Addison Wesley - Mysap SCM Materialwirtschaft+ [PDF]

Zitiervorschau

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mySAP® SCM Materialwirtschaft

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Andrea Bauer/Gisela Gratzl

mySAP® SCM Materialwirtschaft Herausgegeben von der CDI

Unterstüzt die Vorbereitung auf die rollenspezifische SAP-Anwenderzertifizierung

An imprint of Pearson Education München • Boston • San Francisco • Harlow, England Don Mills, Ontario • Sydney • Mexico City • Madrid • Amsterdam

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Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. »SAP« und »R/3« sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D-69190 Walldorf. Der Verlag bedankt sich für die freundliche Genehmigung der SAP AG, die Warenzeichen im Namen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Bildschirmabzüge unterliegen dem Urheberrecht der SAP AG, Walldorf. SAP©, R/2©, R/3©, mySAP.com©, ABAP©, SAPoffice©, SAP Business Workflow©, SAP EarlyWatch©, SAP ArchivLink©, ASAP© sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG. Andere Produktnamen werden nur zur Identifikation der Produkte verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Produkt wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 07 06 05 04 ISBN 3-8273-2099-2 © 2004 by Addison-Wesley Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Lektorat: Rolf Pakendorf, [email protected] Produktion: Elisabeth Prümm, [email protected] Satz: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Kösel, Kempten (www.KoeselBuch.de) Umschlaggestaltung: Barbara Thoben, [email protected] Printed in Germany

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Inhalt 1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.7 1.7.1 1.7.2 1.8 1.9

Vorwort

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Einleitung

13

Einführung in R/3 Enterprise Die SAP AG Die wichtigsten Produkte der SAP AG SAP R/2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise mySAP Business Suite, mySAP SCM Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise Grundlagen der Programmoberfläche SAP R/3-Anmeldung Aus dem System abmelden Kennwort ändern Fenster Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfs Meldungen Programmbedienung mit grafischen Elementen Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung Anwendungen, Transaktionen und Reports SAP Easy Access Befehlsfeld, Transaktionen und Modi Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Reporting Übersicht ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports SAP List Viewer (ALV) Grid Control Informationssysteme Drucken im R/3-System Ablauf beim Drucken Drucken von SAPscript-Texten im Dialog Fragen Lösungen

17 19 20 20 20 22 27 30 30 36 37 39 43 47 48 52 52 53 55 57 60 62 70 70 71 71 78 79 80 80 84 86

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2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3

2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.5 2.5.1 2.6 2.7

Überblick Materialwirtschaft Darstellung von Geschäftsprozessen Begriffsdefinitionen Unterstützung durch die SAP R/3 Enterprise-Standardsoftware SAP R/3 Enterprise-Tools zur Darstellung und Einführung von Geschäftsprozessen Ereignisgesteuerte Prozessketten Anforderungen an ein Logistiksystem Grundfunktionen der Logistik Aufgaben und Ziele der Materialwirtschaft Material- und Informationsfluss in der Logistik Grundfunktionen einer Materialwirtschaft Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3 Einbettung der Materialwirtschaft in das R/3-System Geschäftsprozesse der Materialwirtschaft in R/3 Überblick über die Internet-Anwendungskomponente Supplier Workplace der R/3 Enterprise-Materialwirtschaft Technische Voraussetzungen Anmeldung am System Berechtigungen Navigation Integration Funktionsumfang mySAP SRM, mySAP SCM Beschaffungs- und Lieferanten-Management über das Internet Fragen Lösungen

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.3

Stammdaten der Materialwirtschaft Darstellung organisatorischer Strukturen Materialstamm Anforderungen an Materialstammdaten Materialart und Branche Sichten des Materialstamms Mengeneinheiten Voreinstellungen pflegen Materialstammdaten pflegen Periodenverschiebung Leistungsstamm

2.1.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4

6

89 91 91 93 97 98 101 101 103 105 106 108 108 109 112 113 113 113 113 114 114 115 115 125 127 129 132 134 134 134 136 149 150 153 163 165

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3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13

Lieferantenstamm Datenbereiche des Lieferantenstamms Wichtige Datenfelder des Lieferantenstammsatzes Lieferantendaten pflegen CpD-Lieferanten Einkaufsinformationssatz Konditionen Absprachen Anlieferungsadressen Praxisfall: Altdatenübernahme Praxisfall: Definition relevanter Stammdatenfelder Beispiel Customizing Fragen Lösungen

167 169 170 172 179 179 185 186 189 191 194 195 199 201

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

Materialdisposition Methoden zur Bedarfsermittlung Bedarfsarten Plangesteuerte Disposition Verbrauchsgesteuerte Disposition Losgrößenermittlung Geschäftsprozess Materialdisposition Bedarfsplanung durchführen Anforderungen an die Bedarfsplanung Planungslaufarten Bedarfsplanung im Hintergrund ausführen Bedarfsplanung manuell durchführen Lagerortdisposition Auswertungen der Bedarfsplanung Praxisfall: Bestellmengeneinheiten in der Bedarfsplanung Praxisfall: Verwendung von Dispositionsgruppen Beispiel Customizing Fragen Lösungen

203 205 206 206 207 211 212 212 212 214 214 218 219 220 225 227 227 230 232

5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3

Einkaufsabwicklung Anforderungen an die Beschaffung Bestellanforderungen Bestellanforderungen pflegen Bestellanforderungen freigeben Bestellanforderungen zuordnen

233 236 237 238 243 247

7

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8

5.3 5.3.1 5.3.2 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.7 5.8 5.9 5.10

Anfragen Anfragen pflegen Listen anzeigen Angebote Angebote pflegen Angebotsvergleich Bestellungen Rahmenverträge Besondere Beschaffungsformen Aufbau einer Bestellung Bestellungen pflegen Bestellungen freigeben Dienstleistungsabwicklung Dienstleistungsbestellung Leistungserfassung Rechnungsprüfung Nachträgliche Abrechnung Praxisfall: Streckenkontrakt mit mehreren Materialien Fragen Lösungen

248 250 254 254 256 259 261 263 274 276 278 287 294 294 297 299 300 302 305 307

6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 6.3.1 6.3.2 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10

Bestandsführung Anforderungen an die Bestandsführung Bestandsarten Prinzipien der Materialbereitstellung Warenbewegungen Wareneingänge Warenausgänge Umbuchungen/Umlagerungen Rücklieferungen an Lieferanten Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung Umlagerungsbestellung Lohnbearbeitung Inventur Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung Praxisfall: Kontierte Bestellungen Praxisfall: Warenbewegung aus »Eigenfertigung« ohne PP Beispiel Customizing Fragen Lösungen

309 312 313 314 316 317 328 336 337 341 341 344 347 353 357 359 359 362 365

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7 7.1 7.2 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11

Rechnungsprüfung und Materialbewertung Anforderungen an die Rechnungsprüfung Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung Buchen von Rechnungen Mehrwertsteuer Skonto Bezugsnebenkosten Rechnung hinzufügen Gutschrift hinzufügen Automatische Wareneingangsabrechnung Sperrung und Freigabe von Rechnungen Kontenbewegungen beim Buchen von Rechnungen Umbewertung von Material Praxisfall: Rechnungen ohne Bezug Beispiel Customizing Fragen Lösungen

369 373 373 376 378 378 379 380 383 385 387 389 390 392 393 394 395

A A.1 A.2

Anwendungskomponenten der Logistik LO Logistik Allgemein MM Materialwirtschaft

399 401 402

Stichwortverzeichnis

405

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Vorwort Die Reihe »SAP®-Anwenderedition« gibt Antworten auf Fragen, die sich in der beruflichen Praxis von SAP-Endanwendern häufig stellen. Modular aufgebaut, vermittelt sie schrittweise grundlegendes Überblickswissen und Lösungsverfahren für Standardsituationen. Klar strukturierte Informationseinheiten und thematisch in sich geschlossene Kapitel gewährleisten dabei einen schnellen Zugriff auf die gesuchte Fragestellung. Sie machen den Leser handlungsorientiert und Schritt für Schritt nachvollziehbar mit erprobten Lösungsstrategien vertraut. Fälle aus der Praxis sowie Beispiele, die in vielen Kapiteln enthalten sind, stellen realitätsnahe Problemszenarien vor und beschreiben exemplarische Lösungen. Das Buch wurde auf der Grundlage des R/3-Releases 4.7 geschrieben.

Der Herausgeber Der Herausgeber der Reihe, die CDI GmbH in München, hat als überregionaler Bildungsträger und Seminaranbieter eine mehr als 25jährige Erfahrung in der Entwicklung und Gestaltung berufsbezogener und qualitativ hochwertiger Aus- und Weiterbildungsprogramme in den Bereichen EDV, Wirtschaft, Technik und Schlüsselqualifikationen. Während dieser Zeit entwickelte CDI circa 500 Unterrichtshandbücher, die sich gemäß der Unternehmensphilosophie durch konsequenten Praxisbezug und Ausrichtung auf die aktuellen Erfordernisse des Arbeitsmarktes auszeichnen. Mehr als 150.000 Teilnehmer haben sich mit deren Hilfe neue berufliche Perspektiven eröffnet. CDI gehörte bundesweit zu den ersten Unternehmen, die Weiterbildungsmaßnahmen für SAP-Endanwender anboten, und ist seit 1997 »Lizenzierter ATS-Schulungspartner der SAP AG im öffentlich-rechtlichen Bereich«. Des Weiteren führt CDI kundenindividuelle SAP-Seminarprojekte beispielsweise zur Endanwenderschulung durch. Diese Erfahrungen und Konzepte, die auch der »SAP-Anwenderedition« zu Grunde liegen, stellt CDI seit einigen Jahren in Buchform zur Verfügung.

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Vorwort

Die Autoren Andrea Bauer ist als SAP-Beraterin und Seminarleiterin tätig für die it ocean CONSULTING GROUP GmbH in München. Sie weist langjährige Erfahrung in SAP Einführungs- und Schulungsprojekten insbesondere für die Anwendungsbereiche Logistik und Projektsystem auf. Gisela Gratzl hat als SAP-Beraterin und Seminarleiterin der it ocean CONSULTING GROUP GmbH in München mehrjährige Erfahrung in SAP-Projekten und Schulungen. Schwerpunktmäßig ist sie verantwortlich für die Integration von Neuerungen bei SAP-Schulungsprojekten.

Danksagung Peter Türk ist als SAP-Produktmanager und Projektleiter für SAP-Schulungsprojekte bei CDI tätig. Er begleitete das Buch bei seiner Erstellung und überarbeitete Kapitel 1. Wolfgang Fitznar ist als Bereichsleiter für SAP-Qualifizierung sowie als SAPSeminarleiter bei CDI tätig und kann auf eine langjährige SAP R/3-Erfahrung sowie mehrere Veröffentlichungen verweisen. Er unterstützte die Erarbeitung dieses Buches mit Rat und Tat. CDI bedankt sich bei folgenden Mitarbeitern anderer Firmen, ohne deren Beiträge das Buch nicht zustande gekommen wäre: Stefan Laroque und Jens Philippi sind Mitarbeiter der Novasoft Consulting Regionalcenter GmbH in Rüsselsheim. Als Autoren des Vorgängerbuchs zum Release 4.6 schufen sie die Basis für dieses Buch. Peter Prokopczuk ist SAP Solution Consultant und Mitarbeiter der it ocean CONSULTING GROUP GmbH in München. Mit seiner fachlichen Beratung leistete er wertvolle Hilfe bei der Überarbeitung von Teilprozessen.

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Einleitung Der vorliegende Band der »SAP-Anwenderedition« ist modular aufgebaut. Das heißt, mit Ausnahme des einführenden ersten Kapitels, welches Sie zuerst lesen sollten und das eine Voraussetzung für das Verständnis der übrigen Kapitel dieses Buches ist, können alle anderen Kapitel in beliebiger Reihenfolge durchgearbeitet werden.

mySAP® SCM Materialwirtschaft Mit mySAP Supply Chain Management® (mySAP SCM) bietet SAP eine Lösung, die durchgängig die Prozesse der gesamten Logistikkette abbilden kann. Die Basis für SCM besteht aus dem SAP Advanced Planner and Optimizer® (SAP APO), dem SAP Event Manager® (SAP EM), dem SAP Logistics Execution System® (SAP LES) und SAP R/3® (mit der Anwendungskomponente »Materialwirtschaft«). mySAP SCM hat Schnittstellen zu anderen Lösungen der mySAP Business Suite®, die ebenfalls Teile der Materialwirtschaft nutzen. Die folgende Business Solution Map (© SAP AG) ist eine grafische Übersicht von Geschäftsprozessen – u.a. der Materialwirtschaft – im Bereich Supply Chain Management.

Das Buch mySAP® SCM Materialwirtschaft behandelt die folgenden Themen:

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Einleitung

Grundlagen und Handhabung Im ersten Kapitel werden Ihnen neben dem Basiswissen über R/3-Verfahren Kenntnisse vermittelt, die Sie bei der täglichen Arbeit mit der R/3-Komponente »Materialwirtschaft« benötigen. Dies beinhaltet unter anderem die Handhabung der Programmoberfläche, die Arbeit mit Transaktionen und Reports und das Drucken.

Geschäftsprozesse In Kapitel 2 werden zunächst grundlegende Begriffe des Geschäftsprozesses erläutert; ferner werden die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen und der Geschäftssicht des Unternehmens sowie zwischen der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) und dem Business Process Reengineering (BPR) hergestellt. Anschließend wird der Einsatz entsprechender Tools zur Analyse und Umsetzung von Geschäftsprozessen sowie des SAP-Referenzmodells dargestellt und die wichtigsten Prozesse innerhalb der Materialwirtschaft des R/3Systems werden beschrieben. Außer grundsätzlichen Fragen erläutert dieses Kapitel insbesondere Fragen, welche die R/3-Materialwirtschaft betreffen.

Materialwirtschaft Die Kapitel 3 bis 7 machen Sie mit den wichtigsten Stammdaten in der R/3Materialwirtschaft und mit deren Pflege vertraut. Außerdem zeigen sie Ihnen, wie Sie die Funktionen der Materialdisposition einsetzen und wie SAP R/3 Enterprise Sie beim Einkauf unterstützt. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Möglichkeiten es bei der Bestandsführung gibt und wie die Rechnungsprüfung unter R/3 abläuft. Ziel dieser Kapitel ist es, Ihnen einen kompakten und verständlichen Überblick über wesentliche Zusammenhänge der Materialwirtschaft zu geben sowie Ihnen die Funktionen, Abläufe, Geschäftsprozesse und deren wechselseitige Integration aufzuzeigen. Die Verfahren zur Handhabung der betriebswirtschaftlichen Anwendungen in SAP R/3 Enterprise werden detailliert beschrieben.

Anhang Im Anhang werden die wichtigsten R/3-Anwendungskomponenten der Logistik (Allgemein) und der Materialwirtschaft in einer stichwortartigen Aufzählung aufgelistet. Damit erhalten Sie einen Überblick über die R/3Funktionalität in der Materialwirtschaft.

Reihenfolge der Kapitel Wie bereits erwähnt, sind die Bücher der »SAP-Anwenderedition« modular aufgebaut. Das bedeutet, dass Sie die Kapitel nicht in der gegebenen Reihenfolge lesen müssen, sondern weitgehend nach Ihren Bedürfnissen auswählen können. Auch für R/3-Einsteiger gilt: Die Kapitel sind – bis auf wenige Ausnahmen, die in der Abbildung dargestellt sind – voneinander unabhängig.

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Einleitung

Der modulare Aufbau des Buchs

Abweichungen von Bildern und Abläufen Wenn Sie mit diesem Buch an Ihrem Arbeitsplatz arbeiten, vergessen Sie bitte nicht, dass R/3 immer firmenspezifisch angepasst wird. Das heißt, dass manche Menüs, Bildschirme oder Felder auf Ihrem Bildschirm in einer anderen Form oder möglicherweise gar nicht angezeigt werden. Damit das System ordnungsgemäß und effizient arbeitet, ist es üblich und erforderlich, die Zugangsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter auf diejenigen Anwendungen zu beschränken, die sie für ihre Arbeit benötigen (z.B. mithilfe eines Benutzermenüs). Es kann daher durchaus vorkommen, dass Sie einige Beispiele nicht nachvollziehen können. Der Grund dafür ist, dass Ihr Systemverwalter Ihnen für diesen Vorgang keine Berechtigung eingeräumt hat. Ein weiterer Grund für eine Abweichung kann eine andere R/3-Version sein. Diesem Buch liegt die Version 4.7 Enterprise zugrunde.

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Kapitel 1 Einführung in R/3 Enterprise 1.1

Die SAP AG

19

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3

Die wichtigsten Produkte der SAP AG SAP R/2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise mySAP Business Suite, mySAP SCM

20 20 20 22

1.3

Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

27

1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7

Grundlagen der Programmoberfläche SAP R/3-Anmeldung Aus dem System abmelden Kennwort ändern Fenster Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfs Meldungen Programmbedienung mit grafischen Elementen

30 30 36 37 39 43 47 48

1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6

Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung Anwendungen, Transaktionen und Reports SAP Easy Access Befehlsfeld, Transaktionen und Modi Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes

52 52 53 55 57 60 62

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1

Einführung in R/3 Enterprise

18

1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4

Reporting Übersicht ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports SAP List Viewer (ALV) Grid Control Informationssysteme

70 70 71 71 78

1.7 1.7.1 1.7.2

Drucken im R/3-System Ablauf beim Drucken Drucken von SAPscript-Texten im Dialog

79 80 80

1.8

Fragen

84

1.9

Lösungen

86

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1

1.1 Die SAP AG

Einführung in R/3 Enterprise In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über • das Unternehmen SAP®, • seine wichtigsten Produkte, • die Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise®. Am Ende jedes Buchkapitels finden Sie Fragen zum jeweiligen Inhalt und die entsprechenden Lösungen. Sie können damit Ihren Wissensstand überprüfen.

1.1

Die SAP AG

SAP, dessen Buchstaben für »Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung« stehen, bezeichnet je nach Zusammenhang sowohl die SAP AG als auch die Produkte SAP R/2® und SAP R/3® (einschließlich der Version SAP R/3 Enterprise). Die SAP AG ist mit deutlichem Abstand Deutschlands größtes und weltweit drittgrößtes unabhängiges Softwareunternehmen. Sie hat sich sowohl auf dem deutschen als auch auf dem internationalen Markt zum Marktführer für betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware entwickelt.

Die SAP AG: Unternehmensdaten und -ereignisse Betrachten wir zunächst die Firmengeschichte: • 1972: Gründung der Firma durch fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter. • 1980: 50 der 100 größten deutschen Industrieunternehmen sind Kunde der SAP AG. • 1988: Die SAP AG wird börsennotierte Aktiengesellschaft. • 1992: Auslieferung des ersten SAP R/3-Releases. • 1993: Die Beschäftigtenzahl beträgt ca. 3.500 Mitarbeiter. • 1994: Über 2.000 produktive R/3-Installationen und rund 1.700 SAP R/2-Kunden (Höchststand an R/2-Installationen). • 1995: Aufnahme in den Deutschen Aktienindex (DAX). • 1996: Entwicklung erster Branchenlösungen und Vorstellung von ASAP® (AcceleratedSAP) als Einführungsumgebung für R/3-Projekte. Das SAP-Release 3.1 wird internetfähig. • 1998: Ca. 19.000 Mitarbeiter sind für die SAP AG tätig. Neugestaltung der Oberfläche und des Handlings mit EnjoySAP®.

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1

Einführung in R/3 Enterprise

• 1999: Vorstellung der E-Business-Plattform mySAP.com (deren Weiterentwicklung heute mySAP Business Suite® heißt) als Gesamtpaket aus Lösungen und Service unter Einbindung des Internets. Weltweit über 24.000 Installationen und 5,11 Milliarden Euro Jahresumsatz. • 2000: Steigerung des Umsatzes auf 6,265 Mrd. Euro. • 2001: Ca. 23.000 Mitarbeiter sind im Unternehmen beschäftigt. • 2002: Auslieferung der aktuellen SAP R/3-Version SAP R/3 Enterprise an Pilotkunden. Der Umsatz beträgt 7,4 Milliarden Euro. • 2003: Die SAP AG hat mehr als 50.000 SAP-Installationen bei mehr als 18.000 Kunden in über 100 Ländern. SAP R/3 Enterprise ist für alle Kunden verfügbar. Die Mitarbeiterzahl stieg in diesem Zeitraum auf über 28.000 an. SAP R/3 wird in mehr als 30 Sprachen gepflegt, darunter auch in Japanisch und Chinesisch. Neben dem sprachlichen Aspekt ist SAP auf die wichtigsten Währungen der Welt ausgerichtet. Die jüngsten Umsatzzahlen zeigen deutlich, dass der ostasiatische Raum nach den Vereinigten Staaten und Deutschland ein bedeutender Wirtschaftsraum für die Firma ist.

1.2

Die wichtigsten Produkte der SAP AG

1.2.1 SAP R/2 Bereits seit 1979 gibt es das SAP R/2-System, dessen Anwendungsprogramme für Großrechnersysteme entwickelt wurde. 1994 gab es etwa 1.700 R/2-Installationen. Anfang des Jahres 2003 wurden jedoch nur noch 296 Installationen produktiv genutzt.

1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise Der Name SAP R/3 steht weltweit für das führende ERP-Produkt, das als integrierte, branchenneutrale Standardsoftware auf die Gestaltung aller unternehmensinternen betriebswirtschaftlichen Prozesse ausgerichtet ist. Das »R« in den Bezeichnungen SAP R/2 und SAP R/3 ist eine Abkürzung für Realtime (Echtzeit). Echtzeitverarbeitung bedeutet die sofortige Verbuchung und Aktualisierung der im Geschäftsprozess anfallenden Daten. Diese Daten stehen nach dem Speichern sofort allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereichen zur Verfügung (in SAP R/3 Enterprise – falls erforderlich – global) und können weiterbearbeitet werden. Der aktuelle Release-Stand von SAP R/3 (nach SAP R/3 4.6C) ist SAP R/3 Enterprise. SAP R/3 Enterprise enthält eine Vielzahl von Anwendungskomponenten, die es ermöglichen, die Geschäftsprozesse der betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen der Bereiche Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft auszuführen (Abb. 1.1).

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1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

Abbildung 1.1

Anwendungsbereiche von SAP R/3 mit betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen

SAP R/3 Enterprise ist integraler Bestandteil der mySAP Business Suite (Abb. 1.2). Es zeichnet sich sowohl durch seine Internetfähigkeit und durch die konsequente Verknüpfung mit den Lösungen der mySAP Business Suite als auch durch die Anbindungsmöglichkeit an viele Nicht-SAP-Produkte aus. Die meisten Lösungen der mySAP Business Suite (z.B. mySAP Supply Chain Management und mySAP Human Resources) benötigen die Anwendungskomponenten des SAP R/3 Enterprise-Systems. Ausnahmen bilden z.B. mySAP Customer Relationship Management und mySAP Supplier Relationship Management, die auch ohne SAP R/3 Enterprise lauffähig sind.

Abbildung 1.2

Lösungen und mySAP-Komponenten der mySAP Business Suite (Copyright SAP AG)

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1

Einführung in R/3 Enterprise

Die Businessplattform mySAP Business Suite einschließlich des Systems SAP R/3 Enterprise wird in der Vollversion auf über 50 CDs ausgeliefert. Darin enthalten sind 21 Branchenlösungen (z.B. mySAP Automotive, mySAP Engineering, Construction & Operations, mySAP Chemicals usw.). Als Gesamtpaket installiert werden über 30 GB Festplattenkapazität belegt. Nach der Installation eines SAP R/3-Systems fallen noch Einrichtungsarbeiten an für: • die Organisationsstruktur des Unternehmens, • die unternehmensspezifische Anpassung der Geschäftsprozesse, • das Anlegen der entsprechenden Stammdaten (z.B. Kundendaten, Materialstammdaten, Konditionen). Diese Anpassungen an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Kunden werden vorwiegend mithilfe des Customizing vorgenommen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Transaktionen und Reports im R/3-System zu ändern oder neu zu schreiben. Hierfür stellt SAP eine komfortable Entwicklungsumgebung zur Verfügung. Als weitere Aktivitäten, die vor der Produktivsetzung des Systems noch durchzuführen sind, müssen berücksichtigt werden: • die Übernahme der Altdaten eines Vorgängersystems, • die Gewährleistung der Sicherheit des Systems über ein Berechtigungskonzept.

1.2.3 mySAP Business Suite, mySAP SCM Der Begriff mySAP Business Suite (ehemals mySAP.com) steht für eine umfassende Businessplattform, die eine Reihe von beispielhaften Lösungen enthält. Diese Lösungen versetzen Unternehmen aller Branchen in die Lage, ihre Geschäftsprozesse Internet-gestützt abzuwickeln und – insbesondere die logistischen Prozesse unter Einbindung der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten – wesentlich zu beschleunigen und zu optimieren. Die mySAP Business Suite zeichnet sich durch eine offene, flexible Architektur aus, die auch Systeme anderer Anbieter unterstützt. Die komplette Plattform mySAP Business Suite gliedert sich in einzelne unabhängige Lösungen, die nahtlos miteinander verknüpfbar sind und eine Fülle von Leistungsmerkmalen abdecken. Als branchenübergreifende Lösungen finden Sie: • • • • • •

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mySAP Customer Relationship Management® mySAP Supply Chain Management® mySAP Enterprise Portal® mySAP Marketplace® mySAP Business Intelligence® mySAP Product Lifecycle Management®

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1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

• • • •

mySAP Human Resources® mySAP Financials® mySAP Mobile Business® mySAP Supplier Relationship Management®

Die Aufzählung muss noch erweitert werden um die technologische Integrations- und Applikationsplattform SAP NetWeaver® und die Lösungen für den Mittelstand. Auf beide Lösungen wird im vorgegebenen Rahmen nicht näher eingegangen.

mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM®) Ziel von mySAP CRM ist die Gestaltung von wertschöpfenden Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäfts- und Endkunden. Mit dieser Lösung werden alle kundenbezogenen Prozesse innerhalb des gesamten Kundenbeziehungszyklus (von der Kundenakquisition mit der Erfüllung individueller Kundenwünsche über die Auftragsabwicklung bis hin zum Kundenservice) unterstützt. mySAP CRM war im Jahr 2002 mit einem Anteil von 21% am gesamten Softwareumsatz der SAP AG beteiligt.

mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM®) mySAP SCM zielt auf die komplette Vernetzung und Verwaltung aller Logistikketten des Unternehmens ab. Die unternehmensübergreifende Logistikabwicklung – von der Konzeption bis zur Bezugsquellenfindung, von der Bedarfsplanung bis zum Vertrieb – wird über die unternehmensübergreifende, schnelle Zusammenarbeit aller Beteiligten während des gesamten Produkt- und/oder Servicelebenszyklus realisiert. Durch die konsequente Einbindung aller Prozessbeteiligten (Kunden, Zulieferer und Partner) werden die Verkaufzahlen gesteigert, der Kundenservice optimiert und Kosteneinsparungen über alle Unternehmensabläufe hinweg erzielt. mySAP SCM war im Jahr 2002 mit einen Anteil von 20% am gesamten Softwareumsatz der SAP AG beteiligt. Diese Lösung wird weltweit bei z.Z. 5.200 Kunden eingesetzt.

mySAP Enterprise Portal (mySAP EP®; ehemals mySAP Workplace®) Diese Portallösung wird von SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet. Ihre Aufgabe es ist, sämtliche Informationen – wie SAP-Anwendungsprogramme, Datenbanken, nicht SAP-Lösungen, Internetinformationen und gespeicherte Dokumente – dem Benutzer in übersichtlicher Form zur Verfügung zu stellen. Durch Zugriff über einen Web-Browser oder über mobile Geräte kann der Anwender auf wichtige rollenspezifische (d.h. seiner Rolle im Unternehmen entsprechende) Informationen innerhalb der Logistikkette zugreifen und darauf reagieren. Der Bearbeiter ist so in der Lage, unabhängig von Zeit, Ort und jeweiligem Rechner alle für seinen Bearbeitungsprozess erforderlichen Informationen (die aus verschieden Datenquellen stammen

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1

Einführung in R/3 Enterprise

können) aufzurufen, auszuwerten und die so bearbeiteten Informationen für weitere Aufgaben bereitzustellen. Die SAP AG hat für die Anwender ihrer Produkte entsprechende Rollen vorbereitet. Diese Rollen steuern, auf welche Informationen der Benutzer zugreifen darf. Auf diese Weise werden die Funktionen aufgabenspezifisch zur Verfügung gestellt.

mySAP Marketplace Die Lösung mySAP Marketplace dient der effizienten Abwicklung von Geschäften mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Mit ihr werden virtuelle Marktplätze (Marktplätze im Internet) verfügbar, über welche die beteiligten Unternehmen ihren Einkauf, Verkauf und unternehmensübergreifende Geschäfte abwickeln. SAPMarkets®, eine Tochtergesellschaft der SAP AG mit Sitz in Silicon Valley stellt die Marktplatzlösungen der SAP bereit. Diese Marktplatzlösungen werden weltweit bei mehr als 1.200 Unternehmen eingesetzt.

mySAP Business Intelligence (mySAP BI®) Das Lösungspaket mySAP Business Intelligence (mySAP BI) besteht aus den branchenübergreifenden Lösungen mySAP Business Information Warehouse (SAP BW) und mySAP Knowledge Warehouse (SAP KW). Diese Lösungen können auch unabhängig voneinander eingesetzt werden. Von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens ist nicht nur die schnelle und effiziente Beschaffung von Informationen, sondern auch deren Analyse, Bewertung und anschließende Umsetzung in wertschöpfende Entscheidungen und Aktivitäten. Die Lösung mySAP Business Information Warehouse stellt die komplette Funktionalität eines Data Warehouse bereit. Sie wird zur Messung, Analyse und Optimierung von Unternehmensprozessen, aber auch (in der Kombination mit Early Warning-Systemen) für Problemlösungsstrategien genutzt. Die Lösung mySAP Knowledge Warehouse ist ebenfalls eine Data Warehouse-Lösung. Sie stellt eine integrierte Umgebung für das Erstellen, Übersetzen, Präsentieren, Verteilen und Verwalten von Multimedia-Inhalten bereit (»Autorenwerkzeug«). Darüber hinaus ermöglicht sie es, die OnlineDokumentation der SAP-Bibliothek zu nutzen und zu ändern und so maßgeschneiderte Online-Hilfe für betriebliche SAP R/3-Systeme bereitzustellen.

mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM®) Mit mySAP Product Lifecycle Management wird dem Benutzer eine Lösung offeriert, die ihm einen Gesamtüberblick über alle produktbezogenen Geschäftsprozesse vermittelt. Sie unterstützt Unternehmen beim Prozess der Umsetzung einer Produktidee zur angestrebten schnellen Marktreife des Produkts. Das betrifft nicht nur die Unterstützung in den Bereichen Entwurf, Konstruktion, Produktion und Änderungswesen, sondern auch die War-

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1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

tungs- und Instandhaltungsprozesse. Gleichzeitig wird die Verwaltung technischer Anlagen ermöglicht und der gesamte Produkt- und Anlagenlebenszyklus reflektiert.

mySAP Human Resources (mySAP HR®) mySAP HR stellt Sachbearbeitern und Führungskräften der Personaladministration wesentliche Funktionen für die Personalverwaltung zur Verfügung. Über rollenspezifische Portale stellt diese Lösung wichtige Informationen für analytische Auswertungen und strategische Entscheidungen bereit und unterstützt die Kernfunktionen des HR (Personaladministration, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft und gesetzliches Reporting).

mySAP Financials mySAP Financials ist ausgerichtet auf die effiziente Verarbeitung und Analyse von Finanz- und Unternehmensdaten und hilft Unternehmen bei der Abwicklung von Finanztransaktionen. Das betrifft die Budgetierung, Konsolidierung, das Forderungsmanagement und die Finanzierungen sowie die Zahlungsprozesse. Darüber hinaus hat SAP moderne Zahlungs-, Abrechnungs- und Finanzierungsmodelle integriert. Durch leistungsstarke Finanzund Geschäftsanalysen wird die Unternehmensleitung bei der strategischen Entscheidungsfindung unterstützt. Mit mySAP Mobile Business sind Unternehmen in der Lage, bisherige Mobilitätsschranken der Informationstechnologie (starre Netzwerke, Anwendungsprogramme nur über PC/Desktop) zu überwinden. Durch mobile Geschäftsanwendungen bzw. mobile Portale sind Geschäftsabwicklungen mit mobilem Charakter möglich geworden, die eine neue und höhere Servicequalität zur Folge haben.

mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM®) Diese Lösung ist auf alle Geschäftsprozesse ausgerichtet, die zur Evaluierung sowie An- und Einbindung von Lieferanten benötigt werden. Schlüsselaufgaben dieser Lösung sind die intensive Überwachung und Gegenüberstellung von Lieferantenbeziehungen, die Ermittlung und Bewertung neuer Lieferanten, elektronische Such- und Ausschreibungsfunktionen, Unterstützung bei Verhandlungen mit Lieferanten u.a.

Infrastruktur und Services Die mySAP Business Suite wird durch mySAP Technology®, eine offene und sichere Integrationsarchitektur unterstützt, mit der unternehmensweite flexible Business-Lösungen geschaffen und betrieben werden können. Diese neue internet- und serviceorientierte Plattform ist sowohl für gegenwärtige als auch für zukünftige R/3-Lösungen konzipiert. Sie ermöglicht aufgrund ihrer offenen Architektur die Einbindung einer Vielzahl heterogener Komponenten und Technologien und öffnet den Zugang zu einem breiten Spektrum von Services unterschiedlicher Anbieter.

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Einführung in R/3 Enterprise

Mithilfe dieser hochmodernen Plattform ist es möglich, sowohl auf der administrativen Seite der IT-Systeme mit offenen Protokollen (WBEM, CIM) als auch bei der Anwendungsintegration mit verschiedenen Standards (Verzeichnis, XML, Webservice) unter Einbeziehung der offenen Java-Plattform einzelne Services umzugestalten, weiterzuentwickeln bzw. anzupassen. Dabei müssen andere Services nicht verändert werden. Neben der systemtechnischen Absicherung ist die Sicherheit über das Berechtigungskonzept sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung des SAP Web Application Servers bei allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogrammen gewährleistet. Durch die Schaffung von Schnittstellen zu Microsoft.NET® und die Einbindung der Java-Plattform hat SAP seine Infrastruktur erweitert und für künftige betriebswirtschaftliche Lösungen über das bisherige SAP-Umfeld hinaus geöffnet.

Branchenlösungen Branchenlösungen gewährleisten die Anpassung an besonderen Anforderungen einzelner Wirtschaftszweige (Abb. 1.3). Gegenwärtig werden folgende Branchenlösungen angeboten: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

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mySAP Aerospace & Defense® mySAP Automotive® mySAP Banking® mySAP Chemicals® mySAP Consumer Products® mySAP Financial Service Provider® mySAP Engineering, Construction & Operations® mySAP Healthcare® mySAP Higher Education & Research® mySAP High Tech® mySAP Industrial Machinery & Components® mySAP Insurance® mySAP Media® mySAP Mill Products® mySAP Mining® mySAP Oil & Gas® mySAP Pharmaceuticals® mySAP Public Sector® mySAP Retail® mySAP Service Providers® mySAP Telecommunications® mySAP Utilities®

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1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

Abbildung 1.3

1.3

Branchenlösungen und branchenübergreifende Lösungen (Copyright SAP AG)

Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

Langfristige Ausrichtung SAP AG, Europas größter Softwareproduzent, der in der Welt nach Microsoft und Oracle Platz drei der Softwareanbieter einnimmt, ist mit ihren beeindruckenden Ressourcen für Forschung und Entwicklung (gegenwärtig mehr als 7.500 Mitarbeiter in diesem Bereich) die treibende Kraft bei der Entwicklung von ERP-Lösungen.

Internationalität Mithilfe von SAP R/3 Enterprise können weltweit agierende und multinationale Konzerne ihre komplexen betrieblichen Strukturen (z.B. verschiedene Landesgesellschaften) und betriebswirtschaftlichen Abläufe abbilden. Damit ist es möglich, in einem einzigen Softwaresystem komplette länderübergreifende Geschäftsvorgänge darzustellen. Gerade diese Internationalität der R/3-Software bestimmte entscheidend die Verkaufserfolge der letzten Jahre im Ausland. Trotz starker Konkurrenz von Oracle im amerikanischen Wirtschaftsraum liegen die Umsatzzahlen der SAP in den USA weit über denen in Deutschland. Aus der Sicht des Lizenzumsatzes ist SAP zum größten Anbieter von Business-Software in der USA gewor-

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Einführung in R/3 Enterprise

den. Selbst die Zuwachsraten in Japan (ca. 22% im Jahr 2002) übertreffen mittlerweile die des deutschen Marktes. Anforderungen, die an solche Systeme gestellt werden, sind u.a. die sprachliche Vielfalt und die Möglichkeit, mit verschiedenen Währungen arbeiten zu können sowie über den neuesten Stand gesetzlicher Änderungen (z.B. im steuerlichen und personalrechtlichen Bereich) zu verfügen. Diese Anforderungen werden von SAP R/3 Enterprise nicht nur erfüllt, sondern auch richtungsweisend beeinflusst. Darüber hinaus stellt der internationale Einsatz weitere Anforderungen: • Komplette Abbildung von Konzernstrukturen einschließlich unternehmensübergreifender Geschäftsabläufe im Rahmen der Planung und Abwicklung von internationalen Geschäften • Unterstützung verschiedener Sprachen und landesspezifischer Datumsformate • Einbindung verschiedener Kontenpläne • Berücksichtigung des nationalen Steuerrechts, steuerlicher Besonderheiten für die Rechnungsprüfung, des landesspezifischen Berichtswesens im Rechnungswesen und der unterschiedlichen länderbezogenen Verfahren der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Personalwirtschaft • Verschiedene nationale Rechtsvorschriften in der Logistik, z.B. Lagerhaltung, Gefahrgutabwicklung etc. • Einbindung kollaborativer Technologien

Branchenneutralität von SAP R/3 und Branchenlösungen SAP R/3 bezeichnet eine branchenneutrale Standardsoftware, die in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt wird. Darüber hinaus gibt es seit Mitte der 90er Jahre eine Reihe von Branchenlösungen, die ausgehend vom SAP R/3-Standardsystem entwickelt wurden. In diesen Branchenlösungen wurde die Funktionalität der Standardsysteme ergänzt und auf die Erfordernisse verschiedener Wirtschaftzweige (Branchen) zugeschnitten. Die zusätzlichen branchenspezifischen Funktionen der Branchenlösungen werden in bereits vorkonfigurierten Varianten ausgeliefert und verkürzen die Einführungszeit der SAP-Software.

Funktionalität Mit der konkurrenzlosen Funktionalität von SAP R/3 Enterprise sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse einschließlich der Beziehungen zu anderen Partnern abzubilden. Beeinflusst durch das Internetzeitalter und die erweiterten Ansprüchen der New Economy wurde die Plattform mySAP Business Suite als Gesamtpaket aus Lösungen und Services unter Einbindung des Internets geschaffen.

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1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

Integration SAP R/3 Enterprise als voll integrierte Software realisiert über die einfache Datenhaltung (in einem einzigen DV-System) die Organisation der Informationsflüsse. Das heißt, Daten und Informationen unterschiedlich strukturierter Geschäftsabläufe werden innerhalb des jeweiligen Unternehmens und zwischen verschiedenen Unternehmen nahtlos und benutzerfreundlich integriert. Gleichzeitig ist auch die Integration verschiedener elektronischer Marktplätze möglich. Die hohe Skalierbarkeit zeigt sich darin, dass mithilfe mehrerer plattformunabhängiger Server Tausende von Systembenutzern von jedem beliebigen Gerät aus gleichzeitig auf das Portal und damit auf wichtige rollenspezifische Informationen zugreifen können.

Abbildung 1.4

Nahtlos integrierte Infrastruktur (Copyright SAP AG)

Moderne Programmoberfläche Die SAP R/3-Programmoberfläche mit ihren Elementen Bildaufbau, Bedienregeln, Tastenbelegung, Mausaktionen etc. entspricht weitgehend der von Microsoft Windows. An fast jeder Stelle des Systems gelten die gleichen Regeln zur Bedienung der Oberfläche, ob im Rechnungswesen, in der Logistik oder im Personalwesen. Die Programmoberfläche wird kontinuierlich durch weitere Elemente verbessert. Zu nennen wären hier viele neue standardisierte Drucktasten (Symbole, Icons), zusätzliche Tabellenfunktionen (TableControls), Einbindung der Ampeltechnik und seit dem Release 4.6 die Einbindung

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Einführung in R/3 Enterprise

des SAP Easy Access sowie die durchgängige Anwendung der Registerkartentechnik zur besseren Übersichtlichkeit der (Dialog-)Transaktionen.

Anpassungsfähigkeit durch Customizing Mit dem Customizing wird die ausgelieferte SAP-Software den spezifischen betriebswirtschaftlichen und technischen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Damit kann aber auch eine Erweiterung der SAP-Funktionalität verbunden sein. Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumgebung realisieren. Die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen deckt jedoch die meisten Anforderungen ab.

1.4

Grundlagen der Programmoberfläche

1.4.1 SAP R/3-Anmeldung Anstelle des Begriffs »Anmeldung« sind auch die Begriffe »Login« bzw. »Logon« gebräuchlich.

Aufruf des SAP Logon Mit dem SAP Logon (einem Windows-Programm) melden Sie sich von einem Windows-PC an SAP R/3 an. Das SAP Logon ist der Vermittler zwischen dem SAP-System und dem SAP GUI-Programm (SAP GUI = SAP Graphical User Interface®) auf Ihrem PC, welches Ihre SAP-Programmoberfläche erzeugt. Durch Doppelklick auf das SAP Logon Symbol auf Ihrem Bildschirm rufen Sie dieses Programm auf (Abb. 1.5). Im Rahmen BEZEICHNUNG wird dann eine Liste aller von SAP Logon aus verfügbaren SAP-Systeme angezeigt.

Abbildung 1.5

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SAP Logon (Copyright SAP AG)

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

Modifikation der SAP Logon Einträge Nach Zustimmung durch die SAP-Systemadministration kann im SAP Logon mithilfe der Taste NEU... der Zugang zu weiteren SAP-Systemen eingerichtet werden (Abb. 1.6). Über die Drucktaste EIGENSCHAFTEN ist es möglich, bestehende Einträge (durch editieren) zu ändern. Die Drucktasten GRUPPEN... und SERVER ... sollten der Systemadministration vorbehalten bleiben, da für ihre Verwendung bestimmte Voraussetzungen im System geschaffen werden müssen.

Abbildung 1.6

Fenster zum Anlegen eines neuen SAP Logon Eintrags (Copyright SAP AG)

Ermitteln der SAP Logon-Version

Abbildung 1.7

Fenster zum Ermitteln der SAP Logon-Version (Copyright SAP AG)

Da zu einem SAP R/3-System nur bestimmte SAP Logon Versionen passen, sollten Sie in der Lage sein, diese Version zu ermitteln. Dazu klicken Sie doppelt auf das SAP Logon Symbol (falls Sie das SAP Logon Programm noch

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Einführung in R/3 Enterprise

nicht aufgerufen haben). Klicken Sie danach auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke und wählen Sie den Menüpunkt ÜBER SAP LOGON. Es erscheint das in Abbildung 1.7 gezeigte Fenster, dem Sie die Version (den Releasestand) Ihres SAP Logon entnehmen können. Zum Schließen dieses Fensters klicken Sie auf die Drucktaste OK.

Verbindung zum R/3-System Wählen Sie im SAP Logon-Rahmen BEZEICHNUNG den gewünschten Eintrag (Einfachklick auf diesen Eintrag). Durch Klick auf die Drucktaste LOGON stellen Sie nun die Verbindung zum SAP-System her. In einem neuen Fenster erscheint das Anmeldebild (Abb. 1.8).

Abbildung 1.8

Anmeldebild (Copyright SAP AG)

Hier werden Eingaben verlangt, welche die Reaktionen des R/3-Systems während Ihrer gesamten Benutzersitzung (von der Anmeldung im R/3-System bis zur Abmeldung) beeinflussen. Bevor wir auf das Handling (Ihre Arbeitsschritte am PC) eingehen, erläutern wir die damit verbundenen Begriffe:

Mandant (Client) Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen). Jeder Mandant wird mit einer eigenen dreistelligen Mandantennummer im System geführt. Durch Eingabe einer Mandantennummer bei der Anmeldung wird gewährleistet, dass mit dieser Anmeldung nur auf die Daten des ausgewählten Mandanten zugegriffen wird.

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

Benutzer (User) Jeder Anwender hat eine eigene Benutzer-ID, die in das entsprechende Feld des Anmeldebilds einzugeben ist. Mit dem Benutzernamen werden benutzerspezifische Voreinstellungen für die Benutzersitzung wirksam, beispielsweise Zugriffs- oder Änderungsberechtigungen für Daten in einem bestimmten Buchungskreis.

Kennwort (Password) Das Kennwort (Passwort) ist benutzerspezifisch angelegt. Bei der Erstanmeldung erhält der Benutzer das erste Kennwort (Initialkennwort) vom Systemverwalter. Der Benutzer wird bei seiner ersten Anmeldung vom System aufgefordert, das ihm zugeteilte Kennwort zu ändern (in ein persönliches Kennwort). Er kann es später von sich aus oder auf regelmäßige Anforderung der Systemverwaltung ändern.

Sprache (Language) Wie bereits erläutert wurde, ist R/3 ist eine internationale Standardsoftware, die in über 30 Sprachen gepflegt wird. Darüber hinaus können Texte zu Stammdaten (z.B. zu Materialien) in verschiedenen Sprachen angelegt werden. Wenn Sie bei der R/3-Anmeldung keine Eingabe in das Sprachfeld vornehmen, wird eine voreingestellte Sprache »gezogen«, üblicherweise deutsch oder englisch. Wollen Sie, dass die SAP-Oberfläche in einer anderen Sprache angezeigt wird, so müssen sie das Sprachkennzeichen der jeweiligen Sprachversion eingeben, z.B. »DE« für deutsch oder »EN« für englisch.

Erstanmeldung Vor der ersten Anmeldung an ein SAP R/3-System benötigen Sie von der zuständigen SAP-Systemverwaltung • die Mandantennummer, • Ihren Benutzernamen, • das Kennwort (Initialkennwort). Bei den Eingaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Handling zur Anmeldung Eine erfolgreiche, vom System zugelassene Anmeldung ist Voraussetzung für das Arbeiten in SAP R/3. Die Abbildung 1.8 zeigt Ihnen das R/3-Anmeldebild. Ausgangspunkt Anmeldebild 1. Geben Sie in das Feld MANDANT Ihre (dreistellige) Mandantennummer ein (*) und drücken Sie (ÿ) (falls Ihr Cursor nicht automatisch in das nächste Feld springt; auch dies ist im SAP-System einstellbar).

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Einführung in R/3 Enterprise

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5.

(*) Klicken Sie mit der Maus in den rechteckigen Rahmen rechts von der Feldbezeichnung MANDANT bzw. CLIENT. Wenn in diesem Feld eine andere Mandantennummer steht, löschen Sie diese mithilfe der Tasten (æ__) bzw. (Entf). Geben Sie nun über die Tastatur Ihre Mandantennummer ein. Geben Sie in das Feld BENUTZER Ihren Benutzernamen ein und drücken Sie (ÿ). Geben Sie in das Feld KENNWORT das Kennwort ein und drücken Sie (ÿ). Die Eingabe des Kennworts erscheint aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Bildschirm. Im Feld KENNWORT sind lediglich Sternchen sichtbar und Sie können die Cursorbewegung verfolgen. Geben Sie bei Bedarf (siehe oben) in das Feld SPRACHE das gewünschte Sprachkennzeichen ein. Wenn Sie nichts in dieses Feld eingeben, wird automatisch diejenige Sprache »gezogen«, die der Systemadministrator bei der Konfiguration Ihres SAP Front End hinterlegt hat. Drücken Sie die Taste (¢). « Ein neues Fenster erscheint.

Abbildung 1.9

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SAP-Einstiegsbild (Copyright SAP AG)

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen zum ersten Mal in R/3 anmelden, erscheint ein Dialogfenster zur Änderung des Kennworts. Geben Sie in dieses Dialogfenster ein neues Kennwort ein. Drücken Sie die Taste (ÿ), tippen Sie das neue Kennwort nochmals ein und drücken Sie die Taste (¢). Das Copyright-Fenster erscheint. Wenn Sie sich später ein weiteres Mal in R/3 anmelden, erscheint in Schritt 5 das Copyright-Fenster sofort. 6. Drücken Sie die Taste (¢). « Das SAP-Einstiegsbild (Einstiegsbild SAP Easy Access, Einstiegsbild des Session Managers) erscheint (Abb. 1.9).

Erfolglose Anmeldeversuche War eine Anmeldung nicht erfolgreich, so erscheint nach Schritt 5 eine Meldung (am unteren Rand des Anmeldebilds oder in einem gesonderten Fenster), die Sie auf die mögliche Fehlerursache aufmerksam macht. Um zu verhindern, dass eine unbefugte Person mit Ihrem Benutzernamen durch Ausprobieren von Kennwörtern in das R/3-System eindringt, stehen folgende Sperrmechanismen zur Verfügung: • Drei erfolglose Anmeldeversuche mit einem Benutzernamen führen standardmäßig dazu, dass R/3 das Anmeldebild schließt. Das System bringt Sie an den Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs zurück, zum Beispiel zum Task Manager (Programm-Manager) in Windows. Sie können R/3 in diesem Fall erneut starten. • Zwölf erfolglose Anmeldeversuche mit dem gleichen Benutzernamen führen standardmäßig dazu, dass der entsprechende Benutzername gänzlich gesperrt wird. Selbst eine spätere Anmeldung mit richtigem Kennwort ist nicht mehr möglich. In diesem Fall muss der Systemverwalter die Sperrung im R/3-System wieder rückgängig machen und Ihnen ein neues Initialkennwort zuteilen. Der Systemverwalter kann die zulässige Anzahl von Anmeldeversuchen für jeden dieser beiden Fälle anders beschränken (auf eine Zahl zwischen 1 und 99).

Mehrfache Anmeldung an einem R/3-System Bei der Anmeldung ist es grundsätzlich möglich, sich mit dem gleichen Benutzernamen mehrfach an ein System anzumelden. Nach einer Mehrfachanmeldung öffnet sich für den Anwender ein Dialogfenster (Abb. 1.10). SAP weist hier darauf hin, dass für Anmeldungen in R/3 eine Lizenz benötigt wird. Bestehen Unklarheiten über die Lizenzvergabe, ist es ratsam, sich beim Systemverwalter zu erkundigen. Sie haben in SAP R/3 die Möglichkeit, innerhalb einer Anmeldung mehrere Modi zu öffnen. Mit jedem dieser Modi haben Sie die vollen Möglichkeiten des SAP R/3-Systems, d.h. Sie können in jedem Modus so arbeiten, als hätten Sie sich scheinbar mit dem gleichen Benutzernamen mehrfach angemeldet.

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Einführung in R/3 Enterprise

Abbildung 1.10 Informationsbild für Mehrfachanmeldungen an einem System

(Copyright SAP AG)

1.4.2 Aus dem System abmelden Abmeldung Mit der Abmeldung beenden Sie eine Benutzersitzung am R/3-System. Sie sollten sich grundsätzlich aus R/3 abmelden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen – besonders dann, wenn Sie Zugriff auf Daten haben, die nicht für jedermann zugänglich sein sollen.

Abmelden im Anmeldebild Im Anmeldebild bewirkt ein Klick auf die Drucktaste den Abbruch der Anmeldung und die Rückkehr zum Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs.

Über das Menü System abmelden Aus jedem SAP-Fenster innerhalb von R/3 können Sie folgendes Abmeldeverfahren benutzen. Ausgangspunkt In einem beliebigem SAP-Fenster 1. Sichern Sie noch nicht gespeicherte Daten. 2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ABMELDEN. « Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem die Abmeldung bestätigt werden soll (Abb. 1.11). 3. Klicken Sie auf die Drucktaste JA. « Alle R/3-Fenster werden geschlossen. Sie kehren auf die Ebene des Betriebssystems zurück.

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

Ein Klick auf die Drucktaste NEIN brächte Sie in das vorherige R/3-Fenster zurück.

Abbildung 1.11

Dialogfenster »Abmelden« (Copyright SAP AG)

Die nach dem zweiten Schritt angezeigte Sicherheitsabfrage »Nicht gesicherte Daten werden verloren gehen. Möchten Sie sich abmelden?« erscheint immer, auch in den Fällen, in denen keine Daten zu sichern sind. Alle folgenden Aktionen führen grundsätzlich in das Dialogfenster »Abmelden«. Weitere Möglichkeiten der Abmeldung: • Doppelklicken Sie auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke. • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und auf den Menüpunkt SCHLIESSEN. • Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F4).

1.4.3 Kennwort ändern Der Systemverwalter kann aus Sicherheitsgründen festlegen, dass der Anwender beispielsweise nach spätestens 14 Tagen sein Kennwort ändern muss. In einem solchen Fall verwehrt R/3 dem Benutzer ab dem 15. Tag so lange die Anmeldung, bis er sein Kennwort geändert hat. Unabhängig davon kann jeder Benutzer sein Kennwort (bei Bedarf) auch in kürzeren Zeitabständen ändern. R/3 erlaubt jedoch nur eine Kennwortänderung pro Tag.

Regeln für die Verwendung von Kennwörtern R/3 prüft die Gültigkeit eines neuen Kennworts nach folgende Regeln: • Kennwortlänge zwischen drei und acht Zeichen; die Mindestlänge von drei Zeichen kann der Systemverwalter auf bis zu acht erhöhen. • Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. • Verwendet werden alphanumerische Zeichen (alle Buchstaben von A bis Z, alle Ziffern von 0 bis 9 sowie Interpunktionszeichen). • Als erstes Zeichen darf kein Ausrufezeichen (!), Fragezeichen (?) oder Leerzeichen ( ) verwendet werden. • Drei aufeinanderfolgenden Zeichen, die im Benutzernamen in derselben Reihenfolge enthalten sind, sind als Kennwort ebenfalls nicht zulässig. So kann mit dem Benutzernamen »Schwarm« nicht das Kennwort »Arm« verwendet werden. • Drei aufeinanderfolgende identische Zeichen am Passwortbeginn sind verboten (beispielsweise »Rrrums«).

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Einführung in R/3 Enterprise

• Die Zeichenfolgen »pass« und »init« sind für andere Zwecke reserviert und dürfen als Kennwort nicht verwendet werden. • Keines der fünf zuletzt verwendeten Kennwörter ist zulässig.

Kennwort ändern Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild 1. Geben Sie die Mandantennummer und den Benutzernamen sowie das bisher gültige Kennwort ein. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste NEUES KENNWORT (NEW PASSWORD). « Ein Dialogfenster erscheint (Abb. 1.12). 3. Geben Sie in das Feld NEUES KENNWORT das neue Kennwort ein und drücken Sie auf die Taste (ÿ). « Die eingegebenen Zeichen können Sie nicht auf dem Bildschirm sehen. Der Cursor springt in das Feld KENNWORT WIEDERHOLEN. 4. Geben Sie das gleiche Kennwort nochmals in das Feld KENNWORT WIEDERHOLEN ein. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . « Das Copyright-Fenster erscheint. 6. Drücken Sie die Taste (¢). « Das SAP-Einstiegsbild erscheint.

Abbildung 1.12 Anmeldebild mit Drucktaste NEUES KENNWORT und das ihm folgende

Dialogfenster zur Kennworteingabe (Copyright SAP AG)

Kennwort vergessen? Sie sollten sich Ihr Kennwort auf jeden Fall merken. Falls Sie Ihr Kennwort einmal vergessen haben, kann nur Ihr Systemverwalter Ihrem Benutzernamen ein neues (Initial-)Kennwort zuordnen, mit dem Sie sich wieder anmelden

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

können. Auch der Systemverwalter kann Ihr altes Kennwort nicht mehr sichtbar machen.

1.4.4 Fenster Einige Windows-Begriffe Man unterscheidet Primärfenster mit veränderbarer Größe (z.B. das Anmeldebild) und Dialogfenster (Sekundärfenster), deren Größe nicht geändert werden kann, (z.B. das Copyright-Fenster oder das Fenster zur Kennworteingabe). Dialogfenster fordern eine Aktion des Benutzers (im einfachsten Fall (¢)) und dienen dem Dialog zwischen SAP R/3 und Benutzer. Das Fenster, in dem gerade gearbeitet wird, bezeichnet man als aktives Fenster. Blätterleiste (Bildlaufzeile) Eine Blätterleiste erscheint nur dann (am rechten und/oder unteren Rand) eines Fensters, wenn Informationen nicht vollständig in dieses Fenster passen (Abb. 1.13).

Abbildung 1.13 Blätterleisten für die Anzeige von Reports (Copyright SAP AG)

Blätterpfeile (Bildlaufpfeile) an den Enden einer Blätterleiste dienen zum »Rollen« (»Scrollen«) des Fensterinhalts mithilfe der Maus. Die Blättermarke beschreibt durch ihre Position innerhalb der Schiebefläche, welche Stelle des Textes oder der Grafik gerade angezeigt wird.

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Einführung in R/3 Enterprise

Funktionstaste

Maus

Funktion (Ergebnis)

(Strg)+(Bild½)

Ziehen der Blättermarke an den Anfang der Blätterleiste

Erste Seite oben

(Bild½)

Klicken oberhalb der Blättermarke in die Blätterleiste

Vorherige Seite

(Bild¼)

Klicken unterhalb der Blättermarke in die Blätterleiste

Nächste Seite

(Strg)+(Bild¼)

Ziehen der Blättermarke an das Ende der Blätterleiste

Letzte Seite unten

Tabelle 1.1

Funktionstasten und Mausaktionen zum Blättern in einem Auswahlfenster

Das SAP-Fenster Hauptbildbereiche des SAP-Fensters Mit dem neuen (ab SAP-Release 4.6A ausgelieferten) SAP GUI gliedert sich das SAP-Fenster in die zwei Hauptbildbereiche Bildkopf und Bildrumpf. • Der Bildkopf besteht aus • Menüleiste, • Systemfunktionsleiste, • Titelleiste, • Anwendungsfunktionsleiste. Dabei bilden die Menüleiste und die Systemfunktionsleiste den sogenannten Bildbanner.

Abbildung 1.14 Das SAP-Fenster (Copyright SAP AG)

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

• Der Bildrumpf enthält am unteren Rand eine Statusleiste (Statuszeile). Oberhalb der Statusleiste befindet sich ein Bildschirmbereich, dessen Gestaltung von der jeweiligen Transaktion abhängig ist. Nach der SAP R/3-Anmeldung sehen Sie im linken Teil dieses Bildschirmbereichs einen Navigationsbereich (SAP Easy Access) (siehe Abbildung 1.14). Menüleiste Am oberen Rand eines SAP-Fensters finden Sie die Menüleiste mit den Menünamen. Die Menünamen können sich ändern, wenn Sie zu einem anderen SAP-Fenster wechseln. Die Menünamen SYSTEM und HILFE sind jedoch in jeder Menüleiste enthalten. Im rechten Teil der Menüleiste (links neben dem SAP-Logo) finden Sie (von links nach rechts in dieser Reihenfolge) das Minimierungssymbol, das Maximierungssymbol und das Symbol zum Schließen des Fensters. Diese Fensterfunktionen können Sie auch mithilfe des Dropdown-Menüs am linken Rand der Menüleiste ausführen. Systemfunktionsleiste Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste (Symbolleiste). Sie enthält das Befehlsfeld (Kommandofeld) zur Eingabe von Befehlen an das R/3-System und Drucktasten (Symbole) für häufig verwendete anwendungsübergreifende Funktionen. Funktionen wie »Sichern«, »Zurück«, »Beenden«, und »Abbrechen«, sowie Navigations- und Hilfefunktionen sind hier integriert. Diese Leiste sieht in jedem SAP-Fenster grundsätzlich gleich aus. Es kann jedoch sein, dass einige Funktionen abgedunkelt (deaktiviert) sind. Die abgedunkelten Funktionen werden in diesem SAP-Fenster nicht benötigt. Sollte das Befehlsfeld nicht sichtbar (ausgeblendet) sein, so können Sie es wie folgt einblenden: Klicken Sie auf den Pfeil (das Dreieck) rechts neben der Drucktaste ENTER .

Abbildung 1.15 Die Systemfunktionsleiste mit eingeblendetem Befehlsfeld (Copyright SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden weiter unten näher erläutert. Weitere Elemente des Bildbanners Am rechten Rand des Bildbanners sehen Sie das SAP-Logo und ein Wellensymbol. Wellenbewegungen bedeuten, dass Ihr R/3-System Datenanforderungen bearbeitet. Die Reaktionszeit des Systems hängt dabei vom Netzwerk, der verwendeten Hardware und dem Volumen des Datenverkehrs zum Zeitpunkt der Anfrage ab.

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Einführung in R/3 Enterprise

Titelleiste Unter der Systemfunktionsleiste finden Sie die Titelleiste. Sie enthält den erklärenden Fenstertitel und ist in jedem Fenster des R/3-Systems zu sehen. In Dialogfenstern (z.B. im Copyright-Fenster oder im Fenster zur Kennworteingabe) befindet sie sich am oberen Fensterrand. Anwendungsfunktionsleiste Die Anwendungsfunktionsleiste ist unterhalb der Titelleiste eingeordnet. Sie enthält Drucktasten für anwendungsspezifische Funktionen, die in diesem SAP-Fenster häufig benutzt werden. So erhält der Benutzer einen schnelleren Zugriff auf die Funktionen. Alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste können Sie auch über die Menüleiste aufrufen.

Abbildung 1.16 Die Anwendungsfunktionsleiste (Copyright SAP AG)

Statusleiste Am unteren Rand des SAP-Fensters sehen Sie die Statusleiste. Abbildung 1.17 Die Statusleiste (Copyright SAP AG)

Alle Systemmeldungen (z.B. Hinweise auf falsche Eingaben) werden auf der linken Seite der Statusleiste ausgegeben. Die rechte Seite der Statusleiste enthält drei Statusfelder. (Sollten die Statusfelder nicht angezeigt werden, so können Sie diese Felder durch Klick auf den Pfeil (das Dreieck) am rechten Rand der Statusleiste einblenden.) Das erste Statusfeld zeigt (wählbare) Systeminformationen des R/3-Systems an. Mithilfe der Listbox rechts vom ersten Statusfeld können Sie zwischen diesen Systeminformationen auswählen, z.B. den Namen des R/3-Systems nebst Modus und Mandant, den Benutzernamen oder den Transaktionscode der aktuellen Transaktion.

Abbildung 1.18 Listbox mit Statusinformationen (Copyright SAP AG)

Das zweite und dritte Statusfeld geben Auskunft über den Server, mit dem Ihr PC verbunden ist bzw. über den Schreibmodus Ihrer Eingaben (OVR = Überschreibmodus, INS = Einfügemodus). Durch Klick auf das dritte Statusfeld wechseln Sie alternierend zwischen Überschreibmodus und Einfügemodus.

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

1.4.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfs Wir gehen hier nur auf die Elemente der Menüleiste und der Systemfunktionsleiste ein, da die Titelleiste keine Navigationselemente enthält und da alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste auch über die Menüleiste ausgeführt werden können.

Navigation mithilfe der Menüleiste Navigation mit der Maus Wenn Sie in einem SAP-Fenster auf einen Menünamen klicken, sehen Sie die Menüeinträge (Menüoptionen). Ein Menü besteht aus dem Menünamen und den Menüeinträgen. Wenn Sie einen Menüeintrag wählen (anklicken), wird in SAP R/3 eine Aktion ausgelöst. Eine mögliche Aktion ist das Öffnen eines Untermenüs (Kaskadenmenü, Aktionsmenü). Sie erkennen dies an dem Dreieck rechts neben dem Menüeintrag. Durch eine kurze Folge von Klicks auf derartige Menüpunkte (also über einen Menüpfad) gelangen Sie schließlich • zur Ausführung einer Funktion. Dabei könnte es sich um die Ausführung einer Anwendungsfunktion im gleichen SAP-Fenster handeln (z.B. »Sichern«), es könnte aber auch der Aufruf eines anderen Anwendungsprogramms erfolgen. • zu einem Dialogfenster. Beispielsweise können Sie sich über die Menüpunktfolge SYSTEM | STATUS... Statusangaben anzeigen lassen. Diesen Fall erkennt man im Menüpfad daran, dass der letzten Menüeintrag des Pfades mit drei Punkten endet. Navigation mit der Tastatur Sie können Menüs und Funktionen über die Tastatur auswählen: • Wenn Sie die Taste (F10) drücken, wird das erste Menü in der Menüleiste markiert. • Mithilfe der Cursortasten (æ), (Æ), (½) und (¼) können Sie zwischen den Menüpunkten navigieren und jeweils einen Menüpunkt markieren. • Entweder Sie brechen die Auswahl von Menüpunkten mit (Esc) oder (F10) ab oder Sie rufen die hinter einem Menüpunkt hinterlegte Funktion (bzw. das hinterlegte Dialogfenster) mit der Taste (¢) auf. Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, Menüpunkte über die Tastenkombination (Alt) + (unterstrichener Buchstabe des zu wählenden Menüpunktes)

anzuwählen. Sie können auch diese Auswahl von Menüpunkten mit (Esc) oder (F10) abbrechen.

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Einführung in R/3 Enterprise

Standardmenüs In einem SAP-Fenster stehen zwei Standardmenüs in der Menüleiste immer zur Verfügung: • Das Menü HILFE bietet Funktionen zum Abruf von Hilfs-Informationen (Abb. 1.19). Auf die Arbeit mit dem Hilfemenü gehen wir im nächsten Kapitel näher ein.

Abbildung 1.19 Hilfemenü (Copyright SAP AG)

• Das Menü SYSTEM erlaubt beispielsweise den Einblick in systemspezifische Informationen, die Abmeldung vom R/3-System und die Einstellung von Systemparametern (Abb. 1.20).

Abbildung 1.20 Systemmenü (Copyright SAP AG)

Statusfenster Das Statusfenster enthält technische Informationen. Sie können es von jedem SAP-Fenster aus aufrufen. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS. « Das Statusfenster wird angezeigt.

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

Wenn Sie mit dem Mauszeiger in ein beliebiges Feld klicken und anschließend die F1-Taste drücken, wird eine Dokumentation zu diesem Feld angezeigt. 2. Drücken Sie (¢). « Das Statusfenster wird wieder geschlossen.

Abbildung 1.21 Statusfenster (Copyright SAP AG)

Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Befehlsfeld Das Befehlsfeld (Kommandofeld) dient zur Eingabe von Befehlen (Befehlscodes, alphanumerische Schlüssel). Durch eine geeignete Eingabe in das Befehlsfeld, die den Transaktionscode der gewünschten Anwendung enthält, kann man jede Transaktion direkt (ohne den Weg über einen Menüpfad) aufrufen. Wir gehen darauf später näher ein. Drucktasten und Navigation mit zugeordneten Funktionstasten SAP R/3 verwendet eine Vielzahl von Drucktasten. Die Systemfunktionsleiste (Symbolleiste) ist in jedem SAP-Fenster eines Standardsystems gleich. Doch nicht alle Drucktasten (Symbole, Icons) der Systemfunktionsleiste sind in allen SAP-Fenstern nutzbar. Die entsprechenden Drucktasten erscheinen dann abgeblendet. Eine Drucktaste erlaubt es Ihnen, durch Einfachklick die

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Einführung in R/3 Enterprise

zugeordnete Funktion auszuführen. Die Oberfläche einer Drucktaste kann Text und/oder ein grafisches Symbol (Icon) enthalten. Funktionstasten Die Funktionstasten (F1) bis (F12) befinden sich auf der Tastatur. (Gelegentlich werden sie mit den Drucktasten verwechselt, die jedoch Elemente der grafischen Benutzeroberfläche von SAP R/3 sind.) In R/3 sind eine Vielzahl von Funktionstasten belegt, d.h. mithilfe dieser Funktionstasten (evtl. in Kombination mit weiteren Tastaturtasten) und ohne Maus können viele R/3Funktionen ausgeführt werden, die hinter Drucktasten hinterlegt werden. Hier wird also ein gewisser Komfort angeboten, da manche Anwender gern mit Funktionstasten arbeiten. Eine detaillierte Beschreibung aller Drucktasten der Systemfunktionsleiste sowie der zugeordneten Funktionstasten finden Sie in dem Buch mySAP Einführung der Reihe »SAP Anwenderedition«.

Funktionstastenbelegung und Quick Info Anzeige der Funktionstastenbelegungen Sie können sich in jedem SAP-Fenster die aktiven Funktionstastenbelegungen auf verschiedene Weise anzeigen lassen. • Wenn Sie mit der Maus einen Menüleistenpfad öffnen (ohne die dahinterliegende Funktion aufzurufen), so enthält der Text des letzten Menüpunkts häufig die zugehörige Funktionstastenbelegung. • Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste liefert Ihnen das Funktionstastenmenü (Kontextmenü). • Stellen Sie den Mauszeiger (ohne Klick) auf eine Drucktaste und bewegen ihn nicht weiter, so wird normalerweise nach kurzer Zeit ein Quick-InfoText angezeigt, der die Funktion der Drucktaste beschreibt und oft eine Funktionstastenbelegung enthält (Abb. 1.22).

Abbildung 1.22 Anzeige der Quick Info für die Drucktaste LAYOUT-MENÜ (Copyright SAP AG)

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

1.4.6 Meldungen R/3 weist den Benutzer mit diversen Meldungen im linken Teil der Statusleiste sowohl auf erfolgreiche als auch auf fehlerhafte Aktionen hin. Das Symbol kennzeichnet dabei eine Fehlermeldung (vgl. Abb. 1.23), das Symbol kennzeichnet eine sonstige Systemmeldung (vgl. Abb. 1.24).

Abbildung 1.23 Meldung in der Statusleiste nach fehlerhafter Materialnummerneingabe

(Copyright SAP AG)

Meldungen erscheinen entweder nur in der Statusleiste oder zusätzlich in einem Dialogfenster (Abb. 1.25). Wenn nähere Erläuterungen zu den Meldungen im System hinterlegt sind, so können Sie diese anzeigen, indem Sie (im SAP-Fenster) auf die Meldung klicken bzw. (im Dialogfenster) auf die Drucktaste HILFE klicken.

Abbildung 1.24 Meldung in der Statusleiste nach erfolgreichem Sichern einer

Materialstammänderung (Copyright SAP AG)

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Einführung in R/3 Enterprise

Abbildung 1.25 Meldung im Dialogfenster nach fehlerhafter Materialnummerneingabe

(Copyright SAP AG)

1.4.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen SAP-Fenster können eine Vielzahl graphischer Elemente enthalten, u.a. • Drucktasten • Felder • Auswahlknöpfe • Ankreuzfelder • Gruppenrahmen • Register Auf Drucktasten gingen wir bereits ausführlich ein.

Arbeit mit Feldern Feldbegriff Der Begriff des Ein-/Ausgabefelds ist (in programmtechnischer Hinsicht) ein Oberbegriff für: • Felder (mit rechteckiger Schablone im Bildschirmbild, in die Sie Ihre Daten eingeben können und/oder das R/3-System Daten ausgibt) • Auswahlknöpfe • Ankreuzfelder Die Definition der Ein-/Ausgabefelder wird im ABAP Dictionary (Data Dictionary) innerhalb der ABAP Workbench vorgenommen. (Das ABAP Dictionary ist eine Komponente der ABAP Workbench und dient zur zentralen Beschreibung und Verwaltung aller im R/3-System verwendeten Datendefinitionen. Es ist vollständig in die ABAP Workbench integriert. Alle anderen Komponenten der ABAP Workbench können aktiv auf die im ABAP Dictionary enthaltenen Definitionen zugreifen.) Bei der Definition eines Ein-/Ausgabefelds muss ein Datenelement definiert werden, das den Datentyp (z.B. numerisch, alphabetisch) enthält und die

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

inhaltliche Bedeutung des Ein-/Ausgabefelds beschreibt. Es verweist auf eine sogenannten Domäne, die ebenfalls den Datentyp enthält und die zulässigen Felddaten beschreibt, z.B. durch Informationen über die Feldlänge (Anzahl der möglichen Zeichen) und die Anzahl der Dezimalstellen. (Auswahlknöpfe und Ankreuzfelder haben immer den Datentyp CHAR der Länge 1. Ein markierter Auswahlknopf oder ein markiertes Ankreuzfelder füllen das zugehörige Datenelement mit dem Wert X, ansonsten mit SPACE.) Die Unterteilung der Felddefinition in Datenelement und Domäne erleichtert die Übersetzung der Feldnamen in andere Sprachen. Außerdem kann jede im System enthaltene Domäne zur Definition weiterer Felder verwendet werden. (Bei Änderungen einer Domäne werden die darauf verweisenden Felder gleichzeitig und konsistent mitgeändert.) Den Begriff »Feld« benutzen wir im Folgenden für ein Ein-/Ausgabefeld mit rechteckiger Schablone (im Bildschirmbild). Da der Begriff »Eingabefeld« in der SAP-Umgangssprache häufig verwendet wird, verwenden wir ihn als Synonym für »Feld«. Er verdeutlicht den Sachverhalt, dass ein Anwender in dieses Feld alphanumerische Eingaben (über die Tastatur) vornehmen kann oder muss. Sie haben Felder bereits aus Benutzersicht kennen gelernt, z.B. im R/3Anmeldebild, im Dialogfenster zur Kennworteingabe und im Statusfenster. Felder dienen zur Eingabe von Daten durch den Anwender und/oder zur Ausgabe von Daten durch das R/3-System. Mussfeld, Kannfeld Das Dynpro prüft Ihre Feldeingaben in verschiedener Hinsicht. Wenn Sie beispielsweise in ein Feld vom numerischen Typ einen Buchstaben eingeben, wird diese Fehleingabe vom Dynpro automatisch erkannt. Ein Mussfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden müssen. Mussfelder sind normalerweise durch ein Hakensymbol gekennzeichnet (vgl. das Feld BENUTZER (USER) im R/3-Anmeldebild). Das Hakensymbol wird nur dann angezeigt, wenn Sie dieses Feld nicht angeklickt haben. Sie können ein Fenster mit einem oder mehreren Mussfeldern nur dann erfolgreich (ohne Fehlermeldung) verlassen, wenn alle Mussfelder mit Daten gefüllt wurden. Es kann der Fall eintreten, dass Sie in eines von mehreren Feldern Daten eingeben müssen, obwohl in keinem dieser Feldern ein Hakensymbol hinterlegt wurde. Beispielsweise ist es möglich, dass in einem Fenster entweder eine Angabe im Feld TAG oder eine Angabe im Feld WOCHE erforderlich ist. Ein Kannfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden können. Manche Fenster enthalten nur Kannfelder; diese Fenster können Sie ohne Dateneingabe erfolgreich verlassen.

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Einführung in R/3 Enterprise

Dateneingabe in Felder und Navigation zwischen Feldern Bei der Bearbeitung der meisten R/3-Transaktionen müssen Sie Daten in Felder eingeben. Sie haben die Möglichkeit, dies mithilfe der Maus und der Tastatur oder ausschließlich mithilfe der Tastatur zu bewerkstelligen. Mit der Maus können Sie in ein Feld klicken (wodurch Sie es zur Dateneingabe auswählen) und in einem Feld vorhandene alphanumerische Textteile markieren. Wenn Sie in einem Standardsystem in ein leeres Feld klicken, springt der Mauszeiger automatisch an den Anfang des Felds. Durch Anklicken des entsprechenden Statusfelds in der Statusleiste können Sie jederzeit zwischen dem Einfügemodus und dem Überschreibmodus wechseln. Ihre Daten geben Sie entweder mit der Tastatur oder durch Kopieren aus der Zwischenablage ein. Eine ausführliche Beschreibung der Tasten bzw. Tastenkombinationen sowie der damit verknüpften Funktionen finden Sie in dem Buch mySAP Einführung. Feldhilfe und Technische Informationen Hinter den meisten Feldern ist eine Feldhilfe (F1-Hilfe, Schnellhilfe) hinterlegt, die Sie mit Klick auf die Drucktaste (falls diese Drucktaste vorhanden ist) oder durch Drücken der Funktionstaste (F1) aufrufen können. Die Verwendung der Feldhilfe und daran anknüpfende weitere Möglichkeiten der Navigation werden nun an einem Beispiel erläutert, das gleichzeitig zur Illustration der vorangegangenen Ausführungen dient. Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild 1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS... « Das Statusfenster erscheint. Im Feld TRANSAKTION sehen Sie den Namen der aktuellen Transaktion. Im Feld PROGRAMM(DYNPRO) sehen Sie den Namen des aktuellen Dynpros. 2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld MANDANT und drücken Sie die Funktionstaste (F1). « Die Feldhilfe des Felds MANDANT wird angezeigt (Abb. 1.26).

Abbildung 1.26 Feldhilfe des Felds MANDANT (Copyright SAP AG)

3. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den Text MANDANT IM R/3-SYSTEM. « Die Farbe des Textes verändert sich und der Mauszeiger nimmt die Form einer Hand an.

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1.4 Grundlagen der Programmoberfläche

4. Klicken Sie auf den Text MANDANT IM R/3-SYSTEM. « Eine Definition des Mandantenbegriffs wird angezeigt (Abb. 1.27).

Abbildung 1.27 Definition des Mandantenbegriffs (Copyright SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste TECHNISCHE INFORMATIONEN . Verlassen Sie dieses Fenster durch Klick auf das Symbol ZURÜCK . « Die Technischen Informationen des Felds MANDANT werden angezeigt. In der Feldgruppe FELD-DATEN sehen Sie das Datenelement SYMANDT (Abb. 1.28).

Abbildung 1.28 Dialogfenster mit technischen Informationen zum Feld MANDANT

(Copyright SAP AG)

6. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld DATENELEMENT und klicken Sie auf die Drucktaste NAVIGIEREN . « Das Datenelement SYMANDT wird im ABAP Dictionary angezeigt. In der Registerkarte DATENTYP sehen Sie die zugeordnete Domäne mit Informationen über die Feldlänge und den Datentyp. An der Blätterleiste erkennen Sie, dass hier nur ein Teil dieser Registerkarte (und ein Teil der runden Auswahlknöpfe) angezeigt wird (Abb. 1.29).

