2.PS-PC-01 Pembelian & Pengendalian Supplier & Subcontractor [PDF]

Zitiervorschau

PROSEDUR

PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN SUPPLIER & SUBCONTRACTOR

Nomor

: PS-PC-01

Revisi

:1

Tanggal : 01-04-2016 Halaman : 1 dari 5

PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN SUPPLIER & SUBCONTRACTOR

Revisi

Tanggal

Catatan Perubahan

0

01 April 2016

Dibuat

PENGESAHAN PENANGGUNG JAWAB

NAMA

POSISI

Dibuat oleh

Logistik

Disetujui oleh

Direktur

TANDA TANGAN

PROSEDUR

PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN SUPPLIER & SUBCONTRACTOR 1.0

Nomor

: PS-PC-01

Revisi

:1

Tanggal : 01-04-2016 Halaman : 2 dari 5

Tujuan Prosedur ini menjelaskan mekanisme pengendalian Supplier serta proses pembelian dan penerimaan dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu, Lingkungan serta Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

2.0

3.0

Ruang Lingkup 2.1

Seleksi dan Evaluasi Supplier baik barang ataupun jasa

2.2

Pembelian dan penerimaan barang ataupun jasa

Definisi dan Daftar Singkatan 3.1 Supplier : Pihak eksternal yang memasok barang seperti bahan baku, spare part dll ataupun memasok jasa seperti perbaikan valves, subcont dll 3.2 Pembelian Langsung : Pembelian yang dilakukan tanpa menggunakan PO dan langsung dilakukan di tempat Supplier, hanya dalam kondisi mendesak atau barang sulit diperoleh / variasinya tinggi serta dapat dilakukan di luar Supplier terpilih dengan ketentuan mutu (spesifikasi) dan pengiriman harus sesuai dengan persyaratan dan disetujui oleh Purchasing Staff dan Direktur 3.3 K3LL : kesehatan dan keselamatan kerja serta lindung lingkungan

4.0

Uraian Umum 4.1

4.2

Kategori Supplier yang tidak harus diseleksi dan dievaluasi : 4.1.1

Supplier untuk barang dan jasa yang tidak berpengaruh ke mutu produk ataupun kinerja K3LL

4.1.2

Supplier untuk pembelian langsung

Kategori Supplier yang tidak melalui seleksi namun secara otomatis masuk Daftar Supplier Terpilih (FM-PC-03) : 4.2.1

Supplier yang sudah bekerja sama sebelum proses penerapan sistem

4.2.2

Supplier tunggal / monopoli / produk & jasa yang spesifik atau sulit ditemukan

4.2.3

Supplier yang ditunjuk oleh Pelanggan

4.3

Supplier yang telah dikeluarkan dari Daftar Supplier Terpilih (FM-PC-03) dapat memasok kembali setelah melalui seleksi ulang

4.4

Evaluasi Suppplier (FM-PC-07) dilakukan setiap 6 bulan untuk semua Supplier terdaftar yang aktif dengan cara : 4.4.1

Memantau realisasi semua PO selama 6 bulan terakhir (FM-PC-06) dan menghitung presentase PO (per-Supplier) yang :  Realisasi pengirimannya tepat waktu sesuai dengan due date di PO  Realisasi kualitas pengiriman sesuai dengan spesifikasi yang disepakati

PROSEDUR

PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN SUPPLIER & SUBCONTRACTOR

Nomor

: PS-PC-01

Revisi

:1

Tanggal : 01-04-2016 Halaman : 3 dari 5

 Realisasi jumlah pengiriman sesuai dengan PO  Kepatuhan supplier pada aspek K3LL. 4.4.2

Menentukan nilai rata-rata dengan bobot perkriteria :  Pengiriman tepat waktu : 35%  Kesesuaian kualitas & K3L: 35%  Kesesuaian jumlah : 30%

4.4.3

Berdasarkan hasil rata-rata, membuat rekomendasi :  Green : tetap dilanjutkan sebagai Supplier jika nilai > 70%  Yellow : minta Supplier melakukan perbaikan jika 50% < nilai ≤ 70%  Red : dihentikan sebagai Supplier jika nilai ≤ 50%

5.0

4.5

Semua Pembelian material, barang dan jasa dibuatkan Purchase Order. Material yang dimaksud disini adalah setiap material, barang yang dibeli oleh Sales.

4.6

Permintaan pembelian yang diajukan ke Purchasing Staff harus lengkap dan jelas mencakup nama material, spesifikasi, jumlah, waktu gambar (bila memungkinkan) untuk menghindari kesalahan order.

