez avec le groupe !

Vous avez besoin d’un éclairage ?

 Alertez-nous ! Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Présentation du programme

1er jour

2ème jour

Matin

Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel

L’audit de la fonction achat: cas pratique

Aprèsmidi

L’audit de la fonction achat: généralités et démarches

L’audit de la fonction commerciale - Généralités et démarches - Cas pratiques

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Sommaire de la première journée 1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) Les différents types d’audit 2. L’audit opérationnel Les différentes étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat

Audit interne-opérationnel opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel La notion d’audit Qu’est ce que c’est ? : 

Un domaine en plein expansion ;



Un examen critique pour formuler une opinion sur le fonctionnement de l’entreprise;



Un moyen de prévention anti fraude



Un moyen de détection des erreurs comptables



Une investigation ;



une recherche des faits ;



un examen professionnel



une activité appliquant en toute indépendance des procédures cohérentes et des normes d’examen;

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel La notion d’audit Qui fait l’audit ? : 

un auditeur interne, salarié de l’entité audité



un auditeur externe, professionnel externe à l’entité



un consultant, également professionnel externe

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) L’audit Les différents types d’audit 2. opérationnel

2. L’audit opérationnel a) Les différentes étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat c) Cas pratique 4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel Les différents types d’audits selon le prestataire 

Service au sein d’une organisation/institution permettant d’évaluer le contrôles internes, en assurer la mise en pratique, proposer une amélioration des performances



sauvegarder l’efficacité du contrôle interne.

Audit interne

Audit externe

 Legal ou contractuel, l’audit externe peut être fait par des l’auditeur externe ou le consultant.  Fonction indépendante de l’entreprise qui examine les états de synthèses en vue de formuler une opinion sur la régularité et la sincérité du compte annuel.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel Les différents types d’audits selon l’objet L’audit opérationnel. - Audit interne appliqué aux processus opérationnels de l’entreprise; - Permet d’exprimer une opinion responsable et indépendante par référence aux critères de conformité d'efficacité et d'efficience.

L’audit financier et comptable - Généralement audit legal fait par le CAC par un examen et une étude des Etats financiers. - Cet audit permet de légitimer les Etats financiers, respecter les obligations légales, sécuriser et protéger les associés et les créanciers Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

L’audit organisationnel méthode d'analyse des forces et des faiblesses d'une entreprise, dans toutes leurs dimensions : taille, répartition du travail, circuit d'information et de communication, nombre de niveaux hiérarchiques, procédures et règles pour faire fonctionner les activités, etc.

L’audit stratégique - Audit permettant d’apprécier la pertinence et l'efficacité de la stratégie de l'entreprise. - Permet également de fournir un cadre d’analyse complet permettant aux dirigeants d’orienter rapidement la stratégie mise en œuvre. 12

Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel Les différences entre les audits Différence entre l’audit financier et l’audit opérationnel:

Différence entre l’audit interne et l’audit opérationnel:

Audit financier: Exprime opinion sur les Etats financiers annuels

Audit interne: évaluer le contrôles internes

Audit opérationnel: apprécie les performances des fonctions (Marketing, trésorerie, production, informatique...) de l'entreprise.

Audit opérationnel: audit interne appliqué aux processus opérationnels de l’entreprise.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) Les différents types d’audit 2. L’audit opérationnel a) objectifs b) Les étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat c) Cas pratique 4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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L’audit opérationnel Objectifs Examen professionnel des informations relatives à la gestion d'une organisation en vue d'exprimer sur cette information une opinion responsable et indépendante par référence aux critères de conformité d'efficacité et d'efficience.

Aide les gestionnaires à améliorer le rendement de leurs unités administratives

Audit opérationnel

Passage en revue des processus et procédures au cœur de l’entreprise, pour en analyser la performance et envisager des pistes d’amélioration. Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Juge la manière dont les objectifs sont atteints (efficacité et efficience).

Permet d’apprécier tout un ensemble de fonctions et d’opérations au sein des organisations 15

1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) Les différents types d’audit 2. L’audit opérationnel a) Objectifs b) Les étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat c) Cas pratique 4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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L’audit opérationnel

Le méthodologie de l’audit opérationnel : les phases

01 02 03

Phase de préparation

Phase de réalisation

Phase de conclusion

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Les différentes étapes d’une mission d'audit opérationnel Phases

Etapes

Ordre de mission

Phase de préparation

Plan de la mission Prise de connaissance Identification des risques Elaboration rapport d’orientation Tenue réunion d’ouverture

Phase de réalisation

Elaboration programme de vérification Mise en œuvre du travail sur le terrain Rédaction projet de rapport

Phase de conclusion

-

Tenue de réunion de clôture

Analyse documentaire Interview Manuel de procédure Organigramme Grille de séparation des tâches Test d’existence

Tableau des risques

Synthèse d’orientation Tableau des risques Capacité de dialogue et de communication: Présentation rapport d’orientation Questionnaire de contrôle interne -

Rédaction rapport d’audit Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Outils

Interview Observation physique Sondage statistique Test de permanence FAR (Feuilles d’Analyse des Risques) Rapprochement, vérification,

Compilation des différentes FAR de la mission Capacité de dialogue et de communication: présentation projet de rapport Capacité de synthèse et de rédaction

Audit opérationnel Démarche d'audit

- Acte de naissance de la mission d’audit - Document contractuel échangé entre une entreprise et un intervenant externe Lettre de mission

- Emane d’une autorité compétente (DG ou comité d’audit) - Permet d’information tous les responsables concernés - Comporte des mentions obligatoires

Présente: - les grandes lignes de la mission Plan de mission

- l’objet de la mission - l’équipe devant exécuter la mission

- le budget de la mission

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit opérationnel Démarche d'audit

- Consiste en une analyse documentaire en passant en revue toutes les procédures du/des processus, les rapports d’audit antérieurs, l’organnigramme sectoriel, et tous les autres documents lui permettant de mieux appréhender le/les processus Prise de connaissance

- Dite phase de familiarisation - Etape la plus importante en terme de durée - Permet à l‘auditeur d’avoir une vision d’ensemble sur le/les processus à auditer - Permet à l’auditeur d’identifier les problèmes essentiels du/des processus - D’organiser les operations d’audit

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit opérationnel Démarche d'audit

Consiste à identifier où les risques sont susceptibles de se réaliser. Pour cela, l’auditeur doit:

Identification des risques

•

Décomposer chaque activité du processus audité en une série d’opérations retraçant le processus

•

Définir les objectifs spécifiques de chaque opération du processus, c’est-àdire les conditions que chaque opération doit remplir en rapport avec les objectifs de contrôle interne ainsi que les risques susceptibles de compromettre les objectifs

•

Faire l’évaluation sommaire du risque selon le niveau de gravité et de probabilité

•

Indiquer l’existence de la meilleure pratique en termes de dispositif de contrôle interne au sein de l’unité audité.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit opérationnel Démarche d'audit

• Plan de mission à destination des audités qui comporte:  les objectifs généraux ,  Les objectifs spécifiques, Elaboration d’un rapport d’orientation

 le champ d’action,  les conclusions faites sur les zones à risque,  les difficultés envisagées,  propose les services et les divisions qui seront audités, défini l’étendu et la nature des travaux à réaliser

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit opérationnel Démarche d'audit

• Marque le début des opérations de réalisation • Rencontre avec les audités chez les audités et dirigé par le responsable de l’audit interne

• Permet de présenter les auditeurs Réunion d’ouverture

• Permet de rappeler les objectifs généraux de l’audit interne • Permet d’exposer le rapport d’orientation • Permet de définir les modalités de collaboration et de logistique

• Permet de rappeler les procédures d’audit

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit opérationnel Démarche d'audit

• Document interne au service d’audit dans lequel on procède à la détermination et la répartition des tâches Elaboration d’un programme de vérification

• Permet de définir les procédures à appliquer pour identifier, analyser, évaluer, et documenter les informations lors de la mission • Permet de donner des indications sur les travaux préliminaires • Permet l’identification de la nature des techniques à utiliser

• Constitue la phase d’audit proprement dite

Mise en œuvre du travail sur le terrain

• A pour but de parvenir à des conclusions indiscutables et pertinentes en réponse aux interrogations du management • Etape de mise en œuvre par l’utilisation du questionnaire de contrôle interne