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Einführung in R/3 Enterprise

Abbildung 1.29 SAP-Fenster mit Angaben zur Domäne (Copyright SAP AG)

7. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste ZURÜCK . « Die Technischen Informationen des Felds MANDANT werden wieder angezeigt. 8. Klicken Sie auf die Drucktaste ABBRECHEN . « Die Feldhilfe des Felds MANDANT wird angezeigt. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste SCHLIESSEN . « Das Statusfenster erscheint. 10. Klicken Sie auf die Drucktaste ABBRECHEN . « Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

1.5

Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

1.5.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports Nach der Anmeldung im SAP R/3-System gelangen Sie in das SAP-Einstiegsbild. Im Navigationsbereich sehen Sie dann ein SAP Easy Access Menü. Mithilfe dieses Menüs können Sie R/3-Transaktionen aufrufen. Nach Aufruf einer Transaktion (Anwendung) gelangen Sie in die Anwendungsebene. Normalerweise sehen Sie als erstes Bild der Anwendung das Einstiegsbild der Anwendung. Der Begriff Anwendung bezieht sich im R/3-System entweder auf eine Anwendungskomponente (z.B. Materialwirtschaft (MM) oder Finanzwesen (FI)) oder auf eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung). Eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung) ist dadurch gekennzeichnet, dass sie einen Transaktionscode besitzt. Jede die-

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

ser Funktionen kann nicht nur über das SAP Easy Access Menü aufgerufen werden, sondern auch mithilfe des Transaktionscodes. Jede Anwendung (also jede Funktion auf der Anwendungsebene) umfasst eine Reihe von Anwendungsfunktionen, wie Sichern, Löschen oder Markieren. Bei den Funktionen auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung) unterscheidet man Dialogtransaktionen und Reporttransaktionen. Dialogtransaktionen bestehen aus einer Folge von Bildschirmbildern, mit deren Hilfe der Benutzer mit der Anwendung »kommuniziert«. Den Wechsel zum nächsten Bildschirmbild einer Sequenz bezeichnet man als Dialogschritt. Jeder Dialogschritt benötigt ein Dynpro (DYNamisches PROgramm). Dieses steuert • das Bildschirmlayout • die Feldeigenschaften • die Ablauflogik Die von Dynpros erzeugten Bildschirmbilder werden (zur Abkürzung) im SAP-Sprachgebrauch häufig ebenfalls als Dynpros bezeichnet. Jede Dialogtransaktion hat einen Transaktionscode. Ein Teil dieser Transaktionscodes wurde bereits in SAP R/2 verwendet. In einer Reporttransaktion wird ein Report über seinen Transaktionscode gestartet. Ein Report (Bericht) ist ein ABAP/4-Programm vom Typ »ausführbares Programm«. Der Ablauf eines Reports führt normalerweise von der Dateneingabe (in das erste Bild, das bei Reports Selektionsbild genannt wird) über die entsprechende Datenverarbeitung zu einer Datenausgabe (Liste). Für jeden Report ist es möglich, einen Transaktionscode und ein Selektionsbild zu definieren, es gibt aber auch Reports ohne Transaktionscode und ohne Selektionsbild. Alle Reports können über den Reportnamen aufgerufen werden. (Wir gehen darauf in einem späteren Kapitel näher ein.)

1.5.2 SAP Easy Access SAP-Menü und Benutzermenü SAP Easy Access bietet (zur Erleichterung und Vereinfachung der täglichen Arbeit) die Möglichkeit für einen personalisierten (benutzerspezifischen) Einstieg in das SAP-System. Ein Benutzermenü wird im Regelfall von der Systemverwaltung eingerichtet. Es enthält zu einem vorgegebenen Arbeitsgebiet (z.B. für einen Benutzer aus der Debitorenbuchhaltung) alle für die normale tägliche Arbeit erforderlichen Einträge (Transaktionen, Berichte oder auch Web-Adressen) (Abb. 1.30). Wurde von der Systemverwaltung kein besonderes Menü für Ihre Anmeldung festgelegt, dann sehen Sie nach der Anmeldung das SAP-Menü.

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Einführung in R/3 Enterprise

Auch mit einem Benutzermenü können Sie normalerweise im SAP-Einstiegsbild das SAP-Menü aufrufen. Sie erreichen dies über den Menüleistenpfad MENÜ | SAP MENÜ. Jedes SAP Easy Access Menü hat eine hierarchische Baumstruktur. Die Elemente einer derartigen Struktur nennt man Knoten, Knoten ohne Nachfolger heißen Endknoten. Die Endknoten eines SAP Easy Access Menüs sind Anwendungen (Transaktionen), alle anderen Knoten sind Menüs. Firmenspezifisch besteht die Möglichkeit, z.B. Web-Adressen als Endknoten hinzuzufügen.

Abbildung 1.30 Arbeitsgebiet Debitoren mit geöffnetem Menü Buchung (Copyright SAP AG)

Navigation im SAP Easy Access Menü Da jedem Benutzer das SAP-Menü zur Verfügung steht, erläutern wir das Folgende am Beispiel des SAP-Menüs. Menüs werden in SAP-Menü durch Ordner symbolisiert, hinter denen der Menüname steht. Wenn ein Menü (ausnahmsweise) keine Einträge enthält (z.B. das Menü Favoriten in einem Auslieferungssystem), ist der Ordner zugeklappt.

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

Wenn ein Menü Einträge enthält , sehen Sie vor dem Ordner ein Dreieck. • Bei geschlossenem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach rechts und der Ordner ist zugeklappt: . • Bei geöffnetem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach unten und der Ordner ist aufgeklappt: . Etwas nach rechts versetzt folgen dann die Einträge dieses Menüs (mit hellerer Hintergrundfarbe). Sie können ein geschlossenes Menü öffnen, indem Sie einfach auf das davor stehende Dreieck klicken. Ebenso können Sie ein geöffnetes Menü schließen. Die Endknoten eines SAP-Menüs werden in den meisten Fällen durch ein Anwendungssymbol dargestellt, hinter dem ein Name steht. (Dieser Name ist nicht immer selbsterklärend. Manchmal ist es hilfreich, ihn zusammen mit den Namen von einem oder zwei vorangegangenen Menüpunkten zu lesen.)

1.5.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi Befehlsfeld Das Befehlsfeld (Kommandofeld)

dient zur Eingabe von Befehlen.

Wenn Sie im Befehlsfeld auf die Listbox klicken, sehen Sie eine Historienliste Ihrer zuletzt verwendeten Befehlscodes in umgekehrter Reihenfolge. Beispielsweise sehen Sie den Befehlscode »search_sap_menu«, wenn Sie die oben beschriebene Volltextsuche mithilfe des Befehlsfelds durchgeführt haben. In der Historienliste stehen sowohl diejenigen Befehlscodes, die Sie mit der Tastatur in das Befehlsfeld eingegeben haben, als auch die Befehlscodes der Anwendungen, welche Sie über eine Folge von Menüpunkten gestartet haben. Durch Klick auf einen Eintrag in der Historienliste holen Sie diesen Eintrag in das Befehlsfeld. Sie können nun die entsprechende Anwendung mit einem Klick auf die Drucktaste ENTER erneut starten.

Transaktionen Eine Transaktion (Anwendung) ist aus Sicht der Endanwender ein logisch abgeschlossener Vorgang im SAP R/3-System. Ein derartiger Vorgang könnte z.B. das Anlegen eines Materials (eines Materialstammsatzes) im R/3-System, das Ändern der Adresse eines Kreditors oder das Erzeugen einer Liste bestimmter Kunden sein. Ein Transaktionscode ist eine Folge von Zeichen, die eine Transaktion im R/3-System benennt. Er kann bis zu 20 Zeichen enthalten (A bis Z, 0 bis 9 und Unterstrich »_«). Jede Transaktion im SAP R/3 Enterprise hat einen Transaktionscode, mit dessen Hilfe sie über das Befehlsfeld aufgerufen werden kann. Bei vierstelligen Transaktionscodes (und vor allem bei Transaktionscodes zur Pflege von Stammdaten) ist häufig das erste Zeichen ein Kürzel für die Anwendungskomponente innerhalb des Anwendungsbereiches (F: Finanz-

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Einführung in R/3 Enterprise

wesen) und das zweite Zeichen ein Kürzel für eine Teilkomponente innerhalb dieser Anwendungskomponente (D: Debitoren, K: Kreditoren). In den genannten Beispielen (und bei vielen weiteren vierstelligen Transaktionscodes) steht in der dritten und vierten Stelle des Transaktionscodes die Ziffernfolge »01« für »anlegen«, die Ziffernfolge »02« für »ändern« und die Ziffernfolge »03« für »anzeigen«. Ermitteln von Transaktionscodes Sie haben die Möglichkeit, die Transaktionscodes der Transaktionen (Anwendungen) mithilfe der technischen Namen des SAP Easy Access Menüs zu ermitteln. Wenn Sie die Anzeige der technischen Namen im SAP Easy Access Menü nicht aktiviert haben, können Sie den Transaktionscode eines einzelnen Endknotenpunktes bestimmen, indem Sie ihn markieren und in der Menüleiste den Pfad ZUSÄTZE | TECHNISCHE DETAILINFORMATION wählen. Sie sehen dann ein Dialogfenster, das den gesuchten Transaktionscode anzeigt (Abb. 1.31). Den Transaktionscode einer laufenden (aktiven) Anwendung können Sie im Statusfenster oder im ersten Statusfeld der Statusleiste ablesen.

Abbildung 1.31 Anzeige technischer Details (Copyright SAP AG)

Modi In der Abbildung 1.26 sahen Sie, dass man jede Transaktion durch Eingabe des Befehlscodes »/nxxxx« (»xxxx« = Transaktionscode) in das Befehlsfeld und Klick auf die Drucktaste ENTER aufrufen kann. Wenn Sie unmittelbar zuvor innerhalb einer »alten« Anwendung Daten eingegeben haben, sollten Sie diese Daten sichern, da sie sonst ohne Warnung durch das System verloren gehen. In manchen Fällen ist dies jedoch nicht unmittelbar möglich, da das System das Speichern inkonsistenter Daten nicht zulässt. Wenn Sie später in der »alten« Anwendung weiterarbeiten möchten, haben Sie die Möglichkeit, die neue Anwendung in einem neuen Modus zu öffnen. Ein Modus (Session) ist aus der Sicht des Anwenders ein SAP-Fenster. Unmittelbar nach der Anmeldung an SAP R/3 arbeiten Sie mit genau einem Modus. (Bei einer gültigen Anmeldung eröffnet der Benutzer eine Datenbanksitzung (Session) und gleichzeitig die erste Transaktion mit dem Transaktionscode SESSION_MANAGER.) Zusätzlich zu dem oder den bisher vorhandenen SAP-Fenstern können weitere (maximal sechs) Modi geöffnet werden. Programmintern erzeugt der Applikationsserver für jeden Modus auf der Ebene des Betriebssystems einen

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

Prozess (Task), der einen eigenen Speicherbereich im sog. »Shared Memory« belegt. Der Systemverwalter spezifiziert die Maximalzahl der Modi (von 2 bis 6), die Sie öffnen können. In jedem Modus steht Ihnen der gesamte Leistungsumfang des SAP R/3Systems zur Verfügung. Mit Modi können in den jeweiligen Fenstern verschiedene Anwendungen parallel bearbeitet werden. Die Funktionen, die Sie in einem Modus ausführen, beeinflussen die anderen Modi nicht. Arbeit mit Modi Modi werden in folgenden Fällen eingesetzt: • Wenn Sie eine R/3-Anwendungen bearbeiten und eine betriebliche Anfrage sofort beantworten sollen, können Sie hierfür eine neue Anwendung in einem zusätzlichen Modus öffnen, ohne dass Sie die Arbeit in der laufenden Anwendung abbrechen müssen. • Wartezeiten, beispielsweise bei einer Erstellung eines komplexen Reports, können durch das Öffnen einer zweiten Anwendung überbrückt werden. • Sie können in einem Modus eine SAP-Anwendung ausführen, mit der Sie noch nicht völlig vertraut sind, während Sie in einem anderen Modus die SAP-Bibliothek zur Hilfe nutzen. • Bei manchen Anwendungen, die Sie aufrufen, erzeugt das R/3-System »von sich aus« einen neuen Modus. Das ist z.B. bei der Pflege der benutzereigenen Daten der Fall. Gründe zum Schließen eines Modus Das SAP R/3-System verfügt über einen eigenen Sperrmechanismus, um Zugriffe auf Daten in der Datenbank zu synchronisieren. Dadurch wird verhindert, dass zwei Transaktionen parallel zueinander die gleichen Daten in der Datenbank ändern und dass inkonsistente Datensätze entstehen. Solange Sie einen Datensatz (z.B. einen bestimmten Stammsatz) bearbeiten, sind diese Daten für Änderungen durch andere Benutzer gesperrt. Sie sollten Sie sich an folgende Regeln halten: Hinweis Öffnen Sie nur so viele Modi, wie Sie unbedingt benötigen. Hinweis Schließen Sie jeden nicht mehr benötigten Modus sofort. Hinweis Minimieren Sie alle Modi, die Sie zwar benötigen, in denen Sie aber gerade nicht arbeiten.

1.5.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen Stammdaten und Bewegungsdaten Stammdaten Stammdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. Sie enthalten Informationen, die immer wieder in gleicher Weise benö-

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Einführung in R/3 Enterprise

tigt werden. Alle Stammdaten eines bestimmten Objektes werden zu einem Stammsatz zusammengefasst. Durch diese Zusammenfassung zu einem einzigen Datenbankobjekt (Stammsatz) gibt es im SAP R/3-System keine redundante Datenhaltung der Stammdaten. Ein Beispiel für Stammdaten ist der Materialstamm. Er enthält Informationen über alle Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert oder verkauft. Der Materialstamm wird von den Komponenten des SAP genutzt. Ein Materialstammsatz enthält die Stammdaten eines einzelnen Materials. Innerhalb des Anwendungsbereiches Logistik werden Materialstammsätze des R/3-Systems z.B. für folgende Funktionen benötigt: Stammsätze werden zentral angelegt und können übergreifend (bezüglich der Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise) verwendet werden. Die einzelnen Daten eines Stammsatzes werden immer Organisationseinheiten zugeordnet und mittels dieser Zuordnungen in unterschiedlichen Tabellen gespeichert. Man spricht dann davon, dass bestimmte Daten eines Stammsatzes auf der Ebene einer Organisationseinheit erfasst werden. Beispielsweise werden die Kontonummer und die allgemeinen Daten eines Kreditors (Lieferanten) zentral auf der Mandantenebene erfasst; die buchungskreisspezifischen Daten (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Ansprechpartner usw.) werden für jeden Buchungskreis (jede Firma) gesondert (dezentral) auf der Ebene des Buchungskreises erfasst. Die Daten auf Mandantenebene stehen allen darunter liegenden Organisationseinheiten zur Verfügung. Das bedeutet z.B., dass ein Kreditor in allen Buchungskreisen die gleiche (eindeutige) Kontonummer hat. Bewegungsdaten Bewegungsdaten sind Daten, die kurzlebig sind. Sie enthalten vorgangsbezogene Informationen. Alle Bewegungsdaten eines bestimmten Vorgangs werden zu einem Datensatz zusammengefasst und in einer oder mehreren (durch sog. »Schlüssel« miteinander verknüpfte) Datenbanktabellen gespeichert. Die Erfassung von Bewegungsdaten zu Geschäftsvorgängen erfolgt durch Buchungen in Belegen. Beispielsweise werden in der Bestandsführung bei der Erfassung von Materialbewegungen (Warenbewegungen) Material- und Buchhaltungsbelege als Nachweis für jede Bewegung erstellt.

Tabellen Datenbanktabellen Eine Datenbanktabelle ist ein Datenbankobjekt und besteht aus Spalten (Mengen von Datenwerten desselben Typs) und Zeilen. Die Felder innerhalb einer Zeile bilden den Datensatz.

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

Mandant

Buchungskreis

Geschäftsbereich

Werk

100

1000

4000

1000

100

2000

4000

1000

200

1000

2000

2000

Tabelle 1.2

Felder und Datensätze

Die hier gezeigte Tabelle 1.2 dient lediglich zur prinzipiellen (stark vereinfachten) Darstellung einer Datenbanktabelle. Die Kopfzeile der Tabelle 1.2 enthält die Feldbezeichnungen von vier Datenelementen. Die Datenbanktabelle besteht aus drei Datensätzen (Zeilen) und vier Spalten. Tabellen des ABAP Dictionary Für jede Datenbanktabelle des SAP R/3-Systems werden die Eigenschaften und die Reihenfolge der Felder im ABAP Dictionary definiert; das so definierte Objekt des ABAP Dictionary bezeichnet man üblicherweise ebenfalls als Tabelle (Tabelle des ABAP Dictionary). Umgekehrt entspricht jedoch nicht zwangsläufig jeder Tabelle des ABAP Dictionary eine Datenbanktabelle. Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur Diese Tabellen enthalten Organisationseinheiten, z.B. Buchungskreise, Kostenrechnungskreise, Werke, Lagerstandorte und Personalbereiche. Ferner enthalten sie kundenspezifische Steuerdaten wie Drucker oder Berechtigungen. Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur werden in den Auslieferungssystemen der SAP AG teilweise mit Musterwerten gefüllt und müssen vom Kunden vollständig gepflegt werden. Tabellen mit Anwendungsdaten Sie enthalten die Stammdaten sowie die Bewegungsdaten und werden mithilfe der Anwendungen (Transaktionen) gepflegt.

Mandantenabhängigkeit von Tabellen Eine Tabelle kann entweder für alle Mandanten eines R/3-Systems gelten und in ihnen verwendet werden (dann ist sie eine mandantenunabhängige Tabelle) oder für einen bestimmten Mandaten des R/3-Systems (dann ist sie eine mandantenabhängige Tabelle). Die Mandantenunabhängigkeit bzw. Mandantenabhängigkeit einer Tabelle wird im ABAP Dictionary festgelegt. Mandantenunabhängige Tabellen Mandantenunabhängige Tabellen enthalten Daten, die aus der Sicht der Mandanten eines SAP R/3-Systems von allgemeiner Gültigkeit sind, z.B. R/3-Systemsteuerdaten, Transaktionscodes und Sprachkürzel.

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Einführung in R/3 Enterprise

Mandantenabhängige Tabellen In mandantenabhängigen Tabellen werden Daten gespeichert, die nur für einen Mandanten gelten sollen. Hierzu gehören (mit wenigen Ausnahmen, z.B Sprachkürzel) die Tabellen mit betriebswirtschaftliche Grunddaten, ferner alle Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur und alle Tabellen mit Anwendungsdaten. Eine mandantenabhängige Tabelle enthält stets den Mandanten als erstes Feld (an der ersten »Schlüsselposition«).

1.5.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter Sie können eine Anwendung im SAP-Menü auf verschiedene Weisen starten (aufrufen): • Doppelklicken Sie auf das Anwendungssymbol

.

• Markieren Sie das Anwendungssymbol und klicken Sie auf ENTER drücken Sie die Taste (¢) oder drücken Sie die Taste (F2)).

(oder

• Markieren Sie das Anwendungssymbol (Einfachklick) und wählen Sie in der Menüleiste den Pfad BEARBEITEN | AUSFÜHREN. Nach Aufruf einer Anwendung kommen Sie in die Anwendungsebene. Das erste Bild einer Anwendung wird als Einstiegsbild bezeichnet. Außer dem Einstiegsbild enthalten Anwendungen in den meisten Fällen weitere Bildschirmbilder (Fenster). Zum Beenden einer Anwendung im Einstiegsbild klicken Sie auf eine der Drucktasten ZURÜCK , BEENDEN oder ABBRECHEN . Alternativ können Sie in der Menüleiste auf den ersten Menünamen und anschließend auf den Menüeintrag BEENDEN klicken. Im weiteren Verlauf dieses Kapitels wird beispielhaft eine Anwendung zum Pflegen von Stammsätzen der Logistik aufgerufen und das Einstiegsbild dieser Anwendung dargestellt. Unser besonderes Augenmerk gilt hierbei den Eingabehilfen der Felder innerhalb des Einstiegsbilds.

Eingabehilfen Ein R/3-Anwender kann z.B. vor der Aufgabe stehen, ohne Kenntnis der Materialnummer anhand anderer Informationen einen Materialstammsatz in einem Datenmassiv von mehreren Tausend oder sogar mehreren Zehntausend Materialstammsätzen zu suchen. SAP R/3 Enterprise stellt hierfür mit den Eingabehilfen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung. Nach Aufruf der F4-Hilfe sind folgende Eingabehilfen möglich: • • • •

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Suchhilfen Trefferlisten Festwerte Statische Eingabehilfen

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

Suchhilfen Suchhilfen sind die wichtigsten Eingabehilfen. Eine Suchhilfe ist ein spezielles Objekt des R/3 Repository, das mit dem Werkzeug ABAP Dictionary (der ABAP Workbench) angelegt wurde. Suchhilfen beziehen sich normalerweise auf »große« Datenbestände, die relativ häufig verändert werden. Man unterscheidet elementare Suchhilfen und Sammelsuchhilfen. Elementare Suchhilfen Da Felder immer tabellenabhängig sind, gehört jedes Suchfeld zu einer Tabelle des ABAP Dictionary. Von Ausnahmefällen abgesehen bietet eine elementare Suchhilfe dem Benutzer eine einzelne Bildschirmmaske (Suchmaske) an, die eine Zusammenstellung von mehreren Tabellenfeldern enthält. Das Suchfeld muss nicht zwangsläufig in dieser Zusammenstellung enthalten sein. Zu diesen Feldern (zu keinem, einigen oder allen) kann der R/3-Anwender seine Informationen als Selektionskriterien hinterlegen. Nach Start der Suche ermittelt das R/3System in der zugehörigen Datenbanktabelle alle Datensätze, deren Daten bezüglich aller Bildschirmmaskenfelder die entsprechenden Selektionskriterien erfüllen. Die Daten werden in einer Trefferliste ausgegeben, mit welcher der Benutzer dann weiter arbeiten kann. Selektionskriterien bestehen aus einer (häufig komplexen) Zusammenstellung von Einzelwerten und Intervallen (ggf. unter Verwendung sog. »Platzhalter«) sowie aus Vorgaben, in welcher Weise die Elemente dieser Zusammenstellung bei der Selektion der Datensätze zu berücksichtigen sind. Sammelsuchhilfen Eine Sammelsuchhilfe (Matchcode) ist eine Zusammenfassung mehrerer unterschiedlicher elementarer Suchhilfen. Im SAP R/3 Enterprise werden Sammelsuchhilfen als Register dargestellt, wobei jede elementare Suchhilfe auf einer eigenen Registerkarte zu finden ist. Trefferlisten Der Aufruf der Eingabehilfe ((F4)-Hilfe) in Kapitel 2 (zum Feld »Anmeldesprache« innerhalb der benutzereigenen Daten) liefert unmittelbar eine Trefferliste. Wenn Trefferlisten unmittelbar (nach Aufruf der Eingabehilfe/ (F4)-Hilfe) als Suchhilfe angeboten werden, beziehen sie sich auf »kleinere« Datenbestände, die relativ selten verändert werden. Festwerte Der Wertebereich der Domäne eines Felds wird manchmal durch Festwerte beschrieben. Gilt dies für das Suchfeld, so können diese Festwerte als Eingabehilfe dienen. Statische Eingabehilfen Für Datumsfelder und Uhrzeitfelder sind Kalender- und Uhrzeithilfen vorprogrammiert, die als Eingabehilfe angeboten werden können.

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Einführung in R/3 Enterprise

1.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Beim Anlegen eines Materialstammsatzes wird unterschieden zwischen: • Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material Hierbei müssen alle benötigten Informationen erfasst werden. • Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage Beim Anlegen eines Materialstammsatzes mit Vorlage wird während des Anlegevorgangs Bezug auf ein ähnliches Material genommen, das bereits in der Datenbank definiert ist. Die Daten des Vorlagematerials werden vom System als Vorschlagswerte in den neuen Materialstammsatz kopiert. Diese Vorschlagswerte können überschrieben werden. • Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes Das Erweitern eines Materialstammsatzes (z.B. um eine neue »Sicht«) legt keinen neuen Materialstammsatz an, wird aber mit dem Befehl ANLEGEN durchgeführt.

Materialnummer Die Materialnummer ist ein Schlüssel, der das Material eindeutig identifiziert. Je nach Handhabung im Unternehmen werden »sprechende Schlüssel« (meist alphanumerisch) oder »nichtsprechende Schlüssel« (numerisch) für Materialnummern verwendet. Deshalb gibt es im SAP R/3 zwei Arten der Nummernvergabe: extern und intern. Die Art der Nummernvergabe wird im Customizing des Materialstamms pro Materialart festgelegt. Bei externer Nummernvergabe muss der Anwender die Materialnummer beim Anlegen eines Materialstammsatzes eingeben. Werden alphanumerische Schlüssel verwendet, kann die »Nummer« des Materials außer Ziffern auch Buchstaben, Interpunktionszeichen und Leerzeichen enthalten. Bei interner Nummernvergabe muss der Anwender beim Anlegen eines Materialstammsatzes keine Materialnummer eingeben, sondern die Materialnummer wird automatisch und fortlaufend vom R/3-System vergeben.

Branche Jeder Materialstammsatz wird beim Anlegen einer bestimmten Branche zugeordnet. Die Branche hat Einfluss darauf, • welche SAP-Fenster in welcher Reihenfolge angezeigt werden. • welche branchenspezifischen Felder auf den SAP-Fenstern angezeigt werden.

Materialart Um unterschiedliche Materialien den betrieblichen Anforderungen entsprechend zu verwalten, werden Materialien mit gleichen Eigenschaften zu Gruppen zusammengefasst und einer Materialart zugeordnet. Jedes Material wird beim Anlegen seines Materialstammsatzes einer Materialart zugeordnet.

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

Die Materialart legt fest bzw. hat Einfluss darauf, • wie die Nummernvergabe (der Materialnummer) zu erfolgen hat (intern, extern). • welche Bilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden. • welche fachbereichsspezifischen Felder zum Erfassen von Daten angeboten werden. Die Beschaffungsart und die Art der Bestandsführung (z.B. nur mengenmäßig) werden ebenfalls über die Materialart gesteuert. Darüber hinaus hängt von ihr ab, welche Konten bei Wareneingängen und Warenausgängen bebucht werden. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT und klicken Sie doppelt auf SOFORT. « Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt (Abb. 1.32).

Abbildung 1.32 Material anlegen (Einstieg) (Copyright SAP AG)

Das oberste Feld MATERIAL dient (bei externer Nummernvergabe) zur Eingabe einer alphanumerischen Materialnummer. Für die Eingabe der Materialnummer sind im Standardsystem maximal 18 Stellen vorgesehen. Im Gruppenrahmen VORLAGE dient das unterste Feld MATERIAL zum Anlegen eines Materials mit Bezug zu einer Vorlage, das darüber liegende Feld ÄNDERUNGSNUMMER wird zum Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes verwendet. Auf beide Felder gehen wir nicht weiter ein. 2. Stellen Sie den Mauszeiger in das oberste Feld mit der Bezeichnung MATERIAL. « Am rechten Rand dieses Felds erscheint die Drucktaste . Sie zeigt an, dass mit dem Feld MATERIAL eine Eingabehilfe verknüpft ist. . 3. Drücken Sie die Taste (F4) oder klicken Sie auf die Drucktaste « Die Eingabehilfe ((F4)-Hilfe) des Felds MATERIAL wird angezeigt.

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Einführung in R/3 Enterprise

Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Sammelsuchhilfe (Abb. 1.33).

Abbildung 1.33 Sammelsuchhilfe des Felds MATERIAL, Registerkarte

MATERIALNUMMER/-KURZTEXT (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf die Drucktaste . « Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt. 5. Geben Sie (für dieses Beispiel) in das Feld MATERIAL per Tastatur die Zeichenkette (die Materialnummer) »SAP-Einf.buch 4.7« ein. Geben Sie außerdem in die Felder BRANCHE und MATERIALART mithilfe der entsprechenden Listboxen die Werte SERVICE PROVIDER bzw. WERBEMITTEL ein und klicken Sie auf die Drucktaste ENTER . « Das Dialogfenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt (Abb. 1.34).

Abbildung 1.34 Sichtenauswahl (Copyright SAP AG)

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

6. Wählen Sie die Sichten GRUNDDATEN 1 und GRUNDDATEN 2 durch Klick auf die entsprechenden Drucktasten. « Die Hintergrundfarbe der beiden Einträge ändern sich. 7. Klicken Sie auf die Drucktaste . « Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird angezeigt (Abb. 1.35).

Abbildung 1.35 Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel) (Copyright SAP AG)

Rechts neben der Bezeichnung MATERIAL befinden sich zwei Felder. Das erste Feld enthält die alphanumerische Materialnummer »SAP-Einf.buch 4.7«. 8. Rufen Sie die Feldhilfe ((F1)-Hilfe) des zweiten Felds neben der Bezeichnung MATERIAL auf.

Abbildung 1.36 Feldhilfe des Felds MATERIALKURZTEXT (Copyright SAP AG)

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Einführung in R/3 Enterprise

Wie Sie sehen, handelt es sich um das Feld MATERIALKURZTEXT (Abb. 1.36). Der Materialkurztext dient neben der Materialnummer zur weiteren/genaueren Beschreibung das Materials und kann z.B. bei der Listausgabe eines Reports zusätzlich zur Materialnummer ausgegeben werden. Das Feld MATERIALKURZTEXT ist ein Mussfeld. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste . « Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird wieder angezeigt. 10. Zum Beenden der Transaktion klicken Sie auf die Drucktaste BEENDEN und beantworten Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf die Drucktaste NEIN. « Das SAP-Menü wird angezeigt.

Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten Auswahl einer elementaren Suchhilfe Die Darstellung einer Sammelsuchhilfe in Form eines Registers bietet einen einfachen und leicht verständlichen Weg zum Finden einer geeigneten elementaren Suchhilfe (Registerkarte). Welche elementare Suchhilfe geeignet ist, hängt von den Informationen des R/3-Anwender über das zu suchende Material ab. Registerkarten von Sammelsuchhilfen sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angeordnet.

Abbildung 1.37 Kartentitel der Sammelsuchhilfe des Felds MATERIAL (Copyright SAP AG)

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

Auf eine Registerkarte greifen Sie zu, indem Sie den Kartentitel anklicken. Bei umfangreichen Registern (vgl. Abb. 1.33) werden nicht alle Registerkarten angezeigt. Sie können dann mittels der Blätterpfeile und zu den nicht sichtbaren Registerkarten blättern. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, mithilfe der Listbox einen Kartentitel (und die entsprechende elementare Suchhilfe) auszuwählen (vgl. Abb. 1.37). Es gibt in SAP R/3 Enterprise (abhängig vom Suchfeld bzw. der diesem Suchfeld zugeordneten Sammelsuchhilfe) eine Vielfalt elementarer Suchhilfen. Diese Vielfalt kann hier nur in den Grundzügen beschrieben werden. Defaultwerte einer elementaren Suchhilfe und Suche ohne weitere Vorgaben Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANZEIGEN | ANZEIGEN AKT. STAND und klicken Sie doppelt auf ANZEIGEN AKT. STAND. « Das Einstiegsbild der Transaktion MM03 wird angezeigt. 2. Löschen Sie evtl. vorhandene Einträge im Feld MATERIAL und rufen Sie die Eingabehilfe dieses Felds auf. 3. Wählen Sie die elementare Suchhilfe MATERIALNUMMER/-KURZTEXT und klicken Sie auf die Drucktaste SUCHE STARTEN . « Eine Trefferliste der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« wird angezeigt (Abbildung 1.38).

Abbildung 1.38 Trefferliste der elementaren Suchhilfe MATERIALNUMMER/-KURZTEXT bei

Vorgabe der Defaultwerte (Copyright SAP AG)

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Einführung in R/3 Enterprise

Die gewählte elementare Suchhilfe wird durch einen grünen Haken kenntlich gemacht. Sie stimmt mit der entsprechenden elementaren Suchhilfe der Transaktion MM01 überein. In der Kopfzeile der Trefferliste stehen die Feldnamen der Suchmaske. 4. Merken Sie sich eine der ausgegebenen Materialnummern und klicken Sie auf . « Sie sehen wieder das Einstiegsbild der Transaktion MM03. Das Feld MATERIAL enthält die Materialnummer der gewählten Zeile. Hier hätten Sie die Möglichkeit, sich das ausgewählte Material anzeigen zu lassen. Wir beenden das Handling jedoch an dieser Stelle. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . « Sie sehen wieder das SAP-Menü. Die elementare Suchhilfe MATERIALNUMMER/-KURZTEXT enthält Vorschlagswerte (Defaultwerte) für die Felder SPRACHENSCHLÜSSEL und MAXIMALE TREFFERZAHL, die vom R/3-System ausgegeben wurden. Der Defaultwert »DE« (für Deutsch) im Feld SPRACHENSCHLÜSSEL wurde vom R/3-System aus der Anmeldesprache »gezogen«, der Defaultwert »500« im Feld MAXIMALE TREFFERZAHL ist ein programminterner Vorschlagswert des Auslieferungssystems. Beide Werte können von Ihnen geändert werden. Sie sollten dabei jedoch beachten, dass die maximale Trefferzahl die Dauer der Suche beeinflusst, vor allem bei hoher Systembelastung. Programmintern wird die maximale Trefferzahl durch den Wert 5.000 begrenzt. Die Vorgaben für die Felder MATERIALKURZTEXT, SPRACHENSCHLÜSSEL und MATERIAL der Suchmaske sind Selektionskriterien. Selbst wenn Sie nichts in ein Suchmaskenfeld eingeben, wird diese Vorgabe nach Start der Suche als Selektionskriterium verwendet. In diesem Fall sind alle Datenbankwerte des betreffenden Felds zulässig. Den drei genannten Feldern der elementaren Suchhilfe entsprechen die Spalten der Trefferliste in gleicher Reihenfolge. Wie Sie sehen, erfüllen die Werte der Trefferliste die Selektionskriterien. Platzhalterzeichen in Suchmaskenfeldern In ein Feld kann immer nur ein Wert eingegeben werden. Das gilt auch für Felder einer elementaren Suchhilfe. Wenn man in ein Suchmaskenfeld nur einen genauen Wert (z.B. einen vollständigen Materialkurztext) oder keinen Wert vorgeben könnte, hätte man ein Problem: Der genaue Wert ist oft nicht (oder nur bruchstückhaft) bekannt, und wenn man keinen Wert vorgibt, wird die Trefferliste häufig zu groß. Aus diesem Grund gibt es in SAP R/3 Enterprise (abhängig von der jeweiligen elementaren Suchhilfe) sehr differenzierte Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien. Diese Möglichkeiten sind eng mit den Eigenschaften der Indexsuche verknüpft. Bei der Vorgabe von Selektionskriterien für Suchmaskenfelder dürfen die Platzhalterzeichen (Jokerzeichen) »+« und/oder »*« verwendet werden.

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1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung

Das Zeichen »+« kann innerhalb einer Zeichenkette als Platzhalter für ein beliebiges einzelnes Zeichen dienen. Wenn Sie z.B. in ein Suchmaskenfeld mit der Bezeichnung BENUTZERNAME die Zeichenkette »m++er« eingeben und die Suche starten, liefert die Suchhilfe alle Benutzernamen mit fünf Buchstaben, die mit »M« beginnen und auf »ER« enden. Das Suchergebnis für dieses Feld könnte somit aus den Namen »MEIER«, »MAYER« und »MOSER« bestehen. Die Zeichenketten »m++er« und »basis-motor*« dieser Beispiele und (im vorangegangenen Beispiel) der Defaultwert »DE« werden nach Start der Suche von SAP R/3 als Suchmuster für die Felder MATERIALKURZTEXT bzw. SPRACHENSCHLÜSSEL verwendet. »*« kann als Platzhalter für eine beliebige Zeichenkette eingesetzt werden. Wenn Sie z.B. in das Suchmaskenfeld MATERIALKURZTEXT die Zeichenkette »basis-motor*« eingeben, könnte das Suchergebnis wie in der Abbildung 1.39 aussehen.

Abbildung 1.39 Trefferliste bei Eingabe von »basis-motor*« in das Suchmaskenfeld

MATERIALKURZTEXT (Copyright SAP AG)

Trefferlisten Sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Arbeit mit Trefferlisten: • • • •

Suchen (Volltextsuche) Sortieren nach einer Spalte Download Anlegen einer persönlichen Werteliste

Eine ausführliche Beschreibung dieser Arbeitsmöglichkeiten finden Sie in dem Buch mySAP Einführung der Reihe »SAP Anwenderedition«.

Benutzerparameter Mithilfe von Benutzerparametern (Set-/Get-Parameter) können personalisierte Vorschlagswerte des R/3-Systems für bestimmte Felder erzeugt werden. Die überlegte Nutzung dieser Funktion erspart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Zahl der Fehleingaben. Benutzerparameter sind in vielen Anwendungskomponenten einsetzbar. Die Palette reicht von Kundenauftragsnummern oder Kontenschlüsseln über Bankleitzahlen, Schecknummern,

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Einführung in R/3 Enterprise

Versandstellen oder Versandeinheiten bis hin zu Lagerorten und Gebäudenummern. Nehmen wir an, Sie arbeiten vorrangig im Buchungskreis 1.000 Ihres Unternehmens. Dann können Sie die Eingabe in das Suchfeld BUCHUNGSKREIS personalisieren, indem Sie einem geeigneten Benutzerparameter den Wert 1.000 zuweisen. Anschließend wird der Wert 1.000 für diejenigen Felder als Vorschlagswert ausgegeben, für deren Definition das Datenelement »Buchungskreis« verwendet wurde. Sie können diesen Vorschlagswert überschreiben. Ein Vorteil der Benutzerparameter besteht darin, dass sie den zugewiesenen Wert auch nach einer Abmeldung aus dem R/3-System behalten. In dem Buch mySAP Einführung ist das Ermitteln und Zuweisen von Benutzerparametern ausführlich beschrieben.

1.6

Reporting

1.6.1 Übersicht Ein ABAP-Report ist ein ABAP/4-Programm vom Typ »ausführbares Programm«. Das Einstiegsbild eines im Dialog aufgerufenen Reports heißt Selektionsbild. Nach Eingabe der Selektionskriterien und Start der Datenverarbeitung werden die gewünschten Daten aus der Datenbank gelesen und in Form einer Liste ausgegeben. Im SAP-Sprachgebrauch bezeichnet Report (Bericht) das Programm, das als Ergebnis eine Liste erzeugt. Darüber hinaus wird der Begriff »Liste« im Zusammenhang mit Suchergebnissen verwendet. Neben den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen dafür innerhalb des hier beschriebenen R/3-Systems die Informationssysteme in der Anwendung zur Verfügung: FIS (Finanzen), LIS (Logistik), HIS (Personal) und EIS (Executive Information System). SAP R/3 Enterprise enthält neben den im Standard ausgelieferten Reports noch Reportingwerkzeuge, mit denen kundenspezifische Berichte erzeugt werden können. Bei häufig benötigten Listen ist es sinnvoll, die verwendeten Selektionskriterien als Variante (Berichtsvariante, Reportvariante) zu speichern. Die Daten einer Liste können grafisch aufbereitet und (auf den Bildschirm oder ein anderes Ausgabegerät, z.B. einen Drucker) ausgegeben werden. Sie haben die Möglichkeit, eine Liste in einem externen Dateiformat auf Ihrem PC abzulegen, z.B. zur Weiterverarbeitung mit einem Tabellenkalkulationsprogramm.

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1.6 Reporting

1.6.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports Der ABAP/4-Programmkatalog enthält alle Reportprogramme eines SAP R/3-Systems. Er kann aus jedem SAP-Fenster über die Menüleiste aufgerufen werden. In ihm gibt es besondere Arbeitsmöglichkeiten, die beim Aufruf eines Reports über das SAP-Menü nicht in jedem Fall angeboten werden. Insbesondere können bestimmte Reports (im Dialog) nur im ABAP/4-Programmkatalog ausgeführt werden (z.B. der Periodenverschieber).

Reportnamen Zu allen Anwendungsbereichen gibt es spezielle Berichte; allein für das Personalwesen werden mehr als 1.000 Reports im Standard ausgeliefert. Seit Release 4.6 können Reportnamen aus bis zu 20 Zeichen bestehen. Für einen Teil der Reportnamen gilt die folgende Namenskonvention: • Der Reportname ist achtstellig und besteht aus Buchstaben oder Ziffern. • Die Namen der von der SAP ausgelieferten Reports beginnen mit »R«. • Zusätzlich vom Kunden erzeugte Reports (Kundenberichte) sollten mit »Y« oder »Z« beginnen. • Der zweite bis vierte Buchstabe geben Aufschluss über die Anwendungskomponente und das »Arbeitsgebiet«. Beispielsweise steht der zweite Buchstabe »F« für »Finanzwesen« und die nach »F« folgenden Buchstaben »SK« stehen für »Sachkonten«. • Die Zeichen fünf bis acht werden zur besseren Unterscheidung der Reports innerhalb des Arbeitsgebiets verwendet. Eine ausführlichen Beschreibung grundlegender Begriffe des Reporting mit Übungen finden Sie in dem Buch mySAP Einführung.

1.6.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control Beschreibung Ein Control (Steuerelement, z.B. das Table Control) ist aus programmtechnischer Sicht eine wiederverwendbare Software-Komponente. Softwareentwickler können ein oder mehrere Controls in ihre Anwendungen integrieren und die bereitgestellten Funktionen nutzen. Auch das SAP List Viewer (ALV) Grid Control (Kurzzeichen BC-SRV-ALV) ist eine Komponente von SAP R/3 Enterprise. SAP List Viewer (ALV) ist seit Release 4.6 die neue Bezeichnung des ABAP List Viewer (ALV). Mit diesem Release wurde die Bedienung von Listen im SAP R/3 vereinheitlicht. Das ALV Grid Control stellt Funktionen (u.a. über Drucktasten in einer Drucktastenleiste) zur Verfügung, mit denen der Benutzer Daten einer Liste

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Einführung in R/3 Enterprise

beispielsweise sortieren, filtern und summieren kann. Beim Filtern wird die Anzeige in der Liste auf diejenigen Daten eingeschränkt, die vorgebbaren »Filterkriterien« genügen. Normalerweise werden in einer Liste nicht alle Funktionen des ALV Grid Control angeboten. Die Leiste mit den Drucktasten des ALV Grid Control kann andererseits Funktionen enthalten, die nicht vom ALV Grid Control gesteuert werden.

Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen Die Anforderungen an eine Reportliste sind je nach Benutzer und Fachbereich in einem Unternehmen unterschiedlich. Zum Beispiel sind für einen Lagerarbeiter die lagerrelevanten Daten wie Gewicht oder Lieferscheinnummer von Interesse, während für den Einkauf Informationen wie Wareneingangsdatum, Bestellnummer und Lieferant von Bedeutung sind. Im Folgenden behandeln wir ein repräsentatives Beispiel zu den Funktionen des ALV Grid Control. Zusätzlich zu dem Ihnen bereits bekannten Funktionsumfang von Reportlisten und zusätzlich zu den im Beispiel erläuterten Funktionen stehen mit dem ALV Grid Control (abhängig vom Report) noch weitere Funktionen zur Verfügung: • Mittelwert bilden und löschen • Maximum/Minimum bilden und löschen • Aufrisssummenstufe festlegen • Druckvorschau • Daten in der Excel-Ansicht bearbeiten • ABC-Analyse • Grafik zur Liste anzeigen Am Beispiel einer Materialbelegliste soll nun das Arbeiten mit dem SAP List Viewer (ALV) Grid Control erläutert werden. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | UMFELD | LISTANZEIGEN | MATERIALBELEGE. Die Transaktion hat den Transaktionscode MB51. Bei Kenntnis des Transaktionscodes (und mit entsprechenden Rechten) können Sie jede Reporttransaktion über das Befehlsfeld aufrufen. 2. Klicken Sie doppelt auf MATERIALBELEGE und geben Sie Ihre Selektionskriterien ein. « Das Selektionsbild »Materialbelegliste« wird angezeigt (Abb. 1.40). Aufgrund des Selektionskriteriums »Bewegungsart 101« wird im Beispiel nach Wareneingangsbelegen selektiert.

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1.6 Reporting

Abbildung 1.40 Selektionsbild »Materialbelegliste« mit Selektionskriterien

(Copyright SAP AG)

3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. « Das Statusfenster wird angezeigt (Abb. 1.41).

Abbildung 1.41 Statusfenster des Reports »RM07DOCS« (Copyright SAP AG)

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Einführung in R/3 Enterprise

Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Reporttransaktion mit dem Reportnamen »RM07DOCS«. Bei Kenntnis des Reportnamens (und mit entsprechenden Rechten) kann man jeden Report über den Menüleistenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING aufrufen. 4. Klicken Sie im Statusfenster auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste . « Mittels der Programmdokumentation können Sie sich über den Report informieren. 5. Klicken Sie in der Programmdokumentation auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste . « Im Beispiel wird die Liste der Wareneingangsbelege zum Material 100120 (Flachdichtung) im Lager 1 des Werks Hamburg auf den Bildschirm ausgegeben (Abb. 1.42). Sie umfasst Wareneingangsbelege aus den Jahren 1998 bis 2002. Der (eingerahmte) Listenkopf enthält zwei Zeilen mit Feldnamen. Die erste Zeile des Listenkörpers enthält Werte (Daten) zu Feldern der ersten Zeile des Listenkopfes. Alle weiteren Zeilen des Listenkörpers enthalten Werte (Daten) zu Feldern der zweiten Zeile des Listenkopfs.

Abbildung 1.42 Grundliste (Copyright SAP AG)

Falls Ihnen zur Anzeige eines oder mehrerer selektierter Objekte die Berechtigung fehlt, kann die Liste unvollständig sein. Sie erhalten dann eine Meldung und die Drucktaste ist aktiviert. Nach Klick auf diese Drucktaste wird eine Übersicht der vom Reportprogramm durchgeführten Berechtigungsprüfungen gezeigt. Wenn Sie die fehlenden Anzeigeberechtigungen für Ihre Arbeit benötigen, sollten Sie Ihre Systemadministration benachrichtigen. Listeneinträge werden durch einen Einfachklick markiert. Durch Doppelklick auf die erste Zeile des Listenkörpers, Klick auf die Drucktaste oder über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTANDSÜBERSICHT gelangen Sie in die Bestandsübersicht des Materials.

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1.6 Reporting

Durch Doppelklick auf eine Belegnummer (im Listenkörper) oder durch Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste bzw. über den Menüleistenpfad UMFELD | MATERIALBELEG zeigen Sie den Materialbeleg an. Wenn Sie stattdessen auf die Position doppelt klicken, wird diese Position im Materialbeleg markiert. Nach Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste oder über den Menüleistenpfad UMFELD | RECHNUNGSWESENBELEG können Sie den Rechnungswesenbeleg anzeigen. Über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTELLUNG haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Bestellung aufzurufen, falls es sich um einen »Wareneingang zur Bestellung« handelt. 6. Markieren Sie in der Liste einen Eintrag und klicken Sie auf die Drucktaste DETAIL AUSWÄHLEN . « Sie sehen eine Liste mit Details zum Wareneingang (Abb. 1.43). Die R/3-Drucktasten, die (in verschiedenen Variationen) eine Lupe enthalten, dienen zur Detailpflege (z.B. zur Detailanzeige).

Abbildung 1.43 Liste mit Details zu einem Wareneingang (Copyright SAP AG)

7. Klicken Sie auf die Drucktaste und klicken Sie in der Grundliste auf die Drucktaste DETAILLISTE . « Sie sehen eine Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wareneingängen (Abb. 1.44).

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Einführung in R/3 Enterprise

Die Auswahl der Felder und die Anordnung der Werte (Daten) ist in der Verzweigungsliste anders als in der Grundliste.

Abbildung 1.44 Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wareneingängen

(Copyright SAP AG)

8. Klicken Sie auf die Drucktaste « Sie sehen die Grundliste.

.

Sortieren, Filtern und Summieren Ausgangspunkt Grundliste des Beispiels 1. Über die Drucktasten und können Sie die Grundliste aufsteigend bzw. absteigend sortieren. Markieren Sie dazu vorher die Spalte, nach deren Werte die Sortierung erfolgen soll. 2. Markieren Sie die Spalte BUCH.DAT. und klicken Sie auf die Drucktaste FILTER SETZEN . « Das Dialogfenster »Filterkriterien für Positionszeile« erscheint (Abb. 1.45).

Abbildung 1.45 Filterkriterien (Copyright SAP AG)

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1.6 Reporting

3. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein (im Beispiel: 01.01.2002 bis 31.12.2002) und klicken Sie auf die Drucktaste . « Die gefilterten Daten werden angezeigt (Abb. 1.46).

Abbildung 1.46 Liste mit gefilterten Daten (Copyright SAP AG)

4. Markieren Sie die Spalte MENGE IN ERFASSME und klicken Sie auf die Drucktaste WERTE SUMMIEREN . « Die summierten Daten werden angezeigt (Abb. 1.47).

Abbildung 1.47 Liste mit summierten Daten (Copyright SAP AG)

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Einführung in R/3 Enterprise

1.6.4 Informationssysteme Arten des Reporting Im R/3-System eines Unternehmens kann man zwei Arten des Reporting unterscheiden: Standardauswertungen Hierbei handelt es sich um Reports für das Tagesgeschäft mit Belegdaten und Stammdaten an der »betrieblichen Basis«. Diese Reports werden im Standard ausgeliefert. Reporting über die Informationssysteme in der Anwendung Hierbei geht es um Standardanalysen aus dem FIS (Finanzen), LIS (Logistik) und HIS (Personal) innerhalb Ihres R/3-Systems. Diese Informationssysteme beschränken sich also jeweils auf einen Anwendungsbereich und informieren darüber sehr detailliert (bis zum einzelnen Beleg). Beispiel: Um kumulierte Daten über das Geschäftsvolumen zu erhalten, werden Belegdaten, sobald sie in der Buchhaltung freigegeben wurden, an das Logistikinformationssystem (LIS) übergeben. Im Logistikinformationssystem stehen Reports für Auswertungen, Exception-Analysen, Planungswerkzeuge usw. zur Verfügung.

Aufruf von Reports Aufruf mit der Funktion Reporting Dieser Aufruf erfolgt über den Menüleistenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING. Aufruf in den Berichtsbäumen der Anwendungen In den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen Standardreports zur Verfügung, die nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten in die Transaktionen der Anwendungen eingegliedert sind. Beispielsweise können Sie im SAP-Menü über den Menüpfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | PERIOD ARBEITEN | MB5L– BESTANDSWERTLISTE einen Report aufrufen, den Bestandswert von Materialien für eine vordefinierte Periode (und für weitere Selektionskriterien) anzeigt. Die Berichtsbäume der Anwendungen enthalten bereits einen Teil der Reports des betreffenden Informationssystems. Dieser Aufruf erfolgt innerhalb des Menüpfads über einen Menüpunkt namens INFOSYSTEM. Hierzu ein Beispiel: Aufruf in den Informationssystemen der Anwendung Der Aufruf erfolgt hier im SAP-Menü über den Menüpunkt INFOSYSTEME.

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1.7 Drucken im R/3-System

Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad INFOSYSTEME | LOGISTIK | BESTANDSFÜHRUNG | MATERIAL | BESTANDSLISTEN | MMBE – BESTANDSÜBERSICHT. 2. Klicken Sie doppelt auf MMBE – BESTANDSÜBERSICHT. « Ein Selektionsbild erscheint. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. « Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RMMMBEST aufgerufen. Mit der Allgemeinen Berichtsauswahl innerhalb der Informationssysteme können Sie die dort angebotenen Standardreports ausführen, öffentlich abgelegte Listen einsehen und selbst Listen ablegen.

Reportwerkzeuge Neben einer Vielzahl von Standardberichten, die mit dem SAP-System ausgeliefert werden, können kundenspezifische Berichte mit folgenden Werkzeugen erstellt werden: • • • •

SAP Query Report Painter Report Writer ABAP/4-Programmierung

Die drei erstgenannten Werkzeuge sind im SAP-Menü über den Menüpunkt Infosysteme erreichbar.

1.7

Drucken im R/3-System

SAP R/3 stellt Ihnen vielfältige und komfortable Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihre Ergebnisse professionell aufbereitet im Netzwerk auszudrucken. R/3 unterstützt dabei • die meistverwendeten Netzwerkdrucker • alle Windows-kompatiblen Drucker • Spezialdrucker für Etiketten und Barcode-Listen Das Spool-System (Komponente BC-CCM-PRN) ist Bestandteil des Computing Center Management Systems (Komponente BC-CCM) und der Basis (Komponente BC). Es dient zur Ausgabe von SAPscript-Texten (z.B. Bestellungen und Rechnungen), Reportlisten (z.B. einer Kostenstellenliste) und Business-Grafiken an ein Ausgabegerät (z.B. Drucker oder Faxgerät).

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1.7.1 Ablauf beim Drucken Druckvorgang innerhalb des R/3-Systems bis zur Ausgabe der Druckdaten Der Druckvorgang läuft innerhalb des R/3-Systems – im Gegensatz zum Druckvorgang innerhalb der meisten anderen Spool-Systeme – bis zur Ausgabe der Druckdaten in zwei Schritten ab: 1. Druckdaten können von einem beliebigen Dialog-Workprozess oder Batch-Workprozess (auf Veranlassung einer R/3-Anwendung) generiert werden. Die R/3-Anwendung stellt in diesem Fall einen Verwaltungssatz in die Spool-Datenbank, der Angaben über den Drucker und das Ausgabeformat enthält. Die eigentlichen (im Wesentlichen geräteunabhängigen) Druckdaten werden im SAP-Sprachgebrauch als Spoolauftrag bezeichnet. Sie werden entweder in die TemSe-Datenablage der Datenbank gestellt (eine Tabelle, die Temporäre Sequenzielle Objekte verwaltet) oder in eine gewöhnliche Betriebssystemdatei. Welche der beiden Alternativen gewählt wird, steuert eine Profildatei beim Start des SAP-Dispatchers. 2. Nach Auslösen eines Ausgabeauftrags liest der Spool-Workprozess den Verwaltungssatz aus der Datenbank sowie die eigentlichen Druckdaten aus der TemSe oder der Betriebssystemdatei und bereitet sie für den gewählten Drucker auf (Formatieren, Einfügen der Drucker-Steuersequenzen).

Ausgabe der Druckdaten Das weitere Vorgehen ist davon abhängig, wie der angesprochene Drucker konfiguriert ist. Ein Ausgabegerät (z.B. ein Drucker) kann aus der Sicht Ihres PC-Betriebssystems über eine lokale Verbindung oder über eine Fernverbindung an das R/3-System angeschlossen sein. In der Regel empfiehlt sich eine lokale Verbindung zu einem Drucker. Dies ist die schnellste und zuverlässigste Verbindungsart. In diesem Fall bearbeitet der Druck-Manager von Windows NT (auf dem Windows NT-Server) die R/3-Druckaufträge. Bei einer Fernverbindung (PC-Verbindung) übergibt das R/3-System die Druckdaten an das Vermittlungsprogramm SAPLPD, das auf dem PC läuft. (SAPLPD, der »local print demon«, ist ein im Unix-Umfeld gebräuchlicher Hintergrundprozess für die Druckausgabe.) Das Vermittlungsprogramm SAPLPD übergibt die Daten dann zum Druck an den Windows-Druckmanager (auf Ihrem PC).

1.7.2 Drucken von SAPscript-Texten im Dialog Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text SAPscript (Komponente BC-SRV-SCR) ist ein SAP-Werkzeug für das Textmanagement und den Formulardruck. Hauptbestandteil ist ein Editor zum Erfassen und Bearbeiten der Zeilen eines Textes.

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1.7 Drucken im R/3-System

Ausgangspunkt SAP-Menü Nach Aufruf der Druckfunktion im R/3-System wird generell (mindestens) ein Auswahlbild gestartet, in das (in die) Sie alle erforderlichen Angaben eintragen. Ausnahmen davon gibt es nur beim Drucken aus der Hintergrundverarbeitung, oder falls die Übergabe der Daten direkt aus der Anwendung an das Spool-System erfolgt. Die Auswahlbilder verschiedener Anwendungen können unterschiedlich gestaltet sein. 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad WERKZEUGE | FORMULARDRUCK | SAPSCRIPT | STANDARDTEXT und klicken Sie doppelt auf STANDARDTEXT. « Das Einstiegsbild des SAPscript-Editors wird angezeigt (Abb. 1.48).

Abbildung 1.48 Einstiegsbild des SAPscript-Editors (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie in das Feld TEXTNAME die Zeichenkette »Zum Beispiel SAPscript-Druck« ein und klicken Sie auf die Drucktaste ANLEGEN. « Das SAPscript-Fenster zur Texteingabe wird angezeigt (Abb. 1.49). Der Textname sollte mit »Y« oder »Z« beginnen, damit er in dem für SAPKunden reservierten »Namensraum« liegt.

Abbildung 1.49 SAPscript-Fenster zur Texteingabe (Copyright SAP AG)

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Einführung in R/3 Enterprise 3. Geben Sie einen Text Ihrer Wahl ein, z.B. »Druck eines SAPscript-Textes«. 4. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste DRUCKEN . « Das Auswahlbild »Drucken: Allgemeiner Standardtext ...« wird angezeigt (Abb. 1.50).

Abbildung 1.50 Auswahlbild zum Drucken aus dem SAPscript-Editor (Copyright SAP AG)

Die Felder AUSGABEGERÄT, SOFORT AUSGEBEN und LÖSCHEN NACH AUSGABE enthalten die Festwerte, die Sie in Ihren benutzereigenen Daten gesetzt haben. Das Feld NAME enthält den Namen des Spoolauftrags. Dieser Name wird vom R/3-System vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden. 5. Vergeben Sie im Feld TITEL einen aussagekräftigen Namen, z.B. »SAPscriptDruck«. Das hilft Ihnen später, diesen Auftrag im R/3-System leichter zu identifizieren. 6. Entfernen Sie den Haken im Feld SOFORT AUSGEBEN durch Klick auf dieses Ankreuzfeld, da der Spoolauftrag mit diesem SAPscript-Dokument zunächst im R/3-System verbleiben soll. Sie stellen damit den Ausdruck zurück. Falls Sie das Feld SOFORT AUSGEBEN markieren, erfolgt ein Sofortdruck, d.h. die Druckdaten werden sofort an das Ausgabegerät gesendet. 7. Entfernen Sie den Haken im Feld LÖSCHEN NACH AUSGABE. Nach Abschluss der Arbeit mit einem derartigen Spoolauftrag sollten Sie ihn sofort löschen!

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1.7 Drucken im R/3-System

8. Klicken Sie auf das Feld NEUER SPOOL-AUFTRAG und drücken Sie die (F1)-Taste. « Dieses Feld wird entmarkiert und seine Feldhilfe wird angezeigt (Abb. 1.51).

Abbildung 1.51 Feldhilfe des Felds »Neuer Spool-Auftrag« (Copyright SAP AG)

9. Markieren Sie dieses Feld und das Feld SPOOL-AUFTRAG ABSCHLIESSEN mit einem Haken. 10. Tragen Sie in das Feld ABTEILUNG einen beliebigen Text ein, z.B. »Name d. Abt.«. Wenn der Ausdruck auf einem gemeinschaftlich genutzten Drucker erfolgt, ist es sinnvoll, hier Ihren Namen einzutragen, damit der Ausdruck zugeordnet werden kann. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste DRUCKEN. « Das Auswahlbild wird geschlossen und Sie sehen wieder den SAPscript-Editor. In der Statusleiste wird die Nummer des Spoolauftrags (Spool-Nummer) angezeigt. 12. Klicken Sie auf die Drucktaste und beantworten Sie die Sicherungsabfrage mit NEIN. « Sie sehen wieder das Einstiegsbild des SAPscript-Editors. 13. Klicken Sie auf die Drucktaste .

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Einführung in R/3 Enterprise

Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Rufen Sie die Transaktion SP02 auf. 2. Markieren Sie den Auftrag SAPSCRIPT-DRUCK. Sie hätten die Möglichkeit, den Inhalt dieses oder eines anderen Spoolauftrags (z.B. eine Bestellung oder Rechnung) über den Pfad SPOOL-AUFTRAG | WEITERLEITEN | ÜBER SAPOFFICE SENDEN als E-Mail oder Fax zu versenden. 3. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Drucktaste DRUCKEN OHNE ÄNDERUNG. « Der SAPscript-Text wird gedruckt. « Der Spoolauftrag wird nicht gelöscht. Sie könnten diesen Text zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ausdrucken. 4. Wählen Sie den Menüpfad SPOOL-AUFTRAG | LÖSCHEN und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit JA. « Der Auftrag wird gelöscht.

1.8

Fragen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig? a) Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – danach verschwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen. b) Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmeldeversuche – danach kann er sich selbst mit dem richtigen Kennwort nicht mehr anmelden. c) Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche nur (auf 4 bis 99) erhöhen. d) Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder (Mandant, Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige Eingabe machen. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig? a) Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein. b) Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig. c) Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es beim Systemverwalter erfragen. d) Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort richtig wiederholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß geschrieben haben. 3. Welche der drei Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig? a) Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht verschoben werden.

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1.8 Fragen

b) Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS Word alle Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden. c) Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst akzeptieren. b) Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als er sich Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab. c) Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN markiert sind. d) Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an. 5. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig? a) Zusätzliche Modi verlangsamen das System. b) Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder (wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Eingabe von »/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbolleiste oder über das Symbol . c) Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine in Gang gesetzte Anwendung (z.B. ein Report) nicht weiter. d) Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten oder veränderten Daten nicht gesichert. 6. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom Systembetreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist. b) Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro Tag erlauben. c) Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen oder nicht erscheinen können. d) SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre Modianzahl wegen der Systembelastungen in der Regel auf 3 oder 4 begrenzen. 7. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig? a) Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen Einfluss auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und die Papiermenge. b) Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion – hier können mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M) und Einzelwerte (z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) als Suchkriterien eingegeben werden. c) Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können Sie den Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen. d) Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskriterien – dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden.

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Einführung in R/3 Enterprise

8. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig? a) Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benutzer definiert werden. b) Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standardreport individuell anzupassen, in dem der Benutzer die Spaltenreihenfolge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann. c) Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich gemacht werden und als Einstiegsvariante definiert werden. d) Es ist mithilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimmten Kriterien zu Filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden.

1.9

Lösungen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig? a) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – danach verschwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen. b) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmeldeversuche – danach kann er sich sogar mit dem richtigen Kennwort nicht mehr anmelden. c) Falsch Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche nur (auf 4 bis 99) erhöhen. d) Falsch Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder (Mandant, Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige Eingabe machen. Informationen zu den falschen Antworten: Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche auch (bis auf 1) verringern; die Anzahl der möglichen Anmeldeversuche ist nicht feldbezogen. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig? a) Richtig Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein. b) Falsch Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig. c) Falsch Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es beim Systemverwalter erfragen. d) Falsch Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort richtig wiederholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß geschrieben haben. Informationen zu den falschen Antworten: Die letzten fünf Kennwörter sind ungültig; Kennwörter werden verschlüsselt, so dass sie auch ein Systemverwalter nicht herausfinden kann; zwischen Klein- und Großbuchstaben wird nicht unterschieden. 3. Welche der drei Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig? a) Falsch Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht verschoben werden.

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1.9 Lösungen

b) Falsch Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS Word alle Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden. c) Falsch Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen. Informationen zu den falschen Antworten: Dialogfenster lassen sich verschieben; im Gegensatz zu MS Word lassen sich die Fensterleisten nicht ausschalten; in einem Dialogfenster erwartet R/3 häufig eine Entscheidung vom Anwender – z.B.: möchten Sie die Bearbeitung verlassen J/N – in diesem Fall können Sie das Dialogfenster nicht mit (Esc) verlassen. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Falsch Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst akzeptieren. b) Falsch Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als er sich Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab. c) Falsch Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN markiert sind. d) Richtig Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an. Informationen zu den falschen Antworten: Drei aufeinander folgende Zeichen sowohl im Kennwort als auch beim Benutzer führen zur Abweisung; Meldungen erscheinen immer in der Statusleiste. 5. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig? a) Richtig Zusätzliche Modi verlangsamen das System. b) Richtig Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder (wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Eingabe von »/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbolleiste oder über das Symbol . c) Falsch Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine in Gang gesetzte Anwendung (z.B. ein Report) nicht weiter. d) Richtig Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten oder veränderten Daten nicht gesichert. Informationen zu den falschen Antworten: Anwendungen laufen auch dann, wenn der Modus auf Symbolgröße verkleinert wurde. 6. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Richtig Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom Systembetreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist. b) Falsch Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro Tag erlauben. c) Falsch Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen oder nicht erscheinen können. d) Falsch SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre Modianzahl wegen der Systembelastungen in der Regel auf 3 oder 4 begrenzen.

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Einführung in R/3 Enterprise

Informationen zu den falschen Antworten: R/3 erlaubt nur eine Kennwortänderung pro Tag; in Kannfelder muss man nichts eingeben; SAP erlaubt bis zu 6 Modi. 7. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig? a) Richtig Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen Einfluss auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und die Papiermenge. b) Richtig Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion – hier können mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M) und Einzelwerte (z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) als Suchkriterien eingegeben werden. c) Richtig Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können Sie den Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen. d) Falsch Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskriterien – dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden. Informationen zu den falschen Antworten: Jeder Report erlaubt die Eingabe von Selektionskriterien. 8. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig? a) Falsch Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benutzer definiert werden. b) Richtig Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standardreport individuell anzupassen, indem der Benutzer die Spaltenreihenfolge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann. c) Richtig Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich gemacht werden und als Einstiegsvariante definiert werden. d) Richtig Es ist mithilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimmten Kriterien zu Filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden. Informationen zu den falschen Antworten: Es können beliebig viele Anzeigevarianten pro Report definiert werden

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Kapitel 2 Überblick Materialwirtschaft 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4

Darstellung von Geschäftsprozessen Begriffsdefinitionen Unterstützung durch die SAP R/3 Enterprise-Standardsoftware SAP R/3 Enterprise-Tools zur Darstellung und Einführung von Geschäftsprozessen Ereignisgesteuerte Prozessketten

97 98

2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4

Anforderungen an ein Logistiksystem Grundfunktionen der Logistik Aufgaben und Ziele der Materialwirtschaft Material- und Informationsfluss in der Logistik Grundfunktionen einer Materialwirtschaft

101 101 103 105 106

2.3 2.3.1 2.3.2

Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3 Einbettung der Materialwirtschaft in das R/3-System Geschäftsprozesse der Materialwirtschaft in R/3

108 108 109

2.4

Überblick über die Internet-Anwendungskomponente Supplier Workplace der R/3 Enterprise Materialwirtschaft Technische Voraussetzungen Anmeldung am System Berechtigungen Navigation Integration Funktionsumfang

112 113 113 113 113 114 114

2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6

91 91 93

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2

Überblick Materialwirtschaft

90

2.5

mySAP SRM, mySAP SCM

115

2.5.1

Beschaffungs- und Lieferanten-Management über das Internet

115

2.6

Fragen

125

2.7

Lösungen

127

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2

2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen

Überblick Materialwirtschaft Da bei der Einführung des R/3-Systems die Abläufe in einem Unternehmen überarbeitet, verändert und gegebenenfalls optimiert werden müssen, erläutern wir im vorliegenden Kapitel zunächst allgemein die Begriffswelt des Geschäftsprozesses und stellen den Zusammenhang zur Geschäftssicht des Unternehmens her. Danach werden die Grundlagen der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) und des Business Process Reengineering (BPR) beschrieben. Anschließend zeigen wir, wie mit dem Einsatz von SAP-Referenzmodellen und auf der Grundlage von ValueSAP® und ARIS® die wichtigsten Prozesse innerhalb der Materialwirtschaft des R/3-Systems abgebildet werden.

2.1

Darstellung von Geschäftsprozessen

Zunächst ist es sinnvoll, einige Begriffe zu definieren, damit die Ausführungen im Rahmen eines SAP R/3 Enterprise-Einsatzes vertieft werden können.

2.1.1 Begriffsdefinitionen Geschäftsprozess Ein Geschäftsprozess beschreibt alle Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens, die notwendig sind, um aus einer Kundenanforderung das vom Kunden gewünschte Ergebnis zu erstellen. Kunden im Sinne von Geschäftsprozessen sind alle Geschäftspartner, bei denen die Erfüllung der an sie gestellten Anforderungen wichtig für die Marktfähigkeit des Unternehmens ist. Dies sind in erster Linie die Kunden des Unternehmens, aber auch Lieferanten, der Staat (gesetzliche Anforderungen), Aufsichtsbehörden und eigene Mitarbeiter (Lieferanten von Arbeitskraft). Da mit Geschäftsprozessen eine Ausrichtung der Aktivitäten im Unternehmen auf die Anforderungen des Markts und auf die effiziente Bearbeitung dieser Anforderungen erfolgen soll, sind interne Stellen in der Regel nicht als »Kunden« im Sinne von Geschäftsprozessen zu verstehen. Geschäftsprozesse lassen sich zur besseren Übersichtlichkeit in Teilgeschäftsprozesse zerlegen. Ein SAP R/3 Enterprise-Geschäftsprozess besteht aus einer Verkettung einzelner Funktionen mithilfe von Ereignissen. In der Begriffswelt von R/3 werden häufig Synonyme wie »Prozesskette« und »Geschäftsvorfall« verwendet, was zu einer gewissen Begriffsunschärfe führt. Beispiele für Geschäftsprozesse in einem Unternehmen sind: • • • • •

Auftragsabwicklung Bestellabwicklung Produktentwicklung Kundenservice Finanzreporting

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Überblick Materialwirtschaft

Ein Geschäftsprozess betrifft bei einem funktionsorientierten Unternehmen meist einen oder mehrere Bereiche und Abteilungen. Ist dies der Fall, so spricht man von bereichsübergreifenden bzw. abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen. Beispiele für Bereiche in einem funktionsorientierten Unternehmen sind: • Verkauf • Einkauf • Lager • Produktion • Buchhaltung • Controlling Der Geschäftsprozess »Bestellabwicklung« ist bereichsübergreifend, da er mindestens die Bereiche Disposition, Einkauf und Lager umfasst. Funktionale Abteilungen im Rahmen der Materialwirtschaft sind zum Beispiel: • Einkauf • Warenannahme • Rechnungsprüfung

Teilprozesse Größere Geschäftsprozesse werden in Teilprozesse zerlegt. So lässt sich der Geschäftsprozess »Bestellabwicklung« in eine Reihe kleinerer Teilprozesse auflösen, wie beispielsweise: • Bestellanforderungsbearbeitung • Anfrage/Angebotsbearbeitung • Bestellungsbearbeitung für Lagermaterial • Warenannahme

Geschäftsprozessoptimierung (GPO) Der Schwerpunkt bei der Geschäftsprozessoptimierung liegt auf der Verbesserung bereits bestehender Abläufe. In der Vergangenheit bildete dieser Ansatz die Grundlage für Optimierungsmaßnahmen, die auf einzelne Bereiche und Abteilungen gerichtet waren und daher suboptimal blieben. GPO wird heute auch für bereichsübergreifende Prozesse eingesetzt. Der Umfang eines GPO-Prozesses ist beliebig.

Business Process Reengineering (BPR) Der Begriff »Business Process Reengineering« (BPR, dt.: Konversion) entstand gegen Ende der 80er Jahre in den USA. Schwerpunkt ist die Neugestaltung von Geschäftsprozessen. Der Ablauf wird nicht suboptimal verbessert, sondern grundlegend überdacht. Der Sinn des BPR ist nicht nur eine Verbesserung,

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2

2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen

sondern die flexible Gestaltung (Selbstanpassung) und Entschlackung von Geschäftsprozessen sowie die Schaffung größerer Freiräume für selbständig handelnde Mitarbeiter (Flexibilität). Der Prozess definiert sich durch den Markt des Unternehmens. Dieser Ansatz erfordert einige Radikalität beim Umdenken und geht von einer Prozessorientierung der Organisation und einem Neuentwurf aus. Die Neugestaltung von Geschäftsprozessen im Rahmen eines BPRProjekts geht weit über die Optimierung operativer Wertschöpfungsprozesse hinaus. Sie beeinflusst: • Organisationen • Führungsstile • Know-how der Mitarbeiter Zu einem BPR-Projekt gehört neben der Vereinfachung von komplexen Abläufen auch die Absicht, den Wandel in einem Unternehmen als Konstante zu etablieren.

Zusammenhänge Wenn die Entscheidung fällt, die R/3-Standardsoftware einzusetzen, wird diese Software sehr häufig als Ordnungsfaktor gesetzt, dem sich nach einer ersten Annäherung alles unterordnen soll. Oft betrifft die Erwartungshaltung ausschließlich die Reduktion von »Altlasten«. Die Chance, mit dem Neubeginn durch SAP R/3 Enterprise auch ein Reengineering anzugehen, wird häufig nicht genutzt.

2.1.2 Unterstützung durch die SAP R/3 EnterpriseStandardsoftware Die Referenzmodelle von SAP machen es einem Unternehmen einfach, den potentiellen Funktionsbereich herauszufinden. Innerhalb der SAP-Begriffswelt wird die Geschäftsprozessoptimierung sehr oft mit einem Business Process Reengineering gleichgesetzt, obwohl damit zwei völlig unterschiedliche Ansätze verfolgt werden. Nur ein systematischer Ansatz zur Re-Definition der Geschäftsziele eines Unternehmens und zur Neugestaltung der Geschäftsprozesse (BPR-Projekt) im Rahmen einer Prozessorientierung wird einen Beitrag zur Sicherung des Industriestandorts leisten. Auf der Grundlage einer Entscheidung zugunsten von R/3 ist die Neugestaltung der Geschäftsprozesse durch Business Process Reengineering relativ einfach durchzuführen, weil die Informationstechnologie, das entsprechende SAP-Basissystem sowie die existierenden Hard- und Softwarekonzepte in ein unternehmensweites System integriert werden. Je mehr das Unternehmen dem SAP-Standard entspricht, desto einfacher ist die Abbildung der Geschäftssicht mit den Funktionen von R/3. SAP R/3 Enterprise sollte bevorzugt dort eingesetzt werden, wo eine hohe Funktionsabdeckung (bezogen auf eine ganzheitliche Abbildung) eines Geschäftsprozesses erreicht wird.

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Überblick Materialwirtschaft

Mit dem Einsatz von SAP R/3 Enterprise werden folgende Projektziele ermöglicht: • Unterstützung bei der Abbildung komplexer Geschäftsprozesse durch die umfassende Funktionalität der R/3-Standardsoftware • Ablösung veralteter Hardware-/Softwarestrukturen und betriebswirtschaftlicher Lösungen durch neue Technologien und Verfahren • Erkennen von Rationalisierungspotentialen durch Offenlegung von Geschäftsprozessen auf Basis der Referenzmodelle • Abbildung der wesentlichen betriebswirtschaftlichen Anforderungen in einem einheitlichen, integrierten und erweiterungsfähigen R/3-Konzept • Paralleler Mengen- und Wertefluss in den logistischen Abläufen in Verbindung mit einer Erhöhung der Kostentransparenz Die zur Unterstützung der Geschäftsprozesse notwendigen Informationen werden von SAP R/3 Enterprise an jedem betroffenen Arbeitsplatz aktuell zur Verfügung gestellt. Unterstützt wird dies durch • eine dezentrale Verfügbarkeit der Daten in allen involvierten Abteilungen, wodurch der Geschäftsprozess effizient bearbeitet werden kann • eine einheitliche Datenbasis für alle vom Geschäftsprozess betroffenen Mitarbeiter Besonders Unternehmen mit unterschiedlichen Sparten und Geschäftsfeldern profitieren von der umfassenden R/3-Funktionalität, da R/3 für die meisten Anforderungen Standardlösungen anbietet. Erkauft werden diese Vorteile jedoch mit einer größeren Komplexität im Rahmen des R/3-Standards. Diese Komplexität zieht höhere Aufwendungen bei der Einführung nach sich: • Einarbeitungsaufwand in die Software • Abstimmungsaufwand zwischen Fachabteilungen • Abstimmungsaufwand zwischen DV/Org.-Abteilung und Fachabteilungen Genau genommen sind diese höheren Aufwendungen nicht der SAP-Software, sondern generellen Problemen bei der Abbildung der Geschäftssicht eines Unternehmens durch Software anzulasten. Mit SAP R/3 Enterprise werden komponentenübergreifende Ablaufbeschreibungen der innerhalb von R/3 realisierten Geschäftsprozesse und Teilprozesse im Rahmen der R/3-Referenzmodelle ausgeliefert. Diese bilden die Grundlage für eine effiziente Einführungsstrategie und kompensieren größtenteils das Komplexitätssyndrom der SAP-Software. Oft wird beim Einsatz von Standardsoftware eine Einengung hinsichtlich der Realisierung der firmenspezifischen Geschäftsprozesse bemängelt, mit der Begründung, dass der Standard die Geschäftsprozesse angeblich zwingend vor-

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2

2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen

schreibt. Dies trifft für R/3 nur bedingt zu, da hier außergewöhnlich viel Flexibilität geboten wird, und zwar durch: • die im Customizing vorhandenen Möglichkeiten zur Parametrisierung • Eingriffe an definierten Schnittstellen (User Exits) • die Sprachen ABAP/4 und Java • das integrierte Workflow-Management-Tool • die Business Add In-Funktionalität zur Anbindung von Industrielösungen Die Neugestaltung der Geschäftsprozesse bei einem R/3-Einsatz orientiert sich zunächst an den SAP-Geschäftsprozessen (Referenzmodellen), deren Funktionalität in einem weiteren Schritt hinsichtlich der Customizing-Möglichkeiten näher untersucht wird. • Oft werden die Projektziele in einem ersten Anlauf nicht komplett erreicht. Eine Optimierung muss meist in mehreren Folgeschritten verwirklicht und zu Ende geführt werden. • Werden die Ziele erreicht, so müssen diese abgesichert werden. Dazu sind kontinuierliche Kontrollen der Ziele und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen erforderlich. • Eine weitere Notwendigkeit besteht in der Etablierung des Wandels als einer Konstante im Unternehmen (Continuous Improvement).

Abbildung 2.1

Neugestaltung der Geschäftsprozesse im Rahmen von R/3

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2

Überblick Materialwirtschaft

Durch die Möglichkeiten von R/3 ist eine Anpassung an Veränderungen jederzeit möglich; diese Anpassung wird durch das Customizing entsprechend unterstützt. Dennoch kann eine veränderte Aufbau- und/oder Ablauforganisation dazu führen, dass die einmal angelegten Geschäftsvorfälle mühsam DV-technisch in den neugestalteten Geschäftsprozess umgesetzt werden müssen. Insbesondere kann eine extensive Nutzung der SAP-Informationssysteme weitreichende Auswirkungen auf die Umsetzungskomplexität und die DV-Laufzeit haben. SAP R/3 Enterprise sollte auch deshalb nur in dem Umfang eingesetzt werden, in dem ein unmittelbar ableitbarer Nutzen entsteht.

Geschäftsprozessorientierte R/3-Einführung Die Einführung des R/3-Systems sollte sich nicht an den Grenzen einzelner Anwendungskomponenten orientieren, da die Nutzenpotentiale des integrierten Gesamtsystems und der darin verankerten Geschäftsprozesse nur dann zum Tragen kommen, wenn eine geschäftsprozessorientierte und damit applikationsübergreifende Implementierung erfolgt. Grundsätzlich stehen drei unterschiedliche Strategien zur Einführung von R/3 zur Auswahl: 1. Big Bang: gekennzeichnet durch die gleichzeitige Produktivsetzung mehrerer Anwendungskomponenten und/oder Konzerneinheiten zu einem Stichtag. • Vorteil: Keine permanenten Schnittstellen zu Altsystemen • Risiko: Akribische Vorplanung notwendig 2. Seriell oder Step by Step: umfasst die schrittweise Einführung der Anwendungskomponenten. • Vorteil: Weitergabe von Einführungserfahrung, Verteilung von Investitionen • Risiko: Permanente Schnittstellen, doppelte Datenhaltung und -pflege. Die Vorzüge der Integration sind erst spät sichtbar 3. Roll-out: die erste Einführung wird als Musterinstallation auf andere (vergleichbare) Konzerneinheiten übertragen. • Vorteil: Weitergabe von Erfahrungen der Leitinstallation, verkürzte Einführungszeiten erreichbar • Risiko: Herausbildung der Kernimplementierung und Erhaltung von Freiheitsgraden Die SAP AG versucht jedoch, vor dem Hintergrund der zwingend notwendigen Verkürzung der Einführungszeiten von R/3 den Gedanken einer geschäftsprozessorientierten R/3-Einführung stark zu forcieren (ValueSAP). Eine geschäftsprozessorientierte R/3-Implementierung entsteht aus einem Mix der Einführungsszenarien und der bereits aufgezeigten Merkmale: • Nutzung der strategischen Unternehmensziele als Steuerungselement • Ganzheitliche Umsetzung der relevanten Geschäftsprozesse • Nutzenorientierung

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2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen

• Konsequente Nutzung der betriebswirtschaftlichen Möglichkeiten in R/3 • Iteratives Prototyping durch simultane Verfeinerung und Konkretisierung der Konzeption • Teamwork und Teamtraining Die Umsetzung der geschäftsprozessorientierten R/3-Einführung muss durch ein interdisziplinäres Team erfolgen. Sie beginnt mit einer Trainingsphase für das Kernteam der Prozessverantwortlichen, um eine gemeinsame Verständnisbasis zu schaffen. Ein abteilungsübergreifendes Sollkonzept der betroffenen Geschäftsprozesse und dessen Überprüfung anhand eines iterativ zu entwickelnden Prototyps im nächsten Schritt stellen sicher, dass Risiken und »Missverständnisse« möglichst frühzeitig und umfassend erkannt werden. Eine überschaubare Anzahl kompetenter Projektmitarbeitern, die in einem Kernteam mit weitreichenden Entscheidungskompetenzen organisiert sind, ist ebenso kennzeichnend für die geschäftsprozessorientierte R/3-Einführung wie das konsequente Hinterfragen des Nutzens von Detailanforderungen.