Prosedur PIC

Purchasing Staff

Staff Terkait

KEGIATAN

REFERENSI

5.1

SELEKSI SUPPLIER

5.1.1

Menghubungi beberapa mengumpulkan data

5.1.2

Menganalisa hasil Seleksi Calon Supplier dan meminta persetujuan Direktur

5.1.3

Memasukkan Supplier yang diterima dalam daftar supplier terpilih

FM-PC-03 : Daftar Supplier Terpilih

5.1.4

Meminta semua Supplier terpilih untuk memberikan persetujuan kepatuhan pada peraturan K3LL PT ANUGRAH ASMAT

FM-PC-02 : Pernyataan Kepatuhan K3LL

5.2

PROSES PEMBELIAN

5.2.1

Mengajukan permintaan pembelian dengan menggunakan penawaran dari Supplier dan atau Pelanggan

5.2.2

Memeriksa kelengkapan data permintaan

Supplier

untuk FM-PC-01 : Seleksi Calon Supplier

FM-PC-04 : Permintaan Pembelian

PROSEDUR

PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN SUPPLIER & SUBCONTRACTOR PIC

:1

Tanggal : 01-04-2016 Halaman : 4 dari 5 REFERENSI

FM-PC-05 : Purchase Order

5.2.3

Menerbitkan Purchase Order

5.2.4

Mengirim PO kepada Supplier

5.2.5

Khusus untuk pengerjaan proyek, meminta persetujuan Supplier terhadap peraturan K3LL PT. EKA IRIAN JAYA

5.2.6

Memantau dan memastikan barang dari Supplier

5.2.7

Melakukan koordinasi dengan Supplier bila dalam PO, berdasarkan permintaan Pelanggan, disepakati untuk melakukan pemeriksaan kualitas produk di tempat Supplier

5.2.8

Purchasing Staff

Revisi

pembelian dan mengkonfirmasikan ke Staff terkait bila ada hal-hal yang tidak jelas, tidak lengkap atau tidak sesuai

HSE Officer

Purchasing Staff

: PS-PC-01

KEGIATAN

Purchasing Staff

Staff Gudang

Nomor

kedatangan

Memeriksa kepatuhan Supplier terhadap peraturan K3LL di perusahaan saat melakukan pengiriman barang dan menginformasikan ketidaksesuaian yang ditemukan ke Purchasing Staff

FM-PC-09 : Peraturan Keselamatan Kerja Proyek FM-PC-06 : Monitoring Order Pembelian

FM-PC-10 Pemeriksaan K3LL Supplier

: Kinerja

FM-WH-01 : Check List 5.2.9 Memeriksa barang dari Supplier yang masuk Penerimaan Barang ke gudang perusahaan dan menginformasikan ketidaksesuaian yang ada ke Purchasing Staff Surat / Email 5.2.10 Menindaklanjuti ketidaksesuaian yang terjadi FM-PC-08 : Bon Retur dengan menyampaikan keluhan, melakukan Pembelian klaim atau mengembalikan barang yang ditolak

5.3

EVALUASI SUPPLIER

5.3.1

Memantau kinerja Supplier dan mengevaluasi kinerja Supplier setiap 6 bulan (lihat poin 4.4 di atas)

5.3.2

Meminta Direktur

5.3.3

persetujuan

hasil

evaluasi

FM-PC-07 Supplier

:

Evaluasi

ke

Setelah disetujui, jika dari hasil evaluasi

FM-PC-03 : Daftar Supplier Terpilih

PROSEDUR

PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN SUPPLIER & SUBCONTRACTOR PIC

Nomor

: PS-PC-01

Revisi

:1

Tanggal : 01-04-2016 Halaman : 5 dari 5

KEGIATAN

REFERENSI

Supplier masuk kategori Red, mengeluarkan nama Supplier dari daftar Supplier terpilih

6.0

Setelah disetujui, jika dari hasil evaluasi Supplier masuk kategori Yellow, menginformasikan hasil evaluasi ke Supplier dan meminta tindakan perbaikan

5.3.5

Jika setelah 6 bulan, hasil evaluasi dari Supplier (yang masuk kategori Yellow) tidak naik ke kategori Green, Suplier dikeluarkan dari daftar

5.3.6

Melaporkan hasil evaluasi Tinjauan Manajemen

pada

Rapat

Dokumen Pendukung

No

7.0

5.3.4

Nomor Dokumen

1.

PD-01

2.

PS-MR-03

Judul Dokumen Pedoman SMK3LL Prosedur Rapat Tinjauan Manajemn

Formulir Pendukung

No

Nomor Dokumen

Judul Dokumen

1.

FM-PC-01

Seleksi Calon Supplier

2.

FM-PC-02

Pernyataan Kepatuhan K3LL

3.

FM-PC-03

Daftar Supplier Terpilih

4.

FM-PC-04

Permintaan Pembelian

5.

FM-PC-05

Purchase Order

6.

FM-PC-06

Monitoring Order Pembelian

7.

FM-PC-07

Evaluasi Supplier

8.

FM-PC-08

Bon Retur Pembelian

9.

FM-PC-09

Peraturan Keselamatan Kerja Proyek

10.

FM-PC-10

Pemeriksaan Kinerja K3LL Supplier

11.

FM-WH-01

Check List Penerimaan Barang

FM-PC-03 : Daftar Supplier Terpilih

PS-MR-03 : Rapat Tinjauan Manajemen