• Permet à l’auditeur de relever les dysfonctionnements, les erreurs, les malversations qui seront retranscrites dans un document appelé feuille d’analyse des risques (FAR) • L’ensemble des FARs constitue le rapport d’audit

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit opérationnel Démarche d'audit

• Rapport établi à partir de la compilation des différents FAR Rédaction projet de rapport

• A l’issue d’une réunion de synthèse entre les auditeurs, les FARs sont appréciées en fonction de leur place et de leur degré d’importance par rapport à la mission et classées par thème

• Même participants qu’à la réunion d’ouverture

Tenue de réunion de clôture

• Permet de recueillir l’avis des audités sur les constats, et conclusions de façon à rendre le rapport incontestable

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit opérationnel Démarche d'audit

• Phase finale des travaux de l’auditeur • Regroupe les dysfonctionnements et recommandations relatifs aux processus audités

Rédaction rapport d’audit

• Rempli deux fonctions: • Fonction d’information pour la direction • Fonction d’outil de travail pour le audités • L’auditeur doit s’assurer après le dépôt des rapports que les recommandations données sont appliquées

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) Les différents types d’audit 2. L’audit opérationnel a) Objectifs b) Les différentes étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat c) Cas pratique 4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Audit de la fonction achat Qu’est ce que l’audit de la fonction achat ?

Quoi ?

Pourquoi ?

Ensemble des procédures et méthodes de contrôle visant à comparer la situation existante de la fonction et du processus achat par rapport aux référentiels existants, interne et externe

- s’assurer de l’efficacité des procédures et du dispositif de contrôle interne en place - S’assurer de la maitrise et de la mise en application effective de ces procédures

Par un auditeur interne ou externe. Par qui ?

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Mais il est préférable de mener l’audit de manière indépendante, donc par un auditeur externe

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Audit de la fonction achat Pourquoi auditer la fonction achat ? Fonction responsable des biens et services necessaire à l’activité de l’entreprise Permet de créer des relations partenariales avec l’extérieur Fonction Carrefour: founisseurs potentiels et utilisateurs de l’entreprise Fonction au service de la productivité de l’ensemble de l’entreprise

Fonction importante dans l’entreprise

Fonction conjuguée à la reduction des coûts Garant de la qualité des produits achetés

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Pourquoi auditer la fonction achat ? Permet de définir des objectifs et mesurer les écarts Permet de rendre les actions visibles pour mieux communiquer sur l’impact effectif des achats Contribution à la performance de l’entreprise Permet d’augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure plus

juste des efforts de chacun Permet de repérer les insuffisances et dysfonctionnement

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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7

Audit de la fonction achat Présentation du cycle achat

1

4

3

2

5

6

LIVRAISON Réception et contrôle

8

FACTURATION Saisie et contrôle factures Ordre de paiement

Accusé de réception et suivi de commande Relance

PASSATION DE LA COMMANDE Rédaction, envoi NÉGOCIATIONS Choix du fournisseur. COMPARAISON DES OFFRES APPELS D’OFFRES Consultation des fournisseurs

EXPRESSION DU BESOIN Demande d’achat.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Présentation du cycle achat Détermination des besoins formalisée dans le cahier des charges d’expression des besoins.

1 EXPRESSION DU BESOIN

La demande d’achat et le cahier des charges sont transmis au service achats qui lance ses consultations par appels d’offres auprès des fournisseurs potentiels.

2 APPELS D’OFFRES

Les offres sont analysées et comparées dans un tableau de synthèse qui permet d’optimiser les comparaisons, de mener à bien les négociations et de choisir au final le fournisseur qui propose le produit répondant le mieux aux besoins.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

3,4 COMPARAISON DES OFFRES ET NEGOCIATIONS 33

Audit de la fonction achat Présentation du cycle achat

La passation de la commande est formalisée par la rédaction de la commande qui rappelle le descriptif du produit et les conditions générales et particulières d’achat, et par l’envoi du bon de commande au fournisseur retenu..

5 PASSATION COMMNDE

Le suivi de la commande comprend le contrôle de l’accusé de réception (AR) de la commande pour s’assurer que le fournisseur répond parfaitement aux besoins définis dans le cahier des charges et que les délais de livraison sont respectés

6 Accusé de réception et suivi de commande Relance

À la livraison, la réception doit vérifier la conformité à la commande (quantité, type...). La facture doit être saisie et contrôlée par rapport à la commande (quantité livrée, désignation, conditions de paiement...) avant de la transmettre à la comptabilité pour ordre de paiement Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

7,8 Livraison et Facturation

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1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) Les différents types d’audit 2. L’audit opérationnel a) Les différentes étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat c) Cas pratique 4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit de l’acte d’achat et de la livraison

L’audit des comptes fournisseurs

4 L’audit fournisseur

5

3

L’audit du règlement

6

2 L’audit du besoin d’achat

1

Les procédures d’achat Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Les procédures d’achat

Document interne, propre à chaque entreprise, qui permet de : • Décrire le fonctionnement de service achat.

• Prévoir les quantités à commander pour une période. • Consacrer le budget du service en fonction de la demande et les moyens d’entreprise.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Les procédures d’achat: Objectifs à atteindre: Les objectifs doivent être clairement lisibles par les acheteurs. Il faut fixer deux types d’objectifs : • Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la procédure permetelle d’atteindre les objectifs du service achat (minimiser les stocks…etc)

• Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction de 15% du nombre de fournisseurs.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Les procédures d’achat: Principes du contrôle interne : La séparation des tâches Recherche de l’exhaustivité La réalité L’autorisation L’enregistrement

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Les procédures d’achat 1. La séparation des tâches

Assurer un

cloisonnement des tâches favorable à un meilleur contrôle.

• l’accord de la commande • la réception et le contrôle des biens et des services le contrôle des factures • l’autorisation de règlement • le paiement des factures…etc

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Les procédures d’achat: 2. Recherche de l’exhaustivité

Risques : • L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir

• La réception des marchandises sans enregistrement de la facture à recevoir…

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Les procédures d’achat: 2. Recherche de l’exhaustivité

• Il sélectionne des bons de réception et s’assure de

l’enregistrement des

factures correspondantes. • Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées. • Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus et les enregistrements correspondants…etc Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Les procédures d’achat: 3. Laréalité des procédures Risques :

• Enregistrement d’achats non effectués • Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées, • Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures…etc

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Le besoin d’achat

Opération d’audit •

L’examen des outils de prévision : -délais de réapprovisionnement -niveau de stock-outil jugé nécessaire -niveau minimum de commande…

• L’analyse de la qualité des informations utilisées dans les estimations des besoins…etc

NB: Plus le besoin est précis, plus le pouvoir reste à l’Acheteur.

Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transféré au Vendeur. Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Le besoin d’achat L'audit fournisseur permet à une organisation, collectivité territoriale ou entreprise, de dresser un état des lieux de ses principaux fournisseurs: • La qualité des produits • La qualité

de

service

• La qualité du partenariat • La qualité des livraisons • L’absence de risque • Le respect du contrat…

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur Audit de sélection des fournisseurs •

Les systèmes d’information mis en place

•

La qualité des tableaux de bord mis en place

•

Les rôles des utilisateurs dans la création des tableaux de bord, la qualité de la

collecte des informations, et des décisions prises à l’égard des fournisseurs.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

01 02

Objectif • Détecter les risques de mauvaise livraison • Prendre les mesures necessaires pour garantir la qualité

Domaine à couvrir L’organisation, les moyens et les risques

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

03 04

Règles de base • Respect du contrat • Respect des droits et des responsabilités de l’organisme audité

Critères de réussite Fiabilité des approvisionnements de la part des fournisseurs agréés

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur Audit de tierce partie (par un organisme certificateur

01 02

Objectif • Garantir pour le compte de la collectivité la qualité du fournisseur

Domaine à couvrir L’organisation, les moyens et les risques

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur Audit de tierce partie (par un organisme certificateur

03

Règle de base • Indépendancde des deux parties et impartialité • Respect des droits et des responsabilités de l’organisme audité

04

Critères de réussite Absence de problème de livraison et autres de la part des fournisseurs certifiés

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur S’assurerdu niveau de qualité des prestations des fournisseurs Choisir des critères:

• La qualité ; le niveau de qualité, la régularité de la qualité... • Le prix ; niveau de prix par rapport à la concurrence, stabilité des prix, conditions de règlement... • Délai ; délai moyen, respect de délais... • Service ; service après vente...