2.1.3 SAP R/3 Enterprise-Tools zur Darstellung und Einführung von Geschäftsprozessen Die Einführung von mySAP-Lösungen ist sehr vielschichtig. Unter den vielen Lösungsalternativen müssen diejenigen identifiziert werden, welche die betriebswirtschaftlichen Anforderungen eines Unternehmens am effizientesten unterstützen. Darüber hinaus sind oft spezifische Erweiterungen notwendig. Nur die Offenlegung der betriebswirtschaftlichen Inhalte mittels grafischer Modelle in Verbindung mit einer effizienten Toolunterstützung versetzt heute Unternehmen in die Lage, die hohen wirtschaftlichen Nutzenpotenziale von mySAP schnell und sicher für sich zu erschließen. Geeignete Werkzeuge für die Einführung von mySAP-Lösungen sind beispielsweise ARIS, Visio oder Intellicorp. Damit ist es möglich, Prozessmodelle anzuzeigen und zu ändern. Ein Prozessmodell beschreibt R/3-Prozesse und -Szenarios und deren Beziehungen untereinander. Diese Beziehungen werden grafisch in Form von ereignisgesteuerten Prozessketten (sogenannte EPKs) und Wertschöpfungsketten dargestellt. Die Verfügbarkeit sowohl der Collaborative Business-Szenarios als auch des R/3-Referenzmodells in ARIS for mySAP bietet die Möglichkeit, die Standardszenarios von mySAP den Unternehmensbedürfnissen anzupassen und die Geschäftsprozesse des Unternehmens durchgängig zu dokumentieren. Hierdurch wird die Erarbeitung moderner und realisierbarer E-BusinessLösungen auf mySAP-Basis wesentlich beschleunigt. Die von der SAP entwickelte Vorgehensweise ValueSAP beschleunigt die Implementierung erheblich. Bei ValueSAP ist die Auswahl der benötigten Standardfunktionen auf der Basis des SAP R/3-Referenzmodells von großer

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Überblick Materialwirtschaft

Bedeutung. ARIS for mySAP ist eines von mehreren geeigneten Tools, um diese Business Blueprints zu erstellen, denn es erweitert die Inhalte der Q&ADatenbank (Question and Answer-Datenbank) um ablauforganisatorische Zusammenhänge. ARIS for mySAP ist in ValueSAP und in das SAP R/3 Enterprise-System integriert. Somit steht das jeweils aktuelle SAP R/3-Referenzmodell zur Verfügung. Mit ARIS for mySAP besteht eine transparente Verbindung zwischen den Prozessmodellen und dem SAP-System. Der Aufruf von ausgewählten SAP R/3-Transaktionen aus den Prozessmodellen heraus ermöglicht bereits sehr früh im Projekt das Testen der Abläufe (Rapid Prototyping).

Prozesskette SAP R/3 Enterprise-Referenzmodell Das SAP R/3 Enterprise-Referenzmodell enthält verschiedene Sichten (Modelle, Modellbilder), welche die betriebswirtschaftliche Aufbau- und Ablauforganisation in unterschiedlicher Darstellungsweise wiedergeben. Am wichtigsten ist die Prozesssicht. Weitere für den Kunden wichtige Sichten sind die Datensicht, die Funktionssicht, die Organisationssicht, die Informationsflusssicht und die Kommunikationssicht. Eine Bearbeitung des SAP R/3 Enterprise-Referenzmodells (Ergänzung und Modifikation) ist z.B. mit dem ARIS-Toolset möglich.

Implementation Guide (IMG) Mit dem Implementation Guide (IMG) oder Einführungsleitfaden wird SAP R/3 Enterprise an die besonderen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Basis hierfür sind die Ergebnisse, welche beim Vergleich der kundenspezifischen Modelle mit den SAP R/3 Enterprise-Referenzmodellen erarbeitet wurden. Zukünftig wird eine Verknüpfung zwischen den ermittelten Ergebnissen aus dem Business Modeler und den Generierungskomponenten des Einführungsleitfadens hergestellt. Damit soll eine unternehmensspezifische Generierung des Einführungsleitfadens aus den Ergebnissen der Geschäftsprozessanalyse ermöglicht werden.

2.1.4 Ereignisgesteuerte Prozessketten Diese Darstellungsform wurde von der SAP AG zusammen mit dem Saarbrücker Institut für Wirtschaftsinformatik (Prof. Dr. Scheer) entwickelt. Sie hat folgende Vorteile: • Sie ist auch für Mitarbeiter der Fachabteilungen ohne DV-Kenntnisse verständlich. • Sie ist Grundlage für die Kommunikation zwischen Fachabteilungen, SAPBeratern und DV/Org-Abteilungen. • Sie gibt Hinweise zur Optimierung von Geschäftsprozessen. • Sie verringert den Aufwand zur Dokumentation des Sollkonzepts. • Sie ist die Grundlage für die Endanwenderdokumentation.

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2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen

Wichtig ist: Eine ereignisgesteuerte Prozesskette beschreibt nicht (primär), welche Informationen von Funktion zu Funktion bewegt werden (Informationsflusssicht). An erster Stelle gilt es, durch die Analyse betrieblicher Abläufe die geeigneten Ereignisse zu finden – was nicht immer einfach ist. Eine ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) besitzt folgende Merkmale: • Sie beginnt mit mindestens einem Ereignis (Startereignis). • Die Ereignisse lösen eine oder mehrere Funktionen aus. • Die Funktionen lösen ein oder mehrere Ereignisse aus. • Die Elemente Ereignis und Funktion werden durch das Element Kontrollfluss (eine gestrichelte Linie) verbunden, evtl. in Verbindung mit dem Element Verknüpfungsoperator. • Eine ereignisgesteuerte Prozesskette endet mit mindestens einem Ereignis (Endereignis).

Abbildung 2.2

Ereignisgesteuerte Prozesskette (Copyright SAP AG)

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Überblick Materialwirtschaft

In einer »erweiterten« EPK sind den Funktionen zusätzliche Elemente zugeordnet: • Organisatorische Einheit • Informations-/Material-/Ressourcenobjekt • Informations-/Materialfluss • Ressourcen/Organisatorische Einheitenzuordnung, also ein Strich, der die Zuordnung von Ressourcen und/oder organisatorischen Einheiten zu einer Funktion verdeutlicht.

Ereignis Ein Ereignis stellt einen eingetretenen Zustand dar, der weitere Abläufe verursacht (Funktionen anstößt). Das Ereignis ist das zentrale Steuerungselement innerhalb eines Prozesses und beschreibt einen betriebswirtschaftlich bedeutsamen Zustand, der eingetreten ist. Dieses Ereignis löst dann eine oder mehrere betriebswirtschaftliche Aktivitäten aus. Nur ein eingetretener betrieblicher Zustand, der eine oder mehrere betriebswirtschaftliche Aktivitäten auslöst, ist ein Ereignis.

Funktion Eine Funktion zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zustands in einen neuen Zustand auf. Sie stellt einen betriebswirtschaftlichen Vorgang in einem Unternehmen dar. Mit diesem Vorgang befasst sich üblicherweise ein Mitarbeiter. Im R/3-System entspricht eine Funktion in etwa einer Transaktion. Um eine Funktion auszuführen, sind Informationen notwendig, die so genannten Inputdaten. Das Ergebnis einer Funktion, die Outputdaten, wird anderen Funktionen zugeführt. Eine Funktion hat verschiedene Attribute – wie z.B. unternehmensintern, systemintern, Kannfunktion –, die z.B. für Vergleiche zwischen Soll- und Ist-Zustand wichtig sind.

Verknüpfungsoperatoren Der Verknüpfungsoperator stellt die Beziehung zwischen Funktion und Ereignis her. Er macht auch schwierige betriebswirtschaftliche Abläufe durchschaubar. Bei der Ereignisverknüpfung wird eine Funktion über einen Verknüpfungsoperator mit zwei oder mehr Ereignissen verbunden. Bei der Funktionsverknüpfung wird ein Ereignis über einen Verknüpfungsoperator mit zwei oder mehr Funktionen verbunden. Da sich zwei Verknüpfungsoperatoren direkt mit einem Kontrollfluss verbinden lassen, ist es beispielsweise auch möglich, zwei Ereignisse über zwei Verknüpfungsoperatoren mit zwei Funktionen zu verbinden. Die Verknüpfungsregeln gelten entsprechend.

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2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem

2.2

Anforderungen an ein Logistiksystem

Die Logistik nimmt eine integrierende Funktion zwischen Beschaffungs- und Absatzmarkt ein. Sie soll bei bedarfsorientierten Beständen einen hohen Versorgungsgrad sicherstellen. Dabei wurde die Materialwirtschaft in der Vergangenheit primär materialflussorientiert betrachtet. Mit der zunehmenden organisatorischen Verflechtung der Funktionen eines Unternehmens nimmt jedoch auch die Bedeutung des Informationsflusses zwischen den einzelnen Teilbereichen zu. Die grundlegenden Informations- und Materialflüsse innerhalb eines Logistiksystems werden im Rahmen dieses Kapitels behandelt.

2.2.1 Grundfunktionen der Logistik Die Logistik ist der Oberbegriff für alle Prozesse • der Herstellung • der Beschaffung • der Lagerung • des Vertriebs von Wirtschaftsgütern Sämtliche Geschäftsprozesse innerhalb der logistischen Kette zwischen Beschaffung und Absatz werden in einem integrierten Logistiksystem bereichsübergreifend geplant, gesteuert und koordiniert. Dadurch entfallen zeit- und ressourcenaufwändige Mehrfachbearbeitungen von Vorgängen in verschiedenen Unternehmensbereichen. Die Teilbereiche eines integrierten Logistiksystems sind: • Produktion Die wesentlichen Funktionen der Produktion sind die Produktions-, Bedarfs- und Kapazitätsplanung sowie die Fertigungssteuerung mit der Festlegung der Lagerhaltungsstrategie und des Fertigungsverfahrens. Eine weitere Funktion, die eng mit dem Controlling verknüpft ist, ist die Produktkostenrechnung. • Materialwirtschaft Die Materialwirtschaft deckt die Funktionen von der Disposition über den Einkauf bis zur Bestandsführung, Lagerplatzverwaltung, Lagersteuerung und Rechnungsprüfung ab. Dabei bilden aktuelle Informationen über Materialbestände, Verbräuche, geplante Zu- und Abgänge die Grundlage für marktnahe Entscheidungen. • Qualitätssicherung Mithilfe der Qualitätssicherung lassen sich die Abläufe innerhalb des Logistiksystems mit dem Ziel der Prüfung und Sicherung eines hohen Qualitätsstandards planen und realisieren.

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Überblick Materialwirtschaft

• Instandhaltung Unter diesem Begriff versteht man die mit Instandhaltungsmaßnahmen verbundenen Leistungen (für die eigene Ausrüstung und im Bereich des Servicemanagements auf verkaufte Anlagen und Produkte). • Vertrieb Die Vertriebsabwicklung umfasst die Funktionskette von der Anfrage über die Auftragsbearbeitung bis zum Versand und der Rechnungsstellung. Hierbei spielen die Kontrolle der Erzeugnisbestände, Informationen über Absatzwege, Versandläger und Transportbeziehungen eine entscheidende Rolle. Jeder dieser Teilbereiche wird in R/3 durch eine eigene Anwendungskomponente repräsentiert.

Vertriebsabwicklung

Anfrage

Angebot

Auftrag

Versand

Faktura

Produktionsplanung und -steuerung Programmplanung

Bedarfsplanung

Kapazitätsplanung

Fertigungssteuerung

Produktkostenrechnung

Bestandsführung

Lagerverwaltung

Rechnungsprüfung

Materialwirtschaft

Disposition

Einkauf

Qualitätsmanagement, Instandhaltung

Abbildung 2.3

102

Grundfunktionen der Logistik

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2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem

2.2.2 Aufgaben und Ziele der Materialwirtschaft In der Materialwirtschaft wird, ausgehend vom Produktionsprogramm und dem Primärbedarf, durch Stücklistenauflösung der Materialbedarf nach Art, Menge und Termin ermittelt. Aus dem so ermittelten Bruttobedarf wird durch Vergleich mit den verfügbaren Lagerbeständen der Nettobedarf an Fertigungs- und Kaufteilen ermittelt. Materialplanung: Die Materialwirtschaft lässt sich in folgende Bereiche untergliedern: • Materialbeschaffung • Materialdisposition • Lagerung • Rechnungsprüfung

Abbildung 2.4 Gliederung der Materialwirtschaft

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Überblick Materialwirtschaft

Zu den Aufgaben der Materialplanung gehören: • die auftragsunabhängige Ermittlung des Materialbedarfs nach Art und Menge je Erzeugniseinheit (Bedarfsplanung) • die Planung des erforderlichen Materialbestands • die Planung der Materialbeschaffung Im Rahmen der Materialdisposition erfolgt die Materialsteuerung auftragsabhängig nach Art, Menge und Termin. Aufgabe der Materialbeschaffung ist es, die in Bedarfsplänen festgelegten Materialien einzukaufen, und zwar • in den erforderlichen Mengen • zum richtigen Zeitpunkt • zum günstigsten Preis • in der gewünschten Qualität

Aufgaben Zu den Hauptaufgaben der Materialwirtschaft gehört die Beschaffung der benötigten Güter und die Bereitstellung dieser Güter in der erforderlichen Menge und Qualität. Das heißt, die Aufgabe der Materialwirtschaft ist die Sicherstellung der Versorgung eines Unternehmens mit den benötigten Waren und Dienstleistungen. Um einen optimalen Materialfluss sicherzustellen, ist ein funktionierender Informationsfluss zwischen den einzelnen Bereichen eines Unternehmens eine unerlässliche Voraussetzung.

Ziele Das Ziel der Materialwirtschaft ist die Bereitstellung des richtigen Materials • zur richtigen Zeit • in der gewünschten Menge • am richtigen Ort • in gewünschter Qualität • bei gleichzeitiger Minimierung der damit verbundenen Kosten Das heißt, im Vordergrund stehen die produktionssynchrone Beschaffung und die Minimierung der Bestände bzw. die Reduzierung der Kapitalbindung im Umlaufvermögen. Das materialwirtschaftliche Optimierungsproblem besteht darin, eine hohe Lieferbereitschaft (Servicegrad) bei geringer Kapitalbindung und minimalen Kosten zu erreichen.

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2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem

Zielkriterien Inwieweit eine Materialwirtschaft die an sie gestellten Ziele erfüllt, kann anhand folgender Zielkriterien überprüft werden: • Minimale Dispositions- und Beschaffungskosten durch Optimierung der Bestellmenge • Geringe Kapitalbindung durch niedrige Lager- und Umlaufbestände • Gute Kapazitätsauslastung der Fertigungsstellen • Sicherung eines reibungslosen Fertigungsablaufs • Hohe Lieferbereitschaft durch gute Lieferbeziehungen und minimale Bestellzeiten • Optimales Beschaffungsmarketing, d.h. langfristige Versorgung durch Pflege guter Lieferantenbeziehungen

2.2.3 Material- und Informationsfluss in der Logistik Ein integriertes Logistiksystem, in dem sämtliche Geschäftsprozesse zwischen Beschaffung, Produktion und Absatz koordiniert werden, kann nur funktionieren, wenn ein reibungsloser Informationsaustausch zwischen den einzelnen logistischen Teilfunktionen (Vertrieb, Produktion, Materialwirtschaft, Instandhaltung) stattfindet.

Abbildung 2.5

Material- und Informationsfluss in der logistischen Kette für ein Fertigungsunternehmen

Dabei ist es die Aufgabe des Informationssystems, die Ereignisse zu erfassen, zu speichern, zu analysieren und zu interpretieren, die den materialwirt-

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Überblick Materialwirtschaft

schaftlichen Vorgängen zugrunde liegen. Im Sinne eines durchgängigen Informationsflusses ist darauf zu achten, dass • die Information konsequent an ihrem Ursprungsort erfasst und für alle weiteren Verarbeitungen verwendet wird • bereits einmal erfasste Daten nicht an anderer Stelle doppelt erfasst und verarbeitet werden • die stellenorientierte Aufarbeitung der Daten schnell und sicher vorgenommen wird Der Informationsfluss im Bereich Materialwirtschaft geht den realen Güterbewegungen teilweise voraus (z.B. Bedarfsermittlung, Materialdisposition und Einkauf sind den Materialflüssen vorgelagert). Andererseits knüpft ein Teil des Informationsflusses im Rahmen der Materialbestands- und -bewegungsrechnung an Zu- und Abgänge von Materialien an. Zwischen diesen vor- und nachgelagerten Materialflüssen besteht ein enger Zusammenhang: In die Errechnung des Liefertermins und der Bestellmenge gehen einerseits Daten aus der Bestands- und Bewegungsrechnung ein, auf der anderen Seite rufen die Ergebnisse dieser Berechnungen Materialflüsse hervor, die sich wiederum in der Bestandsrechnung niederschlagen. Um die unterschiedlichen Zielsetzungen einer Materialwirtschaft möglichst zu optimieren, müssen Verfahren für einen Informationsfluss organisiert werden, die notwendig sind zur Unterstützung der • Materialbedarfsplanung • Materialbeschaffung • Bestandsführung • Rechnungsprüfung • Materialbewertung Dazu müssen im Unternehmen die folgenden aktuellen Informationen vorliegen: • Zukünftige Entwicklung des Bedarfs • Beschaffungsmöglichkeiten • Lagerbestände • Verbräuche

2.2.4 Grundfunktionen einer Materialwirtschaft Die oben beschriebenen Anforderungen und Zielkriterien können nur mit einem integrierten System auf der Grundlage einer gemeinsamen Datenbasis realisiert werden. Eine gemeinsame Datenbasis bedeutet die konsolidierte Bereitstellung und Speicherung von beispielsweise Material- oder Lieferantendaten. Der Zugriff auf diese Daten erfolgt aus allen betrieblichen Funktionen, die diese Daten benötigen.

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2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem

Abbildung 2.6

Grundfunktionen einer Materialwirtschaft

Die Grundfunktionen einer betrieblichen Materialwirtschaft in einem integrierten System sind: • Stammdaten Hierzu gehören beispielsweise Material, Lieferanten, Stücklisten, Konditionen. • Materialdisposition Durch eine Bedarfsplanung und Bestellrechnung sollen optimale Bestellungen und eine ausreichende Lieferbereitschaft sichergestellt werden. Dazu ist eine durchgängige Verbindung zum Bestellsystem und zur Bestandsführung notwendig. • Einkauf Ein integriertes Einkaufssystem unterstützt den Einkäufer bei der Angebotseinholung und Lieferantenauswahl, verringert die Routinetätigkeiten bei der Anfrage- und Bestellschreibung und gewährleistet material- und lieferantenbezogene Entscheidungsinformationen. • Bestandsführung Im Rahmen der Bestandsführung gehört es zu den Grundanforderungen, aktuelle Bestände mengen- und wertmäßig möglichst nahe am Ort der Entstehung zu erfassen und zu verbuchen.

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• Rechnungsprüfung Die Rechnungsprüfung stellt die Verbindung zwischen der Materialwirtschaft und dem Rechnungswesen her.

2.3

Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3

Das R/3-System erfüllt die oben definierten Anforderungen an ein integriertes Logistiksystem zur Durchführung der Aufgaben der Materialwirtschaft. Im Folgenden werden die Integration der Materialwirtschaft in das Gesamtsystem R/3 sowie die Funktionen und Geschäftsprozesse der Anwendungskomponente Materialwirtschaft dargestellt.

2.3.1 Einbettung der Materialwirtschaft in das R/3-System Die Komponenten des R/3-Systems zeichnen sich durch einen hohen Integrationsgrad aus. Dadurch ist der Informationsfluss zwischen allen Funktionen im System gewährleistet. In der Materialwirtschaft bestehen Schnittstellen zu den folgenden Komponenten des R/3-Systems: • Controlling Die Schnittstelle zum Controlling ist bei den Materialverbräuchen ersichtlich. Bei der Materialentnahme steht eine Vielzahl von Kontierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Daten werden automatisch an die Kostenrechnung weitergeleitet. Die Kostenrechnung ist ebenfalls betroffen, wenn Wareneingänge direkt einer Kostenstelle oder einem Auftrag zugeordnet werden. • Finanzbuchhaltung Parallel zur mengen- und wertmäßigen Bestandsführung werden bei jedem Zu- bzw. Abgang die entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben. Darüber hinaus werden Daten aus der Rechnungsprüfung automatisch an die Buchhaltung weitergegeben. • Produktionsplanung und Instandhaltung Die Bedarfsanforderungen vom System Produktionsplanung und der Ersatzteilbedarf und Leistungsbedarf vom System Instandhaltung werden den Arbeitsgebieten Disposition bzw. Einkauf übergeben. • Vertrieb Schon zum Zeitpunkt der Kundenauftragserfassung kann eine Verfügbarkeitsprüfung der Bestände durchgeführt werden. Bei Lieferungen werden die zu liefernden Mengen im Rahmen der Warenausgangsbuchung vom Gesamtbestand abgebucht. • Logistics Execution Diese Komponente beinhaltet die Lagerverwaltung der bestandsgeführten Materialien. Die Materialwirtschaft greift in ihrem Abwicklungsprozess bei Bedarf auf diese eingelagerten Bestände zu.

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2.3 Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3

• Kundenservice Ist die Serviceabwicklung im Einsatz und ist dabei ein Materialeinsatz geplant, dann werden die Bedarfsanforderungen an die Disposition bzw. Bestandsführung übergeben. • Projektsystem Bei externen Beschaffungsvorgängen im Projektsystem werden mit Bestellanforderungen bzw. Bestellungen weitere Prozesse im Einkauf angestoßen.

2.3.2 Geschäftsprozesse der Materialwirtschaft in R/3 Die Materialwirtschaft im R/3-System deckt innerhalb des integrierten Logistiksystems von der Disposition über den Einkauf bis zur Bestandsführung und Rechnungsprüfung alle Aufgaben ab. • Materialdisposition Die verbrauchsgesteuerte Disposition ermittelt Beschaffungsvorschläge nach Bestellpunkten oder auf der Basis von Prognoserechnungen. Der ermittelte Bedarf wird in Form von Bestellvorschlägen dem zuständigen Einkaufsbereich zugeordnet oder in Form von Fertigungsaufträgen in die Produktion gegeben. Ein zusätzlicher Bedarf kann über manuell angelegte Bestellanforderungen erfasst werden. • Einkauf Die Vielzahl der Funktionen des Einkaufs reicht vom Erzeugen einer Bestellanforderung über das Bearbeiten von Anfragen, Angeboten und Bestellungen bis hin zum Ausdruck der Bestellungen und Rahmenverträge. Die vorliegenden Bestellanforderungen werden in Bestellungen oder Rahmenverträge umgesetzt. Dabei wird entschieden, ob aufgrund vorhandener vertraglicher Vereinbarungen (Angebote, Rahmenverträge) sofort bestellt wird oder ob zunächst Anfragen erforderlich sind. Die Bestellungen werden aufgrund der vorhandenen Daten weitgehend maschinell hinzugefügt. Der Einkaufsprozess wird durch Informationen aus der Lieferantenbeurteilung bzw. Lieferantenauswahl unterstützt. • Bestandsführung Alle bestandsverändernden Vorgänge wie Wareneingänge, Warenausgänge, Umlagerungen, Umbuchungen, Reservierungen und Rücklieferungen werden wert- und mengenmäßig durch Transaktionen der Bestandsführung abgedeckt. Beim Wareneingang werden durch den Bezug zu einer Bestellung alle relevanten Daten vorgeschlagen. Im Lager werden alle bestandsverändernden Vorgänge, wie Wareneingänge, Rücklieferungen, Umlagerungen, Reservierungen und Warenausgänge, abgebildet. Bei jeder Materialbewegung wird die Menge fortgeschrieben. Eine Wertfortschreibung erfolgt im Rahmen der automatischen Kontenfindung. • Lagerverwaltung Mit dem Lagerverwaltungssystem können komplexe Lagerstrukturen definiert und verwaltet werden. Die einzelnen Teilläger können als chaotisch

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Überblick Materialwirtschaft

organisierte oder als Festplatzläger verwaltet werden. Dabei werden unterschiedliche Ein- und Auslagerungsstrategien sowie eine Gefahrstoffabwicklung unterstützt. • Logistik-Rechnungsprüfung In der Rechnungsprüfung können eingehende Rechnungen durch Bezug zu einem Wareneingang oder einer Bestellung schnell erfasst, geprüft und gebucht werden. Dabei werden Informationen aus Materialstamm, Bestellung und Wareneingang verwendet. Stimmt die Rechnung mit den vorgeplanten Werten überein, werden automatisch alle Buchungen durchgeführt, und die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben. Beim Überschreiten bestimmter Toleranzen wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt. Darüber hinaus ist es möglich, eine Rechnung automatisch beim Wareneingang zu erstellen. • Stammdaten Für alle Bereiche innerhalb von MM werden die gleichen Stammdaten verwendet. Diese werden auch von anderen Anwendungskomponenten des R/3-Systems benutzt. Die einzelnen Funktionen werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.

Bedarf aus Disposition

Bedarf aus Fachbereich

Bedarfsanforderung

Anfrage an Lieferanten

Bestellungen bei Lieferanten

Angebot des Lieferanten

Wareneingang zur Bestellung Direktverbrauch

Lagerbestand

Rechnungsprüfung zur Bestellung Warenausgang

Produktion

Abbildung 2.7

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Verkauf

Ablaufdiagramm – Beschaffung bei externem Lieferanten

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2.3 Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3

Die Abläufe der Beschaffung von einem externen Lieferanten sind in der Abbildung 2.7 dargestellt. Dieser Ablauf gilt für die in den folgenden Unterkapiteln beschriebene Beschaffung von • • • •

Lagermaterial Verbrauchsmaterial Dienstleistungen Lohnbearbeitungsmaterial

Ausgehend von einem Bedarf, der sich im Rahmen der Disposition oder durch eine manuelle Anforderung aus einem Fachbereich ergibt, wird eine Bestellanforderung (Banf) erstellt. Diese Bestellanforderung wird im Einkauf entweder direkt in eine Bestellung umgesetzt, oder es wird zunächst eine Anfrage an mögliche Lieferanten erstellt. Nach Erfassung des Angebots zur Anfrage kann dann ebenfalls bei dem gewünschten Lieferanten bestellt werden. Die Warenlieferung wird in Form eines Wareneingangs mit Bezug zur Bestellung erfasst. Dabei wird entweder die bestellte Menge dem Lagerbestand zugebucht oder bei einer Bestellung für den Direktverbrauch der in der Bestellung angegebene Kostenträger (Kostenstelle, Auftrag, Projekt) belastet. Beim Eingang der Lieferantenrechnung kann diese mit Bezug zur Bestellung oder zum Wareneingang im System erfasst werden. Eventuell auftretende Differenzen werden angezeigt.

Abbildung 2.8

Ablaufdiagramm – Beschaffung bei anderem Werk (Umlagerungsbestellung)

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Überblick Materialwirtschaft

Die Beschaffung bei einem anderen Werk in Form einer Umlagerungsbestellung (interne Beschaffung) ist in Abbildung 2.8 dargestellt. Neben der Bestellung, dem Wareneingang und der Rechnungsprüfung im bestellenden Werk können im liefernden Werk mit der Komponente Vertrieb (SD) die Lieferung und die Faktura erzeugt werden.

2.4

Überblick über die Internet-Anwendungskomponente Supplier Workplace der R/3 Enterprise-Materialwirtschaft

Mit dem Supplier Workplace (SWP) haben Lieferanten die Möglichkeit, auf das SAP-System des Herstellers zuzugreifen. Dieser Teilbereich eines B2B(Business to Business) Szenarios ist eine Alternative bzw. Ergänzung zu der in der Materialbeschaffung gängigen Kommunikation über die EDI-Schnittstelle. Die webbasierende Anwendung stellt ein kostengünstiges Medium dar, das auch kleineren Anbieter die Teilnahme am Wettbewerb im Lieferantenmarkt ermöglicht. Die Internet-Technologie offeriert ihnen, ohne Zeitverzögerung Informationen aus dem System des Kunden abzurufen und Lieferavise zu erfassen. Kosten und Zeit für Auskünfte, Telefon und die Einrichtung bzw. den Unterhalt einer EDI-Leitung fallen somit weg. Mit diesem Portal wird eine größere Zahl potenzieller Zulieferer angesprochen und fördert somit den Wettbewerb. Langfristig gesehen können dadurch die Produkte für den Hersteller preisgünstiger werden. In der Abbildung 2.9 wird ein Prozess so dargestellt, wie er sich bei einem Lieferanten abspielen kann.

Abbildung 2.9

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Supplier Workplace – Prozessablauf (Copyright SAP AG)

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2.4 Überblick über die Internet-Anwendungskomponente Supplier Workplace

Die erforderlichen Daten für den Prozess der Materialbeschaffung sind im Kundensystem gespeichert und können vom Lieferanten über das Internet überprüft und abgerufen werden. Die Lieferplanabrufe können auch aktiv vom Lieferanten bestätigt werden. Anhand der Lieferplaneinteilungen errechnet der Lieferant seine Bedarfe. Fehlermeldungen im Kundensystem können ebenfalls durch den Lieferanten eingesehen werden. Sobald der Lieferant die Waren geliefert hat, kann er den Wareneingang beim Kunden überprüfen. Nachdem er die Rechnung gestellt hat, kann er die Preisvereinbarungen über das Internet kontrollieren.

2.4.1 Technische Voraussetzungen Die erforderlichen Daten für den Supplier Workplace liefert das R/3 Enterprise. Die so genannten Alerts (Warnmeldungen oder Hinweise) können entweder aus der Materialbedarfsplanung (MRP) des R/3 oder, wenn die Anwendungskomponente APO (Advanced Planner and Optimizer) zur Verfügung steht, aus der Planungsmatrix des APO angezeigt werden.

2.4.2 Anmeldung am System Die Anmeldung erfolgt über einen R/3-User in das R/3. Dieser Absprung befindet sich auf der Homepage des Herstellers. Auf der Einstiegsseite gibt der Anwender seine Benutzerkennung ein. Pro Lieferant kann es mehrere Benutzerkennungen geben, und jeder Anwender sollte die Möglichkeit haben, mehrere Lieferantenkennungen zu nutzen.

2.4.3 Berechtigungen Der Lieferant darf nur die Daten, die ihn betreffen, sehen. Nach der Anmeldung im System erfolgt eine Berechtigungsprüfung, und das System ruft ein Menü mit den Funktionen, die der Anwender benutzen darf, auf.

2.4.4 Navigation Über den Workplace kann der Benutzer in alle Funktionen des Supplier Workplace springen. Der Lieferant hat die Möglichkeit, nach vier verschiedenen Kriterien zu suchen: Er gibt am linken Bildschirmbereich entweder die Lieferantenkennung, den Namen des Produkts – wie es beim Lieferanten (externes Produkt) oder beim Hersteller (internes Produkt) geführt wird – oder die Nummer des Einkaufsbelegs ein. Jede dieser Funktionen erzeugt im System eine Liste mit allen zum Suchkriterium gehörenden Dokumenten. In dieser Liste kann der Anwender nach dem relevanten Beleg oder Dokument suchen.

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Überblick Materialwirtschaft

2.4.5 Integration Der Supplier Workplace besteht aus Anwendungen der Komponenten Materialwirtschaft (MM) und Vertrieb (SD), die für das Internet vereinfacht und auf die wichtigsten Funktionen beschränkt wurden. Der SWP (Supplier Workplace) bildet Vorgänge des Materialbeschaffungsprozesses ab und ist damit wichtiger Bestandteil der Logistikkette. Die Abbildung 2.10 erläutert den Prozess der Materialbeschaffung über das Internet. Der Lieferant kann über das Web Informationen aus den Systemen unterschiedlicher Hersteller abrufen.

Abbildung 2.10 Prozess der Materialbeschaffung via Internet (Copyright SAP AG)

2.4.6 Funktionsumfang Folgende Funktionen sind im Supplier Workplace verfügbar: • Anzeige von Einkaufsbeleginformationen • Anzeige und Bestätigung von Lieferplanabrufen Anzeige von Preisinformationen • Anzeige von Wareneingängen • Anzeige von Gutschriften • Anzeige der Alerts • Erfassen und Ändern von Anlieferungen Wichtig ist: Der Lieferant hat zwar die Möglichkeit, Daten im System seines Kunden anzusehen, diese Daten werden aber nicht automatisch in sein ERPSystem geschrieben; er muss sie manuell in sein System übernehmen.

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2.5 mySAP SRM, mySAP SCM

Nicht immer reicht der Supplier Workplace für eine befriedigende Lieferanten/Hersteller-Beziehung aus. Die effiziente Abwicklung zwischen diesen beiden Geschäftspartnern erfordert oftmals ein umfassenderes Instrumentarium. Umgesetzt wird dies mit der mySAP Business Suite Lösung Supplier Relationship Management (SRM). Diese branchenübergreifende Lösung nutzt das Internet und/oder Intranet eines Unternehmens, um die modernen B2B-Szenarien abzubilden.

2.5

mySAP SRM, mySAP SCM

2.5.1 Beschaffungs- und Lieferanten-Management über das Internet Im Jahre 1999 kam eine neue Lösung für die elektronische Beschaffung hinzu, das mySAP E-Procurement, welches durch seinen Einsatz im B2B-Procurement (Business-to-Business) bekannt geworden ist. Später wurde diese Lösung in SAP Enterprise Buyer umbenannt; nunmehr wird sie durch mySAP SRM (Supplier Relationship Management) ergänzt. Diese Weiterentwicklung des E-Procurement dient zur Optimierung der Kunden-Lieferant-Beziehung. (Siehe unten: Schlüsselbereiche von mySAP SRM.) Unternehmen aller Couleur nutzen das Internet seit längerem nicht nur dazu, neue Märkte zu erschließen, sondern auch um die Optimierung ihrer Logistikkette und die damit zusammenhängende Beschaffung effektiv voranzutreiben. Anders als in der Vergangenheit (im klassischen Beschaffungsprozess), wo der Einkäufer noch im großen Maße direkt mit dem Verkäufer kommuniziert(e), stützt sich der Erfolg von Unternehmen in zunehmenden Maße auf eine Automatisierung innerhalb der Logistikkette. Dies gilt für Waren- und Geldströme ebenso wie für Informationen. Die Beschaffungsabwicklung über das Internet kann einem Unternehmen in großem Umfang zusätzlichen Nutzen sowie Kosteneinsparungen bringen. Es hat sich über viele Jahre gezeigt, dass die berühmte 80:20-Regel auch in der Beschaffung ihre Gültigkeit hat. Diese Regel besagt, dass Unternehmen 80% Ihres Bedarfs durch 20% der Lieferanten abdecken. Im Umkehrschluss heißt das: 80% (!) der Lieferanten liefern lediglich 20% des Bedarfs. Jüngste Untersuchungen haben ergeben, dass sich dieses Verhältnis ziemlich genau mit dem Verbrauch an direkten (~80%) und indirekten Materialien (~20%) deckt. Hinweis Direkte Materialien gehen direkt in die Produktion ein (z.B. Rohstoffe) oder sind für den Vertrieb gedacht. Die Beschaffung ist oft kompliziert und die Zuverlässigkeit der Lieferanten bzw. die hochwertige Produktqualität stehen im Vordergrund. Indirekte Materialien werden intern für die Instandhaltung, die Wartung bzw. den Betrieb von Maschinen sowie für die Verwaltung gebraucht, wie z.B. Bürobedarf, Büromöbel, PCs.

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Überblick Materialwirtschaft

Abbildung 2.11 Die 80 : 20 Regel

Daraus ergibt sich, dass der administrative Aufwand für indirekte Materialien unverhältnismäßig groß ist zum eigentlichen Wert der Produkte. Andererseits ist der Einkaufsprozess direkter Materialien wesentlich komplizierter (Ausschreibungen, Verhandlungen) und erfordert eine genauere Überwachung (Qualitäts- und Lieferantenauswertung) und Steuerung (Planung, Bestellabwicklung). Mit mySAP SRM hat ein Unternehmen die Möglichkeit, Teile der Beschaffung zu dezentralisieren und damit die Abteilung Einkauf zu entlasten. Dadurch kann sich der Einkauf auf wesentliche Aufgaben konzentrieren. Die Katalogbeschaffung ermöglicht es Anwendern, gewünschte Materialien aus unterschiedlichen Lieferantenkatalogen auszuwählen und zu bestellen (siehe auch Workflow, S.123). Selbstverständlich können Positionen auch manuell in der Bestellung erfasst werden. Überall dort, wo SAP R/3 als ERP-Software (ERP = Enterprise Resource Planning), also als operatives System zur (internen) Prozessabwicklung und -optimierung genutzt wird, erweitert das Supplier Relationship Management die Beschaffung um die Möglichkeiten strategischer Auswertungen (Planung und Steuerung durch Nutzung des Business Warehouse = BW) und sorgt für die Integration des Internets im gesamten Beschaffungsprozess. Die Prozesse und die Zusammenarbeit im Bereich Materialwirtschaft (Material Management = MM) finden jetzt zunehmend unternehmensübergreifend statt. Neben der Beschaffung indirekter Materialien über Kataloge unterstützt mySAP SRM jetzt auch die Beschaffung direkter Materialien. Hinweis Enterprise Resource Planning ist die Planung unternehmensweiter Ressourcen und verbindet Produktions-, Finanz-, Personal-, Vertriebs- und Materialwirtschaftssysteme.

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2.5 mySAP SRM, mySAP SCM

Hinweis Das Business Warehouse beruht auf einer komplexen Datenbank mit vielen vorkonfigurierten Inhalten und Informationsmodellen, unternehmensinternen und externen Daten sowie vordefinierten Berichten. mySAP SRM hat also zum Ziel, die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und die gesamte Beschaffungsstrategie sowohl für direkte wie für indirekte Materialien zu optimieren und damit die Wertschöpfung an der Beschaffungsseite zu erhöhen bzw. zu Kosteneinsparungen zu kommen. Dieses soll in erster Linie erreicht werden durch: • Optimierung der Lieferantenauswahl • Verkürzung der Beschaffungszeiten • Verringerung der Prozesskosten • Zielorientierte Beschaffungsstrategien Durch die Evaluierung der Unternehmensabläufe z.B. im Einkauf mithilfe von mySAP SRM ist es möglich, zielgerichtet an diesen Verbesserungen zu arbeiten, die Beschaffung zu steuern bzw. zu automatisieren sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten (insbesondere bei der Planung) durch eine direkte An- und Einbindung zu verbessern. Da jedes Unternehmen seine eigenen Beschaffungsbedürfnisse hat, besteht mySAP SRM aus verschiedenen Komponenten, welche durch SAP R/3 unterstützt werden.

Komponenten von mySAP SRM Die Umsetzung der Funktionalitäten in mySAP SRM erfolgt durch einander ergänzende Komponenten. Da mySAP SRM in verschiedenen Konfigurationen erhältlich ist, beschränken wir uns hier auf die Beschreibung einiger wichtiger Komponenten, welche in den Paketen enthalten sind Hauptkomponenten der SRM-Lösung sind das EBP (Enterprise Buyer Professional), ein internetgestütztes Beschaffungssystem und Teil des mySAP SRM E-Procurement sowie das Business Warehouse, ein Data Warehouse zur Durchführung strategischer Analysen und Auswertungen. mySAP SRM ist kompatibel mit den Logistikfunktionalitäten des SAP R/3-Systems und anderer ERP-Systeme. Weitere Komponenten sind • SUS (Supplier Self Services). Damit können die Lieferanten direkt am Beschaffungssystem teilnehmen, • Der Content Integrator kann gemeinsam mit mySAP SRM für die Harmonisierung von Lieferanten und Materialien sowie für die Ausgabenanalyse eingesetzt werden.

Überblick mySAP SRM Ähnlich wie SAP R/3 benötigt auch mySAP SRM ein Gerüst aus Organisationsstruktur und Stammdaten.

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Überblick Materialwirtschaft

Stammdaten Die Stammdaten können entweder über bestehende ERP-Systeme (z.B. SAP R/3) übertragen oder direkt im EBP (Enterprise Buyer Professional) angelegt werden. Das gilt für den Materialstamm ebenso wie für die Warengruppe und den Lieferantenstamm. Auch die Benutzerdaten können aus anderen Systemen in das EBP übertragen werden. Benutzer müssen darüber hinaus auch als Business Partner angelegt werden (siehe dazu unten Organisationsstruktur). Achtung Stammdaten im SAP und im EBP können unterschiedliche Bezeichnungen haben (vgl. Abb. 2.12)

Abbildung 2.12 Stammdaten im R/3 und EBP

Organisationsstruktur Die Organisationsstruktur im EBP ist etwas anders aufgebaut als im R/3. Sie beinhaltet die Organisationseinheiten des Unternehmens, gegliedert nach Aufgaben und Funktionen (z.B. Einkauf). Die höchste Ebene einer Organisationsstruktur wird als Wurzel bezeichnet; unterhalb der Wurzel wird die restliche Struktur aufgebaut. Anders als im SAP R/3 sind jedoch auch die Benutzer im EBP ein zentraler Bestandteil des Organisationsplans. Das heißt, der Benutzer (User) muss über eine Struktur, welche mehrere Objekte umfasst, im Organisationsplan eingebunden sein. Eines dieser Objekte ist die Planstelle. Planstellen sind die tatsächlich zu besetzenden Positionen im Unternehmen (z.B. Einkäufer oder Sekretärin der Buchhaltung). Weitere Objekte sind der R/3-User, die zentrale Person und der Geschäftspartner (siehe unten Geschäftspartnerkonzept).

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2.5 mySAP SRM, mySAP SCM

Abbildung 2.13 Beispiel einer Organisationsstruktur der Firma XY (mit Gliederung des Einkaufs)

Geschäftspartnerkonzept mySAP SRM nutzt das so genannte SAP-Geschäftspartnerkonzept. Dieses sieht vor, dass jeder, der als (interner oder externer) Geschäftspartner an einem Geschäftsvorgang beteiligt ist, als Business Partner im System angelegt sein muss. Dieses gilt für sowohl für Personen wie für Personengruppen oder Organisationen. Das bedeutet, dass nicht nur Lieferanten oder Ansprechpartner als Business Partner hinterlegt werden, sondern auch die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens. Im Grunde genommen wird also das Geschäftspartnermodell mit der Aufbauorganisation verknüpft. Damit also ein Benutzer an einem Geschäftsvorfall beteiligt werden kann, muss er nicht nur als User sondern darüber hinaus auch als Business Partner angelegt werden. Diesem Business Partner können dann Rollen zugeordnet werden. Die Rolle stellt eine Sammlung von Aktivitäten dar, welche von einer Person ausgeführt werden. An diese Rollen sind Berechtigungen und Transaktionen geknüpft, welche die Durchführung bestimmter Anwendungen ermöglichen (z.B. Bestellung anlegen oder Bestellung freigeben). Beispiel: In der Organisationsstruktur der Firma XY möchte z.B. der User A einen Drucker bestellen (siehe Abbildung 2.13). Das System prüft, welche EK-Organisationen der Abteilung des Users A zugeordnet sind und somit bestellen dürfen. Hierzu gehören die EK-Gruppe Europa und der zentrale EK. Grund dafür ist, dass:

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• die EK-Gruppe Europa der Organisation Europa zugeordnet ist und für die Organisation Europa (und alle dazugehörigen Abteilungen) bestellen darf und • der Zentrale Einkauf der Organisatorisch der »Wurzel« (Firma XY) zugeordnet ist und für diese und alle dazugehörigen Abteilungen bestellen darf. Das System prüft weiter, welche dieser EK-Gruppen für die bestellte Produktkategorie sachlich zuständig ist und wählt darum die Einkäufergruppe Europa als zuständige EK-Gruppe aus. Hinweis Sollten mehrere zugeordnete EK-Gruppen zuständig sein, wählt das System die EK-Gruppe auf der niedrigsten Ebene. In der EK-Gruppe sind dann weitere sachliche Zuständigkeiten und Berechtigungen für die einzelnen Einkäufer definiert. Liegen die Organisationsdaten für den Einkauf (EK Organisation) in einem R/3-System, sind mit den Organisationseinheiten im EBP keine User verknüpft, da das EBP lediglich für die Weiterleitung der Werte verwendet wird.

Schlüsselbereiche von mySAP SRM Die Schlüsselbereiche von mySAP SRM bestehen aus 3 Hauptbereichen (vgl. Abb. 2.14).

Abbildung 2.14 Schlüsselbereiche von mySAP SRM

Im Folgenden werden die Schlüsselbereiche von mySAP SRM kurz erläutert.

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2.5 mySAP SRM, mySAP SCM

Evaluierung der Beschaffungsstrategie • Entwicklung der Beschaffungsstrategie Zweck: Optimierung der Bezugsquellenfindung (welche Lieferanten bzw. Hersteller kommen in Frage), aber auch der Beschaffung (Auswahl des Lieferanten) und Produktentwicklung mittels systemseitig unterstützter Analysen. Durch die Zusammenführung der analysierten Daten aus dem SAP BW verbessert mySAP SRM den Überblick und die Transparenz. • Qualifizierung der Lieferanten Zweck: Verringerung des Aufwands bei der Suche nach Bezugsquellen durch Auswertung und Verwendung eindeutiger und zeitnaher Informationen. Unterstützung der Lieferantenprüfung und der Qualifizierung mit dem Ziel, das Beschaffungsrisiko und die Kosten zu senken. • Auswahl von Lieferanten Zweck: Die Ermittlung von Bezugsquellen soll vereinfacht und beschleunigt werden durch den Einsatz strukturierter Anfragen und »Auktionen«. Hierbei helfen die unter Qualifizierung der Lieferanten erfassten Auswertungen. Es ist möglich, über das elektronische Ausschreibungsverfahren Ausschreibungen zu veröffentlichen, Auktionen durchzuführen und damit einen neuartigen Zugang zur Geschäftswelt zu erhalten. Dies kann öffentlich oder auch nur für eingeführte Lieferanten geschehen. Hierdurch wird die Beschaffung von Direktmaterialien effektiv unterstützt. • Vertragsverhandlungen und -verwaltung Zweck: Nutzung der Vorteile strategischer Zusammenarbeit bei Vertragsverhandlungen durch die Zusammenführung von Informationen auf Unternehmensebene oder sogar auf unternehmensübergreifender Ebene (z.B. bei Projektteams). Anbindung aller Lieferanten • Supplier Self Services Zweck: Durch die Anbindung der Lieferanten an mySAP SRM will man nicht nur den Einkaufsprozess, sondern auch den Verkaufsprozess an Lieferantenseite verbessern und langfristig zu einer Verschmelzung von Geschäftsprozessen kommen. Lieferanten können so nicht nur Ihre Produktkataloge auf den aktuellsten Stand halten, sondern auch Aufträge abwickeln und sogar Rechnungen erstellen. Der direkte Weg des Lieferanten zum Kunden wird somit geebnet. • Content Management Content Management ist ein Prozess, welcher die Informationen zu Produkten und Lieferanten und die Beschaffung steuert. Das Ziel besteht darin, zu der unter Supplier Self Services genannten Anbindung eine Wissensdatenbank (Content) mit aktuellsten Informationen zu Lieferanten und Produkten aufzubauen. Statt Produkte manuell anzulegen ist es auch möglich, Daten aus anderen Quellen (Marktplätze, Lieferanten) zu importieren und zu verwalten. Die Inhalte können dann im SAP Enterprise

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Überblick Materialwirtschaft

Buyer bearbeitet werden. Diese Funktionalität lässt sich nicht nur optimal für indirekte sondern auch für direkte Materialien nutzen. Einbindung aller Lieferanten • Operative Bezugsquellenfindung Zweck: Unter Nutzung zusammenhängender Informationen sollen unvorhergesehene Bedarfsanforderungen schnell und effizient in Bestellungen umgesetzt werden. • Beschaffung per Self Service (Mitarbeiter Self Service) Zweck: Entlastung der Einkaufsabteilung durch Einbeziehung dezentralisierter Einkaufsprozesse unter gleichzeitiger Beachtung der Einkaufsbestimmungen. Self Service eignet sich in erster Linie für die Beschaffung indirekter Materialien. Auch Mobile Procurement, also die Beschaffung über mobile Geräte wie Mobiltelefon oder PDA (Personal Digital Assistant) ist möglich. Vorteil: dringend benötigte Materialien können sofort bestellt und Genehmigungen von überall aus erteilt werden. Neben dem Einkauf können auch Meldungen oder Workflows bearbeitet werden. Dazu gibt es Funktionen für das Reporting oder die Instandhaltung. • Planungs- und produktionsgesteuerte Beschaffung Zweck: Automatisierte Beschaffung (meist direkter Materialien) unter Einbeziehung von Planungs- und Produktionssystemen oder Verknüpfung der Beschaffung mit vorhandenen Prozessen des SCM (Supply Chain Management). Hierbei können ebenfalls die bereits erwähnten Ausschreibungsverfahren und auch der SAP APO (Advanced Planner and Optimizer) eingesetzt werden (siehe auch SCM). • Überwachung von Lieferantenbeziehungen Zweck: Erfassung des gesamten Spektrums der Lieferantenbeziehungen zur Sicherung des Erfolgs und der Wirksamkeit der strategischen Beschaffung.

Möglichen Szenarien beim Einsatz von EBP Wie bereits erwähnt ist es möglich EBP unabhängig von ERP-Systemen zu nutzen. Deshalb werfen wir jetzt einen Blick auf die verschiedenen Szenarien, welche denkbar wären. • Klassisches Szenario Hierbei werden die Geschäftsabläufe im eigentlichen ERP-System abgewickelt. • Entkoppeltes Szenario Hier werden einige Teile des Geschäftsprozesses im EBP (z.B. die Bestellung indirekter Materialien), andere wiederum im ERP-System abgewickelt (z.B. direkte Materialien). • Erweitertes klassisches Szenario Der EBP wird für die gesamte Beschaffung genutzt. Das EBP leitet Kopien der erfassten Schritte (z.B. Bestellungen) an das ERP-System weiter. Die Materialwirtschaftsfunktionen des ERP werden z.B. für die Lagerhaltung genutzt.

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2.5 mySAP SRM, mySAP SCM

• Standalone-Szenario Das EBP ist lediglich mit einem FI-System (Rechnungswesen) verbunden; in diesem Fall wird das EBP als eigenständige Lösung genutzt und der gesamte Prozess lokal verarbeitet.

Workflow Nun kommen wir zu einer Funktion, welche die allgemeinen Abläufe im SAP R/3 bereits unterstützt, aber durch den Einsatz von mySAP SRM ihre vielfältigen Möglichkeiten erst voll entfaltet. Ein Workflow stellt eine ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) dar. Er beschreibt, wer was wann und in welcher Reihenfolge bearbeitet. Die Workflow-Methodik findet auch im EBP (Enterprise Buyer Professional) Anwendung. Die Verknüpfung der einzelnen Aufgaben werden dabei vom SAP Business Workflow sichergestellt. So können z.B. standardmäßige Workflows für Bestellgenehmigungen, Bestätigungen oder Rechnungen genutzt werden. Dafür muss ein Geschäftsprozess definiert werden, welcher die erforderliche Reihenfolge von Ereignissen festlegt und beschreibt, welche Daten dafür (meist vorübergehend) zur Verfügung stehen müssen. Dieser Prozess wird in einem Ereignisdiagramm hinterlegt, das aus dem auslösenden Ereignis und darüber hinaus aus einzelnen Aufgaben sowie gegebenenfalls erforderlichen logischen Abfragen besteht. Die jeweiligen Ereignisse aus dem Diagramm bestimmen, wann etwas gemacht werden muss. Beispiel: Bestellanforderung (Banf) angelegt und gesichert. Was gemacht werden muss, wird durch eine Aufgabe (work item) ausgeführt. Aufgaben beziehen sich auf die einzelnen Arbeiten, welche im Workflow-Prozess auszuführen sind. So kann das Sichern der Banf z.B. eine Funktion aufrufen, die automatisch eine Bestellung generiert. Die Aufgaben können aber auch zugeordnet werden. Wer diese Aufgabe bearbeitet, wird durch die Aufbauorganisation und die hinterlegten Rollen gesteuert. So kann z.B. dem Einkaufsleiter (im Eingangskorb eines Mailsystems) die erwähnte Bestellung zur Freigabe (oder als Erinnerung zur weiteren Bearbeitung) vorgelegt werden. Workflow-Beispiel ohne EBP Sie wollen eine Bestellung aufgeben. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, wird die Bestellung dem verantwortlichen Einkäufer zur Festlegung des Lieferanten oder zum Ausdruck der Bestellung weitergeleitet. Ist eine Genehmigung erforderlich, wird die Bestellung Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt. Erfolgt keine Genehmigung, dann erhalten Sie eine Nachricht (mit dem Ablehnungsgrund). Bei Genehmigung wird Ihre Bestellung dem Einkäufer zugestellt (vgl. Abb. 2.15).

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Überblick Materialwirtschaft

Im EBP wird die Abwicklung über Workflows noch weiter verfeinert, da in den neuen Beschaffungsprozessen alle Mitarbeiter eingebunden sein können. Hier kommt die Funktion Mitarbeiter Self Service zum Einsatz wo mittels Einkaufswagen über Kataloge bestellt wird.

Abbildung 2.15 Beispiel Workflow (vereinfacht)

Workflow-Beispiel mit EBP Sie möchten einen Flachbildschirm bestellen. Anstatt sich über Formulare an den Einkauf oder den Vorgesetzten zu wenden, wollen Sie in einen OnlineKatalog schauen und prüfen, ob ein Produkt mit den verlangten Eigenschaften und zu einen annehmbaren Preis zum gewünschten Termin verfügbar ist. Im Online-Katalog finden Sie die aktuellsten Daten. Über ausgeklügelte Suchfunktionen können Sie das gewünschte Produkt suchen und sofort einen Produkt- und Preisvergleich machen. Ferner können Sie den Artikel auf Verfügbarkeit prüfen. Wenn Sie mit der Suche und Auswahl fertig sind, können Sie die Bestellanforderung sichern. Erst damit ist der Vorgang abgeschlossen. Vor dem Sichern können Sie jederzeit Ihren Einkaufswagen ändern oder löschen. Abhängig vom gewählten Prozess kann der Enterprise Buyer nach Absenden der Anforderung automatisch eine Bestellung erzeugen, welche dem bevorzugten Lieferanten direkt zugeleitet wird. Als Zwischenstufe könnte noch eine Genehmigung der Bestellanforderung auf Grund des Bestellwerts notwendig sein. Wenn der Bestellwert unterhalb einer festgelegten Grenze liegt, kann die Bestellgenehmigung automatisch erfolgen. Falls nicht, kann die Bestellung über einen Workflow zur Genehmigung vorgelegt werden. Sie können dabei den Status der Genehmigung verfolgen.

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2

2.6 Fragen

Hat der Lieferant ein SAP-System, so kann die Bestellung nahtlos übertragen werden; der Lieferant kann bei Bedarf eine Auftragsbestätigung zurückschicken. Die Auftragsbestätigung könnte sogar direkt an Sie geschickt werden. mySAP SRM ermöglicht ferner die Überwachung des Versands. Trifft die Ware ein, so kann der Wareneingang – abhängig vom Szenario – entweder im zentralen Wareneingang oder sogar am Arbeitsplatz erfasst werden. Im letzten Fall müssen Sie den Wareneingang erfassen und mit den Daten der Bestellung abgleichen. Auch für die Fakturierung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum Beispiel kann sich der Lieferant direkt über das Web ankoppeln und alle erforderlichen Daten (in Bezug auf die Bestellung) eingeben. Ferner kann die Rechnung an Sie zur Prüfung gesendet werden. Sie können dann die Rechnung freigeben (evtl. mit Limits) oder auch ablehnen.

2.6

Fragen

1. Welche Eigenschaften von SAP R/3 Enterprise unterstützen die Neugestaltung der Geschäftsprozesse? Welche der vier folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Umfassende Funktionalität von SAP R/3 Enterprise b) Integrierte Datenhaltung von SAP R/3 Enterprise c) Modularer Aufbau von SAP R/3 Enterprise d) Customizing in SAP R/3 Enterprise 2. Aus welchen Gründen sollten Geschäftsprozesse laufend aktualisiert werden? Welche der vier folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Oft werden die Ziele in einem ersten Anlauf nicht komplett erreicht. Eine Optimierung muss meistens in mehreren Folgeschritten verwirklicht und zu Ende geführt werden. b) Die verwendete Software fordert Änderungen der Prozesse. c) Eine kontinuierliche Kontrolle zur Absicherung der erreichten Ziele und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen sind erforderlich. d) Eine weitere Notwendigkeit ergibt sich aus dem Unternehmensumfeld, das in ständigem Wandel begriffen ist. 3. Was versteht man unter dem Begriff »Ereignis« der Prozesskette (EPK)? Welche der zwei folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Ein Ereignis stellt einen erreichten Zustand dar, der weitere Abläufe verursacht. b) Ein Ereignis zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zustands in einen neuen Zustand auf. 4. Was versteht man unter dem Begriff »Funktion« der Prozesskette (EPK)? Welche der zwei folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Eine Funktion stellt einen erreichten Zustand dar, der weitere Abläufe verursacht. b) Eine Funktion zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zustands in einen neuen Zustand auf.

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Überblick Materialwirtschaft

5. Welche verschiedenen Sichten des SAP R/3 Enterprise-Referenzmodells gibt es? Welche der acht folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Technische Sicht b) Prozesssicht c) Datensicht d) Funktionssicht e) Stammdatensicht f) Organisationssicht g) Informationsflusssicht h) Kommunikationssicht 6. Welche der folgenden Begriffe sind Teilbereiche eines integrierten Logistiksystems? Welche der sechs folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Produktion b) Materialwirtschaft c) Kommunikation d) Qualitätssicherung e) Instandhaltung f) Vertrieb 7. Welches sind die Ziele der Materialwirtschaft? Welche der sechs folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Bereitstellung des richtigen Materials b) Bereitstellung zur richtigen Zeit c) Bereitstellung in der gewünschten Menge und in gewünschter Qualität d) Bereitstellung am richtigen Ort e) Erzielung eines guten Verkaufspreises f) Minimierung der damit verbundenen Kosten 8. Zu welchen Anwendungskomponenten des R/3-Systems bestehen in der Materialwirtschaft Schnittstellen? Welche der fünf folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Controlling b) Finanzbuchhaltung c) Produktionsplanung, Instandhaltung d) Vertrieb e) Personalwesen 9. Welche Aufgaben werden von der Materialwirtschaft im R/3-System abgedeckt? Welche der acht folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Materialdisposition b) Einkauf c) Verkauf d) Bestandsführung e) Versand f) Lagerverwaltung g) Rechnungsprüfung h) Stammdaten

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2

2.7 Lösungen

10. Neue Lösungen der SAP unterstützen und verbessern den Ablauf in Einkauf und Bestellabwicklung. Welche der folgenden Aussagen dazu sind richtig? a) Der Supplier Workplace ist Bestandteil von SAP 4.7 Enterprise. Damit können Lieferanten Datenänderungen im SAP-System des Kunden automatisch in das eigene ERP-System übernehmen. b) SRM ist eine Lösung von SAP und stellt eine Erweiterung der Bestellabwicklung des R/3 Enterprise dar. SRM ist auch ohne R/3 Enterprise funktionsfähig. c) Im SRM ist der Enterprise Buyer Professional integriert.

2.7

Lösungen

1. Welche Eigenschaften von SAP R/3 Enterprise unterstützen die Neugestaltung der Geschäftsprozesse? a) Richtig Umfassende Funktionalität von SAP R/3 Enterprise b) Richtig Integrierte Datenhaltung von SAP R/3 Enterprise c) Richtig Modularer Aufbau von SAP R/3 Enterprise d) Richtig Customizing in SAP R/3 Enterprise 2. Aus welchen Gründen sollten Geschäftsprozesse laufend aktualisiert werden? a) Richtig Oft werden die Ziele in einem ersten Anlauf nicht komplett erreicht. Eine Optimierung muss meistens in mehreren Folgeschritten verwirklicht und zu Ende geführt werden. b) Falsch Die verwendete Software fordert Änderungen der Prozesse. c) Richtig Eine kontinuierliche Kontrolle zur Absicherung der erreichten Ziele und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen sind erforderlich. d) Richtig Eine weitere Notwendigkeit ergibt sich aus dem Unternehmensumfeld, das in ständigem Wandel begriffen ist. 3. Was versteht man unter dem Begriff »Ereignis« der Prozesskette (EPK)? a) Richtig Ein Ereignis stellt einen erreichten Zustand dar, der weitere Abläufe verursacht. b) Falsch Ein Ereignis zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zustands in einen neuen Zustand auf. 4. Was versteht man unter dem Begriff »Funktion« der Prozesskette (EPK)? a) Falsch Eine Funktion stellt einen erreichten Zustand dar, der weitere Abläufe verursacht. b) Richtig Eine Funktion zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zustands in einen neuen Zustand auf. 5. Welche verschiedenen Sichten des SAP R/3 Enterprise-Referenzmodells gibt es? a) Falsch Technische Sicht b) Richtig Prozesssicht c) Richtig Datensicht d) Richtig Funktionssicht e) Falsch Stammdatensicht f) Richtig Organisationssicht

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Überblick Materialwirtschaft

g) Richtig Informationsflusssicht h) Richtig Kommunikationssicht 6. Welche der folgenden Begriffe sind Teilbereiche eines integrierten Logistiksystems? a) Richtig Produktion b) Richtig Materialwirtschaft c) Falsch Kommunikation d) Richtig Qualitätssicherung e) Richtig Instandhaltung f) Richtig Vertrieb 7. Welches sind die Ziele der Materialwirtschaft? a) Richtig Bereitstellung des richtigen Materials b) Richtig Bereitstellung zur richtigen Zeit c) Richtig Bereitstellung in der gewünschten Menge und in gewünschter Qualität d) Richtig Bereitstellung am richtigen Ort e) Falsch Erzielung eines guten Verkaufspreises f) Richtig Minimierung der damit verbundenen Kosten 8. Zu welchen Anwendungskomponenten des R/3-Systems bestehen in der Materialwirtschaft Schnittstellen? a) Richtig Controlling b) Richtig Finanzbuchhaltung c) Richtig Produktionsplanung, Instandhaltung d) Richtig Vertrieb e) Falsch Personalwesen 9. Welche Aufgaben werden von der Materialwirtschaft im R/3-System abgedeckt? a) Richtig Materialdisposition b) Richtig Einkauf c) Falsch Verkauf d) Richtig Bestandsführung e) Falsch Versand f) Richtig Lagerverwaltung g) Richtig Rechnungsprüfung h) Richtig Stammdaten 10. Neue Lösungen der SAP unterstützen und verbessern den Ablauf in Einkauf und Bestellabwicklung. Welche der folgenden Aussagen dazu sind richtig? a) Falsch Der Supplier Workplace ist Bestandteil von SAP 4.7 Enterprise. Damit können Lieferanten Datenänderungen im SAP-System des Kunden automatisch in das eigene ERP-System übernehmen. b) Richtig SRM ist eine Lösung von SAP und stellt eine Erweiterung der Bestellabwicklung des R/3 Enterprise dar. SRM ist auch ohne R/3 Enterprise funktionsfähig. c) Richtig Im SRM ist der Enterprise Buyer Professional integriert.

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Kapitel 3 Stammdaten der Materialwirtschaft 3.1

Darstellung organisatorischer Strukturen

132

3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7

Materialstamm Anforderungen an Materialstammdaten Materialart und Branche Mengeneinheiten Voreinstellungen pflegen Materialstammdaten pflegen Periodenverschiebung

134 134 134 149 150 153 163

3.3

Leistungsstamm

165

3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4

Lieferantenstamm Datenbereiche des Lieferantenstamms Wichtige Datenfelder des Lieferantenstammsatzes Lieferantendaten pflegen CpD-Lieferanten

167 169 170 172 179

3.5

Einkaufsinformationssatz

179

3.6

Konditionen

185

3.7

Absprachen

186

3.8

Anlieferungsadressen

189

3.9

Praxisfall: Altdatenübernahme

191

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3

Stammdaten der Materialwirtschaft

130

3.10

Praxisfall: Definition relevanter Stammdatenfelder

194

3.11

Beispiel Customizing

195

3.12

Fragen

199

3.13

Lösungen

201

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3

Stammdaten der Materialwirtschaft Stammdaten werden in R/3 Enterprise in Form von Stammsätzen hinterlegt. Das System greift bei der Bearbeitung der Geschäftsprozesse auf die benötigten Stammsätze zu. Stammdaten werden nur einmal zentral im System gespeichert und in allen Anwendungskomponenten verwendet. Man unterscheidet folgende Stammdaten: • Materialstammdaten Sie enthalten Informationen über Rohstoffe, Handelswaren, Halbfabrikate und Fertigerzeugnisse. Alle Daten werden fachbereichsübergreifend und redundanzfrei geführt. • Lieferantenstammdaten Alle Daten zu einem Lieferanten oder Kreditor werden in einem Lieferantenstammsatz hinterlegt. Einkaufs- und Buchhaltungsdaten werden in einem gemeinsamen Objekt gespeichert. • Einkaufsinformationssatz Der Einkaufsinformationssatz stellt die Beziehung zwischen Material und Lieferant dar. Es sind z.B. Informationen über laufende Bestellungen eines Materials abrufbar, und es können lieferantenspezifische Daten zu einem Material erfasst werden (beispielsweise Lieferantenmaterialnummer, Sonderkonditionen etc.) • Konditionen Konditionen werden zur Preisfindung herangezogen und enthalten Preise, Zu- und Abschläge sowie Bezugsnebenkosten. • Absprachen In Absprachen werden die Konditionen für eine nachträgliche Abrechnung (mengen- bzw. umsatzabhängiger Bonus) mit einem Lieferanten erfasst. Ein Bonus kann beispielsweise monatlich, quartalsweise oder jährlich verrechnet werden. • Leistungsstamm Im Leistungsstamm werden die Beschreibungen der zu beschaffenden Dienstleistungen hinterlegt. Über die Leistungskonditionen können die zugehörigen Preise und Konditionen erfasst werden. Dienstleistungen werden über eigene Funktionen in Einkauf und Bestandsführung abgewickelt. • Orderbuch Im Orderbuch werden die zulässigen bzw. gesperrten nicht zulässigen Bezugsquellen für ein Material erfasst.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

• Quotierung Mithilfe der Quotierung können den verschiedenen Lieferanten eines Materials Quoten zugeordnet werden, falls das Material abwechselnd von diesen Lieferanten bezogen werden soll.

3.1

Darstellung organisatorischer Strukturen

Im R/3 Enterprise-System lassen sich die firmenspezifischen Organisationsstrukturen modellieren. Dabei kann der Aufbau eines Unternehmens aus unterschiedlichen Blickwinkeln dargestellt werden. In der Materialwirtschaft sind zum Teil andere organisatorische Einheiten relevant als im Bereich der Buchhaltung oder des Vertriebs. Durch Verknüpfen der einzelnen Organisationseinheiten wird der Aufbau des Gesamtunternehmens in Form einer hierarchischen Struktur abgebildet. Im Bereich der Materialwirtschaft sind folgende Organisationseinheiten von Bedeutung: • Mandant Unter Mandant versteht man die Gruppierung bzw. den Zusammenschluss von mehreren rechtlich selbständigen Einheiten, die einen gemeinsamen Zweck verfolgen (z.B. Konzern). Der Mandant ist die oberste Stufe in der Organisationsstruktur. Auf dieser Ebene werden zentrale Steuertabellen gepflegt. • Buchungskreis Der Buchungskreis stellt die Ebene der rechtlich selbständigen, bilanzierenden Gesellschaft dar. • Einkaufsorganisation Die Einkaufsorganisation ist für die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen sowie für das Aushandeln von Einkaufskonditionen mit den Lieferanten für ein oder mehrere Werke zuständig. Eine Einkaufsorganisation kann für mehrere Werke zuständig sein, und ein Werk kann von mehreren Einkaufsorganisationen versorgt werden. Dabei können die Werke auch unterschiedlichen Buchungskreisen angehören. Innerhalb einer Einkaufsorganisation können die einzelnen Einkaufstätigkeiten mehreren Einkäufergruppen oder Einkäufern zugeordnet werden. • Werk Das Werk ist ein zentrales Element der Materialwirtschaft. Es ist die disponierende und bestandsführende Einheit. Einem Buchungskreis können mehrere Werke zugeordnet werden. Werke müssen über alle Buchungskreise eindeutig und fortlaufend nummeriert sein.

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3.1 Darstellung organisatorischer Strukturen

• Lagerort Der Lagerort stellt eine Zusammenfassung von Lagerplätzen innerhalb eines Werks dar. Materialbestände lassen sich innerhalb eines Werks getrennt nach Lagerorten führen. Die Nummerierung der Lagerorte kann sich innerhalb verschiedener Werke wiederholen.

Abbildung 3.1

Organisationsstrukturen in R/3-MM

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3

Stammdaten der Materialwirtschaft

3.2

Materialstamm

Alle Daten, die für die Verwaltung eines Materials notwendig sind, werden zentral in einem Datenobjekt, dem Materialstammsatz, abgelegt. Die meisten Daten können direkt vom Benutzer gepflegt werden, ein Teil wird vom System fortgeschrieben (z.B. Verwaltungsdaten und Bestandsdaten).

3.2.1 Anforderungen an Materialstammdaten Unter dem Begriff Material sollen im folgenden alle Einkaufsartikel (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe, Handelsware), Halbfertigerzeugnisse, Fertigerzeugnisse und Dienstleistungen verstanden werden. Auf diese so genannten Materialarten wird zu einem späteren Zeitpunkt noch näher eingegangen. Für die Materialwirtschaft ist unter SAP R/3 die Unterscheidung zwischen Lagermaterial (mengen- und wertmäßige oder nur mengenmäßige Führung der Bestände) und Verbrauchsmaterial (in der Regel keine Bestandsführung) von Bedeutung. Der Materialstamm enthält Informationen über sämtliche Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert und verkauft. Die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, die mit einem Material arbeiten, können alle auf die gleichen Stammdaten zugreifen. Da jede Abteilung aber auch unterschiedliche Informationen zu einem Material hinterlegen will, sind Daten des Materialstammsatzes den verschiedenen Fachbereichen wie Disposition, Einkauf, Lager oder Vertrieb zugeordnet. Deshalb kommt dem Materialstamm eine integrierende Funktion im R/3-System zu. Für jedes Material wird im Materialstamm ein Stammsatz angelegt, der durch eine Materialnummer eindeutig identifiziert wird. Es sind zwei Arten der Nummernvergabe zu unterscheiden: • Die automatische, bei der die Nummern intern vom System vergeben werden (dies ist aus organisatorischer Sicht die einfachere Art der Nummernvergabe) • Die externe, bei der die Nummern vom Anwender vergeben werden

3.2.2 Materialart und Branche Um unterschiedliche Materialien den betrieblichen Anforderungen entsprechend zu verwalten, werden Materialien mit gleichen Eigenschaften zu Gruppen zusammengefasst und einer Materialart zugeordnet. Jedes Material ist beim Anlegen eines Stammsatzes einer Materialart zuzuordnen. Die Materialart legt fest: • wie die Nummernvergabe zu erfolgen hat (intern, extern, Nummernkreis) • welche Bildschirmbilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden • welche fachbereichsspezifischen Daten zum Erfassen angeboten werden

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3

3.2 Materialstamm

Die Beschaffungsart und die Art der Bestandsführung (z.B. nur mengenmäßig) werden ebenfalls über die Materialart gesteuert. Darüber hinaus hängt von ihr ab, welche Konten bei Warenein- und -ausgängen bebucht werden. In der Regel werden folgende Materialarten unterschieden: • Rohstoffe – ROH Stoffe, die fremd beschafft werden und als unmittelbarer Bestandteil in das zu fertigende Produkt eingehen. • Hilfs- und Betriebsstoffe – HIBE Stoffe, die nicht unmittelbar in das zu fertigende Produkt eingehen. Sie werden im Laufe der Fertigung verbraucht (z.B. Schmiermittel, Treibstoff) und im allgemeinen fremd beschafft. • Halbfabrikate – HALB Eigengefertigte oder fremd bezogene Baugruppen oder Einzelteile, die in das zu fertigende Produkt eingehen. • Fertigerzeugnisse – FERT Erzeugnisse, die im Rahmen der Produktion gefertigt werden und zum Verkauf bestimmt sind. • Handelswaren – HAWA Fremdbeschaffte Materialien, die zum Verkauf bestimmt sind. • Verpackungsmaterial – VERP Verpackungsmaterial wird zum Transport von Waren verwendet und der Ware kostenlos beigegeben. • Herstellerteilenummer – HERS Über die zur Herstellerteilenummer gehörige Materialart können Stammsätze mit der Teilenummer des Lieferanten erfasst und mit dem firmeneigenen Materialstammsatz verknüpft werden. Diese Informationen können dann im Rahmen des Beschaffungsprozesses genutzt werden. Neben der Einteilung von Materialien in Materialarten muss ein Material einem bestimmten Industriezweig zugeordnet werden. Dies geschieht beim Anlegen eines Materialstammsatzes durch die Zuordnung zu einer Branche. Die Branche legt fest: • welche Bildschirmbilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden • welche branchenspezifischen Felder auf den Bildschirmen angezeigt werden Standardbranchen sind beispielsweise: • Anlagenbau (A) • Chemie (C) • Maschinenbau (M)

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3

Stammdaten der Materialwirtschaft

Materialartänderung Eine Änderung der Materialart ist nur in Ausnahmefällen möglich. Deshalb muss beim Anlegen eines Materialstammsatzes sorgfältig überlegt werden, welcher Materialart ein Material zugeordnet wird. Die Materialart nimmt auf die Abwicklung verschiedener Vorgänge im R/3 Enterprise-System Einfluss. Deshalb überprüft das System bei der Änderung der Materialart, ob dies überhaupt möglich ist. Eine Änderung der Materialart ist in den folgenden Fällen ohne Einschränkung möglich: • wenn keine Bestände des betreffenden Materials vorhanden sind • wenn keine Reservierungen für das Material ausgelöst wurden • wenn keine Einkaufsbelege (Bestellungen) zu dem Material vorliegen Wenn Bestände, Reservierungen oder Einkaufsbelege für das Material vorliegen, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: • Die Bestandswerte der neuen Materialart müssen auf demselben Sachkonto wie die Bestandswerte der alten Materialart fortgeschrieben werden. • Für das Material der neuen Materialart muss die mengen- und wertmäßige Fortschreibung für alle Werke auf die gleiche Weise erfolgen wie für das Material der alten Materialart. Beim Wechsel in eine Materialart, die andere fachbereichsspezifische Daten zulässt als die alte Materialart, werden • alle Felder des Fachbereichs, den es nicht mehr gibt, auf ihre Initialwerte zurückgesetzt • alle Felder eines Fachbereichs, die durch die neue Materialart zu Mussfeldern werden, in einer Liste ausgegeben, die nachträglich gepflegt werden kann

3.2.3 Sichten des Materialstamms Da die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens mit dem Materialstamm arbeiten und unterschiedliche fachbereichsspezifische Informationen hinterlegen, hat jeder Fachbereich seine eigene Sicht auf die Daten des Materialstamms: • Grunddaten Technische Angaben wie Abmessungen, Werkstoff, Zeichnungsnummer • Einkauf Einkäufergruppe und Über- bzw. Unterlieferungstoleranzen • Disposition Informationen zur Materialbedarfsplanung, Dispositionsverfahren, Losgrößenverfahren und Sicherheitsbestand • Lagerung Lagerungsbedingungen und Verpackungsmaße

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3

3.2 Materialstamm

• Buchhaltung Preisinformationen: Standardpreis, Durchschnittspreis und Bewertungstyp • Prognose Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs: Prognosemodell und Prognosezeitraum • Qualitätsmanagement Daten zur Prüfung des Materials • Vertrieb Informationen zu Verkauf und Versand

Abbildung 3.2

Sichten des Materialstamms

Die pflegbaren Sichten eines Materialstammsatzes werden zusammen mit der Materialart festgelegt. Die einzelnen Sichten werden im Folgenden mit ihren wichtigsten Feldern kurz beschrieben. Dabei entsprechen sowohl die Reihenfolge der Sichten als auch die Felder innerhalb der Sichten dem SAP R/3-Auslieferungssystem. Je nach Branche, Materialart oder Werk können einzelne Felder bzw. Feldgruppen unternehmensindividuell gesteuert werden. Der Systemverwalter kann dabei festlegen, um welche Feldart sich bei den einzelnen Feldern/Feldgruppen handelt: • Mussfeld (eine Eingabe in dieses Feld muss erfolgen) • Kannfeld (eine Eingabe in dieses Feld kann, muss aber nicht erfolgen) • Anzeigefeld (zur Anzeige eines bereits eingegebenen Wertes) • Ausgeblendetes Feld

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3

Stammdaten der Materialwirtschaft

Im R/3 Enterprise haben Sie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Materialstammsichten zu erstellen. Das Auslieferungssystem kann daher auf einfache Weise geändert werden. Des Weiteren können die einzelnen ausgelieferten Sichten um kundeneigene Bildbausteine erweitert werden, bzw. können Bildbausteine aus den ausgelieferten Sichten entfernt werden. Es ist daher möglich, dass die Bildfolge und die Felder der einzelnen Sichten des Materialstamms in den verschiedenen R/3-Systemen von der hier beschriebenen Standardauslieferung abweichen.

Grunddatensicht In der Grunddatensicht können Sie die technischen Daten eines Materials hinterlegen. Die Materialkurzbezeichnung und die Basismengeneinheit müssen auf jeden Fall erfasst werden, da sonst ein Wechsel in eine andere Sicht nicht möglich ist (vgl. Abb. 3.3).

Abbildung 3.3

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Material ändern: Grunddaten 1 (Copyright SAP AG)

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3.2 Materialstamm

Im Bereich ZUGEORDNETE KONSTRUKTIONSDOKUMENTE wird die Verknüpfung zur Dokumentenverwaltung angezeigt (vgl. Abb. 3.4). Daten zur Konstruktionszeichnung können im Bereich KONSTRUKTIONSZEICHNUNG direkt erfasst werden.

Abbildung 3.4 Material ändern: Grunddaten 2 (Copyright SAP AG)

Einkaufsicht In dieser Sicht (vgl. Abb. 3.5) können Sie die einkaufsrelevanten Daten pflegen. Dabei müssen eine Einkäufergruppe und eine Warengruppe erfasst werden, sonst ist ein Wechsel in eine andere Sicht nicht möglich. Über das Feld VAR. BME können Sie die variable BestellmengeneinheitenAbwicklung aktivieren. Die Bestellmengeneinheit kann dann in der Bestellung abweichend vom Infosatz eingegeben werden. Mit dem Kontrollkästchen AUTOM. BESTELL. können Sie festlegen, ob Bestellanforderungen für dieses Material automatisch in Bestellungen umgesetzt werden können. Das Kennzeichen muss bei dem entsprechenden Lieferanten ebenfalls gesetzt sein.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Im Feld EINKAUFSWERTESCHL. werden gültige Mahnstufen und Toleranzgrenzen für den Einkauf festgelegt. Diese dienen bei Anfragen, Bestellungen und Infosätzen als Vorschlagswerte.

Abbildung 3.5

Material ändern: Einkauf (Copyright SAP AG)

Dispositionssicht In der Dispositionssicht 1 (vgl. Abb. 3.6) können Sie die Daten zur Bedarfsplanung pflegen. Das Dispositionsverfahren muss im Feld DISPOMERKMAL eingegeben werden. Je nach gewähltem Dispositionsverfahren besteht in bestimmten Feldern Eingabepflicht (beispielsweise im Feld MELDEBESTAND bei manueller Bestellpunktdisposition). Das Losgrößenverfahren wird in dem Feld DISPOLOSGRÖSSE festgelegt. Es bestehen Abhängigkeiten zwischen dem verwendeten Losgrößenverfahren und den vorzunehmenden Pflichteingaben. Beispielsweise muss beim Auffüllen bis zum Höchstbestand im Feld HÖCHSTBESTAND ein Wert eingegeben werden. Erst nach Eingabe aller Pflichteingaben ist ein Wechsel in eine andere Sicht möglich.

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3.2 Materialstamm

Mithilfe der Felder RUNDUNGSPROFIL und RUNDUNGSWERT kann eingestellt werden, auf welche Werte die Losgröße bei der Bedarfsplanung gerundet werden soll.

Abbildung 3.6

Material ändern: Disposition 1 (Copyright SAP AG)

In der Dispositionssicht 2 (vgl. Abb. 3.7) pflegen Sie weitere Daten für die Bedarfsplanung. Vorrangig legen Sie im Feld BESCHAFFUNGSART fest, ob es sich bei diesem Material um eine Fremdbeschaffung oder eine Eigenfertigung handelt. Sie können für ein Material auch beide Beschaffungsarten (Eigenfertigung und Fremdbeschaffung) zulassen. Über die Felder PLANLIEFERZEIT und WE-BEARBEITUNGSZEIT wird die Terminierung von Bedarfen für fremd bezogene Teile gesteuert. Als Vorschlagswert für Bestellungen kann ein Fremdbeschaffungslagerort definiert werden, in den das Material bei Wareneingang vereinnahmt werden soll.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.7

Material ändern: Disposition 2 (Copyright SAP AG)

In der Dispositionssicht 3 (vgl. Abb. 3.8) pflegen Sie Daten für die Prognosebedarfe. Über das Feld PERIODENKENNZEICHEN wird gesteuert, in welchen Intervallen die Verbrauchs- und Prognosewerte des Materials geführt werden. Über die STRATEGIEGRUPPE werden die Planungsstrategien für ein Material festgelegt. Ein Beispiel wäre die anonyme Lagerfertigung. Außerdem wird dort die Verfügbarkeitsprüfung hinterlegt; damit erfolgt eine Steuerung, ob und wie die Bedarfe erzeugt werden.

Abbildung 3.8

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Material ändern: Disposition 3 (Copyright SAP AG)

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3.2 Materialstamm

In der Dispositionssicht 4 (vgl. Abb. 3.9) pflegen Sie unter anderem die Parameter für die Stücklistenauflösung. Zusätzlich wird über die Auslaufsteuerung geregelt, wie mit einem Material nach Auslauf verfahren werden soll.

Abbildung 3.9

Material ändern: Disposition 4 (Copyright SAP AG)

Prognosesicht In der Prognosesicht (vgl. Abb. 3.10) werden Daten gepflegt, mit deren Hilfe Vorhersagen über den Materialbedarf getroffen werden können. Zu diesem Zweck kann das Prognosemodell im gleichnamigen Feld vorgegeben werden. Geschieht dies nicht, kann das Prognosemodell vom System ermittelt werden. Durch Ihre Eingabe in das Feld MODELLAUSWAHL geben Sie vor, ob bei der Modellauswahl ein Trend und/oder saisonale Abhängigkeiten berücksichtigt werden sollen. Über das Feld PERIODENKENNZEICHEN kann eingestellt werden, auf welche Periodendauer sich die Verbrauchs- und Prognosewerte beziehen. Wenn Sie hier keinen Wert eingeben, wird mit monatlichen Perioden gearbeitet. Es besteht die Möglichkeit, aus dem Prognosebild des Materialstammsatzes eine Einzelprognose für dieses Material durchzuführen.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.10 Material ändern: Prognose (Copyright SAP AG)

Lagerungssicht In der Lagerungssicht (vgl. Abb. 3.11 und 3.12) können Sie die Lagerungsbedingungen, Abmessungen und die Ausgabemengeneinheit pflegen. Der hier eingegebene Lagerplatz hat rein beschreibenden Charakter. Pro Lagerort kann nur ein fester Stellplatz definiert werden. Eine Verwaltung von Beständen auf Lagerplätzen ist über dieses Feld nicht möglich. Dies ist nur im Rahmen des Lagerverwaltungssystems (LE-WMS) vorgesehen. Das Feld LAGERPLATZ kann aber im Rahmen der Inventur als Selektionskriterium für Zähllisten verwendet werden. Lagerungsdaten können auf Werks- und auf Lagerortebene definiert werden. Sie sind Voraussetzung für die Bestandsführung mit SAP R/3.

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3.2 Materialstamm

Abbildung 3.11 Material ändern: Werksdaten/Lagerung 1 (Copyright SAP AG)

Abbildung 3.12 Material ändern: Werksdaten/Lagerung 2 (Copyright SAP AG)

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Buchhaltungssicht In der Buchhaltungssicht 1 (vgl. Abb. 3.13) werden die Daten für die Buchhaltung und Bewertung gepflegt. Für die automatische Kontenfindung in der Materialwirtschaft ist die Eingabe einer Bewertungsklasse erforderlich.

Abbildung 3.13 Material ändern: Buchhaltung 1 (Copyright SAP AG)

Bei der aktuellen Bewertung des Materials wird u.a. festgelegt, welcher Preissteuerung das Material aus der Sicht der Buchhaltung unterliegt. Je nachdem wählt man im Feld PREISSTEUERUNG folgende Kennzeichen: • S für Standardpreis • V für Gleitender Durchschnittspreis • Wählt man die Preissteuerung »S«, wird der Wert des Materials stets nach diesem Preis berechnet. Haben Warenbewegungen oder Rechnungseingänge einen Preis, der vom Standardpreis abweicht, werden die Differenzen auf ein Preisdifferenzkonto gebucht; für die Materialbewertung bleibt die Abweichung unberücksichtigt.

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3.2 Materialstamm

• Erfolgt die Preissteuerung bei einem Material über »V«, kommt es bei einer Preisabweichung zu einer automatischen Anpassung im Materialstammsatz. • Haben Warenbewegungen oder Rechnungseingänge einen vom gleitenden Durchschnittspreis abweichenden Preis, so werden die Differenzen auf ein Bestandskonto gebucht, es erfolgt somit eine Änderung des Bestandswerts und des gleitenden Durchschnittspreises. Mit dem Feld BEWERTUNGSTYP steuern Sie, ob Bestände des Materials getrennt bewertet werden sollen. Die dem Bewertungstyp zugeordneten Bewertungsarten werden im Feld BEWERTUNGSART gepflegt (z.B. Bewertungstyp: Herkunftsland; Bewertungsarten: Deutschland, Frankreich, Spanien, ...). In den Feldern STEUERRECHT. PREIS und HANDELSRECHT. PREIS der Buchhaltungssicht 2 werden im Rahmen der Jahresabschlussbewertung die Preise gespeichert, zu denen das Material aus steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Sicht bewertet wird (vgl. Abb. 3.14).

Abbildung 3.14 Material ändern: Buchhaltung 2 (Copyright SAP AG)

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Werksbestandssicht In der Werksbestandssicht (vgl. Abb. 3.15) wird der gesamte Materialbestand des selektierten Werks angezeigt. Diese Sicht wird automatisch beim Anlegen des Materials auf Werksebene vom System angelegt und ist rein informativ.

Abbildung 3.15 Material ändern: Werksbestand (Copyright SAP AG)

Lagerortsbestandssicht In der Lagerortsbestandssicht (vgl. Abb. 3.16) wird der Materialbestand des selektierten Lagerorts angezeigt. Auch diese Sicht ist wie die Werksbestandssicht rein informativ und wird vom System angelegt. Eine Gesamtübersicht sämtlicher Lagerort- und Werksbestände zu einem Material finden Sie in der Bestandsübersicht. Diese wird in Kapitel 6 »Bestandsführung« behandelt. Ausgehend vom Materialstammsatz, Sicht Lagerortbestand, folgen Sie dem Menüpfad UMFELD | BESTANDSÜBERSICHT.

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3.2 Materialstamm

Abbildung 3.16 Material ändern: Lagerortbestand (Copyright SAP AG)

3.2.4 Mengeneinheiten Neben der Basismengeneinheit, in der das System die Bestände führt, können für einzelne Fachbereiche alternative Mengeneinheiten definiert werden. Alle Mengen, die in anderen Einheiten als der Basismengeneinheit erfasst werden, werden vom System intern in die Basismengeneinheit umgerechnet. • Die Bestellmengeneinheit gibt die Einheit an, in der ein Material vom Einkauf bestellt wird. • Die Ausgabemengeneinheit definiert die Einheit, in der das Material aus dem Lager entnommen wird. Beim Erfassen des Materialstammsatzes müssen die entsprechenden Umrechnungsfaktoren eingegeben werden.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

3.2.5 Voreinstellungen pflegen Sie haben in R/3 die Möglichkeit, benutzerindividuelle Voreinstellungen für die Pflege von Materialstammsätzen vorzunehmen. Das heißt, jeder Benutzer kann die für ihn relevanten Einstellungen für die Branche, zu pflegende Sichten und zu bearbeitende Organisationsebenen festlegen. Diese Einstellungen werden dann bei jeder Pflege des Materialstamms vom System vorgeschlagen.

Branche vorbelegen Zur Voreinstellung einer Branche gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT auf. « Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.17).

Abbildung 3.17 Materialstamm anlegen (Einstieg) (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie Branche und Materialart ein. 3. Rufen Sie EINSTELLUNGEN | BRANCHE ... auf. « Ein Fenster wird angezeigt, in dem die Branche vorbelegt werden kann (vgl. Abb. 3.18).

Abbildung 3.18 Einstellungen: Branche (Copyright SAP AG)

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3.2 Materialstamm

Wenn Sie das Kontrollkästchen BRANCHE AUF EINSTIEGSBILD AUSBLENDEN markieren, kann die Darstellung auf dem Einstiegsbild unterdrückt werden. Dies ist sinnvoll, wenn Sie immer mit der gleichen Branche arbeiten. 4. Geben Sie die gewünschten Daten ein. 5. Klicken Sie auf das Symbol , um die Einstellungen zu sichern, oder auf das Symbol , um die Einstellungen zurückzunehmen. « Das Einstiegsbild wird angezeigt.

Sichten einstellen Um Sichten einzustellen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT auf. « Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt. 2. Geben Sie Branche und Materialart ein. 3. Rufen Sie EINSTELLUNGEN | SICHTEN... auf. « Ein Fenster mit den für die Materialart zur Verfügung stehenden Sichten wird angezeigt (vgl. Abb. 3.19).

Abbildung 3.19 Einstellungen: Sichten (Copyright SAP AG)

4. Wählen Sie die gewünschten Sichten aus. Sie sollten die Sichten einstellen, die normalerweise bearbeitet werden. Wenn Sie das Kontrollkästchen SICHTENAUSWAHL NUR AUF ANFORDERUNG markieren, kann die automatische Sichtenanzeige bei der Pflege des Materialstamms ausgeblendet werden.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Insbesondere wenn Sie als Erfassungshilfe Materialien mit Vorlage anlegen, können Sie über das Kontrollkästchen MARKIERTE SICHTEN ANLEGEN festlegen, dass die ausgewählten Sichten automatisch angelegt werden, ohne jedes einzelne Datenbild gesondert bestätigen zu müssen. 5. Klicken Sie auf das Symbol , um die Einstellungen zu sichern, oder auf das Symbol , um die Einstellungen zurückzunehmen. « Das Einstiegsbild wird angezeigt.

Organisationsebenen festlegen Um Organisationsebenen festzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT auf. « Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt. 2. Geben Sie Branche und Materialart ein. 3. Rufen Sie EINSTELLUNGEN | ORGEBENEN... auf. « Ein Fenster mit den für die Pflege des Materialstamms notwendigen Organisationsebenen wird angezeigt (vgl. Abb. 3.20).

Abbildung 3.20 Einstellungen: Organisationsebenen (Copyright SAP AG)

4. Geben Sie die gewünschten Daten ein. Sie müssen die Organisationsebenen eingeben, für die Sie normalerweise Materialstammdaten pflegen. Wenn Sie das Kontrollkästchen SICHTENAUS-

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3.2 Materialstamm

WAHL NUR AUF ANFORDERUNG markieren, kann bei der Pflege des Materialstamms die automatische Anzeige ausgeblendet werden. 5. Klicken Sie auf das Symbol , um die Einstellungen zu sichern, oder auf das Symbol , um die Einstellungen zurückzunehmen. « Das Einstiegsbild wird wieder angezeigt.

3.2.6 Materialstammdaten pflegen Vor dem Anlegen eines Materialstammsatzes sollte man folgende Überlegungen anstellen: • Existiert tatsächlich noch kein Materialstammsatz für das Material? (Prüfen über Suchhilfe) • Gibt es bereits ein ähnliches Material im System? (Vorlage dient als Erfassungshilfe) • Welche Materialnummer soll das Material erhalten? • Welche Materialart und welche Branche sollen dem Material zugeordnet werden? • Wie soll das Material bezeichnet werden? • In welcher Basismengeneinheit soll das Material im System geführt werden? Die Sachbearbeiter für die Materialstammsätze haben je nach Notwendigkeit die Berechtigung, alle oder einzelne Sichten zu bearbeiten. Das Unternehmen kann so organisiert sein, dass alle Materialstammsätze von einer zentralen Stelle aus angelegt werden. In diesem Fall ist die zentrale Stelle für das Erfassen aller fachbereichsspezifischen Daten zuständig. Die Mitarbeiter aus den einzelnen Fachbereichen ergänzen diese Informationen durch die Änderungsfunktionen. Das Unternehmen kann auch so organisiert sein, dass jede Abteilung die fachbereichsspezifischen Daten, mit denen sie arbeitet, selbst anlegt.

Prozesskette Der Ablauf beim Anlegen eines Materialstammsatzes ist in Abbildung 3.21 schematisch dargestellt.

Bildfolge Bei der Bearbeitung von Materialstammsätzen werden die Sichten durchlaufen, die ein Materialstammsatz umfasst. Dies geschieht in einer bestimmten Reihenfolge und betrifft bestimmte Felder. Die Bildfolge und die Feldauswahl im Materialstamm hängen dabei von folgenden Faktoren ab: • Es werden nur die Sichten mit der entsprechenden Ablauffolge angezeigt, für die das Unternehmen R/3-Komponenten einsetzt. • Die Branche entscheidet wesentlich über Bildfolge und Feldauswahl. Unternehmen des Maschinenbaus verwenden beispielsweise andere Felder als die Chemiebranche.

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Abbildung 3.21 Prozesskette »Materialstamm anlegen« (Copyright SAP AG)

• Die Materialart beeinflusst, welche Sichten eines Materials gepflegt werden können. Handelt es sich bei dem Material z.B. um einen Rohstoff, werden die Bilder des Vertriebs im Standardsystem nicht angezeigt. • Wenn Daten beispielsweise nur auf Werksebene erfasst werden, werden lagerortspezifische Felder in den Sichten ausgeblendet.

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3.2 Materialstamm

Bei der Bearbeitung von Materialstammdaten werden die Bildschirmbilder in einer bestimmten Reihenfolge durchlaufen. Im Auslieferungssystem sind dies: • Einstiegsbild: Material, Branche, Materialart, Vorlage • Fenster »Sichtenauswahl«: z.B. Grunddaten, Einkauf, Buchhaltung • Fenster »Organisationsebenen«: z.B. Werke, Lagerorte • Datenbilder: Die Datenbilder werden in Haupt- und Nebenbilder unterteilt Hauptbilder sind Bildschirmbilder der einzelnen Fachbereiche wie Grunddaten, Einkauf, Disposition. Sie enthalten die fachbereichsspezifischen Informationen. Nebenbilder sind Bildschirmbilder für Zusatzinformationen wie: • Mengeneinheiten • Materialkurztexte • Verbrauchswerte Die Nebenbilder können teilweise über den benutzerdefinierten Materialstamm in die Hauptbilder integriert werden.

Materialstammsatz anlegen Beim Anlegen eines Materialstammsatzes muss unterschieden werden zwischen: • Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material – hierbei müssen alle benötigten Informationen erfasst werden. • Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage – beim Anlegen eines Materialstammsatzes mit Vorlage wird während des Anlegevorgangs Bezug auf ein ähnliches Material genommen, das bereits in der Datenbank definiert ist. Die Daten des Vorlagematerials werden vom System als Vorschlagswerte in den neuen Materialstammsatz kopiert. Diese Vorschlagswerte können überschrieben werden. • Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes – das Erweitern eines Materialstammsatzes ist keine eigene Funktion, sondern wird immer mit dem Befehl ANLEGEN durchgeführt. Es gibt zwei Arten, um einen Materialstammsatz zu erweitern: • Legt eine Abteilung Daten für ein Material an, so existiert der Materialstammsatz ab diesem Zeitpunkt in der Datenbank. Will ein Mitarbeiter aus einem anderen Fachbereich Daten erfassen, muss er den Materialstammsatz nicht völlig neu anlegen, sondern lediglich um die Informationen seines Fachbereichs erweitern. • Erweitert wird ein Stammsatz auch, wenn Daten des gleichen Fachbereichs für weitere Organisationsebenen hinterlegt werden (z.B. für andere Werke).

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Abbildung 3.22 Standardbildfolge »Materialstammsatz anlegen«

Um einen Materialstammsatz zu erweitern, bzw. anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT auf. « Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.17).

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3.2 Materialstamm

2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Wenn Sie ein neues Material anlegen, vergeben Sie eine Materialnummer, falls eine externe Nummernvergabe vorgesehen ist. Andernfalls wird die Materialnummer vom System vergeben. Wählen Sie eine Branche und eine Materialart. Um ein bestehendes Material zu erweitern, geben Sie die Materialnummer ein. Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden die Felder BRANCHE und MATERIALART aus dem Materialstammsatz übernommen. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster zur Sichtenauswahl wird angezeigt. 4. Markieren Sie die zu bearbeitenden Sichten, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster zum Erfassen der zu pflegenden Organisationsebenen wird angezeigt. 5. Geben Sie die gewünschten Organisationsebenen ein, und klicken Sie auf das Symbol . « Die erste ausgewählte Sicht wird angezeigt. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Solange nicht alle Mussfelder ausgefüllt sind, können Sie nicht zur nächsten Sicht wechseln. In der Titelleiste des Fensters sehen Sie, die Materialnummer und Materialart des Stammsatzes, den Sie bearbeiten. 6. Klicken Sie auf das Symbol . « Die nächste ausgewählte Sicht wird angezeigt. 7. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. 8. Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7, bis alle Sichten bearbeitet sind. « Nach dem Bearbeiten der letzten Sicht wird ein Fenster zum Sichern der Daten angezeigt. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste JA, um Ihre Eingaben zu speichern, oder auf die Drucktaste NEIN, um die Funktion zu beenden, ohne die Daten zu speichern. « Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt.

Pflegestatus Wenn ein Fachbereich seine Daten für ein Material angelegt hat, wird der Materialstammsatz mit einem entsprechenden Pflegestatus gekennzeichnet. Dadurch ist es möglich festzustellen, welche Daten bereits gepflegt wurden und welche noch gepflegt werden müssen. Damit bestimmte R/3-Komponenten mit dem Materialstammsatz arbeiten können, ist ein entsprechender Pflegestatus erforderlich. Das heißt, die für die jeweilige Funktion benötigte Sicht muss für die gewünschte Organisationsebene gepflegt sein. Mit der Funktion ERWEITERBARE MATERIALIEN, können sie überprüfen, ob alle Materialstammdaten von einem bestimmten Fachbereich gepflegt wurden. Mit ihrer Hilfe lässt sich beispielsweise überprüfen, ob alle relevanten Materialstammsätze vom Einkauf gepflegt wurden (Pflegestatus = E).

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | SONSTIGE | ERWEITERBARE MATERALIEN auf. « Das Fenster »Erweiterbare Materialien: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.23).

Abbildung 3.23 Erweiterbare Materialien: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie die gewünschten Daten ein. Um beispielsweise alle Rohstoffe anzuzeigen, die vom Einkauf noch zu pflegen sind, geben Sie im Feld PFLEGESTATUS »E« und im Feld MATERIALART »ROH« ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Erweiterbare Materialien: Übersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.24).

Abbildung 3.24 Erweiterbare Materialien: Übersicht (Copyright SAP AG)

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3.2 Materialstamm

Markieren Sie die Materialien, die Sie pflegen wollen. Falls Sie mehrere Materialien markieren, werden nacheinander für jedes Material die anzulegenden Sichten des Materialstamms zur Pflege angezeigt. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste MATERIALIEN PFLEGEN. « Das Fenster »Material anlegen ...« wird angezeigt. Falls Sie den Pflegestatus »E« eingegeben haben, wird beispielsweise im Fenster »Material anlegen« direkt die Sicht Einkauf angezeigt. 5. Geben Sie die gewünschten Daten ein. 6. Klicken Sie auf das Symbol . « Die nächste Sicht wird angezeigt. 7. Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6, bis alle anzulegenden Sichten bearbeitet sind. « Nach dem Bearbeiten der letzten Sicht wird ein Fenster zum Sichern der Daten angezeigt. 8. Klicken Sie auf die Drucktaste JA, um Ihre Eingaben zu speichern, oder auf die Drucktaste NEIN, um die Funktion zu beenden, ohne die Daten zu speichern. « Das Fenster »Material anlegen ...« für das nächste markierte Material wird angezeigt. 9. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8, bis alle markierten Materialien bearbeitet wurden. « Das Fenster »Erweiterbare Materialien: Übersicht« wird angezeigt. 10. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Erweiterbare Materialien: Einstieg« wird angezeigt.

Lagerorte anlegen Um ein Material im Rahmen der Bestandsführung nutzen zu können, muss es für alle in Frage kommenden Lagerorte angelegt worden sein. Andernfalls sind keine Warenbewegungen möglich. Die für ein Material benötigten Lagerorte können komfortabel über eine Sammelerfassung angelegt werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | SONSTIGE | LAGERORTE ERFASSEN auf. « Das Fenster »Sammelerfassung Lagerorte: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.25). Die Selektion kann entweder für alle Lagerorte oder nur für erweiterbare Lagerorte vorgenommen werden. In der ersten Selektion werden alle bereits für das Material angelegten Lagerorte zusätzlich angezeigt.

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Abbildung 3.25 Sammelerfassung Lagerorte: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie das gewünschte Material und das Werk ein, und drücken Sie . « Das Fenster »Sammelerfassung Lagerorte: Liste« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.26). Geben Sie hier alle gewünschten Lagerorte für das Material ein. Falls eine Lagerortdisposition erforderlich ist, können die entsprechenden Felder (MELDEBESTAND, FESTE LOSGRÖSSE etc.) gepflegt werden. Im Feld VORLAGE können Sie einen bereits angelegten Lagerort eingeben, der als Kopiervorlage verwendet wird. 3. Wenn Sie alle Lagerorte gepflegt haben, wählen Sie das Symbol . « Das Fenster »Sammelerfassung Lagerorte: Einstieg« wird angezeigt.

Abbildung 3.26 Sammelerfassung Lagerorte: Einstieg (Copyright SAP AG)

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3.2 Materialstamm

Materialstammsatz ändern Alle Änderungen, die an einem Materialstammsatz vorgenommen werden, werden in Änderungsbelegen festgehalten. Diese enthalten unter anderem folgende Informationen: • Wann die Änderungen vorgenommen wurden • Wer die Änderung vorgenommen hat • Was geändert wurde Sie können Änderungen sofort vornehmen oder zu einem bestimmten Termin einplanen. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ÄNDERN | SOFORT auf. « Das Fenster »Material ändern (Einstieg)« wird angezeigt. 2. Geben Sie die Nummer des zu ändernden Materials ein. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste SICHTENAUSWAHL. « Das Fenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt. Markieren Sie die gewünschten Sichten. Sie können nur aus den Sichten auswählen, für die das Material bereits angelegt wurde. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste ORGEBENEN. « Das Fenster »Organisationsebenen« wird angezeigt. Geben Sie die zu bearbeitenden Einheiten ein. Sie können nur Organisationseinheiten eingeben, für die der Materialstammsatz bereits angelegt wurde. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Die erste ausgewählte Sicht wird angezeigt. 6. Ändern Sie die erforderlichen Daten. Sie können direkt zu einer anderen Sicht (z.B. Disposition 1) wechseln, indem Sie auf das entsprechende Register klicken. Diese Sicht muss dazu nicht vorher markiert worden sein. 7. Wenn alle Änderungen vorgenommen wurden, wählen Sie Symbol . « Das Fenster »Material ändern (Einstieg)« wird angezeigt. Änderungen können mithilfe der folgenden Menüpfade aus dem Knoten »Materialstamm« im Fenster »SAP Easy Access« angezeigt werden: • MATERIAL | ÄNDERUNGEN ANZEIGEN | AKTIVE ÄNDERUNGEN Sie erhalten eine Liste der bereits vorgenommenen Änderungen zu einem Material. • MATERIAL | ÄNDERUNGEN ANZEIGEN | GEPLANTE ÄNDERUNGEN Sie erhalten eine Liste der geplanten Änderungen eines Materialstammsatzes zu einem bestimmten Termin.

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Materialstammsatz löschen Das eigentliche Löschen von Materialstammsätzen ist nur mithilfe eines Reorganisationsprogramms möglich. Dieses sollte in regelmäßigen Abständen gestartet werden. Um vom Reorganisationsprogramm gelöscht werden zu können, müssen die Materialstammsätze in einem ersten Schritt zum Löschen vorgemerkt werden. Das Setzen von Kennzeichen zur Löschvormerkung auf einer bestimmten Organisationsebene bewirkt, dass alle hierarchisch untergeordneten Ebenen mitgelöscht werden. Des Weiteren ist es erforderlich, dass bei der Reorganisation keine aktiven Verknüpfungen des Materialstammsatzes zu anderen Belegen (beispielsweise noch offene Bestellungen aus dem Einkauf oder der Rechnungsprüfung) bestehen. Die Löschvormerkung für ein Material kann sofort durchgeführt oder für einen bestimmten Termin eingeplant werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ZUM LÖSCHEN VORMERK. | PLANEN auf. « Das Fenster »Material zum Löschen einplanen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.27). Das geplante Änderungsdatum muss hier erfasst werden. Sie können über die Selektionsparameter auf die zu löschenden Organisationsebenen einschränken.

Abbildung 3.27 Material zum Löschen einplanen: Einstieg (Copyright SAP AG)

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3.2 Materialstamm

2. Geben Sie die gewünschten Daten ein, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Material zum Löschen einplanen: Datenbild« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.28).

Abbildung 3.28 Material zum Löschen einplanen: Datenbild (Copyright SAP AG)

3. Markieren Sie die Bereiche, die Sie löschen wollen, und klicken Sie auf das Symbol . Wenn Sie beispielsweise das Feld MATERIAL wählen, werden automatisch alle Unterpunkte markiert. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Material zum Löschen einplanen: Einstieg« wird angezeigt. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Materialstammsätze mithilfe einer Löschvorschlagsliste zum Löschen vorzumerken. Im Fenster »Material zum Löschen einplanen: Einstieg« rufen Sie hierzu ZUSÄTZE | VORSCHLAGSLISTE auf. Diese Liste enthält dann die Materialien ohne Bestände.

3.2.7 Periodenverschiebung Bestimmte Daten eines Materials werden nicht nur in der laufenden Periode geführt, sondern auch in Vorperioden. Das betrifft die verschiedenen Bestandsmengen und Bestandswerte eines Materials (z.B. auf Werks- und Lagerortebene). Die Übernahme der Werte der Vorperiode (der vergangenen Periode) in die entsprechenden Felder der Vorperiode und das Setzen einer neuen (aktuellen) Periode wird durch ein Programm, den so genannten

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Periodenschieber, vorgenommen. Dieses Programm wird in der Regel im laufenden Betrieb einmal monatlich am Anfang einer neuen Periode gestartet. Findet zugleich ein Jahreswechsel statt, so werden außerdem die Werte des Vorjahrs in die entsprechenden Felder des Vorjahrs übernommen. Solange die Periodenverschiebung nicht durchgeführt wurde, kann nicht in die neue Periode gebucht werden (z.B. Bestandsbuchungen, Rechnungsprüfung). Der Periodenverschieber kann sowohl online als auch als Batchjob gestartet werden. In der Regel wird das Programm als Hintergrundjob automatisch monatlich eingeplant und ausgeführt. Die hierzu notwendigen Arbeiten sind detailliert in dem Buch SAP R/3 Basissystem beschrieben, das ebenfalls in der Reihe »SAP-Anwenderedition« erschienen ist. Soll der Periodenverschieber online gestartet werden, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | SONSTIGE | PERIODE VERSCHIEBEN auf. « Das Fenster »Periodenverschiebung Materialstamm« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.29).

Abbildung 3.29 Periodenverschiebung Materialstamm – Protokoll (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Sie erhalten ein Protokoll der Periodenverschiebung (vgl. Abb. 3.30). 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Periodenverschiebung Materialstamm« wird angezeigt.

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3.3 Leistungsstamm

Abbildung 3.30 Periodenverschiebung Materialstamm – Protokoll (Copyright SAP AG)

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Leistungsstamm

Im Rahmen der Abwicklung von Dienstleistungen werden analog zu den Materialstammsätzen so genannte Leistungsstammsätze verwendet. Im Leistungsstamm werden die Leistung beschrieben und einkaufsrelevante Daten wie Mengeneinheit, Warengruppe und Bewertungsklasse definiert. Die einzelnen Leistungsstammsätze können einem Leistungsverzeichnis zugeordnet werden. Die zu pflegenden Datenfelder werden über den Leistungstyp gesteuert. Der Leistungstyp definiert folgende Verfahren: • Die Kontenfindung, das heißt, ob und wie vom System die zu bebuchenden Sachkonten gefunden werden • Die Nummernvergabe (extern oder intern) • Den Organisationsstatus, das heißt, für welche Unternehmensbereiche Daten im Leistungsstamm hinterlegt und in welchen Bereichen die Stammdaten verwendet werden können. Mögliche Bereiche sind Controlling, Materialwirtschaft und Vertrieb. Beispiele für im R/3-Standard ausgelieferte Leistungstypen sind: • Komplettleistung – ALL Die Pflege der Grunddaten und der Daten für das Controlling ist möglich. • Basisleistung – GRND Hier können nur die Grunddaten gepflegt werden.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Um im Einkauf mit Leistungsstammsätzen arbeiten zu können, muss bei der Anlage der Stammdaten ein Leistungstyp für den Bereich Materialwirtschaft verwendet werden: • Dienstleistungen Einkauf – SERV Die Pflege der Grunddaten und der Daten der Materialwirtschaft ist möglich. Um einen Leistungsstammsatz anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LEISTUNGSSTAMM | LEISTUNG | LEISTUNGSSTAMM auf. « Das Fenster »Leistung ... anzeigen« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Leistungsstammsatz hinzufügen« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.31).

Abbildung 3.31 Leistung anlegen: Grunddaten (Copyright SAP AG)

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3.4 Lieferantenstamm

Geben Sie einen Leistungstyp (beispielsweise Dienstleistung Einkauf) und eine Basismengeneinheit ein. Bei externer Nummernvergabe ist eine Leistungsnummer einzugeben. Zusätzlich können Sie hier beispielsweise eine Warengruppe für spätere Auswertungen im Einkauf und eine Bewertungsklasse für die automatische Kontenfindung pflegen. Um den Stammsatz einem Standardleistungsverzeichnis zuzuordnen, müssen Sie die Felder LEISTUNGSBEREICH und STLV-POSITION pflegen. Zu diesem Zweck muss ein entsprechendes Leistungsverzeichnis bereits im System definiert worden sein. 3. Falls Sie alle gewünschten bzw. erforderlichen Daten erfasst haben, klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster SAP Easy Access« wird angezeigt. Zusätzlich zur Einzelbearbeitung gibt es die Möglichkeit der Listbearbeitung von Leistungsstammsätzen. Sie rufen diese Funktion aus dem Knoten »Leistungsstamm« im Fenster »SAP Easy Access« über LEISTUNG | LEISTUNGSLISTE auf.

Standardleistungsverzeichnis Ein Standardleistungsverzeichnis (StLV) enthält einen Katalog von Leistungen, die in Form von Textbausteinen definiert werden. Ein Leistungsverzeichnis kann in verschiedene Leistungsbereiche untergliedert werden. Ferner besteht die Möglichkeit, externe Leistungsverzeichnisse über eine standardisierte Schnittstelle in das SAP-System zu übernehmen. Ein Leistungsstammsatz kann auf einen Leistungsbereich und eine StLV-Position verweisen. Um ein Standardleistungsverzeichnis anzulegen, rufen Sie aus dem Knoten »Leistungsstamm« im Fenster »SAP Easy Access« STANDARD-LV | ANLEGEN auf.

3.4

Lieferantenstamm

Im Lieferantenstamm sind Informationen über die kreditorischen Geschäftspartner eines Unternehmens hinterlegt. Der Kreditor kann gegenüber dem Unternehmen verschiedene so genannte Partnerrollen einnehmen, und zwar als • Bestellempfänger • Warenlieferant • Rechnungssteller • Zahlungsempfänger Zum Beispiel kann er als Warenlieferant auftreten, die Rechnung wird jedoch von der zugehörigen Mutterfirma geschickt. Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner des Unternehmens gilt, wird der Stammsatz vom Einkauf und von der Buchhaltung gepflegt.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Abhängig von den organisatorischen Gegebenheiten des Unternehmens kann der Stammsatz von einer zentralen Stelle gepflegt werden. Es ist aber auch möglich, die Daten pro Funktionsbereich anzulegen und zu ändern. Die beim Anlegen des Stammsatzes vergebene Nummer entspricht gleichzeitig der Kontonummer des Lieferanten für die Buchhaltung. Der Einkauf greift auf die Lieferantenstammdaten im Rahmen der Anfrageerstellung, Angebotsabwicklung und Bestellabwicklung zu. Die Buchhaltung benötigt den Stammsatz zur Rechnungsprüfung, Rechnungserfassung und Zahlungsabwicklung.

Abbildung 3.32 Verwendung der Lieferantenstammdaten

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3.4 Lieferantenstamm

3.4.1 Datenbereiche des Lieferantenstamms Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes für Buchhaltung und Einkauf jeder Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehungen zum Kreditor (Lieferanten) speichern kann, ist der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt: • Allgemeiner Bereich • Bereich für Buchungskreis • Bereich für Einkaufsorganisation Der allgemeine Bereich enthält Daten, die von der Finanzbuchhaltung und dem Einkauf gleichermaßen benutzt werden: • Allgemeine Daten, wie Anschrift, Kommunikationsdaten und die Sprache des Lieferanten • Daten, die nur von der Finanzbuchhaltung benutzt werden, aber unabhängig vom Buchungskreis sind, wie beispielsweise die Bankverbindungen • Daten, die nur vom Einkauf benötigt werden, aber unabhängig vom Einkaufsbereich sind, wie beispielsweise die Bahnstation Der Bereich für den Buchungskreis enthält diejenigen Lieferantendaten, die nur die Finanzbuchhaltung benötigt und die in jedem Buchungskreis unterschiedlich sein können. Jeder Buchungskreis muss z.B. ein Abstimmkonto für den Lieferanten festlegen. Dies kann unterschiedlich sein, wenn die Buchungskreise verschiedene Kontenpläne verwenden. Zu den Buchhaltungsdaten, die auf der Ebene des Buchungskreises geführt werden, gehören auch die Zahlungsverkehrsdaten. Der Bereich für die Einkaufsorganisation enthält die Daten, die für den Einkauf benötigt werden und die in den einzelnen Einkaufsorganisationen unterschiedlich sein können. Dazu gehören beispielsweise: • Informationen über Konditionen (z.B. Bestellwährung, Zahlungsbedingungen, Incoterms, Mindestbestellwert) • Verschiedene Steuerungsfelder für die Einkaufsabwicklung (diese Kennzeichen dienen als Vorschlagswerte für Einkaufsinfosätze bzw. Einkaufsbelege und können dort im Einzelfall geändert werden) • Informationen zu den Partnerrollen Zu den Steuerungsfeldern zählen unter anderem folgende Kontrollkästchen: • WE-bez. Rechn.Prüfung Hier wird festgelegt, ob eine Rechnungsprüfung für jede Wareneingangsbuchung separat möglich ist. Dies kann im Infosatz oder in der Bestellung geändert werden.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

• Auto WEAbr. Lieferung Mit dieser Option wird eine automatische Wareneingangsabrechnung für Lieferungen im Rahmen der Rechnungsprüfung ermöglicht. Dies kann im Infosatz oder in der Bestellung geändert werden. • Bestätigungspflicht Das Kontrollkästchen »Bestätigungspflicht« steuert, ob vom Lieferanten eine Auftragsbestätigung verlangt wird. Dies kann im Infosatz oder in der Bestellung geändert werden. • AutoBestellung Das Feld kennzeichnet den Lieferanten für eine mögliche automatische Bestellabwicklung aus der Bestellanforderung heraus. Für das automatisch zu bestellende Material muss das Kontrollkästchen im Materialstamm ebenfalls aktiviert sein. • Nachtr. Abrechnung Über das Kontrollkästchen wird gesteuert, ob für den Lieferanten eine Bonusabwicklung möglich sein soll. • Ret. mit Versandabwicklung Über dieses Feld wird gesteuert, ob eine Retoure über die Versandabwicklung im Vertrieb erfolgen soll. Des Weiteren können für einzelne Werke oder Lieferantenteilesortimente abweichende Einkaufsdaten definiert werden. Beispielsweise können für unterschiedliche Teilesortimente andere Warenlieferanten angelegt werden.

3.4.2 Wichtige Datenfelder des Lieferantenstammsatzes Jeder Lieferantenstammsatz erhält eine eindeutige Nummer (Kontonummer des Lieferanten für die Buchhaltung). Diese Nummer ist nötig, um den Stammsatz in der Buchhaltung oder im Einkauf aufzurufen. Bei der internen Nummernvergabe vergibt das System beim Anlegen der Stammsätze eine fortlaufende Nummer; bei der externen Nummernvergabe vergibt diese Nummer der Benutzer selbst. Das System gewährleistet dabei, dass die Nummern immer eindeutig sind. Die Art der Nummernvergabe und die Nummernbereiche werden von der Kontengruppe bestimmt.

Kontengruppe Beim Anlegen eines Lieferantenstammsatzes muss eine Kontengruppe angegeben werden. Die Kontengruppe bestimmt: • die Art der Nummernvergabe für die Lieferantennummer • den Nummernbereich, aus dem die Lieferantennummer zu vergeben ist • die Felder, die auf dem Bildschirm angezeigt werden, und ob es sich bei ihnen um Muss- oder Kannfelder handelt • ob es sich um einen CpD-Lieferanten handelt • die Steuerung der notwendigen bzw. möglichen Partnerrollen

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3.4 Lieferantenstamm

Zahlungsbedingung Zahlungsbedingungen sind Vereinbarungen zwischen Einkäufer und Lieferant, die den Zahlungszeitpunkt von Forderungen und einen eventuellen Zahlungsnachlass festlegen. Der Lieferant kann einen prozentualen Nachlass entsprechend den Zahlungsbedingungen auf der Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist gewähren oder ausschließen. Beispiele: • Zahlbar in 30 Tagen ohne Abzug • Zahlbar innerhalb von 10 Tagen unter Abzug von 2% Skonto Zahlungsbedingungen werden im Lieferantenstammsatz festgehalten. Sie werden im Falle von Bestellungen bei dem Lieferanten vorgeschlagen.

Bankverbindung Für jeden Kreditor sind fünf Eingabemöglichkeiten je Bankverbindung vorgesehen: • Land Der Länderschlüssel der Bank (Sitz der Bank) bestimmt, nach welchen Regeln die restlichen Bankdaten geprüft werden. • Bankkontonummer Dieses Feld enthält die Nummer, unter der das Konto bei der Bank geführt wird. • Bankkontrollschlüssel Dieses Feld enthält einen Prüfschlüssel für die Kombination von Bankleitzahl und Bankkontonummer (speziell für Konten bei ausländischen Banken). • Banktyp Ein Schlüssel, mit dem die jeweilige Bank aufgerufen werden kann. • Einzugsermächtigung Kennzeichen, ob eine Einzugsermächtigung vorliegt.

Abweichender Zahlungsempfänger Im Kreditorenstammsatz können die Kontennummern eines abweichenden Zahlungsempfängers eingegeben werden. Die Überweisungen werden dann über die Banken dieses Kreditors abgewickelt. Dieses Feld wird nur dann benötigt, wenn Zahlungen nicht über den Lieferanten, gegen den die Verbindlichkeiten bestehen, erfolgen sollen. Das gleiche gilt für Bankeinzüge von Forderungen. Abweichende Zahlungsempfänger können im Allgemeinen und im buchungskreisspezifischen Bereich eingegeben werden.

Abstimmkonto Jede Bewegung auf einem Konto der Nebenbuchhaltung (z.B. Rechnungen, Zahlungen) wird automatisch im Hauptbuch auf einem so genannten Abstimmkonto mitgebucht. Das Abstimmkonto in der Hauptbuchhaltung ist somit das Konto, das bei den Buchungen parallel zum Konto der Neben-

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buchhaltung fortgeschrieben wird. Die Integration von Nebenbuchhaltung und Hauptbuchhaltung wird durch das Abstimmkonto gewährleistet. Jedem Kreditorenkonto muss im Stammsatz ein Abstimmkonto zugewiesen werden. Dazu wird im Feld ABSTIMMKONTO die Kontonummer dieses Sachkontos eingegeben. In der Regel wird mehreren Kreditorenkonten ein gemeinsames Abstimmkonto zugeordnet. Das Abstimmkonto wird in der deutschen Bilanz unter der Bilanzposition »Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen« ausgewiesen. Abstimmkonten können in beliebiger Anzahl angelegt werden. Das ist vor allem dann notwendig, wenn die Konten in der Bilanz gesondert ausgewiesen werden sollen, beispielsweise für • Verbindlichkeiten Inland • Verbindlichkeiten Ausland

Partnerrollen Ein Lieferant kann gegenüber dem eigenen Unternehmen in verschiedenen Rollen auftreten. Mögliche Rollen sind: • Bestelladresse • Warenlieferant • Rechnungssteller • Zahlungsempfänger Dies wird in R/3 Enterprise in den so genannten Partnerrollen abgebildet. Mithilfe dieser Partnerrollen ist es möglich, einem Lieferanten beispielsweise einen abweichenden Rechnungssteller (über seine Kreditorennummer) zuzuordnen. Voraussetzung hierfür ist, dass für den Rechnungssteller ebenfalls ein Lieferantenstammsatz im System hinterlegt ist.

3.4.3 Lieferantendaten pflegen Für jeden Lieferanten wird nur ein Stammsatz angelegt, der von Einkauf und Buchhaltung benutzt wird. Dadurch werden • unterschiedliche Datenbestände vermieden • Daten der Kreditoren nur einmal erfasst und verwaltet Außer der Anschrift und dem Namen des Lieferanten enthält der Stammsatz die folgenden Informationen: • Namen wichtiger Kontaktpersonen • Buchhalterische Daten, wie z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung, Bankverbindungen oder Mahnverfahren • Einkaufsdaten, wie beispielsweise die Bestellwährung, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Partnerrollen

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3.4 Lieferantenstamm

Änderungen der allgemeinen und der Einkaufsdaten im Lieferantenstammsatz können sowohl mit sofortiger Wirkung als auch zu einem geplanten Änderungsdatum vorgenommen werden.

Prozesskette Der Ablauf beim Anlegen eines Lieferantenstammsatzes ist in Abbildung 3.33 schematisch dargestellt.

Abbildung 3.33 Prozesskette »Lieferant anlegen« (Copyright SAP AG)

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Bildfolge Die Bildfolge, die beim zentralen Anlegen eines Lieferanten durchlaufen wird, ist in Abbildung 3.34 dargestellt.

Abbildung 3.34 Bildfolge »Lieferantenstamm anlegen«

Lieferant anlegen Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | LIEFERANT | ZENTRAL | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Kreditor anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

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3.4 Lieferantenstamm

2. Geben Sie einen Buchungskreis und eine Einkaufsorganisation und eine Kontengruppe ein. Je nach Kontengruppe muss die Lieferantennummer eingegeben werden (externe Nummernvergabe). 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Anschrift« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.35).

Abbildung 3.35 Kreditor anlegen: Anschrift (Copyright SAP AG)

Geben Sie die Anschrift, den Suchbegriff sowie Land und Sprache ein. Im Fensterbereich »Kommunikation« besteht die Möglichkeit über die Drucktaste WEITERE KOMMUNIKATION für jede Kommunikationsart mehrere Einträge zu erfassen. Beispielsweise können getrennte E-Mail-Adressen für Ansprechpartner im Einkauf, Disposition und Rechnungsprüfung gepflegt werden. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Steuerung« wird angezeigt. Geben Sie hier die Buchhaltungsdaten ein, die vom Zahlungs- und Mahnprogramm benötigt werden, sowie Daten, die Sie für Auswertungen im Einkauf benötigen.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr« wird angezeigt. Geben Sie die erforderlichen Daten für die Bankverbindungen des Lieferanten ein. 6. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Kontoführung Buchhaltung« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.36). Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Hier ist beispielsweise das Abstimmkonto für die Hauptbuchhaltung einzugeben.

Abbildung 3.36 Kreditor anlegen: Kontoführung Buchhaltung (Copyright SAP AG)

7. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr Buchhaltung« wird angezeigt. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. 8. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Korrespondenz Buchhaltung« wird angezeigt. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

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3.4 Lieferantenstamm

9. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Einkaufsdaten« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.37). Geben Sie die Bestellwährung und weitere Konditionen zum Kreditor ein. Des Weiteren können Sie verschiedene Steuerungsdaten erfassen, die bei der Bestellabwicklung berücksichtigt werden.

Abbildung 3.37 Kreditor anlegen: Einkaufsdaten (Copyright SAP AG)

10. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Partnerrollen« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.38). Hier können Sie abweichende Rechnungssteller und Bestelladressen zum Kreditor erfassen. Bereits bearbeitete Fenster können Sie aufrufen, indem Sie beispielsweise SPRINGEN | ALLGEMEINE DATEN | ANSCHRIFT aufrufen. 11. Wenn Sie alles eingegeben haben, klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.38 Kreditor anlegen: Partnerrollen (Copyright SAP AG)

Lieferant sperren In bestimmten Fällen soll verhindert werden, dass Material weiterhin von einem Lieferanten bezogen wird, beispielsweise dann, wenn er Material von mangelhafter Qualität liefert. Im Lieferantenstammsatz haben Sie die Möglichkeit, diesen betreffenden Lieferanten zu sperren. Neue Bestellungen bei diesem Lieferanten sind nicht mehr möglich, sobald das Sperrkennzeichen gesetzt wurde. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | LIEFERANT | EINKAUF | SPERREN auf. « Das Fenster »Kreditor sperren/entsperren: Einstieg Einkauf« wird angezeigt. 2. Geben Sie die Kreditorennummer und gegebenenfalls die Einkaufsorganisation ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor sperren/entsperren: Details Einkauf« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.39). 4. Markieren Sie die Bereiche, für die Sie den Kreditor sperren/entsperren wollen. Ein Eintrag im Feld SPERRE AUS QUALITÄTSGRÜNDEN wirkt sich nur dann auf die Bestellabwicklung aus, wenn die Anwendungskomponente Qualitätsmanagement im Einsatz ist und für ein betroffenes Material im Materialstammsatz aktiviert wurde. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kreditor sperren: Einstieg Einkauf« wird angezeigt.

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3.5 Einkaufsinformationssatz

Abbildung 3.39 Kreditor sperren/entsperren: Details Einkauf (Copyright SAP AG)

3.4.4 CpD-Lieferanten In der Praxis kann es vorkommen, dass Material nur ausnahmsweise von einem Lieferanten bezogen wird, beispielsweise, wenn der Hauptlieferant nicht liefern kann. In solchen Fällen können für Lieferanten, von denen nur einmal bzw. selten Material bezogen wird, so genannte CpD-Lieferantenstammsätze (Conto pro diverse) angelegt werden. Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere Lieferanten benutzt (Sammelkonto). Deshalb dürfen im Stammsatz für CpD-Lieferanten keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert werden. Für diese Fälle steht ein reduzierter Stammsatz zur Verfügung. Kommt es zu Geschäftsbeziehungen mit einem solchen Lieferanten, wird dieser Stammsatz herangezogen.

3.5

Einkaufsinformationssatz

Beim Anlegen eines CpD-Lieferantenstammsatzes wird eine eigene Kontengruppe verwendet. In dieser sind lieferantenspezifische Felder ausgeblendet. Bestellanschrift und Bankdaten der Lieferanten müssen dann in der Bestellbearbeitung bzw. in der Rechnungsprüfung erfasst und innerhalb des Belegs gespeichert werden. Der Infosatz enthält Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, das von diesem Lieferanten bezogen wird. Das heißt, der Infosatz stellt die Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz her. Neben allgemeinen Daten einer Lieferbeziehung enthält der Infosatz Daten, die für jede Einkaufsorganisation und jedes Werk gepflegt werden können.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Beim Erfassen von Bestellungen kann automatisch die Bestellpreisentwicklung fortgeschrieben werden. Der Einkaufsinfosatz kann sowohl manuell als auch automatisch über das Kennzeichen »InfoUpdate« beim Erfassen eines Angebots gepflegt werden. Die Fortschreibung der Bestelldaten wird ebenfalls über dieses Kennzeichen gesteuert. Die im Infosatz enthaltenen Angebots- und Bestelldaten (Konditionen, Zahlungsbedingungen) werden als Vorschlagswerte beim Anlegen einer Bestellung verwendet. Um auch für Lohnbearbeitungsbestellungen Preise und Konditionen zu hinterlegen, ist es erforderlich, einen speziellen Lohnbearbeitungsinfosatz anzulegen (Kennzeichen auf Einstiegsbild). Für die Abwicklung der Lieferantenkonsignation im Einkauf steht ein Konsignationsinfosatz zur Verfügung, in dem die benötigten Preise und Konditionen gepflegt werden können.

Prozesskette Die Möglichkeiten der Infosatzpflege sind in Abbildung 3.40 dargestellt.

Abbildung 3.40 Prozesskette »Infosatz pflegen« (Copyright SAP AG)

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3.5 Einkaufsinformationssatz

Infosatz pflegen Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | INFOSATZ | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Infosatz anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.41). Geben Sie eine Lieferantennummer, eine Materialnummer und eine Einkaufsorganisation ein. Legen Sie fest, ob Sie einen »normalen« Infosatz, einen Lohnbearbeitungsinfosatz oder einen Konsignationsinfosatz anlegen wollen. In diesem Fall wurde der Infotyp »Normal« ausgewählt.

Abbildung 3.41 Infosatz anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Infosatz anlegen: Allgemeine Daten« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.42). Hier können Sie vom Lieferantenstammsatz abweichende Lieferantendaten pflegen. Zusätzlich können die Lieferantenmaterialnummer, Liefermöglichkeiten, die Bestellmengeneinheit und für die Zollabwicklung wichtige Ursprungsdaten zum Material erfasst werden. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Infosatz anlegen: Einkaufsorganisationsdaten 1« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.43).

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.42 Infosatz anlegen: Allgemeine Daten (Copyright SAP AG)

In diesem Fenster können Sie Steuerungsinformationen für den Einkauf (z.B. geplante Lieferzeit, Normalbestellmenge, Versandvorschriften) und den Nettopreis eingeben.

Abbildung 3.43 Infosatz anlegen: Einkaufsorganisationsdaten 1 (Copyright SAP AG)

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3.5 Einkaufsinformationssatz

4. Klicken Sie auf die Drucktaste KONDITIONEN. « Das Fenster »Bruttopreis (PB00) anlegen: Zusatzkonditionen« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.44).

Abbildung 3.44 Bruttopreis (PB00) anlegen: Zusatzkonditionen (Copyright SAP AG)

Hier können Sie Zusatzkonditionen wie Frachtkosten, Rabatte und Staffelpreise hinterlegen. Diese Konditionen werden dann im Falle von Materialbestellungen bei diesem Lieferanten verwendet. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Infosatz anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

Naturalrabatt Falls der Lieferant einen Naturalrabatt für bestimmte Materialien bietet, kann dieser in den Konditionen des Einkaufsinfosatzes hinterlegt werden. Es wird unterschieden zwischen: • Dreingabe Sie definieren im Konditionssatz, ab welcher Menge wie viel als Naturalrabatt geliefert wird (z.B. ab 1.000 kg erhalten Sie pro 100 kg 1 kg als Naturalrabatt). Der Lieferant liefert exakt die bestellte Menge. Der als Dreingabe definierte Teil wird nicht berechnet.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

• Draufgabe In diesem Fall erhalten Sie ab einer bestimmten Menge eine zusätzliche kostenlose Menge in Form eines Naturalrabatts (z.B. ab 1.000 kg erhalten Sie 5 kg zusätzlich als Naturalrabatt). Um mit einem Lieferanten Naturalrabatte vereinbaren zu können, muss im Lieferantenstammsatz in den Steuerungsdaten zur Einkaufsorganisation das Kennzeichen NATURALRABATT GEWÄHREN markiert werden. Zusätzlich ist das Kennzeichen NATURALRABATTFÄHIG in der Einkaufssicht des Materialstammsatzes zu setzen. Ausgangspunkt Fenster »Infosatz ändern: Einkaufsorganisationsdaten 1« 1. Rufen Sie ZUSÄTZE | KONDITIONEN auf. « Das Fenster »Gültigkeitszeiträume Konditionen« wird angezeigt. 2. Wählen Sie einen Gültigkeitszeitraum, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bruttopreis (PB00) ändern: Zusatzkonditionen« wird angezeigt. 3. Rufen Sie ZUSÄTZE | NATURALRABATT auf. « Das Fenster »Naturalrabatt (M (NR00)) ändern: Selektion« wird angezeigt. 4. Geben Sie die gewünschten Selektionsbedingungen ein, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Naturalrabatt (M) (NR00) ändern« wird angezeigt. In diesem Fenster können Sie die Konditionen für den Naturalrabatt Dreingabe pflegen. Im Feld MIND.MGE geben Sie die Menge an, ab der ein Naturalrabatt gewährt wird. Im Feld VON geben Sie die Menge an, für die ein Naturalrabatt entsteht. Die Höhe des Rabatts wird im Feld SIND NAT.RAB hinterlegt. Beispielsweise können Sie angeben, dass ab 1.000 kg je 100 kg 2 kg als Naturalrabatt gewährt werden (MINDESTMENGE = 1.000, VON = 100 und SIND NAT.RAB = 2). 5. Um von der Naturalrabattfindung »Dreingabe« zur Draufgabe zu wechseln, rufen Sie SPRINGEN | DRAUFGABE auf. Hier können Sie die Konditionen für die Naturalrabattfindung bei einer Draufgabe erfassen. Die angegebenen Mengen im Feld ZUSÄTZLICH NR werden der bestellten Menge zugeschlagen. Über das Feld ZUGABEMATERIAL kann ein anderes Material als Zugabe definiert werden. 6. Klicken Sie auf das Symbol , um Ihre Eingaben zu sichern. « Das Fenster »Bruttopreis (PB00) ändern: Zusatzkonditionen« wird angezeigt.

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3.6 Konditionen

3.6

Konditionen

Stammkonditionen dienen zur zentralen Preisfindung für Bestellungen. Sie werden automatisch beim Anlegen in die Bestellung einbezogen. Es gibt folgende Arten von Stammkonditionen: • Konditionen im Kontrakt Sie gelten für alle Abrufbestellungen und Lieferpläne, die mit Bezug zu diesem Kontrakt angelegt werden. • Konditionen im Infosatz Sei gelten für alle Bestellungen, die das Material und den Lieferanten des Infosatzes enthalten. • Erweiterte Konditionen Sie werden bei Bestellungen nur dann eingerechnet, wenn die Bestellung bestimmte Kriterien erfüllt, wie beispielsweise den Rabatt einer Einkaufsorganisation bei bestimmten Lieferanten.

Preisfindung Die Preisfindung innerhalb des R/3-Systems erfolgt auf der Basis von: • Kalkulationsschema Es wird festgelegt, welche Konditionsarten zulässig sind, in welcher Reihenfolge die Konditionsarten in die Nettopreisberechnung eingehen und für welche Konditionsarten Zwischensummen berechnet werden. • Konditionsart Die Konditionsarten bilden Preisfaktoren im System ab. Es gibt z.B. Konditionsarten für Zu- und Abschläge oder Frachtkosten. Die Konditionsart bestimmt die Rechenregel und die Bezugsgröße. In der Rechenregel ist festgelegt, wie der Zu- bzw. Abschlag berechnet wird (z.B. prozentual oder betragsmäßig). Die Bezugsgröße gibt an, ob sich der Zuschlag oder Abschlag auf den Bruttopreis oder auf den Nettowert bezieht. Bei einigen Konditionsarten sind Betrag oder Prozentsatz änderbar, bei anderen wird dieser Wert vom System festgelegt. • Zugriffsfolge Die Zugriffsfolge bestimmt die Reihenfolge, in der die Konditionssätze für die entsprechende Konditionsart vom System nach einem gültigen Preis durchsucht werden. Ein Beispiel zur Preisermittlung unter Verwendung von Kalkulationsschema, Konditionsarten und Zugriffsfolgen ist in Abbildung 3.45 dargestellt.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.45 Preisfindung (Copyright SAP AG)

3.7

Absprachen

Eine Absprache ist die Vereinbarung mit einem Lieferanten über einen nachträglich zu gewährenden umsatz- oder mengenabhängigen Bonus. Der vom Lieferanten gewährte Bonus kann für ein bestimmtes Material mengenbezogen oder für alle Materialien umsatzbezogen monatlich, quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden. Wie die Abrechnung erfolgen soll, wird über die so genannte Abspracheart gesteuert. Im Standard unterscheidet man zwischen: • Lieferantenbonus (Abspracheart 1000) Der Bonusbetrag wird als Prozentsatz des mit dem Lieferanten getätigten Umsatzes definiert. Für die Abrechnung wird ein so genanntes Abrechnungsmaterial verwendet. • Materialbonus (Abspracheart 2000) Der Bonusbetrag wird als Absolutbetrag je nach eingekaufter Menge eines bestimmten Materials definiert.

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3.7 Absprachen

Wenn Sie für einen Lieferant Absprachen pflegen wollen, müssen Sie vorab im Lieferantenstammsatz in den Steuerungsdaten der Einkaufsorganisation das Kennzeichen »Nachträgliche Abrechnung« markieren. Um eine Absprache zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor (die Fensternamen können je nach gewählter Abspracheart und Konditionsart variieren): Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | NACHTR. ABRECHNUNG | LIEF.ABSPRACHEN | ABSPRACHE | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Lieferantenabsprache anlegen« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschte Abspracheart ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Organisationsdaten« wird angezeigt. 4. Geben Sie die gewünschte Einkaufsorganisation und die Einkäufergruppe ein. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste ÜBERNEHMEN. « Das Fenster »Bonus anlegen: Übersicht Absprache« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.46).

Abbildung 3.46 Bonus anlegen: Übersicht Absprache (Copyright SAP AG)

6. Geben Sie die gewünschten Daten ein.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Der hier erfasste Konditionsgewährer muss nicht mit dem Lieferanten, bei dem Sie bestellen, identisch sein. Wenn dies über den Lieferantenstammsatz vorgesehen ist, können Sie über das Kennzeichen »Umsatzabgleich« festlegen, ob vor der Abrechnung ein Umsatzabgleich mit dem Lieferanten erforderlich ist. Der Abrechnungs- und der Absprachekalender werden über die Abspracheart vorbelegt und können nicht geändert werden. 7. Rufen Sie SPRINGEN | KONDITIONEN auf. « Das Fenster »Gültige Konditionsarten und Schlüsselkombinationen« wird angezeigt. 8. Wählen Sie eine Konditionsart mit der zugehörigen Schlüsselkombination. Über die Auswahl der Schlüsselkombination legen Sie fest auf welcher Ebene sie Preiskonditionen pflegen wollen. Wenn Sie beispielsweise A001 und Lieferant auswählen, können Sie für einzelne Lieferanten Konditionswerte erfassen. 9. Drücken Sie das Symbol . « Das Fenster »Bonus anlegen: Übersicht Bonus (A001)« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.47). Hier können Sie für einzelne Lieferanten bzw. Materialien die Konditionswerte erfassen. Es sind auch gestaffelte Konditionen möglich (Rabatt gestaffelt nach dem getätigten Umsatz).

Abbildung 3.47 Bonus anlegen: Übersicht Bonus (A001) (Copyright SAP AG)

10. Markieren Sie einen gepflegten Konditionswert und rufen SPRINGEN | DETAIL auf. « Das Fenster »Bonus anlegen: Detail Bonus (A001)« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.48). Bei einem Lieferantenbonus ist hier das Abrechnungsmaterial einzugeben. Über dieses Material (beispielsweise eigener Materialstammsatz) erfolgt später z.B. die Kontenfindung bei der Verbuchung der Abrechnung.

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3.8 Anlieferungsadressen

11. Klicken Sie auf das Symbol . « Die Absprache wird gesichert. Das Fenster »Absprache anlegen« wird angezeigt.

Abbildung 3.48 Bonus anlegen: Detail Bonus (A001) (Copyright SAP AG)

3.8

Anlieferungsadressen

Falls mehrere Anlieferungsadressen innerhalb eines Werks oder eines Lagerorts benötigt werden, so können diese im Rahmen der Einkaufsstammdaten erfasst werden. Bei der Bestellbearbeitung kann dann für jede Bestellposition eine von der Werksanschrift oder Lagerortanschrift abweichende Anlieferungsanschrift hinterlegt werden. Außerdem kann im Falle der Lohnbearbeitung (verlängerte Werkbank) die Anschrift des Lohnveredlers als Anlieferungsadresse angegeben werden, falls einzelne Komponenten direkt dorthin geliefert werden sollen. Die erfassten Anschriften werden beim Bestelldruck mit der jeweiligen Bestellposition bzw. im Bestellkopf ausgedruckt. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | ANLIEFERADRESSEN auf. « Das Fenster »Adresspflege: Einstieg Anlieferadressen (Stammdaten)« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.49).

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.49 Adresspflege: Einstieg (Copyright SAP AG)

Über die Eingabe von Selektionskriterien können Sie nach bereits angelegten Anlieferadressen suchen oder diese ändern. 2. Um eine neue Anschrift anzulegen, rufen Sie ADRESSE | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Adresspflege: Anlegen Anlieferadressen (Stammdaten)« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.50).

Abbildung 3.50 Adresspflege: Anlegen »Anlieferadressen (Stammdaten)« (Copyright SAP AG)

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3.9 Praxisfall: Altdatenübernahme

3. Geben Sie die gewünschten Daten ein. Sie sollten mindestens einen der Suchbegriffe pflegen, um später einfach auf die Anschriftsdaten zugreifen zu können. 4. Um zusätzliche Daten zu erfassen, klicken Sie auf das Symbol . « Im Fenster werden weitere Felder eingeblendet. Sie können dort beispielsweise Daten wie Gebäude, Etage, Abteilung usw. pflegen. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Die Anlieferungsanschrift wird gespeichert. Das Fenster »Adresspflege: Anlegen Anlieferadressen (Stammdaten)« wird angezeigt.

3.9

Praxisfall: Altdatenübernahme

Ein wichtiges Thema bei der Einführung eines R/3-Systems stellt die Übernahme der Datenbestände aus dem bisherigen DV-System dar. In diesem Kapitel wird die Vorgehensweise am Beispiel des Materialstamms erläutert, und es wird beschrieben, welche Punkte zu beachten sind.

Batch-Input-Technik Die Übernahme von Daten in das R/3-System erfolgt mithilfe der BatchInput-Technik. Im Falle des Materialstamms werden dabei alle zum Anlegen eines Stammsatzes erforderlichen Informationen zunächst in einer sequenziellen Datei und danach in einer so genannten Batch-Input-Mappe gespeichert. Diese Mappe wird anschließend abgespielt, das heißt, die in der Mappe enthaltenen Daten werden als Tastatureingaben des Benutzers beim Anlegen eines Materialstammsatzes simuliert, und der entsprechende Datensatz wird angelegt. Die einzelnen betroffenen Tabellen müssen in diesem Fall nicht bekannt sein. Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass alle logischen Prüfungen, die beim manuellen Anlegen eines Materialstammsatzes durchlaufen werden, ebenfalls erfolgen. Es ist auf diesem Weg also ausgeschlossen, einen inkonsistenten Datenbestand zu erhalten; dies ist hingegen möglich, wenn die Daten direkt in die entsprechenden Tabellen geschrieben werden.

Direct-Input-Verfahren Beim DI-Verfahren werden die Daten aus der sequenziellen Datei zunächst einer Datenprüfung unterzogen und anschließend mithilfe von Funktionsbausteinen direkt in die entsprechenden Tabellen geschrieben, ohne Anwendungsprogramme (Transaktionen) abzuspielen. Auf diese Weise erreicht man eine bessere Performance als bei der Batch-Input-Technik. Problematisch kann bei diesem Verfahren jedoch die Datenintegrität sein (Konsistenz der logischen Prüfungen beider Verfahren; mögliche Programmabbrüche). Deshalb hat jedes DI-Programm einen Wiederaufsetzmechanismus, der dafür sorgt, dass die Datenübernahme nach einem Programmabbruch an der richtigen Stelle weitergeführt wird.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Vorgehensweise bei der Batch-Input-Technik Zu Beginn der Datenübernahme müssen die Altdaten analysiert und im Hinblick auf ihre Übertragbarkeit in das R/3-System untersucht werden. Folgende Fragen müssen geklärt werden: • • • •

Welche Datenfelder sind zu übernehmen? Welche Datenfelder im R/3-System entsprechen den alten Datenfeldern? Welche Datenfelder sind im R/3-System Pflichteingaben? Welche Umsetzungsregeln sind bei der Übernahme zu beachten?

Die Umsetzungslogik muss in einem Übernahmeprogramm (z.B. mit dem Report RMMMBIME oder mit einem selbstgeschriebenen ABAP/4-Programm) realisiert werden. Hier werden die Altdaten nach definierten Regeln in das vorgegebene Satzbett der sequenziellen Datei übertragen. Die folgenden Schritte müssen bei einer Datenübernahme durchgeführt werden: • Erstellen einer Übernahmedatei im Altsystem • Erstellen des Übernahmeprogramms zum Füllen des Satzbetts der sequenziellen Datei • Ausführen des SAP-Programms zum Erstellen der Batch-Input-Mappen (z.B. des Reports RMMMBIM0 oder eines selbstgeschriebenen ABAP/4Programms); dabei werden die Daten im SAP-Satzbett verwendet • Abspielen der Batch-Input-Mappen Der Ablauf der Datenübernahme ist in Abbildung 3.51 dargestellt.

Abbildung 3.51 Ablauf einer Datenübernahme im Materialstamm mithilfe der

Batch-Input-Technik

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3.9 Praxisfall: Altdatenübernahme

Die Vorgaben für die Erstellung des Übernahmeprogramms können in Form einer Tabelle dargestellt werden. Dabei werden die Felder des Altsystems den Feldern des SAP-Satzbetts gegenübergestellt. Die Tabelle 3.1 enthält einen Auszug aus einer solchen Tabelle für den Materialstamm.

Feldname (SAPSatzbett)

Typ/ Feldname Länge (alt) (SAP)

Typ/ Länge (alt)

Umsetzungsregel

Organisatorische Daten analog BMM00 Matnr

C18

tei.numm r C8

rechtsbündig mit führenden Nullen

Mbrsh

C1

---

»M«

Mtart

C4

---

Ableiten aus der Bewertungsklasse: 4000 bis 4019 -> »ROH« 4020 bis 4035, 4456, 4630, 4660 -> »HIBE« 4038 bis 4044 -> »BREN« 4050 -> »VERP« 4095 -> »HAWA« 7900 -> »HALB« 7920 -> »FERT«

Werks

C4

tei.werkk

C2

tei.werkk = »01« -> Werks = »0001« setzen tei.werkk = »02« -> Werks = »0002« setzen tei.werkk = »04« -> Werks = »0004« setzen tei.werkk = »05« -> Werks = »0005« setzen

Lgort

C4

lag.lgnum

C2

»0001«

Bukrs

C4

---

»0001«

Bwtar

C10

---

bei Materialart »HIBE« muss ein Satz mit Bewertungsart »Neu« angelegt werden (vgl. unten bei Bwtty)

Xeib1

---

Buchhaltungssicht

Xeid1

---

Disposition 1

Xeie1

---

Einkauf

Xeie2

---

Einkaufsbestelltext

Xeik1

---

Grunddaten (nur beim Anlegen des ersten Werks markieren)

Xeil1

---

Lagerung

Tabelle 3.1

Beispiel für eine Umsetzungstabelle

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Sichten analog BMMH1 Grunddaten: Maktx

C40

tei.bezei

C40

Matkl

C9

tei.teigr

C4

Zeinr

C22

tei.zeich

C20

Meins

U3

tei.einht

C4

Basismengeneinheit Umsetzung anhand Tabelle

Einkauf: Ekgrp

C3

abhängig vom Werk: Wrk 01 -> Ekgrp 003 Wrk 02 -> Ekgrp 002 Wrk 04 -> Ekgrp 004 Wrk 05 -> Ekgrp 005

Ekwsl

C4

»0001«

Tabelle 3.1

Beispiel für eine Umsetzungstabelle (Forts.)

Nach Fertigstellung des Übernahmeprogramms wird die Übernahme in einem separaten Mandanten getestet. Dieser Mandant wird aus dem CustomizingMandanten kopiert, damit alle durchgeführten Einstellungen beim Testen zur Verfügung stehen. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Tests können die Daten in den Customizing-/Produktivmandanten übernommen werden.

3.10 Praxisfall: Definition relevanter Stammdatenfelder Problemstellung Im Rahmen einer R/3-Einführung in einem mittelständischen Unternehmen wurde entschieden, die Stammdaten manuell vom Fachbereich erfassen zu lassen, da die Qualität der Daten im Altsystem nicht ausreichend war. Es wurde beschlossen, dass jeder Fachbereich seine Daten im Materialstamm selbst eingibt. Ein detailliertes Konzept, wie welche Stammdatenfelder in R/3 zu pflegen sind, wurde nicht erstellt. Eine Koordination der beteiligten Fachbereiche fand nur unzureichend statt. Die betroffenen Mitarbeiter wurden nur in begrenztem Umfang geschult. Nach erfolgtem Produktivstart traten Probleme beim Zusammenspiel der Bereiche Einkauf, Disposition und Fertigung auf. Man stellte fest, dass beispielsweise falsche Dispositionsmerkmale, Meldebestände usw. erfasst wurden bzw. andere für die plangesteuerte Disposition relevante Felder nicht gepflegt waren. Aufgrund des fehlenden Detailkonzepts und der unzureichenden Schulung war den Beteiligten die Bedeutung der einzelnen Stammdatenfelder speziell im Rahmen der Integration der unterschiedlichen Bereiche nicht bewusst.

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3.11 Beispiel Customizing

Lösung Auch bei einer manuellen Datenübernahme aus einem Altsystem muss eine tabellarische Aufstellung (vgl. Abschnitt 3.9) ausgearbeitet werden, die folgende Fragen beantwortet: • Welche Stammdatenfelder sind in SAP für die Abbildung der Geschäftsprozesse erforderlich? • Welche Datenfelder entsprechen im Altsystem welchen Datenfeldern in R/3? • Für welche Datenfelder sind Umsetzungsregeln zu definieren? • Wie sind Felder in R/3 zu füllen, die im Altsystem nicht vorhanden, in R/3 aber erforderlich sind? Diese tabellarische Aufstellung ist eng mit den Mitarbeitern der einzelnen Fachbereiche abzustimmen. Dazu ist es erforderlich, im Rahmen von Schulungsmaßnahmen allen Betroffenen ein Grundverständnis für die Abläufe in R/3 und die Auswirkungen steuernder Datenfelder auf diese Abläufe zu vermitteln. Darüber hinaus sind klare Zuständigkeiten für die Pflege der Stammdaten zu definieren. Durch diese Vorgehensweise wird der Aufwand für die Stammdatendefinition aus der Produktivsetzung in die Projektphase verschoben. Dort lassen sich Probleme einfacher lösen als im laufenden Produktivbetrieb.

3.11 Beispiel Customizing Anhand der Materialart und der Warengruppe soll gezeigt werden, welche Einstellungen im Rahmen des Customizings der allgemeinen Logistikdaten bzw. im Bereich der Materialstammdaten durchgeführt werden können.

Materialart Mit der Materialart werden, wie oben beschrieben, die Eigenschaften eines Materialstammsatzes festgelegt. Entsprechend vielfältig sind die Einstellungsmöglichkeiten. Um eigene Materialarten zu definieren oder bestehende zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access 1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | PROJEKTBEARBEITUNG auf. « Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP REFERENZ-IMG. « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEITFADEN | LOGISTIK ALLGEMEIN | MATERIALSTAMM | GRUNDEINSTELLUNGEN | MATERIALARTEN | EIGENSCHAFTEN DER MATERIALARTEN FESTLEGEN auf. « Das Fenster »Sicht ›Materialarten‹ ändern: Übersicht« wird angezeigt. Im rechten Fensterbereich sehen sie die vorhandenen Materialarten. 4. Markieren Sie die gewünschte Materialart, und rufen Sie SPRINGEN | DETAIL auf. « Das Fenster »Sicht ›Materialarten‹ anzeigen: Detail« für die ausgewählte Materialart wird angezeigt (vgl. Abb. 3.52).

Abbildung 3.52 Sicht »Materialarten« ändern: Detail (Copyright SAP AG)

Der Bildaufbau wird über den Feldbereich FACHABTEILUNGEN gesteuert. Die dazu notwendigen Informationen sind in einer eigenen Tabelle zu den jeweiligen Feldreferenzen gespeichert. Die einzelnen Fachabteilungen, für die ein Material der betreffenden Materialart pflegbar sein soll, sind markiert. Im Feldbereich INTERNE-/EXTERNE BESTELLUNGEN wird festgelegt, ob interne Bestellungen (Fertigungsauftrag) oder externe Bestellungen (an Lieferanten) zulässig sind. Im Feldbereich BEWERTUNGEN wird die Preissteuerung festgelegt. Falls die Preissteuerung als verbindlich definiert wird, kann sie beim Anlegen eines Materialstammsatzes nicht mehr geändert werden. Darüber hinaus legen sie hier fest, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben werden sollen. Dazu wird der Materialart eine »Kontenklassenref«. zugeordnet. Die Kontenklassenref. legt fest, welche Bewertungsklassen

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3.11 Beispiel Customizing

für die Materialart zulässig sind. Für eine Materialart können damit mehrere Bewertungsklassen als zulässig definiert werden. In der Buchhaltungssicht im Materialstamm wird die gewünschte Bewertungsklasse dann ausgewählt. Über diese Bewertungsklasse erfolgt dann die automatische Kontenfindung. 5. Führen Sie im linken Fensterbereich einen Doppelklick auf den Eintrag Mengen-/Wertfortschreibung aus. « Das Fenster »Sicht ›Mengen-/Wertfortschreibung‹ anzeigen: Übersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.53). Hier wird die Mengen- und Wertfortschreibung pro Bewertungskreis definiert. Eine Wertfortschreibung ohne Mengenfortschreibung ist nicht möglich. Falls keine Mengenfortschreibung eingestellt wird, kann das Material nicht bestandsmäßig verwaltet werden. 6. Klicken Sie auf das Symbol . Das Fenster »Struktur anzeigen: Referenz-IMG« wird angezeigt.

Abbildung 3.53 Anzeigen Mengen-/Wertfortschreibung Materialart (Copyright SAP AG)

Warengruppe Die Warengruppe dient zur Klassifizierung eines Materialstammsatzes bzw. als Kriterium für Auswertungen im Einkauf (und anderen Bereichen), auch falls ohne Materialstamm gearbeitet wird. Die einzelnen Warengruppen werden im Rahmen des Customizing hinterlegt.

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Stammdaten der Materialwirtschaft

Ausgangspunkt SAP Easy Access 1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | PROJEKTBEARBEITUNG auf. « Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP REFERENZ-IMG. « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt. 3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEITFADEN | LOGISTIK ALLGEMEIN | MATERIALSTAMM | EINSTELLUNGEN ZU ZENTRALEN FELDERN | WARENGRUPPEN DEFINIEREN auf. « Das Fenster »Sicht ›Warengruppen‹ ändern: Übersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.54). Hier können Sie ein Warengruppenkürzel und eine Bezeichnung erfassen. Über die Berechtigungsgruppe (Spalte BGrp) wird beispielsweise der Produktkatalog im Rahmen der Internet-Szenarien aufgebaut bzw. kann für spezielle Benutzerberechtigungen im Berechtigungskonzept genutzt werden.