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur

Outils de sélection: Le questionnaire d ’aud it c’est le résultat d’une réflexion interne. Il conditionne l’approbation ou non d’un fournisseur et doit par conséquent être particulièrement étudié. Ex :

Excellent = 3 Adéquat = 2 Pauvre = 1 Totalement insatisfaisant = 0

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

52

Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur

Outils d’audit fournisseurs La grille d ’analyse Critères

Nature des critères

La relation commerciale Les prix

Efficacité

Efficience

Pro-activité

La qualité technique du produit Les délais

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur Négociation Les risques associés :

•

Obtention d’une performance insuffisante qui engendre des coûts de revient trop élevés

•

Perte d’image vis-à-vis du marché des fournisseurs

•

Perte de crédibilité de la fonction vis-à-vis des autres parties prenantes internes

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit fournisseur Négociation Opération d’audit : •

Le système de documentation et d’enregistrement des phases successives de la négociation

•

Le système de suivi des engagements consultation…)

•

La formalisation de la négociation (via

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

verbaux

(notes de suivi, note de

le fax, la commande, l’acceptation de devis…)

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit de l’acte d’achat et livraison Passation de la commande

Sources des risques

Risque

Source de risque

Rédiger les clauses de la transaction de manière incorrecte et incontrôlable par le réceptionnaire, l’utilisateur, le fournisseur, le personnel chargé du règlement.

Le caractère inadéquat des documents utilisés, leur insuffisante normalisation, et formalisation. Un circuit d’information et de documents défaillants

La méconnaissance des pratiques commerciales applicables à la transaction

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat Passation de la commande Opération d’audit • La qualité des contacts passés par l’entreprise, • L’existence numérotés, • L’utilisation formalisés,

de

bons

de

systématique

commande

de

bons

appropriés

de

et pré

commande

• Le respect de délais normaux entre la décision d’achat et la passation de commande…

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

57

Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit de l’acte d’achat et livraison Suivi de la commande

Sources des risques

Risques

Sources de risque

Ignorer ou apprendre tardivement l’incapacité du fournisseur à faire face à la demande.

L’insuffisance des procédures et systèmes de suivi externes dans les relations avec les fournisseurs

Ne pas réagir à temps aux incidents qui peuvent survenir

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit de l’acte d’achat et livraison

Suivi de la commande Opération d’audit

• Contrôler l’existence d’accusés de réception adressés par les fournisseurs. • Mettre en place des procédures internes adaptées aux situations imprévues.

• Relancer le fournisseur,et informer les utilisateurs de l’état de la

commande…

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit de l’acte d’achat et livraison Réception de la commande

Sources des risques

Risque

Source de risque

D’accepter une livraison non conforme.

La non séparation des fonctions

De valider administrativement une réception différente de la livraison réellement effectuée…

La défaillance des tests de vérification de la qualité des biens et services livrés…

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

60

Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit de l’acte d’achat et livraison

Réception de la commande Opération d’audit

• Les réceptionnaires disposent des informations qui sont nécessaires pour vérifier la conformité de la livraison ; • Concevoir la procédure de réception ; • Les tests de qualité ;

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

61

Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit des comptes fournisseurs

.

Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers réalisés avec les fournisseurs pour les exercices clos afin de récupérer toute somme indûment payée ou non facturée

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

62

Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit des comptes fournisseurs

L’audit des transactions comptables permet de déceler les erreurs de comptabilisation ou de règlement.

Une fois l’anomalie identifiée, le dossier de réclamation est constitué par l’auditeur, certifié par le client et adressé au

fournisseur

concerné. La mission s’achève lorsque le client a effectivement

récupéré les

sommes indûment payées. Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

63

Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit des comptes fournisseurs

L’audit de la conformité des contrats d’achats:

• S’assurer que l’exhaustivité des accords négociés ont fait l’objet d’une contractualisation et d’une facturation. • Vérifier la bonne application des tarifs et des remises sur facture. • Reconstituer le chiffre d’affaires réalisé avec les fournisseurs.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

64

Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit des comptes fournisseurs Risques

Sources de risque

Régler une facture qui ne correspond pas à la livraison acceptée.

La défaillance de la documentation permettant de valider le règlement demandé

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction achat Démarche audit de la fonction achat L’audit des comptes fournisseurs

Opération d’audit Un seul original de la facture du fournisseur circule dès sa réception et qu’il est identifiable. Une commande annulée, ne peut être réglée ; Les factures réglées sont identifiées…

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

66

Sommaire de la première journée

3. L’audit de la fonction d’achat c) Cas pratique

4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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ETUDE DE CAS 1. DESCRIPTION NARRATIVE 2. PHASE DEPRÉPARATION 3. PHASE DERÉALISATION 2 . PHASE DECONCLUSION

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

68

Audit de la fonction achat Etude de cas: La description narrative

La Société des Eaux et d’Electricité du Nord, est une société anonyme de droit privé camerounaise dotée d’un capital de 800 mil ions de FCFA, qui a pour activité principale la distributiondes eaux et de l’électricité dans la région Nord duCameroun.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

69

Audit de la fonction achat Etude de cas: La description narrative les services intervenants dans le cycle achat

Gestion des foirnisseurs

Trésorerie

Achat

SERVICES Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

70

Audit de la fonction achat Etude de cas: La description narrative les services intervenants dans le cycle achat

Service magasin : Le magasin est divisé en trois zones de stockage : • « eau »pour le matériel eau assainissement • « électricité » pour le matériel électricité • un économat pour les autres types de fournitures

NB: Le magasinier consulte régulièrement la situation de stock par rapport au stock minimum et édite les demandes d’achat. A l’arrivée des fournitures commandées, le magasinier affecte à chaque article une fiche comprenant la désignation et le code.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

71

Audit de la fonction achat Etude de cas: La description narrative les services intervenants dans le cycle achat

Service gestion des fournisseurs : • rattaché à la direction administrative et financière,

• travail étroitement avec les services achats et magasin puisqu’il existe un échange de flux d’information et de document entre eux. • Essentiellement en charge de la réception des factures, de l’élaboration des rapprochements nécessaires avec les autres documents reçus et en cas de conformité il procède aux enregistrements comptables nécessaires. Ensuite, il envoi les lettres de virement aux fournisseurs.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

72

Audit de la fonction achat Etude de cas: La description narrative les services intervenants dans le cycle achat

Service trésorerie : Ce service s’occupe de la tenue du journal de trésorerie, tout en gardant un certain équilibre entre recettes et dépenses. La mission de ce service consiste à mettre l’argent à disposition en temps voulu.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

73

Audit de la fonction achat Etude de cas: La description narrative

Service achat : Assure la satisfaction de l’ensemble des besoins de l’entreprise et ce dans les meilleures conditions. Pour ce faire, ce service s’efforce d’accomplir les tâches suivantes : Etude du marché fournisseur Garantie de l’approvisionnement Contacts avec les fournisseurs Rapports à la direction Information et conseil Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

74

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

01 02 03 04

Ordre de mission

Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) . Grille d’analyse des tâches

Diagramme de circulation

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

05 06 07 08

Le plan d’approche

Le TFfA

Le rapport d’orientation

Programme d’audit

75

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation Douala, le 30 novembre 2017 Objet: Ordre de mission Destinataire : le directeur de l’audit interne Copie pour information : le Responsable des achats Objet : audit de la direction achat

1 Ordre de mission

La mission sera réalisé par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et supervisés par monsieur Z chef de la mission. Elle se déroulera du lundi 01/03/2017 au 21/04/2017 et se proposera d’analyser la Direction des achats dans toutes ses composantes. Cette mission aura lieu : -

A la division achat du siège social ;

-

Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de Tanger.

Le budget de la mission ne devra pas dépasser 1 500 000 FCFA. Le rapport sera diffusé en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx

Le 30/11/2017

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

76

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

2 Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) .

• Indispensable à l’auditeur pour qu’il comprenne convenablement la fonction à évaluer d’une part, et contribue à l’élaboration du questionnaire de contrôle interne d’autre part.