Abbildung 3.54 Sicht »Warengruppen« ändern: Übersicht (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

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3.12 Fragen

3.12 Fragen 1. Welche Arten von Stammdaten gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Materialstammdaten b) Lieferantenstammdaten c) Einkaufsinformationen d) Konditionen e) Bestellungen f) Absprachen g) Leistungsstamm h) Orderbuch i) Quotierung j) Rechnungen 2. Welche Organisationseinheiten sind innerhalb der Materialwirtschaft relevant? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Mandant b) Buchungskreis c) Kostenrechnungskreis d) Einkaufsorganisation e) Verkaufsorganisation f) Werk g) Lagerort h) Versandstelle 3. Welche Eigenschaften eines Materials werden über die Materialart festgelegt? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Wie die Nummernvergabe zu erfolgen hat (intern, extern, Nummernkreis). b) Welche Bildschirmbilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden. c) Welche Lieferanten für die Beschaffung zulässig sind. d) Welche fachbereichsspezifischen Daten zum Erfassen angeboten werden. 4. Welche Materialarten werden standardmäßig unterschieden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Rohstoffe b) Hilfs- und Betriebsstoffe c) Halbfabrikate d) Fertigerzeugnisse e) Handelswaren f) Software g) Verpackungsmaterial

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Stammdaten der Materialwirtschaft

5. Nennen Sie die wichtigsten Sichten des Materialstamms. Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Grunddaten b) Einkauf c) Vertrieb d) Mengeneinheiten e) Disposition f) Lagerung g) Buchhaltung h) Absprachen 6. Welche Arten der Neuanlage eines Materialstammsatzes gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material b) Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage c) Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes 7. Welche Partnerrollen kann der Lieferant einnehmen? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Auftraggeber b) Warenlieferant c) Rechnungssteller d) Rechnungsempfänger e) Zahlungsempfänger 8. Welche Datenbereiche des Lieferantenstammsatzes gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Allgemeiner Bereich b) Bereich für Buchungskreis c) Bereich für Einkaufsorganisation d) Bereich für Verkaufsorganisation 9. Was versteht man unter einem Einkaufsinfosatz? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Ein Einkaufsinfosatz enthält Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, das von diesem Lieferanten bezogen wird (Preise, Versandbedingungen, etc.) b) Er stellt die Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz her. c) Er enthält Daten, die pro Einkaufsorganisation und Werk gepflegt werden können. d) Er enthält die Verkaufspreise eines Materials. 10. Auf Basis welcher Komponenten erfolgt die Preisfindung im R/3-System? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Kalkulationsschema b) Konditionsart c) Nachrichtenart d) Zugriffsfolge

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3.13 Lösungen

3.13 Lösungen 1. Welche Arten von Stammdaten gibt es? a) Richtig Materialstammdaten b) Richtig Lieferantenstammdaten c) Richtig Einkaufsinformationen d) Richtig Konditionen e) Falsch Bestellungen f) Richtig Absprachen g) Richtig Leistungsstamm h) Richtig Orderbuch i) Richtig Quotierung j) Falsch Rechnungen 2. Welche Organisationseinheiten sind innerhalb der Materialwirtschaft relevant? a) Richtig Mandant b) Richtig Buchungskreis c) Falsch Kostenrechnungskreis d) Richtig Einkaufsorganisation e) Falsch Verkaufsorganisation f) Richtig Werk g) Richtig Lagerort h) Falsch Versandstelle 3. Welche Eigenschaften eines Materials werden über die Materialart festgelegt? a) Richtig Wie die Nummernvergabe zu erfolgen hat (intern, extern, Nummernkreis). b) Richtig Welche Bildschirmbilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden. c) Falsch Welche Lieferanten für die Beschaffung zulässig sind. d) Richtig Welche fachbereichsspezifischen Daten zum Erfassen angeboten werden. 4. Welche Materialarten werden standardmäßig unterschieden? a) Richtig Rohstoffe b) Richtig Hilfs- und Betriebsstoffe c) Richtig Halbfabrikate d) Richtig Fertigerzeugnisse e) Richtig Handelswaren f) Falsch Software g) Richtig Verpackungsmaterial

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Stammdaten der Materialwirtschaft

5. Nennen Sie die wichtigsten Sichten des Materialstamms. a) Richtig Grunddaten b) Richtig Einkauf c) Richtig Vertrieb d) Falsch Mengeneinheiten e) Richtig Disposition f) Richtig Lagerung g) Richtig Buchhaltung h) Falsch Absprachen 6. Welche Arten der Neuanlage eines Materialstammsatzes gibt es? a) Richtig Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material b) Richtig Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage c) Richtig Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes 7. Welche Partnerrollen kann der Lieferant einnehmen? a) Falsch Auftraggeber b) Richtig Warenlieferant c) Richtig Rechnungssteller d) Falsch Rechnungsempfänger e) Richtig Zahlungsempfänger 8. Welche Datenbereiche des Lieferantenstammsatzes gibt es? a) Richtig Allgemeiner Bereich b) Richtig Bereich für Buchungskreis c) Richtig Bereich für Einkaufsorganisation d) Falsch Bereich für Verkaufsorganisation 9. Was versteht man unter einem Einkaufsinfosatz? a) Richtig Ein Einkaufsinfosatz enthält Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, das von diesem Lieferanten bezogen wird (Preise, Versandbedingungen, etc.) b) Richtig Er stellt die Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz her. c) Richtig Er enthält Daten, die pro Einkaufsorganisation und Werk gepflegt werden können . d) Falsch Er enthält die Verkaufspreise eines Materials. 10. Auf Basis welcher Komponenten erfolgt die Preisfindung im R/3-System? a) Richtig Kalkulationsschema b) Richtig Konditionsart c) Falsch Nachrichtenart d) Richtig Zugriffsfolge

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Kapitel 4 Materialdisposition 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4

Methoden zur Bedarfsermittlung Bedarfsarten Plangesteuerte Disposition Verbrauchsgesteuerte Disposition Losgrößenermittlung

205 206 206 207 211

4.2

Geschäftsprozess Materialdisposition

212

4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5

Bedarfsplanung durchführen Anforderungen an die Bedarfsplanung Planungslaufarten Bedarfsplanung im Hintergrund ausführen Bedarfsplanung manuell durchführen Lagerortdisposition

212 212 214 214 218 219

4.4

Auswertungen der Bedarfsplanung

220

4.5

Praxisfall: Bestellmengeneinheiten in der Bedarfsplanung 225

4.6

Praxisfall: Verwendung von Dispositionsgruppen

227

4.7

Beispiel Customizing

227

4.8

Fragen

230

4.9

Lösungen

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4

4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung

Materialdisposition Im Rahmen der Materialdisposition wird ein Bestellvorschlag aufgrund eines Bedarfs (Bedarfssteuerung, Verbrauchssteuerung) oder aufgrund der Unterschreitung eines Mindestbestands (Bestellpunktdisposition) ausgelöst. Die Hauptaufgabengebiete der Materialdisposition sind die Bedarfsrechnung und die Bestellrechnung. Eine Bestellrechnung kann sich in der einfachsten Form unmittelbar an die Bestandsführung anschließen. Eine Bestellung wird ausgelöst, sobald der verfügbare Bestand unter den Meldebestand sinkt. Häufig geht jedoch die Bestellrechnung von einer Bedarfsrechnung aus. Bei der Verbrauchssteuerung greift die Bestellrechnung auf die Ergebnisse der Materialprognose zurück. Bei einer Bedarfssteuerung erfolgt eine Bestellrechnung auf der Basis der Nettobedarfsermittlung.

4.1

Methoden zur Bedarfsermittlung

Die folgenden Dispositionsmethoden für Materialien werden unterschieden: • Auftragsgesteuerte Disposition Sie vermeidet ein Dispositionsrisiko, da die Bestellmengen jeweils den Bedarfsmengen entsprechen. Im Prinzip wird jede Bedarfsanforderung in eine Bestellung umgesetzt. • Plangesteuerte Disposition Der Bedarf wird für eine Verbrauchsperiode der Zukunft fixiert. Dadurch wird eine Absatz-, Produktions- und Beschaffungsplanung ermöglicht. Mithilfe der Stücklistenauflösung wird der erforderliche Brutto-/Nettobedarf ermittelt. Die plangesteuerte Disposition ermöglicht eine genaue Materialbereitstellung, so dass mit niedrigen Sicherheitsbeständen und genauen Bestellmengen und -terminen gearbeitet werden kann. • Verbrauchsgesteuerte Disposition Sie ist ohne Bezug zu einem festen Produktionsplan. Ziel dieser Methode ist es, zur Wiederauffüllung eines Lagers eine Bestellung so zu terminieren, dass bis zur Verfügbarkeit des neuen Materials jede Bedarfsanforderung abgedeckt ist. Man unterscheidet zum einen die Bestellpunktdisposition (Mengensteuerung) und die rhythmische Disposition (Terminsteuerung). Voraussetzung für das Funktionieren dieser Dispositionsart ist eine gut funktionierende (aktuelle) Lagerbestandsführung.

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Materialdisposition

4.1.1 Bedarfsarten Im Rahmen der Materialwirtschaft werden drei Bedarfsarten unterschieden: • Primärbedarf Unter Primärbedarf ist der Bedarf an Enderzeugnissen und verkaufsfähigen Baugruppen (Ersatzteilen) zu verstehen. • Sekundärbedarf Der Sekundärbedarf ist der Bedarf an Baugruppen, Einzelteilen und Rohstoffen. Er lässt sich durch eine Stücklistenauflösung unter Verwendung von Verbrauchsstatistiken (Prognoseverfahren) aus dem Primärbedarf ableiten oder unter Verwendung des Meldebestands und des verfügbaren Bestands ermitteln. • Tertiärbedarf Unter Tertiärbedarf versteht man den Bedarf an Hilfs- und Betriebsstoffen sowie an Verschleißwerkzeugen für die Produktion. Er kann aufgrund technologischer Kennzahlen oder verbrauchsgesteuert ermittelt werden.

4.1.2 Plangesteuerte Disposition Die Methode der plangesteuerten oder deterministischen Disposition wird angewandt, wenn folgende Kriterien (Bedingungen) für ein Material gegeben sind: • Hoher Wert der Ausgangsmaterialien • Starke Schwankungen des Bedarfs • Wunsch nach möglichst niedrigen Lagerbeständen Um eine plangesteuerte Disposition durchführen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: • Ein Primärbedarf mit Menge und Termin muss vorliegen. • Eine Erzeugnisstruktur in Form einer Stückliste muss vorhanden sein. • Es müssen Informationen über die verfügbaren Bestände zur Ermittlung des Nettobedarfs existieren. In der R/3-Standardauslieferung wird das Dispositionsmerkmal »PD« im Materialstamm für die plangesteuerte Disposition verwendet.

Bedarfsrechnung Die Hauptaufgabe der Bedarfsrechnung besteht darin festzustellen, welches Material zu welchem Termin und in welcher Menge benötigt wird. Dabei stehen die Überwachung der Bestände und die Bildung von Bestellvorschlägen für den Einkauf im Vordergrund. Während eine Materialprognose grundsätzlich mit Vergangenheitswerten rechnet, arbeitet die Bedarfsrechnung grundsätzlich zukunftsorientiert. Kundenaufträge und Produktionsplan (als Primärbedarf der Zukunft) lassen eine

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4

4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung

mengen- und termingerechte Berechnung des Sekundärbedarfs an Baugruppen, Teilen und Rohstoffen zu. Eine vollständige Bedarfsrechnung besteht aus einer Brutto- und einer Nettobedarfsrechnung. Eine Bruttobedarfsrechnung ist die Auflösung des Primärbedarfs in einen Sekundärbedarf, ohne frei verfügbare Lagerbestände zu berücksichtigen. Werden bei einer Bedarfsermittlung vorhandene Lager- und Auftragsbestände vom ermittelten Bruttobedarf abgezogen, liegt eine Nettobedarfsrechnung vor.

Abbildung 4.1

Verfahren der Bedarfssteuerung

4.1.3 Verbrauchsgesteuerte Disposition Die Methode der verbrauchsgesteuerten Disposition orientiert sich am ermittelten Verbrauch eines Materials. Sie erfolgt ohne Bezug zu Aufträgen bzw. Absatz- und Produktionsprogrammen. Man unterscheidet die folgenden Dispositionsverfahren: • Bei der Bestellpunktdisposition wird überprüft, ob der verfügbare Bestand den für das Material festgelegten Meldebestand unterschreitet. Der Meldebestand wird hierbei entweder vom System auf der Grundlage von Prognosen ermittelt bzw. angepasst oder vom Disponenten im Materialstamm fest vorgegeben. • Bei der stochastischen Disposition wird der zukünftige Bedarf mithilfe einer Prognose aufgrund der Verbrauchswerte der Vergangenheit geschätzt. Die vom System prognostizierten Bedarfsmengen werden im Rahmen der Disposition übernommen. Bei der Nettobedarfsermittlung wird für jede Periode überprüft, ob der Prognosebedarf vom verfügbaren Lagerbestand oder durch fest eingeplante Zugänge des Einkaufs oder der Produktion abgedeckt ist. Bei einer Unterdeckung generiert das System einen Bestellvorschlag oder einen Planauftrag.

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4

Materialdisposition

Mithilfe eines Losgrößenverfahrens wird die Bestellmenge auf der Basis der Losgröße berechnet. Der Disponent legt das Losgrößenverfahren für ein Material im Materialstammsatz fest. Für den vom System ermittelten Bestellvorschlag werden aufgrund der folgenden Parameter Termine vorgeschlagen: • Planlieferzeit • Freigabetermin der Bestellanforderung (Tag, an dem der Disponent die Bestellanforderung aktiviert) • Bearbeitungszeit des Wareneingangs Je nach Dispositionsverfahren wird der Liefertermin durch Vorwärts- oder Rückwärtsterminierung bestimmt. • Bei der Bestellpunktdisposition entspricht der Liefertermin des Lieferanten der Planlieferzeit und der Bearbeitungszeit für den Einkauf, gerechnet ab dem Freigabedatum (Vorwärtsterminierung). • Bei Anwendung von Prognosemodellen entspricht der Liefertermin dem Datum, an dem das Material benötigt wird minus der Bearbeitungszeit für den Wareneingang und der Planlieferzeit (Rückwärtsterminierung).

Abbildung 4.2 Ermittlung des Liefertermins

Bestellrechnung Im einfachsten Fall wird der Meldebestand vom Disponenten aufgrund des Verbrauchs in der Vergangenheit festgelegt und als feste Mengenangabe im Materialstammsatz geführt. Eine weitere Form der Bestellrechnung besteht darin, dass Lager- und Bestellbestand eines Materials dem Bedarf der Wiederbeschaffungszeit gegenübergestellt werden:

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4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung

Meldebestand = (Durchschnittsverbrauch * Beschaffungszeit) + Sicherheitsbestand Der Sicherheitsbestand wird aus dem vorgegebenen Lieferbereitschaftsgrad und dem Verbrauch ermittelt. Aus der Berechnung des Meldebestands ergibt sich eventuell die Notwendigkeit der Fremdbeschaffung. Die zu bestellende Menge resultiert aus der Bestellmengenrechnung oder Losgrößenermittlung.

Zeitpunkt der Bestellrechnung Die Bestellrechnung kann grundsätzlich in einem bestimmten periodischen Rhythmus (rhythmische Disposition) oder unmittelbar nach Feststellung einer Unterdeckung (Bestellpunktdisposition) erfolgen. Die Bestellpunktdisposition ist mit der Lagerbestandsführung gekoppelt. Bei jeder Entnahme wird geprüft, ob der Meldebestand unterschritten ist und damit eine Bestellung erforderlich wird. Den Zeitpunkt, zu dem eine Nachbestellung erfolgen muss, nennt man den Bestellpunkt. Der Bestellpunkt ist so zu wählen, dass der noch vorhandene Lagerbestand zur Abdeckung des Bedarfs während der Wiederbeschaffungszeit ausreicht. Der Meldebestand (Bestellpunkt) wird entweder manuell vom Disponenten vorgegeben oder maschinell mithilfe von Prognosemodellen ermittelt. Zusätzlich können externe Bedarfe (z.B. Kundenaufträge, Reservierungen) bei der Berechnung des Bestellpunkts berücksichtigt werden. Mehrverbrauch während der Beschaffungszeit sowie ein eventueller Zusatzbedarf bei Lieferverzögerungen werden durch den Sicherheitsbestand abgedeckt. In der R/3-Standardauslieferung werden im Materialstamm für die verbrauchsgesteuerte Disposition die folgenden Dispositionsmerkmale verwendet: • Manuelle Bestellpunktdisposition – VB Der Bestellpunkt wird mittels eines festen Meldebestands im Materialstamm definiert. • Maschinelle Bestellpunktdisposition – VM Der Bestellpunkt wird über den Meldebestand im Materialstamm definiert. Das System ermittelt dabei den Meldebestand je nach Verbrauch. • Manuelle Bestellpunktdisposition unter Berücksichtigung externer Bedarfe – V1 Im Unterschied zu »VB« werden bei der Berechnung des Bestellpunkts auch externe Bedarfe berücksichtigt. Um welche es sich dabei handelt, kann im Rahmen des Customizing definiert werden. • Maschinelle Bestellpunktdisposition unter Berücksichtigung externer Bedarfe – V2 Im Unterschied zu »VM« werden bei der Berechnung des Bestellpunkts auch externe Bedarfe berücksichtigt. Welche externen Bedarfe berücksichtigt werden sollen, kann im Rahmen des Customizing definiert werden.

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Materialdisposition

Abbildung 4.3 Bestellpunktdisposition

Stochastische Disposition Die stochastische Disposition (Materialprognose) dient zur Ermittlung des Bedarfs an Materialien aufgrund der Verbrauchsdaten der Vergangenheit. In regelmäßigen Abständen werden Prognoserechnungen zur Ermittlung des zukünftigen Bedarfs durchgeführt. Dabei passt sich der maschinell ermittelte Bedarf der aktuellen Verbrauchssituation an. In der R/3-Standardauslieferung wird das Dispositionsmerkmal »VV« im Materialstamm für die stochastische Disposition verwendet. Um das richtige Prognoseverfahren wählen zu können, muss das den Vergangenheitswerten zugrunde liegende Prognosemodell erkannt werden.

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4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung

Man unterscheidet die folgenden Prognosemodelle: • Gleichbleibender Bedarfsverlauf • Trendförmiger Bedarfsverlauf • Bedarfsverlauf mit saisonalen Schwankungen • Bedarfsverlauf mit Trends und saisonalen Schwankungen In der betrieblichen Praxis werden die folgenden Prognoseverfahren angewandt: • Gleitender Mittelwert • Gewichteter gleitender Mittelwert (stärkere Trendberücksichtigung) • Exponenzielle Glättung ohne Trendberücksichtigung • Exponenzielle Glättung mit Trendberücksichtigung • Exponenzielle Glättung mit Saisonberücksichtigung • Korrelationsverfahren

4.1.4 Losgrößenermittlung Zur Ermittlung der Losgröße (Bestellmenge, Produktionsmenge) können unterschiedliche Verfahren angewendet werden. Diese lassen sich in drei Gruppen unterteilen: • Statische Losgrößenverfahren Bei den statischen Verfahren wird die Losgröße anhand der im Materialstammsatz hinterlegten Mengenvorgaben gebildet (z.B. feste Losgröße, exakte Losgröße, Auffüllen zum Höchstbestand). • Periodische Losgrößenverfahren Bei den periodischen Verfahren werden die Bedarfsmengen einer oder mehrerer Perioden zu einer Losgröße zusammengefasst (z.B. Wochenlosgröße, Monatslosgröße). • Optimierende Losgrößenverfahren Bei den optimierenden Verfahren werden die Bedarfsmengen zusammen gefasst, indem zwischen losgrößenfixen Kosten und Lagerhaltungskosten ein Kostenoptimum gebildet wird. Die Wahl des Losgrößenverfahrens ist vom verwendeten Dispositionsverfahren abhängig. So können beispielsweise bei der manuellen Bestellpunktdisposition nur statische Losgrößenverfahren ausgewählt werden.

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Materialdisposition

4.2

Geschäftsprozess Materialdisposition

Das R/3-System unterstützt die folgenden Dispositionsmethoden: • Die plangesteuerte (deterministische) Disposition arbeitet zukunftsorientiert. Sie orientiert sich an den exakt vorliegenden Bedarfsmengen. Basis ist der Primärbedarf und der durch Stücklistenauflösung gewonnene Sekundärbedarf. • Die verbrauchsgesteuerte Disposition rechnet grundsätzlich mit Vergangenheitsdaten. Der benötigte Bedarf wird anhand von Prognoseverfahren oder über den Meldebestand ermittelt. Das Verfahren wird individuell für jedes Material festgelegt. Der prinzipielle Ablauf der Materialbedarfsplanung lässt sich wie folgt beschreiben: • Nettobedarfsermittlung Die Nettobedarfsermittlung überprüft, ob der Bedarf durch den verfügbaren Lagerbestand (= Lagerbestand + laufende Bestellmengen – reservierter Bestand) abgedeckt ist. • Losgrößenberechnung Bei Bedarfsunterdeckung wird ein Bestellvorschlag generiert. Die Losgröße für den Bestellvorschlag wird nach dem zuvor festgelegten Verfahren bestimmt. • Bestellvorschläge Der Bestellvorschlag ist das Ergebnis der Nettobedarfsermittlung. Bei Eigenfertigung wird ein Planauftrag erzeugt; bei Fremdbeschaffung kann zwischen Planauftrag, Bestellanforderung oder Lieferplaneinteilung gewählt werden. • Kontrollhinweise Ausnahmemeldungen, z.B. Terminverzug oder Unterschreitung des Sicherheitsbestands, werden angezeigt.

4.3 Bedarfsplanung durchführen Ausgehend von den Anforderungen an die Bedarfsplanung sollen im folgenden die Verfahrensschritte bei der Durchführung der Bedarfsplanung im R/3System dargestellt werden.

4.3.1 Anforderungen an die Bedarfsplanung Aufgabe der Materialdisposition ist es, folgende konkurrierende Zielsetzungen stets optimal aufeinander abzustimmen: • Bestmögliche Lieferbereitschaft des Lagers

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4.3 Bedarfsplanung durchführen

• Möglichst geringe Lagerbestände und damit verbundene Lagerhaltungskosten • Niedrige Kapitalbindung

Abbildung 4.4 Prozesskette »Materialbedarfsplanung« (Copyright SAP AG)

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Materialdisposition

Eine erfolgreiche Bewältigung dieser Aufgabe setzt voraus, dass die folgenden Bedingungen eingehalten werden: • Zuverlässige Bedarfsrechung oder Materialprognose • Genaue Bestandsführung und Bestandsmeldungen • Richtig bemessene Sicherheitsbestände • Geeignete Dispositionsverfahren • Optimale Bestell- bzw. Abrufmengen • Stetige Mengen- und Terminkontrolle

4.3.2 Planungslaufarten Das R/3-System unterscheidet drei Planungslaufarten: • Gesamtplanung Im Rahmen einer Gesamtplanung (Neuplanung) wird die Bedarfsplanung für sämtliche Materialien, die disponiert werden sollen, neu durchgeführt. • Veränderungsplanung im gesamten Horizont Die Materialdisposition wird vorzugsweise als Veränderungsplanung durchgeführt (Net-Change-Verfahren). Dabei werden nur Materialien geplant, deren Bedarfs- oder Bestandssituation sich verändert hat. Relativ kurze Laufzeiten ermöglichen eine Wiederholung des Planungslaufs in kurzen Zeitabständen. Je genauer man die Bedarfszahlen für die Zukunft ermittelt und je häufiger man nachprüft, desto geringer ist das Risiko einer Fehlplanung mit zuviel oder zuwenig Material. • Veränderungsplanung im Planungshorizont Es werden nur die Materialien in der Planung berücksichtigt, deren Bedarfs- und Bestandssituation sich innerhalb des Planungshorizonts geändert hat. Dabei kann die Bedarfsplanung entweder für ein Werk oder für einen Dispositionsbereich durchgeführt werden. Ein Dispositionsbereich stellt eine selbständig disponierende Einheit innerhalb eines Werks dar. Dabei kann sich ein Dispositionsbereich entweder aus einzelnen Lagerorten zusammensetzten oder für einen Lohnbearbeiter-Lieferanten eingerichtet werden. Mithilfe des Dispositionsbereichs ist es möglich bestimmte Bereiche innerhalb eines Werkes getrennt von anderen zu disponieren.

4.3.3 Bedarfsplanung im Hintergrund ausführen In der Regel wird die Bedarfsplanung in regelmäßigen Abständen als Hintergrundjob ausgeführt. Dabei wird meist eine Veränderungsplanung über alle betroffenen Materialien durchgeführt.

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4.3 Bedarfsplanung durchführen

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG | PLANUNG | GESAMTPLANUNG | ALS HINTERGRUNDJOB auf. « Das Fenster »Gesamtplanung: Varianten« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.5). Sie können hier eine Variante des Hintergrundjobs zur Bedarfsplanung auswählen oder selbst eine anlegen. Falls noch keine Varianten in Ihrem System definiert sind, wird ein Fenster mit einer entsprechenden Meldung angezeigt.

Abbildung 4.5

Gesamtplanung: Varianten (Copyright SAP AG)

2. Klicken Sie auf die Drucktaste VARIANTE ANLEGEN. « Das Fenster »ABAP: Varianten« wird angezeigt. 3. Geben Sie den Namen für die Variante ein und drücken Sie (¢). « Das Fenster »Varianten: Bildzuordnung« wird angezeigt. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste (WEITER). « Das Fenster »Variantenpflege: Report RMMRP000, Variante ...« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.6). In diesem Fenster können Sie das Werk, für das die Bedarfsplanung durchgeführt werden soll, im Feld WERK angeben. Über das Feld VERARBEITUNGSSCHLÜSSEL steuern Sie, ob eine Gesamt- oder Veränderungsplanung durchgeführt werden soll. Über die Erstellungskennzeichen BESTELLANF. ERSTELLEN, LIEFERPLANEINTEILUNGEN, und DISPOLISTE ERSTELLEN wird gesteuert, ob vom System bei fremd beschafften Materialien grundsätzlich Planaufträge oder Bestellanforderungen bzw. Lieferplaneinteilungen angelegt

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Materialdisposition

werden und ob Dispolisten erstellt werden sollen oder nicht. Das Kennzeichen PLANUNGSMODUS steuert, wie Beschaffungsvorschläge aus dem letzten Planungslauf behandelt werden sollen (z.B. Planungsmodus 1 – vorhandene Planungsdaten anpassen). Über das Kästchen TERMINIERUNG können Sie die Genauigkeit der Terminierung beeinflussen (nur Ecktermine oder Ecktermine mit zusätzlicher Durchlaufterminierung über den Arbeitsplan). Mithilfe des Felds PLANUNGSUMFANG kann die Bedarfsplanung für mehrere Werke oder Dispositionsbereiche gleichzeitig durchgeführt werden. Der Planungsumfang ist im Customizing festzulegen. Bei Eingabe eines Planungsumfangs muss das Feld WERK leer bleiben. Über die STEUERUNGSPARAMETER ABLAUF können Sie einstellen, ob eine Liste (Dispoliste) der geplanten Materialien nach einem Planungslauf erzeugt werden soll und ob Sie den Planungslauf in einer Parallelverarbeitung ausführen möchten. Mit einer Parallelverarbeitung wird die Laufzeit verbessert. Allerdings sind hierzu einige Einstellungen im Customizing erforderlich. Über User-Exits können Sie den Gesamtplanungslauf gezielt auf Materialien einschränken, die frei definierte Merkmale erfüllen, z.B. Materialien eines bestimmten Disponenten. Die Schlüssel werden im Customizing definiert.

Abbildung 4.6 Variantenpflege: Report RMMRP000, Variante WERK0001

(Copyright SAP AG)

5. Geben Sie die erforderlichen Daten ein, und klicken Sie auf die Drucktaste ATTRIBUTE. « Das Fenster »ABAP: Sichern Attribute der Variante ...« wird angezeigt. Geben Sie im Feld BEDEUTUNG den Namen für die anzulegende Variante ein.

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4.3 Bedarfsplanung durchführen

6. Wählen Sie das Symbol . « Das Fenster »Variantenpflege: Report RMMRP000, Variante ...« wird angezeigt. 7. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Gesamtplanung: Varianten« wird angezeigt. 8. Markieren Sie die Variante, die Sie einplanen wollen. 9. Klicken auf die Drucktaste EINPLANEN. « Das Fenster »Gesamtplanung Einplanung: Startzeit« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.7).

Abbildung 4.7 Gesamtplanung Einplanung: Startzeit (Copyright SAP AG)

Hier können Sie das Ausführungsdatum und die -uhrzeit festlegen. Des Weiteren können Sie den Job einmalig oder periodisch (z.B. täglich, wöchentlich, monatlich) einplanen. 10. Klicken Sie auf die Drucktaste EINMALIG EINPLANEN. « Sie erhalten die Meldung, dass der Job eingeplant wurde. 11. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Gesamtplanung: Varianten« wird angezeigt. 12. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »SAP Easy Access« wird angezeigt.

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Materialdisposition

4.3.4 Bedarfsplanung manuell durchführen Um die Bedarfsplanung im Dialog durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG | PLANUNG | EINZELPL. EINSTUFIG auf. « Das Fenster »Einzelplanung -einstufig-« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.8).

Abbildung 4.8 Einzelplanung -einstufig- (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie das einzuplanende Material und das Werk an, und pflegen Sie die gewünschten Steuerungsparameter. Wenn Sie das Dispositionsergebnis sehen wollen, bevor es gespeichert wird, markieren Sie das Kontrollkästchen ERGEBNISSE VOR DEM SICHERN ANZEIGEN. Sie können die Planung auch über einen Dispositionsbereich durchführen. Das Werk wird hierbei automatisch gesetzt. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Der Hinweis: »Bitte Eingabeparameter überprüfen« wird angezeigt. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Die Meldung, dass die Bedarfsplanung für das Material durchgeführt wurde, wird angezeigt. Die Ergebnisse des Planungslaufs können in der Dispoliste angezeigt werden. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »SAP Easy Access« wird angezeigt.

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4.3 Bedarfsplanung durchführen

4.3.5 Lagerortdisposition Im SAP R/3-System kann eine getrennte Disposition für einzelne Materialien auf Lagerortebene durchgeführt werden. Die einzelnen Lagerortbestände werden dann im Rahmen der Bedarfsplanung gesondert behandelt. Die Lagerortbestände sind nicht im verfügbaren Werksbestand enthalten. Um eine Lagerortdisposition durchführen zu können, müssen im Materialstamm in der Dispositionssicht die entsprechenden Felder gepflegt werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ÄNDERN | SOFORT auf. « Das Fenster »Material ändern: Einstieg« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschte Materialnummer, die Sichten (Disposition) und die Organisationsebenen (Werk und Lagerort) ein. « Das Fenster »Material ... ändern (Materialart)« wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf das Register DISPOSITION 4. « Die Sicht »Disposition 4« wird angezeigt. Wenn Sie unter LAGERORTDISPOSITION im Feld DISPOSITIONSKENNZ. eine »2« eingeben, wird der Lagerort, für den Sie die Daten pflegen, separat disponiert. Falls das Feld leer gelassen wird, wird der Lagerort mit dem Werksbestand disponiert. Für die Lagerortdisposition können der Meldebestand, die Auffüllmenge und die Sonderbeschaffungsart gepflegt werden. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Der Materialstammsatz wird gespeichert. Das Fenster »Material ändern: Einstieg« wird angezeigt. Nach dem Dispositionslauf für dieses Material wird für den separat disponierten Lagerort ein eigener Bestand in der Dispositionsliste (siehe unten) aufgeführt. Bei einer Unterdeckung wird bei einer Lagerortdisposition ohne Sonderbeschaffung eine Reservierung für eine Umlagerung aus dem Werksbestand angelegt. Bei einer Lagerortdisposition mit Sonderbeschaffung wird ein Planauftrag, eine Banf oder eine Lieferplaneinteilung angelegt. Formen der Sonderbeschaffung können sein: • Umlagerungsbestellung • Fremdbeschaffung • Eigenfertigung • Konsignationsbeschaffung

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Materialdisposition

4.4 Auswertungen der Bedarfsplanung In der Disposition sind die folgenden Auswertungen von Bedeutung: • Dispositionsliste Die Dispositionsliste enthält für jedes Material die Ergebnisse des letzten Planungslaufs. Bestands- und Bedarfsveränderungen nach dem letzten Planungslauf werden nicht berücksichtigt. • Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste In der aktuellen Bedarfs-/Bestandsliste wird die derzeitige Bestandssituation für jedes Material angezeigt. Berücksichtigt werden auch Veränderungen, die nach dem letzten Planungslauf stattgefunden haben.

Dispositionsliste Bei der Dispositionsliste kann man zwischen der Einzelanzeige (für ein Material) und der Sammelanzeige wählen. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG | AUSWERTUNGEN | DISPOLISTE MATERIAL auf. « Das Fenster »Dispositionsliste: Einstieg« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Register EINZELEINSTIEG. Hier müssen Sie das Material und das Werk oder den Dispobereich, für das Sie die Dispositionsliste bearbeiten wollen, eingeben.

Abbildung 4.9 Dispositionsliste vom 10.09.2000, 22:20 Uhr (Copyright SAP AG)

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4.4 Auswertungen der Bedarfsplanung

3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Dispositionsliste vom Datum, Uhrzeit« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.9). Für das ausgewählte Material werden die einzelnen Bedarfe und geplanten Zugänge mit ihrem Termin aufgelistet. 4. Klicken Sie auf das Symbol (KOPFDETAILS AUSKLAPPEN). « Im oberen Teil des Fensters werden die dispositionsrelevanten Materialdaten angezeigt. Durch Anklicken der Registerreiter kann zwischen den einzelnen Bildern gewechselt werden. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Dispositionsliste: Einstieg« wird angezeigt. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG | AUSWERTUNGEN | DISPOLISTE SAMMELANZ auf. « Das Fenster »Dispositionsliste: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.10).

Abbildung 4.10 Dispositionsliste: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Klicken Sie auf das Register SAMMELEINSTIEG. In diesem Fenster können Sie über die Register DATUM, AUSNAHMEGRUPPEN, BEARBEITUNGSKENNZEICHEN und MATERIALDATEN verschiedene Selektionskriterien für die Anzeige der Dispositionslisten angeben. Sie können beispiels-

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Materialdisposition

weise alle nicht bearbeiteten Dispolisten oder alle Dispolisten, bei denen Fehler aufgetreten sind, auswählen. 3. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Dispositionsliste Sammelanzeige: Übersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.11), mit der Meldung der Anzahl der selektierten Materialien.

Abbildung 4.11 Dispositionsliste Sammelanzeige: Übersicht (Copyright SAP AG)

Hier können Sie die zu bearbeitenden Materialien markieren und über das Symbol in die Einzelanzeige für die markierten Materialien verzweigen. Die Spalte »BestRw« gibt die Bestandsreichweite ohne Zugänge an. In der Spalte »ZRW« wird die Reichweite inklusive der erwarteten Zugänge dargestellt. Das Bearbeitungskennzeichen der einzelnen Dispolisten wird in der Spalte »BD« angezeigt. Die Tabelle mit den angezeigten Spalten kann interaktiv verändert werden (Spalten verschieben oder ausblenden). 5. Wählen Sie das Symbol . « Das Fenster »Materialliste verlassen« wird angezeigt. 6. Klicken Sie auf die Drucktaste JA. « Das Fenster »Dispositionsliste: Einstieg« wird angezeigt.

Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste In der aktuellen Bedarfs-/Bestandsliste sehen Sie die geplanten Zu- und Abgänge des Materials mit den entsprechenden Terminen sowie die verfügbare Menge zum gegenwärtigen Zeitpunkt.

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4.4 Auswertungen der Bedarfsplanung

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG | AUSWERTUNGEN | BEDARFS/BEST.LISTE auf. « Das Fenster »Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste: Einstieg« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Register EINZELEINSTIEG. 3. Geben Sie ein Material und ein Werk bzw. einen Dispobereich ein. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bedarfs-/Bestandsliste von Uhrzeit« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.12 (A)). 5. Doppelklicken Sie auf ein Dispositionselement in der Liste. « Das System öffnet ein Fenster mit Detailinformationen zum gewählten Dispositionselement (vgl. Abb. 4.12 (B)). Über die Drucktaste -> BESTELLUNG kann für das Dispoelement BS-ANF (Bestellanforderung) direkt in das Anlegen einer Bestellung verzweigt werden.

Abbildung 4.12 (A) Bedarfs-/Bestandsliste von Uhrzeit (Copyright SAP AG)

Abbildung 4.12 (B) Bedarfs-/Bestandsliste und Details zum Dispositionselement

(Copyright SAP AG)

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Materialdisposition

6. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bedarfs-/Bestandsliste von Uhrzeit« wird angezeigt. Über die Drucktasten (ELEMENT ANZEIGEN) oder (ELEMENT ÄNDERN) können Sie direkt zur Bearbeitungsfunktion für das ausgewählte Dispositionselement (beispielsweise Bestellanforderung ändern) wechseln. Über UMFELD | NAVIGATIONSPROFIL | BESTELLUNG ANLEGEN. kann eine Bestellanforderung direkt aus der Listanzeige in eine Bestellung umgesetzt werden, falls diese Funktion im Navigationsprofil für Sie vorgesehen ist. Falls für Ihren Benutzer noch kein Navigationsprofil zugeordnet ist, können Sie dies über UMFELD | NAVIGATIONSPROFIL | ZUORDNEN tun. Die Navigationsprofile können im Customizing definiert werden. Ihre persönlichen Einstellungen zur Bedarfs-/Bestandsliste können Sie über EINSTELLUNGEN | EINSTELLUNGEN... pflegen. 7. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster » Bedarfs-/Bestandsliste: Einstieg« wird angezeigt. Auch bei der Bedarfs-/Bestandsliste gibt es die Möglichkeit der Sammelanzeige für mehrere Materialien. Diese Liste rufen Sie über MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG | AUSWERTUNGEN | BED./BEST. SAMMELANZ im Fenster »SAP Easy Access« auf.

Abbildung 4.13 Aktuelle Bedarfs- /Bestandsliste: Einstieg (Copyright SAP AG)

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4.5 Praxisfall: Bestellmengeneinheiten in der Bedarfsplanung

Auf dem Einstiegsbild (vgl. Abb. 4.13) haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, die Bedarfs-/Bestandslisten nach Disponenten zu selektieren. Eine zusätzliche Einschränkung über BESCHAFFUNGSART oder DISPOMERKMAL ist ebenfalls möglich. Falls Sie das Kontrollkästchen LISTE VORAB AUFBAUEN markieren, wird zu allen in Frage kommenden Materialien die aktuelle Bedarfs-/ Bestandssituation gelesen und in der Sammelliste angezeigt; anderenfalls werden in der Liste nur die Materialstammdaten angezeigt.

4.5

Praxisfall: Bestellmengeneinheiten in der Bedarfsplanung

Problemstellung Oft wird ein Material nicht in seiner Basismengeneinheit beschafft, sondern im Materialstamm ist eine Bestellmengeneinheit mit einem entsprechenden Umrechnungsfaktor in die Basismengeneinheit hinterlegt (Registerkarte MENGENEINHEITEN in den ZUSATZDATEN; vgl. Abb. 4.14).

Abbildung 4.14 Material ändern: Mengeneinheiten (Copyright SAP AG)

Wenn nun im Rahmen der verbrauchsgesteuerten Disposition eine Bestellanforderung für dieses Material erzeugt wird, wird die erforderliche Menge in der Basismengeneinheit berechnet. Bei der Umsetzung der Banf in eine Bestellung wird die im Stammsatz hinterlegte Bestellmengeneinheit verwendet. Hierbei kann es vorkommen, dass durch die Umrechnung der Basismengeneinheit in die Bestellmengeneinheit nicht-ganzzahlige Werte auftreten, also beispielsweise 0,7 Kartons zu bestellen sind. Dies ist insbesondere bei einer automatischen Bestellabwicklung nicht erwünscht.

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4

Materialdisposition

Lösung Um dieses Problem zu umgehen, kann im Materialstamm in der Sicht »Disposition 1« das Feld »Rundungswert« verwendet werden (vgl. Abb. 4.15 unten). Dort ist als Rundungswert der gleiche Wert wie der Umrechnungsfaktor der Bestellmengeneinheit in die Basismengeneinheit zu verwenden. Damit ist sichergestellt, dass bei der Bedarfsplanung ein Vielfaches dieses Werts disponiert wird und beim Umsetzen in eine Bestellung nur ganzzahlige Bestellmengen entstehen.

Abbildung 4.15 Material ändern: Disposition 1 (Copyright SAP AG)

Beispiel Sie benötigen z.B. 8 Stück eines Materials: • Bestellmengeneinheit: 1 Karton = 10 Stück • Rundungswert im Dispositionsbild = 10 • Bei einem Bedarf von 8 Stück wird in der Bedarfsplanung eine Bestellanforderung über 10 Stück angelegt. • Beim Umsetzen in eine Bestellung wird daraus 1 Karton (in Bestellmengeneinheiten).

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4.6 Praxisfall: Verwendung von Dispositionsgruppen

4.6 Praxisfall: Verwendung von Dispositionsgruppen In einem Unternehmen wird auf ein Freigabeverfahren für Bestellanforderungen verzichtet. Deshalb wird im Rahmen der Disposition festgelegt, dass der Hintergrundjob zur Bedarfsplanung generell nur Planaufträge und keine Bestellanforderungen erzeugen soll. Dadurch können die Disponenten zu jedem Material vor der Umsetzung in einen Fertigungsauftrag oder in eine Bestellanforderung Menge und Termin überprüfen und gegebenenfalls ändern. Bei einer automatischen Erzeugung von Bestellanforderungen würden diese eventuell sofort vom Einkauf in Bestellungen umgesetzt. Für die Disponenten besteht dann keine Möglichkeit der Einflussnahme mehr. Für Handelswaren ist es in diesem Unternehmen nun so, dass die Disposition vom Einkauf wahrgenommen wird. Das heißt, es ist eigentlich nicht notwendig, zunächst Planaufträge zu erzeugen, da der Einkäufer dem Disponenten entspricht. Um dieses Problem zu lösen, wurde im Rahmen des Customizings eine neue Dispositionsgruppe angelegt. Die Dispositionsgruppe wird als Vorschlagswert der Materialart für Handelswaren zugeordnet. Über diese Dispositionsgruppe wird gesteuert, dass im Planungslauf für die zugeordneten Materialien automatisch Bestellanforderungen erzeugt werden. Damit entfällt für den Einkäufer (= Disponenten) ein doppeltes Umsetzen. Das wäre nötig, wenn ein Planauftrag über die Bestellanforderung in eine Bestellung umgesetzt werden müsste. Das Customizing der Dispositionsgruppe wird im folgenden Abschnitt beschrieben.

4.7 Beispiel Customizing Anhand des Dispositionsmerkmals und der Dispositionsgruppe soll das Customizing der Materialdisposition vorgestellt werden.

Dispositionsmerkmal Das verwendete Dispositionsverfahren ist ein wichtiges Steuerungselement für die Bedarfsplanung. Deshalb sollen an dieser Stelle beispielhaft die Möglichkeiten des Customizings des Dispositionsmerkmals aufgezeigt werden. Über das Dispositionsmerkmal werden in R/3 die unterschiedlichen Dispositionsverfahren abgebildet. Hier soll als Beispiel das Dispositionsmerkmal »V1 – Bestellpunktdisposition mit Berücksichtigung externer Bedarfe« verwendet werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access 1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | PROJEKTBEARBEITUNG auf. « Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP REFERENZ IMG. « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

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4

Materialdisposition

3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur SAP CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEITFADEN | MATERIALWIRTSCHAFT | VERBRAUCHSGESTEUERTE DISPOSITION | STAMMDATEN | DISPOSITIONSMERKMALE ÜBERPRÜFEN auf. « Das Fenster »Sicht Dispositionsmerkmale ändern: Übersicht« wird angezeigt. Sie können hier die bestehenden Dispositionsmerkmale ändern oder aber eigene Merkmale (auf Basis der bestehenden) definieren. 4. Markieren Sie das Dispositionsmerkmal, das Sie bearbeiten wollen, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Sicht Dispositionsmerkmale ändern: Detail« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.16).

Abbildung 4.16 Sicht »Dispositionsmerkmale« ändern: Detail (Copyright SAP AG)

Über das Feld DISPOSITIONSVERFAHREN können Sie beispielsweise mit dem Wert »B« festlegen, dass es sich bei dem Dispositionsmerkmal um eine Bestellpunktdisposition handelt. Im Feld INKL. EXT. BEDARF bestimmen Sie, ob zur Berechnung des Bestellpunkts auch externe Bedarfe verwendet werden. Über die Kontrollkästchen AUFTRAGSRESERV. und BESTELL-ABRUF

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4

4.7 Beispiel Customizing

werden Reservierungen zu Fertigungsaufträgen und Bestellabrufe aus Umlagerungsbestellungen ebenfalls als externe Bedarfe berücksichtigt. Außerdem kann mithilfe der Kontrollkästchen SICHERHEITSBESTAND und MELDEBESTAND die automatische Berechnung dieser Werte über eine Prognose definiert werden. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

Dispositionsgruppe Dispositionsgruppen können zu folgenden Zwecken verwendet werden: • um beispielsweise je nach Materialart unterschiedliche Dispositionsparameter zu setzen • zur Gruppierung von Dispositionsparametern • um eine einfache Erfassung verschiedener Parameter im Rahmen der Materialstammdatenpflege zu ermöglichen Ein Beispiel für die Verwendung einer Dispositionsgruppe ist im obigem Praxisfall beschrieben. Ausgangspunkt Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« 1. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur SAP CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEITFADEN | MATERIALWIRTSCHAFT | VERBRAUCHSGESTEUERTE DISPOSITION | DISPOSITIONSGRUPPEN | GESAMTPFLEGE DER DISPOSITIONSGRUPPEN DURCHFÜHREN auf. « Das Fenster »Dispositionsgruppe« wird angezeigt. 2. Geben Sie das Werk ein, für das Sie die Dispositionsgruppen pflegen wollen, und klicken Sie auf die Drucktaste ÜBERSICHT. « Das Fenster »Sicht ›Steuerungsparameter Disposition Materialebene‹ ändern: Übersicht« wird angezeigt. 3. Markieren Sie den Eintrag, den Sie bearbeiten wollen, und klicken Sie auf das Symbol , oder legen Sie einen neuen Eintrag an, indem Sie auf die Drucktaste NEUE EINTRÄGE klicken. « Das Fenster »Sicht ›Steuerungsparameter Disposition Materialebene‹ ändern: Detail« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.17). Sie können hier Vorschlagswerte für den Planungslauf hinterlegen, die die Werte des Hintergrundjobs überschreiben. Beispielsweise wird über das Feld BESTELLANF. ERSTELLEN definiert, ob Bestellanforderungen oder Planaufträge erzeugt werden. Sie können Daten für die Planungshorizonte, die Vorplanung und die Verfügbarkeitsprüfung pflegen. Diese Daten werden bei Verwendung der Dispositionsgruppe im Materialstamm automatisch in diesen übernommen.

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Materialdisposition

Abbildung 4.17 Sicht »Steuerungsparameter Disposition Materialebene« ändern: Detail

(Copyright SAP AG)

4. Gehen Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Sicht ›Steuerungsparameter Disposition Materialebene‹ ändern: Übersicht« wird angezeigt. Falls Sie einen neuen Eintrag gemacht haben, geben Sie nun die Bezeichnung der Dispositionsgruppe ein. 5. Zum Sichern klicken Sie auf das Symbol . « Die Nachricht »Daten wurden gesichert« wird angezeigt. 6. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Dispositionsgruppe« wird angezeigt.

4.8 Fragen 1. Welche Dispositionsmethoden kann man unterscheiden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Auftragsgesteuerte Disposition b) Plangesteuerte Disposition c) Bedarfsgesteuerte Disposition d) Verbrauchsgesteuerte Disposition

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4

4.8 Fragen

2. Was versteht man unter »verbrauchsgesteuerter Disposition«? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Es gibt keinen Bezug zu einem festen Produktionsplan. b) Es gibt einen Bezug zu einem festen Produktionsplan. c) Ziel dieser Methode ist es, zur Wiederauffüllung eines Lagers eine Bestellung so zu terminieren, dass bis zur Verfügbarkeit des neuen Materials jede Bedarfsanforderung abgedeckt ist. d) Man unterscheidet zum einen die Bestellpunktdisposition (Mengensteuerung) und die Rhythmische Disposition (Terminsteuerung). 3. Welche unterschiedlichen Bedarfsarten gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Primärbedarf b) Sekundärbedarf c) Tertiärbedarf d) Materialbedarf 4. Welche Verfahren zur Ermittlung der Losgröße lassen sich unterscheiden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Statische Losgrößenverfahren b) Statistische Losgrößenverfahren c) Periodische Losgrößenverfahren d) Optimierende Losgrößenverfahren 5. Aus welchen Schritten besteht der Ablauf der Materialdisposition unter R/3? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Bruttobedarfsermittlung b) Nettobedarfsermittlung c) Losgrößenberechnung d) Bestellvorschläge e) Kontrollhinweise f) Ausdruck der generierten Bestellungen 6. Welche konkurrierenden Zielsetzungen in der Materialdisposition gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Eine bestmögliche Lieferbereitschaft des Lagers b) Möglichst geringe Lagerbestände und damit verbundene Lagerhaltungskosten c) Niedrige Kapitalbindung d) Niedrige Beschaffungskosten 7. Welche Planungslaufarten gibt es im R/3-System? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Gesamtplanung b) Gesamtplanung im Planungshorizont c) Veränderungsplanung im gesamten Horizont d) Veränderungsplanung im Planungshorizont

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Materialdisposition

4.9 Lösungen 1. Welche Dispositionsmethoden kann man unterscheiden? a) Richtig Auftragsgesteuerte Disposition b) Richtig Plangesteuerte Disposition c) Falsch Bedarfsgesteuerte Disposition d) Richtig Verbrauchsgesteuerte Disposition 2. Was versteht man unter »verbrauchsgesteuerter Disposition«? a) Richtig Es gibt keinen ohne Bezug zu einem festen Produktionsplan. b) Falsch Es gibt einen Bezug zu einem festen Produktionsplan. c) Richtig Ziel dieser Methode ist es, zur Wiederauffüllung eines Lagers eine Bestellung so zu terminieren, dass bis zur Verfügbarkeit des neuen Materials jede Bedarfsanforderung abgedeckt ist. d) Richtig Man unterscheidet zum einen die Bestellpunktdisposition (Mengensteuerung) und die rhythmische Disposition (Terminsteuerung). 3. Welche unterschiedlichen Bedarfsarten gibt es? a) Richtig Primärbedarf b) Richtig Sekundärbedarf c) Richtig Tertiärbedarf d) Falsch Materialbedarf 4. Welche Verfahren zur Ermittlung der Losgröße lassen sich unterscheiden? a) Richtig Statische Losgrößenverfahren b) Falsch Statistische Losgrößenverfahren c) Richtig Periodische Losgrößenverfahren d) Richtig Optimierende Losgrößenverfahren 5. Aus welchen Schritten besteht der Ablauf der Materialdisposition unter R/3? a) Falsch Bruttobedarfsermittlung b) Richtig Nettobedarfsermittlung c) Richtig Losgrößenberechnung d) Richtig Bestellvorschläge e) Richtig Kontrollhinweise f) Falsch Ausdruck der generierten Bestellungen 6. Welche konkurrierenden Zielsetzungen in der Materialdisposition gibt es? a) Richtig Eine bestmögliche Lieferbereitschaft des Lagers b) Richtig Möglichst geringe Lagerbestände und damit verbundene Lagerhaltungskosten c) Richtig Niedrige Kapitalbindung d) Falsch Niedrige Beschaffungskosten 7. Welche Planungslaufarten gibt es im R/3-System? a) Richtig Gesamtplanung b) Falsch Gesamtplanung im Planungshorizont c) Richtig Veränderungsplanung im gesamten Horizont d) Richtig Veränderungsplanung im Planungshorizont

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Kapitel 5 Einkaufsabwicklung 5.1

Anforderungen an die Beschaffung

236

5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3

Bestellanforderungen Bestellanforderungen pflegen Bestellanforderungen freigeben Bestellanforderungen zuordnen

237 238 243 247

5.3 5.3.1 5.3.2

Anfragen Anfragen pflegen Listen anzeigen

248 250 254

5.4 5.4.1 5.4.2

Angebote Angebote pflegen Angebotsvergleich

254 256 259

5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5

Bestellungen Rahmenverträge Besondere Beschaffungsformen Aufbau einer Bestellung Bestellungen pflegen Bestellungen freigeben

261 263 274 276 278 287

5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3

Dienstleistungsabwicklung Dienstleistungsbestellung Leistungserfassung Rechnungsprüfung

294 294 297 299

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5

Einkaufsabwicklung

234

5.7

Nachträgliche Abrechnung

300

5.8

Praxisfall: Streckenkontrakt mit mehreren Materialien

302

5.9

Fragen

305

5.10

Lösungen

307

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5

Einkaufsabwicklung Ziel der Komponente Einkauf im R/3-System ist es, dem Einkäufer Routinetätigkeiten bei der Anfrageschreibung, Angebotseinholung und Bestellschreibung abzunehmen. Auf diese Weise steht ihm mehr Zeit für die Lieferantenauswahl, Preisgestaltung und Beschaffungsmarktforschung zur Verfügung: • Externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen • Ermittlung möglicher Bezugsquellen • Einflussnahme auf die Preisgestaltung • Reaktion auf Änderungswünsche zu Bestellanforderungen • Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenlieferungen • Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials Der Einkäufer erhält vom Materialdisponenten Bestellanforderungen für die zu bestellenden Materialien inklusive vorgegebener Menge und vorgegebenem Termin. Diese Bestellanforderungen werden entweder manuell erfasst (Direktanforderungen) oder im Rahmen der Bedarfsermittlung generiert. Der Einkäufer kann der Bestellanforderung die gewünschte Bezugsquelle zuordnen oder sie aber zur Anfragebearbeitung vormerken. Mit einer Anfrage wird ein Lieferant zur Abgabe eines Angebots mit Preis, Liefertermin und Zahlungsbedingungen aufgefordert. Die Anfrage kann manuell oder mit Bezug auf eine Bestellanforderung angelegt werden. Eingehende Angebote werden in den Anfragen erfasst. Ein Angebotsvergleich kann mithilfe des Preisspiegels durchgeführt werden, um so das beste Angebot zu ermitteln. Ergänzende Informationen lassen sich durch einen Lieferantenvergleich abrufen. Die Preis- und Konditionsinformationen des Angebots können, falls gewünscht, in einen Einkaufsinfosatz übernommen werden, den anderen Lieferanten kann abgesagt werden. Die Anlage einer Bestellung als vertragliche Vereinbarung mit einem ausgewählten Lieferanten zur Lieferung oder Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen kann durch eine Übernahme von Daten aus vorangegangenen Bestellanforderungen, Anfragen, Angeboten oder aus anderen Bestellungen vereinfacht werden. Der regelmäßige Bezug gleicher Materialien wird durch die Anlage von Rahmenverträgen unterstützt. Kontrakte ermöglichen die Verwaltung von laufzeitgebundenen Rahmenvereinbarungen mit Lieferanten. Mit Bezug auf einen Kontrakt können Einzelbestellungen erzeugt werden. Alternativ kann im regelmäßiger Bedarfe über Lieferpläne eine vereinfachte, automatisierte Bestellabwicklung erreicht werden.

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5

Einkaufsabwicklung

5.1

Anforderungen an die Beschaffung

Die im Bestellvorschlag von der Disposition festgelegten Materialien müssen auf dem Beschaffungsmarkt eingekauft werden, und zwar: • in den erforderlichen Mengen • zum richtigen Zeitpunkt • zu den günstigsten Kosten Dazu bedarf es einer genauen Kenntnis des Beschaffungsmarkts, um für das Unternehmen günstige Lieferquellen zu finden und zu nutzen. Durch die Beschaffungsmarktforschung sollen Informationen über die Märkte, auf denen die Güter für das Unternehmen bezogen werden, systematisch gesammelt, analysiert und aufbereitet werden. Die Analyse bezieht sich insbesondere auf: • die angebotenen Produkte • die Angebots- und Nachfragestruktur • die Preisentwicklung • die wirtschaftliche Entwicklung auf den Beschaffungsmärkten Die Aussagen über den Beschaffungsmarkt werden getroffen auf der Basis von: • Marktanalysen • Marktbeobachtungen • Marktprognosen Im Gegensatz zum Materialdisponenten, der von den Bedarfen des Betriebs und den Lagerbeständen ausgeht, geht der Einkäufer von der Lage am Beschaffungsmarkt aus. Günstige Rohstoffpreise, Sonderrabatte und andere vorübergehende Vorzugsangebote ermöglichen den kostengünstigen Einkauf. Wichtige Schnittstellen zur Durchführung der Bestellabwicklung stehen zum Wareneingang und zur Übergabe der Bestellvorschläge aus der Materialdisposition bereit.

Angebotswesen Eine Anfrage ist die Aufforderung an einen Lieferanten, in Form eines Angebots insbesondere Preisangaben zur Lieferung eines Materials zu machen. Für die Anfrageerstellung bei wiederholt benötigten Materialien muss der Einkäufer auf die gespeicherten Materialstamm- und Lieferantendaten zurückgreifen können. Erfasste Angebote können dann mittels einer Preissimulation verglichen werden. Die Absageschreiben werden automatisch verschickt.

Bestellabwicklung Bei der Bestellabwicklung können die Informationen aus den Bestellanforderungen und Angeboten auf einfache Weise in die erforderlichen Bestellungen

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5

5.2 Bestellanforderungen

übernommen werden. Die Einkaufstätigkeiten müssen laufend überwacht werden, um auf Marktveränderungen entsprechend reagieren zu können. Insbesondere die Bestellüberwachung erfordert einen schnellen Informationsfluss zwischen Einkauf, Wareneingang und Rechnungsprüfung. Folgende Informationen sind z.B. verfügbar: • Terminüberwachungen des gesamten Bestellbestands nach Lieferanten • Termintreue des Lieferanten • Gesamtbestellwerte pro Einkaufsorganisation • Bestellwertanalysen, Listenanzeigen Bei der Bestellverfolgung überprüft das System die vom Anwender vorgegebenen Wiedervorlagezeiten und druckt in entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Das System liefert den aktuellen Status aller Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen.

5.2

Bestellanforderungen

Abbildung 5.1

Prozesskette »Bestellanforderung anlegen« (Copyright SAP AG)

Eine Bestellanforderung (Banf) definiert den Bedarf an einem Material oder einer Dienstleistung. Der Einkauf wird hiermit aufgefordert, Materialien in vorgegebener Menge zu einem vorgegebenen Termin zu beschaffen. Eine Bestellanforderung kann manuell erfasst werden oder im Rahmen der Bedarfsplanung entstehen. Es können eigene Freigabeverfahren für Bestellanforderungen definiert werden.

237

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5

Einkaufsabwicklung

Die Zuordnung einer Bezugsquelle zu einer Bestellanforderung kann automatisch (falls eine eindeutige Bezugsquelle im System definiert ist) oder manuell durch den Einkäufer erfolgen. Der Ablauf beim Anlegen einer Bestellanforderung ist in Abbildung 5.2 schematisch dargestellt.

5.2.1 Bestellanforderungen pflegen Beim Anlegen einer Bestellanforderung für ein Material mit Stammsatz sind folgende Schritte erforderlich: 1. Einstiegsbild ausfüllen 2. Positionsdaten im Übersichtsbild pflegen 3. Gewünschte Positionen überprüfen und ändern Einstiegsbild

Positionsübersicht

Detail

Texte

Statistik

Freigabe-Info

Komponenten

Kontierung

Anlieferadresse

Abbildung 5.2

Bildfolge »Bestellanforderung anlegen«

Beim Anlegen einer Bestellanforderung für ein Material ohne Stammsatz werden zusätzliche Informationen eingegeben: • Kurztext zum Material in der Positionsübersicht • Warengruppe in der Positionsübersicht

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5

5.2 Bestellanforderungen

• Kontierungstyp in der Positionsübersicht • Bewertungspreis des Materials auf dem Positionsdetailbild Es ist möglich, Positionen aus einer vorhandenen Bestellanforderung in die zu erstellende oder zu ändernde Bestellanforderung zu kopieren. Dazu wird die Nummer der Bestellanforderung benötigt, aus der die Position übernommen werden soll. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Bestellanforderung anlegen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.3).

Abbildung 5.3

Bestellanforderung anlegen (Copyright SAP AG)

Es handelt sich bei dieser Transaktion um die neu gestaltete EnjoySAPTransaktion. Der Aufruf erfolgt immer mit den Einstellungen, die Sie bei der letzten Nutzung getroffenen haben. Die von Ihnen durchzuführenden Schritte in dieser Ablaufbeschreibung können deshalb von dem beschriebenen Vorgehen abweichen. 2. Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol -KOPF und das Symbol POSITIONSÜBERSICHT. « Der Bereich der Kopfdaten und die Positionsübersicht zur Bestellanforderung sind geöffnet.

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5

Einkaufsabwicklung

Bei den Kopfdaten können Sie eine Kopfnotiz eingeben. In der Positionsübersicht werden die einzelnen anzufordernden Materialien mit der Menge und dem gewünschten Liefertermin erfasst. Bevor Sie mit der Erfassung der Positionsdaten beginnen, können Sie über die Drucktaste PERS. EINSTELLUNG Voreinstellungen für bestimmte Felder, z.B. Werk und Einkäufergruppe, machen. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste PERS. EINSTELLUNG. 4. Wechseln Sie in die Registerkarte VORSCHLAGSWERTE und klicken anschließend auf WEITERE FELDER .... « Es öffnet sich das Fenster LAYOUT ÄNDERN (vgl. Abb. 5.4).

Abbildung 5.4

Layout ändern (Copyright SAP AG)

5. Selektieren Sie aus der rechten Tabelle AUSGEBLENDETE FELDER die Felder, die Sie vorbelegen möchten, z.B. Werk und Einkäufergruppe, und übernehmen diese mit in die linke Tabelle ANZEIGEFELDER. 6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit ÜBERNEHMEN. 7. Geben Sie nun Ihre Vorschlagswerte ein (vgl. Abb. 5.5). Sie können diese Voreinstellungen auch als »immer vorschlagen« kennzeichnen. Damit werden beim nächsten Aufruf der Transaktion BANF ANLEGEN die entsprechenden Werte vorgeschlagen.

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5

5.2 Bestellanforderungen

Abbildung 5.5

Persönliche Wertevoreinstellungen (Copyright SAP AG)

8. Sichern Sie Ihre persönlichen Einstellungen mit . 9. Geben Sie die Materialnummer, die Menge, den Liefertermin, das Werk und die Einkäufergruppe in der Positionsübersicht ein (vgl. Abb. 5.6).

Abbildung 5.6

Bestellanforderung anlegen: Position ... (Copyright SAP AG)

10. Klicken Sie auf das Symbol . « Der Kurztext und die Warengruppe zum Material werden angezeigt. Auch Materialien, für die kein Materialstammsatz im System vorhanden ist, können angefordert werden. Hierzu geben Sie anstelle der Material-

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5

Einkaufsabwicklung

nummer im Feld KURZTEXT die Bezeichnung des Materials, die Menge, die Mengeneinheit, Lieferdatum sowie eine Warengruppe an. Materialien ohne Stammsatz können nur als Verbrauchsmaterial angefordert werden. Damit ist bereits in der Bestellanforderung über das Feld Kontierungstyp »K« eine Kontierung, z.B. auf die anfordernde Kostenstelle, notwendig.

Abbildung 5.7

Bestellanforderung anlegen (Copyright SAP AG)

11. Falls die Positionsdetaildaten nicht aufgeklappt sind, klicken Sie auf das Symbol -POSITIONSDETAIL. « Der Bereich der Positionsdetaildaten einer Bestellposition wird geöffnet. In diesem Fenster können Sie zusätzliche Daten zur Bestellanforderungsposition pflegen. Beispielsweise können Sie den Namen des Anforderers und eine Bedarfsnummer erfassen, um später nach diesen Kriterien gezielt Bestellanforderungen zu selektieren. Falls für das Material kein Bewertungspreis existiert, muss dieser im Feld BEWERTUNGSPREIS erfasst werden. Wechseln Sie hierzu in die entsprechenden Registerkarten, z.B. für den Bewertungspreis in die Registerkarte BEWERTUNG und für die Felder Anforderer und Bedarfsnummer in die Registerkarte ANSPRECHPARTNER. Falls zur Materialposition mindestens eine Bezugsquelle (z.B. Einkaufsinfosatz) existiert, könnte diese über die Registerkarte BEZUGSQUELLE zugeordnet werden. 12. Zum Sichern Ihrer Bestellanforderung klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bestellanforderung anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

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5.2 Bestellanforderungen

5.2.2 Bestellanforderungen freigeben Die Freigabe von Bestellanforderungen ist der Vorgang, bei dem die in einer Bestellanforderung erfassten Positionen zur weiteren Verarbeitung freigegeben werden. Je nach Wert, Warengruppe, Kontierungstyp und Werk kann festgelegt werden, dass eine Banf-Position erst dann in eine Bestellung umgesetzt werden darf, wenn ein bestimmtes Freigabeverfahren durchlaufen ist, das heißt, eine Genehmigung erteilt wurde. Die Freigabe einer Bestellanforderungsposition hängt von folgenden Faktoren ab: • Freigabebedingungen In den Freigabebedingungen ist festgelegt, welche Freigabestrategie einer Bestellanforderung zuzuordnen ist (z.B. abhängig vom Wert der Anforderung oder von der Warengruppe des angeforderten Materials). • Freigabestrategie Die Freigabestrategie gibt an, welche Personen in welcher Reihenfolge eine Bestellanforderung freigeben müssen. • Freigabekennzeichen Anhand des Freigabekennzeichens ist ersichtlich, ob eine Position bestellt werden kann, nachdem sie von einer Person oder Abteilung freigegeben wurde, oder ob noch weitere Freigaben erforderlich sind. Bestellanforderungen können einzeln freigegeben werden. Es ist aber auch möglich, alle Bestellanforderungen, die einem bestimmten Kriterium genügen, mit einem Befehl zur Sammelfreigabe gleichzeitig freizugeben. Darüber hinaus kann ein Freigabeverfahren mithilfe des Klassensystems von SAP R/3 definiert werden. Dabei können die Kriterien für Banfen, die einer Freigabe unterliegen sollen, flexibler angegeben werden als beim herkömmlichen Freigabeverfahren ohne Klassifizierung. Das Vorgehen bei der Freigabe einer Bestellanforderung unterscheidet sich jedoch nicht vom Verfahren ohne Klassifizierung. Zusätzlich zur Freigabe einzelner Positionen der Bestellanforderung kann über die Belegart im Customizing eine Gesamtfreigabe der Banf eingestellt werden. Ein positionsweises Freigeben ist dann nicht möglich. Bei der Gesamtfreigabe muss die Freigabestrategie über das Verfahren mit Klassifizierung definiert werden.

Liste zur Freigabeerinnerung Mit der Funktion FREIGABEERINNERUNG können Sie sich eine Liste der von Ihnen zu einem bestimmten Termin freizugebenden Bestellanforderungen anzeigen lassen.

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Einkaufsabwicklung

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | FREIGEBEN | FREIGABEERINNERUNG auf. « Das Fenster »Freigabeerinnerung Bestellanforderungen« wird angezeigt. Hinweis Über zwei Kontrollkästchen können Sie steuern, ob Sie Banfen zur Positionsfreigabe und/oder zur Gesamtfreigabe anzeigen möchten. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein, und wählen Sie das Symbol . « Die Liste der Bestellanforderungen, die gemäß Ihren Vorgaben freizugeben sind, wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Freigabeerinnerung Bestellanforderungen« wird angezeigt.

Einzelfreigabe Mithilfe der Funktion EINZELFREIGABE können Sie Bestellanforderungen einzeln freigeben. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | FREIGEBEN | EINZELFREIGABE auf. « Das Fenster »Bestellanforderung freigeben: Einstieg« wird angezeigt. 2. Geben Sie die Nummer der freizugebenden Bestellanforderung und den entsprechenden Freigabecode ein. Klicken Sie dann auf das Symbol . « Das Fenster »Bestellanforderung freigeben: Positionsübersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.8). 3. Markieren Sie die freizugebenden Positionen. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Ein Fenster mit der für diese Position gültigen Freigabestrategie wird angezeigt. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bestellanforderung freigeben: Positionsübersicht« wird angezeigt. 6. Klicken Sie auf die Drucktaste FREIGEBEN+SICHERN. « Die markierten Positionen werden freigegeben. Das Fenster »Bestellanforderung freigeben: Einstieg« wird angezeigt.

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5.2 Bestellanforderungen

Abbildung 5.8

Einzelfreigabe Bestellanforderung (Copyright SAP AG)

Sammelfreigabe Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | FREIGEBEN | SAMMELFREIGABE auf. « Das Fenster »Sammelfreigabe Bestellanforderungen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.9 (A)). Hier geben Sie den Freigabecode ein, mit dem die Freigaben erfolgen sollen. Zusätzlich können Sie Kriterien (z.B. Werk, Einkäufergruppe, Disponent, Liefertermin, Gesamtfreigabe bzw. Positionsfreigabe) zur Auswahl der freizugebenden Bestellanforderungen eingeben. 2. Klicken Sie auf das Symbol . « Sie sehen die Listanzeige der freizugebenden Bestellanforderungen gemäß Ihren Selektionskriterien (vgl. Abb. 5.9 (B)). Die Bestellanforderungen, die Sie freigeben wollen, müssen in diesem Fenster markiert werden. Einzelne Positionen markieren Sie, indem Sie die gewünschte Zeile anklicken und (F9) drücken. 3. Rufen Sie BEARBEITEN | MARKIEREN | ALLE MARKIEREN auf. « Alle Bestellanforderungen in der Liste sind zur Freigabe markiert.

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.9 (A) Sammelfreigabe Bestellanforderungen (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.9 (B) Sammelfreigabe Bestellanforderungen (Copyright SAP AG)

4. Zum Speichern klicken Sie auf das Symbol . « Die markierten Bestellanforderungen werden freigegeben. Der Status in der Listanzeige der Bestellanforderungen ändert sich. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Sammelfreigabe Bestellanforderungen« wird angezeigt.

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5.2 Bestellanforderungen

5.2.3 Bestellanforderungen zuordnen Sind mögliche Bezugsquellen für ein angefordertes Material erfasst, kann das System diese automatisch ausfindig machen und der Bestellanforderung zuordnen. Falls mehrere Bezugsquellen für ein bestimmtes Material im System hinterlegt sind, kann die günstigste Beschaffungsquelle ausgewählt werden. Eine Zuordnung der Bezugsquellen seitens des Systems erfolgt aufgrund der Informationen in: • • • •

Quotierung Orderbuch Rahmenvertrag Infosatz

Dabei wird nach möglichen Bezugsquellen in der oben angegebenen Reihenfolge gesucht. Bezugsquellen für ein Material können ein fester Lieferant in der Bestellanforderung, ein Infosatz oder ein Rahmenvertrag sein. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Das Fenster »Bezugsquelle zu Bestellanforderungen zuordnen« wird angezeigt.Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | FOLGEFUNKTIONEN | ZUORDNEN auf. In diesem Fenster können Sie die Auswahlkriterien für die zu bearbeitenden Bestellanforderungen definieren. Unter anderem können Sie dort die Selektion auf nur freigegebene Banfen einschränken. 2. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bezugsquelle zu Bestellanforderungen zuordnen« wird angezeigt. 3. Markieren Sie in der Liste eine Position, für die Sie einen Lieferanten zuordnen wollen. 4. Rufen Sie in der Menüleiste BEARBEITEN | BEZUGSQUELLE | AUTOMATISCH ZUORDNEN auf. Falls nur eine Bezugsquelle für dieses Material existiert, wird sie direkt übernommen. Bei mehreren Bezugsquellen wird ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Bezugsquelle angezeigt. Mit einer Preissimulation kann dabei die günstigste Quelle ermittelt werden. Kann keine Bezugsquelle über das System ermittelt werden, ist es über die Drucktaste MANUELL ZUORDNEN möglich, einen beliebigen Lieferanten für die Position festzulegen. 5. Zum Speichern klicken Sie auf das Symbol . « Es wird eine Meldung ausgegeben, falls die Bestellanforderung geändert wurde. 6. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bezugsquelle zu Bestellanforderungen zuordnen« wird angezeigt.

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Einkaufsabwicklung

5.3

Anfragen

Anfragen dienen dazu, Angebote über Preise, Lieferzeit, Liefer- und Zahlungsbedingungen einzuholen. Sie werden in der Regel maschinell erstellt und sind an einen oder mehrere Lieferanten gerichtet mit dem Ziel, bis zu einem festgesetzten Termin ein Angebot zu erhalten. Zusätzlich zur Bestellanforderung enthält die Anfrage Informationen über den Lieferanten sowie Bewerbungs- und Angebotsfristen. Eine Anfrage kann für Lieferanten mit Stammsatz oder für CpD-Lieferanten (Conto pro diverse) erfasst werden. Bei CpD-Lieferantenstammsätzen werden die Anschriftsdaten erst beim Erfassen der Anfrage gepflegt. Der Ablauf beim Anlegen einer Anfrage ist in den folgenden Abbildungen 5.10 und 5.11 schematisch dargestellt.

Abbildung 5.10 Prozesskette »Anfrage anlegen (1)« (Copyright SAP AG)

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5.3 Anfragen

Abbildung 5.11 Prozesskette »Anfrage anlegen (2)« (Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

5.3.1 Anfragen pflegen Die Anfrage ist wie andere Einkaufsbelege fest strukturiert. Der Anfragekopf enthält allgemeine Informationen, beispielsweise die Lieferantenadresse und den Anfragekopftext. Der übrige Teil der Anfrage führt positionsweise die Materialien auf, für die Preisangaben vom Lieferanten erwartet werden. Wichtige Positionsdaten sind: • Materialnummer • Materialkurztext • Menge und Mengeneinheit • Angebots- und Liefertermin Vor dem Anlegen einer Anfrage sind folgende Punkte zu berücksichtigen: • Es muss eine Aufstellung der entsprechenden Lieferanten vorliegen. • Wichtige Angebotsfristen (z.B. Frist der Angebotsabgabe) müssen feststehen. • Wird im Unternehmen mit externer Nummernvergabe gearbeitet, dann wird eine Anfragenummer benötigt, die innerhalb des zulässigen Nummernbereichs liegt. • Für die Anfrage muss eine Submissionsnummer vergeben werden. Sie dient dazu, alle Angebote oder Anfragen zu einem Beschaffungsvorhaben zusammenzufassen. Diese Nummer wird einmal eingegeben und dann vom System bei jeder Anfrage kopiert.

Anfrage manuell anlegen Bei einer manuellen Anfrage gibt der Anwender sämtliche Daten der Materialien ein, für die Konditionsangaben benötigt werden. Es ergibt sich folgender Ablauf: 1. Im Einstiegsbild werden Angebotsfrist, Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe eingegeben. 2. In der Positionsübersicht werden zu jeder Position anfragespezifische Informationen erfasst (z.B. Materialnummer, Anfragemenge, Lieferdatum). 3. Im Bild »Lieferantenanschriften« wird die Lieferantennummer bzw. die vollständige Adresse des Lieferanten eingegeben und die Anfrage gesichert. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Anfrage anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.13)

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5.3 Anfragen

Einstiegsbild

Kopf

Detail

Texte

Statistik Lieferantenanschrift

Position

Detail

Texte

Statistik

Einteilungen Weitere Funktionen

Anlieferadresse Zusatzdaten

Abbildung 5.12 Bildfolge »Anfrage anlegen«

2. Geben Sie die Angebotsfrist, die Einkaufsorganisation und die Einkäufergruppe ein. Wenn Sie Vorschlagsdaten zu den Positionen eingeben, werden die angegebenen Werte bei jeder Position vorgeschlagen. 3. Rufen Sie KOPF | DETAIL auf oder klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Anfrage anlegen: Kopfdaten« wird angezeigt. 4. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Die Submissionsnummer ist eine eindeutige Kennung für sämtliche Anfragen, die sich auf eine Ausschreibung beziehen. Mithilfe dieser Nummer kann später ein Angebotsvergleich durchgeführt werden.

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.13 Anfrage anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Anfrage anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt. In diesem Fenster erfassen Sie die einzelnen Materialien, für die eine Anfrage angelegt werden soll, mit Menge und Liefertermin. 6. Markieren Sie eine Position. 7. Rufen Sie POSITION | EINTEILUNGEN auf. « Das Fenster »Anfrage anlegen: Einteilungen Position ...« wird angezeigt. Falls die Lieferung gestaffelt zu mehreren Terminen nach einem bestimmten Plan erfolgen soll, können Sie diesen hier erfassen. 8. Rufen Sie KOPF | LIEFERANTENANSCHRIFT auf. « Das Fenster »Anfrage anlegen: Lieferantenanschrift« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.14). 9. Geben Sie die gewünschte Lieferantennummer ein, oder ermitteln Sie die passende Nummer mithilfe der Matchcode-Suche.

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5.3 Anfragen

Abbildung 5.14 Anfrage anlegen: Lieferantenanschrift (Copyright SAP AG)

10. Klicken Sie auf das Symbol . « Die Lieferantenanschrift wird angezeigt. 11. Zum Speichern klicken Sie auf das Symbol . « Die Anfrage für einen weiteren Lieferanten wird angezeigt. 12. Wiederholen Sie die Schritte 9 bis 11 für alle Lieferanten, die diese Anfrage erhalten sollen.

Anfrage über Vorlage anlegen Als Erfassungsvorlage kann eine Bestellanforderung, eine andere Anfrage oder ein Rahmenvertrag verwendet werden. In einem Dialogfenster werden die Nummern der zu kopierenden Vorlage und der Vorlageposition eingegeben. Sind die Positionen nicht bekannt, wird lediglich die Belegnummer eingegeben. In der darauf folgenden Positionsübersicht können die zu kopierenden Positionen dann einzeln oder blockweise ausgewählt werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Anfrage anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.13). 2. Geben Sie die Angebotsfrist ein.

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Einkaufsabwicklung

3. Rufen Sie in der Menüleiste ANFRAGE | ANLEGEN MIT BEZUG | ZUR BANF auf. « Das Dialogfenster »Selektion Bestellanforderungen« wird angezeigt. 4. Geben Sie die Nummer der Bestellanforderung ein, oder suchen Sie eine passende Nummer, indem Sie die Materialnummer eingeben. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Anlegen Anfrage: Kopfdaten« wird angezeigt. 6. Geben Sie die Submissionsnummer ein. 7. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Anfrage anlegen: Auswahlliste Bestellanforderungen« wird angezeigt. 8. Markieren Sie die Positionen, die in die Anfrage übernommen werden wollen. 9. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Anfrage anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt. 10. Wiederholen Sie die Schritte 8 bis 13 aus dem Abschnitt »Anfrage manuell anlegen«. Das Drucken von Anfragen und die Anfrageüberwachung wird im Abschnitt 5.5, »Bestellungen«, behandelt, da die Vorgehensweise bei allen Einkaufsbelegen gleich ist.

5.3.2 Listen anzeigen Listanzeigen der im System gespeicherten Anfragen können über vordefinierte Listen abgerufen werden. Als Beispiel seien die folgenden Listen genannt: • Listanzeigen zum Material Rufen Sie ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE | LISTANZEIGEN | ZUM MATERIAL aus dem Fenster »Einkauf« auf. • Listanzeigen zum Lieferanten Rufen Sie ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE | LISTANZEIGEN | ZUM LIEFERANTEN aus dem Fenster »Einkauf« auf. • Listanzeigen zur Submissionsnummer Rufen Sie ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE | LISTANZEIGEN | ZUR SUBMISSION aus dem Fenster »Einkauf« auf.

5.4

Angebote

Beim Erfassen eines Angebots werden die Daten aus der zugehörigen Anfrage vom System übernommen. Zusätzlich müssen noch Preise und Konditionen erfasst werden. Im Preisspiegel sind die Angebote nach Preisen sortiert aufgelistet, so dass diese miteinander verglichen werden können. Interessante Angebotsdaten können langfristig in einem Einkaufsinfosatz gespeichert werden. Dazu muss das entsprechende Kennzeichen in der

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5.4 Angebote

Angebotsposition gesetzt werden. Für Angebote, bei denen das Kennzeichen »abgesagt« in der Angebotsposition gesetzt wurde, kann ein Absageschreiben gedruckt werden. Der Ablauf beim Pflegen eines Angebots ist in den folgenden Abbildungen schematisch dargestellt (vgl. Abbildungen 5.15 und 5.16).

Abbildung 5.15 Prozesskette »Angebot pflegen (1)« (Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.16 Prozesskette »Angebot pflegen (2)« (Copyright SAP AG)

5.4.1 Angebote pflegen Im R/3-System sind Anfrage und Angebot ein und derselbe Beleg. Die vom Lieferanten genannten Preise und Konditionen werden in der ursprünglichen Anfrage erfasst. • Der Nettopreis wird unter Berücksichtigung der Rabatte oder Zuschläge des Lieferanten erfasst. Skonto sowie Steuern werden separat berechnet. • Bei der Bruttopreiseingabe wird der erfasste Bruttopreis automatisch durch den errechneten Nettopreis ersetzt. Dazu müssen die Konditionen für die betreffende Position kontinuierlich gepflegt werden. • Basiert der Angebotspreis auf einer anderen Mengeneinheit als der beim Anwender gebräuchlichen Bestellmengeneinheit, so werden außer dem Preis die Bestellmengeneinheit und der Umrechnungsfaktor eingegeben.

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5.4 Angebote

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | ANFRAGE/ANGEBOT | ANGEBOT | PFLEGEN auf. « Das Fenster »Angebot pflegen: Einstieg« wird angezeigt. 2. Geben Sie die Nummer der Anfrage ein. Die Nummer der gewünschten Anfrage können Sie beispielsweise über die Submissionsnummer suchen, falls Sie diese in der Anfrage gepflegt haben. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Angebot pflegen: Positionsübersicht« wird angezeigt. 4. Alternative: Sie klicken auf das Symbol und gelangen direkt in das Fenster »Angebot pflegen: Kopfdaten«. In diesem Fall fahren Sie fort mit Schritt 5. 5. Rufen Sie KOPF | DETAIL auf. « Das Fenster »Angebot pflegen: Kopfdaten« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.17).

Abbildung 5.17 Angebot pflegen: Kopfdaten (Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

6. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Sie können hier Daten eingeben, die für das gesamte Angebot gelten (unter anderem die Referenzdaten, die Angebotswährung und die Zahlungsbedingungen). 7. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Angebot pflegen: Positionsübersicht« wird angezeigt. 8. Markieren Sie die Position, für die Sie die Konditionen ergänzen möchten und rufen Sie POSITION | DETAIL auf. « Das Fenster »Angebot pflegen: Position ...« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.18).

Abbildung 5.18 Angebot pflegen: Position ... (Copyright SAP AG)

In diesem Fenster geben Sie die erforderlichen Angebotsdaten für eine spezielle Angebotsposition ein: Im Feld NETTOPREIS geben Sie entweder den Nettopreis unter Berücksichtigung von Rabatten, Zuschlägen usw. ein, oder Sie erfassen den Bruttopreis und pflegen die Konditionen in der Menüleiste: POSITION | KONDITIONEN. Der erfasste Bruttopreis wird bei der Eingabe durch den berechneten Nettopreis ersetzt. Falls das Angebot in einem Einkaufsinfosatz gespeichert werden soll, müssen Sie im Feld INFOUPDATE ein Kennzeichen setzen. Um die Angebotsposition abzusa-

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5.4 Angebote

gen, müssen Sie das Feld ABSAGE-KZ markieren. In diesem Fall wird automatisch ein Absageschreiben an den Lieferanten generiert. 9. Zum Speichern des Angebots klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Angebot pflegen: Einstieg« wird angezeigt.

5.4.2 Angebotsvergleich Im Angebotspreisspiegel werden die Preise sämtlicher selektierter Angebote (z.B. auf eine bestimmte Ausschreibung bzw. Submission bezogen) verglichen. Darin sind die Angebotspositionen nach Preisen angeordnet aufgelistet, beginnend mit dem günstigsten Angebot. Für die Anzeige der Vergleichswerte sind folgende Arten des Preisspiegels möglich: • Mittelwertangebot/Minimalwertangebot – Basis ist ein fiktives Angebot • Prozentbasis – prozentualer Wert in Relation zum Minimal- oder Mittelwert • Bezugsangebot – Vergleich mit Musterangebot Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | ANFRAGE/ANGEBOT | ANGEBOT | PREISSPIEGEL auf. « Das Fenster »Angebotspreisspiegel« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.19 (A)). 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. « Sie können einzelne Angebote anhand ihrer Nummer selektieren oder aber alle Angebote, bezogen auf eine Submissionsnummer, vergleichen. Weiterhin können Sie die Art des Preisspiegels bestimmen und die Art, wie der Preis berechnet werden soll (z.B. Berücksichtigung von Skonto und/oder Bezugsnebenkosten). 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Angebotspreisspiegel in Währung EUR« wird angezeigt (vgl. Abb.5.19 (B)). Hier wird anhand der eingegebenen Selektionskriterien das günstigste Angebot ermittelt und mit einer Rangzahl gekennzeichnet. Über die Drucktaste ZUSATZINFO kann ein detaillierter Vergleich der Zahlungsbedingungen aufgerufen werden.

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.19 (A) Angebotspreisspiegel (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.19 (B) Angebotspreisspiegel in Währung EUR (Copyright SAP AG)

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5.5 Bestellungen

5.5

Bestellungen

Die Bestellung ist die formale Aufforderung an einen Lieferanten, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu den angegebenen Bedingungen bereitzustellen. In der Bestellung wird festgelegt, ob das bereitzustellende Material in den Lagerbestand aufgenommen wird oder in den Verbrauch geht. Darüber hinaus dient die Bestellung als Grundlage für den Wareneingang und die Rechnungsprüfung. Es gibt drei Formen der externen Bestellung: • Einmalige Bestellungen • Langfristige Kontrakte mit anschließenden Abrufbestellungen • Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen

Abbildung 5.20 Prozesskette »Bestellung anlegen (1)« (Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

Aufgrund der hohen Prozesskosten erfolgt eine einmalige Bestellung in der Regel bei Materialien bzw. Dienstleistungen, die unregelmäßig bestellt werden. Abrufbestellungen und Lieferpläne mit Lieferplaneinteilungen werden vor allem für die Bestellabwicklung regelmäßig wiederkehrender Bedarfe eingesetzt. Als Erfassungshilfen stehen Bestellanforderungen, Anfragen oder bereits vorhandene Bestellungen (Vorlagebestellungen) zur Verfügung. Die aktuellen Konditionen des Lieferanten für das Material werden aus dem Einkaufsinfosatz in die Bestellung übernommen. Durch die Definition der Einkaufsorganisationen im Customizing kann ein Buchungskreisübergreifender Einkauf realisiert werden. Der Ablauf beim Anlegen einer Bestellung ist in den Abbildungen 5.20 und 5.21 schematisch dargestellt.

Abbildung 5.21 Prozesskette »Bestellung anlegen (2)« (Copyright SAP AG)

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5.5 Bestellungen

5.5.1 Rahmenverträge Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen. Diese beziehen sich auf einen definierten Zeitraum und eine definierte Menge bzw. einen definierten Wert. Man unterscheidet Kontrakte und Lieferpläne.

Kontrakt Ein Kontrakt ist eine längerfristige Vereinbarung (Rahmenvertrag) mit einem Lieferanten, die durch einzelne Abrufe (Abrufbestellung oder Lieferplaneinteilung) erfüllt wird. Angaben über bestimmte Liefertermine oder Liefermengen sind im Kontrakt nicht enthalten. Beim Anlegen des Kontrakts wird nur der Zielwert (Wertkontrakt) oder die Zielmenge (Mengenkontrakt) innerhalb der Laufzeit des Vertrags festgelegt. Im Falle eines konkreten Bedarfs, werden mit Bezug zum Kontrakt Abrufbestellungen erzeugt. Alternativ kann mit Bezug zum Kontrakt ein Lieferplan generiert werden, für den Lieferplaneinteilungen durch den Bedarfsplanungslauf erzeugt werden. Beim Anlegen der Abrufbestellung oder eines Lieferplans werden die Informationen aus dem Kontrakt übernommen. Einzelne Lieferungen erfolgen aufgrund der Abrufbestellmengen, in denen die genaue Bestellmenge und der genaue Liefertermin spezifiziert werden. Über die Abrufdokumentation zu einer Kontraktposition können erfolgte Abrufe nachvollzogen werden.

Lieferpläne Es ist auch möglich, so genannte verteilte Kontrakte anzulegen. Dies sind buchungskreisübergreifende Rahmenverträge. Eine buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation (Referenzeinkaufsorganisation) erstellt einen Rahmenvertrag, aus dem andere buchungskreisspezifische Einkaufsorganisationen Abrufbestellungen mit den zentral verhandelten Konditionen vornehmen. In vielen Unternehmen werden Produktionsmaterialien mit langfristigen Bedarfen über Langzeitverträge beschafft. Solche längerfristigen Vereinbarungen mit einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien mit festgelegten Konditionen werden in der Regel über Lieferpläne beschafft. Vorteile der Lieferplanabwicklung liegen in der guten Planbarkeit und automatischen Erstellung von Lieferplaneinteilungen durch das Material Ressource Planning wie im folgendem beschrieben wird.

Gründe für die Anlage eines Lieferplans • Beschaffungsvorgänge mit hohem Wiederholungsgrad • Verkürzung der Bearbeitungszeiten, da eine Lieferplaneinteilung eine Vielzahl von Bestellungen oder Kontraktabrufe ersetzt • Durch die Materialbedarfsplanung können die Lieferplaneinteilungen automatisch generiert werden

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Einkaufsabwicklung

• Aufwandsreduzierung bei der Bearbeitung von Bedarfsveränderungen (Bearbeitung der Dispoliste) • Überwachung von Zielvorgaben (Menge bzw. Wert) • Vorhaltung geringer Lagerbestände, da durch den genauen Lieferzeitpunkt just-in-time-Lieferungen möglich sind • Verringerung des Belegvolumens, da Einteilungen ein Teil des Lieferplans und kein eigener Beleg sind

Allgemeines über Lieferpläne Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag mit einem Lieferanten, von dem Materialien zu festgelegten Terminen innerhalb eines Zeitraums zu festgelegten Konditionen beschafft werden. Sie können einen Lieferplan ohne Bezug oder mit Bezug auf eine Rahmenvertragsanforderung, einer Anfrage oder einem anderen Lieferplan anlegen. Angaben über Liefertermine und Mengen sind im Lieferplan nicht enthalten, sondern werden über Einteilungen in einem Lieferplanabruf mitgeteilt. Die Lieferplaneinteilungen können ohne Bezug oder mit Bezug zu einer Bestellanforderung angelegt oder automatisch durch die Materialbedarfsplanung generiert werden.

Automatische Generierung von Lieferplaneinteilungen Für die automatische Generierung der Lieferplaneinteilungen durch die Disposition müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: • Der Lieferplan muss als Bezugsquelle eindeutig festgelegt sein • Orderbucheintrag mit einem Dispokennzeichen 2 (automatische Lieferplaneinteilungen) • Bei der Bedarfsplanung müssen automatische Lieferplaneinteilungen zugelassen sein (Steuerungskennzeichen 3) Lieferplaneinteilungen haben internen Charakter. Das bedeutet, dass interne Änderungen an den Einteilungen täglich vorgenommen werden können, eine externe Weitergabe an den Lieferanten aber erst über die Lieferabruferzeugung erfolgt. Die Lieferplaneinteilungen sind kein eigenständiger Beleg, sondern sind Bestandteil des Lieferplans.

Verwendung von Fixierungszeiträume Über die Fixierungszeiträume wird die Verbindlichkeit von Einteilungen festgelegt. Die Einteilungstermine in der näheren Zukunft haben einen höheren Verbindlichkeitsgrad als die Einteilungstermine in der fernen Zukunft. Für eine Lieferplanposition gibt es zwei Fixierungszeiträume: • Der erste Fixierungszeitraum definiert den Zeitpunkt (gerechnet ab dem heutigen Datum), an dem der Produktionsfreigabezeitraum endet. Der Pro-

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5.5 Bestellungen

duktionsfreigabezeitraum beginnt mit dem heutigen Tagesdatum. Lieferplaneinteilungen innerhalb dieses Zeitraums gelten als fixiert und verbindlich. • Der zweite Fixierungszeitraum definiert den Zeitpunkt (gerechnet ab dem heutigen Datum), an dem der Materialfreigabezeitraum endet. Der Materialfreigabezeitraum beginnt mit dem Ende des Produktionsfreigabezeitraums. Lieferplaneinteilungen innerhalb dieses Zeitraums haben einen geringeren Verbindlichkeitsgrad. Lieferplaneinteilungen außerhalb der beiden Fixierungszeiträume fallen in den Bereich der Planungsvorschau.

Lieferplanarten Bei Lieferplänen kann mit und ohne Abrufdokumentation gearbeitet werden. Das Arbeiten mit Abrufdokumentation hat den Vorteil, dass Sie sich jederzeit anzeigen lassen können, welche Einteilungsinformationen Sie an den Lieferanten übermittelt haben. Bei Lieferplänen mit Abrufdokumentation werden die aktuellen Einteilungen dem Lieferanten nicht automatisch übermittelt. Endgültige Einteilungen werden in einem Lieferplanabruf aufgezeichnet. Erst nach Anlage des Lieferplanabrufs wird die Übermittlung des Abrufs an den Lieferanten angestoßen. Die Lieferabrufe informieren den Lieferanten über die endgültige Mengen und Liefertermine. Es gibt zwei Arten von Abrufen: • Lieferabruf Der Lieferabruf (LAB) informiert den Lieferanten mittelfristig darüber, welche Mengen eines Materials und zu welchem Termin geliefert werden soll, z.B. wochen-/tagesgenaue Terminangabe. • Feinabruf Der Feinabruf (FAB) informiert den Lieferanten für die nahe Zukunft darüber, welche Mengen eines Materials und zu welchem Termin geliefert werden soll, z.B. stundengenaue Terminangabe.

Lieferplan anlegen Lieferpläne können manuell oder über eine Vorlage angelegt werden. Als Vorlage können Sie Bestellanforderungen, Anfrage/Angebote, Kontrakte oder andere Lieferpläne verwenden. Für die manuelle Anlage eines Lieferplans gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Wählen Sie den Pfad MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | RAHMENVERTRAG | LIEFERPLAN ANLEGEN | LIEFERANT BEKANNT. « Das Fenster »Lieferplan anlegen: Einstieg (ME31L)« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.22).

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Einkaufsabwicklung

2. Pflegen Sie die Felder LIEFERANT, VERTRAGSART, EINKAUFSORGANISATION und EINKÄUFERGRUPPE. 3. Bestätigen Sie mit . « Das Fenster »Lieferplan anlegen: Kopfdaten« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.23). 4. Geben Sie im Feld LAUFZEITENDE das zeitlich gewünschte Ende des Lieferplans ein.

Abbildung 5.22 Lieferplan anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

5. Bestätigen Sie mit . « Das Fenster »Lieferplan anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.24). 6. Pflegen Sie in der Positionstabelle für die einzelnen Positionen alle eingaberelevanten Spalten (Minimum: MATERIAL, ZIELMENGE, WERK) mit den entsprechenden Daten. 7. Bestätigen Sie mit . 8. Wählen Sie in der Anwendungsfunktionsleiste den Button ZUSATZDATEN « Das Fenster »Lieferplan anlegen: Position XX: Zusatzdaten« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.25). 9. Pflegen Sie die gleichnamigen Felder PLANLIEFERZEIT und WE-BEARBEITET. 10. Sichern Sie Ihre Eingabe mit . « Das Fenster »Lieferplan anlegen: Einstieg« wird angezeigt. In der Statusleiste erscheint die Meldung, dass Ihr Lieferplan angelegt wurde (vgl. Abb. 5.26).

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5.5 Bestellungen

Abbildung 5.23 Lieferplan anlegen: Kopfdaten (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.24 Lieferplan anlegen: Positionsübersicht (Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.25 Lieferplan anlegen: Position XX: Zusatzdaten (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.26 Lieferplan anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

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5.5 Bestellungen

Grundsätzlich sind zwei Abwicklungsmethoden bei der Lieferabruferzeugung zu unterscheiden: • Automatische Lieferabruferzeugung d.h. automatische Erzeugung in regelmäßigen Rhythmus • Manuelle Lieferabruferzeugung d.h. Erzeugung nur auf Anstoß durch den Einkäufer

Pflege von Lieferplaneinteilungen Angaben über Liefertermine und Mengen werden in den Lieferplaneinteilungen gepflegt. Diese Einteilungen können mit oder ohne Bezug zur Banf angelegt werden. Die hier beschriebene Pflege wird bei folgenden Vorgängen eingesetzt: • Manuelle Anlage (Ausnahme!) • Manuelle Änderungen • Änderungen aufgrund von Umterminierungen aus der Dispoliste für bereits vorhandene Lieferplaneinteilungen

Manuelle Pflege von Lieferplaneinteilungen Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Wählen Sie den Pfad MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | RAHMENVERTRAG | LIEFERPLANEINTEILUNGEN | PFLEGEN. « Das Fenster »Lieferplaneinteilungen pflegen: Einstieg (ME38)« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.27).

Abbildung 5.27 Lieferplaneinteilungen pflegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie in dem Feld VERTRAG die relevante Vertragsnummer ein. Bestätigen Sie mit . « Das Fenster »Lieferplaneinteilungen pflegen: Positionsübersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.28).

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.28 Lieferplaneinteilungen pflegen: Positionsübersicht (Copyright SAP AG)

3. Markieren Sie die Position, die Sie einteilen möchten und wählen Sie das Icon Einteilungen (alternativ: Doppelklick oder Menüleiste POSITION EINTEILUNGEN). « Das Fenster »Lieferplaneinteilungen pflegen: Einteilungen Position xx« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.29).

Abbildung 5.29 Lieferplaneinteilungen pflegen: Einteilungen Position xx

(Copyright SAP AG)

4. Pflegen Sie die Felder DATUMSTYP, LIEFERDATUM, EINTEILUNGSMENGE und EINKÄUFERGRUPPE. 5. Bestätigen Sie mit .

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5.5 Bestellungen

6. Sichern Sie Ihre Eingabe mit . « Das Fenster »Lieferplaneinteilungen pflegen: Einstieg« wird angezeigt. In der Statusleiste erscheint die Meldung, dass Ihr Lieferplan geändert wurde (vgl. Abb. 5.30).

Abbildung 5.30 Lieferplaneinteilungen pflegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

Somit haben Sie nun einem bestehenden Lieferplan die entsprechenden Lieferplaneinteilungen hinzugefügt.

Lieferabruf anlegen Wie schon erwähnt, wird im Lieferabruf der Lieferant längerfristig informiert, welche Materialien zu welchen Terminen geliefert werden soll. Für die manuelle Anlage eines Lieferabrufs gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Wählen Sie den Pfad MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | RAHMENVERTRAG | LIEFERPLAN | ABRUF ERSTELLEN. « Das Fenster »Abrufe erstellen (ME84)« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.31). 2. Wählen Sie Ihre gepflegten Einstellungen hinsichtlich der Abrufe (Feinoder Lieferabrufe). Pflegen Sie mindestens das Feld WERK UND SELEKTIONSUMFANG (optional DISPONENT UND MATERIAL). Achtung Aktivieren Sie unbedingt in ZUSATZFUNKTIONEN den TESTLAUF.

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.31 Abrufe erstellen (Copyright SAP AG)

3. Führen Sie die Abruferstellung mit aus. « Das Fenster »Abrufe erstellen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.32).

Abbildung 5.32 Abrufe erstellen (Copyright SAP AG)

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5.5 Bestellungen

Analyse der Nachricht Eine grüne Ampel zeigt an, dass der Lieferplanabruf zu dieser Position ohne Fehler generiert werden kann. Eine rote Ampel zeigt an, dass zu diesen Lieferplanpositionen kein Abruf erzeugt werden konnte. Hier müssen drei Fehlerkategorien unterschieden werden: • Wichtige Fehler aufgrund fehlender oder unvollständiger Daten: Kein Nachrichtensatz vorhanden, keine Einteilung vorhanden • Fehlermeldungen, weil aufgrund des Erstellungsprofils kein Abruf erstellt werden soll • Es ist kein Nachrichtensatz vorhanden Mit

gelangen Sie zur Einstiegsmaske zurück.

Wenn der Testlauf in Ordnung ist, entfernen Sie das Häkchen Testlauf und generieren die Lieferabrufe. Sie haben somit einen Lieferabruf erzeugt.

Optimierte Einkaufsabwicklungen Automatische Erzeugung von Bestellungen Die Durchführung der automatischen Erzeugung von Bestellungen empfiehlt sich, wenn Sie ein sehr gut gepflegtes System haben. Damit ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Großteil der Banf-Positionen ohne manuelles Eingreifen in Folgebelege umgesetzt werden kann. Voraussetzungen hierfür sind: • Kennzeichnung im Materialstamm AUTOM.BESTELL., das festlegt, dass die automatische Erzeugung von Bestellungen erlaubt ist. • Kennzeichnung im Lieferantenstamm, dass automatische Bestellungen erlaubt sind. • Die Banf muss bereits zugeordnet sein, um umgesetzt werden zu können. Wenn es mehrere Bezugsquellen für ein Material gibt, sollten Sie genaue Kriterien zur Auswahl einer eindeutigen Bezugsquelle im System hinterlegt haben, z.B. Orderbucheinträge, Regellieferanten und Quotierungen. Automatische WE-Abrechnung Die Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS = Evaluated Receipt Settlement) ermöglicht es, den Zahlungsvorgang ohne den Erhalt einer Rechnung abzurechnen. Mit dem in der Bestellung eingegebenen Bestellpreis und der beim Wareneingang erfassten Liefermenge weiß das System, was für diesen Bestellvorgang in Rechnung zu stellen ist. Zahlungsbedingungen und Steuerinformationen sind ebenfalls aus der Bestellung bekannt. Aufgrund dieser Kenntnisse

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Einkaufsabwicklung

kann das System die entsprechende Rechnung selbst erzeugen und buchen. Eine Rechnung des Kreditors ist damit überflüssig. Das Verfahren der Automatischen Wareneingangsabrechnung (ERS) hat folgende Vorteile: • schnelleres Abschließen eines Bestellvorgangs ist möglich • Übermittlungsfehler werden vermieden • Mengen- und Preisabweichungen in der Rechnungsprüfung kommen nicht vor Über die automatische Wareneingangsabrechnung wird ein Protokoll geführt, dessen Ausdruck Sie dem Kreditor als Nachweis der Abrechnung zusenden können. Voraussetzungen • Der Lieferant muss im Kreditorenstamm auf der EinkaufsorgSicht als ERSfähig markiert sein, d.h. die Kennzeichen für »automatische WE-Abrechnung« und »wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung« müssen gesetzt sein. • Der Wareneingang muss sich auf eine Bestellung/Lieferplan beziehen. • In der Bestell-/Lieferplanposition müssen die Kennzeichen »automatische WE-abrechnung« und »wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung« gesetzt sein. • In der Bestell-/Lieferplanposition muss ein Steuerkennzeichen gepflegt sein. • Der Bestellpreis der verwendeten Materialien darf kein Schätzpreis sein. Ist ein Lieferant als ERS-fähig (Evaluated Receipt Settlement) markiert, wird beim Anlegen einer Bestellung bei diesem Lieferanten das ERS-Kennzeichen vorgeschlagen. Das relevante Steuerkennzeichen kann im Einkaufsinfosatz gepflegt werden. Um dieses bei bestimmten Vorgängen zu verhindern, können Sie den Infosatz für das Material und den Lieferanten als nicht ERS-relevant markieren (KZ auf EinkaufsOrgSicht »keine auto WEAbr«). Außerdem kann das vorgeschlagene ERS-Kennzeichen in einer Bestellposition gelöscht werden.

5.5.2 Besondere Beschaffungsformen Die normale Abwicklung eines Beschaffungsvorgangs lässt sich wie folgt darstellen: • Kauf bei einem externen Lieferanten • Kauf eines vorhandenen Produkts • Lieferung der Ware an die »eigene« Firma • Nach Wareneingang ist die Ware Eigentum »unseres« Unternehmens

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5.5 Bestellungen

Bei der Sonderabwicklung innerhalb der Beschaffung unterscheidet man: • Interne Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungsbestellung) • Bestellung eines zu fertigenden oder zu veredelnden Materials (Lohnbearbeitung) • Lieferung der Ware direkt an den Kunden (Streckenabwicklung) • Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Lieferanten (Konsignation)

Lieferantenkonsignation Bei einer Konsignation liefert ein Lieferant Material in ein Konsignationslager. Die Ware bleibt bis zur Entnahme sein Eigentum. Erst bei diesem Warenausgang entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Die Rechnung wird in vereinbarten Perioden beglichen. Beim Anlegen einer Bestellung ist in diesem Fall der Positionstyp »K« für Konsignation einzugeben.

Lohnbearbeitung Bei der Lohnbearbeitungsabwicklung erhält der Lieferant Materialien (Komponenten), aus denen er das bestellte Endprodukt fertigt. Bei der Bestellung werden die Komponenten, die an den Lieferanten geschickt werden, angegeben. Dabei können die Komponenten entweder manuell erfasst oder automatisch über eine hinterlegte Materialstückliste eingebunden werden. In der Bestandsführung werden die Komponenten zunächst aus dem frei verwendbaren Bestand in den Lieferantenbeistellbestand gebucht. Falls die R/3-Anwendungskomponente Vertrieb (SD) im Einsatz ist, kann die Beistellung über die Versandabwicklung erfolgen. Dabei können dann auch die benötigten Versandpapiere erstellt werden. Beim Wareneingang des gefertigten Produkts wird der Verbrauch der beigestellten Komponenten im Sinne einer retrograden Entnahme gebucht. Die Rechnung des Lieferanten wird mit Bezug zur Bestellung erfasst. Dabei können Mehr- oder Minderverbräuche der Komponenten nachverrechnet werden. Beim Anlegen einer Bestellung ist in diesem Fall der Positionstyp »L« für Lohnbearbeitung einzugeben.

Streckengeschäfte Bei der Streckenabwicklung gibt der Auftragnehmer einen Kundenauftrag an einen externen Lieferanten weiter, der die Waren direkt an den Kunden sendet.

Umlagerung über Umlagerungsbestellung Mithilfe der Umlagerungsbestellung ist es möglich, eine Umlagerung zwischen zwei Werken auf der Basis einer Bestellung durchzuführen. Als Lieferant wird hier das abgebende Werk (Lieferwerk) verwendet. Nach der Aulagerung aus dem abgebenden Werk befindet sich das Material im Tran-

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Einkaufsabwicklung

sitbestand des empfangenden Werks. Der Transitbestand ist bewertet, aber nicht frei verwendbar. Mit dem Wareneingang zur Bestellung im empfangenden Werk wird das Material aus dem Transitbestand in den frei verwendbaren Bestand gebucht. Falls die R/3-Anwendungskomponente Vertrieb (SD) im Einsatz ist, kann die Lieferung (mit Warenausgangsbuchung) im Lieferwerk über die Versandabwicklung erfolgen. Dabei können dann auch die benötigten Versandpapiere erstellt werden. Für eine Umlagerungsbestellung wird eine eigene Bestellbelegart (UB) und der Positionstyp »U« verwendet.

5.5.3 Aufbau einer Bestellung Die Bestellung besteht wie auch die anderen Einkaufsbelege aus: • den Belegpositionen, die Informationen über die bestellten Waren oder Dienstleistungen enthalten. In jeder Position einer Bestellung können diese Daten unterschiedlich sein. • dem Belegkopf, der Informationen über Lieferanten, Zahlungs- und Lieferbedingungen enthält, die für alle Positionen in einer Bestellung gelten Der Positionsteil des Belegs enthält die spezifischen Daten für die bestellten Materialien oder Dienstleistungen, wie beispielsweise: • Materialnummer und Materialkurztext • Bestellmenge • Preise, Rabatte • Preiseinheit, Bestellpreismengeneinheit • Lieferdatum • Werk, Lagerort • Anlieferanschrift: Als Anlieferanschrift wird die Werksanschrift verwendet. Erfolgt die Eingabe der Bestellposition zusätzlich mit einem Lagerort für den im Customizing eine eigene Anlieferadresse gepflegt ist, so wird diese Lagerortanschrift verwendet. Die vom System vorgeschlagene Anschrift kann beliebig abgeändert werden. • Vorlagebestellung • Mahnstufen • Unter- und Überlieferungstoleranzen Bei der Steuerung des Bestellvorgangs sind auf Positionsebene der Positionstyp und der Kontierungstyp von zentraler Bedeutung.

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5.5 Bestellungen

Positionstyp Der Positionstyp legt die Beschaffungsweise eines Materials fest. Er steuert, ob eine Bestellposition • eine Materialnummer erfordert • eine Kontierung verlangt • lagerhaltig geführt werden soll • einen Wareneingang und/oder einen Rechnungseingang erfordert Falls noch keine Folgebelege existieren (z.B. Wareneingang, Rechnung), kann der Positionstyp bei Einzelbestellungen nachträglich geändert werden. Danach kann die Position nur gelöscht und mit einem anderen Positionstyp neu angelegt werden. Im R/3-System werden im Standard folgende Positionstypen genutzt: • Normalposition Wareneingang und Rechnungseingang können erfolgen. • Konsignationsposition Materialnummer und Wareneingang erforderlich; keine Kontierung möglich, da ausschließlich lagerhaltig; Rechnungseingang nicht erforderlich, aufgrund der Konsignationsabrechnung. • Lohnbearbeitungsposition Materialnummer kann genutzt werden, Wareneingang kann erfolgen, Rechnungseingang erforderlich. • Streckenposition Kontierung erforderlich, Wareneingang und Rechnungseingang können erfolgen. • Textposition Wird nicht bestellt, enthält nur zusätzliche Hinweise oder Instruktionen (z.B. Anforderung eines Ursprungszeugnisses). • Umlagerungsposition Materialnummer erforderlich, Wareneingang erforderlich, Rechnungseingang entfällt. • Dienstleistungsposition Keine Materialnummer möglich, Kontierung erforderlich. • Limitposition Bestellbelegart für Rahmenbestellung (im Standard FO) sowie Rechnungseingang erforderlich; Wareneingang und Kontierung können genutzt werden.

Kontierungstyp Für jede Position des Einkaufsbelegs wird festgelegt, ob sie für das Lager oder für den Verbrauch beschafft wird. In einem Einkaufsbeleg können sowohl kontierte als auch nicht kontierte Positionen vorkommen. Handelt es sich um Ver-

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Einkaufsabwicklung

brauchsmaterial, legt der Einkauf den Verbrauchszweck durch die Vergabe eines Kontierungstyps fest. Falls noch keine Folgebelege existieren (z.B. Wareneingang, Rechnung), kann der Kontierungstyp nachträglich geändert werden. Der Kontierungstyp bestimmt: • den Typ der Kontierung (Kostenstelle, Auftrag, Anlage etc.) • die Konten, die bei der Zahlung der Rechnung zu belasten sind • die Kontierungsdaten, die erfasst werden müssen Bei der Beschaffung für das Lager wird das Material nach dem Wareneingang gelagert und der Verbrauch in einem eigenen Schritt erfasst. Der Lagerbestand wird durch die Erfassung des Wareneingangs erhöht und durch die Erfassung des Warenausgangs abgebaut. Bei der Beschaffung für den Verbrauch gilt das Material mit dem Wareneingang als verbraucht. Beim Erfassen des Wareneingangs wird kein Lagerbestand aufgebaut, sondern die Verbrauchsstatistik wird direkt fortgeschrieben.

5.5.4 Bestellungen pflegen Beim Anlegen von Bestellungen stehen folgende Möglichkeiten zur Wahl: • Manuell Alle Bestelldaten werden manuell erfasst. • Über Vorlage Als Kopiervorlage können Bestellanforderungen, Anfragen, Bestellungen und Kontrakte verwendet werden. Existiert zu einer Bestellposition ein Einkaufsinfosatz, so werden daraus bestimmte Felder (wie z.B. Preise, Konditionen und Mengeneinheiten) als Standardwerte vorgeschlagen. Bestellungen können zum einen direkt für einen bestimmten Lieferanten oder aber unter Zuhilfenahme einer Bestellanforderung (über die BanfZuordnungsliste) angelegt werden. Dieser muss jedoch bereits eine Bezugsquelle zugeordnet sein.

Bestellposition ohne Materialstammsatz Es ist ebenfalls möglich, Bestellpositionen ohne Materialstammsatz zu erfassen. Für diese Bestellpositionen müssen ein Kurztext und die Warengruppe erfasst werden. Falls für die Warengruppe ein Infosatz existiert, kann der Nettopreis aus diesem Infosatz übernommen werden, andernfalls muss auch der Nettopreis eingegeben werden. Über das Customizing des Einkaufs können eine Bewertungsklasse für Warengruppen (zur Kontenfindung) sowie ein Einkaufswerteschlüssel (enthält Mahnstufen, Über- und Unterlieferungstoleranzen) hinterlegt werden. Damit ist in der Bestellposition die Pflege dieser Daten nicht mehr erforderlich, auch wenn kein Materialstamm verwendet wird.

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5.5 Bestellungen

Einstiegsbild

Kopf

Detail

Texte

Konditionen

Statistik Lieferantenanschrift

Position

Freigabestrategie

Abbildung 5.33 Bildfolge »Bestellung anlegen (1)« (Copyright SAP AG) Position

Detail

Texte

Statistik

Einteilungen

Bestätigungen

Kontierungen

Komponenten

Konditionen

Leistungen Weitere Funktionen Anlieferadresse Import

Zusatzdaten

Abbildung 5.34 Bildfolge »Bestellung anlegen (2)« (Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

Bestellung manuell anlegen Der Aufbau der neuen EnjoySAP-Transaktion ermöglicht dem Anwender im Release 4.7 eine komfortable Erstellung einer Bestellung. Das entsprechende Fenster ist in vier Bereiche unterteilt: Im oberen Bereich geben Sie die Bestellbelegart und den Lieferanten an. Über die Bestellbelegart legen Sie fest, für welchen betriebswirtschaftlichen Vorgang Sie eine Bestellung erfassen. Die zweite Ebene enthält die Register der Belegkopfdaten. Darunter ist im Bereich »Positionsübersicht« eine Schnellerfassung von Bestellpositionen möglich. Im unteren Fensterbereich »Positionsdetail« können bei Bedarf die Register der Positionsdaten anzeigt werden (vgl. Abb. 5.35).

Abbildung 5.35 Bestellung anlegen: Übersicht Arbeitsbereich (Copyright SAP AG)

Nachfolgend wird die Vorgehensweise bei einer manuell anzulegenden Bestellung beschrieben: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ANLEGEN | LIEFERANT/LIEFERWERK BEKANNT auf. « Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Symbol -KOPF. « Der Bereich der Kopfdaten zur Bestellung wird geöffnet. Neben dem Lieferanten müssen im Register ORGDATEN die zuständige Einkaufsorganisation sowie die Einkäufergruppe und der Buchungskreis erfasst werden. Über das Register LIEFERUNG/RECHN können Sie Zahlungsbedingungen, Währungs- und Lieferdaten pflegen, die für alle Positionen gelten. Konditionen, die für die gesamte Bestellung gelten sollen, werden

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5.5 Bestellungen

im Register LIEFERUNG/RECHN erfasst. Informationen über bestellte, gelieferte, abgerechnete und angezahlte Mengen und Werte zu der Bestellung werden im Register STATUS ANGEZEIGT. 3. Klicken Sie auf das Symbol -POSITIONSÜBERSICHT, falls diese noch nicht geöffnet ist. « Der Bereich der Positionsübersicht zur Bestellung wird geöffnet (vgl. Abb. 5.36).

Abbildung 5.36 Bestellung anlegen: Kopfdaten-OrgDaten und Positionsübersicht

(Copyright SAP AG)

4. Erfassen Sie die notwendigen Materialdaten. Wenn Sie das Feld NETTOPREIS leer lassen, wird der Preis aus dem Infosatz übernommen, falls ein solcher für Material und Lieferant existiert. 5. Um eine Position mit Bezug auf einen Vorlagebeleg zu erfassen, klicken Sie auf die Drucktaste BELEGÜBERSICHT EIN. « Der Fensterbereich »Belegübersicht« wird geöffnet. Sie können Bestellpositionen mit Bezug zur Anfrage, Bestellanforderung, Kontrakt oder bereits vorhandener Bestellung erfassen. 6. Klicken Sie auf das Symbol , um nach Vorlagebelegen zu suchen. « Das Auswahlmenü für Einkaufsbelege wird aufgeklappt. 7. Wählen Sie den Menüpunkt Bestellanforderungen aus. « Das Fenster »Bestellanforderungen« wird angezeigt.

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Einkaufsabwicklung

8. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein und klicken Sie auf das Symbol . « Im Fensterbereich »Belegübersicht« wird das Suchergebnis angezeigt (vgl. Abb. 5.37). Über die Definition von Anzeigevarianten können Sie die angezeigten Daten des Suchergebnisses erweitern oder einschränken.

Abbildung 5.37 Bestellung anlegen: Belegübersicht Suchergebnis Banf (Copyright SAP AG)

9. Klicken auf das Symbol , um eine vorher markierte Position in die Bestellung zu übernehmen. Alternativ können Sie den markierten Eintrag mit der rechten Maustaste auf das Symbol ziehen. 10. Klicken Sie auf die Drucktaste BELEGÜBERSICHT AUS. « Der Fensterbereich »Belegübersicht« wird geschlossen. 11. Markieren Sie eine Position in der Positionsübersicht. 12. Klicken Sie auf das Symbol -POSITIONSDETAIL. « Der Bereich der Positionsdetaildaten einer Bestellposition wird geöffnet (vgl. Abb. 5.38). Hier können weitere Daten zur Bestellposition erfasst werden. Wenn Sie vom Lieferanten eine Auftragsbestätigung wünschen und diese vom System überwacht werden soll, müssen Sie im Register BESTÄTIGUNGEN die Felder BESTÄTSTEU und BESTÄTPFL. ausfüllen. Falls eine Rechnungsprüfung – bezogen auf jeden Wareneingang zu dieser Bestellung – durchgeführt werden soll, ist im Register RECHNUNG das Feld WE-BEZ.RP zu markieren. Falls die Bestellposition kostenlos geliefert werden soll, darf das Kennzeichen »RechnEingang« nicht gesetzt werden. Das System setzt den Preis der Bestellposition dann auf null. Im Register ANLIEFERADRESSE kann eine abweichende Anlieferungsadresse für diese Bestellposition angegeben werden.

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5.5 Bestellungen

13. Rufen Sie das Positionsregister KONDITIONEN auf. « Das Register KONDITIONEN der ausgewählten Bestellposition wird angezeigt (vgl. Abb. 5.38). Hier können Zu- und Abschläge zu dieser Position erfasst werden. Anhand der einzelnen Konditionen ermittelt das System den Effektivpreis für das Material. 14. Zum Sichern der Bestellung klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt und es kann direkt eine neue Bestellung erfasst werden. Klicken Sie vor dem Speichern auf das Symbol , um sich sämtliche Systemmeldungen zur erfassten Bestellung anzuzeigen. Die Bestellung kann erst gespeichert werden, wenn keine Fehlermeldungen vorhanden sind. Können die Fehler, wie zum Beispiel fehlende Stammdaten nicht direkt behoben werden, ist es möglich über die Drucktaste MERKEN die erfassten Daten zu merken. Dadurch kann die erneute Dateneingabe vermeiden werden. Nach der Fehlerbeseitigung wird die gemerkte Bestellung wieder aufgerufen und endgültig gespeichert.

Abbildung 5.38 Bestellung anlegen: Positions-Konditionen (Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

Um Bestellungen aus Bestellanforderungen (mit zugeordneter Bezugsquelle) anzulegen, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung: • Über die Belegübersicht bei Anlage einer Bestellung Die Bestellanforderungen werden einzeln aus der Belegübersicht in die Bestellung kopiert. • Über die Zuordnungsliste Die Bestellungen werden einzeln aus einer ausgewählten Anzahl von Bestellanforderungen angelegt. • Automatisch Das System generiert aufgrund vorgegebener Selektionskriterien Bestellungen aus den Bestellanforderungen. Voraussetzung ist, dass im Lieferantenund Materialstamm das Kennzeichen »Automatische Bestellung« gesetzt ist.

Bestellungen über Banf-Zuordnungsliste anlegen Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ANLEGEN | ÜBER BANF-ZUORDLISTE auf. « Das Fenster »Zugeordnete Bestellanforderungen bestellen« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. Sie können die Bestellanforderungen beispielsweise nach Einkäufergruppe, Einkaufsorganisation, Werk und Lieferanten selektieren. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Zugeordnete Banfen bestellen: Übersicht der Zuordnungen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.39). In dieser Liste sehen Sie, welchen Lieferanten Bestellanforderungen zugeordnet sind. In der Spalte »Banfs« wird die Anzahl der zugeordneten Bestellanforderungen angezeigt. 4. Markieren Sie die Zeile, die Sie bearbeiten wollen. 5. Rufen Sie in der Menüleiste: BEARBEITEN | ZUORDNUNG BEARBEITEN auf. « Das Fenster »Bearb.Zuordn.: Bestellung anlegen« mit den allgemeinen Daten zur Bestellung (z.B. Bestellart, Bestelltermin und Einkaufsorganisation) wird angezeigt. 6. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Belegübersicht: Umsetzen Bestellanforderungen« wird angezeigt. 7. Markieren Sie die Positionen, die Sie in die Bestellung übernehmen wollen. 8. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bestellung anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt. 9. Zum Sichern klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Zugeordnete Banfen bestellen: Übersicht der Zuordnungen« wird angezeigt.

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5.5 Bestellungen

Abbildung 5.39 Zugeordnete Banfen bestellen: Übersicht der Zuordnungen

(Copyright SAP AG)

Bestellungen automatisch über Bestellanforderung anlegen Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ANLEGEN | AUTOMAT. ÜBER BANFEN auf. « Das Fenster »Automatische Bestellerzeugung aus Bestellanforderungen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.40).

Abbildung 5.40 Automatische Bestellerzeugung aus Bestellanforderungen (1)

(Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. Sie können die Auswahl beispielsweise nach Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe, Werk und Lieferanten eingrenzen. Über Kontrollkästchen können Sie für jedes Werk neue Bestellungen erzeugen oder ein detailliertes Protokoll ausgeben. Wenn Sie das Kontrollkästchen TESTLAUF markieren, wird das Erzeugen der Bestellungen lediglich simuliert. 3. Wählen Sie im Kästchen DETAILLIERTES PROTOKOLL | ALLE MELDUNGEN. 4. Rufen Sie das Symbol auf. « Das Fenster »Automatische Bestellerzeugung aus Bestellanforderungen« wird angezeigt. Falls Sie den Report im Hintergrund ausführen wollen, rufen Sie alternativ PROGRAMM | IM HINTERGRUND AUSFÜHREN auf. In der Listausgabe sehen Sie für welche Bestellanforderungen das System gemäß Ihren Selektionsbedingungen Bestellungen erzeugt hat (vgl. Abb. 5.41).

Abbildung 5.41 Automatische Bestellerzeugung aus Bestellanforderungen (2)

(Copyright SAP AG)

Auftragsbestätigung erfassen Um eine Auftragsbestätigung zu erfassen, die zu einer Bestellung vorliegt, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ÄNDERN auf. « Das Fenster »Bestellung ... angelegt von ...« wird angezeigt. Innerhalb dieser EnjoySAP-Transaktion wird zunächst immer die letzte von Ihnen bearbeitete Bestellung angezeigt. In der Regel müssen Sie deshalb zunächst auch die von Ihnen gewünschte Bestellnummer eingeben. 2. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bestellung selektieren« wird angezeigt.

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5.5 Bestellungen

3. Geben Sie die gewünschte Bestellnummer ein und klicken Sie auf die Drucktaste ANDERE BESTELLUNG. « Das Fenster »Bestellung ... angelegt von ...« für die ausgewählte Bestellung wird angezeigt. 4. Sofern die Postionsdetaildaten nicht bereits sichtbar sind, klicken Sie auf das Symbol -POSITIONSDETAIL und dort auf das Register BESTÄTIGUNGEN. « Der Bereich der Positionsdetaildaten einer Bestellposition wird geöffnet (vgl. 5.42).

Abbildung 5.42 Auftragsbestätigung erfassen (Copyright SAP AG)

Um zu einer Bestellposition eine Bestätigung erfassen zu können, muss ein Bestätigungssteuerschlüssel in das Feld BESTÄTSTEUERUNG eingetragen sein. 5. Erfassen Sie die in der Bestätigung angegebenen Daten. 6. Zum Sichern klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt und es kann direkt die nächste Bestellung geändert werden.

5.5.5 Bestellungen freigeben Die Freigabe von Bestellungen ist der Vorgang, bei dem alle in einer Bestellung erfassten Positionen zur Übermittlung an den Lieferanten freigegeben werden. Eine Freigabe einzelner Positionen ist dabei nicht möglich. Mithilfe des Klassensystems von SAP R/3 können flexible Kriterien (z.B. Wert, Warengruppe, Einkaufsorganisation, Werk etc.) definiert werden, die festlegen, ob eine Bestellung einem Freigabeverfahren unterliegt oder nicht. Es ist darüber hinaus möglich zu definieren, ob bei einer Änderung der Bestellung nach erfolgter Freigabe eine erneute Freigabe erforderlich ist bzw. ob bestimmte Änderungen nicht mehr erlaubt sind.

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Einkaufsabwicklung

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft Der gesamte Freigabeprozess lässt sich in den SAP Business Workflow des R/3-Systems integrieren. Dabei wird dem für die Freigabe zuständigen Mitarbeiter eine Nachricht über die freizugebenden Bestellungen in den Posteingang seines R/3-Systems gestellt. Aus diesem Nachrichtentext kann er unmittelbar in die Bearbeitungsfunktion verzweigen. 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | FREIGEBEN | SAMMELFREIGABE auf. « Das Fenster »Einkaufsbelege Freigeben « wird angezeigt (vgl. Abb. 5.43 (A)). 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. Nur wenn das Kontrollkästchen LISTE MIT POSITIONEN markiert ist, werden in der Liste sofort auch detaillierte Daten der einzelnen Bestellpositionen angezeigt. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Es wird die Liste der Bestellungen angezeigt, die gemäß Ihren Vorgaben freizugeben sind (vgl. Abb. 5.43 (B)). 4. Markieren Sie die Bestellung, die Sie freigeben wollen, und klicken Sie auf die Drucktaste FREIGEBEN. « Der geänderte Freigabezustand der markierten Bestellung wird in der Liste angezeigt. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Die freigegebenen Bestellungen werden gesichert. Das Fenster »Freigeben Einkaufsbelege« wird angezeigt.

Abbildung 5.43 (A) Einkaufsbelege freigeben (Copyright SAP AG)

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5.5 Bestellungen

Abbildung 5.43 (B) Einkaufsbelege freigeben: Einstieg und Listausgabe (Copyright SAP AG)

Auswertungen und Listanzeigen Die im System gespeicherten Bestellungen können mithilfe von Listanzeigen auf vielfältige Weise ausgewertet werden. Einige Möglichkeiten sollen hier exemplarisch vorgestellt werden: • Allgemeine Auswertungen zu Einkaufsbelegen Diese Auswertung kann auch für andere Einkaufsbelege verwendet werden. Über die Nutzung von Anzeigevarianten sowie die Bildung von Summen und Teilsummen kann die ausgegebene Liste individuell angepasst werden (vgl. Abb. 5.44). Zur weiteren Datenanalyse in einem PC-Programm, z.B. für Microsoft Excel, können die selektierten Einkaufsbelege exportiert werden. Sie erreichen die Auswertung aus dem Knoten »Einkauf« über den Menüpfad BESTELLUNG | AUSWERTUNGEN | ALLGEM. AUSWERTUNGEN.

Abbildung 5.44 Allgemeine Auswertung Einkaufsbelege (Copyright SAP AG)

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Einkaufsabwicklung

• Bestellwertanalyse Die Bestellwertanalyse zeigt Bestellwerte, bezogen auf eine Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe oder einen Lieferanten, an. Die Angabe der Währung, in der die Analyse durchgeführt werden soll, ist dabei obligatorisch. Sie erreichen dieses Fenster über das Knoten »Einkauf«, indem Sie BESTELLUNG | AUSWERTUNGEN | BESTELLWERTANALYSE wählen. • Überwachen der Auftragsbestätigung In dieser Liste werden alle Bestellungen aufgelistet, zu denen zum Stichtag noch keine Auftragsbestätigung eingegangen ist, für die jedoch die Bestätigungspflicht aktiviert wurde. Sie erreichen diesen Befehl im Knoten »Einkauf« über den Menüpfad BESTELLUNG | AUSWERTUNGEN | ÜBERW. BESTÄTIGUNGEN. • Bestellungen zum Material Über diese Liste können alle Bestellungen und auch andere Einkaufsbelege zu einem oder mehreren Materialien angezeigt werden (vgl. Abb. 5.45). Die Auswahl kann beispielsweise auf Bestellungen eingeschränkt werden, bei denen noch kein Wareneingang oder noch kein Rechnungseingang erfolgt ist. Sie erreichen diesen Befehl im Knoten »Einkauf« über den Menüpfad BESTELLUNG | LISTANZEIGEN | ZUM MATERIAL. Mit dem Symbol können Sie aus der Listanzeige in die Bestellentwicklung (siehe unten) der markierten Bestellposition verzweigen.

Abbildung 5.45 Einkaufsbelege zum Material (Copyright SAP AG)

• Bestellentwicklung Eine Darstellung der Bestellentwicklung enthält Angaben über bisher eingegangene Rechnungen oder erfolgte Lieferungen zu einer bestimmten Bestellposition. Die Bestellentwicklung für eine bestimmte Bestellung kann beispielsweise aus dem Knoten »Einkauf« über BESTELLUNG | ANZEIGEN angezeigt werden. Dort müssen Sie den Fensterbereich Positionsdetaildaten öffnen. Zur ausgewählten Position finden Sie im Register BESTELLENTWICKLUNG die Bestellentwicklung (vgl. Abb. 5.46).

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5.5 Bestellungen

Abbildung 5.46 Register Bestellentwicklung zur Bestellung (Copyright SAP AG)

Belege ausgeben Für jeden Einkaufsbeleg, der im System gespeichert wird, wird ein Ausgabebeleg erzeugt; dieser wird als Nachricht bezeichnet. Nachrichten werden in eine Nachrichtenwarteschlange gestellt und können von dort zur Ausgabe auf einem Drucker, auf Telefax usw. manuell oder automatisch freigegeben werden. Im Rahmen der Nachrichtenfindung können Sie festlegen, wie und wann die Belegausgabe für einzelne Einkaufsbelege oder Lieferanten erfolgen soll. Die Nachrichtenfindung wird standardmäßig nach folgenden Kriterien festgelegt: • Art der Nachricht (Neuausgabe, Mahnung, Auftragsbestätigung) • Einkaufsbelegart (Anfrage, Bestellung, Rahmenvertrag) • Einkaufsorganisation • Lieferant Die Bedingungen (Konditionen) für die Nachrichtenfindung bei Bestellungen werden beispielsweise im Knoten »Einkauf« über STAMMDATEN | NACHRICHTEN | BESTELLUNG | ANLEGEN gepflegt. Falls hier keine Einträge vorhanden sind, werden keine Nachrichten erzeugt, das heißt, es können keine Bestellungen ausgegeben werden.

Bestellungen drucken Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | NACHRICHTEN | NACHRICHTEN AUSGEBEN auf. « Das Fenster »Nachrichtenausgabe« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.47 (A)).

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Einkaufsabwicklung

2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. 3. Geben Sie im Feld BELEGART »NB« (Normalbestellung) ein, damit alle Bestellungen zu dieser Bestellbelegart angezeigt werden. 4. Geben Sie im Feld VERARBEITUNGSSTATUS eine 0 (nicht verarbeitet) ein, um alle nicht verarbeiteten Nachrichten zu sehen. Alle bereits erfolgreich ausgegebenen Nachrichten können selektiert werden, in dem im Feld VERARBEITUNGSSTATUS eine 1 gesetzt wird. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Im Fenster »Nachrichtenausgabe« wird die Liste der auszugebenden Nachrichten angezeigt (vgl. Abb. 5.47 (B)). 6. Markieren Sie eine Position. 7. Klicken Sie auf die Drucktaste NACHRICHT ANZEIGEN, um die Nachricht auf dem Bildschirm auszugeben. 8. Klicken Sie auf die Drucktaste NACHRICHT AUSGEBEN, um die Nachricht auszudrucken. Der Verarbeitungsstatus der Nachricht wird nach einer erfolgreichen Ausgabe auf 1 (verarbeitet) gesetzt. In diesem Fall sehen Sie in der markierten Position das Symbol . Einen Probedruck können Sie alternativ durch Anklicken der Drucktaste PROBEDRUCK auslösen. Der Verarbeitungsstatus wird dadurch nicht verändert. 9. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Nachrichtenausgabe« wird angezeigt.

Abbildung 5.47 (A) Nachrichtenausgabe (Copyright SAP AG)

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5.5 Bestellungen

Abbildung 5.47 (B) Nachrichtenausgabe (Copyright SAP AG)

Mahnen und Erinnern Bevor Sie eine Mahnung oder Erinnerung an einen Lieferanten schicken können, muss zunächst eine entsprechende Nachricht erzeugt werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | NACHRICHTEN | MAHNEN UND ERINNERN auf. « Das Fenster »Mahnen und Erinnern von Einkaufsbelegen« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. Auch für Kontrakte, Lieferpläne und Anfragen können Sie Mahnung und Erinnerung erstellen. Um zu prüfen, welche Einkaufsbelege ausgewählt werden, klicken Sie auf die Drucktaste AUSWÄHLEN. Wenn Sie das Kontrollkästchen NACHRICHTEN ERZEUG. U. SICHERN markieren, werden zu allen Einkaufsbelegen, die Ihren Auswahlbedingungen genügen, automatisch Nachrichten erzeugt. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Im Fenster »Mahnen und Erinnern von Einkaufsbelegen« werden die Einkaufsbelege angezeigt, die den eingegebenen Selektionskriterien entsprechen. 4. Markieren Sie die Belege, für die Sie Mahnungen erzeugen wollen. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste NACHRICHTEN ERZEUGEN. « Der Status der Nachrichtenverarbeitung zur markierten Bestellung wird in der Liste aktualisiert. 6. Zum Speichern klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Mahnen und Erinnern von Einkaufsbelegen« wird angezeigt. Die Ausgabe der erzeugten Nachrichten erfolgt, wie unter dem Punkt »Bestellungen drucken« beschrieben.

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Einkaufsabwicklung

Auftragsbestätigungen überwachen Auftragsbestätigungen für Bestellungen und Mahnungen für fehlende Bestätigungen werden nach dem gleichen Verfahren erzeugt wie Mahnungen und Erinnerungen. Rufen Sie dazu im Fenster »SAP Easy Access« über den Knoten »Einkauf« BESTELLUNG | NACHRICHTEN | ÜBERW. AUFTRAGSBESTÄTIGUNG auf.

5.6

Dienstleistungsabwicklung

Die Dienstleistungsabwicklung im Einkauf ermöglicht die Beschaffung umfangreicher Dienstleistungen mit anschließender Überwachung der Leistungserbringung und -abrechnung im System. Der Ablauf gliedert sich in die Schritte: • Bestellerfassung • Leistungserfassung • Rechnungsprüfung

5.6.1 Dienstleistungsbestellung Für die Dienstleistungsbestellung wird der Positionstyp »D« verwendet. Die aufgenommenen Leistungen können über eine Leistungsgliederung für die Bestellung, spätere Leistungserfassung und Rechnungsprüfung strukturiert werden. In der Bestellung kann • ohne eine Gliederung der Leistungspositionen gearbeitet werden • ein Standardleistungsverzeichnis verwendet werden • eine Gliederung für die einzelnen Leistungspositionen manuell erfasst werden Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ANLEGEN | LIEFERANT/LIEFERWERK BEKANNT auf. « Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt. Es handelt sich bei dieser Transaktion um eine neu gestaltete EnjoySAPTransaktion. Der Aufruf erfolgt immer mit den Einstellungen, die Sie bei der letzten Nutzung getroffenen haben. Die von Ihnen durchzuführenden Schritte in dieser Ablaufbeschreibung können deshalb von dem beschriebenen Vorgehen abweichen. 2. Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol -KOPF und das Symbol POSITIONSÜBERSICHT. « Der Bereich der Kopfdaten und die Positionsübersicht zur Bestellung ist geöffnet.

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5.6 Dienstleistungsabwicklung

Neben dem Lieferanten müssen im Register ORGDATEN der Kopfdaten die zuständige Einkaufsorganisation sowie die Einkäufergruppe und der Buchungskreis erfasst werden. Über das Register LIEFERUNG/RECHN können Sie Zahlungsbedingungen, Währungs- und Lieferdaten pflegen, die für alle Dienstleistungspositionen gelten. Konditionen, die für die gesamte Bestellung gelten sollen, werden im Register LIEFERUNG/RECHN erfasst. 3. Erfassen Sie in der Positionsübersicht die notwendigen Leistungsdaten. Geben Sie in der Spalte »Positionstyp« »D« ein und in der Spalte »Kontierungstyp« ein »K«. Die Spalte »Material« bleibt leer. In der Spalte »Kurztext« können Sie eine allgemeine Beschreibung der zu beziehenden Leistung ein. Als Bestellmenge geben Sie beispielsweise »1 LE« (eine Leistungseinheit) ein. Ferner sind die Felder WERK, LIEFERDATUM und WARENGRUPPE zu füllen. 4. Klicken Sie auf das Symbol -POSITIONSDETAIL. « Der Bereich der Positionsdetaildaten einer Bestellposition wird geöffnet. 5. Rufen Sie das Positionsregister LEISTUNGEN auf. « Das Register LEISTUNGEN der ausgewählten Bestellposition wird angezeigt (vgl. Abb. 5.48). In diesem Fenster können Sie entscheiden, ob Sie für Ihre Dienstleistung eine Gliederung anlegen wollen oder ob alle Leistungspositionen auf einer Ebene zugeordnet werden sollen. 6. Klicken Sie auf das Symbol , um im Leistungsvollbild eine Gliederung anzulegen. « Das Fenster »Leistungsgliederung: LV zur Bestellposition ... pflegen« wird angezeigt. Falls Sie bereits Leistungspositionen erfasst haben, kann sich ein Fenster öffnen und Sie werden nach der Kontierung gefragt. 7. Klicken Sie auf das Symbol . « Es wird in der linken Fensterhälfte die Leistungsgliederung eingeblendet (vgl. Abb. 5.50). 8. Klicken Sie auf das Symbol , um Ihrer Gliederung neue Untergruppen hinzuzufügen. « Das Fenster »Gliederungsstufe pflegen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.49). Geben Sie eine Gliederungsstufe und einen Text für die Gliederungsposition ein. Eine Gliederung kann bis zu 4 Gliederungsstufen enthalten. 9. Klicken Sie auf das Symbol . « Im Fensterbereich der Leistungsgliederung wird die neue Gliederungsstufe hinzugefügt. 10. Markieren Sie eine Gliederungsposition, zu der Sie Leistungen erfassen wollen. « In der rechten Bildschirmhälfte wechselt das Fenster auf den Datenbereich der Leistungen zu dieser Gliederungsposition (vgl. Abb. 5.50).

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Einkaufsabwicklung

Geben Sie in der Spalte »Leistungsnr.« die Nummer eines bereits definierten Leistungsstammsatzes ein, und pflegen Sie die Spalten »Menge« und gegebenenfalls »Preis«. Sie können auch Positionen ohne Leistungsstamm erfassen. Hierzu pflegen Sie die Spalten »Kurztext«, »Menge«, »ME (Mengeneinheit)« und »Preis«. 11. Geben Sie die gewünschten Daten ein, und klicken Sie auf das Symbol . « Für jede Position wird das Fenster »Kontierung der Leistung in Zeile ...« angezeigt. Geben Sie das zu bebuchende Aufwandskonto und eine Kostenstelle ein. 12. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Leistungsgliederung: LV zur Bestellposition ... pflegen« wird angezeigt. 13. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Normalbestellung ... angelegt von ...« wird angezeigt (vgl. Abb.5.48).

Abbildung 5.48 Bestellung anlegen: Positionsdetail: Leistungen (Copyright SAP AG)

14. Um weitere Gliederungsstufen mit den zugehörigen Leistungen anzulegen, markieren Sie die Bestellposition, zu der Sie eine Gliederung mit Unterpositionen erstellen wollen, und wiederholen die Schritte 5 bis 13. 15. Klicken Sie auf das Symbol , um Ihre Bestellung zu sichern. « Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt.

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5.6 Dienstleistungsabwicklung

Abbildung 5.49 Gliederungsstufe pflegen (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.50 Leistungsgliederung: LV zur Bestellposition ... pflegen (Copyright SAP AG)

5.6.2 Leistungserfassung Im Rahmen der Leistungserfassung werden die erbrachten Leistungen zu einer Dienstleistungsbestellung erfasst. Die Integration einer internen (Arbeitszeitblatt, CATS) oder externen Arbeitszeiterfassung (Schnittstelle zum Datenimport) ist möglich. Die Leistungserfassung gliedert sich in die Schritte: • Pflege des Leistungserfassungsblatts • Abnahme der Leistung Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | UMFELD | LEISTUNGSERFASSUNG | PFLEGEN auf. « Das Fenster »Leistungserfassung ....« wird angezeigt. Bei der Leistungserfassung handelt es sich um eine neu gestaltete EnjoySAP-Transaktion. Der Einstieg in diese Transaktion erfolgt immer mit den Einstellungen, die Sie bei der letzten Nutzung getroffenen haben. Die von Ihnen durchzuführenden Schritte können deshalb von dem hier beschriebenen Vorgehen leicht abweichen.

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Einkaufsabwicklung

2. Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol , um die Belegübersicht in der linken Bildschirmhälfte einzublenden. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste ANDERE BESTELLUNG. « Das Fenster »Bestellung/Erfassungsblatt selektieren« wird angezeigt. 4. Geben Sie die Bestellnummer ein, zu der Sie Leistungsdaten erfassen wollen. « Die Bestellnummer wird übernommen und das Fenster »Leistungserfassung zur Bestellung ...« wird angezeigt. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Im rechten Arbeitsbereich wird das Fenster »Erfassungsblatt ... hinzufügen« angezeigt (vgl. Abb. 5.51). Daten zu bereits erfassten Leistungsblättern sehen sie in der Übersicht der linken Bildschirmhälfte. Die angezeigten Informationen können über Anzeigevarianten individuell ergänzt oder eingeschränkt werden. 6. Geben Sie einen Kurztext für das neue Erfassungsblatt ein klicken Sie auf das Symbol . « In den Datenbereich des Erfassungsblatts können jetzt Leitungen erfasst werden. Hier geben Sie die Leistungen ein, die Sie erfassen möchten. Über die Drucktaste LEISTUNGSSET können Sie beispielsweise die Leistungen aus der Bestellung in das Erfassungsblatt übernehmen (vgl. Abb. 5.52). Erfassen Sie zu jeder Leistung die erbrachten Mengen. Eine Überlieferung ist nur dann möglich, wenn dies in der Bestellposition zugelassen wurde. 7. Zum Sichern klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Erfassungsblatt ... anzeigen« wird angezeigt.

Abbildung 5.51 Erfassungsblatt hinzufügen (Copyright SAP AG)

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5.6 Dienstleistungsabwicklung

Abbildung 5.52 Leistungsselektion (Copyright SAP AG)

Um eine Leistung abzunehmen, gehen Sie wie folgt vor. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | UMFELD | LEISTUNGSERFASSUNG | PFLEGEN auf. « Das Fenster »Leistungserfassung« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste ANDERE BESTELLUNG.Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol , um die Belegübersicht in der linken Bildschirmhälfte einzublenden. « Das Fenster »Bestellung/Erfassungsblatt selektieren« wird angezeigt. 3. Geben Sie die Bestellnummer ein, zu der Sie Leistungen abnehmen wollen. « Die Bestellnummer wird übernommen und das Fenster »Leistungserfassung zur Bestellung ...« wird angezeigt. 4. Markieren Sie aus der Übersicht ein Erfassungsblatt das Sie abnehmen möchten und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Erfassungsblatt ... ändern« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.53). An der Farbe der Ampel in der oberen rechten Bildschirmhälfte können Sie den Status des Erfassungsblatts erkennen. 5. Zur Abnahme der Leistung klicken Sie auf das Symbol . Die Farbe der Ampel wechselt von Rot auf Gelb. Die Abnahme kann zu diesem Zeitpunkt über das Symbol wieder zurückgenommen werden. 6. Zum Sichern der Abnahme klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Erfassungsblatt ... anzeigen« wird angezeigt.

5.6.3 Rechnungsprüfung Die Rechnungsprüfung erfolgt entweder zur Bestellung oder zum Leistungserfassungsblatt. Der Ablauf ist mit dem im Kapitel 7 »Rechnungsprüfung und Materialbewertung«, beschriebenen Ablauf identisch.

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.53 Erfassungsblatt ... ändern (Copyright SAP AG)

5.7

Nachträgliche Abrechnung

Im Rahmen der nachträglichen Abrechnung kann das System vom Lieferanten nachträglich gewährte Boni zu bestimmten Stichtagen vom System ermitteln und abrechnen. Eine kreditorische (Erfassung einer Gutschrift des Lieferanten) wie auch eine debitorische Abwicklung (Erfassung einer Lastschriftanforderung an den Lieferanten über die Anwendungskomponente »Vertrieb (SD)«) ist dabei möglich. Ob ein Material für die nachträgliche Abrechnung zugelassen ist, kann über ein Kennzeichen im Einkaufsinfosatz hinterlegt werden. Im Lieferantenstammsatz ist hinterlegt, ob für den Lieferanten eine nachträgliche Abrechnung generell möglich ist. Die Stammdaten für die nachträgliche Abrechnung werden in einer Absprache (siehe Kapitel 3 »Stammdaten der Materialwirtschaft«) hinterlegt. Falls in der Absprache hinterlegt ist, dass ein Umsatzabgleich erforderlich ist, kann erst nach dem Umsatzabgleich abgerechnet werden. Im Rahmen der nachträglichen Abrechnung können die folgenden Aktivitäten durchgeführt werden: • Definition von Absprachen • Auswertungen zu bestehenden Absprachen • Umsatzabgleich • Abrechnung

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5.7 Nachträgliche Abrechnung

Um sich über den aktuellen Status einer laufenden Absprache zu informieren, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | NACHTR. ABRECHNUNG | LIEFABSPRACHEN | LISTANZEIGEN | LIEFABSPRACHEN auf. « Das Fenster »Auflistung Lieferantenabsprachen Einkauf« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. Sie können einzelne Absprachen auswählen oder beispielsweise alle Absprachen zu einer Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe anzeigen lassen. Des Weiteren kann nach dem Status der Abfrage und dem Umsatzabgleich selektiert werden. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Liste Absprachen Einkauf (Erstellt am ...)« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.54).

Abbildung 5.54 Lieferantenabsprachen Einkauf (Copyright SAP AG)

Aus dieser Liste heraus können Sie sich vorhandene Abrechnungsbelege oder Daten zu einem durchgeführten Umsatzabgleich anzeigen lassen. Über den Menüpfad ABSPRACHEN | LISTANZEIGEN | LIEF.UMSÄTZE können Sie sich den bislang mit dem Lieferanten getätigten Umsatz anschauen. Über ABSPRACHEN | LISTANZEIGEN | OFFENE EKBELEGE werden die Einkaufsbelege zu einer Absprache aufgelistet, zu denen noch kein Wareneingang und keine Rechnung gebucht wurden. Durch Klick auf das Symbol können Sie die Listen ausdrucken.

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Einkaufsabwicklung

4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Einkauf« wird angezeigt. Die Abrechnung einer Absprache erfolgt zu den vereinbarten Abrechnungszeitpunkten (monatlich, quartalsweise oder jährlich). Ausgangspunkt Knoten »Einkauf« im Fenster »SAP Easy Access«. 1. Rufen Sie STAMMDATEN | NACHTR. ABRECHNUNG | LIEFABSPRACHEN | ABSPRACHE | ABRECHNUNG ERSTELLEN | ÜBER REPORT auf. « Das Fenster »Abrechnung Lieferantenabsprachen Einkauf« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionsbedingungen ein. Im Feld ABRECHNUNGSDATUM geben Sie das Fakturadatum ein, zu dem abgerechnet werden soll. Im Feld BUCHUNGSDATUM erfassen Sie das Datum, zu dem der Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung erzeugt werden soll. Sie haben die Möglichkeit, über ein Kennzeichen zunächst einen Abrechnungslauf am Bildschirm zu simulieren. 3. Markieren Sie das Kennzeichen »Abrechnung simulieren«, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Liste Simulation der Abrechnung Absprachen Einkauf zum ...« wird angezeigt. In der Liste sehen Sie, ob eine Abrechnung der Absprache möglich ist und welcher Bonusertrag verbucht würde. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »SAP Easy Access« wird angezeigt.

5.8

Praxisfall: Streckenkontrakt mit mehreren Materialien

Problemstellung Im Rahmen der Beschaffung von bedruckten Folien ist in einem Unternehmen folgende Situation abzubilden: Für die Rohfolie besteht mit Lieferant »A« ein Rahmenvertrag. Lieferant »A« liefert dieses Material an Lieferant »B«, der daraus die Folien »C«, »D« und »E« herstellt. Mit Bezug auf den Rahmenvertrag mit Lieferant »A« werden die Folien »C«, »D« und »E« direkt beim Lieferanten »B« bestellt. Die Rechnung kommt dann wieder vom Lieferanten »A«.

Lösung Für die bedruckten Folien werden Materialstammsätze angelegt, die der Warengruppe »Folien« zugeordnet sind. Es wird ein Mengenkontrakt für den Lieferanten »A« angelegt. In diesem Kontrakt wird in der Kontraktposition kein Material eingegeben, sondern es

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5.8 Praxisfall: Streckenkontrakt mit mehreren Materialien

wird der Positionstyp »M – Material unbekannt« verwendet. Darüber hinaus sind außer der Zielmenge ein Kurztext und die Warengruppe »Folie« in der Position zu erfassen. In den Partnerrollen zum Kontrakt ist in der Rolle »BA – Bestelladresse« der Lieferant »B« einzugeben. Wenn Sie nun eine Bestellung mit Bezug auf diesen Kontrakt anlegen, müssen Sie zunächst eine Materialnummer eingeben, da im Kontrakt kein Material angegeben ist. Dieses Material muss der Warengruppe »Folie« zugeordnet sein. Als Bestelladresse für die Bestellung wird aus dem Kontrakt die Anschrift des Lieferanten »B« ermittelt. Das heißt, für den Bestelldruck wird diese Adresse verwendet. Ausgangspunkt Knoten »Einkauf« im Fenster »SAP Easy Access« 1. Rufen Sie RAHMENVERTRAG | KONTRAKT | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Kontrakt anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.55). 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Als Lieferant wird der Lieferant, mit dem der Rahmenvertrag abgeschlossen wird, eingegeben. In unserem Beispiel ist dies der Lieferant »A«. Im Feld VERTRAGSART ist »MK« für einen Mengenkontrakt einzugeben. Sie müssen zusätzlich die Einkaufsorganisation und die Einkäufergruppe festlegen. 3. Rufen Sie KOPF | DETAIL auf. « Das Fenster »Kontrakt anlegen: Kopfdaten« wird angezeigt. Geben Sie hier das Laufzeitende des Rahmenvertrags ein. 4. Rufen Sie KOPF | PARTNER auf. « Das Fenster »Datenhaltungsebenen Partner« wird angezeigt. 5. Markieren Sie die erste Zeile, und klicken Sie auf die Drucktaste EBENE. « Das Fenster »Pflegen Partner« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.56). Geben Sie bei der Partnerrolle »BA – Bestelladresse« die Lieferantennummer des Lieferanten ein, an den die Abrufbestellungen geschickt werden sollen. In unserem Beispiel ist dies der Lieferant »B«. 6. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Datenhaltungsebenen Partner« wird angezeigt. 7. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kontrakt anlegen: Kopfdaten« wird angezeigt. 8. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Kontrakt anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt. Geben Sie als Positionstyp »M – Material unbekannt« ein sowie einen Kurztext, die Zielmenge mit Mengeneinheit, den Preis mit Preiseinheit und die Warengruppe für die Kontraktposition.

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Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.55 Kontrakt anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

9. Klicken Sie auf das Symbol . « Ihr Kontrakt wird gesichert. Das Fenster »Kontrakt anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

Abbildung 5.56 Kontrakt: Pflegen Partner (Copyright SAP AG)

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5.9 Fragen

5.9

Fragen

1. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Komponente Einkauf? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen b) Ermittlung möglicher Bezugsquellen c) Einflussnahme auf Preisgestaltung d) Reaktion auf Änderungswünsche bei Bestellanforderungen e) Optimierung der Lagerwirtschaft f) Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenlieferungen g) Verkauf von Waren und Dienstleistungen h) Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials 2. Welche Informationen stehen im Rahmen der Bestellüberwachung zur Verfügung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Terminüberwachungen des gesamten Bestellbestands nach Lieferanten b) Termintreue des Lieferanten c) Gesamtbestellwerte pro Einkaufsorganisation d) Bestandswerte pro Lager e) Bestellwertanalysen, Listanzeigen f) Auftragseingang 3. Welche Faktoren sind für die Freigabe von Bestellanforderungen relevant? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Freigabeklasse b) Freigabebedingungen c) Freigabestrategie d) Freigabekennzeichen 4. Welche Punkte sind beim Anlegen einer Anfrage zu berücksichtigen? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Eine Aufstellung der entsprechenden Lieferanten muss vorliegen. b) Informationen über die wichtigen Angebotsfristen (z.B. Frist der Angebotsabgabe) müssen vorliegen. c) Informationen über Preise müssen vorliegen. d) Wird im Unternehmen mit externer Nummernvergabe gearbeitet, dann wird eine Anfragenummer benötigt, die innerhalb des zulässigen Nummernbereichs liegt. e) Es empfiehlt sich, für die Anfrage eine Submissionsnummer zu vergeben. 5. Welche Formen der externen Bestellung kann man unterscheiden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Einmalige Bestellungen b) Kurzfristige Rahmenverträge c) Langfristige Kontrakte mit anschließenden Abrufbestellungen d) Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen

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Einkaufsabwicklung

6. Welche Arten der Sonderabwicklung innerhalb der Beschaffung unterscheidet man? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Interne Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungsbestellung) b) Externe Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungsbestellung) c) Bestellung eines zu fertigenden oder zu veredelnden Materials (Lohnbearbeitung) d) Lieferung der Ware erfolgt direkt an den Kunden (Streckenabwicklung) e) Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Lieferanten (Konsignation) f) Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Kunden (Konsignation) 7. Was steuert der Positionstyp einer Bestellung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Ob eine Bestellposition eine Materialnummer erfordert b) Ob eine Bestellposition eine Kontierung verlangt c) Wie eine Bestellposition kontiert werden soll d) Ob eine Bestellposition gelöscht werden soll e) Ob eine Bestellposition lagerhaltig geführt werden soll f) Ob eine Bestellposition einen Wareneingang und/oder einen Rechnungseingang erfordert 8. Was steuert der Kontierungstyp einer Bestellung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Der Typ der Kontierung (Kostenstelle, Auftrag, Anlage, ...) b) Welche Konten bei Zahlung der Rechnung zu belasten sind c) Welche Kontierungsdaten erfasst werden müssen d) Welcher Lagerort beim Wareneingang verwendet werden soll 9. Aus welchen Schritten besteht der Ablauf der Dienstleistungsabwicklung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Bestellerfassung b) Leistungserfassung c) Wareneingang d) Rechnungsprüfung 10. Welche Aktivitäten werden im Rahmen der nachträglichen Abrechnung unterschieden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Definition von Absprachen b) Mahnung von Absprachen c) Auswertungen zu bestehenden Absprachen d) Umsatzabgleich e) Abrechnung f) Rechnungsprüfung

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5.10 Lösungen

5.10 Lösungen 1. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Komponente Einkauf? a) Richtig Externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen b) Richtig Ermittlung möglicher Bezugsquellen c) Richtig Einflussnahme auf Preisgestaltung d) Richtig Reaktion auf Änderungswünsche bei Bestellanforderungen e) Falsch Optimierung der Lagerwirtschaft f) Richtig Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenlieferungen g) Falsch Verkauf von Waren und Dienstleistungen h) Richtig Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials 2. Welche Informationen stehen im Rahmen der Bestellüberwachung zur Verfügung? a) Richtig Terminüberwachungen des gesamten Bestellbestands nach Lieferanten b) Richtig Termintreue des Lieferanten c) Richtig Gesamtbestellwerte pro Einkaufsorganisation d) Falsch Bestandswerte pro Lager e) Richtig Bestellwertanalysen, Listanzeigen f) Falsch Auftragseingang 3. Welche Faktoren sind für die Freigabe von Bestellanforderungen relevant? a) Falsch Freigabeklasse b) Richtig Freigabebedingungen c) Richtig Freigabestrategie d) Richtig Freigabekennzeichen 4. Welche Punkte sind beim Anlegen einer Anfrage zu berücksichtigen? a) Richtig Eine Aufstellung der entsprechenden Lieferanten muss vorliegen. b) Richtig Informationen über die wichtigen Angebotsfristen (z.B. Frist der Angebotsabgabe) müssen vorliegen. c) Falsch Informationen über Preise müssen vorliegen. d) Richtig Wird im Unternehmen mit externer Nummernvergabe gearbeitet, dann wird eine Anfragenummer benötigt, die innerhalb des zulässigen Nummernbereichs liegt. e) Richtig Es empfiehlt sich, für die Anfrage eine Submissionsnummer zu vergeben. 5. Welche Formen der externen Bestellung kann man unterscheiden? a) Richtig Einmalige Bestellungen b) Falsch Kurzfristige Rahmenverträge c) Richtig Langfristige Kontrakte mit anschließenden Abrufbestellungen d) Richtig Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen

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Einkaufsabwicklung

6. Welche Arten der Sonderabwicklung innerhalb der Beschaffung unterscheidet man? a) Richtig Interne Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungsbestellung) b) Falsch Externe Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungsbestellung) c) Richtig Bestellung eines zu fertigenden oder zu veredelnden Materials (Lohnbearbeitung) d) Richtig Lieferung der Ware erfolgt direkt an den Kunden (Streckenabwicklung) e) Richtig Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Lieferanten (Konsignation) f) Falsch Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Kunden (Konsignation) 7. Was steuert der Positionstyp einer Bestellung? a) Richtig Ob eine Bestellposition eine Materialnummer erfordert b) Richtig Ob eine Bestellposition eine Kontierung verlangt c) Falsch Wie eine Bestellposition kontiert werden soll d) Falsch Ob eine Bestellposition gelöscht werden soll e) Richtig Ob eine Bestellposition lagerhaltig geführt werden soll f) Richtig Ob eine Bestellposition einen Wareneingang und/oder einen Rechnungseingang erfordert 8. Was steuert der Kontierungstyp einer Bestellung? a) Richtig Den Typ der Kontierung (Kostenstelle, Auftrag, Anlage, ...) b) Richtig Welche Konten bei Zahlung der Rechnung zu belasten sind c) Richtig Welche Kontierungsdaten erfasst werden müssen d) Falsch Welcher Lagerort beim Wareneingang verwendet werden soll 9. Aus welchen Schritten besteht der Ablauf der Dienstleistungsabwicklung? a) Richtig Bestellerfassung b) Richtig Leistungserfassung c) Falsch Wareneingang d) Richtig Rechnungsprüfung 10. Welche Aktivitäten werden im Rahmen der nachträglichen Abrechnung unterschieden? a) Richtig Definition von Absprachen b) Falsch Mahnung von Absprachen c) Richtig Auswertungen zu bestehenden Absprachen d) Richtig Umsatzabgleich e) Richtig Abrechnung f) Falsch Rechnungsprüfung

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Kapitel 6 Bestandsführung 6.1 6.1.1 6.1.2

Anforderungen an die Bestandsführung Bestandsarten Prinzipien der Materialbereitstellung

312 313 314

6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4

Warenbewegungen Wareneingänge Warenausgänge Umbuchungen/Umlagerungen Rücklieferungen an Lieferanten

316 317 328 336 337

6.3 6.3.1 6.3.2

Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung Umlagerungsbestellung Lohnbearbeitung

341 341 344

6.4

Inventur

347

6.5

Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung

353

6.6

Praxisfall: Kontierte Bestellungen

357

6.7

Praxisfall: Warenbewegung aus »Eigenfertigung« ohne PP

359

6.8

Beispiel Customizing

359

6.9

Fragen

362

6.10

Lösungen

365

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6

Bestandsführung Die Teilkomponente Bestandsführung innerhalb der Anwendungskomponente Materialwirtschaft (MM) hat folgende Aufgaben: • Erfassung aller Materialbewegungen in Wareneingang, Qualitätskontrolle und Lager • Mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände • Erstellung von Belegen, als Grundlage für die Mengen- und Wertfortschreibung und gleichzeitig als Nachweis für die erfolgten Warenbewegungen • Unterstützung der Inventur Wenn diese Aufgaben erfüllt werden, sind die Voraussetzungen gegeben, die Bestandsführung im Sinne einer vorausschauenden Disposition zu erweitern, und zwar durch: • Anpassung des verfügbaren Bestands anhand der aktuellen Bedarfs- und Bestandssituation und wenn nötig, durch Generierung von Planvormerkungen für das Material • Fortschreiben der statistischen Daten über die Verbrauchsentwicklung als Ausgangsbasis für statistische Bedarfsvorhersageverfahren Bei jeder Materialbewegung wird eine Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung über eine automatische Kontenfindung ausgelöst, und es erfolgt für die entsprechenden Kostenträger (Kostenstelle, Auftrag etc.) eine Kontierung für die Kostenrechnung. Das Bestandsführungssystem gibt Auskunft über Materialbewegungen und Bestände, und zwar im Einzelnen über: • • • •

Materialbelege und Bestandsübersichten zu einem Material Informationen zur Bedarfs- und Bestandssituation Werksverfügbarkeit eines Materials Sonderbestände eines Materials

Jedes Material, das bestandsgeführt ist, wird durch einen Materialstammsatz definiert und anhand einer Materialnummer identifiziert. Die Informationen über die Materialien sind auf folgenden Ebenen organisiert: • Allgemeine Daten: Diese Ebene enthält Daten, die für jede Firma, jedes Werk und jedes Lager in gleichem Maße gelten (z.B. die Materialbezeichnung oder die Materialart). • Werksdaten: Diese Ebene enthält werkspezifische Daten wie z.B. die Werksbestände.