• Outil utilisé lors de la phase de préparation de l’audit interne • ensemble de questions qui permettent de définir le champ d’application de la mission • Permet aussi une meilleure organisation de la réflexion et des recherches et finalement aide à l’élaboration du questionnaire de contrôle interne.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

77

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

2 Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) .

Bullet Dash Sub-bullet

Données sectorielles

Données quantitatives

Données qualitatives

QPC

Données organisationnelles Données règlementaires

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

78

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation Données sectorielles

2 Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) .

• Le secteur d'activité (électrique et électronique) • La branche d’activité (matériel électrique destiné à l'installation des réseaux de hausse et basse tension) • L'activité (usinage et assemblage des pièces en acier, aluminium et cuivre) • Evolution du Chiffre d'Affaires pendant les trois dernières années (stabilité depuis deux ans) • Evolution du secteur dans les cinq dernières années • Taux de marge sectoriel • Les facteurs clés de succès du secteur • Les principaux concurrents • La part du marché de l'entreprise

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

79

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

Données quantitatives

2 Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) .

• • • • • • • • •

Nombre de fournisseurs par catégories Montant des achats par période et par catégories de fournisseurs Nombre de bon de commandes par période Nombre de bon de réception par période Nombre de bon de livraison par période Nombre de factures reçues par période Stock minimum gardé par l'entreprise Montant des achats par rapport au chiffre d'affaires Nombre de références d'articles

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

80

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

Données qualitative

2 Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) .

• Délai de paiement des fournisseurs • Mode de règlement • Nombre de retours des marchandises par période Nombre d'avoirs reçues par période • Nombre de litiges par période • Existence d'un contrôle qualité • Délai d'approvisionnement • Répartition des commandes sur les fournisseurs • Formation du personnel

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

81

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

Données organisationnelle • Organigramme de la société

2 Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) .

• Nombre de services composant la direction approvisionnement

• Position de la direction approvisionnement • Existence d’un manuel de procédures (non)Le nombre de procédures existantes: Enchaînement des procédures (procédure de génération de la commande, procédure de passation de la commande, procédure de suivi de la commande, procédure de réception de la commande, procédure de règlement de la commande

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

82

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

Données règlementaires • Taux de TVA appliqué et fait générateur

2 Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) .

• Régime d'imposition de l'entreprise

• Droits de douane • Certification Avantages fiscaux

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

83

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

• Photographie à un instant T de la répartition du travail

3 Grille d’analyse des tâches .

• Sa lecture va permettre de déceler les erreurs aux manquements à la séparation des tâches

• On peut concevoir une grille pour chaque fonction ou chaque processus élémentaire • Chaque grille va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au processus concerné

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

84

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

4 Diagramme de circulation .

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

85

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

5 Le plan d’approche .

• Document qui se présente sous la forme d’un tableau dans lequel on découpe l’activité, la fonction ou le processus en tâches élémentaires et dans le quel on indique pour chacune des tâches son objectif et à quoi elle sert

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

86

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation • • •

6 Le tableau des forces et des faiblesses .

Conclut la phase d'analyse de risques Présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou l'auditeur sur chacun des thèmes analysés Constitue l'état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles. Domaine étudié Module achat

Objectifs du contrôle interne

Indicateurs

-Achats

Les quantités

correspondants à

commandées

des besoins réels de l’entreprise

sont optimales

Procédure de

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

F/f

Opinions conséquences

l'avis de

commentaires

F

F

- Les quantités

vérification des

Achats

commandées

stocks existants au

pertinents

sont optimales

magasin

Les dossiers de demandes d’achats sont consultés avant approbation par le chef d’approvisionnent et le responsable au siège

87

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation Domaine étudié Module achat

6 Le tableau des forces et des faiblesses .

Objectifs du contrôle interne

Opinions conséquences

-Respect des délais de Livraison

-Procédure de confrontation BC/ BL

f

- Les livraisons ne peuvent être acceptées que s’ils correspondent à une commande

- Procédure établissement du bon de réception manuel et bon de réception sur le système informatique

f

-Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Indicateurs

F/f

Risque de pertes et de détournement des livraisons au profit du magasinier en cas d’absence du réceptionniste

commentaires Les insuffisances de contrôle interne n’ont pas été compensées par une enquête de moralité sur les réceptionniste s et les magasiniers.

88

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation Domaine étudié Module achat

6 Le tableau des forces et des faiblesses .

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Objectifs du contrôle interne Bonne suivi des réceptions

Indicateurs Procédure de relance des fournisseurs en cas de retard de livraison

F/f

Opinions conséquences

f

Relance des fournisseurs effectué par le magasiner et par fax ce qui entraine des retards de livraisons et des ruptures de stocks

commentaires Vice dans la conception de la procédure de suivi de réception, l’intervention du service achat durant la procédure de réception s’avère obligatoire

89

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation Domaine étudié Module achat

6 Le tableau des forces et des faiblesses .

Objectifs du contrôle interne -Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ; -La mise en paiement est dûment autorisée ;

Indicateurs

Procédure d’autorisation de paiement

F/f

Opinions conséquences

F

Le paiement est autorisé par le DAF , le DAF Adjoint

commentaires

Procédure de paiement bien ficelée

-Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

90

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation

• Définit et formalise les axes d’investigations de la mission et ses limites et les exprime en objectifs à atteindre. • Il reprend les conclusions retenues du tableau des forces et faiblesses apparentes Le plan d’approche • Il comporte: les priorités d’actualité, les préoccupations du management et . les objectifs incontournables.

7

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

91

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation Objectifs généraux

7

Objectifs spécifiques

•

S’assurer que la distribution des tâches au niveau des services magasins, achats et gestion fournisseurs obéit au principe de contrôle interne

•

Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle par la même personne au niveau des services magasin, achats et gestion fournisseur.

•

S’assurer que le service achat gère efficacement ses opérations en rapport avec les fournisseurs.

•

•

Veiller aux raccourcissements des délai d’achats et de réapprovisionnement pour une meilleures satisfaction des clients internes.

Réviser de la procédure de relance des fournisseurs afin d’éviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks.

•

Réviser la procédure de traitement des demandes d’achat (processus d’approbation des dossiers de commande est assez long).

•

Elaborer une procédure de traitement de non-conformité et retours aux fournisseurs

Rapport d’orientation .

•

Veiller au maintien de relations non conflictuelles avec les fournisseurs.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

92

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de préparation • •

8 Le programme d’audit .

Egalement appelé « programme de vérification » ou « planning de réalisation Document interne au service d’audit, établi par l’équipe en charge de la mission, et dans lequel on procède à la détermination et à la répartition des tâches

Tâches à accomplir

Planning

Prise de connaissance

01/03/18

Recensement des procédures d’achat

10/03/18

Service achat

Consultation de documents

Visite des magasins

24/03/18

Magasin

Observations sur le terrain

Visite du service gestion fournisseurs et trésorerie

26/03/18

Siège

Entretiens

Elaboration du manuel de procédures

03/04/18

Service achat

Entretiens

Elaboration du diagramme de circulation

14/04/18

Service achat

Entretiens

11/04/08

Service achat

• • •

Diagnostic du système de contrôle et détection des zones de risques Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Lieu

Outils Observations sur le terrain

GAT QCI Tests de permanence93

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation

01 02 04

Le questionnaire ducontrôle interne

Le test de vérificationdes objectifs du contrôle interne

Les feuiles de révélationet d’analyse des problèmes

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

94

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le questionnaire du contrôle interne Objectif 1: Organisation générale de l’entreprise Question

Oui/Non

Existe-t-il un manuel des procédures internes?

Non

Les commandes de biens ou de services ne sont–elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées?

Oui

Les moyens en personnel et en matériel sont-ils adaptés aux besoins ?

Non

Les fonds personnels de la direction sont-ils distincts des fonds de l’entreprise?

Oui

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Observaion

Sous effectif au niveau de Plusieurs services

95

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le questionnaire du contrôle interne Objectif 2: Formalisation et autorisation des commandes Question

Oui/Non

Observaion

Existe-t-il un système de déclenchement des commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum?

Non

Le magasinier repère le stock Manuellement

Les commandes de biens ou de services ne sont –elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées?