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6

Bestandsführung

• Lagerortdaten: Wichtig sind Informationen über vorhandene Bestände. Lagerortspezifisch können zum Beispiel Palettierungsdaten erfasst werden. • Bewertungsdaten: Auf dieser Ebene werden Daten zur Bewertung eines Materials definiert. Die Art der Bestandsführung hängt von der Materialart ab. Ein Material kann gleichzeitig mengen- und wertmäßig, nur mengenmäßig oder weder mengen- noch wertmäßig geführt werden: • Wert- und mengenmäßige Bestandsführung führen zur Fortschreibung der Bestandsmenge, des Bestandswerts und zur Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. • Nur mengenmäßige Bestandsführung führt zur Fortschreibung der Bestandsmenge. • Materialien ohne Bestandsführung benötigen keine Lagerungsdaten.

6.1

Anforderungen an die Bestandsführung

Um Bestände planen, analysieren und kontrollieren zu können, sind aktuelle Informationen über Menge, Wert und Ort der Bestände notwendig. Alle Zu- und Abgänge müssen aktuell erfasst werden, um nach Lagerorten oder Werken die jeweiligen Mengen der Lagerpositionen mit ihren Werten jederzeit abrufen zu können. Die zeitsynchrone Verbuchung dieser Vorgänge (Online-Buchung) ist demnach eine Grundvoraussetzung für den Aufbau eines integrierten Materialwirtschaftssystems. Materialbestände haben die Funktion, Bedarfsschwankungen abzufangen bzw. einen Ausgleich zwischen Herstellungs- und Verbrauchszeitpunkt zu schaffen. Dabei dient die mengenmäßige Fortschreibung der Bestände als Grundlage für die Materialdisposition. Die wertmäßige Fortschreibung und Überwachung der Bestände ist die Voraussetzung für die Betriebsabrechnung im Unternehmen. Die Anforderungen an ein aktuelles Bestandsführungssystem lassen sich wie folgt formulieren: Es muss • Informationen über die aktuelle Höhe und Struktur der Bestände und deren Veränderung in einem bestimmten Zeitraum liefern • Informationen über die Verfügbarkeit von Beständen (Reservierungen, Bestellbestände) bereitstellen • die Inventur durchführen • Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Verbrauch überwachen • eine fehlerfreie Lagerführung und Protokollierung aller Materialbewegungen gewährleisten. Eine funktionierende Bestandsführung auf der Basis aktueller Daten setzt deshalb einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens voraus.

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6.1 Anforderungen an die Bestandsführung

6.1.1 Bestandsarten Bei der Bestandsführung wird zwischen Lager- und Dispositionsbeständen unterschieden. Zu den Lagerbestandsarten im R/3-System gehören: • Frei verwendbarer Lagerbestand Beim frei verwendbaren Lagerbestand handelt es sich um den tatsächlich vorhandenen, freien Bestand. • Sperrbestand Der Sperrbestand ist nicht frei verwendbar, kann aber in den frei verwendbaren Lagerbestand oder den Qualitätsprüfbestand umgebucht werden. In den Sperrbestand wird beispielsweise dann gebucht, wenn die weitere Behandlung des Materials beim Wareneingang noch unklar ist. • Qualitätsprüfbestand Der Qualitätsprüfbestand ist der Bestand an Materialien, der für die Qualitätsprüfung vorgesehen ist. Dieser Bestand ist ebenfalls nicht frei verwendbar. Nach erfolgter Prüfung kann jedoch eine Umbuchung in den frei verwendbaren Lagerbestand vorgenommen werden. Falls das Qualitätsmanagementsystem eingesetzt wird, kann eine Umbuchung nur im Rahmen der Prüfabwicklung erfolgen. Zu den dispositiven Bestandsarten zählen: • Bestellbestand Der Bestellbestand umfasst geplante Zugänge eines Materials aufgrund von Bestellungen. • Reservierungsbestand Der Reservierungsbestand umfasst geplante Abgänge eines Materials für die Produktion und für Kundenaufträge. • Sicherheitsbestand Der Sicherheitsbestand ist ein Materialvorrat, der nicht für die laufende Produktion zur Verfügung steht, sondern zum Ausgleich von Bedarfs- und Bestandsabweichungen dient. • Meldebestand Der Meldebestand setzt sich aus dem Sicherheitsbestand und dem Verbrauch während der Dauer der Beschaffungszeit zusammen. Beim Erreichen des Meldebestands wird eine Bestellung ausgelöst. • Höchstbestand Der Höchstbestand ist die maximal verfügbare Menge eines Materials. Außer den üblichen Materialbeständen gibt es Bestände, die aufgrund der Besitzverhältnisse oder aufgrund des Ortes, an dem sie sich befinden, gesondert geführt werden müssen. Beispiele für diese Sonderbestände sind: • Firmeneigene Bestände, die sich beim Kunden oder Lieferanten befinden • Bestände von Kunden oder Lieferanten, die im eigenen Unternehmen lagern

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Bestandsführung

Sonderbestände werden für jeden Lieferanten, Kunden oder Kundenauftrag einzeln geführt. Die wichtigsten Bestandsarten im R/3-System und ihre Verwendung im Rahmen der Bestandsführung und Disposition sind in Abbildung 6.1 dargestellt.

Abbildung 6.1

Bestandsarten in der Materialwirtschaft

6.1.2 Prinzipien der Materialbereitstellung Um ein materialwirtschaftliches Optimum zu erreichen, sind je nach Betriebsverhältnissen unterschiedliche Bereitstellungsprinzipien zweckmäßig. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten zur Lösung der Bereitstellungsaufgabe: zum einen die Bedarfsdeckung mit Vorratshaltung und zum anderen die Bedarfsdeckung ohne Vorratshaltung. Bei der Bedarfsdeckung ohne Vorratshaltung muss zwischen der Bereitstellung aufgrund eines speziellen

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6.1 Anforderungen an die Bestandsführung

Einzelbedarfs und der Bereitstellung aufgrund eines periodenbezogenen Gesamtbedarfs unterschieden werden. Daraus lassen sich drei Prinzipien der Materialbereitstellung ableiten, die in der Praxis auch nebeneinander angewendet werden: • Vorratshaltung • Einzelbeschaffung • Fertigungssynchrone Beschaffung

Vorratshaltung Materialien werden im eigenen Betrieb »auf Abruf« gehalten und stehen bei einem auftretenden Bedarf sofort oder in kurzer Zeit zur Verfügung. Die Materialbeschaffung wird (kurzfristig) unabhängig von Auftragseingang und Fertigungsablauf durchgeführt. Der Bezug größerer Mengen stellt jedoch höhere Anforderungen an die Materialbedarfsplanung und Bestandsüberwachung. Die Vorteile einer Vorratshaltung sind: • Verbesserung der Marktposition aufgrund großer Abgabemengen, was die Chance einer aktiven Preispolitik eröffnet • Ausnutzen von Preisvorteilen durch Bezug großer Mengen • Sicherung eines kontinuierlichen Fertigungsprozesses für eine begrenzte Zeitspanne Die Nachteile einer Vorratshaltung sind: • Hohes Lagerrisiko • Hohe Lager- und Zinskosten • Hohe Kapitalbindung

Einzelbeschaffung Bei der Einzelbeschaffung wird das Material erst dann bereitgestellt, wenn ein spezifischer, mit einem Auftrag verbundener Bedarf vorliegt (die Einzelbeschaffung wird deshalb besonders bei auftragsbezogener Einzel- und Kleinserienfertigung angewendet). Die Vorteile der Einzelbeschaffung sind: • Kein Lagerrisiko • Kaum Liquidität gebunden • Zins- und Lagerkosten unerheblich Die Nachteile der Einzelbeschaffung sind: • Komplexere Terminierung, da sich durch verspätete Lieferung oder Nichtlieferung von Material bzw. durch die Lieferung qualitativer oder quantitativer Fehlmengen Risiken ergeben. • Höhere Bestellkosten je Bezugseinheit gegenüber anderen Beschaffungsarten.

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Bestandsführung

Fertigungssynchrone Beschaffung Die fertigungssynchrone Beschaffung ist eine Kombination aus den beiden vorgenannten Prinzipien, die bei der Großserien- und Massenfertigung zum Einsatz kommt. Dort ist die Fertigung nach dem Fließprinzip die Regel, und es kann aufgrund der genauen Planung des räumlichen und zeitlichen Fertigungsablaufs mit der Bestimmung der Ausbringungsmenge auch der Materialeinsatz genau vorherbestimmt werden. Problematisch ist die Synchronisation von Liefer- und Verbrauchsrhythmus, da nur noch Sicherheitsbestände zum Ausgleich unvorhergesehener Ereignisse gelagert werden. Die höheren Bestellkosten, die durch den Bezug kleinerer Mengen entstehen, können durch eine entsprechende Ausgestaltung von Lieferverträgen vermieden werden (Überwälzung der Beschaffungsaufgaben auf den Lieferanten). Dieses Verfahren ist nur dann vorteilhaft, wenn auch der Lieferant als Folge einer gesicherten Abnahme mit kostengünstigeren Fertigungslosen Kosteneinsparungen erzielt.

6.2

Warenbewegungen

Bei der Erfassung von Materialbewegungen werden Material- und Buchhaltungsbelege als Nachweis für jede Bewegung erstellt. Der Materialbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht und dient als Nachweis der mengenmäßigen Veränderung durch eine oder mehrere Bewegungen sowie als Informationsquelle für nachgelagerte Anwendungen. Alle Positionen des Materialbelegs beziehen sich auf dieselbe Periode und denselben Kontenplan. Sie können sich aber auf verschiedene Buchungskreise beziehen. Der Buchhaltungsbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Buchhaltungssicht. Ein Buchhaltungsbeleg bezieht sich immer auf einen Buchungskreis. Er beschreibt die Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung und repräsentiert die wertmäßige Veränderung bei einer Warenbewegung. Die einzelnen Materialbewegungen werden anhand eines Schlüssels unterschieden. Diesen nennt man Bewegungsart. Die Bewegungsart hat Steuerungsfunktionen für die Fortschreibung der Mengenfelder, der Bestands- und Verbrauchskonten und für den Bildaufbau zur Belegerfassung. Beispiele für Bewegungsarten im Standardsystem sind: • • • • • • •

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Wareneingang zur Bestellung (101) Rücklieferung an Lieferanten (122) Retoure zur Bestellung (161) Warenausgang für Kostenstelle (201) Umbuchung Werk an Werk (301) Umbuchung Lagerort an Lagerort (311) Zugang ohne Bestellung (501)

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6.2 Warenbewegungen

• • • •

Umbuchung an Lohnbearbeitungs-Beistellbestand (541) Entnahme für Verschrottung (551) Bestandsaufnahme (561) Warenausgang zur Lieferung (601)

6.2.1 Wareneingänge Die Wareneingangsstelle nimmt die gelieferten Waren an oder lehnt sie bei unplanmäßigen Lieferungen ab. Die auf dem Lieferschein aufgeführten Waren und Mengen werden mit den gelieferten Waren und Mengen verglichen. In der Regel ist auf dem Lieferschein die Bestellnummer aufgeführt. Ist dies nicht der Fall, so kann sie im System mithilfe der Material- und/oder Lieferantennummer gesucht werden.

Abbildung 6.2

Prozesskette »WE – Bearbeitung (1)« (Copyright SAP AG)

Der Wareneingang sollte immer mit Bezug zu einer Bestellung erfasst werden. Dabei schlägt das System die Daten aus der Bestellung vor. Über- oder Unterlieferungen können auf diese Weise sofort erkannt werden. Falls keine Bestellung im System vorhanden ist, wird bei entsprechenden Einstellungen im Customizing automatisch eine Bestellung zum Wareneingang angelegt. Dabei werden die Daten aus dem Einkaufsinfosatz über Material und Lieferant verwendet. Auf diese Bestellung kann man sich dann bei einer späteren

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Bestandsführung

Rechnungsprüfung beziehen. Ist das Material für den Verbrauch bestimmt, übernimmt das System die Kontierung aus der Bestellung, andernfalls wird das Material in den Lagerbestand übernommen. Bei der Wareneingangserfassung kann eine Qualitätsprüfung der Ware veranlasst werden. In diesem Fall wird die Ware zunächst in den Qualitätsprüfbestand gebucht und ist nicht frei verwendbar. Wird ein Wareneingang unter Vorbehalt erfasst, kann die Lieferung in ein Sperrlager gebucht werden. Im Sperrlager wird das Material unbewertet geführt. Zur Identifizierung der Ware können im Rahmen der Wareneingangsbearbeitung Warenbegleitscheine und Etiketten gedruckt werden. Die Wareneingangsdaten werden in der Bestellentwicklung und in der Lieferantenbeurteilung fortgeschrieben. Die Abläufe bei der Wareneingangsbearbeitung sind in den Abbildungen 6.2 und 6.3 dargestellt.

Abbildung 6.3

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Prozesskette »WE – Bearbeitung (2)« (Copyright SAP AG)

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6.2 Warenbewegungen

Offene Bestellmengen Bei einem Wareneingang (WE) zu einer Bestellung werden vom System die offenen Bestellmengen einer Position vorgeschlagen. Beim Erfassen der WEPosition wird die gelieferte Menge mit der offenen Bestellmenge verglichen. Auf diese Weise stellt das System Unter- und Überlieferungen sofort fest und meldet diese. Die offene Bestellmenge gibt die Menge an, die für eine Bestellposition noch zu liefern ist. Wurde die gesamte Bestellmenge oder mehr geliefert, ist die offene Bestellmenge gleich null.

Unterlieferungen Unterlieferungen sind im Standardsystem grundsätzlich zugelassen. In der Bestellposition kann eine prozentuale Unterlieferungstoleranz festgelegt werden. Eine Wareneingangsmenge, die kleiner ist als die Bestellmenge minus Unterlieferungstoleranz, wird als Teillieferung interpretiert und akzeptiert. Das System weist den Benutzer auf die Unterlieferung hin und berücksichtigt bei der Dialogmeldung auch die Unterlieferungstoleranz.

Überlieferungen Im Standardsystem sind keine Überlieferungen zulässig. Sollen Überlieferungen zulässig sein, kann der Einkäufer eine prozentuale Überlieferungstoleranz in die Bestellposition eingeben. Eine Wareneingangsmenge, die größer ist als die Bestellmenge plus Überlieferungstoleranz, wird vom System nicht akzeptiert. Die Überlieferungstoleranzprüfung kann jedoch innerhalb der Bestellung im Detailbild der Bestellposition ausgeschaltet werden, indem das Kontrollkästchen UNBEGRENZT aktiviert wird. Somit ist eine unbegrenzte Überlieferung möglich.

Endlieferungskennzeichen Das Endlieferungskennzeichen gibt an, ob eine Bestellposition als erledigt gilt. Das heißt, zu dieser Position wird kein weiterer Wareneingang mehr erwartet. Die offene Bestellmenge ist dann null, auch wenn nicht die gesamte Menge geliefert wurde. Das Endlieferungskennzeichen kann vergeben werden • von der Einkaufsabteilung in der Bestellposition • von der Wareneingangsstelle bei der Wareneingangserfassung • vom System, falls die Menge der Wareneingangsbuchung innerhalb der Unterlieferungstoleranz liegt Wareneingangsbuchungen von Restmengen sind noch möglich, verändern aber den offenen Bestellbestand nicht mehr.

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Bestandsführung

Wareneingang zur Bestellung erfassen Die Organisation des Wareneingangs muss einen schnellen Informationsfluss an den Einkauf sicherstellen. Wird eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert, so wird der Wareneingang mit Bezug auf diese Bestellung erfasst. Daraus ergeben sich folgende Vorteile: • Beim Erfassen der Wareneingangsdaten werden die Bestelldaten vorgeschlagen. • Über- und Unterlieferungen sind bereits beim Wareneingang feststellbar. • Die Wareneingangsdaten in der Bestellentwicklung und der Lieferantenbeurteilung werden fortgeschrieben. • Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw. Rechnungspreises. Ist das Material für das Lager bestimmt, kann der Einkäufer schon bei der Auslösung der Bestellung einen Lagerort definieren. Bei der Wareneingangserfassung wird dieser Lagerort vorgeschlagen, der angenommen bzw. geändert werden kann. Ist das Material für den Verbrauch bestimmt, übernimmt das System die Kontierung (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Projekt) aus der Bestellung. Das Material geht dann direkt in den Verbrauch des angegebenen Kontierungsobjekts und wird nicht in das Lager gebucht. Soll ein Material eines Lieferanten einer Qualitätsprüfung unterzogen werden, so wird es zunächst in den Qualitätsprüfbestand gebucht. Beim Wareneingang schlägt das System diesen Vorgang automatisch vor. Wenn sich das Material nach erfolgter Qualitätsprüfung als brauchbar erweist, wird es aus dem Qualitätsprüfbestand in den frei verwendbaren Bestand umgebucht. Mit der Erfassung des Wareneingangs unter Vorbehalt kann die Lieferung in ein Sperrlager (ein Zwischenlager oder eine Sperrzone, WE-Sperrbestand) gebucht werden. Zu einem späteren Zeitpunkt kann das Material mit Bezug auf den zuvor erfassten Lieferbeleg in der richtigen Menge dem Lager bzw. dem Verbrauch zugebucht werden. Im Sperrlager wird das Material unbewertet geführt, und die Bestellung wird nur mengenmäßig fortgeschrieben. Eine Bewertung erfolgt erst zum Zeitpunkt der Umbuchung ins Lager bzw. in den Verbrauch.

Die EnjoySAP-Transaktion MIGO Ab Release 4.7 Enterprise können Sie alle mit einem Wareneingang zusammenhängende Vorgänge über die EnjoySAP-Transaktion MIGO der Wareneingangsbearbeitung abwickeln. Im Einzelnen sind dies: • Erfassen von Wareneingängen zu bekannter oder unbekannter Bestellnummer • Stornieren eines Materialbelegs von Wareneingängen

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6.2 Warenbewegungen

• Anzeigen und Ändern eines Materialbelegs von Wareneingängen • Rücklieferung an Lieferanten erfassen • Nachlieferung zum bereits erfolgten Wareneingangs, Rücklieferungs- oder Wareneingangsstornobeleg erfassen. Hierüber kann bei wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung der direkte Bezug zum ursprünglichen Wareneingang in der Rechnungsprüfung sichergestellt werden. • Neu ab Release 4.7: Es ist jetzt auch möglich, die MIGO für die Nachverrechnung bei Lohnbearbeitung zu verwenden. Der Arbeitsbereich der Transaktion MIGO ist in die folgenden vier Bereiche unterteilt: • Übersicht Die Übersicht enthält die letzten zehn Belege, die für Bestellungen, Aufträge, Reservierungen, Materialbelege und gemerkte Daten gebucht oder angezeigt wurden. Dieser Bereich kann aus- oder eingeblendet werden. • Kopfdaten Die Kopfdaten enthalten Informationen zu Besteller, Lieferant und Beleg. Die Kopfdaten sind in Form von Registern, zwischen denen wahlweise mittels Anklicken der Reiter hin- und hergewechselt werden kann. Dieser Bereich kann aus- oder eingeblendet werden. • Positionsübersicht Die Positionsübersicht ist tabellarisch aufgebaut. Eine individuelle Anpassung dieser Tabelle ist möglich und kann als eigene Anzeigevariante angelegt und als Standardeinstellung gespeichert werden. • Detaildaten Die Detaildaten entsprechen im Aufbau den Kopfdaten, d.h. in Form von Registern strukturiert. Hier sind zum Teil die gleichen Informationen wie in der Positionsübersicht enthalten sowie zusätzliche Details zu Lieferant, Bestelldaten usw. Nachfolgend wird exemplarisch der Ablauf eines Wareneingangs zur Bestellung beschrieben: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG | WARENEINGANG | ZUR BESTELLUNG | MIGO BESTELL-NR BEKANNT auf. « Das Fenster »Wareneingang ...« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.4). 2. Wählen Sie Wareneingang zur Bestellung aus. 3. Suchen Sie eine Bestellnummer, indem Sie auf das Symbol klicken. « Das Fenster »Suche nach Bestellung« wird angezeigt. angezeigt (vgl. Abb. 6.5).

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Bestandsführung

Hier können Sie nach verschiedenen Kriterien Bestellungen suchen, falls Ihnen die Bestellnummer nicht bekannt ist

Abbildung 6.4 Wareneingang zur Bestellung Einstieg (Copyright SAP AG)

4. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « In der Übersicht zum Arbeitsgebiet wird das Suchergebnis angezeigt (vgl. Abb. 6.5). Es werden alle Bestellungen angezeigt, die den Auswahlkriterien entsprechen und zu denen das Material noch nicht vollständig eingegangen ist. 6. Aktivieren Sie die gewünschte Bestellung per Doppelklick. « Die Positionen der Bestellung werden in den Arbeitsbereich kopiert. Die Bestellnummer erscheint in der Übersicht und ist rot hinterlegt. Alle Daten aus der Bestellung sind in die Maske für den Wareneingang übernommen worden. Über die Registerkarten können Sie alle notwendigen Informationen zur Bestellung anzeigen lassen. In den Kopfdaten können Sie beispielsweise Informationen zum Lieferanten entnehmen. In den Detaildaten finden Sie folgende Register: • Material Unter anderem ist hier bei getrennter Bewertung die Bewertungsart verzeichnet. • Menge Menge in der Erfassungseinheit. Offene Bestellmenge.

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6.2 Warenbewegungen

Abbildung 6.5

Suche nach Bestellungen und Anzeige Suchergebnis (Copyright SAP AG)

• Wo Hier erfolgen Angaben zur Bewegungsart, Bestandsart, Werk und Lagerort. • Bestelldaten Von hier aus kann in die Bestellung und Bestellentwicklung verzweigt werden. • Partner Hier sehen Sie den Lieferanten und können zum Lieferantenstamm verzweigen.

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Bestandsführung

7. Klicken Sie in der Positionsübersicht auf eine Zeilennummer. « Im Arbeitsbereich werden die Register für die Positionsdetaildaten der selektierten Position eingeblendet. 8. Klicken Sie auf das Register WOHIN. « Die Registerkarte WOHIN wird angezeigt (vgl. Abb. 6.6). Zwischen der Positionsübersicht und Positionsdetail sind noch weitere Schaltflächen, z.B. können Sie mit der Drucktaste Löschen einzelne Positionen löschen oder über die Menge auf verschiedene Werke/Lagerorte/Bestandsarten verteilen.

Abbildung 6.6 Wareneingang zur Bestellung: Positionsdaten »Wohin«

(Copyright SAP AG)

9. Wenn alle entsprechenden Eingaben erfolgt sind, markieren Sie POSITION OK. 10. Klicken Sie auf die Drucktaste PRÜFEN in der Anwendungsfunktionsleiste. « Die erfassten Daten werden geprüft. Treten dabei Warn- und Fehlermeldungen auf werden diese im Fenster »Protokolle« angezeigt (vgl. Abb. 6.7). Solange eine Fehlermeldung auftritt, kann der Wareneingang im System nicht gebucht werden. Kann die Fehlerursache dabei nicht sofort behoben werden, ist es möglich, die erfassten Daten über die Drucktaste MERKEN zusammen mit einer Notiz zu merken. In diesem Fall werden jedoch noch keine Material- oder Buchhaltungsbelege im System erzeugt. Nach der Beseitigung des Fehlers können die gemerkten Daten aus der

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6.2 Warenbewegungen

Übersicht zum Arbeitsgebiet durch Doppelklick zurückgeholt und den Vorgang im System gebucht werden. Die erneute Erfassung der Daten entfällt. 11. Klicken Sie auf den Button . « Das Fenster »Wareneingang ...« wird angezeigt.

Abbildung 6.7

Wareneingang Protokolle anzeigen (Copyright SAP AG)

Sonstige Wareneingänge erfassen Es gibt Bereiche, in denen Zugänge nicht bestellbezogen erfolgen. Diese Zugänge werden bestellneutral gebucht. Es handelt sich beispielsweise um folgende Vorgänge: • Bestandsaufnahme (z.B. bei Übernahme von Beständen aus einem Altsystem) • Externe Wareneingänge ohne Bestellungen • Interne Wareneingänge ohne Fertigungsauftrag • Kostenlose Lieferung von Lieferanten • Retouren von Kunden ohne Auftrag (Rücklieferung vom Kunden) Im Vergleich zu Wareneingängen zur Bestellung treten diese Art von Zugängen in der Regel selten auf. Diese Zugänge können Sie sowohl über die MIGO als auch noch über die herkömmlichen MB* Transaktionen parallel nutzen. Der Ablauf mit der herkömmlichen Transaktion ist folgender: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG | WARENEINGANG | SONSTIGE auf. « Das Fenster »Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.8). 2. Rufen Sie in der Menüleiste BEWEGART | EINGANG | OHNE BESTELLUNG | IN FREI VERWENDBAR auf. « Die Nummer der ausgewählten Bewegungsart wird vom System in das Feld BEWEGUNGSART übernommen. 3. Geben Sie das Werk und den gewünschten Lagerort ein.

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Bestandsführung

Abbildung 6.8 Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Sonstige Wareneingänge: Neue Positionen« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.9).

Abbildung 6.9 Sonstige Wareneingänge erfassen: Sammelverarbeitung

(Copyright SAP AG)

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6.2 Warenbewegungen

5. Erfassen Sie Lieferantennummer, Materialnummer und Wareneingangsmenge. 6. Rufen Sie SPRINGEN | WEITERE FUNKTIONEN | KOPF auf. « Das Fenster »Sonstige Wareneingänge erfassen: Kopf ändern« wird angezeigt. Hier können Sie einen Text für den Belegkopf und die Parameter für den Druck des Wareneingangsscheins ändern. Zur Auswahl stehen »Einzelschein«, »Einzelschein mit Prüftext« und »Sammelschein«. Falls im Materialstamm entsprechende Etikettenformulare hinterlegt sind, werden mit dem Wareneingangsschein auch die zugehörigen Etiketten in entsprechender Anzahl ausgedruckt. 7. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg« wird angezeigt.

Materialbelege drucken Für jede Warenbewegung, bei der das Druckkennzeichen gesetzt war, wird ein Ausgabebeleg erzeugt, der als Nachricht bezeichnet wird. Im Rahmen der Nachrichtenfindung legen Sie fest, wie die Belegausgabe für die einzelnen Vorgänge der Bestandsführung aussehen soll und wann die Belegausgabe erfolgen soll. Die Nachrichtenfindung wird im Customizing der Bestandsführung eingestellt. Die Ausgabe der Wareneingangsscheine und Etiketten auf einem Drucker geschieht wie folgt: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | MATERIALBELEG | NACHRICHTEN AUSGEBEN auf. « Das Fenster »Nachrichten aus Warenbewegungen« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. Um bereits verarbeitete Nachrichten erneut zu drucken, geben Sie in das Feld VERARBEITUNGSMODUS eine 2 ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Nachrichten aus Warenbewegungen« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.10). 4. Markieren Sie eine Position. 5. Rufen Sie SPRINGEN | ANSICHT auf, um die Nachricht auf dem Bildschirm auszugeben. 6. Klicken Sie auf das Symbol , um die Nachricht auszudrucken.

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Bestandsführung

Abbildung 6.10 Nachrichten aus Warenbewegungen (Copyright SAP AG)

6.2.2 Warenausgänge Warenausgänge können als geplante oder ungeplante Entnahmen behandelt werden. In der Verbrauchsstatistik werden geplante und ungeplante Verbrauche getrennt fortgeschrieben. Die Buchung der Materialentnahmen führt zu einer wert- und mengenmäßigen Reduzierung des Lagerbestands. Bei geplanten Warenausgängen, die sich auf Reservierungen beziehen, wird vom System die Entnahmemenge und Kontierung aus der Reservierung vorgeschlagen. Eine Warenausgangsbuchung ist auch mit Bezug auf eine Stückliste möglich. Es werden dann alle Stücklistenpositionen mit den entsprechenden Mengen in den Warenausgangsbeleg übernommen. Die Stückliste muss hierzu so angelegt worden sein, dass sie für Warenbewegungen in der Bestandsführung benutzt werden kann. Die Abläufe bei der Erfassung des Warenausgangs sind in den Abbildungen 6.11 und 6.12 schematisch dargestellt.

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6.2 Warenbewegungen

Abbildung 6.11 Prozesskette »Warenausgang (1)« (Copyright SAP AG)

Planung von Warenausgängen/Reservierungen Reservierungen sind Anforderungen an das Lager, Materialien für den Zuoder Abgang zu einem späteren Termin und für einen bestimmten Zweck bereitzuhalten. Damit soll sichergestellt werden, dass ein Material zu dem Zeitpunkt, an dem es gebraucht wird, verfügbar ist. Mit SAP R/3 Enterprise können geplante Entnahmen in Form von Materialreservierungen erfasst und verwaltet werden. Materialien können im Rahmen von Reservierungen kontiert werden auf: • • • • •

Kostenstellen Fertigungsaufträge CO-Innenaufträge Anlagen Projekte

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Bestandsführung

Abbildung 6.12 Prozesskette »Warenausgang (2)« (Copyright SAP AG)

Die Reservierung erfolgt auf Werks- oder auf Lagerortebene. Bei chargenpflichtigen Materialien können Reservierungen auch auf Chargenebene durchgeführt werden. R/3 erzeugt dafür einen Reservierungsbeleg, der als Nachweis für die Materialanforderung dient. Dabei werden vom System automatisch folgende Maßnahmen durchgeführt: • Im Materialstammsatz bleiben der Gesamtbestand und der frei verwendbare Bestand des Materials unverändert. • Der reservierte Bestand wird um die reservierte Menge erhöht. • In der Disposition vermindert sich der verfügbare Bestand um die reservierte Menge. Dies ist aus der aktuellen Bestands-/Bedarfsliste ersichtlich. Durch die Reservierung erfolgt ein Eintrag in die Planvormerkdatei.

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6.2 Warenbewegungen

Die folgenden Anweisungen/Arbeitsschritte zeigen, wie eine Reservierung für einen Warenausgang auf eine Kostenstelle anzulegen ist: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | RESERVIERUNG | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Reservierung anlegen: Anlegen« wird angezeigt. 2. Rufen Sie in der Menüleiste BEWEGUNGSART | VERBRAUCH | FÜR KOSTENSTELLE auf. « Die entsprechende Nummer wird vom System im Feld BEWEGUNGSART eingetragen. 3. Geben Sie die gewünschten Daten ein. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Reservierung anlegen: Neue Positionen« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.13).

Abbildung 6.13 Reservierungen anlegen: Sammelbearbeitung (Copyright SAP AG)

In diesem Fenster müssen Sie die Kostenstelle eingeben, für die die Reservierung erfasst wird. Über den Lagerot bestimmen Sie, wo das Material bereitgestellt wird. Sie können die Materialien zeilenweise mit den zu reservierenden Mengen erfassen. Wenn Sie das Kontrollkästchen »B« markieren, legen Sie fest, dass Warenbewegungen zu dieser Reservierung erlaubt sind. 5. Klicken Sie auf das Symbol . « Die Reservierung wird angelegt. Das Fenster »Reservierung anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

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Bestandsführung

Warenausgänge erfassen Bei jeder Materialentnahme wird automatisch eine Verfügbarkeitsprüfung der Bestände durchgeführt. Die Verfügbarkeitsprüfung verhindert, dass der Buchbestand der Bestandskategorien negativ wird. Reicht der Bestand nicht, wird von R/3 eine Fehlermeldung ausgegeben. Je nach Bewegungsart werden unterschiedliche Bestände geprüft: • Warenentnahme in den Verbrauch – prüft den frei verwendbaren Bestand • Freigabe aus dem Qualitätsprüfbestand – prüft den Qualitätsprüfbestand • Verbrauch von Konsignationsmaterial – prüft den Konsignationsbestand Man unterscheidet zwei Arten der Verfügbarkeitsprüfung: 1. Verfügbarkeitsprüfung über die Bestandsart in der Bestandsführung. Diese Prüfung wird automatisch durchgeführt und kann nicht im System eingestellt werden. Die Nichtverfügbarkeit eines Materials führt immer zu einer Fehlermeldung. 2. Prüfung des verfügbaren Bestands in der Disposition. Sie wird im Materialstammsatz aktiviert und ist im Customizing einstellbar. Es kann festgelegt werden, ob eine Prüfung stattfinden soll und ob eine Nichtverfügbarkeit zu einer Fehlermeldung oder zu einer Warnung führt. Wurde die Warenbewegung anhand einer Reservierung geplant, ist es wichtig, dass der Warenausgang sich auf die Reservierung bezieht. • Die Warenausgangsstelle kann überprüfen, ob tatsächlich ausgegeben wird, was angefordert wurde. • Beim Erfassen des Wareneingangs können vom System Daten aus der Reservierung (z.B. Kontierung, angefordertes Material und Menge) vorgeschlagen werden. • Die entnommene Menge wird in der Reservierung fortgeschrieben. • Der reservierte Bestand vermindert sich nach jeder Entnahme. Im folgenden Verfahren wird beispielhaft gezeigt, wie ein Warenausgang mit Bezug zu einer Reservierung erfasst wird: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG | MIGO GI WARENAUSGANG auf. « Das Fenster »Warenausgang Reservierungen ….« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.14). 2. Suchen Sie eine Reservierung, indem Sie auf das Symbol klicken. « Das Fenster »Suche nach Reservierung« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.15). Hier können Sie nach verschiedenen Kriterien Reservierungen suchen, falls Ihnen die Reservierungsnummer nicht bekannt ist.

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6.2 Warenbewegungen

Abbildung 6.14 Warenausgang erfassen: Einstieg (Copyright SAP AG)

3. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.

Abbildung 6.15 Suche nach Reservierungen (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf das Symbol . « In der Übersicht zum Arbeitsgebiet wird das Suchergebnis angezeigt (vgl. Abb. 6.16). Es werden alle offenen Reservierungen angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen.

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Bestandsführung

Abbildung 6.16 Suchergebnis Reservierungen (Copyright SAP AG)

5. Aktivieren Sie die gewünschte Reservierung per Doppelklick. « Die Positionen der Reservierung werden in den Arbeitsbereich kopiert. Die Reservierungsnummer erscheint in der Übersicht und ist rot hinterlegt. Alle Daten aus der Reservierung sind in die Maske für den Wareneingang übernommen worden. Über die Registerkarten können Sie alle notwendigen Informationen zur Reservierung anzeigen lassen. In den Kopfdaten können Sie beispielsweise Informationen zum Lieferanten entnehmen. In den Detaildaten finden Sie folgende Register: • Material Hier werden materialrelevante Daten angezeigt. • Menge Menge in der Erfassungsmengeneinheit. Offene Reservierungsmenge. • Wo Hier erfolgen Angaben zur Bewegungsart, Bestandsart, Werk und Lagerort. • Reservierung Von hier aus kann in die Reservierung verzweigt werden. • Kontierung Hier sehen Sie das Kontierungsobjekt mit den relevanten Daten zum Material.

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6.2 Warenbewegungen

6. Klicken Sie in der Positionsübersicht auf eine Zeilennummer. « Im Arbeitsbereich werden die Register für die Positionsdetaildaten der selektierten Position eingeblendet (vgl. Abb. 6.17). Zwischen der Positionsübersicht und Positionsdetail sind noch weitere Schaltflächen, z.B. können Sie einzelne Positionen löschen oder über die Menge auf verschiedene Werke/Lagerorte/Bestandsarten verteilen. 7. Wenn alle entsprechenden Eingaben erfolgt sind, markieren Sie POSITION OK. 8. Klicken Sie auf die Drucktaste PRÜFEN in der Anwendungsfunktionsleiste. « Die erfassten Daten werden geprüft. Treten dabei Warn- und Fehlermeldungen auf werden diese im Fenster »Protokolle« angezeigt. Solange eine Fehlermeldung auftritt, kann der Warenausgang im System nicht gebucht werden. Kann die Fehlerursache dabei nicht sofort behoben werden, ist es möglich, die erfassten Daten über die Drucktaste MERKEN zusammen mit einer Notiz zu merken. In diesem Fall werden jedoch noch keine Material- oder Buchhaltungsbelege im System erzeugt. Nach der Beseitigung des Fehlers können die gemerkten Daten aus der Übersicht zum Arbeitsgebiet durch Doppelklick zurückgeholt und den Vorgang im System gebucht werden. Die erneute Erfassung der Daten entfällt. 9. Klicken Sie auf das Symbol , wenn alles in Ordnung ist.

Abbildung 6.17 Warenausgang erfassen: Details (Copyright SAP AG)

Ein ungeplanter Warenausgang unterscheidet sich vom Warenausgang mit Bezug auf eine Reservierung in folgenden Punkten: • Alle für den Warenausgang notwendigen Daten müssen bei der Warenausgangsbuchung manuell eingegeben werden.

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Bestandsführung

• Der Materialbeleg kann Positionen mit unterschiedlichen Kontierungen oder unterschiedlichen Bewegungsarten enthalten. • Der Warenausgang wird als ungeplanter Verbrauch vermerkt. • Der Warenausgang ist keine geplante Entnahme der Disposition.

6.2.3 Umbuchungen/Umlagerungen Innerhalb eines Unternehmens finden Warenbewegungen nicht nur in Form von Wareneingängen und Warenausgängen statt, sondern beispielsweise auch als Umlagerungen zwischen Lagerorten oder Werken. Umbuchungen unterscheiden sich von Umlagerungen dadurch, dass keine physischen Warenbewegungen erfolgen, sondern nur Änderungen zwischen den einzelnen Bestandsarten stattfinden. Umbuchungen sind beispielsweise möglich für: • • • •

Konsignationsbestände Kundeneinzelbestände Lieferantenbeistellbestände Qualitätsprüfbestände

Als Beispiel für eine Umlagerung soll die Umlagerung zwischen zwei Werken betrachtet werden. Diese kann im Ein-Schritt-Verfahren (Ein- und Auslagerung in einem Arbeitsgang) oder im Zwei-Schritt-Verfahren (Ein- und Auslagerung in getrennten Arbeitsgängen) durchgeführt werden. Ab Release 4.7 Enterprise kann die MIGO auch für Umbuchungen und Umlagerungen eingesetzt werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG | MIGO_TR-UMBUCHUNG auf. « Das Fenster »Umbuchung Sonstige« wird angezeigt. Sollte das entsprechende Fenster nicht angezeigt werden, ändern Sie die Vorschlagswerte auf UMBUCHUNG und SONSTIGE (vgl. Abb. 6.18). 2. Füllen Sie in die Registerkarte UMBUCHUNG die Felder Material, Werk und Lagerort aus, sowohl für den abgebenden als auch den empfangenden Lagerort. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Die Registerkarte UMBUCHUNG zeigt nun die vollständigen Daten der Umbuchung an. 4. Wenn alle entsprechenden Eingaben erfolgt sind, markieren Sie POSITION OK. Geben Sie in die Registerkarte MENGE die umzulagernde Menge ein.

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6.2 Warenbewegungen

Abbildung 6.18 Umlagerung erfassen: Neue Positionen (Copyright SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste PRÜFEN in der Anwendungsfunktionsleiste. « Die erfassten Daten werden geprüft. Treten dabei Warn- und Fehlermeldungen auf, werden diese im Fenster »Protokolle« angezeigt. Solange eine Fehlermeldung auftritt, kann der Warenausgang im System nicht gebucht werden. Kann die Fehlerursache dabei nicht sofort behoben werden, ist es möglich, die erfassten Daten über die Drucktaste MERKEN zusammen mit einer Notiz zu merken. In diesem Fall werden jedoch noch keine Material- oder Buchhaltungsbelege im System erzeugt. Nach der Beseitigung des Fehlers können die gemerkten Daten aus der Übersicht zum Arbeitsgebiet durch Doppelklick zurückgeholt und den Vorgang im System gebucht werden. Die erneute Erfassung der Daten entfällt. 6. Aktivieren Sie die Drucktaste BUCHEN. « Es erscheint in der Statusleiste die Materialbelegnummer zur Umbuchung.

6.2.4 Rücklieferungen an Lieferanten Wenn Sie eine bereits gelieferte Ware aus bestimmten Gründen (z.B. wegen mangelhafter Qualität oder wegen Beschädigung) an den Lieferanten zurückschicken möchten, können Sie mit dieser Funktion die Ware zurückliefern, auch nachdem Sie den Wareneingang schon gebucht haben. Wenn Ihnen der Lieferant nach der Rücklieferung eine Ersatzlieferung schickt, können Sie sich beim erneuten Wareneingang auf die Rücklieferung beziehen.

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Bestandsführung

Rücklieferung über den Versand Beim Buchen einer Rücklieferung können Sie über die Funktionen des Versands gehen, wie z.B. Kommissionieren und Verpacken. Sie erhalten dadurch ausführliche Versandpapiere und Lieferscheine. Die Rücklieferung über den Versand ist aus folgenden Bestandsarten möglich: • frei verwendbarer Bestand • Qualitätsprüfbestand • gesperrter Bestand • WE-Sperrbestand Sie können die Rücklieferung über den Versand bei Normalbestellungen, bei kontierten Bestellungen mit Materialnummer und bei Bestellungen mit Sonderbeständen nutzen.

Voraussetzungen Bei einer Rücklieferung wird entweder auf die zugehörige Bestellung oder auf den zugehörigen Materialbeleg Bezug genommen. Dann kann das System: • als Erfassungshilfe Daten vorschlagen (z.B. den Lagerort) • prüfen, ob die zurückgelieferte Menge die gelieferte Menge nicht überschreitet • die bisher gelieferte Menge vermindern • andere Fortschreibungen, die beim Wareneingang stattfanden, rückgängig machen (z.B. bei einem Wareneingang in den Verbrauch) Vor der Erfassung einer Rücklieferung mit Bezug auf eine Bestellung, muss zunächst festgestellt werden, ob die Ware ins Lager, in den Verbrauch oder in den WE-Sperrbestand gebucht worden ist. Denn wenn die Ware beim Wareneingang in eine bestimmte Bestandsart (z.B. Qualitätsprüfbestand) gebucht worden ist, muss sie auch aus derselben Bestandsart zurückliefert werden. Im Rahmen von Rücklieferungen an den Lieferanten unterscheidet man zwischen: • Rücklieferung mit Bezug auf den Materialbeleg • Rücklieferung mit Bezug auf die Bestellung

Rücklieferung mit Bezug auf den Materialbeleg buchen Dazu wählt man die EnjoySAP-Transaktion MIGO für das Buchen von Warenbewegungen. Zusammen mit der Nummer des Materialbelegs wird das Materialbelegjahr eingegeben. Falls die Nummer des Materialbelegs nicht bekannt ist, kann auch im Eingabefeld Lieferschein die Lieferscheinnummer eingeben werden. Wird das Material über die Anwendungskomponente Versand zurückgeliefert, muss in den Kopfdaten das Kennzeichen über Lieferung gesetzt werden, um eine Lieferung über den Versand zu erzeugen.

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6.2 Warenbewegungen

Rücklieferung mit Bezug auf die Bestellung buchen Sie wählen die EnjoySAP-Transaktion MIGO für das Buchen von Warenbewegungen. Geben Sie die Bestellung ein. Bei wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung werden alle WE-Positionen angezeigt. Wählen Sie die Positionen aus, die Sie zurückliefern möchten, legen Sie die Mengen fest, und wählen Sie als Bewegungsart 122.

Rücklieferung aus WE-Sperrbestand Falls der Wareneingang in den WE-Sperrbestand gebucht wurde, kann eine Rücklieferung direkt aus diesem (unbewerteten) Bestand heraus erfolgen. Es kann ein Warenbegleitschein ausgedruckt werden; die Erstellung von Versandpapieren ist nicht möglich. Eine Bestellnummer muss angegeben werden. Bei einer wareneingangsbezogenen Rechnungsprüfung ist eine Rücklieferung nach erfolgter Rechnungsbuchung nur dann möglich, wenn dies im Customizing zugelassen wurde. Generell kann ein Warenbegleitschein ausgedruckt werden. Mit Ausnahme der Rücklieferung aus dem Sperrbestand ist auch die Erstellung von Versandpapieren, wie zum Beispiel einem Speditionsauftrag, über die Versandfunktionalität der Vertriebskomponente (SD) möglich. Um diese Abwicklung zu nutzen, muss im Lieferantenstamm das Kennzeichen »Ret. mit Versandabw.« gesetzt sein und die Verknüpfung zu einem vorhandenen Debitorenstamm hergestellt werden. Zusätzlich sind im Materialstamm die Vertriebsdaten zu pflegen. Der zu pflegende Vertriebsbereich ergibt sich aus den im Customizing hinterlegten Einstellungen. Am Beispiel einer Rücklieferung zur Bestellung ohne Nutzung der Versandabwicklung wird nachfolgend der Ablauf beschrieben: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG | WARENEINGANG | ZUR BESTELLUNG | MIGO- BESTELL-NR BEKANNT auf. « Das Fenster für den Vorgang »Rücklieferung Materialbeleg« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.19). 2. Wählen Sie den Vorgang RÜCKLIEFERUNG ZUM MATERIALBELEG aus. Mit dem Kontrollkästchen ÜBER LIEFERUNG bestimmen Sie, ob eine Lieferung in der Vertriebskomponente (SD) erzeugt werden soll, um umfangreiche Versandpapiere erstellen zu können. Wird das Kontrollkästchen nicht markiert, erfolgt die direkte Buchung der Warenbewegung. In diesem Fall kann nur der Warenbegleitschein als Beleg für den Transport zum Lieferanten verwendet werden. 3. Suchen Sie einen Wareneingangsbeleg, indem Sie auf das Symbol klicken. « Das Fenster zur Selektion der »Materialbelegliste« wird angezeigt.

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Bestandsführung

Abbildung 6.19 Vorgang Rücklieferung zum Materialbeleg auswählen (Copyright SAP AG)

Über die Materialbelegliste können Sie nach verschiedenen Kriterien Wareneingangsbelege zu einer Bestellung suchen. Dort kann auch auf bestimmte Bewegungsarten eingeschränkt werden. Um nur Materialbelege von Wareneingängen zur Bestellung zu selektieren, geben Sie im Feld BEWEGUNGSART »101« ein. 4. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein und klicken Sie auf das Symbol . « Im Fenster Materialbelegliste wird das Suchergebnis angezeigt. 5. Wählen Sie die zu Ihrer Bestellung gehörige Materialbelegnummer durch Doppelklick aus. « Die Materialbelegnummer wird übernommen. 6. Klicken Sie auf das Symbol

.

« Die Positionen des Materialbelegs werden in die Positionsübersicht kopiert. In der Positionsübersicht können Sie Daten für die Rücklieferung vervollständigen. Geben Sie hier die Menge ein, die Sie an den Lieferanten zurückliefern wollen. Das System schlägt die gesamte Wareneingangsmenge zu diesem Materialbeleg vor. Ändern Sie den Lagerort, falls die Rücklieferung nicht aus dem ursprünglichen Wareneingangslagerort erfolgt. 7. Klicken Sie in der Positionsübersicht auf eine Zeilennummer. « Im Arbeitsbereich werden die Register für die Positionsdetaildaten der selektierten Position eingeblendet. 8. Klicken Sie auf den Button

.

« Das Fenster »Wareneingang ...« wird angezeigt.

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6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung

Abbildung 6.20 Wareneingang zur Bestellung: Positionsdetail Bestelldaten

(Copyright SAP AG)

6.3

Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung

In diesem Abschnitt beschreiben wir die Abläufe in der Bestandsführung, die bei Umlagerungsbestellung, der Lohnarbeitsabwicklung und der Lieferantenkonsignation stattfinden.

6.3.1 Umlagerungsbestellung Mithilfe der Umlagerungsbestellung ist es möglich, eine Umlagerung zwischen zwei Werken auf Basis einer Bestellung durchzuführen. Als Lieferant wird hier das abgebende Werk (Lieferwerk) bezeichnet. Die Abwicklung lässt sich in folgende Schritte untergliedern: • Anlegen der Umlagerungsbestellung (siehe Kapitel 5, »Einkaufsabwicklung«). In der Bestellung muss die Materialposition mit dem Positionstyp U für Umlagerungsposition erfasst werden (vgl. Abb. 6.21) • Erfassen des Warenausgangs im abgebenden Werk • Buchen des Wareneingangs zur Bestellung im empfangenden Werk Alternativ ist es auch möglich, die Warenausgangs- und die Wareneingangsbuchung in einem Buchungsschritt durchzuführen (entsprechend einer Umlagerung Werk an Werk).

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Bestandsführung

Abbildung 6.21 Bestellung ändern: Positionsübersicht Umlagerungsbestellung

(Copyright SAP AG)

Warenausgang im abgebenden Werk (Lieferwerk) Nach der Auslagerung aus dem abgebenden Werk befindet sich das Material im Transitbestand des empfangenden Werks. Der Transitbestand ist bewertet, aber nicht frei verwendbar. Falls die Anwendungskomponente »Vertrieb (SD)« im Einsatz ist, kann die Lieferung (mit Warenausgangsbuchung) im Lieferwerk über die Versandabwicklung erfolgen. Dabei können dann auch die benötigten Versandpapiere erstellt werden. Bei einer buchungskreisübergreifenden Umlagerungsbestellung kann über die Vertriebskomponente zusätzlich eine interne Rechnung (Faktura) erzeugt werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG | MIGO_GI-WARENAUSGANG auf. « Das Fenster »Warenausgang Bestellung« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.21). 2. Geben Sie die Bestellnummer Ihrer Umlagerungsbestellung ein oder suchen Sie und übernehmen Sie diese (Vorgehen wie bei normalem Warenausgang). Überprüfen Sie die Einträge in den Feldern BEWEGUNGSART (BWA 351, UL AN TRANSITBESTAND), WERK und LAGERORT. Sie müssen hier das Lieferwerk und den abgebenden Lagerort angeben. 3. Geben Sie die erforderlichen Daten in die Felder der Registerkarten DETAILS ZUR POSITION ein. 4. Klicken Sie auf das Symbol (vgl. Abb. 6.22).

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6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung

Abbildung 6.22 Warenausgang in den Transitbestand (Copyright SAP AG)

5. Wenn alle entsprechenden Eingaben erfolgt sind, markieren Sie POSITION OK. « Das Fenster »Warenausgang Bestellung« wird angezeigt. 6. Zum Speichern des Warenausgangs im abgebenden Lieferwerk klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Warenausgang Bestellung« wird angezeigt. Das Material wurde jetzt in den Transitbestand umgebucht und wird bei der Wareneingangsbuchung im empfangenden Werk aus diesem ausgebucht und dem Bestand des empfangenden Werkes zugebucht. Den dabei erzeugten Materialbeleg können Sie in der Abbildung 6.23 sehen.

Wareneingang im empfangenden Werk Mit dem Wareneingang zur Bestellung im empfangenden Werk wird das Material aus dem Transitbestand in den frei verwendbaren Bestand gebucht. Der Ablauf der Wareneingangsbuchung entspricht dem Zugang zu einer Bestellung eines externen Lieferanten.

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Bestandsführung

Abbildung 6.23 Materialbeleg anzeigen (Copyright SAP AG)

6.3.2 Lohnbearbeitung Bei der Lohnbearbeitungsabwicklung erhält der Lieferant Materialien (Komponenten), aus denen er das bestellte Endprodukt fertigt. Die Beistellkomponenten, die der Lieferant erhalten soll, werden in der Bestellung angegeben. Es lassen sich folgende Schritte unterscheiden: • Anlegen einer Bestellung zur Lohnbearbeitung (vgl. Kapitel 5, »Einkaufsabwicklung«) • Buchen der Beistellmaterialien (Komponenten) in den Lieferantenbeistellbestand • Erfassen des Wareneingangs zur Bestellung

Buchen in den Beistellbestand Die in der Bestellung angegebenen Komponenten müssen aus dem frei verwendbaren Bestand in den Lieferantenbeistellbestand gebucht werden. Für die Lieferung des Beistellmaterials an den Lieferanten kann über die Anwendungskomponente Vertrieb (SD) eine Lieferung mit Versandpapieren erzeugt werden. Werden keine umfangreichen Versandpapiere benötigt, kann der Warenausgang auf zwei Arten erfolgen. Die Buchung in den Beistellbestand kann entweder direkt aus der Bestandsführung heraus über eine Umbuchung erfolgen oder aus dem Einkauf über die Liste der LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten.

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6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | AUSWERTUNGEN | LB-BESTÄNDE Z. LIEF. auf. « Das Fenster »LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. Über das Feld Baugruppe schränken Sie auf sämtliche Komponenten ein, die laut Bestellung zur Baugruppe beizustellen sind. Zusätzlich können Sie über das Kontrollkästchen NUR LB-BEST. MIT UNTERDECKUNG die Listanzeige auf Lieferanten/Materialien einschränken, bei denen der Beistellbestand kleiner als der aufgrund von offenen Bestellungen benötigte Bestand ist. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.24). Wenn Sie auf die Drucktaste Bestandsübers. klicken, wird in die Bestandsübersicht zu dem markierten Material verzweigt. Aus der Übersicht heraus können direkt Warenausgänge gebucht oder Lieferungen erzeugt werden. 4. Markieren Sie die Positionen, die Sie umbuchen wollen.

Abbildung 6.24 LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten (Copyright SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste WARENAUSGANG BUCHEN. « Das Fenster »Warenausgang buchen« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.25). 6. Ergänzen Sie die angezeigten Daten um den Lagerort sowie die tatsächlich beigestellte Menge, und klicken Sie auf das Symbol . « Es wird eine Meldung ausgegeben, dass der Warenausgang gebucht wurde. In der Übersicht wird für die gebuchte Position die negative Menge des angezeigten LB-Bestands um die gebuchte Menge reduziert. 7. Zum Beenden klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Einkauf« wird angezeigt.

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Bestandsführung

Abbildung 6.25 Warenausgang buchen aus LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten

(Copyright SAP AG)

Wareneingang zur Lohnbearbeitungsbestellung

Abbildung 6.26 Wareneingang Anzeigen Materialbeleg (Copyright SAP AG)

Beim Wareneingang der gefertigten Baugruppe wird gleichzeitig der Verbrauch der Komponenten aus dem Beistellbestand des Lieferanten gebucht (retrograde Entnahme). Ein Mehr-/Minderverbrauch kann über eine Nachverrechnung gebucht werden. Der Ablauf der Wareneingangsbuchung entspricht dem vorgestellten Ablauf eines Wareneingangs zur Bestellung. Abbildung 6.26 zeigt den dabei erzeugten Materialbeleg. Erkennbar ist sowohl der Zugang ins Lager für die Baugruppe als auch die Entnahmebuchung aus dem Beistellbestand für die Komponente.

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6.4 Inventur

6.4 Inventur Zur Bilanzierung der Bestände muss jedes Unternehmen mindestens einmal pro Geschäftsjahr eine Inventur der Lagerbestände durchführen. Das R/3System unterstützt folgende Inventurverfahren: • Stichtagsinventur Zum Bilanzstichtag werden alle Bestände des Unternehmens körperlich aufgenommen. Jedes Material muss gezählt werden. In dieser Zeit ist das gesamte Lager für Materialbewegungen gesperrt. • Permanente Inventur Die Bestände werden laufend während des gesamten Geschäftsjahrs aufgenommen. Dabei muss sichergestellt sein, dass jedes Material mindestens einmal pro Jahr körperlich aufgenommen wird. • Stichprobeninventur An einem Stichtag werden zufällig ausgewählte Bestände des Unternehmens körperlich aufgenommen. Falls die Abweichungen zwischen Zählbestand und Buchbestand hinreichend klein sind, wird davon ausgegangen, dass die Buchbestände der nicht aufgenommenen Bestände korrekt sind. • Cycle-Counting Mithilfe des Cycle-Counting-Verfahrens werden Materialien während des Geschäftsjahrs mehrfach in bestimmten Zyklen inventarisiert. Welche Materialien in welchen Zeitabständen aufgenommen werden, wird mithilfe eines Kennzeichens im Materialstamm gesteuert. Die Inventur wird in folgenden Schritten durchgeführt: 1. Erstellen der Inventurbelege und Drucken der Inventuraufnahmelisten 2. Sperren der zu inventarisierenden Materialien oder Fixieren des Buchbestands zum Inventurzeitpunkt 3. Eingabe der Zählergebnisse 4. Ausgabe von Inventurdifferenzen 5. Erstellen von Nachzählbelegen bei großen Differenzen 6. Ausbuchen der Inventurdifferenzen Für jedes Material werden die einzelnen Inventuren aufgezeichnet.

Inventurbeleg anlegen Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | INVENTURBELEG | ANLEGEN auf. « Das Fenster »Inventurbeleg anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.28).

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Bestandsführung

Abbildung 6.27 Inventurablauf

Hier können Sie das geplante Zähldatum sowie den Ort der Inventur erfassen. Weiter besteht die Möglichkeit, eine Buchungssperre zu setzen, um Materialbewegungen für die aufzunehmenden Materialien zu verbieten. Im Feld INVENTURNUMMER kann eine Nummer oder ein Text erfasst werden, um für die spätere Bearbeitung mehrere Inventurbelege zu einem Vorgang zusammenzufassen. Über das Feld GRUPPIERUNGSART kann ein Kriterium definiert werden, das bei allen erfassten Materialien gleich sein muss (beispielsweise nur Materialien der Warengruppe 01). 2. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Inventurbeleg anlegen: Sammelbearbeitung« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.29). 3. Erfassen Sie die erforderlichen Daten. Im Feld BAR geben Sie die gewünschte Bestandsart an (z.B. Lager oder Qualitätsprüfung). Das Kontrollkästchen AME markieren Sie, wenn die Abwicklung in einer alternativen Mengeneinheit erfolgen soll. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Inventurbeleg anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

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6.4 Inventur

Abbildung 6.28 Inventurbeleg anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

Abbildung 6.29 Inventurbeleg anlegen: Sammelbearbeitung (Copyright SAP AG)

Inventurbeleg drucken Um die Inventurzählung durchführen zu können, müssen die Inventurbelege ausgedruckt werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | INVENTURBELEG | DRUCKEN auf. « Das Fenster »Inventurbeleg drucken« wird angezeigt. 2. Geben Sie die erforderlichen Selektionskriterien ein.

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Bestandsführung

3. Wählen Sie das Symbol . « Das Fenster »Drucken:« wird angezeigt. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste DRUCKANSICHT. « Das Fenster »Druckansicht für ...« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.30).

Abbildung 6.30 Inventurbeleg: Druckansicht für ... (Copyright SAP AG)

5. Um den Beleg auszudrucken, klicken Sie auf das Symbol klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Inventurbeleg drucken« wird angezeigt.

. Andernfalls

Inventurzählung erfassen Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | ZÄHLUNG | ERFASSEN auf. « Das Fenster »Inventurzählung erfassen: Einstieg« wird angezeigt. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Inventurzählung erfassen ...: Sammelbearbeitung« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.31). 4. Erfassen Sie die Zählmengen für die einzelnen Materialien. Um die Zählmenge null für eine Position zu erfassen, markieren Sie das Kontrollkästchen NZ. 5. Zum Speichern der Zählung klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Inventurzählung erfassen: Einstieg« wird angezeigt.

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6.4 Inventur

Abbildung 6.31 Inventurzählung erfassen ...: Sammelbearbeitung (Copyright SAP AG)

Differenzliste drucken Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | DIFFERENZ | DIFFERENZENLISTE auf. « Das Fenster »Inventurdifferenzliste« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionsbedingungen ein. Sie können beispielsweise nach bestimmten Inventurbelegen oder Materialien selektieren. Darüber hinaus können Sie die Art der Listanzeige auswählen (einfache Liste, gruppiert nach Inventurbelegen, gruppiert nach Werken). 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Differenzliste drucken« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.32). Über LISTE | DRUCKEN können Sie die Differenzliste auf einem Drucker ausgeben. Über die Drucktaste DIFFERENZ BUCHEN können Sie für ausgewählte Positionen die Inventurdifferenz ausbuchen. Weitere Informationen aus dem Inventurbeleg können Sie über EINSTELLUNGEN | ANZEIGEVARIANTE | AKTUELLE einblenden. 4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Inventurdifferenzliste« wird angezeigt. Um bei größeren Differenzen eine Nachzählung zu veranlassen, rufen Sie über den Knoten »Inventur« im Fenster »SAP Easy Access« die Funktion INVENTURBELEG | NACHZÄHLEN auf.

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Bestandsführung

Abbildung 6.32 Differenzliste drucken (Copyright SAP AG)

Inventurdifferenzen buchen Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | DIFFERENZ | BUCHEN auf. « Das Fenster »Inventurdifferenz buchen: Einstieg« wird angezeigt. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Inventurdifferenz buchen ...: Auswahlbild« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.33). Hier sehen Sie für jede Position des Inventurbelegs die Differenzmenge und den Differenzbetrag. Dort können Sie auch pro Buchungsposition einen Grund für die festgestellte Differenz erfassen, sofern die dafür notwendigen Einstellungen im Customizing vorhanden sind. 4. Markieren Sie die zu buchenden Positionen.

Abbildung 6.33 Inventurdifferenz buchen ...: Auswahlbild (Copyright SAP AG)

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6.5 Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung

5. Klicken Sie auf die Drucktaste INVENTURHISTORIE. « Das Fenster »Inventurhistorie anzeigen ...« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.34). In diesem Fenster werden der Status der Inventur und die einzelnen Mengenfelder detailliert angezeigt.

Abbildung 6.34 Inventurdifferenz buchen ...: Inventurhistorie anzeigen ...

(Copyright SAP AG)

6. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Inventurdifferenz buchen ...: Auswahlbild« wird angezeigt. 7. Zum Buchen wählen Sie das Symbol . « Das Fenster »Inventurdifferenz buchen: Einstieg« wird angezeigt.

6.5

Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung

Die Auswertungen der Bestandsführung lassen sich in Bestandsübersichten, Materialbewegungslisten und das Bestandscontrolling unterteilen. Mit den Funktionen des Bestandscontrollings können auf einfache Weise jene Materialien ermittelt werden, die eine hohe Kapitalbindung, einen ineffizienten Bestandsanteil, eine Überreichweite oder eine lange Periode ohne Verbrauch aufweisen und somit einer genaueren Überprüfung bedürfen. Die Funktionen des Bestandscontrollings erreichen Sie im »Easy Access« über den Menüpfad LOGISTIK | LOGISTIK-CONTROLLING | BESTANDSCONTROLLING. Eine Zusammenfassung verschiedener Auswertungen aus dem Bereich »Bestandsführung« finden Sie im »Easy Access« über den Menüpfad INFOSYSTEME | LOGISTIK | BESTANDSFÜHRUNG. Wichtige Listen außerhalb des Bestandscontrollings sind: • Materialbelegliste • Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste

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Bestandsführung

• Bestandsübersicht • Werksverfügbarkeit Die aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste wird in Kapitel 4, »Materialdisposition«, behandelt.

Materialbelegliste Der Materialbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht und dient als Nachweis der mengenmäßigen Veränderung durch eine oder mehrere Bewegungen sowie als Informationsquelle für nachgelagerte Anwendungen. Über die Materialbelegliste können Warenbewegungen flexibel auf Ebene von Einzelbelegen ausgewertet werden. Im Release 4.7 kann über Einstellungen im Customizing sowohl die zur Verfügung stehende Selektionsauswahl, als auch der Informationsgehalt der angezeigten Materialbelegliste beeinflusst werden. Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit über Anzeigevarianten Informationen aus dem Materialbeleg ein- oder auszublenden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | UMFELD | LISTANZEIGEN | MATERIALBELEGE auf. « Das Fenster »Materialbelegliste« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Materialbelege« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.35).

Abbildung 6.35 Materialbelege (Copyright SAP AG)

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6.5 Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung

Sie sehen jetzt eine Liste der Materialbelege, die den gewählten Selektionskriterien entsprechen. Der Umfang der angezeigten Informationen hängt von der aktuellen Anzeigevariante ab.

Abbildung 6.36 Wareneingang: Anzeigen Materialbeleg (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie doppelt auf den Materialbeleg, den Sie auswählen wollen. « Bei »Umbuchungen/Umlagerungen« und »Warenausgängen« wird das Fenster »Materialbeleg ... anzeigen: Übersicht« angezeigt. Bei Vorgängen zu Wareneingängen wird die Anzeige des Materialbelegs der Wareneingangsbearbeitung angezeigt. In diesem Fenster sehen Sie den Einzelbeleg, den Sie ausgewählt haben. Als Beispiel zeigt die Abbildung 6.36 einen Beleg, der über die Wareneingangsbearbeitung erzeugt wurde. 5. Klicken Sie im Register BELEGINFO auf die Drucktaste RW-BELEGE. « Das Fenster »Belegübersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.37). Falls mehrere Belege des Rechnungswesens existieren, wird zunächst das Fenster »Liste der Belege im Rechnungswesen« eingeblendet. Dort können Sie den Buchhaltungsbeleg oder den Kostenrechnungsbeleg auswählen.

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Bestandsführung

Abbildung 6.37 Rechnungswesen Belegübersicht (Copyright SAP AG)

Bestandsübersicht Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | UMFELD | BESTAND | BESTANDSÜBERSICHT auf. « Das Fenster »Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge« wird angezeigt. 2. Geben Sie die gewünschten Daten ein. Falls Sie das Kontrollkästchen KEINE NULLBESTANDSZEILEN ANZEIGE nicht markieren, werden alle Werke/Lagerorte aufgelistet, die für das Material definiert wurden. Dabei ist es unerheblich, ob dort ein Bestand vorhanden ist. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.38). In diesem Fenster sehen Sie die Bestände der einzelnen organisatorischen Einheiten, getrennt nach Bestandsarten. Weitere Bestandsarten werden durch einen Mausklick auf bzw. angezeigt. 4. Markieren Sie ein Werk. 5. Rufen Sie UMFELD | OFFENE BESTELLUNGEN auf. « Das Fenster »Einkaufsbelege zum Material« wird angezeigt. Hier werden alle Bestellungen für ein Material aufgelistet, für die noch ein Wareneingang (Endlieferungskennzeichen der Bestellung nicht gesetzt). Ebenfalls angezeigt werden Bestellungen mit offenem Rechnungseingang. Für jede Bestellung kann die Bestellentwicklung aufgerufen werden.

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6.6 Praxisfall: Kontierte Bestellungen

Abbildung 6.38 Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge

(Copyright SAP AG)

6. Klicken Sie auf die Drucktaste EINTEILUNGEN. « Das Fenster »Einteilungen Bestellung ...« wird angezeigt. Hier sehen Sie die Liefertermine (erwarteter Wareneingang) der ausgewählten Bestellung.

6.6

Praxisfall: Kontierte Bestellungen

Problemstellung Bei der Erfassung eines Wareneingangs zu einer kontierten Bestellung erfolgt kein Zugang ins Lager, sondern in den Verbrauch des jeweiligen Kostenträgers. Der Erfasser erkennt dies bei der Wareneingangsbuchung am Feld KONTIERTYP und am fehlenden Feld LAGERORT. Falls zum Zeitpunkt des Wareneingangs die Verbrauchsbuchung nicht direkt erfolgen, sondern das Material zunächst in das Lager übernommen werden soll, entsteht ein Problem, da die Verbrauchsbuchung automatisch beim Erfassen des Zugangs der Bestellung erfolgt. Das gleiche Problem ergibt sich, wenn nur eine Teilmenge verbraucht wird und der Rest ans Lager gehen soll.

Lösung Zur Lösung des Problems existieren prinzipiell zwei Ansätze: • Für bestandsgeführte Artikel werden keine kontierten Bestellungen im System erfasst. Eine Entnahme erfolgt immer aus dem Lager. Diese Lösung bietet sich an, wenn im Regelfall die kontierten Bestellungen auf das Lager vereinnahmt werden müssen, anderenfalls zieht sie einen erhöhten Aufwand bei der WE-Erfassung nach sich. Diese Lösung gibt zwar eine klare Handlungsanweisung vor, ist andererseits jedoch wenig flexibel.

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Bestandsführung

• Die Wareneingangsbuchung erfolgt zusammen mit der Kontierung. Der Zugang zum Lager wird in einem zweiten Schritt mit einer Stornobuchung »Kostenstelle an Lager« gebucht. Die Entnahme erfolgt dann zum Verbrauchszeitpunkt aus dem Lager. Die Lösung ist vorteilhaft, wenn der Zugang zum Lager die Ausnahme darstellt, ansonsten erfordert sie einen höheren Aufwand bei der WE-Erfassung. Diese Lösung ist aber flexibler als die erstgenannte und nutzt die Möglichkeiten des SAP-Standards besser aus. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG | MIGO_GI-WARENAUSGANG auf. « Das Fenster »Warenausgang Bestellung« wird angezeigt. 2. Geben Sie STORNO ZUM MATERIALBELEG ein. « Das Fenster »Storno Materialbeleg« wird angezeigt. 3. Geben Sie die Belegnummer des entsprechenden Wareneingangs ein.

Abbildung 6.39 Stornobuchung; Warenausgang erfassen: Sammelbearbeitung

(Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Stornobuchung Warenausgang erfassen: Sammelbearbeitung« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.39). Hier müssen Sie die Kostenstelle und die gewünschten Materialien und Mengen angeben. 5. Geben Sie die gewünschten Daten ein. 6. Klicken Sie auf das Symbol .

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6.7 Praxisfall: Warenbewegung aus »Eigenfertigung« ohne PP

Einen Sonderfall stellt die kontierte Bestellung zu Artikeln ohne Materialnummer dar. Hier kann ein Zugang zum Lager erst dann erfolgen, wenn ein Stammsatz angelegt und die Bestellung entsprechend geändert wurde. Die Position wird mit der Materialnummer erfasst. Die WE-Buchung zur Bestellung kann dann wie oben beschrieben abgewickelt werden.

6.7

Praxisfall: Warenbewegung aus »Eigenfertigung« ohne PP

Problemstellung Im Rahmen der Einführung der Anwendungskomponente »Materialwirtschaft« soll die Fertigung von Materialien (beispielsweise die Eigenfertigung von Ersatzteilen, die Konfektionierung von Einzelmaterialien zu einem verkaufsfähigen Set) in SAP R/3 abgebildet werden. Dazu soll aufgrund des geringen Volumens (Wert bzw. Menge) nicht die Anwendungskomponente »Produktionsplanung und -steuerung (PP)« eingesetzt werden. Abgebildet werden soll einerseits der Verbrauch von Rohstoffen, andererseits der Zugang der daraus erstellten Materialien ins Lager. Anfallende Lohnkosten sollen bei Bedarf ebenfalls erfasst werden können.

Lösung Um die Kosten der Fertigung zu erfassen, kann in der Kostenrechnung (Anwendungskomponente CO) ein Innenauftrag »Eigenfertigung« angelegt werden. Dieser Innenauftrag muss gemäß seiner Auftragsart Materialbewegungen zulassen. Entsprechend den Anforderungen kann ein Auftrag jeweils für ein Jahr oder einen Monat verwendet werden. Dieser Innenauftrag übernimmt quasi die Funktion eines Fertigungsauftrags. Bei der Entnahme der Rohstoffe wird der Warenausgang kontiert und auf den Innenauftrag »Eigenfertigung« gebucht (Bewegungsart 261 – »Warenausgang für Auftrag«). Gegebenenfalls kann der Warenausgang auch mit Bezug zu einer Stückliste erfolgen. Der Wareneingang des »produzierten« Materials wird anschließend mit der Bewegungsart 521 – »Zugang ohne Fertigungsauftrag« gebucht. Hierbei wird ebenfalls der Innenauftrag »Eigenfertigung« kontiert. Die Differenz zwischen Zu- und Abgängen bleibt als Saldo auf dem Innenauftrag stehen und kann im Controlling abgerechnet werden. Weitere Belastungen (z.B. Lohnkosten) können innerhalb des Controllings ebenfalls auf den Innenauftrag gebucht werden.

6.8

Beispiel Customizing

Anhand des Endlieferungskennzeichens und der Bewegungsart soll das Customizing der Bestandsführung vorgestellt werden.

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Bestandsführung

Endlieferungskennzeichen Das Endlieferungskennzeichen steuert bei der Erfassung von Warenbewegungen, ob beispielsweise nach einem Wareneingang zu einer Bestellung noch weitere Lieferungen zu erwarten sind. Das Endlieferungskennzeichen kann vom System werksabhängig automatisch gesetzt werden, wenn die Wareneingangsmenge innerhalb der in der Bestellung definierten Toleranzen liegt. Ausgangspunkt SAP Easy Access 1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | SPRO_PROJEKTBEARBEITUNG auf. « Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP Referenz-IMG. « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt. 3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 Customizing-Einführungsleitfaden den Menüpfad MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG UND INVENTUR | WARENEINGANG | ENDLIEFERUNGSKENNZEICHEN SETZEN auf. « Das Fenster »Sicht »Vorschlag Endauslieferungskennzeichen« ändern: Übersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.40).

Abbildung 6.40 Sicht »Vorschlag Endauslieferungskennzeichen« ändern: Übersicht

(Copyright SAP AG)

Für jedes Werk können Sie hier markieren, ob das System das Endlieferungskennzeichen automatisch vorschlagen soll. 4. Zum Beenden klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

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6.8 Beispiel Customizing

Bewegungsart Die einzelnen Materialbewegungen werden anhand ihrer Bewegungsart unterschieden. Die Bewegungsart hat Steuerungsfunktionen für die Fortschreibung der Mengenfelder, der Bestands- und Verbrauchskonten und für den Bildaufbau zur Belegerfassung. Im Folgenden wird ein Überblick über die Möglichkeiten zum Customizing der Bewegungsarten anhand der Bewegungsart 101 – »Wareneingang zur Bestellung« gegeben. Es können auch eigene Bewegungsarten auf der Basis bereits vorhandener definiert werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access 1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | SPRO_PROJEKTBEARBEITUNG auf. « Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP REFERENZ-IMG. « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt. 3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEITFADEN | MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | BEWEGUNGSARTEN | BEWEGUNGSARTEN KOPIEREN, ÄNDERN auf. « Das Fenster »Feldauswahl« wird angezeigt. 4. Markieren Sie das Kontrollkästchen BEWEGUNGSART, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Arbeitsbereich festlegen: Eingabe« wird angezeigt. « Das Fenster »Sicht ›Bewegungsart‹ ändern: Detail« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.41).Geben Sie die Bewegungsart 101 ein, und klicken Sie auf das Symbol . In rechten Fensterbereich werden die Parameter für die Erfassungssteuerung und die Fortschreibungssteuerung gepflegt. Es kann beispielsweise festgelegt werden, wie der Druck eines Warenbegleitscheins erfolgen soll (Feld POSITION DRUCKEN) oder ob für die Warenbewegung die Eingabe eines Grunds erforderlich ist (Feld STEUERUNG GRUND). Darüber hinaus kann über das Feld STATISTIKRELEVANT die Fortschreibung im Bestandscontrolling (BCO) bestimmt werden. Über den linken Fensterbereich »Dialogstruktur« kann zwischen den einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten gewechselt werden. Die Auswahl erfolgt durch Doppelklick auf eine angezeigte Bearbeitungsmöglichkeit. 5. Klicken Sie im Fensterbereich »Dialogstruktur« auf den Eintrag »Verbuchungsteuerung/WM-Bewegungsarten«. « Im rechten Fensterbereich werden die Einstellungen zur Verbuchungssteuerung als Tabellenübersicht angezeigt. Zu jedem Eintrag kann über SPRINGEN | DETAIL ein Detailbild aufgerufen werden. 6. Zum Beenden klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

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Bestandsführung

Abbildung 6.41 Customizing Bewegungsarten: »Sicht ›Bewegungsart‹ ändern: Detail«

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6.9

Fragen

1. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Bestandsführung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Erfassung aller Materialbewegungen in Wareneingang, Qualitätskontrolle und Lager b) Mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände c) Erstellung von Belegen, die als Grundlage für die Mengen- und Wertfortschreibung und gleichzeitig als Nachweis für die Bewegungen dienen d) Fortschreibung der Bestellentwicklung e) Unterstützung der Inventur 2. Welche Anforderungen werden an ein Bestandsführungssystem gestellt? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Informationen über die aktuelle Höhe und Struktur der Bestände und ihre Veränderung in einem bestimmten Zeitraum b) Informationen über Lieferanten c) Informationen über die Verfügbarkeit von Beständen (Reservierungen, Bestellbestände) d) Durchführung der Inventur e) Überwachung der Abweichungen zwischen Soll- und Istverbrauch f) Gewährleistung einer fehlerfreien Lagerführung, Protokollierung aller Materialbewegungen

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6.9 Fragen

3. Welche Bestandsarten gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Freier Lagerbestand b) Sperrbestand c) Bestellbestand d) Sicherheitsbestand e) Meldebestand f) Höchstbestand g) Konsignationsbestände 4. Was versteht man unter einem Materialbeleg? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Er beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht. b) Er beschreibt die Warenbewegung aus Sicht des Rechnungswesens. c) Er dient als Nachweis für eine oder mehrere Bewegungen. 5. Was versteht man unter einem Buchhaltungsbeleg? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Ein Buchungsbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Sicht des Lagers. b) Er beschreibt die Warenbewegung aus Buchhaltungssicht. c) Er bezieht sich immer auf einen Buchungskreis. d) Er beschreibt die Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung. 6. Welche Bewegungsarten gibt es in der Bestandsführung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Wareneingang zur Bestellung (101) b) Wareneingang zur Rechnung (103) c) Rücklieferung zur Bestellung (122) d) Warenausgang für Kostenstelle (201) e) Umlagerung (301) f) Warenausgang Bestandsaufnahme (563) 7. Welche Vorteile ergeben sich aus einem Wareneingang mit Bestellbezug? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Vorschlag der Bestelldaten beim Erfassen der Wareneingangsdaten b) Über- und Unterlieferungen bereits beim Wareneingang feststellbar c) Fortschreibung der Wareneingangsdaten in Bestellentwicklung und Lieferantenbeurteilung d) Bewertung des Wareneingangs aufgrund des Bestell- bzw. Rechnungspreises

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Bestandsführung

8. Nennen Sie Beispiele für Wareneingänge ohne Bestellbezug. Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Bestandsaufnahme (z.B. bei Übernahme von Beständen aus einem Altsystem) b) Externe Wareneingänge ohne Bestellungen c) Interne Wareneingänge mit Fertigungsauftrag d) Interne Wareneingänge ohne Fertigungsauftrag e) Kostenlose Lieferung vom Lieferanten 9. Welche Arten der Verfügbarkeitsprüfung gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Verfügbarkeitsprüfung über die Bestandsart im Rahmen der Bestandsführung b) Prüfung des verfügbaren Bestands in der Disposition c) Prüfung des verfügbaren Bestands durch den Einkäufer 10. Welche Arten der Rücklieferung an Lieferanten unterscheidet man? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Rücklieferung zur Bestellung (Bewegungsart 122) b) Retoure zur Lieferung (Bewegungsart 602) c) Retoure zur Bestellung (Bewegungsart 161) d) Rücklieferung aus WE-Sperrbestand (Bewegungsart 124) 11. In welche Schritte lässt sich die Abwicklung der Umlagerungsbestellung untergliedern? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Anlegen der Umlagerungsbestellung b) Erfassen des Warenausgangs im abgebenden Werk c) Umbuchung der Bestände zwischen den Werken d) Buchen des Wareneingangs zur Bestellung im empfangenden Werk 12. Aus welchen Schritten besteht die Lohnbearbeitungsabwicklung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Anlegen einer Bestellung zur Lohnbearbeitung b) Buchen der Beistellmaterialien (Komponenten) in den Lieferantenbeistellbestand c) Erfassen des Wareneingangs zur Bestellung d) Erfassen des Warenausgangs der Beistellmaterialien 13. Aus welchen Schritten besteht der Inventurablauf? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Erstellen der Inventurbelege und Drucken der Inventuraufnahmelisten b) Sperren der zu inventarisierenden Materialien c) Eingabe der Zählergebnisse d) Ausgabe von Inventurdifferenzen e) Erstellen von Nachzählbelegen bei großen Differenzen f) Verschrottung von Materialien g) Ausbuchen der Inventurdifferenzen

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6.10 Lösungen

6.10 Lösungen 1. Welches sind die wichtigstn Aufgaben der Bestandsführung? a) Richtig Erfassung aller Materialbewegungen in Wareneingang, Qualitätskontrolle und Lager b) Richtig Mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände c) Richtig Erstellung von Belegen, die die Grundlage für die Mengenund Wertfortschreibung bilden und gleichzeitig als Nachweis für die Bewegungen dienen d) Falsch Fortschreibung der Bestellentwicklung e) Richtig Unterstützung der Inventur 2. Welche Anforderungen werden an ein Bestandsführungssystem gestellt? a) Richtig Informationen über die aktuelle Höhe und Struktur der Bestände und ihre Veränderung in einem bestimmten Zeitraum b) Falsch Informationen über Lieferanten c) Richtig Informationen über die Verfügbarkeit von Beständen (Reservierungen, Bestellbestände) d) Richtig Durchführung der Inventur e) Richtig Überwachung der Abweichungen zwischen Soll- und Istverbrauch f) Richtig Gewährleistung einer fehlerfreien Lagerführung, Protokollierung aller Materialbewegungen 3. Welche Bestandsarten gibt es? a) Richtig Freier Lagerbestand b) Richtig Sperrbestand c) Richtig Bestellbestand d) Falsch Sicherheitsbestand e) Falsch Meldebestand f) Falsch Höchstbestand g) Richtig Konsignationsbestände 4. Was versteht man unter einem Materialbeleg? a) Richtig Er beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht. b) Falsch Er beschreibt die Warenbewegung aus Sicht des Rechnungswesens. c) Richtig Er dient als Nachweis für eine oder mehrere Bewegungen. 5. Was versteht man unter einem Buchhaltungsbeleg? a) Falsch Ein Buchhaltungsbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Sicht des Lagers. b) Richtig Er beschreibt die Warenbewegung aus Buchhaltungssicht. c) Richtig Er bezieht sich immer auf einen Buchungskreis. d) Richtig Er beschreibt die Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung.

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Bestandsführung

6. Welche Bewegungsarten gibt es in der Bestandsführung? a) Richtig Wareneingang zur Bestellung (101) b) Falsch Wareneingang zur Rechnung (103) c) Richtig Rücklieferung zur Bestellung (122) d) Richtig Warenausgang für Kostenstelle (201) e) Richtig Umlagerung (301) f) Falsch Warenausgang Bestandsaufnahme (563) 7. Welche Vorteile ergeben sich aus einem Wareneingang mit Bestellbezug? a) Richtig Vorschlag der Bestelldaten beim Erfassen der Wareneingangsdaten b) Richtig Über- und Unterlieferungen bereits beim Wareneingang feststellbar c) Richtig Fortschreibung der Wareneingangsdaten in Bestellentwicklung und Lieferantenbeurteilung d) Richtig Bewertung des Wareneingangs aufgrund des Bestell- bzw. Rechnungspreises 8. Nennen Sie Beispiele für Wareneingänge ohne Bestellbezug. a) Richtig Bestandsaufnahme (z.B. bei Übernahme von Beständen aus einem Altsystem) b) Richtig Externe Wareneingänge ohne Bestellungen c) Falsch Interne Wareneingänge mit Fertigungsauftrag d) Richtig Interne Wareneingänge ohne Fertigungsauftrag e) Richtig Kostenlose Lieferung vom Lieferanten 9. Welche Arten der Verfügbarkeitsprüfung gibt es? a) Richtig Verfügbarkeitsprüfung über die Bestandsart im Rahmen der Bestandsführung b) Richtig Prüfung des verfügbaren Bestands in der Disposition c) Falsch Prüfung des verfügbaren Bestands durch den Einkäufer 10. Welche Arten der Rücklieferung an Lieferanten unterscheidet man? a) Richtig Rücklieferung zur Bestellung (Bewegungsart 122) b) Falsch Retoure zur Lieferung (Bewegungsart 602) c) Richtig Retoure zur Bestellung (Bewegungsart 161) d) Richtig Rücklieferung aus WE-Sperrbestand (Bewegungsart 124) 11. In welche Schritte lässt sich die Abwicklung der Umlagerungsbestellung untergliedern? a) Richtig Anlegen der Umlagerungsbestellung b) Richtig Erfassen des Warenausgangs im abgebenden Werk c) Richtig Umbuchung der Bestände zwischen den Werken d) Richtig Buchen des Wareneingangs zur Bestellung im empfangenden Werk

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6.10 Lösungen

12. Aus welchen Schritten besteht die Lohnbearbeitungsabwicklung? a) Richtig Anlegen einer Bestellung zur Lohnbearbeitung b) Richtig Buchen der Beistellmaterialien (Komponenten) in den Lieferantenbeistellbestand c) Richtig Erfassen des Wareneingangs zur Bestellung d) Falsch Erfassen des Warenausgangs der Beistellmaterialien 13. Aus welchen Schritten besteht der Inventurablauf? a) Richtig Erstellen der Inventurbelege und Drucken der Inventuraufnahmelisten b) Richtig Sperren der zu inventarisierenden Materialien c) Richtig Eingabe der Zählergebnisse d) Richtig Ausgabe von Inventurdifferenzen e) Richtig Erstellen von Nachzählbelegen bei großen Differenzen f) Falsch Verschrottung von Materialien g) Richtig Ausbuchen der Inventurdifferenzen

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Kapitel 7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung 7.1

Anforderungen an die Rechnungsprüfung

373

7.2

Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung

373

7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5

Buchen von Rechnungen Mehrwertsteuer Skonto Bezugsnebenkosten Rechnung hinzufügen Gutschrift hinzufügen

376 378 378 379 380 383

7.4

Automatische Wareneingangsabrechnung

385

7.5

Sperrung und Freigabe von Rechnungen

387

7.6

Kontenbewegungen beim Buchen von Rechnungen

389

7.7

Umbewertung von Material

390

7.8

Praxisfall: Rechnungen ohne Bezug

392

7.9

Beispiel Customizing

393

7.10

Fragen

394

7.11

Lösungen

395

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7

Rechnungsprüfung und Materialbewertung Die Rechnungsprüfung stellt die Verbindung zwischen Materialwirtschaft und Rechnungswesen her. Die eingegangenen Rechnungen und Gutschriften werden erfasst und auf sachliche, rechnerische und wertmäßige Richtigkeit geprüft. Bei der Erfassung einer Rechnung werden folgende Daten verwendet: • Materialstamm (Kontenzuordnung, Bewertungspreis, Preissteuerung) • Lieferantenstamm (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Lieferantennummer) • Bestellung (Materialpreis, Liefer- und Zahlungsbedingungen) • Wareneingang (Bestände, gelieferte Menge, Bezugsnebenkosten) Daher setzt der sinnvolle Einsatz der Rechnungsprüfung innerhalb des R/3Systems voraus, dass auch die Komponenten Einkauf und Bestandsführung verwendet werden. Beim Buchen einer Rechnung werden Informationen weitergeleitet an die: • Materialwirtschaft (Durchschnittspreis, Menge, Bestellhistorie) • Buchhaltung (Bestandsbuchungen, Verbindlichkeitsbuchungen, Preisdifferenzen) • Kostenrechnung (Kostenstellen, Innenaufträge) Zu den Tätigkeiten bei der Rechnungsprüfung gehören: • die Eingabe der Rechnungsdaten zu den erhaltenen Rechnungen und Gutschriften • das Prüfen der Rechnungsdaten auf ihre inhaltliche Richtigkeit • das Buchen auf die sich aus der Rechnung ergebenden Konten des Rechnungswesens (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung) • das Fortschreiben wichtiger Daten (z.B. offene Posten und Materialpreise) • die Bearbeitung von zur Zahlung gesperrten Rechnungen (im Falle zu großer Abweichungen von der Bestellung)

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Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Abbildung 7.1

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Das Umfeld der Rechnungsprüfung

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7

7.1 Anforderungen an die Rechnungsprüfung

7.1

Anforderungen an die Rechnungsprüfung

Beim Rechnungseingang muss eine Beziehung zwischen Lieferantenrechnung und Bestellung bzw. Wareneingang hergestellt werden. In der Rechnungsprüfung werden die Rechnungsdaten erfasst und mit den entsprechenden Bestellangaben verglichen. Nach der Prüfung wird der ermittelte Rechnungsbetrag zur Zahlung angewiesen. Rechnungsprüfungssysteme bieten Unterstützung, wenn Preise, Mengen, Termine usw. von Eingangsrechnungen abweichen, wobei Toleranzgrenzen vorgegeben werden können. Die Rechnungsprüfung greift auf Daten aus den vorgelagerten Arbeitsgebieten »Einkauf« und »Bestandsführung« zurück. Ferner dienen Eingangsrechnungsbelege als Buchungsbelege in der Finanzbuchhaltung und in der Kostenrechnung. Durch Angabe der Bestell- oder Wareneingangsnummer werden Rechnungen automatisch generiert und auf die entsprechenden Konten gebucht. Der manuelle Aufwand ist dadurch wesentlich geringer. Aufgrund der Diskrepanz zwischen den Bearbeitungskosten einer Lieferantenrechnung und deren Wert sowie zur Beschleunigung von Wertflüssen steht im R/3-System eine automatische Rechnungserstellung in Verbindung mit dem Wareneingang zur Verfügung. Das heißt, das R/3-System kann so eingestellt werden, dass automatisch eine Rechnung erstellt werden kann, wenn ein Wareneingang gebucht wird. Voraussetzung hierfür ist, dass in der Bestellung und im Lieferantenstammsatz das Kennzeichen »autom.WE-Abrechn.« gesetzt ist.

7.2

Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung

Um eine Rechnung zu erfassen, müssen die erforderlichen Daten vom Rechnungsprüfer eingegeben werden. Bezieht sich die Rechnung auf eine Bestellung, so schlägt das System nach Eingabe der Bestellnummer fast alle Eingaben vor. Bei Abweichungen zwischen Bestellung bzw. Wareneingang und Rechnung sowie beim Überschreiten definierter Toleranzen wird eine Warnung ausgegeben. Liegen die Differenzen außerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen, wird die Rechnung zwar gebucht, jedoch zur Zahlung gesperrt. Der Ablauf der Rechnungsprüfung ist in den Abbildungen 7.2, 7.3 und 7.4 dargestellt.

373

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7

Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Rechnung mit Bezug ist eingetroffen

Kreditor ermitteln

Kreditor ist ermittelt

Rechnungsbetrag erfassen

Rechnungsbetrag ist erfasst

Bezugspositionen auswählen

xor

Position mit Bestellbezug ausgewählt und ergänzt

Position mit Wareneingang/ Bezug ausgewählt und ergänzt

Pos. mit Bezug zu vorgepl. Bezugsnebenkosten erfasst

xor

Saldo prüfen

Abbildung 7.2

374

Prozesskette »Rechnungsprüfung durchführen (1)« (Copyright SAP AG)

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7

7.2 Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung

Saldo prüfen

xor

Saldo ist ungleich Null

Rechnungspositionen nachbearbeiten

xor

Saldo ist Null

Sperrgrund prüfen und ggf. setzen

Abbildung 7.3

Prozesskette »Rechnungsprüfung durchführen (2)« (Copyright SAP AG)

375

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7

Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Sperrgrund prüfen und ggf. setzen

Sperrgrund ist geprüft und gesetzt

Rechnung buchen

xor

Rechnung ist gebucht und zur Zahlung gesperrt

Abweichungen klären und Rechnung freigeben

xor

Rechnung ist gebucht und zur Zahlung freigegeben

Abbildung 7.4 Prozesskette »Rechnungsprüfung durchführen (3)« (Copyright SAP AG)

7.3

Buchen von Rechnungen

Eine Rechnung enthält eine Vielzahl von Informationen, z.B.: • Rechnungssteller • Bezug zu Bestellung/Wareneingang • Höhe des Steuerbetrags

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7

7.3 Buchen von Rechnungen

Falls die Rechnung eindeutig einem Vorgang zugeordnet wird, kann im Rahmen der Rechnungsprüfung auf bestimmte Vorschlagswerte zurückgegriffen werden. Dies sind beispielsweise: • Zahlungsbedingungen • Zu berechnende Mengen • Zu erwartende Beträge je Position Beim Buchen einer Rechnung führt das System folgende Schritte aus: • Ein Buchungsbeleg wird erstellt. • Die Buchungen auf die einzelnen Sachkonten werden vorgenommen. • Der Materialstamm wird fortgeschrieben. • Die Bestellentwicklung wird fortgeschrieben. Bei der Erfassung der Rechnungen ermittelt das System die Konten, die für diese Rechnung bebucht werden müssen, und erzeugt zusätzlich – falls erforderlich – automatische Buchungen für: • Preisabweichungen • Umsatzsteuer • Skontoverrechnungen Ergibt sich durch die eingegebenen Werte ein Saldo ungleich null, so muss der Rechnungsprüfer seine Eingaben entsprechend korrigieren. Eine Verbuchung ist erst dann möglich, wenn der Saldo der Rechnungspositionen gleich null ist. Beim Buchen der Rechnung werden bestimmte Daten (z.B. Durchschnittspreis) und Statistiken (z.B. Bestellentwicklung) fortgeschrieben. Man unterscheidet folgende Arten der Rechnungsprüfung: • Bestellbezogene Rechnungen Eine Abrechnung ist für alle Positionen einer Bestellung möglich. Dabei werden alle Lieferungen zu einer Position addiert und gemeinsam gebucht. Für die berechnete Menge muss zu diesem Zeitpunkt noch kein Wareneingang erfolgt sein. Der Benutzer muss das Belegdatum, die Bestellnummer, den Rechnungsbetrag und den Steuerbetrag eingeben. Die übrigen Daten werden aus der Bestellung, der Bestellentwicklung oder den Systemeinstellungen übernommen. • Wareneingangsbezogene Rechnungen Bei der wareneingangsbezogenen Rechnungsprüfung wird jede einzelne Lieferung separat abgerechnet. Für die berechnete Menge muss der Wareneingang bereits erfasst sein. Die WE-bezogene Rechnungsprüfung muss in der Bestellposition vereinbart werden. • Rechnungen ohne Bezug Die Buchung erfolgt direkt auf ein Material-, Sach- oder Anlagenkonto.

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7

Rechnungsprüfung und Materialbewertung

7.3.1 Mehrwertsteuer In den zu erfassenden Rechnungen ist in der Regel Mehrwertsteuer enthalten. Dabei wird die Mehrwertsteuer entweder als Prozentsatz oder als Steuerbetrag angegeben. Diese Steuerdaten müssen beim Bearbeiten einer Rechnung angegeben werden. Die entsprechenden Buchungszeilen erstellt das System automatisch. Es überprüft die Stimmigkeit von Rechnungsbetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Unstimmigkeiten wird der Benutzer gewarnt, die Buchung wird aber dennoch zugelassen. Die Steuerdaten werden im Fenster »Rechnung erfassen: Kreditorenposition« in der Feldgruppe BUCHUNG eingegeben. Im Feld STEUERBETRAG kann der auf der Rechnung ausgewiesene Steuerbetrag eingegeben werden. Falls das Kontrollkästchen STEUER RECHNEN markiert ist, wird der Steuerbetrag auf der Basis der Eingaben in den Feldern BETRAG und STEUERKENNZEICHEN berechnet. Es werden dann aber keine automatischen Kleinmengendifferenzen gebucht, auch wenn dies im System so eingestellt ist. Das heißt, wenn die Steuer vom System ermittelt wird, muss der Saldo der Belegpositionen gleich null sein. Das Steuerkennzeichen ist ein Schlüssel, über den die Steuerart und der Prozentsatz der Steuern festgelegt werden.

Buchung von Steuern Die in der Rechnung enthaltene Vorsteuer wird an den jeweiligen Kreditor gezahlt. Dieser führt sie dann an das Finanzamt ab. Die Gegenbuchung zur Steuerzahlung erfolgt auf ein eigenes Vorsteuerkonto. Anhand dieses Kontos und des Umsatzsteuerkontos wird in der Finanzbuchhaltung dann die Differenz aus erhaltener und gezahlter Steuer errechnet und diese an das Finanzamt weitergeleitet. Fallen unterschiedliche Steuersätze innerhalb einer Rechnung an, so wird für jedes Steuerkennzeichen eine separate Buchung durchgeführt.

7.3.2 Skonto Beim Erfassen einer Rechnung werden vereinbarte Zahlungsbedingungen als Vorschlagswerte übernommen. Diese Daten können überschrieben werden.Beim Erfassen einer Rechnung können Zahlungsbedingungen eingegeben werden. Dem Benutzer werden Vereinbarungen aus den Bestellungen oder aus den Kreditorendaten (z.B. 3% Skonto innerhalb von 10 Tagen, 2% Skonto innerhalb von 20 Tagen, 30 Tage netto) vorgeschlagen; daneben kann ein fester Skontobetrag eingegeben werden.

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7.3 Buchen von Rechnungen

Ein Skontobetrag kann auf zwei Arten gebucht werden: Der Betrag geht entweder in das neutrale Ergebnis ein, oder er wird dem Kostenträger (z.B. Bestandskonto) gutgeschrieben. • Bruttobuchen Der Skontobetrag wird beim Buchen der Rechnung nicht berücksichtigt. Erst nach der Zahlung wird der Betrag dem Konto »Neutrales Ergebnis« gutgeschrieben. • Nettobuchen Beim Buchen der Eingangsrechnung wird der Skontobetrag von einem Skontoverrechnungskonto auf das Bestandskonto/Kostenkonto gebucht. Das Skontoverrechnungskonto wird bei der Zahlung ausgeglichen. Beim Buchen auf ein Bestandskonto sollte das Material zum Durchschnittspreis bewertet werden, da sonst Abweichungen über ein Preisdifferenzenkonto gebucht werden und damit letztlich (wie beim Bruttobuchen) in das neutrale Ergebnis eingehen.

7.3.3 Bezugsnebenkosten Man unterscheidet zwei Arten von Bezugsnebenkosten: • Geplante Bezugsnebenkosten Dies sind Bezugsnebenkosten, die bereits im Vorfeld der Bestellung mit dem Lieferanten, Spediteur oder Zollamt vereinbart werden. Sie werden bei der Bestellerfassung eingegeben. Geplante Bezugsnebenkosten sind beispielsweise Fracht und Zoll. • Ungeplante Bezugsnebenkosten Ungeplante Bezugsnebenkosten sind Kosten, die zum Zeitpunkt der Bestellung nicht bekannt waren bzw. nicht vereinbart wurden und somit erst in der Rechnung erfasst werden können.

Bearbeitung geplanter Bezugsnebenkosten Geplante Bezugsnebenkosten werden für jede Bestellposition in die Bestellung eingegeben. • Beim Wareneingang wird das Material bzw. das Kostenkonto mit Bezugsnebenkosten belastet. • Die Gegenbuchung erfolgt auf ein spezielles Verrechnungskonto, z.B. auf ein Frachtverrechnungskonto, das beim Buchen der Bezugsnebenkostenrechnung ausgeglichen wird. Innerhalb der Rechnungsprüfung kann der Benutzer sämtliche Bezugsnebenkosten einer Bestellung, eines Lieferanten und zu einem Lieferschein auflisten und so die in Rechnung gestellten Bezugsnebenkosten richtig zuordnen.

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Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Bearbeitung ungeplanter Bezugsnebenkosten Beziehen sich diese Kosten auf eine Bestellung oder Wareneingang, können Sie diese in den Rechnungsbeleg aufnehmen. Je nach Einstellung im Customizing werden die ungeplanten Kosten dann anteilig auf die einzelnen Rechnungspositionen verteilt oder auf ein separates Sachkonto gebucht. Wird eine Rechnung zu Bezugsnebenkosten ohne Bezug erfasst, dann können diese Kosten vom System nicht zugeordnet werden. Der Rechnungsprüfer bucht in diesem Fall direkt auf ein Material- oder Kostenkonto.

7.3.4 Rechnung hinzufügen Im Folgenden soll der Ablauf der Rechnungsprüfung mit Bezug zu einer Bestellung dargestellt werden. Dazu wird ab Release 4.7 die Logistik-Rechnungsprüfung (MIR) verwendet. Die sogenannte »herkömmliche Rechnungsprüfung« entfällt und wird mit diesem Release nicht mehr gepflegt. Mit dem neuen Design der LogistikRechnungsprüfung wird eine schnelle und einfache Erledigung der einzelnen Arbeitsschritte unterstützt. Unter anderem sind dies: • Einbildtransaktion In einem Bild werden Kopf- und Positionsdaten gepflegt. Es können dort Rechnungen, Gutschriften, Nachbelastungen und Nachentlastungen erfasst und gebucht werden. • Bestellstruktur-Anzeige der Geschäftsvorfälle zur Zuordnung Folgende Zuordnungen können in der Bestellstruktur angezeigt werden: Bestellung, Lieferplan, Leistungserfassungsblatt, Lieferschein und Frachtbrief. Folgende Funktionen sind innerhalb der Logistik-Rechnungsprüfung möglich: • Rechnungskürzung • Rechnungsprüfung im Hintergrund • Rechnungsplan/Limitbestellung • Neubewertung • Erweiterte Nachrichtenausgabe

Logistik-Rechnungsprüfung Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | BELEGERFASSUNG | MIRO – EINGANGSRECHNUNG HINZUFÜGEN auf. « Das Fenster »Rechnungsprüfung« wird angezeigt (vgl. Abb. 7.5). Abhängig von Systemeinstellungen und Ihren Benutzerparametern erscheint zunächst ein Fenster zur Eingabe des Buchungskreises.

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7.3 Buchen von Rechnungen

Der Bildschirm ist im Wesentlichen in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen Teil können die Kopfdaten über mehrere Register (Grunddaten, Zusätze, Steuer, ...) gepflegt werden. Im unteren Teil werden die Bestellungen aufgelistet, die für eine Rechnungserfassung gemäß der eingegebenen Suchkriterien in Frage kommen. Die verwendete Anzeigevariante wird aufgrund Ihrer letzten Auswahl vom System vorgeschlagen. 2. Geben Sie die gewünschten Kopfdaten ein. Im Register GRUNDDATEN ist der Rechnungsbetrag im Feld BETRAG einzugeben. Falls die Mehrwertsteuer ermittelt werden soll, muss das Kontrollkästchen STEUER RECHNEN im Register STEUER markiert werden. Das System errechnet dann die Steuer aus dem Nettobetrag und dem Steuerkennzeichen der einzelnen Positionen und zeigt sie im Feld STEUERBETRAG. Ungeplante Nebenkosten können im Register ZUSÄTZE erfasst werden. Geben Sie in der Registerkarte BESTELLBEZUG die Art des Bezugs (Bestellung/Lieferplan, Lieferschein Lieferant etc.) oder sowie im folgenden Feld die Belegnummer bzw den Lieferanten ein, oder suchen Sie diese über die Eingabe des Lieferanten im Match-Code Fenster. Es werden die Belegpositionen der zugeordneten Belege übernommen. Die Nettosumme der markierten Positionen wird angezeigt und dem erfassten Rechnungsbetrag gegenübergestellt. Aus diesem Fenster ist ein Verzweigen in die einzelnen Bestellungen bzw. die Bestellentwicklung möglich. Innerhalb der Rechnungspositionen können die folgenden Kennzeichen gesetzt werden:

Abbildung 7.5

Eingangsrechnung erfassen (1) (Copyright SAP AG)

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Rechnungsprüfung und Materialbewertung

• »Na« (Kennzeichen Nachbelastung) • »En« (Endrechnungskennzeichen) • »Ma« (manuelles Sperren der Rechnungsposition) Nicht markierte Positionen können über die Drucktaste entfernt werden. 3. Wählen Sie die gewünschten Bestellpositionen aus und bestätigen Sie die Eingabe. Rechts oben wird der Saldo aus dem Rechnungsbruttobetrag und dem Betrag aus den markierten Bestellungen angezeigt. Die Ampel ist grün, wenn der Saldo innerhalb der festgelegten Toleranzen für Kleindifferenzen liegt. Falls die Ampel gelb ist, wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt, kann aber gebucht werden. Bei einer roten Ampel kann die Rechnung nicht gebucht werden (vgl. Abb. 7.6). Falls die Rechnung noch nicht gebucht werden soll, besteht die Möglichkeit den Beleg über die Drucktaste MERKEN zu sichern, ohne eine Buchung in der Finanzbuchhaltung durchzuführen. 4. Klicken Sie auf das Symbol zum Buchen der Rechnung. « Das Fenster »Rechnungsprüfung« wird angezeigt. Ein Buchen der Rechnung ist nur möglich, wenn keine Fehler mehr vorliegen. Ansonsten wird ein Fenster mit der Fehlerliste angezeigt.

Abbildung 7.6

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Eingangsrechnung erfassen (2) (Copyright SAP AG)

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7.3 Buchen von Rechnungen

Rechnung anzeigen Eine gebuchte Rechnung können Sie sich wie folgt über die Bestellung anzeigen lassen: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | WEITERVERARBEITUNG | RECHNUNGSBELEG ANZEIGEN auf. « Das Fenster »Rechnungsbeleg anzeigen « wird angezeigt. 2. Geben Sie die Rechnungsnummer ein, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster RECHNUNGSBELEG ANZEIGEN wird angezeigt. Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste FOLGEBELEGE. « Das Fenster »Liste der Belege im Rechnungswesen« wird angezeigt. Dieses Fenster wird nur angezeigt, wenn mehr als ein Rechnungswesenbeleg existiert (beispielsweise ein Buchhaltungsbeleg und ein Kostenrechnungsbeleg). 4. Markieren Sie den gewünschten Buchhaltungsbeleg. « Das Fenster »Belegübersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 7.7). Hier werden die einzelnen Konten, die bebucht wurden, angezeigt.

Abbildung 7.7

Belegübersicht (Copyright SAP AG)

7.3.5 Gutschrift hinzufügen Bei der Erfassung von Gutschriften eines Lieferanten lassen sich zwei Fälle unterscheiden: • Gutschrift in Höhe einer bereits bezahlten Rechnung. Die Gutschrift entspricht quasi einem Stornieren der gebuchten Rechnung.

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Rechnungsprüfung und Materialbewertung

• Gutschrift über einen Teilbetrag einer bereits bezahlten Rechnung, beispielsweise eine Gutschrift im Rahmen einer Rücklieferung von fehlerhaftem Material (siehe Kapitel 6 »Bestandsführung«). Im Folgenden soll die Erfassung einer Gutschrift zu einer Rücklieferung mit Bezug auf eine Bestellung beispielhaft dargestellt werden. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | BELEGERFASSUNG | MIRO-EINGANGSRECHNUNG HINZUFÜGEN auf. « Das Fenster »Eingangsrechnung hinzufügen« wird angezeigt. 2. Wählen Sie im Feld VORGANG den Eintrag Gutschrift aus. Abhängig von Systemeinstellungen und Ihren Benutzerparametern erscheint zunächst ein Fenster zur Eingabe des Buchungskreises. 3. Geben Sie die gewünschten Kopfdaten ein. Im Register GRUNDDATEN ist der Bruttobetrag der Gutschrift im Feld BETRAG einzugeben. Falls die Mehrwertsteuer ermittelt werden soll, muss das Kontrollkästchen STEUER RECHNEN im Register STEUER markiert werden. 4. Wählen Sie das Suchkriterium LIEFERANT aus und geben die LIEFERANTENNUMMER ein.

Abbildung 7.8

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Gutschrift erfassen (Copyright SAP AG)

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7.4 Automatische Wareneingangsabrechnung

5. Klicken Sie auf das Symbol . « Es erscheint eine Auswahl an Bestellbelegen, die bereits für den entsprechenden Lieferanten erzeugt worden sind. 6. Geben Sie den Nettobetrag und die Menge in der Belegzeile ein, auf die sich die Gutschrift bezieht. 7. Klicken Sie auf das Symbol . Rechts oben wird der Saldo aus dem Gutschriftsbruttobetrag und dem Betrag aus der markierten Bestellung angezeigt. Die Ampel ist grün, wenn der Saldo innerhalb der festgelegten Toleranzen für Kleindifferenzen liegt. Falls die Ampel gelb ist, wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt, kann aber gebucht werden. Bei einer roten Ampel kann die Rechnung nicht gebucht werden (vgl. Abb. 7.8). 8. Klicken Sie auf die Drucktaste SIMULIEREN. « Das Fenster »Beleg simulieren in EUR (Belegwährung)« wird angezeigt (vgl. Abb. 7.9). Im Fenster werden die einzelnen Buchungszeilen mit den entsprechenden Sachkonten angezeigt. 9. Klicken Sie auf das Symbol zum Buchen der Rechnung.

Abbildung 7.9

Beleg simulieren (Copyright SAP AG)

7.4 Automatische Wareneingangsabrechnung Um die Abwicklung der Rechnungsprüfung zu vereinfachen, kann mit einem Lieferanten vereinbart werden, dass eine Abrechnung zu den erfolgten Wareneingängen automatisch durchgeführt wird. Dies bedeutet einerseits, dass der Lieferant keine Einzelrechnungen mehr stellen muss und andererseits, dass eine aufwändige Rechnungsprüfung entfällt, da das System die Rechnungen zum Bestellwert automatisch erstellt.

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Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Eine automatische Wareneingangsabrechnung (ERS-Abwicklung) mit einem Lieferanten ist nur dann sinnvoll und möglich, wenn es keine Differenzen zwischen dem Bestellwert und dem Rechnungswert gibt. Um eine automatische Wareneingangsabrechnung mit einem Lieferanten durchführen zu können, müssen im Lieferantenstammsatz die Kennzeichen »auto. WEAbr. Lieferung« und »WE-bez. Rechnungsprüfung« gesetzt sein. Für einzelne Materialien können diese Kennzeichen im Einkaufsinfosatz auch wieder zurückgenommen werden. Darüber hinaus ist in der Bestellung eine Änderung noch möglich, falls im Einzelfall eine automatische Abrechnung nicht gewünscht wird. Das Vorsteuerkennzeichen sollte bereits im Infosatz eingetragen werden, damit nicht in jeder Bestellung eine Pflege erforderlich ist. Wenn die Bestellungen und die Wareneingänge zu diesen Bestellungen im System erfasst wurden, kann eine automatische Abrechnung erfolgen. Der Ablauf ist im Folgenden beschrieben: Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | AUTOMATISCHE ABRECHNUNG | MRRL-AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG auf. « Das Fenster »Automat. Wareneingangsabrechnung (ERS) mit LogistikRechnungsprüfung« wird angezeigt. Hier können Sie verschiedene Abgrenzungskriterien eingeben, zu denen vom System eine automatische Abrechnung durchgeführt werden soll (z.B. Lieferant, Buchungskreis, Einkaufsbeleg). Über das Feld BELEGABGRENZUNG legen Sie fest, wie Bestellungen bzw. Materialbelege zu Rechnungen zusammengefasst werden sollen (z.B. eine Rechnung pro Lieferant oder eine Rechnung pro Bestellung). Über das Kontrollkästchen TESTMODUS können Sie das Ergebnis vorab in einer Liste darstellen. 2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Automat. Wareneingangsabrechnung (ERS) mit LogistikRechnungsprüfung« wird angezeigt. In der Liste sehen Sie, welche Belege automatisch abgerechnet wurden (vgl. Abb. 7.10). 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Automat. Wareneingangsabrechnung (ERS) mit LogistikRechnungsprüfung« wird angezeigt.

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7.5 Sperrung und Freigabe von Rechnungen

Abbildung 7.10 Automat. Wareneingangsabrechnung (ERS) mit Logistik-

Rechnungsprüfung (Copyright SAP AG)

7.5

Sperrung und Freigabe von Rechnungen

Es gibt unterschiedliche Gründe, die einen Rechnungsempfänger veranlassen können, eine Rechnung zur maschinellen Zahlung zu sperren. Wenn eine Rechnung erfasst wird, schlägt das System bestimmte Werte vor. Diese ergeben sich aus der Bestellvereinbarung oder dem Wareneingang. Wenn eine Rechnung von diesen Vorschlagswerten abweicht, müssen die Ursachen dafür gefunden werden. Es wird immer die gesamte Rechnung gesperrt, auch wenn die Rechnung nur in einer Position Abweichungen aufweist. Eine Rechnung, für die ein Sperrgrund vorliegt, wird vom System in zwei Schritten gebucht: • Die Kontenbewegungen, die sich aus der Rechnung ergeben, werden gebucht. • Die Rechnung erhält ein Kennzeichen »Zahlungssperre«. Damit kann die Rechnung von der Finanzbuchhaltung nicht bezahlt werden. Für die einzelnen Abweichungen können Toleranzen definiert werden: • Liegt die Abweichung innerhalb der Toleranzgrenze, so wird sie vom System akzeptiert und ohne Meldung gebucht. • Liegt sie außerhalb, dann erhält der Benutzer eine Meldung, und die Rechnung wird zur Zahlung gesperrt. In jedem der beiden Fälle kann jedoch die Rechnung gebucht werden. Eine Rechnung kann aus folgenden Gründen (in der SAP-Terminologie) zur Zahlung gesperrt werden: • Abweichungen in einer Rechnungsposition (Menge, Preis, Bestellpreismenge, Termin, Qualität) • Betragshöhe einer Rechnungsposition • Manuelles Sperren • Stochastisches Sperren (stichprobenartige Überprüfung)

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Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Gesperrte Rechnungen freigeben Eine gesperrte Rechnung kann nur für alle Rechnungspositionen gleichzeitig freigegeben werden, da eine Rechnung nur als Ganzes bezahlt werden kann. Zur Freigabe stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung: • Die Einzelfreigabe • Die Sammelfreigabe • Die automatische Freigabe Bei der Logistik-Rechnungsprüfung und der herkömmlichen Rechnungsprüfung wird die gleiche Funktion zur Freigabe gesperrter Rechnungen verwendet. Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. RufenSieMATERIALWIRTSCHAFT|LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG|WEITERVERARBEITUNG | GESPERRTE RECHNUNGEN FREIGEBEN auf. « Das Fenster »Freigeben gesperrter Rechnungen« wird angezeigt. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein (z.B. Kreditor). 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Freigeben gesperrter Rechnungen« wird angezeigt (vgl. Abb. 7.11). Der Aufbau der angezeigten Liste hängt von den Systemeinstellungen (definierten Anzeigevarianten) ab. Die einzelnen Sperrgründe für jede Rechnung sind durch ein »X« gekennzeichnet. 4. Markieren Sie den Sperrgrund, den Sie löschen wollen. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste Sperrgrund. « Der gelöschte Sperrgrund wird in grüner Farbe markiert. 6. Zum Speichern Ihrer Änderungen klicken Sie auf . « Das Fenster »Freigeben gesperrter Rechnungen« wird angezeigt.

Abbildung 7.11 Freigabe gesperrter Rechnungen, Liste (Copyright SAP AG)

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7.6 Kontenbewegungen beim Buchen von Rechnungen

7.6

Kontenbewegungen beim Buchen von Rechnungen

Die im R/3-System verwendeten Konten werden in einem Kontenplan definiert. Für die Rechnungsprüfung sind folgende Konten von Bedeutung: • Kreditorenkonto In der Nebenbuchhaltung wird für jeden Kreditor ein eigenes Konto eingerichtet. Auf dieses Konto werden alle den Kreditor betreffenden Beträge gebucht. Eine Buchung auf das Kreditorenkonto ist nicht gleichbedeutend mit einer Zahlung. • Bestandskonto Nicht für jedes Material wird im R/3-System ein eigenes Konto eingerichtet, sondern es werden verschiedene Materialien mit ähnlichen Eigenschaften auf einem gemeinsamen Konto (z.B. Rohstoffe) zusammengefasst. Welches Konto einem Material zugeordnet ist, wird beim Anlegen des Materials im Materialstammsatz durch die Bewertungsklasse festgelegt. • WE/RE-Verrechnungskonto Das WE/RE-Verrechnungskonto ist ein Zwischenkonto, welches das Bestands- mit dem Kreditorenkonto verbindet. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobetrag vom Bestandskonto auf das WE/REVerrechnungskonto gebucht. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen. Beim Buchen eines Wareneingangs werden folgende Kontenbewegungen ausgeführt: • Der Wert der Lieferung (Bestellnettopreis * Wareneingangsmenge) wird dem Bestandskonto gutgeschrieben. • Das WE/RE-Verrechnungskonto wird mit diesem Betrag belastet. • Mit dem Buchen der Rechnung wird nun das WE/RE-Verrechnungskonto ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Kreditorenkonto. Gegebenenfalls wird die Vorsteuer verrechnet. Das Buchungsschema für die Brutto- bzw. Nettobuchung einer Rechnung ist in der Abbildung 7.12 dargestellt. • Bewertung zum Standardpreis Je nach Art der Preissteuerung im Materialstamm werden Preisabweichungen entweder auf dem Bestandskonto oder auf einem Preisdifferenzenkonto gebucht. Das Material wird immer zu dem im Materialstamm hinterlegten Preis bewertet. Bei Warenbewegungen oder Rechnungen mit abweichenden Preisen werden die Differenzen auf ein Preisdifferenzenkonto gebucht.

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Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Bruttobuchung einer Rechnung Bestandskonto 1 100

WE/RE 2 100

100 1

Kreditor 3 100

Bank

100 2

100

3

Nettobuchung einer Rechnung Bestandskonto 1 100

3 2

WE/RE 2 100

100 1

Kreditor 3 100

Bank

100 2

97

3

Skontoverrechnung 2

3

3

3

1 Buchung des Wareneingangs 2 Buchung der Rechnung 3 Zahlung

Abbildung 7.12 Kontobewegungen in der Rechnungsprüfung

• Bewertung zum Durchschnittspreis Der Preis des Materials im Materialstamm wird bei Preisabweichungen automatisch angepaßt. Das heißt, Differenzen, die bei Warenbewegungen oder Rechnungen (vgl. Abb. 7.13) dargestellt.

7.7

Umbewertung von Material

Eine Änderung des Materialpreises (Standardpreis/Durchschnittspreis) im Materialstamm ist nicht direkt möglich, da infolge einer solchen Änderung der Bestandswert (= Materialpreis * bewerteter Bestand) des Materials auf dem Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung nicht mehr korrekt wäre. Eine Änderung eines Materialpreises ist deshalb nur durch die Vornahme einer Preisänderung/Umbewertung möglich. Dabei wird zum einen der Preis im Materialstamm geändert, zum anderen ein Beleg in der Finanzbuchhaltung erzeugt. In diesem Buchhaltungsbeleg wird der Wert des Bestandskontos korrigiert. Die Gegenbuchung erfolgt beispielsweise auf ein Konto »Aufwand/Ertrag aus Umbewertung«.

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7

7.7 Umbewertung von Material

€ € €

€ € €

Abbildung 7.13 Kontobewegungen bei Preisänderungen

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten Materialwirtschaft 1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BEWERTUNG | MATERIALPREISÄNDERUNG | MATERIALPREIS ÄNDERN auf. « Das Fenster »Preisänderung Übersichtsbild« wird angezeigt. 2. Geben Sie das gewünschte Werk und den Buchungskreis ein. Der Materialpreis wird nur im angegebenen Werk geändert. 3. Klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Preisänderung Übersichtsbild« wird angezeigt (vgl. Abb. 7.14). Geben Sie hier die gewünschten Materialien mit den neuen Materialpreisen ein. Der bisherige Preis wird im Feld AKTUELLER BEWERTUNGSPREIS angezeigt. 4. Zum Buchen des Belegs klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Preisänderung« wird angezeigt.

391

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7

Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Abbildung 7.14 Preisänderung Übersichtsbild (Copyright SAP AG)

7.8

Praxisfall: Rechnungen ohne Bezug

Problemstellung Der Wareneingang zu einem Material wurde als »Zugang ohne Bestellung« erfasst, weil zum Zeitpunkt der Erfassung keine Bestellung im System vorlag. In diesem Fall erfolgt der Zugang ins Lager zum Durchschnittspreis aus dem Materialstamm. Die Gegenbuchung erfolgt nicht auf dem WE/RE-Verrechnungskonto, sondern auf einem anderen, in der automatischen Kontenfindung eingestellten (Verrechnungs-)Konto, z.B. auf dem Konto »Verrechnung Zugang ohne Bestellung«. Soll nun eine Rechnung zu diesem Vorgang erfasst werden, kann kein Bezug zu diesem Wareneingang hergestellt werden, da keine Bestellung existiert. Die Rechnung muss deshalb manuell (ohne Bezug) erfasst werden. Die Gegenbuchung zum Kreditor erfolgt zum einen auf dem beim WE bebuchten Verrechnungskonto und bei Differenzen zwischen Wareneingangswert und Rechnungswert auf dem Bestandskonto des Materials. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Durchschnittswert im Materialstamm aktuell ist. Dabei stellt sich das Problem, den Wareneingang richtig zuzuordnen, um die Differenz zwischen Wareneingangswert (= Durchschnittspreis*Menge) und Rechnungswert zu ermitteln. Eventuell ist eine Rückfrage beim Lieferanten erforderlich.

Lösung Da sich der richtige Wareneingang der zu erfassenden Rechnung meist nicht mit Sicherheit ermitteln lässt, kann ein Bezug nur hergestellt werden, wenn vor der Erfassung des Wareneingangs nachträglich eine Bestellung angelegt wird. Zu dieser Bestellung können dann der Wareneingang und die Rechnungsprüfung erfolgen.

392

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7

7.9 Beispiel Customizing

7.9

Beispiel Customizing

Als Beispiel für das Customizing der Rechnungsprüfung beschreiben wir das Festlegen der Toleranzgrenzen für das Sperren von Rechnungen. Die Toleranzgrenzen regeln, ab welcher Abweichung eine Rechnung vom System zur Zahlung gesperrt wird. Für jeden Abweichungsgrund kann ein Absolutbetrag und/oder ein Prozentwert angegeben werden. Des Weiteren kann die Prüfung der Toleranzwerte deaktiviert werden. Ausgangspunkt Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen«. 1. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEITFADEN|MATERIALWIRTSCHAFT|RECHNUNGSPRÜFUNG|LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | RECHNUNGSSPERRE | TOLERANZGRENZEN FESTLEGEN auf. « Das Fenster »Sicht Toleranzgrenzen ändern: Übersicht« wird angezeigt. Für jeden Buchungskreis können die Daten zu den einzelnen Toleranzschlüsseln (beispielsweise PP – Preisabweichung, ST – Terminabweichung) gepflegt werden. 2. Markieren Sie einen Eintrag, und klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster »Sicht Toleranzgrenzen ändern: Detail« wird angezeigt (vgl. Abb. 7.15). Pflegen Sie die Ober- bzw. Untergrenzen, oder legen Sie fest, dass keine Prüfung durchgeführt werden soll. 3. Zum Beenden klicken Sie auf das Symbol . « Das Fenster » Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

Abbildung 7.15 Sicht »Toleranzgrenzen« ändern: Detail (Copyright SAP AG)

393

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7

Rechnungsprüfung und Materialbewertung

7.10 Fragen 1. Auf welche Daten wird im Rahmen der Rechnungsprüfung zurückgegriffen? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Materialstamm (Kontenzuordnung, Bewertungspreis, Preissteuerung) b) Lieferantenstamm (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Lieferantennummer) c) Bestellung (Materialpreis, Liefer- und Zahlungsbedingungen) d) Kundenauftrag (Verkaufspreis, Versand- und Zahlungsbedingungen) e) Wareneingang (Bestände, gelieferte Menge, Bezugsnebenkosten) f) Warenausgang (Bestände, gelieferte Menge) 2. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Rechnungsprüfung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Die Erfassung der eingegangenen Rechnungen und Gutschriften b) Die Prüfung der Rechnungen auf sachliche, rechnerische und preisliche Richtigkeit c) Die Buchung der aus der Rechnung resultierenden Kontenbewegung d) Das Fortschreiben wichtiger Daten (z.B. offene Posten und Materialpreise) e) Die Nachbearbeitung von gesperrten Rechnungen (wegen zu großer Abweichungen vom Bestellvorgang) 3. Welche Daten werden beim Buchen einer Rechnung erzeugt bzw. fortgeschrieben? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Ein Buchungsbeleg wird erstellt. b) Ein Materialbeleg wird erstellt. c) Die Buchungen auf die einzelnen Sachkonten werden vorgenommen. d) Der Materialstamm wird fortgeschrieben. e) Der Lieferantenstamm wird fortgeschrieben. f) Die Bestellentwicklung wird fortgeschrieben. 4. Welche Arten der Rechnungsprüfung werden unterschieden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Bestellbezogene Rechnungsprüfung b) Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung c) Lieferungsbezogene Rechnungsprüfung d) Rechnungen ohne Bezug 5. Welche Arten von Bezugsnebenkosten gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Geplante Bezugsnebenkosten b) Ungeplante Bezugsnebenkosten c) Speditionsrechnungen 6. Aus welchen Gründen (in der SAP-Terminologie) kann eine Rechnung zur Zahlung gesperrt werden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Abweichungen in einer Rechnungsposition (Menge, Preis, Termin) b) Betragshöhe einer Rechnungsposition

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7

7.11 Lösungen

c) Falsche Artikelbezeichnung auf der Rechnung d) Manuell e) Stichprobenartige Überprüfung (stochastisches Sperren) 7. Welche Konten sind im Rahmen der Rechnungsprüfung von Bedeutung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Kreditorenkonto b) Debitorenkonto c) Bestandskonto d) Aufwandskonto e) WE/RE-Verrechnungskonto f) Erlöskonto 8. Was versteht man unter dem WE/RE-Verrechnungskonto? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Es ist ein Zwischenkonto zwischen Bezugsnebenkosten- und Kreditorenkonto. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Bezugsnebenkostenbetrag vom Bezugsnebenkostenkonto auf das WE/RE-Verrechnungskonto gebucht. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen. b) Es ist ein Zwischenkonto zwischen Bestands- und Kreditorenkonto. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobetrag vom Bestandskonto auf das WE/RE-Verrechnungskonto gebucht. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen. 9. Warum ist eine direkte Änderung des Materialpreises im Materialstamm nicht möglich? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig? a) Eine Änderung des Materialpreises (Standardpreis/Durchschnittspreis) im Materialstamm ist deshalb nicht möglich, da durch eine solche Änderung der Bestandswert (= Materialpreis * bewerteter Bestand) des Materials auf dem Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung nicht mehr stimmen würde. b) Eine Änderung des Materialpreises im Materialstamm ist immer möglich, da die Konten der Finanzbuchhaltung automatisch angepasst werden.

7.11 Lösungen 1. Auf welche Daten wird im Rahmen der Rechnungsprüfung zurückgegriffen? a) Richtig Materialstamm (Kontenzuordnung, Bewertungspreis, Preissteuerung) b) Richtig Lieferantenstamm (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Lieferantennummer) c) Richtig Bestellung (Materialpreis, Liefer- und Zahlungsbedingungen) d) Falsch Kundenauftrag (Verkaufspreis, Versand- und Zahlungsbedingungen) e) Richtig Wareneingang (Bestände, gelieferte Menge, Bezugsnebenkosten) f) Falsch Warenausgang (Bestände, gelieferte Menge)

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Rechnungsprüfung und Materialbewertung

2. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Rechnungsprüfung? a) Richtig Die Erfassung der eingegangenen Rechnungen und Gutschriften b) Richtig Die Prüfung der Rechnungen auf sachliche, rechnerische und preisliche Richtigkeit c) Richtig Die Buchung der aus der Rechnung resultierenden Kontenbewegung d) Richtig Das Fortschreiben wichtiger Daten (z.B. offene Posten und Materialpreise) e) Richtig Die Nachbearbeitung von gesperrten Rechnungen (wegen zu großer Abweichungen vom Bestellvorgang) 3. Welche Daten werden beim Buchen einer Rechnung erzeugt bzw. fortgeschrieben? a) Richtig Ein Buchungsbeleg wird erstellt. b) Falsch Ein Materialbeleg wird erstellt. c) Richtig Die Buchungen auf die einzelnen Sachkonten werden vorgenommen. d) Richtig Der Materialstamm wird fortgeschrieben. e) Falsch Der Lieferantenstamm wird fortgeschrieben. f) Richtig Die Bestellentwicklung wird fortgeschrieben. 4. Welche Arten der Rechnungsprüfung werden unterschieden? a) Richtig Bestellbezogene Rechnungsprüfung b) Richtig Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung c) Falsch Lieferungsbezogene Rechnungsprüfung d) Richtig Rechnungen ohne Bezug 5. Welche Arten von Bezugsnebenkosten gibt es? a) Richtig Geplante Bezugsnebenkosten b) Richtig Ungeplante Bezugsnebenkosten c) Falsch Speditionsrechnungen 6. Aus welchen Gründen kann eine Rechnung zur Zahlung gesperrt werden? a) Richtig Abweichungen in einer Rechnungsposition (Menge, Preis, Termin) b) Richtig Betragshöhe einer Rechnungsposition c) Falsch Falsche Artikelbezeichnung auf der Rechnung d) Richtig Manuell e) Richtig Stichprobenartige Überprüfung (stochastisches Sperren) 7. Welche Konten sind im Rahmen der Rechnungsprüfung von Bedeutung? a) Richtig Kreditorenkonto b) Falsch Debitorenkonto c) Richtig Bestandskonto d) Richtig Aufwandskonto e) Richtig WE/RE-Verrechnungskonto f) Falsch Erlöskonto

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7.11 Lösungen

8. Was versteht man unter dem WE/RE-Verrechnungskonto? a) Falsch Es ist ein Zwischenkonto zwischen Bezugsnebenkosten- und Kreditorenkonto. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Bezugsnebenkostenbetrag vom Bezugsnebenkostenkonto auf das WE/RE-Verrechnungskonto gebucht. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen. b) Richtig Es ist ein Zwischenkonto zwischen Bestands- und Kreditorenkonto. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobetrag vom Bestandskonto auf das WE/RE-Verrechnungskonto gebucht. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen. 9. Warum ist eine direkte Änderung des Materialpreises im Materialstamm nicht möglich? a) Richtig Eine Änderung des Materialpreises (Standardpreis/Durchschnittspreis) im Materialstamm ist deshalb nicht möglich, da durch eine solche Änderung der Bestandswert (= Materialpreis * bewerteter Bestand) des Materials auf dem Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung nicht mehr stimmen würde. b) Falsch Eine Änderung des Materialpreises im Materialstamm ist immer möglich, da die Konten der Finanzbuchhaltung automatisch angepasst werden.

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Anhang A Anwendungskomponenten der Logistik A.1

LO Logistik Allgemein

401

A.2

MM Materialwirtschaft

402

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A

Anwendungskomponenten der Logistik

Anwendungskomponenten der Logistik In diesem Anhang erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Anwendungskomponenten der Materialwirtschaft und der allgemeinen Logistik. Eine vollständige Übersicht aller Anwendungskomponenten erhalten Sie mithilfe der Transaktion SE81. Die nachfolgende Auflistung enthält drei Hierarchieebenen sowie die Kurzzeichen der Anwendungskomponenten, welche in der Praxis zumindest für die ersten zwei Hierarchieebenen häufig benutzt werden. Darüber hinaus dokumentiert diese Übersicht die umfassende Funktionalität der betriebswirtschaftlichen R/3-Anwendungen im Umfeld der Materialwirtschaft.

A.1

LO Logistik Allgemein

LO-MD

Grunddaten Logistik

LO-MD-MM

Materialstamm

LO-MD-BP

Geschäftspartner

LO-MD-BOM

Stückliste

LO-MD-SN

Serialnummern

LO-MD-PC

Produktkatalog

LO-MD-MG

Warengruppe

LO-PR

Prognose

LO-PR-MOD

Prognosemodelle

LO-PR-SEL

Modellauswahl

LO-PR-MTD

Prognoseverfahren

LO-PR-MON

Modellüberwachung

LO-PR-REF

Referenzmaterial in der Prognose

LO-VC

Variantenkonfiguration

LO-VC-CP

Konfigurationsprofil

LO-VC-DEP

Beziehungswissen

LO-VC-VFU

Variantenfunktionen

401

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A

Anwendungskomponenten der Logistik

LO-VC-CHR

Merkmalsbewertung

LO-VC-MAT

Materialvarianten

LO-VC-LOI

LO-Integration

LO-ECH

Änderungsdienst

LO-ECH-MRC

Änderungsstammsatzverwaltung

LO-ECH-OBJ

Angeschlossene Objekte

LO-ECH-LST

Änderungsdienstlisten

LO-ECH-CDK

Änderungsbelege

LO-LIS

Logistik-Informationssystem

LO-LIS-REP

Berichtswesen

LO-LIS-PLN

Planung

LO-LIS-DC

Datenbeschaffung

LO-LIS-LIB

Logistik-Info-Bibliothek

LO-LIS-EWS

Frühwarnsystem

A.2 MM Materialwirtschaft

402

MM-CBP

Verbrauchsgesteuerte Disposition

MM-CBP-CBP

Verbrauchsgesteuerte Disposition (siehe PP-MRP)

MM-CBP-POP

Beschaffungsvorschlag)

MM-PUR

Einkauf

MM-PUR-GF

Grundfunktionen

MM-PUR-VM

Lieferant/Materialbeziehung und Konditionen

MM-PUR-SQ

Bezugsquellen

MM-PUR-RFQ

Lieferantenanfrage/-angebot

MM-PUR-OA

Lieferantenrahmenverträge

MM-PUR-REQ

Bestellanforderungen

MM-PUR-PO

Bestellungen

MM-PUR-ES

Dienstleistungsabwicklung

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Anwendungskomponenten der Logistik

MM-IM

Bestandsführung

MM-IM-GF

Grundfunktionen

MM-IM-GR

Wareneingang

MM-IM-GI

Warenausgang und Rücklieferung

MM-IM-ST

Umlagerung/Umbuchung

MM-IM-RS

Reservierungen

MM-IM-PI

Inventur

MM-IM-VP

Bilanzbewertungsverfahren

MM-IM-ML

Materialledger

MM-SRV

Dienstleistung

MM-SERV-MD

Stammdaten

MM-SERV-SR

Leistungsverzeichnis

MM-SERV-PR

Preisfindung/Konditionen

MM-SERV-IP

Rechnungsplan

MM-FT

Aussenhandel

MM-FT-GOV

Meldungen an Behörden

MM-IV

Rechnungsprüfung

MM-IV-GF

Grundfunktionen

MM-IV-LIV

Lieferantenrechnungen

MM-IV-LIV-PP

Rechnungsvorerfassung

MM-IV-MP

Materialpreisänderungen

MM-IV-CA

Verrechnungskontenpflege

MM-IS

Informationssystem

MM-IS-PU

Einkaufsinformationssystem

MM-IS-IC

Bestandscontrolling

MM-IS-VE

Lieferantenbeurteilung

MM-EDI

Electronic Data Interchanges

MM-EDI-PUR

Einkauf

MM-EDI-IV

Rechnungsprüfung

A

403

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Stichwortverzeichnis Abrechnung 302 Abrechnungsmaterial 186 Abrufbestellung 263 Abrufdokumentation 263 Absageschreiben 255, 259 Absatzmarkt 101 Absprache 131, 186, 301 Abstimmkonto 169, 371 Abweichender Rechnungssteller 172 Abweichungen 387 Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste 220, 222, 353 Alternative Mengeneinheiten 149 Änderungsbeleg 161 Anforderung 106 Anfrage 109, 235, 236, 248 Listanzeigen 254 pflegen 250 pflegen mit Vorlage 253 Angebot 109, 235, 236, 248, 254 Angebotsfrist 248 Angebotspreisspiegel 259 Angebotsvergleich 235 Angebotswesen 236 Anlieferanschrift 276 Anlieferungsadressen 189 Anlieferungsanschrift 189 Anzeigevariante 282 Auftragsbestätigung 286 Überwachen 290, 294 Auftragseingang 315 auftragsgesteuerte Disposition 205 Ausgabebeleg 291 Ausgabemengeneinheit 144, 149 Ausnahmemeldungen 212 automatische Bestellabwicklung 225 automatische Bestellung 139, 170, 284

automatische Rechnungserstellung 373 automatische Wareneingangsabrechnung 386 B B2B-Procurement 115 Banf 225 Banf siehe Bestellanforderung Bankverbindung 171 Basismengeneinheit 149, 225 Batch-Input-Mappe 191 Batch-Input-Technik 191 Bearbeitungszeit 208 Bedarfsermittlung 235 Bedarfsplanung 104, 214 Bedarfsrechnung 205, 206 Bedarfsschwankungen 312 Bedarfsunterdeckung 212 Bedarfsverlauf 211 Beistellbestand 344, 346 Beistellmaterial 344 Beistellung von Komponenten 275 Belegdatum 377 Belege 311 Belegerfassung 316, 361 Belegkopf 276 Belegposition 276 Benutzerdefinierter Materialstamm 138 Bereitstellungsprinzipien 314 Beschaffung 101, 104, 235 Anforderungen 236 Beschaffung bei einem anderen Werk 112 Beschaffung bei einem externen Lieferanten 111 Beschaffungsart 63, 135 Beschaffungsmarketing 105 Beschaffungsmarkt 236 Beschaffungsmarktforschung 236

405

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Stichwortverzeichnis

Beschaffungsprozess 235 Beschaffungszeit 209 Bestandsart 313, 332, 348 Bestandsaufnahme 325 Bestandscontrolling 353 Bestandsführung 106, 107, 109, 275, 311, 371

Bestandsführungssystem 312 Aufgaben 311 Bestandskonto 379, 389 Bestandsmenge 312 Bestandsrechnung 106 Bestandsübersicht 356 Bestandsüberwachung 315 Bestandswert 136, 312 Bestellabwicklung 236 Bestellanforderung 109, 225, 235, 237 Bestellanforderung ohne Materialstammsatz 238 Bestellbestand 313 Bestellbezogene Rechnung 377 Bestelldaten 320 Bestellempfänger 167 Bestellentwicklung 290, 318, 320, 377 Bestellkosten 315 Bestellmengeneinheit 139, 149, 225, 256 Bestellposition 377 Bestellpreisentwicklung 180 Bestellpunkt 209 Bestellpunktdisposition 207 Bestellrechnung 205, 208 Bestellüberwachung 237 Bestellung 236, 261, 320, 371 Aufbau 276 aus Bestellanforderung 284 Dienstleistungsposition 277 Formen/Arten 261 Konsignationsposition 277 Limitposition 277 Lohnbearbeitungssposition 277 merken 283 Normalposition 277 pflegen 278 pflegen mit Vorlage 278 Prozessablauf 262 Streckenposition 277 Textposition 277 Umlagerungsposition 277 Bestellverfolgung 237 Bestellvorschlag 206, 207, 212, 236 Bestellwertanalyse 290 Betriebsabrechnung 312 Bewegungsart 316 Customizing 361 Bewertung 146, 320 Bewertungsklasse 146

406

Bewertungspreis 371 Bewertungstyp 147 Bezug 392 Bezugsnebenkosten 379 Bezugsquelle 131, 235, 247 Bonus 131, 186 Branche 134, 135, 153 Voreinstellung 150 Bruttobedarf 103 Bruttobedarfsrechnung 207 Bruttobuchung 379, 389 Bruttopreis 256 Buchbestand 347 Buchhaltung 108, 167, 168, 371 Buchhaltungsbeleg 316, 355 Buchungsbeleg 377 Buchungskreis 132, 316 Buchungsschema 389 Business Process Reengineering 92, 93 Business to Business 112 C Content Management 121 Continuous Improvement 95 Conto pro diverse (CpD) 179, 248 Controlling 108, 359 CpD-Lieferant 179, 248 Customizing 95, 359 Cycle-Counting 347 D Datenfelder 192 Datensicht 98 Datenübernahme 191, 192 Satzbett 192 Umsetzungsregel 192 Debitorenstamm 339 Dialogstruktur 361 Dienstleistungen 131 Dienstleistungsabwicklung 165, 294 Dienstleistungsbestellung 294 Differenzen 373 Differenzliste 351 Direct-Input-Verfahren 191 Direktanforderung 235 Disponent 227 Disposition 101, 311, 330 Dispositionsbereich 214 Dispositionsgruppe 227, 229 Dispositionsliste 220 Dispositionsmerkmal 209, 227 Dispositionsverfahren 140 dispositive Bestandsarten 313 Dokumentenverwaltung 139 Draufgabe 184 Dreingabe 183 Druckkennzeichen 327 Durchschnittspreis 371, 379, 390, 392

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Stichwortverzeichnis

EBP 117, 118, 120, 122, 123, 124 Eigenfertigung 359 Einbettung der Materialwirtschaft 108 Einführungsleitfaden 98 Einkauf 101, 107, 109, 371 Einkaufsbeleg Allgemeine Auswertung 289 Aufbau 276 ausgeben 291 mahnen und erinnern 293 zum Material 290 Einkaufsbelegübersicht 284 Einkaufsinformationssatz 131 Einkaufsinfosatz 180, 235, 278 Einkaufsorganisation 132 Einkaufssystem 107 Einkaufswerteschlüssel 140, 278 Ein-Schritt-Verfahren 336 Einzelbeschaffung 315 Einzelfreigabe 244 Einzelschein mit Prüftext 327 Elemente 99, 100 Endlieferungskennzeichen 319, 356 Customizing 360 Enterprise Buyer Professional 117, 118, 123, 127, 128

Enterprise Resource Planning 116 Entnahme 328 EPK 99, 100 Ereignis 99, 100 Ereignisverknüpfung 100 Erinnerung 293 ERS 274 ERS-Abwicklung 386 Ersatzteilbedarf 108 Erweiterbare Materialien 157 Erzeugnisstruktur 206 externe Bedarfe 209 F Fachbereich 134 Faktura 342 Feinabruf 265 Feldauswahl 153 Feldgruppen 137 Fertigerzeugnisse 135 Fertigungsablauf 315 Fertigungsauftrag 359 Fertigungslos 316 Fertigungssteuerung 101 Fertigungsynchrone Beschaffung 316 Finanzamt 378 Finanzbuchhaltung 108, 316, 373 Fortschreibungssteuerung 361 Fracht 379 Frachtverrechnungskonto 379 Frei verwendbarer Lagerbestand 313

Freigabe 243 Bestellung 287 Freigabe Bestellanforderung 243 Freigabe von Rechnungen 388 Freigabebedingung 243 Freigabecode 245 Freigabeerinnerung 243 Freigabekennzeichen 243 Freigabeprozess Workflow 288 Freigabestrategie 243 Freigabetermin 208 Freigabeverfahren 243 Bestellanforderung 237 Bestellung 287 mit Klassifizierung 243 Funktion 99, 100 Funktionalität 94 Funktionssicht 98 Funktionstasten 46 Funktionsverknüpfung 100 G Gefahrstoffabwicklung 110 Gegenbuchung 392 Gesamtfreigabe 243 Gesamtplanung 214 Geschäftsjahr 347 Geschäftspartnerkonzept 118, 119 Geschäftsprozess 91, 92, 93, 94, 96, 98 Geschäftsprozessoptimierung 92, 93 Geschäftssicht 93, 94 Gliederungsstufe 295 Güterbewegungen 106 Gutschrift 300, 383 H Halbfabrikate 135 Handelswaren 135 Herstellerteilenummer 135 Herstellung 101 Hilfs- und Betriebsstoffe 135 Höchstbestand 313 I IMG 98 Implementation Guide 98 Industriezweig 135 Informations-/Material-/Ressourcenobjekt 100 Informations-/Materialfluss 100 Informationsfluss 106 Informationsflusssicht 98, 99 Infosatz 247 Konditionen 183 pflegen 181 Prozesskette 180 Innenauftrag 359 Instandhaltung 102, 108

407

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Stichwortverzeichnis

Integration 108 Inventur 311, 312 Inventurbeleg 347 Inventurdifferenz 347 Inventurdifferenzen buchen 352 Inventurhistorie 353 Inventurnummer 348 Inventurverfahren 347 Inventurzählung 350 J Jahresabschlussbewertung 147 K Kalkulationsschema 185 Kapazitätsauslastung 105 Kapitalbindung 104, 213, 315, 353 Kleinserienfertigung 315 Kommunikationssicht 98 Komponente 344 Konditionen 131, 256 Konditionsart 185 Konsignation 275 Konsignationsinfosatz 180 Konsignationslager 275 Konten 389 Kontenbewegungen 389 Kontenfindung 146, 196, 311, 392 Kontenplan 316, 389 kontierte Bestellung 357 Kontierung 320 Kontierungsobjekt 320 Kontierungstyp 243 Normalposition 278 Kontrakt 263 Kontrollfluss 99, 100 Kostenlose Bestellposition 282 kostenlose Lieferung 325 Kostenrechnung 311, 371, 373 Kostenrechnungsbeleg 355 Kostenstelle 108 Kostenträger 357, 379 Kreditor 167, 392 Kreditorendaten 378 Kreditorenkonto 389 kreditorischer Geschäftspartner 167 Kunde 313 Kundenservice 109 L Lagerbeschaffung 278 Lagerbestandsart 313 Lagerhaltungskosten 211, 213 Lagermaterial 134 Lagerort 133 anlegen 159 Sammelerfassung 159 Lagerortdisposition 219 Lagerortsbestandssicht 148

408

Lagerplatz 133, 144 Lagerrisiko 315 Lagerung 103 Lagerungsdaten 312 Lagerverwaltung 109 Leistungsabnahme 299 Leistungsbedarf 108 Leistungserfassung 297 Leistungserfassungsblatt 297 Leistungsgliederung 294 Leistungsstamm 131, 165 Leistungsstammsatz 167 Leistungstyp 165 Leistungsverzeichnis 165 Leistungsvollbild 295 Lieferabruf 265 Anlegen 271 Lieferant 313 Kontonummer 168 Partnerrollen 167 sperren 178 Lieferantenabsprache 301 Lieferantenauswahl 107, 109, 235 Lieferantenbeistellbestand 275, 344 Lieferantenbeurteilung 318 Lieferantenbonus 186 Lieferantenkonsignation 275 Lieferantenrechnung 373 Lieferantenstamm 131, 167, 339, 371 Abstimmkonto 171 Allgemeine Daten 169 anlegen 173 Bildfolge 174 Buchhaltungsdaten 169 Datenbereiche 169 Einkaufsdaten 169 Konditionen 169 Kontengruppe 170 nachträgliche Abrechnung 300 pflegen 172 Sammelkonto 179 Sperrkennzeichen 178 Zahlungsempfänger 171 Lieferantenvergleich 235 Lieferbeleg 320 Lieferbereitschaft 105, 212 Lieferplan 263 Fixierungszeitraum 264 Lieferplan anlegen 265 Lieferplanarten 265 Lieferpläne 263 Lieferpläne allgemein 264 Lieferplaneinteilung 263 anlegen 269 automatische Generierung 264 Lieferschein 317

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Stichwortverzeichnis

Liefertermin 106 Liefervertrag 316 Lieferwerk 275, 341 Logistics Execution 108 Logistikkette 101 Logistiksystem 101 Lohnarbeit 341, 344 Lohnbearbeiter-Lieferanten 214 Lohnbearbeitung 275 Lohnbearbeitungsinfosatz 180 Losgrößenberechnung 212 Losgrößenverfahren 140, 208 M Mahnstufen 140 Mahnung 293 Mandant 132 Massenfertigung 316 Material 134 Materialanforderung 330 Materialart 134, 154 ändern 136 Bildaufbau 196 Customizing 195 Mengen- und Wertfortschreibung 197 Materialbedarfsplanung 315 Materialbeleg 316, 324, 335, 337, 354 Materialbelegliste 340 Materialbereitstellung 314 Materialbeschaffung 103, 106 Materialbewegung 109, 311 Materialbewertung 106 Materialbonus 186 Materialdisposition 103, 107, 109, 205, 236 Materialentnahme 108, 328 Materialfluss 104 Materialplanung 103 Materialprognose 206 Materialstamm 131, 134, 226, 371 ändern 161 Anforderungen 134 Bildfolge 138 löschen 162 Löschvormerkung 162 Mengeneinheiten 149 Organisationsebenen einstellen 152 Pflegestatus 157 Sichten einstellen 151 Materialstamm pflegen 153 Bildfolge 153 Standardbildfolge 156 Voreinstellungen 150 Materialstammsatz 311, 330 Materialstammsatz anlegen 155 Materialstückliste 275 Materialwirtschaft 101, 108, 371

Mehrwertsteuer 378 Meldebestand 207, 208, 313 Mengenkontrakt 263, 302 mengenmäßige Bestandsführung 312 MIGO 320 Mitarbeiter 94, 100 Mitarbeiter Self Service 122, 124 Mittelwert 211 N Nachlieferung 321 Nachricht 291, 327 Verarbeitungsstatus 292 Nachrichtenfindung 291, 327 Kriterien 291 Nachträgliche Abrechnung 300 Nachverrechnung 346 Naturalrabatt 183 pflegen 184 Net-Change-Verfahren 214 Nettobedarf 103 Nettobedarfsermittlung 207, 212 Nettobedarfsrechnung 207 Nettobuchen 379 Nettobuchung 389 Nettopreis 256 Nummernvergabe 63, 134, 170 O Offene Bestellmenge 319 offene Posten 371 Online-Buchung 312 optimierende Losgrößenverfahren 211 Optimierte Einkaufsabwicklungen 273 Orderbuch 131, 247 Organisationseinheit 132 Organisationssicht 98 Organisationsstrukturen Materialwirtschaft 132 Organisatorische Einheit 100 P Partnerrolle 172 Partnerrollen 303 Periodenschieber 164 periodische Losgrößenverfahren 211 permanente Inventur 347 Planauftrag 207 plangesteuerte Disposition 205, 206, 212 Planlieferzeit 141, 208 Planvormerkdatei 330 Positionstyp 277 Preisabweichungen 377 Preisänderung 390 Preisdifferenzenkonto 389 Preisfindung 185 Übersicht 185, 186 Preisgestaltung 235

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Preissimulation 247 Preisspiegel 254, 259 Preissteuerung 389 Preisvorteile 315 Primärbedarf 206 Produktion 101 Produktionsplanung 108 Produktionsplanung und -steuerung 359 Produktionsprogramm 103 Prognose 207 Prognosemodell 143, 210 Prognoserechnung 210 Prognoseverfahren 211 Projektsystem 109 Prozess kette 99 Prozesskette (EPK) 99 Prozesssicht 98 Q Qualität 104 Qualitätsprüfbestand 313 Qualitätsprüfung 318, 320 Qualitätssicherung 101 Quotierung 132, 247 R Rahmenvertrag 109, 247, 263, 302 Realisierung 94 Rechnung 373 Rechnungen ohne Bezug 377 Rechnungsbetrag 373 Rechnungsprüfung 106, 108, 110, 261, 318 Rechnungssteller 167, 376 Rechnungsstellung 102 Rechnungswert 392 Rechnungswesen 108, 371 Referenzeinkaufsorganisation 263 Referenzmodell 94, 95, 98 Referenzmodelle 93 Reorganisationsprogramm 162 Reservierung 312, 328, 329 Reservierungsbestand 313 Ressourcen/Organisatorische Einheiten 100 Retouren 325 retrograde Entnahme 275 Rohstoffe 135 Routinetätigkeiten 107 Rücklieferung 321, 384 Rücklieferung mit Bezug auf den Materialbeleg 338 Rücklieferung mit Bezug auf die Bestellung 339 Rücklieferung über den Versand 338 Rücklieferung vom Kunden 325 Rückwärtsterminierung 208 Rundungsprofil 141 Rundungswert 141, 226

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Sachkonten 377 Saldo 377 Sammelfreigabe 243, 245 Sammelschein 327 Schnittstellen 108 Sekundärbedarf 206 Servicegrad 104 Sicherheitsbestand 209, 313, 316 Sichten 98 Sichten des Materialstamms Buchhaltung 137, 146 Disposition 136, 140 Einkauf 136, 139 Grunddaten 136, 138 Lagerung 136, 144 Prognose 137, 143 Qualitätsmanagement 137 Vertrieb 137 Skonto 171 Skontobetrag 378 Skontoverrechnung 377 Skontoverrechnungskonto 379 Software 93, 94 Sonderabwicklung der Beschaffung 275 Sonderbestand 313 Sonderbestände 311 Sonstige Wareneingänge 325 Spedition 379 Sperrbestand 313 Sperren von Rechnungen 387 Sperrgrund 387 Sperrlager 318, 320 SRM 115 Stammdaten 107, 110 Stammdaten der Materialwirtschaft 131 Stammkonditionen 185 Standardleistungsverzeichnis 167 Standardlösungen 94 Standardpreis 389 statische Losgrößenverfahren 211 Steuerbetrag 376 Steuerkennzeichen 378 Steuersatz 378 Stichprobeninventur 347 Stichtagsinventur 347 stochastische Disposition 207, 210 Stornobuchung 358 Streckenabwicklung 275 Streckengeschäft 275 Stückliste 206, 328 Stücklistenauflösung 103, 205, 206 Submissionsnummer 250, 251, 259 Supplier Relationship Management 115 Supplier Self Services 117, 121 Supplier Workplace 112 SUS 117

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Symbole 45 Synchronisation 316 T Teilgeschäftsprozess 92 Teillieferung 319 Teilprozess 92, 94 Tertiärbedarf 206 Toleranzgrenze 387, 393 Toleranzgrenzen 373 Transaktion 100 Transitbestand 276, 342, 343 Trend 211 U Überlieferung 317, 319 Überlieferungtoleranz 319 Übernahmeprogramm 192 Umbewertung 390 Umbuchung 336 Umlagerung 275, 336 Umlagerungsbestellung 112, 275, 341 Umrechnungsfaktor 226 Umsatzabgleich 300 Umsatzsteuer 377 Umsatzsteuerkonto 378 Umsetzungstabelle 193 ungeplanter Warenausgang 335 Unterlieferung 317, 319 Unterlieferungstoleranz 319 Unterstützung 94 V Veränderungsplanung 214 Verbrauchsbeschaffung 278 Verbrauchsbuchung 357 Verbrauchsentwicklung 311 verbrauchsgesteuerte Disposition 109, 205, 207, 212

Verbrauchsmaterial 134, 318 Verbrauchsstatistik 328 Verbrauchswert 207 Verbrauchszeitpunkt 312 Verbuchung 107 verfügbarer Bestand 311 Verfügbarkeitsprüfung 108, 332 Verknüpfungsoperator 99, 100 Verpackungsmaterial 135 Versand 102 Versandabwicklung 275, 276, 339 Versandpapiere 339, 342 Versorgungsgrad 101 verteilte Kontrakte 263 Vertrieb 102, 108 Vorratshaltung 315 Vorschlagswerte 377 Vorsteuerkonto 378 Vorwärtsterminierung 208

Warenausgang 109 Warenausgangsstelle 332 Warenbegleitschein 318, 339 Warenbewegung Einführung 316 Wareneingang 109, 236, 261, 320, 371, 392 Wareneingang zur Bestellung 320 Wareneingangsbezogene Rechnung 377 Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung 339 Wareneingangserfassung 317 Wareneingangsschein 327 Wareneingangswert 392 Warenentnahmen 332 Warengruppe 139 Customizing 197 Warenlieferant 167 WE/RE-Verrechnungskonto 389 WE-Bearbeitungszeit 141 Werk 132 Werksbestandssicht 148 Werksverfügbarkeit 311 Wertfortschreibung 109 Wertkontrakt 263 wertmäßige Bestandsführung 312 Wiederbeschaffungszeit 208 Workflow 95, 116, 123, 124 Z Zählbestand 347 Zahlung 110, 373 Zahlungsabwicklung 168 Zahlungsbedingung 171 Zahlungsbedingungen 371, 377 Zahlungsempfänger 167 Zahlungssperre 387 Ziel 95 Zielkriterien 105, 106 Zoll 379 Zugriffsfolge 185 Zuordnung einer Bezugsquelle 238 Zuordnungsliste 284 Zwei-Schritt-Verfahren 336

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Die it ocean CONSULTING GROUP GmbH, München, wurde 1999 gegründet und ist seitdem hauptsächlich auf dem Sektor Beratung, Schulung und Projektmanagement tätig. Im Einzelnen betrifft dies: • Unterstützung in der Projektabwicklung, Projektmanagement • Geschäftsprozessgestaltung und -optimierung • Beratung und Realisierung von SAP®-Projekten im Bereich ERP, CRM, SRM, SCM, PLM, BI, EP, Technology für Konzerne und Mittelstand • Training und Coaching der Anwender zum effektiven Einsatz neuer ERPStandardsoftware. • Migrationsberatung und –durchführung bei Releasewechsel • ERP-Standardschulungen Insbesondere im SAP®-Umfeld etablierte sich das Unternehmen dank zahlreicher Projekte in unterschiedlichen Branchen und Disziplinen. Mit der CDI verbindet die it ocean Consulting Group GmbH schon seit längerem eine erfolgreiche Zusammenarbeit, u.a. mit der Erstellung dieses neuen Fachbuchs. Für die Erstellung dieses Buchs waren die beiden folgenden Autorinnen zuständig:

Andrea Bauer, SAP-Consultant

Gisela Gratzl, SAP-Consultant

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