Oui

Toutes les demandes d’achats doivent être signées par le chef du service

Des bons de commandes sont-ils établis systématiquement? Si oui, sont-ils -Pré numérotés? -Etablis en quantités et en valeur? - Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat?

Oui

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Oui Oui Oui

96

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le questionnaire du contrôle interne Objectif 3: Suivi des commandes en cours Question

Oui/Non

Observaion

Les commandes en cours sont-elles suivis?

Non

Le magasinier repère le stock Manuellement

Existe-t-il une procédure de relance

Oui

A expiration du délai de livraison, le magasinier envoie un fax urgent au fournisseur pour rappel. Cette opération devrait être effectué par le service achat

Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué: - Au chargé de la réception? - A la comptabilité générale

Oui

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Non Oui 97

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le questionnaire du contrôle interne Objectif 4: Suivi de la réception Question

Oui/Non

Observaion

Existe-t-il un service de réception

Non

Le magasin se charge de la réception des fournitures

Toutes les réceptions correspondent-elles à des marchandises commandées

Oui

Toute réception de marchandise est effectuée sur la base du BC correspondant

Des bons de réceptions sont-ils établis systématiquement? Si oui, sont-ils -Pré-numérotés? -Signés par le réceptionnaire? -Datés?

Oui

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Oui Oui Oui 98

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le questionnaire du contrôle interne Objectif 5: Rapprochement entre réception et facturation Question

Oui/Non

Observaion

Le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées de les vérifier?

Oui

Les factures sont classées par échéance en attente de préparation des états de prépaiement.

Les doubles des factures et avoirs sont –ils annulés

Oui

Toute réception de marchandise est effectuée sur la base du BC correspondant

Les factures reçues son-elles vérifiées avec les bons de commande et de réception concernant: -Les quantités? -La qualité? -Les prix unitaires? -Les conditions financières?

Oui

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Oui Oui Oui Oui 99

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le questionnaire du contrôle interne Objectif 6: Rapidité, exactitude et exhaustivité des factures Question

Oui/Non

La comptabilité fournisseur reçoit-elle un exemplaire: -Des bons de commandes? -Des bons de réception?

Oui Oui

Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annulés pour éviter un double enregistrement?

Oui

Les doubles des factures et avoirs enregistrés sont-ils identifiés dès réception pour éviter leur comptabilisation?

Oui

La comptabilité fournisseurs vérifie-t-elle la séquence numérique des documents de support comptable? -Des bons de réception? -Des bons de retour?

Non Non

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Observaion

100

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le questionnaire du contrôle interne Objectif 7: Régularité du paiement Question Les paiements sont-ils justifiés par une facture acceptée?

Oui/No n Oui

Observaion L’ordre de virement n’est établi par le responsable qu’après validation de la facture et son enregistrement

L’ordre de paiement est –il donnée par des personnes Oui autorisées?

Le double paiement des factures est–il impossible?

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Oui

101

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le questionnaire du contrôle interne Objectif 8: Enregistrement des mouvements Question

Oui/Non

Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standard propres à l’entreprise?

Oui

S’ ils existent, ces documents sont-ils utilisés pour mettre à jour? - Les fiches de stocks? - L’inventaire permanent? Le mode d’enregistrement de ces documents permet-il de s’assurer de l’exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stock ? Le mode d’enregistrement de ces documents permet-il de s’assurer de l’exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stock ? Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Observaion

Oui Oui Non

Oui 102

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus

Principe

Objectif

Objectif

Objectif

Autorisation

Les besoins sont déclenchés par les personnes ayant autorité à ce niveau

obligatoirement visée par le chef du service demandeur et celui des approvisionnements

Conforme

Enregistrement

Tous les besoins sont enregistrés

Dès la réception de la demande, les acheteurs procèdent à l’ouverture du dossier correspondant et de son enregistrement dans le logiciel Gestion

Conforme

Exhaustivité

Toutes les demandes d’achats sont transmises au service approvisionnement

La prénumérotation des documents n’est pas utilisée pour vérifier l’exhaustivité

Non conforme

Optimisation

Les quantités demandées correspondent aux données prévisionnelles

Les demandes sont contrôlées par les chefs de services

Conforme

1. Expression du besoin

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

103

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus

2. Choix du fournisseur

Principe

Objectif

Vérification

Evaluation

Autorisation

Le choix du fournisseur est approuvé par la personne compétente

Le référencement se fait par une personne autorisée à le faire et les consignes d’achat sont visées par le directeur des achats

Conforme

Enregistrement

Le choix est matérialisé sur les fiches de suivi

Le référencement de chaque fournisseur donne lieu à la rédaction d’une consigne d’achat

Conforme

Exhaustivité

Le fichier des fournisseurs est complet : - coordonnées ; - Conditions commerciales

Les consignes d’achat présentent l’ensemble des informations relatives aux offres des fournisseurs mais ne sont pas toujours mises à jour

Non conforme

Optimisation

Les fournisseurs choisis proposent les meilleures offres

Le choix se fait après la consultation de plusieurs fournisseurs toutefois, les consignes d’achat ne sont pas régulièrement mises à jours

Non conforme

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

104

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus

3.Lancement de la commande

Principe

Objectif

Vérification

Evaluation

Autorisation

Toutes les commandes sont autorisées

Le bon de commande doit être obligatoirement signé par le chef des approvisionnements

Conforme

Enregistrement

Toutes les commandes sont enregistrées

Les bons de commandes sont tous enregistrés dans le logiciel BTP

Conforme

Réalité

Toutes les commandes correspondent à des demandes d’achat

Toutes les commandes sont passées sur la base des demandes d’achat

Conforme

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

105

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus

4.Lancement de la commande

Principe

Objectif

Vérification

Evaluation

Autorisation

Toutes les modifications sont autorisées par les personnes responsables

Toutes les modifications sont autorisées par le chef des approvisionnements

Conforme

Enregistrement

Existence d’un tableau de suivi des commandes

Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes

Non conforme

Optimisation

Les délais de suivi sont respectés

Les délais de livraison ne sont pas toujours respectés

Non conforme

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

106

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du Principes proccess

5. Réception de la commande

Objectifs

Vérifications

Evaluation

Autorisation

Les réceptions sont validées par les personnes habilitées pour ce fait

En cas d’absence de la personne chargée des réceptions, le magasinier remplie sa fonction

Non conforme

Enregistrement

Toutes les réceptions sont enregistrées

Les réceptions sont toutes enregistrées dans le logiciel BTP avant d’être transmises à la comptabilité

Conforme

Exhaustivité

Toutes les réceptions font l’objet d’une commande préalable et que les livraisons ont été facturées

Les réceptions font l’objet d’une commande préalable et que les livraisons ont été facturées

Conforme

Optimisation

Le temps de la réception est respecté

On rencontre parfois des cas de retard de livraison

Non conforme

Réalité

Les données des éléments réels sont les mêmes données des éléments commandés

Les fournitures reçues sont rapprochées aux données du bon de commande quand à leur quantité

Conforme

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

107

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus

6. Enregistrem ent des factures

Principe

Objectif

Vérification

Evaluation

Enregistrement

Cohérence entre balance fournisseur et compte collectif fournisseur

Les soldes de la balance de chaque fournisseur sont rapprochés du solde collectif fournisseur par le service gestion fournisseur

Conforme

Exhaustivité

Toutes les factures sont enregistrées systématiquement

L’absence de suivi de la séquence numérique des factures peut causer des cas d’omission

Non conforme

Réalité

Les éléments facturés sont les mêmes éléments commandés et réceptionnés

Lors de l’arrivée des factures au service gestion fournisseur, un agent se charge de leur rapprochement avec le bon de commande et de réception avant de procéder à leur

Conforme

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

108

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du Principes proccess

Objectifs

Vérifications

Evaluation

Autorisation

Approbation des factures pour bon à payer

Les factures originales approuvées et enregistrées portent la mention BAP

conforme

Enregistrement

Enregistrement et classement des factures

Les factures sont enregistrées dans le logiciel et classées par échéance en attente du règlement

Conforme

Exhaustivité

Tous les paiements correspondent à une facture et toutes les factures sont payées

Les paiements ne sont effectués que sur la base de factures dûment approuvées

Conforme

Optimisation

Respect des conditions de paiement

Tous les paiements se font à 60 jours fin du mois

Réalité

Les montants à payer sont les mêmes

Le détail des états de prépaiement est pointé avec les factures

7.Règlement des factures

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

conforme Conforme

109

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes Problème 1

Constat 1

Causes 1

Conséquences 1

Recommandations 1

Aucune formalisation des procédures

La société ne dispose pas d’un manuel de procédures

- négligence - inconscience des responsables quant à l’importance de l’enregistrement des procédures

-Non respect des procédures -Contrôle difficile

L’existence d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

110

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes Problème 2

Constat 2

Causes 2

Conséquences 2

Recommandations 2

Non respect du principe de l’exhaustivité

La numérotation des demandes d’achat n’est pas utilisée pour vérifier l’exhaustivité de leur enregistrement.

Inconscience de l’intérêt de pré numérotation

Risque de perte des demandes - Risque de retard de traitement des demandes

Les numéros des demandes devraient être utilisés pour s’assurer de leur traitement et l’exhaustivité de leur enregistrement.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

111

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes Problème 3

Constat 3

Causes 3

Conséquences 3

Recommandations 3

Mauvaise protection des stocks

Le stock ne fait pas l’objet d’aucune assurance.

Les responsables ne sont pas conscients de l’importance des assurances

Possibilité de perte du stock ( incendie, inondations..)

-Assurer le stock existant au magasin de l’exploitation ainsi que les autres dépôts.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

112

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes Problème 4

Constat 4

Causes 4

Conséquences 4

Recommandations 4

Non respect du principe de séparation des tâches

Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes.

- la responsabilité du service achat s’achève après émission des bons de commande - le magasin s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison.

- retard d’utilisation des fournitures - rupture de stock

-Le service achats devrait s’occuper du suivi des commandes afin d’assurer une parfaite diffusion d’information.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

113

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes Problème 5

Constat 5

Causes 5

Conséquences 5

Recommandations 5

Aucune mise à jour des consignes d’achat.

- Les référencements ne sont pas régulièrement actualisés - Les modalités de règlement ne sont pas, satisfaisantes.

- Personnel insuffisant - Manque de temps

Achats pas forcément dans les meilleurs conditions.

Désignation d’un responsable qui s’occupe de: - L’actualisation des référencements existants. - Référencement de nouveaux produits. - Recherche de nouveaux fournisseurs.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

114

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes Problème 6

Constat 6

Causes 6

Conséquences 6

Recommandations 6

Gestion inadéquate des relances fournisseurs

La relance fournisseurs est faite par fax

La relance n’est faite que si la situation est urgente , et le fax parait le moyen le plus rapide

Le fournisseur pourrait nier la réception du document où la dite relance est mentionnée.

Edition de lettres de relances pré numérotées envoyés aux fournisseurs en cas de retard de livraison

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

115

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de réalisation Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes Problème 7

Défaillance du logiciel

Constat 7

Le magasinier procède manuellement pour la détection des points de commande en comparant la quantité réelle avec le stock minimum des articles.

Causes 7

Le logiciel ne permet pas un déclenchement automatique de la commande en cas de stock minimum

Conséquences 7

Recommandations 7

- risque d’omission ou d’erreur - risque de rupture de stock

Instauration d’un nouveau logiciel permettant un déclenchement automatique des commandes

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

116

Audit de la fonction achat Etude de cas: La phase de conclusion

01 02 04

Le rapport final d’audit

Le cahier des recommandations

La lettre du président

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

117

Audit de la fonction achat

Etude de cas: La phase de réalisation Le rapport final d’audit Communication des conclusions de l’audit concernant la capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission, en mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès.

1 Le rapport final d’audit

Le contenu : •

Rappel du contexte du secteur de l'organisme et des informations générales;

•

Le programme d'audit;

• •

Les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être présenté; Le cahier des recommandations;

•

La lettre de président ;

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

118

Audit de la fonction achat

Etude de cas: La phase de réalisation Le cahier des recommandations Absence de formalisation des fonctions et des procédures

2 Le cahier des recommandati ons

Si la croissance de la société se poursuit (nouvelles agences et augmentation du nombre de transactions), il peut s'avérer difficile pour le personnel du siège de contrôler efficacement les activités.

Recommandation Une formalisation des procédures est nécessaire, L’existence d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

119

Audit de la fonction achat

Etude de cas: La phase de réalisation Le cahier des recommandations

Défaillance des logiciels utilisés:

2 Le cahier des recommandati ons

Nous avons relevé des erreurs dû à l’utilisation simultanée de deux logiciels : un pour la gestion des demandes d’achat et l’autre pour le traitement des commandes et réception. Ceci semble dû à un manque de coordination entre agents utilisant ces deux logiciels..

Recommandation la mise en place d’un ERP, d’un logiciel intégré s’avère d’une grande utilité dans ce sens. Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

120

Audit de la fonction achat

Etude de cas: La phase de réalisation Le cahier des recommandations

2

Consignes d’achat Les référencements ne sont pas actualisés d’une façon régulière, ce qui entraîne des achats peu pertinents par rapport au besoin exprimé.

Le cahier des recommandati ons

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Recommandation un responsable doit être désigné, celui-ci s’occupera notamment de l’actualisation des référencements existants et aussi du référencement de nouveaux produits.

121

Audit de la fonction achat

Etude de cas: La phase de réalisation Le cahier des recommandations

2

Mauvais suivi des commandes Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes, en effet sa responsabilité s’achève après émission des bons de commande, et c’est le magasin qui s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison

Le cahier des recommandations

Recommandation Le service achat doit s’occuper du suivi des commandes, pour une parfaite diffusion d’information ; de même la procédure actuelle de relance des fournisseurs doit être revue. Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

122

Audit de la fonction achat

Etude de cas: La phase de réalisation Le cahier des recommandations Séparation des tâches

2 Le cahier des recommandations

La séparation des tâches n'est pas satisfaisante dans certains magasins. Par exemple, en cas d’absence du réceptionniste le magasinier garde les valeurs et se charge des réceptions, ce qui peut constituer un risque imminent de détournements ou fraudes. Recommandation la société doit veiller à la séparation des tâches relatives au traitement des réceptions et à la manipulation des actifs. Un contrôle adéquat du respect des politiques et procédures est requis, ainsi que la création d’un service réception indépendant du magasin s’avère d’une grande importance pour garantir le respect de principe de la séparation des tâches.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

123

Audit de la fonction achat

Etude de cas: La phase de réalisation La lettre du président Monsieur le directeur,

2 La lettre du président

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Conformément au programme du département d’audit interne de la société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008. Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons considéré nécessaires en la circonstance. Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion fournisseur. Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise. Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées. 124

Audit de la fonction commerciale

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) Les différents types d’audit 2. L’audit opérationnel a) Les différentes étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat c) Cas pratique 4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

126

Audit de la fonction commerciale

Qu’est ce que la fonction commerciale ? Ses caractéristiques

01

Importance de la fonction

02

Actions de la fonction

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Exprime l'aboutissement d'un processus plus ou moins complexe de fabrication d'un produit final de qualité pour le commercialiser ensuite auprès des clients • • • •

Comprendre le besoin externe et adapter l'offre à la demande ; Identifier et maîtriser les risques de vente ; Fidéliser ses clients ; Etablir de bonnes relations avec les clients : usuelles (court, moyen terme), partenariales (moyen, long terme) ; • Associer les services techniques à toute idée ou action pouvant contribuer à l’amélioration des performances des produits ou services vendus ; • Promouvoir l'esprit d'innovation et de compétitivité en améliorant constamment la qualité des services rendus et des produits vendus et en restant ouvert sur l'environnement et sur l'offre des concurrents. 127

Audit de la fonction commerciale

Qu’est ce que la fonction commerciale ? Ses caractéristiques

03

Les moyens de la fonction

Quatre catégories de moyens sont au service de la réalisation des objectifs de vente : •

des moyens humains : l’effectif de la force de vente et des autres composantes des services commerciaux, tels que service après vente et administration commerciale lorsque ceux-ci dépendent de la direction commerciale, leur qualification et leur expérience ;

•

des moyens immatériels : les méthodes et procédures définies pour l’atteinte des objectifs ;

•

des moyens matériels : le parc des véhicules mis à disposition des vendeurs, la documentation sur les produits, les éléments de logistique requis pour les foires et expositions et les congrès de ventes, le merchandising ou autres fonctions d’assistance à la vente ;

•

des capacités de financement non directement liées aux moyens précédents : par exemple les besoins en fonds de roulement à couvrir en raison des crédits clients et du niveau du stock nécessaire pour alimenter le réseau selon les normes de « service client » fixées.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

128

Audit de la fonction commerciale

Qu’est ce que la fonction commerciale ? Finalités de la fonction commerciale Finalités à long terme: •

permettre à la direction de disposer du potentiel de vente et de maîtriser l’adaptation de ses méthodes qu’impliquent l’évolution de la concurrence, des produits, de la distribution et donc

celle des stratégies de l’entreprise Finaliés à moyen terme: • Contribue aux prévisions de vente dont la fonction marketing a la responsabilité ; • Contribue aux estimations des coûts commerciaux qui lui incombent, en support des propositions de politiques et des méthodes de vente adaptées à la stratégie. • Contribue à l’évaluation des politiques de prix, de remises, rabais, ristournes et de règlements

clients susceptibles d’optimiser l’efficacité commerciale

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

129

Audit de la fonction commerciale

Qu’est ce que la fonction commerciale ? Finalités de la fonction commerciale Finalités à court terme:

• Prendre contact avec les acheteurs constituant le marché potentiel défini par la politique marketing ; • Développer les moyens adéquats pour obtenir leur clientèle ; • Assurer les aspects technico-commerciaux, préparer les éléments nécessaires à l’élaboration des devis ; • Prendre les commandes ; • Collecter les informations susceptibles d’aider le marketing à affiner la connaissance des opinions et attentes du marché ; • S’assurer que les clients disposent du produit commandé dans les conditions prévues de délais et de qualité • Aider les clients à tirer le meilleur parti des produits et services de l’entreprise ; • Exercer le précontentieux vis-à-vis des clients ; • Veiller à la présentation de clients solvables, à la surveillance des éléments visibles de la solvabilité. Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

130

Audit de la fonction commerciale Présentation du cycle commerciale

1

3

2

5

4

6

Le suivi des comptes clients, encaissements, des retours

.

Enregistrement des factures

Facturation Livraison Traitement et l’exécution de la commande Acceptation Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

131

Audit de la fonction commerciale Services impliqués dans le cycle de vente Il est essentiellement chargé du traitement et du suivi de l’exécution de la commande clients Approbation des crédits

Expéditions

Facturation

Il a pour rôle, pour les ventes autres qu’au détail, de donner son approbation avant le traitement de la commande. L’activité de contentieux lui est généralement rattachée Il doit s’assurer qu’aucune marchandise n’est livrée sans autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre de travail) Rattaché généralement au service comptable, il prend en charge l’établissement des factures à partir d’informations communiquées par les autres services ;

SERVICES

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

Il enregistre les factures ventes et doit s’assurer que le total enregistré correspond bien aux éléments transmis par le service « facturation ». 132

1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) Les différents types d’audit 2. L’audit opérationnel a) Les différentes étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat c) Cas pratique 4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

133

Audit de la fonction commerciale

Méthodologie

1. La phase de préparation • Ouvre la mission d’audit • Phase au cours de laquelle vont être réalisés tous les travaux préparatoires avant de passer à l’action (défrichage, les labours et les semailles de la mission d’audit.) • Exige des auditeurs une capacité importante de lecture, d’attention et d’apprentissage • Sollicite l’aptitude à apprendre et à comprendre • Exige une bonne connaissance de l’entreprise • Durant cette phase que l’auditeur doit faire preuve de qualités de synthèse et d’imagination • Composé de 3 étapes: L’ordre de mission / ou la lettre de mission ; La prise de connaissance de l’entité auditée (ou phase de familiarisation) ; L’identification des risques ; Le rapport d’orientation

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

134

Audit de la fonction commerciale

Méthodologie

2. La phase de réalisation Fais appel aux capacités d’observation, de dialogue et de communication

Fais appel aux capacités d’analyse et au sens de la déduction

L’auditeur va procéder aux observations et constats qui vont lui permettre d’élaborer la thérapie

Travail sur le terrain s’effectuant en 3 étapes: La réunion d’ouverture Le programme d’audit Le travail sur le terrain Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

135

Audit de la fonction commerciale

Méthodologie

2. La phase de réalisation

Nommée également, la phase d’achèvement, durant laquelle, l’auditeur rédige le rapport d’audit en quatre étapes: - Le projet du rapport d’audit - La réunion de clôture - Le rapport d’audit - Le suivi des recommandations

Exige également et avant tout une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine de rédaction

L’auditeur va élaborer et présenter son produit après avoir rassemblé les éléments de sa récolte.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

136

Audit de la fonction commerciale

Risques relatifs à la vente 1. A long terme

Risque stratégique: • l’inadaptation progressive de la force de vente au marché ou à la distribution • le coût de la réinsertion dans la distribution • la perte de parts de marché et les coûts de réinvestissement marketing

Sources de risques: • une exploitation insuffisante de l'information interne disponible permettant le suivi des gros clients, l'identification des causes de leur évolution, la connaissance des incidents tournant au déréférencement, à la perte de clients dominants, le repérage du non suivi des choix stratégiques qui ont pour objectif d'éliminer les conflits de réseaux de distribution (par exemple entre grande distribution, grossistes, détaillants, réseau privilégié d'agents, distribution directe) ; •

un temps et des moyens insuffisants consacrés à l’exploration des nouveaux marchés ;

•

un état d'alerte insuffisant pour connaître l'évolution de la concurrence.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

137

Audit de la fonction commerciale

Risques relatifs à la vente 2. A moyen terme

Risques budgétaires: • Mauvaise orientation des efforts commerciaux, par exemple face à des stocks qu’il conviendrait de résorber et dont l'existence n'est pas prise en compte ; • Mauvaise application des orientations commerciales retenues, par exemple les vendeurs se cantonnent dans la simple prise d'ordre ou encore ils ne respectent pas la politique de visites.

Sources de risques: • le manque d’intérêt porté par la fonction vente à l’observation des évolutions des comportements des clients et des marchés, • le recours à la subjectivité faute d'avoir élaboré un système d'information adéquat, • un comportement des vendeurs inadapté aux facteurs clés déterminés par la stratégie, • l'insuffisance de la coordination des politiques de vente, de distribution, de communication et de production

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

138

Audit de la fonction commerciale

Risques relatifs à la vente 3. A court terme

Incapacité des vendeurs à appliquer la politique marketing car: parce que ceux-ci s’adressent à une clientèle mal choisie, parce qu’ils gèrent mal la clientèle existante, parce qu’ils ne remplissent pas leur rôle de représentation de l’entreprise sur son/ses marché

Sources de risques: • l'insuffisante compétence technique des vendeurs, • la négligence de certaines missions hors la vente, • la mauvaise gestion des litiges et contestations, • la poursuite de relations d'affaires avec des clients insolvables ou trop endettés vis-à-vis de l'entreprise ou des tiers ; • la disparition du vendeur en tant qu’interlocuteur de l’acheteur une fois la commande obtenue ; • l'ambiguïté du rôle du vendeur - percepteur.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

139

Audit de la fonction commerciale

Les points de contrôle de l’auditeur 1. A long terme L’audit doit s'assurer que :

• les définitions de fonctions et la réalité des systèmes de motivation et de mesure des performances n'incitent pas les vendeurs à négliger ces aspects ; • les informations collectées sont fiables et exploitées par la hiérarchie ;

• les outils de gestion permettent une mise en évidence préventive de l'occurrence du non respect des aspects stratégique ; • la formation dispensée permet une évolution, voire un reclassement de la force de vente.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

140

Audit de la fonction commerciale

Les points de contrôle de l’auditeur 2. A moyen terme

Les aspects que l’audit doit privilégier sont : • L'analyse des critères de motivation des vendeurs, considérés comme déterminants de leurs comportements et par conséquent sources éventuelles d'un décalage entre celui-ci et la stratégie commerciale. Pour cela, il faut traiter les questions suivantes:  la politique de quota de vente par vendeur,  la cohérence de la politique de vente avec des éléments de la politique globale,  les risques de mener des politiques de volume au détriment de la rentabilité et de la solvabilité des clients,  la cohérence de la politique de motivation des vendeurs avec la politique de présence des produits : nouveaux produits, étendue des gammes, etc.,  la compatibilité entre la taille du portefeuille des produits à commercialiser et le temps acceptable d'une négociation avec le client, avec les objectifs de mise en place, de surveillance des linéaires, etc.  Le rôle du responsable des ventes et la manière dont il est lui-même évalué : part faite à la progression des vente, à celle des contributions aux frais et à la gestion administrative et humaine de la force de vente, à la fidélité des vendeurs. Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

141

Audit de la fonction commerciale

Les points de contrôle de l’auditeur 2. A court terme Procédures:

• les procédures de prise de commande, d'acceptation des conditions demandées par les clients et de fixation de plafonds de crédits en cours sont conformes à la politique commerciale et garantissent la pérennité de l'activité ; • les vendeurs sont impliqués dans le suivi des bonnes fins des commandes ; • les vendeurs sont associés aux premières phases des traitements de contestations venues des clients ; • les avoirs sont émis conformément à la politique commerciale par du personnel habilité, c'est-à-dire dans les délais les plus courts afin de désamorcer de faux litiges, • les provisions pour clients douteux sont réalistes et la facturation rapide et conforme aux droits de l'entreprise en la matière ; • les réclamations des clients donnent lieu à analyse régulière quant à leur nature, leur délai de réponse, leur évolution dans le temps, soit pour réformer le système, soit pour ajuster la politique de marketing, • le suivi des comptes clients et des impayés permet de détecter les anomalies rapidement et d'ajuster en conséquence les comportements des commerciaux ; Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

142

Audit de la fonction commerciale

Les points de contrôle de l’auditeur 2. A court terme Motivation des vendeurs:

• les impayés attribuables à un comportement non conforme des vendeurs ne restent pas sans conséquence pour eux ; • les commissions ne sont pas calculées sur les seules commandes, mais prennent en compte les règlements des clients ; • les défauts de livraison des clients sont analysés par centre de responsabilité, tels que production, logistique, distribution, ventes.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction commerciale

Evaluation du contrôle interne 1. Objectif du contrôle interne des ventes

Le contrôle interne doit apporter l’assurance que: • les commandes reçues sont correctement centralisées et exécutées rapidement ; • toute marchandise livrée ou toute prestation effectuée fait l'objet d'une facturation régulière et sans retard ; • toutes les facturations résultant de l'activité de l'entreprise sont correctement et intégralement enregistrées en comptabilité ; • les montants à recevoir des clients sont suivis de manière systématique, afin de s'assurer qu'il n'existe pas de retard dans l'encaissement ; • les services intéressés sont informés des résultats de l'activité(montant des ventes et des produits) et de l'état des créances à encaisser.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

144

Audit de la fonction commerciale

Evaluation du contrôle interne 2. Aspects importants du contrôle interne

• Les commandes reçues doivent être suivies pour assurer leur exécution (enregistrement extracomptable par exemple). • l'organisation interne doit permettre de s'assurer que toutes les expéditions (ou services rendus) donnent lieu à l'établissement d'une facture (contrôle effectué par une personne différente du magasinier, rapprochement entre quantités sorties et quantités facturées). • Les retours de marchandises doivent donner lieu rapidement à l'établissement de notes de crédit • Les factures de vente doivent être contrôlées périodiquement ou par sondage • La pré-numérotation des factures et l'utilisation d'une couleur spéciale pour l'original permettent de s'assurer que toutes les factures transmises aux clients figurent en comptabilité (pour les factures annulées, l'orignal reste dans l'entreprise).

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction commerciale

Evaluation du contrôle interne 2. Aspects importants du contrôle interne

• La procédure d'envoi de relevés aux clients permet d'obtenir une réaction de clients qui ne sont pas d'accord avec le solde annoncé. • Des analyses fréquentes des soldes clients (ou un classement par ancienneté) permettent de détecter rapidement les arriérés et d'effectuer les relances nécessaires.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction commerciale

Evaluation du contrôle interne

4. Evaluation des points forts et des faiblesses Il s’agir de mettre en évidence les points forts du cycle étudié afin d’orienter la nature et l’étendue du contrôle quantitatifs à mettre en œuvre, mais aussi de déceler les points faibles, en précisant la nature du risque ainsi engendré, et ses implications comptables

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction commerciale

Evaluation du contrôle interne 3. Séparation des fonctions

Les fonctions de comptabilisation et d’exploitation doivent être séparées. Ainsi, les fonctions suivantes doivent être assurées par des personnes différentes : la gestion du stock, la tenue des comptes clients, les encaissements, la facturation, et l’émission des avoirs.

A B C

Préalable à l’évaluation du contrôle interne

Qualité du contrôle interne

Appréciation du contrôle interne

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction commerciale

Evaluation du contrôle interne 3. Séparation des fonctions

Afin de faciliter le travail des auditeurs, des guides d’évaluation de contrôle interne, accompagnés de questionnaires, permettent de travailler avec un aide mémoire méthodologique. On peut prendre l’exemple, entre autre, de procédures envisageables permettant de s’assurer de la correcte recouvrabilité des créances, on relève :

A Préalable à l’évaluation du contrôle interne

• L’existence d’un service indépendant, chargé du suivi et de la gestion du risque clients, avec des procédures d’octroi de crédit, l’établissement d’une « liste noire » (liste des clients jugés indésirables compte tenu de leur insolvabilité probable) et de fiches de renseignement par client ; • Un blocage automatique des commandes, en cas de liste noire ou de dépassement du plafond du crédit d’un nouveau client ; • L’approbation ou la validation systématique des commandes avant l’expédition des marchandises.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction commerciale

Evaluation du contrôle interne 3. Séparation des fonctions

Repose sur certains principes de base :

B

•

La séparation des foncions permet le contrôle réciproque dans l’exécution des tâches et évite qu’une même personne puisse commettre une erreur ou une intégralité, en ayant la possibilité de la dissimuler.

•

La matérialisation des tâches assure leur réalisation et leur unicité ; un exemple simple est la comptabilisation des factures : il est indispensable que toutes les factures soient comptabilisées.

•

La matérialisation de la comptabilisation, par opposition d’un tampon, des dates et signatures, permet de suivre le chemin comptable et d’identifier la personne susceptible de fournir des éléments d’informations sur la facture concernée.

•

La pré numérotation des documents papier permet, si leur suivi séquentiel peut être assuré et donc si elle est effectivement exploitée, de vérifier leur correct enregistrement, à savoir le respect des principes d’unicité et d’exhaustivité (exemples : factures client numérotées à leur émission, factures fournisseurs enregistrées et numérotées dès leur réception, bons de réception et d’expédition, bon de commande).

•

La mise en place de contrôles particuliers pour les situations exceptionnelles. Par exemple : ventes au comptant pour la plupart des entreprises, demandes d’avoir et notamment des avoirs sans retour), ventes à tarifs exceptionnellement bas, octroi de délais de règlement anormalement long.

Qualité du contrôle interne

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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Audit de la fonction commerciale

Evaluation du contrôle interne 3. Séparation des fonctions

C Appréciation du contrôle interne

L’appréciation du système du contrôle interne de la fonction commerciale permet à l’auditeur de s’assurer que : • Les séparations de fonctions sont suffisantes ; • Toutes les ventes sont facturées et enregistrées dans la bonne période ; • La chaîne de facturation est correctement maîtrisée ; • Toutes les réclamations sont traitées avec diligence et comptabilisées sur la bonne période ; • Les créances sont recouvrées avec célérité et dans le respect des clauses contractuelles.

Audit opérationnel: Approche méthodologique et cas pratiques

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1. Du concept de l’audit, au cas particulier de l’audit opérationnel a) La notion d’audit b) Les différents types d’audit 2. L’audit opérationnel a) Les différentes étapes 3. L’audit de la fonction d’achat a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction achat c) Cas pratique

4. L’audit de la fonction commerciale a) Généralités b) Démarche d’audit de la fonction commerciale c) Cas pratique

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Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. In France, Deloitte SA is the member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, and professional services are provided by its subsidiaries and affiliates. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. © 2017 Deloitte. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

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